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Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
Prof. Hebert Amaral
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Gestão de Projetos
• O que é um Projeto?
Situação Atual Situação Desejada
Projeto
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O que é um Projeto?
Empreendimento planejado que consiste em um conjunto de ações interrelacionadas e coordenadas, para alcance de objetivos e resultados, dentro dos limites de um orçamento e de um período de tempo dado.
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Diferença entre Projeto e Operação
Projetos• É um esforço temporário e
único. • A equipe planeja e executa o
projeto • Enfrenta escopos que podem
ser desconhecidos• Utiliza equipe multidisciplinar • Termina com um resultado
único e específico • Exemplo: A minha mudança de
residência
Operações• É um esforço contínuo , estável,
repetitivo e consistente. • As pessoas desempenham as
mesmas tarefas a cada ciclo do processo
• Não exige uma equipe multidisciplinar
• O controle de produtividade é estabelecido em torno de metas de produção
• Exemplo: O trabalho da empresa de mudanças
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Projeto e Operação
Processo Processo A1A1
Processo Processo A2 A2
Proje
to 1
Proje
to 1
Proje
to
Proje
to
22
Idéia
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Gerência de Projetos
• É a sistematização e a organização dos processos de Definição, Planejamento, Execução, Controle e Conclusão de Projetos.
• São técnicas e métodos de Administração, aplicados para estimar, planejar e controlar atividades com o objetivo de alcançar um resultado final dentro de determinado prazo, custo e de qualidade.
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Gerência de Projetos
• Atribuições de um Gerente de Projetos:
• Identificação das necessidades do projeto;
• O estabelecimento de objetivos claros e palpáveis;
• Balancear necessidades, qualidade, custo e tempo.
• O atendimento às expectativas de todas as partes interessadas.
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Os Intervenientes
Stakeholders = partes interessadas do projeto; Três qualificações:
– Patrocinadores (Sponsor): investidores, diretores, superintendentes e clientes;
– Participantes: gerente de projeto, equipe de projetos, agências reguladoras, fornecedores, especialistas, etc;
– Externos: ambientalistas, líderes e grupos de comunidades, familiares dos integrantes do projeto, etc.
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Onde se utiliza GP
• Implantação de TI e Telecomunicações• Desenvolvimento de Novos Produtos e
Serviços• Projetos de Engenharia• Projetos de Marketing• Projetos de Manutenção• Melhoria de Processos
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As vantagens desta abordagem gerencial
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As principais vantagens de GP
• Maior satisfação do Cliente
• Ciclo de desenvolvimento mais curto
• Custos menores
• Decisões mais eficazes
• Menos improviso
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Outras vantagens de GP
• A entrega é feita dentro do prazo contratado• O orçamento é respeitado• A identificação antecipada dos problemas
permite planejar e realizar ações corretivas• Criar um produto ou prestar um serviço de
qualidade na primeira vez
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Mais vantagens de GP
• O planejamento e o compartilhamento de recursos aprimora a eficiência (reduz custos).
• A comparação do Realizado com o Planejado melhora o desempenho dos projetos.
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Vantagens adicionais de GP
• A utilização de procedimentos, formulários e modelos amigáveis sistematiza o trabalho.
• A comunicação previamente planejada facilita a entrada, saída, distribuição, freqüência e no arquivamento de dados do projeto.
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A implantação de Gestão de Projetos
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Como implantar GP ?
• Disseminar em toda a organização os princípios e a metodologia de Gerência de Projetos
• Implementar normas e procedimentos com as quais os patrocinadores e as equipes de projeto se nortearão.
• Formar as Equipes de Projeto e desenvolver as habilidades pessoais
• Disponibilizar orientadores internos ou externos capazes de apoiar as equipes.
• Constituir um comitê definidor de prioridades para os projetos.
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Quais as restrições à aplicação da GP ?
• Um bom gerenciamento de projetos exige um investimento inicial de tempo e esforço• Não há tempo para Planejar, mas sempre há tempo
para improvisar e fazer de novo.
• A organização não está comprometida• Estimativas de prazo e de custo não são realistas.
• A organização não sabe como utilizar GP• Utiliza algumas ferramentas por pressão do
mercado.
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Por que algumas empresas não se utilizam de GP ?
• A organização utilizou a GP de modo inadequado.• Não há integração: diferentes grupos têm
objetivos diferentes• A organização tem medo de controle.
• Cultura do improviso• Orientação para o produto e não para o processo.
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PRODUTOPRODUTO
porqueporque
As quatro restrições em GP
EscopoEscopoO queO que
QualidadeQualidadeQuanto bomQuanto bom
CustoCustoPor quantoPor quanto
TempoTempoQuandoQuando
DesempenhoDesempenho
EsforçoEsforço
CompetitividadeCompetitividadeViabilidadeViabilidade
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Metodologia PMBOK / PMI
• Integração• Escopo• Tempo• Custo• Qualidade• Recursos Humanos• Comunicações• Risco• Aquisições
IntegraçãoC
usto
Prazo
Escopo
RH
Risco
Comunicação
Aquisição
Qualidade
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As cincos fases de GP
• Definição• Planejamento• Execução• Controle• Conclusão
Definição Planejamento
Controle Execução
Conclusão
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Definição
• Estudar a viabilidade de realizar um projeto• Determinar o objetivo e as metas que o projeto deve
alcançar.• Determinar as expectativas dos envolvidos no
projeto – usuários, clientes, direção e outros.• Definir o escopo geral do projeto.• Selecionar os primeiros integrantes da equipe do
projeto.• Formalizar a constituição do projeto.
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Planejamento
• Detalhar o escopo do projeto em termos de resultados, prazo e recursos.
• Listar as atividades necessárias para alcançar os objetivos do projeto.
• Seqüenciar as atividades de maneira mais eficiente possível.
• Elaborar um cronograma e um orçamento viável para alocar recursos às atividades necessárias para concluir o projeto.
• Obter a aprovação dos envolvidos e interessados no projeto.
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Execução
• Gerenciar a equipe do projeto• Reunir-se com os integrantes da equipe do projeto.• Comunicar-se com os envolvidos e interessados no
projeto. • Solucionar conflitos ou problemas que surgem
durante a execução.• Assegurar os recursos necessários – dinheiro,
pessoal e equipamentos – para executar o projeto aprovado.
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Controle
• Monitorar os desvios do programado.• Tomar ações corretivas para harmonizar o
executado com o programado.• Avaliar as solicitações de alteração do projeto que
envolvam escopo, prazo e custo.• Quando necessário, reprogramar o projeto.• Quando necessário, ajustar o nível de recursos.• Proceder os ajustes necessários e obter a
aprovação dos patrocinadores do projeto.
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Conclusão
• Encerrar as atividades e apreender com a experiência vivenciada no projeto.
• Avaliar os resultados finais do projeto com a equipe e os demais envolvidos no projeto.
• Redigir o relatório final e dissolver a equipe do projeto
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As três dimensões da GP
Encerrar
Controlar
Executar
Planejar
Iniciar
AquisiçãoR HRiscoComunicaçãoCusto
CronogramaEscopo
QualidadeIntegração
Implementação
Teste
Desenvolvimento
Projeto Técnico
Requisitos
Definição e Justificação
Processos de GPProcessos de GP
Responsabilidades de GPResponsabilidades de GP
Ciclo de Vida Ciclo de Vida de Projetosde Projetos
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Técnicas de GP
• Levantamento das Necessidades do Cliente• Análise de Viabilidade - Business Case• Constituição do Projeto – Project Charter• Planejamento das Atividades – Estimativas e
Premissas • Definição de Recursos – Planilha de Recursos• Plano de Comunicações • Plano de Gerenciamento de Riscos• Controle – Valor Acumulado, Curva S• Gerenciamento de Fornecimento e Contratos
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Pessoas
Processos
Infra-estrutura de Sistemas de Informação
Estratégia de Atuação
Qualificação profissional
Apoio da Direção
Metodologia e Procedimentos