decreto estadual nº 54.276/2009 -...
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Normas e Procedimentos de Protocolo
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ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
TREINAMENTO PARA APLICAÇÃO DO
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO
Decreto nº 60.334/2014
Secretaria Estadual do Meio Ambiente
30/06/2015
Arquivo Públicodo Estado
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
ATRIBUIÇÕES Formular e implementar a política de gestão e preservação
documental; Formular e implementar a política de acesso a documentos e
informações; Coordenar o Comitê Gestor do SPdoc; Coordenar os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC.
DECRETO ESTADUAL Nº 54.276/2009
Arquivo Público do Estado
Departamento de Preservação e
Difusão do Acervo
Departamento de Gestão do
SAESP
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO ESTADUAL Nº 54.276/2009
Normas e Procedimentos de Protocolo
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Fundações
Organizações Sociais
Entidades Entidades privadas
encarregadas de serviços
públicos
Sociedades de Economia
Mista
Empresas Públicas
Autarquias
Secretarias
Procuradoria Geral do Estado
Ministério Público
Municípios
Arquivo Público do
Estado
SAESPConjunto de Arquivos e Protocolosfuncionando de forma integrada, de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns
SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO - SAESP
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULODecreto Estadual nº 22.789/1984
Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP
CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL (1988)
Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito
Federal e dos Municípios:
III - proteger os documentos, (…);
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro (…):
IV – (…) os documentos (…)
MARCOS LEGAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL BRASILEIRA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
LEI FEDERAL Nº 8.159/1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e aproteção especial a documentos de arquivos, como instrumento deapoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico ecomo elementos de prova e informação.(…)
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.
MARCOS LEGAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL BRASILEIRA
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DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SAESP - DGSAESP
Departamento de Gestão do
SAESP
Centro de Gestão
Documental
Centro de Assistência aos
Municípios
Centro de Arquivo
Administrativo
Centro de Coordenação
dos Protocolos Estaduais
APEARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Decreto estadual nº 54.276/2009
CENTRO DE COORDENAÇÃO DOS PROTOCOLOS ESTADUAIS - CCPE
ATRIBUIÇÕES
Elaborar normas e procedimentos padronizados para os protocolos
estaduais;
Coordenar as atividades de desenvolvimento e implementação do
SPdoc ;
Orientar e promover a capacitação de servidores que atuam nas
Unidades de Protocolo e dos usuários do SPdoc.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Os atos da Administração Pública, no exercício de suas funções eatividades, são registrados nos documentos públicos.
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POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
Para que o documento público possaservir de prova da realização de um atoadministrativo, ele precisa assumir umaforma que permita aferir o momentopreciso de sua realização, o agentecompetente que o realizou, a sua finalidadee motivação, bem como permitir a suapublicidade e fiscalização.
Constituição Federal/1988, artigo 37Lei Federal 9.784/1999
Lei Estadual 10.177/1998
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POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
LEI ESTADUAL 10.177/1998 (art. 12 e 13) e LEI FEDERAL 9.784/1999 (art. 22)
Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública
Os atos administrativos deverão:
ser produzidos por escrito, em vernáculo;
ter suas páginas numeradas sequencialmente e rubricadas
ser numerados em séries próprias, com renovação anual;
ser identificandos pela sua denominação, seguida da sigla do
órgão ou entidade que os tenha expedido;
conter a data e o local de sua edição,
conter identificação nominal, funcional e a assinatura da
autoridade responsável.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
1993
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ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Oficializado pelo Decreto nº
60.334/2014
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DAGESTÃO DOCUMENTAL
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE
REQUISITOS PARA A UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO
DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
Relação de todos os documentosproduzidos pelo órgão/entidade noexercício de suas atividades (meio ou fim),classificados de acordo com o seucontexto de produção
Instrumento resultante da avaliaçãodocumental que define prazos de guarda edestinação (eliminação ou guardapermanente) para cada um dosdocumentos identificados no Plano deClassificação
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
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Pagamento de conta de água
USEProcesso de
pagamento de contas de utilidade públicaPagamento de
conta de luz
Compra decaixas arquivo USE
Processo de aquisição de material de
consumoCompra de canetas
Instrumento complementar que favorece arecuperação da informação indicando osdiversos nomes possíveis que um documentorecebe na Administração e a forma padronizadaque deve ser utilizada conforme os Planos deClassificação, devidamente oficializados
ÍNDICE REMISSIVO
PLANO DE CLASSIFICAÇÃOFunção 05 Gestão Orçamentárias e Financeira
Subfunção 05. 02 Execução orçamentárias e financeira
Atividades 05.02.08 Pagamento de Despesas Específicas
Documentos 005.02.08.009 Processo de pagamento de FGTS
Função 03 Gestão de Recursos Humanos
Subfunção 03 03 Expediente de pessoal
Atividades 03.03.06 Avaliação de desempenho e incentivo funcional
Documentos 003.03.06.006 Formulário de avaliação de desempenho
Função 02 Comunicação Institucional
Subfunção 02. 03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais
Atividades 02.03.01 Organização de eventos ou cerimônias oficiais
Documentos 002.03.01.007 Dossiê de evento
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTOS
PRAZO DE GUARDA(em anos)
DESTINAÇÃOUNIDADE
PRODUTORA
UNIDADE COM
ATRIBUIÇÕES DE ARQUIVO
005.02.08.009Processo de pagamento
de FGTS
Aprovação das contas 30 Guarda
permanente
003.03.06.006Formulário de avaliação
de desempenhoVigência 1 Eliminação
002.03.01.007Dossiê de evento 1 5 Guarda
permanente
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Atividade que o órgão/entidade exercepara auxiliar e viabilizar o desempenho desuas atribuições específicas.
Os documentos gerados nessas atividadessão comuns a todos os órgãos e entidades.
ATIVIDADE - MEIO
ATIVIDADE DOCUMENTO
Aquisição de bens materiais e patrimoniais
004.01.04.002Processo de aquisição de material
de consumo
Controle de compromissos oficiais 001.03.01.002Ata de reunião
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Disponível no site do Arquivo Públicodo Estado:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/publicacoes/tecnica
Oficializado pelo Decreto nº
48.898/2004
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Atividade que o órgão/entidade exerce nodesempenho de suas atribuiçõesespecíficas.
Os documentos gerados nessas atividadessão específicos de cada órgão ou entidade.
ATIVIDADE - FIM
ÓRGÃO / ENTIDADE ATIVIDADE DOCUMENTO
Secretaria do Meio Ambiente
Regularização de atividades degradadoras do Meio
Ambiente
011.05.02.02Processo de
regularização ambiental
Secretaria do Meio Ambiente
Planejamento, controle e acompanhamento da situação
ambiental
011.01.05.001Inventário florestal
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BENEFÍCIOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
Transparência nas ações administrativas;
Agilidade no processo decisório;
Economia, eficiência e eficácia na administração pública;
Garantia do cumprimento de todas as fases do documento
e da preservação do patrimônio documental considerado de
guarda permanente.
Manual
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POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS
3ª Idade – FASE PERMANENTE
Documento perde o valor primário ou administrativo, mas apresenta valorsecundário ou histórico.
2ª Idade – FASE INTERMEDIÁRIA
Documento cumpre prazos de prescrição e de precaução. São raramenteconsultados e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.
1ª Idade – FASE CORRENTE
Documento tem valor primário ou administrativo. É frequentementeconsultado.
PROTOCOLO
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POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
Disponível no site do Arquivo Públicodo Estado:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/publicacoes/tecnica
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DOCUMENTO DE ARQUIVO
São todos os registros de informação, em qualquer suporte,inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ouacumulados por órgãos e entidades da Administração PúblicaEstadual, no exercício de suas funções e atividades.
Decreto estadual nº 48.897/2004, art. 3º e Decreto estadual nº 58.052/2012, art. 3º
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Documento que acumula documentossimples de natureza diversa para umafinalidade específica.
Processo Expediente Prontuário Dossiê
SIMPLES OU AVULSO
COMPOSTO
Documentos formados por um único item.Ex.: ofício, memorando, relatório, relaçãode remessa etc.
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DOCUMENTO DE ARQUIVO
PRONTUÁRIO FUNCIONAL
Reunião cumulativa de documentosavulsos que acompanham o desempenhodo servidor ao longo de sua vida funcional.
Ex.: Título de nomeação Ficha de assentamento individual Dispensa de ponto Designação para cargo ou função Atestado médico Apostila de alteração de nome ou RG Certidão de liquidação de tempo de
serviço
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DOCUMENTO DE ARQUIVO
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DOCUMENTO DE ARQUIVO
PROCESSO
unidade documental reúne documentos de natureza diversa tramita no decurso de uma ação administrativa caráter decisório
EXPEDIENTE unidade documental reúne documentos de natureza diversa tramita para informar e/ou acolher
manifestações
- Aquisição de material de consumo- Sindicância para apuração de falta
disciplinar
- Acompanhamento de ação judicial- Acompanhamento de reclamação
ou sugestão
Classificação dada ao conjunto dedocumentos de mesmo tipo documental,produzido por um mesmo órgão/entidadeem decorrência do exercício de umamesma atividade e que obedece à mesmatemporalidade e destinação.
SÉRIEDOCUMENTAL
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DOCUMENTO DE ARQUIVO
003.03.01.008
O código é o “RG” dodocumento que o associaao seu contexto deprodução: órgão produtor,função, subfunção eatividade.
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SÉRIE DOCUMENTAL
Prontuário Funcional
CÓDIGO NOME
DOCUMENTO DE ARQUIVO
Denominação padronizadade um tipo documental.
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DOCUMENTO SIGILOSODocumento submetido temporariamente à restrição deacesso público em razão da sua imprescindibilidade para asegurança da sociedade e do Estado.
DOCUMENTO PESSOALDocumento relacionado à intimidade, à vida privada, à honraou à imagem da pessoa natural identificada ou identificável,bem como relacionado às suas liberdades e garantiasindividuais.
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Decreto estadual nº 58.052/2012
DOCUMENTO DE ARQUIVO
REGISTRO
É a inserção sistemática e padronizada dos dados dos
documentos produzidos, recebidos ou acumulados em SIGAD.
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DECRETO nº 60.334/2014
REGISTRO
OBJETIVOS DOS REGISTRO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Indicar a existência oficial do
documento;
Controlar o seu trâmite e a
sua localização;
Classificá-lo conforme os
Planos de Classificação.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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DEVEM SER REGISTRADOS DEVEM CLASSIFICADOS
Todos os documentos,
internos e externos
Apenas os documentos
internos
IMPORTANTE!
Considera-se também comodocumento interno, o documentode origem externa que seráacumulado no órgão/entidade,onde cumprirá os seus prazos deguarda e aguardará a suadestinação final.
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DECRETO nº 60.334/2014 REGISTRO
QUAIS DADOS DO DOCUMENTO DEVEM SER REGISTRADOS?
DOCUMENTO EXTERNO DOCUMENTO INTERNONúmero de Protocolo Número de Protocolo
Número e nome de origem do Processo ou Expediente Série Documental (Classificação)
Data do Documento (produção) Data do Documento (produção)Documento Inicial Documento Inicial
Interessado Interessado Solicitante Solicitante
Destinatário Destinatário Assunto AssuntoVolume Volume
--- Suporte
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DECRETO nº 60.334/2014 REGISTRO
SOLICITANTEIndica a pessoa física ou jurídica, pública ou privada que está enviando o documento
INTERESSADOIndica a pessoa física ou jurídica, pública ou privada beneficiada ou diretamente ligada à atividade ou demanda veiculada no documento
DESTINATÁRIOIndica a unidade ou servidor a qual o documento está destinado
REGISTRO
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DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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Indica o documento avulso que dá início a um documento composto
SÉRIE DOCUMENTAL
Indica o conjunto documental a que pertence o documento
DOCUMENTO INICIAL
SUPORTEIndica o material sobre o qual as informações são registradas. Ex.: papel, disco óptico, fita magnética etc.
REGISTRO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
REGISTRO
Indica a data da produção do documento.
DATA DO DOCUMENTO
Para os documentos avulsos, que tem o seu prazo de guarda naUnidade Produtora definido em anos, a contagem do prazo de guardase dará a partir da Data do Documento.
Documento
Prazos de Guarda(em anos)
Destinação
Unidade Produtora
Unidade comatribuiçõesde Arquivo
Eliminação Guarda Permanente
006.01.10.001 Memorando 2 - √
002.01.04.002Registro fotográfico 4 4 √
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ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IMPORTANTE!
Antes de registrar o documento, deverá ser realizada a
pesquisa de antecedentes com o objetivo de encontrar
informações que possam ter conexão com o documento e
encaminhá-las para a unidade de destino.
REGISTRODECRETO nº 60.334/2014
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TRAMITAÇÃOÉ a movimentação de documentos entre as
unidades.
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TRAMITAÇÃO: RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO
EXPEDIÇÃOÉ a saída de
documentos das unidades.
RECEBIMENTOÉ a entrada de
documentos nas unidades.
DECRETO nº 60.334/2014
RECEBIMENTO
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PROCEDÊNCIA INTERNA PROCEDÊNCIA EXTERNA Unidades do próprio órgão/entidade
Outros órgãos/entidadesOutros Poderes (Legislativo e Judiciário)Outros entes da Federação Sociedade Civil Exterior
Recebidos pela Unidade de Protocolo
Recebidos diretamente pela unidade
de destino
DECRETO nº 60.334/2014
ROTINA
RECEBIMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
ROTINA
Conferir os documentos
Conferir as relaçõesde remessa
Identificar os documentos
Oficial ostensivo Particular
Oficial sigilosoe pessoal
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RECEBIMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
ROTINA
Atestar o recebimentono envelope
Encaminhar o documento para
registroNão receberAbrir os
documentos
Identificar os documentos
Oficial ostensivo
Particular Oficial sigilosoe pessoal
RECEBIMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
NÃO É PERMITIDO ABRIR!
Correspondência particular;
Documentos sigilosos ou pessoais (exceto por agentes
credenciados);
Documentos em trânsito destinados a unidades descentralizadas do
órgão/entidade.
ROTINA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
RELAÇÃO DE REMESSA
Número/Ano:Data de emissão:Remetente:Destinatário:Endereço do destinatário:
Expedido porRecebido por
Data do recebimento
Nº item Documento Quantidade (volumes)
Situação
Recebido Recebido com ressalva
Recusado Devolvido
RECEBIMENTO
P. 23
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
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ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
RELAÇÃO DE REMESSA
Nº item Motivo do recebimento com ressalva
Nº item Motivo da devolução
P. 24
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014 RECEBIMENTO
Abrir os documentos
Devolver o documento
O documento apresenta alguma irregularidade?
NãoSim
A irregularidade é passível de regularização?
SimSimNãoNão
Elaborar Termo de Elaborar Termo de indicação de
irregularidade
Atestar o Atestar o recebimento no
documentoARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
RECEBIMENTODECRETO nº 60.334/2014
ROTINA
RECEBIMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
IMPORTANTE!
O termo serve apenas para indicar irregularidades sobre a
forma do documento, nunca sobre o conteúdo. Após a
inclusão do Termo de Indicação de Irregularidade não é
possível sanar a irregularidade nele descrita.
Normas e Procedimentos de Protocolo
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RECEBIMENTO
Nesta data, procedeu-se ao recebimento do documento (indicar a sigla, número e ano dodocumento), apresentando a(s) seguinte(s) irregularidade(s): (indicar a irregularidade).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o recebimento
TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOP. 25
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
Encaminhar os documentos
Para registro Para o destinatário
RECEBIMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
ROTINA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
EXPEDIÇÃO
Conferir o despacho/instrução
Enviar o documento
Conferir a numeração das folhas
Conferir a inutilização dos espaços em branco
Registrar o encaminhamento
Emitir Relação de remessa
ROTINA
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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EXPEDIÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
NãoNãoO documento será encaminhado
para unidade interna?
SimSim
A unidade de destino está situadas no mesmo
local?
Enviar diretamente para a unidade de
destino
NãoNãoSimSim
Por meio da Unidade de Protocolo ou de
Expedição
ENVIAR O DOCUMENTO
Por meio da Unidade de Protocolo ou de
Expedição
Enviar diretamente para a unidade de
destino
DECRETO nº 60.334/2014
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
EXPEDIÇÃO
DOCUMENTO EM TRÂNSITO Conferir o remetente
e o destinatário
Devolver a relação de remessa
Conferir o registrodo documento no SIGAD
Atestar o recebimento do documento em trânsito
Expedir o documento
Secretaria da EducaçãoProtocolo Central
Diretoria de Ensino de SantosProtocolo Descentralizado
Escola Estadual Guarujá Escola Estadual Bertioga
Elaborar o romaneio
DECRETO nº 60.334/2014
TRAMITAÇÃO
SECRETARIA DE GOVERNO
FOLHA LÍDER
003.01.01.001 Processo de estudo de política salarial
VOL 1
Documentos não devem
tramitar na contracapa.
Havendo a necessidade de
fazê-lo, é responsabilidade
da unidade que os inseriu
retirá-los ou juntá-los, antes
do encerramento.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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QUANDO A RELAÇÃO DE REMESSA É OBRIGATÓRIA?
Expedição para outros órgãos/entidades da Administração Pública Estadual.
Expedição para unidades descentralizadas do órgão/entidade, quando as unidades não estiverem interligadas por SIGAD.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO
QUANDO A RELAÇÃO DE REMESSA É FACULTATIVA?
Tramitação para unidades do órgão/entidade, quando as unidades estiverem interligadas por SIGAD.
DECRETO nº 60.334/2014
AUTUAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É a sequência de operações técnicas que tem por finalidade
dar forma processual ao conjunto de documentos
acumulados em torno de uma ação administrativa .
DECRETO nº 60.334/2014
AUTUAÇÃO
SECRETARIA DE GOVERNO
Vol. 1
004.01.04.002 Processo de aquisição de material de consumo
DOCUMENTO INICIAL
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
004.03.02.002Pedido de
aquisição de material
Prazo de Guarda(em anos) Destinação
UP UA
1 - Eliminação
004.01.04.002Processo de aquisição de material de consumo
Prazo de Guarda (em anos) Destinação
UP UA
Até a aprovação
das contas
12 Eliminação
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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Nesta data, solicito Unidade com atribuições de Protocolo a autuação do processo(classificação do processo em conformidade com o Plano de Classificação) , de interessede (interessado do documento inicial), referente a (assunto) que deverá ser encaminhadoa (unidade de destino do processo após a autuação).
Local e data
Nome, cargo e assinatura da autoridade competente que solicitou a autuação
TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO
AUTUAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOP. 47
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
Folha líder
Solicitação de autuação
Documento inicial2
3
1
AUTUAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
AUTUAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
18
ROTINA Numerar e rubricar as folhas nocanto superior direito.
Inutilizar com um traço transversal osespaços em branco (exceto os daúltima folha).
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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AUTUAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
19ROTINA
Colar os documentos pequenos,
pela margem esquerda ou superior,
em folha de papel A4.
Anotar no rodapé da folha as
informações do documento que foi
colado.Foi(ram) colado(s) nesta folha: mencionar o(s) documento(s)
DECRETO nº 60.334/2014
NÃO É PERMITIDO AUTUAR!
Processo que não esteja indicado nos Planos de Classificação devidamente oficializados;
Processos de forma provisória;
Mais de um processo sobre o mesmo assunto e com o(s) mesmo(s) interessado(s) ;
Novamente um processo (reautuação).
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
AUTUAÇÃODECRETO nº 60.334/2014
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
DÚVIDA
PERGUNTA: Como devo proceder para receber processos deoutros órgãos/entidades transferidos em definitivo?
RESPOSTA:
1. Atribuir número de protocolo para controle interno e anotá-lo
na folha líder original.
2. Não deverão ser trocadas as capas dos processos e seus
respectivos volumes.
3. Em caso de encerramento e abertura de novo volume, este
receberá capa e folha líder atualizadas, lembrando que
número original do processo deverá ser mantido.
AUTUAÇÃO
Normas e Procedimentos de Protocolo
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IMPORTANTE!
No caso de autuação indevida, o processo deverá ser
encerrado e arquivado mediante justificativa da
autoridade competente que solicitou a autuação.
AUTUAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
ABERTURA DE EXPEDIENTE
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IMPORTANTE!
Os procedimentos para a abertura de expedientes são
semelhantes ao da autuação de processos. Entretanto, os
expedientes poderão ser abertos por unidades sem
atribuições de Protocolo.
DECRETO nº 60.334/2014
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É o procedimento de desdobrar documentos volumosos
em tantos volumes quantos necessários, com o objetivo
de facilitar o seu manuseio.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
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ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
SECRETARIA DA CULTURASECRETARIA DA CULTURA
017.02.03.003 Processo de estudo de tombamento
017.02.03.003 Processo de estudo de tombamento
SECRETARIA DA CULTURA
017.02.03.003 Processo de estudo de tombamento
Vol.1
017.02.030.03 Processo de estudo de tombamento
017.02.030.03 Processo de estudo de tombamento
017.02.030.03 Processo de estudo de tombamento
Vol.2
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Quando o volume do documento atingir o limite de 200
folhas, novo volume deverá ser aberto.
Caso o manuseio do documento esteja prejudicado, o
volume do documento poderá ser encerrado com menos de
200 folhas.
DECRETO nº 60.334/2014
SECRETARIA DA CULTURA
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTESECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
011.05.03.014 Processo de licença ambiental
011.05.03.014 Processo de licença ambiental
SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE
011.05.03.014 Processo de licença ambiental
170 FOLHAS
IMPORTANTE!
Para não quebrar a unidade documental do documento
juntado, o volume pode ser encerrado com um pouco mais
ou um pouco menos de 200 folhas.
Parecertécnico
60 FOLHAS
Vol.1
DECRETO nº 60.334/2014
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o encerramento do volume), procedeu-se ao encerramento do volume nº(indicar o nº do volume) do documento (indicar a sigla, número e ano do documento),que se encerra com este Termo, numerado sequencialmente como folha nº (indicar o nºda folha).
Observação: nenhum despacho poderá ser acrescido e nenhum documento poderá serjuntado a este volume.
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o encerramento
P. 51
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
24
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Nesta data, procedeu-se a abertura encerramento do volume nº (indicar o nº do volume)do documento (indicar a sigla, número e ano do documento), que se inicia com a Folha,numerada sequencialmente como folha nº (indicar o nº da folha).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o encerramento
P. 52
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1VOLUME 1
FOLHA LÍDERFOLHA LÍDER
SECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1
FOLHA LÍDER
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
VOLUME 2VOLUME 2
FOLHA LÍDERFOLHA LÍDER
VOLUME 2
FOLHA LÍDER
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
1
201
202
203
SECRETARIA DE GOVERNO
DECRETO nº 60.334/2014
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
IMPORTANTE!Os dados cadastrais da Folha líder do novo volume doprocesso ou expediente serão iguais aos do primeiro volumedo documento, exceto pela identificação do número dovolume a que se refere e da data de realização doprocedimento.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
FOLHA LÍDER
Nº PROCESSOINTERESSADOASSUNTOLOCALIDADEDATA DO DOCUMENTOVOLUME
LOCAL E DATANOME, CARGO DO SERVIDOR
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
25
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME
NÃO É PERMITIDO ENCERRAR E ABRIR VOLUME!
De documento pertencente a outro órgão/entidade;
De documento apensado a outro documento sem antes
desapensá-lo do documento principal.
DECRETO nº 60.334/2014
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMEDECRETO nº 60.334/2014
DÚVIDAPERGUNTA: O que eu devo fazer quando documento criado nominha unidade tramitou em outros órgãos/entidades e retornoucom número de folhas por volume acima de 200 folhas?RESPOSTA:1. Havendo dúvida se o desdobramento em novos volumes
comprometerá a recuperação da informação por quem forconsultá-la, deve-se consultar a autoridade competente daunidade produtora do documento para avaliar se éconveniente abrir novos volumes e qual melhor maneira defazê-lo;
2. Sendo processo, a autoridade competente deverá solicitar àunidade com atribuições de protoloco para desdobrá-lo nosvolumes necessários. Para os demais tipos documentais,havendo solicitação de autoridade compentente, poderá serfeito pela unidade que identificar essa necessidade.
JUNTADA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É a inserção de documento avulso em documento composto
que dele fará parte integrante.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
26
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
JUNTADA
Documento pessoal do servidor INTEGRA
003.03.01.008Prontuário funcional
Certidão de contagem de
tempo de serviçoINTEGRA
003.03.04.006Processo
de aposentadoria
Atestado médico da criança INTEGRA
003.08.01.006Prontuárioda criança
DECRETO nº 60.334/2014
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
JUNTADADECRETO nº 60.334/2014
IMPORTANTE!
A juntada deverá ser registrada no documento pela aposição
de carimbo específico ou anotação à caneta (azul ou preta),
na folha anterior às que serão juntadas, contendo as
seguintes informações:
- data da juntada;
- nome legível;
- assinatura;
- cargo e unidade do servidor que realizou a juntada.
DESENTRANHAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É o procedimento de retirar um ou mais documentos
avulsos de um documento composto.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
27
DESENTRANHAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
MOTIVOS PARA O DESENTRANHAMENTO
Formar novo processo
Eliminar cópia juntada em duplicidade
Retirar documento juntado indevidamente
Devolver via original do documento ao interessado
DECRETO nº 60.334/2014
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o desentranhamento), registrada à folha (indicar o nº da folha dodespacho/instrução) desentranhou-se deste documento (indicar a sigla, número e ano dodocumento), o(s) documentos(s) (indicar o(s) documento (s)) constante(s) à(s) folha(s) denúmero(s) (indicar nº ou intervalo de folhas).
Motivo do desentranhamento: (indicar o motivo)
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor que realizou o desentranhamento
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
DESENTRANHAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOP. 67
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
DESENTRANHAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IMPORTANTE!
Em caso de desentranhamento para devolução ao
interessado de via original de documento, o requerimento do
interessado deverá ser juntado após a última folha do
documento composto, devidamente numerado.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
28
DESENTRANHAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
ONDE DEVE SER COLOCADO O TERMO DE DESENTRANHAMENTO?
O documento desentranhado será
substituído por cópia?
Sim Não
Inserir termo no local onde o documento
foi retiradoInserir termo ao final
do documento
DECRETO nº 60.334/2014
INCORPORAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É o procedimento de unir, em caráter definitivo, documentos
de um mesmo órgão/entidade, quando tratarem do mesmo
assunto e tiverem as mesmas partes interessadas.
DECRETO nº 60.334/2014
INCORPORAÇÃO
IMPORTANTE!A incorporação
entre processos e de documento
avulso protocolado a processo deve ser
solicitado ao Protocolo
É PERMITIDO INCORPORAR!
processo a processo
expediente a expediente
prontuário a prontuário
dossiê a dossiê
de expediente a processo
documento avulso protocolado a
documento composto
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
NÃO EXISTE DESINCORPORAÇÃO!
Normas e Procedimentos de Protocolo
29
INCORPORAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Solicitante:Deputado
Luiz
Interessado:Zezinho
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo
003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo
SECRETARIA DE GOVERNO
003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo
Interessado:Zezinho
Solicitante:Deputado
Jorge
003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo
003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo
003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo
SECRETARIA DE GOVERNO
DECRETO nº 60.334/2014
INCORPORAÇÃO X JUNTADA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo
003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo
SECRETARIA DE GOVERNO
003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo
003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo
003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo
003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo
JUNTADAINCORPORAÇÃO
Documento avulso
protocolado
Documento avulso não
protocolado
SECRETARIA DE GOVERNO
DECRETO nº 60.334/2014
INCORPORAÇÃO
IMPORTANTE!
Com a incorporação, prevalecerá o número de protocolo do
documento principal.
Para efeito de recuperação da informação, o número do
documento incorporado deverá ser registrado no Termo de
incorporação e no SIGAD.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
30
INCORPORAÇÃO
DÚVIDAPERGUNTA: O que eu devo fazer com as capas de processosincorporados que contenham dados cadastrais?
RESPOSTA:1. Transcrever os dados cadastrais para uma Folha líder, que
precederá o conjunto documental incorporado;2. Eliminar as capas observando os critérios de eliminação
de documentos públicos, devidamente oficializados. Nocampo “observações” da Relação de eliminação dedocumentos deve constar que se tratam de capas deprocessos incorporados, cujos dados cadastrais foramtranscritos para uma Folha líder.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
INCORPORAÇÃO
DÚVIDAPERGUNTA: O único critério para definir o documentoprincipal de incorporação é o da antiguidade?
RESPOSTA: Não, mas é o mais usual pois permite evidenciar otrâmite do documento.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
INCORPORAÇÃO
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a incorporação), foi(ram) incorporado(s) ao documento (indicar a sigla,número e ano do processo principal), o(s) documento(s) (indicar a sigla, número e anodo(s) documento(s) incorporado(s)), a partir da folha de nº (indicar o nº da folha).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a incorporação
TERMO DE INCORPORAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOP. 77
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
31
APENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É o procedimento de unir documentos, em caráter
temporário, quando as informações contidas em um servir
de elemento elucidativo ou subsidiário para a instrução de
outro ou com vistas à uniformização de tratamento em
matérias semelhantes.
DECRETO nº 60.334/2014
APENSAMENTO
IMPORTANTE!O apensamento
que envolva processo deve ser
solicitado ao Protocolo
É PERMITIDO APENSAR!
processos
expedientes
processo a expediente
expediente a processo
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1VOLUME 1
003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos
003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos
SECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1
003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1VOLUME 1
003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos
003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos
SECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1
003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1VOLUME 1
003.03.04.012Processo de incorporação de décimos
003.03.04.012Processo de incorporação de décimos
SECRETARIA DE GOVERNO
VOLUME 1
003.03.04.012Processo de incorporação de décimos
APENSAMENTO
Quando o apensamento ocorrer para uniformização detratamento em matérias semelhantes, deverão ser reproduzidosno(s) apensado(s), os despachos e juntadas do documentoprincipal ou apenas a decisão final, conforme o caso.
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
32
Quando o apensamento ocorrer apenas para subsidiar a instrução do documento principal, não deverão ser reproduzidos no(s) apensado(s) os despachos e juntadas do documento principal.
20142014
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
2014
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
20152015
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
SECRETARIA DE GOVERNO
2015
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
Documento Principal
SECRETARIA DE GOVERNO
APENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO
20122012
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
SECRETARIA DE GOVERNO
2012
004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo
DOCUMENTO ENCERRADO
IMPORTANTE!
Documentos encerrados
não deverão ser apensados.
Havendo a necessidade de
instrução do documento
principal, deverá ser
solicitada a consulta ou o
empréstimo do documento
encerrado.
APENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
APENSAMENTO
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o apensamento), foi(ram) apensado(s) ao processo ou expediente (indicar asigla, número e ano do processo principal), o(s) processo(s)/expediente(s) (indicar a sigla,número e ano do(s) processo(s)/expediente(s) apensado(s)).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o apensamento
TERMO DE APENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOP. 71
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
33
DESAPENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É o ato de separar um ou mais documentos apensados,
sempre que for solucionada a questão que justificou a sua
união temporária.
DECRETO nº 60.334/2014
DESAPENSAMENTO
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o desapensamento), foi(ram) desapensado(s) do processo ou expediente(indicar a sigla, número e ano do processo principal), o(s) processo(s)/expediente(s)(indicar a sigla, número e ano do(s) processo(s)/expediente(s) desapensado(s)).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o desapensamento
TERMO DE DESAPENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOP. 74
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
IMPORTANTE!
Processos e expedientes deverão ser desapensados
antes de serem encerrados e arquivados.
Documentos externos apensados a documentos
internos deverão ser desapensados antes de retornar ao
órgão de origem.
DESAPENSAMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
34
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
CONSULTA
É o procedimento de dar acesso aos documentos
produzidos ou acumulados pelo órgão/entidade.
PEDIDO DE VISTA
É a solicitação de acesso a documento, realizada por
advogado, no interesse do seu representado.
DECRETO nº 60.334/2014
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SOLICITAÇÃO INTERNA SOLICITAÇÃO EXTERNA
Unidades do próprio
órgão/entidade
Unidade de outros
órgãos/entidades da
Administração Pública Estadual
Órgãos públicos de outros
poderes (Legislativo /Judiciário)
Outros entes da Federação
Cidadãos
Advogados PEDIDO DE VISTA
DECRETO nº 60.334/2014
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IMPORTANTE!
ESTATUTO DA ADVOCACIA E DA OAB
Lei nº 8.906, de 04 de julho de 1994
Art. 7º São direitos do advogado:
[...]
XV – ter vista dos processos judiciais ou administrativos de
qualquer natureza, em cartório ou repartição competente, ou
retirá-los pelos prazos legais.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
35
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
SOLICITAÇÃO INTERNADeverá ser encaminhada, pela unidade solicitante,diretamente para a unidade que estiver de posse dodocumento.
SOLICITAÇÃO EXTERNAPoderá dar entrada no órgão/entidade por meio da Unidadecom atribuições de Protocolo ou pelo Serviço de Informaçãoao Cidadão - SIC, os quais se encarregarão de localizar aunidade de posse do documento e encaminhar a solicitação.
DECRETO nº 60.334/2014
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Nesta data, retiro da (indicar nome da unidade), pelo prazo de (indicar o prazo em dias), odocumento (indicar sigla, número e ano do documento).
Nome do solicitante:Nº OAB:Endereço:Telefone: Ramal:Quantidade de Volumes:Número de folhas:Prazo de devolução:
Local e data
Assinatura do solicitante
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o empréstimo
TERMO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTO PARA VISTA
P. 102
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Verificar a solicitação de consulta
Registrar no SIGAD o atendimento da solicitação
Cadastrar a solicitaçãoem SIGAD
Atender a solicitação de consulta
Localizar o documento
ROTINA DA UNIDADE DE POSSE DO DOCUMENTO
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
36
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
Arquivar a solicitação de pedido de vista
separadamente
O documento está encerrado?
NãoNãoSimSim
Juntar a solicitação de pedido de vista ao final
do documento
ONDE DEVE SER COLOCADA A SOLICITAÇÃO?
DECRETO nº 60.334/2014
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IMPORTANTE!Decreto estadual nº 58.052/2012
Art. 16 – O serviço de busca e fornecimento da informação égratuito, salvo na hipótese de reprodução de documentospelo órgão ou entidade pública consultada, situação em quepoderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário aoressarcimento do custo dos serviços e dos materiaisutilizados, a ser fixado em ato normativo pelo Chefe doExecutivo.
Parágrafo único – Estará isento de ressarcir os custosprevistos nesta artigo todo aquele cuja situação econômicanão lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ouda família, nos termos da Lei federal nº 7.115/83.
CONSULTA E PEDIDO DE VISTA
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DÚVIDA
PERGUNTA: Eu posso dar vista a documento de outro
órgão/entidade que esteja na minha posse?
RESPOSTA: Não. Estar apenas de posse do documento não
atribui competência para conceder vista de documento de
outro órgão/entidade: o pedido deve ser autorizado pela
unidade produtora do documento do órgão/entidade de
origem.
DECRETO nº 60.334/2014
Normas e Procedimentos de Protocolo
37
ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É o ato expresso por meio de despacho de autoridade
competente, atestando que todas as decisões e providências
esperadas em relação ao objeto do documento tenham sido
tomadas e registradas.
DECRETO nº 60.334/2014
QUAIS DOCUMENTOS PRECISAM SER ENCERRADOS? Documentos compostos que, devido a sua natureza, dependam doencerramento para o início da contagem do prazo de guarda naUnidade Produtora.
Documento
Prazos de Guarda(em anos)
Destinação
Unidade Produtora
Unidade com atribuições de
ArquivoEliminação Guarda
Permanente
04.05.06.01Processo de
transferência de veículo
1 5 √
O documento deverá se encerrado na data da conclusão
da transferência do veículo
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Documentos avulsos ou compostos que tenham o prazo de guardana Unidade Produtora definido como “Até a aprovação da contas”.
Documento
Prazos de Guarda(em anos)
Destinação
Unidade Produtora
Unidade com atribuiçõesde Arquivo
Eliminação GuardaPermanente
004.01.04.002Processo de aquisição
de material permanente
Até a aprovaçãodas contas
12 √
O documento deverá ser encerrado na data da aprovação das contas
pelo Tribunal de Contas do Estado
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Normas e Procedimentos de Protocolo
38
Documentos avulsos ou compostos que tenham o prazo de guardana Unidade Produtora definido como “Vigência”.
Documento
Prazos de Guarda(em anos)
Destinação
Unidade Produtora
Unidade com atribuições de
ArquivoEliminação Guarda
Permanente
03.03.01.08 Prontuário funcional
Vigência 60 anos √
O documento deverá ser encerrado na data do rompimento do vínculo do
servidor com o Estado (final da vigência)
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Prazos de Guarda(em anos)
Unidade Produtora Unidade com atribuiçõesde Arquivo
1 5
IMPORTANTE!Enquanto o documento não
cumprir o prazo de guarda na Unidade Produtora, não
poderá ser transferido para a Unidade de Arquivo
IMPORTANTE!Somente após o cumprimento do prazo guarda na Unidade
de Arquivo, o documento poderá ser eliminado ou
recolhido
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO
DECRETO nº 60.334/2014
ROTINA DE ENCERRAMENTO
1. Verificar: a existência do despacho de autoridade competentedeterminando o encerramento a ausência de documentos na contracapa a presença de todos os volumes a inutilização dos espaços em branco a classificação do documento a regular numeração das folhas a ausência de providências administrativas pendentes
2. Formalizar o procedimento por meio de Termo deEncerramento.
ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Normas e Procedimentos de Protocolo
39
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IRREGULAR NUMERAÇÃO DAS FOLHAS
NãoA irregularidade foi cometida
na sua unidade?
Sim
CorrigirNão
A irregularidade foi cometida pela última unidade de posse do
documento?
Sim
Indicar a irregularidade no Termo de Encerramento
Não
A última unidade de posse do documento pertence ao mesmo órgão/entidade e
está situada no mesmo local?
Sim
Devolver para regularização pela última
unidade de posse
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o encerramento), registrada na folha de nº (indicar o nº da folha) , em(indicar a data do encerramento), encerrou-se o documento (indicar a sigla, número e anodo documento).
Observação: consta neste documento irregularidade na numeração da(s) folha(s) (indicar onº da folha ou o intervalo de folhas).
Somente poderão ser juntados documentos avulsos a este documento composto em casode sua reativação.
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o encerramento
TERMO DE ENCERRAMENTO
P. 82
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
IMPORTANTE!
Documento encerrado não poderá:
receber despachos
receber juntada de novos documentos
ter documentos desentranhados
ser incorporado
ser apensado
Havendo a necessidade de realizar qualquer um deste procedimentos, o documento deverá se reativado
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Normas e Procedimentos de Protocolo
40
REATIVAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
É a retomada da tramitação de um documento encerrado para
acolher novas instruções, manifestações ou decisões, quando
surgirem novos fatos ou documentos.
REATIVAÇÃO
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
IMPORTANTE!
Não deverão ser reativados documentos solicitadosapenas para consulta ou vista.
Com a reativação, a contagem dos prazos de guarda éinterrompida (anulada), iniciando-se nova contagemquando houver novo encerramento.
DECRETO nº 60.334/2014
REATIVAÇÃO
TERMO DE REATIVAÇÃO
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a reativação), procedeu-se a reativação do documento (indicar sigla, númeroe ano do documento).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a reativação
P. 104ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
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Normas e Procedimentos de Protocolo
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ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
RECONSTITUIÇÃO
É o procedimento administrativo de recompor, com a maior
fidelidade possível, um documento extraviado ou danificado que
não possa ser restaurado.
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IMPORTANTE!
Documentos deteriorados ou danificados por ação
do fogo, água, infestação de cupins ou brocas,
incidência excessiva de radiação solar etc., quando
possível, deverão ser restaurados.
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RECONSTITUIÇÃODECRETO nº 60.334/2014
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IMPORTANTE!
Qualquer ação que implique em destruição, inutilização ou
deterioração do patrimônio documental público é
considerada crime contra o patrimônio cultural, com pena de
reclusão de 02 a 06 anos e multa.Constituição Federal, art.216, §1º
Lei Federal nº 9.605/88, art.62, inciso II
Decreto Federal nº 3.179/99, art.49, inciso II
Código Penal, art. 305
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DÚVIDAPERGUNTA: Como proceder para reconstituir processo ouexpediente extraviado?
RESPOSTA:1. Entrar em contato com as unidades por onde o
documento tramitou e solicitar cópias ou segundas viasdos documentos juntados;
2. Ordenar as cópias ou segundas vias;3. Formalizar a reconstituição por meio de Termo de
Reconstituição;4. Anotar no campo observação da Folha Líder que se trata
de documento reconstituído.
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IMPORTANTE!
O documento reconstituído deve apresentar os mesmos
dados cadastrais do documento original: número de
processo ou expediente, interessado, classificação,
descrição de assunto etc.
TERMO DE RECONSTITUIÇÃO
Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a reconstituição), procedeu-se à reconstituição do documento extraviado(indicar a sigla, número e ano do documento extraviado), em (indicar a data do extravio).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a reconstituição
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DÚVIDA
PERGUNTA: Como proceder no caso de localização do
documento original extraviado?
RESPOSTA:
1. Comparar o documento original com o reconstituído.
2. Eliminar os documentos do reconstituído que estejam em
duplicidade.
3. Juntar os demais documentos – que não estão em
duplicidade - ao documento original.
4. Formalizar o procedimento, por meio do Termo de
Localização de Documento Extraviado.
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RECONSTITUIÇÃO
Nesta data, foi localizado o documento (indicar a sigla, número e ano do documento), quese encontrava extraviado.
Foi(ram) juntada(s) a(s) folha(s) de nº (indicar o intervalo de folhas), a(s) qual(is) foi(ram)retirada(s) do documento reconstituído.
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que registrou a localização
TERMO DE LOCALIZAÇÃO DE DOCUMENTO EXTRAVIADO
RECONSTITUIÇÃO
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RECONSTITUIÇÃO
ETAPAS PARA A ELIMINAÇÃO DEDOCUMENTOS PÚBLICOS
Registro dos documentos a serem eliminados na Relação deEliminação de Documentos, informando no campo“observações”, de que se trata de cópia(s) de documentoextraviado que foi reconstituído e posteriormenterecuperado.
Publicação no Diário Oficial do Edital de Ciência deEliminação de Documentos.
Fragmentação manual ou mecânica dos documentos.
Registro das informações relativas à execução da eliminação,por meio do Termo de Eliminação de Documentos, e enviode uma cópia ao Arquivo Público do Estado.
Após 30 dias
Decreto nº 48.897/2004
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REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
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É o procedimento de corrigir ou atualizar as informações
cadastrais de um documento, sempre que houver
necessidade.
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CLASSIFICAÇÃO INCORRETA
O documento é interno?
SimSimNãoNão
Devolver paraa Unidade Produtora
classificar
Registrar com a denominação de
origem
O documento permanecerá no órgão/entidade?
SimNão
Providenciar a correta classificação
REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
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REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
INTERESSADO
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SECRETARIA DE GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE
GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE
GESTÃO PÚBLICA
DOCUMENTO ATIVO
004.01.04.003Processo de aquisição de material de consumo
004.01.04.003Processo de aquisição de material de consumo
004.01.04.003Processo de aquisição de material de consumo
004.01.04.003Processo de aquisição de material de consumo
SECRETARIA DE GOVERNO
SECRETARIA DE GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE
GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE
GESTÃO PÚBLICA
DOCUMENTO ENCERRADO
004.01.04.003Processo de aquisição de material de consumo
SECRETARIA DE GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE
GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE
GESTÃO PÚBLICA
004.01.04.003Processo de aquisição de material de consumo
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REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
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PRINCÍPIO DE RESPEITO AO FUNDO
Os arquivos originários de um órgão/entidade devem manter a sua
unicidade, não sendo misturados aos de origem diversas.
O respeito ao fundo permite contextualizar o momento de
produção do documento e dessa maneira, recuperar a memória da
instituição.
(Duchein, Michel. O Respeito de Fundos em Arquivo: princípios teóricos e problemas práticos. 1992)
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REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
SECRETARIA DO INTERIOR E INSTRUÇÃO PÚBLICALei nº 15/1891
SECRETARIA DO INTERIORDecreto nº 28/1892
SECRETARIA DO INTERIOR E DA JUSTIÇALei nº 778/1901
SECRETARIA DO INTERIORLei nº 974/1905
SECRETARIA DA EDUCAÇÃO E DA SAÚDE PÚBLICADecreto nº 4.917/1931
SECRETARIA DA SAÚDE PÚBLICA E DA ASSISTÊNCIA SOCIALDecreto Lei nº 17.339/1947SECRETARIA DA SAÚDE PÚBLICADecreto nº 49.165/1967
SECRETARIA DA SAÚDEDecreto nº 52.182/1969
TRANSFERÊNCIA DE ATRIBUIÇÃO
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Nesta data, atendendo ao despacho de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a regularização), procedeu-se à alteração da denominação do interessado de(indicar o nome antigo) para (indicar o novo nome).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a regularização
TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE INTERESSADO
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REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
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Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a regularização), procedeu-se à alteração da classificação do documento de(indicar a classificação antiga) para (indicar a nova classificação) em conformidade com(indicar o Plano de Classificação) oficializado (indicar o ato normativo que aprovou oPlano de Classificação).
Local e data
Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a regularização
TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE CLASSIFICAÇÃO
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REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)
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PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
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QUAIS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO POSSOREALIZAR EM DOCUMENTO QUE NÃO PERTENÇA AOMEU ÓRGÃO/ENTIDADE?
Indicar irregularidade por meio de termo
Realizar despachos
Realizar juntadas
Apensá-lo a documento do meu órgão/entidade e,
posteriormente, desapensá-lo
ATRIBUIÇÕES DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO
Receber documentos de procedência externa Expedir documentos para órgãos/entidades externos
e para unidades descentralizadas do próprioórgão/entidade que não estejam interligadas porSIGAD
Autuar processos Encerrar e abrir volume de processos Desentranhar documentos avulsos de processos Apensar e desapensar processos, expediente a
processo ou processo a expediente Incorporar processos, expediente a processo ou
documento avulso protocolado a processo Controlar a tramitação e possíveis empréstimos de
documentos correntes
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Colaborar com a Comissão de
Avaliação de Documentos e
Acesso – CADA, instituídas pelo
Decreto estadual nº
29.838/1989.
Colaborar com o Serviço de
Informações ao Cidadão – SIC,
instituído pelo Decreto
58.052/2012), na busca e
fornecimento de informações.
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OUTRAS ATRIBUIÇÕES DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
Conjunto de ações que visam retardar a deterioração e
prevenir danos aos documentos de arquivo por meio da criação
de condições ideais para a sua preservação.
Utilizar capas com visor e substituí-las sempre que necessário,evitando-se tramitar documentos com capas sujas ou dilaceradas;
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVADECRETO nº 60.334/2014
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Utilizar pastas e caixas plásticas para proteger os documentos.Caixas ou pastas de papelão não devem ser utilizadas;
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVADECRETO nº 60.334/2014
Utilizar móveis de metal esmaltado. Móveis de madeira, fórmicaou ferro não são recomendados, pois podem atrair insetos epragas e/ou emitir produtos voláteis ácidos no ambiente;
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVADECRETO nº 60.334/2014
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
Higienizar semanalmente as estantes, prateleiras e caixas dearquivo com uma solução de 50% água 50% álcool utilizando umpano bem torcido.
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Utilizar cadarços de algodão para apensar os documentos;
Utilizar trilhos (tipo “Romeu e Julieta” ou “macho e fêmea”)grampos ou clipes plásticos, evitando-se o uso de materiaismetálicos que provocam manchas de ferrugem nos documentos;
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CONSERVAÇÃO PREVENTIVADECRETO nº 60.334/2014
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA
Utilizar digitalização ou fotografia para reproduzir, se necessário,documentos com suporte fragilizado, evitando-se, nesses casos,realizar cópias reprográficas (xerox) que exigem manuseio constantedo documento contribuindo com sua degradação.
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CONTATOS
Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais(11) [email protected]
Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc(11) [email protected]
Núcleo de Assistência aos Órgãos do Sistema /Centro de Gestão Documental(11) 2089-8137/[email protected]
Central de Atendimento ao Cidadão – CAC(11) 2089- [email protected]
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