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Revista de Administrao de Roraima RARR Departamento de Administrao DADM

Centro de Estudos Econmicos e Administrativos CADECON Universidade Federal de Roraima UFRR

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DISCUTINDO O PAPEL ESTRATGICO DA INFORMAO NA GESTO CONTEMPORNEA

Elson Baladeli [email protected]

Graduado em Administrao pela Universidade Estadual do Oeste do Paran

RESUMO: Este artigo aborda a mudana no paradigma organizacional com foco na gesto do conhecimento em que a informao passa no contexto da sociedade da informao a representar um imperativo de competitividade e diferencial no mercado cada vez mais globalizado. Em face ao advento da era da informao as comunicaes configuram-se como flexveis, dinmicas, velozes, diretas e em tempo real, mas a informao continua sendo um dos capitais estratgicos das organizaes (DRUCKER, 1986; KLEIN, 1998; DAVENPORT, 1998; SOMOGYI e GALLIERS, 2003; OBRIEN e MARAKAS, 2013). Nesse cenrio, a informao ascende como capital e bem material valioso para a tomada de deciso no mundo corporativo globalizado Drucker (1999) e Chiavenato (2004). Assim, a proposta deste artigo abordar a gesto estratgica da informao na organizao e apontar como uma gesto integrada de informao pode favorecer nos negcios e na construo de conhecimento na organizao. Palavras Chave: informao, gesto da informao; organizao. ABSTRACT: The paper discusses the change of organizational model focus on knowledge management in which the information became the representing of the requirements of competitiveness in a global market. Before the emergence of the information age communications appear as flexible, dynamic, fast, direct and real-time, but the information remains one of the strategic capital of organizations (DRUCKER, 1986; KLEIN, 1998; DAVENPORT, 1998; SOMOGYI and GALLIERS, 2003; O'BRIEN and MARAKAS, 2013). This setting, information and capital rises as well valuable material for decision making in the corporate world globalized Drucker (1999) and Chiavenato (2004). Thus, the purpose of this article is to address the strategic management of information in the organization and point out how an integrated management of information can encourage business and building knowledge in the organization. Key Words: information, management, organization. 1. INTRODUO

No mercado globalizado e competitivo em que a adoo de tecnologia e sistema de

informao torna-se o imperativo para a sobrevivncia das organizaes, a busca por solues

sofisticadas com vistas competitividade acelera o investimento em solues tecnolgicas

capazes de garantir respostas rpidas e eficientes aos gestores segundo apontam Nonata

(2001); Bach (2001), OBrien e Marakas (2013). Essas solues favorecem o suprimento de

demandas internas e externas s organizaes, porm no determinam a sua sobrevivncia.

Conforme Drucker (1986, 1999); Davenport (1998) e Klein (1998), a gesto estratgica da

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Discutindo o Papel Estratgico da Informao na Gesto Contempornea. RARR Ed.3, Vol 2, 114 - 124 , 2 Sem- Boa Vista, 2013

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informao sozinha no garante inovaes, j que paralelo a ela os gestores devem

reorganizar sua forma de gesto e de formao de recursos humanos para o tratamento e uso

eficaz da informao.

Drucker (1986) conceitua gesto como [...] o rgo da liderana, direo e deciso

em nossa instituio social e especialmente nos negcios corporativos, uma funo genrica

a qual enfrenta as mesmas tarefas bsicas em cada pas, e essencialmente em cada sociedade.

Gesto tem de dar a direo para a instituio que gerencia (DRUCKER, 1986, p. 17).

Alm da premente necessidade das organizaes em manter-se atualizada e apta para

atender as demandas de um mercado globalizado, a opo pela utilizao de tecnologia da

informao (TI) representa uma estratgia para manter a organizao em condies de

disputar o mercado (HOPE e HOPE, 2000; BACH, 2001). Vale lembrar que em um contexto

de mercado globalizado e competitivo a tomada de deciso das organizaes, a informao

ganha status de mercadoria. Por essa razo, o presente artigo tem por objetivo discutir a

importncia crescente que a informao vem assumindo no interior das organizaes e a

premente necessidade do desenvolvimento de uma gesto do conhecimento efetiva que

integre o uso da tecnologia aos propsitos da organizao.

2. CONCEITUANDO INFORMAO E CONHECIMENTO

Com o advento da sociedade da informao, alterou-se a velocidade e a intensidade

das mudanas no cenrio global, em especfico no mundo corporativo em que novas

tecnologias so constantemente incorporadas. Assim, a popularizao das tecnologias, em

especial o advento da Internet vem promovendo a disseminao de informao numa escola

planetria nunca antes vivenciada na histria da humanidade (SOMOGYI e LEIDNER, 2003).

Indubitavelmente, com o advento da Era da Informao, de acordo com Chiavenato

(2004), as organizaes tm enfrentado um volume considervel de novos desafios, movidos,

sobretudo, pela velocidade com que o mercado global tem mudado, obrigando as mesmas a

adotar medidas extremas a fim de evitar o improviso. A evoluo das tecnologias aliada a

necessidade de gerenciamento de um volume cada vez maior de informao desafia as

organizaes a investirem em recursos tecnolgico e humano de forma a possibilitar que as

informaes relevantes para as organizaes sejam geradas, armazenadas e acessadas de

forma rpida e eficiente.

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Consoante ao abordado por Porter e Millar (1997); Bach (2001); Chiavenato (2004) a

revoluo da informao tem trazido tona a urgncia de os gestores das organizaes

reconhecerem a necessidade da utilizao de novas solues em tecnologia favorveis a

competitividade. De outra forma, a organizao que se omitir em relao essas mudanas,

poder perder espao em relao s organizaes que executarem uma eficiente gesto da

informao e, por conseguinte capitaliz-la.

Esse tambm parece ser o posicionamento de Laudon e Laudon (2007) para quem o

desempenho de uma empresa est diretamente relacionado a uma melhor gesto de recursos,

destacando entre eles a informao e o conhecimento, insumos estratgicos no interior das

organizaes. Segundo Drucker (1986, 1997); Klein (1998); Chiavenato (2004) o

conhecimento representa o recurso mais valioso para as organizaes e, para que as

informaes evoluem para conhecimento h que se reorganizar o fluxo desta de maneira os

diferentes setores possam lidar com ela na resoluo de problemas; na otimizao de aes e

no alcance de resultados.

Vale ressaltar que no toda e qualquer informao produzida no interior das

organizaes que pode resultar em aumento da competitividade. Chiavenato (2004) considera

informao importante como conjunto de dados com alguma relevncia, capaz de propiciar

decises mais assertivas. Considerando a necessidade de respostas rpidas s mudanas

constantes ocorridas na sociedade da informao, a possibilidade de se obter subsdios

capazes de potencializar as decises necessrias, destacam a importncia crescente de uma

administrao eficiente das informaes geradas nas organizaes.

Se para Chiavenato (2004) a informao quando direcionada para os objetivos da

organizao pode otimizar os resultado, para Davenport (1998) a informao e o uso feito

pelos recursos humanos devem estar no cerne da tomada de deciso da empresa. O

posicionamento radical de Davenport (1998) prope que o uso eficaz da informao no

interior das organizaes depende da aplicao do que o autor nomeia de ecologia

informacional. Entre bits e bytes e entre inmeras propostas de arquitetura de dados esto as

pessoas estas que quando formadas e motivadas a produzirem conhecimento podero ter mais

chances de gerenciar eficazmente a informao; produzir conhecimento a partir dela e,

sobretudo, capitaliz-la em prol da empresa.

Nessa perspectiva tambm se posicionam Lacomber e Heilborn (2003) para quem os

recursos humanos so determinantes para a gerao de conhecimento, por essa razo aponta

que h que criar estratgias e condies nas organizaes para que as pessoas que dela fazem

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parte possam ser motivadas a produzirem cada vez mais conhecimento. Ainda segundo

Lacomber e Heilborn (2003), o capital intelectual representado pela soma dos conhecimentos,

informaes, propriedade intelectual e experincias de todos na empresa, constitui no ativo

intangvel da organizao. Esse bem, cada vez mais valioso para as instituies corresponde

aos ativos que proporcionam o alcance dos resultados ainda que no possam ser mensurados.

Assim, para que uma informao seja til para a organizao deve ser relevante aos

objetivos da organizao (DRUCKER, 1986; KLEIN, 1998; CHIAVENATO, 2004;

SANTIAGO JR, 2004). Para esse ltimo, o gerenciamento adequado da informao

representar a possibilidade de gerao de conhecimento a partir de informao relevante,

podendo ento ser utilizado para tomada de decises. Possuir informaes relevantes que

possam colaborar na tomada de decises mais assertivas poder representar uma grande

vantagem competitiva.

Drucker (1997, p.5) afirma que [] informao o dado dotado de relevncia e

objetivo. Converter dados em informaes, portanto, requer conhecimento. Dessa forma

evidencia-se a necessidade de tratar as informaes existentes na organizao, convert-las

em conhecimento para posteriormente se tornar um bem estratgico. Para Drucker (1997) as

empresas de grande porte inevitavelmente sero foradas a transformarem-se em empresas

baseadas na informao, principalmente devido a evoluo e a utilizao em massa das

tecnologias da informao.

Somente uma gesto eficiente das informaes disponveis na organizao poder no

ser garantia de retorno para a mesma j que a informao precisa estar acessvel de forma a

poder ser utilizada na produo de conhecimento, representando por conseguinte um

diferencial competitivo. O conhecimento gerado a partir da gesto das informaes

representar a possibilidade de uma organizao se sobressair em detrimento das outras que

ignorarem sua relevncia. Chiavenato (2004) considera como conhecimento um conjunto de

informaes organizadas capaz de possuir alguma relevncia para a organizao.

O processamento, armazenamento e gerenciamento da informao no contexto atual

torna-se cada vez mais relevante no interior das organizaes. Por essa razo, a gesto

eficiente da informao promova uma vantagem competitiva da organizao, alm do que

disponibilizar as informaes de forma segura e rpida prove os indivduos da organizao de

condies para a tomada de deciso. Assim, a partir dessa necessidade que surge o papel do

sistema de informao, esse que se configura como uma opo capaz de facilitar e agilizar a

gesto do conhecimento na organizao.

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As organizaes devero passar a considerar o conhecimento como um ativo to ou

mais importante que os ativos fsicos e financeiros, de acordo com Santiago Jr. (2004). O

autor ainda afirma que esse conhecimento gerado e gerido pelas organizaes poder se tornar

uma condio para a sobrevivncia das mesmas.

Para Drucker (1999), o conhecimento acendeu ao posto de recurso mais relevante em

detrimento da terra, mo de obra e o capital, sendo considerado pelo autor como meio para se

atingir os resultados sociais e econmicos. Nesse sentido, o conhecimento como uma

vantagem competitiva supera em importncia o capital.

O conhecimento poder representar um diferencial competitivo de diversas maneiras

para as organizaes, conforme Hope e Hope (2000), um dos grandes desafios

contemporneos das organizaes est em prover mecanismos capazes de garantir que o

conhecimento gerado em seu interior seja revertido em vantagem competitiva.

Davenport e Prusak (1998) ratificam a relevncia do conhecimento para as

organizaes como um ativo fundamental, tanto quanto outros ativos tradicionalmente

destacados, proclamando o conhecimento como fator que mantm o funcionamento da

organizao. Dada essa grande importncia, considerando a globalizao da economia, os

autores colocam o conhecimento como a mais relevante vantagem competitiva para as

organizaes.

Em relao vantagem competitiva, Nonaka (2001) discute que o conhecimento

ascendeu ao nvel de nica origem confivel para obt-la, considerando a crescente utilizao

da tecnologia, as constantes mudanas nos mercados e a consequente proliferao dos

concorrentes. Nesse sentido, o autor defende que o conhecido criado e difundido na

organizao precisa ser integrado de alguma forma nos produtos ou servios prestados por

esta.

De maneira anloga aos autores citados, Hopper (1997) corrobora com a importncia

atribuda ao conhecimento, considerando como recente desafio para as organizaes a

produo de conhecimento superior partindo do mesmo conjunto de dados dos concorrentes,

destacando-se pela agilidade e perspiccia na anlise das informaes provenientes desses

dados, obtendo enfim o conhecimento desejado.

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3. SISTEMA DE INFORMAO E O FOCO NOS NEGCIOS

Conforme estamos discorrendo ao longo do artigo, a gerao e o processamento da

informao na organizao alm de papel relevante na tomada de decises, por conseguinte,

aquece o setor de desenvolvimento de tecnologia da informao. Rosini e Palmisano (2002)

consideram que a tecnologia de informao desempenham papel estratgico no que se refere a

gesto do conhecimento, pois ajuda no desenvolvimento coletivo e do aprendizado contnuo,

facilitando o compartilhamento de problemas, perspectivas, ideias e solues. Os autores

afirmam que os sistemas de informao provm um suporte gesto do conhecimento dentro

da organizao, facilitando e otimizando a comunicao entre os indivduos.

A gesto do conhecimento leva as organizaes a mensurar com mais segurana a sua

eficincia, tomar decises acertadas com relao a melhor estratgia a ser adotada em relao

aos seus clientes, concorrentes, canais de distribuio e ciclos de vida de produtos e servios,

saber identificar as fontes de informaes, saber administrar dados e informaes, saber

gerenciar seus conhecimentos distribuindo informao com maior eficincia. Surge ento a

necessidade de se criar novas ferramentas capazes de otimizar todo o processamento de

informao e forma segura disponveis nas organizaes para transform-las em

conhecimentos relevantes para a tomada de deciso por parte dos gerentes. Essas ferramentas

so os Sistemas de Informaes, os quais podem significar para a organizao a diferena

necessria entre obter muita informao com pouca relevncia, ou obter o conhecimento

necessrio para que a organizao tenha um diferencial se mantendo competitiva no mercado.

Mas, o que vem a ser um sistema de informao? A tabela a seguir ilustra algumas

definies que podem ilustrar algumas definies de sistema de informao e sua

interdependncia com demais reas da organizao.

Tabela I: Definies de sistema de informao

Obrien e Marakas (2013) Laudon e Laudon (1999)

Resende e Abreu (2000)

Bio (1996)

Compe as atividades empresariais juntamente com

a contabilidade, recursos humanos e outras funes

administrativas.

Parte integrante da organizao que

inclui, tecnologia, organizao e

pessoas.

Processo de transformao de informao em conhecimento

Conjunto de procedimentos que

visam captar os interesses e objetivos da

organizao. Fonte: organizao do autor

A ttulo de ilustrao de aplicao de sistema de informao na gesto pblica,

trazemos o exemplo da Celepar - Companhia de Informtica do Paran. A empresa que tem

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como scio majoritrio o Estado do Paran foi criada pela Lei Estadual n. 4945, de 30 de

Outubro de 1964, constituindo-se na mais antiga empresa pblica de informtica do pas.

O sistema de informao desenvolvido pela Celepar o Expresso - conjunto de

ferramentas em software livre que apresentam servios como; correio eletrnico, agenda,

catlogo de endereos e gerenciador de fluxo de trabalho entre outras ferramentas. O

Expresso substitui outro sistema do tipo colaborativo, o Lotus Notes, desenvolvido pela

empresa IBM. Embora apresente funcionalidades semelhantes ao Expresso, esse ltimo

apresenta a vantagem de ser desenvolvido pela prpria empresa, facilitando a possibilidade de

alteraes a fim de atender as necessidades da organizao.

A base do Expresso foi a ferramenta alem E-GroupWare (ferramenta em software

livre que permite gerenciar contatos, anotaes, tarefas alm de outras ferramentas para os

usurios e seus negcios). Com o objetivo de fornecer aos usurios (secretarias e autarquias

do estado do Paran) um conjunto de ferramentas econmicas e eficientes para suprir a

necessidade de uma soluo de correio eletrnico, agenda, catlogo de endereos e Workflow,

j que outras ferramentas antes usadas, como o Lotus Notes, representavam alto custo.

Atualmente, o Expresso o correio eletrnico oficial do Governo do Estado do Paran

sendo que at novembro de 2007 contava com mais de 104 mil usurios somente na rede

corporativa do Estado, demonstrando assim, suas principais caractersticas como alta

escalabilidade, estabilidade e disponibilidade dos seus servios.

Para a utilizao interna da Celepar, o Expresso, alm de correio eletrnico, utilizado

pelos usurios no acesso intranet a partir de qualquer lugar do mundo, obtendo acesso a um

ambiente compartilhado com informaes relativas organizao; que vo desde boletins

internos, carto-ponto, acesso informao de contracheque entre outros tipos de contedos

de interesse do usurio do sistema.

Outra funo tambm disponvel no sistema Expresso o Workflow, ferramenta

utilizada para gerenciamento dos grupos de trabalho no desenvolvimento de projetos. Aps a

concluso das tarefas, as informaes relativas a realizao das mesmas ficam arquivadas e

disponveis para futuras consultas, criando assim um banco de dados com informaes que

fossem ser relevantes para a soluo de problemas semelhantes que eventualmente surjam.

Conforme apresentado, o Expresso como sistema de informao na gesto do estado

do Paran tem uma alternativa para que as diferentes secretarias alm de informatizadas

possam otimizar o processo de informao e o acesso desta pelos funcionrios de forma a

agilizar a prestao de servio e atendimento aos usurios.

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Figura I: Workflow

Fonte: Expresso Celepar

4. GESTO ESTRATGICA DA INFORMAO

Considerando as definies de informao e conhecimento relatadas pelos autores e

dada a importncia dos mesmos para a sobrevivncia das organizaes e para garantir seu o

poder de competitividade, evidencia-se a necessidade das organizaes gerir o conhecimento

disponveis na mesma.

Laudon e Laudon (2007) define gesto do conhecimento como um grupo de mtodos

capazes de propiciar a gerao do conhecimento, assim como o seu acmulo e sua

disseminao na organizao, para que seja possvel sua aplicao. O autor ainda

complementa assegurando que a nica maneira de o conhecimento representar uma utilidade

para a organizao quando o mesmo disseminado e empregado para a resoluo de

problemas. Laudon e Laudon (1999) afirmam ainda que cada vez mais as organizaes,

independente dos tamanhos, necessitam de sistemas de informaes para, atravs da

disponibilizao rpida e eficaz de informaes aos seus gestores, reagir aos problemas e

oportunidades do ambiente de negcios globais de hoje.

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Na mesma perspectiva de Laudon e Laudon (2007), Santiago Jr. (2004) considera

indispensvel que hajam procedimentos acessveis nas organizaes que possibilitem a

captao do conhecimento, assim como sua partilha e disseminao. Gesto do conhecimento

refere-se, para Santiago Jr. (2004), ao processo de adicionar valor s informaes para

possibilitar a sua utilizao, produzindo resultados para a organizao, no qual o autor

considera como principal resultado o desempenho financeiro. Evidencia-se que uma correta

gesto do conhecimento pode significar um retorno mensurvel para a organizao,

considerando um retorno financeiro, justificando investimentos em processos capazes de

propiciar esse resultado.

Moradim (2004), considera que a gesto do conhecimento quando alinhada com a

viso estratgica da organizao pode resultar em vantagens competitivas. Assim, para o

autor, [...] o esforo de gesto que procura identificar, desenvolver, disseminar e atualizar o

conhecimento coletivo da organizao para aumentar a capacidade de inovao e resposta e

ajud-la a competir (MORADIN, 2004, p. 12). Por fim, o autor assevera que a gesto do

conhecimento normalmente est associada ao uso de sistemas de informao para o

compartilhamento de informao ou conhecimento, ressaltando a importncia da utilizao de

sistemas de informaes para a gesto do conhecimento.

Gesto do conhecimento , portanto, o processo sistemtico de identificao, criao,

renovao e aplicao dos conhecimentos que so estratgicos em uma organizao

englobando a administrao desses ativos intangveis das organizaes, que constitui o

conhecimento.

Conforme apontamos ao longo deste artigo, a gesto do conhecimento leva as

organizaes a mensurar com mais segurana a sua eficincia, tomar decises acertadas com

relao melhor estratgia a ser adotada em relao aos seus clientes, concorrentes, canais de

distribuio e ciclos de vida de produtos e servios, saber identificar as fontes de informaes,

saber administrar dados e informaes, saber gerenciar seus conhecimentos. Trata-se da

prtica de agregar valor informao e de distribu-la com maior eficincia.

5. CONSIDERAES FINAIS

O processamento, armazenamento e gerenciamento da informao no contexto atual

torna-se cada vez mais relevante no interior das organizaes e sua eficincia depende

tambm da adoo de um sistema de informao adequado s demandas da organizao.

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inconteste que uma gesto eficiente da informao promova uma vantagem competitiva da

organizao, alm do que disponibilizar as informaes de forma segura e rpida prove os

indivduos da organizao de condies para a tomada de deciso.

Porm, juntamente com a necessidade de uma eficiente gesto do conhecimento capaz

de prover os usurios dos sistemas de informaes confiveis, surge tambm a necessidade de

garantir que esse conhecimento seja disponibilizado pela organizao e utilizado de forma

integrada entre todos os indivduos da organizao.

No atual contexto scio-econmico, o termo Gesto do Conhecimento est

diretamente ligado ao desempenho e competitividade das organizaes, se tornando

imprescindvel aos gestores, no s conhecer esse termo, mais tambm aplic-lo de maneira

eficiente em todos os nveis da organizao.

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