As 13 dicas essenciais sobre nota fiscal eletrnicaEspecialista esclarece temas que assombram contribuintes e movimentam escritrios de contabilidade por todo o Pas.Criada em 2005 e vlida em todos os Estados brasileiros, a Nota Fiscal Eletrnica (NF-e) chegou para desembaraar a relao entre Fiscos e contribuintes. Com a proposta de reduzir custos de impresso e aquisio do documento fiscal, permitir o acompanhamento do trnsito das mercadorias e facilitar consulta das notas pela internet, a novidade pode se tornar uma armadilha para os mais incautos.

Para evitar que o benefcio se transforme em dor de cabea, Priscila Lima*, especialista em implantaes do Projeto Sped da Apress Consultoria Contbil (www.apress.com.br) criou uma lista com 13 dicas sobre o tema. Confira abaixo:

1. O Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal) NO a Nota Fiscal Eletrnica - Ele a representao grfica da NF-e e tem as seguintes funes:

Acompanhar a mercadoria em trnsito, fornecendo informaes bsicas sobre a operao em curso (emitente, destinatrio, valores etc.);

Conter a Chave de Acesso, composta por 44 nmeros, para consulta das informaes da NF-e;

Auxiliar na escriturao das operaes documentadas por Nota Fiscal Eletrnica.

2. J ouviu falar do XML? - A Nota Fiscal Eletrnica o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e responsvel pela sua guarda por, no mnimo, 5 anos. Por isto pesquise e adote sistemas eficientes e confiveis de backup.

3. Alis - Alm de armazenar o XML por 5 anos, o contribuinte deve sempre verificar se o arquivo gerado vlido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento garantida pela assinatura digital. No esquea de verificar se a assinatura digital tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrnicos - vlida. Se no for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrnica estiver autorizada, o contribuinte estar armazenando um documento invlido e poder sofrer consequncias - uma vez que ele responsvel pela guarda do documento por 5 anos.

4. Alerta - Fique atento segurana de seu Certificado Digital. Existem dois tipos de certificados vlidos para assinar a NF-e: O E-CNPJ, que alm de assinar a Nota Fiscal Eletrnica d acesso a diversos servios na Receita Federal; E-NFe, que s permite assinar a NF-e.

5. Dispensa de emisso de NF-e No caso da legislao de So Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/2008, h alguns casos em que o contribuinte fica dispensado da emisso de NF-e. Por exemplo, nos casos da venda fora do estabelecimento, desde que na remessa e no retorno da mercadoria para venda fora do estabelecimento sejam expedidas Nota Fiscais Eletrnicas, estas vendas efetuadas fora do estabelecimento podem ser emitidas em papel, nos modelos 1 ou 1 A.

Quando ocorrerem estes casos, o contribuinte dever preencher o campo Informaes Complementares com a descrio Dispensado de emisso de NF-e - PCAT 162/2008 - artigo 7 - Hiptese "__ e demais informaes, dependendo da hiptese de dispensa.

6. Voc faz? Informe Sefaz Toda e qualquer movimentao que envolva Nota Fiscal Eletrnica deve ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Em suma, para emitir, cancelar ou inutilizar a NF-e, o arquivo deve ser transmitido para a secretaria, pois, sem a autorizao deste rgo, o documento no tem validade.

7. Negativo - Se a nota fiscal for rejeitada pela Sefaz, independente do erro apontado pelo rgo, ela no fica armazenada no banco de dados do rgo. Caso isso tenha ocorrido, o contribuinte deve corrigir o documento e retransmiti-lo para que a Secretaria o autorize. Importante: Caso a nota rejeitada no seja retificada e retransmitida, esta numerao no constar na base de dados da Sefaz e dever ser inutilizada por quebra de sequncia.

8. De olho nas datas Atualmente, o prazo para cancelamento da Nota Fiscal Eletrnica de at 168 horas aps sua autorizao. A partir de 1 de janeiro de 2011, o perodo ser reduzido para 24 horas. No caso do Estado de So Paulo, a partir da Portaria CAT 123/10, ser recebido fora do prazo regulamentar o pedido de cancelamento da NF-e, a partir da data de autorizao em at 744 horas (31 dias). Porm, vale ressaltar que o contribuinte est suscetvel a multa, de acordo com o Regulamento do ICMS (RICMS).

9. Cuidado com o autocompletar - A Nota Fiscal Eletrnica no poder ser cancelada quando ocorrer a sada da mercadoria. Muitos softwares emissores no mercado preenchem automaticamente a data de sada na nota. Ou seja, mesmo que a mercadoria no tenha sado de fato, o documento no poder ser cancelado, pois, para o Fisco, a data preenchida corresponde quela em que produto transitou. Logo, o contribuinte dever adotar outros procedimentos em vez do cancelamento, como, por exemplo, providenciar a nota de devoluo.

10. No obrigatrio - O preenchimento do campo data de sada/entrada no obrigatrio para que a NF-e seja validada. O programa emissor pode deixar este campo em branco, mas importante que quando a mercadoria sair da empresa, ela esteja devidamente descrita no Danfe.

11. obrigatrio - Fique atento a outras obrigatoriedades fiscais alm da emisso da Nota Fiscal Eletrnica. Muitas empresas, por exemplo, so obrigadas gerao do arquivo Sintegra (Sistema Integrado de Informaes sobre Operaes Interestaduais com Mercadorias e Servios), que deve conter tanto as notas fiscais de emisso prpria quanto as notas fiscais de compra de mercadorias ou produtos.

12. Alis, parte II - Muitos softwares emissores tm apenas as funcionalidades para emitir a NF-e e no oferecem outros mdulos como controle de estoque e a gerao do arquivo Sintegra, por exemplo. No se engane com slogans de solues completas; pea ajuda ao contador antes de contratar um software emissor.

13. Por ltimo - Quando acontecerem problemas que o impeam de emitir a NF-e, existem solues de contingncia, como Scan (Sistema de Contingncia do Ambiente Nacional), Dpec (Declarao Prvia de Emisso em Contingncia) e Formulrio de Segurana. A opo por uma destas solues depende do problema que impede a autorizao da NF-e. Nos casos em que no h conectividade internet, a nica opo o Formulrio de Segurana, que dever ser comprado apenas em grficas credenciadas pelo Fisco em So Paulo, por exemplo, a relao pode ser consultada por meio do site http://www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou do telefone (11) 3243-3400.