como implantar centros de documentação

COMO IMPLANTARCENTROS DE DOCUMENTAO

COMO FAZER VOL. 9

COMO FAZER 9 - COMO IMPLANTAR CENTROS DE DOCUMENTAO

VIVIANE TESSITORE

ARQUIVO DO ESTADO/IMPRENSA OFICIAL DO ESTADOSO PAULO

2003

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULOGeraldo AlckminGOVERNADOR

SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURACludia CostinSECRETRIA

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOSMarilda Suyama Tegg

DIRETORA

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADOFausto Couto Sobrinho

DIRETOR

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADOHubert Alqures

DIRETOR PRESIDENTE

Luiz Carlos FrigerioDIRETOR VICE-PRESIDENTE

Teiji TomiokaDIRETOR INDUSTRIAL

Richard VainbergDIRETOR FINANCEIRO E ADMINISTRATIVO

CEETEPSCENTRO ESTADUAL DE EDUCAO TECNOLGICA PAULA SOUZA

Prof. Marcos Antnio MonteiroDIRETOR-SUPERINTENDENTE

Prof. Remo Alberto FevoriniVICE-DIRETOR-SUPERINTENDENTE

Prof. Laura LaganCHEFE DE GABINETE

Imprensa Oficial do EstadoRua da Mooca, 1.921 Mooca03103-902 So Paulo SP

Tel.: (11) 6099-9800Fax: (11) 6692-9674

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Foi feito o depsito legal

COMO IMPLANTARCENTROS DE DOCUMENTAO

COMO FAZER VOL. 9


ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULOCoordenao editorialLAURO VILA PEREIRAMARIZA ROMERO

Editora responsvelJULIANA PADUA MELO ALKMIN

Assistente editorialFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

Reviso dos textosADRIANA DE MATOSMARCELA MITIE DE SOUZA MAGARI

CapaFERNANDO F. DE SOUSA LIMA

DiagramaoPAULO F. M. DE BORGIA

Criao de arteTEREZA REGINA CORDIDO

ARQ/SP ASSOCIAO DE ARQUIVISTAS

DE SO PAULODiretoraHELOSA LIBERALLI BELLOTOVice-DiretoraANA MARIA DE ALMEIDA CAMARGO

SecretriaSILVANA GOULART FRANA GUIMARESTesoureiroSILVIA COELHO HERNANDES

Coordenadora de cursosIEDA PIMENTA BERNARDES

Fotolito, impresso e acabamentoIMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Co-edioARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO

IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO

Apoio Tcnico:CEETEPS - Centro Estadual de Educao Tecnolgica Paula Souza

Governo do Estado de So Paulo

SUMRIO

APRESENTAO 07

SOBRE A AUTORA 09

I. O QUE CENTRO DE DOCUMENTAO 11

1. Tipologia das Entidades de Preservao Documental 111.1. O Arquivo 121.2. A Biblioteca 121.3. O Museu 131.4. O Centro de Documentao 13

2. Centros de Documentao: definio e caractersticas 14

II. COMO IMPLANTAR UM CENTRO DE DOCUMENTAO 17

1. Definio da rea de Especializao do Centro 172. Estrutura Organizacional 203. Funes 26

3.1. Constituio e Ampliao do Acervo 263.2. Recebimento e Registro de Documentos 26

3.2.1. Registro de entrada de fundos e colees 273.3. Tratamento Documental 29

3.3.1. Arranjo e descrio de fundos de coleo 293.4. Pesquisa e Produo de Referncias 333.5. Conservao de Documentos e Reprografia 343.6. Atendimento ao Pblico 353.7. Divulgao e Intercmbio 36

4. Quadro de Pessoal 365. Infra-estrutura 455.1. Instalaes 455.2. Mobilirio 475.3. Equipamentos 47

ONDE VISITAR 49O QUE H PARA LER 51

T322c TESSITORE, VIVIANE COMO IMPLANTAR CENTROS DE DOCUMENTAO / VIVIANE TESSITORE. SO PAULO : ARQUIVO DO ESTADO, IMPRENSA OFICIAL, 2003. 52 P. (PROJETO COMO FAZER, 09)

BIBLIOGRAFIA ISBN: 85-86726-53-2 (ARQUIVO DO ESTADO)

ISBN: 85-7060-215-4 (IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SO PAULO)

1. CENTRO DE DOCUMENTAO 2. DOCUMENTOS PRESERVAO 3. DOCUMENTOS E REPROGRAFIA 4. DOCUMENTOS DIVULGAO 5. DOCUMENTOS - INTERCMBIO I. TTULO. II. SRIE.

CDD 025.171 CDU 930.253

FICHA CATALOGRFICA ELABORADA POR IZOLINA MARIA JUNQUEIRA DE ASSISCRB 8 n. 2971


APRESENTAOO Arquivo do Estado de So Paulo tem sob a sua tutela um

rico acervo e um grupo tcnico capacitado para o desenvolvimentode suas atividades, o que lhe permite assumir o papel de relevo quelhe cabe historicamente na administrao pblica e entre os seuscongneres.

Este carter da instituio manifesta-se, entre outros aspectos,pela ampliao da gama de servios prestados na rea cultural,dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentosde pesquisa e de manuais tcnicos que auxiliem no processo deformao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos.

O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, devaliosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com aImprensa Oficial e a Associao de Arquivistas de So Paulo ARQ/SP. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimentode um extenso programa de publicaes e a segunda tem resultadonuma assessoria permanente tanto formal, quanto informal narea da Arquivstica, eis que a ARQ/SP congrega especialistas derenome internacional nesse campo de atuao.

A presente publicao , pois, o resultado do esforoconjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer.Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos dodia-a-dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie deoutras publicaes, sempre de autoria de professores com largaexperincia na organizao de arquivos.

A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-segratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuorelacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.

Dr. Fausto Couto SobrinhoDiretor do Arquivo do Estado

SOBRE A AUTORA

Viviane Tessitore mestra em Histria Social pela Faculdadede Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de SoPaulo. De 1984 a 1990, foi Historigrafa do Arquivo Pblico do Esta-do de So Paulo, onde exerceu os cargos de Chefe da Seo deEstudos e Pesquisas e Diretora substituta do Arquivo Histrico. De1992 a 1994, foi Coordenadora Tcnica do Projeto Reorganizaodos Fundos e Colees do Setor de Documentao do MuseuPaulista/USP. Desde 1991, exerce o cargo de Historigrafa do Cen-tro de Documentao e Informao Cientfica (CEDIC) da PUC-SP. professora do Curso de Extenso Universitria Introduo Pol-tica e ao Tratamento dos Arquivos, da PUC-SP, e do Curso de Es-pecializao em Organizao de Arquivos, do Instituto de EstudosBrasileiros IEB / USP.


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1. Tipologia das Entidades de Preservao Documental

A experincia humana, em sua imensa diversidade, temproduzido e acumulado um grande nmero de registros que atestemunham e indicam os caminhos trilhados, possibilitando o seuconhecimento e reavaliao. Esse conhecimento essencial paraque cada pessoa, segmento social ou instituio construa suaidentidade e defina sua atuao, individual ou coletiva, na sociedadeem que vive.

Esses registros da atividade humana, em toda a suacomplexidade, constituem o que chamamos de documento, definidotecnicamente como o conjunto da informao e seu suporte. documento o livro, o artigo de revista, o pronturio mdico, a carta, ocartaz de um seminrio, o vdeo de uma conferncia, a legislao,os objetos utilizados etc.

Entretanto, para que os documentos cumpram sua funosocial, administrativa, jurdica, tcnica, cientfica, cultural, artsticae/ou histrica necessrio que estejam preservados, organizadose acessveis. H quatro tipos de entidades que se incumbem dessatarefa: arquivos, bibliotecas, museus e centros de documentao.Helosa Bellotto definiu bem esse trao comum entre elas: Arquivos,bibliotecas, centros de documentao e museus tm a co-responsabilidade no processo de recuperao da informao, embenefcio da divulgao cientfica, tecnolgica, cultural e social, bemcomo do testemunho jurdico e histrico.1

Se as entidades da rea documental tm todas um papelcomum a desempenhar na guarda e difuso dos documentos, elasdiferem quanto ao tipo de documento que guardam e quanto aos

O QUE CENTRO DE DOCUMENTAO

1 BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo:

T. A. Queiroz, 1991, p. 14.


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um rgo colecionador, ou seja, define quais documentosdeseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doao oupermuta;

tem acervo formado por documentos mltiplos, isto , commuitos exemplares, produzidos por diversas fontes (livrarias, editoras,empresas jornalsticas etc.);

tem finalidades educativas, cientficas e culturais; tem sua organizao baseada em sistemas predeterminados

e universais, exigindo conhecimento do sistema e do contedo dosdocumentos;

referencia documentos isolados.

1.3. O Museu

possui objetos tridimensionais originados da atividade humanaou da natureza, reunidos, artificialmente, sob a forma de colees,em torno de seu contedo ou funo;

rgo colecionador; tem acervo constitudo por documentos nicos, produzidos

por diversas fontes geradoras; tem finalidades recreativas, educativas, culturais e cientficas;

testemunha uma poca ou atividade; tem sua organizao efetuada segundo a natureza do material

e a finalidade especfica do Museu; referencia pea a pea.

1.4. O Centro de Documentao

o objeto deste manual. Podemos apresent-lo como umaentidade hbrida, cuja definio e caractersticas discutiremos a seguir.

Talvez por ser entidade mista, que no conta com uma teoriae metodologia especficas para o tratamento do acervo, o Centro deDocumentao seja a instituio de documentao que menosocupou espao na bibliografia das diferentes reas que compemas Cincias da Informao, embora esteja freqentemente presente

procedimentos tcnicos que empregam para organizar e descreveradequadamente o seu acervo.

No a condio de um documento manuscrito ou impresso,avulso ou encadernado, papel ou disquete, objeto ou no que odefine como um documento de arquivo, biblioteca, museu ou centrode documentao, mas sim a sua origem e funo.

1.1. O Arquivo

possui documentos acumulados organicamente, no decorrerdas funes desempenhadas por entidades ou pessoas,independentemente da natureza ou do suporte da informao;portanto, provenientes de uma nica fonte geradora (a entidade/pessoa acumuladora);

um rgo receptor, ou seja, os documentos chegam a elepor passagem natural e obrigatria;

constitudo por documentos seriados2 e, ao mesmo tempo,nicos;3 a totalidade desse conjunto, que espelha a trajetria daentidade ou pessoa que o gerou, indivisvel porque somente dentrodesse conjunto cada documento adquire seu pleno significado;

tem finalidades administrativas, jurdicas e sociais, podendoser tambm cientficas e culturais;

tem sua organizao baseada na trajetria especfica de cadaentidade ou pessoa, exigindo conhecimento da relao entre osdocumentos e da estrutura e funes da entidade ou pessoa;

referencia conjuntos de documentos.

1.2. A Biblioteca

possui documentos originados das atividades culturais e dapesquisa cientfica, reunidos artificialmente em torno de seucontedo, sob a forma de colees;

2 Para cumprir as mesmas funes so elaborados os mesmos tipos de documentos.

3 Voc poder produzir 2000 certificados de concluso de curso, mas cada um deles,

com seus dados especficos, ser nico.


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Os Centros de Documentao extrapolam o universodocumental das Bibliotecas, embora possam conter materialbibliogrfico (que ser sempre e unicamente aquele relacionado temtica na qual o Centro especializado), e aproximam-se do perfildos arquivos, na medida em que recolhem originais ou reproduesde conjuntos arquivsticos.

A acumulao desse acervo possibilita aos Centros cumpriremsuas funes de preservao documental e apoio pesquisa, nomais amplo sentido: no s colocando disposio do pesquisadorreferncias para a localizao das fontes de seu interesse, mastambm tornando-se um plo de atrao da produo documentalde pessoas e entidades que atuam ou atuaram no seu campo deespecializao.

A aquisio, o armazenamento e o processamento tcnicodesse acervo possuem caractersticas biblioteconmicas,arquivsticas e/ou museolgicas devido prpria diversidade domaterial reunido diversidade que , ao lado da especializaotemtica, a marca distintiva dos Centros de Documentao, e queest presente tambm em suas atividades referenciadoras.

Modernamente, h a predominncia dos procedimentosarquivsticos, pois a tendncia dos Centros tem sido a de enfatizar aobteno de arquivos pertinentes sua rea. Essa tendncia sejustifica pelo fato de os arquivos serem a expresso material daatuao cotidiana de pessoas e entidades, nos diferentes campos,que se tornaram objeto de um repensar por parte dos mais variadossegmentos sociais. Assim procedendo, os Centros de Documentaotornaram-se depositrios de documentos nicos por natureza, osquais, em poder de seus detentores originais, eram, normalmente,pouco ou nada acessveis e no contavam com outro local que osreunisse e tratasse adequadamente.

So, portanto, competncias gerais de um Centro deDocumentao:

reunir, custodiar e preservar documentos de valor permanentee referncias documentais teis ao ensino e pesquisa emsua rea de especializao; estabelecer uma poltica de preservao de seu acervo;

em empresas, rgos pblicos, entidades de trabalhadores,movimentos sociais e universidades.

A rea que mais se ocupou deles foi a Biblioteconomia, poisos considera parte de seu domnio, e o fez numa dimenso bastanteespecfica: organizando e referenciando os documentos como peasisoladas, qualquer que fosse sua natureza, e tratando as informaesneles contidas como dados a serem decompostos e reordenados.

Somos contrrios aplicao dos princpios e normas queregem a Biblioteconomia totalidade dessa documentao, namedida em que esse procedimento desrespeita as caractersticasdiversificadas dos acervos que os Centros abrigam, e os vemos comoentidades bem mais complexas. Essa viso baseia-se, sobretudo,nas dimenses que tm assumido os Centros de DocumentaoUniversitrios e de Instituies Culturais, criados no Brasil a partirdos anos 1970.

2. Centros de Documentao: definio e caractersticas

O Centro de Documentao representa uma mescla dasentidades anteriormente caracterizadas, sem se identificar comnenhuma delas. Rene, por compra, doao ou permuta, documentosnicos ou mltiplos de origens diversas (sob a forma de originais oucpias) e/ou referncias sobre uma rea especfica da atividadehumana. Esses documentos e referncias podem ser tipificados comode arquivo, biblioteca e/ou museu. Tem como caractersticas:

possuir documentos arquivsticos, bibliogrficos e/oumuseolgicos, constituindo conjuntos orgnicos (fundos de arquivo)ou reunidos artificialmente, sob a forma de colees, em torno deseu contedo;

ser um rgo colecionador e/ou referenciador; ter acervo constitudo por documentos nicos ou mltiplos,

produzidos por diversas fontes geradoras; possuir como finalidade o oferecimento da informao cultural,

cientfica ou social especializada; realizar o processamento tcnico de seu acervo, segundo a

natureza do material que custodia.


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1. Definio da rea de Especializao do Centro

A primeira questo a ser considerada na implantao de umCentro de Documentao a definio de seu universo, de seurecorte temtico. Qual a sua rea de especializao: movimentossociais catlicos, sistemas locais de sade, histria da eletricidadeno Brasil?

Quanto mais clara for a rea temtica, melhor o Centro dominaressa rea e sua linguagem especfica, conhecer as pessoas eentidades envolvidas e a documentao produzida. Dessa forma,mais eficazes se tornaro as atividades de referenciao, ampliaodo acervo, recuperao da informao e atendimento ao pblico. A partirdessa definio, o Centro ir consolidar sua identidade, a ponto de setornar, no raro, uma referncia para os estudos em seu campo.

A excessiva diversidade de reas faz com que o Centro v,aos poucos, perdendo sua identidade, o que dificulta a preciso dosobjetivos e aes.

H casos em que a prpria natureza da entidade qual o Centrose subordina define sua rea de especializao, como, por exemplo,os Centros de Documentao de empresas e de organizaes nogovernamentais. Assim, um Centro de Documentao de umaindstria de alimentos dietticos ter como rea a alimentaodiettica, um Centro de Documentao de um movimento demulheres ter como rea a mulher etc.

A rea de especializao do Centro orientar a definio delinhas temticas, em torno das quais se dar a formao e aampliao do acervo, bem como a criao de programas de ao ea definio de atividades. Entretanto, preciso salientar que essaslinhas no so fixas e imutveis. Elas sofrero um processo de

disponibilizar seu acervo e as referncias coletadas aosusurios definidos como seu pblico; divulgar seu acervo, suas referncias e seus servios aopblico especializado; promover intercmbio com entidades afins.

A metodologia para implantao de Centros de Documentao exposta a seguir tem como base a experincia que vimosdesenvolvendo no Centro de Documentao e Informao CientficaProf. Casemiro dos Reis Filho CEDIC, da Pontifcia UniversidadeCatlica de So Paulo (PUC-SP). Trata-se, portanto, da experinciade um Centro de Documentao universitrio, com um acervoarquivstico predominante, seguido do bibliogrfico e hemerogrfico, eque no pretende abrigar o Arquivo Permanente da Instituio qualest vinculado, embora custodie, provisoriamente, uma parte dele.4

COMO IMPLANTAR UMCENTRO DE DOCUMENTAO

4 Para informaes mais detalhadas sobre o perfil e a trajetria do CEDIC / PUC-SP,

veja: KHOURY, Yara Aun. CEDIC: entre a preservao do patrimnio documental e oapoio pesquisa e ao ensino. Boletim do Arquivo, So Paulo, 1(1), vol. 5, n. 1 e 2, jan.-dez. 2003.


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Antes de estabelecer seu perfil, o Centro deve conhecer asdemais entidades de documentao locais, a fim de complement-las, somar esforos e no duplic-las, especialmente onde osrecursos so escassos. Do contrrio, teremos um rgo preservandodocumentos que outro j custodia, enquanto outros conjuntosdocumentais se perdem. Alm disso, deve precisar quem seupblico e quais so suas demandas de informao. Se o primeiroponto determinado na criao do Centro, embora possa comportartransformaes ao longo de sua existncia, o segundo deve serdiagnosticado pela Instituio atravs de mecanismos de interaocom esse pblico e de pesquisas formais peridicas.

Um Centro de Documentao ligado a uma Instituio podeabrigar seu arquivo permanente. Essa opo no a maisaconselhvel, pois Arquivo e Centro de Documentao tmfinalidades bastante distintas, como j vimos. A principal misso deum Centro de Documentao o apoio pesquisa institucional,acadmica ou individual, e no a gesto de sistemas arquivsticos,os quais estabelecem uma complexa rede de relaes entre arquivopermanente e arquivos correntes, com finalidades, sobretudo,administrativas e probatrias. No entanto, caso a vinculao doArquivo Permanente ao Centro acontea, o Arquivo dever se mantercomo um Setor bastante individualizado desse Centro, de modo apreservar a organicidade de seu acervo e de suas funes.

Com relao, porm, a fundos de arquivo de outras entidades,especialmente de entidades pblicas, cuja documentao envolvea possibilidade de fiscalizao do Estado e a comprovao dedireitos do cidado, preciso analisar com cuidado a conveninciae a admissibilidade de sua incorporao ao acervo do Centro. OCentro de Documentao da Secretaria Municipal da Sade poder,por exemplo, abrigar os fundos que constituem o Arquivo Permanentedaquela Secretaria, mas no dever obter os fundos que pertencem Secretaria Estadual da Sade ou os documentos sobre a sadeexistentes nos arquivos da Secretaria Municipal de Educao, sobpena de grave prejuzo integridade do patrimnio documental doEstado, no primeiro caso, e do Municpio, no segundo. Lembremosque os documentos de arquivo no so reunidos em torno de umtema ou de uma rea de especializao, mas sim em torno de uma

transformao medida que a rea do conhecimento qual o Centroest ligado se transforma, alterando, assim, suas perspectivas edemandas de pesquisa, pois essas modificaes implicam novasdemandas de informao.

Devemos ainda salientar que nem sempre o Centro deDocumentao tem como objetivo a preservao da memria ou apesquisa histrica. Muitos esto vinculados pesquisa em outrasreas ou produo e prestao de servios.

Alm disso, preciso definir qual a natureza do acervo. O Centropoder abranger:

fundos de arquivo: conjuntos de documentos acumuladosno exerccio das funes de entidades ou pessoas (um arquivoque passou a conviver com outros semelhantes ao sertransferido para o Centro de Documentao). colees: conjuntos de documentos reunidos, de formaartificial, em torno de temas, funes, entidades, pessoas ouat mesmo de um tipo ou gnero de documento. material hemerogrfico: jornais, revistas e boletins. material bibliogrfico: livros, teses e folhetos. objetos tridimensionais: de acordo com a rea do Centro. bancos de dados: sobre temas especficos, referncias sobreas atividades e o acervo de entidades afins.

preciso dizer que a presena de acervo museolgico nosCentros de Documentao mais rara e tem ocorrido nos casos emque o Centro possui um Museu vinculado a ele. De resto, os esforosde captao de acervo tm se concentrado nos materiais arquivstico,bibliogrfico e hemerogrfico. A explicao talvez esteja no fato deos Museus terem preenchido efetivamente esse papel dedepositrios dos exemplares da cultura material e da natureza emsuas vrias reas.

O Centro precisar definir ainda que outras atividadesdesenvolver, tais como programa de documentao oral, projetosde pesquisa, promoo de cursos, seminrios, conferncias eexposies, servios de reproduo de documentos, consultoriatcnica a outras entidades etc.


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origem comum, fazendo parte de um conjunto que, expressando atrajetria dessa entidade de origem, lhes confere significado.

Devemos chamar a ateno ainda para o fato de que muitosrgos que recebem a denominao de Centros de Documentaoso, na verdade, exclusivamente o Arquivo Permanente da entidade.Sua denominao um equvoco a ser corrigido, sob pena dedescaracterizar o Arquivo, a ponto de permitir o rompimento de suaorganicidade.

O passo inicial e fundamental para materializar o Centro suacriao oficial, atravs dos instrumentos formais adequados, quecontemplem denominao, natureza, finalidade, objetivos,subordinao, estrutura interna e funes; instrumentos essesaprovados pelas instncias competentes.

Tornar-se- preciso, ento, conferir-lhe existncia material.

2. Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional do Centro deve refletir aquelas queforem definidas como suas funes, as quais podero ser mais oumenos amplas, dependendo dos objetivos da entidade e dos recursosdisponveis.

O exemplo apresentado a seguir pode ser qualificado como ode uma estrutura de porte mdio. Ela contempla as funesprimordiais de um Centro referentes ao acervo e elaborao dereferncias e alguns servios adicionais, como, por exemplo,reprografia, bem como retrata o perfil que Instituies j consolidadastm adotado, sob esta mesma forma ou no.

O Centro encontra-se subdividido em trs reas tcnicas porfuno e no por tipo de acervo e uma rea administrativa. Emorganizaes mais complexas, elas podero ainda estarsubdivididas conforme a natureza do acervo.

CENTRO DE DOCUMENTAO:PROPOSTA DE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL


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classificar o acervo bibliogrfico e hemerogrfico, bem comoelaborar catlogos, tambm com o objetivo de disseminar ainformao;

participar da criao e do desenvolvimento de aplicativosespecficos para dinamizao das rotinas de pesquisa; isso incluias atividades operacionais de diagnosticar as necessidades deautomao de rotinas de descrio do acervo, a criao de bancosde dados (instrumentos de pesquisa guias, inventrios e catlogos)e relatrios especficos;

executar rotinas operacionais de manuteno dos bancos dedados da rea de acervo;

executar as rotinas operacionais de manuteno de rede; prestar assessoria tcnica, em sua rea de especializao, a

pesquisadores, organismos e instituies que a solicitarem; ministrar cursos e oficinas sobre centros de documentao,

arquivos e reas afins, em nvel interno externo.

REA DE CONSERVAO E REPROGRAFIA responsvel pela conservao fsica do acervo e pelos

servios de reproduo de documentos. Funes: promover a conservao do acervo arquivstico, bibliogrfico

e hemerogrfico, ou seja, realizar um conjunto de aesestabilizadoras, visando desacelerar o processo de degradao dedocumentos ou objetos, por meio de controle ambiental e detratamentos especficos;

participar do estabelecimento de uma poltica de reproduode documentos e execut-la, visando a conservao,complementao e difuso do acervo;

prestar servios de reprografia s instituies e aospesquisadores que os solicitarem; esses servios compreendem amicrofilmagem, a reproduo de microformas em papel, adigitalizao etc.;

participar da criao e do desenvolvimento de aplicativosespecficos para dinamizao das rotinas; isso inclui as atividadesoperacionais de diagnosticar as necessidades de automao de

COORDENAO

responsvel pela coordenao geral do Centro, tanto do pontode vista tcnico-cientfico quanto do administrativo. Funes:

coordenar as atividades tcnico-cientficas e administrativasdesenvolvidas pelo Centro;

definir as polticas, as linhas de atuao, os programas e asatividades do Centro;

planejar a linha editorial do Centro, dentro de sua rea deespecializao;

planejar e supervisionar a divulgao do acervo e os serviosprestados pelo Centro;

prestar consultoria tcnico-cientfica nas reas deespecializao do Centro, tanto em nvel interno quanto externo;

ministrar cursos e oficinas sobre centros de documentao ereas afins, em nvel interno externo;

promover intercmbio tcnico-cientfico com instituies afins; planejar a participao do Centro e a promoo de eventos

em sua rea de especializao; representar o Centro de Documentao em todos os atos,

eventos e manifestaes de que ele participar.

REA DE TRATAMENTO DOCUMENTAL responsvel pelo tratamento documental do acervo

arquivstico, bibliogrfico e hemerogrfico. Funes: custodiar conjuntos documentais arquivsticos, bibliogrficos

e hemerogrficos, incluindo documentos textuais, iconogrficos,sonoros e audiovisuais;

ampliar o acervo existente, adquirindo por doao, compraou permuta fundos, colees, documentos avulsos e publicaespertinentes ao perfil do Centro e que atendam s necessidades dospesquisadores ou contribuam na abertura de novos campos deinvestigao;

organizar o acervo arquivstico e elaborar instrumentos depesquisa, com vistas disseminao da informao;


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receber solicitaes de assessoria tcnica, promovendo suaprestao pelos diferentes setores do Centro;

participar da criao e desenvolvimento de aplicativosespecficos para dinamizao das rotinas de pesquisa e consultaao acervo; isso inclui as atividades operacionais de criao de umbanco de dados especfico para referncias (guias de fontes,catlogos seletivos etc.), consulta, automao do controle dosconsulentes e solicitao de servios;

executar as rotinas operacionais de manuteno dosbancos de dados da rea de pesquisa, referncia e atendimento;

executar as rotinas operacionais de manuteno da rede.

ADMINISTRAO

responsvel pelo apoio administrativo ao Centro, no exercciode suas competncias. Poder ter atividades mais ou menoscomplexas, de acordo com o grau de autonomia jurdico-administrativa da Instituio. Funes:

realizar as atividades administrativas do Centro e acompanhara sua tramitao;

organizar e controlar o Arquivo do Centro; dar suporte administrativo s reas tcnico-cientficas na

montagem de eventos e na manuteno de intercmbio cominstituies afins;

participar da criao e desenvolvimento de aplicativos especficospara dinamizao das rotinas administrativas; isso inclui as atividadesoperacionais de diagnstico das necessidades de automao de suasrotinas administrativas, a criao de bancos de dados especficos (maladireta, controle de estoque, finanas etc.) e relatrios;

executar as rotinas operacionais de manuteno dos bancosde dados;

executar as rotinas operacionais de manuteno da rede.

rotinas de conservao e reprografia, a criao de bancos de dadose relatrios especficos;

executar as rotinas operacionais de manuteno dos bancosde dados das reas de conservao e reprografia;

executar as rotinas operacionais de manuteno da rede; prestar assessoria tcnica, em sua rea de especializao, a

pesquisadores, organismos e instituies que a solicitarem.

REA DE APOIO PESQUISA E DIFUSO CULTURAL responsvel pelas pesquisas instrumentais, pela elaborao

de referncias, pelo atendimento ao pblico, pela divulgao doCentro e pelo intercmbio com instituies afins. Funes:

realizar pesquisas instrumentais de apoio s atividades detratamento documental e de referncia;

elaborar obras de referncia, atendendo s demandas depesquisa de seu pblico e colocando o pesquisador em contato comfontes existentes em outras instituies e com o modo de acess-las;

realizar o atendimento aos usurios na consulta ao acervoarquivstico, bibliogrfico e hemerogrfico, atravs de equipeespecializada;

oferecer infra-estrutura tcnica (leitoras, microfilmadoras,gravadores etc.) para consulta e registro de diferentes suportes eformatos;

encaminhar e acompanhar o processo de edio daspublicaes do Centro, bem como realizar sua distribuio e venda;

promover treinamentos e eventos cientficos atravs de projetosprprios de aperfeioamento, extenso e reciclagem destinados aopessoal do Centro e ao pblico em geral;

estabelecer intercmbio com organizaes e entidades afins,no sentido da troca de experincias sobre procedimentos tcnicos emelhor difuso da informao;

participar do estabelecimento de polticas de divulgao doacervo e dos servios do Centro, de intercmbio com instituiesafins, de promoo de eventos cientficos e de prestao deassessoria tcnica;


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instrumento preliminar de acesso aos documentos por parte dousurio; j que o processamento tcnico dessa documentao ,por sua prpria natureza e volume, lento. Recomendamos que hajadois tipos de registro:

3.2.1. Registro de entrada de fundos e colees

Esse registro ser aplicado a cada fundo, coleo ou parte delesque entrar no acervo. Aqui, portanto, no sero registradosdocumentos individualmente, mas sim conjuntos de documentos; ano ser no caso da aquisio de documentos avulsos, que podero,aps o registro, ser integrados coleo j existente ou iniciar umanova, ou ainda permanecer isolados, espera de outrosdocumentos afins. Esse formulrio deve possuir, basicamente, osseguintes dados:

cdigo de registro: nmero ou combinao de nmeros eletras que indica a seqncia de registro da entrada dos fundos,colees ou documentos avulsos;

data de entrada: dia, ms e ano em que o documento entrouno acervo;

conjunto: condio do(s) documento(s) de fundo, coleo oudocumento avulso e nome do fundo ou coleo, ou tipo do documentoavulso (quando se tratar de parte de um fundo ou coleo, indicar,logo aps o nome, entre parnteses, parte);

caracterizao: tipos documentais que compem o fundo oucoleo, ou tipos de dados presentes no documento avulso;

datas-limite: ano do documento mais antigo e do mais recenteexistentes no fundo ou na coleo registrados (no caso do documentoavulso, indicar sua data);

suporte(s): tipo de material sobre o qual as informaes estoregistradas, tais como papel (ainda o mais comum), filme e disquete;

quantidade: quantidade de peas documentais, unidades dearquivamento e metros lineares, conforme a natureza dosdocumentos e o volume documental;

3. Funes

3.1. Constituio e Ampliao do Acervo

a rea de especializao unida aos objetivos especficos decada Centro de Documentao que vai definir a poltica de aquisiodo acervo.

Caso o Centro abrigue o Arquivo Permanente da entidade qual est vinculado, esses documentos chegaro a ele naturalmente,atravs do recolhimento obrigatrio.

parte desse Arquivo, os demais fundos de pessoas ouentidades, as demais colees temticas, bem como as de livros,teses e peridicos, precisaro ser adquiridos por compra, doaoou permuta. Dever-se-, portanto, desenvolver uma rede de contatos,com fontes potenciais para essa aquisio; fontes essas que variaroconforme a especialidade do Centro: pesquisadores, militantes,movimentos, sindicatos, profissionais, editoras etc. que atuem numadeterminada rea, como, por exemplo, sade, movimentos sociais,eletricidade, entre outras.

Antes da aquisio de qualquer documento ou conjuntodocumental, a equipe do Centro far uma avaliao de suacompatibilidade com o perfil do acervo e de seu significado comofonte para os estudos desenvolvidos em sua rea. Somente apsessa avaliao, a aquisio ser feita ou no, pois o Centro nopode se transformar num mero depsito de toda e qualquer peadocumental que se lhe queira impor.

A ampliao do acervo deve ser contnua, de forma a atenders necessidades dos pesquisadores e contribuir para abrir novoscampos de investigao.

3.2. Recebimento e Registro de Documentos

Uma vez recebidos, os documentos devero ser imediatamenteregistrados, pois esse procedimento permitir o controle dopatrimnio documental custodiado pelo Centro, o estabelecimentode programas anuais de tratamento do acervo e a existncia de um


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volume/nmero: nmero do volume, no caso de livros com maisde um exemplar, ou ento de parte integrante de sries; ano depublicao/volume e nmero do exemplar, quando se tratar de peridico;

data: ano para publicaes no peridicas; dia, ms e ano ouperodo para peridicos;

aquisio: forma pela qual os documentos foram adquiridos(compra, doao ou permuta), nome da pessoa ou entidadevendedora ou doadora e instrumento de formalizao da aquisiocom a respectiva data (carta, termo de doao, nota fiscal, processo).

Quando o Centro de Documentao j possui documentos, oprimeiro procedimento tcnico ser justamente registr-los, pelasrazes que j apontamos.

3.3. Tratamento Documental

Aps o recebimento e registro, documentos, fundos, coleese publicaes passam por um processo de classificao e descrio,durante o qual so elaborados os instrumentos que garantem aopesquisador o conhecimento dos documentos de seu interesse e oacesso a eles. Esse um trabalho contnuo e a longo prazo.

A natureza diversificada dos documentos que compem oacervo de um Centro de Documentao leva adoo deprocedimentos tcnicos tambm diversos e adequados naturezado conjunto documental.

3.3.1. Arranjo e descrio de fundos de coleo

O arranjo constitui-se em uma seqncia de operaes que,de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades daentidade produtora, visam a distribuio em classes dos documentosde um arquivo. A fase de arranjo de um fundo envolve as seguintesetapas:

estudo da vida da pessoa ou da estrutura e funes daentidade produtora do fundo;

organizao existente: indica se a documentao j entrouno Centro com uma organizao e quais os critrios seguidos nessaorganizao;

listagem: indica se o fundo, coleo ou documento avulsoveio acompanhado de uma listagem elaborada na origem;

conservao: estado de conservao dos documentos,indica a necessidade de limpeza e/ou restaurao;

aquisio: forma pela qual os documentos foram adquiridos(compra, doao, permuta ou recolhimento obrigatrio), nome dapessoa ou entidade vendedora, doadora ou acumuladora einstrumento de formalizao da aquisio com a respectiva data(carta, termo de doao, nota fiscal, processo);

inserido(s) em: nome do fundo ou coleo em que odocumento avulso foi inserido.

3.2.2. Registro de entrada de publicaes

Registro aplicado a cada livro, tese e exemplar de peridico.Portanto, neste caso, o registro ser efetuado documento pordocumento, j que se trata de documentos de biblioteca e no dearquivo, possuindo sentido como pea isolada. Esse formulrio deveconter basicamente os seguintes dados:

cdigo de registro: nmero ou combinao de nmeros eletras que indica a seqncia de entrada das publicaes noacervo;

data de entrada: dia, ms e ano em que a publicaoentrou no acervo;

autor: pessoa ou entidade que elaborou a publicao (estoenglobados aqui os coordenadores ou organizadores de coletneasde textos);

ttulo: ttulo e subttulo da publicao; local: cidade em que foi editada a publicao; casa publicadora: entidade responsvel pela edio da

publicao;


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EDIO DE DOCUMENTOS: transcreve os documentos nantegra, de preferncia acompanhados de estudo introdutrio e notas.

A fase de descrio envolve as seguintes etapas:

diagnstico do acervo, dos recursos humanos e materiais doCentro e das demandas de informao;

eleio de prioridades; montagem de programa descritivo; preparao do instrumento; manuteno e divulgao do instrumento.

Esses mesmos procedimentos podem ser adaptados, aomenos em parte, para o tratamento das colees de documentos.

A coleo, uma vez formada, torna-se uma unidade separada,estabelecendo-se uma multiplicidade de relaes que jamaispoderiam ser percebidas se os documentos fossem consideradosseparadamente, como peas isoladas. No apresenta a organicidadetpica dos fundos de arquivo e tem suas peas reunidas,artificialmente, de acordo com determinado ncleo de interessetemtico. Mas esse ncleo poder ser funcional, caso conservevnculos com funes ou atividades do colecionador ou da pessoaou entidade em torno da qual se forma.

Assim sendo, para que os documentos adquiram o seu plenosignificado, necessita-se de uma classificao que reflita essasrelaes, bem como de uma descrio com perspectiva coletiva queas expresse. Optar por um tratamento em que cada documento sejauma unidade estanque, desvinculado de um universo mais amplo(em que o coletivo no igual soma das partes, mas adquire umsentido prprio), significa oferecer ao pblico usurio uma visofragmentada e limitada das potencialidades do acervo.

3.3.2. Classificao e catalogao de publicaes

A catalogao de livros e peridicos segue os procedimentosestabelecidos pela Biblioteconomia. Mas preciso considerar que

higienizao dos documentos, que poder ir desde a retiradade poeira necessidade de processos qumicos de desinfeco edesinfestao;

elaborao do quadro de arranjo do fundo; arranjo dos documentos em grupos e subgrupos, de acordo

com o quadro estabelecido; identificao e ordenao das sries documentais dentro de

cada grupo e/ou subgrupo; estabelecimento e aplicao de cdigos de localizao no

acervo; acondicionamento e armazenamento dos documentos

organizados.

No basta, porm, organizar os fundos. Faz-se necessriorecuperar as informaes neles contidas, o que se d atravs dadescrio.

A descrio um conjunto de procedimentos que, levandoem conta os elementos formais e de contedo do documento,possibilitam a elaborao de instrumentos de pesquisa. Essesinstrumentos identificam, localizam, resumem ou transcrevem emdiversos graus e amplitudes fundos, grupos, subgrupos, sries epeas documentais existentes num Arquivo Permanente ou Centrode Documentao, com a finalidade de controle e acesso ao acervo.Os instrumentos de pesquisa referentes ao acervo do Centro so:

GUIA: fornece informaes bsicas sobre o histrico, osservios e os fundos de um ou mais arquivos;

INVENTRIO: toma por unidade a srie na descrioexaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suassubdivises, respeitando ou no a ordem do arranjo;

CATLOGO: toma por unidade a pea documental nadescrio exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais desuas subdivises, respeitando ou no a ordem do arranjo;

NDICE: produto da indexao pela qual se relacionam, de formasistemtica, descritores ou palavras-chave que permitem a recuperaoposterior do contedo de documentos e de informaes (pode ser uminstrumento de pesquisa autnomo ou complementar a outro);


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3.4. Pesquisa e Produo de Referncias

O Centro de Documentao no exclusivamente um rgocolecionador de documentos. tambm um rgo referenciador. Eleno precisa acumular tudo o que existe em sua rea, mas deveesforar-se para possuir o maior nmero possvel de informaessobre ela.

Poder, assim, no s receber, mas formular seus prpriosprojetos de pesquisa, produzindo informaes e documentos. Soexemplos desse campo de atuao os programas de produo devdeos sobre eventos e locais, os programas de documentao oral,os bancos de dados sobre aspectos da temtica do Centro etc.

Um servio extremamente til que o Centro poder prestar aoseu pblico a produo de referncias sobre os acervos de outrasentidades. Exemplo desse tipo de trabalho so os guias de fontese os catlogos seletivos, que encurtam caminhos e poupam tempoao pesquisador.

Um primeiro trabalho do Centro nesse campo dever ser umguia de fontes sobre sua rea de especializao, principalmente seainda no possui acervo ou se esse incipiente. O guia possibilitar entidade um conhecimento mais preciso de sua rea e aidentificao de doadores potenciais, alm de colocar nas mos dousurio um conjunto orientador de referncias sobre o tema enfocado.Gostaramos, assim, de apontar a seguir alguns dados a seremconsiderados no levantamento de acervos de outras entidades:

nome da entidade pesquisada; endereo completo; histrico da entidade: informaes bsicas sobre sua

constituio e trajetria; objetivos atuais da entidade; acervo: composio (tipos de documentos e temas aos quais

esto relacionados), datas-limite e quantidade; condies de consulta: horrio de funcionamento, condies

para atendimento ao usurio e formas de reproduo dosdocumentos;

equipamentos para uso do pblico;

os Centros de Documentao tm prioridades na recuperao dainformao que no so, normalmente, as das Bibliotecas. Isso ocorreem razo de sua prpria natureza, ao mesmo tempo mltipla econcentrada em uma rea especializada. Ao trabalharmos, porexemplo, com peridicos produzidos por movimentos sociais,pudemos verificar que o movimento responsvel pela edio (nemsempre idntico ao editor formal) era mais significativo para o usuriodo que o prprio ttulo do peridico; pois esse pblico especficoest interessado no jornal ou boletim no seu papel de veiculadordas idias, das vivncias do movimento.

Quanto classificao, preciso repensar a aplicao desistemas predeterminados e universais porque, normalmente, estomuito distantes das necessidades de recuperao da informaonum Centro de Documentao, como, por exemplo, a de promover ocruzamento de informaes existentes em fundos de arquivo, livrose peridicos.

Relacionada com essa questo, temos a da elaborao devocabulrio controlado para cada rea, que espelhe asespecificidades e a trajetria das pessoas, entidades e segmentossociais que produziram os documentos. Um vocabulrio controladopara a rea de movimentos sociais, por exemplo, deve refletir alinguagem, as experincias e os sentidos que esses movimentosatribuem a cada termo.

Quando o Centro j possui acervo, e este significativo, aprimeira providncia ser sempre a de dot-lo de um guia, o qualcumprir um papel fundamental na divulgao da entidade e de seuacervo e dar equipe de trabalho maior tranqilidade paraelaborao dos instrumentos parciais.

Com relao ao processamento tcnico como um todo, um outroaspecto a ser ressaltado so as novas necessidades trazidas peloprocesso de informatizao das instituies de documentao, queexigem uma padronizao de informaes que precisa ser pensadacom cuidado. O computador abre inmeros caminhos, mas importantealertar para o fato de que a informatizao, por si s, no resolve osproblemas de recuperao da informao. Necessita-se antes organizaro acervo, discutir o perfil do seu usurio e o que se deseja obter desseprocessamento informatizado. Do contrrio, estaremos agilizando o caos.


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3.6. Atendimento ao Pblico

Como bem explicitou Helosa Bellotto, em entrevista revistaMemria, o fato de os documentos se encontrarem num Centro deDocumentao j faz supor que eles sejam absolutamente abertosa qualquer tipo de consulta. Documentos em tramitao ou comreservas de consulta no devem estar ali. Possibilitar acesso aosdocumentos e informaes que guarda a prpria razo de existirdo Centro. Acervo e referncias no so preservados como um fimem si mesmos, mas para servir ao usurio da entidade. 6

Para tanto, torna-se essencial a existncia de instrumentos depesquisa precisos e adequados a cada conjunto documental, a fimde que, a qualquer tempo, os documentos ou informaes possamser localizados. Na mesma medida, o Centro deve dar publicidadee divulgar, o mais amplamente possvel, o seu acervo e seus servios,atravs da publicao ou difuso, via Internet, dos instrumentos depesquisa, de revistas e de boletins informativos; por meio dapromoo e participao em cursos, seminrios, oficinas de trabalho,conferncias atinentes a sua rea de especializao etc.7

Para tanto, o Centro deve possuir no s mobilirio eequipamentos apropriados, mas tambm uma equipe especializadapara o atendimento aos pesquisadores.

Tanto a entrada dos pesquisadores no Centro quanto assolicitaes de material devem ser registradas, por razes desegurana, para que a entidade conhea o perfil de seu usurio etenha um testemunho de suas atividades.

Tocamos acima num ponto bsico: o perfil do usurio. Para bemservir ao seu pblico, o Centro deve definir quem esse pblico.Embora seja recomendvel que o Centro esteja aberto comunidadeem geral, alguns Centros, porm, elegem pblicos preferenciais,como o caso de Centros ligados aos movimentos populares, que

divulgao: formas pelas quais a entidade torna conhecidosseus acervos e atividades (peridicos, textos, instrumentos depesquisa, manuais etc.);

servios oferecidos ao pblico: assessorias, promoo deeventos, cursos etc.

3.5. Conservao de Documentos e Reprografia

Os cuidados com a conservao fsica do acervo soessenciais para sua real preservao. Assim, o Centro dever garantiras condies e desenvolver programas nessa rea; ainda que, noincio, sejam apenas os bsicos.

Os servios de reproduo de documentos reproduo defitas de udio e vdeo, fotografia, digitalizao e microfilmagem, porexemplo5 so de grande importncia para os Centros deDocumentao por trs razes:

garantem a preservao dos originais, pois o pblico passa aconsultar a reproduo;

possibilitam ao Centro reproduzir fundos ou colees dedocumentos que no devem, ou no podem, ser incorporados a eleem sua forma original, permitindo-lhe cumprir integralmente suafinalidade de reunir o mximo de material e dados sobre a sua reade especializao;

possibilitam o oferecimento de mais um servio ao pblico: areproduo de documentos de seu acervo ou do acervo de outrasentidades, facilitando assim a consulta para pesquisadores que dispemde menor tempo para pesquisa local ou que esto distanciados do Centro.

Esses servios, porm, exigem uma infra-estrutura em termosde equipamentos, material de consumo e ambiente, com alto custode montagem e manuteno. Cabe a cada Centro avaliar suaspossibilidades no s de cri-los mas, sobretudo, de mant-los.

5 O xerox ou cpia eletrosttica uma forma de reproduo que deve ser evitada ao

mximo e, se possvel, absolutamente proibida, pois acelera o processo natural dedeteriorao dos documentos.

6 preciso considerar, porm, que h conjuntos documentais cujo valor como fonte de

pesquisa justifica a aceitao de restries temporrias de acesso por parte dos doadoresou vendedores.7 A participao em eventos da rea de documentao ou de especializao temtica

tem tambm o objetivo de treinar e reciclar a equipe tcnica do Centro, objetivo quenunca deve ser negligenciado.


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sujeito regulamentao dessa profisso, at o terrenoindeterminado, fruto de uma concepo mais ampla de Centro deDocumentao, o que nos leva ao esforo de criar denominaes eestabelecer perfis adequados s funes que esses profissionaisiro exercer.

O quadro a seguir tem como base aquele formulado para oCEDIC/PUC-SP, o qual vem se consolidando no bojo de um profundoprocesso de discusso com a rea de Recursos Humanos daUniversidade. Cabe enfatizar que os cargos ou parte deles(sobretudo os administrativos) podero necessitar de adaptaes estrutura do plano de cargos de cada instituio.

atendem, prioritariamente, a esses movimentos, ou Centros ligadosa empresas, que atendem, preferencialmente, o pblico internodessas empresas.

O conhecimento das necessidades e interesses do seu usuriopossibilita ao Centro adotar linguagem, formas de recuperao dainformao e servios compatveis com essas necessidades einteresses, levando-o a afirmar-se junto ao pblico para o qualfoi criado.

3.7. Divulgao e Intercmbio

A fim de propiciar uma contnua reformulao de seuspressupostos tericos, procedimentos metodolgicos e atividades,bem como possibilitar a permuta de informaes, fundamental queo Centro mantenha intercmbio cientfico e tcnico regular comentidades de documentao e pesquisa, assim como compesquisadores nacionais e estrangeiros de sua rea temtica, atravsde correspondncia, publicaes, eventos, atuao em grupos detrabalho e associaes especializadas.

No que se refere mais especificamente s publicaes, poderdefinir uma ou mais linhas editoriais ligadas a sua rea temtica.Isso no quer dizer que assumir funes de editora, mas sim quepreparar ou dar acolhida a esses trabalhos, providenciando osmeios para sua edio.

4. Quadro de Pessoal

A mais moderna infra-estrutura, porm, no d vida ao Centrose no houver uma equipe tcnica competente para oper-la, a qualno s estar encarregada de executar as atividades previstas nasetapas de implantao, mas tambm de materializar uma rotina deservios, a continuidade dos trabalhos e sua ampliao futura.

O quadro de pessoal de um Centro admite vrias verses.Desde a rgida forma preconizada pela Biblioteconomia, que percebeesse tipo de entidade como domnio do Bibliotecrio e, portanto,


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CENTRO DE DOCUMENTAO:PROPOSTA DE QUADRO DE CARGOS

COORDENADOR

Pr-requisitos: dever ser ps-graduado em Cincias daInformao ou na rea de especializao do Centro. Outros critriosdependero de exigncias especficas do Centro ou da Instituio qual estiver ligado.

Descrio resumida: dirigir, coordenar e acompanhar, nosseus aspectos tcnico-cientficos e administrativos, os trabalhosdo Centro.

Descrio detalhada: definir, junto com a equipe tcnica, as polticas, linhas de

atuao, programas e atividades do Centro; coordenar e acompanhar as atividades tcnico-cientficas

desenvolvidas pelas diferentes reas e programas do Centro; planejar, juntamente com os coordenadores tcnicos, a linha

editorial do Centro, estabelecendo prioridades para publicao eacompanhando o processo de editorao;

planejar e supervisionar a divulgao do acervo e os serviosprestados;

promover e manter intercmbio tcnico-cientfico cominstituies afins;

prestar consultoria tcnico-cientfica nas reas deespecializao do Centro, tanto em nvel interno quanto externo;

ministrar cursos e oficinas sobre memria, centros dedocumentao e reas afins, tanto em nvel interno quanto externo;

planejar a participao do Centro, bem como realizar apromoo desses eventos na sua rea de especializao;

representar o Centro de Documentao em todos os atos,eventos e manifestaes de que ele participar, podendo delegar essarepresentao a um membro da equipe tcnica, em caso deimpedimento;

coordenar as atividades administrativas do Centro no que serefere a pessoal, material, instalaes e equipamento, de acordo comas necessidades dos programas e atividades planejadas e emdesenvolvimento.


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referenciados, no sentido de subsidiar a organizao do acervo e aproduo de referncias;

participar do planejamento e do acompanhamento dainformatizao dos instrumentos de acesso ao acervo, dasreferncias e dos textos tcnico-cientficos produzidos pelo Centro;

coordenar os trabalhos de conservao e reproduo doacervo;

coordenar o atendimento ao pblico para consultas ao acervo,utilizao de equipamentos e reproduo de documentos;

planejar, juntamente com o Coordenador, a linha editorial doCentro, estabelecendo prioridades para publicao e acompanhandoo processo de editorao;

manter intercmbio com entidades afins, atravs da realizaode visitas tcnicas a essas entidades, da promoo de visitastcnicas ao Centro, da promoo e participao em eventos tcnico-cientficos nas reas de documentao e pesquisa especializada;

planejar e supervisionar, juntamente com o Coordenador, adivulgao do acervo e dos servios prestados;

prestar consultoria e assessoria tcnica na rea deArquivologia e afins, tanto em nvel interno quanto externo;

ministrar cursos e oficinas sobre Centros de Documentao,Arquivos e reas afins, tanto em nvel interno quanto externo;

orientar a equipe administrativa na organizao e na descriodo Arquivo do Centro;

orientar, em suas implicaes tcnico-cientficas, as atividadesadministrativas da Unidade.

DOCUMENTALISTA

Pr-requisitos: dever ser graduado em Arquivologia, Histria,Cincias Sociais ou na rea de especializao do Centro. Nestestrs ltimos casos, dever possuir curso de especializao ouextenso na rea de Arquivos, bem como conhecimentos deinformtica (edio de textos e gerenciamento de banco de dados).

COORDENADOR TCNICO

Pr-requisitos: dever ser graduado ou ps-graduado emArquivologia, Histria ou Cincias Sociais, ou na rea deespecializao do Centro (nestes trs ltimos casos, com curso deespecializao ou experincia comprovada de 3 a 5 anos na reade Arquivos ou Centros de Documentao), bem como possuirconhecimentos na rea de especializao do Centro econhecimentos de informtica (edio de textos e gerenciamentode banco de dados).

Descrio resumida: coordenar o tratamento documental doacervo e projetos de elaborao de referncias pertinentes aos temasde especializao do Centro; realizar pesquisas para subsidiar aorganizao do acervo; prestar assessoria na rea de Arquivologiae afins, bem como orientar, em suas implicaes tcnico-cientficas,as atividades administrativas da Unidade. Suas funes especficasvariaro conforme a rea em que estiver alocado.

Descrio detalhada: promover, juntamente com o Coordenador, a ampliao do

acervo, avaliando a adequao das aquisies propostas ao perfildo Centro;

supervisionar o registro de entrada dos documentos no acervo; coordenar tecnicamente os diferentes programas do Centro; coordenar o tratamento documental do acervo, o qual

compreende a organizao de arquivos e de colees dedocumentos, assim como a sua descrio (elaborao de guias,inventrios e catlogos), a classificao e a catalogao de livros eperidicos;

coordenar a produo de referncias sobre os temas deespecializao do Centro;

coordenar a produo de documentos sobre os temas deespecializao do Centro, tais como fotografias, vdeos edepoimentos orais;

realizar pesquisas sobre as linhas temticas, as instituiesreferenciadas e os titulares dos conjuntos documentais tratados ou


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Centros de Documentao, bem como conhecimentos de informtica(edio de textos e gerenciamento de banco de dados).

Descrio resumida: supervisionar e realizar a classificaoe a catalogao do acervo bibliogrfico e hemerogrfico do Centro.

Descrio detalhada: supervisionar o registro de entrada de publicaes no acervo; supervisionar e realizar a classificao e catalogao do

acervo bibliogrfico e hemerogrfico, levando em conta a suavinculao com o acervo arquivstico;

par ticipar do planejamento e acompanhamento dainformatizao do acervo bibliogrfico e hemerogrfico;

supervisionar o atendimento ao pblico para consultas aoacervo bibliogrfico e hemerogrfico e a utilizao de equipamentose reproduo de documentos, na ausncia do Coordenador Tcnico;

participar da divulgao do acervo e dos servios prestados.

TCNICO EM DOCUMENTAO

Pr-requisitos: dever possuir o 2 grau completo econhecimentos de informtica (edio de textos e gerenciamentode banco de dados), habilidade manual, disciplina e concentrao,capacidade de leitura e anlise de textos terico-metodolgicos ede articulao da teoria com a prtica, para uma posterior formaotcnica especfica. prefervel que possua experincia em Arquivosou Centros de Documentao. Suas funes especficas variaroconforme a rea em que estiver alocado.

Descrio resumida: realizar o registro de entrada dosdocumentos no acervo e os trabalhos de conservao e reproduodo acervo, bem como participar do tratamento documental.

Descrio detalhada: realizar o registro de entrada de documentos no acervo; realizar os trabalhos de higienizao rotineira do acervo;

Descrio resumida: realizar o tratamento documental doacervo; participar de projetos de elaborao de referncias sobre ostemas em que o Centro especializado e de pesquisas parasubsidiar a organizao do acervo; prestar assessoria na rea deArquivologia e afins. Suas funes especficas variaro conforme area em que estiver alocado.

Descrio detalhada: realizar o tratamento documental do acervo, o qual

compreende a organizao de arquivos e colees de documentos,assim como a sua descrio (elaborao de guias, inventrios ecatlogos);

produzir referncias sobre os temas de especializao doCentro;

participar das pesquisas para subsidiar a organizao doacervo e a produo de referncias;

produzir documentos sobre os temas de especializao doCentro, tais como fotografias, vdeos e depoimentos orais;

realizar o preparo dos conjuntos documentais parareproduo;

participar do acompanhamento da informatizao dosinstrumentos de acesso ao acervo, das referncias e dos textostcnicos e cientficos produzidos pelo Centro;

supervisionar o atendimento ao pblico para consultas aoacervo, utilizao de equipamentos e reproduo de documentos,na ausncia do Coordenador Tcnico;

acompanhar o processo de editorao das publicaes doCentro;

participar da divulgao do acervo e dos servios prestados; prestar consultoria e assessoria tcnica na rea de

Arquivologia e afins.

BIBLIOTECRIO

Pr-requisitos: dever ser graduado em Biblioteconomia epossuir experincia profissional em bibliotecas de Arquivos ou


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dar suporte equipe tcnica na montagem de eventos e namanuteno de intercmbio com instituies afins.

SECRETRIO

Pr-requisitos: dever possuir o 2 grau completo,conhecimentos de informtica (edio de textos e gerenciamentode banco de dados), redao prpria e conhecimentos de rotinasadministrativas.

Descrio resumida: secretariar a Coordenao do Centro eas Coordenaes das reas Tcnicas do Centro, realizar asatividades administrativas e participar do processo de informatizaodo Centro de Documentao.

Descrio detalhada: secretariar a Coordenao do Centro e as Coordenaes das

reas Tcnicas em todas as suas necessidades de agendamento,comunicao, digitao e infra-estrutura;

realizar as atividades administrativas do Centro, no que serefere a pessoal, material, instalaes e equipamento, de acordo comas necessidades dos programas e atividades planejados ou emdesenvolvimento;

controlar a entrada e sada de documentos administrativos; organizar e controlar o Arquivo do Centro; participar do processo de informatizao do Centro.

5. Infra-estrutura

5.1. Instalaes

As instalaes de um Centro esto diretamente relacionadass funes que este desenvolve e aos recursos de que dispe. Soessas funes que determinam igualmente o mobilirio e osequipamentos a serem adquiridos.

realizar a higienizao dos conjuntos documentais que foremintegrados ao acervo;

realizar reparos em documentos danificados; realizar o acondicionamento e armazenamento do acervo; realizar servios de microfilmagem, processamento e controle

de qualidade dos microfilmes, para preservao e complementaodo acervo, para o atendimento s solicitaes de rgos daInstituio qual o Centro est vinculado, bem como de outrasinstituies e de usurios do Centro;

realizar a reproduo de microformas em papel, conformesolicitao dos usurios;

ocupar-se de outras atividades de reproduo que venham aser desenvolvidas no Centro;

participar do tratamento documental do acervo, o qualcompreende a organizao de arquivos e de colees dedocumentos, assim como a sua descrio (elaborao de guias,inventrios e catlogos);

par ticipar da classificao e catalogao do acervobibliogrfico e hemerogrfico.

AGENTE DE ATENDIMENTO

Pr-requisitos: dever possuir o 2 grau completo,conhecimentos de informtica (edio de textos e gerenciamentode banco de dados), iniciativa, senso de organizao e bomrelacionamento interpessoal.

Descrio resumida: realizar o atendimento ao pblico, avenda e distribuio de publicaes, alm de atividades referentes rea de intercmbio e difuso cultural.

Descrio detalhada: realizar o atendimento ao pblico para consultas ao acervo e

utilizao dos equipamentos; organizar e manter o servio de venda e distribuio de

publicaes;


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rea Administrativa- Sala de Secretaria- Almoxarifado

5.2. Mobilirio

A par das instalaes, a implantao do Centro estcondicionada aquisio de mobilirio e equipamentos que lhepermitam desenvolver as atividades de constituio e tratamento doacervo e de atendimento ao usurio.

5.3. Equipamentos

Quanto aos equipamentos, devem ser adquiridos osindispensveis para a higienizao e conservao do acervo, paraa criao de instrumentos de pesquisa em bancos de dadoseletrnicos e para a consulta a documentos em suportes especiais(caso dos gravadores e seus acessrios e da leitora-copiadora demicroformas).

O local deve compreender, no mnimo: sala de depsito sala de processamento tcnico sala de consultaA sala de depsito deve ser separada de qualquer outra

atividade, para garantir a preservao da sade do documento edas pessoas que lidam com ele, bem como a segurana do acervo.Esses locais precisam ser limpos, ventilados ou com umidade etemperatura controladas, permitir pouca ou nenhuma penetrao deluz solar, possuir iluminao artificial com filtro ou com o menor ndicepossvel de raios ultravioletas, contar com piso de cimento ourevestimento tipo paviflex, paredes de massa corrida e laje comocobertura e dispor de sistemas de proteo contra incndios.

Alm disso, a limpeza, a classificao, a ordenao e adescrio dos documentos necessitam de espao considervel paraserem realizadas, alm de condies de segurana para adocumentao ainda no armazenada.

J o ambiente da sala de consulta deve ser silencioso, o que incompatvel com a necessidade de troca de idias dos membrosda Equipe Tcnica, entre si e com a Coordenao, bem como compessoas e entidades afins.

O Centro pode, entretanto, possuir instalaes mais complexas,como o exemplo que se segue:

Coordenao- Sala da Coordenao

rea de Tratamento Documental- Depsito do acervo- Sala de processamento tcnico

rea de Conservao e Reprografia- Sala de higienizao- Laboratrio de restaurao- Sala de captao de imagens- Laboratrio de reproduo

rea de Apoio Pesquisa e Difuso Cultural- Sala da equipe tcnica- Sala de consulta- Sala de reunies e treinamento


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Arquivo Edgard Leuenroth Centro de Documentao ePesquisa SocialUniversidade Estadual de Campinas UNICAMPCidade Universitria Zeferino Vaz Distrito Baro GeraldoCaixa Postal 611013083-970 Campinas SPtel.: (19) 3788-1624 / 3788-1622fax: (19) 3788-7060site: www.ael.arquivo.ifch.unicamp.br

Centro de Documentao e Informao Cientfica CEDICPontifcia Universidade Catlica de So Paulo PUC-SPRua Monte Alegre, 984, ERBM, subsolo, sala SB 02 Perdizes05014-901 So Paulo SPtel. (11) 3670-8025 / 3670-8026 / 3670-8332fax: (11) 3670-8025e-mail: [email protected]

Centro de Documentao e Memria CEDEMUniversidade Estadual Paulista UNESPPraa da S, 108, 1 andar Centro01001-900 So Paulo SPtel.: (11) 252-0510 / 252-0511 / 252-0516 / 252-0517fax: (11) 252-0510site: www.cedem.unesp.bre-mail: [email protected]

Centro de Memria da Eletricidade no BrasilEletrobrsAv. Presidente Vargas, 583, grupo 701 Centro20071-003 Rio de Janeiro RJtel.: (21) 2514-5663 / 2514-5669fax: (21) 2232-2840site: www.memoria.eletrobras.gov.bre-mail: [email protected]

ONDE VISITAR Centro de Memria da UNICAMPUniversidade Estadual de Campinas UNICAMPRua Srgio Buarque de Holanda, 800Cidade Universitria Zeferino Vaz Distrito Baro GeraldoCaixa Postal 602313083-970 Campinas SPtel.: (19) 3289-3441fax: (19) 3289-3441e-mail: [email protected]

Centro de Memria SindicalRua Oipoque, 80, 4 andar Brs03004-020 So Paulo SPtel.: (11) 227-4410fax: (11) 3313-3679

Centro de Pesquisa e Documentao de Histria Contempornea CPDOCFundao Getlio Vargas FGVPraia de Botafogo, 190, 14 andar Botafogo22253-900 Rio de Janeiro RJtel.: (21) 2559-5676 / 2559-5677fax: (21) 2559-5679site: www.cpdoc.fgv.bre-mail: [email protected]

Instituto de Estudos Brasileiros IEBUniversidade de So Paulo USPAv. Prof. Mello Moraes, travessa 8, n 140Cidade Universitria Butant05508-900 So Paulo SPtel.: (11) 3091-3227 / 3091-3199 / 3091-3197fax: (11) 3091-3143site: www.ieb.usp.bre-mail: [email protected]


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ANDRADE, Ana Clia Navarro de. Microfilmagem de documentosem arquivos permanentes. So Paulo, 1995. (apostila)

Enfoca os conceitos e a metodologia da microfilmagem de fundosde arquivo em Arquivos Permanentes ou Centros de Documentao,especificando as atividades desenvolvidas por essa rea.BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de

Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.Enfoca conceitos e procedimentos bsicos no que diz respeito ainstalaes de Arquivos, mobilirio para armazenamento e materiaispara acondicionamento de seu acervo, os quais podem ser aplicadosigualmente aos Centros de Documentao.BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento

documental. So Paulo: T. A. Queiroz, 1991.Conceitua e caracteriza os diferentes tipos de instituies dedocumentao e enfoca o tratamento dado aos fundos em ArquivosPermanentes, metodologia que deve ser igualmente aplicada aosfundos que se encontram em Centros de Documentao.BELLOTTO, Helosa Liberalli; CAMARGO, Ana Maria de Almeida. Dicionrio

de terminologia arquivstica. So Paulo: AAB-SP/SEC, 1996.Conceitua termos da rea arquivstica e de reas afins, comoinformtica, conservao e reprografia, os quais tambm teroemprego em grande parte das atividades dos Centros deDocumentao.CORTEZ, Maria Tereza. Centro de Documentao: implantao com

microcomputador. 2. ed. revista e ampliada. So Paulo: s.p.c., 1987.

O QUE H PARA LER Trata do tema Centros de Documentao na perspectiva daBibilioteconomia, permitindo-nos conhec-la. um interessanteestudo de caso sobre a implantao de um centro de documentaoempresarial a respeito do qual vale a pena refletir.

Em busca da recuperao do passado. Memria, So Paulo, DPHELETROPAULO, v. 4, n. 14, abr.-jun. 1992, p.14-20.

Entrevista com Helosa Bellotto, na qual so abordadas diferenas e traoscomuns entre as instituies de documentao, entre outros pontos.

FONSECA, Maria Odila Karl; JARDIM, Jos Maria. As relaes entrea Arquivstica e a Cincia da Informao. Cadernos BAD, Lisboa,n. 2, 1992, p. 29-45.

Como estamos enfocando uma entidade hbrida o Centro deDocumentao , oportuno refletir sobre as relaes entre asreas das chamadas Cincias da Informao. Este artigo trata dealgumas delas.KHOURY, Yara Aun (coord.). Guia da Central de Documentao e

Informao Cientfica CEDIC PUC/SP. So Paulo: CEDIC/EDUC, 1995. (Memria, Documentao e Pesquisa, 3).

Atravs deste instrumento de pesquisa, temos um exemplo deconstituio, funes, servios e acervo de um Centro deDocumentao.KHOURY, Yara Aun (coord.). Guia de Pesquisa sobre Igreja e

Movimentos Sociais. So Paulo: CEDIC/COMARTE, 1991.(Memria, Documentao e Pesquisa, 1).

Alm de se constituir num exemplo de trabalho de descrio tpicode Centro de Documentao, permite-nos estudar os perfis de vriosCentros, com objetivos, dimenses e acervo bastante diferenciados.


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como implantar centros de documentação

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