COORDENAÇÃO DE COORDENAÇÃO DE PROJETOSPROJETOS

Rosana PICORALM.Sc. PROPAR/UFRGS, Arq., Prof. da FAU/PUCRS e FENG/PUCRS

ESTUDO COMPARATIVO ENTRE PROCEDIMENTOS DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS: SISTEMA CONVENCIONAL x SISTEMA

EXTRANET

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DEFINIÇÕES

•Gerente de Projetos: concentra a tomada de decisões estratégicas no nível mais alto da pirâmide. (Ferreira,2001)

•Coordenador de Projetos: operacionaliza estas decisões; (Ferreira,2001)

•Compatibilização de Projetos: trabalha com a interface dos diversos projetos

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COORDENAÇÃO DE PROJETOS

É a ação de gerenciar interdependências entre atividades. Envolve a locação de recursos, sincronização, tomada de decisões em grupo, comunicação e percepção dos objetivos comuns e o monitoramento do desempenho de todos os intervenientes em suas tarefas no sentido de alcançar metas comuns.(O’Brien & Smith)

PLANEJAMENTO DE PROJETOS

PLANEJAMENTO DE PROJETOS

COMPATIBILIZAÇÃO DE PROJETOS

COMPATIBILIZAÇÃO DE PROJETOS

GERÊNCIA DE DOCUMENTOS DE

PROJETOS

GERÊNCIA DE DOCUMENTOS DE

PROJETOS

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CARACTERIZAÇÃO DOS EMPREENDIMENTOS ANALIZADOS

TIPO EDILÍCIO EMPREENDIMENTO A EMPREENDIMENTO B

Comércio e serviço Serviço

ÁREA DO EMPREENDIMENTO

33.000,00 m2 32.000,00 m2

NÚMERO DE INTERVENIENTES

24 projetos1 construtor1 empreend.1 fiscalizaçãoTOTAL = 27

19 escritórios de projetos1 construtor1 empreend.1 fiscalizaçãoTOTAL = 22

31 projetos1 construtor3 empreend.TOTAL = 35

23 escritórios de projetos1 construtor3 empreend.TOTAL = 27

NÚMERO DE ARQUIVOS VIGENTES

908 584

NUMERO TOTAL DE ARQUIVOS (VIGENTES+SUBST.)

3123(3,43 x num arq. vigentes)

1471(2,51 x núm. de arq. Vigentes)

MÉTODO DE GERENCIA DOS DOCUMENTOS DE PROJETO

Procedimentos sistematizados, com controle de recebimento e distribuição dos arquivos, através de programa específico em banco de dados (off-line)

Procedimentos sistematizados, com controle de recebimento e distribuição dos arquivos, através de programa específico (on-line)

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CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOSEMPREENDIMENTO A

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CONTROLE DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOSEMPREENDIMENTO B

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EXEMPLO DE MENSAGENS AGENDADAS

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EXEMPLO DE TIPOS DE RELATÓRIOS

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SUBSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS NO SISTEMA

Substitui automaticamente arquivos com nome exatamente igual

identifica arquivos que tenham nome semelhante

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APROVAÇÃO DE ARQUIVOS

Carimbo:

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RELATÓRIO DE DOCUMENTOS VIGENTES POR PROJETO

Relatório SADP

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RELATÓRIO DE DOCUMENTOS VIGENTES POR PROJETO

Relatório do banco de dados

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PRINCIPAIS VANTAGENS DO USO EXTRANET:

a. Redução de tempo e simplificação no controle de distribuição de documentos;

b. Controle on-line, comprovando o recebimento e utilização da informação;

c. Agilidade no processo, pela economia de tempo;

d. Economia de custo em mensageiros, plotagens, e cópias (muitas vezes substituídas mesmo antes de serem utilizadas pela constante renovação dos arquivos);

e. Eliminação de procedimentos solicitados aos projetistas (como indicação nas pranchas dos documentos utilizados como referência para garantir a utilização dos dados adequados);

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f. Garantia que todos usuários possuem os documentos atualizados (independente da organização de cada escritório);

g. Acréscimo na democratização das informações pela facilidade de distribuição;

h. Menor número de reuniões entre Coordenador de Projetos e demais intervenientes;

i. Simplificação do controle de pendências, registrando no histórico da obra a agilidade ou não de cada projetista, as alterações de projetos (origem e causa das mesmas).

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DIFICULDADES ENCONTRADAS PELA COORDENAÇÃO DE PROJETOS NOS DOIS EMPREENDIMENTOS:

a. Falta de pleno entendimento sobre as diferenças entre “Gerência” e “Coordenação” de projetos;

b. Em vista do item acima, não foi possível que o Coordenador implantasse 100% dos procedimentos propostos pela coordenação de projeto;

c. Definição das características do empreendimento por parte do Gerente de projetos, a fim de que o Coordenador pudesse estabelecer diretrizes claras para os projetistas;

d. Concluir o projeto antes de iniciar a obra.

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CONCLUSÕES

Necessidade de maior compreensão por parte dos envolvidos do papel da cada um nos procedimentos de coordenação de projetos;

Relacionar de forma mais significativa o custo proposto para o empreendimento com a etapa de projetos;

A especialização profissional faz com que seja cada vez mais necessária procedimentos sistematizados no desenvolvimento desta tarefa;

O uso da extranet agrega qualidade ao processo, possibilita redução de trabalho/ tempo, economia de custos que não agregam valor ao empreendimento

EXEMPLO DE SEATTLE

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Autor:Rosana PICORALM.Sc. PROPAR/UFRGS, Arq., Prof. Da FAU/PUCRS e FENG/PUCRS

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EXEMPLO DE REDUÇÃO DE CUSTOS NA ETAPA PROJETOEstádio de Seattle – Estados Unidos

A megaestrutura da cobertura da arquibancada foi projetada para economizar US$ 4milhões. O uso criativo de isoladores sísmicos cortou outros US$ 2,5milhões. Até a área construída foi reduzida em quase 15%. A economia foi feita para que o estádio de Seattle, Estados Unidos, que comporta jogos de futebol tradicional e do americano, pudesse ficar dentro do orçamento de US$ 430milhões. (Revista O Empreiteiro – ano XL – Maio 2002 – n° 399)

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