manual de contabilidade - occ · do tradicional registo / lançamento manual de documentos. a...

manualdecontabilidadeassistida|toconline

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MANUALDECONTABILIDADEASSISTIDA

DatadePublicação:29deFevereirode2016

Estedocumentoédisponibilizado"talcomoestá".Asinformaçõescontidasnestedocumentopodemseralteradassemavisoprévio.


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ÍNDICE

INTRODUÇÃO 4OBJETIVOS 4CARACTERÍSTICAS 4LICENCIAMENTO 5

CONCEITOSGERAIS 6ESTRUTURADOPLANODECONTASSNC 6VARIÁVEISDOPLANODECONTASSNC 9

ENUMERAÇÕESDESISTEMA(ES) 11CASOPARTICULARDASVARIÁVEISDEMERCADO 12VARIÁVEISDEENTIDADES(EN) 14ENUMERAÇÕESDOUTILIZADOR(EU) 16

PLANODECÓDIGOSDEIVA 17DIÁRIOS 20TIPOSDEDOCUMENTOS 22FORMULÁRIODELANÇAMENTOS 24

TECLASDEATALHO 27

ANEXOS 28TABELADEENUMERAÇÕESDESISTEMA 28TABELADEVARIÁVEISDEENTIDADE 34


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INTRODUÇÃO

AOrdemdosContabilistasCertificadosdisponibilizaopresentemanualcomoclaroobjetivodequeesteseconstituacomoumimportanteauxiliaràstarefaseoperaçõesdeconfiguraçãoeutilizaçãodomódulodeContabilidadeAssistida.Adicionalmente,colocaàdisposiçãodosContabilistasCertificadosedemaisutilizadoresapáginadeAjuda,emajuda.toconline.pt,bemcomoosserviçosdesuporteeassistênciaaoutilizador,pelonúmerodetelefone217999700epeloendereç[email protected]

Omódulodecontabilidadeassistidafoiconcebidoparafacilitaroprocessamentointegradodainformaçãocontabilística, partindo de automatismos que facilitam e privilegiam a sugestão de lançamentoscontabilísticos,requerendoaposteriorverificaçãoevalidaçãopeloContabilistaCertificado,emsubstituiçãodotradicionalregisto/lançamentomanualdedocumentos.Aintegraçãodainformaçãoéconseguida,emprimeirainstância,pelainterligaçãopermanenteaosrestantesmódulos,asaber:Vendas,Compras,StockseSalários,bemcomopelaimportaçãodedadosestruturados,provenientesdeaplicaçõesexternas,nomeadamente:

ü InformaçãodevendasporviadeficheiroSAFT-PT;ü InformaçãodecomprasporviadoficheiroCSVobtidodoportale-faturadaAutoridadeTributária;ü Informaçãodebancosapartirdosextratosbancáriosemformatosnormalizados,obtidosdasáreas

onlinedasInstituiçõesbancárias.Estanovaperspetivaeabordagemdeintegraçãodainformação,orainterna,oraexterna,pretendeconferirumamaiordinâmicaeinteligênciaàtarefaderegistocontabilístico.CARACTERÍSTICAS

Omódulo de Contabilidade Assistida pretende, desde logo, garantir os princípios da simplicidade e dausabilidade, transversais a toda a aplicação, promovendo, para cada operação, tarefa ou função,parametrizaçõesjápré-definidasedefácilediçãoesimplesconfiguraçãopeloutilizador.Por outro lado, a integração da informação interna permite uma interligação perfeita entre osmódulosaplicacionais da gestão comercial e do processamento salarial e o módulo da Contabilidade, a par daimportação de informação externa de vendas, compras e extratos bancários, que facilita as tarefas dereconciliaçãoederegistocontabilístico,porviadesugestõesdecontabilização.De outromodo, e porque se trata de uma aplicação totalmente online, o Contabilista poderá aceder etrabalhar nomódulo de Contabilidade a partir de qualquer lugar, bastando um acesso à internet e umnavegador de última geração. Esta característica estende-se naturalmente a qualquer outro utilizadordevidamenteautenticadoparatrabalharnomódulodeContabilidade,sendodesalientarainexistênciadequalquerlimiteaonúmerodeutilizadorescomacessoeinteraçãocomaaplicação.


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AsrecentesalteraçõesaoSistemadeNormalizaçãoContabilística,aplicável,àgeneralidadedasempresas,emvigordesdejaneirode2010,tendosidoalteradopeloDecreto-Lei89/2015,de2dejunho,comefeitosapartirde1deJaneirode2016,estãojádevidamenteacauteladas,especialmentenoquedizrespeitoaosplanosdecontaseàsdemonstraçõesfinanceiras.Neste sentido, e no âmbito do SNC, a criação do exercício contabilístico deverá tomar em devidaconsideraçãoadimensãoeoobjetodaentidade,deacordocomoabaixo:ü Entidadesemgeral,deacordocomasnormascontabilísticasederelatofinanceiro(NCRF);

ü Pequenasentidades,deacordocomanormacontabilísticaederelatofinanceiroparapequenas

entidades(NCRF-PE);ü Microentidades,deacordocomanormacontabilísticaederelatofinanceiroparamicroentidades

(NCM);ü Entidadesdosetornãolucrativo,deacordocomanormalizaçãocontabilísticaparaasentidadesdo

setornãolucrativo(ESNL).LICENCIAMENTO

Olicenciamentodomódulodecontabilidadeérealizado,exclusivamente,peloContabilistaCertificado,nasuaáreareservadanaOrdemdosContabilistasCertificados.OspreçosedemaiscondiçõesdelicenciamentosãodefinidaspelaOrdemdosContabilistasCertificadoseestão disponíveis para consulta na área reservado do membro, no site da Ordem dos ContabilistasCertificados,emwww.occ.pt.


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CONCEITOSGERAIS

Começamos por abordar os conceitos gerais de funcionamento e de parametrização do módulo deContabilidade,comespecialdestaqueparaaestruturadoplanodecontasSNC,paraasvariáveisdoplanodecontas,paraoscódigosdeIVA,paraosDiárioseparaosTiposdeDocumentosContabilísticos.ESTRUTURADOPLANODECONTASSNC

AconfiguraçãodaestruturadoplanodecontasSNCéconseguidaporviadeumconjuntodecontasbase,suportadasporvariáveis–asvariáveisdoplano,queconcretizamaestruturaeautomatizamaaberturadesubcontas.OmódulodeContabilidadedisponibilizaquatroplanos,erespetivasconfiguraçõestipo,deacordocomostiposdeentidadesenquadráveis:ü Entidadesemgeral;ü Microentidades(ME);ü PequenasEntidades(PE);ü EntidadesdoSetorNãoLucrativo(ESNL).AosContabilistasCertificadosédadaapossibilidadede,paracadaumdostiposdeentidade,adaptaroseuplano modelo e respetivas configurações. Estes planos, e respetivas configurações, poderão ser,posteriormente,utilizadosnacriaçãodoexercíciocontabilísticoparacadaumadasempresas.Mas,oqueéaestruturadeumacontadoplano?Atentemos ao seguinte exemplo, ilustrativo da estrutura sugerida para a conta de clientes, no caso dasmicroentidades.

21[OperaçãoClientes][MercadoVendas][Cliente]

O plano de contas sugerido para asmicroentidades reparte a conta 21 utilizando as variáveisOperaçãoClientes,MercadoVendaseCliente.OContabilista poderá aceitar, desde logo, esta estrutura, selecionando, para cadaumadas variáveis, osvaloresautilizare,consequentemente,sinalizandoaaberturadasrespetivassubcontas,ou,emalternativa,estruturar a conta geradora (conta com amáscara de desdobramento associada) de uma outra forma,recorrendoadígitosouvariáveisintermédias.


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Osdígitosfixosouasvariáveis intermédiaspodemser introduzidosnaestruturadaconta,recorrendoaobotão+(adicionar)eselecionandoaopçãopretendida;deigualforma,poderãoserremovidosdaestruturadacontaporcliquenosímboloX(eliminar).


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O plano de contas sugerido pelo TOConline, para cada um dos tipos de entidades (entidades em geral,pequenasentidades,microentidadeseentidadesdosetornãolucrativo)representacomexatidãoaestruturaehierarquiadocódigodecontasSNC,comasalteraçõesintroduzidaspelaPortarian.º218/2015,nãosendo,naturalmente,permitidoremoverasvariáveisconstantesdoplanoe,portanto,consideradascomovariáveisdesistema.UmclaroexemplodeumavariáveldesistemaéaOperaçãoClientesnaconta21Clientesdoplanodecontasbase,aplicávelàsentidadesemgeral.


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Acedendo ao plano de variáveis e consultando a variávelOperação Clientes, podemos validar quais assubcontasassociadasàvariávele,intuitivamente,identificarquaisassubcontasativaspordefeito.

Deressalvarqueoutilizadorpoderádefinirumplanodecontaspróprio,semrecursoàdefiniçãoeutilizaçãodevariáveis.Noentanto,nãoéaconselháveltalprática,atendendoaquetodasasvantagensdeutilizaçãodasvariáveisnoplanoserãodescartadas,emespecialosautomatismosdesugestãodelançamento,comoveremosadiantecommaisdetalhe.VARIÁVEISDOPLANODECONTASSNC

AsvariáveisdoplanodecontasSNCpodemdefinir-secomocritériosdeagrupamentoordenadodascontasdoplano.Podemapontar-se,comoexemplosdevariáveisdoplano,oMercado,aOperaçãoClientes,oTipodeIVA,entreoutras.A configuração do plano de contas SNC com recurso às variáveis do plano apresenta como principaisvantagens:ü Normalizaçãodaestruturadecontasesubcontas,nasváriascategorias,deformacoerenteeutilizando

osmesmosdígitos;

ü Criaçãodeinteligênciaparaafuncionalidadedesugestãoautomáticademovimentaçãocontabilística;ü Agilizaçãodoprocedimentodeaberturadecontasdeentidades,semprequeécriadoumnovoregisto–

cliente,fornecedor,contabancária,produto,serviço,entreoutros;ü Navegabilidade na introdução / seleção das contas nos lançamentos contabilísticos, apresentando as

opçõespossíveisparacadanível/dígitodaconta;ü AutomatizaçãonaelaboraçãodasDemonstraçõesFinanceiras.AlistadevariáveisdisponibilizadaspelaaplicaçãoestádisponívelporacessoàopçãodemenuContabilidade> Planos > SNC (Variáveis), podendo ser editadas e parametrizadas pelo utilizador. Este poderá,inclusivamente,procederàcriaçãodenovasvariáveis–doUtilizador.


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CriarVariávelObotãoCriarVariávelabreacaixadediálogoparacriaçãodeumanovavariáveldoplano.

CriarValorObotãoCriarValorabreacaixadediálogoparacriaçãodeumanovaentrada/subcontaparaavariável.Desalientarque,paraasVariáveisdeEntidades,estebotãoestáinativo,atendendoaqueacriaçãoeparametrizaçãodassubcontasdeveserrealizadanasrespetivastabelas,disponíveisnomenuEmpresa.

ListadeVariáveisAlistadeVariáveisapresenta,emlinha,todasasvariáveisdisponibilizadaspelaaplicação,contendoaindicaçãodosdígitosdesubcontaprevistos.A check-boxValor por Omissão permite, para asVariáveis de Entidades, ativar a sugestão dasubcontaporomissãoapresentadanolançamentocontabilístico.Para aceder à lista de valores / subcontas, apresentada à direita no ecrã, bastará selecionar avariávelpretendida.

ListadeSubcontasA lista de Subcontas apresenta, em linha, os valores correspondentes às subcontas dentro davariávelselecionada,comaindicaçãodo(s)dígito(s)dasubcontaerespetivadescrição.Paraeditaro registo,bastaráclicarna subcontaoudescrição,ouacederaomenudeopções,àdireitanalinha.Acheck-boxAtivopermiteacriação/ativaçãodasubcontanoplanodecontas.Acheck-boxPorOmissãonasEntidadespermitedefinirasubcontaparasugestãopordefeitonolançamentocontabilístico.

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Existem três tipos de variáveis do plano que importa detalhar e distinguir, com vista á sua corretainterpretaçãoeutilização.ENUMERAÇÕESDESISTEMA(ES)

AsEnumeraçõesdeSistemacorrespondemàsvariáveisdesistemae,portanto,constantesdaestruturadocódigodecontasSNC.Atendendo a que, por um lado, estão associadas à estrutura do plano de contas SNC, e, por outro, sãofundamentais para o regular funcionamento da funcionalidade de sugestão automática do lançamentocontabilístico,estasvariáveisnãopoderãoserremovidas.Noentanto,outilizadorpoderáredefinirodígitodasubcontaassociadaàvariável,desdequesejarespeitadaaestruturadocódigodecontasSNC.As Enumerações de Sistema estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador ES, podendo serconsultadaalistacompletadevariáveisdesistemaemanexoaopresentemanual.Continuando com o exemplo da conta 21 Clientes, a enumeração de sistema Operação Clientes estápredefinida com os valores ativos para Conta-corrente, Adiantamentos de clientes e Perdas porimparidadesacumuladas.Talsignificaque,noplanodecontasSNC,estarádefinidapordefeitoaestruturadacontaclientesdaseguinteforma:21-Clientes211–Clientes–Conta-corrente218–Clientes–Adiantamentodeclientes219–Clientes–Perdasporimparidadeacumuladas

Paraativarsubcontasnoplano,bastarácolocarovistonacheck-boxAtivo,nalinhadasubcontapretendida.Acheck-boxPoromissãonasentidadespermitepré-definirasubcontaasermovimentadanasugestãodelançamentocontabilístico.Porexemplo,nocenáriodeexistênciadascontasativas211(Conta-corrente),212(Títulos a receber), 218 (Adiantamentos de clientes) e 219 (Perdas por imparidades acumuladas), ao


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selecionarasubconta211(Conta-corrente)comoPoromissãonasentidades,estaseráasubcontasugeridaparamovimentaçãodaconta21Clientes.EstalógicadeparametrizaçãoéaplicávelaqualquervariáveldoPlanodeContasSNC.CASOPARTICULARDASVARIÁVEISDEMERCADO

As variáveis de mercado – Mercado, Mercado Vendas e Mercado Compras – apresentam umcomportamentoparticularnasuaparametrização,relacionadocomofatodesersugeridoautomaticamente,no momento de criação do exercício contabilístico, a subconta Mercado a ativar, de acordo com opreenchimentodocampoPaís/Região,nafichadeDadosdaEmpresa.Estaparametrizaçãopoderáser,posteriormente,alteradaoucomplementadapeloutilizador,redefinindooMercadoouativandooutrassubcontas.

Atentemosaoseguintecenário:oclienteClínicaMédica, Lda. (comasubconta0001) temsede fiscalnoContinente,mastem,igualmente,umafilial(e,portanto,operações)nosAçores.Nacriaçãodoexercíciocontabilístico,ésugeridaaaberturadacontacorrespondenteaoMercadoVendasContinente,deacordocomainformaçãoprovenientedocampoPaís/RegiãodamoradadaSedenafichadeDadosdaEmpresa.21[OperaçãoClientes][MercadoVendas][Clientes]2111000121-Clientes211–Clientes–Conta-corrente2111–Clientes–Conta-corrente-Continente21110001–Clientes–Conta-corrente–Continente–ClínicaMédica,Lda.


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Outilizadorpoderáativarasubconta2-Açores,acedendoàconfiguraçãocontabilísticadocliente,nasuafichadeDadosdoCliente,e,selecionandoavariável[MercadoVendas],colocandoovistonacheck-boxdasubcontapretendida.Destemodo,eporquenaestruturadaconta21–Clientesestáenquadradaavariável[MercadoVendas],comaativaçãodaopçãoAçoresseráautomaticamentecriadaarespetivasubconta.21[OperaçãoClientes][MercadoVendas][Clientes]2112000121-Clientes211–Clientes–Conta-corrente2112–Clientes–Conta-corrente–Açores21110001–Clientes–Conta-corrente–Açores–ClínicaMédica,Lda.

As variáveis demercado [Mercado], [Mercado Vendas] e [Mercado Compras] não deverão serremovidas das máscaras das contas do Plano, em especial das classes 21 – Clientes, 22 –Fornecedores, 31 – Compras, 71 – Vendas, 72 – Prestações de Serviços, atendendo a que sãoindispensáveisparaasugestão/indicaçãodascontasdeIVAamovimentar.


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VARIÁVEISDEENTIDADES(EN)

AsVariáveis de Entidade representamas enumerações das principais entidades de sistema e, portanto,contêmtodososregistosexistentesemcadaumadastabelasdaempresa.FalamosdastabelasdeClientes,de Fornecedores, de Colaboradores, de Contas Caixa, de Contas Bancárias, de Produtos e de Serviços;disponíveisparaacessoapartirdomenuprincipalEmpresa.

Apenasépermitidaautilizaçãodeumavariáveldeentidadeemcadamáscaradecontageradora.

AsVariáveisdeEntidadesestãosinalizadas,nalistadevariáveis,comoindicadorES,podendoserconsultadaalistacompletadevariáveisdesistemaemanexoaopresentemanual.Sempreque,naparametrizaçãodoplanodecontasSNC,éutilizada,aparcomoutrasvariáveis,umavariávelde entidade, o procedimento de seleção / ativação de subcontas é facilitado. Retomandoo exemplo daconfiguraçãocontabilísticaemclientes,vejamos:Aconta21–Clientesestáestruturadadeacordocomasseguintesvariáveis:21[OperaçãoClientes][TipoRelação][MercadoVendas][Cliente]

Acedendoàparametrizaçãodavariável[Cliente],emPlanos>SNC(Variáveis),eselecionandooclienteparaoqualsepretendeacederàconfiguração,seráapresentadaajaneladeconfiguraçãocontabilísticadacontaCliente.


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Abordando a título exemplificativo o cliente ClínicaMédica, Lda., e considerando a variável [OperaçãoClientes],paraativaredespoletaracriaçãodesubcontas,bastarácolocarovistonasoperaçõespretendidaseclicaremAplicar.Noexemploapresentado,foiselecionadaaoperação8–AdiantamentosdeClientes,peloquefoigeradaacontademovimento21811001Clientes–AdiantamentosGerais–Continente–ClinicaDentária,Lda..

Esteprocedimentodeconfiguraçãoéaplicávelaoutraqualquervariáveldeentidade.


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ENUMERAÇÕESDOUTILIZADOR(EU)

AsEnumeraçõesdoUtilizadorcorrespondemàsvariáveiscriadaspelopróprioutilizador,eque,portanto,dãorespostaanecessidadesespecíficasdasentidadesnaestruturadocódigodecontasSNC.Édada,destaforma,autonomiaaoutilizadordedefinireaplicarvariáveisespecíficasdeagrupamentodascontas,equedeemrespostaanecessidadesinternasdeestruturadascontasSNC.As Enumerações do Utilizador estão sinalizadas, na lista de variáveis, com o indicador EU, podendo outilizadorcriarasvariáveisqueentender,definirosvalorespossíveisparaessasvariáveiseosdígitosdassubcontasaatribuir.Oexemploapresentadorepresentaacriaçãodeumavariável[CanaldeDistribuição],tendosidodefinidososvaloresaconsiderar,constantesdatabeladevaloresdavariável.

Estasvariáveisdoutilizadorpodemserutilizadasnamáscaradequalquercontaetêmumcomportamentoemtudosemelhanteaodasoutrasvariáveisdosistema.Posteriormente, na estrutura da conta 71 – Vendas, foi introduzida a variável do utilizador Canal deDistribuição,logoaseguiràsvariáveisdesistema[TipodeProduto]e[MercadoVendas].


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PLANODECÓDIGOSDEIVA

AtabeladecódigosdeIVA,apresentadanaopçãodemenuPlanos>CódigosdeIVA,estápré-configuradacomassituaçõesmaisrelevantesdeaplicabilidadedoimposto,permitindo,desdelogo,cumprircomduasfunçõesprincipais:

ü Automatizar a movimentação da conta de IVA no momento em que é indicada a conta deRendimentosoudeGastos;

ü Automatizar o preenchimento das declarações, por via do enquadramento para efeitos de IVArealizadonomomentodolançamentoeregistocontabilístico.

A tabela de códigos de IVA apresenta, em lista, os códigos de IVA, representativos de um conjunto decondiçõesdeaplicabilidade,detalhando,emcoluna,oidentificadorerespetivadescrição,bemcomoataxade IVAaplicávelea indicaçãodacontaamovimentar,adébitoe/ouacrédito.É,desta forma,permitidaassociação de um registo pré-definido na tabela de Códigos de IVA, e que permite a automatização dopreenchimentodaDeclaraçãoperiódicadoIVA.

Nomomentodecriaçãodeumexercício,aaplicaçãoconsideraaregiãodasededaempresa,porleitura do valor selecionado no campo País / Região da ficha deDados da Empresa (Portugal-Continente, Portugal-Açores ou Portugal-Madeira), e promove a criação dos códigos de IVAaplicáveis.Outilizadorpoderá,posteriormente,complementaratabelacomosCódigosdeIVAquenecessitar,porativaçãodeoutraregiãonavariável[Mercado].

AcedendoàsetadeexpansãonalinhadocódigodeIVA,sãoapresentadasascondiçõesdeaplicabilidadedefinidas,enquadrandoassituaçõesemqueoreferidocódigodeIVAdevesersugeridoparamovimentação


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da(s) respetiva(s) conta(s) de IVA, automatizando, desta forma, o registo contabilístico, dispensando aintervençãomanualnolançamento.

Deacordocoma imagemacimaapresentada,acedendoàsetadeexpansão,àesquerdado Identificador120003–Vendas-Continente-OperaçõesGerais-Inventários-Normal,estãorepresentadasascondiçõesemqueésugeridaaaplicaçãodocódigodeIVA,nasvendasdeinventário,realizadasnocontinente,àtaxanormal.Destemodo,semprequesejamovimentadaaconta71,numlançamentoapartirdostiposdedocumentoDIV–Diversos,FT–Fatura,FS–FaturaSimplificada,FR–Fatura-Recibo,VCF-VendasaConsumidorFinal,ND–NotadeDébito,emquealocalizaçãodaoperaçãoéPT–PortugalContinenteeopaísdecargaéPT–PortugalContinente,ésugeridoocódigodeIVA120003.Por outro lado, e porque a este código de IVA estão associadas as variáveis [Mercado Vendas], [IVALiquidadoVendas] e [Tipo IVA] namáscarada conta71–Vendas, semprequeémovimentadaa conta711113–Vendas-Mercadorias-Continente-IVAliquidado-Normal,aaplicaçãoconseguedeterminarosvaloresassociadosaessasvariáveis,ouseja:[MercadoVendas]=1-Continente[IVALiquidadoVendas]=1-IVALiquidado[TipoIVA]=3-NormalEstainformaçãopermiteumapesquisanascondiçõesdeaplicabilidadedoscódigosdeIVAeidentificarqualocódigodeIVAautilizar,nestecaso120003,peloque,noformuláriodelançamento,aointroduziraconta711113–Vendas-Mercadorias-Continente-IVAliquidado–Normalerespetivovalor,seráintroduzidaacontade IVA liquidado respetiva24331311– IVA liquidado - Inventários -Normal -OperaçõesGerais -Continente,comovalorcalculadoàtaxaaplicável.


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Não obstante a tabela de códigos de IVA estar pré-configurada com as situações mais relevantes deaplicabilidadedo imposto,épermitidaaoutilizadoraconfiguraçãodeumnovocódigode IVA,devendo,nessecontexto,indicar:

IdentificadorOidentificadordocódigonatabelaearespetivadescrição.

IVAAtaxadeIVAaaplicar.

Contaadebitar/ContaacreditarOsprefixosdacontaadebitare/oudacontaacreditar.

DefiniçõesnoplanoSNCAs variáveis que vão ser substituídas namáscara da conta de IVA a sugerir. Destemodo, se aestrutura da conta de IVA no plano for modificada pelo Contabilista, não será necessárioreconfigurartodososcódigosexistentes.

DeclaraçãoperiódicadeIVA/IES–DeclaraçãoanualOscamposparapreenchimentodaDeclaraçãoPeriódicadeIVAeIES.

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DIÁRIOS

Aoconceitodediáriocontabilísticoestáassociada,comummente,anecessidadedeumcorretoarquivodosdocumentoscontabilísticos,deformanumericamenteordenada,tipificandoomecanismodecontrolo.AtabeladeDiários,disponívelnaopçãodemenuConfiguração>Diários,estápré-configurada,apresentandoostiposdediáriosmaiscomuns.Noentanto,outilizadorpodeeditarosdiáriosdisponibilizados,bemcomopromoveracriaçãodenovosdiários.

BotãoNovoDiárioObotãoNovoDiárioabreacaixadediálogodecriaçãodeumnovodiário.

ListagemdeDiáriosAlistagemdediáriosapresentaalistadediárioscriadoseativos._ Identificador, permite a atribuiçãodeumcódigo alfanumérico, utilizadopara individualizar oDiário;_Nome,permiteaatribuiçãodeumadescriçãododiário;_Tipo,permiteaseleçãodotipodemovimentosassociadosaodiário;_Periodicidade,permitedefiniroperíodoaconsiderarparaanumeraçãododiário:MensalouAnual.Semensal,anumeraçãoésequencialaolongodeumdeterminadomês,emqueosprimeirosdoisdígitosidentificamomês;nomêsseguinte,anumeraçãoéreinicializada.Seanual,éseguidaumanumeraçãoaolongodoano.

MenudeOpções_EditarDiário,permiteacederàcaixadediálogodeediçãododiário;_Removerdiário,permiteaanulaçãododiário.

Aediçãoouanulaçãodeumdiárioapenasépermitidasenãoexistiremlançamentoscontabilísticosfinalizadosnodiário.

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AoclicarnobotãoNovodiário,éapresentadaacaixadediálogodecriaçãodeumnovodiário.

IdentificadorOcampoIdentificadorpermiteaintroduçãodocódigo/sigladeidentificaçãododiário.

NomeOcampoNomepermiteaintroduçãodadescriçãoaatribuiraodiário.

TipoOcampoTipopermiteaseleçãodotipodediárioacriar,deacordocomalistaabaixo:_Abertura,diárioondesãorealizadososmovimentosdeaberturadeexercício;_Apuramento de resultados, diário onde devem ser lançados osmovimentos de apuramento,permitindo, posteriormente, a emissão de balancetes com inclusão dos movimentos deapuramento.DereferirqueestesmovimentossãoexportadosnoSAF-T(PT)comoTransactionType=“A”–Apuramentoderesultado._Retificação,diário sugeridopara registodemovimentos retificativosede regularização.EstesmovimentossãoexportadosnoSAT-T(PT)comoTransactionType=“R”–Regularizaçõesdoperíododetributação._Movimentosdeajustamento,diáriosugeridopararegistodemovimentosdeajustamento.Estesmovimentos são exportados no SAF-T(PT) como TransactionType = “J” – Movimentos deajustamento._Regular,diárioondesãorealizadososmovimentosregulares.EstesmovimentossãoexportadosnoSAF-T(PT)comoTransactionType=“N”–Normal.

PeriodicidadeO campo Periodicidade permite definir o comportamento do numerador do diário respetivo -MensalouAnual.NaopçãoporperiodicidadeMensal,onúmerodelançamentosegueumasequênciadenumeraçãoaolongodedeterminadomês,sendoqueosprimeirosdoisdígitosidentificamomês.É,portanto,sugeridoonumeradorcomainformaçãoMês/NúmerodeLançamento,reiniciandoanumeraçãoacadamês.Na opção por periodicidade Anual, o número de lançamento segue uma sequência única denumeraçãoaolongodoexercício.É,portanto,sugeridoonumeradorcomainformaçãoNúmerodeLançamento.

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TIPOSDEDOCUMENTOS

AutilizaçãodeTiposdeDocumento,complementadapelaassociaçãodorespetivonúmero,permiteevitar,nageneralidadedoscasos,aintroduçãodedescritivosouobservaçõesadicionaisaolançamento,facilitandoareferenciaçãodomovimentoaorespetivosuportedocumental.A tabeladeTiposdeDocumentos,disponívelnaopçãodemenuConfigurações>TiposdeDocumentos,apresenta os tipos de documentos mais comuns, respeitando, naturalmente, os tipos de documentosexistentesnosmódulosdeVendas,Compras,StockseSalários.Estestiposdedocumentosnãopodemseralterados,atendendoaquesãoreferenciadoseutilizadosnassugestõesautomáticasdecontabilização.Osutilizadorespodem,noentanto,definirnovostiposdedocumentos,complementaresaosexistentes,oumesmoadaptarasdescriçõesdostiposdedocumentosjáexistentes.

BotãoNovoTipodeDocumentoO botão Novo Tipo de Documento abre a caixa de diálogo de criação de um novo tipo dedocumento.

ListagemdeTiposdeDocumentosAlistagemdetiposdedocumentosapresenta,emlinha,ostiposdedocumentoscriadoseativos._Identificador,permiteaatribuiçãodeumcódigoalfanumérico,utilizadoparaindividualizaroTipodeDocumento;_Descrição,permiteaatribuiçãodeumnomeaotipodedocumento;_DescriçãodaTransação,permiteadescriçãodatransaçãoassociadaaotipodedocumento;_DiárioporOmissão,permitedefinirodiárioaconsiderarporomissão,nomomentodegeraçãodesugestãodelançamentoparaotipodedocumento.

MenudeOpções_EditarTipodeDocumento,permiteacederàcaixadediálogodeediçãodotipodedocumento.

Aediçãoouanulaçãodeumtipodedocumentoapenasépermitidasenãoexistiremlançamentoscontabilísticosfinalizadosparaotipodedocumento.

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AoclicarnobotãoNovoTipodeDocumento,éapresentadaacaixadediálogodecriaçãodeumnovotipodedocumento.

IdentificadorO campo Identificador permite a introdução do código / sigla de identificação do tipo dedocumento.

DescriçãoOcampoDescriçãopermiteaintroduçãodadescriçãoaatribuiraotipodedocumento.

DescriçãodaTransaçãoOcampoDescriçãodaTransaçãopermiteaintroduçãodedescriçãodatransaçãoassociadaaotipodedocumento.

DiárioporOmissãoOcampoDiárioporOmissãopermitedefinirodiárioaconsiderarporomissão,nomomentodegeraçãodesugestãodelançamentoparaotipodedocumento.

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FORMULÁRIODELANÇAMENTOS

OformuláriodelançamentosestádisponívelporacessoàopçãodemenuContabilização,representandoapáginadetrabalhoprincipaldomódulo.

Aquiestãoconsignadasasoperaçõesabaixodescritas:_LançamentosFinalizados,permiteoacessoàpesquisaeconsultadoslançamentosnoestadofinalizado;_ Lançamentos em Preparação, permite o acesso à área de trabalho dos lançamentos em preparação,portantonãofinalizados;_ Sugestões de Vendas, permite o acesso às sugestões de contabilização dos documentos emitidos nomódulodeVendasTOConline;_SugestõesdeCompras,permiteoacessoàssugestõesdecontabilizaçãodosdocumentosregistadosnomódulodeComprasTOConline;_SugestõesdeSalários,permiteoacessoàssugestõesdecontabilizaçãodosprocessamentosepagamentosderemuneraçõesrealizadosnomódulodeSaláriosTOConline;_Abertura,permiteoacessoaoslançamentosdeaberturadeexercício;_ Apuramento e Fecho, permite o acesso aos lançamentos de apuramento e fecho, nomeadamente aApuramentosdeIVA,deResultados,doCMVMC,doPagamentodeRetençõesaoEstadoedeEstimativadeimposto.


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Aáreadetrabalhodeintroduçãodelançamentos/registoscontabilísticosapresentasempreoaspetovisualegráficoabaixo,permitindoainteraçãodoutilizadordeformanormalizadaeestruturada.Senãovejamos:

ÁreadePesquisaeFiltrosEstaáreapermiteapesquisaefiltrodoslançamentoscontabilísticos,utilizandooscritérioseformasdepesquisaabaixodescritas.OcampodePesquisapermiteaintroduçãodetextolivreapesquisar,comosejaovalortotaldolançamento, o número de diário, o número do documento na contabilidade, a descrição dolançamentocontabilísticooumesmoonúmerododocumentocomercial.OcampoTipodeLançamentopermiteselecionarefiltrarosmovimentospelotipo:LançamentosFinalizados,LançamentosemPreparação,SugestõesdeVendas,SugestõesdeCompras,SugestõesdeSalários,LançamentosdeAberturaouLançamentosdeApuramentoeFecho.O campoDia permite a pesquisa e filtro pelo dia do lançamento contabilístico; o campoMêspermite a pesquisa e filtro pelo mês do lançamento contabilístico; o campo Diário permite apesquisaefiltropeloDiárioselecionado;ocampoTipodeDocumentopermiteapesquisaefiltropelotipodedocumentocontabilísticoselecionado.

ListagemdeLançamentosAáreadelistadelançamentosapresentaosregistoscontabilísticosporaplicaçãodapesquisae/oufiltros definidos na área de pesquisa e filtros. Por navegação rápida com as setas de cursor, outilizador pode selecionar o lançamento contabilístico pretendido, que é apresentado na áreaprincipaldelançamento.

BotõesdeContextoNabarradecabeçalhoaazul,sãoapresentadosbotõesparaaçõesdecontextosobreolançamentoselecionado,comosejamatransiçãoentrepáginas,afunçãodezoom-inezoom-out,adescargaeimpressão do lançamento / documento contabilístico e as teclas de atalho para funções nolançamento.

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BotõesdeAçãoNotopodeáreadelançamento,sãodisponibilizadososbotõesquedespoletamasaçõessobreolançamentoselecionadoabaixodetalhadas._Novo,abreumnovoregistoparalançamentocontabilístico;_Gerarsugestões,abreacaixadediálogodegeraçõesdesugestãodecontabilização;_Duplicar,permiteaduplicaçãodolançamentocontabilísticoselecionado,paraposteriorediçãoefinalização;_Finalizar,permiteafinalizaçãodeumdocumentocontabilísticoeatribuiçãodenúmeroderegistocontabilístico;_Eliminar,permiteaanulaçãodolançamentocontabilísticoselecionado.

ÁreadeLançamentoContabilísticoOregistocontabilísticoérealizadonaáreaprincipaldelançamento,sendoapresentadososcamposde preenchimento essenciais: Diário, Tipo de Documento, Data de Documento e Data deLançamento,DescriçãodoLançamento,bemcomoasLinhasdeRegistodasContasamovimentarerespetivosmontantes.

Aoperaçãodeduplicaçãode lançamento,porcliquenobotãoDuplicar, sóestádisponível sobrelançamentosnoestadoFinalizado.

Sóépermitidaafinalizaçãodelançamentosqueestejambalanceados,istoé,emqueosmontantestotaisadébitoeacréditoregistadossejamiguais.

Aoeliminarumdeterminado lançamentocontabilístico,quetenhasidoanteriormentefinalizado,não é removido esse registo da lista de lançamentos, no sentido de garantir a sequência nanumeração de lançamento do diário respetivo.O utilizador poderá utilizar esse registo para umoutrolançamentonodiário.

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TECLASDEATALHO

Outilizadorpode,narotinaderegistoelançamentocontabilístico,recorrerateclasdeatalhodetecladoquefacilitamainteraçãocomopaineldelançamentoedispensamautilizaçãodeperiféricos.Apresentamosabaixoasprincipaisteclasdeatalho.


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ANEXOS

TABELADEENUMERAÇÕESDESISTEMA

Variável Subconta Descrição

AtivosBiológicos 1 Animais2 Plantas

CategoriaDespesasDeslocações 1 Deslocaçõeseestadas2 Transportesdepessoal3 Transportesdemercadorias4 Deslocaçõeseestadasetransportes(6254-adesignar)5 Deslocaçõeseestadasetransportes(6255-adesignar)6 Deslocaçõeseestadasetransportes(6256-adesignar)7 Deslocaçõeseestadasetransportes(6257-adesignar)8 Deslocaçõeseestadasetransportes–outros9 Deslocaçõeseestadasetransportes(6259-adesignar)

CategoriaDespesasEnergiaeFluidos 1 Eletricidade2 Combustíveis3 Água4 Energiaefluidos(6244-adesignar)5 Energiaefluidos(6245-adesignar)6 Energiaefluidos(6246-adesignar)7 Energiaefluidos(6247-adesignar)8 Outrosenergiaefluidos9 Energiaefluidos(6249-adesignar)

CategoriaDespesasMateriais 1 Ferramentaseutensíliosdedesgasterápido2 Livrosedocumentaçãotécnica3 Materialdeescritório/economato4 Artigosparaoferta5 Materiais(6235-adesignar)6 Materiais(6236-adesignar)7 Materiais(6237-adesignar)8 Outrosmateriais9 Materiais(6239-adesignar)

CategoriaDespesasServiçosDiversos 1 Rendasealugueres2 Comunicação3 Seguros4 Royaltieselicenças5 Contenciosoenotariado6 Despesasderepresentação7 Limpeza,higieneeconforto8 Outrosserviços9 Serviçosdiversos(6269-adesignar)


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CategoriaDespesasServiçosEspecializados

1 Trabalhosespecializados2 Publicidadeepropaganda3 Vigilânciaesegurança4 Honorários5 Comissões6 Conservaçãoereparação7 Serviçosespecializados(6227-adesignar)8 Outrosserviçosespecializados9 Serviçosespecializados(6229-adesignar)

ComouSemRetenção 1 Semretenção2 Comretenção

CorrenteouNãoCorrente 1 Corrente2 Nãocorrente

DedutibilidadeIVACompras 1 IVAdedutível2 IVAdedutívelparcialmente3 IVAnãodedutível

EntidadeFCT/FGCT 1 Fundocompensação2 Fundogarantiasalarial

EntidadeIVALiquidado 1 Estadoportuguês2 MOSS

EntidadeSS 1 Segurançasocial2 Outro

Fiscal 1 Aceitefiscalmente2 Nãoaceitefiscalmente

GrupoServiço 1 ServiçoA2 ServiçoB3 ServiçoC4 ServiçoD5 Serviçossecundários

Inventários 1 Mercadorias2 Matérias-primas,subsidiáriasedeconsumo3 Produtosacabadoseintermédios4 Subprodutos,desperdícios,resíduoserefugos5 Produtosetrabalhosemcurso6 Ativosbiológicos

IRC 1 Pagamentosporconta2 Pagamentosespeciaisporconta3 Pagamentosadicionaisporconta4 Retençõesefetuadasporterceiros5 Impostoestimado7 Impostoapagar8 Impostoarecuperar9 Perdasporimparidadeacumuladas

IVACaixa 1 Exigível2 Nãoexigível


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IVACaixaDedutível 1 Suspenso2 Dedutível

IVALiquidadoVendas 1 IVAliquidado2 Isento3 Inversãosujeitopassivo

Localização 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros

Matérias-Primas,SubsidiáriasedeConsumo

1 Matérias-primas2 Matériassubsidiárias3 Embalagens4 Materiaisdiversos

Mercado 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros

MercadoCompras 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros

MercadoVendas 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros

OperaçãoClientes 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros6 Açores7 Madeira8 Intracomunitário9 Outros


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OperaçãoFornecedores 1 Continente2 Açores3 Madeira4 Intracomunitário5 Outros6 Açores7 Madeira8 Intracomunitário9 Outros

OperaçãoSalários 1 Remuneraçõesapagar2 Adiantamentos7 Cauções8 Outrasoperações9 Perdasporimparidadeacumuladas

OutrosCredores 1 Cliente2 Colaborador

OutrosDevedores 1 Fornecedor2 Colaborador

PercentagemIVA 1 0,52 1

RegularizaçãoIVA 1 Afavordosujeitopassivo2 AfavordoEstado

RelaçãoEmpresa 1 Empresasdogrupo2 Empresasassociadas3 Outrasempresas

Retenção 1 Trabalhodependente2 Trabalhoindependente3 Capitais4 Prediais5 Comissõeseprestaçõesdeserviços6 Outros

RetençãoCapitais 1 Valoresmobiliários–entidadesemitentes2 Valoresmobiliários–entidadesregistadoras,

depositáriaseoutras3 Jurosdedepósitosàordemouaprazo4 Juroscompensatórios5 Capitais–outrosrendimentos

RetençãoDependente 1 RetençãoIRS2 RetençãoIRS–sobretaxa

RetençãoOutros 1 RetençãoIRS2 RetençãoIRC

Subprodutos 1 Subprodutos2 Desperdícios,resíduoserefugos

SujeitoPassivoIVA 1 SujeitopassivodeIVA2 Consumidorfinal


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TipoAFT 1 Terrenoserecursosnaturais2 Edifícioseoutrasconstruções3 Equipamentobásico4 Equipamentodetransporte5 Equipamentoadministrativo6 Equipamentosbiológicos7 Outrosativosfixostangíveis

TipoColaborador 1 Órgãossociais2 Pessoal

TipoCombustível 1 Gasolina2 Gasóleoviaturasligeiraspassageiros3 Gasóleoviaturascomerciais

TipoCompras 1 Mercadorias2 Matérias-primas,subsidiáriasedeconsumo3 Ativosbiológicos

TipoBem 1 Inventários2 Investimentos3 Outrosbenseserviços

TipoDeslocaçãoeEstada 1 Refeições2 Estadias/hotéis3 Viagensetransportespúblicos4 Portagens5 Estacionamentos

TipoIntangíveis 1 Goodwill2 Projetosdedesenvolvimento3 Programasdecomputador4 Propriedadeindustrial5 Outrosativosintangíveis

TipoIVA 1 Reduzida2 Intermédia3 Normal

TipoIVADedutível 1 Operaçõesgerais2 Operaçõesdedutíveisparcialmente3 Inversãosujeitopassivo

TipoIVALiquidado 1 Operaçõesgerais2 Autoconsumoseoperaçõesgratuitas3 Inversãosujeitopassivo4 Operaçõesacessórias

TipoOperação 1 Operaçõesgerais2 Operaçõesisentas3 Inversãosujeitopassivo


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TipoProduto 1 Mercadorias2 Produtosacabadoseintermédios3 Subprodutos,desperdícios,resíduoserefugos4 Ativosbiológicos

TipoRelação 1 Gerais2 Empresa-mãe3 Empresassubsidiárias4 Empresasassociadas5 Empreendimentosconjuntos6 Outraspartesrelacionadas

TipoRemuneração 1 Vencimentosmensais2 Subsídioférias3 Subsídionatal4 Ajudasdecusto5 Subsídioalimentação6 Gratificaçõeseprémios7 Outrossubsídios8 Variaçãoestimativaencargoscomférias

TipoRendaeAluguer 1 Rendaescritório2 Rendaviaturasligeiraspassageiros3 Rendaviaturascomerciais4 Rendaequipamento

TipoViaturas 1 Viaturasligeiraspassageiros2 Viaturascomerciais


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TABELADEVARIÁVEISDEENTIDADE

Variável Descrição

BancoDO Contas deDepósitos àOrdem, na tabela de Contas Bancárias, naopçãodemenuEmpresa>Configurações

BancoOutros OutrasContasBancárias,natabeladeContasBancárias,naopçãodemenuEmpresa>Configurações

Caixa Contas Caixa, na tabela Caixas, na opção de menu Empresa >Configurações

Cliente Clientes, na tabela de Clientes, na opção de menu Empresa >Entidades

Colaborador Colaboradores,noCadastrodePessoal,naopçãodemenuSalários>Organização>CadastrodePessoal

Família FamíliasdeArtigos,natabeladeFamíliasdeProdutos,naopçãodemenuEmpresa>Configurações

Fornecedor Fornecedores, na tabela de Fornecedores, na opção de menuEmpresa>Entidades

Produto Produtos,natabeladeProdutos,naopçãodemenuEmpresa>ItensServiço Serviços,natabeladeServiços,naopçãodemenuEmpresa>Itens

manual de contabilidade - occ · do tradicional registo / lançamento manual de documentos. a...

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