UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAIacuteBA CENTRO DE CIEcircNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE CIEcircNCIA DA INFORMACcedilAtildeO CURSO DE GRADUACcedilAtildeO EM ARQUIVOLOGIA

CAcircNDIDA MYCHELLE LEAL ARAGAtildeO DINIZ

DIAGNOacuteSTICO DO ARQUIVO GERAL MUNICIPAL DE CABEDELO-PB QUANTO

A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DOCUMENTAL

Joatildeo Pessoa-PB 2015

CAcircNDIDA MYCHELLE LEAL ARAGAtildeO DINIZ

DIAGNOacuteSTICO DO ARQUIVO GERAL MUNICIPAL DE CABEDELO-PB QUANTO A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DOCUMENTAL

Artigo apresentado ao curso de graduaccedilatildeo em Arquivologia do Centro de Ciecircncias Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraiacuteba como requisito para obtenccedilatildeo do grau de Bacharel Orientadora Profordf Ma Genoveva Batista do Nascimento

Joatildeo Pessoa-PB 2015

CAcircNDIDA MYCHELLE LEAL ARAGAtildeO DINIZ

DIAGNOacuteSTICO DO ARQUIVO GERAL MUNICIPAL DE CABEDELO-PB QUANTO A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DOCUMENTAL

Artigo apresentado ao curso de graduaccedilatildeo em Arquivologia do Centro de Ciecircncias Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraiacuteba como requisito para obtenccedilatildeo do grau de Bacharel Orientadora Profordf Ma Genoveva Batista do Nascimento

Aprovado em 08112015

RESUMO

Pesquisa realizada no Arquivo Geral Municipal da cidade de Cabedelo - PB tendo como objetivo diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos Caracteriza-se como pesquisa descritiva e bibliograacutefica utilizou-se as abordagens quantitativa e qualitativa para a anaacutelise dos dados e o questionaacuterio como instrumento de coleta Os dados apontam que os funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico e que o niacutevel de escolaridade corresponde ao 2ordm completo aleacutem de informarem que natildeo existe um plano de preservaccedilatildeo documental no arquivo e que os gestores puacuteblicos natildeo investem na capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios do setor Conclui-se que o Arquivo Municipal de Cabedelo-PB necessita de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental que abranja toda a equipe de funcionaacuterios de forma a qualificaacute-los atraveacutes de cursos e treinamentos para que desta maneira os mesmos possam ter uma maior consciecircncia de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e assim prolongar a vida uacutetil dos documentos e do acervo Palavras- chave Preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental Acervo Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - Pb

ABSTRACT

Research carried out in the Municipal General Archive of the city of Cabedelo - PB aiming to diagnose how the preservation and preservation of documents is carried out It is characterized as a descriptive and bibliographic research the quantitative and qualitative approaches were used to analyze the data and the questionnaire as a collection tool The data indicate that the employees who are part of the archive do not perform a function compatible with the real qualifications that need an archival collection and that the level of education corresponds to the 2nd complete besides informing that there is no document preservation plan in the archive and That the public managers do not invest in the qualification of the employees of the sector It is concluded that the Municipal Archive of Cabedelo-PB needs a document preservation and preservation policy which covers all the staff in order to qualify them through courses and training so that they may have a greater Conscience of preservation and preservation of documents and thus extend the useful life of the documents and the collection

Key-words Preservation and documentary conservation Acquis Municipal General Archive of Cabedelo - Pb

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1 INTRODUCcedilAtildeO

Os documentos arquiviacutesticos tecircm uma importante funccedilatildeo no desenvolvimento

do conhecimento visto que eacute atraveacutes deles que construiacutemos nossa memoacuteria e

histoacuteria Poreacutem haacute uma degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo natural ou intencional que os

mesmos sofrem limitando sua vida e diminuindo seu tempo de uso ocasionado por

fatores internos e externos Neste sentido se faz necessaacuterio pensar na preservaccedilatildeo

e conservaccedilatildeo dos documentos visando prolongar a sua vida uacutetil no acervo

atraveacutes de medidas preventivas e ou corretivas Sobre essa temaacutetica Schellenberg

(2006 p231) destaca que

[] cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos provendo-se de instalaccedilotildees que anulem ou reduza os efeitos maleacuteficos dos agentes externos e empregando meacutetodos que preservem os materiais pereciacuteveis seja na forma original seja em qualquer outra forma

Neste sentido o profissional de arquivo tem um importante papel no cuidado

dos documentos de arquivo visando prolongar a vida uacutetil dos mesmos Cabe

ressaltar que um dos maiores problemas com os acervos documentais e a sua

degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo devido a falta de cuidados aos mesmos Portanto haacute uma

necessidade em se aprofundar nos conhecimentos que se referem agrave preservaccedilatildeo

documental assim como as instituiccedilotildees devem se sensibilizar diante da importacircncia

do cuidado com os seus acervos

Partindo desta visatildeo Holloacutes e Pedersoli (2009 p74) apontam que ldquo[] por

meio de accedilotildees preventivas de conservaccedilatildeo somos capazes de alterar o ambiente e

as condiccedilotildees de guarda do acervo dando-lhe melhores condiccedilotildees de preservaccedilatildeordquo

Diante de tais apontamentos temos como loacutecus da pesquisa o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo ndash PB que estaacute localizado na cidade de Cabedelo a 15 km

de Joatildeo Pessoa Cabedelo situa-se entre o Oceano Atlacircntico e o Rio Paraiacuteba com

uma extensatildeo territorial de 31915 kmsup2 com nuacutemero de habitantes de 57944 de

acordo com o uacuteltimo censo (IBGE 2010)

As indagaccedilotildees que motivaram a pesquisa partiram da necessidade em saber

se o arquivo se preocupa com os fatores de riscos que ameaccedilam os seus

documentos e qual o grau de conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo quanto a

preservaccedilatildeo e a conservaccedilatildeo de documentos

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Diante do exposto apontamos que o objetivo geral se configura como

Diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos do

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Sendo este desdobrado especificamente em verificar o grau de

conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo sobre preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo de

documentos Identificar quais os fatores de risco que ameaccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos no arquivo Investigar se existem atividades no arquivo que favoreccedilam

a proteccedilatildeo dos documentos visando a sua proteccedilatildeo e Propor reflexotildees quanto agrave

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo

Por conseguinte o interesse em realizar a pesquisa surgiu pelo fato de fazer

parte do corpo funcional do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo onde pude

observar a importacircncia dos documentos que compotildeem o arquivo na sua totalidade

onde eacute composto de toda a histoacuteria da Prefeitura Municipal de Cabedelo que

necessita da guarda desta documentaccedilatildeo para fins legais administrativos e

permanentes probatoacuterios ( dossiecircs dos servidores) e de cunho histoacuterico O arquivo eacute

considerado de guarda permanente pois comporta vaacuterios documentos que natildeo

podem ser eliminados Verifica-se que o mesmo encontra-se com dificuldades em

suas atividades funcionais pois haacute vaacuterios fatores que limitam a vida destes

documentos

Como haacute uma carecircncia na literatura sobre o assunto de preservaccedilatildeo documental

nos arquivos propomos uma anaacutelise sobre a importacircncia da preservaccedilatildeo no

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo para que haja uma visatildeo mais aprofundada

com um olhar arquiviacutestico de como estaacute sendo tratado o acervo do arquivo em

questatildeo e posteriormente propor um projeto de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para

que se tenha melhor aproveitamento do acervo e este venha a desempenhar com

eficaacutecia seu papel de construtor de informaccedilatildeo e conhecimento

2 ARQUIVOS E SUA EVOLUCcedilAtildeO breve colocaccedilotildees

Para que se entenda sobre o surgimento dos arquivos e sua evoluccedilatildeo

histoacuterica e social faz-se necessaacuterio uma apresentaccedilatildeo preacutevia dos arquivos ao longo

da histoacuteria

Assim haacute aproximadamente seis milecircnios no Oriente Meacutedio surgiam os

primeiros vestiacutegios de arquivo atraveacutes da descoberta da escrita e utilizando-se dos

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bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

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posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

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judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

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Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

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31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

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AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

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conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

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Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

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Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

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que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

CAcircNDIDA MYCHELLE LEAL ARAGAtildeO DINIZ

DIAGNOacuteSTICO DO ARQUIVO GERAL MUNICIPAL DE CABEDELO-PB QUANTO A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DOCUMENTAL

Artigo apresentado ao curso de graduaccedilatildeo em Arquivologia do Centro de Ciecircncias Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraiacuteba como requisito para obtenccedilatildeo do grau de Bacharel Orientadora Profordf Ma Genoveva Batista do Nascimento

Joatildeo Pessoa-PB 2015

CAcircNDIDA MYCHELLE LEAL ARAGAtildeO DINIZ

DIAGNOacuteSTICO DO ARQUIVO GERAL MUNICIPAL DE CABEDELO-PB QUANTO A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DOCUMENTAL

Artigo apresentado ao curso de graduaccedilatildeo em Arquivologia do Centro de Ciecircncias Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraiacuteba como requisito para obtenccedilatildeo do grau de Bacharel Orientadora Profordf Ma Genoveva Batista do Nascimento

Aprovado em 08112015

RESUMO

Pesquisa realizada no Arquivo Geral Municipal da cidade de Cabedelo - PB tendo como objetivo diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos Caracteriza-se como pesquisa descritiva e bibliograacutefica utilizou-se as abordagens quantitativa e qualitativa para a anaacutelise dos dados e o questionaacuterio como instrumento de coleta Os dados apontam que os funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico e que o niacutevel de escolaridade corresponde ao 2ordm completo aleacutem de informarem que natildeo existe um plano de preservaccedilatildeo documental no arquivo e que os gestores puacuteblicos natildeo investem na capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios do setor Conclui-se que o Arquivo Municipal de Cabedelo-PB necessita de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental que abranja toda a equipe de funcionaacuterios de forma a qualificaacute-los atraveacutes de cursos e treinamentos para que desta maneira os mesmos possam ter uma maior consciecircncia de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e assim prolongar a vida uacutetil dos documentos e do acervo Palavras- chave Preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental Acervo Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - Pb

ABSTRACT

Research carried out in the Municipal General Archive of the city of Cabedelo - PB aiming to diagnose how the preservation and preservation of documents is carried out It is characterized as a descriptive and bibliographic research the quantitative and qualitative approaches were used to analyze the data and the questionnaire as a collection tool The data indicate that the employees who are part of the archive do not perform a function compatible with the real qualifications that need an archival collection and that the level of education corresponds to the 2nd complete besides informing that there is no document preservation plan in the archive and That the public managers do not invest in the qualification of the employees of the sector It is concluded that the Municipal Archive of Cabedelo-PB needs a document preservation and preservation policy which covers all the staff in order to qualify them through courses and training so that they may have a greater Conscience of preservation and preservation of documents and thus extend the useful life of the documents and the collection

Key-words Preservation and documentary conservation Acquis Municipal General Archive of Cabedelo - Pb

6

1 INTRODUCcedilAtildeO

Os documentos arquiviacutesticos tecircm uma importante funccedilatildeo no desenvolvimento

do conhecimento visto que eacute atraveacutes deles que construiacutemos nossa memoacuteria e

histoacuteria Poreacutem haacute uma degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo natural ou intencional que os

mesmos sofrem limitando sua vida e diminuindo seu tempo de uso ocasionado por

fatores internos e externos Neste sentido se faz necessaacuterio pensar na preservaccedilatildeo

e conservaccedilatildeo dos documentos visando prolongar a sua vida uacutetil no acervo

atraveacutes de medidas preventivas e ou corretivas Sobre essa temaacutetica Schellenberg

(2006 p231) destaca que

[] cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos provendo-se de instalaccedilotildees que anulem ou reduza os efeitos maleacuteficos dos agentes externos e empregando meacutetodos que preservem os materiais pereciacuteveis seja na forma original seja em qualquer outra forma

Neste sentido o profissional de arquivo tem um importante papel no cuidado

dos documentos de arquivo visando prolongar a vida uacutetil dos mesmos Cabe

ressaltar que um dos maiores problemas com os acervos documentais e a sua

degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo devido a falta de cuidados aos mesmos Portanto haacute uma

necessidade em se aprofundar nos conhecimentos que se referem agrave preservaccedilatildeo

documental assim como as instituiccedilotildees devem se sensibilizar diante da importacircncia

do cuidado com os seus acervos

Partindo desta visatildeo Holloacutes e Pedersoli (2009 p74) apontam que ldquo[] por

meio de accedilotildees preventivas de conservaccedilatildeo somos capazes de alterar o ambiente e

as condiccedilotildees de guarda do acervo dando-lhe melhores condiccedilotildees de preservaccedilatildeordquo

Diante de tais apontamentos temos como loacutecus da pesquisa o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo ndash PB que estaacute localizado na cidade de Cabedelo a 15 km

de Joatildeo Pessoa Cabedelo situa-se entre o Oceano Atlacircntico e o Rio Paraiacuteba com

uma extensatildeo territorial de 31915 kmsup2 com nuacutemero de habitantes de 57944 de

acordo com o uacuteltimo censo (IBGE 2010)

As indagaccedilotildees que motivaram a pesquisa partiram da necessidade em saber

se o arquivo se preocupa com os fatores de riscos que ameaccedilam os seus

documentos e qual o grau de conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo quanto a

preservaccedilatildeo e a conservaccedilatildeo de documentos

7

Diante do exposto apontamos que o objetivo geral se configura como

Diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos do

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Sendo este desdobrado especificamente em verificar o grau de

conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo sobre preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo de

documentos Identificar quais os fatores de risco que ameaccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos no arquivo Investigar se existem atividades no arquivo que favoreccedilam

a proteccedilatildeo dos documentos visando a sua proteccedilatildeo e Propor reflexotildees quanto agrave

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo

Por conseguinte o interesse em realizar a pesquisa surgiu pelo fato de fazer

parte do corpo funcional do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo onde pude

observar a importacircncia dos documentos que compotildeem o arquivo na sua totalidade

onde eacute composto de toda a histoacuteria da Prefeitura Municipal de Cabedelo que

necessita da guarda desta documentaccedilatildeo para fins legais administrativos e

permanentes probatoacuterios ( dossiecircs dos servidores) e de cunho histoacuterico O arquivo eacute

considerado de guarda permanente pois comporta vaacuterios documentos que natildeo

podem ser eliminados Verifica-se que o mesmo encontra-se com dificuldades em

suas atividades funcionais pois haacute vaacuterios fatores que limitam a vida destes

documentos

Como haacute uma carecircncia na literatura sobre o assunto de preservaccedilatildeo documental

nos arquivos propomos uma anaacutelise sobre a importacircncia da preservaccedilatildeo no

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo para que haja uma visatildeo mais aprofundada

com um olhar arquiviacutestico de como estaacute sendo tratado o acervo do arquivo em

questatildeo e posteriormente propor um projeto de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para

que se tenha melhor aproveitamento do acervo e este venha a desempenhar com

eficaacutecia seu papel de construtor de informaccedilatildeo e conhecimento

2 ARQUIVOS E SUA EVOLUCcedilAtildeO breve colocaccedilotildees

Para que se entenda sobre o surgimento dos arquivos e sua evoluccedilatildeo

histoacuterica e social faz-se necessaacuterio uma apresentaccedilatildeo preacutevia dos arquivos ao longo

da histoacuteria

Assim haacute aproximadamente seis milecircnios no Oriente Meacutedio surgiam os

primeiros vestiacutegios de arquivo atraveacutes da descoberta da escrita e utilizando-se dos

8

bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

CAcircNDIDA MYCHELLE LEAL ARAGAtildeO DINIZ

DIAGNOacuteSTICO DO ARQUIVO GERAL MUNICIPAL DE CABEDELO-PB QUANTO A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DOCUMENTAL

Artigo apresentado ao curso de graduaccedilatildeo em Arquivologia do Centro de Ciecircncias Sociais Aplicadas da Universidade Federal da Paraiacuteba como requisito para obtenccedilatildeo do grau de Bacharel Orientadora Profordf Ma Genoveva Batista do Nascimento

Aprovado em 08112015

RESUMO

Pesquisa realizada no Arquivo Geral Municipal da cidade de Cabedelo - PB tendo como objetivo diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos Caracteriza-se como pesquisa descritiva e bibliograacutefica utilizou-se as abordagens quantitativa e qualitativa para a anaacutelise dos dados e o questionaacuterio como instrumento de coleta Os dados apontam que os funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico e que o niacutevel de escolaridade corresponde ao 2ordm completo aleacutem de informarem que natildeo existe um plano de preservaccedilatildeo documental no arquivo e que os gestores puacuteblicos natildeo investem na capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios do setor Conclui-se que o Arquivo Municipal de Cabedelo-PB necessita de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental que abranja toda a equipe de funcionaacuterios de forma a qualificaacute-los atraveacutes de cursos e treinamentos para que desta maneira os mesmos possam ter uma maior consciecircncia de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e assim prolongar a vida uacutetil dos documentos e do acervo Palavras- chave Preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental Acervo Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - Pb

ABSTRACT

Research carried out in the Municipal General Archive of the city of Cabedelo - PB aiming to diagnose how the preservation and preservation of documents is carried out It is characterized as a descriptive and bibliographic research the quantitative and qualitative approaches were used to analyze the data and the questionnaire as a collection tool The data indicate that the employees who are part of the archive do not perform a function compatible with the real qualifications that need an archival collection and that the level of education corresponds to the 2nd complete besides informing that there is no document preservation plan in the archive and That the public managers do not invest in the qualification of the employees of the sector It is concluded that the Municipal Archive of Cabedelo-PB needs a document preservation and preservation policy which covers all the staff in order to qualify them through courses and training so that they may have a greater Conscience of preservation and preservation of documents and thus extend the useful life of the documents and the collection

Key-words Preservation and documentary conservation Acquis Municipal General Archive of Cabedelo - Pb

6

1 INTRODUCcedilAtildeO

Os documentos arquiviacutesticos tecircm uma importante funccedilatildeo no desenvolvimento

do conhecimento visto que eacute atraveacutes deles que construiacutemos nossa memoacuteria e

histoacuteria Poreacutem haacute uma degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo natural ou intencional que os

mesmos sofrem limitando sua vida e diminuindo seu tempo de uso ocasionado por

fatores internos e externos Neste sentido se faz necessaacuterio pensar na preservaccedilatildeo

e conservaccedilatildeo dos documentos visando prolongar a sua vida uacutetil no acervo

atraveacutes de medidas preventivas e ou corretivas Sobre essa temaacutetica Schellenberg

(2006 p231) destaca que

[] cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos provendo-se de instalaccedilotildees que anulem ou reduza os efeitos maleacuteficos dos agentes externos e empregando meacutetodos que preservem os materiais pereciacuteveis seja na forma original seja em qualquer outra forma

Neste sentido o profissional de arquivo tem um importante papel no cuidado

dos documentos de arquivo visando prolongar a vida uacutetil dos mesmos Cabe

ressaltar que um dos maiores problemas com os acervos documentais e a sua

degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo devido a falta de cuidados aos mesmos Portanto haacute uma

necessidade em se aprofundar nos conhecimentos que se referem agrave preservaccedilatildeo

documental assim como as instituiccedilotildees devem se sensibilizar diante da importacircncia

do cuidado com os seus acervos

Partindo desta visatildeo Holloacutes e Pedersoli (2009 p74) apontam que ldquo[] por

meio de accedilotildees preventivas de conservaccedilatildeo somos capazes de alterar o ambiente e

as condiccedilotildees de guarda do acervo dando-lhe melhores condiccedilotildees de preservaccedilatildeordquo

Diante de tais apontamentos temos como loacutecus da pesquisa o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo ndash PB que estaacute localizado na cidade de Cabedelo a 15 km

de Joatildeo Pessoa Cabedelo situa-se entre o Oceano Atlacircntico e o Rio Paraiacuteba com

uma extensatildeo territorial de 31915 kmsup2 com nuacutemero de habitantes de 57944 de

acordo com o uacuteltimo censo (IBGE 2010)

As indagaccedilotildees que motivaram a pesquisa partiram da necessidade em saber

se o arquivo se preocupa com os fatores de riscos que ameaccedilam os seus

documentos e qual o grau de conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo quanto a

preservaccedilatildeo e a conservaccedilatildeo de documentos

7

Diante do exposto apontamos que o objetivo geral se configura como

Diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos do

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Sendo este desdobrado especificamente em verificar o grau de

conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo sobre preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo de

documentos Identificar quais os fatores de risco que ameaccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos no arquivo Investigar se existem atividades no arquivo que favoreccedilam

a proteccedilatildeo dos documentos visando a sua proteccedilatildeo e Propor reflexotildees quanto agrave

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo

Por conseguinte o interesse em realizar a pesquisa surgiu pelo fato de fazer

parte do corpo funcional do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo onde pude

observar a importacircncia dos documentos que compotildeem o arquivo na sua totalidade

onde eacute composto de toda a histoacuteria da Prefeitura Municipal de Cabedelo que

necessita da guarda desta documentaccedilatildeo para fins legais administrativos e

permanentes probatoacuterios ( dossiecircs dos servidores) e de cunho histoacuterico O arquivo eacute

considerado de guarda permanente pois comporta vaacuterios documentos que natildeo

podem ser eliminados Verifica-se que o mesmo encontra-se com dificuldades em

suas atividades funcionais pois haacute vaacuterios fatores que limitam a vida destes

documentos

Como haacute uma carecircncia na literatura sobre o assunto de preservaccedilatildeo documental

nos arquivos propomos uma anaacutelise sobre a importacircncia da preservaccedilatildeo no

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo para que haja uma visatildeo mais aprofundada

com um olhar arquiviacutestico de como estaacute sendo tratado o acervo do arquivo em

questatildeo e posteriormente propor um projeto de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para

que se tenha melhor aproveitamento do acervo e este venha a desempenhar com

eficaacutecia seu papel de construtor de informaccedilatildeo e conhecimento

2 ARQUIVOS E SUA EVOLUCcedilAtildeO breve colocaccedilotildees

Para que se entenda sobre o surgimento dos arquivos e sua evoluccedilatildeo

histoacuterica e social faz-se necessaacuterio uma apresentaccedilatildeo preacutevia dos arquivos ao longo

da histoacuteria

Assim haacute aproximadamente seis milecircnios no Oriente Meacutedio surgiam os

primeiros vestiacutegios de arquivo atraveacutes da descoberta da escrita e utilizando-se dos

8

bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

RESUMO

Pesquisa realizada no Arquivo Geral Municipal da cidade de Cabedelo - PB tendo como objetivo diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos Caracteriza-se como pesquisa descritiva e bibliograacutefica utilizou-se as abordagens quantitativa e qualitativa para a anaacutelise dos dados e o questionaacuterio como instrumento de coleta Os dados apontam que os funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico e que o niacutevel de escolaridade corresponde ao 2ordm completo aleacutem de informarem que natildeo existe um plano de preservaccedilatildeo documental no arquivo e que os gestores puacuteblicos natildeo investem na capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios do setor Conclui-se que o Arquivo Municipal de Cabedelo-PB necessita de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental que abranja toda a equipe de funcionaacuterios de forma a qualificaacute-los atraveacutes de cursos e treinamentos para que desta maneira os mesmos possam ter uma maior consciecircncia de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e assim prolongar a vida uacutetil dos documentos e do acervo Palavras- chave Preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental Acervo Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - Pb

ABSTRACT

Research carried out in the Municipal General Archive of the city of Cabedelo - PB aiming to diagnose how the preservation and preservation of documents is carried out It is characterized as a descriptive and bibliographic research the quantitative and qualitative approaches were used to analyze the data and the questionnaire as a collection tool The data indicate that the employees who are part of the archive do not perform a function compatible with the real qualifications that need an archival collection and that the level of education corresponds to the 2nd complete besides informing that there is no document preservation plan in the archive and That the public managers do not invest in the qualification of the employees of the sector It is concluded that the Municipal Archive of Cabedelo-PB needs a document preservation and preservation policy which covers all the staff in order to qualify them through courses and training so that they may have a greater Conscience of preservation and preservation of documents and thus extend the useful life of the documents and the collection

Key-words Preservation and documentary conservation Acquis Municipal General Archive of Cabedelo - Pb

6

1 INTRODUCcedilAtildeO

Os documentos arquiviacutesticos tecircm uma importante funccedilatildeo no desenvolvimento

do conhecimento visto que eacute atraveacutes deles que construiacutemos nossa memoacuteria e

histoacuteria Poreacutem haacute uma degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo natural ou intencional que os

mesmos sofrem limitando sua vida e diminuindo seu tempo de uso ocasionado por

fatores internos e externos Neste sentido se faz necessaacuterio pensar na preservaccedilatildeo

e conservaccedilatildeo dos documentos visando prolongar a sua vida uacutetil no acervo

atraveacutes de medidas preventivas e ou corretivas Sobre essa temaacutetica Schellenberg

(2006 p231) destaca que

[] cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos provendo-se de instalaccedilotildees que anulem ou reduza os efeitos maleacuteficos dos agentes externos e empregando meacutetodos que preservem os materiais pereciacuteveis seja na forma original seja em qualquer outra forma

Neste sentido o profissional de arquivo tem um importante papel no cuidado

dos documentos de arquivo visando prolongar a vida uacutetil dos mesmos Cabe

ressaltar que um dos maiores problemas com os acervos documentais e a sua

degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo devido a falta de cuidados aos mesmos Portanto haacute uma

necessidade em se aprofundar nos conhecimentos que se referem agrave preservaccedilatildeo

documental assim como as instituiccedilotildees devem se sensibilizar diante da importacircncia

do cuidado com os seus acervos

Partindo desta visatildeo Holloacutes e Pedersoli (2009 p74) apontam que ldquo[] por

meio de accedilotildees preventivas de conservaccedilatildeo somos capazes de alterar o ambiente e

as condiccedilotildees de guarda do acervo dando-lhe melhores condiccedilotildees de preservaccedilatildeordquo

Diante de tais apontamentos temos como loacutecus da pesquisa o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo ndash PB que estaacute localizado na cidade de Cabedelo a 15 km

de Joatildeo Pessoa Cabedelo situa-se entre o Oceano Atlacircntico e o Rio Paraiacuteba com

uma extensatildeo territorial de 31915 kmsup2 com nuacutemero de habitantes de 57944 de

acordo com o uacuteltimo censo (IBGE 2010)

As indagaccedilotildees que motivaram a pesquisa partiram da necessidade em saber

se o arquivo se preocupa com os fatores de riscos que ameaccedilam os seus

documentos e qual o grau de conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo quanto a

preservaccedilatildeo e a conservaccedilatildeo de documentos

7

Diante do exposto apontamos que o objetivo geral se configura como

Diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos do

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Sendo este desdobrado especificamente em verificar o grau de

conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo sobre preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo de

documentos Identificar quais os fatores de risco que ameaccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos no arquivo Investigar se existem atividades no arquivo que favoreccedilam

a proteccedilatildeo dos documentos visando a sua proteccedilatildeo e Propor reflexotildees quanto agrave

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo

Por conseguinte o interesse em realizar a pesquisa surgiu pelo fato de fazer

parte do corpo funcional do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo onde pude

observar a importacircncia dos documentos que compotildeem o arquivo na sua totalidade

onde eacute composto de toda a histoacuteria da Prefeitura Municipal de Cabedelo que

necessita da guarda desta documentaccedilatildeo para fins legais administrativos e

permanentes probatoacuterios ( dossiecircs dos servidores) e de cunho histoacuterico O arquivo eacute

considerado de guarda permanente pois comporta vaacuterios documentos que natildeo

podem ser eliminados Verifica-se que o mesmo encontra-se com dificuldades em

suas atividades funcionais pois haacute vaacuterios fatores que limitam a vida destes

documentos

Como haacute uma carecircncia na literatura sobre o assunto de preservaccedilatildeo documental

nos arquivos propomos uma anaacutelise sobre a importacircncia da preservaccedilatildeo no

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo para que haja uma visatildeo mais aprofundada

com um olhar arquiviacutestico de como estaacute sendo tratado o acervo do arquivo em

questatildeo e posteriormente propor um projeto de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para

que se tenha melhor aproveitamento do acervo e este venha a desempenhar com

eficaacutecia seu papel de construtor de informaccedilatildeo e conhecimento

2 ARQUIVOS E SUA EVOLUCcedilAtildeO breve colocaccedilotildees

Para que se entenda sobre o surgimento dos arquivos e sua evoluccedilatildeo

histoacuterica e social faz-se necessaacuterio uma apresentaccedilatildeo preacutevia dos arquivos ao longo

da histoacuteria

Assim haacute aproximadamente seis milecircnios no Oriente Meacutedio surgiam os

primeiros vestiacutegios de arquivo atraveacutes da descoberta da escrita e utilizando-se dos

8

bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

6

1 INTRODUCcedilAtildeO

Os documentos arquiviacutesticos tecircm uma importante funccedilatildeo no desenvolvimento

do conhecimento visto que eacute atraveacutes deles que construiacutemos nossa memoacuteria e

histoacuteria Poreacutem haacute uma degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo natural ou intencional que os

mesmos sofrem limitando sua vida e diminuindo seu tempo de uso ocasionado por

fatores internos e externos Neste sentido se faz necessaacuterio pensar na preservaccedilatildeo

e conservaccedilatildeo dos documentos visando prolongar a sua vida uacutetil no acervo

atraveacutes de medidas preventivas e ou corretivas Sobre essa temaacutetica Schellenberg

(2006 p231) destaca que

[] cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos provendo-se de instalaccedilotildees que anulem ou reduza os efeitos maleacuteficos dos agentes externos e empregando meacutetodos que preservem os materiais pereciacuteveis seja na forma original seja em qualquer outra forma

Neste sentido o profissional de arquivo tem um importante papel no cuidado

dos documentos de arquivo visando prolongar a vida uacutetil dos mesmos Cabe

ressaltar que um dos maiores problemas com os acervos documentais e a sua

degradaccedilatildeo e destruiccedilatildeo devido a falta de cuidados aos mesmos Portanto haacute uma

necessidade em se aprofundar nos conhecimentos que se referem agrave preservaccedilatildeo

documental assim como as instituiccedilotildees devem se sensibilizar diante da importacircncia

do cuidado com os seus acervos

Partindo desta visatildeo Holloacutes e Pedersoli (2009 p74) apontam que ldquo[] por

meio de accedilotildees preventivas de conservaccedilatildeo somos capazes de alterar o ambiente e

as condiccedilotildees de guarda do acervo dando-lhe melhores condiccedilotildees de preservaccedilatildeordquo

Diante de tais apontamentos temos como loacutecus da pesquisa o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo ndash PB que estaacute localizado na cidade de Cabedelo a 15 km

de Joatildeo Pessoa Cabedelo situa-se entre o Oceano Atlacircntico e o Rio Paraiacuteba com

uma extensatildeo territorial de 31915 kmsup2 com nuacutemero de habitantes de 57944 de

acordo com o uacuteltimo censo (IBGE 2010)

As indagaccedilotildees que motivaram a pesquisa partiram da necessidade em saber

se o arquivo se preocupa com os fatores de riscos que ameaccedilam os seus

documentos e qual o grau de conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo quanto a

preservaccedilatildeo e a conservaccedilatildeo de documentos

7

Diante do exposto apontamos que o objetivo geral se configura como

Diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos do

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Sendo este desdobrado especificamente em verificar o grau de

conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo sobre preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo de

documentos Identificar quais os fatores de risco que ameaccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos no arquivo Investigar se existem atividades no arquivo que favoreccedilam

a proteccedilatildeo dos documentos visando a sua proteccedilatildeo e Propor reflexotildees quanto agrave

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo

Por conseguinte o interesse em realizar a pesquisa surgiu pelo fato de fazer

parte do corpo funcional do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo onde pude

observar a importacircncia dos documentos que compotildeem o arquivo na sua totalidade

onde eacute composto de toda a histoacuteria da Prefeitura Municipal de Cabedelo que

necessita da guarda desta documentaccedilatildeo para fins legais administrativos e

permanentes probatoacuterios ( dossiecircs dos servidores) e de cunho histoacuterico O arquivo eacute

considerado de guarda permanente pois comporta vaacuterios documentos que natildeo

podem ser eliminados Verifica-se que o mesmo encontra-se com dificuldades em

suas atividades funcionais pois haacute vaacuterios fatores que limitam a vida destes

documentos

Como haacute uma carecircncia na literatura sobre o assunto de preservaccedilatildeo documental

nos arquivos propomos uma anaacutelise sobre a importacircncia da preservaccedilatildeo no

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo para que haja uma visatildeo mais aprofundada

com um olhar arquiviacutestico de como estaacute sendo tratado o acervo do arquivo em

questatildeo e posteriormente propor um projeto de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para

que se tenha melhor aproveitamento do acervo e este venha a desempenhar com

eficaacutecia seu papel de construtor de informaccedilatildeo e conhecimento

2 ARQUIVOS E SUA EVOLUCcedilAtildeO breve colocaccedilotildees

Para que se entenda sobre o surgimento dos arquivos e sua evoluccedilatildeo

histoacuterica e social faz-se necessaacuterio uma apresentaccedilatildeo preacutevia dos arquivos ao longo

da histoacuteria

Assim haacute aproximadamente seis milecircnios no Oriente Meacutedio surgiam os

primeiros vestiacutegios de arquivo atraveacutes da descoberta da escrita e utilizando-se dos

8

bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

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judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

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Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

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Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

7

Diante do exposto apontamos que o objetivo geral se configura como

Diagnosticar como eacute realizada a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos do

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Sendo este desdobrado especificamente em verificar o grau de

conhecimento dos funcionaacuterios do arquivo sobre preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo de

documentos Identificar quais os fatores de risco que ameaccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos no arquivo Investigar se existem atividades no arquivo que favoreccedilam

a proteccedilatildeo dos documentos visando a sua proteccedilatildeo e Propor reflexotildees quanto agrave

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo

Por conseguinte o interesse em realizar a pesquisa surgiu pelo fato de fazer

parte do corpo funcional do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo onde pude

observar a importacircncia dos documentos que compotildeem o arquivo na sua totalidade

onde eacute composto de toda a histoacuteria da Prefeitura Municipal de Cabedelo que

necessita da guarda desta documentaccedilatildeo para fins legais administrativos e

permanentes probatoacuterios ( dossiecircs dos servidores) e de cunho histoacuterico O arquivo eacute

considerado de guarda permanente pois comporta vaacuterios documentos que natildeo

podem ser eliminados Verifica-se que o mesmo encontra-se com dificuldades em

suas atividades funcionais pois haacute vaacuterios fatores que limitam a vida destes

documentos

Como haacute uma carecircncia na literatura sobre o assunto de preservaccedilatildeo documental

nos arquivos propomos uma anaacutelise sobre a importacircncia da preservaccedilatildeo no

Arquivo Geral Municipal de Cabedelo para que haja uma visatildeo mais aprofundada

com um olhar arquiviacutestico de como estaacute sendo tratado o acervo do arquivo em

questatildeo e posteriormente propor um projeto de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para

que se tenha melhor aproveitamento do acervo e este venha a desempenhar com

eficaacutecia seu papel de construtor de informaccedilatildeo e conhecimento

2 ARQUIVOS E SUA EVOLUCcedilAtildeO breve colocaccedilotildees

Para que se entenda sobre o surgimento dos arquivos e sua evoluccedilatildeo

histoacuterica e social faz-se necessaacuterio uma apresentaccedilatildeo preacutevia dos arquivos ao longo

da histoacuteria

Assim haacute aproximadamente seis milecircnios no Oriente Meacutedio surgiam os

primeiros vestiacutegios de arquivo atraveacutes da descoberta da escrita e utilizando-se dos

8

bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

8

bens naturais como suporte (taacutebuas de argila madeira papel papiro) que se pode

ter uma visatildeo das civilizaccedilotildees passadas analisando a evoluccedilatildeo histoacuterica da escrita e

da necessidade do ser humano em deixar suas memoacuterias registradas Neste

periacuteodo surgiram os primeiros arquivos e desta forma eacute possiacutevel observar o

nascimento do documento e sua evoluccedilatildeo ao longo dos anos (REIS 2006)

Atraveacutes dos registros deixados pelas antigas civilizaccedilotildees encontrados em

escavaccedilotildees cavernas e nos antigos artefatos arqueoloacutegicos ficaram marcados as

informaccedilotildees que se faziam importantes naquela eacutepoca onde na forma de

documento nos demonstra a consciecircncia da sociedade na guarda de seus registros

documentais para serem utilizados na posteridade (REIS 2006)

Os primeiro arquivos surgiram na antiga Mesopotacircmia e vale do Nilo estes

eram situados nos antigos palaacutecios e templos como uma forma de controle da

informaccedilatildeo para a classe dominante Desta forma as disposiccedilotildees dos documentos

que na eacutepoca eram taacutebuas de argila jaacute se encontravam organizados em estantes de

madeiras remetendo ao que hoje temos como a organizaccedilatildeo do acervo nos

arquivos

Na Greacutecia antiga surgiram os arquivos de Gea e Palas Atenen onde se

encontrava em seu acervo documental leis decretos atas judiciais e inventaacuterios

Poreacutem na idade meacutedia os arquivos passam a ter uma visatildeo de depoacutesito do

conhecimento visto que haacute uma necessidade de guarda destes registros

documentais para um entendimento do passado Onde o poder desta informaccedilatildeo

encontrava-se com a igreja nos seus mosteiros e catedrais (REIS 2006)

Com a evoluccedilatildeo da arquiviacutestica no seacuteculo XVI surge uma nova versatildeo de

arquivo vinculada ao poder administrativo e institucional na qual o arquivo de

Simancas na Espanha e eacute neste periacuteodo que a Aquiviacutestica passa a ter uma nova

metodologia (REIS 2006)

Ao longo dos tempos os arquivos foram se adaptando as mudanccedilas culturais

poliacuteticas e sociais da humanidade assim haacute vaacuterias reflexotildees sobre a definiccedilatildeo de

arquivo a exemplo de Rodrigues (2006 p105) ao apontar ldquo[] arquivo eacute um

conjunto de documentos produzidos e recebidos no decurso das accedilotildees necessaacuterias

para o cumprimento da missatildeo predefinida de uma determinada entidade coletiva

pessoa ou famiacuteliardquo

Para Rousseau e Couture (1998 p284) arquivo eacute ldquo[]conjunto de

informaccedilotildees e natildeo como um conjunto de documentosrdquo Desta forma as vaacuterias

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

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Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

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Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

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teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

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de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

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De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

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ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

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manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

9

posiccedilotildees assumidas vecircem o arquivo como vaacuterios documentos que foram criados

com o intuito na construccedilatildeo da informaccedilatildeo pelo qual foram preacute-destinados seja para

fins coletivos ou pessoais contribuindo para a formaccedilatildeo do conhecimento

Com a necessidade de se tornar acessiacutevel a toda esta gama de informaccedilatildeo e

conhecimento atraveacutes dos documentos que se encontravam nos arquivos surge a

Arquiviacutestica - junccedilatildeo de teacutecnicas e conhecimentos que iraacute aprimorar todo o

tratamento da documentaccedilatildeo - mas como os arquivos a Arquiviacutestica tambeacutem passa

por mutaccedilotildees no decorrer dos anos

Um dos princiacutepios primordiais da Arquiviacutestica eacute o da proveniecircncia que na

visatildeo de Rossseau e Couture (1998 p79 grifo nosso)

[] eacute a base teoacuterica a lei que rege todas as intervenccedilotildees arquiviacutesticas O respeito desse princiacutepio na organizaccedilatildeo e no tratamento dos arquivos qualquer que seja a sua origem idadenatureza ou suporte garante a constituiccedilatildeo e a plena existecircncia da unidade de base em arquiviacutestica a saber o fundo do arquivo[]Pense na criaccedilatildeo avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo classificaccedilatildeo descriccedilatildeo comunicaccedilatildeo ou na conservaccedilatildeo doas arquivos todas as intervenccedilotildees do arquivista devem ocorrer sob o signo do princiacutepio da proveniecircncia e agrave partida do reconhecimento do fundo de arquivo

como unidade central das operaccedilotildees arquiviacutesticas

Destarte a Arquiviacutestica vem se aprimorando com normas e teacutecnicas que datildeo

suporte ao arquivista para que possa ter uma orientaccedilatildeo de como tratar

corretamente estes documentos acerca de sua preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

utilizando-se de meacutetodos que iratildeo facilitar o tratamento com esta documentaccedilatildeo

para que se prolongue a vida uacutetil dos documentos existentes no arquivo

21 Leis que regem os arquivos puacuteblicos

Os arquivos puacuteblicos foram surgindo de acordo com a necessidade de guarda

dos documentos que serviam de prova para as atividades dos oacutergatildeos puacuteblicos

assim a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 art 7ordm sect 1 apresenta arquivos puacuteblicos

como

Os arquivos puacuteblicos satildeo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos no exerciacutecio de suas atividades por oacutergatildeos puacuteblicos de acircmbito federal estadual do Distrito Federal e municipal em decorrecircncia de suas funccedilotildees administrativas legislativas e

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

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Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

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ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

10

judiciaacuteriasrdquo ldquoSatildeo tambeacutem puacuteblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituiccedilotildees de caraacuteter puacuteblico por entidades privadas encarregadas da gestatildeo de serviccedilos puacuteblicos no exerciacutecio de suas atividades

Poreacutem a Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 17

defende que ldquoA administraccedilatildeo da documentaccedilatildeo puacuteblica ou de caraacuteter puacuteblico

compete agraves instituiccedilotildees arquiviacutesticas federais estaduais do Distrito Federal e

municipaisrdquo Desta forma podemos dizer que os arquivos puacuteblicos sejam eles

federais municipais ou estaduais satildeo guardiotildees de toda documentaccedilatildeo puacuteblica e

cabe ao arquivista ter a competecircncia de lhe dar com estes acervos

A Lei Federal de Arquivos nordm 8159 de 8 de janeiro de 1991 art 4ordm esclarece

que

Todos tecircm direito a receber dos oacutergatildeos puacuteblicos informaccedilotildees de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos que seratildeo prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindiacutevel agrave seguranccedila da sociedade e do Estado bem como agrave inviolabilidade da intimidade da vida privada da honra e da imagem das pessoas

Os arquivos puacuteblicos tecircm uma grande responsabilidade na guarda e

acessibilidade destas informaccedilotildees poreacutem haacute um enorme cuidado com o niacutevel de

sigilo e seguranccedila desses documentos de acordo com as leis vigentes que regem a

arquiviacutestica e o suporte de normas e teacutecnicas que compotildeem o Conselho Nacional de

Arquivos (CONARQ)

Os exemplos das leis que regem os arquivos puacuteblicos citados acima nos

esclarece em base legal o entendimento do processo de surgimento dos arquivos

puacuteblicos nos daacute uma visatildeo geral da funcionalidade e deveres que um arquivo

puacuteblico nos proporciona

3 A PRESERVACcedilAtildeO E CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Para que se possa pensar em durabilidade nos acervos arquiviacutestico faz-se

necessaacuterio uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental buscando

resguardar os documentos existentes no acervo evitando sua perda seja parcial ou

total

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

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AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

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Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

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que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

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Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

11

Nas palavras de Duarte (2009 p11 grifo nosso)

A lsquopreservaccedilatildeorsquo propotildee cuidar de todos os assuntos relacionados ao combate agrave deterioraccedilatildeo dos documentos Compreende uma poliacutetica global desde os aspectos administrativos e financeiros ateacute as investigaccedilotildees cientiacuteficos sobre a constituiccedilatildeo dos materiais e as mais simples medidas de higienizaccedilatildeo A lsquoconservaccedilatildeorsquo define-se como um conjunto de medidas especiacuteficas e preventivas necessaacuterias para a manutenccedilatildeo da existecircncia fiacutesica do documento

Na visatildeo de Duarte(2009) preservaccedilatildeo eacute o cuidado que se tem com o

documento em sua totalidade visando seu valor informacional independente do

suporte utilizando-se de poliacuteticas de amplos aspectos que vatildeo do mais simples

procedimentos aos mais sofisticados Tendo na conservaccedilatildeo documental uma forma

de accedilatildeo mediata que vem a amparar a existecircncia fiacutesica do documento e suas

condiccedilotildees

De acordo com a visatildeo de Luccas e Seripierri (1995 p9)

[] preservar impulsiona na direccedilatildeo da elaboraccedilatildeo das poliacuteticas que iratildeo ser adotadas para gerir a Conservaccedilatildeo esta oferece subsiacutedios para que o documento permaneccedila em condiccedilotildees fiacutesicas de utilizaccedilatildeo levando-se em conta o controle climaacutetico condiccedilotildees construtivas limpeza reparos

Para os autores citados na preservaccedilatildeo documental utilizamos de poliacuteticas

de elaboraccedilatildeo para que se criem meacutetodos de eternizar as informaccedilotildees documentais

desenvolvendo um plano de teacutecnicas que iraacute ser usada atraveacutes dos meios de

conservaccedilatildeo que permita ao documento estar em condiccedilotildees de acesso para sua

utilizaccedilatildeo em estudos ou pesquisas mantendo sempre seu valor documental

Portanto eacute de suma importacircncia buscar meacutetodos que visem agrave diminuiccedilatildeo da

deterioraccedilatildeo documental pois como o mesmo sofre com o peso do tempo e das

maacutes condiccedilotildees de uso Como natildeo podemos acabar por completo esta accedilatildeo natural

desenvolvemos teacutecnicas de conservaccedilatildeo que seratildeo eficazes no tratamento com o

acervo arquiviacutestico no que se refere agrave manutenccedilatildeo fiacutesica do documento retardando

ou evitando ao maacuteximo a sua deterioraccedilatildeo seja ele em qual suporte se apresente

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

12

31 Fatores que propiciam a deterioraccedilatildeo de acervos arquiviacutesticos

Os acervos arquiviacutesticos estatildeo em constante ameaccedila sejam elas internas ou

externas os documentos sofrem com vaacuterias agressotildees que limitam a vida dos

mesmos podendo apresentar-se atraveacutes de agentes fiacutesicos quiacutemicos ou bioloacutegicos

como apresentamos no quadro abaixo

Quadro 1 ndash Indicaccedilotildees para acervos arquiviacutesticos para evitar deterioraccedilatildeo

AGENTES CAUSAS RECOMENDACcedilOtildeES

AGENTES FIacuteSICOS

Umidade Temperatura

Temperaturas que excedem 18ordmC

Seria ideal um sistema de ar condicionado adequado ao acervo arquiviacutestico com umidificadores ou desumidificadores

Iluminaccedilatildeo

Excesso de Luz natural

O acervo natildeo deve ter janelas o ideal eacute evitar o maior niacutevel de luz no ambiente

Ventilaccedilatildeo Maacute ventilaccedilatildeo

O acervo deve uma boa ventilaccedilatildeo para que desta forma evite o desenvolvimento de fungos utilizando-se de ventiladores ou circuladores de ar

AGENTES QUIacuteMICOS

Poluiccedilatildeo atmosfeacuterica ou ambiental

Os gases toacutexicos que estatildeo presentes na poluiccedilatildeo como enxofre oacutexido de carbono

Isolar o acervo ao maacuteximo para que natildeo se danifique com a poluiccedilatildeo

Acidez do papel A acidez destroem as ceacutelulas do papel

Ter uma avaliaccedilatildeo permanente sobre de como estaacute o Ph do papel

Tintas aacutecidas

Os componentes quiacutemicos que satildeo a base das tintas danificam os papeis

Evitar a utilizaccedilatildeo de tintas sobre os documentos

Poeira

As partiacuteculas de poeiras satildeo compostas por gases nocivos aos documentos

Fazer uma higienizaccedilatildeo perioacutedica com o material adequado para limpeza dos documentos

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

13

AGENTES BIOLOacuteGICOS

Insetos (Cupinstraccedilasbaratasbrocas)

Destroem e se alimentam dos papeacuteis

Realizar no acervo um plano de dedetizaccedilatildeo perioacutedico

Roedores Roem e se proliferam nos documentos

Prepara o acervo contra os roedores utilizando-se de armadilhas para pegaacute-los e outros meacutetodos que sejam eficazes contra os mesmos

Microorganismos (Fungos e bacteacuterias)

Se alimentam da celulose e de substacircncias do papel

Promover no acervo uma medida de combate com produtos especiacuteficos desenvolvidos por bioacutelogos e quiacutemicos

Ser Humano

Danifica o documento com mal uso com rasuras e rasgos

Conscientizar os usuaacuterios de como se deve tratar adequadamente e com respeito os documentos

Fonte Adaptado do quadro de Recomendaccedilotildees para proteger acervos arquiviacutesticos (CAcircNDIDO 2015 p8 )

Conforme as recomendaccedilotildees apresentadas no quadro acima podemos ter

uma noccedilatildeo de como lidar corretamente com o acervo arquiviacutestico observando as

peculiaridades de cada arquivo do tipo de documento e do suporte para que se

tenha um plano de preservaccedilatildeo que se adeque ao mesmo

De acordo com as literaturas pesquisadas vimos que haacute vaacuterias linhas de

pensamento que apresentam os agressores dos acervos arquiviacutesticos Poreacutem na

interpretaccedilatildeo de Guimaratildees (2007 p 41)

As Agressotildees fiacutesicas quiacutemicas bioloacutegicas e atroacutepicas aceleram a deterioraccedilatildeo conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu comportamento diante dos fatores aos quais estatildeo expostos torna-se bastante faacutecil detectar elementos nocivos e traccedilar poliacuteticas de conservaccedilatildeo para minimizaacute-los utilizando equipamentos para descobrir e qualificar a presenccedila desses agentes nocivos e a correccedilatildeo consequente ou eliminaccedilatildeo dos efeitos prejudiciais causados por esses organismos

A falta de conhecimento preacutevio das causas que destroem os acervos

arquiviacutesticos nos limita na accedilatildeo de preservaccedilatildeo e do ato de conservaccedilatildeo dos

documentos onde haacute um efeito prejudicial nos acervos que iraacute limitar a vida dos

mesmos Assim a preparaccedilatildeo dos arquivistas na forma de cuidar do acervo e a

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

14

conscientizaccedilatildeo dos usuaacuterios da forma de como manusear os documentos

corretamente nos proporciona um maior aproveitamento destas informaccedilotildees

Assim cabe ao arquivista a elaboraccedilatildeo do plano de preservaccedilatildeo que melhor

se adapte a situaccedilatildeo que se encontra o acervo atraveacutes de meacutetodos de conservaccedilatildeo

eficazes para que se tenha um maior aproveitamento da informaccedilatildeo

4 A PRESENCcedilA DO ARQUIVISTA VISANDO Agrave PRESERVACcedilAtildeO E

CONSERVACcedilAtildeO DE ACERVOS ARQUIVIacuteSTICOS

Dando seguimento eacute necessaacuterio enfocar a presenccedila do arquivista nos

arquivos pois este profissional eacute que estaacute habilitado para lidar com documentos e

apto para atuaccedilatildeo nos arquivos Ademais o arquivista tem o preparo adequado de

normas e teacutecnicas de como proceder corretamente no manuseio dos documentos

Pearce-Moses (2005 p 33 traduccedilatildeo nossa) define arquivista como

1 uma pessoa responsaacutevel pela avaliaccedilatildeo aquisiccedilatildeo organizaccedilatildeo descriccedilatildeo preservaccedilatildeo e por fornecer acesso a documentos [] de acordo com os princiacutepios de proveniecircncia de forma original e controle coletivo para proteger a autenticidade e contexto dos materiais

O arquivo em sua totalidade necessita de cuidados diaacuterios e permanentes

onde diz respeito priorizar a vida uacutetil do acervo utilizando-se de procedimentos

especiacuteficos para cada situaccedilatildeo que se encontra o documento Com isso a visatildeo do

arquivista torna-se mais relevante no ambiente arquiviacutestico pois o mesmo tendo

uma formaccedilatildeo adequada para agir de forma assertiva e coerente desenvolvendo

planos de accedilatildeo para a salvaguarda destes documentos e uma condiccedilatildeo de acesso

melhor para o usuaacuterio que busca a informaccedilatildeo

A presenccedila de uma arquivista eacute de total valor para o acervo arquiviacutestico dado

o fato de que sua gama de conhecimentos na aacuterea contribui para o crescimento e

melhor desenvolvimento do arquivo seja ele puacuteblico ou particular Sua visatildeo teacutecnica

proporciona um direcionamento adequado diante da necessidade que pode surgir no

arquivo Assim cabe ao arquivista estaacuter sempre alerta aos sinais que o documento

apresenta diante do tempo e das maacutes condiccedilotildees de uso e acondicionamento aleacutem

de estar sempre preparado para entrar em accedilatildeo o mais raacutepido possiacutevel minimizando

os danos e preservando os documentos que constituem o acervo

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

15

Diante de toda a preocupaccedilatildeo com os documentos do arquivo apresentamos

um quadro com atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo que podem

ser aplicadas pelo arquivista nos arquivos

Quadro 2 - Atividades de preservaccedilatildeo e teacutecnicas de conservaccedilatildeo

PRESERVACcedilAtildeO + CONSERVACcedilAtildeO

Consiste na criaccedilatildeo de programas que visem agrave proteccedilatildeo do acervo como

Reuniotildees que iraacute discutir qual a realidade que os documentos do acervo se encontram

Conscientizar os usuaacuterios de como manusear corretamente os documentos sem danifica-los ou rasura-los

Conhecer sobre os fatores ambientais e climaacuteticos e suas influecircncias sobre os documentos afim de tentar minimizar seus efeitos sobre o acervo

Estaacute sempre preparado para situaccedilotildees de calamidades como enchentes e incecircndios

Priorizar a seguranccedila do acervo arquiviacutestico

Satildeo regras baacutesicas que o arquivista utiliza-se para recuperar e proteger os acervos satildeo elas

Higienizaccedilatildeo do ambiente e do documento com material adequado (pincel aspirador de poacute entre outros) tendo cuidado com a utilizaccedilatildeo de produtos quiacutemicos pois danificam o papel

Reparos no documento pode-se ser feito com uma cola especial a base de metilcelulose

Observar o niacutevel de umidade dos documentos para que se evite a proliferaccedilatildeo de mofos

Utilizar-se de meacutetodos de dedetizaccedilatildeo para eliminar os insetos que se alimentam da celulose do papel haacute vaacuterios meacutetodos desde uma simples limpeza do documento a meacutetodos de congelamento

Armazenamento correto do documento onde este deveraacute ficar em posiccedilatildeo totalmente vertical sem dobras ou amassotildees

Fonte Preservaccedilatildeo de documentos Meacutetodos e praacuteticas de salvguarda Zeny Duarte

Atraveacutes dos exemplos citados podemos analisar a forma que o arquivista

desempenha seu papel de protetor e cuidador dos acervos visando agrave salvaguarda

e proporcionando maior qualidade na vida uacutetil dos documentos e das suas

informaccedilotildees

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Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

16

Vale ressaltar o cuidado que o profissional deveraacute ter consigo sempre se

prevenindo com os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual (EPIS) pois eacute bem sabido

que no ambiente arquiviacutestico nos deparamos com microrganismos nocivos agrave sauacutede

do homem ldquo[] quando pode ocorrer entatildeo o maior risco de contaminaccedilatildeo por

esses agentes nocivos agrave sauacutede e resultar em diversas doenccedilas respiratoacuterias

dermatoloacutegicas como dermatites rinites e irritaccedilotildees ocularesrdquo (MARCELINO 2009

p28)

Eacute de suma importacircncia que o arquivista e profissionais de arquivo tenha

consciecircncia de como se proteger com o uso dos EPIS a utilizaccedilatildeo de maacutescaras

luvas oacuteculos de proteccedilatildeo jalecos e propeacute (sapatilha descartaacutevel) com o objetivo de

proteger a sauacutede destes profissionais

5 PROCEDIMENTOS METODOLOacuteGICOS

A ldquometodologia refere-se ao estudo sistemaacutetico e loacutegico dos meacutetodos

empregados nas ciecircncias seus fundamentos sua validade e sua relaccedilatildeo com as

teorias cientiacuteficasrdquo (OLIVEIRA 2011 p7) e nas palavras de Demo (1987 p8 grifo

nosso)

[] a metodologia eacute uma preocupaccedilatildeo instrumental que trata do caminho para a ciecircncia tratar a realidade teoacuterica e praacutetica e centra-se geralmente no esforccedilo de transmitir uma iniciaccedilatildeo aos procedimentos loacutegicos voltados para questotildees da causalidade dos princiacutepios formais da identidade da deduccedilatildeo e da induccedilatildeo da objetividade etc

Partindo das visotildees que se complementam entendemos por metodologia as

etapas a serem seguidas em um determinado processo para que se construa um

estudo cientiacutefico

Ademais o artigo apresentado destaca a pesquisa do tipo bibliograacutefica e

descritiva sendo as abordagens quantitativas e qualitativas utilizadas para anaacutelise

dos dados Os dados por sua vez foram coletados atraveacutes da aplicaccedilatildeo do

questionaacuterio composto por perguntas abertas e fechadas aplicadas aos funcionaacuterios

que compotildeem o Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB

Vale destacar que as pesquisas bibliograacuteficas satildeo formadas pela busca de

material que constituem o referencial teoacuterico sendo utilizadas fontes como artigos

de perioacutedicos livros dissertaccedilotildees teses entre outras formas de informaccedilotildees para

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que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

17

que se complemente o embasamento teoacuterico sobre o assunto abordado na

pesquisa

Enquanto a pesquisa descritiva ldquo[] se limita a uma descriccedilatildeo pura e simples

de cada uma das variaacuteveis isoladamente sem que sua associaccedilatildeo ou interaccedilatildeo

com as demais sejam examinadasrdquo (CASTRO 1976 p 66) Assim numa pesquisa

descritiva iremos analisaacute-la e descrevecirc-la da forma como realmente se apresenta

sem alteraccedilotildees ou interpretaccedilotildees da visatildeo do observador que estaacute conduzindo a

pesquisa

Ao que concerne agrave abordagem qualitativa Malhotra (2001 p155) diz que a

esta abordagem ldquoproporciona uma melhor visatildeo e compreensatildeo do contexto do

problema enquanto a pesquisa quantitativa procura quantificar os dados e aplica

alguma forma da anaacutelise estatiacutesticardquo

Para Almeida (2011 p32) a abordagem quantitativa ldquo[] caracteriza-se pelo

uso de ferramentas estatiacutesticas para tratamento dos dados visando medir as

relaccedilotildees existentes entre as variaacuteveis que por sua vez satildeo previamente

estabelecidas agrave semelhanccedila das hipoacutetesesrdquo

Como instrumento de pesquisa utilizamos o questionaacuterio que segundo a

definiccedilatildeo de Almeida (2011 p61) ldquo[] eacute um excelente instrumento de coleta de

dados principalmente quando se busca a padronizaccedilatildeo nas perguntas e nas

respostas facilitando a tabulaccedilatildeo dos dadosrdquo

A escolha por este instrumento de pesquisa se deu pela faacutecil aceitaccedilatildeo e

acesso aos integrantes do arquivo pois abrangeu todo o quadro de funcionaacuterios do

arquivo priorizando o tempo que se tinha disponiacutevel As respostas apresentadas no

questionaacuterio nos trouxe uma visatildeo real do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB

sobre a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo que estatildeo ou natildeo sendo utilizada no acervo

como forma de resguardar seus documentos

6 APRESENTANDO O AMBIENTE DA PESQUISA Arquivo Geral Municipal de

Cabedelo - PB

Com a necessidade da guarda dos documentos da Prefeitura de Cabedelo -

PB surge o Arquivo Geral Municipal deste municiacutepio que em 22 de agosto de 2007

teve sua criaccedilatildeo reconhecida atraveacutes da lei nordm1365 publicado em diaacuterio oficial

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

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Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

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Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

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de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

18

passando de gestatildeo a gestatildeo com a finalidade de guardar toda a documentaccedilatildeo

existente seja ela histoacuterica juriacutedica ou administrativa

De acordo com o Quinzenaacuterio Oficial (2007 p7) o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo

do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades

I- Garantir acesso agraves informaccedilotildees contidas nos documentos sob sua guardaobservada as restriccedilotildees regimentaisna fase intermediaacuteria e de forma ampla na fase permanente

II- Custodiar os documentos de valor temporaacuterio e permanente acumulados pelos oacutergatildeos da Prefeitura no exerciacutecio de suas funccedilotildees dando-lhes tratamento teacutecnico

III- Estender a custoacutedia aos documentos de origem privada considerados de interesse puacuteblico municipal sempre que houve conveniecircncia e oportunidade

IV- Estabelecer diretrizes e normas articulando e orientando tecnicamente as unidades que desenvolvem atividades de protocolo e arquivo corrente no acircmbito do Poder Executivo Municipal

A finalidade de manter a salvo toda a documentaccedilatildeo gerada no decorrer dos

anos trouxe a necessidade de se criar um arquivo geral e desenvolver leis

especiacuteficas que iriam amparar o acervo documental visando sua preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo O arquivo estaacute localizado na rua Cassiano da Cunha Nobrega 202

na praia de Formosa na cidade de Cabedelo-PB

Em seu quadro de funcionaacuterios estatildeo uma coordenadora uma teacutecnica em

arquivo uma assistente administrativa duas secretaacuterias adjuntas e uma auxiliar de

serviccedilo Essa eacute equipe que desenvolve todo o trabalho realizado com o acervo

diante da necessidade de guarda preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo dos documentos

Figura 1 - Fachada da casa que se encontra o arquivo

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

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de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

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De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

19

Fonte Arquivo pessoal 2015

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo - PB tem seu acervo repleto de

documentos de todas as secretarias que compotildeem a Prefeitura de Cabedelo - PB o

mesmo eacute responsaacutevel pela guarda de toda a documentaccedilatildeo de idade permanente a

corrente

Figura 2 ndash Acesso interno do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

Haacute vaacuterias tipologias documentais encontradas no arquivo que vatildeo de fichas

funcionais a folhas de pagamentos com a cronologia variada que foram guardadas

ao longo dos anos Cada documento eacute acondicionado pela ordem alfabeacutetica e

cronoloacutegica em caixas arquivos ou em pastas a mobiacutelia do arquivo eacute composta por

estantes de ferro e fichaacuterios de ferro e madeira

20

Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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Figura 3 ndash Acervo do arquivo

Fonte Arquivo pessoal 2015

O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem a missatildeo de salvaguardar toda a

documentaccedilatildeo existente na prefeitura respeitando a finalidade que cada documento

exerce no seu nascimento Portanto os Arquivos Puacuteblicos Municipais exercem sua

importacircncia nos serviccedilos puacuteblicos e para a sociedade visto que ao desempenhar

seu papel de guarda da documentaccedilatildeo produzida ou recebida por cada serviccedilo o

mesmo serve de fonte de informaccedilatildeo e pesquisa diante das necessidades para as

tomadas de decisotildees poliacuteticas e administrativas

7 RESULTADOS DA PESQUISA

Apoacutes a coleta utilizando o questionaacuterio como instrumento de pesquisa os

dados foram analisados e para a interpretaccedilatildeo das respostas dos pesquisados

utilizamos a nomenclatura F1 F2com o intuito de representar os funcionaacuterios em

suas respectivas funccedilotildees Depois de analisados os resultados foram apresentados

conforme demonstrados nos quadros apresentados a seguir

Como forma de saber a funccedilatildeo exercida pelos funcionaacuterios no arquivo

perguntamos na primeira questatildeo quais seriam e tivemos como resposta

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

28

REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

21

Quadro 3 ndash Funccedilatildeo dos funcionaacuterios do arquivo

Fonte Dados da pesquisa 2015

De acordo com as respostas podemos inferir que grande parte dos

funcionaacuterios que fazem parte do arquivo natildeo exercem uma funccedilatildeo compatiacutevel com

as qualificaccedilotildees reais que necessita um acervo arquiviacutestico desta forma o arquivo

fica prejudicado visto que a falta de conhecimento especiacutefico da aacuterea que se

encontra nos profissionais arquivistas Poreacutem haacute uma ressalva o sexto funcionaacuterio

exerce uma funccedilatildeo como teacutecnico em arquivo mas o mesmo natildeo pode participar da

pesquisa por ser o pesquisador

Quando perguntamos na segunda questatildeo qual o niacutevel de escolaridade dos

funcionaacuterios 100 respondeu 2ordm grau completo Eacute bem sabido que para melhorar

qualificaccedilatildeo do arquivista eacute importante que o mesmo possua no miacutenimo um curso

teacutecnico na aacuterea para melhor desempenhar sua funccedilatildeo

Na terceira questatildeo abordada perguntou-se o que se entendia por

preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e obtivemos as seguintes respostas

ldquoManter os documentos limposhigienizadossem grampospoeiras e organizados em caixas e pastas adequadas seguindo a tabela de temporalidade caso tenhardquo (F1)1 ldquoA preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental e de suma importacircncia para isto eacute necessaacuterio um funcionaacuterio que entenda de acervordquo (F2) ldquoOs documentos precisam ser limposguardados para uma boa preservaccedilatildeo e uma melhor durabilidaderdquo (F3) ldquoOs documentos precisam ser bem guardadosrdquo (F4) ldquoCom a minha experiecircncia de arquivo no momento soacute guardamos e selecionamos os documentos para a guarda permanenterdquo (F5)

Como vimos nas respostas obtidas haacute uma falta de conhecimento no que se

diz respeito agrave preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental os pesquisados

demonstraram uma resposta baseada em sensos comuns sem embasamentos

1 (F 1 2 3) Trechos transcritos da fala dos sujeitos envolvidos na pesquisa

F1 Secretaacuteria adjunta

F2 Auxiliar de serviccedilo

F3 Secretaacuteria adjunta

F4 Assistente administrativo

F5 Coordenadora

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

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De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

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manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

22

teoacutericos isso demonstra uma carecircncia no que diz respeito as normas e teacutecnicas que

regem a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo arquiviacutestica

Poreacutem na quarta questatildeo os sujeitos foram questionados se o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-PB tem algum plano de preservaccedilatildeo documental Todos os

pesquisados informaram que natildeo havia

Diante destas respostas vimos a grande necessidade de se implantar uma

poliacutetica de preservaccedilatildeo no acervo visando agrave conservaccedilatildeo documental para que se

tenha maior aproveitamento das informaccedilotildees contidas nos documentos do arquivo

visto que satildeo de grande importacircncia para a prefeitura de Cabedelo-PB

Na quinta pergunta questionamos se havia no arquivo atividades de rotina

que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos documentos e que os mesmos justificassem sua

resposta todos assinalaram que natildeo mas tiveram justificativas bem significativas

como observamos abaixo

ldquoNatildeo Pois a falta de interesse eacute grande de ambas as partes quando natildeo se tem colaboraccedilatildeo dos maioresrdquo (F1) ldquoNatildeo temos informaccedilatildeo nem reciclagem portanto natildeo temos teacutecnica de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeordquo (F2) ldquoNatildeo temos estrutura para uma boa conservaccedilatildeo dos documentos e uma boa preservaccedilatildeordquo (F3) ldquoPorque natildeo tem estruturardquo (F4)

Como vimos nas respostas o arquivo natildeo disponibiliza de atividades de rotina

para a preservaccedilatildeo do acervo documental aleacutem da natildeo preparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios em relaccedilatildeo ao conhecimento especiacutefico da arquiviacutestica e a falta de um

incentivo para os mesmo dando-lhes condiccedilotildees de trabalho para que se exerccedila sua

funccedilatildeo da melhor maneira

A sexta pergunta questionou se os gestores puacuteblicos investem na

capacitaccedilatildeo dos funcionaacuterios em termos de teacutecnicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo

e a resposta unacircnime foi que natildeo

Reforccedilando a resposta anterior podemos observar que os gestores ainda natildeo

tecircm um conhecimento da importacircncia dos documentos e do arquivistanatildeo

compreendem a importacircncia do arquivo como uma unidade de informaccedilatildeo

responsaacutevel por toda a documentaccedilatildeo que representa a originalidade dos fatos

transformados em documentos sejam eles histoacutericos administrativos ou juriacutedicos Eacute

23

de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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de suma importacircncia que se tenha uma equipe preparada para lhe daacute com toda essa

diversidade documental

Adiante a seacutetima questatildeo buscou saber dos funcionaacuterios quais os agentes

nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o acervo e obtivemos as

seguintes respostas

ldquoPoeira local inadequado falta de estantes para organizar o acervo insetosrdquo (F1) ldquoInsetos maresia poeira mal distribuiccedilatildeo em lugares natildeo adequados para a proteccedilatildeo documentalrdquo(F2) ldquoUmidade salinidade etcrdquo (F3) ldquoUmidade salinidaderdquo (F4) ldquoPoeira umidade e mofordquo (F5)

Haacute vaacuterios fatores que deterioram os documentos e o acervo satildeo eles ldquo[]

agentes bioloacutegicos agrave iluminaccedilatildeo ventilaccedilatildeo umidade e agraves condiccedilotildees fiacutesicas do

preacutediordquo (SAAD ARABIDIAN 2014 p61) Portanto destacamos que o Arquivo Geral

Municipal de Cabedelo-Pb estaacute localizado em um local inadequado pois encontra-se

na orla mariacutetima da cidade por conter muita umidade maresia poeira entre outros

fatores os documentos encontram-se bastante deteriorados visto a falta de

tratamento adequado aos mesmos assim torna-se menor seu tempo de vida uacutetil

Segundo normatizaccedilotildees do Conselho Nacional de Arquivos - (CONARQ)

onde diz respeito as recomendaccedilotildees para construccedilotildees de arquivo ldquoo terreno

destinado agrave construccedilatildeo de um edifiacutecio para arquivo deve ser seco livre de risco de

inundaccedilatildeo deslizamentos e infestaccedilotildees de teacutermitasrdquo (2000 p2) Neste sentido

devem ser evitadas aacutereas propensas a perigos para a seguranccedila e a preservaccedilatildeo

dos acervos tais como

middot proximidade com o mar zonas pantanosas rios ou locais sujeitos a inundaccedilotildees middot terrenos e subsolos uacutemidos middot regiotildees de fortes ventos e tempestades middot regiotildees de ventos salinos e com resiacuteduos arenosos middot proximidade com induacutestrias que liberam poluentes middot proximidade com usinas quiacutemicas eleacutetricas e nucleares middot proximidade com linhas de alta tensatildeo middot proximidade com entrepostos de materiais inflamaacuteveis e explosivos middot terminais de traacutefego aeacutereo e terrestre e middot aacutereas de intenso traacutefego sujeitas agrave trepidaccedilatildeo ruiacutedo e poluiccedilatildeo

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De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

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manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

24

De acordo com as recomendaccedilotildees do CONARQ para que se tenha um

arquivo livre de danos aos documentos e aos acervos podemos perceber entatildeo a

contradiccedilatildeo entre um arquivo modelo e o aqui estudado

Quando na oitava pergunta questionamos sobre se havia uma preocupaccedilatildeo

perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo e observamos como resposta que 100

dos pesquisados responderam que natildeo havia

Uma das causas preocupantes eacute a falta de conhecimento em relaccedilatildeo ao

controle de pragas no acervo pois como sabemos eacute uma simples atitude que iraacute

prevenir a manifestaccedilatildeo de insetos e roedores que destroem o acervo e o arquivo

tendo esta consciecircncia na periodicidade da dedetizaccedilatildeo do arquivo e

conscientizando os funcionaacuterios da importacircncia da higiene do local para que os

mesmos natildeo consumam alimentos no local dos documentos e para que natildeo haja

sujeira que venha a atrair os roedores e insetos que vem em busca de alimentos

Dando continuidade jaacute na nona questatildeo perguntamos se havia extintores de

incecircndio no arquivo e F1 F3 F4 e F5 responderam que natildeo poreacutem F2 falou que

sim

Assim houve uma divergecircncia nas respostas visto que a F2 natildeo entendeu a

real situaccedilatildeo que se encontra o arquivo Natildeo haacute extintores no acervo pois os que laacute

existiam foram retirados do local e amontoados em uma parte do arquivo Eles jaacute

natildeo tecircm mais validade e funcionalidade nunca foram feito vistorias que satildeo

necessaacuterias nestes casos para o funcionamento adequado do equipamento

portanto a resposta negativa dos demais pesquisados

A mesma resposta foi dada para a deacutecima questatildeo que abordou se em caso

de urgecircncia os extintores encontravam-se de faacutecil acesso em todo o preacutedio

Como jaacute mencionado na questatildeo anterior natildeo haacute extintores no local nem os

funcionaacuterios tiveram a devida preparaccedilatildeo para saber como lidarem em determinada

situaccedilatildeo caso haja a necessidade

Por fim tendo em vista a proteccedilatildeo do funcionaacuterio a uacuteltima questatildeo buscou

saber se existiam no arquivo os Equipamentos de Proteccedilatildeo Individual - EPI e

obtivemos as seguintes respostas

ldquoNatildeo Agraves vezes mascaras e luvasmais na maioria do tempo natildeo temos nada soacute a boa vontaderdquo (F1) ldquoNatildeo Mascaras e luvasrdquo (F2)

25

ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

26

perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

27

manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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ldquoSim Algumas vezes precariamente mascaras e luvas Estamos gripadas constantementerdquo (F3) ldquoSim Soacute temos luvas e mascarasrdquo (F4) ldquoNatildeordquo (F5)

A maioria dos pesquisados responderam que natildeo Porque os EPIS

disponiacuteveis para o uso satildeo maacutescaras e luvas e natildeo se encontram sempre

disponiacuteveis no setor obrigando os funcionaacuterios a trabalharem sem proteccedilatildeo

arriscando dessa forma sua sauacutede Jaacute os outros dois pesquisados apresentaram

resposta positiva mas tendo a consciecircncia que natildeo se encontram sempre no setor

Todavia como sabemos haacute outros EPIS importantes para o uso embora natildeo tenha

disponiacutevel no arquivo como batas e propeacutes

Eacute importante conscientizar os profissionais arquivistas do uso dos EPIS para

resguardarem sua sauacutede visto que a maioria dos documentos do arquivo estatildeo em

situaccedilatildeo bastante lastimaacutevel Eacute visiacutevel entre os documentos a accedilatildeo da umidade do

local onde podemos observar a presenccedila de mofos microorganismos e poeira

como sabemos estes fatores antes mencionados prejudicam a sauacutede do

profissional se o mesmo natildeo estiver bem protegido com os EPIS corretos

8 CONSIDERACcedilOtildeES FINAIS

Preservaccedilatildeo e Conservaccedilatildeo documental satildeo temaacuteticas que tecircm por base

prolongar a vida uacutetil dos documentos em geral dessa forma podemos atraveacutes de

vaacuterias literaturas existentes no meio arquiviacutestico nos embasar da forma correta de

como tratar toda essa documentaccedilatildeo existente nos arquivos

O Arquivo Geral Municipal de Cabedelo-PB que foi nosso campo de estudo

atraveacutes da colaboraccedilatildeo dos funcionaacuterios nos permitiu ter uma visatildeo geral de como eacute

gerenciado seu acervo documentalquanto a preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo Observou-

se que o Arquivo em questatildeo natildeo conteacutem um programa de preservaccedilatildeo e

conservaccedilatildeo documental o que causa vaacuterios danos ao patrimocircnio documental por

natildeo ter uma condiccedilatildeo adequada de tratamento

O mesmo natildeo estaacute situado em um lugar apropriado para um arquivo pois

como vimos sofre pelas condiccedilotildees climaacuteticas de umidade salinidade e poeira

poreacutem natildeo podemos deixar de comentar sobre o desconhecimento dos gestores

responsaacuteveis pela importacircncia de se ter uma dedetizaccedilatildeo no acervo adequada e

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

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manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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perioacutedica que iria impedir a proliferaccedilatildeo de insetos e roedores nocivos aos

documentos

Vale observar as respostas dos funcionaacuterios do arquivo em relaccedilatildeo agraves

poliacuteticas de preservaccedilatildeo e as teacutecnicas de conservaccedilatildeo que demonstram um

desconhecimento do tema abordado dificultando a forma correta de se tratar os

documentos do acervo Poreacutem os mesmos desenvolvem seus trabalhos de acordo

com o senso comum e suas experiecircncias no arquivo pois eles natildeo tecircm uma

formaccedilatildeo adequada e natildeo foram preparados para tais funccedilotildees da forma correta

visto que as condiccedilotildees de trabalho tambeacutem natildeo facilitam o desenvolvimento do

arquivo

Aleacutem disso o arquivo encontra-se em um territoacuterio natildeo apropriado para o

mesmo limitando sua durabilidade por causa dos fatores deteriorantes que satildeo

umidade maresia poeira insetos e roedores

Desta forma verificamos que o Arquivo Geral de Cabedelo natildeo possui

nenhum programa de proteccedilatildeo para os documentos visto que como jaacute comentamos

anteriormente as condiccedilotildees de trabalho satildeo limitadas haacute uma despreparaccedilatildeo dos

funcionaacuterios no que diz respeito agrave preservaccedilatildeo e agrave conservaccedilatildeo do acervo

necessitando de maior interesse por parte dos gestores em relaccedilatildeo agrave preservaccedilatildeo

dos documentos existentes no arquivo tomando consciecircncia das prioridades ali

existentes

A partir de tais colocaccedilotildees a pesquisa permitiu propor reflexotildees quanto a

formulaccedilatildeo de uma poliacutetica de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo para o arquivo estudado

na realidade que o mesmo se encontra Sendo importante a mudanccedila do arquivo

para uma aacuterea mais afastada da orla mariacutetima visto que a cidade de Cabedelo_PB

encontra-se entre o mar e o rio desse modo um territoacuterio com bastante umidade

Preparar uma estrutura apropriada para um arquivo como luminosidade adequada

umidificadores estantes adequadas entre outros seria uma alternativa significativa

para os problemas encontrados

Capacitar os funcionaacuterios que compotildeem o arquivo oferecendo a eles cursos

na aacuterea com profissionais especializados que lidam com as teacutecnicas de

conservaccedilatildeo e atividades de preservaccedilatildeo documental dando-lhes condiccedilotildees de

trabalhos dignos dar prioridade ao combate aos agentes nocivos dos documentos

manter uma rotina de dedetizaccedilatildeo limpeza e higienizaccedilatildeo correta no acervo

solicitar extintores para o acervo e posicionaacute-los de forma estrateacutegica no arquivo e

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manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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manter uma revisatildeo perioacutedica nos mesmos fazer um trabalho de conscientizaccedilatildeo

da importacircncia do Arquivo Geral Municipal de Cabedelo- PB e seu acervo diante da

visatildeo dos demais funcionaacuterios da prefeitura e que os mesmos utilizem a tabela de

temporalidade existente no arquivo Elaborar um plano de emergecircncia para o

acervo caso haja algum sinistro e priorizar o uso dos EPIS para os funcionaacuterios do

arquivo

A participaccedilatildeo de todos os funcionaacuterios na construccedilatildeo da pesquisa foi de

total importacircncia observando que todos tecircm uma preocupaccedilatildeo com o arquivo e

querem o reconhecimento e a melhoria do mesmo visto que como sabemos um

arquivo eacute o coraccedilatildeo de qualquer instituiccedilatildeo seja ela puacuteblica ou privada eacute laacute que se

encontra toda prova necessaacuteria para que se comprove tudo que se deseja

Portanto apresentadas as consideraccedilotildees a partir dos dados da pesquisa as

recomendaccedilotildees que visam contribuir para o melhoramento do arquivo fica a criteacuterio

dos gestores em levantarem esforccedilos para buscar implantaacute-las caso juguem

relevantes

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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REFEREcircNCIAS

ALMEIDA MAacuteRIO DE SOUZA TCC dissertaccedilatildeo e tese uma abordagem simples praacutetica e objetiva - Satildeo Paulo 2011 A teoria dos arquivos e a gestatildeo documental Disponiacutevel em wwwscielobrpdfpciv11n1v11n1a09 Acessado em 070415 Avaliaccedilatildeo da biodeterioraccedilatildeo e das condiccedilotildees ambientais no acervo da coleccedilatildeo teses e coletacircnea da biblioteca central da universidade federal de santa mariars Disponiacutevel em wwwiesufpbbrojsindexphpiesarticledownload1634710878 Acessado em 10102015 BOGDAN R S BIKEN S Investigaccedilatildeo qualitativa em educaccedilatildeo uma introduccedilatildeo agrave teoria e aos meacutetodos 12ed Porto Porto 2003 CASTRO C M Estrutura e apresentaccedilatildeo de publicaccedilotildees cientiacuteficas Satildeo Paulo McGraw-Hill 1976 CHILD M S Consideraccedilotildees complementares sobre ldquoSeleccedilatildeo para preservaccedilatildeo ndash uma abordagem materialiacutesticardquo In HAZEN D et al Planejamento de preservaccedilatildeo e gerenciamento de programas Rio de Janeiro Projeto CPBA Arquivo Nacional 2001 Cidade Brasil Disponiacutevel em wwwcidade-brasilcombrmunicipio-cabedelohtml Acessado em 01052015 Como fazer conservaccedilatildeo preventiva em arquivos e bibliotecas Disponiacutevel em wwwvsilvacombrdadosComo20Fazer20520Conservarpdf Acessadp em 250415 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Recomendaccedilotildees para a construccedilatildeo de arquivos Rio de Janeiro CONARQ 2000 Disponiacutevel em wwwportalanarquivonacionalgovbrMediarecomendapdfgt Acessado em 10112015 DEMO P Introduccedilatildeo ao ensino da metodologia da ciecircncia 2ed Satildeo Paulo Atlas 1987 DUARTE Zeny (trad) Preservaccedilatildeo de Documentos meacutetodos e praacuteticas de salvaguarda Salvador EDUFBA 2009 137 p Gerenciamento de riscos no acervo do arquivo da fundaccedilatildeo casa de Joseacute Ameacuterico na cidade de Joatildeo Pessoa ndash PB Disponiacutevel em httpperiodicosufpbbrojs2indexphparcheionarticleview24774 Acessado em 09092015

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Gestatildeo documental aplicada Disponiacutevel em httpamorminocombrlivros00000000-gestao-documental-aplicadapdf Acessado em 07042015 HOLLOacuteS Adriana Cox PEDERSOLI JUNIOR Joseacute Luiz Gerenciamento de riscos Uma abordagem interdisciplinar Ponto de Acesso Salvador V3 n1 p72-81 abr 2009 Disponiacutevel em ltwwwpontodeacessoiciufbabrgt Acessado em 18042015 IBGE Disponiacutevel em wwwcidadesibgegovbrxtrasperfilphplang=ampcodmun=250320ampsearch=||infogrE1ficos-informaE7F5es-completas Acessado em 07052015 Lei 81591991 (lei ordinaacuteria) 08011991 Disponiacutevel em ltwwplanaltogovbrccivil_03LEISL8159htmgt Acessado em 10102015 LUCCASLucy SERIPIERRIDione Conservar para natildeo restauraruma proposta para a preservaccedilatildeo de documentos em bibliotecas Brasiacutelia Thesaurus1995128pil MALHOTRA N Pesquisa de marketing 3ed Porto Alegre Bookman 2001 MARCELINO C de S A necessidade do uso de equipamento de proteccedilatildeo individual (EPI) em ambientes arquiviacutesticos 2009 141 f Monografia (Graduaccedilatildeo em Arquivologia) ndash Universidade Federal de Santa Maria Santa Maria 2009 OLIVEIRA Maxwell Ferreira de Metodologia cientiacutefica um manual para a realizaccedilatildeo de pesquisas em Administraccedilatildeo Maxwell Ferreira de Oliveira -- Catalatildeo UFG 2011 72 p il Disponiacutevel em httpsadmcatalaoufgbrup567oManual_de_metodologia_cientifica_Prof_Maxwellpdf Acesso em 5112015 PEARCE-MOSES Richard A Glossary of Archival and Records Terminology Chicago SAA - The Society of American Archivists 2005 Disponiacutevel em lthttpfilesarchivistsorgpubsfreeSAA-Glossary-2005pdfgt Acesso em 26102015 Prevenccedilatildeo de acervos bibliograacuteficos contra agentes deteriorantes Disponiacutevel 22indexphpbiocienciasarticleviewFile226184 Acesso em 25102015 Quinzenaacuterio Oficial o Art 2ordm da lei de fundaccedilatildeo do Arquivo Geral do Municiacutepio tem com finalidades 2007 REIS LuisO Arquivo e a arquiviacutestica e a evoluccedilatildeo histoacuterica Disponiacutevel em lthttpportal2tcugovbrportalpageportalTCUcomunidadesgestao_documentalacervo_culturalEVOLUC387C383O_ARQUIVOSpdfgt Acessado em 09052015

30

ROUSSEAUJean Yves COUTURECarol Os fundamentos da disciplina arquiviacutestica Lisboa Publicaccedilotildees DomQuixote 1998356p SCHELLENBERG T R Arquivos Modernos princiacutepios e teacutecnicas 6ordf Ed Rio de Janeiro FGV 2006 SOARES T A T (Org) PRAZERES L M S (Clb) MARTINS J A (Clb)Manual de conservaccedilatildeo de acervos documentais e noccedilotildees de restauraccedilatildeo de documentos suporte papel 4 ed rev ampl e atual Florianoacutepolis Arquivo Puacuteblico do Estado de Santa CatarinaAssociaccedilatildeo de Amigos do ArquivoSC 2003 SPINELLI Jayme PEDERSOLI JUacuteNIOR Joseacute Luiz Biblioteca Nacional ndash Plano de gerenciamento de riscos salvaguarda amp emergecircncia Rio de Janeiro Fundaccedilatildeo Biblioteca Nacional 2010 Disponiacutevel em wwwbnbrsitesdefaultfilesdocumentosdiversos20141103preservacaopreservacao-472pdf gt Acessado em 19102015 Teacutecnicas baacutesicas de conservaccedilatildeo e preservaccedilatildeo de acervos bibliograacuteficos Revista ACB Biblioteconomia em Santa Catarina Florianoacutepolis v13 n2 p347-363 juldez 2008 Disponiacutevel em wwwbibmanguinhoscictfiocruzbr normasconservacaopdf Acessado em 10102015

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ANEXOS

1 Termo Livre e Esclarecido

UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAIacuteBA CENTRO DE CIEcircNCIAS SOCIAIS APLICADAS DEPARTAMENTO DE CIEcircNCIA DA INFORMACcedilAtildeO CURSO DE BACHARELADO EM ARQUIVOLOGIA

Prezada (o)

Solicitamos a sua colaboraccedilatildeo no preenchimento do questionaacuterio a seguir

instrumento de coleta de dados de nossa pesquisa para a elaboraccedilatildeo do Trabalho

de Conclusatildeo de Curso ndash TCC como requisito para conclusatildeo do curso de

Arquivologia na UFPB

As informaccedilotildees satildeo de cunho cientiacutefico sendo portanto assegurado o anonimato

e o compromisso de evitar qualquer constrangimento para este

Muito obrigada

32

2 Questionaacuterio

1) Funccedilatildeo que exerce no arquivo_____________________________________

2) Grau de escolaridade____________________________________________

3) Comente o que vocecirc entende por preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

4) O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem algum plano de preservaccedilatildeo

documental

Sim ( ) Natildeo ( )

5) Haacute atividades de rotina no arquivo que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos

Sim ( ) Natildeo ( )

Justifique

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

6) Os gestores puacuteblicos investem na reciclagem dos funcionaacuterios em termos de

teacutecnicas de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

Sim ( ) Natildeo ( )

7) Quais os agentes nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o

acervo

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

8) Haacute uma preocupaccedilatildeo perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo Se sim

indique a frequecircncia

33

Sim ( ) Natildeo( )

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

9) Haacute extintores de incecircndio no arquivo

Sim ( ) Natildeo ( )

10) Em caso de urgecircncia os extintores encontram-se de faacutecil acesso em todo o

preacutedio

Sim ( ) Natildeo ( )

11) Existem no arquivo os equipamentos de proteccedilatildeo individual - EPI

Sim ( ) Natildeo ( )

Se sim quais satildeo usados por vocecirc no manuseio dos documentos

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Obrigada

32

2 Questionaacuterio

1) Funccedilatildeo que exerce no arquivo_____________________________________

2) Grau de escolaridade____________________________________________

3) Comente o que vocecirc entende por preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo documental

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

4) O arquivo Geral Municipal de Cabedelo tem algum plano de preservaccedilatildeo

documental

Sim ( ) Natildeo ( )

5) Haacute atividades de rotina no arquivo que favoreccedilam a preservaccedilatildeo dos

documentos

Sim ( ) Natildeo ( )

Justifique

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

6) Os gestores puacuteblicos investem na reciclagem dos funcionaacuterios em termos de

teacutecnicas de preservaccedilatildeo e conservaccedilatildeo

Sim ( ) Natildeo ( )

7) Quais os agentes nocivos existentes no arquivo que podem deteriorar o

acervo

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

8) Haacute uma preocupaccedilatildeo perioacutedica com a dedetizaccedilatildeo do arquivo Se sim

indique a frequecircncia

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Sim ( ) Natildeo( )

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

9) Haacute extintores de incecircndio no arquivo

Sim ( ) Natildeo ( )

10) Em caso de urgecircncia os extintores encontram-se de faacutecil acesso em todo o

preacutedio

Sim ( ) Natildeo ( )

11) Existem no arquivo os equipamentos de proteccedilatildeo individual - EPI

Sim ( ) Natildeo ( )

Se sim quais satildeo usados por vocecirc no manuseio dos documentos

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Obrigada

33

Sim ( ) Natildeo( )

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

9) Haacute extintores de incecircndio no arquivo

Sim ( ) Natildeo ( )

10) Em caso de urgecircncia os extintores encontram-se de faacutecil acesso em todo o

preacutedio

Sim ( ) Natildeo ( )

11) Existem no arquivo os equipamentos de proteccedilatildeo individual - EPI

Sim ( ) Natildeo ( )

Se sim quais satildeo usados por vocecirc no manuseio dos documentos

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Obrigada