desenvolvido por votorantim cimentos | suprimentos
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Desenvolvido por Votorantim Cimentos | Suprimentos
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Sumário
Sumário ..................................................................................................................... 2
Seja Nosso Fornecedor ............................................................................................ 9
O Processo de Homologação.............................................................................. 9
Documentação .................................................................................................. 10
Termo de Condições Gerais.............................................................................. 10
Código de Conduta ........................................................................................... 10
Política de Meio Ambiente – Regras Verdes ................................................... 10
Manual de Requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente para
Contratadas....................................................................................................... 10
Administração da Conta......................................................................................... 20
SAP Ariba Sourcing ........................................................................................... 25
Criando uma Nova Conta ................................................................................. 27
Usando uma Conta já existente .................................................................................. 29
Respondendo a uma solicitação de cotação .................................................................. 37
Pedido de Compra .................................................................................................. 44
Confirmação do Pedido .................................................................................... 48
Confirmar o Pedido inteiro .............................................................................. 49
Rejeitar o Pedido inteiro .................................................................................. 51
Aceitar / Rejeitar o Pedido parcialmente ........................................................ 52
Folha de Registro de Serviços .......................................................................... 53
Entrega e Faturamento .......................................................................................... 57
Materiais ........................................................................................................... 57
Transporte e Entrega ............................................................................................................. 58
Inserção das informações da Modalidade de Frete na Nota Fiscal ........................ 58
Inserção das informações do pedido no corpo do XML da Nota Fiscal e Envio .. 59
Faturas .............................................................................................................. 60
Recibos .............................................................................................................. 67
Serviços ............................................................................................................. 69
Envio da Nota Fiscal de Serviços ........................................................................................ 69
Resposta da Nota Fiscal .................................................................................... 72
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Pagamentos ............................................................................................................ 74
Acompanhe sua nota ........................................................................................ 74
Atendimento Financeiro .................................................................................. 75
Dúvidas Frequentes .......................................................................................... 76
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Introdução
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A Área de Suprimentos
É responsável pelo planejamento e aquisição de materiais, insumos e serviços necessários para a Votorantim
Cimentos. Além da condução do processo de compras, realiza a gestão do estoque das Unidades desde o
recebimento do material, seu armazenamento e entrega para as áreas requisitantes. Também realiza o processo
de transporte de cargas dos itens adquiridos para as plantas otimizando os fretes e seus custos.
Para o desenvolvimento de suas atividades, busca construir uma relação forte e duradoura com seus parceiros,
seguindo a nossa Política de Compras e nosso Código de Conduta.
Estrutura:
Compradores corporativos
Gestores de
Categorias
Negociação de contratos corporativos que
atendem futuras Requisições de Compras
(RCs)
Administração
de Compras
Negociação e emissão de pedidos para
compras spot de materiais e serviços que não
possuem contrato negociado
Compradores regionais
Negociação de contratos regionais e
de compras spot (pontual) de
serviços
Planejamento (MRP)
Planejamento das compras e criação das requisições de
compras (RCs) para atender as demandas das unidades
Follow up
Acompanhamento dos pedidos: do aceite
do fornecedor até a entrega do material
Paradas
Acompanhamento dos pedidos para paradas de fábrica: do
aceite do fornecedor até a entrega do material
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Nosso processo de Compras:
É iniciado com a Requisição de Compra (RC), que pode ser criada pelo Planejamento ou pelo Requisitante da
unidade Votorantim Cimentos. Confira abaixo as etapas seguintes:
Compra Direta:
Para Pedidos de Compra (PC) abaixo de R$ 4 mil para serviços e R$ 3 mil para materiais (Todas as unidades
Votorantim Cimentos) a negociação e emissão do PC são realizadas diretamente pela área requisitante, sem a
participação da área de Suprimentos.
O processo de homologação de fornecedores para este tipo de compra é simplificado, sendo realizado pelo
requisitante interno e com validade de 12 meses.
Para esta modalidade, a nota fiscal deve ser gerada pelo fornecedor antes da criação do pedido de compra pelo
solicitante, sendo o prazo de envio até o dia 26 do mês da sua emissão.
O que compramos:
• Serviços
Manutenção industrial, limpeza administrativa e fabril, serviços de vigilância e portaria, coleta de resíduos, locação
de equipamentos, transportes em geral, jardinagem, mineração, marketing, entre outros.
Cria requisição de compras
Realiza a negociação da compra e Cria o pedido
Confirma o pedido Cria folha de serviços Envia nota fiscal
material e faz a entrada física (somente para materiais)
fiscal ▪ Realiza seu
lançamento
realiza o pagamento da nota fiscal
Recebe o
material
Faz a entrada
física (somente
para materiais)
Valida a nota fiscal Realiza seu lançamento
Programa e realiza o pagamento da nota fiscal
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• Materiais
Refratários, correias transportadoras, mangas filtrantes, britadores, rolamentos, MRO em geral, EPI´s, fundidos sob
desenho, entre outros.
• Insumos
Embalagens, coque, diesel, areia, brita, aditivos, entre outros.
Como compramos:
A Votorantim Cimentos transaciona os processos de compras através do Portal SAP Ariba e seus módulos:
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Seja nosso fornecedor
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Seja Nosso Fornecedor
Para ser nosso parceiro é necessário passar pelo processo de homologação.
Desta forma, garantimos que estamos trabalhando com empresas que seguem os mesmos valores que os nossos,
que cumprem a legislação e estão em dia com as suas documentações.
O Processo de Homologação
O processo de homologação é realizado através do portal SAP Ariba SIPM e possui duas etapas:
Conhecer melhor os fornecedores, entender as suas características e a capacidade de cada um.
Permite que o nosso time saiba quais empresas têm interesse em fornecer cada tipo de insumo,
material ou serviço, aumentando o seu potencial em obter sucesso em nossos processos de cotações.
Importante: Apenas fornecedores cadastrados no Portal Ariba (SIPM) poderão ter parceria comercial com a
Votorantim Cimentos.
Confira, a seguir, as etapas para realizar o cadastro:
1) Acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register
2) Incluir as informações básicas referente ao Login
3) Após o registro, uma mensagem de confirmação de usuário será enviada ao e-mail indicado
4) Entrar no link constante no e-mail para efetuar o cadastro da empresa
Após finalizado o cadastro, o perfil de fornecedor estará disponível para consulta dos compradores das
empresas Votorantim.
Havendo interesse da área de Suprimentos em seguir com o processo de homologação, o fornecedor será
convidado para responder a Pesquisa de Sustentabilidade e será submetido a validação das informações e
documentações.
Se preferir, confira o passo a passo completo aqui.
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A qualquer momento o fornecedor poderá acessar as informações Cadastrais e anexar as documentações
atualizadas.
Importante manter, no Espaço do Fornecedor, na Plataforma de homologação os dados cadastrais sempre
atualizados.
Se preferir, confira o passo a passo completo aqui.
Documentação
Antes de se tornar parceiro da Votorantim Cimentos, é importante que você leia os documentos a seguir e esteja
de acordo com todos os itens estabelecidos.
Termo de Condições Gerais
Código de Conduta
Política de Meio Ambiente – Regras Verdes
Manual de Requisitos de Saúde, Segurança e Meio Ambiente para Contratadas
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Tutorial Portal SAP Ariba SIPM
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A seguir, você encontra o passo a passo para realizar a etapa de cadastro e complemento
de cadastro no Portal Ariba.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site da
Votorantim Cimentos. Clique aqui e confira!
Cadastro:
Acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register
Preencher as informações sobre a empresa
Na sequência, preencher os dados de usuário (todos os campos marcados com * são obrigatórios)
Importante: No campo “Nome de usuário” poderá incluir o e-mail, porém caso cadastre mais de um CNPJ, o sistema
não aceita o mesmo nome de usuário para mais de 1 cadastro. Nesse caso, poderá incluir o e-mail com algum
caracter para diferenciá-lo.
Por exemplo: no 1º cadastro: [email protected], no 2º. cadastro [email protected]
Essa diferenciação é somente para o “nome de usuário”, porém para o campo “e-mail” o sistema aceita ser o
mesmo para diversos cadastros.
Assista ao video
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Ler e avaliar se concorda com os Termos do Ariba e em seguida clicar em “Registrar”
Caso o sistema apresente a mensagem abaixo, significa que identificou que a empresa já pode ter registrado
uma conta do Ariba.
Caso desejar prosseguir com o cadastro da conta, clicar em “Prossiga com a criação da conta”.
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O sistema apresentará a seguinte mensagem. Antes de clicar nos botões abaixo, confirmar se recebeu o e-
mail.
EXEMPLO DE E-MAIL A SER RECEBIDO:
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Complemento do Cadastro
Após efetuar finalizar o cadastro inicial, você receberá um e-mail para ativar a sua conta e efetuar o cadastro do
processo de homologação.
Ao acessar o Link enviado por e-mail, caso apareça a mensagem “Link expirado”, poderá também acessar a
plataforma pelo Link: http://votorantim-t.supplier-2.ariba.com/
E acessar com o nome de usuário e Senha criados no passo anterior.
Obs: Caso tenha esquecido o nome de usuário e senha, clicar no item “esqueci o nome de usuário ou a senha”.
O sistema solicitará a validação de algumas informações e enviará um e-mail com todos os nomes de usuários
cadastrados
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Ao acessar a plataforma, clicar em “Preencha as informações do perfil solicitado”
Importante: Ler com atenção as instruções de preenchimento constantes no item “1 Introdução”
O preenchimento do questionário iniciará a partir do item “1.2 Para qual país ou região sua empresa
pretende fornecer?”
Na etapa “2.2 Intenção de fornecimento”, selecionar somente as categorias que está apto a fornecer de
acordo com a legislação vigente. Esse item será validado na análise dos documentos anexados na sessão
de documentos.
Todos os campos mencionados com * o preenchimento é obrigatório
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Acesse o Canal do Fornecedor VC e confira os demais tutoriais para: Como acompanhar o status da homologação;
Como atualizar os dados cadastrais e Como solicitar Suporte Ariba.
Administração da Conta
• Inserir o usuário e senha para acessar a sua conta no Portal Ariba:
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• Abrirá a sua página inicial. Clique em Configurações da empresa:
• Clique em usuários.
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• Ao abrir a tela de configurações da conta, clique em Criar Usuário:
• Preencha as informações do novo usuário:
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• Indique o que ele poderá acessar:
• Informe a carteira de clientes que esse usuário poderá administrar e clique em Concluído:
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• O usuário que você criou receberá um e-mail com a senha temporária para acesso:
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Tutorial Portal SAP
Ariba Sourcing
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A seguir, você encontra o passo a passo para realizar a etapa de cotação.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos. Clique aqui e confira!
Cotação: Negociação de Contratos e de Compras Spot
A Votorantim Cimentos realiza as cotações e negociações, tanto de contratos, quanto de compras spot (pontuais)
pelo Portal Ariba.
Para as negociações de contrato e grandes compras é usado o SAP Ariba Sourcing.
Para as negociações de compras spot é usado o SAP Ariba Discovery.
SAP Ariba Sourcing
Você, enquanto fornecedor da Votorantim, poderá ser convidado a participar diretamente de uma cotação, por
meio do Ariba Sourcing.
Neste caso, receberá o e-mail convite conforme imagem.
Basta seguir as instruções para participar da concorrência.
Negociação de Contratos SAP Sourcing
Assista ao video
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• Ao clicar no link disponível no e-mail, você será redirecionado para o site
• Se quiser pode navegar no guia rápido de tira dúvidas
• Se já tiver uma conta, pode utilizar a mesma para acesso
• Clique em Continuar
Criando uma Nova Conta
• Ao clicar em Continuar, você será redirecionado para o site.
• Na tela de criação de conta, você precisa checar e/ou alimentar os campos marcados:
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• Ler os termos de uso da ferramenta e clicar em Enviar
• Você será redirecionado para a tela inicial do Ariba Sourcing:
Note que o evento ao qual você foi convidado já aparece com o status de Aberto, aguardando sua
resposta:
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Usando uma Conta já existente
Algumas empresas, eventualmente, podem já ter uma conta, para uma determinada pessoa e/ou área de
atendimento.
Como a mensagem do Ariba Sourcing pode ser direcionada ao e-mail do responsável pelo atendimento comercial,
lembre-se: ao receber o convite, você pode não criar uma conta e sim utilizar uma conta já existente.
• Caso, ao receber o e-mail convite, o responsável comercial tenha criado uma conta, mas sua empresa
gostaria de unificar o acesso a uma única área ou responsável, existe esta possibilidade.
• Basta ir no seu usuário e criar a solicitação de vínculo a outra conta:
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• O responsável pela outra conta deverá acessa-la, ir no seu usuário e localizar o link: “VINCULAR CÓDIGOS
DE USUÁRIO”:
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• Em seguida, ir em solicitações recebidas de vínculo e aprovar:
Respondendo a uma solicitação de cotação
• Na sua tela inicial, localize o evento aberto e clique nele:
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• Para enviar a sua resposta, terão sempre 4 passos a efetuar, conforme “Lista de Verificação”:
Esta será a sua tela principal de resposta. Nela, no canto superior direito, constará o tempo restante para
você responder à Votorantim.
• O Passo 1 da Lista de Verificação é a tela inicial.
• Você poderá encontrar todos os dados sobre a cotação, fazer download ou impressão dos documentos e,
eventualmente, até declinar de uma cotação:
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• Para o Passo 2 da Lista de Verificação, clique em Revisar pré-requisitos:
• Você obrigatoriamente precisa aceitar os termos de uso da Ferramenta Ariba Sourcing e responder aos itens
de Pré-requisitos estabelecidos para esta concorrência.
O conteúdo de pré-requisito pode ser específico de acordo com cada processo, portanto leia com atenção
antes de responder.
• Feito isso clique em OK
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• No passo 3, você deve selecionar os itens que irá participar.
No nosso exemplo, temos apenas um item, mas, em caso de múltiplos itens, é possível selecionar somente
aqueles que irá responder.
• Selecione o item e clique em enviar lotes selecionados:
• No passo final, 4, finalize a resposta ao conteúdo solicitado, respondendo aos demais campos, valores,
anexos etc.
• Revise suas informações e clique no botão “Enviar resposta completa”
Sua resposta foi enviada. Enquanto o prazo ainda estiver aberto, você poderá revisar e alterar suas respostas.
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• Quando o tempo restante finalizar, o comprador será capaz de visualizar suas respostas.
• É possível também o envio de mensagens e questionamentos para o comprador através do botão “Compor
Mensagem”. É de suma importância que qualquer comunicação oficial seja enviada por este meio.
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Tutorial Portal Ariba
SAP Network
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Você, enquanto fornecedor homologado da Votorantim, poderá ser convidado a
participar de uma cotação de compra spot (pontuais), por meio do SAP Ariba Network.
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar esta etapa.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos.
• Caso você tenha configurado seu perfil para enviar notificações, receberá um aviso via e-mail, via SAP Ariba
Discovery:
• Para responder a cotação, você pode clicar no link que consta no e-mail ou acessar
http://discovery.ariba.com/
• Neste link você também consegue acompanhar o surgimento de novas solicitações de cotação.
Assista ao video
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• Ao acessar o link, clique em Acessar:
• Digitar seu login e senha e clicar em Acessar:
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• Na tela, aparecerão as cotações que estão em aberto, aguardando o envio de sua proposta:
• Na tela abaixo, você poderá acessar as cotações já respondidas:
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• Para responder a uma cotação, você deverá estar na tela de Convites e clicar em cima do número da cotação:
• Ao clicar na cotação, será aberta a seguinte tela. Nela você conseguirá verificar o prazo de encerramento da
cotação, comentários e anexos enviados pelo comprador:
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• Logo abaixo estarão os itens a serem cotados
• Para responder a cotação você deve clicar em Cotar tudo:
• Você deve responder as informações que constam na solicitação de cotação, inclusive os impostos.
Alguns campos já aparecerão preenchidos, porém você tem a opção de alterar.
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Caso queira declinar da cotação de algum item, você deverá deixa-lo com o preço 0,00:
• Você também anexar arquivos com o detalhamento de sua proposta.
Para isso, clicar em Escolher Arquivo, selecionar o documento do seu computador e clicar em Carregar
anexos:
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• Caso o item cotado possua ICMS: a base deverá ser informada no campo Imposto de base e a alíquota no
campo Imposto.
• Para IPI, informar somente a alíquota.
• Caso possua demais impostos, eles também devem ser informados.
• Após preencher todas as informações e conferir a sua cotação, clicar em Enviar, ao final da página.
• O sistema avisará que sua proposta foi enviada.
Caso queira, até o prazo de vencimento da sua cotação, você poderá revisar sua resposta, através do botão
Revisar cotação:
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Recebimento do Pedido, Confirmação e Folha de Serviços
Os pedidos de compra, confirmação e folha de serviços são tratados dentro do SAP Ariba Network.
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar estas demandas.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos.
• Você deverá acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:
• Na tela inicial aparecerão os documentos recentes:
Assista ao video
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Pedido de Compra
• Ao clicar em Caixa de Entrada você poderá visualizar os pedidos publicados
• Ao identificar um novo pedido, você deverá conferir e responde-lo, aceitando ou rejeitando, caso
encontre alguma divergência.
• Para acessa-lo, você deverá clicar no número em azul:
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• Dentro do pedido constarão todas as informações inseridas na cotação e mais os dados para
faturamento:
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• Para exibir os impostos de cada item, clicar em Mostrar detalhes do item ou Detalhes:
Para pedidos de Serviços, no campo Preço, estão inclusos PIS, COFINS, ISS, IRRF, INSS e CSLL, caso incidam,
de acordo com a legislação vigente.
Para pedidos de Materiais, no campo "Preço" deste pedido de compra, estão inclusos PIS e COFINS. Os
impostos ICMS, IPI e ST, caso sejam aplicáveis, constam no campo "Imposto"
• No detalhe, também é possível visualizar a descrição longa do item e demais informações. Confirmar as
informações
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Confirmação do Pedido
Após a conferência do pedido, você deverá responder, aceitando o rejeitando o fornecimento.
Para responder o pedido, você deverá clicar em Criar confirmação do pedido.
• Aparecerão 3 opções:
1. Confirmar pedido inteiro: usar essa opção para aceitar o pedido em sua totalidade
2. Atualizar itens de linha: usar essa opção para aceitar / rejeitar o pedido parcialmente
3. Rejeitar todo o pedido: usar essa opção para rejeitar o pedido em sua totalidade
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Confirmar o Pedido inteiro
• Clicar em Confirmar pedido inteiro
• Preencher o número de confirmação com um número para seu controle:
• Caso você não consiga atender a data de entrega solicitada, deverá preencher o campo Data est. de conclusão
ou Data de entrega com a nova data prevista.
• Caso consiga atender a data solicitada no pedido, não será necessário preencher este campo:
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• Clicar em Avançar
• Clicar em Enviar:
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O sistema passará a mostrar a confirmação dentro do pedido:
Rejeitar o Pedido inteiro
• Você deverá clicar em Rejeitar todo o pedido
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• Na sequência, o sistema pedirá o motivo da rejeição. Você poderá enviar um comentário, caso queira.
• Em seguida, clicar em Rejeitar pedido:
Aceitar / Rejeitar o Pedido parcialmente
• Clicar em Atualizar itens de linha:
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• Nesta opção, você poderá responder item a item, confirmando ou rejeitando:
Folha de Registro de Serviços
Após a prestação do serviço, deverá ser criada a Folha de Registro de Serviços no Portal Ariba.
A folha de medição deve ser apresentada em até 48 horas após a conclusão do serviço ou, para serviços contínuos,
até o dia 21 do mês.
A seguir, você encontra o passo a passo para realizar esta etapa.
Se preferir, as informações também estão em formato de video, disponível no site
da Votorantim Cimentos.
Assista ao video
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• Para criar a folha de serviços, clicar em Criar folha de registro de serviços:
• Selecionar o serviço para o qual será criada a folha
• Clicar em Avançar:
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• Preencher o número da folha com um número para seu controle
• Inserir a data de início e fim da prestação do serviço
• Descrever o serviço prestado e ajustar a quantidade, caso necessário.
• Se desejar, é possível adicionar anexos:
• Caso tenha algum serviço que não deverá ser medido, desmarcar o campo Incluir. A linha ficará cinza:
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• Após conferir as informações, clicar em Avançar:
• Revisar as informações e clicar em Enviar
O sistema informará que a folha foi enviada:
A folha de serviço será enviada para aprovação da Votorantim Cimentos.
Você deve acompanhar a resposta para saber se ela foi aprovada ou rejeitada.
• Você poderá acompanhar o status das folhas em Caixa de Saída / Folhas de registro de serviços:
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O status poderá ser:
Enviado: a folha foi enviada para a Votorantim e está pendente de resposta do aprovador
Rejeitado: a folha foi rejeitada por questões técnicas ou pelo aprovador.
Neste caso, você poderá ver o motivo da rejeição dentro da folha. Após tratar o motivo, poderá criar nova folha.
Aprovada: a folha foi aprovada e você poderá seguir com o faturamento de acordo com as orientações enviadas:
Entrega e Faturamento
Materiais
Para que tenhamos um processo ágil e assertivo é necessário que nossos parceiros sigam algumas etapas no
momento do transporte, emissão das notas fiscais e envio do arquivo XML para Votorantim Cimentos.
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Transporte e Entrega
As entregas deverão ser feitas conforme a data de remessa que consta no pedido:
Caso o motorista em exercício nunca tenha realizado seu cadastro na VC ou já tenha
expirado (validade: 6 meses), a Votorantim recomenda que chegue na unidade até às
13h de modo a efetuar o trâmite de cadastro e descarga no mesmo dia.
No caso de antecipação, esta não poderá exceder 15 dias do acordado, sob pena de devolução e
reversão do frete ao fornecedor.
Inserção das informações da Modalidade de Frete na Nota Fiscal
Um dos itens que, em alguns casos, é dado pouca importância e que normalmente traz impacto no processamento
e lançamento automatizado da nota fiscal é o campo denominado “Modalidade do frete”. De acordo com o
Incoterm de transporte (CIF, FOB ou FCA) negociado com a Votorantim Cimentos, o fornecedor deve ficar atento
ao código a considerar no momento da emissão da nota fiscal:
Incoterm Pedido Modalidade do Frete
CIF 0 – Frete por conta do Remetente
FOB 1 – Frete por conta do Destinatário
FCA
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Para a modalidade FCA | campo “transportador”:
O campo “frete por conta” deve ser preenchido com a opção 1 – Frete por conta do Destinatário,
com os dados da Transportadora contratada pela Votorantim – a Trans Elias Log - responsável
pelo frete final até as fábricas.
Os dados da transportadora contratada pelo fornecedor para transportar o material até a Trans
Elias Log, devem ser informados no campo de observação da NF.
Ex: O Transporte até o Guarulhos/SP será realizado pelo Transportador XXX.
Inserção das informações do pedido no corpo do XML da Nota Fiscal e Envio
O número do pedido enviado pela Votorantim Cimentos, bem como o número do item de cada material e o código
do material da Votorantim Cimentos devem constar no arquivo XML, para que nosso sistema possa identificar e
ler automaticamente o documento.
Caso alguma informação esteja inconsistente ou faltando, o documento não será processado automaticamente, o
que pode acarretar em atraso do pagamento.
Os pedidos de compra são publicados no Portal SAP Ariba Network, conforme exemplo abaixo.
Caso não tenha recebido o pedido, por gentileza, contate o comprador responsável pela negociação.
Portal Ariba |Exemplo pedido de compra publicado
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Orientações para geração do arquivo XML da Nota Fiscal
O número do pedido deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <xPed> dentro da tag <prod> de cada material:
O número do item também deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <nItemPed>, também dentro da tag
<prod> de cada material:
O código do material da Votorantim Cimentos deverá ser inserido no arquivo XML com a tag <codMaterialCliente>,
dentro da tag <infAdProd>, que por sua vez, fica dentro da tag <det> de cada material:
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Quadro resumo:
O arquivo XML da Nota Fiscal Eletrônica deverá ser enviado, no ato do faturamento, para o e-mail
[email protected], obedecendo as seguintes regras:
• O arquivo deve estar validado pelo SEFAZ, contendo, obrigatoriamente, o protocolo de validação
• O arquivo deve estar na versão 4.0 e na extensão .XML
• Não é permitido o envio do arquivo dentro de pastas ou anexado a outro e-mail
• Não é permitido o envio de arquivos compactados. Ex.: ZIP, RAR, 7zip
• É permitido enviar mais de um arquivo por e-mail, atentando para a regras #c# e #d#.
Após enviar o XML, você poderá conferir a integração dentro do Portal SAP Ariba Network, na opção Caixa de Saída
/ Faturas, bem como se houve algum divergência com sua fatura e nosso pedido de compra.
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Resposta da Nota Fiscal de Material
Todos os XMLs enviados para o email do Ariba irão estar listados na aba Faturas. É possível acessá-la pela guia Caixa
De Saída.
Ao listar as faturas, o status geral de cada uma delas aparecerá na última coluna Status da fatura.
Há três status que poderão aparecer:
• Enviado: Sua nota foi recebida pelo email do Ariba e está em processamento.
• Aprovado: Sua nota foi verificada, não possui nenhuma divergência e aguardará o material chegar na
unidade para seguir com o processamento.
• Rejeitado: Sua nota foi verificada e possui divergências com nossa política e/ou com o pedido de compras,
porém será corrigida e processada normalmente. No entanto recomendamos avaliar as divergências listas
e não as deixar ocorrer nas próximas notas, pois as divergências podem acarretar atrasos de pagamento.
A alteração de status Enviado para Aprovado ou Rejeitado depende da quantidade de itens na nota fiscal, para
uma nota com até 10 itens a resposta chegará em menos de 5 min.
Para visualizar os detalhes das divergências basta clicar na fatura.
Na tela inicial da fatura haverá um popup azul com informações sobre o processamento e as divergências
encontradas. A mensagem com as divergências será a última mensagem. Caso a mensagem seja grande ficará difícil
a visualização nesta tela, para uma melhor visualização acessar a aba Histórico.
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Ao acessar a aba Histórico, todas as mensagens recebidas pelo Ariba estarão listadas. A primeira mensagem: “A
fatura foi recebida com êxito.” é referente ao envio do xml para o email do Ariba, isto é, o xml foi recebido. A última
mensagem após o status “Recebimento confirmado” é referente às divergências encontradas na sua nota fiscal,
começando com o texto “Prezado fornecedor, sua nota possui inconsistências com nosso pedido, porém será
corrigida por nós ...”. Todas as divergências serão precedidas do item da nota fiscal que a corresponde “item NF
0001”.
Caso sua nota fiscal tenha sido solicitada por um processo de compra direta (sem pedido de compra),
seguindo as rígidas políticas em que esse processo é válido, não considerar as mensagens de divergência.
Caso sua nota fiscal seja de uma natureza de operação (CFOP) que não seja uma operação de vendas, por
exemplo notas de remessa, favor desconsiderar as mensagens de divergência.
Mensagens de Divergência
Na tabela abaixo há uma lista com os 6 tipos de mensagem que você poderá receber.
Descrição da Mensagem
Pedido-Item não informado no campo correto <xPed> do XML-Item da NF
Pedido-Item informado no XML-Item da NF não existe, cancelado ou não aprovado
Saldo em aberto no pedido de compras menor que qtde informada na NF
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NCM do produto no pedido de compras é diferente do NCM informado na NF
CNPJ do emissor da NF é diferente do CNPJ do pedido de compras
CNPJ da unidade destino (Centro) do pedido é diferente do CNPJ informado na NF
Pedido-Item não informado no campo correto <xPed> do XML-Item da NF
Caso não seja informado nenhum pedido na tag <xPed> do XML da nota fiscal gerará esta mensagem. Como visto
anteriormente, para corrigir este erro basta configurar o sistema de emissão de nota fiscal para colocar o pedido
de compras da Votorantim Cimentos neste campo, como visto na imagem abaixo.
Pedido-Item informado no XML-Item da NF não existe, cancelado ou não aprovado
Neste caso foi informado um valor no campo <xPed>, porém o valor informado não se trata de um pedido válido.
Antes de emitir a nota fiscal, confirme se o pedido consta no Ariba e se não está cancelado. Confira também se o
número do pedido foi preenchido corretamente no tag <xPed> e se o item do pedido também foi informado no tag
<nItemPed>. O pedido de compra sempre terá 10 dígitos.
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Saldo em aberto no pedido de compras menor que qtde informada na NF
Sempre verifique o saldo correspondente do pedido de compras antes do faturamento, em caso de faturamentos
a maior do que o saldo disponível, incorrerá nesta mensagem e uma devolução do material excedente. Caso alguém
lhe tenha solicitado itens a mais, sempre solicite que seja feito o correto ajuste no pedido de compras, pois além
de ser devolvido o material excedente, sua nota poderá ter atrasos em tratativas internas acarretando atraso de
pagamento dela.
NCM do produto no pedido de compras é diferente do NCM informado na NF
Ao efetuar uma cotação para um pedido ou participar de um sourcing para firmar um contrato, sempre é necessário
informar o NCM que será utilizado no faturamento. A divergência entre o NCM informado na cotação ou sourcing
acarretará nesta mensagem. O NCM é diretamente relacionado à alíquota de IPI, portanto NCMs diferentes podem
incorrer em alíquotas diferentes e o valor total da nota não irá corresponder ao valor orçado. Além de impactar o
orçamento das áreas relacionadas, também pode levar a um atraso no pagamento desta nota.
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CNPJ do emissor da NF é diferente do CNPJ do pedido de compras
Ao efetuar uma cotação para um pedido ou participar de um sourcing para firmar um contrato, também é
necessário informar o ou os possíveis CNPJs do fornecedor que irão efetuar o faturamento da nota. Todos os CNPJs
precisam estar devidamente cadastrados e homologados em nossa base de fornecedores. Caso seja emitida a nota
fiscal a partir de um CNPJ não cadastrado, o fornecedor deverá realizar todo o processo de homologação para este
CNPJ, porém como não é um processo simples, pode acarretar atraso de pagamento da nota fiscal.
CNPJ da unidade destino (Centro) do pedido é diferente do CNPJ informado na NF
Antes de emitir a nota fiscal, sempre conferir se o CNPJ da unidade Votorantim é o mesmo do pedido de compras,
caso seja divergência esta mensagem irá aparecer. Neste caso, a nota fiscal precisará ser cancelada e uma nova
nota fiscal com o CNPJ correto precisará ser emitida.
Na cotação o endereço da unidade Votorantim e o CNPJ aparecem no campo Entregar a.
No pedido de compra, no topo irá aparecer apenas a descrição da unidade e logo a abaixo há o CNPJ
correspondente. A Votorantim tem vários unidades próximas que podem ter o mesmo endereço, porém CNPJ
distintos, por esse motivo é sempre importante confirmar o CNPJ do pedido de compra.
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Recibos
Quando o material chegar na unidade e for recebido pelo Almoxarifado enviaremos um aviso para o Portal Ariba.
Você conseguirá ver essa informação através da opção Caixa de Entrada / Recibos:
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• Ao clicar no número do recibo (em azul) você visualizará os detalhes e conseguirá ver qual o número da nota
fiscal que foi recebida:
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Serviços
Para que tenhamos um processo ágil e assertivo é necessário que nossos parceiros sigam algumas etapas no
momento da emissão das notas fiscais de serviço e envio do arquivo pdf para Votorantim Cimentos.
Envio da Nota Fiscal de Serviços
Para fornecedores que ainda não são aderidos ao Ariba, as notas fiscais de serviços devem ser encaminhadas para
Para aqueles aderidos ao Ariba, a Nota Fiscal de Serviços deve ser enviada para a Votorantim Cimentos através de
uma folha de serviços aprovada no Portal.
Confira o passo a passo:
• Acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:
• O sistema abrirá a tela inicial.
• Acessar a aba Caixa de Saída / Folhas de registro de serviços e localizar a folha que deseja utilizar.
• Ao encontrar a folha, clicar em cima do nome dela em azul:
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• Na tela seguinte, conferir os dados da folha e
• Clicar em Criar Fatura:
• Preencher o número da nota, a data de emissão e marcar todas as linhas:
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• Inserir o pdf da nota clicando em Adicionar a cabeçalho / Anexo:
• Clicar em Escolher arquivo e buscar o arquivo em seu computador:
• Clicar em Adicionar anexo e
• Marcar o arquivo:
• Conferir os dados e clicar em Avançar:
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• Conferir os dados e clicar em Enviar:
Você receberá o aviso de que a nota foi enviada
No caso de DANFE, adicionalmente, é necessário enviar o XML para o e-mail: invoicereceiver-
Resposta da Nota Fiscal de Serviços
Após o envio da nota fiscal, é possível verificar o status da nota em Caixa de Saída / Faturas:
Após o documento ser recebido pela Votorantim Cimentos, será analisado e você receberá a resposta de Aprovado
ou Rejeitado.
Aprovado: significa que sua nota foi aprovada e lançada.
Inicialmente você receberá a informação de que sua nota foi lançada e, posteriormente, receberá a informação de
que o pagamento foi efetivado:
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• Clicar no número da nota, aba Histórico para ver os detalhes
Rejeitado: significa que sua nota possui alguma divergência e não será lançada para pagamento.
• Clicar no número da nota, aba Histórico para ver os detalhes e problemas que foram identificados:
• Neste caso, você deverá cancelar a nota e / ou corrigir o problema. Se necessário, com o apoio do
requisitante do serviço.
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Pagamento
Acompanhe sua nota
O Portal Ariba permite que você visualize a programação de pagamento das suas notas fiscais. Para visualizar essa
informação você deve:
• Acessar o site supplier.ariba.com e inserir seu usuário e senha:
• Na tela inicial, acessar a aba Caixa de Entrada / Pagamentos Programados:
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Você poderá visualizar quais são os pagamentos programados e as notas já pagas:
Ao clicar em cima do código, em azul, você visualizará os detalhes da programação, inclusive se seu
pagamento possui impostos retidos:
Atendimento Financeiro
Caso possua algum questionamento ou necessidade de esclarecimento sobre seus pagamentos, entre em contato
pelo e-mail [email protected] ou telefone (41) 3388-5002.
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Dúvidas Frequentes
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Dúvidas Frequentes
1. Como faço para ser um fornecedor da Votorantim Cimentos?
Todos os fornecedores que possuem interesse em trabalhar conosco necessitam primeiro realizar o cadastro no
Portal de Fornecedores da Votorantim Cimentos, na plataforma SAP Ariba SIPM. As informações das empresas são
armazenadas em um banco de dados e disponíveis para consulta interna.
Após finalizado o cadastro, o perfil de fornecedor estará disponível para consulta dos compradores das empresas
Votorantim.
Havendo interesse da área de Suprimentos em seguir com o processo de homologação, o fornecedor será
convidado para responder a Pesquisa de Sustentabilidade e será submetido a validação das informações e
documentações.
Importante: esse cadastro prévio não expressa uma relação comercial e não representa vínculo entre as partes,
assim como não inclui qualquer obrigação da Votorantim Cimentos em contratar fornecedores que forem
aprovados.
2. Como faço para realizar o cadastro da minha empresa?
Você deve acessar o site http://votorantim.supplier.ariba.com/register e seguir as orientações do tópico “Seja
Nosso Fornecedor”.
3. Realizei o cadastro, já posso fornecer para a Votorantim Cimentos?
Não. O cadastro é uma triagem para verificarmos se sua empresa está apta a trabalhar conosco e se seu tipo de
prestação de serviço ou fornecimento está em linha com a nossa necessidade.
Caso aprovado o cadastro e identificada a necessidade de contratação, será enviado um convite pelo Comprador
para responder a Pesquisa de Sustentabilidade e será submetido a validação das informações e documentações.
4. Não fui aprovado no processo de cadastro e homologação de fornecedores da Votorantim Cimentos. O que devo fazer?
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A qualquer momento os fornecedores não aprovados, podem identificar no próprio Portal de Fornecedores o
motivo da não aprovação e providenciar a documentação ou informação faltante para uma nova reavaliação.
5. Fui convidado pela Ariba para me cadastrar. O que isso significa?
Significa que sua empresa foi convidada por um comprador de Suprimentos da Votorantim Cimentos a participar
de um processo de concorrência. Para participar, é necessário garantir a aderência de sua empresa ao Portal Ariba,
pois todos os procedimentos de compras realizados por Suprimentos serão transitados por essa plataforma.
6. Recentemente a Votorantim Cimentos mudou sua plataforma de transação comercial do Portal Quadrem para o Ariba. Por quê?
Mudamos de plataforma para oferecer aos nossos parceiros uma rede global mais ampla, com funcionalidades
avançadas. O novo Portal Ariba está conectado a mais de 2 milhões de empresas mundo afora, auxiliando-as nos
seus processos de compra e venda de mercadorias e serviços. Como principais benefícios temos a utilização de uma
plataforma única de comunicação para receber os convites de cotações em concorrências comerciais, criação e
acompanhamento da aprovação da medição por serviços executados, visibilidade total do processo de pagamento,
feedback em tempo real sobre a qualidade das Notas Fiscais de material sendo sinalizado se há qualquer equívoco
no preenchimento que possa causar atraso no processo de pagamento, entre outros.
7. O que o fornecedor precisa para acessar o Portal Ariba?
Basta ter acesso à Internet para acessa-lo em tempo real e em um ambiente seguro.
8. Quais são os benefícios da adesão para o fornecedor?
A ferramenta permite que você, fornecedor: monitore todos os convites de cotações; gerencie e atualize a
Votorantim Cimentos quanto à previsão de entrega; solicite frete; apresente a sua medição por serviços
executados; e envie suas notas fiscais. Além disso, o Portal Ariba passará a fornecer feedback, em tempo real, sobre
a qualidade das notas fiscais emitidas pelos fornecedores, informando se há qualquer equívoco no seu
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preenchimento que possa causar atraso no pagamento. Você terá visibilidade total do processo, incluindo não
apenas a data de compensação, mas também as retenções de impostos feitas.
9. É possível ser fornecedor da Votorantim Cimentos sem aderir ao portal Ariba?
Não. Todas as compras feitas corporativamente pelo departamento de Suprimentos da Votorantim Cimentos são
feitas pelo Portal Ariba.
10. Me cadastrei no Portal Ariba, já posso fornecer para a Votorantim Cimentos?
Além do Portal Ariba, você precisa certificar que sua empresa já está aprovada no processo de cadastro e
homologação de fornecedores da Votorantim Cimentos. Garantindo esses dois cadastros sua empresa estará apta
a participar dos procedimentos de compras da Votorantim Cimentos e ser contratado, caso seja o vencedor do
processo.
Importante: esses cadastros não expressam uma relação comercial e não representam vínculo entre as partes,
tampouco incluem qualquer obrigação da Votorantim Cimentos vir a contratar fornecedores que forem aprovados.
11. Há algum custo para utilizar o Portal Ariba?
Não há custos para a adesão ao Portal bem como para participação em cotações. As taxas só serão cobradas pela
Ariba quando as compras forem efetivadas, ou seja, quando o fornecedor for efetivamente premiado com uma
venda. Além disso, só há cobrança pela Ariba quando o fornecedor atingir R$100 mil em pedidos em 12 meses e 5
documentos (pedidos de compra e folhas de serviço).
Para os fornecedores que utilizavam o Portal Quadrem e migraram para o Ariba, as taxas permanecem as mesmas.
12. Quais são as taxas envolvidas?
As taxas estão divididas em:
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Taxa de Transação
A Partir do 5° Documento (5 pedidos de compra) e R$ 100.000,00 anual
Ordem de Material 0,45% do valor, com limite de R$ 800,00 por
pedido (+ impostos)
Ordem de Serviço 0,45% do valor, com limite de R$ 20,00 por
medição de serviço aceita (+ impostos)
Taxa de Subscrição
A Partir do 5° Documento (5 pedidos de compra) e R$ 100.000,00 anual | Faturamento
Trimestral
Calculada com base no Volume total de transações PO (Pedidos de compra)/CO (alterações
de pedidos de compra).
• Trigger para início da cobrança das taxas a partir do 5o. Documento e spend total > 100k nos últimos 12 meses;
• Fornecedores que não atingirem ao trigger são isentos das taxas.
Confira exemplos a seguir:
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ISENTO DE TAXA
ISENTO DE TAXA
COBRANÇA DE TAXA
13. Quais são os benefícios incluídos?
Há inúmeras vantagens em aderir ao Portal Ariba, dentre elas:
• Participar de cotações com a Votorantim e outros diversos clientes;
• Receber e conferir pedidos de compra;
• Criar folhas de serviço e acompanhar a aprovação;
• Enviar a nota fiscal de serviço e acompanhar o processo do lançamento até o seu pagamento;
• Acompanhar o status e pagamento das notas fiscais de materiais.
As nossas compras são realizadas, preferencialmente, pelo Portal Ariba. Então, faça já sua adesão e garanta a sua
participação nas cotações!
14. Já sou cadastrado no Portal Ariba e estou com problemas ou dúvidas para acessar e enviar informações. Com quem posso falar?
Utilize os canais de contato do Ariba:
1. “Ligue para mim”:
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• Acessar o site supplier.ariba.com e clicar em Central de ajuda
• E, na sequência, clicar em Suporte
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• Digitar o assunto que gostaria de pesquisar e clicar em Início
• Responda os questionamentos que surgirem
2. Solicite ajuda por e-mail ou por telefone:
• Acessar o site supplier.ariba.com e clicar em Central de ajuda
• Clicar em Suporte
• Ao final da página, clicar em uma das opções: Obter ajuda por e-mail ou Obtenha ajuda por telefone
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• Preencha as informações solicitadas e clique em Enviar
• O Ariba entrará em contato com você no e-mail ou telefone indicado.
15. Já sou fornecedor da Votorantim Cimentos e quero saber quando serei pago. Como faço para verificar a previsão de pagamento?
Dentro do Portal Ariba há a funcionalidade de consulta de pagamentos programados. Confira no item “Acompanhe
sua Nota”.
Caso a nota não conste no Ariba, você deverá entrar em contato com o Atendimento Financeiro da Votorantim
Cimentos pelo e-mail [email protected].
16. Prestei serviço para a Votorantim Cimentos. Como faço para enviar a Nota fiscal para o pagamento?
A Nota Fiscal de prestação de serviço poderá ser emitida somente após a aprovação da folha de serviços que deve
ser criada via Portal Ariba. Confira as orientações no tópico “Envio da Nota Fiscal de Serviços”.
Importante:
• Notas com Folhas de Serviço não aprovadas pela empresa contratada no Portal Ariba serão recusadas;
Informar DDI + DDD + telefone
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• A data de emissão da nota fiscal deve ser posterior à data da aprovação da folha. Do contrário, a nota será
recusada;
• A nota deve ser emitida e enviada a Votorantim Cimentos para lançamento até dia 26 de cada mês. Notas
posteriores serão recusadas;
• A nota física deverá ser entregue ao responsável da planta;
• Notas com valores, quantidades ou impostos diferentes da folha serão recusadas.
17. Como faço para enviar o arquivo XML de NF ou CTE?
Enviar o arquivo para o e-mail [email protected]
18. Qual o canal de atendimento quando necessito alteração de dados cadastrais e/ou bancários?
Caso sua empresa já tenha cadastro com a Votorantim Cimentos e precise alterar seus dados bancários, a
atualização pode ser feita diretamente na Plataforma Ariba SIPM.
Caso não tenha cadastro no SIPM solicitar para o comprador de contato recorrente.
Documento válido como comprovante bancário: cópia do cheque, cartão ou do extrato online. No documento é
necessário que apareça o CNPJ, banco, conta corrente e agência.
19. O processo de recebimento de materiais pelos Almoxarifados das plantas passou a ser automatizado via TOTEM. O que mudou?
A partir de 16/10/17 passou a ser obrigatório o cadastro do motorista e do veículo em todas as unidades
Votorantim. No novo processo, o motorista deverá bipar as NF’s e CTE’s no TOTEM.
Todo caminhão deverá obrigatoriamente se dirigir até a Casa do Motorista para realização do cadastro do veículo
e motorista antes de entrar nas dependências da Votorantim Cimentos. Somente com esse cadastro será liberada
sua entrada na planta para pesagem e descarga. Além disso, é a obrigatória a utilização de EPIs fornecidos pela
transportadora (capacete com jugular, óculos de proteção, colete inteiro refletivo, luvas de vaqueta, calça comprida
e camisa meia manga e sapato de segurança com biqueira).
20. Quais são os documentos necessários para realizar o cadastro do veículo e motorista no caso de descarga de materiais nas plantas da VC?
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Confira as obrigatoriedades no item “Transporte e Entrega”.