Dicas do Microsoft EXCEL Este documento faz parte do material didático oferecido no Curso Introdução a Informática Básica da Faetec, composto pelo resultado de pesquisas sobre o assunto na Internet, contendo material interessante para aprofundar no tema Excel. Pode ser acessado através do link http://info.abril.com.br/dicas/cat_12_0.shl.

SUMÁRIO

A macro do Excel sumiu? Então ache onde ela está!............................................................. 3 Ache o valor máximo de uma planilha com o Excel 97/2000 ............................................... 3 Aprenda a posicionar um gráfico tridimensional numa planilha Excel ................................. 4 Arredondamento e formatação de células .............................................................................. 4 Cálculo da moda no Excel...................................................................................................... 5 Como buscar planilhas na web e levar para o Excel 2000/XP............................................... 5 Como calcular juros no Excel ................................................................................................ 6 Como calcular número de dias decorridos entre duas datas com o Excel 97/2000 ............... 9 Como configurar impressão para várias planilhas de uma só vez no Excel 97/2000 ............ 9 Como consolidar várias planilhas numa só com o Excel 97/2000/XP................................... 9 Como dar nome às células no Excel 97/2000 ...................................................................... 10 Como determinar o número que mais aparece numa planilha Excel 97 .............................. 10 Como fazer séries personalizadas para AutoPreenchimento com o Excel 97/2000 ............ 10 Como lidar com a formatação condicional no Excel 97/2000 ............................................. 11 Como lidar com linhas múltiplas em células com o Excel 97/2000 .................................... 11 Como lidar com objetos de desenho em planilhas do Excel 97/2000.................................. 11 Como lidar com seqüências numéricas no AutoPreenchimento do Excel 97/2000............. 11 Como montar no Excel um controle das finanças pessoais ................................................. 12 Como mudar a visualização das tabelas no Excel 97........................................................... 13 Como preservar o conteúdo de uma célula no modo de edição do Excel 97/2000.............. 13 Como recuperar informações de planilhas corrompidas do Excel ....................................... 14 Como recuperar uma planilha danificada no Excel ............................................................. 14 Como salvar uma planilha como documento web no Excel 97/2000 .................................. 14 Como somar a jato no Excel 97/2000 .................................................................................. 14 Como usar no Excel XP para publicar automaticamente números na internet .................... 15 Como usar o Excel 97/2000/XP como um banco de dados ................................................. 15 Como usar planilha com HTML e ActiveX no Excel 2000................................................. 15 Como usar planilhas 3D ....................................................................................................... 16 Como usar planilhas dinâmicas no Excel 97........................................................................ 17 Concatenando valores no Excel 97/2000 ............................................................................. 18 Dá para chamar células pelo nome, amigavelmente, no Excel 97/2000 .............................. 18 Diretório-padrão do Excel .................................................................................................... 18 Duas planilhas na tela........................................................................................................... 18 Duplicando fórmulas no Excel 97/2000............................................................................... 19 Explorando o AutoPreenchimento do Excel 97/2000 .......................................................... 19 Faça cálculos com números de outras planilhas com o Excel 97/2000/XP ......................... 19 Formatando regiões de uma planilha no Excel 97/2000 ...................................................... 20

Incluindo numa célula o nome e o caminho da pasta de trabalho no Excel 97/2000........... 20 Linhas e colunas ocultas no Excel........................................................................................ 20 O Excel 2000 parou de calcular? É fácil resolver ................................................................ 20 O que fazer se o Excel se recusa a salvar uma planilha ....................................................... 21 Ocultar células agiliza o trabalho no Excel .......................................................................... 21 Para achar orelhas de acesso em meio a grande número de planilhas no Excel 97/2000 .... 21 Para copiar dados de uma seqüência vertical para uma horizontal com o Excel 97/2000... 22 Para evitar erros de datas no Excel....................................................................................... 22 Para incluir um comentário na célula................................................................................... 22 Para listar apenas os dias úteis no Excel 97/2000 ................................................................ 22 Para personalizar avisos de erros no Excel 97/2000 ............................................................ 23 Para proteger planilhas com o Excel 97/2000...................................................................... 23 Para usar hyperlinks no Excel 97/2000 ................................................................................ 23 Planeje os investimentos no Excel 97/2000/XP................................................................... 24 Planilhas como banco de dados no Excel 97/2000 .............................................................. 25 Quantas planilhas você quer?............................................................................................... 25 Recorra ao poder da Subtotal ............................................................................................... 25 Seleção de colunas no Excel ................................................................................................ 26 Selecionar toda a planilha .................................................................................................... 26 Separando botões de imprimir e salvar no Excel 97/2000 ................................................... 26 Separando resultados parciais numa planilha com o Excel 97/2000 ................................... 26 Some no Excel só quando for necessário ............................................................................. 26 Tabelas Excel dentro do Word ............................................................................................. 27 Toda a planilha numa única página...................................................................................... 27 Torne vermelhos números que indicam negativo no Excel 97/2000/XP ............................. 27 Saiba como criar formatos para exibir números, textos e datas no Excel ............................ 28 Use o Excel para montar uma planilha que automatiza a emissão de pedidos e orçamento na empresa................................................................................................................................. 30

A macro do Excel sumiu? Então ache onde ela está! Você acaba de criar uma macro no Excel, fecha a planilha, abre outra e... cadê a macro? Para começo de conversa, ela não sumiu, foi salva no próprio arquivo da planilha. Você nem percebeu porque o Excel, diferentemente do Word, que guarda todas as macros num lugar só, o Normal.dot, oferece três opções de arquivamento. Refaça o caminho e confira. Abra uma planilha, clique em Ferramentas, Macro e em Gravar nova macro. Na caixa de diálogo, observe que no campo Armazenar Macro Em tem uma lista dropdown com as seguintes opções: Esta pasta de trabalho, Nova pasta de trabalho e Pasta de trabalho pessoal de macros. Defina de novo a macro, determine a tecla de atalho, escolha a pasta de trabalho pessoal e clique OK. Agora, se você usa Windows 98, sua macro estará no caminho C:WindowsApplication DataMicrosoftExcel XLInicio. No Windows 2000 e no XP, as macros ficam guardadas nos diretórios relativos ao usuário.

Ache o valor máximo de uma planilha com o Excel 97/2000 Você tem uma planilha que faz o acompanhamento diário da variação de um número qualquer: valor do dólar, faturamento do caixa de sua empresa, medições num laboratório. Enfim, uma planilha que inclui uma coluna para datas e outra para valores. Num documento desse tipo, como localizar, na coluna de datas, a célula correspondente ao valor máximo (ou mínimo) registrado? A dificuldade, aqui, reside no fato de você não saber de antemão até onde se estendem as colunas, já que os pares data-valor vão sendo adicionados com o tempo. Em outras palavras, você quer descobrir qual o maior valor de uma região em aberto. Uma solução pode ser a seguinte. Admita que as datas estão na coluna A e os valores na B. A primeira linha é ocupada com títulos: Data, Valor. Admita, também, que esses dados sempre formam um par: não há data sem valor nem vice-versa. O primeiro passo consiste em nomear a coluna B. Acione Inserir/Nome/Definir e digite, em cima, o nome Dados (Valor não é adequado: existe uma função com esse nome). Embaixo, escreva: =DESLOC(Plan1!$B$2;0;0;CONT.VALORES(Plan1!$B:$B)-1) Você criou uma fórmula chamada Dados. A função CONT.VALORES verifica quantas células preenchidas existem na coluna B. A subtração de 1, no final, desconta a célula B1, que contém o título. A fórmula acima tem apenas um papel auxiliar: retorna uma referência à coluna B e será usada na fórmula seguinte, que você pode incluir em qualquer célula: =DESLOC(A1;CORRESP(MÁXIMO(Dados);Dados;0);0) Esta nova fórmula fornece a data na coluna A que faz par com o valor máximo registrado na coluna B. Se você quiser a data para o valor mínimo, basta trocar aí a função MÁXIMO por MÍNIMO. Como as colunas de dados tendem a crescer, crie, no início da planilha, uma célula para exibir a data de máximo e outra para a data de mínimo. Lembrete: naturalmente, o valor máximo ou mínimo pode ocorrer mais de uma vez. Essa solução aponta apenas o primeiro. Você pode ampliá-la para encontrar os demais.

Há outra solução interessante derivada dessa primeira: é possível criar um gráfico que incorpore automaticamente os novos valores diários incluídos na planilha. Mais uma vez, acione Inserir/Nome/Definir e digite a fórmula Eixo_X: =DESLOC(Plan1!$A$2;0;0;CONT.VALORES(Plan1!$A:$A)-1) Agora, crie um gráfico - melhor em outra planilha, para ocupar todo o espaço disponível. Inicialmente, conclua o gráfico vazio. Em seguida, clique nele com o botão direito e escolha Dados de Origem. Abre-se uma janela com esse nome. Escolha a orelha Seqüência e clique no botão Adicionar. Agora, na caixa Nome, dê um título para o gráfico. No campo Valores, digite: =Plan1!Dados Isso diz ao Excel quais dados devem ser usados para gerar o gráfico. Por fim, na caixa Rótulo dos Eixos das Categorias (X), informe: =Plan1!Eixo_X O gráfico está pronto. Para testá-lo, vá à planilha e inclua novos pares data-valor. Funciona! De agora para a frente, alimente os dados e o gráfico vai se fazer sozinho.

Aprenda a posicionar um gráfico tridimensional numa planilha Excel Vale a pena explorar o poder do Excel para apresentar as informações de forma gráfica. No caso de figuras 3D, alguns truques ajudam a deixar o resultado melhor. Quando o Excel produz um gráfico tridimensional, é possível que a disposição de barras, setores de pizza ou outros componentes do gráfico não sejam os mais adequados para a visualização dos dados. Uma saída pode ser a rotação do gráfico. Para fazer isso, o modo tradicional é clicar com o botão direito em qualquer ponto das extremidades do gráfico e, no menu, escolher Exibição 3D. Abre-se a janela com esse mesmo nome. Nela, você pode clicar nos botões com setas para rotacionar o gráfico. Outra forma, mais rápida e menos conhecida, é levar o ponteiro do mouse até uma das extremidades da área de plotagem do gráfico. Quando o cursor passa sobre uma delas, aparece uma etiqueta com a legenda “Cantos”. Ao clicar num desses cantos, surgem pequenos quadrados pretos que servem de alça para a manipulação do gráfico. Clique numa dessas alças e gire a figura à vontade. Outra dica: faça a movimentação mantendo pressionada a tecla Ctrl. Isso permite girar e visualizar ao mesmo tempo a estrutura do gráfico, o que facilita decidir a hora de parar.

Arredondamento e formatação de células No Excel, quando você formata as células para exibir números - por exemplo - com duas casas decimais, passa a enfrentar um problema.Os números, especialmente os que resultam de cálculos, são mostrados na tela com dois algarismos depois da vírgula. Mas, na memória, eles são guardados sem arredondamento, com muito mais casas decimais. E esses números é que

são usados nas operações. Resultado: depois de cálculos em cascata, você obtém valores que não são os esperados. Para garantir que o Excel exiba na tela o mesmo número guardado na memória, use a função ARRED, de arredondamento. Ela pede o número e a quantidade desejada de casas decimais.

Cálculo da moda no Excel Numa planilha Excel, é fácil calcular a moda de um conjunto de valores. Moda, você sabe, é a figura estatística que indica o valor que mais se repete numa amostra. Nesse caso, a amostra é uma linha, uma coluna ou uma região qualquer da planilha. Só que, no Excel, em vez de usar o nome moda, que seria o correto, usa-se a função Modo. Basta construir uma fórmula assim: =Modo(A1:C4) No caso, A1:C4 é a região que contém as células com os valores desejados. Se não houver valores repetidos, o resultado será um erro do tipo #N/D (não disponível). Se houver mais de um valor modal, a moda será o menor. Na seqüência de quatro números 3,3,10,10, a moda é 3, que é o valor menor.

Como buscar planilhas na web e levar para o Excel 2000/XP O Excel oferece um recurso que permite a captura de tabelas existentes em páginas web para uma planilha em seu desktop. Trata-se de um recurso muito útil para quem deseja realizar cálculos com base em informações trazidas de uma fonte externa. Também é possível manter um vínculo ativo com a página: se os dados se modificarem na web, serão igualmente modificados na planilha. Veja, por exemplo, como importar uma tabela da web para o Excel. Dê o comando Dados/Obter Dados Externos/Nova Consulta à Web. Na tela que se abre, digite o endereço da página desejada. Você pode escolher a opção Somente as Tabelas e trazer todas as tabelas da página. Ou então selecionar a alternativa Uma ou Mais Tabelas Específicas na Página. Isso implica que você deve indicar o número da tabela desejada. O problema, nesse caso, é que você precisa descobrir, por tentativa e erro, qual número corresponde àquela tabela. Agora, clique em OK. Surge nova tela. Clique em Propriedades para ajustar algumas características da tabela importada. Marque a caixa Atualizar a Cada X Minutos (defina o valor X), se quiser que os dados sejam recapturados na web a intervalos regulares. Naturalmente, isso só faz sentido se a tabela original for dinâmica, com variações freqüentes, como informações da bolsa de valores e taxas de câmbio. Marque ainda a caixa Atualizar Dados em Abrir Arquivo para que uma reimportação da tabela seja feita toda vez que você abrir a planilha. No Excel XP, essa tarefa é mais fácil, porque o programa exibe um minibrowser, no qual você pode navegar até a página que contém a tabela que deseja capturar. Cada tabela da página está marcada, no topo, por uma pequena seta. Clique na seta para selecionar a tabela desejada. Isso evita que você tenha de adivinhar qual o número da tabela.

Como calcular juros no Excel Vamos mostrar como criar uma aplicação para calcular e montar tabelas detalhadas para a amortização de empréstimos. Você, que vai construir o sisteminha, terá de encarar todas as fórmulas e truques necessários para fazê-lo funcionar. Mas o objetivo é esconder todas as complexidades, criando um resultado final que qualquer usuário possa utilizar. Na verdade, se você não está nem aí para fórmulas, a planilha desenvolvida por INFO está pronta para usar, e disponível online no site da revista no endereço ftp:// ftp.info.abril.com.br/financiamento.zip. Mãos à obra. Para começar, vamos definir o formato geral de nossa planilha. Ela deve conter três áreas. Primeiro, as células nas quais o usuário deve digitar os dados básicos do financiamento (valor, taxa de juros, prazo e data inicial). Depois, um painel-resumo, com o valor do pagamento mensal, número de pagamentos, total de juros e custo total do financiamento. O terceiro bloco apresenta uma tabela com a discriminação dos dados de cada pagamento previsto. Cada linha dessa tabela mostra a previsão de pagamento de um mês, evoluindo desde o valor financiado total até o saldo final zero. Na elaboração dessa planilha, tomamos como ponto de partida um modelo publicado no site da Microsoft, que foi redefinido para este tutorial. Para acompanhar adequadamente as tarefas, é aconselhável que você faça o download de nossa planilha no site de INFO: ftp:// ftp.info.abril.com.br/financiamento.zip. A principal técnica utilizada na elaboração do projeto é a definição de nomes para células, grupos de células e fórmulas. Assim, em vez de operar com endereços, trabalha-se com variáveis, o que facilita bastante a compreensão. É muito mais confortável, por exemplo, lidar com itens como Valor_Financiado e Taxa_Juros do que com E4, C7. Vamos, então, montar a área 1 da planilha, dedicada à entrada de dados. Em nosso exemplo, ela ocupa as células de E4 a E7. Vamos dar um nome a cada uma dessas células. Coloque o cursor em E4 e acione o comando Inserir/Nome/Definir. Na caixa Definir Nome, digite, em cima, Valor_Financiado (o nome não pode ter espaços). Embaixo, o programa já inclui, automaticamente, o endereço de E4. Acione OK. Repita a operação para as células E5 a E7, nomeando-as, respectivamente, como Taxa_Juros, Prazo_Meses e Data_Inicio. Faça as adequadas formatações nas quatro células, ajustando cada uma conforme o conteúdo esperado: moeda, decimal, inteiro e data. Para orientar o usuário da calculadora de financiamentos, escreva, à esquerda de cada célula, as indicações dos dados a serem digitados. Passemos à segunda área. Na mesma coluna, no intervalo E11:E14, vamos nomear quatro células: Pagamento_Mensal, Num_Pagamentos, Total_Juros e Custo_Total. A cada um desses nomes deve corresponder uma fórmula: =-PGTO(Taxa_Juros;Num_Pagamentos;Valor_Financiado) Acima, a fórmula para Pagamento_Mensal. Ela usa a função PGTO e baseia-se em outras variáveis nomeadas. Observe o sinal de menos: ele indica que cada pagamento será subtraído do valor financiado. A fórmula para Num_Pagamentos é a seguinte: =SE(Tudo_Preenchido;Prazo_Meses;"") A rigor, o número de pagamentos é igual ao valor digitado na célula Prazo_Meses. No entanto, ele só deve aparecer quando o usuário tiver preenchido as células da área 1 para o

cálculo de novo financiamento. Por extensão, as células da área 2 e da área 3 só devem exibir alguma informação se as quatro células da área 1 estiverem preenchidas. Para garantir isso, vamos criar uma fórmula nomeada (sempre em Inserir/Nome/Definir), Tudo_Preenchido, que funciona como um teste lógico, do tipo sim/não: =SE(Valor_Financiado*Taxa_Juros *Prazo_Meses*Data_Inicio>0;1;0) Aqui, o truque é o seguinte: multiplicam-se os quatro valores das células na área 1. Se todos estiverem preenchidos, o resultado será um número positivo; se pelo menos um estiver em branco, será zero. Assim, se a fórmula Tudo_Preenchido responde sim (valor 1), os cálculos devem ser executados para preencher as áreas 2 e 3. Se for não (valor 0), aquelas regiões são mostradas em branco. As fórmulas para as células Total_Juros (E13) e Custo_Total (E14) são, respectivamente: =-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado) =SE(Tudo_Preenchido;ARRED(Pagamento_Mensal;2)*Num_Pagamentos;"") Em Total_Juros, usa-se a função IPGTO, do Excel, que fornece os juros acumulados de um investimento. Também nesse caso, como se trata de débitos, o sinal é negativo. Na fórmula do Custo_Total, preste atenção para a função ARRED (arredondamento), aplicada apenas ao valor do pagamento mensal. Ela garante que a multiplicação dos valores mostrados para Pagamento_Mensal e Num_Pagamentos produz, exatamente, o número mostrado em Custo_Total. Sem essa função, apareceria um número aproximado. A área 3 da planilha, que apresenta a discriminação de cada pagamento, é encimada por um cabeçalho com sete títulos de colunas: Número; Data do Pagamento; Balanço Inicial; Pagamento; Principal; Juros; e Balanço Final. Selecione essas sete células e nomeie-as como Linha_Cabeçalho, definida pela seguinte fórmula: =LIN(´Tabela de Amortização´! $17:$17) Ainda não havíamos dito que nossa folha de cálculo foi batizada como Tabela de Amortização. Nessa tabela, o cabeçalho corresponde à linha 17. Como a área 3 pode se estender por mais de uma página impressa, acione Arquivo/Configurar Página/orelha Planilha e, na caixa Linhas a Repetir na Parte Superior, digite Linha_Cabeçalho. Avancemos, agora, para o miolo da área 3. Vamos construir a primeira linha, logo abaixo do cabeçalho. Naturalmente, as sete células dessa linha têm fórmulas específicas. A célula Número apresenta apenas o valor Pagamento_Num, ou seja, a seqüência 1, 2, 3 etc. Sua fórmula é: =SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Pagamento_Num;"""") Aqui, entra em cena novo teste lógico, que é a variável Nao_ Pago, também definida por uma fórmula nomeada: =SE(Pagamento_Num<=Num_Pagamentos;1;0)

Esse teste indica se a linha deve ou não ser preenchida. A resposta será sim enquanto o número do pagamento for menor ou igual ao total de pagamentos. A célula Data do Pagamento deve exibir a data inicial do financiamento acrescida de um mês: =SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Data_Pagamento;"") Ela se baseia na fórmula nomeada Data_Pagamento: =DATA(ANO(Data_Inicio);MÊS(Data_Inicio)+Pagamento_ Num;DIA (Data_Inicio)) A célula Balanço Inicial também depende de outra fórmula nomeada, Balanço_Inicial, que, por sua vez, aplica a fórmula do valor futuro: =-VF(Taxa_Juros;Pagamento_ Num-1;-Pagamento_Mensal;Valor _Financiado) Balanço Final, a última célula, tem base idêntica: =-VF(Taxa_Juros;Pagamento_Num;-Pagamento_Mensal;Valor_Financiado) O valor a ser exibido na coluna Pagamento é sempre o mesmo e corresponde a Pagamento_Mensal. Como em todas as células da área 3, ele só deve ser escrito se os dados para o cálculo foram preenchidos e se a linha se refere a uma prestação não paga: =SE(Nao_Pago*Tudo_Preenchido; Pagamento_Mensal;"") Por fim, vêm as células para os valores Principal e Juros, que discriminam, no valor da prestação, quanto equivale à restituição do capital e quanto corresponde a juros. Principal e Juros são, também, duas fórmulas nomeadas. A primeira baseia-se na fórmula PPGTO, do Excel: =-PPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_Num;Num_Pagamentos;Valor _Financiado) Juros, por sua vez, usa a fórmula interna IPGTO: =-IPGTO(Taxa_Juros;Pagamento_ Num;Num_Pagamentos;Valor_Financiado) Todas as células da primeira linha ativa da área 3 devem ser copiadas para as linhas seguintes. Na planilha-exemplo, essas cópias foram estendidas até a linha 377, que corresponde à prestação número 360 - ou seja, um financiamento de 30 anos, o prazo máximo aceito pela aplicação. A essa altura, sua calculadora de financiamentos já está completa. Faltam apenas detalhes de acabamento. Para concluir o trabalho, selecione as células ativas da área 1 e dê o comando Formatar/Células. Na orelha Proteção, desligue a caixa Travada. Agora, acione Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha (a definição de senha é opcional). Você acaba de criar uma espécie de formulário. As células para entrada de dados estão livres e todas as outras, protegidas. Assim, qualquer usuário poderá usar a planilha sem o risco de modificá-la. Essa aplicação foi testada nas versões 2000 e 2002 do Excel.

Como calcular número de dias decorridos entre duas datas com o Excel 97/2000 Para calcular o número de dias decorridos entre duas datas, basta subtraí-las. Exemplo: A1=23/03/1999 e A2=17/12/2000. A fórmula =A2-A1 fornece o período entre as duas datas, em dias (635). Atenção para o detalhe: você precisa formatar como número a célula que contém a fórmula. Caso contrário, o Excel fornecerá uma data.

Como configurar impressão para várias planilhas de uma só vez no Excel 97/2000 Você pode aplicar as mesmas configurações de impressão a diferentes planilhas no Excel. Para isso, mantenha pressionada a tecla Ctrl e, com o mouse, clique na orelha das planilhas desejadas. Todas as orelhas assumem a cor branca, mostrando que estão selecionadas. Agora, prepare as configurações de impressão: margens, cabeçalhos, rodapés etc. Todas serão aplicadas ao conjunto de planilhas selecionadas. Para desagrupar as planilhas, clique na orelha de qualquer uma delas (exceto a que estiver em primeiro plano). Ou, então, clique com o botão direito numa das orelhas e escolha Desagrupar Planilhas.

Como consolidar várias planilhas numa só com o Excel 97/2000/XP No Excel, é possível usar numa planilha informações armazenadas em arquivos externos. Isso permite a criação de planilhas-resumo - ou seja, tabelas que consolidam dados de outras tabelas. Exemplos clássicos são resultados mensais consolidados numa planilha anual, ou vários documentos de filiais resumidos num documento único, para toda a empresa. A maneira mais fácil de criar uma planilha consolidada é conceber uma estrutura única para todas as planilhas ou documentos. Ou seja, o arquivo ou planilha de janeiro deve ter a mesma estrutura do arquivo ou planilha de fevereiro; do mesmo modo, os dados da filial A devem ter layout idêntico ao dos dados da filial B, e assim por diante. Vejamos um exemplo prático. Você acompanha, com uma planilha para cada mês, o perfil das receitas e despesas da empresa. Agora, terminado o primeiro semestre, deseja consolidar essas informações num documento único. A forma mais simples é criar sete planilhas numa mesma pasta de trabalho: seis planilhas mensais, mais uma para o total. Para facilitar, os dados que vão ser aproveitados na planilha Ano devem estar nas mesmas posições em todas as planilhas. Uma forma simples de obter isso é construir a lógica de uma das planilhas e depois copiá-la para as demais. Digamos que a receita mensal esteja, em todas as planilhas, na célula C5. Para obter a receita do semestre, basta usar a seguinte fórmula, na célula C5 da planilha consolidada: =SOMA(Janeiro:Junho!C5) Mesmo que as seis fontes de dados não pertençam todas a um mesmo arquivo, ainda assim é possível fazer a consolidação. Só é preciso conhecer bem o layout do documento fora do padrão. Admita, por exemplo, que os dados de junho estão numa pasta de trabalho à parte,

Junho.xls, na qual a receita mensal se encontra na planilha Plan2, célula G7. Nesse caso, para obter a receita do semestre, use a fórmula: =SOMA(Janeiro:Maio!C5)+´h:\docs\[Junho.xls]Plan2´!G7

Como dar nome às células no Excel 97/2000 Quando você chama células pelo nome com base em cabeçalhos, está usando um recurso automático do Excel. Mas você pode dar o nome que quiser a uma ou mais células. Selecione a área desejada e dê o comando Inserir/Nome/Definir. Na caixa de diálogo, digite o nome. Cada nome registrado passa a fazer parte de uma lista na Caixa de Nome, localizada à esquerda da barra de fórmulas. Para selecionar a área correspondente, basta escolher o nome nessa lista.

Como determinar o número que mais aparece numa planilha Excel 97 O Excel oferece uma função que faz esse cálculo. Trata-se de Modo - tradução incorreta, nesse contexto, do inglês Mode. Em português, o nome dessa figura estatística é moda, o valor que mais se repete numa amostra. No Excel, a função Modo se aplica a qualquer região de células. Exemplo: =Modo(D5:D19) Se na região não existem valores repetidos, a função retorna um erro: #N/D (não disponível). Se há mais de um valor modal, a moda é o menor. Na seqüência 1, 1, 2, 2, a moda é 1.

Como fazer séries personalizadas para AutoPreenchimento com o Excel 97/2000 O Excel traz, pronto, um pequeno conjunto de séries para a função de AutoPreenchimento, com os nomes dos dias da semana e dos meses. Mas você pode elaborar suas próprias listas. Se, por exemplo, seu trabalho envolve relatórios trimestrais, crie uma lista de trimestres. Se a empresa opera com dados por região geográfica, faça uma seqüência com os nomes das regiões. Para isso, dê o comando Ferramentas/Opções e clique na orelha Listas. Digite os itens na caixa Entradas da Lista, separando-os com a tecla Enter. Em seguida, clique no botão Adicionar e dê OK. Outra forma de criar uma lista personalizada é escrever os itens numa linha ou coluna de uma planilha. Selecione os itens e abra a caixa de diálogo Opções/Listas. Automaticamente, a caixa de texto Importar Lista das Células já mostra o endereço daquela região de células. Clique no botão Importar e sua nova seqüência está pronta para ser usada.

Como lidar com a formatação condicional no Excel 97/2000 Um bom recurso de personalização no Excel é a formatação condicional. Ela permite que você crie sinalizações especiais para destacar valores. Se, por exemplo, você é professor e controla em planilhas os boletins de seus alunos, pode usar essa facilidade para aplicar visualmente o conceito de "nota vermelha". Na planilha, selecione a área onde estão as notas a ser formatadas. Em seguida, dê o comando Formatar/Formatação Condicional. Nos dois primeiros espaços da caixa de diálogo, escolha "O valor da célula é" (espaço 1) e "menor do que" (espaço 2) . Na última caixa digite 5. Agora, clique no botão Formatar para indicar o formato a ser aplicado aos valores menores que 5. Surge outra tela, Formatar Células. Nela, você vai poder definir itens como fonte e cor, do texto e da célula. Escolha, por exemplo, vermelho e negrito para o texto. A formatação condicional pode ser ainda mais sofisticada, pois aceita múltiplos critérios. Exemplo: menor do que 5, vermelho; entre 5 e 7, preto; maior que 7, azul. Para indicar novo critério, clique no botão Adicionar.

Como lidar com linhas múltiplas em células com o Excel 97/2000 Há duas formas de apresentar o texto de uma célula em mais de uma linha. A primeira é acionar as teclas Alt+Enter no ponto em que as linhas devem ser quebradas. A outra forma consiste em mudar a formatação da célula. Para isso, selecione-a e, no menu, escolha Formatar/Células. Traga para o primeiro plano a orelha Alinhamento e, nela, marque a caixa Retorno Automático de Texto. Nesse caso, você não precisará mais usar o comando Alt+Enter. Os textos serão quebrados automaticamente ao final de cada linha.

Como lidar com objetos de desenho em planilhas do Excel 97/2000 Muitas vezes você precisa incluir em sua planilha vários objetos de desenho do mesmo tipo - por exemplo, retângulos ou elipses. Normalmente, você vai à barra Desenho, clica no objeto desejado e traça-o no documento; clica no objeto e traça-o outra vez. Clica e traça. Para evitar essa repetição, dê um duplo clique no objeto. Assim, ele permanece selecionado, permitindo que você trace o número de figuras que desejar. Para desativar o esquema, clique uma vez no objeto ou pressione a tecla Esc. Esse procedimento também é válido em outros programas do Office, como o Word e o PowerPoint, que compartilham os objetos de desenho.

Como lidar com seqüências numéricas no AutoPreenchimento do Excel 97/2000 E como fica o AutoPreenchimento para números? Se você digitar 25 numa célula e arrastar a alça dessa célula, o mesmo número se repetirá. É simples: escreva 25 e, na célula abaixo, 26. Selecione as duas células e, agora sim, arraste a alça. Assim, você indica o tipo de seqüência que deseja fazer. Se você quiser uma progressão de 2 em 2, pode escrever, por exemplo, 25 e depois 27.

Como montar no Excel um controle das finanças pessoais Fazer a primeira planilha não é rocket science, mas tem lá suas dificuldades para o usuário realmente leigo. Este tutorial vai ajudá-lo nesta tarefa. Usamos o Excel, da Microsoft, o software mais conhecido nessa área. Vamos construir um documento útil - uma planilha para controlar as finanças domésticas. Uma planilha simples, com abrangência de seis meses. A idéia é registrar, logo no início, as receitas - ou seja, salários, dividendos e qualquer outro tipo de entrada. Em seguida, serão incluídas as despesas. No final, vem o balanço, mês a mês, de receitas e despesas. Vamos lá. Abra o Excel. Coloque o cursor na célula A1 (coluna A, linha 1) e digite Orçamento Pessoal - 2001. Na linha 3, a partir da coluna B, escreva os nomes dos meses deste semestre: Jul, Ago, Set etc. Na linha seguinte, coluna A, escreva o nome de uma grande categoria: Receitas. Logo abaixo, inclua três tipos de receita: Salário, Dividendos e Outras Receitas. Mais adiante, salte uma linha e escreva: Receita Total. Pronto: a estrutura do bloco de receitas está pronta. Inclua mais divisões, se for o caso. Agora, na linha seguinte, abra uma nova categoria: Despesas. Esta, como vimos, vai-se dividir em vários blocos. A lógica dessa divisão também depende do tipo de organização com que você deseja trabalhar. Vamos adotar, aqui, quatro blocos de despesas: Fixas; Alimentação e Manutenção; Obrigações Financeiras; e Pagamentos Diversos. Para completar a estrutura básica da planilha, faltam apenas os resultados. Abra uma linha para o Total de Despesas e, por fim, outra para o Resultado, que será o balanço final entre receitas e despesas. Por enquanto, a planilha não passa de uma tabela vazia. Vamos adicionar a ela uma lógica de cálculo. Nossa principal providência será fazer o Excel acumular automaticamente os totais de cada categoria. Comecemos com as receitas. Coloque o cursor na linha Total de Receitas, coluna correspondente ao mês de julho. Aí, digite a fórmula: =SOMA(C5:C7) Isso significa que o total de receitas, naquele mês, corresponderá ao somatório das células C5 até C7. O total de agosto será idêntico: de D5 a D7. Mas você não precisa escrever uma fórmula para cada coluna. Ponha o foco no total de receitas de julho. Observe que a célula exibe uma pequena alça no canto inferior direito. Arraste essa alça para a direita, até a coluna Total. Com isso, você reproduziu, com as devidas adaptações para cada mês, a fórmula definida para julho. Assim, se você digitar um valor em qualquer célula das receitas, esse valor será automaticamente acumulado na linha de Total. Como estamos trabalhando com valores monetários, o correto é predefinir os valores para duas casas decimais. Então, faça o seguinte. Selecione a área formada pelas três subcategorias de receitas, da coluna Jul à coluna Total. Agora, clique em Formatar/Células. Na orelha Número, escolha a categoria Número, indique duas casas decimais e clique em Usar Separador de 1000 para ter um ponto indicador de milhares. Repita essa formatação também para a linha Total de Receitas e para todas as células que podem receber números. Repita os procedimentos acima, feitos no bloco das Receitas, para cada uma das subdivisões das Despesas. Use um truque para a formatação com as duas casas decimais. Clique numa célula qualquer já formatada. Em seguida, na barra de ferramentas Padrão, localize o botão

Pincel e dê um duplo clique nele. O cursor se transforma num pequeno pincel. Selecione a área que deseja formatar e - veja lá! - todas as células apresentam o mesmo formato daquela célula original. O pincel continua ativo. Aplique o formato às outras áreas. Acione a tecla Esc para desarmar o pincel. Agora, faltam apenas os cálculos finais. A linha Total de Despesas corresponde à soma de todas as acumulações parciais de despesas. Na coluna de julho: =B18+B24+B30+B35 Por sua vez, a linha Resultado corresponde ao total de receitas menos o total de despesas: =B9-B38 Execute procedimentos idênticos para somar as linhas na coluna Total. Na linha Salário, por exemplo, o total será a fórmula: =SOMA(B5:G5) Arraste a alça desse total até as duas linhas seguintes e repita esses procedimentos em cada área das despesas. Cada valor digitado será acumulado no sentido vertical e no horizontal. Está concluída a planilha. Apague os números digitados como teste e digite os valores de verdade. Você pode fazer o download da planilha criada neste exercício. Ela está disponível no site de Info no endereço ftp://ftp.info.abril.com.br/orcamento.zip. É fácil adaptá-la ao verdadeiro perfil de suas contas, inclusive passando do plano pessoal para o familiar.

Como mudar a visualização das tabelas no Excel 97 No Excel 97, muitas vezes você tem, pronta, uma tabela que ficaria melhor se visualizada de forma diferente. Ou seja, as colunas no lugar das linhas, e vice- versa. Não é difícil conseguir isso. Primeiro, selecione e copie (Ctrl+C) a parte útil da tabela. Agora, passe para outra folha de cálculo (se quiser, é claro, pode ser na mesma folha) e acione o comando Editar/ Colar Especial. O Excel abre uma tela com várias opções. Ligue a caixa Transpor e clique em OK. Pronto. Agora, copie e cole o cabeçalho e outros itens secundários da tabela. No Excel 98 para Macintosh, o procedimento é idêntico.

Como preservar o conteúdo de uma célula no modo de edição do Excel 97/2000 Sempre que você seleciona uma célula, ela entra em modo de edição. Mas, se você começa a digitar, ops!, sobrescreve o conteúdo da célula. Para evitar isso, acione F2 antes de iniciar a digitação.

Como recuperar informações de planilhas corrompidas do Excel Você vai abrir um arquivo no Excel e descobre que ele está corrompido. A causa pode ser, por exemplo, uma falha no disco ou um erro na transmissão do arquivo pela internet. Como recuperar as informações? A resposta vai depender de quanto o arquivo foi danificado. Em alguns casos, o documento pode estar mesmo perdido. Mas há vários procedimentos que valem a pena tentar antes de entregar os pontos. Para começar, se a causa do problema foi um defeito no disco, copie o arquivo para outro disco em boas condições de funcionamento. Se você estiver usando o Excel 2002 (que faz parte do Office XP), ative o comando Arquivo/Abrir. Clique na seta ao lado do botão Abrir. Selecione o comando Abrir e Reparar e escolha o método desejado para recuperar os dados. Se não for possível abrir o arquivo no Excel, experimente desligar a função de recálculo automático. Para isso, clique em Ferramentas/Opções. Na aba Cálculo, selecione Manual. Se, mesmo com o recálculo automático desligado, o arquivo não puder ser aberto no Excel, tente abri-lo no Word, no WordPad do Windows, ou ainda no Excel 97 Viewer, que pode ser obtido no Download INFO (www.uol.com.br/info/ aberto/download/2394.shl).

Como recuperar uma planilha danificada no Excel Você está trabalhando numa planilha no Excel, comete algum erro e percebe que houve um estrago sério nela. Mesmo usando o comando Desfazer, você não consegue retornar à situação anterior. O que fazer? Se você não salvou o arquivo depois do erro, clique em Arquivo/Abrir. Escolha o próprio arquivo em que está trabalhando e clique em Abrir. O Excel vai perguntar se quer reverter para o arquivo já gravado. Clique em Sim. Você vai perder as modificações feitas, mas vai ter sua planilha de volta. Esse recurso está presente nas versões 2000 e 2002 do Excel, e também em outros aplicativos da série Office, como o Word.

Como salvar uma planilha como documento web no Excel 97/2000 No Excel 97, para salvar uma planilha como documento para a Web, acione o comando Arquivo/Salvar Como HTML. Abre-se um assistente para auxiliá-lo na configuração do arquivo. Se, por exemplo, sua planilha contiver uma tabela e um gráfico ou ilustração, serão criados dois arquivos: por exemplo, Planilha.htm e Planilha1.gif. Este último corresponde ao gráfico ou ilustração, que o programa converte para imagem GIF. O assistente lhe oferece a chance de indicar título e subtítulo para a página HTML, assim como informações sobre o autor e a data de criação.

Como somar a jato no Excel 97/2000 Para obter rapidamente a soma dos valores de um conjunto de células, basta selecioná-las e olhar o resultado no rodapé do Excel.

Como usar no Excel XP para publicar automaticamente números na internet No Excel 2000, é possível salvar planilhas, ou parte delas, em HTML e colocá-las na web. O único problema é que, quando você atualiza o documento, é preciso salvá-lo outra vez em HTML e reenviar o arquivo modificado para o site. O Excel XP (2002) automatiza essa operação. Assim, sempre que você alterar a planilha, a mudança também será transferida para o arquivo da web. Para obter isso, siga o roteiro. Acione Arquivo/Salvar Como Página da Web. Em seguida, clique no botão Publicar. Surge nova caixa de diálogo. Na seção Item a Ser Publicado, indique se deseja incluir toda a planilha ou apenas um objeto dela. Em Nome do Arquivo, digite o endereço web completo onde a planilha deve ser salva. Agora, marque a opção Auto-republicar Sempre Que Esta Pasta de Trabalho For Salva. Para facilitar o teste, marque a opção Abrir Página da Web Publicada no Navegador. Para concluir a tarefa, clique em Publicar. Modifique um dado na planilha e dê o comando Salvar. Atualize a página no browser e confirme: o dado também foi alterado na web.

Como usar o Excel 97/2000/XP como um banco de dados Se você precisa manter uma lista de contatos pessoais, ou mesmo o cadastro de sua coleção de CDs ou DVDs, use os recursos de banco de dados do Excel. Crie uma tabela, com os campos de dados indicados na primeira linha. A qualquer momento, você pode acionar o comando Dados/Classificar e reorganizar os registros com base em até três campos. Para pesquisar, use o comando Dados/Filtrar/AutoFiltro. Ao fazer isso, todos os campos, na linha de títulos, ganham uma caixa de verificação que lhe permite filtrar o banco de dados para ver apenas os registros de um determinado tipo. Se, por exemplo, a tabela de CDs tem um campo Gênero, ao escolher a opção Rock, você vai ver na tela apenas os registros com essa classificação. Você pode, ainda, montar um filtro em cima de um conjunto já filtrado. Dos discos de rock, descubra quais têm dez ou mais faixas. Abra a caixa de verificação do campo Faixas e escolha Personalizar. No primeiro campo, escolha a opção "é maior ou igual a" e ao lado escreva 10. Para voltar a visualizar a totalidade dos registros, desfaça o caminho: escolha Tudo, em Faixas, e Tudo, em Gênero. Os comandos Editar/Localizar e Editar/Substituir são outros recursos para trabalhar com os registros. Para um cadastro simples, o Excel quebra um bom galho. Agora, se você quiser montar um banco de dados com várias tabelas relacionadas, tela para digitação, relatórios variados... Bem, nesse caso, use um programa de banco de dados.

Como usar planilha com HTML e ActiveX no Excel 2000 O Excel 2000 produz documentos para a Web de forma diferente do 97. A versão mais recente salva um arquivo - por exemplo, Planilha.htm - com tabelas e textos, mais um diretório chamado Planilha_arquivos. Neste reúnem-se todos os itens não-texto, como imagens GIF e JPG, além de um arquivo XML, que contém os endereços dos demais. Há também outra diferença importante. Depois que se aciona Arquivo/Salvar Como Página da Web, ainda é possível marcar a opção Seleção: Planilha e, em seguida, Adicionar Interatividade. O documento HTML produzido desse modo traz uma planilha viva. Ou seja,

em vez de mostrar apenas os números, ela permite a edição da tabela com todo tipo de cálculo. Para isso, a página Web incorpora um objeto ActiveX com o princípio ativo do Excel. Ah, essa planilha viva tem uma limitação: não faz gráficos.

Como usar planilhas 3D Nem se preocupe em montar planilhas novas para consolidar dados dispersos no Excel. Se o seu problema é fazer contas com valores distribuídos em arquivos diferentes, saiba que há uma forma simples de chegar lá. O Excel permite, entre outras coisas, somar valores de planilhas diferentes, criando o efeito de uma conta tridimensional. Esse recurso é particularmente interessante para consolidar dados, como os das filiais de uma companhia num determinado período. Suponha uma empresa com unidades em São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte. O semestre acabou de se encerrar e você quer saber quanto as três filiais faturaram, gastaram e lucraram juntas mês a mês no período. O melhor caminho para o cálculo vai depender de onde os dados estão. Se os valores de receitas, despesas e lucro ou prejuízo estiverem dispostos nas mesmas células nas várias planilhas, e todas elas fizerem parte de uma mesma pasta de trabalho, bastará criar uma quarta planilha, a de Consolidação. Para somar, por exemplo, os tributos pagos pelas três filiais em janeiro, registradas na célula B10 (veja o quadro), clique na célula B10 da planilha Consolidação e, depois, em somatória. Vá à primeira planilha (São Paulo) e marque a célula B10. Aperte e segure pressionada a tecla Shift e clique na aba da última planilha das filiais (Belo Horizonte). Ao soltar a tecla, o Excel terá construído a fórmula =SOMA('São Paulo:Belo Horizonte'!B10) para somar todos os valores das células B10 nas planilhas da seqüência. Em seguida, pressione Enter para o resultado aparecer em Consolidação. Use os recursos de marcar e arrastar para estender a fórmula para linhas inteiras ou colunas. Caso as planilhas estejam dispersas em outras pastas e haja diferenças na disposição dos valores (uma filial pode ter um item a mais de custos, por exemplo), há dois caminhos a seguir: copiá-las para uma mesma pasta, perdendo as atualizações que possam ocorrer nos arquivos originais, ou pinçar os dados onde quer que estejam e garantir a atualização, mas correndo o risco de colocar o valor certo na célula errada e vice-versa. Para pinçar células numa mesma planilha, pode-se usar o mouse e a tecla Ctrl pressionada para ir montando a fórmula. Na consolidação de dados pinçados em lugares diferentes o Ctrl não funciona. Neste caso, o truque é separar os endereços das células por ponto-e-vírgula, assim a marcação dos valores não vai desaparecer quando você mudar de planilha para selecionar outro dado. Fique atento ao indicar o endereço da célula. Para somar, por exemplo, o lucro bruto da filial de São Paulo, na célula B3, com o da filial gaúcha, que está na célula C4 da planilha Plan2 da pasta de trabalho Porto Alegre.xls arquivada no diretório Meus documentos, utilize a fórmula: =B3+'c:\meus documentos\[Porto Alegre.xls]Plan2'!C4

Se o dado estiver na Internet, escreva: =B3+'http://www.empresa.com.br/planilha/[Porto Alegre.xls]Plan2'!C4.

Como usar planilhas dinâmicas no Excel 97 A tabela dinâmica é um recurso interativo que permite visualizar ordenadamente resumos das informações contidas em planilhas com grande número de dados. O aspecto interativo está no fato de que a tabela dinâmica pode ser rearranjada, girando-se linhas e colunas para obter novas visualizações. As tabelas dinâmicas são úteis quando a planilha-base apresenta muitas informações repetidas. Por exemplo, você pode ter uma planilha em que cada linha descreve os detalhes de uma compra feita por um cliente de sua empresa. Assim, a linha inclui nome do cliente, data, valor da compra e outros itens como o prazo de pagamento. Ao fim de um certo período, essa planilha vai mostrar numerosas repetições de nomes de clientes, datas e prazos. Então vêm as perguntas: qual o total de compras do cliente A nesse período? Qual cliente comprou mais? Em quais datas se verificaram os maiores volumes de vendas? As respostas podem ser obtidas facilmente com o uso das tabelas dinâmicas. Acompanhe, a seguir, os passos para a montagem de uma dessas tabelas. Primeiro, crie a folha de dados básica, como a mostrada nesta página. Em seguida, selecione a área útil da planilha e dê o comando Dados/Relatório da Tabela Dinâmica. Um assistente entra em ação. A construção envolve quatro etapas. Nas duas primeiras, acione o botão Avançar. A terceira exibe uma tela com todas as colunas da tabela-base mostradas como botões, à direita. Vamos montar uma tabela dinâmica com o resumo dos valores comprados por cada cliente. Arraste o botão Nome para o campo Linha e o botão Data para o campo Coluna. Para a região Dados, puxe o botão Valor. Avance para a tela final e clique em Concluir. A nova planilha é similar à segunda mostrada nesta página. Se você quiser, pode montar outra tabela dinâmica, incluindo o campo Prazo. Para isso, refaça a etapa três, arrastando o botão Prazo para a área Linha. Você vai obter outra planilha, agora especificando as compras conforme os prazos. Voltando à primeira tabela dinâmica. Você pode querer que as datas estejam no início de cada linha e os nomes correspondam às colunas. Simples: troque as posições dos botões incorporados à planilha. Por causa dessas facilidades, as planilhas são também uma ferramenta de análise e servem como excelentes programas de apoio à decisão. A fonte original dos dados não precisa ser uma planilha: pode ser, por exemplo, um banco de dados local ou corporativo.

Concatenando valores no Excel 97/2000 Uma função utilíssima do Excel é CONCATENAR. Ela permite combinar, em textos, os valores de diferentes células de uma planilha. Admita que A1=45,17 e A2=23,78. Se você quiser montar, numa célula, uma frase envolvendo esses dois valores, pode usar uma fórmula assim: =CONCATENAR("Os valores finais são ";A1;" e ";A2) Isso produziria uma célula com o texto "Os valores finais são 45,17 e 23,78". Se A2 fosse um número com muitas casas decimais e você desejasse apresentá-lo com apenas duas, poderia usar, na fórmula acima, a seguinte expressão em lugar de A2: TEXTO(C40;"##,00") Usando o princípio da concatenação, você pode montar no Excel documentos comerciais, como recibos, que combinem texto com valores extraídos da planilha.

Dá para chamar células pelo nome, amigavelmente, no Excel 97/2000 Em vez de fazer referência a células pelos seus endereços - A17, F31, G27 -, você pode trabalhar com elas de forma bem mais amigável: chamando-as pelo nome. Se, por exemplo, você tem colunas cujos cabeçalhos são meses, é possível obter o total delas adicionando os nomes: Janeiro+Fevereiro+Março. Atenção: a capacidade do Excel para operar com rótulos pode ser desativada. Portanto, para que esta dica funcione em sua máquina, vá a Ferramentas/ Opções/orelha Cálculo e certifique-se de que a caixa Aceitar Rótulos em Fórmulas está marcada.

Diretório-padrão do Excel Como padrão, o Excel salva os arquivos na pasta Meus Documentos. Mas, se você quiser, pode mudar essa destinação dos arquivos do Excel. Para isso, acione Ferramentas/Opções e traga para o primeiro plano a orelha Geral. Aí, na caixa Local Padrão do Arquivo, digite o diretório em que os arquivos devem ser salvos.

Duas planilhas na tela No Excel, você pode ver mais de uma planilha na mesma tela. Para isso, acione Janela/Nova Janela. Você tem agora duas cópias da mesma pasta de trabalho. Para vê-las, volte ao menu Janela e escolha Organizar/Horizontal. As duas pastas vão-se apresentar, dividindo a tela. Agora, deixe uma na planilha atual e, na outra, escolha uma segunda planilha.

Duplicando fórmulas no Excel 97/2000 Normalmente, quando se deseja aplicar a mesma fórmula a uma coluna, escreve-se a fórmula na primeira célula e arrasta-se o conteúdo desta para as demais. Existe outra forma de obter esse mesmo resultado. Selecione o conjunto de células, digite a fórmula e pressione as teclas Ctrl+Enter.

Explorando o AutoPreenchimento do Excel 97/2000 O Excel tem um recurso muito útil para poupar trabalho de digitação. Trata-se do AutoPreenchimento, que estende seqüências de números, datas, dias da semana, meses e outras séries personalizadas. Um exemplo: digite uma data - 01/12/2000. Em seguida, puxe para baixo a pequena alça no canto direito inferior da célula. Veja: as células são preenchidas automaticamente com as datas subseqüentes. Se você operar devagar, vai notar que, em cada célula, o Excel mostra uma etiqueta com a data que está sendo escrita. Esse é um item importante, porque lhe informa com precisão onde sua seqüência deve parar.

Faça cálculos com números de outras planilhas com o Excel 97/2000/XP Vamos supor que você trabalhe com vendas. No arquivo Preços.xls, em sua máquina, estão os preços atualizados dos produtos. Em Vendas.xls, armazenado num drive da rede local, estão informações sobre os clientes de sua empresa. E, por fim, em Estoque.xls, disponível na intranet da empresa, estão listadas as quantidades disponíveis em estoque de cada produto. Você quer montar uma planilha baseada em dados que estão nesses três documentos. É possível? Claro. Você pode incluir em seus cálculos dados localizados em qualquer lugar do mundo. Sem exagero. Basta preencher alguns requisitos. O principal é você ter direito de acesso a essas planilhas. Depois, é preciso endereçar corretamente as informações. O princípio básico para fazer referência a células de uma planilha diferente da atual é dar o endereço completo da célula: drive, diretório, arquivo, planilha, célula. Para trazer o conteúdo da célula E5 na planilha Plan2, na mesma pasta de trabalho da planilha atual: =Plan2!E5 Agora, uma referência à mesma célula, só que localizada no arquivo Preços.xls, armazenado em sua máquina em c:\meus documentos: =´c:\meus documentos\[preços.xls]Plan2´!E5 Para o arquivo localizado num drive da rede local, o procedimento é idêntico. Você pode, inclusive, fazer cálculos sobre valores localizados numa região da planilha externa. A fórmula seguinte calcula a média aritmética dos valores das células E5 a E10, na planilha Plan2 do arquivo Vendas.xls, armazenado num drive de rede: =MÉDIA(´N:\Vendas\[Vendas.xls]Plan2´!E5:E10)

Por fim, eis um exemplo para extrair o conteúdo de uma célula num arquivo XLS guardado num servidor web: =´http://www.servidor.com.br/docs/[Estoque.xls]Plan2´!C4

Formatando regiões de uma planilha no Excel 97/2000 O Excel não permite que você selecione diferentes regiões de uma planilha e aplique a elas, de uma vez, a mesma formatação. Portanto, você precisa formatá-las uma a uma, em seqüência. Tudo bem, paciência. Mas também não é preciso voltar toda vez ao menu Formatar. Depois de formatar o primeiro grupo de células, selecione o próximo e pressione F4.

Incluindo numa célula o nome e o caminho da pasta de trabalho no Excel 97/2000 Se você quiser incluir numa célula o nome e o caminho da pasta de trabalho, use a fórmula: =CÉL("filename") Isso produzirá uma informação como: "C:\Meus documentos\[custos.xls]Plan1".

Linhas e colunas ocultas no Excel No Excel – 97, 2000 ou XP -, é fácil ocultar uma coluna. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e escolha Ocultar. Para fazer a coluna reaparecer, clique com o cursor no cabeçalho, na interseção de duas colunas (a que vem antes e a que vem depois daquela que está oculta) e clique com o botão direito. Surge um pequeno quadrado. Arraste esse quadrado e veja a coluna reaparecer. Esses procedimentos também valem para as linhas da planilha. Esse recurso é interessante quando você vai imprimir uma planilha e não quer – ou não precisa – que algumas linhas ou colunas apareçam.

O Excel 2000 parou de calcular? É fácil resolver Ao trabalhar com uma planilha do Excel, você nota um comportamento estranho. Embora você modifique o valor das células numa coluna, por exemplo, os totais se mantêm os mesmos. Será que o Excel perdeu, misteriosamente, sua capacidade de mastigar números? Não é nada disso. Dê o comando Ferramentas/Opções e, na caixa de diálogo que se abre, traga para o primeiro plano a orelha Cálculo. A opção ativa deve ser a de cálculo manual. Troque-a para Automático. Retorne à planilha e veja que o comportamento foi normalizado. Mas resta a pergunta: como isso acontece? O Excel não altera o modo de cálculo por si mesmo. Com

certeza, algum colega seu, que trabalha com a mesma planilha, configurou o programa para executar cálculos somente após um comando do usuário (F9). Essa opção é útil, especialmente quando se está adicionando dados a uma planilha muito grande. O desligamento do recálculo automático evita que o Excel refaça uma extensa cascata de operações após a inclusão de cada número. Assim, o usuário pode inserir os dados e só depois usar o F9 ou reabilitar o modo automático.

O que fazer se o Excel se recusa a salvar uma planilha Se você consegue abrir um arquivo no Excel, mas o aplicativo recusa-se a salvá- lo, é provável que ele esteja corrompido. Tente gravá-lo em formato HTML ou Sylk (Vínculo Simbólico). Para isso, use o comando Arquivo/Salvar Como. No campo Salvar Como Tipo, escolha o formato desejado. Se você salvar um arquivo com várias planilhas em Sylk, apenas aquela que está selecionada vai ser gravada. Nesse caso, vai ser preciso abrir o arquivo corrompido seguidas vezes para selecionar e salvar cada uma das planilhas. Em HTML, escolha a opção de salvar a pasta de trabalho inteira. Completada a operação de salvamento, reabra o arquivo no Excel e grave-o com um novo nome no próprio formato do aplicativo. Alguns dos recursos existentes nas planilhas, como as macros, podem se perder durante a operação. Mas, junto com eles, muitas vezes vão embora os erros que estavam impedindo a gravação do arquivo. Assim, é possível que você consiga recuperar as informações da planilha.

Ocultar células agiliza o trabalho no Excel Se você está trabalhando com uma planilha enorme, provavelmente perde um tempão rolando a tabela na tela para visualizar os números. A solução é deixar visíveis só as células que interessam no momento. No Excel, selecione com o mouse as colunas ou linhas a esconder, clique nelas com o botão direito e escolha a opção Ocultar. Se houver algum gráfico baseado nos números ocultos, a parte correspondente a eles também desaparece. Para ver novamente os dados escondidos, selecione as colunas ou linhas adjacentes, clique com o botão direito e escolha Reexibir. O comando de ocultar também existe em outras planilhas, além do Excel.

Para achar orelhas de acesso em meio a grande número de planilhas no Excel 97/2000 Quando a pasta de trabalho tem grande número de planilhas, as orelhas de acesso a algumas delas não ficam à vista. Para encontrá-las, você precisa clicar repetidamente nas setas localizadas à esquerda das orelhas. Uma forma rápida de localizar planilhas é clicar com o botão direito nessas setas. Assim, o Excel apresenta um menu com a lista completa das planilhas. Então, basta escolher pelo nome a folha de cálculo que você procura.

Para copiar dados de uma seqüência vertical para uma horizontal com o Excel 97/2000 Você tem uma tabela com uma coluna de itens - por exemplo, títulos - que você gostaria de usar como a primeira linha de uma nova tabela. Claro que você não quer redigitar tudo, palavra a palavra, célula a célula. Mas há um problema: como copiar dados que estão na vertical para uma seqüência horizontal? É simples: selecione as células desejadas na coluna e copie-as. Em seguida, coloque o cursor na posição inicial da nova tabela e acione Editar/Colar Especial. Na caixa de diálogo que se abre, marque a caixa Transpor. Pronto, sua coluna foi transformada numa linha. Vale lembrar que esse truque também funciona para várias colunas. Nesse caso, ele se aplica, por exemplo, à necessidade de fazer uma tabela girar 90 graus, convertendo as linhas em colunas. A técnica da transposição também funciona para copiar linhas e colar colunas.

Para evitar erros de datas no Excel O Excel trabalha, nas planilhas, com um sistema de datas seriais, no qual 01/ 01/1900 é o dia 1, 02/02/1900 é o 2, e assim por diante. Portanto, quando se digita 120867 numa célula com formato dd/mm/aa, o programa converte esse número para a data correspondente: 02/12/30 - que, no caso, é de 2230. Por isso, ao registrar datas, digite as barras. Observação: o sistema de datas, nas planilhas, é diferente do usado no VBA. Neste, o dia 1 é 31/12/1899. Outra divergência está no erro existente no Excel desde a primeira versão: nas planilhas, o programa aceita o dia 29/02/1900, que nunca existiu. A história desse bug é interessante. Segundo a Microsoft, no início, para ganhar espaço, o Excel precisava ser compatível com o Lotus 1-2-3 para DOS, na época o campeão do mercado. Isso significava poder importar de maneira fiel as planilhas do concorrente. Então, como o 1-2-3 tinha o bug, o Excel também o incorporou. Às favas o calendário!

Para incluir um comentário na célula No Excel, para incluir um comentário numa célula, clique nela com o botão direito do mouse e escolha Inserir Comentário. Uma forma de fazer isso, sem o mouse, é acionar as teclas Shift+F2.

Para listar apenas os dias úteis no Excel 97/2000 Você viu como fazer uma seqüência automática de datas. E se você quisesse listar somente os dias úteis, deixando de fora os fins de semana? Também é possível. Em vez de arrastar a alça da célula com o botão esquerdo, de uso mais comum, faça-o com o direito. No final, solte o botão do mouse. Na lista que surge, escolha a opção Preencher Dias da Semana. Observe: entre as datas da seqüência não constam nem sábados nem domingos.

Para personalizar avisos de erros no Excel 97/2000 Quando uma fórmula produz erro, o Excel inclui na célula uma mensagem como #DIV/0! (divisão por zero) ou #REF! (referência inválida). Para evitar que essas mensagens apareçam na planilha, ou mesmo para personalizá-las, use a função ÉERROS (o português é duvidoso, mas a função está certa). Se, por exemplo, em lugar de uma mensagem de erro você quiser que apareçam três asteriscos (***), escreva uma fórmula como: =SE(ÉERROS(B1/A1);"***";B1/A1)

Para proteger planilhas com o Excel 97/2000 Quando se usa o comando Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha, o Excel passa a impedir a edição de todo o documento. Só que, em alguns casos, o que se deseja é proteger apenas as fórmulas, dando aos usuários a opção de mexer em outros itens. Há um jeito de fazer isso: 1. Pressione Ctrl+T para selecionar toda a planilha. 2. Acione Formatar/Células (ou, pelo teclado, Ctrl+1), traga para o primeiro plano a orelha Proteção e desmarque a caixa Travada. Clique OK. 3. Dê o comando Editar/Ir Para (F5) e, na caixa de diálogo aberta, clique no botão Especial. Abre-se a janela Ir Para Especial. Nela, escolha a opção Fórmulas e garanta que todas as caixas abaixo dela (Números, Texto, Lógicas e Erros) estão marcadas. Clique OK. O Excel, que antes mostrava toda a planilha selecionada, vai agora destacar somente as células que contêm fórmulas. 4. Volte ao comando Formatar/Células (Ctrl+1), selecione a orelha Proteção e ative a caixa Travada. Agora, as células que contêm texto e números estão livres para edição, enquanto as células com fórmulas estão travadas. 5. Falta somente ativar a proteção. Para isso, acione Ferramentas/Proteger/Proteger Planilha e clique OK. Observe: agora você ainda pode visualizar as fórmulas. No entanto, se tentar editá-las, o Excel avisará que não é possível. Se quiser desfazer essa configuração, percorra o caminho inverso: Ferramentas/Proteger/Desproteger Planilha.

Para usar hyperlinks no Excel 97/2000 Quem trabalha com muitos arquivos do Excel fica mudando de uma pasta de trabalho para outra, de uma planilha para outra. Para poupar esforço nesses movimentos repetidos, use hyperlinks. Acione Inserir/Hyperlink ou clique no botão com o ícone mostrando um globo

terrestre e dois elos de corrente. Os hyperlinks podem apontar para outras planilhas na mesma pasta de trabalho, ou para arquivos externos - em sua máquina, num drive de rede local ou na Internet.

Planeje os investimentos no Excel 97/2000/XP Você tem um objetivo financeiro de longo prazo, como fazer uma poupança para assegurar no futuro os estudos de seu filho? O Excel pode lhe dar uma mãozinha. É fácil montar uma planilha para calcular quanto você precisa investir. Abra um documento novo e crie dois blocos de células. O primeiro deve conter três células para receber o valor mensal a ser investido, a taxa de juros anual e o período de investimento, em anos. O segundo bloco, com quatro células, exibirá os seguintes resultados: número de pagamentos, em meses, o total de juros ganhos no período, o montante investido e o resultado final do investimento. As células do primeiro bloco receberão dados e as outras exibirão resultados. Portanto, não há nenhuma fórmula ou cuidado especial em relação ao grupo 1. Vale lembrar apenas que a célula para entrada da taxa de juros deve ser preparada para o formato de porcentagem. Veja agora as fórmulas para as outras células. Como a entrada do período é feita em anos, o número de pagamentos mensais, naturalmente, deve ser esse número multiplicado por 12. No cálculo, vamos trabalhar com uma taxa de juros fixa e mensalidades idem. Desse modo, o total investido será o número de pagamentos vezes o valor mensal investido. O total acumulado ao fim do período é dado pela fórmula: =-VP(-Taxa_de_Juros_Anual/12;Número_de_pagamentos; Valor_Mensal;;0) Essa fórmula fornece o valor presente do investimento. Observe: a taxa de juros anual é dividida por 12, já que você está operando com pagamentos mensais. A função VP produz valores negativos porque representa dinheiro a ser pago. Para obter um valor positivo, use --VP. Use também o sinal negativo na taxa de juros para que os valores sejam acumulados. Sem isso, você calcula uma operação de empréstimo: parte-se do valor financiado e cada pagamento vai cobrindo parte do capital e uma remuneração em juros até liquidar a dívida. Aqui, o sentido é oposto: parte-se do zero para acumular capital e juros. Pronto. Você já pode calcular seu investimento. Digite os valores no bloco 1 e veja os resultados nas outras células. Varie a aplicação mensal, a taxa de juros e o período, e terá uma idéia de quanto é preciso investir para juntar um bom pé-de-meia. Você pode sofisticar um pouco mais o uso dessa mesma planilha para calcular investimentos. Até agora, você tem de fornecer valores fixos (valor mensal, taxa de juros e período) para descobrir quanto vai acumular no final. E se você fizer o inverso? Por exemplo: você sabe que precisa amealhar 50 mil reais. Mas como alcançar esse valor variando pagamentos mensais, juros e período? Nesse caso, use o recurso Atingir Meta, que está no menu Ferramentas. Trata-se de uma forma digital de fazer as tradicionais contas de chegar. Na tela Atingir Meta, indique, em Definir Célula, o ponto do valor de chegada. No exemplo, o total acumulado. Na caixa Para Valor, digite 50000. Por fim, no campo Alternando Célula, indique a variável que você quer mudar (taxa, período, valor mensal) para atingir o resultado proposto. Clique em OK e o Excel mantém aberta uma caixa de diálogo e mostra, na planilha, os valores necessários. Como se trata de uma

simulação, a planilha volta à condição original quando você fecha a caixa de diálogo. Você pode voltar ao comando Atingir Meta e indicar outro item como variável. Em alguns casos, o programa avisa que não encontrou uma solução. Isso ocorre quando o item que está variando não pode assumir um valor necessário para arredondar a conta.

Planilhas como banco de dados no Excel 97/2000 Se você usa planilhas como bancos de dados, é fácil apurar quantos registros existem que atendem a um determinado critério. Se, por exemplo, a planilha contém um cadastro de clientes, é fácil calcular quantos são da cidade do Rio de Janeiro. Basta usar a função de contagem condicional COUNT.SE e indicar como parâmetros a extensão da coluna Cidade e o nome da cidade desejada: =CONT.SE(E2:E520;"Rio de Janeiro")

Quantas planilhas você quer? No Excel, sempre que você abre uma nova pasta de trabalho ela apresenta quatro planilhas, indicadas pelas orelhas na parte inferior esquerda da tela. E se, em vez de quatro, você quiser duas ou seis folhas de cálculo? É simples. Acione Ferramentas/Opções e, na orelha Geral, indique o número desejado na caixa que tem a seguinte legenda: “Número de planilhas na nova pasta”.

Recorra ao poder da Subtotal Uma função poderosa do Excel e pouco utilizada é a Subtotal. Escondida debaixo de um nome inexpressivo, a Subtotal permite realizar onze operações diferentes, entre elas multiplicação, soma, média e contagem de itens. Além de eclética, a Subtotal é bastante esperta. Ao somar os valores de uma coluna que contém subtotais, marcando a lista inteira, a função ignora os dados parciais e dá o resultado correto, facilitando o cálculo. Outra grande vantagem da Subtotal é a economia de tempo que proporciona na mudança de operação, bastando alterar na fórmula apenas o número que a identifica: 1 faz a média aritmética, 2 conta o número de itens da lista, 3 conta o número de itens desprezando células vazias e zeros, 4 encontra o maior valor da lista, 5 localiza o menor valor, 6 multiplica todos os valores selecionados, 7 aponta o desvio padrão a partir de uma amostra, 8 calcula o desvio-padrão com base na população, 9 soma todos os números num intervalo de células, 10 estima a variância com base numa amostra, e 11 calcula a variância baseada na população total. Para fazer a média das despesas registradas nas células A1, A2 e A3, por exemplo, escreva: SUBTOTAL (1; A1:A3). Se quiser saber qual foi a maior das despesas, substitua o 1 pelo 4. E

se a idéia é somar os três gastos, troque o 4 pelo 9. Por restrição do Excel, a Subtotal não funciona no cálculo 3D, de células numa seqüência de planilhas. A saída possível para utilizar a função é criar nova planilha com dados pinçados das outras.

Seleção de colunas no Excel No Excel, existe uma forma rápida de selecionar uma ou mais colunas numa planilha. Basta marcar uma célula da coluna desejada e acionar Ctrl+Barra de espaços. Para selecionar mais de uma coluna, marque na horizontal uma seqüência de células e digite Ctrl+Barra de espaços.

Selecionar toda a planilha Para selecionar todo o conteúdo de uma planilha, acione as teclas Ctrl+T. Ou, então, com o mouse, clique na célula de origem da planilha – aquela que fica no cantinho, entre a coluna A e linha 1.

Separando botões de imprimir e salvar no Excel 97/2000 No Excel, os botões Salvar e Imprimir são vizinhos na barra de ferramentas Padrão. Por causa disso, muitas vezes você imprime um documento quando na verdade queria salvá-lo. Para evitar esse transtorno, mantenha pressionada a tecla Alt e arraste um dos botões para outra posição mais à direita, na mesma barra de ferramentas. Esta dica vale também para o Word e os outros programas do Office.

Separando resultados parciais numa planilha com o Excel 97/2000 Uma fórmula pode conter várias partes independentes. Se você quiser saber o resultado de uma dessas partes, selecione-a na barra de fórmulas e acione a tecla F9. O valor aparece na própria fórmula. Para retornar, acione a tecla Esc. Se você não fizer isso, o resultado parcial passará a fazer parte da fórmula.

Some no Excel só quando for necessário O Excel conta com um recurso útil de cálculo automático sempre que uma célula é modificada em qualquer arquivo, mas que pode tirar a agilidade do seu trabalho quando você mexe em muitas planilhas recheadas de fórmulas. Para desabilitar esta função, vá até o menu Ferramentas/Opções, exiba a guia Cálculo e selecione o campo Manual. Dessa forma, os cálculos serão efetuados somente a partir de um comando do usuário. Pressionando F9, o Excel faz o cálculo em todas as planilhas abertas.

Tabelas Excel dentro do Word Quer inserir, no Word, uma tabela com todas as características de uma planilha? Clique no botão Inserir Planilha do Microsoft Excel, na barra de ferramentas. Com isso você de fato passa a trabalhar com o Excel, dentro do Word. A tabela é uma planilha mesmo, com direito a todas as funções e recursos do Excel. Quando o foco sai desse objeto, ele parece uma tabela normal. Mas quando você dá um duplo clique nele, entra em ação o Excel. Observe a metamorfose: os menus do Word incorporam as barras de ferramentas do Excel.

Toda a planilha numa única página Muitas vezes, no Excel, você tem uma planilha enorme e deseja forçar a barra para que ela seja impressa toda, ou em grande parte, numa única página. Para isso, acione Arquivo/Configurar Página e, na orelha Página, escolha a opção Ajustar para 1 Página de Largura. O número 1, aí, pode ser também 2, 3, conforme a necessidade.

Torne vermelhos números que indicam negativo no Excel 97/2000/XP Antes do Excel 97, você precisava fazer algumas ginásticas para formatar uma célula conforme seu conteúdo. Por exemplo, destacar em vermelho os números abaixo de um determinado patamar e em azul os que pertencerem a uma faixa bem definida. A partir da versão 97, esse recurso foi incorporado ao programa com o nome de Formatação Condicional. Admita que você tem uma planilha para controlar o estoque de um produto. Sua empresa convenciona que o normal é ter entre 200 e 500 peças do produto. Portanto, o que estiver abaixo ou acima dessa faixa requer providências, para reposição ou redução do estoque. Se você usar cores em sua planilha, será mais fácil perceber quando e como agir. Na planilha, selecione a área dos dados e acione Formatar/Formatação Condicional. Na caixa de diálogo, como Condição 1, defina: se o valor da célula é menor que o estoque mínimo (200), clique no botão Formatar e estabeleça uma marca para a célula. Você pode trabalhar com as cores da fonte e do fundo da célula e ainda com a borda. Defina, por exemplo, a fonte como vermelho e negrito. Até agora você cobriu apenas uma faixa - a do estoque baixo. Clique no botão Adicionar e vamos para o estoque normal. Se o valor da célula está entre 200 e 500 (nesse caso, entre inclui os dois extremos), não defina nenhum formato. Mais uma vez, clique no botão Adicionar e determine as condições para o estoque alto. Se o número de peças for maior que 500, formate a fonte em azul e negrito. Confira o resultado. Se quiser sofisticar a solução, nomeie duas células, uma como Estoque_Max e a outra como Estoque_Min. Para isso, selecione a célula e dê o comando Inserir/Nome/Definir e digite o nome. Preencha essas células com os respectivos valores, 500 e 200. Se mudar a política de estoques para esse produto, basta substituir o conteúdo dessas duas células. As formatações da planilha se adaptarão automaticamente à nova política.

Saiba como criar formatos para exibir números, textos e datas no Excel Quando a formatação–padrão usada do Excel não traz resultados satisfatórios, a solução é utilizar um dos formatos opcionais predefinidos ou criar um novo com os códigos de formatação. Se você quiser transformar uma data no dia da semana por extenso, por exemplo, terá de criar um novo formato. Veja, a seguir, um roteiro para trabalhar com formatos personalizados no Excel. 1. Personalizando uma data Crie uma nova planilha no Excel e digite a data 1/1/2005 numa das células. Clique com o botão direito na célula, escolha Formatar Células e ative a aba Número. No quadro Categoria, selecione Personalizado. No campo Tipo, você deverá digitar um dos códigos de formatação aceitos pelo Excel. Insira o código dddd nesse campo. Veja, então, no quadro Exemplo, logo acima, como ficará a célula nesse formato. Para aplicar a formatação, clique em OK. O Excel passa a mostrar a palavra “sábado” na célula, o dia da semana correspondente ao primeiro dia de 2005. Experimente formatar uma outra célula da mesma maneira. Depois de escolher a opção Personalizado no quadro Categoria, examine a lista de formatos que aparece sob o campo Tipo. No final dessa lista, você vai encontrar o formato que acabamos de criar, “dddd”. Basta selecioná-lo e clicar em OK para aplicar essa formatação à célula. Toda a vez que você criar um formato novo, o Excel vai acrescentá-lo à lista. Se você quiser eliminar algum formato da lista, basta selecioná-lo e clicar no botão Excluir. 2. Mais formatos Há uma variedade de códigos que podem ser usados no campo Tipo para especificar um formato de data, número ou texto. Dias d - O dia do mês, entre 1 e 31. dd - O dia do mês, entre 01 e 31, ou seja, com zero à esquerda dos números com um único algarismo. ddd - O dia da semana abreviado em três letras (seg, ter, qua...). dddd - O dia da semana por extenso. Meses m - O número do mês entre 1 e 12. mm - O número do mês entre 01 e 12. mmm - O mês em três letras (jan, fev). mmmm - O mês escrito por extenso. Anos aa - O ano em dois dígitos, de 00 a 99. aaaa - O ano em quatro dígitos.

Horas h - A hora entre 0 e 24, em um ou dois algarismos. hh - A hora entre 00 e 24, sempre em dois algarismos. m - Junto com o h, indica minutos, de 0 a 59. mm - Minutos entre 00 e 59. ss - Segundos, de 00 a 60. 3. Preenchendo a célula com traços Às vezes, pode ser interessante preencher com traços o espaço não usado na célula. Para completar uma célula com traços depois de digitado um texto nela, use o código de formatação @*-. Se quiser deixar um espaço entre o texto e o primeiro traço, escreva @* - (com espaço entre o asterisco e o hífen). Números em planilhas são alinhados à direita. Nesse caso, os traços devem ser colocados à esquerda do número para preencher a célula. Para isso, use o código *-#. Também nesse caso, você pode deixar um espaço em branco entre o último traço e o número, inserindo-o entre o hífen e o sustenido. Note que o “#” toma o lugar do número, e, o “@”, o do texto. 4. Ocultando valores Muitas vezes, algumas células da planilha são usadas para cálculos intermediários, mas você não quer que elas fiquem visíveis ao usuário. Para ocultar o conteúdo de uma célula que contém um número, use o formato ;; (duas vezes ponto-e-vírgula). Se a célula contiver texto, use ;;; para ocultar o conteúdo. Note que, no caso desses dois códigos, o Excel não mostra nada no campo Exemplo. 5. A receita dos formatos Cada código de formatação criado pode ter até três seções para número e uma quarta seção para texto. Essas seções determinam o formato para números positivos, números negativos, zeros e texto, respectivamente. Se você incluir apenas duas seções para números, a primeira será usada tanto para números positivos quanto para zeros, e a segunda para números negativos. Se usar apenas uma seção para números, todos os números usarão aquele formato. As seções são separadas por ponto-e-vírgula, como neste exemplo: #.###,00;[vermelho] (#.###,00);0,00;“Info ”@ Com esse formato, nossos números terão duas casas depois da vírgula e um ponto separando os milhares. Números negativos vão aparecer em vermelho e entre parênteses. Se a célula contiver texto, ele será antecedido pela palavra “Info” e por um espaço em branco. 6. Texto e número juntos Para exibir tanto texto quanto números numa célula, coloque os caracteres de texto entre aspas (“ ”) ou preceda um único caractere com uma barra invertida (). Inclua os caracteres na seção apropriada dos códigos de formato. Experimente este formato para datas: d/mmm. As datas serão exibidas na forma 25/jan, 13/ mai etc. Vejamos mais um exemplo:

R$ 0,00 “ Crédito”; R$ -0,00 “ Débito” O Excel vai exibir uma quantia positiva como “R$ 324,76 Crédito” e uma negativa como “R$ -234,76 Débito”. 7. Cores nos números Para definir a cor dos caracteres numa seção do formato, digite o nome de uma destas oito cores entre colchetes ([ ]) na seção: Preto, Ciano, Magenta, Branco, Azul, Verde, Vermelho e Amarelo. O código de cor deve ser o primeiro item da seção. Veja o exemplo: [azul]#; [vermelho]#; [preto]#; [verde]# 8. Condições na formatação É possível definir formatos de número que serão aplicados apenas se o número atender a uma condição especificada. Para isso, inclua a condição entre colchetes. A condição consiste num operador de comparação e num valor. O formato a seguir, por exemplo, exibe números menores ou iguais a 200 em vermelho e números maiores que 200 em azul: [Vermelho][<=200];[Azul][>200]

Use o Excel para montar uma planilha que automatiza a emissão de pedidos e orçamento na empresa A idéia é a seguinte: usar uma planilha Excel para criar um formulário de pedido, ou de orçamento, com cálculos automatizados. Em vez de oferecer um espaço para o usuário digitar a descrição dos produtos, o documento exibe caixas de combinação com a lista dos itens disponíveis. Quando o usuário escolhe um produto nessa lista, o preço e o peso do produto aparecem na mesma linha. Em seguida, quando ele digita uma quantidade, o documento calcula o total parcial e o valor do frete para aquele item. Com a seleção de outros produtos, o pedido se recalcula. A solução mostrada aqui usa recursos comuns da planilha e macros em Visual Basic (VBA). Acompanhe, a seguir, a montagem dessa folha de pedido. 1. Lista de produtos Para começar, vamos definir o corpo da tabela. O pedido tem cinco colunas: Produto, Preço Unitário, Peso, Quantidade e Total. A coluna Produto é formada por uma série de caixas de combinação (controles combo box), alojadas nas células normais. Essas caixas vão conter a lista dos produtos. De onde vem essa lista? Vem de uma tabela que pode estar em outra planilha ou na própria folha de cálculo, em área diferente. Em nosso modelo, vamos colocá-la numa planilha separada, Plan1. Nela, construa uma tabela com três colunas: Produtos, Preço e Peso. Cada linha dessa tabela vai conter a descrição de um produto, seu preço e o peso em gramas. Detalhe importante: a primeira linha deve conter os títulos das colunas e a segunda uma descrição de produto deixada em branco, com preço e peso equivalentes a zero. A célula vazia vai corresponder à opção em que a linha não tem nenhum produto selecionado.

2. Opções na caixa Deixe a planilha Plan1 e parta para Plan2. Aí vamos construir a planilha do pedido (veja a ilustração nesta página). Formate as colunas Preço Unitário e Total para duas casas decimais e as colunas Peso (vamos trabalhar com gramas) e Quantidade para números inteiros. Agora, defina quantos itens serão suportados em seu pedido. São cinco em nosso exemplo, mas você pode optar por um número maior. Passemos à inclusão das caixas de combinação na planilha. Com o comando Exibir/Barras de Ferramentas, deixe visível a barra Caixa de Ferramentas de Controle e trace, na coluna Produto, uma caixa de combinação (combo box). Ajuste a altura e o comprimento do objeto. Clique com o botão direito na caixa de combinação (o nome-padrão dela será ComboBox1) e escolha, no menu, a opção Propriedades. Na janela Propriedades, ajuste a linha List-FillRange para a faixa de células de Plan1 que contém a lista de opções que vão aparecer na caixa. A indicação é feita no seguinte formato: Plan1!A2:A12 A região indicada corresponde à lista dos produtos, sem incluir a primeira linha (título). Agora, copie o objeto e cole-o na célula imediatamente abaixo. Repita essa colagem conforme o número de linhas operacionais que pretenda incluir no pedido. Automaticamente, elas recebem nomes seqüenciais: ComboBox1, ComboBox2 etc. Todas as caixas de combinação contêm a mesma lista de produtos. Para fechar a estrutura da planilha, crie, na coluna Total, um totalizador parcial, que conterá o somatório dos valores dos produtos. Na próxima linha, deixe um espaço para o valor do frete — a ser calculado — e, por fim, vem o total geral, que corresponde à soma dos produtos mais o valor do frete. Um lembrete: o botão com o esquadro azul, na Caixa de Ferramentas de Controle, alterna entre o modo de desenvolvimento e o modo de ação da planilha. 3. Automação do cálculo A parte externa do documento está pronta. Agora, precisamos adicionar os recursos de automação. Nosso objetivo, definido no início, é preencher automaticamente as informações de preço e peso, assim que o usuário escolha o produto. Entramos, então, no Visual Basic. Precisamos montar uma rotina, associada ao clique numa opção da caixa de combinação, que leia o preço e o peso do produto escolhido em Plan1 e os escreva, na linha da caixa de combinação acionada, em Plan2. O procedimento é idêntico para qualquer uma das caixas de combinação. Para conferir o código, baixe a planilha de exemplo no site da INFO: ftp://ftp.info.abril.com.br/pedido_auto.zip. Quando a opção escolhida na caixa de combinação é o espaço em branco, são zerados o preço e o peso naquela linha. Uma função em VBA calcula o valor do frete com base no peso total do pedido. Essa função aplica a política de frete adotada pela empresa. Em nosso exemplo fictício, o frete não é cobrado para pedidos com peso menor que 200 gramas. Mercadorias pesando entre 200 e 1000 gramas pagam 5 reais de envio; entre 1000 e 5000 gramas, 10 reais; e acima de 5000 gramas, 30 reais. A função Frete recebe o total do peso das mercadorias e aplica essas regras para determinar o valor do frete. Ela é chamada pela fórmula:=Frete(peso_total)

4. Botão Zerar Na planilha-pedido, adicionamos ainda um botão de comando chamado Zerar, que limpa todas as anotações já feitas num pedido. Para que a planilha não fique cheia de zeros, acione Ferramentas/Opções e, na orelha Exibir, desmarque a caixa Valores Zero. Assim, as linhas de pedido não utilizadas ficarão em branco. O botão Zerar fica fora da área de impressão do pedido. Para determinar a região a ser impressa, basta selecioná-la e dar o comando Arquivo/Área de Impressão/ Definir Área de Impressão. Conclua o documento, incluindo o espaço para os dados da pessoa ou empresa que faz a encomenda. No cabeçalho, insira também um logotipo de sua empresa. No exemplo, há ainda o botão Limpar, que apaga as informações do cliente. Conforme as características reais da atividade, é possível criar muitos outros recursos para esse documento.