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Controle Interno Rotinas

Dia 25 - das 9h às 12h

Rotina Técnica Obrigatória do C.I. Municipal (parte 1)

Dia 25 - das 13h30 às 17h30



Rotina no C.I. de Fechamento do Exercício no SIM-AM

A Unipública

Conceituada Escola de Gestão Municipal do sul do país, especializada em capacitação e treinamento de agentes

públicos atuantes em áreas técnicas e administrativas de prefeituras, câmaras e órgãos da administração indireta, como fundos,

consórcios, institutos, fundações e empresas estatais nos municípios.

Os Cursos

Com diversos formatos de cursos técnicos presenciais e à distância (e-learning/online), a escola investe na qualidade

e seriedade, garantindo aos alunos:

- Temas e assuntos relevantes e atualizados ao poder público

- Professores especializados e atuantes na área (Prática)

- Certificados de Participação digitalizado

- Material complementar de apoio (leis, jurisprudências, etc)

- Tira-dúvidas durante realização do curso

- Controle biométrico de presença (impressão digital)

- Atendimento personalizado e simpático

- Rigor no cumprimento de horários e programações

- Fotografias individuais digitalizadas

- Apostilas e material de apoio

- Coffee Breaks em todos os períodos

-Acesso ao AVA (Ambiente Virtual do Aluno)para impressão de certificado, grade do curso, currículo completo dos

professores, apostila digitalizada, material complementar de apoio de acordo com os temas propostos nos cursos, chat

entre alunos e contato com a escola.

Público Alvo

- Servidores e agentes públicos (secretários, diretores, contadores, advogados, controladores internos, assessores,

atuantes na área de licitação, recursos humanos, tributação, saúde, assistência social e demais departamentos) .

- Autoridades Públicas, Vereança e Prefeitos (a)

Localização

Nossa sede está localizada em local privilegiado da capital do Paraná, próximo ao Calçadão da XV, na Rua Des.

Clotário Portugal nº 39, com estrutura própria apropriada para realização de vários cursos simultaneamente.

Feedback

Todos os cursos passam por uma avaliação criteriosa pelos próprios alunos, alcançando índice médio de satisfação

9,3 no ano de 2014, graças ao respeito e responsabilidade empregada ao trabalho.

Transparência

Embora não possua natureza jurídica pública, a Unipública aplica o princípio da transparência de seus atos mantendo

em sua página eletrônica um espaço específico para esse fim, onde disponibiliza além de fotos, depoimentos, notas de

avaliação dos alunos e todas as certidões de caráter fiscal, técnica e jurídica.

Qualidade

Tendo como principal objetivo contribuir com o aperfeiçoamento e avanço dos serviços públicos, a Unipública

investe no preparo de sua equipe de colaboradores e com rigoroso critério, define seu corpo docente.

Missão

Preparar os servidores e agentes, repassando-lhes informações e ensinamentos gerais e específicos sobre suas

respectivas áreas de atuação e contribuir com:

a) a promoção da eficiência e eficácia dos serviços públicos

b) o combate às irregularidades técnicas, evitando prejuízos e responsabilizações tanto para a população quanto para

os agentes públicos

c) o progresso da gestão pública enfatizando o respeito ao cidadão

Visão

Ser a melhor referência do segmento, sempre atuando com credibilidade e seriedade proporcionando satisfação aos

seus alunos, cidadãos e entidades públicas.

Valores

Reputação ilibada

Seriedade na atuação

Respeito aos alunos e à equipe de trabalho

Qualidade de seus produtos

Modernização tecnológica de metodologia de ensino

Garantia de aprendizagem

Ética profissional

SEJA BEM VINDO, BOM CURSO!

Telefone (41) 3323-3131 / Whats (41) 8852-8898

www.unipublicabrasil.com.br

Programação:



1 Procedimentos preliminares

2 Normas de conduta dos agentes de C.I.

3 Papel de trabalho

4 Organização do sistema de controle interno

5 Fontes de consultas

6 Procedimentos de rotina (unidades administrativas)

7 Rotinas do departamento de recursos humanos

8 Avaliação de desempenho

9 Rotinas do departamento de patrimônio

10 Rotinas do departamento de compras e licitações

11 Rotinas da tesouraria

12 Rotinas do setor de contabilidade

Dia 25 - das 13h30 às 17h30


1 Rotinas do setor de tributação

2 Rotinas do setor de engenharia

3 Rotinas da secretaria de educação

4 Rotinas da secretaria de saúde

5 Rotinas da secretaria de assistência social

6 Rotinas do setor de transportes

7 Complemento das rotinas

8 Modelos de atos

9 Estudos de casos

10 Orientações práticas


Rotina no C.I. de Fechamento do Exercício no SIM-AM

1 Ponderações sobre o Fechamento do Exercício

2 Quais os pontos a serem observados no SIM-AM

3 Verificações na Contabilidade

4 Verificações na Tesouraria/Financeiro

5 Observações atinentes ao Relatório que será encaminhado ao TCE

6 A verificação preventiva sobre o encaminhamento das Contas ao TCE

c) antipatia

d) como lidar com conflitos

e) avaliação de si mesmo

f) compreensão sobre os outro

g) papéis sociais

h) papéis funcionais

i) bloqueadores

2.2 Flexibilidade do comportamento

2.3 O processo da comunicação

2.4 Relacionamento interpessoal no trabalho

2.5 Administração de conflitos

Professores:

Milton Mendes Botelho: Consultor, Auditor, Escritor, Palestrante Especialista em Direito Público e Administração

Pública.

João Henrique Mildenberger: Contador e consultor. Formado em ciências contábeis em 2000 pela universidade

estadual do centro oeste – Unicentro 2000. Especialista em administração e contabilidade pública – 2002 pela Unibrasil.

Especialista em controladoria interna – 2004 pela universidade estadual do centro oeste – Unicentro Especialista em

licitações e contratos administrativos Auditor independe voltado para a área pública Especialista em sim – am tce –pr.

atua como contador e consultor apenas na área contábil pública.

Sumário

ROTINA TÉCNICA OBRIGATÓRIA DO C.I. MUNICIPAL (PARTE 1).......................................... 1

ROTINA TÉCNICA OBRIGATÓRIA DO C.I. MUNICIPAL (PARTE 2)........................................ 11

ROTINA NO C.I. DE FECHAMENTO DO EXERCÍCIO NO SIM-AM ........................................... 27

1

Curso: Controle Interno Rotinas – 25 e 26 de Novembro de 2015 /Curitiba-PR

ROTINA TÉCNICA OBRIGATÓRIA DO C.I.

MUNICIPAL (PARTE 1)

Milton Mendes Botelho

Apresentação

O Objetivo deste trabalho1 é apresentar os procedimentos essenciais para a implantação do Sistema de Controle

Interno Municipal. Diante das exigências dos Tribunais de Contas é preciso capacitar os servidores públicos municipais,

para que exerçam as atividades de controladoria interna, com maior competência, além de atender a determinação

prevista normas gerais de controle interno.

São apresentadas sugestões básicas sobre os procedimentos administrativos mais comuns no serviço público

municipal, que envolve toda a estrutura organizacional do órgão. A obediência aos procedimentos aqui recomendados

evitará erros primários, e se detectados, poderão ser corrigidos, bastando, para isso, seguir as orientações básicas aqui

elencadas.

São também abordadas questões relacionadas com o controle de bens, uso de veículos, material de expediente e

arquivamento de documentos. Vale ressaltar que as Instruções Normativas expedidas pela Controladoria Geral do

Município, são exigências contidas nas normas gerais de Controle, conjugado com a Lei Complementar nº. 101, de 04

de maio de 2000 e as Leis Complementares Estaduais que dispõem sobre os Regimentos Internos dos Tribunais de

Contas dos Estados e Municípios, com recomendações pertinentes às unidades administrativas.

Este trabalho insere-se no conjunto das ações de natureza pedagógica que os Tribunais de Contas dos Estados

desenvolvem para orientar os Administradores quanto aos procedimentos a adotar para gerir os recursos públicos com

eficiência, eficácia e economicidade.

A iniciativa decorre da convicção de que, quando o assunto é administração e aplicação dos recursos públicos,

orientar é mais prudente do que corrigir ou punir irregularidades.

Espera-se que este trabalho receba a atenção especial por parte dos Servidores e constitua um instrumento

auxiliar e eficaz na conduta deste ente federado.

O Autor: Prof. Milton Mendes Botelho

1 * O material deste trabalho foi elaborado e extraído do Livro do Professor MILTON MENDES BOTELHO. Portanto, os direitos autorais são do autor. Sua reprodução está autorizada nos termos do Parágrafo único e caput do art. 111 da Lei Federal nº. 8.666/93 a reprodução total ou parcial de qualquer forma ou qualquer meio para outros órgãos não poderá ocorrer sem autorização do mesmo: www.miltonconsultoria.com.br - E-Mail: [email protected]

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1 - PROCEDIMENTOS PRELIMINARES

1.1 - O que é Controle Interno?

É o plano da organização, todos os métodos e medidas coordenadas adotados pela empresa para salvaguardar

seus ativos, verificar a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e

estimular o respeito e obediência às políticas administrativas fixadas pela gestão. (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants).

O Controle começa pelas Unidades Administrativas e não podem funcionar isoladamente – essas estruturas que

damos o nome de “Sistema de Controle Interno”.

1.2 - Principais Motivos da não Implantação do Controle Interno nas Entidades Públicas

Dificuldades em formatar uma estrutura básica de controle;

Vínculo do controlador com o ente controlado e nível hierárquico;

Metodologia de controle a ser implantada;

Dificuldades em definir as rotinas de controle interno.

1.3 - Organização na Administração Pública

O Controle Interno na administração pública é a verificação da conformidade da atuação desta a um padrão,

possibilitando ao agente controlador a adoção de medida ou proposta em decorrência do juízo formado.

Estrutura Organizacional

Lembrete:

O controle interno não pode por si só, garantir e assegurar o alcance dos objetivos e metas da instituição. É

necessário que todos cumprem com suas responsabilidades, o controle interno poderá exigir alterações e novas

metodologias para diminuir riscos e fraudes. O Controle Interno é responsável pela:

profissionalização da administração pública;

transparência dos atos financeiros da gestão pública;

responsabilização de agentes públicos;

1.4 - Garantias Básicas para o Pleno Funcionamento do Controle Interno

hierarquização adequada na estrutura organizacional;

apoio irrestrito da autoridade competente;

existências de procedimentos e rotinas;

acesso irrestrito as unidades administrativas bem como todas as informações;

conhecimento e capacidade para programar e executar as funções de fiscalização e auditoria;

liberdade para relatar resultados sem restrições ou interferências políticas;

capacidade para julgar imparcialmente as ocorrências e inconsistências;

capacidade para encontrar soluções.

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2 - NORMAS DE CONDUTA DE CONTROLE INTERNO

agir com humildade;

agir sempre com energia, não com arrogância;

não aceite presentinhos com objetivo de criar um canal de suborno ou conluio;

respeite os limites de ação do seu cargo;

ao perceber o entrave dos trabalhos por algum servidor, passe a estabelecer regras claras – por escrito;

demonstre que o seu trabalho tem como objetivo principal atestar a legalidade dos fatos;

agir cuidadosamente zelando pela conduta e nome do órgão que representa;

procure ter informações preliminares do daquilo que vai fazer, a fim de evitar questionamentos irrelevantes;

pronunciar sobre determinado assunto, somente quando tiver certeza e segurança sobre o que estiver falando;

ser flexível quando puder, não permita a política do jeitinho;

agir com entusiasmo, demonstrando gosto pelo que faz;

elaborar procedimentos e rotinas;

leia muito;

o cargo de controlador exige uma remuneração digna.

2.1 - Normas Específicas de Controle Interno

2.1.1 - Documentação:

A estrutura de controle interno e todas as transações e fatos significativos devem estar claramente

documentados e a documentação deve estar disponível para verificação. A controladoria deve ter provas escritas do

exercício do controle interno, incluindo seus objetivos e procedimentos de rotinas, e de todos os aspectos pertinentes das

transações e fatos significativos.

2.1.2 - Registro:

As transações e fatos significativos devem registrar-se imediatamente e ser devidamente classificados.

2.1.3 - Autorização:

As transações e fatos relevantes só poderão ser autorizados e executados por aquelas pessoas que atuem dentro

do âmbito de suas competências.

2.1.4 - Divisão de tarefas:

As tarefas e responsabilidades essenciais ligadas a autorização, tratamento, registro e revisão das transações e

fatos devem ser designadas a pessoas diferentes.

2.1.5 - Supervisão:

Deve existir uma supervisão competente para garantir o atendimento aos objetivos de controle interno.

2.2 - Quem pode ser Controlador?

servidor do órgão;

quem possuir boas maneiras e reputação ilibada;

quem possuir qualificação para o cargo;

quem possuir capacidade para exercer liderança;

quem souber lidar com críticas e conflitos;

quem demonstrar ser um profissional ético;

quem souber ser flexível em casos sem relevância;

quem souber guardar sigilo dos assuntos que assim requerer;

possuir motivação, pontualidade e organização.

Obs.: A designação de servidores efetivos com formação em nível superior para o exercício das atividades de Controladoria reveste-se de maior eficácia.

3 - PAPEL DE TRABALHO DO CONTROLE INTERNO

O Papel de Trabalho do Controle Interno constituem um registro permanente do trabalho efetuado pelos

Controladores, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões sobre os exames, seguindo uma

orientação previamente regulamentada. É com base nos Papéis de Trabalho que o Agente de Controle irá relatar suas opiniões e determinar correções nos procedimentos analisados.

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3.1 - Objetivos do Papel de Trabalho

auxiliar na execução dos trabalhos de auditoria;

evidenciar o trabalho feito e as conclusões emitidas e suas recomendações;

servir de suporte aos relatórios;

constituir um registro que possibilite consultas posteriores, a fim de se obter detalhes relacionados com a auditoria;

fornecer um meio de revisão por supervisores;

determinar se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, bem como julgar sobre a solidez das conclusões

emitidas;

considerar possíveis modificações nos procedimentos de controle adotados, bem como no programa de trabalho para

o exame subsequente.

3.2 - O Que Deve Conter no Papel de Trabalho

O papel de Trabalho deve ser preparado de modo que apresentem os detalhes importantes. Uma auditoria

envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos, como resultados da elaboração imperfeita

do papel de trabalho. Por isso, o Papel de Trabalho deve ser completos quanto a:

informações e fatos importantes, em especial limites e condições definidos em lei;

escopo do trabalho efetuado, demonstrando a introdução e objetivo a ser alcançado;

organização de fonte das informações obtidas, obedecendo a estrutura do órgão;

opiniões e conclusões do agente de controle, podendo determinar correções com prazo estabelecidos mediante a

celebração de Termo de Ajustamento.

O Papel de Trabalho deve ser preparado tendo-se em mente seu completo entendimento por outro auditor que

não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta aos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar

esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada.

Assim, podemos considerar nossos Papéis de Trabalho completos e perfeitos, toda vez que tivermos

possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com relação ao conteúdo:

os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem distribuídos?

todas as informações contidas nos Papéis são importantes para a formação de uma opinião sobre a matéria?

todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundidade do exame efetuado?

na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou da análise, foram consideradas todas as

informações úteis para permitir um rápido entendimento?

todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos Papéis de Trabalho?

a omissão de alguma informação nos Papéis de Trabalho trará alguma consequência a curto, médio ou longo prazo?

3.3 - O que faz o Controle Interno?

normatiza e institui os procedimentos de controle por meio de Instruções Normativas (procedimentos e rotinas);

atesta relatório de gestão e execução fiscal;

inspeção e auditoria em prestações de contas de qualquer espécie;

emite relatório sobre prestações de contas anual;

elaboração relatórios do controle interno;

realiza auditorias programadas;

realiza análises em processos de pagamentos;

realiza análises dos processos licitatórios;

guarda toda a documentação destinada a fiscalização externa;

realiza análise gerenciais e audiência pública;

consolida as leis municipais e fiscaliza o processo legislativo;

acompanha os atos de admissão de pessoal e avaliações;

emite pareceres e solicita a abertura de processos administrativos;

fiscaliza a utilização de bens públicos e alienações;

presta esclarecimentos e promove estudos e auditorias para auxiliar a Câmara, MP e o TCE na função fiscalizadora.

OBS: Ver Lei Orgânica do Município - O ato legislativo que define a estrutura organizacional do órgão (Prefeitura,

Câmara, Autarquía, Fundação) estabelecerá com clareza as funções da unidade administrativa de controle interno.

3.4 - Premissa para um eficiente Sistema de Controle Interno.

O Controle Interno se implanta não contra, mas a favor do bom desempenho do Administrador.

O objetivo de sua implantação não é o de controlar o Administrador, seja ele Prefeito ou Presidente da Câmara

de Vereadores, mas de controlar para ele, ordenador e responsável pelo controle de toda a Administração.

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O Controle Interno é ferramenta importante e fundamental no auxílio dos Prefeitos, inclusive na reestruturação

administrativa que muitos terão de enfrentar.

4 - TIPOS DE CONTROLE

O controle interno na administração pública é a verificação da conformidade da atuação desta a um padrão,

possibilitando ao agente controlador a adoção de medida ou proposta em decorrência do juízo formado.

4.1 - Controle Externo

4.1.1 - Câmara de Vereadores

Controle Legislativo - Exercício no âmbito municipal pela Câmara de Vereadores, dividido em Controle Político e

Controle Financeiro.

Controle Político – Faz-se por meio de análise das decisões administrativas, observando sua adequação quanto ao

mérito, oportunidade e conveniência, sempre buscando interesse público e a boa conduta do agente público.

Controle Financeiro – Tem como objetivo a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial,

quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, renuncia de receitas e transparência, auxiliado pelo TCE, CPI,

convocações de autoridades, pedidos de informações, análise de balanços, revisão de atos administrativos e

normatizações.

4.1.2 - Tribunal de Contas do Estado

A Constituição Federal concedeu aos Tribunais de Contas um rol de poderes, dentre eles, o opinativo, o

corretivo, o orientador e o fiscalizador, além de outros dispostos no art. 31 e 71 da CF.

4.1.3 - Ministério Público

O Ministério Público é instituição permanente, essencial à função jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a

defesa da ordem jurídica, do regime democrático e dos interesses sociais e individuais indisponíveis, nos termos do art.

127 da CF.

O Ministério Público é o representante da sociedade, agindo com independência em relação a qualquer

autoridade ou poder, devendo obediência somente à Constituição e às leis.

4.1.4 - Sociedade

O princípio da participação popular no controle da Administração Pública é inerente à ideia de Estado

Democrático de Direito – Conselhos e Orçamento Participativo e etc.

4.2 - Controle Interno

Controladoria geral;

Sistema de controle interno de cada poder;

Sistema de controle interno de cada entidade;

Auditoria interna.

O controle interno relaciona-se no sentido de cooperação com o controle externo. Pode-se dizer que é ele um

braço do controle externo no seio da administração pública.

5 - ASPECTOS LEGAIS

um bom sistema de controle interno é sinônimo de uma “boa administração”;

o gerenciamento do patrimônio público exige um eficiente sistema de controle interno;

a base legal para a implantação do controle interno é lei municipal, que deverá inserir a controladoria na estrutura da

administração pública.

5.1 - Lei Federal nº. 4.320/4

O controle interno na administração pública tem seu marco inicial legal na Lei Federal nº. 4.320, de 17 de

março de 1964, que introduziu as expressões controle interno e controle externo e definiu as competências para o

exercício daquelas atividades. Na Lei Federal nº. 4.320/64, no TÍTULO VIII, art. 75 - o controle da execução

orçamentária compreenderá:

Art. 75. (...). I – a legalidade dos atos de que resultem a arrecadação da receita ou a realização da despesa, o nascimento ou a

extinção de direitos e obrigações;

II – a fidelidade funcional dos agentes da administração responsáveis por bens e valores públicos;

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III – o cumprimento do programa de trabalho expresso em termos monetários e em termos de realização de obras e

prestação de serviços. Art. 76. o poder executivo exercerá os três tipos de controle a que se refere o art. 75, sem prejuízo das atribuições do

tribunal de contas ou órgão equivalente.

Art. 77. a verificação da legalidade dos atos de execução orçamentária será prévia, concomitante e subsequente.

5.2 - Constituição Federal

Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da

administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle

interno de cada Poder. Os artigos 74 e 75 da Carta Magna brasileira trata também do Sistema de Controle Interno, porém,

especificando suas competências – in verbis:

Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de:

I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União;

II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e

patrimonial... III – exercer controle sobre operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União;

IV – apoiar o controle externo no exercício de sua missão constitucional

§ 1º - Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária.

Art. 75. As normas estabelecidas nesta seção aplicam-se, no que couber, à organização, composição e fiscalização dos Tribunais de Contas dos Estados e do Distrito Federal, bem como dos Tribunais e Conselhos de Contas dos

Municípios.

5.3 - A Lei de Responsabilidade Fiscal

O art. 59 da Lei Complementar nº. 101, de 04 de maio de 2000.

Art. 59. O Poder Legislativo, diretamente ou com o auxílio dos Tribunais de Contas, e o sistema de controle interno de

cada Poder e do Ministério Público, fiscalizarão o cumprimento das normas desta Lei Complementar, com ênfase no

que se refere a:

I - atingimento das metas estabelecidas na lei de diretrizes orçamentárias; II - limites e condições para realização de operações de crédito e inscrição em Restos a Pagar;

III - medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite, nos termos dos arts. 22 e 23; IV - providências tomadas, conforme o disposto no art. 31, para recondução dos montantes das dívidas consolidada e

mobiliária aos respectivos limites; V - destinação de recursos obtidos com a alienação de ativos, tendo em vista as restrições constitucionais e as desta Lei

Complementar;

VI - cumprimento do limite de gastos totais dos legislativos municipais, quando houver.

5.4 - Lei Federal nº. 8.666/93 - Lei das Licitações:

Art.102. Quando em autos ou documentos de que conhecerem, os magistrados, os membros dos Tribunais ou Conselhos

de Contas ou os titulares dos órgãos integrantes do sistema de controle interno de qualquer dos Poderes verificarem a existência dos crimes definidos nesta Lei, remeterão ao Ministério Público as cópias e os documentos necessários ao

oferecimento da denúncia. (art. 89 ao 99 da Lei de Licitações)

....................................

Art.113. O controle das despesas decorrentes dos contratos e demais instrumentos regidos por esta Lei será feito pelo

Tribunal de Contas competente, na forma da legislação pertinente, ficando os órgãos interessados da Administração responsáveis pela demonstração da legalidade e regularidade da despesa e execução, nos termos da Constituição e sem

prejuízo do sistema de controle interno nela previsto. ..........................

§ 2º Os Tribunais de Contas e os órgãos integrantes do sistema de controle interno poderão solicitar para exame, até o

dia útil imediatamente anterior à data de recebimento das propostas, cópia do edital de licitação já publicado, obrigando-se os órgãos ou entidades da Administração interessada à adoção de medidas corretivas pertinentes que, em

função desse exame, lhes forem determinadas.

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6 - PROCEDIMENTOS DE ROTINA (Unidades Administrativas)

elabore as instruções normativas para cada unidade administrativa de acordo com a estrutura organizacional;

discuta com os chefes a viabilidade de sua aplicação;

após aprovada, as instruções normativas deverão ser numeradas e publicadas;

deve assinar as Instruções Normativas o Controlador Geral e a Autoridade Superior;

todas as Instruções Normativas, bem como suas atualizações ou revogações deverão ser enviadas, impressas ou em

Meio magnético ou eletrônico, a todas as Secretarias e as demais unidades administrativas que deverão mantê-las em

pasta própria, para consultas periódicas pelos servidores da área;

após trinta dias da implantação retorne a unidade administrativa para elaboração do Relatório, ou solicite

informações por escrito, conforme papel de trabalho.

6.1 - Relatório do Controle Interno

O Objetivo do relatório é apresentar os procedimentos executados pelo Sistema de Controle Interno. Dele será

formatado o relatório anual que integrará a prestação de contas a ser apresentada ao Tribunal de Contas. O relatório do

Órgão Central de Controle Interno do Município conterá, além de parecer conclusivo sobre as contas, avaliação sobre os

seguintes aspectos:

Informações sobre os servidores integrantes da Controladoria Geral do Município;

cumprimento das metas previstas no plano plurianual e na lei orçamentária;

resultados quanto à eficiência e à eficácia da gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

cumprimento dos limites e das condições para a realização de operações de crédito;

observância dos limites para a inscrição de despesas em restos a pagar,

limites e das condições para a realização da despesa total com pessoal;

aplicação dos recursos na manutenção e no desenvolvimento do ensino;

aplicação dos recursos em ações e em serviços públicos de saúde, com a especificação dos índices alcançados;

destinação dos recursos obtidos com a alienação de ativos;

observância do gasto (repasse mensal de recurso) com o Poder Legislativo do município;

aplicação de recursos públicos realizada por entidades de direito privado;

medidas adotadas para proteger o patrimônio público, em especial o ativo imobilizado;

termos de parceria firmados e participação do município em consórcio público, as respectivas leis e o impacto

financeiro no orçamento;

cumprimento, da parte dos representantes dos órgãos ou entidades do município, dos prazos de encaminhamento de

informações, por meio do Sistema Informatizado ao Tribunal de Contas do Estado;

cumprimento dos procedimentos legais para implantação do portal da transparência municipal;

organização e procedimentos de rotinas na guarda e no controle de documentos que comprove a execução

orçamentária, financeira, patrimonial e operacional do órgão;

relatar o levantamento dos bens que integram o ativo imobilizado da instituição, nos termos das NBCASP conforme

cronograma estabelecido previamente;

mencionar os responsáveis pela fiscalização da execução de contratos e as suas responsabilização;

7 - ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

A unidade administrativa de Gestão de Pessoas, conforme dispuser a instrução normativa deve adotar os

seguintes procedimentos relacionados às suas atividades diárias, tais como:

lotação de servidores – desvio de função;

controle de freqüência - responsabilidade das chefias;

escala e controle de férias - decreto aprovando quadro de férias;

exame da folha de pagamento - auditagem aleatória;

exame da pasta funcional – recadastramento e verificação conforme termo de conferência elaborado, contendo:

• endereço atualizado;

• foto recente;

• certidão de filhos e certidão de casamento (quando casado);

• declaração de aptidões para trabalhos específicos;

• formação de escolaridade, comprovação de graduação, pós-graduação e outros (quando exigido);

• ato administrativo de posse, ou contrato quando for o caso;

• ato de nomeação inclusive quando em ocupação de outras funções (CPL, pregoeiro, Conselhos municipais e etc);

• certificado de avaliação de desempenho;

• cópia de documentos pessoais (CPF, cédula de identidade, CNH, título de eleitor, carteira de tipo sanguíneo,

PIS/PASEP e comprovante de residência);

• ficha financeira gerada eletronicamente;

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• comprovante de existência de conta bancária (conta salário) em estabelecimento definido pela administração;

• contagem de tempo anual com comprovação de entrega de cópia ao Servidor;

• cópia dos atestados médicos, requerimentos de licenças e certidões de faltas que possam servir de impedimento para

efeito de licença ou gratificações;

• quando se tratar de cargo comissionado declarar que não possui relação familiar ou parentesco consanguíneo em

linha reta ou colateral, ou por afinidade, até o 3° grau, com o Prefeito, o Vice-Prefeito, os Secretários Municipais, os

Vereadores ou autoridades que exercem cargos de chefias ou direção e assessoramento de órgãos do Município nos

termos da Súmula Vinculante nº.13/2008 do Supremo Tribunal Federal;

• quaisquer outras informações que possam contribuir para a carreira do Servidor.

manter arquivo próprio de toda a legislação e documentos pertinentes a unidade administrativa de Gestão de Pessoas,

tais como:

• lei de contratação temporária;

• lei que define diárias, adiantamentos e reembolso de despesas de viagens;

• lei que concede auxilio alimentação aos servidores;

• leis municipais de reajuste e revisão geral;

• lei de estrutura organizacional;

• CLT, tabelas e instruções do INSS;

• pareceres jurídicos e convênios de cessão de servidores a outros órgãos públicos;

• Constituição Federal, Constituição Estadual e Lei Orgânica Municipal;

• plano de carreiras (magistério, saúde e geral);

• edital de processos de seleção simplificada e concursos, bem como os resultados publicados.

manter controle mensal das contribuições ao regime previdenciário, arquivando em pastas individuais as GFIPs,

RAIS e outros documentos que comprovam sua regularidade;

manter controle de admissão e demissão dos servidores, fazendo publicar a lista dos aprovados e os convocados de

forma cronológica colhendo assinatura do Controlador Interno no ato de convocação;

manter a ficha financeira individualizada e atualizada de cada servidor, por meio eletrônico ou manual, com geração

de cópia destinada ao favorecido que deverá ser entregue anexo ao último contracheque de cada ano;

manter lista de controle de contratações temporárias mediante processo de seleção simplificada, demonstrando

vigência do contrato, aditamentos e acúmulos de cargos na administração;

manter controle de assiduidade e pontualidade dos servidores, emitindo relatórios regulares do volume de faltas e

atrasos apontados nas apurações de frequência;

para comprovar o cumprimento do disposto no inciso anterior, o Departamento de Pessoal, exigirá das chefias,

expedição de certidão do efetivo exercício dos servidores nas funções que foram designados sob suas responsabilidades;

manter controle sobre a lotação do pessoal em seus setores específicos, fornecendo formulários específicos e

colhendo assinatura das partes interessadas;

manter controle e acompanhamento de aposentadorias em todas as suas fases, apontando calendário com

antecedência mínima de um ano, para possível promoção de concurso público para substituição de servidor;

manter controle de afastamento de servidores em gozo de benefício previdenciário, encaminhando os servidores com

benefício superior a 15 dias para o Regime Geral de Previdência Social pertinente;

manter controle das exigências contidas em Instruções Normativas do TCE/ES, repassadas pelo Controlador Geral;

acompanhar o sistema de avaliação periódica do Servidor Público Municipal nos termos do inciso III, § 1º do art. 41

da Constituição Federal e de acordo com a legislação municipal;

incentivar a implantação de programa de reciclagem e capacitação permanente do servidor público municipal,

objetivando a profissionalização, em conjunto com os demais setores da administração;

manter controle da folha dos agentes políticos (Prefeito, Vice-Prefeito e Secretários) em pastas separadas, fazendo

juntar na pasta as leis de fixação dos respectivos subsídios;

propor e acompanhar a implantação do Conselho de Política de Administração de pessoal nos termos do § 2º do art.

39 da Constituição Federal;

controlar as despesas com pessoal, alertando a Controladoria Municipal quando atingir 95% dos limites permitidos,

nos termos do parágrafo único do art. 22 da Lei Complementar nº. 101/2000;

manter controle sobre passivo trabalhista, tais como INSS, FGTS, Precatórios e outros;

prestar informações a Controladoria Geral referentes às irregularidades verificadas no setor, alertando sobre os riscos

e indicando as medidas que deverão ser adotadas previamente;

calcular e emitir as respectivas guias de encargos da folha de pagamentos dentro dos prazos estabelecidos,

encaminhando-as tempestivamente à Secretaria Municipal de Fazenda;

informar a área de Contabilidade e Orçamento do Executivo quaisquer ações ocorridas ou a ocorrer que possam

afetar expressivamente o volume de despesas com pessoal, fazendo demonstrativos da elevação dos gastos através de

gráficos, ou outros instrumentos gerenciais;

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adotar como medida de segurança a realização de backup regulares dos dados informatizados, providenciar e manter

cópia, em registro magnético ou eletrônico, de todos os dados cadastrais dos servidores da administração, em lugar

seguro, fora das dependências da área, inclusive uma cópia em local seguro fora das dependências do prédio da

prefeitura;

manter cadastro e registro de servidores, organizados por órgãos, por secretarias e por unidades orçamentárias;

manter controle de passivos trabalhistas por meio de registros analíticos, por ordem de apresentação,

individualizados e atualizados anualmente, solicitando parecer jurídico quando entender necessário;

providenciar apropriação, cálculo e solicitação de pagamento dos encargos trabalhistas e previdenciários incidentes

sobre a folha de pagamentos, dentro dos prazos estabelecidos pela legislação competente;

elaborar e administrar o quadro anual de férias dos servidores, emitindo relatórios financeiros para fluxo de caixa da

Secretaria Municipal de Fazenda.

8 - AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO

A avaliação de desempenho é pré-requisito obrigatório para a estabilidade, com a finalidade de contribuir para a

melhoria da eficiência do serviço público nos termos do inciso 4º do art. 41 da Constituição Federal. Para efeito de

estabilidade no serviço público o servidor será submetido a estágio probatório durante o período de três anos, e, se os

resultados apurados na avaliação de desempenho estiverem dentro dos parâmetros estabelecidos, será efetivado.

A avaliação de desempenho deverá ocorrer após um período considerável, para que o servidor nomeado possa

se adaptar e decidir sobre sua aptidão para as funções do cargo. O prazo para que a avaliação de desempenho ocorra

para efeito de efetivação é de até trinta e seis meses, nesse período poderão ocorrer várias avaliações simultâneas, sendo

válido para efeito de efetivação o que dispõe o regulamento específico da avaliação de desempenho.

É indispensável a participação da chefia imediata do servidor no processo de avaliação, auxiliando no

fornecimento de subsídios necessários ao acompanhamento e avaliação do servidor. Será considerado para efeito de

formalização de quesitos para avaliação de desempenho o disposto na Resolução Administrativa 680/00, do Tribunal

Superior do Trabalho, que estabelece os seguintes fatores a serem observados:

qualidade do trabalho;

produtividade no trabalho;

iniciativa;

presteza;

aproveitamento em programa de capacitação;

assiduidade;

pontualidade;

administração do tempo e tempestividade;

uso adequado dos equipamentos e instalações de serviço;

aproveitamento dos recursos e racionalização de processos;

capacidade de trabalho em equipe.

9 - ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE PATRIMÔNIO

bens em almoxarifado (registro, controle e inventário);

bens móveis em geral (registro, controle e inventário);

bens cedidos e em comodatos – cópias dos termos;

gestão de veículos e máquinas – arquivamento dos documentos;

recomendações (específicas e pontuais).

10 - ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÕES

formalização das requisições – expedir RI da CPL;

análise das dispensas e inexigibilidades – check list;

análise de processos licitatórios – termo de conferência no final do processo;

análise de contratos e convênios – clausulas essenciais;

recomendações (específicas e pontuais).

11 - ROTINAS DA TESOURARIA

receitas ingressadas, créditos, depósitos, convênios, repasses, e etc...

abordagens do fluxo de caixa - saúde financeira do órgão;

tesouraria – livro de tesouraria - procedimentos;

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razão geral – extratos e conciliações bancárias;

empenho, liquidação e pagamento;

concessão de diárias e adiantamentos;

retenções tributárias e consignações;

controle de tarifas públicas e execução fiscal;

FUNDEB – 60% - 40% - Rendimentos – Conselho;

controle de gastos com pessoal;

gastos com a frota – avaliação, e etc;

serviços básicos de saúde – Fundo Mun. Saúde;

receitas e Despesas de Programas;

controle de distribuição de medicamentos, exames e etc.

recomendações (específicas e pontuais);

análise da eficácia no encaminhamento de documentos ao controle interno:

movimento contábil – art. 162 CF;

notas de empenhos acompanhadas do processo de pagamento;

prestação de Contas Anual e de Convênios e de Adiantamentos;

processos Licitatórios Encerrados;

cópia da folha mensal em arquivo informatizado;

cópia (ou original) de todos os atos administrativos e legislativos;

cópia do inventário analítico, e demais documentos determinados pelo controlador.

12 - ROTINAS DO SETOR DE CONTABILIDADE

avaliar as metas fiscais;

avaliar os Créditos Suplementares abertos;

avaliar as aplicações Financeiras;

aferir as retenções e os repasses de recursos que não integra a receita do município;

avaliar a legalidade da despesa, em especial se estão sendo licitadas;

aferir os Gastos com pessoal;

aferir as Publicações dos Relatórios Exigidos pela LRF;

avaliar os Controles Existentes dos Bens Patrimoniais.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno: Teoria & Prática. Curitiba: Juruá, 2003.

BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno na Administração Pública Municipal. Curitiba: Juruá,

2014.

BOTELHO, Milton Mendes. Gestão Administrativa, Contábil e Financeira do Legislativo Municipal. Curitiba,

Juruá, Atualizado 2010.

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988

BRASIL. Lei Complementar n° 101, de 4 de maio de 2000.

DALLARI, Adilson Abreu – Regime Constitucional dos Servidores Públicos, Revista dos Tribunais, 2ª ed. São Paulo, 1990.

CARVALHO FILHO. Manual de Direito Administrativo. 19. ed. Rio de Janeiro: Lumen Juris, 2008, p. 551.

Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. “in” Direito Administrativo, 8ª edição, São Paulo, 1998, Ed. Atlas.

Bandeira de Mello, Celso Antonio, “in” Curso de Direito Administrativo, 28ª edição, 2011, São Paulo, Malheiros.

http://www.cgu.gov.br/publicacoes/guiapad/Arquivos/ApostilaJurisprudenciaCGU.htm

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ROTINA TÉCNICA OBRIGATÓRIA DO C.I.

MUNICIPAL (PARTE 2)

Milton Mendes Botelho

Apresentação O Objetivo deste trabalho

2 é apresentar os procedimentos essenciais para a implantação do Sistema de Controle

Interno Municipal. Diante das exigências dos Tribunais de Contas é preciso capacitar os servidores públicos municipais,

para que exerçam as atividades de controladoria interna, com maior competência, além de atender a determinação

prevista normas gerais de controle interno.

São apresentadas sugestões básicas sobre os procedimentos administrativos mais comuns no serviço público

municipal, que envolve toda a estrutura organizacional do órgão. A obediência aos procedimentos aqui recomendados

evitará erros primários, e se detectados, poderão ser corrigidos, bastando, para isso, seguir as orientações básicas aqui

elencadas.

São também abordadas questões relacionadas com o controle de bens, uso de veículos, material de expediente e

arquivamento de documentos. Vale ressaltar que as Instruções Normativas expedidas pela Controladoria Geral do

Município, são exigências contidas nas normas gerais de Controle, conjugado com a Lei Complementar nº. 101, de 04

de maio de 2000 e as Leis Complementares Estaduais que dispõem sobre os Regimentos Internos dos Tribunais de

Contas dos Estados e Municípios, com recomendações pertinentes às unidades administrativas.

Este trabalho insere-se no conjunto das ações de natureza pedagógica que os Tribunais de Contas dos Estados

desenvolvem para orientar os Administradores quanto aos procedimentos a adotar para gerir os recursos públicos com

eficiência, eficácia e economicidade.

A iniciativa decorre da convicção de que, quando o assunto é administração e aplicação dos recursos públicos,

orientar é mais prudente do que corrigir ou punir irregularidades.

Espera-se que este trabalho receba a atenção especial por parte dos Servidores e constitua um instrumento

auxiliar e eficaz na conduta deste ente federado.

O Autor: Prof. Milton Mendes Botelho

2 * O material deste trabalho foi elaborado e extraído do Livro do Professor MILTON MENDES BOTELHO. Portanto, os direitos autorais são do autor. Sua reprodução está autorizada nos termos do Parágrafo único e caput do art. 111 da Lei Federal nº. 8.666/93 a reprodução total ou parcial de qualquer forma ou qualquer meio para outros órgãos não poderá ocorrer sem autorização do mesmo: www.miltonconsultoria.com.br - E-Mail: [email protected]

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1 - INSTRUÇÕES NORMATIVAS

As Instruções Normativas tem como objetivo a padronização de procedimentos e rotinas de controle, tendo em

vista as exigências legais e regulamentares, as orientações da administração e as constatações da Controladoria Geral,

decorrentes de suas atividades de órgão fiscalizador. As Instruções Normativas deverão ser editadas pela Controladoria

Geral do Município, que manterá o controle e exercerá a fiscalização do seu respectivo cumprimento.

Cabe a Controladoria Geral do Município a definição e formatação das Instruções Normativas inerentes as

atividades das unidades administrativas e as orientações relativas aos procedimentos a serem adotados em pontos

específicos de controle da área atuante, que foi proposta de regulamentação.

As unidades administrativas da estrutura organizacional do Município que se sujeitam à observância dos

procedimentos e rotinas de controle são denominadas “Unidades Executoras”.

1.1 - Elaboração das Instruções Normativas

Compete a Controladoria Geral do Município - CGM, como Unidade Central de Controle Interno UCCI,

elaborar as Instruções Normativas em conjunto com as unidades executoras e suas atualizações, em especial no que

tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle e ainda:

avaliar eficiência e a eficácia dos procedimentos e rotinas de controle inerentes a cada sistema administrativo,

propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou a formatação de novas Instruções

Normativas;

organizar e manter atualizado o manual de procedimentos e rotinas de controle, em meio documental e/ou em base

de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa;

promover a capacitação dos agentes das Unidades Executoras para definir as rotinas de trabalho e identificar

procedimentos de controle;

publicar a Instrução Normativa e promover sua divulgação e implementação;

manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação das Instruções Normativas elaboradas e

publicadas.

São atribuições das unidades administrativas "unidades executoras":

atender às solicitações da Controladoria Geral responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;

informar a Controladoria Geral sobre alterações que se fizerem necessárias nos procedimentos e rotinas de controle, objetivando principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência e eficácia operacional;

manter as Instruções Normativas à disposição de todos os funcionários da unidade administrativa, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;

cumprir fielmente as orientações das Instruções Normativas, quanto aos procedimentos de controle e a padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações. Atribuições das Secretarias Municipais e órgãos equivalentes:

promover a capacitação e discussões técnicas com as subunidades administrativas executoras dos procedimentos em

parceria com a Controladoria Geral, para definir os procedimentos e rotinas de controle conforme definidos na Instrução

Normativa.

1 .2 - Formato e Conteúdo das Instruções Normativas

A elaboração de Instruções Normativas é de iniciativa da Controladoria Geral do Município. A expedição e

numeração da Instrução Normativa obedecerá as seguintes regras:

a numeração deverá ser única e sequencial devendo constar a identificação da sigla do sistema administrativo que se

refere antes do número e constar o ano de sua expedição, como segue:

• formato: Instrução Normativa SXX n° ..../20XX;

• Sistema Administrativo XX.

A numeração e a atualização da Instrução Normativa, somente ocorrerá quando o documento estiver pronto,

após aprovado pela Controladoria Geral do Município. A aprovação da Instrução Normativa ou suas alterações será

atribuição exclusiva da Controladoria Geral do Município podendo ser referendada pela Chefe do Poder. O ato depois

de aprovado será publicado nos termos que definir a Lei Orgânica Municipal.

A instrução normativa indicará a unidade administrativa responsável (Departamento, Diretoria ou denominação equivalente) pela sua execução e cumprimento dos procedimentos e rotinas dela constantes. A finalidade

das instruções normativas é especificar de forma sucinta, sendo um ato administrativo que contém orientações, rotinas e

procedimentos desenvolvidos para serem utilizados consistentemente como uma regra, diretriz, ou definição de como

fazer algo.

As IN terão como objetivo orientar de forma simples a execução de ações que evitem a repetição de

procedimentos desnecessários e burocráticos e produzindo informações confiáveis, classificado nas seguintes categorias:

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operacional – relacionado às ações que propiciam o alcance dos objetivos da entidade;

contábil – relacionado à veracidade e à fidedignidade dos registros e das demonstrações contábeis;

normativo – relacionado à observância da regulamentação pertinente.

A abrangência das IN é identificar as unidades executoras, quando os procedimentos estabelecidos na Instrução

Normativa forem observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condição

deve ser explicitada. Os conceitos têm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes

inerentes ao assunto objeto da normatização, em especial os assuntos da Instrução Normativa.

As IN deverão sempre que possível indicar a fundamentação legal e regulamentadora da matéria, devendo

indicar os principais instrumentos que interferem ou orientam as rotinas de controle a que se destina a Instrução

Normativa. As responsabilidades de cada unidade administrativa pela execução da Instrução Normativa, inerentes à

matéria objeto da normatização, será claramente indicadas no seu texto.

1.3 - Procedimentos para Elaboração das Instruções Normativas

Com base na análise preliminar das rotinas e procedimentos que serão adotados em relação ao assunto

normatizado, deve-se identificar dentre as unidades administrativas da estrutura organizacional quais as atividades

desenvolvidas, para fins da elaboração do cronograma de implantação.

Os anexos e modelos que integrarão as IN serão identificados e analisados para o registro das operações e as

interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados (aplicativos). A demonstração gráfica das

atividades (procedimentos e rotinas de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma,

deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente adotados neste

tipo de instrumento, que identifiquem as seguintes ocorrências:

início do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de

operação);

emissão de documentos;

ponto de decisão;

junção de documentos;

ação executada (análise, autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.);

além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicáveis.

As diversas unidades administrativas envolvidas no processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a

formação de colunas com a identificação de cada unidade ao topo. No caso de um segmento dos procedimentos e rotinas

ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificação pode ser genérica, como por

exemplo: “área requisitante”. Se uma única folha não comportar a apresentação de todo o processo, serão abertas tantas

quantas necessárias, devidamente numeradas, devendo ser utilizados conectores, numerados, para a identificação da

continuidade do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa.

Deverá ser adotado procedimento idêntico no caso da necessidade do detalhamento de rotinas específicas em

folhas auxiliares.O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientará a descrição dos procedimentos e rotinas de

controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.

Os procedimentos e rotinas de controle da Instrução Normativa deverão ser descritos de maneira objetiva e

organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma

linguagem didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como fazer” para a

operacionalização das atividades, identificando os responsáveis e prazos para serem cumpridos.

Os detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser observado na execução das

atribuições, quanto aos procedimentos e rotinas de controle cuja especificação não consta do fluxograma, como segue:

especificação dos elementos obrigatórios em cada documento;

destinação das vias dos documentos;

detalhamento das análises, confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do

processo;

relação de documentos obrigatórios para a validação da operação;

aspectos legais ou regulamentares a serem observados;

os procedimentos de segurança em tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às

rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de entrada, geração de cópias back-up, etc).

Quando aplicáveis, os procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de checklist (termo de

conferência), que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo, deverá estabelecer qual a unidade

responsável pela sua aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.No emprego de abreviaturas ou siglas,

deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir

daí, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Divisão de Gestão de Pessoas – DGP; Tribunal

de Contas do Estado – TCE.

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Uma vez concluída a versão final da Instrução Normativa ou de sua atualização, a Controladoria Geral avaliará

os procedimentos de controle, podendo propor alterações, quando cabíveis. A Controladoria Geral providenciará a

publicação, divulgação e implementação, em apoio a unidade responsável pela mesma.

2 - ROTINAS DO SETOR DE TRIBUTAÇÃO

A Área de Tributação, Fiscalização, Cadastro e Arrecadação têm como função fazer cumprir os programas de

arrecadação de receitas municipais, realizando atividades que possam comprovar a eficácia na arrecadação de tributos

de competência do Município.

A LDO deve estar acompanhada de um quadro que demonstra a evolução da arrecadação de Tributos

Municipais nos três últimos exercícios, como segue o quadro:

TRIBUTO 2013 2014 2015

IPTU 13.210,61 18.800,25 16.259,23

ITBI 7.044,68 15.393,22 5.105,80

ISSQN 73.289,57 124.661,37 66.015,67

IRRF 93.241,03 79.873,75 42.270,08

TAXAS 8.184,20 9.609,55 6.113,19

CIP 96.637,79 104.709,67 116.689,92

TOTAL 291.607,88 353.047,81 252.453,89

* No exercício de 2015 a arrecadação foi contabilizada até agosto;

2.1 - Levantamento Preliminares de Auditoria na Área Tributária

1.1.1 - A unidade administrativa tem proposto mudanças e atualizações das políticas e diretrizes relativas às áreas:

tributária, fiscal e de administração financeira, considerando a defesa dos interesses econômicos do Município,

especialmente aqueles que afetam o desempenho da receita?

Resposta:

2.1.2 - Qual tem sido as atividades de planejamento e coordenação relativas à sua área de atuação, em consonância com

a legislação pertinente e as políticas fiscais e tributárias do Município, por exemplo, capmanhas de arrecadação dos

tributos em atraso?

Resposta:

2.1.3 - Os operadores da Área Tributária tem conhecimento das normas legais que disciplinam a arrecadação da receita e

a realização da despesa pública e o fluxo de caixa que elas possuem?

Resposta:

2.1.4 - A Área Tributária fornece informações para subsidiar a elaboração do Plano Plurianual, Lei de Diretrizes

Orçamentárias e da Proposta Orçamentária Anual?

Resposta:

2.1.5 - A Área Tributária mantém controle da arrecadação de receitas tributárias e fiscaliza as possíveis renuncia de

receita?

Resposta:

2.1.6 - A Área Tributária promove o aprimoramento e a atualização da legislação tributária do Município?

Resposta:

2.1.7 - Os registros dos lançamentos das receitas tributárias são feitos pela Contabilidade do Município via sistema

integrado?

Resposta:

2.1.8 - a revisão, cancelamento, restituição de valores e outros créditos tributários questionado pelo contribuinte, em

instância administrativa é feito através de processo administrativo?

Resposta:

2.1.9 - A Área Tributária acompanhar o cronograma de de execução fiscal pela Procuradoria Geral do Município?

Resposta:

2.10 - A Área Tributária elabora e mantém programas e ações de capacitação e atualização permanente das equipes?

15


Resposta:

2.1.11 - Sob coordenação da Área Tributária o Município promoveu alguma campanha (mídia, site ou informativos)

com o objetivo de conscientizar e mobilizar a comunidade quanto ao significado e importância do pagamento dos

tributos municipais?

Resposta:

2.1.12 - A Área Tributária possui escalas e programação regular das atividades fiscais?

Resposta:

2.1.13 - A Área Tributária mantém registro de autorização de impressão de documentos fiscais, certidões, alvarás,

habite-se e licenças em geral?

Resposta:

2.1.14 - Existe orientação técnica ao setor para apurar fraudes e irregularidades cometidas contra a fazenda pública

municipal?

Resposta:

2.1.15 - Existem meios eletrônicos de informar sobre a situação fiscal do contribuinte e expedir certidões e notificações

via internet?

Resposta:

2.1.16 - A Área Tributária possui meios de emissão de notas fiscais eletrônica por meio de sistema integrado?

Resposta:

2.1.17 - A Área Tributária já realizou procedimentos de fiscalização de cartórios sobre a emissão de documentos e

serviços para fins de cobrança de tributos municipais?

Resposta:

2.1.18 - A Área Tributária já realizou levantamento da possibilidade de cobramça da Contribuição de Melhoria de

acordo com o Código Tributário?

Resposta:

2.1.19 - O Cadastro de Contribuintes está atualizado, estabelecendo métodos e regras para sua consulta online?

Resposta:

2.1.20 - Os lançamentos de Tributos Municipais são realizados conforme determina o código tributário e informado a

Contabilidade Geral do Município?

Resposta:

2.1.21 - A Área Tributária apresenta estudos para o lançamento de ajustes para devedores duvidosos, para serem

demonstradas no Balanço Patrimonial nos termos da NBCASP?

Resposta:

2.2.22 - A Área Tributária mantém atualizada a legislação tributária municipal e promove a orientação dos contribuintes

sobre sua correta aplicação?

Resposta:

2.1.23 - A Área de Fiscalização efetua notificações os contribuintes que depositam entulhos e restos de construção nas

vias públicas?

Resposta:

2.1.24 - A Área Tributária fornece a Procuradoria Geral do Município informações seguras para a inscrição da Dívida

Ativa, controle e atualização?

Resposta:

2.1.25 - A Área Tributária mantém o cadastro topográfico e a planta cadastral atualizada e geoprocessamento para efeito

de cobrança de Tributos?

Resposta:

2.1.26 - A Área Tributária promove estudo para aprovar novos projetos de loteamentos?

Resposta:

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2.1.27 - A Área Tributária mantém cadastro organizado de arquivo de projetos, obras, redes de eletricidade, telefonia e

outras com instalações subterrâneas?

Resposta:

2.2 - Serviço de Apoio Jurídico

2.2.1 - A Procuradoria Geral do Município dá apoio jurídico a Área de Tributação (emissão de pareceres e elaboração

de peças jurídicas) no exercício de suas funções?

Resposta:

2.2.2 - A Procuradoria Geral do Município em conjunto com a Área de Tributação promove cobrança administrativa ou

judicial dos créditos tributários inscritos na dívida ativa?

Resposta:

2.2.3 - A Procuradoria Geral do Município promove a inscrição da dívida ativa e o controle de quitação, parcelamento

do débito, concessão do perdão do débito ou juntada de novas informações que cancelem o débito?

Resposta:

2.2.4 - A Procuradoria Geral do Município faz a formatação e elaboração de peças jurídicas, bem como de minutas de

atos e instrumentos de cobrança de tributos?

Resposta:

2.3 - Serviços de Informação Prestados ao Contribuinte 2.3.1 - A Área Tributária presta a Atendimento de orientação ao contribuinte, para esclarecimentos em matéria fiscal e

tributária, em atendimento presencial ou via site oficial do Município ou meios eletrônicos?

Resposta:

2.3.2 - Existem manuais e outros instrumentos de orientação do contribuinte e campanhas de arrecadação de tributos e

premiações?

Resposta:

2.3.3 - A Procuradoria orienta a adoção de procedimentos de cobrança amigável dos débitos fiscais, antes da sua

inscrição na dívida ativa?

Resposta:

2.4 - Serviço de Apoio ao Serviço Integrado de Administração Tributária

2.4.1 - A área tributária Administração Tributária mantém serviço integrado com finalidade de melhorar o atendimento

aos cidadãos e contribuintes em lugar de fácil acesso do público?

Resposta:

2.4.2 - O Município participa através de servidor designado da apuração e acompanhamento do VAF de acordo com

orientações da Agência Fazendária?

Resposta:

2.4.3 - O Município presta auxilio na divulgação do Programa de Educação Fiscal conforme demanda da

Administração Fazendária?

Resposta:

2.5 - Informações Complementares

2.5.1 - As leis tributárias do Município e suas atualizações estão devidamente consolidadas (leis que tratam ISS, IPTU,

ITBI, taxas, contribuição de melhoria, contribuição de iluminação pública e ainda s que tratam de isenção, remissão, anistia e parcelamento de tributos)?

Resposta:

2.5.2 - As leis mencionadas no item anterior se encontram disponíveis em endereço eletrônico no site oficial do

Município (mencionar o site e o link específico)?

Resposta:

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2.5.3 - Indicar a legislação que regulamente medidas para o adequado aproveitamento do solo nos termos do Estatuto da

Cidade e do art. 184, § 4º, inciso II, da CF.

Resposta:

2.5.4 - Qual a data da ultima atualização da Planta Genérica de Valores do Município?

Resposta:

2.5.6 - Quantos servidores atuam na Administração Tributária, (indicando cargo, nível de instrução e lotação dentro da estrutura administrativa)?

Resposta:

2.5.7 - Os servidores que atuam na Área Tributária emitem relatório de fiscalizações ou auto de Infração?

Resposta:

2.5.8 - Foi elaborado e aprovado um cronograma de fiscalizações para o exercício 2015?

Resposta:

2.5.9 - Qual a empresa detentora da licença do sistema de registro do cadastro dos contribuintes do Município?

Resposta:

2.5.10 - Qual o grau de satisfação dos usuários com o sistema (avaliar se o sistema atende as necessidades do setor inclusive a consulta online)?

Resposta:

2.5.11 - Quais são os documentos emitidos pelo sistema indicado?

Resposta:

2.5.12 - A concessão de “habite-se” é feita conforme legislação municipal e mediante laudo do engenheiro da

Prefeitura?

Resposta:

2.5.13 - Qual a empresa detentora da licença do sistema de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) e qual a

periodicidade da realização de beckup?

Resposta:

2.5.14 - Quantidade de computadores com acesso aos sistemas de Tributário existem no setor?

Resposta:

2.5.15 - Conforme a legislação Municpal de quem é a atribuição para inscrição em dívida ativa?

Resposta:

2.5.16 - Tem controle e relação de processos de execução fiscal ajuizados nos cinco últimos exercícios ?

Resposta:

2.5.17 - O sistema informatizado de acesso ao banco de dados dos contribuintes possuem senha para acesso de forma

segura?

Resposta:

2.5.18 - Os servidores públicos que atuam na Administração Tributária possuem e fazem uso de crachá quando estão

exercendo atividades externas?

Resposta:

2.6 - Outras Considerações:

3 - ROTINAS DO SETOR DE ENGENHARIA

Através de Profissional habilitado e equipe especializada deverá a Área de Engenharia promover a abertura de

processo administrativo para realização de estudo das obras constante do Plano Plurianual, elaborando o plano de

trabalho que contendo:

Identificação do projeto e adequação ao plano de governo;

metas a serem atingidas e o número de pessoas beneficiadas;

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plano de aplicação dos recursos financeiros, demonstrando a finte pagadora, recursos próprios ou de transferências

por intermédio de convênios;

elaboração de cronograma de desembolso, adequado ao quadro de cotas;

previsão de início e fim da execução do objeto e de cada fase programada;

comprovar de que os recursos próprios para a execução se encontram assegurados;

quando se tratar de convênios, estabelecer prazo para a prestação de contas;

demonstração da previsão orçamentária na Lei Orçamentária Anual, bem como, saldo para realização da obra;

realizar levantamentos preliminares, dentre eles, os topográficos, as sondagens e prospecção do subsolo, o estudo de

impacto ambiental e os relatórios de impacto ao meio ambiente;

solicitar a Contabilidade Geral que elabore a estimativa do impacto orçamentário-financeiro da despesa no exercício

em que deva entrar em vigor e nos dois subseqüentes;

solicitar da Secretaria da Fazenda o órgão equivalente a expedição de certidão de que a despesa tem adequação na

Lei Orçamentária Anual e compatibilidade com o Plano Plurianual e com a Lei de Diretrizes Orçamentárias nos termos

do disposto no inciso II, §1º do Art.16 da Lei Complementar n.º 101 de 4/5/2000;

após a conclusão dos trabalhos o Setor de Engenharia deverá efetuar despacho do processo ao Sistema de Controle

Interno para pronunciar sobre sua legalidade, e posteriormente encaminhá-lo ao Chefe do Executivo com a finalidade de

acionar a Comissão Permanente de Licitação.

Após iniciada as obras, o Setor de Engenharia deverá manter arquivo atualizado contendo:

ficha de registro de obras e serviços de engenharia;

ordem de serviço;

ato de designação de responsável ou comissão para fiscalização e acompanhamento da obra ou serviço de

engenharia;

anotação de Responsabilidade Técnica junto ao Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia - ART-

CREA – relativo aos projetos;

boletins de medição e levantamentos e à execução da obra ou serviço de engenharia;

diário de obra;

termo de recebimento provisório da obra ou serviço de engenharia;

termo de recebimento definitivo da obra ou serviço de engenharia;

comprovantes de ensaios dos materiais empregados, conforme prescrições das normas técnicas da Associação

Brasileira de Normas Técnicas, ABNT;

Nos casos de reformas prediais e manutenção em obras de infra-estrutura deverá ser elaborado previamente um

laudo que contenha registro fotográfico e descrição da situação de cada parte do bem a sofrer intervenção, juntando-se

aos demais documentos pertinentes. Os projetos das obras a serem executadas pela municipalidade são compostos de:

projeto básico;

projeto arquitetônico;

serviços de sondagens;

cálculo estrutural;

projeto de terraplenagem e implantação;

projeto de instalações elétricas;

projeto de instalações hidráulicas e especiais;

projetos de serviços complementares;

estudos de impacto ambiental.

Nas contratações de obras e serviços de emergência, recomenda-se a apresentação de laudo técnico de vistoria

que a justifique, acompanhado de, no mínimo, três propostas. Com o objetivo de atender à fiscalização dos órgãos

competentes, o Sistema de Controle Interno recomenda a administração direta e indireta adotarão os seguintes

procedimentos:

designação de responsável técnico pela elaboração prévia dos levantamentos, projetos, cálculos, orçamentos

detalhados e especificações técnicas necessárias à realização de obras e serviços de engenharia;

designação formal de servidor responsável pelo gerenciamento, fiscalização, acompanhamento e controle dos

contratos relativos a obras e serviços de engenharia, pela guarda e arquivamento da documentação;

adoção de sistema de controle de obras realizadas por execução direta com identificação de materiais e mão-de-obra

empregados, bem como máquinas e equipamentos próprios ou alugados, com arquivamento de projetos, planilhas,

cálculos e orçamentos, organizados em ordem cronológica;

designação formal de representante ou instituição de comissão para acompanhamento e fiscalização dos contratos,

bem como para recebimento das obras e serviços de engenharia, especialmente quando se tratar de obra constante do

orçamento participativo ou sistema semelhante;

manutenção de diário de obras devidamente atualizado;

controle de almoxarifado com registro de entrada e saída dos materiais de construção.

O Sistema de Controle Interno deverá solicitar a identificação e o controle de todos os serviços de engenharia e

obras executados no Município, verificando:

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placa afixada no local da obra, (sugerir modelo);

meta executada e programada;

mão de obra utilizada;

relatório periódico de todo serviço executado assinado pelo responsável;

anotação do responsável técnico da obra/serviço – ART, inserido em placa afixada no local da obra;

aferir as medições dos serviços realizados;

solicitar retirada ou inclusão de pessoal em obra;

vistoriar o desperdício de material e comunicar ao responsável.

Solicitar controle rígido do recebimento de material e serviços prestados nas obras, adotando sistema de

requisições, fichas ou sistema informatizado, tais como:

controle dos materiais destinados as obras, com guia de remessa;

controle dos serviços realizados, obedecendo ao cronograma físico financeiro;

elaborar relatório mensal dos serviços realizados, especificando o local, quantidade, material gasto e tempo;

vistar laudo parcial e de conclusão da obras.

Exigir a utilização de Equipamentos de Proteção Individual - EPI, alertando que o descumprimento desta

exigência incorre em contravenção penal, punível com multa, conforme a legislação trabalhista e previdenciária. Todas

as obras devem possuir Diário de Obras (§ 1º do Art. 67 Lei 8.666/93). Na execução de obras, recomenda-se verificar

previamente:

política e desenvolvimento urbano para o Município;

a legislação relacionada a parcelamento, uso e ocupação de solo,

fiscalizar as edificações e instalações urbanas e as posturas municipais;

se a obras está compatível com legislação urbanística e a realidade do Município;

Dar suporte técnico aos órgãos competentes no cumprimento da legislação urbanística do Município no que se

refere:

aprovação de construção;

autorização para habitar;

autorização para demolir;

licença para desaterro;

autorização para reforma;

alvará de habite-se;

certidão de alinhamento e nivelamento;

aprovação de projetos.

A Área de Engenharia deverá cuidar ainda da elaboração dos serviçoa de topografia necessário ao

desenvolvimento de suas atividades, desenvolver projetos urbanísticos e seus orçamentos, quando de interesse do

Município, obedecendo as diretrizes do desenvolvimento urbano e ainda:

elaborar ou aprovar projetos arquitetônicos para unidades educacionais, áreas recreativas e programas habitacionais;

elaborar ou aprovar projetos paisagísticos e ambientais para parques e praças;

emitir relatório bimestral das atividades desenvolvidas pelo Setor;

realizar atividades em harmonia com a fiscalização de posturas da municipalidade;

fiscalizar e coordenar a fabricação de bloquetes, manilhas e artefatos de cimentos de característica industrial;

efetuar levantamento do custo dos produtos produzidos;

4 - ROTINAS DA SECRETARIA DE EDUCAÇÃO

Por força constitucional, todo ano deve o Município aplicar os seguintes percentuais:

25% na educação infantil e no ensino fundamental (art. 212 da CF);

60% do FUNDEB na remuneração dos profissionais do magistério da educação básica (art. 60, XII do ADCT).

Aqueles 25% incidem sobre toda a receita resultante de impostos, quer a diretamente arrecadada pela

Administração Municipal (IPTU, ISS, ITBI, IRRF), quer a transferida pela União e Estado (FPM 5 , ITR, ICMS, IPVA, IPI/Exportação, ITCMD). De igual modo, os tais 25% alcançam a receita da dívida ativa tributária, a de multas e juros

por impostos atrasados e a derivada da Lei Kandir (Lei nº 87, de 1966).

Desde a Emenda Constitucional nº. 53, de 2007, parte dos 25% não mais é, obrigatoriamente, empregada no

ensino fundamental. A partir dali, inexiste a necessidade de utilizar 60% naquela etapa de aprendizado (60% x 25% =

15% dos impostos). Assim, ao longo dos 14 anos do Fundo da Educação Básica - FUNDEB, os Municípios podem

aplicar, livremente, os 25% entre seus níveis de competência constitucional: a educação infantil e o ensino fundamental

(art. 211, § 2º da CF).

Sob o extinto Fundo da Educação Fundamental - FUNDEF, inexistia prazo para despender o recebimento do

exercício, lacuna essa que, em várias localidades, gerou inconveniente acumulação de saldos financeiros. Para isso

sanar, determina a Lei Federal nº.11.494, de 2007, que o FUNDEB seja utilizado no próprio ano em que é obtido, ainda

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que 5% possam ser empenhados e pagos no 1º trimestre do ano subsequente (art. 21, caput e § 2º da Lei nº 11.494, de

2007). Esses 5% contam na aplicação do exercício anterior. Se assim não fosse, as Administrações que, junto ao

FUNDEB, perdem dinheiro, não cumpririam os 25% do art. 212 da Constituição. Nesse sentido, aquela lei fez ressurgir

o chamado período adicional ao exercício financeiro. Tendo em vista que, em parte dos Municípios a despesa ainda não

é identificada por fonte de receita e pelo fato de, logo no início do ano, haver dotação suficiente para os diferidos 5%,

nesse contexto, recomenda este abertura de conta bancária específica para que tal parcela residual não se confunda com

o FUNDEB arrecadado no 1º trimestre do ano seguinte.

Importante enfatizar que, na hipótese de a Administração investir, no exercício, mais de 25%, mas, de outro

lado, não utilizar todo o FUNDEB, em tal cenário, foi-se, a princípio, aventado que o excedente ante o mínimo de 25%

compensaria eventual insuficiência de gasto do Fundo.

4.1 - Falhas mais comuns na aplicação no ensino

O não atendimento aos mínimos da Educação tem sido o principal motivo para a negação da conta do Prefeito.

Para tanto, os tribunais realizam impugnações sobre a despesa apresentada pela Prefeitura. Em boa parte dos casos,

essas irregularidades alcançam o que segue:

Restos a Pagar não quitados até 31 de janeiro do ano seguinte. Tal impugnação é para evitar a não liquidação e

posteriores cancelamentos de empenhos contabilizados na Educação, assegurando que estes, no ano examinado,

revertam em bens e serviços para o ensino público municipal.

De todo,modo, a despesa a pode ser incluída no ano em que ocorre o efetivo pagamento. Tal exclusão assim se

vê:

Restos a Pagar/Educação, inscritos em 31.12.2012......R$ 1.000,00

(-) Pagamento de RP/Educação até 31.01.2013 ...........R$ 800,00

(=) Glosa de RP/Educação não pagos até 31.01.2013 ..R$ 200,00

Salário-Educação; ganho líquido do FUNDEB; subvenções federais e estaduais para a Educação; rendimentos das

contas bancárias da Educação.

Eis os recursos que não se confundem com a receita de impostos. Na qualidade de adicionais, suplementares, tais

ingressos são abatidos do total empenhado, no intuito de se afigurar, apenas e tão somente, o gasto bancado pela receita

de impostos, ou seja, a base sobre a qual se calcula o piso de 25% (art. 212 da CF).

Despesas com pessoal em desvio de função.

É o caso de professores e outros profissionais do magistério que estejam atuando em outras áreas da Administração.

Essa vedação prevê-se, de forma clara, na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDB (art. 71, VI).

Despesas com alimentação infantil e uniforme escolar Vedadas em face da seguinte entendimento "não há

possibilidade legal da inclusão de despesas com alimentação infantil e com uniformes escolares nos mínimos

obrigatórios do Ensino,cumprindo-lhes observar os artigos 70 e 71 da Lei Federal nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996

– Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional(LDB).

Despesas com precatórios judiciais.

Enquanto gestor da política educacional da Nação, o Ministério da Educação – MEC afasta, dos mínimos da Educação,

as despesas incorridas em exercícios anteriores; faz isso porque o art. 212 da Constituição se escora no princípio

orçamentário da anualidade.

Insumos e equipamentos utilizados na merenda escolar. A mando da LDB, os programas suplementares de

alimentação são estranhos à manutenção e desenvolvimento do ensino (art. 71, IV).

Despesas com pessoal da merenda escolar terceirizada.

Vinculados à empresa que produz, de forma terceirizada, a merenda escolar, as merendeiras, nutricionistas e

demais funcionários nada têm a ver com os quadros da Educação do Município; não são profissionais do ensino público;

não se qualificam na hipótese inclusiva do art. 70, I da LDB.

Construção e manutenção de bibliotecas, museus e ginásios esportivos.

Tais despesas só são aceitas quando as instalações encontram-se dentro dos prédios escolares, para uso

exclusivo de alunos da rede pública e, não, do público em geral.

Transporte e Bolsas de Estudo para alunos do ensino médio e superior; custos proporcionais da Secretaria da

Educação com essas duas etapas de aprendizado. Sob a LDB, o Município só custeia esses níveis de ensino depois de

aplicar 25% na educação infantil e no ensino fundamental (art. 11, V).

Aquisições globais de bens e serviços, que também servem a vários outros setores da Administração (ex.:

combustíveis, material de escritório ou de limpeza, peças de reposição da frota).

Claro está aqui o desvio de finalidade. Para evitar a glosa total, precisa a Educação local atestar, de forma cabal,

sua própria cota de recebimento; isso, mediante carimbo e assinatura de servidor especialmente designado pelo

Responsável da Educação (Secretário, Diretor ou Coordenador).

Despesas empenhadas em dotações estranhas às da Educação.

A distribuição dos créditos orçamentários é proposta pelo Poder Executivo e autorizada pela Câmara dos

Vereadores. Se a Lei Orçamentária Anual repartiu as dotações entre os vários setores de atuação municipal, não cabe ao

21


órgão do controle externo, sob apelo posterior do Município, sancionar qualquer outra alocação orçamentária. Nunca é

demais dizer que tal lei é tida a mais importante da Administração Pública.

Quota da Educação no parcelamento de dívida com encargos sociais (INSS, FGTS e PASEP) quando, no ano de

competência, a respectiva despesa foi também empenhada e apropriada no mínimo constitucional. Por óbvio, um mesmo

gasto não pode ingressar em dois exercícios: o do empenho do encargo patronal e, depois, o do parcelamento da

respectiva dívida.

Aquisição de veículos escolares sem as condições exigidas no Código Brasileiro de Trânsito. Tais veículos devem

reunir adequadas condições de utilização; estar licenciados pelos competentes órgãos da fiscalização, dispondo de todos

os equipamentos obrigatórios, sobretudo os de segurança.

Vale refeição, cesta-básica, vale-transporte nos 60% do FUNDEB destinados aos profissionais do magistério.

Em face de seu caráter indenizatório, não remuneratório, tais despesas podem ser incluídas nos restantes 40%

do FUNDEB e, não, nos 60%, vinculados, única e tão somente, às parcelas remuneratórias (salário, vantagens, encargos patronais).

Despesas com inativos oriundos da Educação, bancadas por receitas específicas do regime próprio de previdência –

RPPS (contribuições, compensações do INSS, entre outras).

A modo do art. 19, § 1º, VI da Lei de Responsabilidade Fiscal, só se integram à despesa laboral os gastos da

inatividade suportados, exclusivamente, pelo Tesouro e, não, por fontes de custeio do RPPS (compensações do INSS,

contribuições funcionais e patronais, entre outras).

Assim, na Educação, só ingressa a parcela deficitária dos sistemas próprios de aposentadorias e pensões, lembrando que

isso não pode nunca onerar os 60% do FUNDEB, destinados, única e tão somente, ao pessoal em efetivo exercício no

magistério.

4.2 - Gestão da Despesa Educacional

As folhas salariais dos profissionais da educação básica devem ser rubricadas por todos os membros do

Conselho do FUNDEB, conforme deve recomendar a Controladoria Geral do Município.

A documentação da despesa educacional precisa estar separada das demais peças comprobatórias. Aliás, a ocultação

de gastos implica multa ao gestor.

O recebimento de bens e serviços deve ser atestado por servidor especialmente designado pelo responsável do órgão

municipal de Educação (Secretário, Diretor ou Coordenador).

O balanço patrimonial precisa evidenciar as disponibilidades bancárias da Educação (art. 50, I, da Lei de

Responsabilidade Fiscal).

O Salário Educação não é usado nos mesmos fins dos 25% de impostos (art. 212 da CF); não banca gastos de

pessoal (art. 7o da Lei n.º 9.766, de 1998), mas, na qualidade de contribuição social, pode ser despendido na merenda

escolar e em programas de assistência à saúde (§ 4º, art. 212 da CF).

5 - ROTINAS DA SECRETARIA DE SAÚDE

Por força constitucional, todo ano deve o Município aplicar, em ações e serviços da Saúde, 15% da receita de

impostos, próprios e transferidos.

Foi isso o determinado na Emenda nº 29, de 2000, que se ressentia de lei complementar tipificando, de forma

clara, o que vem a ser gasto com saúde, bem assim as normas de controle e fiscalização desse modelo de financiamento.

A Lei Complementar nº 141, que, entre vários comandos, proíbe incluir, no mínimo constitucional, as seguintes

despesas:

pagamento de aposentadorias e pensões de servidores oriundos da Saúde;

pessoal da área de saúde em atividade desviada da área em questão (ex: médicos com funções administrativas no

Gabinete do Prefeito);

assistência à saúde que não atende ao princípio do acesso universal (ex: plano de assistência médica e odontológica

para servidores públicos, os ditos planos fechados);

merenda escolar e outros programas de alimentação, ainda que executados em unidades do SUS;

saneamento básico;

limpeza urbana e remoção de resíduos;

preservação e correção do meio ambiente;

ações de assistência social;

obras de infraestrutura, ainda que realizadas para beneficiar a rede de saúde (ex: asfaltamento e iluminação em frente

a hospitais e postos de saúde).

ações bancadas por receitas adicionais da Saúde (ex: PAB; remuneração por serviços produzidos; transferências

federais para o Programa Saúde da Família; auxílios federais e estaduais para obras; multas de vigilância sanitária;

operações de crédito; rendimentos financeiros das contas do fundo municipal de saúde).

Tal qual é na Educação, os 15% incidem sobre toda a receita vinda de impostos, quer a diretamente arrecadada

pela Administração Municipal (IPTU, ISS, ITBI, IRRF), quer a transferida pela União e Estado (FPM, ITR, ICMS,

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IPVA, IPI/Exportação, ITCMD). De igual modo, aplicam-se os 15% sobre a receita da dívida ativa tributária e a de

multas e juros por impostos atrasados.

Além disso e a partir da lei em comento, os 15% também incidirão sobre qualquer compensação financeira

proveniente de impostos e transferências constitucionais, tais como os recursos da Lei Kandir (Lei 87, de 1996), o 1%

de FPM recebido, adicionalmente, em dezembro de cada exercício (art. 159, I, “d” da CF), bem assim os auxílios

semelhantes aos recebidos, em 2009, pelos municípios (Medida Provisória nº 462, de 2009).

Antes da Lei Complementar nº 141, de 2012, os Tribunais fazia certas glosas sobre a despesa contabilizada

pelos Municípios, as quais, por compatíveis com a nova disciplina, devem ser mantidas; são elas:

Subvenções federais e estaduais; repasses SUS (PAB, PSF); rendimento financeiro das disponibilidades da Saúde;

multas da Vigilância Sanitária.

Eis aqui recursos diferentes da receita de impostos. Na qualidade de adicionais, suplementares, tais ingressos devem ser

afastados do total empenhado, no intuito de restar evidenciado o gasto bancado por impostos, ou seja, a base sobre a

qual se calcula o piso constitucional de 15%.

Despesas com pessoal em desvio de função. É o caso de profissionais da Saúde que estão atuando em outras áreas do

Município.

Planos fechados de Saúde para servidores. Tal despesa contraria o princípio da universalidade e amplo acesso de que

trata o art. 198 da Constituição.

Aquisições globais de bens e serviços, que também servem a vários outros setores da Administração (ex.: material

de escritório, limpeza, combustíveis, reparos em viaturas).

Claro está aqui o desvio de finalidade. Para evitar a glosa total, precisa a Saúde local atestar sua própria cota de

recebimento; isso, mediante carimbo e assinatura de servidor especialmente designado pelo Responsável da Saúde

(Secretário, Diretor ou Coordenador).

Despesas empenhadas em dotações estranhas às da Saúde.

A distribuição dos créditos orçamentários é proposta pelo Poder Executivo e autorizada pelo Legislativo. Se a

lei orçamentária repartiu as dotações entre os vários setores de atuação municipal, não cabe ao órgão do controle

externo, sob posterior apelo do Município, sancionar qualquer outra alocação orçamentária. Nunca é demais dizer que

tal lei é tida a mais importante da Administração Pública.

Quota da Saúde no parcelamento de dívida com encargos sociais (INSS, FGTS e PASEP) quando, no ano de

competência, a respectiva despesa foi também empenhada e apropriada no mínimo constitucional. Por óbvio, um mesmo

gasto não pode ingressar em dois exercícios: o do empenho do encargo patronal e, depois, o do parcelamento da dívida.

Limpeza urbana e remoção de resíduos sólidos (lixo); alimentação e nutrição.

5.1 - São Despesa com Ações e Serviços de Saúde

As folhas salariais dos profissionais da saúde devem ser rubricadas por todos os membros do Conselho

Municipal de Saúde (art. 6º, II das Instruções TCESP nº. 2, de 2008).

o recebimento de bens e serviços deve ser atestado por servidor especialmente designado pelo responsável do órgão

municipal da Saúde (Secretário, Diretor ou Coordenador).

o balanço patrimonial precisa destacar as disponibilidades das contas bancárias da Saúde (art. 50, I, da Lei de

Responsabilidade Fiscal).

todos os recursos da Saúde devem ser movimentados por fundo especial, mecanismo que, apesar de não dispor de

personalidade jurídica, deve possuir CNPJ próprio matriz (Instrução Normativa da Receita Federal do Brasil (nº 1005,

de 2010).

nos termos da Lei nº 12.438, de 6 de julho de 2011, o gestor local do Sistema Único de Saúde deve realizar audiência

pública trimestral na respectiva Casa legislativa, apresentando relatório que demonstre:

a) montante e fonte dos recursos aplicados;

b) auditorias concluídas ou iniciadas no trimestre;

c) produção de serviços na rede assistencial própria, contratada ou conveniada.

6 - ROTINAS DA SECRETARIA DE ASSISTÊNCIA SOCIAL

A Controladoria deverá inspecionar na Assistência Social as seguintes atividades:

a política municipal de assistência social, em colaboração com o Conselho Municipal de Assistência Social;

a execução dos programas, os projetos e as ações de assistência social direcionadas para a população em situação de

risco social;

formular, coordenar e executar as ações de prestação de serviços funerários;

propor as políticas de regulação e de preços para a prestação de serviços funerários;

incentivar e prestar apoio a entidades e associações civis que desenvolvam ações de assistência social;

gerir os recursos creditados na conta do Fundo Municipal de Assistência Social;

promover a integração dos programas, dos projetos e das ações da assistência social com as demais políticas setoriais

do Estado e União;

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planejar, coordenar, controlar e avaliar a execução das atividades de assistência social do Município;

formular estratégias de ação para atendimento de situações emergenciais de risco social;

supervisionar e coordenar as atividades de assistência social à mulher, ao idoso e à pessoa portadora de deficiência;

supervisionar e coordenar a implementação dos programas socioeducativo e as atividades de amparo às crianças e

adolescentes carentes;

supervisionar e coordenar as atividades de concessão de benefícios à população em situação de risco social;

promover a integração ao mercado de trabalho das pessoas em situação de risco social, em articulação com outras

unidades administrativas;

cadastrar e prestar apoio a entidades e associações de assistência social;

facilitar e cooperar no acesso das instituições de assistência social a recursos municipais, estaduais e federais;

propor critérios para a aplicação de subvenções municipais na área social;

promover a divulgação dos benefícios, serviços, programas e projetos assistenciais e dos critérios para sua

concessão;

prestar assistência a grupos e indivíduos em condição de indigência, mendicância e outras situações de abandono;

orientar e encaminhar pessoas carentes para entidades de apoio social;

promover e apoiar ações preventivas e socioeducativas visando a integração de grupos e pessoas socialmente

marginalizados;

avaliar as condições dos beneficiários e promover a realização de funerais.

6.1 - Assistência à Criança e ao Adolescente

A Assistência à Criança e ao Adolescente, em concordância com o Conselho Municipal dos Direitos da Criança

e do Adolescente, nos termos da legislação em vigor, cuidará do desenvolvimento de políticas necessárias ao

atendimento dos direitos da criança e do adolescente. Leis específicas definirão a composição e a competência do

Conselho Municipal da Criança e do Adolescente. O Poder Executivo Municipal garantirá local e condições de

funcionamento do Conselho Tutelar vinculado ao Conselho Municipal da Criança e do Adolescente, conforme dispuser

lei municipal.

6.2 - Apoio às Pessoas Portadoras de Deficiência e ao Idoso

O apoio às Pessoas Portadoras de Deficiência e ao Idoso, supervisionará e coordenará as atividades de

assistência ao deficiente e ao idoso, garantindo apoio técnico em programas especiais. As leis específicas definirão a

composição e a competência do Conselho Municipal do Idoso, devendo essas leis serem objetos de análise da

Controladoria.

6.3 - Apoio às Pessoas em Situação de Risco Social

O apoio às Pessoas em Situação de Risco Social desenvolve as seguintes atividades passiveis de fiscalização

pela Controladoria Geral do Município:

apoiar e participar de atendimentos emergenciais à população;

providenciar abrigo temporário, alimento e vestuário para a população quando em situações de calamidade pública

ou por necessidade de remoção de famílias mediante ação do poder público;

promover campanhas voltadas para a assistência solidária à população em situação de risco emergencial;

avaliar as condições dos beneficiários e efetuar o pagamento de benefícios eventuais nas situações de vulnerabilidade

temporária;

desenvolver programas e projetos que possam suprir as principais necessidades demandadas (auxílios de transporte,

alimentação e funerário), dentre outras;

fazer cumprir as leis específicas às pessoas beneficiadas pela política de assistência social municipal, estadual e

federal;

fazer um diagnóstico, através de visitas domiciliares, visando conhecer melhor a realidade da população do

Município e atender suas respectivas demandas;

manter atualizado o cadastramento único, visando assegurar o acesso das pessoas em situação de risco social aos

benefícios estaduais e federais;

criar e atualizar um cadastramento municipal para os programas já existentes.

7 - ROTINAS DO SETOR DE TRANSPORTES

A Área de Controle e Manutenção da Frota Municipal é a responsável pela execução das seguintes atividades:

planejar as atividades de transporte e utilização de veículos, máquinas e equipamentos;

promover a conservação dos veículos da Prefeitura, fiscalizando a utilização adequada em benefício do serviço

público;

atender a todas as secretarias nos serviços em que o transporte se fizer necessário;

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promover a aquisição de peças e materiais para a conservação da frota municipal;

manter os veículos da Prefeitura em condições de uso para pronto funcionamento;

efetuar a guarda, o abastecimento e conservação de veículos e maquinas da municipalidade em locais pré-definidos

pela autoridade competente;

manter controle de reposição de peças, fornecimento de pneus, consumo de combustíveis e lubrificantes, manutenção

e conservação da frota municipal;

realizar inspeção periódica dos veículos, máquinas e equipamentos verificando seu estado de conservação,

providenciando os reparos que forem necessários;

solicitar reparos mediante a elaboração de termo de referência para a licitação de peças e serviços destinadas a frota

em geral

após concluída a licitação determinar a execução de reparos em veículos e máquinas pesadas;

solicitar e recomendar a recuperação de peças que possam ser reutilizadas e serviços de tornearia;

organizar, fiscalizar e conservar as ferramentas e equipamentos existentes, de uso da oficina municipal;

fiscalizar e atestar os serviços de mecânica e reposição de peças de acordo com a licitação;

solicitar mediante termo de referencia a licitação de serviços de reparos mecânicos, alinhamento e balanceamento e

de funilaria da frota municipal;

zelar pela pintura, acessórios, seguros e regularização de documentos da frota municipal, fazendo constar cópia de

laudos e documentos obrigatórios nos arquivos da Controladoria Geral;

fazer constar a identificação, através de logomarca oficial do Município, em todas as máquinas e veículos da

municipalidade, inclusive veículos locados;

criar calendário de revisão e manutenção de veículos e máquinas, mantendo as revisões conforme exigência do

manual do fabricante;

denunciar à Controladoria Geral do Município a má utilização de máquinas e veículos da municipalidade, para a

devida instauração de processo administrativo disciplinar;

verificar o recolhimento no pátio da Prefeitura Municipal de todos os veículos e máquinas quando não estiverem em

serviços ou em manutenção;

prestar informações ao Servidor responsável para alimentar o sistema informatizado de controle de frota com os

seguintes dados:

a) cadastro de veículos e máquinas

1) código do veículo: (conforme tombamento patrimonial)

2) descrição do veículo;

3) marca;

4) modelo;

5) ano;

6) placa; (quando for veículo)

7) número do chassis; (quando for veículo)

8) número de RENAVAM; (quando for veículo)

b) descrição dos veículos utilizando os seguintes códigos

1 – aeronaves;

2 – embarcações;

3 – veículos (veículo de passeio, utilitário, camionete, ônibus, caminhão, motocicleta e Van)

4 – maquinários (trator esteira, trator de pneu, moto niveladora, pá carregadeira, retro escavadeira, mini-carregadeira,

escavadeira, empilhadeira, compactador e, equivalentes);

5 – equipamentos (gerador, moto bomba, roçadeira, motosserra, pulverizador, compactador de mão, oficina, motor de

popa e equivalentes);

99 – outros.

c) informar o tipo de gasto utilizando os seguintes códigos:

01 – álcool;

02 – gasolina;

03 – gás natural (m³);

04 – diesel;

05 – querosene;

06 – óleo lubrificante;

07 – graxa (kg);

08 – peças (informar a descrição da peça);

09 – serviços (informar a descrição dos serviços);

99 – outros.

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d) veículos do transporte escolar

1) código do veículo (conforme tombamento patrimonial);

2) nome do estabelecimento de ensino (informar escola e localização);

3) distância percorrida (km);

4) número de estudantes transportados;

e) informar os turnos do estabelecimento de ensino utilizando os seguintes códigos:

01 - manhã;

02 - tarde;

03 - noite;

04 - manhã e tarde;

05 - manhã e noite;

06 - tarde e noite;

07 - manhã, tarde e noite.

As informações referentes ao transporte escolar deverão constar os quilômetros percorridos e o número de

alunos transportados diariamente por cada veículo. O Serviço de Controle de Frota será coordenado pela Secretaria

Municipal de Agricultura, Obras Públicas e Serviços Urbanos sendo de sua responsabilidade observar o cumprimento

das seguintes atribuições:

organizar, supervisionar, controlar e orientar as atividades de abastecimento, lavagem lubrificação, manutenção e

reparos nos equipamentos, máquinas e veículos da municipalidade;

promover controle e elaborar relatório periódico relativo ao consumo de combustível, peças e lubrificantes, despesa

de manutenção e depreciação dos equipamentos, máquinas e veículos da municipalidade;

organizar e manter atualizado o cadastro dos equipamentos, veículos e máquinas, providenciando a regularização dos

documentos de licenciamento;

requisitar conforme licitação e manter o controle de peças, acessórios e outros materiais utilizados pelos órgãos que

lhe estão subordinados;

supervisionar, controlar e orientar os serviços de manutenção dos equipamentos, máquinas e veículos, concernentes

à manutenção preventiva, conservação e manutenção periódica;

administrar e coordenar as atividades dos motoristas, operadores de máquinas e ajudantes da municipalidade,

solicitar treinamentos quando for necessário;

elaborar, com os demais órgãos municipais, a escala dos veículos, máquinas e equipamentos para suas atividades

meio e fim;

promover assistência a ocorrência com veículos da municipalidade, relativos a acidentes e outros, solicitando

apuração de culpa e indenização;

fiscalizar e efetuar o acompanhamento de serviços de locação de máquinas e equipamentos, realizando medições,

conferindo faturas, fazendo observar cronogramas e cláusulas contratuais.

7.1 - Condutores e Operadores

A Controladoria Geral do Município recomenda que seja designado servidor responsável pela frota municipal,

observando o disposto nesta Instrução Normativa no desempenho de suas atividades, em especial:

realizar cadastro de todos os veículos pertencentes à Administração sob sua responsabilidade e respectivas alocações

e elaborar mapas unitários de quilometragem, consumo de combustível e gastos com a reposição de peças e consertos

dos veículos, controle esse sujeito a fechamento periódico, semanal, quinzenal ou mensal, conforme modelo que integra

essa Instrução Normativa;

confecção de mapa de bordo individuais de veículos, máquinas e equipamentos permitindo comparação de

desempenho e análise de desvios, preferencialmente por sistema informatizado;

conservar, controlar e distribuir os veículos e equipamentos sob sua responsabilidade aos órgãos da Prefeitura, de

acordo com as necessidades e as disponibilidades da frota municipal;

proceder levantamento mensal do quadro demonstrativo, por veículo ou máquina, dos gastos com combustível,

lubrificantes e peças utilizadas para apreciação da Controladoria Geral do Município, conforme modelo sugerido pela

Controladoria Municipal;

exigir que os veículos sejam estacionados em local definido pela autoridade competente e que estejam limpo e em

condições adequadas de higiene e segurança, verificando os equipamentos obrigatórios conforme legislação de trânsito;

autorizar o abastecimento dos veículos, conforme modelo sugerido pela Controladoria Municipal e certificar a

pratica correta do abastecimento;

programar e acompanhar as manutenções periódicas dos veículos e máquinas, mantendo uma agenda prévia e definir

escala de motoristas a serem redirecionados para outras atividades afins;

26


autorizar a utilização dos veículos e máquinas somente no interesse do serviço público, fiscalizando o fiel

cumprimento das autorizações;

assegurar que todos os veículos e máquinas possuam identificação da Secretaria ou Setor de lotação, bem como a

logomarca da administração estampadas para facilitar a identificação com número específico para cada veículo,

conforme manual de identidade visual aprovado por Decreto do Executivo;

manter termo de conferencia dos acessórios e ferramentas obrigatórias, indicando data de vencimento do extintor de

incêndio;

conferir as peças substituídas nos veículos e máquinas, bem como verificar se as peças de reposição possuem

controle de qualidade, conforme exigido em edital de licitação.

Recomenda-se que seja observada a legislação pertinente à segurança do trabalho, bem como, sejam oferecidos

programas de treinamento e que o controle seja de âmbito geral de todas as Secretarias Municipais.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno: Teoria & Prática. Curitiba: Juruá, 2003.

BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno na Administração Pública Municipal. Curitiba: Juruá,

2014.

BOTELHO, Milton Mendes. Gestão Administrativa, Contábil e Financeira do Legislativo Municipal. Curitiba,

Juruá, Atualizado 2010.

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988

BRASIL. Lei Complementar n° 101, de 4 de maio de 2000.

DALLARI, Adilson Abreu – Regime Constitucional dos Servidores Públicos, Revista dos Tribunais, 2ª ed. São Paulo, 1990.

CARVALHO FILHO. Manual de Direito Administrativo. 19. ed. Rio de Janeiro: Lumen Juris, 2008, p. 551.

Di Pietro, Maria Sylvia Zanella. “in” Direito Administrativo, 8ª edição, São Paulo, 1998, Ed. Atlas.

Bandeira de Mello, Celso Antonio, “in” Curso de Direito Administrativo, 28ª edição, 2011, São Paulo, Malheiros.

http://www.cgu.gov.br/publicacoes/guiapad/Arquivos/ApostilaJurisprudenciaCGU.htm

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ROTINA NO C.I. DE FECHAMENTO DO EXERCÍCIO NO

SIM-AM

João Henrique Mildenberger

Introdutório

O SIM AM é a ferramenta na qual todas as informações dos atos de uma entidade chega ao Tribunal de Contas

do Estado. Ele é a base principal para a formulação do processo de prestação de contas anula. Seus dados corretos, são

de suma importância para evitar transtornos na análise das contas Públicas. Ferramenta auxiliar no trabalho de todos os

setores, mais principalmente no acompanhamento dos pontos a serem verificados pelos controladores internos durante o

exercício. O SIM AM subsidia o controlador através de relatórios após o fechamento de cada mês, o acompanhamento

de vários pontos que fazem parte do relatório e parecer das contas municipais, assinado por ele.

Quais pontos devem ser observados?

Todos sabemos que o Tribunal de Contas emite o escopo da análise das contas no final do mês de janeiro ou

início de fevereiro do ano seguinte ao exercício a ser analisado. Existem muitas variações de itens obrigatórios para

análise não sendo um padrão, ou seja todos anos existem mudanças.

O fato de não termos antecipadamente os itens de análise, dificulta a aprovação das contas caso o SIM AM já

esteja encerrado. Para tanto antes de enviar o ultimo mês do SIM AM, orienta-se aguardar que seja disponibilizada na

página do Tribunal a instrução normativa referente ao escopo das contas do exercício.

Devemos observar pontos padrão em todos os setores envolvidos no SIM AM, de acordo com os módulos

disponibilizados que são

Tabelas cadastrais.

Planejamento

Contabilidade

Tesouraria

Licitações

Contratos

Patrimônio

Controle Interno

Folha de Pagamento

Tributário

Obras.

Cada um desses setores possui pontos a serem verificados antes do fechamento para evitar transtornos no

futuro.

Quais as verificações que devo efetuar na contabilidade antes do fechamento de Dezembro no SIM AM?

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Como ainda não se tem o escopo do que será cobrado, pelo histórico dos exercícios anteriores elencamos dados

a serem verificados visando o fechamento das contas como segue.

Abertura de créditos adicionais acima do Limite autorizado

- Verificar a abertura de créditos adicionais suplementares acima do limite disposto no Orçamento municipal. Caso

existam dispositivos de exclusão na lei orçamentária no que tange o limite verificar se os lançamentos e aplicações estão

corretos.

- Verificar se os decretos lançados no Sistema Contábil, estão condizentes com os Decretos publicados e se estes forem

de credito adicional especial estão em acordo com a Lei de credito adicional.

- Verificar a correlação entre os projetos e atividades do PPA fronte ao orçamento.

Não deixar nenhum projeto ou atividade novo por meio de convênio ou alteração no PLANEJAMENTO, sem

sua correta correlação através de lei de alteração no PPA. Caso possua essa situação, encaminhar projeto de lei para

Câmara Municipal com efeitos retroativos a data de lançamento na LOA.

- Verificar a efetividade no cumprimento dos programas estabelecidos no PPA e LOA.

Programas do PPA sem execução total ou parcial, ou ainda efetuado cancelamento para cobertura de despesas

correntes devem ter justificativa plausível.

- Verificar o Resultado deficitário das fontes não vinculadas com déficit orçamentário.

Analisar do grupo de fontes consideradas livres 000 a 99, se existe receita que condiz com a despesas. Sempre a

receita deve ser maior que a despesa. Em caso de déficit, efetuar o ajuste através dos empenhos não liquidados.

- Verificar aplicação do índice mínimo em manutenção e desenvolvimento da educação básica.

Verificar através do Relatório de gastos no MDE se a entidade atingiu o índice de 25% determinado em lei de

gastos em educação. Lembrar de que merenda escolar não

pode ser empenhada na fonte 102, 103 e 104 gerando glosas no TCE. Caso tenha essa situação estorne todo o processo

de empenho e empenhe em alguma fonte livre dentro da Secretária de educação.

- Verificar aplicação de 60% dos recursos do FUNDEB na remuneração do magistério da educação básica.

Para esse item atenção especial para que seja mensalmente efetuado o fechamento das fontes 60% e 40% não

deixando recursos acumulados em uma ou outra dificultando a aplicação. Com o piso nacional raras vezes não se atinge

o índice, mais caso venha a acontecer, deve ser feito rateio entre os professores vinculados ao FUNDEB, dando

preferência pelo empenho do rateio em dezembro do exercício que vai ser submetido a análise das contas.

- Verificar a aplicação de 95% dos recursos do FUNDEB, de acordo com o valor arrecadado.

Do valor total de recursos repassados a titulo do FUNDEB, no mínimo 95% deve ser aplicado, sendo que os

outros 5% caso ocorra devem ser aplicados no primeiro trimestre do exercício seguinte.

- Verificar aplicação do percentual mínimo em saúde.

Verificar através de relatório de aplicação em Saúde, se a entidade atingiu o índice determinado pela emenda 29

de aplicação de 15% em Saúde.

- Verificar Limite de despesas com pessoal (LC 101/2000)

Verificar se a entidade encontra-se dentro dos limites estabelecidos em lei para gastos de pessoal, sendo

54% máximo para Municípios

Caso o Município tenha ultrapassado deve demonstrar o retorno nos dois quadrimestres seguintes.

6% para Câmaras Municipais

OBS – Atenção especial para câmaras no que se refere o disposto na legislação de gastos com vencimentos e

subsídios de no máximo 70% do valor do repasse efetuado para a Câmara.

Extrapolação do teto constitucional para Despesas da Câmara.

Não pode existir restos a pagar na Câmara Municipal.

- Verificar se as declarações exigidas pelo Tribunal foram efetuadas:

Confirmar se foi efetuado no período pertinente as declarações, de realização de audiência pública de avaliação

dos quadrimestres

- Confirmar se foi efetuado junto ao TCE a declaração da lei 131 quanto a transparência.

- Ter controlador interno não ocupante de cargo comissionado ou terceirizado.

É Vedado a ocupação de controlador interno que não seja efetivo, e também não pode ser terceirizado o

trabalho a pessoa física ou jurídica.

- Verificar todos os pontos do escopo da análise e confeccionar o relatório de acordo interno de acordo com a realidade

da entidade.

Não adianta nada efetuar um relatório do controle interno com parecer FAVORÁVEL, se as possíveis

irregularidades não forem sanadas antes do envio do SIM AM, a responsabilização pela falsa informação no relatório do

controle interno gera multa e responsabilização para o mesmo.

- Verificar as publicações dos Relatórios de Execução Orçamentária e Gestão Fiscal.

Ter declarado na página do Tribunal tempestivamente o relatório, caso tenha declarado um relatório que teria de

ser publicado no dia 31/07 por exemplo como 01/08, deve-se ter o jornal que o mesmo foi publicado em 31/07 em mãos

para o possível contraditório. Uma vez efetuada a declaração no Tribunal não se altera mais.

- Verificar o Índice correto de aplicação em Saúde, antes da confecção da Resolução ou Parecer do conselho de Saúde.

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Ter o SIM AM fechado e confeccionar a resolução de acordo com o índice apontado dentro do SIM AM por

meio do relatório emitido no SIM de gastos com SAÚDE.

- Verificar o Balanço Patrimonial emitido pela contabilidade antes do Envio na prestação de Contas.

Analisar se o relatório emitido no Sistema de Contabilidade está idêntico ao emitido no SIM AM. Os ajustes

efetuados nos arquivos txt, sem a alteração no sistema podem gerar diferenças, as quais são difíceis de localizar para

ajustes futuros.

- Verificar se a publicação do Balanço patrimonial da contabilidade a ser enviado na prestação de contas está igual ao

emitido pelo sim AM.

- Verificar a comprovação da Regularidade Previdenciária.

Emitir CRP para envio ao TCE, caso o município não possua, regularizar a situação junto ao Ministério da Previdência

Social.

- Verificar os dados do Laudo atuarial e efetuar os lançamentos constantes no laudo no sistema Contábil.(RPPS)

Ter o laudo atuarial em mãos com antecedência ao fechamento do SIM AM e aplicar através de lançamentos

contábeis os ajustes para os valores ficarem idênticos.

- Verificar se o município/câmara efetuou os aportes para cobertura do déficit atuarial de acordo com o disposto em Lei

municipal

Efetuar os aportes conforme determina a lei municipal, ou ainda verificar se o valor acumulado condiz com o

declarado no laudo atuarial e na lei municipal.

- Verificar a remuneração dos agentes políticos

Analisar se os aumentos concedidos a vereadores, prefeitos e secretários tem amparo legal por lei.

Normalmente os aumentos são de reposição da inflação, da qual deve ter lei declarada na atoteca e no sistema sim AP.

Ter em mãos cópia da lei e publicação para eventual contraditório. Caso de câmaras que pegam carona na lei de reajuste

inflacionário dos funcionários efetivos da prefeitura deve ter além da lei uma resolução do presidente.

- Verificar os repasses efetuados pelos municípios ao Consórcio (consórcios públicos)

Analisar através de solicitação ao município consorciado de extrato dos repasses efetuados por aquele ente e

conferir com os valores declarados na receita orçamentária do consórcio.

- Verificar se As funções da contabilidade e jurídico foram realizadas de forma contrária às disposições do Prejulgado

nº 6, do Tribunal de Contas

Cargos comissionados e terceirização para serviços de contabilidade e jurídico só podem existir no caso

temporário de um efetivo pedir exoneração comprovado por meio de termo de exoneração e edital de abertura de novo

concurso.

- Verificar a inscrição na dívida fundada de precatórios notificados.

Analisar a inscrição de precatórios para compor o anexo 16 se o mesmo está condizente com o relatório emitido pelo

Tribunal de justiça. Pode se consultar o relatório do TJ no endereço

https://www.tjpr.jus.br/precatorios?p_p_auth=4rFwsi1P&p_p_id=15&p_p_lifecycle=0&p_p_state=normal&p_p_state_r

cv=1&_15_articleId=399202&_15_struts_action=%2Fjournal%2Fview_article&_15_groupId=137030&_15_version=2.

0

- Inclusão de novos projetos de recurso livre sem o atendimento de obras paralisadas com recursos livres.

Não se pode efetuar a inclusão de um novo projeto sem recursos vinculados, existindo obras de recursos livres

paralisadas.

- Verificar se foram efetuados todos os repasses retidos de funcionários

Todas as consignações devem ser repassadas e o anexo 17 no que contem as retenções deve estar zerado.

(INSS, fundo de previdência, pensões, empréstimos consignados, decisões judiciais)

- Verificação de prévio empenho de despesas – existência de despesas pagas e não empenhadas no exercício.

Analisar se existem despesas pagas sem empenho. A legislação determina que o empenho tem de ser efetuado

antes do pagamento da despesa.

- Verificar a existência de baixas indevidas de contas do Passivo Financeiro.

Analisar todas as baixas do passivo financeiro no que diz respeito as Consignações. Antes da aplicação do

PCASP, muitas vezes se efetuava ajuste de saldo sem a vinculação do credor. Hoje cada credor possui um

desdobramento da conta contábil a qual controla as entradas e saídas da conta.

- Verificar se todos os valores empenhados em favor do FUNDO DE PREVIDÊNCIA e INSS foram pagos.

Caso possua valores que ficaram inscritos em restos a pagar, efetue pagamento dos empenhos no mês de janeiro

preferência pelos primeiros dias do mês e guarde os comprovantes para possível contraditório.

Pode existir um formulário de preenchimento solicitando a competência, o valor total do mês, a data estipulada

para pagamento e a data do pagamento. Caso exista essa planilha preencher exatamente como está empenhado e retido o

Extra na contabilidade. Geração de dados no RH para preenchimento dessa planilha podem ter divergência no caso de

importação conferir com lançado no contábil.

- Verificar se existem multas pagas por atraso a recolhimento de impostos INSS e PASEP.

Pode ocorrer do gestor ser penalizado caso exista a comprovação do atraso dos valores pagos.

- Verificar quanto a parcelamentos do INSS se existe legislação autorizando a contratação pela câmara municipal.

https://www.tjpr.jus.br/precatorios?p_p_auth=4rFwsi1P&p_p_id=15&p_p_lifecycle=0&p_p_state=normal&p_p_state_rcv=1&_15_articleId=399202&_15_struts_action=%2Fjournal%2Fview_article&_15_groupId=137030&_15_version=2.0



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Caso não possua lei autorizatória, mandar projeto de lei com efeitos retroativos a data do parcelamento.

- Verificar os gastos com taxa de administração RPPS, se estão condizentes com o disposto na lei própria para despesas

de organização e funcionamento do fundo.

- Verificar se os gastos do RPPS são única e exclusivamente em despesas previdenciárias, não se aceitando despesas

estranhas a esse fim.

Única exclusão são despesas de manutenção de contas e aplicações nas instituições financeiras.

- Verificar se o portal de Transparência atende o disposto na legislação.

- Evitar a troca de dados financeiros e de execução orçamentária sem estornos por meio de ferramentas mágicas dos

sistemas de informática, pois uma vez lançado um dado está disponibilizado no portal.

- Verificar se o limite da dívida pública fixado não teve extrapolação do teto.

- Verificar se a aplicação dos Royaltes foram aplicadas conforme legislação:

Não podem ser aplicados em despesa com pessoal e quaisquer dívidas.

- Verificar os saldos referentes aos grupos de estoques de material de consumo, se condiz com o valor apresentado no

almoxarifado.

Com a implantação do PCASP, surgiu a necessidade de se controlar o estoque de bens de consumo para

almoxarifado. Sendo assim deve-se efetuar a baixa conforme o consumo. Se sua entidade não possui almoxarifado nem

tanques de combustível, efetua-se a baixa por meio de lançamento contábil dos totais dos estoques para cada grupo de

conta do almoxarifado.

O lançamento deve ser feito da seguinte forma

D – 3.3.1.1

C – 1.1.5.6

Caso possua estoque de combustível ou material, o valor deve ficar coerente com o declarado de estoque no

frotas.

- Verificar o Acompanhamento da Dívida fundada.

Mesmo não sendo necessário encaminhar os saldos da dívida fundada nas prestações de contas do exercício de

2012 em diante, cabe-se um alto controle dos valores apresentados, estando estes coerentes com os extratos das

instituições, uma vez que elas encaminham ao TCE demonstrativo da dívida por município.

- Verificar os convênios

Verificar o cadastramento dos convênios, seus termos, e sua execução.

- Verificar o cadastro da entidade quanto aos tempos de responsabilidade do Controlador Interno.

A troca de controlador ou o cadastro com tempo de responsabilidade vencido, gera a não análise do relatório,

gerando irregularidade que terá de ser solucionada com a alteração do cadastro e um novo relatório do CI na época do

contraditório.

VERIFICAÇÕES A SEREM EFETUADAS NA TESOURARIA.

- Verificar as prestações de contas de adiantamento e efetuar as baixas de acordo com a nova determinação do PCASP.

Deve se prestar contas de todos os adiantamentos pendentes, principalmente controlar o pagamento de novo

adiantamento para quem não prestou contas, o que não é permitido. Prestar contas o mais próximo possível do término

da viagem. Caso não seja prestado contas deve se apresentar demonstrativo dos responsáveis por adiantamentos em

pendência.

- Verificar a veracidade dos valores informados como saldos bancários de extrato.

Muito embora o Tribunal não exija mais o encaminhamento dos extratos físicos pelas entidades, os bancos

emitem um relatório de todas as contas de movimentação e encaminham ao Tribunal de Contas. Sendo assim caso

informe um valor divergente do constante no extrato, provavelmente será questionado em instrução no ato do

contraditório.

- Verificar se não existem inconsistências nos saldos contábeis em relação às posições apresentadas nos extratos das

instituições bancárias.

Ter uma efetividade do que realmente esta lançado na contabilidade pode ser comprovado por meio dos extratos

bancários.

- Verificar se as conciliações bancárias evidenciadas no fechamento do SIM AM do exercício tem como ser

comprovadas por meio de extratos bancários.

Jamais efetue somatório de lançamentos para efetivação no banco, da maneira que é demonstrado no SIM AM

deve se ter a comprovação posterior em extrato bancário para comprovar. A falta de comprovação em extrato bancário é

grande responsável pela reprovação de contas.

- Verificar se não existem contas bancarias com saldos a descoberto.

Não pode se enviar o SIM AM com saldos contábeis das contas bancárias a descoberto ou seja negativos. Exemplo disso

é uma entidade que está atrasada com o SIM AM e bem a frente de dezembro efetua fechamentos de fonte e a tesouraria

para efetuar no banco analisa o saldo na data do dia da transferência, verificando se a conta bancária possui disponibilidade para tal. Ocorre que em muitas vezes como a transferência será lançada em 31/12, e os sistemas de

informática muitas vezes não controlam o saldo, acaba passando a descoberto e encaminhado no AM. È muito difícil a

comprovação desse item caso ocorra.

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- Verificar as fontes de recursos quanto a saldos descobertos.

Analisar se nenhuma das fontes possui saldo negativo. No caso das vinculadas é vedada a utilização de receita para

finalidade diversa.

- Verificar os registros de Transferências constitucionais.

Conferir nos registros contábeis versus extratos e demonstrativos de Arrecadação se as receitas de FPM, ICMS, IPVA E

ROYALTS DA ITAIPU BINACIONAL. Os valores que são apresentados nos demonstrativos deve estar igualmente

lançados na contabilidade.

Verificações na Licitação.

- Verificar se todos os dados licitados encontram-se igualmente declarados no Mural de Licitações.

- Verificar se os valores de totais por licitação não possuem empenhos acima do valor licitado.

- Verificar se os aditivos de contrato estão todos encaminhados no SIM AM.

- Conferir as duas maiores licitações realizadas no exercício, independentemente do objeto, desconsiderando as

contratações de obras e serviços de engenharia (PARA PREFEITURAS).

VERIFICAÇÕES NO PATRIMÔNIO

Verificar se foi efetuado o disposto na instrução Normativa 70/2012 quanto a implantação do PCASP.

- CONTAGEM E REAVALIAÇÃO DO PATRIMÔNIO

- APLICAÇÃO DOS VALORES DE REAVALIAÇÃO NA CONTABILIDADE

- APLICAÇÃO DE DEPRECIAÇÃO, AMORTIZAÇÃO E EXAUSTÃO

Nesse item o tribunal vem sinalizando desde 2009 a obrigação do patrimônio estar coerente na entidade. Com a

implantação da Nova Contabilidade pública, isso tomou força, porém até o momento o Tribunal não efetuou a cobrança

nesse sentido. Como não existe nenhum layout de arquivos do SIM AM 2016, pode ocorrer dessa cobrança vir no

próximo exercício, o que dificultará o envio do AM.

VERIFICAÇÕES NO CONTROLE INTERNO.

- Verificar se o consumo de combustível dos veículos possui uma média coerente

- Verificar se os estoques declarados para os combustíveis no fechamento do SIM AM é igual ao real estoque dos

mesmos.

Diante de tudo que foi exposto acima, aplicando-se esses tópicos, facilitará a conferência dos dados nos

sistemas do município e com tempo hábil até fevereiro para um bom fechamento do SIM AM.

OBSERVAÇÕES ATIENTES AOS CONTROLADORES INTERNOS QUANTO A EMISSÃO DO SEU

RELATÓRIO DE CONTAS QUE SERÁ ENCAMINHADO AO TCE.

Todo ano por meio de instrução normativa de encaminhamento das Contas Municipais, os controladores

internos das entidades devem emitir relatórios e pareceres quanto a regularidade ou irregularidade das contas. Cabe

salientar que em muitos casos o controlador não tem efetividade na sua função ou seja, não acompanha de perto os itens

que são de sua responsabilidade. Nas ultimas análises das prestações de contas, quando o controlador interno emite

parecer regular pelas contas e o Tribunal de Contas encontra irregularidade naquele item que foi atestado como regular,

aplica-se multa ao controlador interno e responsabilização por falsa informação. Para tanto orientamos que os

Controladores tenham sua rotina de acompanhamento e arquivados os procedimentos efetuados durante o exercício para

comprovar a efetividade do trabalho em caso de uma auditoria do Tribunal de Contas. O contador deve ser um parceiro

do Controlador interno no intuito de repassar as informações ao mesmo. O controlador deve ter muito cuidado na

emissão do relatório quanto a conferência dos itens solicitados pela instrução do Tribunal de Contas. Para adiantar, a

partir de agora, utilizar o modelo do relatório da ultima instrução juntamente com os dados repassados aqui neste curso

para efetuar uma varredura nos dados e evitar problemas quanto a análise das contas.

ALERTAS QUANTO A 2016.

Como é ano eleitoral, devemos tomar algumas cautelas antecipadas no intuito de não macular as contas do

termino do mandato. Como ainda não se tem um layout do que o SIM AM vai exigir temos 3 pontos da legislação a

destacar para não ocorrerem transtornos no futuro sendo proibido no ultimo ano de mandato:

- Despesas com publicidade realizada no primeiro semestre em montante superior a média dos últimos três exercícios ou

do ano imediatamente anterior.

- Despesas com publicidade institucional realizada nos últimos 3 (três) meses antes das eleições (exceto, a publicação

legal das normas, regulamentos e editais).

- Aumentos salariais e gratificações de função em desacordo com as normas específicas para o ano eleitoral.

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Parabéns por estudar!

Agora você faz parte da classe capacitada, que contribui para o progresso nos

serviços públicos, obrigado por escolher a Unipública!

Acesse nosso face e veja suas fotos

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ANOTAÇÕES:

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EM CASO DE EMERGÊNCIA

controle interno rotinas - unipública · controle interno rotinas dia 25 - das 9h às 12h rotina...

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