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Excelência Organizacional – Modelo EFQM
Isabel Catarina Rodrigues30 de Maio de 2008APQ – Escola Profissional de Hotelaria e Turismo da Madeira
DRCIE a caminho da Excelência Organizacional
Imagem – degraus para ao céu
DIRECÇÃO REGIONAL DO COMÉRCIO, INDÚSTRIA E ENERGIA (DRCIE)
Vectores de Actuação A necessidade de instrumentos
reguladores da actividade económica
O carácter interventor do estado enquanto agente dinamizador da economia
A Qualidade
O QUE A DRCIE TEM FEITO
Acreditação do Laboratório de
Metrologia da Madeira (ISO 17025)
Certificação ISO 9001:2000
Projecto “Formulários/Serviços On-
Line”
Reconhecimento “ Comitted to
Excellence” da EFQM
“PROJECTO FORMULÁRIOS/SERVIÇOS ON LINE”
Liderança
Gestão das Pessoas
Planeamento e Estratégia
Parcerias e Recursos
Gestão dos Processos e da
Mudança
Resultados relativos às
Pessoas
Resultados orientados para os cidadãos /
clientes
Impacto na Sociadade
Resultados de desempenho-chave
MEIOS RESULTADOS
APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO
Auto–avaliação segundo a CAF simplificada
PRIMEIRA AUTO-AVALIAÇÃO - 2004
Grupo de Auto-avaliação
5 colaboradores da DRCIE Multidisciplinar – de várias áreas e
serviços De vários níveis hierárquicos da DRCIE
Analisaram e reflectiram sobre os aspectos a melhorar da organização
Resultado: Plano de acções de melhoria
CANDIDATURA AO RECONHECIMENTO “COMMITTED TO EXCELLENCE” DO
MODELO DA EFQM
Resumidamente o processo de candidatura ao reconhecimento “Commmitted to Excellence” implica:
A realização de uma Auto Avaliação face ao Modelo de Excelência da EFQM, que poderá ser realizado com base na CAF;
A identificação de Pontos Fortes e Áreas de Melhoria em resultado da Auto Avaliação;
A prioritização das Áreas de Melhoria em função de um critério relevante para a organização;
CANDIDATURA AO RECONHECIMENTO “COMMITTED TO EXCELLENCE” DO
MODELO DA EFQM
O estabelecimento de um Plano de Acção para a implementação de, pelo menos, 3 acções de melhoria;
A implementação das 3 Acções de Melhoria de acordo com o planeado;
A validação do processo por um avaliador independente designado pela APQ, durante uma visita de um dia à organização, que será realizada em Outubro;
Após a visita, se a organização for bem sucedida, é-lhe atribuído um reconhecimento europeu válido por dois anos.
Critérios de Prioritização
Melhorar o tempo de resposta às solicitações
das empresas e cidadãos e outros parâmetros
de desempenho;
Melhorar a fiabilidade das informações
fornecidas às empresas e cidadãos;
Melhorar a competência dos colaboradores;
Melhorar a capacidade de comunicação com as
empresas e cidadãos;
CANDIDATURA AO RECONHECIMENTO “COMMITTED TO EXCELLENCE” DO MODELO
DA EFQM
CANDIDATURA AO RECONHECIMENTO “COMMITTED TO EXCELLENCE” DO MODELO DA
EFQM
Acções de melhoria a implementar no âmbito da candidatura ao modelo da EFQM:
Acção de Melhoria 1: Desenvolver o Sistema de Planeamento e de Definição da Estratégia
Acção de Melhoria 2: Medir o Desempenho e estabelecer Objectivos de melhoria
Acção de melhoria 3: Implementar Sistema de Gestão da Qualidade
CANDIDATURA AO RECONHECIMENTO “COMMITTED TO EXCELLENCE” DO MODELO DA
EFQM
Para além destas acções procedeu-se à implementação das acções relacionadas com:
Definir e divulgar a Missão, a Visão e os Valores
Usar a formação para reforçar competências dos colaboradores e a satisfação do cidadão
Auscultar os colaboradores, traçar objectivos e medir o seu desempenho
CANDIDATURA AO RECONHECIMENTO “COMMITTED TO EXCELLENCE” DO MODELO
DA EFQM Visita da Avaliadora: 21 de Outubro de 2004 Relatório de avaliação referiu em termos
globais: “É notável o comprometimento da equipa
de dirigentes em todo o processo e em todas as iniciativas. Esta forma de estar é transmitida a todos os colaboradores, sentindo-se o envolvimento de todos no processo de melhoria contínua.”
DRCIE – 1ª entidade a nível Nacional e Regional reconhecida pelo nível “Committed to Excellence” do Modelo EFQM
DESAFIO PERMANENTE…
SEGUNDA AUTO-AVALIAÇÃO -2006
Grupo mais alargado: 14 colaboradores De diversos níveis hierárquicos Reflectiram sobre o desempenho da DRCIE
( analisando pontos fortes e áreas de melhoria )
ACÇÕES DE MELHORIA
3. Continuar a disponibilizar, on-line,
serviços da DRCIE
1. Rever o processo de audição de colaboradores, de clientes e de outras partes interessadas
2. Melhorar a comunicação interna e promover uma cultura de abertura, não hierárquica, de cooperação
e de diálogo na organização
ACÇÕES DE MELHORIA
4. Rever o Painel de Indicadores de Desempenho de modo a, continuando a avaliar o desempenho global da organização e da sua relação com clientes e colaboradores, simplificar o processo de recolha e de tratamento da informação
5. d
6. Realização de acções de benchmarking, recorrendo aos dados disponibilizados pelo EIPA/CAF e EFQM
7. Envolvimento da Direcção Regional/colaboradores em acções de apoio social
5. Redução do desperdício, nomeadamente fotocópias, circulação excessiva de fotocópias de documentos, poupança de energia
7. Envolvimento da Direcção Regional/colaboradores em acções de apoio social
ACÇÕES DE MELHORIA
8. Elaborar um Plano de Marketing Anual para divulgação das actividades da DRCIE e que contribua para assegurar maior envolvimento das partes interessadas externas na concepção e desenvolvimento dos processos chave
9. Identificação e aquisição de ferramentas tecnológicas para a gestão de tarefas, gestão de processos e gestão do conhecimento, procurando maximizar e medir o desempenho da organização e dos colaboradores
10. Melhorar o trabalho já realizado de revisão / actualização do planeamento e estratégia, de modo a envolver mais os colaboradores e as restantes partes interessadas
ACÇÃO DE MELHORIA 1
Rever o processo de audição de colaboradores, de clientes e de outras partes interessadas
ACÇÃO DE MELHORIA 2
Melhorar a comunicação interna e promover uma cultura de abertura, não hierárquica, de cooperação e de diálogo na Organização
ACÇÃO MELHORIA 5
Plano de poupança de energia, de água e de redução de consumo de papel Realização de auditoria energética Sensibilização para a poupança no consumo de
energia e de água Sistema de gestão de processos – Digitalização Reutilização de folhas de rascunho Arquivo de documentos em formato digital Utilização de torneiras de pressão
ACÇÃO DE MELHORIA 7
Plano de responsabilidade social Sensibilização Dia da solidariedade Oferta de géneros, equipamentos e de outros
bens de consumo
COMMITTED TO EXCELLENCE DO MODELO DA EFQM
Fevereiro de 2007- foi revalidado á DRCIE o 1º nível de excelência da EFQM
PRINCIPAIS DIFICULDADES
Tempo para execução dos projectos
Compreensão dos processos
Elevado n.º de documentos
Recolha de indicadores
Recursos financeiros
Conciliação da actividade normal da DRCIE com a
preparação dos diversos projectos
MAIS VALIAS OBTIDAS
Empenho de todos os colaboradores na implementação de todos projectos
Motivação Desenvolvimento de novas competências Renovação da cultura da organização Trabalho em equipa Reconhecimento do trabalho efectuado Melhoria da comunicação Criação de novas metodologias de trabalho Maior organização dos serviços Maior controle na execução dos diversos serviços
NOVOS DESAFIOS
NOVOS DESAFIOS
2009 – Candidatura ao segundo nível de excelência – Recognize to Excellence do modelo da EFQM
“Neste mundo, o importante não é tanto onde nos encontramos, mas para onde
caminhamos.”Oliver Wendell Holmes
“Neste mundo, o importante não é tanto onde nos encontramos, mas para onde caminhamos.”
Oliver Wendell Holmes