como escrever um email para marcar uma reunião

Lisboa, 3 de Janeiro de 2017

Como escrever um e-mail para marcar uma Reunião

Apresentação deJorge Miguel Conceição

www.behavemarketing.com

http://www.behavemarketing.com/epages/2056-101020.sf/pt_PT/?ObjectPath=/Shops/2056-101020/Categories/Eu_Quero/Accoes_de_Formacao

COMO ELABORAR UM E-MAIL?

EM REGRA, AS PESSOAS DEMORAM CERCA DE 2,7 SEGUNDOS PARA DECIDIR SE IRÃO LER, ENCAMINHAR OU APAGAR UM E-MAIL.

Exact TargetE-mail Provider



VAMOS ESCREVER UM E-MAIL?

Escrever um e-mail.Objectivo: AGENDAR UMA REUNIÃO

Qual o pretexto?

A ponte que o transportará para a Reunião?



TIPO DE INFORMAÇÃO (Pretexto/Ponte)

SOBRE O SECTOR

REGULAMENTAÇÃO DA ACTIVIDADE

FEITOS DA EMPRESA/NOTÍCIA NA COMUNICAÇÃO SOCIAL

INFORMAÇÃO SOBRE CONCORRÊNCIA (desde que seja pública)

REFERÊNCIA



Assunto: Apresentação da XPTO, LDABom dia Estimados, Tomo a liberdade de vos solicitar a marcação de reunião para apresentação do nosso serviço.

A , é uma empresa que nasceu em 2003 sendo líder incontestada no mercado de Somos especialistas e impulsionadores da área , apresentando soluções customizadas, adequadas ao perfil e necessidades de cada cliente.Estamos presentes em todo o Mundo ( Europa, Ásia, América e África).Somos uma referência e nos últimos 14 meses fomos responsáveis pelo Apresentamos soluções inovadoras, que permitem que os nossos clientes se posicionem e estejam identificados com soluções diferenciadoras, nomeadamente nomeadamente Aguardo uma data. Cumprimentos,

UM MAU EXEMPLO: e-mail Egoísta (nós, nós, nós)



UM MAU EXEMPLO: e-mail Egoísta (nós, nós, nós)


MAU EXEMPLO

Apresentação da XPTO

Bom dia Estimados,

Nosso serviço, Somos, Estamos, fomos…

Apresentamos soluções inovadoras…

Aguardo uma data

COMENTÁRIO

Péssimo título; focado em si próprio

No B2B a personalização é essencial. Foi claramente um email dirigido a várias pessoas. Massificado

São EGOÍSTAS! Só pensam neles mesmos

Palavras sublinhadas subentendem uma hiperligação. Devem-se evitar sublinhados

Fraco incitamento à acção. Bem pode esperar sentado


Factores principais a ter em conta

É SIMPLES de ler?• Se for confuso é logo apagado!

Traz VALOR para a Empresa?• Sim, se focar nas necessidades da empresa.• Não, se se focar apenas na sua própria empresa e seus interesses.

Está ALINHADO com objectivos da Empresa?• Necessário fazer um trabalho de casa e conhecer as necessidades e expectactivas da empresa.

É PRIORITÁRIO?Se não for não irá chamar a atenção.



Trabalho de Casa (o que precisa de saber)

PEQUENAS EMPRESAS

Conhecimento de empresas similares do sector (TI; Seguros; Banca, etc)Conhecimento dos cargos similares (Directores Financeiros; DRH’s, etc)

MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS

Tem que conhecer necessidades, problemas e preocupações;Conhecimento do sector, da Indústria e Tendências dos mercados;Apoio no LinkedIn, Jornais, Websites, Associações Empresariais, subscrição de Blogs relevantes



VALOR

Se tiver Idéias,

…dicas úteis ou conhecimento que os

possa ajudar a cumprir os seus objectivos,

então…

…as empresas vão querer reunir com a

empresa.



REGRAS BÁSICAS

DIMENSÃO

• Não mais de 90 palavras• Para ser lido em SmartPhones

ASPECTO

• Texto simples (preto sobre branco)• Evitar Logos e Fontes coloridas (sobretudo o vermelho; Chama a atenção do SPAM)

LINKS

• Não mais do que um por e-mail• Pretexto para enviar mais e-mails (com mais outro link)



REGRAS BÁSICAS (conclusão)

ANEXOS

• Evitar no 1º e-mail;• As pessoas não as conhecem e receiam os anexos

TESTE

• Leia o email 3 vezes• Veja como fica no SmartPhone;• Imprima-o e confira a gramática



O QUE OS CLIENTES LÊEM

1) TÍTULO (o Assunto do email)

2) 1ª FRASE (15 a 17 palavras)



O que colocar como TÍTULO

MAU EXEMPLO

Apresentação da XPTO Consulting!

Solicitação de Reunião!

Apresentação de Serviços!

Consultaria Fiscal- especialmente para si!

Novo produto da XPTO! Saiba mais!

COMENTÁRIO

Mas alguém está verdadeiramente interessado na XPTO Consulting?

Outro! Põe-te na fila!

Esta é “clássica”! Ninguém quer saber dos “seus” serviços! Sorry!

Soa a mensagem publicitária! Venda da banha da cobra!

Mais uma vez soa a anúncio da TV! Lixo com ele!



O que colocar como TÍTULO

Bom exemplo

Contacto do Dr. Lisboa Afonso

Idéias para optimização fiscal neste ano

Incentivos para a Grant Thornton

Nova regra fiscal para as empresas de transportes

5 Novos softwares para a Consultoria de Gestão



CREDIBILIDADE

•“Em conversa com o Dr. José Xavier, ele disse que a Susana seria a pessoa indicada para falar consigo sobre este assunto”.Utilizar uma

REFERÊNCIA

•Mostrar assunto pertinente ao analisar o website da empresa;•Frase que demonstre conhecimento e experiência com interlocutores de áreas similares;

•Mostrar experiência e feitos alcançados com empresas do mesmo sector.

Mostrar TRABALHO DE

CASA•“Sabemos que o objectivo prioritário da XPTO aponta para a Internacionalização do negócio. Temos alguns casos de sucesso com empresas PME Líder nesta área. Podemos agendar uma reunião no próximo dia 20 às 15H?”

Trazer NOVAS IDEIAS

•Partilhar Recursos que lhes possam ser úteis. Case Studies, white papers, artigos, etc. Informação de

VALOR



CALL TO ACTION

• “Proponho agendarmos uma reunião na próxima semana para discutirmos este assunto”

• “Assim que leia este White Paper podemo-nos encontrar durante 20 minutos para discutirmos as implicações deste tema no vosso negócio”.

Incitar à ACÇÃO

• Esqueça despedidas demasiado formais• Acabe com o seu nome (1.º e último), Nome da empresa, numero directo de telefone, numero de telemóvel e endereço de website

DESPEDIDASSIMPLES



USO DA TECNOLOGIA – Email tracking



USO DA TECNOLOGIA (exemplo)



USO DA TECNOLOGIA (exemplo)

Pode fazer follow-up assim que sabe que o e-mail foi aberto.



USO DA TECNOLOGIA – Email discovery



O PODER DA INFORMAÇÃO (exemplo)



Elaboração de e-mailsPontos principais

Foco nos problemas do cliente e não em NÓS;

Evitar frases/palavras sublinhadas (subentendem hiperligação);

Status Quo: o seu principal concorrente

Personalização: palavra chave nos negócios B2B;

Assunto e 1.ª linha: as mais lidas em e-mails;

Vender a REUNIÃO e não os Produtos ou Empresa;



Elaboração de e-mailsPrincipais dicas

Texto não muito grande;

Cuidado com anexos (Anti Virus/SPAM);

Escrever quase como se fala habitualmente;

Terminar com uma situação de compromisso;

Evitar palavras tipo GRÁTIS, DESCONTOS (SPAM);

Texto Limpo (ruido de comunicação)



UM BOM EXEMPLO



WORKSHOPS

Pretende que a sua equipa marque muitas e boas reuniões com o seu mercado-alvo?

Quer saber quais os passos para elaborar um e-mail vencedor que abra as portas à sua empresa?

Contacte-nos pelo telefone: +351 21 409 4009 ou através de:[email protected]

BOAS VENDAS!


mailto:[email protected]


BIBLIOGRAFIA

• Snap Selling de Jill Konrath;

• Predictable Prospecting, de Marylou Tyler e Jeremy Donovan;

• High-Profit Prospecting, de Mark Hunter.



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