Universidade do Algarve Escola Superior de Tecnologia Engenharia Eléctrica e Electrónica - 3º Ano Gestão
Organização
Trabalho realizado por:
André Palma nº 31093
Daniel Jesus nº 28571
Fábio Bota nº 25874
Stephane Fernandes nº 28591
Gestão - Organização 2007/2008
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Índice
Introdução……………………………….………………………………………..3
Conceitos ………………………………………………………………………….6
Princípios de uma organização…………….………………………………………7
Posição (hierarquia) .………………………………………7
Recursos …………..………………………………………9
Actividades ……….………………………………………9
Coordenação e Integração ..………………………………11
Actuação de uma organização num projecto …………….12
Questionário ……………………………………………………………………..13
Conclusão ………………………………………………………………………..14
Bibliografia……………………………………………………………………….15
Gestão - Organização 2007/2008
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Gestão - Organização 2007/2008
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Introdução
No ano lectivo de 2007/08, no terceiro ano do curso de Engenharia Eléctrica e
Electrónica mestrado pela Universidade do Algarve – UALG – e nesta disciplina –
Gestão – é necessário realizar um trabalho sobre um tema à escolha e apresentação do
mesmo como complemento da avaliação na disciplina.
Dum modo genérico pode-se dizer que uma organização é representada por um grupo
de pessoas que trabalham em conjunto de modo a atingirem uma meta comum. Para que
a organização tenha sucesso existem um conjunto de factores que é importante ter em
conta, e é sobre estes que este trabalho consiste.
Uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade
realizar propósitos colectivos. Por meio de uma organização torna-se possível perseguir
e alcançar objectivos que seriam inatingíveis para uma pessoa.
Para reduzir o tempo necessário para lançar novos produtos no mercado, as
empresas adotam uma nova abordagem de desenvolvimento de produtos baseada,
principalmente, na engenharia simultânea e em equipas multifuncionais. Teoricamente,
essa nova abordagem resulta em alterações importantes na organização do trabalho,
que passa a ser executado em equipas envolvendo pessoas de várias áreas funcionais,
actuando em conjunto desde o início ao fim dos projectos. No entanto, poucos estudos
analisam a abrangência das mudanças que ocorrem na prática nas empresas. Nesse
contexto, o objetivo deste trabalho é analisar a forma como o trabalho de
desenvolvimento de produtos é organizado nas empresas e discutir as diferenças entre
a prática e os pressupostos teóricos. Para isso são realizados dois estudos de caso em
montadoras de veículos comerciais. A pesquisa demonstra que a adoção de equipas e
de um processo com actividades em paralelo não garantem a integração efectiva entre
as áreas funcionais. Além disso, a pesquisa indica que parte relevante das actividades
de projecto de novos produtos ainda é realizada individualmente, apesar das vantagens
potenciais de se optar por uma organização mais flexível, autônoma e baseada em
trabalho em grupos.
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O desenvolvimento de novos produtos nas grandes empresas é por essência um
processo multidisciplinar que envolve competências e responsabilidades que estão
geralmente distribuídas em várias áreas funcionais das organizações.
Apesar do carácter multidisciplinar, a actuação das áreas funcionais no desenvolvimento
de produtos dá-se, tradicionalmente, de forma sequencial e isolada. As actividades de
uma área só são iniciadas quando as atividades anteriores forem concluídas (Clausing,
1994). Essa abordagem tradicional de desenvolvimento de produtos resulta em ciclos de
desenvolvimento excessivamente longos (Prasad, 1996). Além disso, uma grande
quantidade de alterações ocorre muito tardiamente, quando o custo de modificações é
mais alto, pois um número maior de decisões já tomadas precisa ser invalidado (Syan,
1994).
Para superar as limitações da abordagem tradicional de desenvolvimento de
produtos e reduzir o tempo necessário para lançar novos produtos no mercado, as em-
presas realizam mudanças organizacionais e de processo,
como a adopção dos princípios da engenharia simultânea (Prasad, 1996), a formação de
equipas multifuncionais de desenvolvimento (Clark e Wheelwright, 1993), a estru-
turação do processo de desenvolvimento em stage gates (Cooper, 1990) e a
implementação de técnicas de projecto como o QFD (Quality Function Deployment)
(Clark e Wheelwright, 1993). Os novos processos de desenvolvimento são apoiados por
ferramentas computacionais de engenharia e sistemas PLM (Product Lifecycle Manage-
ment) de gestão de dados de produto ao longo do ciclo de vida (Saaksvuori e Immonen,
2004).
Recentemente destaca-se um crescente interesse das empresas pelo conceito de lean
product development que procura adequar os princípios de eficiência e de redução de
desperdícios da produção enxuta (lean manufacturing) aos processos de inovação
(Karlsson e Ahlström, 1996; Sobek II et al., 1999; Schuh, 2004). Na verdade, esse
conceito é um grande arcabouço que agrupa já conhecidas abordagens de
desenvolvimento de produtos, nomeadamente a engenharia simultânea, a atuação em
equipas multifuncionais, uma maior integração entre as disciplinas envolvidas no
desenvolvimento de produtos e participação dos fornecedores desde as fases iniciais do
projecto (Karlsson e Ahlström, 1996).
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Observa-se assim que, apesar de existir há anos, a engenharia simultânea continua a ser
um tema actual e uma questão que ainda não foi completamente resolvida na prática.
Várias empresas que adoptam a engenharia simultânea estruturam equipas
multifuncionais de projecto e definem cronogramas de desenvolvimento de produtos
com alto grau de paralelismo entre as atividades, mas nem sempre atingem a requerida
comunicação intensa e o alto grau de compartilhamento de informações entre as pessoas
envolvidas na solução dos problemas e na selecção de alternativas de projecto. Ou seja,
criar uma equipa com membros de várias áreas funcionais é mais fácil do que atingir
realmente um foco multifuncional na empresa (Karlsson e Ahlström, 1996).
Fundamentalmente, a engenharia simultânea e as demais mudanças realizadas nos
processos de inovação deveriam ter impacto na organização do trabalho e no de-
senvolvimento de produtos, mas poucas pesquisas avaliaram as mudanças no
desenvolvimento de produtos com a perspectiva e utilizando as ferramentas desta área.
As pesquisas sobre o desenvolvimento de produtos geralmente enfatizam os aspectos
formais da estrutura organizacional, sem discutir mais profundamente as mudanças na
essência do trabalho e nas habilidades necessárias para cumprir as tarefas (uma exceção
é Clark e Wheelwright, 1993). Para contribuir com o preenchimento dessa lacuna, este
trabalho apresenta uma discussão da organização do trabalho no desenvolvimento de
produtos, baseada na observação de dois estudos de caso realizados em montadoras de
veículos comerciais.
O trabalho está estruturado em sete pontos. Os dois próximos pontos apresentam
uma síntese da bibliografia sobre organização do trabalho (ponto 2) e sobre
desenvolvimento de produtos (ponto 3). O ponto 4 discute a metodologia de pesquisa. O
ponto 5 apresenta a análise dos dois casos estudados. Em seguida, o ponto 6 discute as
diferenças entre a situação observada nas empresas e os pressupostos teóricos. Por fim,
o ponto 7 apresenta as conclusões do trabalho.
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Organização
Conceito
Uma organização é um conjunto de pessoas que trabalha em conjunto para
atingir um fim comum, trabalhando em conjunto ou individualmente. Organização
pressupõe que existe um método de trabalho com um conjunto de regras previamente
definidas de modo a optimizar os recursos disponíveis respeitando a hierarquia
existente.
Contexto
No âmbito da disciplina de Gestão vamos abordar o tema da organização
realçando as organizações com fins lucrativos, como são o exemplo de muitas das
empresas.
Neste ponto é necessário falar da formação de uma empresa, isto é, a legalização
de uma organização/sociedade, o acto de tornar oficial e o reconhecimento perante a lei.
Em Portugal o governo criou um projecto que tem em vista simplificar a criação
de pequenas e médias empresas (PMEs): o projecto “Empresa na Hora”. Seguindo as
instruções do site http://www.empresanahora.pt/ é possível obter as informações
necessárias para facilmente criar uma empresa, informação esta que vai desde os
documentos necessário até sugestões para nomes de empresas, assim como a legislação
em vigor e respostas a perguntas frequentes.
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Princípios de uma organização:
Posição (hierarquia):
Este tópico baseia-se em 2 princípios extremamente relevantes em qualquer
organização: hierarquia e comunicação.
A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo tarefas
mediante as qualidades de cada elemento da organização, estas qualidades poderão ser
definidas pelo grau académico ou de experiência numa determinada área de
conhecimentos.
A hierarquia só por si não funciona, é necessário que haja troca de informação,
comunicação entre os elementos para que sejam conhecidos os objectivos já alcançados
e os objectivos prioritários no momento, de modo a que o projecto convirja de uma
forma sólida o seu rumo em direcção à meta final.
Quando se tem uma hierarquia bem construída e a comunicação é funcional
então uma organização está coordenada funcionando como uma máquina bem oleada.
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Figura 1 – Imagem representativa (metaforicamente) de uma organização mal coordenada
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Recursos
Os recursos são uma parte importante do planeamento dos objectivos,
sejam eles humanos, materiais ou financeiros. Por exemplo, é necessário saber
quantas pessoas estão disponíveis para cumprirem uma certa tarefa e se têm os
meios necessários para atingirem esse fim.
Actividade
Talvez umas das parte mais importante da organização, visto a tecnologia de ponta que
surge cada vez mais rapidamente e em grande escala nos nosso dias e a procura cada
vez maior de qualidade da parte da população em geral.
De facto cada tarefa efectuada por um indivíduo apresenta um esforço que combinado a
outros, virá a ser uma actividade que será de meio social, de negócio, ou de
humanidade.
Essa própria tarefa tem de ser efectuada, com as ferramentas necessárias de forma a que
seja concluída com exactidão, no tempo exigido, de modo a que a actividade cresça
cada vez mais. De tal forma que nenhuma tarefa dessa actividade, entre em choque com
outra que poderia criar atraso e dificuldades no crescimento da própria actividade, por
exemplo, cada bloco pode não ser independente e precisar do outro para começar a
funcionar, daí que se houver um atraso no primeiro irá toda a actividade ser
influenciada, tornando a mais lenta.
Na figura 2 do laboratório temos vários blocos divididos para que a actividade seja mais
precisa eficaz, rápida e sem risco.
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Figura 2 - laboratório
De forma geral deve haver uma revisão das tarefas ciclicamente para que a actividade se
mantenha actual em termos de tecnologia usada e conhecimento. Devido ao facto que
criar ou fazer algo desactualizado, ou criar algo com técnicas antigas em geral não
beneficia ninguém.
Mas convém depois de analisar as tarefas da sua actividade, encontrar soluções de
forma a eliminar processos que não sejam necessários e fortalecer os processos que são
o importante da sua actividade.
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Coordenacão e Integração
A última etapa é a capacidade da organização dos três blocos, de trabalhar em conjunto.
O verdadeiro poder de organização surge da sua capacidade de coordenação e
integração das pessoas, da actividade e da sistematização. Quando os vários
departamentos e divisões passarem do isolamento a serem coordenados e integrados, o
verdadeiro poder da organização será então atingido. São as ferramentas que permitem
que se chegue a grandes organizações.
Mais precisamente a coordenação é a possibilidade de juntar vários grupos para que eles
funcionem para o beneficio da organização, ou seja, um grupo coordenado consegue
realizar várias tarefas em muito menos tempo e com muito menos problemas, do que
um grupo descoordenado. A integração por sua parte não tem a ver com o tempo acima
de tudo mas com o bem-estar entre os vários indivíduos e os blocos da actividade ou
organização. O sentido lógico da integração é tentar adaptar várias tarefas entre si para
que funcionem o melhor possível, a coordenação é a possibilidade de juntar vários
grupos para que estes funcionem para o benefício da organização.
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Actuação de uma organização num projecto
Recursos
Humanos Materiais Financeiros
Objectivo/Projecto
OBJECTIVO
ALCANÇADO
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Questionário
1. O que é uma organização?
Podemos definir qualquer organização como um conjunto de duas ou
mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente
mas de forma coordenada e controlada, actuando num determinado
contexto ou ambiente, com vista a atingir um objectivo pré-determinado
através da afectação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis,
liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar,
liderar e controlar.
2. Quais os princípios fundamentais de uma organização?
Toda a organização tem objectivos, inseridos num determinado contexto.
Para optimizar esses objectivos é necessária coordenação, recursos
adequados e uma actuação eficaz.
3. Qual a importância da hierarquia e coordenação num projecto?
A hierarquia estabelece como a divisão do trabalho é feita, distribuindo
tarefas mediante as qualidades de cada elemento da organização. Porém,
a hierarquia por si só não funciona é necessário que exista comunicação
entre os elementos para que o trabalho se desenvolva de maneira eficaz e
coordenada.
4. Quais os passos para atingir um objectivo?
É necessário dividir as tarefas, efectuar o planeamento dos recursos e
distribui-los. Para atingir o objectivo de uma maneira mais eficaz é
necessário optimizar a distribuição de tarefas e recursos, só assim é que
se consegue ser uma organização com sucesso.
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Conclusão
A sociedade actual baseia-se em organizações que trabalham e fornecem serviços umas
as outras. Os serviços são de uma grande variedade que varia consoante a especialização
de cada organização, estes serviços são o que no trabalho chamamos os objectivos, isto
é, uma organização cria um projecto com o objectivo de poder fornecer um servico que
solucione um determinado problema ou necessidade.
O sucesso de uma organização está directamente associado ao nivel da sua
organização interna, isto é, a eficácia da sua hierarquia bem como a coordenação e
comunicação dos elementos que dela fazem parte e da optimização da distribuição dos
recursos.