Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Francisco Carlos F. de Souza
MultiTec Tecnologia e Informação
www.multitecti.com.br
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
DIGITALIZAÇÃO
CONTEXTUALIZAÇÃO
ASPÉCTOS TÉCNICOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
GESTÃO DE DOCUMENTOS
TECNOLOGIAS DE SUPORTE A DOCUMENTOS
CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
O que é digitalização de Documento?
DIGITALIZAÇÃO é processo de conversão de documentos em suportes tradicionais (não digital), como: papel, microfilmes, para mídia digital, no formato de arquivo eletrônico, como: Tiff, Jpeg, BMP, PDF e outros
Porque digitalizar de Documentos?
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Contextualização GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Documentos fazem parte do Conteúdo de Informações e do Conhecimento das Organizações
Informações são usadas para gerenciar os processos de negócios e para tomar decisões dentro das organizações
Porque digitalizar de Documentos?
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Contextualização GESTÃO DA INFORMAÇÃOFATOS
AVANÇO TECNOLÓGICOMERCADO GLOBALIZADO
CONSUMIDORES MAIS EXIGENTES
NECESSIDADESEMPRESAS MAIS EFICIENTES
AGILIDADE E REDUÇÃO DE CUSTONOS PROCESSOS PRODUTIVOS
SOLUÇÃOREESTRUTURAÇÃO DO MODELO DE GESTÃO
GESTÃO POR PROCESSO EM DETRIMENTO DOANTIGO MODELO EM ESTRUTURA FUNCIONAL
NOVA DEMANDAINTEGRAÇÃO ENTRE OS PROCESSOS
SOLUÇÃO --> INFORMAÇÃOELEMENTO INTEGRADOR ENTRE
OS PROCESSOSCOMBUSTIVO QUE MOVIMENTA O NOVO MODELO DE GESTÃO
CONSEQUÊNCIASOCIEDADE BASEADA NO
CONHECIMENTOE NA INFROMAÇÃO
NO LUGAR DA ANTIGASOCIEDADE INDUSTRIAL
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Aonde estão as Informações?
Contextualização GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Conteúdo
DeInformações
Informações Estruturadas
Informações Não Estruturadas
ArquivosDos
Aplicativos
BancoDe
Dados
ConhecimentoTácito
Processos Empresariais
Documentos
Gestão do Conhecimento
Gestão de Processos (BPM)
Aonde estão as Informações?
Gestão de Documentos
Contextualização GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
GESTÃO DE DOCUMENTOS
CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Objetivo da Gestão de Documentos
Racionalização e Eficiência dos Arquivos Documentais
Técnicas Arquivísticas para Gerenciar Documentos
Produção
Tramitação
Organização
Uso
Avaliação
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Escrito ou objeto que serve de testemunho ou prova, constituindoum elemento de informaçãoDicionário Michaelis
mas...
O que é Documento?
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Documentos
Correspondências
Páginas WEB
Desenhos
Técnicos
Procedimentos
Mensagem de
Correio Eletrônico
Gravações
Telefônicas
Manuais
Filmes
Planilhas
Contratos
Notas Fiscais
Clipping
De Notícias
Objeto Relatórios Fotografias Livros
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Técnicas Arquivísticas para Gerenciar Documentos
Produção
Tramitação
Organização
Uso
Avaliação
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Ciclo de vida do Documento
Elaboração
Revisão
Fluxo Guarda
Descarte
Criação Circulação ou Trâmite Destino
Fato Gerador Ativo
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
TEORIA DAS TRÊSIDADES
ARQUIVOACERVO
DOCUMENTAL
ArquivoCorrente
ArquivoIntermediário
ArquivoPermanente
Fato Gerador Ativo
Fato Gerador EncerradoDemanda de Consulta
Tabela deTemporalidade
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Teoria das três idades
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Outras definições para Documento
Documento é, qualquer que seja o SUPORTE, o conjunto de informações que registre o conhecimento humano de forma que possa ser utilizado como elemento de consulta, estudo e prova
(Portaria do Ministério da Fazenda, MF 528/96, de 02/99/1996)
Documento é toda informação registrada num SUPORTE material (papel, fita, disco óptico, etc)
(Dicionário de Terminologia Arquivística)
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Fonte de prova e informação, bem como de garantia de direitos
(CONARQ)
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Suporte
Papel
Microfilme
Microficha
Fita VHS
Objeto 3D
Fotografia
Negativo
Cromo
Arquivos
Eletrônicos
DOC XLS TXT TIF BMP JPG PCX DWG
MÍDIAS
HD CD DVD
FLASH DRIVES
HDDVD BLU-RAY
Não Digital Digital
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Conversão de Documentos
Conversão de Documento é um processo para:
Transformar o documento em suporte não digital para digital
ou
Transformar o documento em suporte digital para Não Digital
Nao Digital Digital
Digital Nao Digital
Digitalização
Impressão
Contextualização GESTÃO DE DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS
CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS
GED (ECM)
DM
DI
EDMS
OCR
BPM (WORKFLOW)
ERM(COLD)
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
GED GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
Tecnologia que envolve programas e equipamentos específicos, responsáveis por captar, armazenar, localizar e gerenciar documentos.
Estruturar conteúdo de informações nos acervos documentais
TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
FUNCIONALIDADES DO GED
Funcionalidades do GED
Estruturação e Organização de documentos
Pesquisa de documento por: Estrutura de Pastas, Palavras Chaves e Conteúdo Textual (Full Text Retrival)
Controle do Ciclo de Vida do documento
Gerenciamento da Temporalidade do documento (Teoria das três idades)
Gerenciamento de Acesso aos Documentos (usuários e Grupos)
Controle de acesso aos documentos (Checkin Chechout)
Auditoria de acesso.
TECNOLOGIAS QUE SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
BENEFÍCIOS DO GED
Globalização da Informação: Disponibiliza o documento para qualquer local da empresa, com o auxílio das redes de computadores e da internet;
Compartilhamento: Permite consulta ao documento por duas ou mais pessoas, simultaneamente;
Recuperação da Informação: Facilidade, diversidade e rapidez na consulta;
Segurança da Informação: Implementa política de controle de acesso aos documentos;
Integração de Documentos os Sistemas de Gestão de Negócio:Incorpora documentos os sistemas de ERP, CRM, SuplyChain;
Gestão do Documento físico: Informa a localização física do documento original e sua temporalidade;
Otimização de área: Libera espaço físico.
Benefícios do GED
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Aplicabilidades do GED
TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e outras tecnologias
Apoio aos processos de fiscalização
Apoio documental aos sistemas de GIS
Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping
Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros
Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por exemplo
Automação de cartórios
Bibliotecas digitais
Cartões de assinatura
Catálogos de peças e listas de preços
Contratos de câmbio
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Contratos de financiamento e leasing
Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto
Controle de bilhetes de companhias aéreas
Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em organismos do governo
Conversão de acervos históricos
Conversão de sistemas micrográficos
Depósitos e pagamentos na retaguarda das agências bancárias
Desenhos de engenharia e relatórios técnicos
Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais
Documentação administrativa de hospitais
Documentação cadastral e societária de clientes
Documentação da logística de transporte
TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Aplicabilidade do GED
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
GED
Com essa tecnologia documentos em papel podem ser digitalizados e suas imagens gerenciadas como
qualquer outro documento gerado eletronicamente
Document Imaging
TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Document Imaging (DI)
Gerenciamento de Imagens de Documentos
A Imagem do documento é gerada a partir da digitalização do documento, através do processo de escaneamento do papel.
A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalização de documentos de origem microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.
a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas empresasfoi a tecnologia que antecedeu ao GED, especificamente Document Imaging.
Contextualização TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
DM – Document management
CM - Content management
WCM - Web Content Management
ECM – Enterprise Content Management
EDMS – Electronic Document Management System
Contextualização TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Gera dados processáveis por sistemas de processamento de dados, a partir de imagens digitais (Mapa de Bits), ou seja converte imagem em caracteres
O OCR converte documentos gerados de forma mecânica (datilografada, impressa)
O ICR converte documento gerados de forma manuscrita.
A tecnologias de reconhecimento viabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (Forms Processing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, utilizam-se sistemas de digitalização e reconhecimento.
OCR / ICR / Form Processing
OCR - Optical Character Recognition
ICR - Intelligent Character Recognition) e Forms
Processing - Processamento de Formulários
Contextualização TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Categorias de WorkflowBaseado em Correio EletrônicoCentrado em DocumentoCentrado em processo
WORKFLOW / BPMTecnologia para trabalho em grupo
Workflow é a automação de um processo de negócio, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante a outro para que sejam tomadas ações, de acordo com um conjunto de regras estabelecidas.
Tipos de WorkflowAd-DocAdministrativo & Produção
Conhecimento
Contextualização TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido a redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos comparados ao microfilme.
Essa tecnologia permite o armazenamento e gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido a abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM -Enterprise Report Management.
COLD / ERM
Contextualização TECNOLOGIAS QUES SUPORTAM DOCUMENTOS
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Gestão da Informação
Gestão de Documentos
GED
Document Imaging
DigitalizaçãoOCR
Workflow COLD/ERM
SÍNTESE
CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
CONTEXTUALIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO
TÉCNICA DE DIGITALIZAÇÃOTÉCNICA DE DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Digitalização
Processo de versão de documento Não Digital para digital
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Etapas Preliminares
Higienização do acervo
Inventário dos documentos
Limpeza/Triagem do acervo
Classificação dos documentos
Resultado:
Informações Estruturadas
Diversidade de Consulta
Atributos ou Palavras chaves
Estrutura de Pastas
Conteúdo Textual (OCR)
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Preparação dos Documentos
Desencadernar
Retirar clipeses, Grampos
Retirar, Orelhas, dobras, amassados
Tornar o documento pronto p/ o scanner
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Digitalização do documento
Submeter o documento ao Scanner
Gerar a imagem digital do documento
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Controle de Qualidade da Imagem
Verificar a qualidade da imagem
Alinhar (Deskew)
Limpar
Ajustar brilho e Contraste
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Indexação da imagem
Inserir atributos do documentos
Permite localizar o Documento
Norteada pelo Processo de Negócio
Pode ser de três formas:Atributos ou Palavras chavesEstrutura de PastasConteúdo Textual (OCR)
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
publicação do Documento
Gravar índices e imagem no sistema de GED
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Verificação
Pesquisar e visualizar documentos, geralmente por amostragem
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Higienização do acervo:
Eliminação de fungos e ácaros, evitando assim, doenças respiratórias ou infecções caudadas por esse micro organimos que residem nesses arquivos.
Etapas Preliminares
Higienização do acervo
Inventário dos documentos
Limpeza/Triagem do acervo
Classificação dos documentos
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Inventário dos documentos:Identificação da quantidade de documentoTipo, formatos, estado de conservaçãoEncadernação
Etapas Preliminares
Higienização do acervo
Inventário dos documentos
Limpeza/Triagem do acervo
Classificação dos documentos
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Limpeza/Triagem do acervo:
Acervos documentais possuem gorduras que devem ser eliminadas. São as duplicidade e documentos que deveriam estar arquivos, por não terem o caráter comprobatório ou não possuírem informações relevantes para o processo empresarial
Etapas Preliminares
Higienização do acervo
Inventário dos documentos
Limpeza/Triagem do acervo
Classificação dos documentos
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Preparação
Digitalização
Indexação
Publicação
C Q
Consulta
Classificação dos documentos:
Organização e catalogação do acervo documental, a partir do arranjo norteado pelo processo empresarial do contexto dos documentos.
Etapas Preliminares
Higienização do acervo
Inventário dos documentos
Limpeza/Triagem do acervo
Classificação dos documentos
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
DOCUMENTO
SCANNER
IMAGEM
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Dimensões do Documento Impresso
Documento
A4
A4 X2 = A3
A3 X2 = A2
A2 X2 = A1
A1 X2 = A0
MonoCromático Tons de Cinza Colorido
Cores
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
TIPOS DE SCANNERS
PAPEL A4 A3GRANDE FORMATO (DESENHOS TÉCNICOS)LIVROSMICROFICHAS / MICROFILMESALIDES (CROMO)
Scanner
Características dos Scanners (Funcionalidades)
Flatbad
ADF
SimplexDuplex
Velocidade
Resolução
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Arquivos de Imagem
Cores e Tonalidade
Imagem de documento geralmente está classificada nas categorias:
Bitonal – Imagem preta e branca. Essas imagens são representadas no computador simplesmente em termos de zeros e uns, significando preto e branco na página do documento
Half Tone – É semelhante ao bitotal, porém os pontos são espacados para simular uma escala de cinza nas áreas onde os pontos são menos denso. O halfTone é uma tecnologia utilizada para impressão
Escala de cinza (Gray Scale) – Efeito produzido é de uma sombra. Os pontos de uma imagem em Escala de Cinza representa um espectro e uma sombra. Essa característica exibe mais detalhe da imagem
Colorida – Imagens coloridas são derivadas de documentos coloridos, como: Fotografias, ilustrações, gráficos e etc. As cores são resultado três vetores de cor: Vermelho, verde e azul (RGB – Red, green e blue). A quantidade de cores é derivada do número de bits para representar as cores, 4 bits representa 16 cores (2**4=16), 8 bits representa 256 cores (2**8=256), 16 bits representa 65.536 cores (2**16=65,536).
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Arquivos de Imagem
Mapa de Bits
O arquivo de imagem ao contrário do arquivo de caracteres é constituído por zeros e uns
Imagem Texto
Out/2006
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Digitalização de Documentos
Arquivos de Imagem
Resolução
A resolução é uma característica do arquivo a imagem que define a densidade de pontos em uma área
A unidade de medida da resolução é o dpi (dots per inch) – Pontos por polegadas
Quanto maior a resolução significa mais pontos em uma polegada, portanto, mais fiel a imagem é ao documento
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Arquivos de Imagem
Formatos
Existe diversos formato e imagem: bmp, pcx, tiff, gif
O formato de arquivo mais comum para imagem de documentos é o padrão da industria de artes gráfica, o Tiff (Tag Image File Format). O arquivo de imagem no formato tiff contém uma descrição padrão no próprio arquivo. O formato Tiff também permite o uso de “tags” no cabeçalho do arquivo, que dá informações específicas do arquivo de imagem para os programas de aplicação.
Out/2006
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Digitalização de Documentos
Francisco Carlos F. de Souza
MultiTec Tecnologia e Informação
www.multitecti.com.br