criando uma solicitação para proposta de segurança

Criando uma solicitao para

proposta de SeguranaPor Anthony L. Gentile (ISS)

O que uma Solicitao de Proposta (RFP)? Como ela pode melhorar o processo de concorrncia?

Como uma organizao de servios de segurana identifica as informaes necessrias para escrever uma RFP eficaz?

Uma estrutura baseada em cinco etapas bsicas para construir, revisar e publicar uma RFP e, posteriormente, avaliar as propostas para trabalhar com as RFP's em servios de segurana na indstria de

terceirizao, apresentada neste artigo.

Papel Branco ISSOutubro 2011

ndice analticoSumrio Executivo

Introduo

Quem gere o processo de RFP

O Processo de Solicitao de Proposta

- Primeira Estgio: O contratante identifica e documenta a prestao de servios

- Segundo Estgio: O comprador solicita proponentes alternativos

- Terceiro Estgio: O comprador revisa, avalia, e seleciona propostas

- Quarto Estgio: O concorrente selecionado

- Quinto Estgio: Avaliao do processo

Lista A Objetivos, Servios e Diretrizes

Lista B Capacidades, Licenas, Seguros dos Concorrentes

Lista C Instrues do Processo de Concorrncia aos Proponentes

Lista D Esboo do Modelo de RFP

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Informaes confidnciais ISS Word Services A/S - Direitos autorais 2011

Sumrio ExecutivoPor varias razes, as organizaes consideram fazer uma nova concorrnciapara os contratos existentes de servio de segurana, ou decidem substituir os seus prprios servios de guarda de propriedade com os de um prestador. Embora as razes variem de acordo com a organizao, muitas vezes esto enraizadas questes como: baixos nveis de desempenho, alto custo, exposio passiva, falta de flexibilidade, baixa escalabilidade, questes de compliance, etc. No entanto, qualquer que seja o motivo, a administrao concluiu que a substituio por um novo prestador de servio de segurana vai oferecer maior valor para a organizao. Posteriormente, a administrao orienta tanto o desenvolvimento de uma RFP (Request for Proposal) como a subsequente aplicao de um processo de concorrncia para localizar e selecionar um prestador de servios de segurana apropriado.


Este artigo explica brevemente o que uma RFP, e como ela pode funcionar para melhorar o processo de concorrncia; identifica os tipos de informao necessria para escrever uma RFP eficaz e, sugere quatro estgios bsicos para construir, revisar e publicar uma RFP e posteriormente avaliar as propostas. Ele tambm inclui alguns exemplos bsicos de itens que normalmente aparecem em uma RFP para os servios de segurana e tambm um esboo de RFP.


IntroduoAs organizaes que buscam substituir seus servios de segurana existentes normalmente querem se alinhar com um prestador experiente e bem qualificado, um que ir proporcionar-lhes a prestao do servio de segurana com melhor gesto econmica e confivel. A principal razo que leva uma organizao a preparar uma RFP melhorar suas chances de adquirir "a organizao de melhor servio" com o melhor preo, ou seja, obtendo o "melhor negcio". Ns acreditamos que uma RFP bem construda possibilita o convite a uma ampla gama de prestadores a ofertar o servio, dando s organizaes melhores oportunidades de encontrar os melhores prestadores e, talvez, outras opes. Alm disso, como uma RFP descreve claramente o servio, a capacidade do fornecedor de antecipar corretamente os custos otimizada. Isso leva a uma maior preciso no custeio das propostas, e muitas vezes, pode resultar em condies mais favorveis de contrato para a organizao.

A elaborao de uma RFP, a solicitao e avaliao das propostas so importantes e exigem algum tempo extra e muito trabalho para serem assertivas. Bem feitas, no entanto, as RFP's no so to difceis de preparar, e posteriormente, as propostas dos fornecedores se tornam mais fceis para solicitar e avaliar. Ainda, no final, uma RFP pode economizar para a organizao tempo e dinheiro, e evitar uma potencial insatisfao com o seu novo fornecedor.

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Obviamente um nico indivduo que tenha o conhecimento da organizao e suas necessidades deve ser a principal pessoa para montar o documento RFP, solicitar as propostas e gerir o processo. A pessoa mais propensa a ter conhecimento e habilidades para montar a RFP o Diretor de Segurana (CSO) da organizao ou o gerente dele. Outras pessoas com maior probabilidade de cumprir com sucesso esta tarefa so o Gerente de Facility, Gerente de Operaes, Chefe de Recursos Humanos, Gestor de Riscos, ou talvez at mesmo o Controler da organizao. medida que a organizao tenha uma expanso, seja em complexidade, disperso ou tamanho, pode ser vantajoso incluir outras pessoas com conhecimentos especficos em um pequeno e temporrio grupo de trabalho.................................

Quem gerencia o processo RFP


O Processo de Solicitao de PropostaDa forma mais simples, uma RFP um documento que pede a outros para propor como, e em que termos, eles fariam um tipo especfico de trabalho. Em um nvel mais detalhado, uma RFP e o processo de concorrncia podem ser divididos em quatro etapas:

1. O primeiro estgio simplesmente um processo passo-a-passo para identificar e documentar os servios de segurana e as condies em que estes servios devem ser entregues ao comprador.

2. No segundo estgio, o comprador procura diversos prestadores (concorrentes) para atender suas necessidades de segurana e solicita que as propostas sejam feitas com base no documento RFP.

3. No terceiro estgio , os concorrentes respondem propondo como eles fariam o trabalho. O comprador, ento analisa as propostas, avalia as escolhas, e, finalmente, seleciona a proposta de concorrente para iniciar os servios.

4. No ltimo estgio , o comprador negocia com o concorrente selecionado para realizar os servios propostos e assina um contrato.

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Estgio 1Contratante Identifica e documenta a prestao de servios

a. Adquirir informaesb. Preparando para escrever uma RFP, 1c. Preparando para escrever uma RFP, 2d. Preparando para escrever uma RFP, 3e. Escrevendo a RFP

Estgio 2Comprador procuraprestadores alterantivos

a. Publicando o editalEstgio 3Comprador revisa, analisae seleciona proposta

a. O Processo de concorrncia b. Avaliao das ofertas

Estgio 4Prestador selecionado

a. Tomada de deciso

Time

Estgio 5Processo de Avaliao

Os cinco estgios de uma RFP

Contrato assinado


A fim de tornar uma RFP atrativa e motivar os fornecedores certos para participar, a RFP deve ser bem construda, definir e descrever claramente o trabalho e permitir ao fornecedor a capacidade de antecipar corretamente os custos e possveis redues. Isto levar a uma maior preciso na precificao e proporcionar um nvel de conforto aos concorrentes. Os concorrentes podem ser ainda mais motivados quando percebem um "valor agregado ao benefcio adquirido na manuteno de um cliente. Em alguns casos, ganhar uma concorrncia permite-lhes a entrada em um novo segmento de trabalho ou nova rea geogrfica. Alm disso, ter uma associao com uma organizao bem conhecida e respeitada aumenta sua reputao e credibilidade. Um novo cliente tambm apresenta-lhes a oportunidade de alavancar sua presena em outras reas e funes dentro da organizao. Finalmente, se o prestador tem clientes semelhantes no mesmo segmento, pode lhes proporcionar algumas economias de escala e maior flexibilidade em termos de pessoal e superviso..............................................

Primeiro Estgio: Contratante identifica e documenta a prestao de servios

a. Adquirir informaes sobre o que necessrio

Um fator chave para obter o "melhor negcio" para a organizao definir claramente suas necessidades e as condies em que essas necessidades devem ser satisfeitas, e, em seguida, escrev-las na RFP. As organizaes devem tambm concordar internamente sobre os critrios de avaliao e os mtodos que sero utilizados para comparar, avaliar e classificar as propostas. As etapas para definir como um processo de concorrncia deve ser organizado, e a escrita da lista de servios necessrios para a RFP importante. Elas variam muito em sua profundidade e detalhes de acordo com a sofisticao, o tamanho, a indstria, e os recursos crticos disponveis dentro da organizao. Preparar-se para escrever a RFP e acordar um procedimento de concorrncia pode parecer difcil. Seja persistente, oua bem, as fraes de informaes e ideias iro surgir de fontes inesperadas. Todas elas precisam ser avaliadas, alinhadas e acordadas para que elas possam se tornar parte dos requisitos da RFP. Esforo extra para coletar informaes de variadas reas internas so vitais para o sucesso final do programa de segurana. Isto porque os servios de segurana contratados podem ter um impacto altamente negativo no caso de deixar de atuar em reas que so altamente sensveis e caras para a organizao. Isto tambm significa que as avaliaes de ofertas dos concorrentes devem ser feitas com muito cuidado pois atendem as necessidades da organizao contratante.................................

b. Preparando para escrever uma RFP, primeiro passo

Esta a responsabilidade da organizao, identificar e definir, por escrito, quais so os objetivos de segurana, quais so as necessidades de servio, e em que condies essas iniciativas de segurana devem ser entregues. Esta , talvez, a parte mais crtica da RFP: Ela define e comunica para o fornecedor a natureza dos servios de segurana que devem ser prestados, e, finalmente, define o seu custo. Por exemplo, veja lista


importante para a organizao compreender as qualificaes e capacidades de seus contratados. A aptido do fornecedor com a gesto e a capacidade da equipe precisa ser claramente examinada, juntamente com os fatos de sua condio operacional, financeira e jurdica, bem como sua histria e reputao. Na RFP, os concorrentes devem ser obrigados a responder a perguntas especficas sobre a sua organizao, fornecer documentao seletiva para validar suas afirmaes, e enviar currculos do pessoal de apoio responsvel pelo contrato. Devem ser obrigados a apresentar referncias especficas com a indicao, incluindo nomes de contato com endereos e nmeros de telefone. Por exemplo, veja o anexo Lista B - Capacidades, licenas e seguros do contratado...................................................

anexa A- Objetivo, Servios e Orientaes. essencial que a RFP seja a mais clara possvel para explicar o que se quer. Alm disso, a organizao deve definir um conjunto de "orientaes para o servio", que estabelecem as expectativas de interao do fornecedor de segurana com a organizao. Por exemplo, abrange temas como aparncia, uniformes e equipamentos, treinamento de pessoal, continuidade dos servios, nveis de superviso, elaborao de relatrios, horas de operao, e a natureza de suas polticas vigentes sobre o controle de acesso, etc. Embora estes itens informem aos concorrentes os servios que eles precisam realizar, a organizao deve tomar cuidado para no dizer-lhes como devem faz-lo. de responsabilidade do fornecedor propor a forma como eles planejam atender as diretrizes, alcanar o objetivo e prestar os servios solicitados............

c. Preparando para escrever uma RFP, segundo passo

d. Preparando para escrever uma RFP, terceiro passo

A RFP precisa comunicar aos prestadores, informaes relativas como funciona o processo de concorrncia, ou seja, como e quando as propostas devem ser entregues. A RFP deve fornecer informaes bsicas sobre a organizao, a data prevista para o incio do contrato e prazos, local de trabalho, etc., por exemplo, nomes, endereos, nmeros de telefone, endereos de email, web sites, etc. das pessoas de contato dentro da organizao com a qual os concorrentes podem fazer perguntas a respeito de dvidas e esclarecimentos sobre a oferta. Alm disso, devem ser fornecidas informaes quanto aos meios especficos, formato, nmerode cpias, data de vencimento e observaes sobre a estrutura de resposta da oferta. Se existe a possibilidade do concorrente, ou um membro da organizao do concorrente estar em uma posio de conflito de interesse, ento a necessidade de divulgar essa informao deve ser indicada na RFP para a manifestao por parte do concorrente..........................................................................

Quaisquer restries sobre o contato com outros membros da organizao pelos concorrentes, alm dos identificados como pontos de contato, deve ser comunicado no documento. Se uma reunio de esclarecimentos ser realizada com os concorrentes, as informaes quanto data, hora e local da reunio deve ser fornecida juntamente com qualquer informao especificando quem est qualificado para participar. Por exemplo, veja a lista C - Instrues do processo de concorrncia aos fornecedores...........................................................................


e. Escrevendo a RFP

Uma vez que o acordo sobre o que necessrio obtido, e os dados relevantes so recolhidos, a organizao agora est pronta para escrever a RFP. O melhor ponto de partida analisar RFP's anteriores emitidas pela prpria organizao. Elas devem ser consideradas como modelo, uma vez que j foram revistas pela organizao. As organizaes devem considerar a reutilizao desses modelos apenas se estes tiveram produzido um contrato de sucesso, e somente se, estes modelos possam ser adaptados para informar com relevncia as necessidades atuais. Caso contrrio, sugere-se que seja adquirido um modelo padro de RFP publicada na web ou um texto de referncia de negcios e este seja atualizado com as informaes atuais da organizao. Em todos os casos, a RFP deve ser revisada independentemente da clareza, preciso, e contedo. Por exemplo, veja a lista D - Esboo do modelo de RFP.

Eventualmente, muitas propostas de fornecedores (que so estruturadas para coincidir com a RFP) se tornam parte do contrato final de servios, e so efetivamente o prprio contrato. Por isso, importante que uma reviso jurdica no documento de RFP seja feita antes da distribuio do documento. Isso verdade porque existem algumas consideraes muito importantes e garantias adicionais que devem ser adicionadas RFP, que podem variar dependendo da indstria, do local e rgos regulamentadores. Em particular, quando a proposta da empresa para o setor pblico, ou para um agente de servios de um rgo ligado ao governo, existem orientaes muito especficas sobre o destacamento de notificaes, prazos, seguros, entre outros requisitos.............................................................................................

Segundo Estgio: Comprador solicita concorrentes alternativos

a. Publicando a Oferta

Conforme o ambiente da organizao, indstria, localizao, tempo e natureza do negcio da organizao, deve-se anunciar a RFP em mdias direcionadas e tambm fazer contato direto com os fornecedores com quem a organizao pode ter pr disposio em fazer negcios, devido a uma excelente reputao, experincia anterior, etc. Quando a RFP indica que uma ou mais reunies de esclarecimento com os fornecedores vo ser realizadas antes dos prazos de apresentao, sensato deixar tempo necessrio para os fornecedores se familiarizarem com a RFP para que os questionamentos sejam reduzidos aos pontos mais relevantes.


Finalmente, os concorrentes apresentam suas propostas no momento, data e na forma especificada na RFP. Esta a oportunidade de propor e explicar como eles vo atender as necessidades da organizao, em que condies e qual o custo. Estas propostas devem estar no formato e seguir a estrutura descrita na RFP. Se no, o concorrente deve ser desqualificado, uma vez que no possvel comparar a sua oferta de forma eficaz com as demais.

Terceiro Estgio: Comprador revisa, avalia e seleciona a proposta

a. O Processo da Proposta

Um registro deve ser mantido dos tempos e datas quando as propostas so recebidas, e as propostas devem ser tratadas como documentos confidenciais e mantidas seguras e trancadas quando no estiverem em uso. As propostas recebidas aps o prazo no devem ser aceitas e devem ser devolvidas ainda lacradas ao fornecedor, juntamente com uma nota indicando o motivo de sua rejeio.

Uma vez que todas as propostas foram recebidas, elas precisam ser examinadas e avaliadas. Este um ponto crtico. Se a RFP foi clara e bem escrita, os fornecedores respondero "ma com ma" e, a comparao e avaliao das ofertas dos concorrentes pode ser feita. muito mais fcil comparar propostas de diferentes prestadores, quando cada uma das propostas a ser comparada cobre igualmente o mesmo tpico ou de forma muito semelhante.

b. Avaliao das propostas

Um custo apenas, raramente o nico critrio de seleo da proposta de um fornecedor, existe a necessidade de explicar o valor apresentado em relao s vrias necessidades e outros itens especificados na RFP. O processo de avaliao, portanto, no to simples.

As avaliaes devem, portanto, ser baseadas em um conjunto de critrios, que so classificados e possivelmente ponderados em sua importncia para o desempenho global dos servios e do contrato. As avaliaes devem ser feitas por pessoas que esto familiarizadas com o contedo e a inteno da RFP, e que tm um forte interesse em assegurar o sucesso do programa de segurana. til tambm envolver pessoas com experincia em segurana, finanas, direito, gesto de recursos humanos e administrao de contratos na avaliao.

Vrias tomadas de decises tcnicas so normalmente utilizadas para avaliar as propostas. Alguns atribuem valores de pontos pr-definidos para cada critrio e atribuem um multiplicador a esse valor, a fim de marcar o quo bem o contratante cumpre os requisitos da RFP. Outros usam medidas subjetivas em cada critrio ou um conjunto de critrios relacionados. Por exemplo: no, minimamente aceitvel, mdia, acima da mdia, excepcional. Essas tcnicas e outras podem ser facilmente encontradas em uso na maioria das organizaes, e, claro, uma busca na internet vai render diversas tcnicas e verses diferentes.


Como parte do processo de avaliao das propostas, sugere-se que, aps a concluso do primeiro corte de propostas, as referncias dos concorrentes remanescentes deveriam ser contatados, as licenas validadas com as autoridades apropriadas, e os dados financeiros e jurdicos verificados com fontes pblicas. Esta atividade vai ser usada para reduzir ainda mais o nmero de potenciais candidatos.

Quarto Estgio: O fornecedor selecionado

a. Tomando a Deciso

Quando o processo de avaliao est reduzido para as fases finais (short list), cada um dos dois ou trs ltimos concorrentes em disputa deve ser convidado a fazer uma apresentao de sua proposta. Depois, os principais membros da equipe indicados para lidar com o contrato devem ser entrevistados. Nesse momento, as negociaes finais sobre preos e prazos dentro do contrato so normalmente finalizadas, e um contrato elaborado com a assistncia de um advogado competente em contratos empresariais. A seleo final de um concorrente ento feita e o contrato concedido.

A avaliao de processo importante, pois ser usada para ajudar a organizao a criar padres que suportam uma RFP e avaliar como efetivamente esse processo funcionou. Ele tambm ir ajudar a avaliar tanto a curto prazo como longo prazo mudanas nas competncias, atitudes e conhecimento do fornecedor de segurana. Como as alteraes nas circunstncias podem exigir ajustes nos requisitos ao longo do caminho para atingir as metas e objetivos, uma equipe pode revisar ou avaliar o processo por seus sucessos ou falhas durante a vigncia do contrato.

Quinto Estgio: Avaliao de processo

A avaliao de processo pode ser um trampolim para o desenvolvimento de outro material. Por exemplo, pode ajudar a gerar listas e linhas de tempo, que podem ser compartilhados com outros membros da organizao, bem como com o fornecedor de segurana. Alm disso, um processo de avaliao pode ser simplesmente utilizado para representar que os fundos alocados para uma RFP foram gastos para a finalidade pretendida e que o projeto est sendo executado com sucesso.


Servios - Fornecer servios de segurana desarmada e uniformizada

(Lista parcial: adicione ou selecione conforme necessrio)

Controle de acesso - entrada e sada; Patrulhas nas reas construdas - interiores e exteriores (campus, garagem, etc); Verificao de identificao de visitantes e funcionrios do edifcio; Relatrios de operao diria e de incidentes; Sistemas de deteco de intruso de edifcios - monitoramento e retorno para a base; Equipamentos e alarmes para deteco de incndio; Resposta as necessidades de apoio a outros deveres relacionados com a segurana de vida; Deveres do porteiro na porta de entrada principal; Superviso das operaes de triturao de documentos e arquivos; Veculo de controle na rea do estacionamento; Verificaes com patrulha de combate a incndio; Patrulhas mveis nas reas de escritrio, hospital, campus, garagem, estacionamento, ruas e na rea do terreno;

Especifique o tempo

24h7365 ou conforme indicado por orientao do site

Indique as condies de trabalho

Dentro das instalaes do escritrio, escola, faculdade; Dentro e fora de shoppings, centros comerciais etc. Sites perigosos construo, refinaria, siderrgicas, linhas de produo, estivas, etc.; Terminal de trnsito com alta densidade, aeroporto, metr, terminal de trem ou nibus, etc.; Locais de Esportes, etc.; reas isoladas, distritos com alta criminalidade, zona rural, zona de guerra; Condies meteorolgicas extremas;

Edifcio principal, campus, locais de garagem, laboratrio, piscina, edifcio de apoio, estacionamento, etc.; Cidade 1, Cidade 2, Escritrio no andar x, y, z etc.; Estdio principal, campo de prova, porta do estdio, sala de exposies, bilheteria, rea de servios bancrios, berrio, enfermaria, etc.

Indique as condies de trabalho

Lista A - Objetivos, Servios e Diretrizes


Fornecer uma gesto adequada e necessria, e superviso para todos os empregados

da prestadora e (c) ser o nico responsvel por definir e aplicar aes disciplinares aos

funcionrios que no esto em conformidade com as normas e regulamentos do

contratante, bem como qualquer outra poltica estabelecida pelas partes.

Desenvolver e fornecer um conjunto abrangente de comunicados documentando tanto

responsabilidades e procedimentos gerais como especificas do local. Eles devem ser

preparados antes do incio do contrato e devem ser analisados e aprovados dentro de

X dias. Todos os agentes de segurana devem ler e compreender esses comunicados e

devem ser aplicados testes sobre eles.

Espeficifique a superviso necessria

Exemplo de lista de qualificaes que devem ser tratada pelos concorrentes em sua proposta e que devem ser avaliadas durante o processo de seleo.

1. Histria da empresa e organizao

2. Abordagem da gesto

3. Pessoal

Abordagem da seleo - requisitos bsicos e mnimos da fora de trabalho ou de educao e formao, incluindo os requisitos de idade; Diretrizes para lidar com infraes de natureza criminal; Comprovante de identidade; Exame toxicolgico; Exames mdicos indicando aptido para o trabalho; Autorizaes de segurana apropriadas para as necessidades da organizao; Desenvolvimento e reteno; Programas de reconhecimento; Programas de formao; Licenciamento; Programa de benefcios;

4. Seguros e vnculos

5. Plano de transio

6. Computador de gerenciamento de sistemas

7. Proposio de valor

8. Os concorrentes devem ser devidamente licenciados e ter a capacidade de executar o trabalho de acordo com todas as autoridades de governo locais, ou seja, cumprir todas as regras em matria de treinamento e contratao.

9. Os concorrentes devem estar em conformidade com as leis e regulamentos aplicveis nos nveis municipais, estaduais e federais.


Lista B - Capacidades, Licenas e Seguros das Concorrentes


Lista C- Instrues do Processo de Concorrncia aos Proponentes

Incluem:

1. Nome, endereo, telefone, fax, e-mail e endereos do site na web, tanto os da organizao quanto os dos concorrentes que participaro do processo.

2. Identificar as pessoas chave para contato dentro da organizao e as pessoas chave para contato dos concorrentes. 3. Indique o necessrio;

a. Formato, estrutura, mdia e limites de tempo para apresentao da proposta;

b. Tipo de dados financeiros necessrios, incluindo o perodo associado a estes dados;

c. Seguros, ttulos, etc., politicas, nome dos agentes, nome e endereo da seguradora e os dados da aplice. Indicar os tipos de cobertura e nveis de benefcio


Lista D Esboo do Modelo de RFPA maioria das RFPs seguem em geral uma estrutura comum, como ilustrado abaixo:

Introduo; Apresentao da proposta; Termos do contrato; Escopo do servio; Instrues do contratante; Padro da fora de trabalho; Mtodo de seleo;

O Grupo ISS foi fundado em Copenhagen em 1901 e desde ento tem crescido para se tornar uma das principais empresas de Facility Services no mundo. A ISS oferece uma ampla gama de servios dentro das seguintes reas de negcios: Servios de limpeza, servios de suporte, servios propriedades, servios de alimentao, servios de segurana e servios de gesto de instalaes. As receitas do Grupo ISS foram de DKK 74 bilhes em 2010 e a ISS agora tem mais de 540.000 funcionrios em mais de 60 pases na Europa, sia, Amrica do Norte, Amrica do Sul e no Pacfico, atendendo mais de 200.000 contratos em empresas a cada dia.

ISS World Services A/S

Todos os dias, os funcionrios da ISS criam valor, trabalhando como integrantes de nossos clientes. Um componente-chave da estratgia de RH da ISS desenvolver funcionrios capazes em todas as funes. Esprito de equipe e auto-gesto so incentivados, como tambm a participao voluntria em treinamento adicional e fluxos de trabalho multidisciplinares. Alm do desenvolvimento de nossos funcionrios, a ISS garante a conformidade com os regulamentos de sade, segurana e meio ambiente (SSMA). Demonstramos nosso compromisso tico e social atravs do Cdigo de Conduta da ISS, a nossa filiao UN Global Compact e honrando os princpios estabelecidos no acordo do Union International Network (UNI).

Para mais informaes sobre o Grupo ISS, por favor visite www.issworld.com

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