LEGALETHICS COMPLIANCE
GESTÃO JURÍDICA EFICIENTE EM 5 PASSOS
TEXTO: GIANFRANCO CINELLI
REVISÃO: GUSTAVO BIAGIOLI E CARLOS FREDERICO ANDRADE
A GESTÃO É O FATOR DETERMINANTE PARA SE TER
SUCESSO À FRENTE DE UM DEPARTAMENTO JURÍDICO
Sem ela os problemas do dia a dia e o descontrole serão os drives da sua atuação. Ter conhecimento
de todas as peças que compõem a engrenagem e saber como operá-las é tarefa essencial de
todo gestor jurídico.
Muitos advogados, quando chegam a um cargo de gestão, pecam por não contar com um bom pla-nejamento, uma equipe técnica qualificada e fer-ramentas adequadas de monitoramento e gestão para assessorá-lo.
Pensando nisso escrevemos este E-Book com os principais pilares para se ter uma gestão jurídica eficiente à frente de um departamento jurídico.
FAZER GESTÃO JURÍDICA NÃO É TAREFA SIMPLES, ESPECIALMENTE SE O PROFISSIONAL NÃO RECEBEU UMA EDUCAÇÃO MULTIDISCIPLINAR APÓS A FACULDADE DE DIREITO.
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GESTÃO JURÍDICA EFICIENTE EM 5 PASSOS
PERFIL DO EXECUTIVO JURÍDICO MODERNO
Compreenda as principais exigências do mercado
jurídico corporativo e as respectivas competências
gerenciais mais demandadas do Gestor Jurídico.
VISÃO AMPLA
MUDANÇA COMPORTAMENTAL
QUEBRA DE BARREIRAS
Há vários fatores que colaboram para o advogado se desenvolver, desde a mudança comportamen-tal até a busca de treinamento ade-quado. De qualquer forma, se você aspira ser um Executivo Jurídico de sucesso, é vital que tenha uma vi-
são ampla sobre assuntos relevan-tes. Nós advogados somos treinados para focar nos detalhes. Assim, de-vemos nos policiar para adotar uma perspectiva abrangente sobre os te-mas enfrentados.
1.
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GESTÃO JURÍDICA EFICIENTE EM 5 PASSOS
No quadro ao lado encontrem as características do verdadeiro “Jurídico Sem Gravata”
ADVOGADO TRADICIONAL
EXECUTIVOJURÍDICO
Orienta conforme as regras
Busca a solução sem risco
Isolado, olhar para dentro
Ganha / Ganha
Colaborativo
Atua de forma proati-va com seus pares
Preparado a desen-volver soluções
criativas e originais
Parceiro de negócios, sem comprometer sua independência
como advogado
Ganha / Perde
Combativo
Responde às demandas
Dr. “Não Pode”
Isolado no mundodas leis
Preparado para tomar decisões
Participa do processo decisório como ver-
dadeiro parceiro/inte-grante do negócio
Possui rede de conta-tos interna e externa, olhar 360º (empresa, cliente, fornecedor,
regulador, sociedade)
QUADRO COMPARATIVO ENTRE O ADVOGADO TRADICIONAL
E O EXECUTIVO JURÍDICO MODERNO
A expressão “conhecer o ne-gócio” pode ser clichê, mas o que ela realmente significa é a compreensão profunda sobre o modelo de negócio da empre-sa, bem como a cultura corpo-rativa da organização na qual está inserido.
Por fim, o excesso de formalis-mo oriundo da carreira jurídica, tanto na linguagem, vestimen-ta e postura podem ser uma barreira para a integração e a comunicação entre o executi-vo jurídico e os demais profis-sionais da empresa. Advogadas e advogados podem “retirar a gravata”, quebrar esta barreira e aproximar-se dos seus colegas, de forma autêntica, proativa e sem “juridiquês”.
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DISPONIBILIDADE ANTECIPAÇÃO
SOLUÇÃO
POSICIONAMENTORESPOSTA
ABERTO E HONESTO
CLARO E OBJETIVO CONSCIENTE
QUADRO: O QUE O CLIENTE ESPERA DO EXECUTIVO JURÍDICO
Estar disponível pessoalmente, ou de forma remota, sempre que necessário.
Pensar para além do problema, antecipar suas consequências e próximos passos a serem dados.
Ser criativo e orientado a resultados. Preparado a desenvolver soluções criativas para os problemas.
Defender suas convicções quando não houver solução legítima.
Sempre responder a tempo as demandas do negócio.
Saber dizer “não” quando necessário e sempre oferecer alternativas que façam sentido para o negócio, bem como oferecer sua sincera opinião.
Ir direto ao ponto e falar a linguagem do negócio, ao invés de ser ambíguo e usar o “juridiquês”.
Estar genuinamente atento ao negócio e compreendê-lo, para tornar-se um valioso parceiro.
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GESTÃO DE RECURSOS INTERNOS E SERVIÇOS JURÍDICOS
2.
Em todas as organizações, cada área possui uma série de rotinas, e o departamento jurídico não é diferente.
Caberá ao Gestor Jurídico decidir quais atividades serão realizadas internamente pela equipe e quais serão prestadas por parceiros externos.
A estrutura do departamento jurídico será definida pela combinação de diversos fato-res, entre eles tamanho da empresa e sua estrutura administrativa, complexidade da regulação do setor de atuação, situação eco-nômica do país e estrutura societária.
Para o Gestor Jurídico é importante compre-ender os fatores acima e controlar os custos legais de uma forma ampla, tanto de sua es-trutura interna quanto dos escritórios exter-nos e demais prestadores de serviço.
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DEMANDASESTRATÉGICAS
ATIVIDADESESPECIALIZADAS
DEMANDASROTINEIRAS
LOCALIDADE
SAZONALIDADE
Core business ou especificidades do setor
Conhecimento técnico específico
Atividades internas
Demandas onde não há jurídico interno
Suprindo a incapacidade operacional
DEPARTAMENTOJURÍDICO INTERNO
DEPARTAMENTOJURÍDICO EXTERNO
Idealmente, os departamentos jurídi-cos cuidarão das demandas estraté-gicas, ou seja, aquelas que guardam relação com o core business ou espe-cificidades do setor, e das rotineiras - atividades que são demandadas diariamente e dependem de cons-tante interação com as demais áreas internas. A terceirização de ativida-des rotineiras pode gerar altos custos de transação e financeiros devido ao elevado volume de trabalho, além de ruídos na comunicação.
Já os escritórios externos são contra-tados para desempenhar atividades especializadas nas quais, pela falta de volume, não se justifica a manu-tenção de um especialista interno. Além do conhecimento técnico es-pecífico, os escritórios podem ser acionados pela localidade, para aten-der demandas onde não há jurídico interno, ou por sazonalidade, isto é, suprindo a incapacidade operacional do time diante de um pico na de-manda, ou ainda por falta de recur-sos próprios. Esta última razão ganha mais relevância quando se aumenta a pressão pela redução dos custos de pessoal e administrativos.
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POR FIM, É IMPORTANTE INVESTIR NO RELACIONAMENTO E NA ORIENTAÇÃO DO TRABALHO DE SEU PARCEIRO EXTERNO, O QUAL É PARTE DO TIME E, PORTANTO, TAMBÉM RESPONSÁVEL PELO SUCESSO DA ESTRATÉGIA JURÍDICA DA EMPRESA.
RELACIONAMENTOEXTERNO
O GESTOR JURÍDICO DEVE DEIXAR CLARO
O QUE ESPERA DO PARCEIRO:
Disponibilidade para atendê-lo, de forma objetiva e eficiente;
Esteja genuinamente preocupado com o sucesso da empresa e demonstre isso em ações;
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Não se esconda na ambiguidade da lei e de posições divergentes da jurisprudência.
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GESTÃO ECONÔMICO--FINANCEIRA
3.
A compreensão dos principais conceitos contábeis que estão ligados à prática do Direito [...] tem o poder de alavancar os resultados.
A falta de compreensão dos im-pactos econômicos e financeiros das decisões e orientações jurídi-cas representa um dos fatores que mais contribuem para o insucesso dos gestores, de seus departamen-tos jurídicos e dos escritórios de ad-vocacia, levando gestores a serem desligados e escritórios a perderem clientes ou até a fecharem as portas.
Por outro lado, a compreensão dos principais conceitos contábeis que estão ligados à prática do Direito, aliados a uma gestão eficiente e alerta dos aspectos econômico-fi-nanceiros, tem o poder de alavancar os resultados, bem como de garan-tir que o departamento jurídico e o escritório de advocacia colaborem com a perenidade e o crescimento sustentável da empresa.
A gestão estruturada garantirá o atingimento dos resultados e a pre-servação do patrimônio da empre-sa, e poderá ser até uma ferramenta para maximizar as margens de lucro da empresa. Aplicando algumas re-gras de gestão, a área jurídica dei-xará de ser vista como mero centro de custos, passando a ser encarada como área estratégica.
Para isso, faz-se necessário o planejamento e a análise financeira de todos os temas legais.
Todo este controle ajudará na geração de relató-rios, que permitirão que o gestor jurídico entregue o resultado esperado e evite surpresas. E serão de grande auxílio no planejamento do próximo exer-cício e na elaboração do plano de ações com foco em melhorias.
MONITORAR DESDE O ORÇAMENTO DO DEPARTAMENTO, AS DESPESAS INTERNAS E EXTERNAS, ATÉ O PASSIVO, O CONTINGENCIAMENTO LEGAL E SEUS RESPECTIVOS IMPACTOS NOS RESULTADOS.
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GESTÃO JURÍDICA EFICIENTE EM 5 PASSOS
O que não é medido não pode ser ge-renciado. Se você busca excelência na gestão, e quer deixar de ser um “bom-beiro” jurídico, apenas apagando os “incêndios” do dia a dia, certamente o trabalho de confecção e acompanha-mento de Indicadores de Desempe-nho deve fazer parte de sua rotina.
Atenção ao sair medindo tudo. Como o próprio nome sugere, você deverá me-dir algo útil, relevante e que lhe ajude na tomada de decisões. Por isso, invis-ta tempo na definição de metas que estejam alinhadas com a estratégia e a realidade da organização. E eleja poucos indicadores para acompanhar o atingimento de tais metas.
KEY PERFOMANCE INDICATORS
INDICADORES DE DESEMPENHO
Os Indicadores de Desempenho têm papel de protagonismo na gestão jurídica, pois fornecem dados estruturados e são fundamentais no embasamento da tomada de decisões.
GESTÃO DE INDICADORES DE DESEMPENHO
4.
KPIs
A gestão de indicadores não é apenas para grandes empresas. Os KPIs devem ser considerados desde o primeiro momento em que você começa a pensar a estrutura de seu departamento. Trata-se de um valor quantitativo que possibilita ao gestor medir o que está sendo executado e gerenciar de forma adequada para o atingimento das metas planejadas.
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GESTÃO JURÍDICA EFICIENTE EM 5 PASSOSGESTÃO JURÍDICA EFICIENTE EM 5 PASSOS
Cabe a ele ainda orientar, treinar e monitorar seus pares e demais executivos da empresa.
ORIENTAÇÃO A GOVERNANÇA E AO RESULTADO
5.
Pode parecer conflitante, mas é da essência do Executivo Jurídico atuar com um olho na governança e outro nos números. Como executivo, aju-dará a organização a alcançar seus objetivos, e utilizará sua formação ju-rídica para garantir o cumprimento das regras internas e da legislação, sempre promovendo as boas práti-cas de governança corporativa.
Para avançar na gestão jurídica de forma sustentável, o gestor irá se va-ler de todos os seus recursos para
AUMENTAR A PRODUTIVIDADE DA SUA ÁREA SERÁ SEMPRE UM DE SEUS OBJETIVOS.
Independentemente do cenário econômico, terá perpétua preocupação com os custos e com a performance da empresa.
mapear e mitigar os riscos jurídicos da organização. Além disso, estará atento às oportunidades oriundas das leis e dos negócios. Suas deci-sões serão orientadas ao resultado, porém balizadas pela ética e pelos limites legais.
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COMO FAZER?
MUDE A CULTURA
FORTALEÇA O TIME
CONTROLE E REDUZA CUSTOS
CENTRO DE LUCRO
O primeiro passo é empreender uma mudança de cultura na equipe. Comece por você e seja o exemplo da mudança. Comece questionando todas as atuais rotinas do departamento e trabalhe nas oportunidades de melhoria dos processos para extrair os resultados esperados.
Retenha os talentos da sua equipe. Reforce o treinamento e a capacita-ção daqueles que não estão em boa performance. Compartilhe os planos e ouça sugestões. Trabalhe o empoderamento para que o valor de cada um seja reconhecido pelos clientes internos. O bom Gestor absorve o im-pacto das críticas e divide o sucesso.
A equação é simples - o resultado corresponde à receita da empresa menos os seus gastos. Esta redução pode ser medida tanto pelo trabalho preventivo por evitar gastos, quanto pela corretiva, cortando e eliminando gastos já orçados. Assim, se você evitar e diminuir custos, trará maior lucro para a organização.
Recuperar recursos para a organização (por exemplo via créditos fiscais, cobrança judicial de devedores, pleitos em contratos, etc.) e reverter pro-visões já constituídas (por exemplo eliminando ou reduzindo o risco que originou o contingenciamento), são formas de aumentar diretamente o resultado da empresa. Ao agir desta maneira você aumentar a receita e será visto como centro de lucro e não apenas centro de custos.
CONCLUSÃO
DESENHE SEU PLANO DE AÇÃO, DISCUTA COM SEUS PARES E COMECE A AGIR. CASO CONTRÁRIO, SUA ÁREA CONTINUARÁ A SER VISTA APENAS COMO ÁREA PERIFÉRICA E UM CENTRO DE CUSTOS.
A Gestão Jurídica eficiente é o caminho para dar o suporte necessário à estratégia da empresa. Isso se deve principalmente ao aproveitamento de oportu-nidades e à visão de longo prazo, ou seja, mitigando riscos e oferecendo alternativas ao negócio.
Estude a técnica de gestão e aperfeiçoe a prática com-partilhando experiências com outros colegas. Invista na profissionalização de sua gestão e agregue valor à sua organização, posicionando o Jurídico como área estratégica da empresa.
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ENDEREÇO
AV. PAULISTA, 1274 - 12O ANDAR, CONJ. 32ED. ASAHI - BELA VISTA - SÃO PAULO / SP