Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF1

Criando Arquivos noFormato PDFC

APÍTU

LO1

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional2

ATENÇÃO

Podemos criar arquivos PDF a partir de qualquer aplicativo que tenha

capacidade de impressão. Existem três formas principais de fazê-lo:

❏ Abrindo arquivos diretamente no Acrobat.

Você pode abrir arquivos criados em outros aplicativos

diretamente no Acrobat, gerando automaticamente os arquivos

no formato PDF.

❏ Através da “impressora virtual” Acrobat Distiller.

Esta “impressora” é instalada quando se faz a instalação do Acrobat.

Ela permite que se gereM PDFs a partir de qualquer software, pois

ela funciona como uma impressora virtual, que, ao invés de

imprimir seu documento em papel, vai imprimi-lo em sua versão

digital, no formato PDF. É totalmente configurável, permitindo

gerar documentos para toda e qualquer necessidade do usuário.

❏ Através da Macro “PDFMaker” existente no Microsoft Office.

O PDFMaker é uma Macro em Visual Basic que é instalada em

aplicativos do Office quando se faz a instalação do Adobe Acrobat

após o Microsoft Office já estar instalado na máquina. Ela faz uso

do Distiller como gerador do PDF, mas interage com ele para

transformar algumas características do documento do Office

(como por exemplo hyperlinks e índices do Word e animações de

transição de slides no PowerPoint) em características do

documento PDF.

É apenas utilizando o PDFMaker que conseguimos transformar ascaracterísticas de interatividade do Office em características deinteratividade do PDF.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF3

Criando Documentos PDFDiretamente no AcrobatPara criar documentos PDF diretamente no Acrobat, basta clicar

em File> Create PDF> From file, e selecionar os arquivos que você

deseja abrir como PDF. Depois que eles estiverem abertos no Acro-

bat, salve-os.

Os formatos de arquivo abertos diretamente pelo Acrobat são:

arquivos de imagem (GIF, JPG, TIF, BMP, PNG), arquivos do Office

(DOC, PPT, XLS, RTF, PPS), Microsoft Project (MPP), Microsoft Visio

(VSD), Postscript (OS, EPS), arquivos de texto (TXT), arquivos html

(HTML) e arquivos Autocad (DWG, MDT).

Vamos experimentar agora a geração de PDFs de duas formas

diferentes no exercício propostO abaixo.

Acrobat Distiller: CriandoDocumentos PDF a Partirde Qualquer AplicativoNeste exercício, veremos como criar um arquivo PDF a partir de

qualquer aplicativo.

ExercícioPara criar um documento PDF, precisamos abrir um documento em

um aplicativo qualquer (Se você quiser, pode fazer o exercício no

Word mesmo, pois tudo o que deve ser feito em outro aplicativo

também pode ser feito no Word, e ainda conseguimos comparar as

vantagens de uso do PDFMaker nos aplicativos do Office).

No menu superior do aplicativo, clique em File> Print e acesse a caixa

de diálogo de impressão, como se fosse imprimir o arquivo em papel.

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional4

A diferença é que, no local onde fica(m) definida(s) a(s) impressora(s)

na nossa máquina, vamos escolher como impressora o Acrobat Dis-

tiller (que a partir da versão 6.0 do Acrobat passou a mostrar o nome

de Adobe PDF, como você pode ver na figura abaixo).

Figura 1.1 Caixa de diálogo de impressão.

Clicando no botão Propriedades (ou Properties), a nova janela aberta

(ilustrada na Figura 1.2) nos apresenta as guias para configuração do

documento a ser convertido. No exemplo abaixo vemos a

configuração Standard predefinida, mas clicando na seta lateral da

opção Default Settings podemos escolher outras configurações.

Figura 1.2 Guias para configuração do

documento a ser convertido.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF5

As preexistentes (estão presentes desde a instalação do Acrobat) são

estas (conforme mostra a Figura 1.3): High Quality, PDFX1A, PDFX3,

Press Quality, Smallest File Size e Standard (No Acrobat 5 as opções

são Ebook, Press, Print e Screen). Cada uma delas, que nós chamamos

de job options, corresponde a uma finalidade para a qual vai ser

gerado o documento. São elas:

Figura 1.3 Job Options – Opções para configuração do PDF.

❏ Smallest File Size (equivalente à Screen): Gera o arquivo o mais

compacto possível, otimizado para distribuição via rede e Internet,

e para ser visualizado em tela de computador. Não tem

preocupações em imprimir bem, mas isso não significa que não

possa ser impresso.

❏ Standard (equivalente à EBook): Também é um arquivo para ser

visualizado na tela, mas há algumas preocupações com a forma

como ele vai ser impresso. É mais pesado que o arquivo gerado

com o Screen.

❏ Press Quality (equivalente à Press): Arquivo para impressão em

impressoras laser ou até mesmo fotolito. É bem mais pesado

que os anteriores, porque precisa manter uma boa qualidade

para a impressão.

❏ High Quality (equivalente à Print): Arquivo para offset. Inclui

características de gerenciamento de cores, posicionamento de

imagens, etc.

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional6

OBSERVAÇÃO

❏ PDFX1a e PDFX3: Formato de arquivo usado para configurações

específicas de uso de gráficas.

Para este exercício, escolha a setagem Smallest File Size. Clique em

OK para salvar sua escolha. Clique em OK agora na caixa de impressão

(onde você escolheu a impressora Adobe PDF) para iniciar a impressão

do documento. Escolha um diretório e salve o seu documento PDF.

Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

Repare que, se você usar apenas o Distiller para gerar documentos doWord, você não conseguirá converter as características de interatividadedo documento original (Hyperlinks, índices, etc.). Para que isto aconteça,você realmente precisa do PDFMaker, como veremos a seguir.

Existe uma versão para servidor do Acrobat Distiller (impressora AdobePDF), que é o Acrobat Distiller Server, indicado para empresas que têmum grande volume de documentos a serem transformados em PDF, eque precisam centralizar sua geração.

PDFMaker: Criando DocumentosPDF a Partir de Aplicativos do OfficeOs aplicativos do Office nas versões 97, 2000 e XP (Word, Excel,

PowerPoint e Outlook), além do Internet Explorer, apresentam dois

botões para facilitar a criação de arquivos PDF. Na versão Acrobat

6.0 Professional, também são criados botões para aplicativos de

engenharia e projeto (Autocad, Microsoft Visio e Microsoft Project).

É a partir deles que podemos acessar a macro em Visual Basic, que

chamamos de PDFMaker, que permite a geração do PDF a partir do

documento original, utilizando o Distiller, e ainda mantém algumas

características do documento Word (como por exemplo hyperlinks,

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF7

OBSERVAÇÃO

índices do Word e animações de transição de slides no PowerPoint)

convertendo-as da “linguagem Office” para a “linguagem Acrobat”.

O Acrobat deve ser instalado após os outros aplicativos, pois só assim osbotões que facilitam a criação do PDF aparecem.

ExercícioNo Word, vamos abrir um arquivo e usar o PDFMaker para criar

nosso segundo documento PDF – usando o menu Adobe PDF ou

clicando no botão ilustrado abaixo.

Figura 1.4 Botões do Office.

Botões do Office, da esquerda para a direita – Converte para PDF,

Converte para PDF e envia por e-mail, Converte para PDF e envia

para revisão (abre a caixa de e-mail do usuário – se este tiver um

programa de e-mail configurado – já com o arquivo anexado).

Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings (no menu princi-

pal do Word) para ver as configurações aplicáveis ao arquivo a ser gerado.

Na guia Settings temos acesso às configurações do Distiller para

determinar para que função estamos gerando o nosso PDF. No

exemplo abaixo (Figura 1.5) vemos a configuração Smallest File Size,

mas clicando na seta lateral da opção Conversion Settings podemos

escolher outras configurações. Repare que é a mesma caixa de diálogo

vista no exercício anterior.

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional8

Figura 1.5 Guia de configuração das setagens

para gerar o PDF.

Escolheremos novamente a setagem Smallest File Size, para efeito de

exercício. Se o documento utilizado tiver índices gerados no Word, ou

hyperlinks, precisamos configurar as guias Word e Bookmarks para que

eles sejam mantidos no PDF gerado. Veja os exemplos na Figura 1.6.

Clique na guia Word e configure-a de acordo com as caracte-

rísticas presentes em seu documento Word e que você quer man-

ter em seu PDF. Por exemplo, se você tiver feito comentários na

página, marque Convert comments to notes; se você tiver links

internos, marque Convert cross-references and table of contents

to links, e continue assim por diante definindo a forma de vi-

sualização das páginas, comentários, caixas de texto, numeração

de páginas e índices, além de cabeçalhos e rodapés.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF9

Figura 1.6 Guia de configuração das conversões

de propriedades do Word.

Agora clique na guia Bookmarks para fazer sua configuração,

determinando como será feita a conversão dos Estilos em seu docu-

mento Word para Bookmarks (Referências de navegação no do-

cumento PDF, como veremos mais à frente).

Veja a tela a seguir usada como exemplo (Figura 1.7). Se você tem

algum tipo de formatação no seu documento Word, marque as caixas

de acordo com as suas necessidades. Se você quer converter os seus

Word Headings (Títulos) em Bookmarks, marque a primeira caixinha.

Deixe a segunda caixa (linha de baixo) desmarcada. Se você tem algum

estilo específico que também deseja transformar em referência para

navegação, marque apenas os necessários. Isto vai tornar a criação do

seu PDF mais rápida e consistente (Se você marcar todos, corre o risco

de ter todo o seu texto transformado em Bookmark).

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional10

Veja o exemplo abaixo: Eu quero apenas que meus estilos usados como

títulos de meus documentos (que são o “Título de Capítulo – livro Acro-

bat” e o “Título – livro Acrobat”, no exemplo abaixo) sejam transformados

em Bookmarks, e por isso deixei apenas os dois marcados na listagem.

Figura 1.7 Guia para conversão de Bookmarks.

Clique em OK para fechar a caixa de configurações e clique no

primeiro botão da esquerda (ilustração abaixo) para gerar o pdf e

salvá-lo na sua máquina, ou clique no botão do meio para gerar o

PDF e enviá-lo por e-mail, ou no último para enviá-lo para revisão.

Quando a caixa de diálogo “Save PDF file as” se abrir, escolha um

diretório e um nome para o seu PDF e salve-o.

Capítulo 1 – Criando Arquivos no Formato PDF11

DICA

Abra o seu documento no Acrobat para visualizá-lo.

Você pode refazer o mesmo processo de criação usando outrasconfigurações (Standard, High Quality, etc.). Compare o tamanho dosdiferentes arquivos gerados entre eles e com o original. Se o seu originaltem mais de 20 Kb, você poderá observar uma significante diferença detamanho entre o documento original e o documento gerado através daconfiguração Standard (Screen se você estiver usando o Acrobat 5).

É esta diferença que faz com que o formato PDF seja bastante

vantajoso na hora de distribuir e disponibilizar documentos via e-

mail ou Internet, ou até mesmo armazená-los. Para as empresas, isto

pode gerar uma grande economia de recurso e grande aumento de

produtividade, pois há uma demanda menor de uso de banda e de

recursos de armazenamento.

Resumo Rápido

Criando Documentos PDFDiretamente no Acrobat

1. Clique em File> Create PDF> From file. Selecione a setagem

de conversão desejada ou crie a sua personalizada clicando

no botão Advanced Settings.

2. Selecione o formato do seu documento original.

3. Clique em OK.

Acrobat Distiller: Criando DocumentosPDF a Partir de Qualquer Aplicativo

1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo

original.

Adobe Acrobat 6.0 – Standard & Professional12

2. Clique em File> Print.

3. Selecione como impressora o Acrobat Distiller (Adobe PDF).

4. Clique no botão de propriedades.

5. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua

personalizada clicando no botão Edit.

6. Clique em OK para fechar as janelas de configuração.

7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

PDFMaker: Criando Documentos PDF aPartir de Aplicativos do Office

1. Abra o documento a ser convertido para PDF no aplicativo do

Office.

2. Clique em Adobe PDF> Change Conversion Settings.

3. Selecione a setagem de conversão desejada ou crie a sua

personalizada clicando no botão Advanced Settings.

4. Especifique as configurações desejadas nas guias Security, Word

e Bookmarks.

5. Clique em OK para fechar as janelas de configuração.

6. Clique no botão do PDFMaker para gerar seu PDF.

7. Escolha um diretório para salvar seu arquivo PDF.

 

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