criando um solicitação para proposta de segurança

Criando uma solicitação para proposta de Segurança

Por Anthony L. Gentile (ISS)

O que é uma Solicitação de Proposta (RFP)? Como ela pode melhorar o processo de concorrência?

Como uma organização de serviços de segurança identifica as informações necessárias para escrever uma RFP eficaz?

Uma estrutura baseada em cinco etapas básicas para construir, revisar e publicar uma RFP e, posteriormente, avaliar as propostas para trabalhar com as RFP's em serviços de segurança na indústria de

terceirização, é apresentada neste artigo.

Papel Branco ISSOutubro 2011

Índice analítico

Sumário Executivo

Introdução

Quem gere o processo de RFP

O Processo de Solicitação de Proposta

- Primeira Estágio: O contratante identifica e documenta a prestação de serviços

- Segundo Estágio: O comprador solicita proponentes alternativos

- Terceiro Estágio: O comprador revisa, avalia, e seleciona propostas

- Quarto Estágio: O concorrente é selecionado

- Quinto Estágio: Avaliação do processo

Lista A – Objetivos, Serviços e Diretrizes

Lista B – Capacidades, Licenças, Seguros dos Concorrentes

Lista C – Instruções do Processo de Concorrência aos Proponentes

Lista D – Esboço do Modelo de RFP

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Informações confidênciais ISS Word Services A/S - Direitos autorais 2011

Sumário ExecutivoPor varias razões, as organizações consideram fazer uma nova concorrênciapara os contratos existentes de serviço de segurança, ou decidem substituir os seus próprios serviços de guarda de propriedade com os de um prestador. Embora as razões variem de acordo com a organização, muitas vezes estão enraizadas questões como: baixos níveis de desempenho, alto custo, exposição passiva, falta de flexibilidade, baixa escalabilidade, questões de compliance, etc. No entanto, qualquer que seja o motivo, a administração concluiu que a substituição por um novo prestador de serviço de segurança vai oferecer maior valor para a organização. Posteriormente, a administração orienta tanto o desenvolvimento de uma RFP (Request for Proposal) como a subsequente aplicação de um processo de concorrência para localizar e selecionar um prestador de serviços de segurança apropriado.


Este artigo explica brevemente o que é uma RFP, e como ela pode funcionar para melhorar o processo de concorrência; identifica os tipos de informação necessária para escrever uma RFP eficaz e, sugere quatro estágios básicos para construir, revisar e publicar uma RFP e posteriormente avaliar as propostas. Ele também inclui alguns exemplos básicos de itens que normalmente aparecem em uma RFP para os serviços de segurança e também um esboço de RFP.


Introdução

As organizações que buscam substituir seus serviços de segurança existentes normalmente querem se alinhar com um prestador experiente e bem qualificado, um que irá proporcionar-lhes a prestação do serviço de segurança com melhor gestão econômica e confiável. A principal razão que leva uma organização a preparar uma RFP é melhorar suas chances de adquirir "a organização de melhor serviço" com o melhor preço, ou seja, obtendo o "melhor negócio". Nós acreditamos que uma RFP bem construída possibilita o convite a uma ampla gama de prestadores a ofertar o serviço, dando às organizações melhores oportunidades de encontrar os melhores prestadores e, talvez, outras opções. Além disso, como uma RFP descreve claramente o serviço, a capacidade do fornecedor de antecipar corretamente os custos é otimizada. Isso leva a uma maior precisão no custeio das propostas, e muitas vezes, pode resultar em condições mais favoráveis de contrato para a organização.

A elaboração de uma RFP, a solicitação e avaliação das propostas são importantes e exigem algum tempo extra e muito trabalho para serem assertivas. Bem feitas, no entanto, as RFP's não são tão difíceis de preparar, e posteriormente, as propostas dos fornecedores se tornam mais fáceis para solicitar e avaliar. Ainda, no final, uma RFP pode economizar para a organização tempo e dinheiro, e evitar uma potencial insatisfação com o seu novo fornecedor.

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Obviamente um único indivíduo que tenha o conhecimento da organização e suas necessidades deve ser a principal pessoa para montar o documento RFP, solicitar as propostas e gerir o processo. A pessoa mais propensa a ter conhecimento e habilidades para montar a RFP é o Diretor de Segurança (CSO) da organização ou o gerente dele. Outras pessoas com maior probabilidade de cumprir com sucesso esta tarefa são o Gerente de Facility, Gerente de Operações, Chefe de Recursos Humanos, Gestor de Riscos, ou talvez até mesmo o Controler da organização. À medida que a organização tenha uma expansão, seja em complexidade, dispersão ou tamanho, pode ser vantajoso incluir outras pessoas com conhecimentos específicos em um pequeno e temporário grupo de trabalho.................................

Quem gerencia o processo RFP


O Processo de Solicitação de Proposta

Da forma mais simples, uma RFP é um documento que pede a outros para propor como, e em que termos, eles fariam um tipo específico de trabalho. Em um nível mais detalhado, uma RFP e o processo de concorrência podem ser divididos em quatro etapas:

1. O primeiro estágio é simplesmente um processo passo-a-passo para identificar e documentar os serviços de segurança e as condições em que estes serviços devem ser entregues ao comprador.

2. No segundo estágio, o comprador procura diversos prestadores (concorrentes) para atender suas necessidades de segurança e solicita que as propostas sejam feitas com base no documento RFP.

3. No terceiro estágio , os concorrentes respondem propondo como eles fariam o trabalho. O comprador, então analisa as propostas, avalia as escolhas, e, finalmente, seleciona a proposta de concorrente para iniciar os serviços.

4. No último estágio , o comprador negocia com o concorrente selecionado para realizar os serviços propostos e assina um contrato.

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Estágio 1Contratante Identifica e documenta a prestação de serviços

a. Adquirir informaçõesb. Preparando para escrever uma RFP, 1c. Preparando para escrever uma RFP, 2d. Preparando para escrever uma RFP, 3e. Escrevendo a RFP

Estágio 2Comprador procuraprestadores alterantivos

a. Publicando o editalEstágio 3Comprador revisa, analisae seleciona proposta

a. O Processo de concorrência b. Avaliação das ofertas

Estágio 4Prestador é selecionado

a. Tomada de decisão

Time

Estágio 5Processo de Avaliação

Os cinco estágios de uma RFP

Contrato assinado


A fim de tornar uma RFP atrativa e motivar os fornecedores certos para participar, a RFP deve ser bem construída, definir e descrever claramente o trabalho e permitir ao fornecedor a capacidade de antecipar corretamente os custos e possíveis reduções. Isto levará a uma maior precisão na precificação e proporcionará um nível de conforto aos concorrentes. Os concorrentes podem ser ainda mais motivados quando percebem um "valor agregado” ao benefício adquirido na manutenção de um cliente. Em alguns casos, ganhar uma concorrência permite-lhes a entrada em um novo segmento de trabalho ou nova área geográfica. Além disso, ter uma associação com uma organização bem conhecida e respeitada aumenta sua reputação e credibilidade. Um novo cliente também apresenta-lhes a oportunidade de alavancar sua presença em outras áreas e funções dentro da organização. Finalmente, se o prestador tem clientes semelhantes no mesmo segmento, pode lhes proporcionar algumas economias de escala e maior flexibilidade em termos de pessoal e supervisão..............................................

Primeiro Estágio: Contratante identifica e documenta a prestação de serviços

a. Adquirir informações sobre o que é necessário

Um fator chave para obter o "melhor negócio" para a organização é definir claramente suas necessidades e as condições em que essas necessidades devem ser satisfeitas, e, em seguida, escrevê-las na RFP. As organizações devem também concordar internamente sobre os critérios de avaliação e os métodos que serão utilizados para comparar, avaliar e classificar as propostas. As etapas para definir como um processo de concorrência deve ser organizado, e a escrita da lista de serviços necessários para a RFP é importante. Elas variam muito em sua profundidade e detalhes de acordo com a sofisticação, o tamanho, a indústria, e os recursos críticos disponíveis dentro da organização. Preparar-se para escrever a RFP e acordar um procedimento de concorrência pode parecer difícil. Seja persistente, ouça bem, as frações de informações e ideias irão surgir de fontes inesperadas. Todas elas precisam ser avaliadas, alinhadas e acordadas para que elas possam se tornar parte dos requisitos da RFP. Esforço extra para coletar informações de variadas áreas internas são vitais para o sucesso final do programa de segurança. Isto porque os serviços de segurança contratados podem ter um impacto altamente negativo no caso de deixar de atuar em áreas que são altamente sensíveis e caras para a organização. Isto também significa que as avaliações de ofertas dos concorrentes devem ser feitas com muito cuidado pois atendem as necessidades da organização contratante.................................

b. Preparando para escrever uma RFP, primeiro passo

Esta é a responsabilidade da organização, identificar e definir, por escrito, quais são os objetivos de segurança, quais são as necessidades de serviço, e em que condições essas iniciativas de segurança devem ser entregues. Esta é, talvez, a parte mais crítica da RFP: Ela define e comunica para o fornecedor a natureza dos serviços de segurança que devem ser prestados, e, finalmente, define o seu custo. Por exemplo, veja lista


É importante para a organização compreender as qualificações e capacidades de seus contratados. A aptidão do fornecedor com a gestão e a capacidade da equipe precisa ser claramente examinada, juntamente com os fatos de sua condição operacional, financeira e jurídica, bem como sua história e reputação. Na RFP, os concorrentes devem ser obrigados a responder a perguntas específicas sobre a sua organização, fornecer documentação seletiva para validar suas afirmações, e enviar currículos do pessoal de apoio responsável pelo contrato. Devem ser obrigados a apresentar referências específicas com a indicação, incluindo nomes de contato com endereços e números de telefone. Por exemplo, veja o anexo Lista B - Capacidades, licenças e seguros do contratado...................................................

anexa A- Objetivo, Serviços e Orientações. É essencial que a RFP seja a mais clara possível para explicar o que se quer. Além disso, a organização deve definir um conjunto de "orientações para o serviço", que estabelecem as expectativas de interação do fornecedor de segurança com a organização. Por exemplo, abrange temas como aparência, uniformes e equipamentos, treinamento de pessoal, continuidade dos serviços, níveis de supervisão, elaboração de relatórios, horas de operação, e a natureza de suas políticas vigentes sobre o controle de acesso, etc. Embora estes itens informem aos concorrentes os serviços que eles precisam realizar, a organização deve tomar cuidado para não dizer-lhes como devem fazê-lo. É de responsabilidade do fornecedor propor a forma como eles planejam atender as diretrizes, alcançar o objetivo e prestar os serviços solicitados............

c. Preparando para escrever uma RFP, segundo passo

d. Preparando para escrever uma RFP, terceiro passo

A RFP precisa comunicar aos prestadores, informações relativas à como funciona o processo de concorrência, ou seja, como e quando as propostas devem ser entregues. A RFP deve fornecer informações básicas sobre a organização, a data prevista para o início do contrato e prazos, local de trabalho, etc., por exemplo, nomes, endereços, números de telefone, endereços de email, web sites, etc. das pessoas de contato dentro da organização com a qual os concorrentes podem fazer perguntas a respeito de dúvidas e esclarecimentos sobre a oferta. Além disso, devem ser fornecidas informações quanto aos meios específicos, formato, númerode cópias, data de vencimento e observações sobre a estrutura de resposta da oferta. Se existe a possibilidade do concorrente, ou um membro da organização do concorrente estar em uma posição de conflito de interesse, então a necessidade de divulgar essa informação deve ser indicada na RFP para a manifestação por parte do concorrente..........................................................................

Quaisquer restrições sobre o contato com outros membros da organização pelos concorrentes, além dos identificados como pontos de contato, deve ser comunicado no documento. Se uma reunião de esclarecimentos será realizada com os concorrentes, as informações quanto à data, hora e local da reunião deve ser fornecida juntamente com qualquer informação especificando quem está qualificado para participar. Por exemplo, veja a lista C - Instruções do processo de concorrência aos fornecedores...........................................................................


e. Escrevendo a RFP

Uma vez que o acordo sobre o que é necessário é obtido, e os dados relevantes são recolhidos, a organização agora está pronta para escrever a RFP. O melhor ponto de partida é analisar RFP's anteriores emitidas pela própria organização. Elas devem ser consideradas como modelo, uma vez que já foram revistas pela organização. As organizações devem considerar a reutilização desses modelos apenas se estes tiveram produzido um contrato de sucesso, e somente se, estes modelos possam ser adaptados para informar com relevância as necessidades atuais. Caso contrário, sugere-se que seja adquirido um modelo padrão de RFP publicada na web ou um texto de referência de negócios e este seja atualizado com as informações atuais da organização. Em todos os casos, a RFP deve ser revisada independentemente da clareza, precisão, e conteúdo. Por exemplo, veja a lista D - Esboço do modelo de RFP.

Eventualmente, muitas propostas de fornecedores (que são estruturadas para coincidir com a RFP) se tornam parte do contrato final de serviços, e são efetivamente o próprio contrato. Por isso, é importante que uma revisão jurídica no documento de RFP seja feita antes da distribuição do documento. Isso é verdade porque existem algumas considerações muito importantes e garantias adicionais que devem ser adicionadas à RFP, que podem variar dependendo da indústria, do local e órgãos regulamentadores. Em particular, quando a proposta da empresa é para o setor público, ou é para um agente de serviços de um órgão ligado ao governo, existem orientações muito específicas sobre o destacamento de notificações, prazos, seguros, entre outros requisitos.............................................................................................

Segundo Estágio: Comprador solicita concorrentes alternativos

a. Publicando a Oferta

Conforme o ambiente da organização, indústria, localização, tempo e natureza do negócio da organização, deve-se anunciar a RFP em mídias direcionadas e também fazer contato direto com os fornecedores com quem a organização pode ter pré disposição em fazer negócios, devido a uma excelente reputação, experiência anterior, etc. Quando a RFP indica que uma ou mais reuniões de esclarecimento com os fornecedores vão ser realizadas antes dos prazos de apresentação, é sensato deixar tempo necessário para os fornecedores se familiarizarem com a RFP para que os questionamentos sejam reduzidos aos pontos mais relevantes.


Finalmente, os concorrentes apresentam suas propostas no momento, data e na forma especificada na RFP. Esta é a oportunidade de propor e explicar como eles vão atender as necessidades da organização, em que condições e qual o custo. Estas propostas devem estar no formato e seguir a estrutura descrita na RFP. Se não, o concorrente deve ser desqualificado, uma vez que não é possível comparar a sua oferta de forma eficaz com as demais.

Terceiro Estágio: Comprador revisa, avalia e seleciona a proposta

a. O Processo da Proposta

Um registro deve ser mantido dos tempos e datas quando as propostas são recebidas, e as propostas devem ser tratadas como documentos confidenciais e mantidas seguras e trancadas quando não estiverem em uso. As propostas recebidas após o prazo não devem ser aceitas e devem ser devolvidas ainda lacradas ao fornecedor, juntamente com uma nota indicando o motivo de sua rejeição.

Uma vez que todas as propostas foram recebidas, elas precisam ser examinadas e avaliadas. Este é um ponto crítico. Se a RFP foi clara e bem escrita, os fornecedores à responderão "maçã com maçã" e, a comparação e avaliação das ofertas dos concorrentes pode ser feita. É muito mais fácil comparar propostas de diferentes prestadores, quando cada uma das propostas a ser comparada cobre igualmente o mesmo tópico ou de forma muito semelhante.

b. Avaliação das propostas

Um custo apenas, raramente é o único critério de seleção da proposta de um fornecedor, existe a necessidade de explicar o valor apresentado em relação às várias necessidades e outros itens especificados na RFP. O processo de avaliação, portanto, não é tão simples.

As avaliações devem, portanto, ser baseadas em um conjunto de critérios, que são classificados e possivelmente ponderados em sua importância para o desempenho global dos serviços e do contrato. As avaliações devem ser feitas por pessoas que estão familiarizadas com o conteúdo e a intenção da RFP, e que têm um forte interesse em assegurar o sucesso do programa de segurança. É útil também envolver pessoas com experiência em segurança, finanças, direito, gestão de recursos humanos e administração de contratos na avaliação.

Várias tomadas de decisões técnicas são normalmente utilizadas para avaliar as propostas. Alguns atribuem valores de pontos pré-definidos para cada critério e atribuem um multiplicador a esse valor, a fim de marcar o quão bem o contratante cumpre os requisitos da RFP. Outros usam medidas subjetivas em cada critério ou um conjunto de critérios relacionados. Por exemplo: não, minimamente aceitável, média, acima da média, excepcional. Essas técnicas e outras podem ser facilmente encontradas em uso na maioria das organizações, e, claro, uma busca na internet vai render diversas técnicas e versões diferentes.


Como parte do processo de avaliação das propostas, sugere-se que, após a conclusão do primeiro corte de propostas, as referências dos concorrentes remanescentes deveriam ser contatados, as licenças validadas com as autoridades apropriadas, e os dados financeiros e jurídicos verificados com fontes públicas. Esta atividade vai ser usada para reduzir ainda mais o número de potenciais candidatos.

Quarto Estágio: O fornecedor é selecionado

a. Tomando a Decisão

Quando o processo de avaliação está reduzido para as fases finais (short list), cada um dos dois ou três últimos concorrentes em disputa deve ser convidado a fazer uma apresentação de sua proposta. Depois, os principais membros da equipe indicados para lidar com o contrato devem ser entrevistados. Nesse momento, as negociações finais sobre preços e prazos dentro do contrato são normalmente finalizadas, e um contrato é elaborado com a assistência de um advogado competente em contratos empresariais. A seleção final de um concorrente é então feita e o contrato concedido.

A avaliação de processo é importante, pois será usada para ajudar a organização a criar padrões que suportam uma RFP e avaliar como efetivamente esse processo funcionou. Ele também irá ajudar a avaliar tanto a curto prazo como à longo prazo mudanças nas competências, atitudes e conhecimento do fornecedor de segurança. Como as alterações nas circunstâncias podem exigir ajustes nos requisitos ao longo do caminho para atingir as metas e objetivos, uma equipe pode revisar ou avaliar o processo por seus sucessos ou falhas durante a vigência do contrato.

Quinto Estágio: Avaliação de processo

A avaliação de processo pode ser um trampolim para o desenvolvimento de outro material. Por exemplo, pode ajudar a gerar listas e linhas de tempo, que podem ser compartilhados com outros membros da organização, bem como com o fornecedor de segurança. Além disso, um processo de avaliação pode ser simplesmente utilizado para representar que os fundos alocados para uma RFP foram gastos para a finalidade pretendida e que o projeto está sendo executado com sucesso.


Serviços - Fornecer serviços de segurança desarmada e uniformizada

(Lista parcial: adicione ou selecione conforme necessário)

Controle de acesso - entrada e saída; Patrulhas nas áreas construídas - interiores e exteriores (campus, garagem, etc); Verificação de identificação de visitantes e funcionários do edifício; Relatórios de operação diária e de incidentes; Sistemas de detecção de intrusão de edifícios - monitoramento e retorno para a base; Equipamentos e alarmes para detecção de incêndio; Resposta as necessidades de apoio a outros deveres relacionados com a segurança de vida; Deveres do porteiro na porta de entrada principal; Supervisão das operações de trituração de documentos e arquivos; Veículo de controle na área do estacionamento; Verificações com patrulha de combate a incêndio; Patrulhas móveis nas áreas de escritório, hospital, campus, garagem, estacionamento, ruas e na área do terreno;

Especifique o tempo

24h×7×365 ou conforme indicado por orientação do site

Indique as condições de trabalho

Dentro das instalações do escritório, escola, faculdade; Dentro e fora de shoppings, centros comerciais etc. Sites perigosos– construção, refinaria, siderúrgicas, linhas de produção, estivas, etc.; Terminal de trânsito com alta densidade, aeroporto, metrô, terminal de trem ou ônibus, etc.; Locais de Esportes, etc.; Áreas isoladas, distritos com alta criminalidade, zona rural, zona de guerra; Condições meteorológicas extremas;

Edifício principal, campus, locais de garagem, laboratório, piscina, edifício de apoio, estacionamento, etc.; Cidade 1, Cidade 2, Escritório no andar x, y, z etc.; Estádio principal, campo de prova, porta do estádio, sala de exposições, bilheteria, área de serviços bancários, berçário, enfermaria, etc.

Indique as condições de trabalho

Lista A - Objetivos, Serviços e Diretrizes


Fornecer uma gestão adequada e necessária, e supervisão para todos os empregados

da prestadora e (c) ser o único responsável por definir e aplicar ações disciplinares aos

funcionários que não estão em conformidade com as normas e regulamentos do

contratante, bem como qualquer outra política estabelecida pelas partes.

Desenvolver e fornecer um conjunto abrangente de comunicados documentando tanto

responsabilidades e procedimentos gerais como especificas do local. Eles devem ser

preparados antes do início do contrato e devem ser analisados e aprovados dentro de

X dias. Todos os agentes de segurança devem ler e compreender esses comunicados e

devem ser aplicados testes sobre eles.

Espeficifique a supervisão necessária

Exemplo de lista de qualificações que devem ser tratada pelos concorrentes em sua proposta e que devem ser avaliadas durante o processo de seleção.

1. História da empresa e organização

2. Abordagem da gestão

3. Pessoal

Abordagem da seleção - requisitos básicos e mínimos da força de trabalho ou de educação e formação, incluindo os requisitos de idade;· Diretrizes para lidar com infrações de natureza criminal;· Comprovante de identidade;· Exame toxicológico;· Exames médicos indicando aptidão para o trabalho;· Autorizações de segurança apropriadas para as necessidades da organização;· Desenvolvimento e retenção;· Programas de reconhecimento;· Programas de formação;· Licenciamento;· Programa de benefícios;

4. Seguros e vínculos

5. Plano de transição

6. Computador de gerenciamento de sistemas

7. Proposição de valor

8. Os concorrentes devem ser devidamente licenciados e ter a capacidade de executar o trabalho de acordo com todas as autoridades de governo locais, ou seja, cumprir todas as regras em matéria de treinamento e contratação.

9. Os concorrentes devem estar em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis nos níveis municipais, estaduais e federais.


Lista B - Capacidades, Licenças e Seguros das Concorrentes


Lista C- Instruções do Processo de Concorrência aos Proponentes

Incluem:

1. Nome, endereço, telefone, fax, e-mail e endereços do site na web, tanto os da organização quanto os dos concorrentes que participarão do processo.

2. Identificar as pessoas chave para contato dentro da organização e as pessoas chave para contato dos concorrentes. 3. Indique o necessário;

a. Formato, estrutura, mídia e limites de tempo para apresentação da proposta;

b. Tipo de dados financeiros necessários, incluindo o período associado a estes dados;

c. Seguros, títulos, etc., politicas, nome dos agentes, nome e endereço da seguradora e os dados da apólice. Indicar os tipos de cobertura e níveis de benefício


Lista D – Esboço do Modelo de RFP

A maioria das RFPs seguem em geral uma estrutura comum, como ilustrado abaixo:

Introdução; Apresentação da proposta; Termos do contrato; Escopo do serviço; Instruções do contratante; Padrão da força de trabalho; Método de seleção;

O Grupo ISS foi fundado em Copenhagen em 1901 e desde então tem crescido para se tornar uma das principais empresas de Facility Services no mundo. A ISS oferece uma ampla gama de serviços dentro das seguintes áreas de negócios: Serviços de limpeza, serviços de suporte, serviços à propriedades, serviços de alimentação, serviços de segurança e serviços de gestão de instalações. As receitas do Grupo ISS foram de DKK 74 bilhões em 2010 e a ISS agora tem mais de 540.000 funcionários em mais de 60 países na Europa, Ásia, América do Norte, América do Sul e no Pacífico, atendendo mais de 200.000 contratos em empresas a cada dia.

ISS World Services A/S

Todos os dias, os funcionários da ISS criam valor, trabalhando como integrantes de nossos clientes. Um componente-chave da estratégia de RH da ISS é desenvolver funcionários capazes em todas as funções. Espírito de equipe e auto-gestão são incentivados, como também a participação voluntária em treinamento adicional e fluxos de trabalho multidisciplinares. Além do desenvolvimento de nossos funcionários, a ISS garante a conformidade com os regulamentos de saúde, segurança e meio ambiente (SSMA). Demonstramos nosso compromisso ético e social através do Código de Conduta da ISS, a nossa filiação à UN Global Compact e honrando os princípios estabelecidos no acordo do Union International Network (UNI).

Para mais informações sobre o Grupo ISS, por favor visite www.issworld.com

http://www.issworld.com

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