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UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA DE ADMINISTRACIÓN
CARRERA DE
INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TÍTULO DEL TRABAJO DE GRADUACIÓN
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA” EN EL CANTÓN EL TRIUNFO.
TRABAJO DE GRADUACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENÍERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
NOMBRE DEL ESTUDIANTE:
MAYRA PATRICIA LUISATAXI YAMASQUE
Director:
ING. MARCO AURELIO ANDRADE MALDONADO.MGS.
Año 2017
I
II
III
DEDICATORIA
A nuestro padre amado, nuestro Dios, quien me ha dado esa fuerza y motivación
divina, paciencia y su amor para seguir adelante y poder lograr uno de los más
grandes logros que tengo en mi vida, como lo es obtener mi título de tercer nivel.
Con mucho amor a mis padres, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi
bienestar y educación, aconsejándome y manteniendo la confianza en mí y estar ahí
en cada paso de mi vida para llegar a este grande logro.
A mis hermanos que siempre han estado junto a mí, con sus palabras de aliento
han hecho que tengan valor y constancia para cumplir mis sueños.
Mayra Patricia Luisataxi Yamasque
IV
AGRADECIMIENTO
Siempre a Dios, por su bondad, su amor y sus bendiciones, pues gracias a Él eh
podido avanzar en cada reto y paso que doy.
Agradezco inconmensurablemente a mis padres Ángel Patricio Luisataxi Hidalgo y
Ana Eustralida Yamasque Chafla, que han sido mi pilar fundamental a lo largo de mi
vida; por todos sus esfuerzos, su apoyo incondicional y la confianza que han
depositado en mí.
A mis Hermanos por ser un apoyo incondicional en las cosas que eh necesitado
hacer a lo largo de mis estudios, por sus compañías y por ser los mejores amigos.
Al Ing. Marco Andrade M. mi Director de Tesis, por su colaboración, por su
paciencia y por su generosidad al impartirme sus sabios consejos, los mismos que me
han permitido desarrollar mi tesis.
A todos mis catedráticos quienes han estado muy presentes durante todo nuestro
proceso de formación en Ingenieros de la República del Ecuador, impartiéndonos sus
grandes conocimientos, lo que nos ha dado el aval que nos destacaremos y seremos
excelentes profesionales y representaremos a nuestra noble institución dejando muy
en alto su nombre.
Mayra Patricia Luisataxi Yamasque
V
ÍNDICE DE CONTENIDOS
DECLARACIÓN ........................................................................................................... I
CERTIFICACIÓN ........................................................................................................ II
DEDICATORIA ........................................................................................................... III
AGRADECIMIENTO .................................................................................................. IV
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................. IX
LISTA DE CUADROS ................................................................................................ X
LISTA DE ANEXOS .................................................................................................. XI
RESUMEN ............................................................................................................... XII
ABSTRACT ............................................................................................................. XIII
CAPÍTULO I - ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ........................................ 1
1.1 CONTEXTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ........................................... 1
1.2 ANTECEDENTES DE CASO A INVESTIGAR ...................................................... 2
1.3 PREGUNTAS DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN ........................................ 3
1.3.1 PREGUNTA GENERAL ..................................................................................... 3
1.3.2 PREGUNTA ESPECÍFICAS ............................................................................... 3
1.4 OBJETIVOS .......................................................................................................... 4
1.4.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 4
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .............................................................................. 4
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................... 4
CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO .............................................................................. 6
2.1 ANTECEDENTES TEÓRICOS .............................................................................. 6
2.1.1 DEFINICIÓN DE CONTROL .............................................................................. 6
2.2 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ....................................................... 6
2.2.1 CONTROL CONTABLE ...................................................................................... 6
2.3 OBJETIVOS DEL CONTROL CONTABLE INTERNO .......................................... 7
2.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ............................................................... 8
2.5 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO ......................................................... 8
2.5.1 AMBIENTE DE CONTROL ................................................................................. 9
2.5.2 EVALUACIÓN DE RIESGO ............................................................................. 10
2.5.3 ACTIVIDADES DE CONTROL ......................................................................... 10
2.5.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ............................................................... 11
2.5.5 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ...................................................................... 11
VI
2.6 PROCESO DE CONTROL INTERNO SU EVALUACIÓN Y GESTIÓN............... 12
2.7 COSO II: CRITERIOS TEÓRICOS ...................................................................... 12
2.8 ELEMENTOS DEL CONTROL CONTABLE INTERNO ...................................... 14
2.9 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ...................................... 15
2.10 ANÁLISIS UNIDAD DE COMPRAS .................................................................. 17
2.10.1 VENTAS ......................................................................................................... 19
2.10.2 COMPRAS ..................................................................................................... 19
CAPITULO III - ANÁLISIS DE CONTROL DE COMPRAS EN LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA” ........................................................................................... 20
3.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ................................................................. 20
3.1.1 HISTORIA DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA” ........................... 20
3.1.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA ............................................................................. 21
3.1.3 MISIÓN VISIÓN Y VALORES DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
.............................................................................................................................. 21
3.1.3.1 Misión ............................................................................................................ 21
3.1.3.2 Visión ............................................................................................................. 21
3.1.3.3 Valores .......................................................................................................... 22
3.1.4 OBJETIVOS DE LA EMPRESA ....................................................................... 22
3.1.4.1 Objetivo General ........................................................................................... 22
3.1.4.2 Objetivos Específicos .................................................................................... 22
3.1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ................................................................... 22
3.1.6 FUNCIONAL ..................................................................................................... 23
3.1.6.1 Gerente propietaria ....................................................................................... 23
3.1.6.2 Contador ........................................................................................................ 23
3.1.6.3 Cajera ............................................................................................................ 24
3.1.6.4 Atención al cliente ......................................................................................... 24
3.2 BASE LEGAL ..................................................................................................... 25
3.2.1 ORDENANZAS TRIBUTARIAS, FINANCIERAS, ECONÓMICAS ................... 25
3.3 CRITERIOS LEGALES ESPECÍFICOS PARA LA BOUTIQUE ........................... 26
3.4 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA ............................................................ 27
3.4.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ..................................................... 27
3.4.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ....................................................... 27
3.4.3 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN .............................................................. 32
3.4.3.1 Fortalezas ...................................................................................................... 32
VII
3.4.3.2 Debilidades que se detectarón ...................................................................... 33
CAPITULO IV - ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE CONTROL DE COMPRAS PARA
LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA” ........................................................... 34
4.1 POLÍTICAS LEGALES QUE PROPUGNAN LA PROPUESTA ........................... 34
4.2 OBJETIVO ........................................................................................................... 34
4.3 MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. ......................................... 34
4.4 LAS POLÍTICAS .................................................................................................. 35
4.5 CARACTERÍSTICA DE UNA POLÍTICA ............................................................. 35
4.6 LOS MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS ............................................................. 36
4.7 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. .................................................................... 36
4.8 MEJORAMIENTO DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ......................... 37
4.9 DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................... 37
4.10 KÁRDEX ............................................................................................................ 38
CAPÍTULO V - CREACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
.................................................................................................................................. 41
5.1 MANUAL PARA EL CONTROL DE COMPRAS .................................................. 41
5.2 ACERCAMIENTO A LA CREACIÓN DE UN MANUAL PARA LA EMPRESA .... 41
5.3 OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................... 41
5.4 POLITICAS CONTABLES ................................................................................... 41
5.5 PLANTEAMIENTO DE TÉCNICAS DE CONTROL DE COMPRAS A LA
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA” ............................................................. 42
5.5.1 COMPRAS DE MATERIALES Y SUMINISTROS ............................................ 42
5.5.2 INVENTARIO DE SUMINISTROS .................................................................... 42
5.6 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS RELACIONADOS CON COMPRAS ..... 42
5.6.1 SIMBOLOGÍA PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA” ........................................................................................... 43
5.6.2 FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA” ........................................................................................... 43
5.7 POLÍTICAS DE GESTIÓN DE COMPRAS.......................................................... 45
5.8 STOCK MÍNIMO .................................................................................................. 46
5.9 STOCK MÁXIMO ................................................................................................ 46
5.10 MANUAL DE PROCESOS DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE
LA MODA” ............................................................................................................. 47
CAPITULO VI - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................... 56
VIII
6.1 CONCLUSIONES ................................................................................................ 56
6.2 RECOMENDACIONES ....................................................................................... 56
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 58
ANEXOS ................................................................................................................... 60
IX
LISTA DE FIGURAS
Fig. 1. Componentes de Control Interno ..................................................................... 9
Fig. 2. Elementos del Control Contable Interno ......................................................... 14
Fig. 3. Actividades de Control .................................................................................... 17
Fig. 4. Análisis de Unidad de Compras ..................................................................... 18
Fig. 5. Ubicación ........................................................................................................ 21
Fig. 6. Organigrama estructural ................................................................................. 22
Fig. 7. Simbología del Proceso de Compras ............................................................. 43
Fig. 8. Proceso Operativo – Transacción de Compras .............................................. 44
Fig. 9. Proceso de Compras ...................................................................................... 45
X
LISTA DE CUADROS
Cuadro. 1. Cuestionario de control interno ................................................................ 28
Cuadro. 2. Porcentaje del nivel de confianza y riesgo ............................................... 32
Cuadro. 3. Kárdex ..................................................................................................... 39
Cuadro. 4. Manual de Control Interno para el departamento de compras ................. 47
Cuadro. 5. Políticas ................................................................................................... 49
Cuadro. 6. Descripción de actividades ...................................................................... 51
Cuadro. 7. Descripción del procedimiento de compras ............................................. 53
Cuadro. 8. Flujograma del proceso de compras ........................................................ 55
XI
LISTA DE ANEXOS
Anexo. 1. Ruc de la Boutique “El Templo de la Moda ............................................... 61
Anexo. 2. Boutique “El Templo de la Moda”. ............................................................. 63
Anexo. 3. Propietaria de la Boutique “El Templo de la Moda”. .................................. 65
Anexo. 4. Cuestionario al departamento de compras de la Boutique “El Templo de la
Moda”. ....................................................................................................................... 67
Anexo. 5. Solicitud Para Aprobación de Diseños de Trabajo de Investigación ......... 72
Anexo. 6. Oficio de Aprobación de Diseños de Trabajo de Titulación ....................... 74
Anexo. 7. Certificación índice de Similitud ................................................................ 76
Anexo. 8. Recibo Digital - Turnitin ............................................................................. 78
Anexo. 9. Informe de Originalidad – Turnitin ............................................................. 80
Anexo. 10. Certificación del centro de idiomas.......................................................... 82
Anexo. 11. Guía de Seguimiento y Tutoría Trabajos de Titulación ........................... 85
XII
RESUMEN
Los procesos administrativos deben estar diseñados de tal manera que permita una estrecha relación con la
propietaria, proveedores y clientes, con la finalidad de conseguir una mejora en la eficiencia y eficacia, mismos
que permitan tener una optimización de los recursos y obtener mayor utilidad, es por ello; la necesidad de la
Boutique “El Templo de la Moda”, de contar con un manual de control interno que permita el cumplimiento de los
objetivos propuestos la propietaria de la misma. Ante esto la boutique concibió la idea de negocio que se origina
en un método alternativo de venta, el cual dirige la fuerza de comercialización hacia el comprador por medio de la
venta directa de puerta en puerta, a través de un catálogo que contiene una gran línea de productos. El Diseño de
un manual de control interno es necesario para la propietaria de la boutique “El Templo De La Moda”, porque a
través del mismo, se detallara los procedimientos, actividades y políticas, que permitan controlar las sustracciones
de dinero, inventarios, presupuestos, activos, flujos de caja y en general actividades diarias e importantes en el
desarrollo del objeto social de la boutique “El Templo De La Moda”. Para el diseño del manual de control interno
para el departamento de compras, se utilizará una metodología, que permita cumplir con los objetivos establecidos
por la propietaria de la boutique, y de esta manera pueda contar con herramientas que permitan obtener una
seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Palabras Claves: Proceso de Compras, Manual de Control Interno, Políticas de Compras
XIII
ABSTRACT
The administrative processes must be designed in such a way that it allows a close relationship with
the owner, suppliers and clients, in order to achieve an improvement in the efficiency and efficiency, that
allow to have a optimization of the resources and to obtain more utility, is therefore; The necessity of the
Boutique “the temple of the fashion”, of having an internal control manual that allows the fulfillment of the
proposed objectives the owner of the same one. Before this the boutique conceived the idea of business
that originates in an alternative method of sale, which directs the marketing force towards the buyer by
means of the direct sale of door to door, through a catalogue that contains a large line of products. The
design of an internal control manual is necessary for the owner of the boutique "the Temple of Fashion",
because through it, it will detail the procedures, activities and policies, that allow to control the subtractions
of money, inventories, budgets, assets, cash flows and in general daily and important activities in the
development of the social object of the boutique "the Temple of the fashion". For the design of the internal
control manual for the purchasing department, a methodology will be used, to meet the objectives set by
the owner of the boutique, and in this way can have tools that allow to obtain a reasonable security in the
fulfillment of the proposed objectives.
Keywords: purchasing process, internal Control Manual, Purchasing Policies
-1-
CAPÍTULO I - ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 CONTEXTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
El crecimiento paulatino del comercio estimula el emprendimiento y las inversiones,
las que se materializan en compras a nivel mundial tiene sus implicaciones directas
en el Ecuador, el mismo que se inserta en el desarrollo de los negocios a escala macro
y a escala micro; precisamente los elementos de estas compras en escala micro se
convierte en objeto de este estudio.
Es por ello que hace aproximadamente quince años, la propietaria de la Boutique
“El Templo de la Moda”, decidieron realizar un emprendimiento relacionado a las
ventas por catálogo de ropa, calzado y accesorios para toda ocasión, el local se
encuentra ubicado en el Cantón El Triunfo, provincia del Guayas, en la Av. 10 de
Agosto Número 503 y Jaime Roldos.
La Boutique se constituyó con la finalidad de posesionarse en el mercado local y
regional, su estrategia se centra en la calidad, variedad y precios competitivos y una
alta variedad de productos.
En la actualidad presenta una alta demanda en los productos que oferta, lo cual
hace que las labores de control se manejen de manera rápida, precisa y con
razonabilidad, sin embargo día a día se presentan problemas que están afectando la
productividad del negocio, entre ellos tenemos los siguientes:
La Boutique presenta problemas de stock de mercadería, ya que existen diferencias
entre el número de existencias disponibles y el registrado en el sistema informático
denominado ZEUS (Sistema de Venta Directa).
Por otra parte, el departamento de compras, no cumple estrictamente con la
ejecución del proceso, puesto que presenta desabastecimientos constantes, debido
al inadecuado control de existencia de las prendas en stock, generando
inconvenientes con la red multinivel; además, la boutique no cuenta con políticas y
procedimientos para la administración del inventario, esto provoca inconvenientes con
las ventas.
Por lo que la boutique, al contar con un manual de control interno al proceso de
compras, las mismas que se direccionaran de una manera ordenada, y con
responsables en cada uno de los procedimientos, lo que permitirá tener una visión
clara, con obligaciones y derechos con el objetivo principal de minimizar los riesgos
de control, optimizando el trabajo, y de esta manera se genere eficacia y eficiencia
en los procesos de compras.
-2-
1.2 ANTECEDENTES DE CASO A INVESTIGAR
Proyecto previa a la obtención del título de: Ingeniero en Contabilidad y
Auditoría Carrera Contabilidad y Auditoría Tema: Sistema de control interno en la
unidad de compras públicas en la Escuela de la Marina Mercante Nacional, Año 2014.
González Cedeño Rocío Magdalena Sosa Romero Felipe Armando
Para el desarrollo de este estudio se revisaron algunas fuentes bibliográficas las
que permiten dar connotación y rigor científico a este proceso, por tal razón se procede
a enunciar tres fuentes de tipo primaria que sirven de sustento a la presente, a partir
del análisis y desarrollo de sus resúmenes.
El propósito del Sistema de Control Interno es dar solución a la problemática
existente, proponiendo procedimientos que formen parte de un patrón para poder
realizar las evaluaciones periódicas que incluyan la medición del desempeño de cada
colaborador de la Unidad de Compras Públicas, verificación de procedimientos
internos, reglamentación y optimización de recursos.
Este proyecto propone un diseño de un sistema de control interno que inicia con el
conocimiento de las funciones y procedimientos departamentales utilizando un
formato de análisis de puestos, entrevista al jefe departamental, análisis FODA,
cuestionario de control interno y de administración de riesgo para poder emitir un
informe de auditoría.
Posteriormente se establecerá un bosquejo de control en donde se presentará la
matriz FODA, indicadores de gestión, plantillas de cuestionario de control interno, y
de administración de riesgos con sus respectivos indicadores de medición,
flujogramas y plantillas de los procesos. (Gonzalez & Sosa, 2014)
Otros de los estudios que se convierten en antecedentes es: “Guía del jefe del
departamento de compras de una empresa manufacturera·; su autor: Carlos Mariano
Escobedo Morales, 2006; e este estudio una de sus ideas se plantea que:
Las compras son una actividad administrativa que va más allá del
sencillo hecho de comprar. Incluye actividades de planeación y política
que abarca un amplio rango de actividades relacionadas y
complementarias. El concepto de compras involucra todo el proceso de
localización de proveedores y fuentes de abastecimiento, adquisición de
materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago
(…). (Escobedo Morales, Agosto del 2008)
El estudio titulado “Manual de compras para la Micro y Pequeña Empresa”. Entre
las ideas esenciales abordadas se encuentran las siguientes:
-3-
La organización de compras dentro de una empresa se puede definir
como un equipo de la gerencia administrativa de la empresa, el cual está
integrado de personal profesional capacitado, con experiencia, el cual tiene
la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y
servicios que necesitan los demás departamentos de la compañía para
realizar sus actividades; es decir es un mediador.
La función del departamento de compras es ayudar a producir más
utilidades a la empresa con la reducción de costos en la adquisición de
materiales.
En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos
los materiales.
A medida que ésta crece se requiere participación de una persona
especializada en esta función, a quién se le denomina jefe, gerente o
director de compras. En una empresa grande la necesidad de un
especialista es obvia.
Actualmente el empresario no puede conformarse con hacer lo mejor que pueda en
relación a las compras. El bienestar de la compañía depende de la rotación de sus
inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital. Los problemas de las
compras son de los que están más íntimamente ligados con la administración de
existencias. (Júarez, 2009)
1.3 PREGUNTAS DEL PROYECTO DE INVESTIGACIÓN
1.3.1 PREGUNTA GENERAL
¿Cómo diseñar un manual de control interno para el departamento de compras
en la Boutique “El Templo de la Moda”?
1.3.2 PREGUNTA ESPECÍFICAS
¿Cuáles son los procedimientos que se realiza para las compras de mercadería
en la Boutique “El Templo de la Moda”?
¿Qué actividades de control interno son realizadas en el departamento de
compras por la propietaria de la Boutique “El Templo de la moda”?
¿Cómo determinar las políticas del control interno para el Departamento de
Compras en la Boutique “El Templo de la Moda”?
-4-
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un manual de control interno para el departamento de compras en la
Boutique “El Templo de la Moda”.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Determinar los procedimientos de control interno para el proceso de compras
en la Boutique “El Templo de la moda”.
Establecer actividades de control para el proceso de compras en la Boutique
“El Templo de la moda”.
Determinar las políticas del control interno para el Departamento de Compras
en la Boutique “El Templo de la Moda”.
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Dentro de este mundo globalizado, las empresas desarrollan nuevas formas de
comercializar los productos, hacia canales de distribución más accesibles a los
compradores, manteniendo calidad y niveles de precios.
Ante esto la boutique concibió la idea de negocio que se origina en un método
alternativo de venta, el cual dirige la fuerza de comercialización hacia el comprador
por medio de la venta directa de puerta en puerta, a través de un catálogo que contiene
una gran línea de productos.
Los procesos administrativos deben estar diseñados de tal manera que permita una
estrecha relación con la propietaria, proveedores y clientes, con la finalidad de
conseguir una mejora en la eficiencia y eficacia, mismos que permitan tener una
optimización de los recursos y obtener mayor utilidad, es por ello; la necesidad de la
Boutique El Templo de la Moda, de contar con un manual de control interno que
permita el cumplimiento de los objetivos propuestos la propietaria de la misma.
El Diseño de un manual de control interno es necesario para la propietaria de la
Boutique “El Templo De La Moda”, porque a través del mismo, se detallara los
procedimientos, actividades y políticas, que permitan controlar las sustracciones de
dinero, inventarios, presupuestos, activos, flujos de caja y en general actividades
diarias e importantes en el desarrollo del objeto social de la Boutique “El Templo De
La Moda”
-5-
Es por ello, que a través del diseño de un manual de control interno, mediante el
uso de cuestionarios, narrativas y de técnicas de auditoría, calificar el nivel de
confianza y riesgo del proceso, y a partir de sus resultados diseñar un manual de
control interno para el departamento de compras y contribuir con el fortalecimiento del
proceso promoviendo su eficiencia y eficacia operativa.
Para el diseño del manual de control interno para el departamento de compras, se
utilizará una metodología, que permita cumplir con los objetivos establecidos por la
propietaria de la boutique, y de esta manera pueda contar con herramientas que
permitan obtener una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos
propuestos.
Cabe mencionar, que, con el manual de control interno, y con la implementación de
los controles claves en cada uno de los procesos, permitirá a la propietaria contar con
controles preventivos y detectivos con la finalidad de que la información generada sea
confiable y veraz, promoviendo la mejora continua, además permitirá controlar y
reducir los riesgos de la organización a un nivel residual.
Es importante indicar, que con la propuesta del manual de control interno para el
departamento de compras permitirá a la Boutique contar con un instrumento que
permita contar con un personal calificado y que contribuyan al cumplimiento de los
objetivos propuestos por la propietaria, sin embargo, será importante el monitoreo,
supervisión, evaluación y retroalimentación al mismo, de esto dependerá el éxito en
la aplicación del citado manual.
-6-
CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO
2.1 ANTECEDENTES TEÓRICOS
Actualmente el empresario no puede conformarse con hacer lo mejor que pueda en
relación a las compras, sino de incorporar este criterio al control interno, es decir
muchos empresarios no relacionan la necesidad de vincular las compras con el control
interno, sin embargo, los elementos mencionados forman parte de un todo lo que les
permite ser analizado de forma aislada y de conjunto. Como corroboración de lo
expuesto se referencia el estudio donde se expresa: “El bienestar de la compañía
depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su
capital. Los problemas de las compras son de los que están más íntimamente ligados
con la administración de existencias”. (Júarez, 2009)
2.1.1 DEFINICIÓN DE CONTROL
Para definir el control interno se debe partir de considerar que un eficiente control
evita la toma de medidas drásticas y benefician las adopciones preventivas. Para el
logro de procedimientos que aseguren los activos y toda la entidad que se desarrolla
en la empresa. Según Juárez (2009), se define como:
El control interno es el conjunto de planes, métodos y procedimientos
adoptados por una empresa u organización, con el fin de asegurar que
los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables
sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en
atención a las metas y los objetivos previstos. (Júarez, 2009)
2.2 CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
A partir de la definición anterior se puede enunciar que el control interno consta con
clasificaciones, en tal sentido se presenta un acercamiento a estas, partiendo a
criterios como:
2.2.1 CONTROL CONTABLE
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya
misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; debe
diseñarse de tal manera que brinde la seguridad razonable de que:
-7-
• Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
• Las operaciones se registran debidamente para:
a.) Facilitar la preparación de los estados financieros de acuerdo con los
Normas Internacionales de Contabilidad.
b.) Lograr salvaguardar los activos.
c.) Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
• El acceso a los activos sólo se permite de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
• La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la
existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
• El aseguramiento de la calidad de la información contable para ser utilizada
como base de las decisiones que se adopten.
2.3 OBJETIVOS DEL CONTROL CONTABLE INTERNO
• La integridad de la información:
Que todas las operaciones efectuadas queden incluidas en los registros
contables.
• La validez de la información:
Que todas las operaciones registradas representen acontecimientos
económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente autorizados.
• La exactitud de la información:
Que las operaciones se registren por su importe correcto, en la cuenta
correspondiente y oportunamente.
• El mantenimiento de la información:
Que los registros contables, una vez contabilizadas todas las operaciones,
sigan reflejando los resultados y la situación financiera del negocio.
• La seguridad física:
-8-
Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan su movimiento sea
solo al personal autorizado.
El control interno es efectuado en una entidad, por la junta de directores y gerentes,
y es cumplido por las personas de una organización. El control interno reconoce que
cada individuo trae al lugar de trabajo un singular antecedente y capacidad o aptitud
técnica, y tiene diferentes necesidades y prioridades.
Las personas tienen que saber sus responsabilidades y límites de autoridad. Por
consiguiente es necesario que exista una clara y cerrada articulación entre los deberes
de las personas y la manera en que los están cumpliendo. (Hernández, 29-01-2015)
Razonable seguridad
Los controles pueden ser evaluados por colusión de dos o más personas.
Finalmente, la gerencia tiene el poder o capacidad de pasar por encima o anular el
sistema de control interno.
Cualquier entidad promulga una misión, estableciendo objetivos, y desea logros y
estrategias para realizarlos. Aun cuando muchos objetivos son específicos a una
entidad particular, algunos son ampliamente compartidos.
2.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
• Operaciones: Relativo al efectivo y eficiente uso de los recursos de la entidad.
• Información Financiera: Preparación y divulgación de estados financieros.
• Cumplimiento: Relativo al cumplimiento de la entidad con las leyes y
regulaciones.
La ejecución de objetivos de operación no está siempre dentro del control de la
entidad. El control interno no puede prevenir malos juicios o decisiones, o eventos
externos que puedan, en ejecución de sus propósitos, causar el fracaso de un negocio.
(Hernández, 29-01-2015)
2.5 COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
El control interno de acuerdo al Modelo COSO consta de cinco componentes
interrelacionados, los cuales ayudaran a obtener un control efectivo, eficiente y
económico dentro de la organización. Los componentes son:
-9-
Fig. 1. Componentes de Control Interno
Fuente: http://www.auditoriainternadegobierno.gob.cl/wpcontent/upLoads/2014/12/COSO-2013.pdf
Elaborado por: Mayra Luisataxi
2.5.1 AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control establece y garantiza el comportamiento ético profesional y
facilita la fluidez de la comunicación de la organización, para que de este modo exista
el sentido de pertenencia y el compromiso de los directivos, de los trabajadores en
favor del ambiente de trabajo y de las relaciones interpersonales dentro del contexto
de la empresa.
Otro de los elemento a considerar es la influencia y la participación que el gobierno
empresarial ejerce en cuanto a la extensión de la participación, la interacción de los
auditores y los sistemas auditables. Los que determinan la filosofía y estilo en que va
a operar la administración, estableciendo las características, ratios financieros,
funciones y aspectos generales del personal contratado.
Componentes de Control Interno
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
-10-
El concepto empresarial también forma parte del ambiente de control pues prevé la
estructura organizacional, así como los objetivos, áreas claves de autoridad, así como
los niveles de responsabilidad, como un factor que influye en las actividades de
operaciones empresariales estableciendo los niveles de jerarquías, los cuales
provistos de obligaciones y funciones se disponen a cumplimentar.
Entonces es menester referenciar a Hernández (2015), en relación a: Políticas
y prácticas de recursos humanos: Se relacionan con contratación, orientación,
entrenamiento, evaluación, consejería, promoción, compensación, y acciones
remediales. (Hernández, 29-01-2015)
2.5.2 EVALUACIÓN DE RIESGO
Los riesgos empresariales pueden ahogar a las empresas e incluso llevarla a la
quiebra, no realizar los registros, procesamientos de datos y los informes financieros
contribuyen a que la empresa vaya a la quiebra, por tal criterio hay, prestar atención
a estos y desarrollar de forma interna matrices de riesgos empresariales que
contengan al proceso de control interno como uno de los componentes de estos
posibles riesgos. Los riesgos pueden cambiar por motivos tales:
• Transformaciones en el proceso de operaciones de los controles.
• Presencia de profesionales con presencia nueva en la organización.
• Implementación de nuevas tecnologías modernas.
• Incremento vertiginoso.
• Adopción de nuevos modelos de negocios los que deben ser factibles y
compatibles con los productos y el desarrollo de actividades.
• Digitalización de los procesos contables llevando a la concepción de nuevos
conceptos estructurales de la organización.
2.5.3 ACTIVIDADES DE CONTROL
Bajo la ejecución de procedimientos y políticas se asegura que la directiva, se trace
objetivos que ayuden a la mitigación de estas falencia mediante la ejecución de
actividades de control. A continuación se hacen referencial algunas, las que se
manifiestan en:
• Revisiones de desempeño: regulan el desempeño, pronóstico y el
presupuesto, anterior presentes y realiza proyecciones futuras para la empresa.
-11-
• Procesamiento de información: Se desarrolla para verificar la exactitud,
integridad, y autorización de las transacciones.
• Controles físicos: Comprenden la seguridad física de los activos, incluyendo
salvaguardas, activos y registros.
• Segregación de funciones: La asignación de gente diferente para las
responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones y mantener la
custodia de los activos, perpetrar y ocultar errores o fraude en el curso normal de las
obligaciones del auditor. (http://www.auditoriainternadegobierno.gob.cl/, 2014)
2.5.4 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
El sistema de información relevante para los objetivos de presentación de informes
financieros consta de los procedimientos, y de los registros establecidos para iniciar,
registrar, procesar e informar las transacciones de la entidad. Es debe:
• Identificar y registrar los servicios válidos.
• Medición y cuantía de las transacciones para el registro de sus estados
financieros. (Martínez, 2014)
2.5.5 SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Para este apartado se realiza el control interno de los ciclos de estos y el
establecimiento de sus Normas, entre los que sobresalen:
Procedimientos de Auditoría de la Boutique.
Monitoreo.
Una importante responsabilidad de la gerencia es el establecimiento y
mantenimiento del control interno. La gerencia monitorea los controles para
cerciorarse de que funcionen conforme a lo diseñado, y si se han modificado para
adaptarlos a condiciones cambiantes. Monitoreo es un proceso de evaluación para
determinar la calidad del control interno a través del tiempo, considerando si los
controles están operando para lo que fueron diseñados y asegurando que son
modificados apropiadamente por condiciones cambiantes. Esto implica evaluar el
diseño y la operación de los controles con regularidad, tomando las acciones
correctivas necesarias. Este proceso se logra mediante actividades sobre la marcha
y evaluaciones separadas, o combinaciones de ambas. (Juárez, 2014)
-12-
2.6 PROCESO DE CONTROL INTERNO SU EVALUACIÓN Y GESTIÓN
Para el desarrollo de este se precisa de:
1. Identificar y Evaluar las Transacciones
2. Otras Consideraciones de Control
3. Efectos de la Tecnología de Información
El denominado foco primario se efectúa una vez que la empresa ya ha realizado su
proceso de evaluación contable, convirtiendo al sistema de contabilidad en el sitio para
la recaudación de la información financiera.
2.7 COSO II: CRITERIOS TEÓRICOS
La Contabilidad se ha ido constituyendo en la ciencia que viabiliza la toma de
decisiones. Según Machado (2009) “La contabilidad como conocimiento, es una
disciplina depositaria que tiene la misión de dar a conocer la realidad a partir de su
percepción” (p.42). Al respecto es oportuno considerar que ha partido de preceptos
exactos como la partida doble y con el transcurrir del tiempo se han ido incrementando
nuevos principios que fortalecen su actividad.
En correspondencia a lo expresado se puede enunciar la cita que expresa que:
La Contabilidad no trata tanto de medir en abstracto unos hechos pasados, en
búsqueda de un concepto único y autosuficiente de verdad económica, sino de medir
e informar para la toma de decisiones. Se trata ahora de suministrar información que
permita no sólo el control, sino, también, la evaluación de la situación económica y,
en especial, la predicción de su comportamiento futuro y, con ello, que haga posible
la adopción de decisiones adecuadas.
Hecha la observación se precisa que la contabilidad al ser una ciencia no tiene
resultados libres de error, su objetivo final es lograr brindar dentro de los límites
establecidos una herramienta de control que permita conocer el estado económico de
una empresa.
Al respecto Rojas (2012) manifiesta:
-13-
La meta de una organización debe: ser sostenible y crecer, puede ser
una estrategia para lograrla, sin embargo, el crecer por sí mismo no
necesariamente genera sostenibilidad, por esto, si una organización lo
entiende como su meta puede comprometer su viabilidad (Rojas, 20 de
mayo 2012). Dignamente esta perspectiva centra a los controles internos
como una necesidad primordial en la economía de una institución a
razón de cumplir con los parámetros establecidos y lograr el objeto social
anhelado.
Los controles internos permiten un adecuado registro contable, y obtener estados
financieros razonables, a partir del cumplimiento de las Normas Internacionales de
Información Financiera para afianzar esa razonabilidad.
El control interno permite evaluar el grado de eficiencia, eficacia,
economía y productividad en las empresas del rubro comercial, y lograr
en algunos casos alcanzar el 100% de sus objetivos y metas
programado. También permite minimizar riesgos y errores o
irregularidades en un 80 % de forma oportuna contando con un
adecuado y eficiente control para tomar decisiones en la vida
empresarial. (Lorena, 2015)
El control interno establecerá las metas que permitirá el logro de resultados que se
revertirán en el rendimiento de la organización para ir mejorando de forma paulatina,
lo que se expresará en los ingresos que en ella se irán generando y acumulando como
plusvalía de las ganancias obtenidas.
En cambio a nivel normativo se establecen las normas de control que ayudara al
crecimiento de la empresa.
Los modelos contemporáneos de control interno mantienen aspectos similares, al
darle la importancia que se merece el control interno dentro de una organización, pero
hay que tener en cuenta que el mundo competitivo que se vive hoy en día trae consigo
cambios tecnológicos, aperturas de nuevos mercados, incremento en las cifras de
ventas, aumento en el número de empleados, globalización económica, entre otros no
menos importantes, que origina una mayor complejidad en las operaciones y en
consecuencia provoca cambios continuos al sistema de control interno implantado.
(Márquez, 2011)
De acuerdo a lo que señala Rivas en su publicación científica se han implementado
varios modelos de control interno, siendo los más destacados en el continente
americano el marco integrado COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la
Treadway), el cual consiste en un conjunto de normativas y procedimientos elaborados
para reconocer posibles riesgos que afecten a la entidad al momento de alcanzar sus
objetivos, el modelo MICIL (Marco integrado de Control Interno Latinoamericano) que
-14-
por su parte procura constituir un marco de referencia enfocado directamente a las
exigencias y perspectivas de los directores de las empresas ya sea de empresas
públicas o privadas y el modelo COCO (Criterio de Control Canadiense) estructurado
por un marco de referencias generales orientadas al personal de toda organización
para diseñar o evaluar el control interno
2.8 ELEMENTOS DEL CONTROL CONTABLE INTERNO
Fig. 2. Elementos del Control Contable Interno
Fuente: http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/infodir/material consulta_ci.pdf
Elaborado por: Mayra Luisataxi
Al establecer métodos y procedimientos de comprobación interna se tendrá en
cuenta lo siguiente:
• La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las
transacciones a través del trabajo normal de otro funcionario o grupo.
• Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de comprobaciones
rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtención independiente de informaciones
de control, contra la cual pueden comprobarse las transacciones detalladas.
• Contar dedescripciones de lasfunciones contables,de recaudación,contratación, pago,alta y baja de bienesy presupuesto,ajustadas a lasnormas que le seanaplicables.
Definición de autoridad y responsabilidad
• Las funciones de operación,registro y custodia el controlcontable y presupuestal sobrecualquier activo, pasivo ypatrimonio.
• Las empresas deben establecerunidades de operaciones o deservicios y de contabilidad,separados y autónomas.
Segregación de deberes
• Comprobacióninterna: disposiciónde los controles delas transaccionespara que asegurenuna organización yun funcionamientoeficientes.
Comprobaciones internas y pruebas
independientes
-15-
• Los mecanismos de comprobación interna son independientes de la función
de asistencia y asesoramiento a través de la evaluación permanente del control
interno por parte de la auditoría interna.
2.9 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El diseño, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del Control
Interno es fundamental para el logro de los siguientes objetivos:
•Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar (control
interno contable).
•Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas (control interno administrativo).
•Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno administrativos).
•Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización (control interno administrativo).
•Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión de la organización (control interno contable).
•Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir
las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el
logro de los objetivos programados (control interno administrativo).
•Garantizar que el Control Interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación, de los cuales hace parte la auditoría interna (control interno
administrativo).
• Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de
planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza,
estructura, características y funciones (control interno administrativo). (Abdelnur,
Mayo del 2013)
Los criterios expuestos toman en cuenta la naturaleza del Control Interno con sus
enfoques de prevención y autocontrol, donde la organización será capaz de identificar
sus puntos vulnerables y erradicarlos con oportunidad. En tal sentido, la actividad de
monitoreo puede ser efectuada por terceros.
-16-
Un de las posibles deficiencia que muestra el Ecuador en relación al control interno
es que se fracciona por área específica, existiendo entonces una separación entre los
otros componentes que componen al control interno de una organización. Los criterios
expuestos con frecuencia afectan a la integración de las diversas áreas, ya que una
determinada actividad de control puede ayudar a alcanzar objetivos de la entidad que
corresponden a otras áreas.
De este modo, las actividades de control en el área de operaciones también
contribuyen al logro de una información financiera oportuna y con calidad, los
controles sobre la fiabilidad de la información financiera pueden contribuir al
cumplimiento de la legislación aplicable, y así el sistema propicia un desempeño
integrado.
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen
ayudar también a otros; los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la
confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así
sucesivamente. ([et.al], 2005)
Las cuestiones que se exponen a continuación muestran la amplitud abarcadora de
las actividades de control:
-17-
Fig. 3. Actividades de Control
Fuente: http://www.sld.cu/galerias/pdf/sitios/infodir/material consulta_ci.pdf
Elaborado por: Mayra Luisataxi
De igual manera se precisa de una percepción de elementos como comprobación
de las compras, transacciones en relación a las aprobaciones, cotejos, re-cálculos,
análisis de consistencia, pre-numeraciones como sub-procesos de la organización.
2.10 ANÁLISIS UNIDAD DE COMPRAS
Las empresas necesitan de la conformación de una Unidad de Compra que en
posterior pueda enunciarse como analista de compra de esta organización; por tales
criterios puede realizarse un acercamiento a la formulación de una definición, como:
“Los sistemas de contabilidad de mercancías la contabilidad forma parte importante
para los inventarios, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. Se
considera como un activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
ACTIVIDADES DE COTROL
Controles físicos
patrimoniales: arqueos,
conciliaciones, recuentos.
Dispositivos de seguridad para
restringir el acceso a los
activos y registros
Segregación de funciones.
Aplicación de indicadores de rendimiento.
Seguimiento y revisión por parte de los
responsables de las diversas
funciones o actividades.
Análisis efectuados por
la dirección.
Antecedentes teóricos.
-18-
inventarios, llamados costo de mercancía entregadas, son usualmente el gasto mayor
en el estado de resultados”. ([et.al], 2005)
Cabe indicar que las empresas dedicadas a la compra y venta de mercaderías, por
ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitan de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios,
lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares
relacionadas con esos controles:
Fig. 4. Análisis de Unidad de Compras
Extraído de: (Fayor, 2012)
Elaborado por: Mayra Luisataxi
Se incluyen los productos comprados en la cuenta de compras durante el periodo
contable, con el fin de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del
objeto para el cual fue creada la empresa. Cabe mencionar que no se incluyen en esta
cuenta la adquisición de terrenos, edificios, maquinarias e instalaciones.
Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa,
y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Las devoluciones en compra
se refieren a la cuenta que es creada con el reflejar todo aquel artículo comprado que
la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la
compra de mercadería no se abonará a la cuenta compras. Los gastos ocasionados
Gastos de compras
Inventario (inicial)
ComprasDevoluciones en compra
Devoluciones en ventas
Ventas
Mercancías en
consignación
Mercancías en
tránsito
Iventario Final
-19-
por las compras de mercaderías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de
Compras. (http://www.lenovo.com/, 2011)
2.10.1 VENTAS
Este rubro es el que controla todas las ventas de mercaderías realizadas dentro de
la empresa y que fueron compradas con éste fin. También tenemos devoluciones en
venta, esto se creó para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes de la
empresa.
En muchas oportunidades, principalmente si la entidad realiza compras en el
exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido.
2.10.2 COMPRAS
- Las compras elevadas minimizan los costos de oportunidad y los gastos.
Financiación
- La reducción de inventarios disminuye las necesidades de inversión y
minimizan los costos de mantener inventarios.
Propósito de las políticas de inventarios
1.-Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2.- A través del control, mantener los niveles óptimos tan cerca sea posible de
lo planificado.
Cabe señalar que los niveles de inventario tienen que mantenerse en dos extremos:
un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgo e inversión insostenibles, y
un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente
rápidamente a las demandas de ventas y producción.
En toda empresa, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra
forma no existiera. En elaboración, los inventarios de productos en proceso son una
necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina
y que estas se preparen para producir una sola parte.
-20-
CAPITULO III - ANÁLISIS DE CONTROL DE COMPRAS EN
LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
3.1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
3.1.1 HISTORIA DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
Boutique "El Templo de la Moda”, se apertura el 12 de septiembre del año 2000,
con un local propio en la Av. 10 de agosto y Jaime Roldos, en el cantón El Triunfo,
provincia del Guayas, como propietaria Sra. Ana Eustralida Yamasque Chafla,
mujer emprendedora que inicio a temprana edad en el mundo de las ventas.
En el año 2002, la propietaria decidió realizar un emprendimiento relacionado con
la venta por catálogo de ropa, calzado y accesorios en general por catálogo. Este
sistema brinda la oportunidad a las personas de desarrollar su negocio propio, como
consecuencia de la baja inversión que debe realizarse por parte del vendedor y la gran
variedad de productos que puede ofrecer.
La idea empresarial del negocio es en el que tanto hombres y mujeres mayores de
edad, pueden ser dueños de su propio negocio, siendo un trabajo independiente que
no les ocupa mucho tiempo, en especial para las amas de casa, quienes pueden
administrar el negocio con sus ocupaciones diarias.
Esta Boutique hoy en día cuenta con una gran variedad de productos de buena
calidad, a precios cómodos y competitivos, con una excelente atención a los clientes,
brindando un servicio de calidad.
-21-
3.1.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA
Fig. 5. Ubicación
Fuente: http://karta-online.com/es/cities/el-triunfo-ecuador
Elaborado por: Mayra Luisataxi
3.1.3 MISIÓN VISIÓN Y VALORES DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
3.1.3.1 Misión
Somos una empresa familiar que se dedica a la comercialización de prendas de
vestir, calzado, accesorios, a través de la venta por catálogo, ofreciendo a los
cantones aledaños, en las que contamos con presencia de distribuidores y un estilo
de venta personalizada.
3.1.3.2 Visión
Ser en el año 2022, una empresa líder en el mercado nacional, que ofrezca una
gran variedad de productos a sus clientes, siendo reconocida por el servicio de
calidad, ética empresarial y contando con distribuidores como aliados estratégicos.
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
-22-
3.1.3.3 Valores
Integridad en nuestros actos.
Orientados a satisfacer las necesidades de los clientes.
Comunicación sincera, honesta y oportuna.
Trabajo en equipo.
3.1.4 OBJETIVOS DE LA EMPRESA
3.1.4.1 Objetivo General
Establecer un servicio de calidad en las ventas de ropa, calzado y
accesorios a través de la venta por catálogo.
3.1.4.2 Objetivos Específicos
Realizar controles en el sistema de compra por catálogo.
Incrementar nuevas distribuidoras en la venta por catalogo
Introducir ideas innovadoras para incentivar las ventas y los servicios que
ofrece la boutique.
3.1.5 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Fig. 6. Organigrama estructural
Elaborado por: Mayra Luisataxi
Gerente Propietaria
CajeraAtención Al
clienteVendedores por
Catálogo
Contador
-23-
3.1.6 FUNCIONAL
3.1.6.1 Gerente propietaria
1.- Programar y gestionar la toma de decisiones, con el objetivo de agilizar un
buen trabajo en el proceso de compras.
2.- Dirigir y controlar las actividades económicas – financieras.
3.- Formular, aplicar y controlar las actividades administrativas de la Boutique.
4.- Dirigir y controlar el desempeño de las áreas.
5.- Liderar la gestión estratégica.
6.- Encargarse de que se supla cualquier puesto si es necesario.
7.- Conocer el mercado y tomar medidas correctivas.
8.- Representante legal de la empresa.
3.1.6.2 Contador
1.- Emitir estados financieros oportunos, confiables y de acuerdo a los principios
de contabilidad generalmente aceptados y otras disposiciones vigentes.
2.- Ejercer tareas administrativas y trabajos contables.
3.- Realizar los ingresos y salidas del IESS del personal de la empresa.
4.- Efectuar los cierres contables.
5.- Verificar selectivamente los procedimientos administrativos, contables y
presupuestarios.
6.- Registrar y controlar los movimientos diarios y efectuar las conciliaciones
bancarias.
7.- Supervisar, evaluar y controlar la emisión de órdenes de pago.
8.- Revisar reportes o estados financieros y demás documentos contables.
9.- Mantener reuniones periódicas con el personal a su cargo para delegar y
controlar cumplimiento de objetivos del departamento.
-24-
3.1.6.3 Cajera
1.- Ingresar comprobantes de venta al sistema contable.
3.- Recepción de documentos contables y administrativos.
4.- Controlar los ingresos a caja.
5. Lograr objetivos de productividad minimizando el tiempo de espera de los
clientes.
6.- Realizar revisiones del dinero que esta físico en la caja.
7.- Asegurar la acogida y orientación al cliente para brindar un excelente servicio.
8.- Realizar transacciones seguras a través de tarjetas crédito y débito.
9.- Detallar los diferentes medios de pago para evitar faltantes y sobrantes.
10.- Recibir y verificar los diferentes medios de pago como efectivo, cheques,
bonos, entre otros; para evitar fraudes.
3.1.6.4 Atención al cliente
1.- Se encargan de dar atención a los clientes
2.- Ofrecen información precisa en cuanto a precio, descuentos y modos de
pago.
4.- Recibir y dar solución a las quejas y reclamos de los clientes.
5.- Prevenir las causas de conflictos con los clientes.
6.- Tienen información para aclarar las dudas de los clientes.
7.- Recibir solicitudes de productos y servicios que desea adquirir un cliente.
8.- Ser el canal de comunicación entre las necesidades de los clientes y las
operaciones de la boutique.
9.- Representa a la autoridad para resolver problemas que afecten a clientes
directa o indirectamente.
10.-Estudiar las causas de insatisfacción de los clientes.
-25-
3.2 BASE LEGAL
3.2.1 ORDENANZAS TRIBUTARIAS, FINANCIERAS, ECONÓMICAS
• Ordenanza reformatoria de Patente Municipal, en el sector del cantón el triunfo,
publicado en el registro oficial 384 de 02 de febrero 2016.
REGLAMENTO PARA APLICACION LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO
INTERNO, LORTI
Registro Oficial 145 de 17 de diciembre del 2013
DEL IMPUESTO A LA RENTA
INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA
MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES
CODIGO DEL TRABAJO
Codificación 17
Registro Oficial Suplemento 167 de 16-dic-2005
Última modificación: 26-sep-2012
Estado: Vigente
Art. 11.- Clasificación. - El contrato de trabajo puede ser:
a) Expreso o tácito, y el primero, escrito o verbal;
b) A sueldo, a jornal, en participación y mixto;
c) Por tiempo fijo, por tiempo indefinido, de temporada, eventual y ocasional;
d) A prueba;
e) Por obra cierta, por tarea y a destajo;
f) Por enganche;
g) Individual, de grupo o por equipo; y,
Art. 14.- Estabilidad mínima y excepciones. - Establéese un año como tiempo
-26-
mínimo de duración, de todo contrato por tiempo fijo o por tiempo indefinido, que
celebren los trabajadores con empresas o empleadores en general, cuando la
actividad o labor sea de naturaleza estable o permanente, sin que por esta
circunstancia los contratos por tiempo indefinido se transformen en contratos a plazo,
debiendo considerarse a tales trabajadores para los efectos de esta Ley como
estables o permanentes. Se exceptúan de lo dispuesto en el inciso anterior:
a) Los contratos por obra cierta, que no sean habituales en la actividad de la
empresa o empleador;
b) Los contratos eventuales, ocasionales y de temporada;
c) Los de servicio doméstico;
d) Los de aprendizaje;
e) Los celebrados entre los artesanos y sus operarios;
f) Los contratos a prueba;
g) Nota: Literal derogado por Decreto Legislativo No. 8, publicado en Registro
Oficial Suplemento 330 de 6 de mayo del 2008; y,
h) Los demás que determine la ley.
Art. 17.- Contratos eventuales, ocasionales, de temporada.- Son contratos
eventuales aquellos que se realizan para satisfacer exigencias circunstanciales del
empleador, tales como reemplazo de personal que se encuentra ausente por
vacaciones, licencia, enfermedad, maternidad y situaciones similares; en cuyo caso,
en el contrato deberá puntualizarse las exigencias circunstanciales que motivan la
contratación, el nombre o nombres de los reemplazados y el plazo de duración de la
misma(…). (Honorable Consejo Nacional, 2012, pág. 9).
3.3 CRITERIOS LEGALES ESPECÍFICOS PARA LA BOUTIQUE
Boutique “El Templo de la Moda”, al ser una persona natural no obligada a llevar
contabilidad se rigen bajo las leyes y reglamentos de los siguientes organismos de
control:
Servicio de Rentas Internas (SRI)
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Ministerio de Relaciones Laborales (MRL)
-27-
3.4 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
En la presente investigación se aplicaron técnicas de recolección de información,
al departamento de compras para identificar los factores internos y externos que se
presentan en la empresa.
3.4.1 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
El informe coso está conformado por cinco componentes y todos están conectados
ya que se integran a las actividades y procesos de la Boutique.
Al estar todos interrelacionados permite que la entidad reaccione de una manera
dinámica a los cambios internos o externos que se producen y no se desvíen de los
objetivos a cumplir.
Para poder determinar la situación en la que se encuentra la Boutique “El Templo
De La Moda” usaremos, un cuestionario donde calificaremos el nivel de riesgo y nivel
de confianza existente en el Departamento de compras de la Boutique.
3.4.2 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Se realizó una la evaluación al departamento de compras de la Boutique “El Templo
De la Moda”, donde se obtuvieron los siguientes resultados.
-28-
Cuadro. 1. Cuestionario de control interno
BOUTIQUE
“EL TEMPLO DE LA MODA”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
ENTREVISTADO: ANA EUSTRALIDA YAMASQUE CHAFLA
ENTREVISTADOR: MAYRA PATRICIA LUISATAXI YAMASQUE
FECHA: 27 DE JULIO 2017
No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
1
AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el entorno que
estimule las tareas del personal con
respecto al control de las actividades
1.1
¿El departamento cuenta
con un manual de control
debidamente aprobado
para el manejo de las
compras?
X
No existe un manual para el
departamento de compras
1.2
Antes de pagar cualquier
factura o comprobante.
¿Se revisa que cumplan con
las disposiciones
administrativas para este
trámite?
X
Se realiza una verificación de que
esté debidamente llenado y
correctamente realizado.
1.3
¿El departamento maneja
comprobantes de egresos
para la realización de sus
transacciones?
X
No se utiliza comprobantes de
egresos simplemente se verifica con
las facturas o cheques.
1.4
¿Existen políticas que se
relacionen con los
proveedores?
X
No existen políticas para trabajar con
los proveedores
1.5
¿Se archivan de manera
adecuada los documentos
que demuestren el pago de
obligaciones a terceros?
X
-29-
1.6
¿Está registrada a nombre
de la Boutique la cuenta de
cheques que se maneja?
X
Todas las chequeras se encuentran
registradas con el nombre de la
boutique
1.7
¿La persona que realiza el
pago y la que concilia es
diferente?
X
Si son personas diferentes, la
propietaria realiza el pago y el
contador lo registra
1.8
¿Se registra
oportunamente en el
sistema los desembolsos de
dinero realizados?
X
La compra se registra, después de
haberse realizado
2
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Se quiere evaluar si el departamento
realiza actividades que le permitan
evaluar los riesgos que afecten a las
compras
2.1
¿Se preparan solicitudes
de compra?
X
2.2
¿Se sigue algún método
para la selección de
proveedores?
X
2.3
¿Se emiten los cheques en
orden secuencial?
X
2.4
¿Se evita firmar cheques
en blanco, al portador para
el pago de los
proveedores?
X
2.5
Manejan Controles para
Mitigar los Riesgos Como:
2.5.1
Procedimientos de compra
X
2.5.2
Procedimientos de
Seguridad
X
3
ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumplen
con las políticas y procedimientos
establecidos para cumplir con los
objetivos y funciones asignadas.
-30-
3.1
¿Las órdenes de compra
están debidamente
autorizadas?
X
La compra se la autoriza vía
telefónica y/o correo electrónico.
3.2 ¿Son conciliados los
resultados de las compras
físicos, contra los registros
contables?
X
3.3
¿Se manejan tarjetas
kárdex para el control de
compras?
X
3.4 ¿Tiene un control para
determinar los productos
que están en mal estado?
X
Si se lleva un control para determinar
los productos en mal estado.
3.5
¿Se dan de baja los
productos en mal estado?
X
Si se dan de baja los productos en
mal estado.
3.6 ¿Los productos
almacenados se
encuentran ordenados de
tal manera que facilite la
ubicación de los mismos?
X
Los productos se encuentran
almacenados en su orden.
4
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinar si el área realiza
actividades que le permitan comunica
resultados, excepciones, puntos de
interés hacia la autoridad
correspondiente en lo que refiere a las
ventas.
4.1
¿Los proveedores
proporcionan información
oportuna acerca de sus
productos?
X
4.2
¿Existen registros que le
permiten preparar los
reportes?
X
4.3
¿La información
proporcionada por la
empresa al área de
compras es confiable para
la toma de decisiones?
X
-31-
4.4
¿Se solicita información
sobre los productos
existentes y faltantes al
momento de efectuar
nuevos pedidos?
X
4.5
¿La información dentro del
proceso de compras es
formal?
X
Solo de manera verbal
5
MONITOREO Y SUPERVISIÓN
Determinar si el área realiza
actividades que le permitan comunica
resultados, excepciones, puntos de
interés a la autoridad correspondiente
5.1
¿Existe una persona
nombrada responsable de
realizar las compras?
X
Sra. Ana Yamasque, encargado de
realizar el trámite de las compras
para la boutique.
5.2
¿Se requiere de una
autorización previa para
realizar la compra?
X
Si la propietaria se encuentra en la
empresa ella autoriza la compra de lo
contrario autoriza al contador.
5.3
¿Existe una persona que
supervise que se cumpla
el proceso en compras?
X
5.4
¿Se efectúan
comparaciones de
compras mensuales con
ventas históricas?
X
5.5
¿Se evalúa y supervisa el
desempeño de las
compras?
X
CALIFICACIÓN TOTAL = CT
21
PONDERACIÓN TOTAL = PT
29
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT * 100%
72
NIVEL DE RIESGO: NR= NC - 100%
28
ELABORADO POR: MAYRA PATRICIA LUISATAXI YAMASQUE
REVISADO POR: ING. MARCO ANDRADE MALDONADO
-32-
Cuadro. 2. Porcentaje del nivel de confianza y riesgo
Elaborado por: Mayra Luisataxi
3.4.3 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
Según los resultados obtenidos en el cuestionario, realizado al departamento de
compras de la Boutique “El Templo de la Moda” se tiene un nivel de confianza
moderado del 72% y su nivel de riesgo del 28% dándonos un riesgo moderado.
Aquí se controla las compras de una manera más minuciosa ya que de esta área
depende del éxito de la empresa.
Aunque el control es detallista, hay algunos puntos que se tendría que mejorar para
que el riesgo sea menor. Esto se debe a:
3.4.3.1 Fortalezas
Antes de pagar cualquier factura o comprobante, se realiza una verificación de
que esté debidamente llenado y correctamente realizado.
Se archivan los documentos de manera adecuada que demuestren el pago de
obligaciones a terceros.
La persona que realiza el pago es la propietaria y la que concilia es el contador.
La compra se registra, después de haberse realizado.
Se realizan solicitudes de compra.
Se emiten los cheques en orden secuencial.
Se evita firmar cheques en blanco, al portador para el pago de los proveedores.
Las órdenes de compra se la autoriza vía telefónica y/o correo electrónico.
Los resultados de las compras físicas son conciliados con los registros
contables.
Se manejan tarjetas kardex para el control de compras.
Se lleva un control para determinar los productos en mal estado.
Se dan de baja los productos en mal estado.
Los productos almacenados se encuentran ordenados de tal manera que
facilita la ubicación de los mismos.
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%
50% - 85% 25% - 49% 5% - 24%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
-33-
Los proveedores proporcionan información oportuna acerca de sus productos.
Existen registros que le permiten preparar los reportes.
La información proporcionada por la empresa al área de compras es confiable
para la toma de decisiones.
Se solicita información sobre los productos existentes y faltantes al momento
de efectuar nuevos pedidos.
Existe una persona responsable de realizar los trámites de las compras para la
Boutique.
3.4.3.2 Debilidades que se detectarón
No cuenta con manual de control específico para el departamento de compras.
El proceso para las compras que efectúan no está establecido y no es muy
seguro.
El departamento de compras no cuenta con procedimientos de compras y de
seguridad.
La información dentro del proceso de compras no es formal.
No tienen ningún método para la selección de sus proveedores.
No se efectúan comparaciones de compras mensuales con las ventas
históricas.
No existen ningunas políticas que se relacionen con sus proveedores.
No se evalúa y supervisa el desempeño de los compras.
-34-
CAPITULO IV - ELABORACIÓN DE POLÍTICAS DE
CONTROL DE COMPRAS PARA LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA”
4.1 POLÍTICAS LEGALES QUE PROPUGNAN LA PROPUESTA
Para la confección de este apartado de la investigación se realizó una revisión de
las principales políticas nacionales del Ecuador, y de las políticas revertidas en
manuales de funciones o de control de compras para la empresa.
La presente revisión de las políticas comerciales de la empresa con propósito
fundamental revertir las tendencias estructurales del modelo de compra excluyente y
que ha agotado la base de los recursos naturales.
4.2 OBJETIVO
- Contribuir a reducir los riegos del proceso de compra de la empresa con el
propósito de posesionarse en el mercado y agilizar el proceso contable de la misma.
4.3 MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
Un Manual de Políticas y Procedimientos es un documento que se utiliza dentro de
un área, departamento, dirección, gerencia u organización; en el que se debe
especificar sobre lo que debe hacer (políticas), como hacer (procedimientos), para
solucionar problemas, controlar procesos y administrar el área o departamento, de
una organización.
En el caso de empresas pequeñas con un solo Manual para toda la organización
puede ser suficiente. Sin embargo, en las compañías grandes que tienen definidas las
principales áreas del negocio (mercadotecnia, ventas, recursos humanos, finanzas,
calidad, producción, ingeniería, compras, proyectos, administración, etc.), es
importante que tengan sus propios Manuales de Políticas y Procedimiento en cada
una de estas, las únicas personas autorizadas para aprobar Políticas o
Procedimientos son los responsables, Gerente General de la empresa del primer nivel
jerárquico.
Cada área tendrá la responsabilidad de ejecutar y tener documentación solamente
que por sus funciones maneje cotidianamente, sean estos políticas y procedimientos
creadas para cada área. Es importante tener en cuenta al crear un Manual de Políticas
y Procedimientos técnicas como las de Sistemas de Calidad, Reingeniería,
-35-
Benchmarking, Reducción de Costos, Justo a tiempo. Planeación Estratégica,
Controles de compras, normas ISO 9000, etc. (Navarro, 2013)
4.4 LAS POLÍTICAS
Al principio uno siente las políticas como actitudes exageradas o sin sentido. Sin
embargo, el propósito real de las políticas es mantener una organización ordenada
para contribuir directamente que las actividades y procesos logren sus propósitos,
ayuda también a simplificar la burocracia administrativa, a mejorar las utilidades,
aumentan el control en las diferentes áreas de la Compañía. Las políticas deben ser
pensadas y diseñadas para facilitar que las cosas se hagan correctamente.
Las políticas bien desarrolladas pueden ayudar a evitar el desorden y mal
diseñadas pueden paralizar la organización. En fin, las políticas se dirigen hacia la
dirección lo que no se debe hacer en situaciones definidas, en un medio para alcanzar
un fin. (Navarro, 2013)
4.5 CARACTERÍSTICA DE UNA POLÍTICA
Las políticas en una empresa deben presentar fundamentalmente las siguientes
características:
- Establece lo que la dirección quiere o prefiere que se haga.
- No dice cómo proceder (eso lo dice el procedimiento)
- Refleja una dirección directiva para todas las situaciones similares.
- Ayuda a las personas del nivel operativo, a tomar decisiones firmes y
congruentes con la dirección.
- Tiende a darle consistencia a la operación.
- Es un medio para que a todos se les trate equitativamente.
- Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
- Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.
- Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre un
asunto rutinario. (Navarro, 2013)
-36-
4.6 LOS MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente
cada uno de los pasos que se siguen para realizar un trabajo, estos deben estar
siempre por escrito para que el usuario siga tranquilamente por un camino segura
previamente probado, dos cosas fundamentales para el usuario como lo son la
precisión y la velocidad para ejecutar el trabajo.
Con una buena aplicación de los métodos y procedimientos y además de su
cotidiano uso en las organizaciones se obtendrá las metas deseadas, generalmente
son verbales y no están por escrito. Incluso, la mayor parte de las veces la gente por
falta de información y sensibilización a cerca de su importancia, modifican y desvirtúan
el método o procedimiento de acuerdo al humor o presión del trabajo con que
amanecen. (Navarro, 2013)
4.7 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
Las políticas dicen “Que hacer”, y los procedimientos dicen en detalle y paso a paso
“Como hacerlo”.
Las políticas muestran lo que la Dirección de la organización ha decidido hacer en
una situación determinada, los procedimientos formalizan la implantación de las
políticas.
A partir de las políticas se puede desarrollar los procedimientos. A partir del
desarrollo de procedimientos, se descubren y proponen las políticas que la
organización requiere. Tanto las políticas, como los procedimientos deben tener un
propósito bien definido. Por lo cual al momento de desarrollarse es muy importante no
perder de vista el propósito correspondiente.
Una política es reforzada e implantada a través de al menos un procedimiento, todo
procedimiento es reforzado con al menos una política. Una política sin procedimiento
puede quedar solamente en buenos deseos, un procedimiento sin política está
incompleta. (Navarro, 2013)
Planificar, revisar, controlar, mediante procedimientos procesos con alto valor
agregado, identificando las oportunidades de mejoras. Una vez identificado el
problema y detectadas las diferentes causas por las cuales el control de los compras
en esta Compañía se ha hecho casi inmanejables, se procederá a crear los
procedimientos, y establecer las políticas que nos permitan obtener los controles
deseados, además que nos permitan en el futuro no incurrir en los mismos errores.
(Navarro, 2013)
-37-
4.8 MEJORAMIENTO DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
La forma de asegurar que las políticas, métodos o procedimientos se mejoren, es
poniéndolos por escrito para que así puedan ser usados, revisados, analizados,
depurados y mejorados de una manera formal, se ha establecido que las
organizaciones dediquen uno o dos días cada año para revisar, actualizar, mejorar,
fuera de la compañía con todos los involucrados, sus correspondientes manuales.
4.9 DIAGRAMA DE FLUJO
Los Diagramas de Flujo son parte del desarrollo de procedimientos, y que generan
muchas explicaciones a partir de la señalética lógica de mismo, la que va
estableciendo los procesos del objeto de estudio que se investiga, en la práctica estos
son considerados una valiosa herramienta para establecer los proceso y la explicación
de la dinámica interna de los procesos y subprocesos de las empresas.
El diagrama de flujo del sistema de compras de la Boutique “El Templo de la Moda”,
se divide dos grupos:
Empleado: Se encarga de establecer los productos o mercancías que transitan
durante las compras, es decir, se establece la fecha de entrada, la temporada alta y
baja que este producto tiene, los cambios y las salidas del producto.
Productos: Coinciden dentro del mismo proceso, donde se establecen al igual que
el empleado un período de entrada alto, un período con baja. Donde cada producto
tiene un código identificativo, se establece toda la estancia de este producto en los
predios del negocio, en un modelo donde se marca, la entrada, la salida, la fecha,
entre otros aspectos.
El sistema de compras de la Boutique “ El Templo de la Moda”, se caracteriza por
la recogida de datos que fluyen de los entes que en la empresa tienen funciones
diversas pero que inciden en un mismo proceso, llamado eficiencia empresarial; no se
puede hablar cuando no se realiza o se realiza de forma incompleta el compras, este
necesariamente necesita de la colaboración de administradores, empleados,
trabajadores y de los productos, pues cada uno desde sus contextos vierten
información que se convierte en datos valiosos para el compras y verificar la
rentabilidad y eficiencia de la empresa.
Descripción del cargo
1. Definición
Coordinar, programar y controlar el abastecimiento oportuno tanto de materia prima
como de insumos y materiales sean por compra local o por importaciones, velando
-38-
que se realice en el momento justo, en las cantidades necesarias con la calidad
adecuada y los precios más convenientes.
2. Funciones
Velar por el abastecimiento de mercadería para Boutique “El Templo de la Moda”.
Buscar, seleccionar y mantener proveedores completos para analizar las
características de los productos, calidades, condiciones de servicio y formas de pago.
Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones
de la factura y entrega de las mismas a contabilidad para su registro, pago y
Contabilización.
4.10 KÁRDEX
Importancia de las Kárdex para la empresa es que en el proceso de compras en
esta se plasma todos los artículos que se adquieren en la empresa y queda registrado
toda su trayectoria en el tiempo que se encuentre dentro de la empresa, este es el
objeto social de las Kárdex dentro de la organización o negocio, a continuación se
presenta la descripción de los campos que se encuentran en el modelo de la tarjeta
kárdex:
-39-
Cuadro. 3. Kárdex
KÁRDEX
Nombre del contribuyente: Periodo:
Razón social del proveedor: Método:
Nombre del artículo: Tipo de artículo: Código: Unidad:
Ubicación: Stock mínimo: Stock máximo:
FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANT V.UNIT V.TOTAL CANT V.UNIT V.TOTAL CANT V.UNIT V.TOTAL
Elaborado por: Mayra Luisataxi
Este modelo de Kárdex elaborado por la dueña de Boutique “El Templo de la Moda,
con este control mediante todos los aspectos que ella recoge, la entrada, salida, de
una mercancía al tiempo que los codifica y regula su existencia en los almacenes de
la Boutique. A continuación se describe el llenado de esta:
Nombre del contribuyente: Nombre de la empresa
Razón Social del proveedor: Nombre del almacén que provee el producto.
Nombre de artículo: Nombre del producto que se detalla en la tarjeta.
Unidad: Qué tipo de medida o unidad es el producto.
Ubicación: el lugar donde se encuentra ubicado el producto en la bodega
Tipo de artículo: la descripción del producto
Stock Mínimo: La cantidad minina de existencia del producto en bodega
Stock Máximo: La cantidad máxima de existencia del producto en bodega.
Fecha: Fecha de ingreso, salida o devolución del producto en bodega.
-40-
Entrada: Ingreso de cada producto a bodega.
Cantidad: La cantidad de producto que ingresa, sale o existe en bodega.
V/Unitario: El precio de cada producto.
V/Total: El valor de la cantidad del producto por el valor unitario.
Salidas: La salida de cada producto de bodega.
Existencias: El producto que existe en bodega.
-41-
CAPÍTULO V - CREACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL
INTERNO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
5.1 MANUAL PARA EL CONTROL DE COMPRAS
Las compras que se adquieran deberán ser reportadas en primer término a la
bodega antes de ser registrados, con la periodicidad que sea necesaria.
El contador y el cajero serán responsables de mantener actualizados los registros
de compras, por lo que verificarán que se encuentren debidamente identificadas con
su número de control y resguardo correspondiente.
5.2 ACERCAMIENTO A LA CREACIÓN DE UN MANUAL PARA LA EMPRESA
Las empresas requieren de la creación de procesos que garanticen su armónico
funcionamiento, por tal razón la elaboración de manuales que establezcan las
funciones de cada uno de los entes que en la empresa funcionen.
5.3 OBJETIVO DEL MANUAL
- Establecer las funciones de proceso de compras para el mejoramiento del proceso
de compras en la Boutique” El Templo de la Moda”
El Manual contempla las Políticas Contables, Planteamiento de las técnicas de
control de compras, flujo grama del proceso de compras, políticas de la gestión de
compras, el Stock Mínimo y máximo.
5.4 POLITICAS CONTABLES
• La gerente propietaria designará al cajero como la persona autorizada para el
manejo del control de compras.
• La gerente propietaria y su secretaria determinaran al inicio de cada mes el
monto para control de compras que se podrá ejercer en la boutique.
Cuando se realicen compras adicionales se dará los siguientes pasos:
1. Instruir a la secretaria, mediante oficio para el levantamiento físico de las compras,
estableciendo los plazos a observar.
-42-
2. Programar la verificación del levantamiento físico de las compras a la Gerencia
General y en las oficinas del personal administrativo.
3. Instruir y proporcionar las compras correspondientes al responsable de compras
que efectuará la verificación física de los mismos.
4. Dar aviso mediante oficio al Gerente general, mencionando la fecha de la visita para
este acontecer.
5. Planear las actividades del levantamiento físico en la empresa.
7. Instruir la cajera y establecer un calendario para llevar a cabo las actividades del
levantamiento físico de las compras.
8. Capacitar y/o asesorar al personal encargado del levantamiento físico de las
compras.
5.5 PLANTEAMIENTO DE TÉCNICAS DE CONTROL DE COMPRAS A LA
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
5.5.1 COMPRAS DE MATERIALES Y SUMINISTROS
En esta cuenta se registra el costo total de compra de los materiales y suministros
que han sido recibidos en las bodegas de la empresa están disponibles para su
utilización. Se carga con el valor de los materiales y suministros comprados y recibidos
y se abona con el valor de los materiales y suministros solicitados por la boutique.
5.5.2 INVENTARIO DE SUMINISTROS
En esta cuenta se registra el costo total de los materiales que han sido recibidos
por los diversos proveedores y que han que están disponibles en los tres almacenes
bodegas, por ejemplo: calzados, ropas, mercaderías para la venta por catálogos entre
otros. Aquí se establecerá el control de entradas, período de estacionamiento y salidas
de las mercancías.
5.6 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS RELACIONADOS CON COMPRAS
Esta fase tiene como objetivo establecer las deficiencias del control interno contable
y administrativo observadas en el análisis de los procedimientos aplicados por la
empresa, para lo cual se toma de base los siguientes procesos del área de compras:
-43-
Documento emitido en
circulación
•Compras
•Ingresos al almacén
•Inventarios físicos
•Salidas del almacén. (http://www.pdcahome.com/, 2015)
5.6.1 SIMBOLOGÍA PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA”
Fig. 7. Simbología del Proceso de Compras
Fuente: http://pdfs.wke.es/5/1/4/2/pd0000015142.pdf
Elaborado: Mayra Luisataxi
5.6.2 FLUJOGRAMAS DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA”
En este estudio se asume el proceso operativo para una transacción de compras,
dividido por Departamento de compras, actividades, sub-actividades, documentos y
riesgo de incumplimiento.
Dirección de
proceso
Archivo
definitivo
Archivo
transitorio
-44-
Fig. 8. Proceso Operativo – Transacción de Compras
Fuente: http://pdfs.wke.es/5/1/4/2/pd0000015142.pdf
Elaborado: Mayra Luisataxi
Una vez establecidos los procesos de compras se precisa de un proceso de
constatación o verificación de las compras realizadas, en este estudio, se indica
entonces que este proceso en la Boutique “El Templo de la Moda”, que este ciclo
queda explicado desde sus inicios con las mercancías que los proveedores
promueven, y una vez realizada las compras estas son trasladadas para los
almacenes y este proceso finaliza con la función administrativa.
-45-
Fig. 9. Proceso de Compras
Fuente: http://pdfs.wke.es/5/1/4/2/pd0000015142.pdf
Elaborado: Mayra Luisataxi
Como componente de este manual se considera las políticas de la gestión de compras
de la Boutique “El Templo de la Moda”, pues hasta que no se realizó este estudio de
caso no se había considerado que nuestra empresa tuviese las mismas.
A continuación se referencian estas:
5.7 POLÍTICAS DE GESTIÓN DE COMPRAS
1. Las mercancías se someterán a un proceso de control de compras, contar
con áreas de almacenamiento mejor aseguradas y mejores pronósticos de
ventas.
2. Evitar las situaciones de faltas de existencias es una prioridad.
3. Reconsiderar el proceso de verificado de la venta real en estrecha relación
a las políticas de compras de los artículos de ventas por catálogos.
4. Priorizar acciones a los artículos de menos demanda por los clientes.
Orden de
compra
PD
PD2
PD2
PD1 PD1
PD2
PD2 PD1 PD2
Proveedor Compras Administración
Función
Administrativa
Almacén
-46-
5. Establecimiento de acciones para la compra priorizada a los productos de
mayor demanda.
5.8 STOCK MÍNIMO
Será el que permita que la boutique siga proveyendo de servicio a los
consumidores, sin que estos noten carencias de servicio o sin que se rompa la cadena
del mismo. En el cálculo del stock mínimo se deben tener en cuenta factores tales
como el tiempo de entrega de nuevos pedidos, de forma que el volumen de unidades
se mantenga siempre dentro de unos límites, por lo recomendable es asegurarse de
hacer los pedidos antes de que el alcance el stock mínimo, así, incluso ante un
imprevisto la empresa puede seguir manteniendo la calidad de sus servicios.
5.9 STOCK MÁXIMO
No todas las empresas pueden almacenar el mismo volumen de mercancía, hay
factores que hacen que en algunos tipos de negocios se pueda hablar de toneladas
de productos en stock, mientras que en otras el número se reduce a apenas unas
decenas o unas centenas.
Sin embargo, en estos casos y en todo el abanico de posibilidades que se
encuentren entre estas, el stock máximo es la cantidad máxima de mercancía que un
negocio puede almacenar de forma continuada (Rivero, 2013)
Para cualquier tipo de negocio, el sueño sería tener siempre el máximo de stock en
el almacén: de esta forma, se podría dar un servicio ininterrumpido e “infinito” a todos
los clientes, pero esta es una idea ciertamente utópica debido a que, en realidad, son
varios los aspectos que hay que considerar como parte del stock.
Los costos asociados al almacenaje de productos es uno de los más importantes,
aun cuando no haya que hacer frente al pago de un alquiler de la nave, un almacén
grande supone un mayor desembolso de luz, así como más personal para una gestión
correcta de las compras. Principales Tópicos De Investigación. (Rivero, 2013)
-47-
5.10 MANUAL DE PROCESOS DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL TEMPLO DE
LA MODA”
Cuadro. 4. Manual de Control Interno para el departamento de compras
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
MANUAL DE CONTROL INTERNO
FECHA: AGOSTO 2017
PROCESO DE COMPRAS
ÁREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
INTRODUCCIÓN
El diseño de un manual de control interno para el departamento de compras de la Boutique “El
Templo de la Moda”, es importante ya que por medio de este documento se puede llevar un control
minucioso de las actividades y como se deben desarrollar en el proceso de compras, además
busca proporcionar a los colaboradores internos una herramienta de consulta y supervisión de que
se de cumplimiento a los controles existentes en el proceso de compras de la Boutique.
Una vez que el departamento de compras aplique este manual de control interno, además de
realizar el proceso de compras de una forma adecuada. Permite una mejora en el cumplimiento
de la eficacia operativa de los controles realizados
OBJETIVOS.
General.
Determinar una política adecuada de adquisición de mercadería.
Realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad
requerida y a un precio adecuado.
Realizar los pagos a proveedores dentro de los plazos establecidos.
Específicos.
Lograr la mejor negociación con los proveedores.
Tener las mercaderías disponibles en el tiempo que son requeridas.
Prevenir las posibles alteraciones en precios, por inflación o escases.
-48-
Alcance.
El manual de control interno para la gestión del proceso de compras tendrá un
alcance o ámbito de aplicación para todo el personal del departamento de compras
de la Boutique “El Templo de la Moda”, que permitirá el cumplimiento y control de las
funciones relacionadas con el proceso de compras.
Emisión: Agosto 2017
Realizado por: Mayra Luisataxi Yamasque
Página: 1
-49-
Cuadro. 5. Políticas
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PROCESO DE COMPRAS
ÁREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
FECHA: AGOSTO 2017
POLÍTICAS
Conservar y buscar a los mejores proveedores.
Para realizar la compra de cualquier producto, se solicitará por lo mínimo tres
proformas de proveedores.
Se analiza y se compara las proformas.
Se elegirá los productos de mejor característica en cuanto a precios y calidad más
conveniente para la boutique y se realiza la negociación con los proveedores.
Toda adquisición de mercadería deberá ser canalizada a través del departamento de
compras.
La orden de compra se dará trámite en máximo dos días.
Se receptan facturas de proveedores iguales a la orden de compra según: el precio,
calidad y cantidad solicitada, si existen diferencias o una mala elaboración de la
factura, el encargado de bodega reportará al jefe de compras para la no recepción de
mercadería.
Para realizar el pago a proveedores se verificará que las facturas tenga la
aprobación del jefe de bodega.
Los días jueves se prepararán todas las facturas pendientes de pago.
Los días viernes de 9am a 11am se recibirán y se pagarán las respectivas facturas a
los proveedores.
Los términos de pago a proveedores son de 30 días y 60 días.
-50-
En los casos que amerite el pago anticipado se deberá tener la autorización del
gerente general.
La forma de pago es a través de cheques o transferencias con sus respectivos
respaldos.
Emisión: Agosto 2017
Realizado por: Mayra Luisataxi Yamasque
Página:
2
-51-
Cuadro. 6. Descripción de actividades
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
MANUAL DE CONTROL
INTERNO
PROCESO DE COMPRAS
FECHA: AGOSTO 2017
ÁREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
N.
-
RESPONSIBLE
ACTIVIDAD DOC.TRABAJO /OBSERVACIÓN
DOCS.
1
Jefe de compras
Receptar requisición de mercadería por
medio de una orden de compra.
Orden de compra
Original
y copia
2
Jefe de compras
Se contacta con fuentes proveedoras.
E-mail / Via Telefónica
-
3
Jefe de compras
Solicitar cotizaciones a proveedores.
E- mail
4
Jefe de compras
Se recepta como mínimo tres proformas.
Proformas
Original
5
Jefe de compras
Se analiza y se compara las proformas.
Formatos /e- mail
Original
6
Jefe de compras
Se realiza la negocia con los proveedores
- compra.
E-mail / via telefónica
-
7
Gerente y jefe de
compras
Analizan y evalúan las condiciones de
compra.
Documento
Original
8
Gerente
Aprueba la proforma o cotización con firma
y sello.
Documento
Original
9
Jefe de compras
Elaborar orden de compra a los
proveedores seleccionados.
Orden de compra
Origina
Y copia
10
Jefe de compras
Dar Seguimiento de la orden de compra
hasta recibir la mercadería.
E-mail / via telefónica
-
-52-
11
Bodeguero
Comprobar la mercadería según la orden
de compra.
Orden de compra y
factura
Original
y copia
12
Bodeguero
Recepta la mercadería e ingresa a bodega
con su respectiva firma de
responsabilidad.
Comprobante de
ingreso, factura y
comprobante de egreso
Original
y copia
13
Contador
Se envía todos los documentos inherentes
a la orden de compra, para revisarlos y
proceder con el respectivo pago de las
facturas.
Orden de compra,
factura, comprobante de
egreso
Original
y copia
14
Jefe de compras y
bodeguero
Establecer un control de inventarios para
determinar un stock máximos y mínimos
de mercadería.
Kárdex
Original
Fin del procedimiento.
Emisión: Agosto 2017
Realizado por: Mayra Luisataxi Yamasque
Página: 3
-53-
Cuadro. 7. Descripción del procedimiento de compras
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
MANUAL DE CONTROL INTERNO
PROCESO DE COMPRAS
ÁREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
El jefe de compras recibe la orden de compra de mercadería correctamente llenada y
aprobada por parte de la Gerente propietaria y procede a revisar si hay en inventarios
o se debe realizar la respectiva compra.
En caso de proceder la compra, el jefe de compras se contacta con los proveedores
vía telefónica y solicita cotizaciones por escrito vía e-mail para la compra, con el fin de
realizar una comparación de las ofertas para establecer un precio referencial y
condiciones de la compra por lo menos con 3 proveedores.
Una vez cotizado el jefe de compras debe analizar y comparar las cotizaciones,
llenando una ficha y entregar a la Gerente ya que es quien selecciona al proveedor en
función a los requerimientos establecidos: precios, calidad, tiempo de entrega, o
cualquier otro factor que permita determinar la mejor oferta.
Una vez concluido el análisis de cotizaciones y la aprobación de la Gerencia, el jefe
de compras procede a notificar al proveedor y elabora la orden de compra.
Todas las transacciones realizadas de compra deberá tener adjunto la solicitud de
orden de compra debidamente aprobada por la Gerente, esta orden de compra debe
tener orden secuencial, al fin de poder facilitar el seguimiento.
El jefe de compras entrega al proveedor la respectiva orden de compra, el mismo que
deberá realizar un seguimiento de la entrega vía e-mail o telefónica hasta que la
mercadería solicitada sea enviada.
El encargado de bodega comprueba que el material de la orden solicitada tenga las
mismas especificaciones: precios, calidad y cantidad, detallada en la factura.
Se procede al ingreso de mercadería elaborando un comprobante de ingreso con la
respectiva firma de responsabilidad y se emite un comprobante de egreso para el pago
al proveedor.
-54-
Se emiten al contador los documentos que respaldan la compra de la mercadería:
factura, comprobante de ingreso a bodega, orden de compra y comprobante de
egreso, con la finalidad de emitir con el cheque para realizar el pago a proveedores
en el tiempo establecido.
Se establece un control de inventarios para determinar máximos y mínimos de stock
de mercadería en el sistema automatizado por la administración.
Emisión: Agosto 2017
Realizado por: Mayra Luisataxi Yamasque
Página : 4
-55-
Cuadro. 8. Flujogramas del proceso de compras
BOUTIQUE “EL TEMPLO DE LA MODA”
AREA: DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
COMPRAS GERENTE BODEGA CONTABILIDAD
INICIO
Receptar requisición
de mercadería
Contacto con fuentes proveedoras
Solicitar cotizaciones a
proveedores
Se recepta como mínimo tres
proformas
Se analiza y se compara las
proformas
Se realiza la negociación con los
proveedores
Se analizan y se
evalúan las
condiciones de
compra
Aprobar la proforma o
cotización
Elaborar orden de compra a los
proveedores seleccionados
SI
Seguimiento de la orden de compra
hasta recibir
Establecer un control de inventarios
para determinar un stock mínima y
máxima de mercadería
FIN
NO
Comprobar la mercadería
según la orden de compra
Receptar mercadería e
ingreso a bodega
Se envían todos los
documentos inherentes a la
orden de compra
- factura
- comprobante de ingreso
- comprobante de egreso
-56-
CAPITULO VI - CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 CONCLUSIONES
A modo de conclusiones en este estudio se propuso entre sus propósitos, el diseño
de un manual de control interno para el departamento de compras en la Boutique “El
Templo de la Moda”, para la concreción de este se procedió al estudio y análisis de
las fuentes bibliográficas. A demás de determinar las falencias esenciales del negocio
que en primer, es patrimonio familiar de la investigadora y que hasta el momento de
análisis de la investigación, no se tomaban en cuenta estas. Por lo que se puede decir
que esta experiencia investigativa, me ha servido para trabajar para el mejoramiento
de la empresa.
Para poder determinar los procedimientos de control interno, se realizaron las
definiciones de esenciales del estudio, mismas que también se explicaron. Se fueron
marcando las pautas esenciales y afines al control interno sobre todo lo entendido al
proceso de compras que fue la falencia fundamental detectada en la Boutique “El
Templo de la Moda”, así mismo estas, pudieron establecer aspectos como el rol de
cada uno y sus funciones dentro de la empresa con el fin de tomar acciones para el
beneficio del proceso de compras en la Boutique “El Templo de la moda”.
Se pudo establecer actividades de control para el proceso de compras en la
Boutique “El Templo de la moda” al describir la empresa y su orgánico funcional y
estructural, los criterios legales y sus relaciones con las instituciones municipales y las
declaraciones tributarias. Es a bien mencionar que se describieron las políticas y
procedimientos de la empresa las que se convirtieron en actividades que hasta este
momento la empresa no había considerado como opción para el mejoramiento del
proceso de compras de la Boutique “El Templo de la Moda”.
Una vez realizado todo lo descrito se procedió a determinar las políticas del control
interno para el Departamento de Compras en la Boutique “El Templo de La Moda”, con
el fin de diseñar el manual el que está compuesto por Introducción, Políticas de
compras, objetivos. Al llegar a esta etapa del estudio es pertinente hacer énfasis que
al realizar el cuestionario se constató, como debilidad el proceso de compras, pero se
pudo constatar la existencia de un nivel de riesgo moderado y que con estos datos se
procedió a establecer las políticas y el manual para el Departamento de compras de
la Boutique “El Templo de la Moda”.
6.2 RECOMENDACIONES
Se recomienda para este estudio la realización de otros estudios a la Boutique que
coincidan con el perfil de venta de la Boutique “El Templo de la Moda”, para arribar a
-57-
conclusiones sobre las zonas de aceptación y las falencias fundamentales de estas a
fin de establecer las bases para investigaciones posteriores.
-58-
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-60-
ANEXOS
-61-
Anexo. 1. Ruc de la Boutique “El Templo de la Moda
-62-
-63-
Anexo. 2. Boutique “El Templo de la Moda”.
-64-
-65-
Anexo. 3. Propietaria de la Boutique “El Templo de la Moda”.
-66-
-67-
Anexo. 4. Cuestionario al departamento de compras de la Boutique “El Templo de la Moda”.
-68-
CUESTIONARIO AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA BOUTIQUE “EL
TEMPLO DE LA MODA”
Considerado a continuación se le presenta el siguiente cuestionario, sobre aspectos
concernientes con su empresa: La Boutique “El Templo De La Moda”
Tiene como objetivo:
Establecer un Manual de Control Interno para el departamento de compras de La
Boutique “El Templo de La Moda”
Este es un estudio de la Universidad Católica de Cuenca Extensión San Pablo
de La Troncal.
Gracias por su comedida atención y por favorecer a los estudios para determinar los
elementos planteados.
BOUTIQUE
“EL TEMPLO DE LA MODA”
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE:
ENTREVISTADO:
ENTREVISTADOR:
FECHA:
No. PREGUNTAS SI NO N/A OBSERVACIONES
1
AMBIENTE DE CONTROL
Se pretende evaluar el entorno que estimule las
tareas del personal con respecto al control de las
actividades
1.1
¿El departamento cuenta con un manual
de control debidamente aprobado para el
manejo de las compras?
-69-
1.2
Antes de pagar cualquier factura o
comprobante.
¿Se revisa que cumplan con las
disposiciones administrativas para este
trámite?
1.3
¿El departamento maneja comprobantes
de egresos para la realización de sus
transacciones?
1.4
¿Existen políticas que se relacionen con
los proveedores?
1.5
¿Se archivan de manera adecuada los
documentos que demuestren el pago de
obligaciones a terceros?
1.6
¿Está registrada a nombre de la Boutique
la cuenta de cheques que se maneja?
1.7
¿La persona que realiza el pago y la que
concilia es diferente?
1.8
¿Se registra oportunamente en el sistema
los desembolsos de dinero realizados?
2
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Se quiere evaluar si el departamento realiza
actividades que le permitan evaluar los riesgos que
afecten a las compras
2.1
¿Se preparan solicitudes de compra?
2.2
¿Se sigue algún método para la selección
de proveedores?
2.3
¿Se emiten los cheques en orden
secuencial?
2.4
¿Se evita firmar cheques en blanco, al
portador para el pago de los proveedores?
2.5
Manejan Controles para Mitigar los
Riesgos Como:
2.5.1
Procedimientos de compra
2.5.2
Procedimientos de Seguridad
-70-
3
ACTIVIDADES DE CONTROL
Se pretende evaluar si se cumplen con las políticas y
procedimientos establecidos para cumplir con los
objetivos y funciones asignadas.
3.1
¿Las órdenes de compra están
debidamente autorizadas?
3.2 ¿Son conciliados los resultados de las
compras físicos, contra los registros
contables?
3.3
¿Se manejan tarjetas kárdex para el
control de compras?
3.4 ¿Tiene un control para determinar los
productos que están en mal estado?
3.5
¿Se dan de baja los productos en mal
estado?
3.6 ¿Los productos almacenados se
encuentran ordenados de tal manera que
facilite la ubicación de los mismos?
4
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Determinar si el área realiza actividades que le permitan
comunica resultados, excepciones, puntos de interés
hacia la autoridad correspondiente en lo que refiere a las
ventas.
4.1
¿Los proveedores proporcionan
información oportuna acerca de sus
productos?
4.2
¿Existen registros que le permiten
preparar los reportes?
4.3
¿La información proporcionada por la
empresa al área de compras es
confiable para la toma de decisiones?
4.4
¿Se solicita información sobre los
productos existentes y faltantes al
momento de efectuar nuevos pedidos?
4.5
¿La información dentro del proceso de
compras es formal?
5
MONITOREO Y SUPERVISIÓN
-71-
Determinar si el área realiza actividades que le permitan
comunica resultados, excepciones, puntos de interés a la
autoridad correspondiente
5.1
¿Existe una persona nombrada
responsable de realizar las compras?
5.2
¿Se requiere de una autorización previa
para realizar la compra?
5.3
¿Existe una persona que supervise que
se cumpla el proceso en compras?
5.4
¿Se efectúan comparaciones de
compras mensuales con ventas
históricas?
5.5
¿Se evalúa y supervisa el desempeño de
las compras?
CALIFICACIÓN TOTAL = CT
PONDERACIÓN TOTAL = PT
NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT * 100%
NIVEL DE RIESGO: NR= NC - 100%
ELABORADO POR: MAYRA PATRICIA LUISATAXI YAMASQUE
REVISADO POR: ING. MARCO ANDRADE MALDONADO
FECHA: AGOSTO/2017
-72-
Anexo. 5. Solicitud Para Aprobación de Diseños de Trabajo de Investigación
-73-
-74-
Anexo. 6. Oficio de Aprobación de Diseños de Trabajo de Titulación
-75-
-76-
Anexo. 7. Certificación índice de Similitud
-77-
-78-
Anexo. 8. Recibo Digital - Turnitin
-79-
-80-
Anexo. 9. Informe de Originalidad – Turnitin
-81-
-82-
Anexo. 10. Certificación del centro de idiomas
-83-
-84-
-85-
Anexo. 11. Guía de Seguimiento y Tutoría Trabajos de Titulación
-86-
GUÍA DE SEGUIMIENTO Y TUTORÍA TRABAJOS DE TITULACIÓN
-87-