como escolher o parceiro ideal de serviços de contabilidade

UWU SOLUTIONS - COMO ESCOLHER O PARCEIRO IDEAL DE SERVIÇOS DE CONTABILIDADE 2

04 Como escolher o parceiro ideal

de serviços de contabilidade

05 Processos de escolha do

escritório de contabilidade

07 Cuidados logo após a escolha do

escritório de contabilidade

08 Certifique-se que o escritório de

contabilidade está a desenvolver

o seu trabalho corretamente

09 Como trocar o escritório

de contabilidade caso não esteja

satisfeito com o atual

11 Conclusão

INDICE


COMO ESCOLHER O PARCEIRO IDEAL DE SERVIÇOS DE CONTABILIDADE

A empresa do José já trabalhava com a XPTO – Serviços de Contabilidade Lda.

há vários anos. O José tinha até criado uma relação pessoal com o proprietário

desta. Não era propriamente uma relação de amizade, mas davam-se bem e

nunca tinham havido problemas de maior. No entanto, o José já há algum tempo

que pensava em procurar uma alternativa. A XPTO era uma empresa já antiga,

com procedimentos muito rígidos, e que não se tinha adaptado ao passar dos

tempos. A sua empresa tinha crescido, o negócio tinha-se tornado mais complexo,

e o José sentia falta de um acompanhamento mais eficiente, que lhe prestasse

informação económico-financeira mais atempada. É verdade que a XPTO cumpria

cabalmente com todas as obrigações contabilísticas e fiscais,

mas isso já não era suficiente.

José pensava: “se por um lado eles nunca

me causaram problemas, o certo é que

também nunca me ajudaram a encontrar

soluções”.

O que deverá o José fazer para

procurar e escolher o prestador

de serviços de contabilidade ideal?


Processo de escolha do Escritório de Contabilidade

Referências

Recomendações de outros empresários conhecidos e da própria satisfação destes

junto dos seus parceiros de serviços de contabilidade.

Presença on-line

É hoje cada vez mais importante analisar e comparar a presença on-line

das várias empresas que prestam serviços de contabilidade, nomeadamente o

conteúdo que as mesmas disponibilizam no seu site e nas redes sociais. Uma

presença forte na internet é, hoje mais do que nunca, um sinal de vitalidade e

dinamismo das empresas em geral. E as de serviços de contabilidade não fogem à

regra.

Empatia pessoal

É muito importante visitar pessoalmente o escritório para verificar a sua

estrutura funcional, falar com os seus representantes e com os seus funcionários,

conhecer a dinâmica operacional e, ao mesmo tempo, convidar o profissional a

visitar a sua empresa, expondo com clareza as suas necessidades e pretensões

empresariais. Trata-se de uma relação profissional que se baseia muito na

confiança e na empatia, e que se espera dure largos anos. Não cometa o erro de

escolher o seu parceiro apenas com base num proposta recebida por e-mail ou

por escrito. Conheça pessoalmente o seu interlocutor.

Carteira de clientes

Solicitar ao escritório uma breve relação de clientes para contacto. Desta

maneira, o empresário poderá obter algumas informações mais precisas

diretamente junto dos clientes do escritório.


Localização

Embora atualmente, com a proliferação do uso da internet nos processos

administrativos, a localização não seja um fator tão relevante como no

passado, ainda assim a localização próxima do escritório ou, em alternativa, a

possibilidade dos elementos da equipa se deslocarem rapidamente à sua empresa

pode ser um dado a ter em conta.

Tamanho

Existem Escritórios de Contabilidade que empregam apenas o contabilista

responsável, até grandes firmas com dezenas de funcionários. Se por um lado

no primeiro caso pode não haver a capacidade de resposta que necessita, dado

tratar-se de uma estrutura demasiado pequena, no extremo contrário temos

as grandes empresas do sector cuja capacidade de resposta é inegável, mas

que praticam preços muitas vezes para além do que as PME podem suportar. O

“segredo” é encontrar o meio-termo.

Valor de Honorários

Certamente que um acompanhamento mais personalizado irá encarecer o valor

final dos honorários, ao invés de um serviço mais básico de simples cumprimento

das obrigações legais. Verifique as necessidades específicas da sua empresa, pois

não valerá a pena estar a pagar por serviços que não utiliza e/ou não necessita.

Também importante, aquando da comparação de propostas, é verificar se todas

elas propõem serviços idênticos, pois vulgarmente acontece que as propostas

mais baixas não incluem determinados serviços que outras com preço mais

elevado. A velha máxima de que “o barato sai caro” não pode ser esquecida.


Cuidados logo após a escolha do Escritório de Contabilidade

Após a escolha Escritório de Contabilidade mais adequado para a sua empresa,

os seguintes aspetos devem ser tidos em conta:

Esclarecimento Detalhado

Manter diálogo franco e aberto quanto à atividade a ser desenvolvida com

todas as suas características e especificidades, a fim de obter do profissional as

necessárias explicações e orientações precisas.

Contrato

Solicitar a elaboração de um “Contrato de Prestação de Serviços”, que deverá

conter, entre outros pontos: os serviços contratados; o valor dos honorários e

respetivas regras de pagamento; processo operacional (entrega de documentos;

disponibilização de valores a pagar ao estado;

forma de pagamentos de impostos; modo de

aviso dos prazos legais; etc.).

Esclareça-se

Não esconda do escritório algo que deseje ou que

supusesse que já estava incluído. Pergunte sempre

e confirme todas as suas dúvidas. Lembre-se:

Este é um dos maiores pontos de

desentendimento entre contabilistas

e clientes, desde o primeiro dia.

Certifique-se que o Escritório de Contabilidade está a

desenvolver o seu trabalho corretamente

O escritório foi contratado e já está a trabalhar para a sua empresa. Agora

verifique se a empresa de contabilidade está a agir de forma correta

Acompanhamento

Certamente todo empresário bem-sucedido, independentemente do tamanho

da sua empresa, tem necessidade de obter os conhecimentos básicos sobre os

impostos e encargos legais que incidem sobre a sua atividade e, desta maneira,

deverá acompanhar periodicamente os prazos de pagamento dos mesmos, não

esquecendo que a responsabilidade de pagamento dos

vários impostos e taxas é sempre do empresário.

Certidões de não-dívida

Solicitar, com alguma periodicidade,

pelo menos anualmente, certidões de

não dívida às Finanças e Segurança Social.

Isto permitirá, de alguma forma,

confirmar que não existem problemas

ou questões pendentes.


Reuniões regulares

Conforme deverá estar previsto no contrato, é importante manter reuniões

periódicas com os profissionais da contabilidade para obter todas as informações

necessárias relativas ao período de análise. A periodicidade das mesmas deverá

ser estabelecida em conjunto pelas duas partes, tendo em conta as necessidades

específicas da sua empresa. No entanto, por mais pequena que seja a sua

empresa, é imprescindível a realização de pelo menos uma reunião anual.

Como trocar o Escritório de Contabilidade caso não esteja

satisfeito com o atual

Poderá chegar o dia em que a sua empresa está insatisfeita com o seu escritório

de contabilidade, seja por serviços não prestados conforme o inicialmente pre-

visto no acordo, seja porque a sua empresa cresceu e o seu parceiro não soube

acompanhar as suas novas necessidades. É o que está a acontecer com o “nosso”

José.

Nesta situação, quais os cuidados a ter em conta? O que é necessário para fazer

uma mudança o mais suave possível?

Nomeação de novo TOC

Após a rescisão referida no ponto anterior, tem 15 dias úteis para comunicar às

Finanças a nomeação de novo TOC (Técnico Oficial de Contas). Caso não cumpra

este prazo, a sua empresa poderá ser alvo de um processo contraordenacional.


Comunicação por escrito

Em primeiro lugar, a empresa deverá verificar as cláusulas de rescisão existentes

no contrato com o escritório atual e quais são as regras para efetivar a rescisão

do mesmo. Normalmente é solicitada uma comunicação com prazo de 30 a 60

dias para conclusão. Assim, a empresa deverá comunicar por escrito ao atual

escritório de contabilidade a intenção de por fim à relação profissional mantida

até à data, de acordo com os prazos e restantes regras previstas no contrato

inicialmente previsto. Caso não exista contrato, é razoável que essa comunicação

seja feita com pelo menos 60 dias de antecedência.

Pague tudo ao anterior TOC

O novo TOC é legalmente obrigado e comunicar com o anterior no sentido de

obter esclarecimentos acerca, entre outras informações, da possível existência de

dívidas da sua empresa para com este último. Em caso afirmativo, o novo TOC não

poderá assumir funções até que a situação esteja inteiramente regularizada.

Recolha da documentação

O atual escritório de contabilidade tem em sua posse, naturalmente,

documentação da sua empresa. A mesma deverá ser devolvida, mas apenas após

já não ser necessária ao cumprimento das obrigações legais em vigor até à data

de final do atual contrato.


Conclusão

Efetivamente a escolha do parceiro certo é de extrema importância para a sua

empresa, pois com todo o conhecimento especializado que possuí, pode resolver

e/ou evitar muitos problemas, por um lado, e por outro ajudá-lo a encontrar

soluções para os desafios que enfrenta no seu dia-a-dia.

Um parceiro de confiança permite-lhe poupar uma quantidade significativa de

tempo, que é então destinada à criação de valor para sua empresa, focando-se no

essencial: Ganhar Dinheiro.


* Todas as imagens são utilizadas sobre a licença CC0 1.0 Universal (Dedicação ao Domínio Público) mais informações em : http://creativecommons.org/publicdomain/zero/1.0/deed.pt

como escolher o parceiro ideal de serviços de contabilidade

Business