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A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS
AUTARQUIAS LOCAIS
X Jornadas de Ciência da Informação
Susana Oliveira
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Objectivos…
Testemunho enquanto autarca e gestora de informação;
Percepção do mundo das autarquias: dificuldades e desafios;
O papel da gestão da informação no sucesso dos políticos e das autarquias locais.
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Complexidade do contexto organizacional
Diversas áreas de actuação;
Falta de estabilidade dos Executivos (mudanças partidárias e dos seus líderes);
Falta de corpos técnicos com formação e capacidade de adaptação à mudança;
Escassez de recursos financeiros – impossibilidade de contratar RH e obrigatoriedade de reduzir despesa e nº de efectivos
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Complexidade do contexto organizacional
Reestruturações orgânicas impostas por lei: uma em Dezembro de 2010 e outra que teremos de fazer até ao fim de 2012;
Diferentes sensibilidades dos elementos do Executivo e a sua forma de gerir;
Feitio/caracteristicas pessoais
Orientação e objectivos políticos
Impacto nos municipes e suas vidas
Contagem decrescente para as próximas eleições e a pressão de implementar os projectos;
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Complexidade do contexto organizacional
Legislação a nivel nacional em constante modificação: incerteza total em tudo o que se faz;
Necessidade urgente de tomar decisões na hora e um sem fim de decisões tomadas em cada dia de trabalho;
Ritmo alucinante: atendimento ao público, gerir serviços, organizar e planear acções, controlar despesas e recursos humanos, fazer política durante a semana e fins-de-semana…
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Informação como recurso estratégico
Criação do Pelouro da Gestão da Informação, aliado ao da Qualidade dos Serviços e Modernização Administrativa;
Reconhecimento da necessidade de alguém com perfil e formação para gerir este recurso tão importante e valioso para a organização;
Reconhecimento da gestão da informação como uma mais valia para a entidade e seus municipes;
Gestão da Informação como ferramenta imprescindivel para o apoio/suporte à tomada de decisão correcta e em tempo útil;
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A Gestão da Informação na autarquia
Pequenas medidas que fazem toda a diferença:
Não imprimir os emails – fazer o reencaminhamento e criação de estrutura de pastas para controlo;
Disponibilização dos documentos para reunião de câmara no servidor – desmaterializaçao
Orientação dos dirigentes para a elaboração de documentos de apoio à gestão: rel. de act; plano de act; instrumentos de controlo do cumprimento dos objectivos de SIADAP; monitorização de diversos indicadores que variam de serviço para serviço;
Exemplo: estágios acolhidos na CMP desde 2001; nº de concursos de pessoal desde 2001 a termo certo e indeterminado… (listas escritas à mão); medalhados do 3 de Março;
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A Gestão da Informação na autarquia
Implementação de um sistema voip de comunicação: maior controlo das chamadas e despesas, bem como das chamadas perdidas, entre outros;
Desafio de desenvolver um sistema de informação integrado para as autarquias locais – e-situs (projecto conjunto da AMVS) Intranet + portal do colaborador (férias, faltas, siadap, controlo de
assiduidade, etc) + gestão documental + requerimentos on-line e consulta do estado dos processos online
Avaliação, selecção e eliminaçao de informação no Arquivo Municipal e noutros locais da Câmara, onde armazenavam informação…
Elaboração do plano de classificação para futura implementação da gestão documental;
Qualificação e certificação dos serviços (apenas a Divisão de Ambiente se encontra certificada)
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A Gestão da Informação na autarquia
Implementação de um sistema centralizado de multifunções, por pisos/serviços, retirando as impressoras de secretária;
Substituição de todo o parque informático, de modo faseado;
Construção de um novo website, usando ferramentas mais actuais, para suportar as novas funcionalidades que são necessárias e com versão acessivel, de acordo com as normas W3C.
Preparação para abertura de um balcão único de atendimento dos serviços municipais e respectiva reorganização e reengenharia de processos organizacionais;
Criação de um manual de procedimentos de apoio ao atendimento multi-serviços.
Criação de um manual de imagem para a organização;
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A Gestão da Informação na autarquia
Músicos que tocam os vários instrumentos: Efectivos:
1 tecnica superior da área da Comunicação (site, e-situs, reengenharia de processos do BU, etc)
1 eng informático (apoio às escolas…)
1 assistente técnico – informática (substituição de hardware…)
Temporários: Eu
1 estágio profissional (+ 1 acto único)
1 estágio PEJENE (a iniciar em Julho - 3 meses + possibilidade de 1 acto único)
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Gestores de Informação -
precisam-se a tempo inteiro…
Obrigada!