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Common Assessment Framework
Workshop 18 de Outubro de 2012Workshop - 18 de Outubro de 2012
APRESENTAÇÃO DE PLANO DE MELHORIASAPRESENTAÇÃO DE PLANO DE MELHORIAS
Common Assessment Framework
Recordando a Definição
Modelo de autoavaliação do desempenho organizacional,
desenvolvido para ajudar as instituições públicas a aplicardesenvolvido para ajudar as instituições públicas a aplicar
as técnicas da Gestão de Qualidade Total, melhorando o
seu nível de desempenhoseu nível de desempenho.
Common Assessment Framework
Recordando a MetodologiaRecordando a Metodologia
Modelo formação-acção, permitindo a criação de
equipas de autoavaliação
Formação em gestão de qualidade e ciclo PDCA:ç g q
Planear|Fazer|Rever|Ajustar
36 colaboradores organizados em 3 grupos de 36 colaboradores organizados em 3 grupos de
trabalho, provenientes de todas as áreas técnicas e
administrativas da FMULadministrativas da FMUL
Common Assessment Framework
Recordando o DesenvolvimentoConhecimento da FMUL: Missão e visão, organigrama, QUAR
processos-chave stakeholders e recursosprocessos chave, stakeholders e recursos
Desenvolvimento de plano de comunicação: Envolvimento
dos demais colaboradores, colaboração na recolha de
evidências, motivar para a fase de implementação
Conhecimento dos 9 critérios CAFConstrução do relatório de autoavaliação: No final da
formação, os formandos deveriam apresentar um relatório
t d idê i t d lh isuportado em evidências e propostas de melhoria
Os Eixos de ACTUAÇÃO para a MelhoriaÇ
Abordagem por processos
MELHORIA Com nicaçãoMELHORIA Comunicação
Bem-estar organizacionalorganizacional
Plano de Melhorias IPlano de Melhorias - I
Equipa de 9 elementos Equipa de 9 elementos
Análise de 375 propostas de melhoria
Selecção de áreas de intervenção com carácter transversal
P it h tPermitem acompanhamento
Introdução de mecanismos de monitorização idênticos
Obtenção de resultados complementares
Plano de Melhorias IPlano de Melhorias - I
METODOLOGIA
Elaboração de Plano Comunicacional Elaboração de Plano Comunicacional
Identificação de boas práticas
Identificação de processos chave e propostas de melhoria
Formação em desenho de processos
O Resultado EsperadoO Resultado Esperado
Maturidade no conhecimento da Faculdade de Medicina da UL Maturidade no conhecimento da Faculdade de Medicina da UL
Participação em grupos de missão _ QUAR
Maior conhecimento dos processos funcionais e identificação de p çpotencial para formatos de atuação comum
Incentivo ao funcionamento interdisciplinar
Contribuição activa para novos formatos de organização _ nova UL
Abertura a novos desafios, que surgem como oportunidades e nãoameaças
APRESENTAÇÃO DO PLANO MELHORIAS SERVIÇOSAPRESENTAÇÃO DO PLANO MELHORIAS SERVIÇOS
TÉCNICOS E ADMINISTRATIVOS FMUL_2012/2013
• Eixo Abordagem Processos– António Santos, Carla Lucas e Pedro Marçal
• Eixo Bem‐Estar Organizacional– André Silva, Antónia Ferreira e Isabel Aguiar
• Eixo Comunicação– Ana Moreira, Ana Murteira e Raquel Viegas
Que esta seja uma excelenteQue esta seja uma excelente sessão de trabalho
Obrigada
Identificação de processos
éserviços técnico-
d dadministrativos da FMUL
António Santos | Carla Lucas | Pedro Marçal
Contexto / Enquadramento
Missão do Grupo
• Cooperar com as diferentes áreas técnico-administrativas
através de metodologias, instrumentos e recursos no desenhog ,
de processos;
Metodologia
• Trabalho de proximidade;
• Reuniões periódicas de ajuda e acompanhamento;
• Fornecimento de recursos ao Desenvolvimento do• Fornecimento de recursos ao Desenvolvimento dotrabalho.
Gestão do Conhecimento OrganizacionalGestão do Conhecimento Organizacional
• A importância do conhecimento organizacional;
• Sistematização do conhecimento;
• Identificação de responsabilidades;
• Obriga a repensar os processos;
• Repositório / retenção do conhecimento;
• Adopção de um modelo de gestão pela qualidade;• Adopção de um modelo de gestão pela qualidade;
• Adaptação das Organizações à Modernidade;
Processos Centraisocessos Ce t a s
• Conjunto de processos sem os quais umaConjunto de processos sem os quais umadeterminada organização ou unidade dessaorganização não cumpriria a sua missão.
• Processos que caracterizam e justificam aactividade duma organização, resultando no produtoou serviço que é recebido por um cliente interno/ou se ço que é eceb do po u c e te te o/externo.
E t i fl i di t t• Estes processos influenciam directamente aqualidade dos serviços prestados.
Proposta de actuação – 1.ª fase
Núcleo de sistemas de informação
. Reunião com todos os responsáveis de todas as áreas tecnico-informação
Biblioteca-CDICoordenação
PólosAdministrativos
administrativas para apresentação do projeto
Área Académica
Assessoriasinstitucionais
Áreas Tec. Admin.
d FMUL
. Nomeação de 1-2 representantes de cada área para início da identificação dos processosAcadémicainstitucionais
da FMUL identificação dos processos
. Acerto de cronograma do projeto
NúcleoFinanceiro
Núcleo Recursos
NúcleoInstalações
Equipamentos
p j
. 2012
Humanos
Proposta de actuação – 2.ª fase
. Reuniões com os representantes de todas as áreas para divulgação dos materiais/ recursos de suporte ao projeto
. Calendarização de reuniões de formação/ transferência de conhecimento no âmbito do projecto/ reuniões de acompanhamento
. Disponibilidade – Autonomia
. Validação do mapeamento efetuado
. Elaboração de um manual de processos – Matriz comum
. Compilação pelo grupo sectorial
2013. 2013
Ficha de processoApoio desenho de
fluxogramasRecursos
Glossário de conceitos
MS Visio Software licenciado pela FMULlicenciado pela FMUL
Processo de Formação Formação
Profissional
. The Faculty of Medicine of Lisbon improvment plan
. Work process management
. Communication
. Welfare
. CAF WORKS !!!
CAF Common AssessmentCAF – Common Assessment FrameworkWorkshop – 18 de Outubro de 2012
Grupo Plano de Melhorias CAFGrupo Plano de Melhorias CAF ‐COMUNICAÇÃO
Ana Cristina MurteiraAna Raquel MoreiraRaquel Viegas
Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa
Descrição das acções de melhoria
• 1. Análise, Actualização e Uniformização dos Conteúdos do Portal da FMULdo Portal da FMUL
2 C i ã d Fl h I f ti• 2. Criação de Flash Informativo
Comunicação
Análise, Actualização e Uniformização dos Conteúdos do Portal da FMULFMUL
Descrição da acção de melhoria
• Promover a uniformização e actualização dos conteúdos do Portal de modo a facilitar o acesso à informação necessária aos diversos clientes da FMUL.
Objectivo da acção de melhoria
A i f ã d li i fi á i fi iê i d• Aumentar a satisfação do cliente interno e externo e a eficácia e eficiência da comunicação
Actividades a realizarActividades a realizar
• Criação de um Grupo de Trabalho.ç p
• Mapeamento da estrutura actual do Portal, Análise e Proposta de novo modelo de apresentação da informação.novo modelo de apresentação da informação.
• Definição e uniformização de regras para inserção de conteúdos, desenho do circuito de informação e identificação de responsáveisdesenho do circuito de informação e identificação de responsáveis por área.
• Implementação da acção proposta• Implementação da acção proposta.
F t íti d / t i tFactores críticos de sucesso / constrangimentos
• Excesso de tarefas por parte dos elementos que integram as equipas.
• Limitações da plataforma em que assenta o Portal.
• Data prevista para o início e conclusão da acção: 2012/2013
Comunicaçãoç
Criação de Flash Informativo
Descrição da acção de melhoria
• Criar um modelo de informação actual e periódico com uma linha editorial centrada numa linguagem simples, concisa, funcional e de leitura rápida, aproveitando uma canal de informação já existente (email).
Objectivo da acção de melhoria
• Informar periodicamente o colaboradores da FMUL sobre conteúdos pertinentes• Informar periodicamente o colaboradores da FMUL sobre conteúdos pertinentes e de interesse para os mesmos.
Actividades a realizarActividades a realizar
• Elaborar o projecto de imagem e a estrutura do Flash Informativo.p j g
• Desenhar o circuito de informação, definir conteúdos a disponibilizar e periodicidade.disponibilizar e periodicidade.
• Identificar, nas diversas áreas, os responsáveis pela disponibilização da informaçãodisponibilização da informação.
• Testar o modelo e circuito de informação com um grupo piloto.
• Implementação do modelo.
Factores críticos de sucesso / constrangimentos
• Excesso de tarefas por parte dos elementos que integram as equipas.
• Escolha dos formatos, conteúdos e linguagem mais ajustados à informação a disponibilizar.
• Data prevista para o início da acção: 2012/2013
CAF – Common Assessment FrameworkWorkshop - 18 de Outubro de 2012
Grupo Plano de Melhorias CAF
Bem-estar Organizacional – Acções de Melhoria g ç
André Silva
A tó i F iAntónia Ferreira
Isabel Aguiar
Descrição das acções de melhoria
1. Implementar um plano de Higiene e Segurança no Trabalho para a FMULpara a FMUL
2. Realização de reuniões regulares com todos os colaboradores de cada área funcional para
h t dacompanhamento dos processos
1. Implementar um plano de Higiene e Segurança no Trabalho para a FMULSegurança no Trabalho para a FMUL
Bem-estar organizacional – Higiene e Segurança no Trabalhog g g ç
Objectivos da acção de melhoria
• Melhorar a segurança e o bem estar de todos os colaboradores• Melhorar a segurança e o bem-estar de todos os colaboradores da FMUL.
Garantir condições de trabalho que não coloquem em risco a• Garantir condições de trabalho que não coloquem em risco a saúde dos colaboradores, através da eliminação ou redução dos riscos profissionais (condições inseguras de trabalho, condutasriscos profissionais (condições inseguras de trabalho, condutas imprudentes, posturas incorrectas) que podem afectar a saúde, a segurança e o bem-estar do trabalhador.
Actividades a realizar Higiene e Segurança no TrabalhoActividades a realizar – Higiene e Segurança no Trabalho
• Criação de uma equipa piloto para implementação do ç q p p p p çprojecto.
• Apresentação da acção de melhoria a todos os colaboradoresApresentação da acção de melhoria a todos os colaboradores da FMUL, bem como dos objectivos da sua implementação, discussão, recolha de sugestões.
• Plano de sensibilização / formação.
Workshops temáticos• Workshops temáticos.
• Produção de materiais de sensibilização para colocar nos i i il d õserviços e enviar por e-mail: cartazes com recomendações
sobre ergonomia, segurança e higiene, etc.
Actividades a realizar – Higiene e Segurança no Trabalho
• Criação de manual de boas práticas sobre segurança e higiene no local de trabalho
• Criar um espaço no portal da FMUL dedicado à implementação da CAF na FMUL, onde seria colocada a informação produzida no âmbito desta acção de melhoria bem como os resultados dasâmbito desta acção de melhoria, bem como os resultados das avaliações periódicas, ex: análise da agua, manutenção do ar condicionado, etc.
• Elaborar plano de segurança do edifício
• Elaborar plano de actuação em situação de emergência• Elaborar plano de actuação em situação de emergência
Higiene e Segurança no TrabalhoFactores críticos de sucesso / constrangimentos
• Dificuldades no comprometimento individual com as questões de p qsegurança e higiene no local de trabalho ‐ ausência de uma cultura organizacional neste âmbito
• Custos associados à implementação do projecto, financeiros e RH a envolver
Hi i S T b lhHigiene e Segurança no TrabalhoMecanismos de monitorização / avaliação da acção e datas
• Aplicação de questionário após as acções de sensibilização/formação para aferir o que mudou, e de que forma estas acções contribuíram para melhorar a qualidade de vida e o bem‐estar dos colaboradores
• Análise e divulgação dos resultados
2 R li ã d iõ iódi2. Realização de reuniões periódicas com todos os colaboradores de cada área funcional
para acompanhamento dos processos
Objectivos da acção de melhoriaObjectivos da acção de melhoria
• Optimização dos resultados de cada processo, desenvolvimento de uma atitude crítica assertiva, do espírito de equipa, de envolvimento através da participação na estratégia a desenvolver melhoriaparticipação na estratégia a desenvolver, melhoria da comunicação e bem‐estar organizacional
Actividades a realizar:
• Acompanhamento / monitorização de cada um• Acompanhamento / monitorização de cada um dos processos, ao nível da
bilid d / l i i di id l d dresponsabilidade/envolvimento individual de cada colaborador envolvido, discussão de questões relacionadas com a comunicação e o bem‐estar organizacional, a nível individual e colectivog ,
• As estruturas dirigentes deverão acompanhar e it i d l i t d t t b lhmonitorizar o desenvolvimento destes trabalhos
• Estabelecimento de uma ordem de trabalhos para cada reunião, previamente definida e enviada aos pparticipantes com antecedência; elaboração de actas que permitirão uma mais eficiente gestãoactas que permitirão uma mais eficiente gestão, organização, monitorização e perspectiva do trabalho realizado incrementando os níveis detrabalho realizado, incrementando os níveis de envolvimento pessoal.
• As estruturas dirigentes deverão acompanhar e monitorizar o desenvolvimento destes trabalhos.
Factores críticos de sucessoFactores críticos de sucesso
í d h d d l l• Níveis de empenhamento individual e colectivo • Comunicação ç• Mapeamento eficiente do processo, incluindo
d t t b l idprazos e datas estabelecidas
Resultados esperados no eixo estratégico do bem estarResultados esperados no eixo estratégico do bem‐estar
• Promoção da segurança, qualidade e bem‐estar de todos os colaboradores da FMUL, contribuir para um clima de satisfação e comunicação no local de trabalholocal de trabalho.
CAF – Common Assessment Framework
Workshop ‐ 18 de Outubro de 2012G Pl d M lh i CAFGrupo Plano de Melhorias CAF
Evidências de BoasEvidências de Boas Práticas na FMUL
ALGUNS EXEMPLOS:
1 ‐ Aplicações informáticas para diversas áreas desenvolvidas internamente ‐ ex Portal de Pedidos:desenvolvidas internamente ‐ ex. Portal de Pedidos:. Pedidos de aquisição de material
d d d b. Pedidos de abate. Pedidos de reparações. Pedidos de carregamento telefónico. Pedidos de impressão de grelhas para exame de L.O.. Pedidos de impressão de grelhas para exame de L.O.. Pedidos de mudança de Equipamentos…P did d R d V D d. Pedidos de Rede Voz e Dados. Pedido de Jericans …
EXEMPLOS (continuação):EXEMPLOS (continuação):
2 ‐ Responsabilidade social – Faculdade de Ajudar p j(ex.: Campanhas diversas de solidariedade, também em colaboração com outros projectos como Banco Alimentar AMI Entregatos );como Banco Alimentar, AMI, Entregatos…);3 ‐ Conteúdos de apoio (ex.: manuais de utilizador on‐line, Guia Multimédia 2012,);on line, Guia Multimédia 2012,);4 ‐ Formação (adequada às necessidades da instituição);instituição);5 ‐ Dia do candidato (Um exemplo de trabalho em equipa na FMUL);equipa na FMUL);
EXEMPLOS (continuação):( ç )
6 ‐ Newsletter institucional em edição electrónica, aberta à participação da comunidade – 30ª edição. INFMUL;7 ‐ Caixa de Sugestões / reclamações(ex Biblioteca‐CDI Secção Académica(ex.Biblioteca CDI, Secção Académica, Tesouraria);
i ( )8 – Parcerias (ex. IMM, HSM…);9 ‐ FAQs on‐line (ex.Biblioteca‐CDI, Mygiaf,9 FAQs on line (ex.Biblioteca CDI, Mygiaf, Formação);
