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Desenvolvimento e Perspectivas

FEAGRI / FEF /SIARQ

Junho de 2007

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS


Mônica

Neire

Cristina

Ana

SergioMônica

Cirlene

Rosi Victoria

Simone

EnzoFabio

Andressa

Humberto

Prof. Roberto

Prof. Cesar

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

� Racionalizar, uniformizar, padronizar e automatizar as etapas do processo de trabalho

� Promover a satisfação dos profissionais e usuáriosdo serviço


OBJETIVO GERAL: Rever o processo de Registro e Trâmite de Documentosavulsos na FEF e FEAGRI, com o apoio do SIARQ, paraimplantar um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos

Diversos Dificuldade de ProfissionaisControles Localização Insatisfeitos


RESULTADOS OBTIDOS

Documentos Produzidos FEF

Com Número

29%

Sem Número

71%

Documentos Produzidos FEAGRI

Com Número

83%

Sem Número

17%


� Dados reais do processo atual: desempenho noperíodo de 06/02 a 05/03/2007, mediante coleta dedados (produção documental unidade/mês)

RESULTADOS OBTIDOS

Dificuldades para o controle de documentos na FEF e FEAGRI

0

2

4

6

8

10

12

Falta d e co ntro le d otrâmite nas Unid ad es

Dificuld ad e/d emo ra nalo calização d o s

d o cumento s

Exis tência d e múlt ip lo sreg is tro s

Falta d e infra-es t rutura/o rg anização

no arq uivo d ed o cumento s

Não tem d ificuldades Falta de co municação

FEF

FEAGRI


e opiniões dos usuários (VOC)

RESULTADOS OBTIDOS

Encaminhamento Interno à Unidade - FEF

21%

12%

12%

50%

6%

Cad erno 2a. Via Em mãos Relação d e Remessa Outro s

Encaminhamento Interno à Unidade - FEAGRI

20%

15%

35%

5%

25%

Cad erno 2 a. Via Em mãos Relação de Remessa Outros


RESULTADOS OBTIDOS

Encaminhamento Interno à Unicamp - FEF/FEAGRI

15%

18%

68%

Relação de Remessa 2 a. Via Outro s

Encaminhamento Externo à Unicamp - FEF/FEAGRI

28%

8% 64%

Co rreio Em mão s Outros


� Mapeamento e redesenho do processo: a) documentosproduzidos e seu trâmite (de 13 para 15 etapas)

RESULTADOS OBTIDOS


b) documentos recebidos e seu trâmite (de 14 etapas naFEF e 22 na FEAGRI, para 18 em ambas)

RESULTADOS OBTIDOS


� Uniformização e padronização de etapas eprocedimentos: todas as etapas do processo definidas, padronizadas e descritas

� Atribuição de número de protocolo: possibilidade de localização do documento produzido, com ou semnúmero de registro, e do documento recebido

� Unificação do registro da produção e do trâmite dodocumento: eliminação de controles setoriais e isolados

RESULTADOS OBTIDOS


� Agilização dos registros: automação de cerca de 36%(15 etapas, sendo 8 do “documentos produzidos” e 7 do “documentos recebidos”)

� Desenvolvimento de Módulo do Sistema de GestãoArquivística de Documentos/SIGAD/T

� Manual do processo: compilação de todas as etapasdo processo em um instrumento único, dandoconhecimento dos novos procedimentos e facilitando a capacitação/treinamento dos usuários

RESULTADOS OBTIDOS


INDICADORES

Até 10'Dados insuficientespara coleta

Localização do documentoproduzido/recebido e informação sobre seutrâmite

M8 e M17

100%Não existe númerode protocolo

Documento produzido/recebido com registrode protocolo

M5 e M14

100%Dados insuficientespara coleta

Consulta/demanda sobre documentoproduzido/recebido, respondida

M3 e M7

100% FEF – 29%FEAGRI - 83%

Documentos produzidos registrados de forma completa e padronizadaM1

MetaDesempenho atualIndicador


FATORES DETERMINANTES PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO

� Parceria com o SIARQ

� Piloto do SIGAD

� Forte interação entre os membros da equipe

� Autonomia concedida pelos patrocinadores

� Compreensão da importância do projeto pelas Unidades

� Possibilidade de aplicar conhecimentos do PDG numa atividade prática


FATORES DETERMINANTES PARA O DESENVOLVIMENTO DO TRABALHO

� Orientação e liderança das Coaching

� Divisão de tarefas entre gerentes e alunos GEPRO

� Período de férias durante a coleta de dados

� Dificuldade para compatibilizar rotina e tarefas do projeto

� Convivência e compartilhamento de experiências


� Fortalecimento e estreitamento das parcerias

IMPORTÂNCIA DO PROJETO


� Oportunidade de revisar e compartilhar normas de gestão de documentos existentes na Unicamp

� Alinhamento com a necessidade e expectativa daUniversidade com relação à gestão dos seusdocumentos

� Instrumentalização dos gerentes commecanismos para o gerenciamento do processo

IMPORTÂNCIA DO PROJETO


� Vinculação ao Planes/Unicamp: linhas 6.2, 12.3, 12.5

� Grande potencial de replicabilidade

� Otimização de recursos humanos e materiais

1) Estabelecer parceria com a Unidade/Órgão interessada, após a avaliação do projeto piloto, a ser implantado em setembro/2007

2) Validar os processos nas Unidades parceiras

3) Preparar o ambiente computacional

4) Capacitar pessoal de TI e usuários do Sistema

5) Implantar o projeto

COMO REPLICAR


Nossos agradecimentos especiais

Às coaching Mônica e Victória,pelo apoio técnico

À Cirlene, pelo apoio emocional

À PRDU e AFPU, pela oportunidade

À Beth e Filipe (FEF) Cidinha, Clóvis e Suzely (FEAGRI) e Cidinha Forti (SIARQ), colaboradores nas unidades

Aos nossos patrocinadores, pela confiança



OBRIGADA!

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