DEPARTAMENTALIZAÇÃOAnálise das Organizações – BSI - UFPE

Prof. Artur George de Andrade Pereira, MSc

O QUE É DEPARTAMENTALIZAÇÃO?

Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos e equipamentos – em unidades organizacionais

E O QUE É MESMO ORGANOGRAMA?

Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional

ORGANOGRAMA

ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESADois tipos:Áreas fim

Atividades e funções ligadas ao ciclo de produção ou colocação do produto no mercado (objetivo da empresa)Produção, Marketing

Áreas meioProporcionam os meios para que as áreas

fim cumpram sua finalidadeAdministração de Finanças, Administração de Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial

FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS

1. Produção( operacional)

2. Marketing

3. Financeira

4. Recursos Humanos

5. Gestão Empresarial

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ÁREAS FUNCIONAIS BÁSICAS

ÁREA DE MARKETING

ÁREA DE PRODUÇÃO

ÁREA FINANCEIRA

ÁREA DE GESTÃO DE PESSOAS

ÁREA DE GESTÃO EMPRESARIAL

INTRODUÇÃO - ORGANOGRAMA Gráfico que representa a estrutura formal da

organização num determinado momento Deve ser usado como instrumento de

trabalhoRequisitos:

Fácil leituraPermitir boa interpretação dos componentes da

organizaçãoFazer parte de um processo organizacional de

representação estruturalSer flexível

Há um número de técnicas de representaçãoEstrutural, circular ou radial, funcional, estrutural-

funcional, matricial

OBJETIVOSDemonstrar a divisão do trabalho

Dividindo a organização em frações organizacionais (partes menores)

Destacar a relação superior-subordinado e a delegação de autoridade e responsabilidade

Evidenciar o trabalho desenvolvido em cada unidade, detalhando:O tipo de trabalho desenvolvidoOs cargos existentesOs nomes dos titularesQuantidade de pessoas por unidadeA relação funcional além da relação hierárquica

Facilitar a análise organizacional

BENEFÍCIOS E LIMITAÇÕESPermite detectar:

a) Funções importantes negligenciadas e funções secundárias com demasiada importância

b) Funções duplicadas ou mal distribuídas Facilita o SIG e o fluxo de comunicação Auxilia a graduar trabalhos e tarefas e

uniformizar cargosAuxilia a visualizar o todo

organizacional, as necessidades de mudanças e o crescimento da empresa

Limitações:a) Exibe apenas uma dimensão dos relacionamentos

existentes entre indivíduos e as frações organizacionais

b) Mostra as relações que devem existir e não a realidade existente

REGRAS GERAIS Deve conter nome da organização, autor, data e

número Deve ser mostrada a referência de outros gráficos. Para análise, deve apresentar a estrutura existente Cada função pode ser representada por um

retânguloOs retângulos devem conter os títulos dos cargosSe há necessidade do nome do ocupante, este deve

aparecer fora do retângulo (ou dentro com letra de tipo diferente)

Se o gráfico mostrar apenas parte da organização, deve haver linhas abertas para demonstrar continuidade.

SIGNIFICADO DOS COMPONENTES

Divisão horizontal do trabalho

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tori

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Unidades de trabalho (cargos e departamentos)

Linhas de comunicação

ORGANOGRAMA ESTRUTURAL Técnica utilizada para representar a maioria das

organizações No alto da folha, deve constar o nome da organização Os retângulos representam as frações organizacionais

Podem ser verticais ou horizontais Havendo siglas, devem ser explicadas na legenda Linhas:

a. A linha cheia é de autoridade (vertical) e de coordenação (horizontal)

b. A linha tracejada ou pontilhada deve ter seu significado na legenda

Deve ser feito por grupamento de unidadesa. Das unidades maior hierarquia (direção) às de menor

hierarquia (operacionais)b. Unidades de mesmo nível devem estar na mesma linha

horizontal Em unidades do mesmo grupo, deve ser

obedecida a ordem alfabética Autoridade funcional é a autoridade sobre uma

função

ORGANOGRAMA FUNCIONAL (TIPO 1)

Legenda: Qualquer unidade

voltada à execução

Presidência

Manutenção ProduçãoTempos e

Movimentos

ORGANOGRAMA FUNCIONAL (TIPO 2)

Presidência

Administração

Almoxarifado Compras Contabilidad Pessoal

ORGANOGRAMA FUNCIONAL Tipo 1:

1) O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato

2) Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor adequado à nova tarefa executada

3) As ligações indicam uma subordinação temporária

4) A subordinação à Presidência é hierárquica, é possível porém uma diretoria com dirigentes responsáveis por cada função na organização

ORGANOGRAMA FUNCIONAL

Tipo 2:

Aplicado em organizações de pequeno porte

Pouco verticalizadaPoucos chefes para várias atividades

ORGANOGRAMA CIRCULAR OU RADIAL

Presidência

Assessoria de Comunicação

Assessoria Jurídica

Diretoria de Recursos Humanos

Diretoria de Q

ualidadeD

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Pro

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Div

isão

de

Mon

tage

m

Divisão de

Recrutamento Divisão de

Seleção

ORGANOGRAMA CIRCULAR

Pouco utilizado Suaviza a apresentação da estrutura Economiza espaço A autoridade é representada do centro para a

periferia As linhas de autoridade ficam difíceis de serem

identificadas1. Reduz conflitos entre superiores e

subordinados2. Exemplos de organizações: hospitais,

universidades (área acadêmica) Representação de estruturas mais complexas

torna-se difícil Representação de muitos níveis hierárquicos

torna-se difícil1. Pode utilizar letras e números para simplificar2. Necessita de legendas

Em alguns casos, substitui os manuais da organização

1. Só pode ser elaborado por partes (ocupa muito espaço!)

2. Retirando-se o prolongamento dos retângulos (as funções), converte-se no Organograma Estrutural

ORGANOGRAMA ESTRUTURAL-FUNCIONAL

Presidência1. Presidir as reuniões da diretoria

2. Aprovar compras de equipamentos

3. ...

Assessoria de Comunicação1. Analisar as estruturas de

comunicação

2. Detectar problemas de comunicação

3. ...

ORGANOGRAMA MATRICIAL

Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos

Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica

A autoridade maior é dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos (cunho técnico)

A sensação de “duas chefias” é permanentePermite maior mobilidade e flexibilidade que

as outras, mas é mais difícil de implementarDifícil conciliar as duas estruturasPodem ocorrer atritos por questões de

jurisdição

EXEMPLO DE ORGANOGRAMA MATRICIAL DE UMA EMPRESA

RECOMENDAÇÕES FINAIS DO ORGANOGRAMA

Além dos retângulos, podem ser usados círculos, retângulos com os cantos curvos e várias outras simbologias

Esteticamente, deve-se buscar a simetria no diagrama

Devem ser evitadas siglas e abreviaçõesA linha de coordenação não deve ligar

unidades diretamenteO uso de nomes dos ocupantes dos cargos

exigem constante atualizaçãoDurante a elaboração do organograma,

podem surgir discrepâncias, provavelmente é a estrutura informal

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

Maneira como a organização agrupa e reúne pessoas e unidades nos escalões hierárquicos e áreas de atividade

Podem ser vistas sob dois aspectos diferentes:Vertical

1. Os diferentes níveis de autoridade2. Cada escalão possui autoridade sobre

o escalão inferiorHorizontal

Diferentes áreas de atividadeTipos de estruturas organizacionais:

1. Linear2. Funcional3. Linha e assessoria (staff)

ESTRUTURA LINEARMais antiga – aspecto piramidalPrincípio da Unidade de ComandoLinhas formais de comunicaçãoCentralização das decisõesVantagens:

1. Definição clara de autoridade e responsabilidade2. Estrutura simples e de fácil compreensão

Desvantagens:1. Centralização excessiva – Chefes generalistas

demais2. Pode tornar-se autocrática3. Comunicações indiretas e demoradas, sujeitas a

interferências4. Tende a atrapalhar o crescimento da organização

ESTRUTURA FUNCIONALOposta a estrutura linearAutoridade funcional divididaVantagens:

1. Especialização das chefias2. Comunicações diretas, rápidas e sem

interferências3. Descentralização nas decisões

Desvantagens:1. Submissão a autoridades diferentes (às vezes

contraditórias)2. Chefes tendem a pensar apenas na sua área de

atuação, perdem a visão do todo3. Pode gerar conflitos na organização

Diferenças entre organização linear e organização funcional (em relação a autoridade)

Organização Linear Organização Funcional

• Princípio da Autoridade Linear

• Autoridade única ou unidade de comando

• Generalização do comando

• Princípio Funcional

• Autoridade funcional ou variedade de comando

• Especialização do comando

LINHA E ASSESSORIA (STAFF )Mais complexa, combina as duas anteriores

Autoridade de linhaHierárquica e absoluta, transmite ordens e espera

obediênciaAutoridade de staff

Relativa, transmite aconselhamentos e pareceres técnicos

Apresenta muitas características das duas formas anteriores

Permite descentralização nas decisões que dizem respeito a aspectos técnicos

Bastante utilizada atualmente

LINHA COMO EXECUTANTE E ASSESSORIA COMO CONSELHEIRA

Presidência

Diretoria industrial

Diretoria administrati

va e financeira

Diretoria comercial

Assessoria de

Planejamento

Assessoria de Organizações

e Métodos

LINHA COMO ATIVIDADE-FIM E ASSESSORIA COMO ATIVIDADE MEIO

Presidência

Diretoria industrial

Diretoria comercial

Diretoria administrati

va e financeira

Atividade fim

Linha

Atividade meio

Assessoria

Atividade fim

Linha

COMENTÁRIOS SOBRE LINHA E ASSESSORIA Duas formas de diferenciar:

Razões para conflito entre linha e assessoria

Linha – ComandoAssessoria – Aconselhamento

Linha – Atividades-fimAssessoria – Atividades-meio

Queixas do pessoal de linha Queixas da assessoria

Assessoria ameaça a autoridade Não tem autoridade

Assessoria desconhece a realidade Linha não tem visão de conjunto

Consultar assessoria toma tempo Linha não quer mudar

Assessoria não assume responsabilidade Seu trabalho não é utilizado como deveria

Assessoria não agrega valor ao produto da empresa

Pessoal de linha está envolvido com a rotina e não avalia as sugestões

Ressente-se por não ser unidade-fim

Estrutura Organizacional

Departamentalização

É o processo de agrupar atividades em frações organizacionais, definidas segundo um dado critério, com vistas à melhor adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação.

Para se efetuar a departamentalização é necessário definir os critérios, decidir sobre a centralização e a descentralização das áreas de apoio e estabelecer a amplitude de supervisão.

O produto final da departamentalização é denominado de organograma.

Estrutura Organizacional

Departamentalização

Cabe ressaltar que não existe a departamentalização ideal. Todos os tipos apresentam vantagens e desvantagens. Portanto, no processo de departamentalização deve-se buscar formas onde a eficiência e a eficácia organizacional sejam otimizadas.

DEPARTAMENTALIZAÇÃOFormas Tradicionais

Dept. Pessoal

Benefícios Adm Pessoal

Saúde eSegurança

FUNCIONAL

Diret. Técnica

Rio BeloHorizonte

SãoPaulo

GEOGRÁFICA

Dept. Produção

Fundição Usinagem Montagem

PROCESSOS

CLIENTES

PRODUTOS

PERÍODO

Na prática, dificilmente encontramos um apenas tipo de Departamentalização

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA

Neste tipo de departamentalização, os grupos são estabelecidos por áreas geográficas. Isto ocorre principalmente quando a organização opera em regiões diferentes, tornando-se desejável a manutenção de uma administração local.

Como exemplo típico podemos citar as organizações bancárias.

A vantagem principal está no fato da administração local conhecer melhor as peculiaridades de cada região onde atua.

A desvantagem é que, como forma de descentralização, esse tipo de departamentalização, pode, em alguns casos, ter seu campo de ação limitado, além das possíveis duplicações de esforços.

ADM CENTRAL

AG. BARRA AG. BROTAS AG. IMBUI

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR ÁREA GEOGRÁFICA

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

POR PRODUTO OU SERVIÇO Neste tipo, as atividades são agrupadas com base nos produtos ou serviços.

É utilizado em grandes empresas onde os produtos são muito diferenciados ou representam um volume significativo.

A grande vantagem é a facilidade de se analisar os resultados e possibilitar um melhor conhecimento sobre o produto.

A desvantagem é devida à duplicação de atividades, cujo custo pode exceder os benefícios

Departamentalização por Produto ou Serviço

ADM TECNICA

TELEFONE CELULAR TELEFAX

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

POR CLIENTE

Neste modelo de departamentalização, as tarefas são agrupadas conforme os clientes a quem se destinam.

É utilizado principalmente quando a organização trabalha com diferentes tipos de clientes, que exigem tratamento especializado.

É muito comum em lojas de departamento.

Uma vantagem marcante desse modelo é que ela permite conhecer melhor as necessidades e o modo de tratar de cada tipo de cliente.

A grande desvantagem é a substituição de recursos, já que muitas vezes o atendimento aos clientes é sazonal.

ADM GERAL

SETOR

MASCULINO

SETOR SETOR

FEMININO INFANTIL

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

POR CLIENTE

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PERÍODO DE TEMPO

Raramente utilizada nos níveis superiores da organização, a estrutura em função do tempo é utilizada basicamente na área fabril, onde o processo de fabricação não pode sofrer interrupções.

Dessa forma são criados turnos de trabalho que podem ocupar até 24 horas do dia.

ÁREA DE

MONTAGEM

TURNO 1 TURNO 2 TURNO 3

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PERÍODO DE TEMPO

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

POR PROCESSO

Neste caso, os agrupamentos de atividades são estabelecidos por linhas de processo. É freqüentemente utilizado em operações industriais. Como vantagem principal pode-se apontar a maior especialização e a rapidez com que flui a informação técnica. Como desvantagem tem-se a visão limitada dos funcionários em virtude da extrema especialização.

DIRETORIA

DEPTO

TRANSMISSÃO

DEPTO DEPTO

COMUTAÇÃO REDE EXTERNA

DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO

Unidade Estratégica de Negócios (UEN) – é uma unidade ou divisão da empresa responsável por consolidar os resultados de um negócio e para desenvolver uma ou mais Áreas Estratégicas de Negócios (AEN)

Área Estratégica de Negócio (AEN) – é uma parte ou segmento de mercado com a qual a empresa, por meio de suas UEN, se relaciona de maneira estratégica, ou seja, de forma otimizada

Presidência

Divisão Química

Divisão Farmacêutic

a

Divisão de rede de

farmácias

Divisão administrativa financeira

Departamentalização por UEN

No organograma acima existem três divisões da empresa que funcionam como UEN, a saber: Química, Farmacêutica e Rede de Farmácias. Portanto, cada uma delas funciona como um negócio, podendo ter ou não, dentro de cada divisão, uma ou mais empresas específicas

Governança Corporativa é o modelo de gestão que, a partir da otimização das interações entre acionistas ou cotistas, conselhos – administração e fiscal -, auditorias – externa e interna – e diretoria executiva, proporciona a adequada sustentação para o aumento da atratividade da empresa no mercado – financeiro e comercial – e, consequentemente, incremento no valor da empresa, redução do nível de risco e maior efetividade da empresa ao longo do tempo.

Assembleia Geral

Conselho de administração

ComitêsAuditoria externa

Presidência Executiva

Auditoria Interna

Diretoria DiretoriaDiretoria

Conselho Fiscal

Departamentalizaçãopor Governança Corporativa

Departamentalização Mista

A figura mostra um modelo misto de departamentalização, que envolve os tipos: funcional e

por produto.

P R O M O Ç Ã O P R O P A G A N D A

D IR . M A R K E TIN G

R H F IN A N C E IR A

D IR . A D M IN IS TR A TIV O

P R O D U TO A P R O D U TO B

D IR . TÉ C N IC O

P R E S ID E N TE

Diretor

Chefe DeptEletricidade

FUNCIONAL

Diretor

POR PROJETOS

Chefe DeptConcreto

Chefe DeptHidráulica

Especialistasem Eletricidade

Especialistasem Concreto

Especialistasem Hidráulica

GerenteProjeto A

GerenteProjeto B

GerenteProjeto C

Equipes de Especialistasconforme a necessidade do Projeto

Vantagens

• Maior especialização• Melhor Qualidade Técnica• Maior Satisfação dos Técnicos• Melhor Utilização dos Recursos• Maior Eficiência da Administração

Vantagens

• Maior diversificação• Melhor Atendimento a Prazos• Maior Atendimento aos Clientes• Melhor Utilização dos Recursos• Maior Eficiência do Projeto

ESTRUTURAS FUNCIONAIS E POR PROJETOSComparação