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Ferramentas de Gestão para Coleções Biológicas

Paulo Holanda 2º Encontro de Coleções Biológicas da Fiocruz

Rio de Janeiro, 2015

Contexto

• observação dos desafios vivenciados por coleções biológicas na última década;

• a importância da curadoria na gestão de uma coleção;

• visão sistêmica da gestão;

• distanciamento da missão;

• gerenciamento de uma coleção vs. gerenciamento de dados;

• uso de ferramentas de gestão podem direcionar soluções de problemas potencialmente complexos.

Um novo cenário• revelação de novos desafios para as Coleções;

• necessidade de rearranjo de desequilíbrios das demandas;

• acompanhar a evolução tecnológica;

• inserção de Coleções em um novo ambiente GLOBAL e COMPETITIVO.

Contexto

Sistemas abertos, dinâmicos, nos quais suas unidades, conscientes de sua interdependência, investem

significativamente no desenvolvimento de relações mutuamente vantajosas.

Um novo cenário

• revolução organizacional nas Coleções:

• reconhecimento institucional;

• se organizam pela complementaridade de suas atividades;

• "motivadas" crescentemente por novos patamares regulatórios e de padronizações, pela evolução das tecnologias e pela necessidade de inovar.

Contexto

Mudanças significativas no modo de gerir Coleções!

Um novo cenário• coleções começam a buscar a melhoria de sua

infraestrutura, processos e resultados.

• expectativa comum das Coleções:

- implantar um modelo de gestão;

- crescer ao longo do tempo;

- promover rentabilidade através do acervo.

Contexto

Estruturar sua gestão por meio de modelos que assegurem sua

sustentabilidade.

Um novo cenário• atualmente, no mundo todo as Coleções contam com

alguns modelos e diversas ferramentas, atrás da meta de tornarem-se cada vez mais homogêneas e conectadas.

• a quantidade e a diversidade de modelos de sistemas e ferramentas de gestão existentes dificultam o processo de escolha e a implementação por parte da Coleção.

Contexto

Ameaças

• grande quantidade de iniciativas sem alinhamento e não integradas.

• frequentemente, falta de uma abordagem sistêmica na implantação de ferramentas quando aplicadas localmente.

Contexto

Complexidade das coleções biológicas

Partes interessadas• clientes externos • clientes internos • mantenedores • fornecedores • sociedade

As necessidades, os interesses e as expectativas dos interessados são, na maioria das vezes, potencialmente conflitantes quando vistos isoladamente.


Diferentes atividades em uma coleção• ensino • pesquisa básica / aplicada • extensão • recursos humanos • finanças • computação • administração geral • secretariado • atendimento ao público


Fatores com impacto nos resultados

• Fatores Tecnológicos: equipamentos, infraestrutura, etc.

• Fatores Organizacionais: mecanismos decisórios, modelos gestão, etc.

• Fatores Humanos: treinamentos, conscientização, liderança, motivação, etc.


Esquizofrenia Organizacional

PARTES INTERESSADAS clientes externos clientes internos mantenedores fornecedores

sociedade

ATIVIDADES ensino

pesquisa básica / aplicada extensão

recursos humanos finanças

computação administração geral

secretariado atendimento ao público

FATORES DE IMPACTO

Tecnológicos Organizacionais

Humanos

FORÇASPOLÍTICAS

OUTROSORG. REGULADORES

DISP.RECURSOS

SOCIEDADE

MINISTÉRIOS

FORÇASCOMPETITIVAS

AV. TECNOLÓGICO


FORÇASPOLÍTICAS

OUTROSORG. REGULADORES

DISP.RECURSOS

SOCIEDADE

MINISTÉRIOS

FORÇASCOMPETITIVAS

AV. TECNOLÓGICOEstratégia Organizacional

atividades

partes interessadas

fatores de impacto

ESTR

ATÉG

IA

Implementando a Estratégia da Coleção

IMPL

EMEN

TAÇÃ

O

FERRAMENTAS DE GESTÃO

Ferramentas de Gestão


O que são?

Ferramentas de gestão são instrumentos metodológicos que têm como objetivo atingir a eficiência e/ou eficácia na realização de uma determinada tarefa ou processo.

Para que servem?

Elas permitem ao gestor realizar análises apropriadas de fatos visando tomadas de decisões baseadas em dados, identificando o caminho correto para a resolução efetiva dos problemas, fazendo isso mais rapidamente e sustentando estratégias por mais tempo.


O que está disponível:

coaching

benchmarking

downsizing

feedbackoutsourcing

turnover

budgetjust-in-time

brainstorming pmo

bsccore

management

handoverforecast

break even point

staff

open to buy

markup

capacity building


O que está disponível…

ciclo pdca

cartas controle

5W2H

árvore da decisão

diagrama de relações

diagrama de afinidades

plano de ação

fluxogramas histogramasdiagrama de

dispersão

diagrama de pareto

5 porquêsdiagrama de causa e efeito

3 F matriz gut pdcp


O que realmente precisamos:

• Curadoria e liderança

• Conhecimento sobre nossos processos

• Tomada de decisões baseada em FATOS

• Estímulo à participação dos colaboradores

• Valorização do trabalho em equipe

• Reconhecimento da capacidade intelectual

• Busca e eliminação da causa raiz dos problemas

• Planejamento


FASES FERRAMENTAS

1. identificação do problemaSintetizar, classificar, estruturar ideias pouco

definidas. Descobrir e analisar inter-relações de causa e efeito.

2. determinação das ações e recursos

Detalhar, desdobrar situações e ações desde o geral até o particular. Correlacionar de forma

lógica para avaliar, estreitar e focalizar tomadas de decisões.

3. estabelecimento de planos contingenciais e cronograma

Planejar as alternativas de atuação. Gerenciar prazos, prioridades e administrar os recursos.

Fases da aplicação das ferramentas


Processos


Processos

• maioria das coleções não enxergam seus processos;

• processo como o resultado da articulação de pessoas,

instalações, equipamentos, e outros recursos;

• sem planejamento do fluxo e volume de trabalho;


Processos

processo

processo

processo


Documentos

• dificuldade contínua e explícita na compreensão, e

preenchimento

• permanência de problemas após a sistematização dos

registros

• incoerência ou inadequação na utilização


Documentos

• tipos de documentos

• identificação

• organização

• padronização

• tempo de retenção


Acervo• inventários e catálogos

• critérios para inclusão/acesso

• softwares de gerenciamento

microSICol

Infomicro

Sistemas(de(Informação(Gerencial(

! (estrutura(organizacional;(

! (processos(operacionais(e(administra9vos;(

! (estrutura(de(comunicação.(

! (informação(associada(ao(material(biológico;(

! (catálogos(e(serviços(disponíveis(ao(usuário;((

! procedimentos(relacionados(ao(material((biológico.(

Sistemas(de(Informação(do(Acervo(


Projetos

• Orientar a tomada de decisão no que se refere à

submissão de projetos, de modo a garantir o

alinhamento destes com os objetivos estratégicos da

Coleção e da Instituição;

• Definir sistemática para elaboração, acompanhamento e

controle dos projetos;

• Definir diretrizes para que os conhecimentos gerados a

partir dos projetos desenvolvidos sejam mantidos

organizados, classificados e indexados, permitindo dessa

maneira a sua disponibilização mais eficiente às partes

interessadas;


Projetos• Processo de acompanhamento e controle de projetos:

- aplicar o plano de ação proposto;

- fazer uso dos indicadores e analisar relatórios de

acompanhamento;

- intermediação e boa comunicação com as partes

interessadas;

- prestação de contas.


Pessoas• demora ou incorreções na geração de dados, entrega de

resultados, documentos;

• rendimento individual fraco;

• sobrecargas individuais;

• insatisfação dos membros da equipe na execução de

suas atribuições.


Pessoas• Melhora a comunicação.

• Melhora a produtividade e moral da equipe.

• Pode ser um processo completamente individual.

• técnicas excelentes para o desenvolvimento de

capacidades.

• produz resultados que podem ser observados de forma

direta e imediata.

• aprendem-se muitas coisas com nossos colaboradores.


Pessoas• No cenário atual, onde as coleções enfrentam diversos

desafios, o foco são as pessoas e suas competências.

• Trata-se da maneira de lidar com o cotidiano, de forma a possibilitar a formação do capital intelectual de uma coleção, maximizando os talentos e potenciais existentes.


Pessoas: O Curador


Pessoas: o Líder e o Chefe

Chefe Líder

é temido por suas atitudes

focaliza na estrutura

depende de controle

visão de curto prazo

como, quando e quem

foco operacional

faz com que as pessoas façam

é seguido e respeitado

focaliza na missão e valores

inspira confiança

visão de longo prazo

porque

foco estratégico

faz com que as pessoas queiram fazer


Aplicando alguns métodos

• 5W2H:

- what

- who

- when

- where

- why

- how

- how much

Plano de Ação 5W2H

AÇÃO O QUE QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO QUANTO

1

2

3

4


Aplicando alguns métodos• Ciclo de Deming (PDCA)

- plan

- do

- check

- act


Aplicando alguns métodos avançados• Projeções:

- análise de séries temporais (projeções com base em dados que se repetiram no passado);

- projeções derivadas (comparação de variáveis);

- relações causais (identifica regularidades).


Abordagens

• Pensamento sistêmico:

Entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes da Coleção, bem como entre ela, a instituição e o ambiente externo.

• Aprendizado organizacional:

Busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para a Coleção por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências.


Abordagens

• Orientação por processos e informações:

Compreensão e segmentação do conjunto das atividades e processos da Coleção que agreguem valor, sendo que a tomada de decisões e execução de ações deve ter como base a medição e análise do desempenho, levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados.

• Visão de futuro:

Compreensão dos fatores que afetam a Coleção em curto e no longo prazo.


Abordagens• Geração de valor:

Produção de resultados consistentes, tecnicamente válidos e rastreáveis.

• Cultura da qualidade, segurança, inovação e capitalização do acervo:

Promoção de um ambiente que congrega expertises, seguro, favorável à prestação de serviços sem deixar de lado a criatividade, a pesquisa e implantação de ideias que possam gerar um diferencial para a Coleção.


Abordagens• Conhecimento sobre os usuários:

Conhecimento e entendimento do usuário, visando o estabelecimento da fidelização, consequentemente, gerando cada vez mais retenção e valores para eles.

• Desenvolvimento de Parcerias:

Desenvolvimento de atividades em conjunto com outras Coleções a partir da plena utilização das competências essenciais de cada uma, objetivando benefícios para ambas as partes.


Abordagens

• Responsabilidade perante a sociedade

Atuação que se define pela relação ética e transparente com todos os públicos com os quais a Coleção se relaciona. Refere-se também à inserção da mesma no desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos para gerações futuras, atuando com segurança, respeitando a biodiversidade e o meio ambiente, promovendo a redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da Coleção.


Abordagens

MEG ®

Obrigado!

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