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8/6/2019 ComoTrabalharVoluntariosCaptacaoRecursos

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Como trabalhar com voluntrios na captao de recursosAndrea Goldschmidt*

Quando falamos de captao de recursos para uma organizao, podemos

estar falando em captao de dinheiro, de materiais, de produtos,equipamentos, espaos fsicos para a realizao de atividades ou eventos e,sem dvida, de pessoas.

A existncia de voluntrios, neste sentido, j uma forma de captao derecursos recursos humanos.

Os recursos humanos so essenciais na captao de outros recursos para umaorganizao, j que so necessrias pessoas para fazerem contatos compotenciais doadores, para ajudar na montagem de uma mala direta, naorganizao de eventos, em atividades de telemarketing, etc.

A captao de recursos uma atividade que deve permear toda a organizao.Todos os funcionrios e voluntrios (sejam da linha de atendimento, diretoresou conselheiros) podem e devem participar das atividades de captao derecursos e, neste sentido, mesmo os funcionrios de outras reas daorganizao podem ser voluntrios.

Se gerenciar pessoas j no uma tarefa fcil, gerenciar voluntrios apresentaalguns desafios adicionais. Estamos lidando com pessoas com motivaesdiferentes, disponibilidades diferentes, expectativas diferentes e com apenas

uma coisa em comum no esto ganhando nada (financeiramente) paradesenvolver o trabalho proposto.

O que estamos discutindo aqui, portanto, como aproveitar o melhor de cadauma destas pessoas, gerenciando os conflitos e dificuldades que iro surgirneste processo.

importante pensarmos em alguns aspectos desta questo:

1. Como cada uma destas pessoas pode ajudar? Que atividades estaspessoas podem desenvolver? Que contatos elas tm que podem ser

teis para a organizao?2. De quantas pessoas dispomos?3. Que estrutura necessria para gerenciar as atividades deste grupo?4. Como vamos fazer para envolv-las, motiv-las e controlar seu

trabalho?5. Que materiais so necessrios para que estas pessoas possam

desenvolver suas atividades de maneira mais produtiva.

Este planejamento deve ser feito antecipadamente, juntamente com oplanejamento da captao como um todo, j que algumas das concluses quevamos chegar ao analisar os recursos humanos de que dispomos podem afetar

as decises de como o plano como um todo deve ser conduzido.


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QUE ATIVIDADES OS VOLUNTRIOS PODEM DESENVOLVER

A princpio qualquer atividade pode ser desenvolvida por voluntrios. Existemdois caminhos que podemos seguir:

1. Depois de elaborado o plano de captao (no qual foram pensadasestrategicamente as atividades que devem ser realizadas para captao derecursos) a organizao seleciona os voluntrios para desenvolverem otrabalho

Esta a situao ideal, j que a organizao primeiro estabelece o que precisaser feito e depois seleciona as pessoas que podem desempenhar aquela(s)tarefa(s) com eficincia.

Para que esta possibilidade exista, a organizao precisa contar com umagrande variedade de voluntrios cadastrados. Estes voluntrios vo sendo

chamados a participar sempre que surgirem atividades que demandem asaptides especficas que cada um deles tm.

Esta a forma mais eficiente de trabalhar, j que aproveitamos as aptides ehabilidades de cada pessoa.

Na realidade a situao que encontramos no mercado em geral um poucodiferente desta, j que as organizaes no dispem de tantas alternativas derecursos humanos disponveis.

2. Selecionados os voluntrios, vamos fazer um levantamento de suashabilidades e aptides e pensar como podemos explor-las da melhormaneira possvel.

Quando a organizao no dispe de muitas alternativas de recursos humanosdisponveis, este pode ser um caminho interessante.

melhor aproveitar as habilidades de um voluntrio que esteja disponvel, doque insistir em captar recursos atravs de canais sobre os quais no se temconhecimento e/ou acesso.

preciso tomar cuidado, no entanto, para no perder boas oportunidades demercado porque a organizao no conseguiu enxergar alternativas para osmtodos tradicionais de captao que seus voluntrios estabeleceram comoideal.

Para que possamos aproveitar o melhor destas duas alternativas, a sugesto :

Elabore um plano de captao de recursos ideal; Identifique as habilidades necessrias para desenvolvimento das

atividades do plano; Monte um cadastro de voluntrios disponveis e identifique as

habilidades de cada um deles;


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Faa um cruzamento das duas informaes e tente ajustar o plano paraque fique o mais prximo possvel do ideal e aproveite da melhormaneira possvel as habilidades dos voluntrios disponveis.

COMO ENVOLVER OS VOLUNTRIOS NAS ATIVIDADES DE CAPTAO

Algumas organizaes tm facilidade em atrair voluntrios, mas tm uma certadificuldade em mant-los. A captao de recursos, como sabemos, umprocesso que s vezes demanda tempo e, por isso, precisamos de voluntriosfixos: pessoas que estejam comprometidas com o trabalho e que tenham ocompromisso de levar a cabo as atividades e os contatos que foram iniciados.

Para que um voluntrio permanea trabalhando por um longo perodo parauma organizao, ele deve estar ainda mais motivado a participar do que osfuncionrios remunerados.

O voluntrio tem que enxergar:

1. Que faz diferena;2. Que seu trabalho importante;3. Que est sendo reconhecido por desenvolver este trabalho e pelo apoio

que d a esta organizao.

Motivao a palavra chave! importante que os voluntrios recebam oretorno que esperam com o trabalho que esto realizando.

O complicado aqui saber o que cada voluntrio espera. Como estamoslidando com pessoas, as motivaes de cada voluntrio podem ser muitodiferentes e, para isso, teremos que desenvolver a difcil tarefa de estudar asmotivaes de cada pessoa.

Pode ser interessante, desenvolver um pequeno questionrio (ou uma breveentrevista), atravs do qual a organizao possa conhecer melhor seusvoluntrios e entender mais profundamente quais so as suas motivaes.

Tambm importante que a atividade seja acompanhada (supervisionada) comfreqncia, para que o voluntrio no se sinta demasiadamente solto. Isso

no significa controlar cada passo que o voluntrio d. Lembre-se que elesesto ali para ajudar, dividindo as tarefas. Se a superviso for freqente demaisou profunda demais, a equipe de superviso vai ficar ainda maissobrecarregada e os voluntrios, ao invs de ajudar, podem at atrapalhar.

COMO FAZER A SUPERVISO E AVALIAR OS VOLUNTARIOS

Se levarmos em considerao que o voluntrio foi selecionado paradesempenhar uma tarefa especfica, fcil imaginar que haver umdetalhamento do que deve ser feito, em que prazo e com que recursos. Se oplano de atividades tiver sido feito desta maneira, ficar fcil implantar um

sistema de superviso deste trabalho.


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O desenvolvimento de um plano de ao, portanto, a chave para asuperviso do trabalho dos voluntrios (e tambm dos funcionriosremunerados).

Pode ser interessante estabelecer reunies regulares de acompanhamento do

plano. Sempre que planejamos uma atividade composta por vrias etapas detrabalho (como um plano de captao de recursos), importante que hajamomentos pr-definidos de avaliao do andamento das aes propostas.

Alm desta ser uma forma justa e clara de cobrar o trabalho de todas aspessoas envolvidas (j que cada um sabe o que deve fazer, quando, qual aimportncia do seu trabalho dentro do todo e qual o impacto de um atraso desua parte no trabalho de outras pessoas), a tendncia que as pessoasentendam estas datas como dead-lines e que realizem a sua parte at a datado prximo encontro.

A superviso, portanto, deve ser freqente e baseada em informaes pr-acordadas (das atividades que deveriam ser realizadas).

Isso no significa que no possam acontecer atrasos ou contratempos durantea execuo do plano. O supervisor tem que ter a habilidade de reconhecerquais os problemas que levaram ao no cumprimento das atividadesacordadas corpo mole, falta de habilidade do voluntrio para aquela tarefa,falta de suporte da organizao, problemas externos, etc. e avaliar como estadificuldade ser contornada para que o sucesso do plano no sejacomprometido.

Este j o comeo da avaliao do trabalho dos voluntrios. Quando fazemosreunies de acompanhamento com freqncia, estamos construindo dia apsdia, uma avaliao de cada um dos voluntrios envolvidos nas atividades decaptao de recursos.

Se o desempenho for bom, isto , se as atividades estiverem sendodesenvolvidas a contento, timo. Se no for bom, preciso fazer uma anliseda situao e definir o que fazer.

Podemos pensar em vrias alternativas:

possvel melhorar o desempenho do voluntrio naquela atividade? possvel aproveit-lo em outra funo que atenda s suas

expectativas e que efetivamente ajude a organizao? melhor deslig-lo?

Pode parecer estranho falar em demisso de voluntrios, mas a organizaoprecisa ter em mente que o voluntrio est ali para ajud-la, mais do que paraser ajudado.

possvel, portanto, demitir voluntrios que no estejam trazendo os

resultados desejados (ou combinados com o restante do grupo), mas claroque isso deve ser o resultado de sucessivas avaliaes negativas.


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Quando o grupo como um todo percebe que aquele voluntrio no estdesenvolvendo suas atividades como proposto, at bom que ele sejadesligado, para no criar desnimo entre os demais voluntrios.

COMO DAR RECONHECIMENTO PARA OS VOLUNTARIOS

PARTICIPANTES

Se podemos demitir voluntrios que no atendem s nossas expectativas,certamente tambm devemos dar reconhecimento para os voluntrios queatendem (e at superam) s expectativas.

Imaginando que a organizao tenha feito a pesquisa sugerida para conhecermelhor as motivaes dos voluntrios, ela precisa, em algum momento, dar aeles o retorno que esperam.

claro que alguns retornos so imediatos ou constantes: o prazer de ver o

desenvolvimento de uma comunidade poder ser observado pelo voluntrio nodia-a-dia, medida que as atividades vo sendo desenvolvidas. Mas muitaspessoas tornam-se voluntrias em funo do reconhecimento que vo ter e,desta forma, esta uma atividade que no pode ser negligenciada.

O reconhecimento pode ser simples, feito dentro do prprio grupo, ou pode serum reconhecimento pblico, em um evento, por exemplo.

Algumas organizaes realizam eventos anuais de reconhecimento devoluntrios: uma festa em que sero premiadas as pessoa que ajudaram comseu trabalho voluntrio ao longo do ano. Estas pessoas podem receber umdiploma, um trofu ou simplesmente ter seu nome citado na presena depessoas que sejam importantes para elas (sejam familiares, empregadores ouamigos).

O que precisamos ter em mente que da mesma forma que estamos avaliandonossos voluntrios, tambm estamos sendo avaliados por eles. Se nestaavaliao eles tiverem a percepo de que no tiveram o retorno quedesejavam (os itens que citaram na nossa pesquisa), eles provavelmente iroprocurar outras organizaes para oferecer seu trabalho e, desta forma,perderemos o voluntrio.

Trabalhar com voluntrios, portanto uma tarefa muito gratificante eeconomicamente vivel, mas que precisa ser planejada de maneira detalhadapara que se obtenha os resultados desejados.

Alm do planejamento detalhado do trabalho que ser realizado, deve-se terespecial ateno com a seleo, a avaliao de desempenho e as aes demotivao dos voluntrios para que a ao de captao com a participao devoluntrios seja realmente eficiente.


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* Andrea Goldschmidt administradora de empresas pela EAESP- FGV e atuacomo captadora de recursos desde 1999. Tambm professora de Marketing eCaptao de Recursos na ESPM e na FACAMP e colaboradora do Centro deEstudos do Terceiro Setor (CETS) da Fundao Getlio Vargas. Trabalhacomo consultora na APOENA Empreendimentos Sociais

(www.apoenasocial.com.br) auxiliando empresas na implantao de programasde responsabilidade social junto comunidade.

Banco de Tcnicas

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