contabilizar entrada e saÍda de materiais em...

CONTABILIZAR ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO DO TJERJ

Proposto por:

Equipe da Divisão de Classificação Contábil (DICLA)

Analisado por:

Diretor do Departamento Contábil (DECON)

Aprovado por:

Diretor Geral da Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e

Finanças (DGPCF)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa Código: Revisão: Página:

Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06 1 de 6

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para o registro contábil da movimentação em

almoxarifado dos materiais de consumo e permanentes do Tribunal de Justiça do Estado

do Rio de Janeiro (TJERJ).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Classificação Contábil, da

Diretoria Geral de Planejamento, Coordenação e Finanças (DGPCF/DICLA) e passa a

vigorar a partir de 06 / 09 / 2013.

3 DEFINIÇÕES

TERMO OBJETO

Atestado de Recebimento de Material (ARM)

Documento oficial no âmbito do Estado do Rio de Janeiro onde se atesta o recebimento de materiais, verificando-se a conformidade com as especificações, com as quantidades solicitadas e o valor empenhado.

Liquidação da Despesa

Verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, sendo esta a segunda fase da despesa pública.

Nota de Empenho (NE)

Documento, emitido pelo Sistema Integrado de Administração Financeira de Estados e Municípios (SIAFEM/RJ), comprobatório da formalização da dedução do valor da despesa no saldo disponível da dotação orçamentária, no âmbito da Administração Pública Estadual.

Nota de Lançamento (NL)

Documento destinado ao registro contábil no SIAFEM/RJ, de direitos e deveres da Administração Pública Estadual.

Sistema de Gestão Fiscal (SIGFIS)

Sistema de Gestão Fiscal gerido pelo Tribunal de Contas do Estados do Rio de Janeiro (TCE/RJ).

Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios

Sistema gerido pela Contadoria Geral do Estado (CGE), órgão vinculado à Secretaria de Estado de Finanças do Rio de Janeiro (SEF) pelo qual efetiva-se o registro contábil dos atos e fatos ocorridos no âmbito da Administração Pública Estadual.




Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPCF-004 06

2 de 6

TERMO OBJETO (SIAFEM)

Sistema Integrado de Gestão Administrativo -Financeira (SIGAF)

Sistema gerido e utilizado pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (TJERJ) para controle interno.

Tabela de Eventos Relação de eventos que apresenta os roteiros contábeis utilizados para o registro no SIAFEM dos atos e fatos administrativos.

Unidade Gestora (UG)

Denominação dada no SIAFEM de uma unidade orçamentária vinculada à respectiva Unidade Administrativa, usuária do sistema.

4 REFERÊNCIAS

• Lei Federal nº 4320/64 – Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração

e contrôle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do

Distrito Federal.

• Lei Complementar nº 101/2000 – Estabelece normas de finanças públicas voltadas

para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências.

• Lei Estadual nº 287/79 – Aprova o Código de Administração Financeira e

Contabilidade Pública do Estado do Rio de Janeiro e dá outras providências

• Lei Estadual nº 3506/00 - Altera dispositivos da lei nº 287, de 04 de dezembro de

1979, e dá outras providências.

• Manual de Orientação do Gestor Público da Contadoria Geral do Estado.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor do Departamento Contábil (DGPCF/DECON)

• Autorizar todos os registros no SIAFEM inerentes à contabilização das entradas e saídas dos materiais em almoxarifado do TJERJ.

Diretor da Divisão de Classificaçãoo Contábil (DGPCF/DICLA)

• Supervisionar as atividades relativas à contabilização das entradas e saídas dos materiais em almoxarifado do TJERJ.





3 de 6

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Chefe do Serviço de Contabilização de Bens Patrimoniais (DGPCF/SEPAT)

• Coordenar, controlar e avaliar a realização e o desempenho das atividades de classificação e contabilização das entradas e saídas dos materiais em almoxarifado do TJERJ;

• elaborar relatório gerencial mensal.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 As NE e NL emitidas evidenciam um evento constante da Tabela de Eventos do

SIAFEM, cujo roteiro contábil está previsto no Manual de Orientação do Gestor Público,

sendo este roteiro prévia e continuamente analisado pelos Diretores do DECON para a

sua correta aplicabilidade.

6.2 O SIAFEM atribui a cada emissão de NE e NL uma numeração seqüencial por UG.

6.3 As NE e NL são registradas no SIGAF.

6.4 Após o fechamento contábil mensal efetivado no SIAFEM, são realizadas as seguintes

atividades:

• análise do Balancete Contábil por Unidades Gestoras do TJERJ;

• elaboração dos demonstrativos de conciliação das contas de almoxarifados;

• elaboração de notas técnicas.

• informação nos processos recebidos referentes à Doação, Adiantamento, Furto ou

Extravio e Inservibilidade.

7 CONTABILIZAR ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS EM ALMO XARIFADO

7.1 O SEPAT recebe da Divisão de Almoxarifado da Diretoria Geral de Logística

(DGLOG/DIALM) o processo administrativo com o demonstrativo mensal das

operações em almoxarifado (DMO) até o 1º dia útil subsequente ao do fechamento,

para atender Decreto n.º 44.040 de 21 de Janeiro de 2013.





4 de 6

7.2 Confronta a entrada de material de consumo e permanente em almoxarifado conforme

descrito no DMO com o relatório de ARM emitido através do SOF, com a finalidade de

atestar o ingresso do material no estoque através de compras.

7.2.1 Havendo divergência, providencia regularização junto à DIALM.

7.3 Não havendo divergência, verifica se as contas contábeis do grupo “almoxarifados”

foram transferidas da UG do FETJ para a UG do TJERJ.

7.4 Caso não tenham sido transferidas, registra no SIAFEM a NL de contabilização de

transferência de saldos da UG do FETJ para a UG do TJERJ.

7.5 Identifica no DMO a existência de outras entradas de materiais, tais como: “adquiridos

pela gráfica”, “entradas por devolução”, “entradas por ajuste” etc.

7.6 Registra no SIAFEM as NL correspondentes à movimentação de entradas em

almoxarifado dos materiais de consumo e permanentes.

7.7 Identifica no DMO as saídas dos materiais de consumo e permanentes do

almoxarifado.

7.8 Registra no SIAFEM as NL correspondentes à movimentação das saídas em

almoxarifado dos materiais de consumo e permanentes.

7.9 Arquiva as NL no setor.

7.10 Confronta os saldos contábeis do SIAFEM com os saldos apontados no DMO.

7.11 Identifica os ARM, cujas respectivas despesas não foram liquidadas em tempo hábil do

fechamento contábil mensal.

7.12 Elabora nota explicativa.

7.13 Verifica se os saldos do DMO e SIAFEM estão em paridade.





5 de 6

7.14 Caso apresentem divergência registra no SIAFEM as NL correspondentes às paridades

entre os saldos dos materiais de consumo e permanentes do DMO e SIAFEM pelas

trocas ocorridas entre subelementos conforme descrição da Despesa constante no

Relatório de Saldo Detalhado por Despesas do DMO

7.15 Arquiva as NL no setor.

7.16 Encaminha o processo administrativo concluído ao DECON para ciência.

7.17 Recebe processo administrativo do DECON e arquiva no setor.

8 GESTÃO DE REGISTROS

8.1 O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo

corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPON-SÁVEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Nota de Lançamento 0-5-2-1 a DICLA Caixa-Arquivo Data e

Assunto Condições apropriadas 5 anos Eliminação

na UO

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGCON-020 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGCON-002 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD-

DGCON-017 - Avaliar, Selecionar e Eliminar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGCON-021 – Gerir

Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a

proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de

Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação

9 ANEXO

• Anexo – Fluxograma do processo de trabalho Contabilizar Entrada e Saída de

Materiais em Almoxarifado do TJERJ.

==========





6 de 6

ANEXO – FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO CONTABIL IZAR ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS EM ALMOXARIFADO DO TJERJ

contabilizar entrada e saÍda de materiais em...

Documents