csti [email protected] promoção: comissão de ......como tratar esses problemas e desafios?...

José Carlos Abbud Grácio – CSTI

[email protected]

Promoção: Comissão de Avaliação de

Documentos e Acesso – CADA

Out-2013

Analista de Informática - fev/1995

Diretor de Informática -1995-2009

Membro do CSTI - 2009

Graduação em Ciência da Computação – UNICAMP

Mestrado em Ciência da Informação – UNESP de Marília: Metadados

Doutorado em Ciência da Informação – UNESP de Marília:

Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino

superior

Workshop Preservação Digital de documentos eletrônicos em Sistemas Informatizados da UNESP

José Carlos Abbud Grácio - CSTI

Emissão de certificados com assinatura digitalizada

e trâmite de documentos digitalmente: informação

digital

Gestão da Informação e de Documentos Eletrônicos

em Arquivos Universitários

Preservação digital



A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) na UNESP

Gestão da Informação

Contexto atual e a UNESP

Características da informação digital

Cultura organizacional e informacional

Preservação Digital: definição, iniciativas, aspectos e estratégias

Modelo de Gestão para Preservação Digital

Considerações e Encaminhamentos





Resolução 39 de 11/10/2011

Histórico: 1ª reunião em 19/11/08; proposta à Reitoria; Comitê Provisório de TI

Abril/2009: CSTI

O CSTI é um órgão assessor do Vice-Reitor e tem como objetivo melhor ordenar os assuntos relativos à TI da UNESP.

www.unesp.br/csti



Informação -> conhecimento e tomada de decisões

Criação de Processos: conhecimento -> Informação registrada

Necessário: políticas e estratégias

“[...] administração de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação” (CHOO, 2003, p. 403)

É estratégica, inclusive no contexto digital (TIC)



Informação: “conjuntos significantes com a competência e a intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo e na sociedade” (Barreto, 1999).

Lei de acesso à informação - Art. 4o (BRASIL, 2011) “I - informação: dados, processados ou não, que

podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.”

“Informação digital: um tipo de informação, com os mesmos objetivos, mas cuja especificidade se refere a suas formas de produção, organização, administração, distribuição e preservação, bem como quanto aos suportes de armazenamento.”



Ferreira (2006) define objeto digital “como todo e qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequencia de dígitos binários, como por exemplo textos científicos, bancos de dados, fotos digitais, vídeos, páginas Web, software, etc.”



Os avanços nas Tecnologias de informação e

comunicação (TIC) fez surgir um novo suporte, meio

digital, e com ele a necessidade de preservar um

novo patrimônio, a informação digital.

Como preservar a informação digital diante das

mudanças e dos avanços nas TIC?

Nova área de pesquisa

PRESERVAÇÃO DIGITAL

A Preservação Digital está fortemente relacionada

com a Gestão da Informação



É representada por meio de uma sequência de bits;

É registrada em um ou mais objetos digitais e armazenada em um ou mais suportes digitais;

Necessita de um hardware, de um software, de um suporte e de um formato de representação;

Necessita de mecanismos de busca e recuperação;

Conteúdo esta dissociado do suporte;



Permite mudanças no seu conteúdo (problema: garantir a autenticidade;)

Permite o compartilhamento por meio de redes de computadores;

Passa por processos constantes de readequação ao contexto digital, devido às mudanças e avanços constantes nas TIC;

Insere-se em uma cultura em rápida expansão, mas que ainda não atingiu toda a sociedade, como o papel.



obsolescência do hardware e do software. Ex: micros

SEM drive de disquete, editor de texto, ...

mudanças e avanços nas tecnologias de acesso à

informação digital. Ex: troca de mensagem por

Facebook, Whatsapp

as mudanças no formato dos arquivos e das mídias

de armazenamento. Ex: e-book; disquete -> DVD ->

nuvem



explosão da quantidade de informação armazenada

em meio digital.

“Os resultados da pesquisa mostram que 100% das

empresas brasileiras com 50 funcionários ou mais

utilizam computadores, e 97% delas possuem

computador com acesso à Internet.”(PESQUISA

SOBRE O USO DAS TICs NO BRASIL 2008. São

Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.)



Falta de uma cultura de preservação por parte dos

criadores da informação digital e por parte das

instituições responsáveis em preservar essa

informação. Ex: disquetes de 3,5”

Custo elevado para as ações de preservação digital e

a necessidade de recursos financeiros permanentes

no orçamento das instituições. Ex: servidores de

dados com grande capacidade de armazenamento,

estrutura de gestão Workshop Preservação Digital de documentos eletrônicos em Sistemas Informatizados da UNESP


Como tratar esses problemas e desafios?

Preservação Digital: são os processos de gestão envolvidos na administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das TICs existentes na época, e com garantias de sua autenticidade (GRÁCIO, 2012, p. 61)

Envolve questões administrativas, técnicas, legais, econômicas e culturais



Preservação digital implica na necessidade de mudança de elementos da cultura organizacional (valores, normas e comportamentos)

Implica também na mudança na cultura informacional

As pessoas devem entender a importância de preservar a informação digital para a UNESP

Mudança na gestão da universidade e o envolvimento de toda comunidade. Cultura voltada para PD.

Responsabilidades: produtor e da UNESP

Lei de Acesso à Informação, Art. 3º - diretrizes: ”IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;”



Assim, a implementação de um modelo para preservação digital depende, além dos aspectos administrativos, legais e tecnológicos, de fatores relacionados à cultura organizacional e informacinal, como os valores, crenças, normas, processos de comunicação, comportamento organizacional e outros.

Dessa forma, a preservação digital busca preservar informações importantes para o conhecimento e para a tomada de decisão, auxiliando no desenvolvimento e no crescimento da instituição.



UNESCO, por meio da “Carta para a Preservação do

Patrimônio Digital” (15/10/03): define, em 12 artigos, os

princípios que devem nortear o assunto

Na Europa, o projeto Eletronic Resource Preservation

and Access Network (ERPANET) - 2001

CEDARS (Reino Unido e Irlanda), CAMILEON (Reino

Unido e Estados Unidos) e NEDLIB (projeto colaborativo

entre bibliotecas da Europa)

Austrália: Biblioteca Nacional - Preserving Access to

Digital Information (PADI) e PANDORA

Online Computer Library Center (OCLC)

Projeto InterPARES do Canadá (International Research

on Permanent Authentic Records in Electronic System),

início em 1999, coordenado pela University of British

Columbia, com a participação de pesquisadores de

diversas áreas (Arquivologia, Biblioteconomia,

Tecnologia da Informação, Informática, Direito e outros)

da Europa, Ásia, África e Américas. O Brasil participa no

projeto com o Arquivo Nacional.

Tem como objetivo fomentar estudos e desenvolver

soluções para a preservação de documentos

arquivísticos digitais autênticos.

No Brasil, as iniciativas e os projetos publicados ainda

são incipientes quando comparados com o exterior, e não

há participação efetiva das IES. Uma participação

importante no Projeto Interpares é da Universidade

Estadual de Campinas(UNICAMP).

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ): aprovou a

“Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico

Digital: preservar para garantir o acesso”.

GRÁCIO, 2012, p. 75





Vários aspectos envolvem a preservação digital, e a definição de uma política de preservação digital para as IES e a forma de atuação dos profissionais envolvidos dependem do modo pelo qual esses aspectos são tratados.

Política de Preservação Digital tem como objetivo garantir que as instituições tenham um planejamento e estratégias bem definidas para o armazenamento e uso de recursos de informação digital para longos períodos de tempo. Essa política deve garantir a continuidade do processo de preservação digital.



GRÁCIO, 2012, p. 75



Dizem respeito à gestão da instituição e têm o objetivo de dar continuidade às atividades de preservação digital, independente das mudanças que possam ocorrer na gestão das mesmas

Objetivos da instituição

Missão e Visão Institucional

Visibilidade acadêmica, científica, tecnológica e cultural da instituição

Definição de quais os tipos de informação institucional devem ser preservados.



Equipe multidisciplinar

Política de preservação digital deve envolver vários aspectos (culturais, técnicos, legais e organizacionais) e várias áreas do conhecimento

Qual profissional tem essa formação?

Equipe Integrada <==> Objetivos Institucionais

Capacitação continuada



Responsabilidades

Definir as responsabilidades do criador e da instituição. Ex: R$: Administração; Descrição dos metadados: Biblioteca; Backup: STI; Aspectos legais: Assessoria Jurídica; ...

Deveres e responsabilidades para docentes, discentes e servidores técnico administrativos



Recursos financeiros

Investimentos em tecnologia, infraestrutura e capacitação. Ex: registro de preços de computadores, rede de computadores com alta velocidade, treinamentos, ...

$ = investimento na preservação do capital intelectual da instituição e de sua história

Valor dependo de quais objetos digitais a instituição deseja preservar

Necessário prever no orçamento anual os recursos necessários



Atos administrativos

Complementares às de leis (estatutos, regimentos, resoluções, portarias, ofícios ...)

Buscam adequar a instituição às suas finalidades, características e à sua cultura organizacional, buscando regulamentar e disseminar seus padrões de conduta relacionados à PD

As instituições devem definir através dos atos administrativos a estrutura de gestão dos processos envolvidos na preservação digital



Buscam garantir a legalidade dos processos de preservação digital para as IES e para o criador do objeto digital

Leis

A política deve seguir a legislação vigente

Não existe legislação específica os processos

CONARQ – Doc. Arq. Eletrônico

Lei de Acesso à Informação: Lei nº 12.527, de 18/11/2011

Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras.

Art. 3o – defines as diretrizes III - utilização de meios de comunicação viabilizados

pela tecnologia da informação; Art. 5o – É dever do Estado garantir o direito de

acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.

Art. 6o – Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:

II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade;



Art. 7o – O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:

II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;

Art. 8o – É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

§ 2o – Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

























Direitos autorais

Preservação digital => COPIAR

A política de estar amparada em leis que respaldam a instituição e garantam ao autor a propriedade intelectual

Brasil: Lei 9.610 de 1998. Projeto de revisão da Lei de Direito Autoral. Lei 12.853 de 14/08/2013.

Formação em Direito Digital e Propriedade Intelectual realizada (06/03/2013 - NEaD/Unesp).

http://acervodigital.unesp.br/handle/123456789/65695

Manual de Propriedade Intelectual – 02/05/2013 http://acervodigital.unesp.br/handle/123456789/65802



Dizem respeito às questões técnicas, buscando tratar da obsolescência do hardware, do software, do formato e do suporte, da autenticidade e das mudanças/avanços nas TIC

Modelos, padrões e iniciativas Padronização de elementos que compõem a gestão

de objetos digitais a serem preservados

Participação em iniciativas e projetos corporativos possibilita a troca de experiências e informações entre instituições

Open Archival Information Systems (OAIS); formatos abertos; padrões de metadados; ODF, PDF/A, ...



Infraestrutura tecnológica Atender e garantir além da preservação do objeto

digital, sua disponibilidade

1. Ambiente de Preservação: preservar os objetos digitais e os metadados

2. Ambiente de Acesso: proporcionar a busca, recuperação e acesso desses objetos digitais

Demandas: equipamentos (hardware) e software adequados, formato dos arquivos acessíveis, suporte seguros, capacidade de armazenamento, diferentes necessidades de acesso (“off-line” e/ou “on-line”), ...



Repositórios institucionais/digitais Tem o objetivo divulgar e disponibilizar o acesso à

produção científica das instituições, através de um conjunto de serviços de acesso livre que a universidade oferece com o objetivo de gerenciar e disseminar o material digital criado por seus membros, como artigos, livros e outros

Aumenta a visibilidade, a confiança e o valor da instituição

Devem ser capazes de manter os objetos digitais disponíveis ao longo do tempo

Software DSPACE, Fedora, Eprints; metadados DC



Seleção e descarte

Definir as informações digitais a serem preservadas - seleção

A política de seleção deve se basear:

Objetivos da instituição

Necessidades da comunidade interna e externa

Custos

Definir prioridades

Descarte: legislação vigente; atos administrativos; estabelecer tabelas de temporalidade



Estratégias de preservação

Objetivo: adequação dos objetos digitais às tecnologias atuais

Dependem do objeto digital e das tecnologias existentes

Equipe técnica: avaliar mudanças nas TICs



Estratégias de preservação

Dois tipos:

1. Conservar o objeto digital no seu formato original:

Refrescamento: transferir a informação de um

objeto físico de armazenamento (suporte) para

outro mais atual, antes que o primeiro deteriore.

Exemplo: cd-rom para cd-rom; Disquete para CD

Emulação: técnica de criar um ambiente tecnológico que emule o ambiente original do objeto digital.

Exemplo: software e jogos de computador



Estratégias de preservação:

2. Conservar o conteúdo intelectual do objeto digital:

Migração: técnica que consiste em transferir

periodicamente um objeto digital de uma

tecnologia de hardware e/ou software para

outra mais atual.

Exemplo: MySQL para Postgree; PHP para

JAVA; Redator para Word; Word para Libre; ...

Descrever o histórico das estratégias de

preservação aplicadas aos objetos digitais =>

Metadados



Metadados “[...] conjunto de elementos que descrevem as

informações contidas em um recurso, com o objetivo de possibilitar sua busca e recuperação” (GRÁCIO, 2002, p. 23).

Chave para as estratégias de preservação digital e essenciais para a descrição do conteúdo de um objeto digital e para preservação do mesmo.

Autenticidade

Exemplos: MARC, Dublin Core (DC) e Metadata Encoding and Transmission Standards (METS).



Metadados Devem acompanhar todo o ciclo de vida do recurso e

apoiar todo o processo de preservação digital ao longo do tempo, registrando todas as estratégias aplicadas e as mudanças ocorridas.

Exemplo: fotos, artigo digital, banco de dados, ...



Autenticidade “refere-se à capacidade de garantir que o objeto

digital seja autêntico, ou seja, que reflita o conteúdo original de sua criação” (GRÁCIO, 2012, p. 62).

as IES devem garantir a autenticidade dos documentos digitais, ou seja, garantir que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.

Aplicar métodos, técnicas e rotinas adequados que garantam a autenticidade do objeto digital, e registrar todos os procedimentos executados (metadados).

A instituição deve definir através de sua política o que é e como deve ser tratada a autenticidade



Suporte Digital meio físico para preservação, busca e recuperação

Deterioração e obsolescência (disquete -> CD-ROM -> DVD -> nuvem -> ...)

Vida útil do suporte varia de acordo com o tipo

Confiabilidade: temperatura; umidade relativa do ar; tempo de uso; qualidade da mídia; campos magnéticos; manipulação; poluição e as pessoas



GRÁCIO, 2012, p. 151

A partir dos aspectos, dos modelos de gestão da

informação e da carência de estudos relacionados

à gestão da preservação digital nas IES

Modelo processual de preservação digital

para gestão da informação

Proposta: gestão com um conjunto de processos

Processos: cíclicos, correlatos e dinâmicos

Inserido na cultura organizacional (pessoas, grupos

e comportamento)

Envolvidos pelas TIC existentes e disponíveis



Interação com os usuários (produtores e consumidores)

Adequar-se ao tipo de informação e de objeto digital, com

a adoção de critérios, requisitos e um organograma

GRÁCIO, 2012, p. 166



Cultura Organizacional/TIC ◦ Processos (7)

◦ Entidades: Usuários

IES

TIC

Ambiente externo

◦ Aspectos

◦ Resultados esperados

◦ Fluxos

Identificação das

necessidades

Definir políticas, normas

e tipos de informações e

os objetos digitais, de

responsabilidade da IES,

que devem ser

preservados

Seleção

Definir o que deve

ser preservado,

baseado nas

políticas, normas,

critérios e

prioridades

Descarte e

manutenção

Definir o que deve ser

descartado e como

fazê-los

Definitivo ou

Arquivo digital

permanente

Organização Montar infraestrutura

técnica e de pessoal

Tratamento e

armazenamento Objetos digitais novos

Metadados

Tratamento e

armazenamento

Objetos digitais sob

custódia da IES

Aplicação das estratégias

de preservação digital

Tratamento e

armazenamento

Objetos digitais

descartados

Desenvolvimento de

produtos e serviços

Criar e disponibilizar

ferramentas para busca e

recuperação da informação

digital preservada

Premissas: facilidade,

eficiência, adaptabilidade e

acessibilidade

Distribuição e

acesso

Verificar privilégios de

acessos dos usuários,

definir os formatos e

gerar o pacote de

informação para

encaminhar aos usuários

Uso Avaliação

Se os objetos digitais

e os produtos e

serviços relacionados

a eles estão

atendendo à IES e

aos usuários

Levantar dados

Monitoramento

informacional

Atividade de

acompanhamento e

adequação constante dos

processos que abrangem

o modelo às

necessidades da IES e

dos usuários

Observação, análise e

avaliação dos dados

O modelo busca subsidiar

as IES nas atividades

envolvidas na preservação

digital (15 aspectos, TIC,

cultura e usuários internos e

externos)

Pode ser aplicado e

adaptado a vários tipos de

informação e objetos digitais

relacionados às atividade de

ensino, pesquisa, extensão e

gestão.



Na UNESP, reconhecida como uma organização de produção de conhecimento científico, a gestão da informação é estratégica, também no contexto digital, e o conhecimento produzido e socializado, quando registrado, permite conhecer sua história, sua trajetória e sua contribuição para o desenvolvimento científico, político, social e tecnológico.

Implantação de uma política de preservação digital

Objetivo principal: garantir a autenticidade dos objetos digitais sob custódia da UNESP

Consolidar a Preservação Digital como valor da cultura organizacional



Necessidade de um Modelo processual de gestão para preservação da informação digital na UNESP, que trate dos aspectos culturais, organizacionais, legais e técnicos.

Primeiro passo: inserção da preservação digital nos objetivos da UNESP e nos projetos de TIC.

Criação de uma Comissão Permanente de Preservação Digital (multidisciplinar).

Entender os aspectos que envolvem a PD e seus desafios



Estabelecer parcerias com outros instituições e projetos

Garantir a autenticidade de seus objetos digitais

Necessidade do envolvimento, comprometimento e capacitação de profissionais de várias áreas da UNESP nos processos de preservação digital

Participação dos usuários é fundamental (internos e externos)

“Temos muito mais a discutir sobre documento digital antes de chegarmos a qualquer fórmula ou resultado, porém, é assustador imaginar que enquanto discutimos, muitos documentos foram e estão sendo perdidos” - Humberto Innarelli (UNICAMP)

Aprofundar as discussões sobre a Gestão da Informação na UNESP

Definir uma Política de Preservação Digital para a UNESP

Estabelecer um Modelo Processual de Preservação Digital para Gestão da Informação

Debater o uso da Assinatura/Certificado Digital. Onde e como usar?

Entender o que a Lei de Acesso à Informação afeta a gestão da informação na UNESP





Barreto, Aldo Albuquerque (1999). A oferta e a de-manda da informação: condições técnicas, econômicas e políticas. // Ciência da Informação. 28:2 (1999) 168-173.

BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras. Brasília, DF, 2011. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm

CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Tradução Eliana Rocha. São Paulo: Senac, 2003. 431 p.

Ferreira, Miguel (2006). Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias e atuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, 2006. https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1 /livro.pdf (2007-01-17).

Grácio, José Carlos Abbud. Metadados para a descrição de recursos da Internet: o padrão Dublin Core, aplicações e a questão da interoperabilidade. Marília: Unesp, 2002. 104f. Dissertação (Mestrado) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, 2002.

______. Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior. 1 ed. Cultura Acadêmica. São Paulo. 2011. 218p.

Innarelli, Humberto Celeste, Santos, B. V. e Sousa, R. T.. Arquivística: temas contemporâneos. 1 ed. Editora Senac São Paulo. 2007. 224p.

Pesquisa sobre o Uso das Tecnologias da Informação e da Comunicação no Brasil : TIC Domicílios e TIC Empresas 2008 / [coordenação executiva e editorial, Alexandre F. Barbosa]. São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.



Programa de Publicações

Digitais da Pró-Reitoria de Pós-

graduação da UNESP

Coleção PROPG Digital

Selo Cultura Acadêmica

www.culturaacademica.com.br

Pesquisa por autor: Grácio

Revista

Perspectivas em ciência da informação

http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/in

dex.php/pci/article/view/1612

Perguntas, dúvidas, sugestões, ...

José Carlos Abbud Grácio

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