decisão democrata
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87. Parte III de III Slides 87-117. Decisão democrata. Vantagem: Decisão de todos. Desvantagem: Demora muito. Decisões. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
ORGANIZE-SE!
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Organização
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Prioridades & Critérios
Procedimentos / Padrões
Inimigos da Organização
Delegação
Telefonia, Emails, Visitas
Reuniões
Decisões
Objetivos & Estrutura
Responsabilidade
Impacto da Mudança
FERRAMENTASRELACIONADAS
Causas
Análise
Espaços físicos
Recuperação
Preparatório
O autor
Decisão democrata
Decisão autocrata / autoritária
Vantagem:
Decisão de todos
Desvantagem:
Demora muito
Vantagem:
Decisão imediata
Desvantagem:
Ninguém entra no barco
Decisões
O que faz o mundo virar é a vontade de tomar decisões. Tem várias maneiras como tomar decisões na forma correta. Aqui vamos diferenciar somente duas delas: a democrata e a autoritária. As duas tem vantagens e desvantagens. Qual vantagem vale mais no
momento da decisão ele mesmo vai te mostrar.
87Parte III de III Slides 87-117
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O autor
2 horas
Você pode recuperar
até 576 horas perdidas
por anorecuperando
2 horas (25%) por dia!
Quando você consegue um impacto bom com sua escolha do tipo de decisão você vai
sentir isso no tempo depois porque você não precisa corrigir ou explicar nada mais.
Decisões
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O Princípio Eisenhower
O que acontecará caso jogue
este documento no lixo?
Delegação
O General Eisenhower, um presidente dos EUA no meio do último século tinha um princípio impressionante. Quando ele não queria
tomar conta de um assunto, escrito num documento, ele se perguntou o que aconteceria se ele jogasse exatamente este documento
no lixo. Ele queria evitar a ocupação ou melhor perda de tempo com assuntos inferiores. Caso você acha que você tem tempo para
nada você deveria pensar em delegação. No final, o sistema econômico está baseado no princípio da divisão de trabalho, não é? Se
você nunca desenvolveu seus inferiores você está com um problemão. Mas caso você fez tudo o que um superior moderno faz para
qualificar o seu pessoal você pode.
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O autor
O Princípio da Delegação:
Não somente tarefas mas resultados!
O que acontecerá se eu delegar este resultado ao
fulano? Como posso evitar problemas?
RESULTADO
RESULTADO
RESULTADO
A falta de supervisão: Quando o superior é detalhista, perfeccionista e dono de
verdade, ele quer se aprofundar no assunto, mas o que ele não têm nesse
momento é a atitude de um gerente que precisa de uma certa distância de tudo
para poder supervisionar. Então, ele agindo mais como especialista e menos
como gerente, ele deveria pensar em como conseguir uma certa distância de
tudo para conseguir mais supervisão, por exemplo através da delegação de
tarefas para outros.
Como todos métodos a delegação também tem princípios. Em primeiro lugar
não basta delegar simplesmente uma tarefa. Precisa ser um resultado!
Em segundo lugar você precisa se perguntar o que aconteceria se delegar um
resultado a um jovem ou um novo funcionário? Bom, você não deixaria um
menino de 10 anos pegar uma caixa de 40 kg, não é? 4 kg talvez. Então o
princípio é: resultados grandes para os meninos grandes e resultados menores
para meninos menores. Em terceiro lugar você vai se perguntar como você
pode evitar problemas na delegação.
Delegação
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O autor
O que ele ainda não sabe fazer?
O que ele sabe fazer mais ou menos?
O que ele sabe fazer muito bem?
O princípio é acompanhar/fiscalizar os mais fracos até eles sabem fazer o
que precisam fazer. Cada vez você pode se afastar mais até pode confiar
100% na delegação. Caso isso não funciona você precisa ensinar melhor
ou o funcionário não está preparado para aprender.Delegação
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RESULTADO
RESULTADO
RESULTADO
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Causas
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Preparatório
O autor
Todas as atividades
(repetitivas e não repetitivas)
que nós delegamos aos outros
podemos dividir em 4 passos:
Preparaçãopor exemplo, treinamento do funcionário
Execuçãodo resultado delegado
Controledo resultado
Quando se fala em DELEGAÇÃO,se fala destes quatro passos.
Fiscalizaçãoda execução
A delegação, caso você trabalha com outros (podem ser funcionários, terceirizados, prestadores de serviços ou outros fornecedores) é
a ferramenta mais efetiva para ganhar tempo. E como sempre vale: melhor a preparação, menos tempo você vai perder depois. A
fiscalização em intervalos adequados vale em segundo lugar. Melhor fiscalizar demais do que de menos! É não esquece, a
preparação, que pode ser o ensino inicial exige, outra paciência e tolerância e antes de tudo: REPETIÇÂO!
O aperfeiçoamento é criado através da repetição.
Delegação
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Causas
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Preparatório
O autor
Você pode recuperar
até 72 dias perdidos por ano
recuperando 25% por dia!
25%
Reconquistar 72 dias não é um blábláblá de propaganda, posso garantir. Estimo que em média mais ou menos um terço destes dias
você recupera com a delegação perfeita, um outro terço com a profissionalização das suas reuniões (veja lá) e um terço com as
outras dicas nestes slides. Faz a conta honestamente: Das suas tarefas / seus resultados profissionais não tem nada que poderia
delegar? Aposto que tem, sim!
Delegação
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Preparatório
O autor
Preparação Execução ControleRelacionamento
Maximo Resultado / Mínimo Resultado
Saber onde quer chegar
Melhor situação / Pior Situação
Plano A Plano B
Telefonia, Emails, Visitas
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Causas
Análise
Espaços físicos
Recuperação
Preparatório
O autor
Não importa se falamos de um telefonema, uma correspondência ou uma visita:
como sempre separamos tudo em três partes: a preparação, a execução e o
controle. Em primeiro lugar precisa definir o que quer, para onde quer chegar ou
com qual resultado você quer desligar o telefone, saber que quer ter conseguido
depois o outro leu a sua correspondência ou com qual resultado você quer voltar
de uma visita. Muitas vezes ajuda definir o mínimo resultado que você pode
aceitar e o máximo que você quer atingir. A flexibilidade ajuda muito quando você
não consegue fazer progresso com seu plano A. Neste caso é bom ter um plano
B. No início dos anos 90 negociei com ODEBRECHT que acabou de ter
comprado 8 empresas de construção civil na Alemanha. Queria vender
consultoria e percebi, saindo do elevador, pessoas que me parecerem
consultores. Fiquei alerto. Na conversa com a diretoria enfrentei uma completa
falta de interesse em consultoria. Eles me explicavam que já contratavam a maior
consultoria mundial. Mudei para meu plano B e ofereci treinamento. Deu certo. O
plano B e seu segundo para queda em caso que o primeiro não abre. Esta
flexibilidade ajuda também quando você se prepare para surpresas, por exemplo,
participantes não avisados em reuniões importantes. Pense em tudo, imagine
tudo, prepare se para tudo.
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Objetivos & Estrutura
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Espaços físicos
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Preparatório
O autor
Anota !!! Agenda eletrônica
TELEFONIA: Negociação com um fornecedor para conseguir um desconto.
Preparação
Execução
Controle
Quanto já comprei / informações sobre descontos. Vantagens para o fornecedor. Informações sobre a sua concorrência.
Argumentação preparada. Perguntas retóricas.
Relacionamento *, Pós -Vendas
* = Relacionamento não faz diretamente parte da auto-organização mas fecha o ciclo, neste caso, da telefonia ou nos próximos slides dos emails e visitas.
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Reuniões
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Espaços físicos
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Preparatório
O autorQuando ligo depois do email?
EMAILS: Negociação com um cliente para conseguir um aumento do preço.
Preparação
Execução
Controle
Os preços até agora eram de lançamento.
Argumentação preparada. Perguntas retóricas.
Relacionamento, Pós-Vendas
Agenda eletrônica
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Causas
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Espaços físicos
Recuperação
Preparatório
O autor Próximo passo?
VISITAS: Negociação com um cliente para conseguir uma venda adicional.
Preparação
Execução
Controle
Conhecimento da mercadoria / produtos e das necessidades do cliente.
Argumentação preparada. Perguntas retóricas.
Relacionamento, Pós-Vendas
Agenda eletrônica
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Preparatório
O autor
Você quer ser um ótimo exemplo para os outros!
Mais uma ajuda que você pode esperar dos seus colaboradores: Eles se comportam como você, te tratam como você quer ser
tratado. MAS isso funciona somente quando você da um exemplo excelente.
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O autor
Nunca deixe alguém participar de uma reunião sem tomar notas. Quem não anota durante a reunião causará tempo perdido depois.
SEU TEMPO.
Pode apostar!
Profissionais não levam ninguém a sério que não anota nada durante uma reunião.
ReuniõesPreparação Execução
da delegação Controle
Fiscalizaçãoda execução
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Gerentes passam até 75% do seu tempo em reuniões. Aqui perdemos muito tempo e por isso, podemos também recuperar muito!
Tem reuniões informativas que acontecem somente uma única vez para divulgar algo. Não falo dessas aqui. Falo das reuniões quais
acompanham processos, por exemplo, reuniões sobre progresso em vendas, sobre progresso de obras na construção civil, sobre
progresso na produção industrial etc. Como o conteúdo delas é um processo em andamento, as reuniões processuais também fazem
parte da corrente processual durante um prazo determinado. Elas não terminam depois o pessoal saiu da sala. Elas preparam a
próxima reunião sobre o trabalho que foi delegado nesta vez. Em termo de auto-organização gostaria chamar a sua atenção no fato
que, de novo, a fiscalização dos trabalhos delegados determina a economia de tempo perdido. Caso você não fiscaliza o progresso do
trabalho delegado durante o intervalo até a próxima reunião você risca o nascimento de um probleminha sem seu conhecimento que
pode se tornar um problemão até a próxima reunião. A fiscalização pode ser ativa ou passiva. Ativa signifique que você precisa
procurar a informação, por exemplo, ligar para 10 vendedores, obras ou produções. Passiva signifique que a informação te procura,
por exemplo, 10 vendedores te ligam para te informar. O que custa menos tempo é claro: Receber 10 telefonemas é definitivamente
mais econômico do que precisar fazer 10 ligações. Mas atenção! Coisas de extrema importância ou urgência precisam o seu
envolvimento ativo. Mas elas deveriam fazer a minoria dos seus processos quais você precisa controlar.
Reuniões
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Nunca deixe ninguém sair de uma reunião com um resultado delegado
sem data de finalização.
Agen
da e
letrô
nica
Reuniões
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A reunião não acabou depois da reunião! Ela termina com a próxima.
Fiscalização ativa(Você vai atrás)
Fiscalização passiva(Eles relatam automaticamente)
Reuniões
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PERFIL DE UM RESPONSAVEL DONO DE SEU TEMPO
Tempo é um recurso na nossa vida. Quando você nasce você tem ‘todo tempo do mundo’ mas não sabe o que fazer com isso.
Quando você sabe o valor do tempo, ele se torna menor a cada dia.
Alguém pode roubar seu dinheiro mas pode devolvê-lo também.
Alguém pode roubar seus bens mas pode devolvê-los também.
Alguém que roubou seu tempo nunca poderá devolvê-lo para você.
Um colega que rouba o nosso tempo vai perder o nosso coleguismo.
Um superior que rouba o nosso tempo vai perder a nossa dedicação.
Um inferior que rouba o nosso tempo vai logo ter um novo superior.
Um cliente que rouba o nosso tempo vai perder o nosso interesse.
Um fornecedor que rouba o nosso tempo vai logo precisar de um novo cliente.
Responsabilidade
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Você quer ser um ótimo exemplo para os outros!
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Alguém que sabe valorizar o seu tempo (sabe respeitá-lo), não rouba o tempo dos outros:
Ele respeita o tempo dos outros!
Ele não trata mal o tempo dos outros porque ele não gosta quando outros tratam mal o seu tempo.
O responsável Dono de seu tempo mostra respeito e dá valor a este seu recurso.
Ele sabe que tempo tem um próprio valor e além disso vale DINHEIRO.
Ele não quer se prejudicar e ele não quer que outros o prejudiquem.
Por isso, a palavra dele tem valor. Ela VALE.
Aquele que não respeita o seu tempo (e o tempo dos outros) não tem palavra.
Uma pessoa sem palavra é um perigo. Ela PREJUDICA VOCÊ!
Responsabilidade
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Departamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
órgão + corpo = CORPOração
Órgão + Órgãos = CORPO
Impacto da Mudança
O nosso corpo é composto por órgãos, quais trabalhando juntos,
formam um sistema. O corpo de uma empresa chamamos de
Corporação, e a Corporação é também formada por órgãos, só que
esses órgãos chamamos de departamentos. Então, essa estrutura de
uma empresa podemos comparar com o nosso corpo. Tudo deve
funcionar simultaneamente e corretamente, caso contrário, o corpo terá
problemas. Para que tudo funcione bem, precisamos de organização.
Dentro do corpo humano nós temos um recurso vital que
se chama “sangue”, e o sangue precisa circular para que
nosso corpo funcione. Dentro do Corpo Empresarial,
temos um recurso que se chama “informação”. As
informações também devem circular na empresa
corretamente para que esta também possa funcionar.
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Departamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
TUDO e TODOS estão conectados
Imagine o contrário aqui ...
... ou aqui ...
Tudo e todos estão conectados, isso é o que nós precisamos entender. Sem esta conexão que funciona como uma rede, nada
funciona bem e o prejuízo está escrito! As suas próprias atividades não conectadas na maneira certa te causam prejuízo, por
exemplo, a conexão entre reunião, fiscalização, reunião: se você esquece da fiscalização perde informação riscando problemas sem
seu conhecimento. A conexão é um princípio que vale no dia a dia do individuo como para o maior grupo do mundo (aliais uma
chinesa com mais do que 1 milhão de funcionários). Então: independente do seu tamanho pense sempre em redes, em conexões!
Impacto da Mudança
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Departamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Hoje em dia falamos muito sobre a alimentação certa para não prejudicar os
órgãos do corpo humano. Desde muitos anos falamos também sobre a
liderança certa para não prejudicar o desempenho humano nas empresas.
Como a alimentação pode aumentar a expectativa da vida orgânica, os
exemplos bons dentro da empresa podem aumentar o desempenho
daqueles quais os seguem. Bons exemplos tem um impacto positivo.
Impacto da Mudança
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Departamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Departamento DepartamentoDepartamento
Onde você vai os outros vão também ...
Sou o chefe!
Aqui podemos compreender a complexidade do assunto.
Tudo o que você como líder, está fazendo certo, terá um
impacto positivo e multiplicado pelas pessoas com as
quais você trabalha. Tudo o que você faz errado tem um
impacto também - é somente mais rápido! Sabemos que
uma reputação negativa você ganhe bem rápida mas
uma positiva bem mais devagar. Tudo está conectado em
nossas vidas, vamos aprender como utilizar esse fato a
favor da nossa empresa ou em nossa carreira
profissional.
Impacto da Mudança
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Causas
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Preparatório
O autor
Imagine você é um destes gerentes. Você tem relacionamentos profissionais e humanos com seus colegas presentes a ausentes: superiores, inferiores, clientes, fornecedores etc.
Caso você é mau organizado nestes relacionamentos você perde em média 2 horas por dia por causa disso.
... e todos que dependem da sua conduta perdem também. Caso a conduta está errada.
Impacto da Mudança
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1. Ganham tempo
2. Tem mais tempo para tarefas importantes
3. Tem mais tempo para a família
4. Apresentam melhores resultados
5. Sentem mais satisfação no trabalho
6. São mais ágeis
7. Antecipam Problemas
8. Tem menos estresse e aborrecimentos
9. Podem se tornar multiplicadores de trabalho eficiente
Pessoas organizadas
Impacto da Mudança
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Conseguindo praticar todas as ferramentas você conseguirá recuperar até 72 dias por ano!
Conseguindo praticar um terço destas ferramentas você conseguirá recuperar até 24 dias por ano!
Impacto da Mudança
Conseguindo praticar dois terços destas ferramentas você conseguirá recuperar até48 dias por ano!
X 50 Funcionários X 500 Funcionários X 5.000 Funcionários
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FERRAMENTASRELACIONADAS
Técnicas para resolver Problemas
Técnicas de Trabalho para Assistentes
Gestão de Projetos
Apresentações excelentes
Aparência e Postura na Vida Profissional
Técnicas para tomar as certas Decisões
Recuperação de Tempo Perdido
Como priorizar efetivamente
Como planejar e preparar
Como elaborar Padrões
Como delegar
Organize-se para Vendedores
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O autor
Kay Dahlmann é consultor empresarial no Brasil. Ele também é empresário e sócio de outras empresas. Ele passou a juventude na
Europa e nos EUA. Sua filosofia foca no aumento da lucratividade dos seus clientes.
Experiência Profissional
Kay Dahlmann (Alemão), trabalhou como Analista, Consultor, Assessor e Treinador Empresarial;
Diretor de Operações; Vice Presidente (VP) Business Development, VP Treinamento Executivo e VP RH numa das 10 maiores
consultorias mundiais, fundou sua própria Consultoria e trabalhou como Professor universitário / Membro da Banca Examinadora
(Marketing Internacional e Vendas) na Europa.
Credibilidade
500 Análises, 250 Projetos e 600 Treinamentos realizados em 45 países na Europa, EUA, África e América Latina com 100 Empresas
de 16 nações e pessoas de 70 nações em 33 tipos de departamentos dos setores Indústria, Comércio e Serviços.
Foco na utilidade de recursos;
Redução de Custos;
Produtividade, Eficiência e Eficácia nas várias estruturas, processos e sistemas de trabalho;
Aumenta de Vendas.
Retorno de investimento em média 3:1, casos de 10:1.
A Consultoria KHD
Desde 2001 situada no Brasil realizando projetos, serviços terceirizados e treinamentos que ajudam seus clientes aumentar a
lucratividade deles. Estes trabalhos estão formados como módulos em partes desenvolvidos com os próprios clientes para vários fins.
Tudo o que o cliente da KHD recebe é aprovado por empresários, gerentes e funcionários da Região, do Brasil e do Exterior
(veja as entrevistas e depoimentos internacionais e nacionais no site: www.khd.com.br).
O autor
Kay
H. D
ahlm
ann
115
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Preparatório
O autor
Foi criado, educado e formado na época quando a qualidade total QT, a sua Gestão TQM (Total Quality Management) e o DIN ISO
foram inventadas, ‘Zero Erro’ e tudo mais e nunca acreditou totalmente em tudo isso. Acredito no ser humano com suas forças e
fraquezas. Sei que nada perfeito existe na verdade. Mas sei também que sem o desejo de chegar mais perto possível do
aperfeiçoamento não temos progresso. Sem progresso conseguimos nada melhor.
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A Auto-Organização te oferece a possibilidade de se tornar dono do seu tempo e não vitima de outros.
As experiências profissionais do Kay Dahlmann são estruturadas em mais ou menos 300 Módulos & 15 Métodos.
Estes e outros slides divulgam este Know-How na Editora TOOL.
O Email do autor: [email protected]
Ele terá prazer em responder a consultas e comentários.
O autor
Kay
H. D
ahlm
ann
SEU FUTURO
Você acabou de ganhar conhecimento de uma parte do meu Know-How e de algumas das minhas experiências. Nada mais e nada
menos. Para aproveitar deste conhecimento na prática você precisa ganhar próprias experiências. Aquelas você consegue praticando
o seu novo conhecimento. Você vai cometer erros e analisando saber como evitá-los no futuro. Assim você vai chegar cada vez mais
perto do aperfeiçoamento. Este é o caminho. Eu te passei o primeiro equipamento, agora andar é com você. Boa sorte!
ORGANIZE-SE!
Segurança
Importância
Organização
Espaços eletrônicos
Prioridades & Critérios
Procedimentos / Padrões
Inimigos da Organização
Delegação
Telefonia, Emails, Visitas
Reuniões
Decisões
Objetivos & Estrutura
Responsabilidade
Impacto da Mudança
FERRAMENTASRELACIONADAS
Causas
Análise
Espaços físicos
Recuperação
Preparatório
O autor
Segurança
Importância
Organização
Espaços eletrônicos
Prioridades & Critérios
Procedimentos / Padrões
Inimigos da Organização
Delegação
Telefonia, Cartas, Visitas
Reuniões
Decisões
Objetivos & Estrutura
Responsabilidade
Impacto da Mudança
FERRAMENTASRELACIONADAS
Causas
Análise
Espaços físicos
Recuperação
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por tempo indeterminado.
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caso você gostou deste trabalho.
ORGANIZE-SE!117