Download - DMS - Gestão de Documentos
Nossa empresa
A Coobus é uma implementadora de processos e tecnologia, que tem como objetivo prestar um serviço que gere valor ao cliente, através da colaboração entre os processos, a tecnologia e as pessoas envolvidas.
A empresa busca elaborar soluções que auxiliem no dia-a-dia dos seus clientes, traduzindo necessidades de negócio em ferramentas de trabalho inteligentes, ágeis e flexíveis. E o conceito que estrutura as nossas soluções é o estudo do processo por trás de cada tecnologia, minimizando esforços dispendiosos e maximizando o uso da tecnologia, da colaboração e do investimento feito pelo cliente.
www.coobus.com.br
Gerenciamento de Documentos
Não consigo localizar os documentos de forma fácil ou não encontro a versão correta;
O local que encontrei para armazenar os documentos não tem proteção contra acessos indesejados. Ainda mais quando alguns documentos são liberados e outros não;
O servidor de arquivos na rede permanece cheio e não tenho controle algum sobre a cota de espaço de cada usuário;
Meus clientes reclamam dos constantes documentos enchendo a caixa de e-mail e não sei como compartilhar minha rede para permitir o seu acesso.
Todos os documentos são encaminhados para os devidos aprovadores por e-mail, porém isso dificulta a comprovação da sua aprovação ou dos comentários de rejeição.
Passo boa parte da semana localizando documentos que estão espalhados por diversos lugares da empresa, dependendo apenas da minha memória como ferramenta;
Não há um local único e acessível para todos.
Você já ouviu frases como essas?
“60% acham mais fácil encontrar ‘conhecimento’ na Web do que nos sistemas internos”
State Of ECM Industry 2010 - AIIM
“Estima-se que até 2020 o universo digital será 50 vezes maior do que foi no último ano.”
“Estima-se que se gasta de 5 a 15% do tempo lendo informações, porém gasta-se mais de 50% procurando por elas.”
“42% das pessoas utilizam acidentalmente a informação errada pelo menos uma vez por semana.”
“53% acreditam que menos da metade da informação que recebem tem algum valor.”
Fonte: IDC
Reduzir custo e aumentar a eficiência
Otimizar os processos de negócio
Assegurar a conformidade com a regulamentação
Mitigar riscos
Obtenção de vantagem competitiva sustentável
Agilidade no atendimento aos clientes e na tomada de decisões
Propiciar a colaboração com clientes e fornecedores
Maior rapidez e precisão na localização de documentos
Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos
Integração com outros sistemas e tecnologias
Benefícios
As empresas estão começando a perceber que os cuidados com a informação, seu maior ativo, é que possibilitarão um crescimento organizado da empresa além de diminuir fatores de risco e aumentar a produtividade.
Cada empresa irá tratar do assunto conforme sua necessidade e cultura organizacional, porém não há como realizar um bom trabalho sem o apoio de pessoas experientes e o emprego da tecnologia.
Por isso é que oferecemos soluções que abrangem todas as fases do ciclo de vida dos documentos, como: a organização de arquivo, a digitalização, a gestão de documentos e registros, e também a terceirização do gerenciamento.
O que fazer?
Conheça as etapas do processo de organização de arquivo:
Organização de arquivo
Triagem Racionalização
Criação da tabela de temporalidadePadronização de nomenclaturasProcedimentos operacionais específicosProvisionamento de lotes por ciclo de vida
Classificação
Ordenação e agrupamentoNomenclatura de caixas e pastasColocação de grampos plásticosSeparação por ciclo de vida: ativo, intermediário ou permanente.
Separação da massa documentalAgrupamento por suporte, períodos e similaridade.Provisionamento e delegação
Preservação e guarda
Diagramação do layout das estantes e espaços disponíveis
Determinar suporte adequado (caixa arquivo, pasta, estante, mapoteca, etc)
Impressão dos rótulos das caixas e pastas
Acondicionamento
Guarda em espaço próprio ou externo
Conheça as etapas do processo de digitalização e gerenciamento:
Digitalização e gerenciamento
Indexação
Verificação de qualidade e fidelidade das imagensRedigitalização das imagens rejeitadasInserção de imagensDigitação dos índicesCorrelação com banco de dadosAutomação via OCR/ICR/OMR e/ou código de barras
PublicaçãoPreparação
Remoção de gramposNumeração de páginasRestauraçãoDesencadernaçãoCapas de lote/volumePosicionar documentosRemontagem
Alimentação em loteVerificação de qtde digitalizadaControle de qualidade superficialEliminação de verso brancoSeparação de documentos:(Códigos de barra, Folha branca)
Digitalização Gerenciamento
de Registros
Facilitar acesso a cópia digital do documentoMapear documentos físicosControle de nomenclaturas e classificaçãoControlar fluxos de trabalhoControle de acessoPromover interface de consulta à fiscalização ou auditoria.
Automatizar controle da tabela de temporalidadeIniciar fluxos de validação, troca de suporte, descarte, etc.Permitir auditoria de registros descartadosAvisos automáticos de validade do documentoPermitir integração com guarda externa.
Document Management
Services
O serviço que oferece o gerenciamento de documentos e registros da empresa, controla fluxos de trabalho, permite a disseminação do conhecimento e a colaboração entre seus funcionários, fornecedores e clientes.
DMS
Construído sob uma plataforma SaaS (software as a service), que libera o gestor para cuidar dos documentos enquanto nós cuidamos de toda a infra-estrutura.
Empresas que tem a necessidade de trafegar documentos entre seus funcionários e clientes, fornecedores, parceiros ou demais entidades;
Empresas ou entidades que querem compartilhar documentos entre um ou mais grupos de colaboradores de forma simples porém controlada.
Grupo de colaboradores que desejam controlar as alterações realizadas em seus documentos, permitindo o versionamento ou evitando alterações simultâneas.
Empresas que aplicam a sua própria gestão dos documentos porém não possuem infra-estrutura para mantê-la.
Equipes de projeto, empreendimento ou programa que precisam manter os documentos devidamente registrados em um único local para consulta ou aprovação dos demais.
Outros fins de armazenamento de documentos.
DMS - Onde se aplica?
Possui inúmeras formas de captar a informação, organizar e compartilhar os documentos. Além disso conta com a tecnologia de computação em nuvem que oferece a máxima segurança e mecanismos de contingência.
Repositório
Coobus
DMS
Oferece um conjunto completo de funcionalidades para controle dos documentos e registros da empresa, permitindo fácil integração a qualquer sistema ou sites internos e externos.
DMS
Pesquisas facilitadas, procure pelo nome,
conteúdo, autor, data, etc.
Crie as suas próprias regras de validação
ou tratamento de documentos de um
espaço.
Segurança e gestão de usuários, grupos e
perfis.Regras aplicáveis no
nível de pastas.
Solicite aprovações dos envolvidos através do workflow,
mantendo todo o registro da troca de informações sobre o
documento.
Repositório Central
Um único local, acessível a todos os colaboradores, clientes e fornecedores.
DMS
Categorize ou especialize determinados documentos afim de melhorar a organização e métodos
de busca.
Customize seus formulários com
informações específicas do seu negócio.
Reforçe as melhores práticas de gestão da
documentação utilizando a própria
ferramenta.
Acesse suas informações de qualquer lugar em qualquer
momento. Através de interface web, mapeamento direto ou
FTP
Pré-visualização de
imagens ou apresentações.
Baseado em padrões abertos,
facilitando a integração
Envio de e-mail e captura de e-
mail com anexo.
DMS
Básico(Compartilhado)
Repositório (particionado)
Coobus
1
Empresa Z
Empresa Y
Empresa X
3Repositório individual
On-Premise(Somente instalação e configuração)
Sua empresa
Sua infra-estrutura de TI
Avançado (Servidor Dedicado)
2 Sua empresa Repositório individual
Coobus
DMS - Modelos
Veja algumas telas do software no nosso tour virtual.
Tour Virtual
Aproveite para ver como funciona na prática, para isso basta cadastrar-se e começar a usar nossa versão de demonstração.
Test-Drive
Se tiver mais dúvidas ou quiser uma apresentação na sua empresa, entre em contato conosco.
Contate-nos
Apêndice - O que é SaaS?
O Gartner define SaaS (Software as a Service) como um software que é possuído, entregue e administrado remotamente por um ou mais provedores. O provedor fornece uma aplicação baseada em um grupo de definições de dados e códigos comuns, que são consumidos em um modelo um-para-muitos por todos os consumidores contratados a qualquer momento em uma base de pagamento por uso, ou como uma assinatura baseada na métrica de uso.
• O preço da aquisição da licença do software é diluído
• Não precisa se preocupar com a gestão da infra-estrutura de hardware
• Empresas podem se preocupar apenas com seus core business
• Escalonamento
• Conseguem modernizar suas plataformas de softwares mais facilmente
• Simplifica o processo de experimentação de softwares
O DMS é baseado no software open source Alfresco®
Um milhão de downloads50,000 Versão Community30,000+ instalações75 países, 20 idiomas
Mais de 500 clientes corporativosBancos, governos, mídia e terceiro setor
Reconhecimento da indústria
Apêndice - A força do open source
Open Source Business Consortium:
Emerging Elite
Network World: Top 10 Companies to
Watch
Red Herring:Europe 100 Winner
Gartner: Cool Vendor in Content Management
EContent:100 Winner
Computer World Honors Program: Laureate 2007
BBC Radio 4: Rising Stars
World Economic Forum:Technology Pioneer
Apêndice - Empresas líderes que implantaram
Governo Financeiro
UK MOD
Apêndice - Empresas líderes que implantaram
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OutrosServiços
Educação