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MANUALDECONTABILIDADEASSISTIDA
DatadePublicação:29deFevereirode2016
Estedocumentoédisponibilizado"talcomoestá".Asinformaçõescontidasnestedocumentopodemseralteradassemavisoprévio.
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ÍNDICE
INTRODUÇÃO 4OBJETIVOS 4CARACTERÍSTICAS 4LICENCIAMENTO 5
CONCEITOSGERAIS 6ESTRUTURADOPLANODECONTASSNC 6VARIÁVEISDOPLANODECONTASSNC 9
ENUMERAÇÕESDESISTEMA(ES) 11CASOPARTICULARDASVARIÁVEISDEMERCADO 12VARIÁVEISDEENTIDADES(EN) 14ENUMERAÇÕESDOUTILIZADOR(EU) 16
PLANODECÓDIGOSDEIVA 17DIÁRIOS 20TIPOSDEDOCUMENTOS 22FORMULÁRIODELANÇAMENTOS 24
TECLASDEATALHO 27
ANEXOS 28TABELADEENUMERAÇÕESDESISTEMA 28TABELADEVARIÁVEISDEENTIDADE 34
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INTRODUÇÃO
AOrdemdosContabilistasCertificadosdisponibilizaopresentemanualcomoclaroobjetivodequeesteseconstituacomoumimportanteauxiliaràstarefaseoperaçõesdeconfiguraçãoeutilizaçãodomódulodeContabilidadeAssistida.Adicionalmente,colocaàdisposiçãodosContabilistasCertificadosedemaisutilizadoresapáginadeAjuda,emajuda.toconline.pt,bemcomoosserviçosdesuporteeassistênciaaoutilizador,pelonúmerodetelefone217999700epeloendereç[email protected]
Omódulodecontabilidadeassistidafoiconcebidoparafacilitaroprocessamentointegradodainformaçãocontabilística, partindo de automatismos que facilitam e privilegiam a sugestão de lançamentoscontabilísticos,requerendoaposteriorverificaçãoevalidaçãopeloContabilistaCertificado,emsubstituiçãodotradicionalregisto/lançamentomanualdedocumentos.Aintegraçãodainformaçãoéconseguida,emprimeirainstância,pelainterligaçãopermanenteaosrestantesmódulos,asaber:Vendas,Compras,StockseSalários,bemcomopelaimportaçãodedadosestruturados,provenientesdeaplicaçõesexternas,nomeadamente:
ü InformaçãodevendasporviadeficheiroSAFT-PT;ü InformaçãodecomprasporviadoficheiroCSVobtidodoportale-faturadaAutoridadeTributária;ü Informaçãodebancosapartirdosextratosbancáriosemformatosnormalizados,obtidosdasáreas
onlinedasInstituiçõesbancárias.Estanovaperspetivaeabordagemdeintegraçãodainformação,orainterna,oraexterna,pretendeconferirumamaiordinâmicaeinteligênciaàtarefaderegistocontabilístico.CARACTERÍSTICAS
Omódulo de Contabilidade Assistida pretende, desde logo, garantir os princípios da simplicidade e dausabilidade, transversais a toda a aplicação, promovendo, para cada operação, tarefa ou função,parametrizaçõesjápré-definidasedefácilediçãoesimplesconfiguraçãopeloutilizador.Por outro lado, a integração da informação interna permite uma interligação perfeita entre osmódulosaplicacionais da gestão comercial e do processamento salarial e o módulo da Contabilidade, a par daimportação de informação externa de vendas, compras e extratos bancários, que facilita as tarefas dereconciliaçãoederegistocontabilístico,porviadesugestõesdecontabilização.De outromodo, e porque se trata de uma aplicação totalmente online, o Contabilista poderá aceder etrabalhar nomódulo de Contabilidade a partir de qualquer lugar, bastando um acesso à internet e umnavegador de última geração. Esta característica estende-se naturalmente a qualquer outro utilizadordevidamenteautenticadoparatrabalharnomódulodeContabilidade,sendodesalientarainexistênciadequalquerlimiteaonúmerodeutilizadorescomacessoeinteraçãocomaaplicação.
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AsrecentesalteraçõesaoSistemadeNormalizaçãoContabilística,aplicável,àgeneralidadedasempresas,emvigordesdejaneirode2010,tendosidoalteradopeloDecreto-Lei89/2015,de2dejunho,comefeitosapartirde1deJaneirode2016,estãojádevidamenteacauteladas,especialmentenoquedizrespeitoaosplanosdecontaseàsdemonstraçõesfinanceiras.Neste sentido, e no âmbito do SNC, a criação do exercício contabilístico deverá tomar em devidaconsideraçãoadimensãoeoobjetodaentidade,deacordocomoabaixo:ü Entidadesemgeral,deacordocomasnormascontabilísticasederelatofinanceiro(NCRF);
ü Pequenasentidades,deacordocomanormacontabilísticaederelatofinanceiroparapequenas
entidades(NCRF-PE);ü Microentidades,deacordocomanormacontabilísticaederelatofinanceiroparamicroentidades
(NCM);ü Entidadesdosetornãolucrativo,deacordocomanormalizaçãocontabilísticaparaasentidadesdo
setornãolucrativo(ESNL).LICENCIAMENTO
Olicenciamentodomódulodecontabilidadeérealizado,exclusivamente,peloContabilistaCertificado,nasuaáreareservadanaOrdemdosContabilistasCertificados.OspreçosedemaiscondiçõesdelicenciamentosãodefinidaspelaOrdemdosContabilistasCertificadoseestão disponíveis para consulta na área reservado do membro, no site da Ordem dos ContabilistasCertificados,emwww.occ.pt.
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CONCEITOSGERAIS
Começamos por abordar os conceitos gerais de funcionamento e de parametrização do módulo deContabilidade,comespecialdestaqueparaaestruturadoplanodecontasSNC,paraasvariáveisdoplanodecontas,paraoscódigosdeIVA,paraosDiárioseparaosTiposdeDocumentosContabilísticos.ESTRUTURADOPLANODECONTASSNC
AconfiguraçãodaestruturadoplanodecontasSNCéconseguidaporviadeumconjuntodecontasbase,suportadasporvariáveis–asvariáveisdoplano,queconcretizamaestruturaeautomatizamaaberturadesubcontas.OmódulodeContabilidadedisponibilizaquatroplanos,erespetivasconfiguraçõestipo,deacordocomostiposdeentidadesenquadráveis:ü Entidadesemgeral;ü Microentidades(ME);ü PequenasEntidades(PE);ü EntidadesdoSetorNãoLucrativo(ESNL).AosContabilistasCertificadosédadaapossibilidadede,paracadaumdostiposdeentidade,adaptaroseuplano modelo e respetivas configurações. Estes planos, e respetivas configurações, poderão ser,posteriormente,utilizadosnacriaçãodoexercíciocontabilísticoparacadaumadasempresas.Mas,oqueéaestruturadeumacontadoplano?Atentemos ao seguinte exemplo, ilustrativo da estrutura sugerida para a conta de clientes, no caso dasmicroentidades.
21[OperaçãoClientes][MercadoVendas][Cliente]
O plano de contas sugerido para asmicroentidades reparte a conta 21 utilizando as variáveisOperaçãoClientes,MercadoVendaseCliente.OContabilista poderá aceitar, desde logo, esta estrutura, selecionando, para cadaumadas variáveis, osvaloresautilizare,consequentemente,sinalizandoaaberturadasrespetivassubcontas,ou,emalternativa,estruturar a conta geradora (conta com amáscara de desdobramento associada) de uma outra forma,recorrendoadígitosouvariáveisintermédias.
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Osdígitosfixosouasvariáveis intermédiaspodemser introduzidosnaestruturadaconta,recorrendoaobotão+(adicionar)eselecionandoaopçãopretendida;deigualforma,poderãoserremovidosdaestruturadacontaporcliquenosímboloX(eliminar).
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O plano de contas sugerido pelo TOConline, para cada um dos tipos de entidades (entidades em geral,pequenasentidades,microentidadeseentidadesdosetornãolucrativo)representacomexatidãoaestruturaehierarquiadocódigodecontasSNC,comasalteraçõesintroduzidaspelaPortarian.º218/2015,nãosendo,naturalmente,permitidoremoverasvariáveisconstantesdoplanoe,portanto,consideradascomovariáveisdesistema.UmclaroexemplodeumavariáveldesistemaéaOperaçãoClientesnaconta21Clientesdoplanodecontasbase,aplicávelàsentidadesemgeral.
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Acedendo ao plano de variáveis e consultando a variávelOperação Clientes, podemos validar quais assubcontasassociadasàvariávele,intuitivamente,identificarquaisassubcontasativaspordefeito.
Deressalvarqueoutilizadorpoderádefinirumplanodecontaspróprio,semrecursoàdefiniçãoeutilizaçãodevariáveis.Noentanto,nãoéaconselháveltalprática,atendendoaquetodasasvantagensdeutilizaçãodasvariáveisnoplanoserãodescartadas,emespecialosautomatismosdesugestãodelançamento,comoveremosadiantecommaisdetalhe.VARIÁVEISDOPLANODECONTASSNC
AsvariáveisdoplanodecontasSNCpodemdefinir-secomocritériosdeagrupamentoordenadodascontasdoplano.Podemapontar-se,comoexemplosdevariáveisdoplano,oMercado,aOperaçãoClientes,oTipodeIVA,entreoutras.A configuração do plano de contas SNC com recurso às variáveis do plano apresenta como principaisvantagens:ü Normalizaçãodaestruturadecontasesubcontas,nasváriascategorias,deformacoerenteeutilizando
osmesmosdígitos;
ü Criaçãodeinteligênciaparaafuncionalidadedesugestãoautomáticademovimentaçãocontabilística;ü Agilizaçãodoprocedimentodeaberturadecontasdeentidades,semprequeécriadoumnovoregisto–
cliente,fornecedor,contabancária,produto,serviço,entreoutros;ü Navegabilidade na introdução / seleção das contas nos lançamentos contabilísticos, apresentando as
opçõespossíveisparacadanível/dígitodaconta;ü AutomatizaçãonaelaboraçãodasDemonstraçõesFinanceiras.AlistadevariáveisdisponibilizadaspelaaplicaçãoestádisponívelporacessoàopçãodemenuContabilidade> Planos > SNC (Variáveis), podendo ser editadas e parametrizadas pelo utilizador. Este poderá,inclusivamente,procederàcriaçãodenovasvariáveis–doUtilizador.
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CriarVariávelObotãoCriarVariávelabreacaixadediálogoparacriaçãodeumanovavariáveldoplano.
CriarValorObotãoCriarValorabreacaixadediálogoparacriaçãodeumanovaentrada/subcontaparaavariável.Desalientarque,paraasVariáveisdeEntidades,estebotãoestáinativo,atendendoaqueacriaçãoeparametrizaçãodassubcontasdeveserrealizadanasrespetivastabelas,disponíveisnomenuEmpresa.
ListadeVariáveisAlistadeVariáveisapresenta,emlinha,todasasvariáveisdisponibilizadaspelaaplicação,contendoaindicaçãodosdígitosdesubcontaprevistos.A check-boxValor por Omissão permite, para asVariáveis de Entidades, ativar a sugestão dasubcontaporomissãoapresentadanolançamentocontabilístico.Para aceder à lista de valores / subcontas, apresentada à direita no ecrã, bastará selecionar avariávelpretendida.
ListadeSubcontasA lista de Subcontas apresenta, em linha, os valores correspondentes às subcontas dentro davariávelselecionada,comaindicaçãodo(s)dígito(s)dasubcontaerespetivadescrição.Paraeditaro registo,bastaráclicarna subcontaoudescrição,ouacederaomenudeopções,àdireitanalinha.Acheck-boxAtivopermiteacriação/ativaçãodasubcontanoplanodecontas.Acheck-boxPorOmissãonasEntidadespermitedefinirasubcontaparasugestãopordefeitonolançamentocontabilístico.
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Existem três tipos de variáveis do plano que importa detalhar e distinguir, com vista á sua corretainterpretaçãoeutilização.ENUMERAÇÕESDESISTEMA(ES)
AsEnumeraçõesdeSistemacorrespondemàsvariáveisdesistemae,portanto,constantesdaestruturadocódigodecontasSNC.Atendendo a que, por um lado, estão associadas à estrutura do plano de contas SNC, e, por outro, sãofundamentais para o regular funcionamento da funcionalidade de sugestão automática do lançamentocontabilístico,estasvariáveisnãopoderãoserremovidas.Noentanto,outilizadorpoderáredefinirodígitodasubcontaassociadaàvariável,desdequesejarespeitadaaestruturadocódigodecontasSNC.As Enumerações de Sistema estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador ES, podendo serconsultadaalistacompletadevariáveisdesistemaemanexoaopresentemanual.Continuando com o exemplo da conta 21 Clientes, a enumeração de sistema Operação Clientes estápredefinida com os valores ativos para Conta-corrente, Adiantamentos de clientes e Perdas porimparidadesacumuladas.Talsignificaque,noplanodecontasSNC,estarádefinidapordefeitoaestruturadacontaclientesdaseguinteforma:21-Clientes211–Clientes–Conta-corrente218–Clientes–Adiantamentodeclientes219–Clientes–Perdasporimparidadeacumuladas
Paraativarsubcontasnoplano,bastarácolocarovistonacheck-boxAtivo,nalinhadasubcontapretendida.Acheck-boxPoromissãonasentidadespermitepré-definirasubcontaasermovimentadanasugestãodelançamentocontabilístico.Porexemplo,nocenáriodeexistênciadascontasativas211(Conta-corrente),212(Títulos a receber), 218 (Adiantamentos de clientes) e 219 (Perdas por imparidades acumuladas), ao
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selecionarasubconta211(Conta-corrente)comoPoromissãonasentidades,estaseráasubcontasugeridaparamovimentaçãodaconta21Clientes.EstalógicadeparametrizaçãoéaplicávelaqualquervariáveldoPlanodeContasSNC.CASOPARTICULARDASVARIÁVEISDEMERCADO
As variáveis de mercado – Mercado, Mercado Vendas e Mercado Compras – apresentam umcomportamentoparticularnasuaparametrização,relacionadocomofatodesersugeridoautomaticamente,no momento de criação do exercício contabilístico, a subconta Mercado a ativar, de acordo com opreenchimentodocampoPaís/Região,nafichadeDadosdaEmpresa.Estaparametrizaçãopoderáser,posteriormente,alteradaoucomplementadapeloutilizador,redefinindooMercadoouativandooutrassubcontas.
Atentemosaoseguintecenário:oclienteClínicaMédica, Lda. (comasubconta0001) temsede fiscalnoContinente,mastem,igualmente,umafilial(e,portanto,operações)nosAçores.Nacriaçãodoexercíciocontabilístico,ésugeridaaaberturadacontacorrespondenteaoMercadoVendasContinente,deacordocomainformaçãoprovenientedocampoPaís/RegiãodamoradadaSedenafichadeDadosdaEmpresa.21[OperaçãoClientes][MercadoVendas][Clientes]2111000121-Clientes211–Clientes–Conta-corrente2111–Clientes–Conta-corrente-Continente21110001–Clientes–Conta-corrente–Continente–ClínicaMédica,Lda.
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Outilizadorpoderáativarasubconta2-Açores,acedendoàconfiguraçãocontabilísticadocliente,nasuafichadeDadosdoCliente,e,selecionandoavariável[MercadoVendas],colocandoovistonacheck-boxdasubcontapretendida.Destemodo,eporquenaestruturadaconta21–Clientesestáenquadradaavariável[MercadoVendas],comaativaçãodaopçãoAçoresseráautomaticamentecriadaarespetivasubconta.21[OperaçãoClientes][MercadoVendas][Clientes]2112000121-Clientes211–Clientes–Conta-corrente2112–Clientes–Conta-corrente–Açores21110001–Clientes–Conta-corrente–Açores–ClínicaMédica,Lda.
As variáveis demercado [Mercado], [Mercado Vendas] e [Mercado Compras] não deverão serremovidas das máscaras das contas do Plano, em especial das classes 21 – Clientes, 22 –Fornecedores, 31 – Compras, 71 – Vendas, 72 – Prestações de Serviços, atendendo a que sãoindispensáveisparaasugestão/indicaçãodascontasdeIVAamovimentar.
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VARIÁVEISDEENTIDADES(EN)
AsVariáveis de Entidade representamas enumerações das principais entidades de sistema e, portanto,contêmtodososregistosexistentesemcadaumadastabelasdaempresa.FalamosdastabelasdeClientes,de Fornecedores, de Colaboradores, de Contas Caixa, de Contas Bancárias, de Produtos e de Serviços;disponíveisparaacessoapartirdomenuprincipalEmpresa.
Apenasépermitidaautilizaçãodeumavariáveldeentidadeemcadamáscaradecontageradora.
AsVariáveisdeEntidadesestãosinalizadas,nalistadevariáveis,comoindicadorES,podendoserconsultadaalistacompletadevariáveisdesistemaemanexoaopresentemanual.Sempreque,naparametrizaçãodoplanodecontasSNC,éutilizada,aparcomoutrasvariáveis,umavariávelde entidade, o procedimento de seleção / ativação de subcontas é facilitado. Retomandoo exemplo daconfiguraçãocontabilísticaemclientes,vejamos:Aconta21–Clientesestáestruturadadeacordocomasseguintesvariáveis:21[OperaçãoClientes][TipoRelação][MercadoVendas][Cliente]
Acedendoàparametrizaçãodavariável[Cliente],emPlanos>SNC(Variáveis),eselecionandooclienteparaoqualsepretendeacederàconfiguração,seráapresentadaajaneladeconfiguraçãocontabilísticadacontaCliente.
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Abordando a título exemplificativo o cliente ClínicaMédica, Lda., e considerando a variável [OperaçãoClientes],paraativaredespoletaracriaçãodesubcontas,bastarácolocarovistonasoperaçõespretendidaseclicaremAplicar.Noexemploapresentado,foiselecionadaaoperação8–AdiantamentosdeClientes,peloquefoigeradaacontademovimento21811001Clientes–AdiantamentosGerais–Continente–ClinicaDentária,Lda..
Esteprocedimentodeconfiguraçãoéaplicávelaoutraqualquervariáveldeentidade.
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ENUMERAÇÕESDOUTILIZADOR(EU)
AsEnumeraçõesdoUtilizadorcorrespondemàsvariáveiscriadaspelopróprioutilizador,eque,portanto,dãorespostaanecessidadesespecíficasdasentidadesnaestruturadocódigodecontasSNC.Édada,destaforma,autonomiaaoutilizadordedefinireaplicarvariáveisespecíficasdeagrupamentodascontas,equedeemrespostaanecessidadesinternasdeestruturadascontasSNC.As Enumerações do Utilizador estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador EU, podendo outilizadorcriarasvariáveisqueentender,definirosvalorespossíveisparaessasvariáveiseosdígitosdassubcontasaatribuir.Oexemploapresentadorepresentaacriaçãodeumavariável[CanaldeDistribuição],tendosidodefinidososvaloresaconsiderar,constantesdatabeladevaloresdavariável.
Estasvariáveisdoutilizadorpodemserutilizadasnamáscaradequalquercontaetêmumcomportamentoemtudosemelhanteaodasoutrasvariáveisdosistema.Posteriormente, na estrutura da conta 71 – Vendas, foi introduzida a variável do utilizador Canal deDistribuição,logoaseguiràsvariáveisdesistema[TipodeProduto]e[MercadoVendas].
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PLANODECÓDIGOSDEIVA
AtabeladecódigosdeIVA,apresentadanaopçãodemenuPlanos>CódigosdeIVA,estápré-configuradacomassituaçõesmaisrelevantesdeaplicabilidadedoimposto,permitindo,desdelogo,cumprircomduasfunçõesprincipais:
ü Automatizar a movimentação da conta de IVA no momento em que é indicada a conta deRendimentosoudeGastos;
ü Automatizar o preenchimento das declarações, por via do enquadramento para efeitos de IVArealizadonomomentodolançamentoeregistocontabilístico.
A tabela de códigos de IVA apresenta, em lista, os códigos de IVA, representativos de um conjunto decondiçõesdeaplicabilidade,detalhando,emcoluna,oidentificadorerespetivadescrição,bemcomoataxade IVAaplicávelea indicaçãodacontaamovimentar,adébitoe/ouacrédito.É,desta forma,permitidaassociação de um registo pré-definido na tabela de Códigos de IVA, e que permite a automatização dopreenchimentodaDeclaraçãoperiódicadoIVA.
Nomomentodecriaçãodeumexercício,aaplicaçãoconsideraaregiãodasededaempresa,porleitura do valor selecionado no campo País / Região da ficha deDados da Empresa (Portugal-Continente, Portugal-Açores ou Portugal-Madeira), e promove a criação dos códigos de IVAaplicáveis.Outilizadorpoderá,posteriormente,complementaratabelacomosCódigosdeIVAquenecessitar,porativaçãodeoutraregiãonavariável[Mercado].
AcedendoàsetadeexpansãonalinhadocódigodeIVA,sãoapresentadasascondiçõesdeaplicabilidadedefinidas,enquadrandoassituaçõesemqueoreferidocódigodeIVAdevesersugeridoparamovimentação
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da(s) respetiva(s) conta(s) de IVA, automatizando, desta forma, o registo contabilístico, dispensando aintervençãomanualnolançamento.
Deacordocoma imagemacimaapresentada,acedendoàsetadeexpansão,àesquerdado Identificador120003–Vendas-Continente-OperaçõesGerais-Inventários-Normal,estãorepresentadasascondiçõesemqueésugeridaaaplicaçãodocódigodeIVA,nasvendasdeinventário,realizadasnocontinente,àtaxanormal.Destemodo,semprequesejamovimentadaaconta71,numlançamentoapartirdostiposdedocumentoDIV–Diversos,FT–Fatura,FS–FaturaSimplificada,FR–Fatura-Recibo,VCF-VendasaConsumidorFinal,ND–NotadeDébito,emquealocalizaçãodaoperaçãoéPT–PortugalContinenteeopaísdecargaéPT–PortugalContinente,ésugeridoocódigodeIVA120003.Por outro lado, e porque a este código de IVA estão associadas as variáveis [Mercado Vendas], [IVALiquidadoVendas] e [Tipo IVA] namáscarada conta71–Vendas, semprequeémovimentadaa conta711113–Vendas-Mercadorias-Continente-IVAliquidado-Normal,aaplicaçãoconseguedeterminarosvaloresassociadosaessasvariáveis,ouseja:[MercadoVendas]=1-Continente[IVALiquidadoVendas]=1-IVALiquidado[TipoIVA]=3-NormalEstainformaçãopermiteumapesquisanascondiçõesdeaplicabilidadedoscódigosdeIVAeidentificarqualocódigodeIVAautilizar,nestecaso120003,peloque,noformuláriodelançamento,aointroduziraconta711113–Vendas-Mercadorias-Continente-IVAliquidado–Normalerespetivovalor,seráintroduzidaacontade IVA liquidado respetiva24331311– IVA liquidado - Inventários -Normal -OperaçõesGerais -Continente,comovalorcalculadoàtaxaaplicável.
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Não obstante a tabela de códigos de IVA estar pré-configurada com as situações mais relevantes deaplicabilidadedo imposto,épermitidaaoutilizadoraconfiguraçãodeumnovocódigode IVA,devendo,nessecontexto,indicar:
IdentificadorOidentificadordocódigonatabelaearespetivadescrição.
IVAAtaxadeIVAaaplicar.
Contaadebitar/ContaacreditarOsprefixosdacontaadebitare/oudacontaacreditar.
DefiniçõesnoplanoSNCAs variáveis que vão ser substituídas namáscara da conta de IVA a sugerir. Destemodo, se aestrutura da conta de IVA no plano for modificada pelo Contabilista, não será necessárioreconfigurartodososcódigosexistentes.
DeclaraçãoperiódicadeIVA/IES–DeclaraçãoanualOscamposparapreenchimentodaDeclaraçãoPeriódicadeIVAeIES.
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DIÁRIOS
Aoconceitodediáriocontabilísticoestáassociada,comummente,anecessidadedeumcorretoarquivodosdocumentoscontabilísticos,deformanumericamenteordenada,tipificandoomecanismodecontrolo.AtabeladeDiários,disponívelnaopçãodemenuConfiguração>Diários,estápré-configurada,apresentandoostiposdediáriosmaiscomuns.Noentanto,outilizadorpodeeditarosdiáriosdisponibilizados,bemcomopromoveracriaçãodenovosdiários.
BotãoNovoDiárioObotãoNovoDiárioabreacaixadediálogodecriaçãodeumnovodiário.
ListagemdeDiáriosAlistagemdediáriosapresentaalistadediárioscriadoseativos._ Identificador, permite a atribuiçãodeumcódigo alfanumérico, utilizadopara individualizar oDiário;_Nome,permiteaatribuiçãodeumadescriçãododiário;_Tipo,permiteaseleçãodotipodemovimentosassociadosaodiário;_Periodicidade,permitedefiniroperíodoaconsiderarparaanumeraçãododiário:MensalouAnual.Semensal,anumeraçãoésequencialaolongodeumdeterminadomês,emqueosprimeirosdoisdígitosidentificamomês;nomêsseguinte,anumeraçãoéreinicializada.Seanual,éseguidaumanumeraçãoaolongodoano.
MenudeOpções_EditarDiário,permiteacederàcaixadediálogodeediçãododiário;_Removerdiário,permiteaanulaçãododiário.
Aediçãoouanulaçãodeumdiárioapenasépermitidasenãoexistiremlançamentoscontabilísticosfinalizadosnodiário.
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AoclicarnobotãoNovodiário,éapresentadaacaixadediálogodecriaçãodeumnovodiário.
IdentificadorOcampoIdentificadorpermiteaintroduçãodocódigo/sigladeidentificaçãododiário.
NomeOcampoNomepermiteaintroduçãodadescriçãoaatribuiraodiário.
TipoOcampoTipopermiteaseleçãodotipodediárioacriar,deacordocomalistaabaixo:_Abertura,diárioondesãorealizadososmovimentosdeaberturadeexercício;_Apuramento de resultados, diário onde devem ser lançados osmovimentos de apuramento,permitindo, posteriormente, a emissão de balancetes com inclusão dos movimentos deapuramento.DereferirqueestesmovimentossãoexportadosnoSAF-T(PT)comoTransactionType=“A”–Apuramentoderesultado._Retificação,diário sugeridopara registodemovimentos retificativosede regularização.EstesmovimentossãoexportadosnoSAT-T(PT)comoTransactionType=“R”–Regularizaçõesdoperíododetributação._Movimentosdeajustamento,diáriosugeridopararegistodemovimentosdeajustamento.Estesmovimentos são exportados no SAF-T(PT) como TransactionType = “J” – Movimentos deajustamento._Regular,diárioondesãorealizadososmovimentosregulares.EstesmovimentossãoexportadosnoSAF-T(PT)comoTransactionType=“N”–Normal.
PeriodicidadeO campo Periodicidade permite definir o comportamento do numerador do diário respetivo -MensalouAnual.NaopçãoporperiodicidadeMensal,onúmerodelançamentosegueumasequênciadenumeraçãoaolongodedeterminadomês,sendoqueosprimeirosdoisdígitosidentificamomês.É,portanto,sugeridoonumeradorcomainformaçãoMês/NúmerodeLançamento,reiniciandoanumeraçãoacadamês.Na opção por periodicidade Anual, o número de lançamento segue uma sequência única denumeraçãoaolongodoexercício.É,portanto,sugeridoonumeradorcomainformaçãoNúmerodeLançamento.
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TIPOSDEDOCUMENTOS
AutilizaçãodeTiposdeDocumento,complementadapelaassociaçãodorespetivonúmero,permiteevitar,nageneralidadedoscasos,aintroduçãodedescritivosouobservaçõesadicionaisaolançamento,facilitandoareferenciaçãodomovimentoaorespetivosuportedocumental.A tabeladeTiposdeDocumentos,disponívelnaopçãodemenuConfigurações>TiposdeDocumentos,apresenta os tipos de documentos mais comuns, respeitando, naturalmente, os tipos de documentosexistentesnosmódulosdeVendas,Compras,StockseSalários.Estestiposdedocumentosnãopodemseralterados,atendendoaquesãoreferenciadoseutilizadosnassugestõesautomáticasdecontabilização.Osutilizadorespodem,noentanto,definirnovostiposdedocumentos,complementaresaosexistentes,oumesmoadaptarasdescriçõesdostiposdedocumentosjáexistentes.
BotãoNovoTipodeDocumentoO botão Novo Tipo de Documento abre a caixa de diálogo de criação de um novo tipo dedocumento.
ListagemdeTiposdeDocumentosAlistagemdetiposdedocumentosapresenta,emlinha,ostiposdedocumentoscriadoseativos._Identificador,permiteaatribuiçãodeumcódigoalfanumérico,utilizadoparaindividualizaroTipodeDocumento;_Descrição,permiteaatribuiçãodeumnomeaotipodedocumento;_DescriçãodaTransação,permiteadescriçãodatransaçãoassociadaaotipodedocumento;_DiárioporOmissão,permitedefinirodiárioaconsiderarporomissão,nomomentodegeraçãodesugestãodelançamentoparaotipodedocumento.
MenudeOpções_EditarTipodeDocumento,permiteacederàcaixadediálogodeediçãodotipodedocumento.
Aediçãoouanulaçãodeumtipodedocumentoapenasépermitidasenãoexistiremlançamentoscontabilísticosfinalizadosparaotipodedocumento.
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AoclicarnobotãoNovoTipodeDocumento,éapresentadaacaixadediálogodecriaçãodeumnovotipodedocumento.
IdentificadorO campo Identificador permite a introdução do código / sigla de identificação do tipo dedocumento.
DescriçãoOcampoDescriçãopermiteaintroduçãodadescriçãoaatribuiraotipodedocumento.
DescriçãodaTransaçãoOcampoDescriçãodaTransaçãopermiteaintroduçãodedescriçãodatransaçãoassociadaaotipodedocumento.
DiárioporOmissãoOcampoDiárioporOmissãopermitedefinirodiárioaconsiderarporomissão,nomomentodegeraçãodesugestãodelançamentoparaotipodedocumento.
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FORMULÁRIODELANÇAMENTOS
OformuláriodelançamentosestádisponívelporacessoàopçãodemenuContabilização,representandoapáginadetrabalhoprincipaldomódulo.
Aquiestãoconsignadasasoperaçõesabaixodescritas:_LançamentosFinalizados,permiteoacessoàpesquisaeconsultadoslançamentosnoestadofinalizado;_ Lançamentos em Preparação, permite o acesso à área de trabalho dos lançamentos em preparação,portantonãofinalizados;_ Sugestões de Vendas, permite o acesso às sugestões de contabilização dos documentos emitidos nomódulodeVendasTOConline;_SugestõesdeCompras,permiteoacessoàssugestõesdecontabilizaçãodosdocumentosregistadosnomódulodeComprasTOConline;_SugestõesdeSalários,permiteoacessoàssugestõesdecontabilizaçãodosprocessamentosepagamentosderemuneraçõesrealizadosnomódulodeSaláriosTOConline;_Abertura,permiteoacessoaoslançamentosdeaberturadeexercício;_ Apuramento e Fecho, permite o acesso aos lançamentos de apuramento e fecho, nomeadamente aApuramentosdeIVA,deResultados,doCMVMC,doPagamentodeRetençõesaoEstadoedeEstimativadeimposto.
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Aáreadetrabalhodeintroduçãodelançamentos/registoscontabilísticosapresentasempreoaspetovisualegráficoabaixo,permitindoainteraçãodoutilizadordeformanormalizadaeestruturada.Senãovejamos:
ÁreadePesquisaeFiltrosEstaáreapermiteapesquisaefiltrodoslançamentoscontabilísticos,utilizandooscritérioseformasdepesquisaabaixodescritas.OcampodePesquisapermiteaintroduçãodetextolivreapesquisar,comosejaovalortotaldolançamento, o número de diário, o número do documento na contabilidade, a descrição dolançamentocontabilísticooumesmoonúmerododocumentocomercial.OcampoTipodeLançamentopermiteselecionarefiltrarosmovimentospelotipo:LançamentosFinalizados,LançamentosemPreparação,SugestõesdeVendas,SugestõesdeCompras,SugestõesdeSalários,LançamentosdeAberturaouLançamentosdeApuramentoeFecho.O campoDia permite a pesquisa e filtro pelo dia do lançamento contabilístico; o campoMêspermite a pesquisa e filtro pelo mês do lançamento contabilístico; o campo Diário permite apesquisaefiltropeloDiárioselecionado;ocampoTipodeDocumentopermiteapesquisaefiltropelotipodedocumentocontabilísticoselecionado.
ListagemdeLançamentosAáreadelistadelançamentosapresentaosregistoscontabilísticosporaplicaçãodapesquisae/oufiltros definidos na área de pesquisa e filtros. Por navegação rápida com as setas de cursor, outilizador pode selecionar o lançamento contabilístico pretendido, que é apresentado na áreaprincipaldelançamento.
BotõesdeContextoNabarradecabeçalhoaazul,sãoapresentadosbotõesparaaçõesdecontextosobreolançamentoselecionado,comosejamatransiçãoentrepáginas,afunçãodezoom-inezoom-out,adescargaeimpressão do lançamento / documento contabilístico e as teclas de atalho para funções nolançamento.
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BotõesdeAçãoNotopodeáreadelançamento,sãodisponibilizadososbotõesquedespoletamasaçõessobreolançamentoselecionadoabaixodetalhadas._Novo,abreumnovoregistoparalançamentocontabilístico;_Gerarsugestões,abreacaixadediálogodegeraçõesdesugestãodecontabilização;_Duplicar,permiteaduplicaçãodolançamentocontabilísticoselecionado,paraposteriorediçãoefinalização;_Finalizar,permiteafinalizaçãodeumdocumentocontabilísticoeatribuiçãodenúmeroderegistocontabilístico;_Eliminar,permiteaanulaçãodolançamentocontabilísticoselecionado.
ÁreadeLançamentoContabilísticoOregistocontabilísticoérealizadonaáreaprincipaldelançamento,sendoapresentadososcamposde preenchimento essenciais: Diário, Tipo de Documento, Data de Documento e Data deLançamento,DescriçãodoLançamento,bemcomoasLinhasdeRegistodasContasamovimentarerespetivosmontantes.
Aoperaçãodeduplicaçãode lançamento,porcliquenobotãoDuplicar, sóestádisponível sobrelançamentosnoestadoFinalizado.
Sóépermitidaafinalizaçãodelançamentosqueestejambalanceados,istoé,emqueosmontantestotaisadébitoeacréditoregistadossejamiguais.
Aoeliminarumdeterminado lançamentocontabilístico,quetenhasidoanteriormentefinalizado,não é removido esse registo da lista de lançamentos, no sentido de garantir a sequência nanumeração de lançamento do diário respetivo.O utilizador poderá utilizar esse registo para umoutrolançamentonodiário.
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TECLASDEATALHO
Outilizadorpode,narotinaderegistoelançamentocontabilístico,recorrerateclasdeatalhodetecladoquefacilitamainteraçãocomopaineldelançamentoedispensamautilizaçãodeperiféricos.Apresentamosabaixoasprincipaisteclasdeatalho.
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ANEXOS
TABELADEENUMERAÇÕESDESISTEMA
Variável Subconta Descrição
AtivosBiológicos 1 Animais2 Plantas
CategoriaDespesasDeslocações 1 Deslocaçõeseestadas2 Transportesdepessoal3 Transportesdemercadorias4 Deslocaçõeseestadasetransportes(6254-adesignar)5 Deslocaçõeseestadasetransportes(6255-adesignar)6 Deslocaçõeseestadasetransportes(6256-adesignar)7 Deslocaçõeseestadasetransportes(6257-adesignar)8 Deslocaçõeseestadasetransportes–outros9 Deslocaçõeseestadasetransportes(6259-adesignar)
CategoriaDespesasEnergiaeFluidos 1 Eletricidade2 Combustíveis3 Água4 Energiaefluidos(6244-adesignar)5 Energiaefluidos(6245-adesignar)6 Energiaefluidos(6246-adesignar)7 Energiaefluidos(6247-adesignar)8 Outrosenergiaefluidos9 Energiaefluidos(6249-adesignar)
CategoriaDespesasMateriais 1 Ferramentaseutensíliosdedesgasterápido2 Livrosedocumentaçãotécnica3 Materialdeescritório/economato4 Artigosparaoferta5 Materiais(6235-adesignar)6 Materiais(6236-adesignar)7 Materiais(6237-adesignar)8 Outrosmateriais9 Materiais(6239-adesignar)
CategoriaDespesasServiçosDiversos 1 Rendasealugueres2 Comunicação3 Seguros4 Royaltieselicenças5 Contenciosoenotariado6 Despesasderepresentação7 Limpeza,higieneeconforto8 Outrosserviços9 Serviçosdiversos(6269-adesignar)
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Variável Subconta Descrição
CategoriaDespesasServiçosEspecializados
1 Trabalhosespecializados2 Publicidadeepropaganda3 Vigilânciaesegurança4 Honorários5 Comissões6 Conservaçãoereparação7 Serviçosespecializados(6227-adesignar)8 Outrosserviçosespecializados9 Serviçosespecializados(6229-adesignar)
ComouSemRetenção 1 Semretenção2 Comretenção
CorrenteouNãoCorrente 1 Corrente2 Nãocorrente
DedutibilidadeIVACompras 1 IVAdedutível2 IVAdedutívelparcialmente3 IVAnãodedutível
EntidadeFCT/FGCT 1 Fundocompensação2 Fundogarantiasalarial
EntidadeIVALiquidado 1 Estadoportuguês2 MOSS
EntidadeSS 1 Segurançasocial2 Outro
Fiscal 1 Aceitefiscalmente2 Nãoaceitefiscalmente
GrupoServiço 1 ServiçoA2 ServiçoB3 ServiçoC4 ServiçoD5 Serviçossecundários
Inventários 1 Mercadorias2 Matérias-primas,subsidiáriasedeconsumo3 Produtosacabadoseintermédios4 Subprodutos,desperdícios,resíduoserefugos5 Produtosetrabalhosemcurso6 Ativosbiológicos
IRC 1 Pagamentosporconta2 Pagamentosespeciaisporconta3 Pagamentosadicionaisporconta4 Retençõesefetuadasporterceiros5 Impostoestimado7 Impostoapagar8 Impostoarecuperar9 Perdasporimparidadeacumuladas
IVACaixa 1 Exigível2 Nãoexigível
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Variável Subconta Descrição
IVACaixaDedutível 1 Suspenso2 Dedutível
IVALiquidadoVendas 1 IVAliquidado2 Isento3 Inversãosujeitopassivo
Localização 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros
Matérias-Primas,SubsidiáriasedeConsumo
1 Matérias-primas2 Matériassubsidiárias3 Embalagens4 Materiaisdiversos
Mercado 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros
MercadoCompras 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros
MercadoVendas 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros
OperaçãoClientes 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros6 Açores7 Madeira8 Intracomunitário9 Outros
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Variável Subconta Descrição
OperaçãoFornecedores 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros6 Açores7 Madeira8 Intracomunitário9 Outros
OperaçãoSalários 1 Remuneraçõesapagar2 Adiantamentos7 Cauções8 Outrasoperações9 Perdasporimparidadeacumuladas
OutrosCredores 1 Cliente2 Colaborador
OutrosDevedores 1 Fornecedor2 Colaborador
PercentagemIVA 1 0,52 1
RegularizaçãoIVA 1 Afavordosujeitopassivo2 AfavordoEstado
RelaçãoEmpresa 1 Empresasdogrupo2 Empresasassociadas3 Outrasempresas
Retenção 1 Trabalhodependente2 Trabalhoindependente3 Capitais4 Prediais5 Comissõeseprestaçõesdeserviços6 Outros
RetençãoCapitais 1 Valoresmobiliários–entidadesemitentes2 Valoresmobiliários–entidadesregistadoras,
depositáriaseoutras3 Jurosdedepósitosàordemouaprazo4 Juroscompensatórios5 Capitais–outrosrendimentos
RetençãoDependente 1 RetençãoIRS2 RetençãoIRS–sobretaxa
RetençãoOutros 1 RetençãoIRS2 RetençãoIRC
Subprodutos 1 Subprodutos2 Desperdícios,resíduoserefugos
SujeitoPassivoIVA 1 SujeitopassivodeIVA2 Consumidorfinal
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Variável Subconta Descrição
TipoAFT 1 Terrenoserecursosnaturais2 Edifícioseoutrasconstruções3 Equipamentobásico4 Equipamentodetransporte5 Equipamentoadministrativo6 Equipamentosbiológicos7 Outrosativosfixostangíveis
TipoColaborador 1 Órgãossociais2 Pessoal
TipoCombustível 1 Gasolina2 Gasóleoviaturasligeiraspassageiros3 Gasóleoviaturascomerciais
TipoCompras 1 Mercadorias2 Matérias-primas,subsidiáriasedeconsumo3 Ativosbiológicos
TipoBem 1 Inventários2 Investimentos3 Outrosbenseserviços
TipoDeslocaçãoeEstada 1 Refeições2 Estadias/hotéis3 Viagensetransportespúblicos4 Portagens5 Estacionamentos
TipoIntangíveis 1 Goodwill2 Projetosdedesenvolvimento3 Programasdecomputador4 Propriedadeindustrial5 Outrosativosintangíveis
TipoIVA 1 Reduzida2 Intermédia3 Normal
TipoIVADedutível 1 Operaçõesgerais2 Operaçõesdedutíveisparcialmente3 Inversãosujeitopassivo
TipoIVALiquidado 1 Operaçõesgerais2 Autoconsumoseoperaçõesgratuitas3 Inversãosujeitopassivo4 Operaçõesacessórias
TipoOperação 1 Operaçõesgerais2 Operaçõesisentas3 Inversãosujeitopassivo
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Variável Subconta Descrição
TipoProduto 1 Mercadorias2 Produtosacabadoseintermédios3 Subprodutos,desperdícios,resíduoserefugos4 Ativosbiológicos
TipoRelação 1 Gerais2 Empresa-mãe3 Empresassubsidiárias4 Empresasassociadas5 Empreendimentosconjuntos6 Outraspartesrelacionadas
TipoRemuneração 1 Vencimentosmensais2 Subsídioférias3 Subsídionatal4 Ajudasdecusto5 Subsídioalimentação6 Gratificaçõeseprémios7 Outrossubsídios8 Variaçãoestimativaencargoscomférias
TipoRendaeAluguer 1 Rendaescritório2 Rendaviaturasligeiraspassageiros3 Rendaviaturascomerciais4 Rendaequipamento
TipoViaturas 1 Viaturasligeiraspassageiros2 Viaturascomerciais
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TABELADEVARIÁVEISDEENTIDADE
Variável Descrição
BancoDO Contas deDepósitos àOrdem, na tabela de Contas Bancárias, naopçãodemenuEmpresa>Configurações
BancoOutros OutrasContasBancárias,natabeladeContasBancárias,naopçãodemenuEmpresa>Configurações
Caixa Contas Caixa, na tabela Caixas, na opção de menu Empresa >Configurações
Cliente Clientes, na tabela de Clientes, na opção de menu Empresa >Entidades
Colaborador Colaboradores,noCadastrodePessoal,naopçãodemenuSalários>Organização>CadastrodePessoal
Família FamíliasdeArtigos,natabeladeFamíliasdeProdutos,naopçãodemenuEmpresa>Configurações
Fornecedor Fornecedores, na tabela de Fornecedores, na opção de menuEmpresa>Entidades
Produto Produtos,natabeladeProdutos,naopçãodemenuEmpresa>ItensServiço Serviços,natabeladeServiços,naopçãodemenuEmpresa>Itens