cnr-opes-dc-gs-pre-01 manual de la gestión secretarial en

Gestión Secretarial de la DC CNR-OPES-DC-GS-PRE-01 V1 Página 1 de 45 Procedimiento Específico

Elaborado: Revisado: Avalado:

Kerlin Araya Rodríguez

Supervisado por:

Cinthia Azofeifa Ureña

Prueba piloto y retroalimentado en el año 2012 por: María Vásquez Rodríguez, con la supervisión de Cinthia Azofeifa Ureña Aprobado en reunión 01-2013 por el personal de la División Aprobado en reunión 02-2013 (ficha Técnica) por el personal de la División

Sonia Rojas Soto Jefatura de la DC

Fecha: 31 de octubre de 2011 Fecha: 4 de abril de 2013 y 17 de mayo de 2013

Fecha: 10 de junio de 2013

CNR-OPES-DC-GS-PRE-01

Manual de la Gestión Secretarial en la División de Coordinación

Gestión Secretarial de la DC PRE-OPES-DC-GS-01 V 1 Página 2 de 45

Procedimiento Específico

Índice

Índice ....................................................................................................................... 2

1. Objetivo ............................................................................................................. 5

2. Alcance ............................................................................................................. 5

3. Definiciones ...................................................................................................... 5

4. Referencias ....................................................................................................... 6

5. Autoridades y responsabilidades ...................................................................... 6

6. Descripción del procedimiento .......................................................................... 6

6.1 Entrada y Salida de documentos .............................................................. 6

6.1.1 Entrada de documentos ......................................................................... 6

6.1.2 Salida de documentos ........................................................................... 7

6.2 Elaboración de tipos documentales .......................................................... 8

6.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos .............................................. 8

6.2.2 Constancias y certificaciones ................................................................. 9

6.2.3 Convocatorias, Minutas y Ayudas de Memoria de las reuniones de la

División y otras solicitadas por la Jefatura .................................................... 10

6.3 Gestión de Solicitudes y trámites ............................................................ 11

6.3.1 Solicitud de transporte ......................................................................... 11

6.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad ................................................ 12

6.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén) ............... 12

6.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería ................................................ 13

6.3.5 Solicitud de servicios misceláneos ....................................................... 15

6.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría ........... 15

6.3.7 Gestión de pago por medio de caja chica ............................................ 16



6.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje ............................................ 16

6.3.9 Trámites de averías ............................................................................. 17

6.4 Controles y Reportes .............................................................................. 18

6.4.1. Reporte entrega de expedientes ......................................................... 18

6.4.2. Reporte de correspondencia enviada y recibida ................................. 19

6.4.3. Reporte anual de asignación de activos electrónicos ......................... 19

6.4.4. Informe anual de labores .................................................................... 20

6.4.5. Reporte semanal de reuniones y actividades ..................................... 21

6.5 Servicio de atención al usuario ............................................................... 21

6.5.1 Consultas internas y externas .............................................................. 21

6.5.2 Atención de invitados ........................................................................... 21

6.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos ................................... 22

6.6 Archivo ............................................................................................... 22

6.6.1 Listas de Remisión de documentos al Archivo Central ........................ 22

7. Diagrama descriptivo ...................................................................................... 23

7.1 Entrada y Salida de documentos ............................................................ 25

7.1.1 Entrada de documentos ....................................................................... 25

7.1.2 Salida de documentos ......................................................................... 26

7.2 Elaboración de Tipos Documentales ...................................................... 27

7.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos ............................................ 27

7.2.2 Constancias y certificaciones ............................................................... 28

7.2.3 Convocatorias, Minutas, Ayudas de Memoria de las reuniones de

División y otras solicitudes por la Jefatura .................................................... 29

7.3 Gestión de Solicitudes ............................................................................ 30

7.3.1 Solicitud de transporte ......................................................................... 30

7.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad ................................................ 31

7.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén) ............... 32

7.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería ................................................ 33



7.3.5 Solicitud de servicios misceláneos ................................................. 34

7.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría ........... 35

7.3.7 Trámites por medio de caja chica ........................................................ 36

7.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje ............................................ 37

7.3.9 Trámites de averías ............................................................................. 38

7.4 Controles y Reportes .............................................................................. 39

7.4.1 Reporte de entrega de expedientes ..................................................... 39

7.4.2 Control de correspondencia enviada y recibida ................................... 40

7.4.3 Reporte de asignación de activos electrónicos .................................... 41

7.4.4 Informe anual de labores ..................................................................... 42

7.4.5 Reporte semanal de reuniones y actividades ...................................... 42

7.5 Servicio de atención al usuario .............................................................. 43

7.5.1 Consultas internas y externas .............................................................. 43

7.5.2 Atención de invitados ........................................................................... 43

7.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos ................................... 44

7.5.4 Listas de remisión de documentos al archivo central ........................... 45

8. Modificaciones respecto a la versión anterior ................................................. 45



1. Objetivo

Elaborar un manual del macroproceso que desarrolla la persona que ocupa el

puesto de secretaria en la División de Coordinación.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a las actividades internas que se realizan en la

División de Coordinación de la Oficina de Planificación la Educación Superior del

CONARE.

3. Definiciones

CONARE: Consejo Nacional de Rectores.

OPES: Oficina de Planificación de la Educación Superior.

DC: División de Coordinación.

IESUE: Instituciones de Educación Superior Universitaria Estatal (comprende la

UCR, ITCR, UNA, UNED).

GS: Gestión secretarial.

Macroproceso: es el conjunto de procesos estratégicos que por su nivel

jerárquico se relacionan directamente con las principales áreas de gestión de la

organización.

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4. Referencias

Las referencias a consultar durante la gestión secretarial en la DC se presentan a

continuación:

Manual de los Procedimientos Generales en la institución

Procedimientos Generales del Archivo Central

Lineamientos de Trabajo de la DC

Otras referencias documentales

5. Autoridades y responsabilidades

La persona que ocupa el puesto de secretaria) en la División de Coordinación, se

va a encargar de velar por el cumplimiento del macroproceso establecido en este

manual, dando asesoramiento a lo interno de la División, para que estos procesos

se sigan correctamente.

6. Descripción del procedimiento

6.1 Entrada y Salida de documentos

6.1.1 Entrada de documentos

Se reciben documentos que envían dependencias del CONARE, las IESUE y otras

instituciones públicas o empresas privadas nacionales y extranjeras, en la

secretaría de la División de Coordinación.

La secretaría de la DC, procede a sellar una copia del documento, para ponerle

los datos de recibido. Esta copia es la que se lleva la persona que entregó el

documento, como constancia de su entrega. Seguidamente, la persona encargada



de la secretaría de la DC coloca el sello de recibido al documento y agrega los

datos de recibido.

Se procede al análisis del documento y se ingresa en el control digital de

correspondencia recibida (el formato de este control, se lleva de forma digital y se

puede encontrar en el Manual de Procedimientos del Archivo Central del

CONARE), luego se confecciona e imprime un oficio de traslado.

Posteriormente, se trasladan ambos documentos a la jefatura de la DC, para que

ésta los analice, les coloque el sello de asignado y firme el respectivo traslado

documental. Además, redacción, en caso que proceda.

Una vez que el oficio de traslado tiene la firma de la jefatura, se le colocan los

sellos respectivos y se imprimen las copias necesarias en el papel

correspondiente. Posteriormente, la persona encargada de la secretaría realiza la

entrega de toda la documentación.

6.1.2 Salida de documentos

El personal de la DC confecciona algunos tipos documentales, que resuelven

diversas gestiones y los trasladan a la secretaría de la DC, para que se ingresen

los datos en el control de correspondencia enviada (el formato de este control, que

se lleva de forma digital se puede encontrar en el Manual de Procedimientos de

Archivo Central del CONARE) y la gestión correspondiente.

Para la salida de documentos internos, la persona encargada de la secretaría los

traslada a la instancia correspondiente, donde recoge el recibido en una copia del

documento.



En caso de salida de documentos externos, la persona encargada de la secretaría

entrega el tipo documental en la Recepción del CONARE, junto con una copia del

documento para recoger el recibido. Esta instancia realiza el envío al destinatario

indicado y, una vez hecha la gestión, devuelve la copia con el recibido.

6.2 Elaboración de tipos documentales

6.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos

Al recibir un documento y darle la resolución a este, se puede requerir que la

persona encargada de la secretaría de la DC elabore memorandos o cartas, que

según la normativa del Archivo Central del CONARE indica que:

1. Los memorandos son tipos documentales que solo se utilizan a nivel interno

y que su extensión no va a exceder de una página.

2. Las cartas se utilizarán cuando el oficio a lo interno del CONARE, sea

superior a una página o cuando se necesite enviar alguna nota a lo externo

de la institución, sin importar su dimensión.

3. A los memorandos y cartas se les asigna el consecutivo correspondiente

(la persona encargada de la secretaría, lleva un registro impreso y digital

de los consecutivos, indicando las siglas del nombre de la persona que lo

utilizó).

Por otra parte, la persona encargada de la secretaría de la DC, puede recibir de

las (los) funcionarias (os) de la División, la solicitud de colaboración para dar

formato a algunos tipos documentales, como informes, cuadros, tablas, estudios y

otros documentos específicos. Para ello la persona encargada de la secretaría,



utiliza la normativa correspondiente para dar el formato al tipo documental y lo

devuelve al funcionario para su revisión y aprobación.

6.2.2 Constancias y certificaciones

Se recibe la solicitud para la elaboración de una constancia o certificación y esta

se traslada a la persona encargada de la secretaría.

La persona encargada de la secretaría de la DC, procede a buscar y consultar la

información que se requiere certificar. La información requerida para la confección

de la constancia y/o certificación se puede encontrar en el Archivo de Gestión de

la DC o bien en el Archivo Central del CONARE.

Una vez que se tiene toda la información, se confecciona el tipo documental

solicitado, este se elabora según la normativa institucional. Cuando el documento

está confeccionado, se solicita en la secretaría de la Dirección de OPES, un

número de oficio para colocarle al tipo documental elaborado.

La persona que trabaja en la secretaría de la División, traslada a la jefatura de la

DC, el documento solicitado con la información necesaria para corroborar los

datos, analizar la información y en caso de tener sugerencias, se las hace saber a

la secretaría, para que se modifique el documento. Posteriormente, se lo traslada

con la firma de la secretaria para que la jefatura lo firme.

Cuando el documento tiene la firma de la secretaría y de la jefatura de la DC, se le

saca una copia y se lleva a la Dirección de OPES, para su firma.

Finalmente, cuando el documento tiene las firmas requeridas, la secretaría de la

Dirección de OPES, informa que el documento está completo, la persona

encargada de la secretaría recoge la certificación o constancia, llama a la persona



solicitante para que retire el documento, del cual debe quedar una copia con la

constancia de recibido.

6.2.3 Convocatorias, Minutas y Ayudas de Memoria de las reuniones de la División y otras solicitadas por la Jefatura

La persona encargada de la secretaría de la DC, elabora las convocatorias para

las reuniones de la División. Posteriormente, traslada a la Jefatura las

convocatorias para su revisión y firma.

Cuando tienen la firma de la Jefatura, la persona encargada de la secretaría las

sella y saca una copia para la obtención del recibido y procede a entregarlas al

personal de la DC.

La persona encargada de la secretaría es la responsable de elaborar los

resúmenes de reuniones de la DC y darle seguimiento de acuerdos.

Posteriormente, el resumen debe ser aprobado por el personal de la División o

Equipo en una reunión. Luego, es firmado por la Jefatura de la División.

En el caso que la Jefatura solicite a la secretaría de la DC, asistir a alguna reunión

de alguna Comisión o Equipos, ella confeccionará la ayuda de memoria

correspondiente.

La persona encargada de la secretaría archiva el documento, según la normativa

institucional.



6.3 Gestión de Solicitudes y trámites

6.3.1 Solicitud de transporte

El personal de la DC, informa a la secretaría las fechas en que tendrán reuniones

u otras actividades fuera de las instalaciones del CONARE, así como las giras

previstas y se incluyen en un registro. Luego, confeccionan la boleta de solicitud

de vehículo y se la entregan a la secretaria de la División.

Posteriormente, el personal de la DC traslada a la secretaría la boleta de solicitud

de vehículo, debidamente llena; la secretaría procede a verificar los datos, según

la información previa, brindada por el personal de la DC. Una vez que la secretaría

ha verificado los datos, procede a trasladar la boleta de solicitud a la jefatura de la

DC, para su revisión y firma.

Cuando la boleta tiene la firma de la jefatura, la persona encargada de la

secretaría la sella y saca una copia para la obtención del recibido y procede a

entregarla en la secretaría de la Sección Administrativa del CONARE.

Al entregarla en la secretaría de la Sección Administrativa, se verifica que la

persona que recibe el documento, además de colocar el sello de recibido de esa

unidad, indique si hay o no vehículo institucional.

Al conocer si hay vehículo institucional o no, se le indica a la persona que realizó

la solicitud, para que proceda según corresponda.


institucional.



6.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad

El personal de la DC, solicita a la secretaría una boleta de control de ausencias, la

cual viene con una copia para el solicitante. Posteriormente, la traslada

debidamente llena a la secretaría de la DC; y ella procede a verificar los datos.

Una vez concluido este paso, la persona encargada de la secretaría de la DC,

traslada la solicitud a la jefatura para su autorización y firma.

Después se procede a sellarla y sacar otra copia que sirva para la obtención del

sello de recibido. Al concluir con estos pasos, lleva la boleta a la secretaría de la

Sección Administrativa para que se continúe con el trámite y firme las copias de

esta. Una copia se incluye en el archivo de gestión de la DC y la otra se le

entrega a la persona solicitante con el sello y firma de recibido de la Sección

Administrativa.


institucional.

6.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén)

El personal de la DC solicita a la persona encargada de la secretaría algún

material y/o suministro de oficina que requiera o bien la secretaria (o) verifica si

falta algún material y/o suministro de uso común en la DC.

Luego, la persona encargada de la secretaría de la DC, se dirige al Almacén

Institucional y le solicita a la persona encargada, los materiales y/o suministros

que se requieren.



Cuando la secretaría recibe lo solicitado, debe firmar una boleta en la que se

indica, lo entregado por la persona encargada del almacén.

Posteriormente, la persona encargada de la secretaría ingresa en una tabla de

Excel, los datos de los materiales y/o suministros solicitados al Almacén

Institucional. Esta tabla es un control digital de los materiales y/o suministros

solicitados y entregados al personal.

Finalmente, se le informa al personal de la DC que solicitó los materiales y/o

suministros, que estos se encuentran en la oficina de secretaría para que los

retiren y el material de uso común en la DC, se coloca en su lugar habitual.

6.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería

El personal de la DC informa a la persona encargada de la secretaría, las fechas

en que tendrán reuniones o cualquier tipo de actividades. Además, en los casos

en que estas se realicen en las instalaciones del CONARE, indican la cantidad de

personas que asistirán al evento, el número de cédula de cada uno de los

participantes en la reunión, el horario, si necesitan repostería y el tipo de equipo

multimedia que se requiera.

La persona encargada de la secretaría gestiona ante la Dirección, el préstamo de

una sala y/o auditorio, indicando el número de personas que asistirán al evento, el

motivo del mismo, quién lo organiza y la persona encargada de la actividad o

reunión en la DC. La secretaría también puede realizar esta gestión, vía telefónica

o presencial, en la dependencia o Programa que cuente con espacios para realizar

reuniones.



Para el caso de las actividades que no sean reuniones usuales, además, la

persona encargada de la secretaría confecciona un oficio, dirigido a la Dirección

de OPES, en el cual se solicita la autorización para el uso de las instalaciones.

Este documento debe indicar el nombre del evento, el número de personas que

asistirán, la fecha, la hora y duración de este, una descripción de la relación del

evento con el trabajo de alguna comisión o subcomisión del CONARE, entre

otros. Este oficio va firmado por la Jefatura de la DC.

Posteriormente, cuando se tiene el espacio reservado, se tramita ante el CETIC,

el préstamo de equipo multimedia; para ello se ingresa en la intranet del

CONARE, al espacio del CETIC y se llena la boleta de solicitud de equipo.

Después de esta acción debe llegar un correo electrónico a la persona que

completó la boleta, que indica que la solicitud ya fue hecha. Seguidamente, la

secretaría de la DC, procede a anotar el número de solicitud en la agenda, junto a

la reunión o evento para el cual se solicitó el equipo. Posteriormente, el CETIC le

informa la disponibilidad de equipo audiovisual. En caso de que el CETIC no

cuente con equipo multimedia disponible, la secretaría informa al personal

solicitante de la DC.

Para las actividades o eventos que requieran de repostería, la secretaría solicita al

proveedor que se haya elegido en la Proveeduría Institucional. Para ello la

secretaría consulta a la persona encargada de la actividad en la DC, si desea

solicitar algún tipo de alimentación específico, y además, debe llamar con

anterioridad, al proveedor designado para evitar inconvenientes con la

alimentación.

Cuando el personal de la DC lo requiera, solicita a la secretaría, el apoyo en la

organización de los eventos, actividades o reuniones.



6.3.5 Solicitud de servicios misceláneos

El personal de la DC, solicita a la secretaría una boleta de solicitud de servicios

misceláneos, que posteriormente, traslada debidamente llena; la secretaría

procede a verificar los datos, saca una copia de la boleta para la obtención del

sello de recibido y la transfiere a la secretaría de la Sección Administrativa, para

que se continúe con el trámite. Es importante recordar que el formato de este

documento es el establecido por la Sección Administrativa del CONARE y esta

boleta solo se utiliza cuando se necesita un trámite urgente.

6.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría

El personal de la DC, confecciona y entrega a la secretaría de la DC una carta de

solicitud de algún bien o servicio, junto con la boleta de solicitud de bienes y

servicios, respectiva. Posteriormente, la secretaría o la persona encargada de

planificación y control, procede a revisar y verificar los datos. Luego confecciona

los oficios correspondientes.

En el caso de las solicitudes de pago y visto bueno, se confecciona una carta de

traslado de dicha solicitud dirigida a la Unidad de Proveeduría.

Una vez concluido este paso, la persona encargada de la secretaría de la DC,

traslada los oficios o la boleta de solicitud de bienes y servicios a la Jefatura para

su revisión y firma.

Posteriormente, se procede a sellarlos y sacar otra copia que sirva para la

obtención del sello de recibido. Al concluir con estos pasos, lleva los oficios o la

boleta de solicitud de bienes y servicios a las instancias respectivas para que se

continúe con el trámite y firme la copia de esta.



La secretaria de la DC, es la encargada de llevar un registro en Excel de las

solicitudes de bienes y servicios y de las solicitudes de pago respectivas. Además,

dar seguimiento a la entrega de lo solicitado.

Nota: Cada año, la Proveeduría Institucional envía los “Lineamientos para la

solicitud de usuario de bienes y/o servicios, programa de adquisiciones y proceso

de contrataciones”.


institucional.

6.3.7 Gestión de pago por medio de caja chica

El personal de la DC, confecciona y entrega una boleta de liquidación de gastos a

la persona encargada de la secretaría de la DC y esta procede a revisarla. Luego,

hace el traslado de la boleta a la jefatura para su revisión y firma.

Una vez que la jefatura de la DC ha firmado la boleta de liquidación de caja chica,

la secretaría saca una copia de dicha boleta y sus facturas, para la obtención de la

firma y sello de recibido y hace entrega del original en la Sección Administrativa,

a la persona encargada de la administración de la caja chica institucional. La copia

se incluye en el archivo de la DC.


institucional.

6.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje

La secretaría recibe por parte del funcionario (a) de la División una carta para la

autorización de la gira, la cual incluye un costo aproximado de la gira.

Posteriormente, se confecciona y traslada a la Jefatura, un oficio de acuse de

recibo a la persona interesada; en el que se incluye la respuesta de la Jefatura al



permiso solicitado y otro oficio para el Director de OPES, en el cual se le informa

las personas que estarán de gira y se le solicita la autorización de los viáticos, en

caso que proceda. Una copia con la respuesta del Director de OPES es enviada a

la División de Coordinación desde la Dirección.

Una vez que el funcionario (a) realizó la gira, entrega a la secretaría, la boleta de

liquidación de viáticos, debidamente llena, junto con los comprobantes

respectivos. Posteriormente, la secretaría de la DC, lo revisa y lo traslada a la

Jefatura para su firma. Una vez firmado, la secretaria procede a sacar una copia

para la obtención del sello de recibido y entregarlo a la unidad correspondiente. La

secretaria incluye una copia con el recibido en el archivo de la DC.


institucional.

6.3.9 Trámites de averías

El personal de la DC informa a la secretaría, si tienen algún problema técnico con

el equipo de computación, telefónico o daño de algún bien. La persona encargada

de la secretaría de la DC completa la solicitud con los datos que solicita el CETIC

o la unidad de mantenimiento. La solicitud ante el CETIC la tramita de manera

electrónica y en el caso de la unidad de mantenimiento, se confecciona y traslada

una boleta a la secretaría de la Sección Administrativa. Una copia de estas

solicitudes queda incluida en el archivo de la División.



6.4 Controles y Reportes

La secretaría de la DC lleva los siguientes controles los cuales son actualizados

diariamente: control de expedientes, control de correspondencia, control de activos

y reporte semanal de reuniones. La secretaria de la DC también se encarga de

confeccionar los diversos reportes que le solicite la jefatura. Estos reportes se

definen en los lineamientos de trabajo de la DC; además, se confeccionan otros

reportes que surjan de algún requerimiento específico. De todos los reportes se

deja una copia en el archivo de la DC.

6.4.1. Reporte entrega de expedientes

El personal de la DC que participa en las áreas de coordinación interuniversitaria,

hace entrega de los expedientes de las reuniones y/o sesiones de las comisiones,

subcomisiones y/o equipos interuniversitarios de cada área, a la persona

encargada de la secretaría de la DC. En este caso, el expediente se recibe

mediante un memorando que confecciona la persona que hace entrega del

expediente.

En el caso de que sean expedientes de sesiones realizadas por las Comisiones de

Vicerrectores, estos los recibe la persona encargada de la secretaría de la DC y se

trasladan a la jefatura para su conocimiento. Una vez que la jefatura lo indica, la

secretaria de la DC confecciona un oficio por medio del cual envía a la Dirección

de OPES una copia de la minuta y convocatoria de la sesión de vicerrectores.

Además, confecciona un memorando de traslado del expediente al archivo de la

DC y un acuse de recibo del expediente a la persona que lo entrega.

Seguidamente, la persona encargada de la secretaría de la DC, hace entrega de

estos documentos a la jefatura para su conocimiento, revisión y firma.



Para finalizar, la persona encargada de la secretaría de la DC, entrega los

documentos revisados y firmados por la Jefatura de la DC, a la persona y/o

instancia correspondiente.

La persona encargada de la secretaría de la DC, confecciona un reporte sobre los

expedientes faltantes en el archivo de la DC, en las fechas indicadas en los

lineamientos anuales de trabajo de la DC y lo traslada a la jefatura para su

conocimiento.

En caso que existan expedientes faltantes, la secretaria confecciona un oficio para

las personas encargadas de las áreas, mediante el cual la jefatura solicita

completar la entrega.


institucional.

6.4.2. Reporte de correspondencia enviada y recibida

Al final de cada año, la persona encargada de la secretaría, confecciona un

memorando en el cual informa a la jefatura, el número total de la correspondencia

enviada y recibida en la División de Coordinación.


institucional.

6.4.3. Reporte anual de asignación de activos electrónicos

El personal de la DC recibe los activos que le son asignados, mediante una boleta

que confecciona el CETIC. La boleta debe tener la firma de la persona que



entrega el activo, la firma de la persona que lo recibe y el visto bueno de la

Jefatura de la DC.

Una vez que la boleta está completa, la secretaría de la DC saca una copia para

su inclusión en el archivo y actualiza un registro de control que contiene la

asignación anual de activos.

Al finalizar el año, lo revisa en conjunto con la persona que realiza labores de

planificación y control y confecciona el reporte correspondiente, el cual se traslada

a la jefatura para su revisión. En caso de que exista algún problema, se realizan

las gestiones para su solución.


institucional.

6.4.4. Informe anual de labores

Cada año, la persona encargada de la secretaría de la DC, confecciona su informe

individual de labores, según lo indicado en los lineamientos anuales de trabajo de

la DC y lo traslada a la Jefatura.

La Jefatura de la DC, lo revisa y elabora el tipo documental, en caso que proceda.


institucional.



6.4.5. Reporte semanal de reuniones y actividades

La persona encargada de la secretaría de la DC, confecciona semanalmente un

oficio, con el reporte de reuniones y actividades y lo entrega a la jefatura para su

revisión y firma.

Posteriormente, la secretaría traslada este reporte a la secretaría de la dirección

de OPES y a la jefatura de la sección administrativa, se le brinda copia a los (as)

funcionarios (as) encargadas de reuniones o actividades en esa semana.

La secretaria incluye una copia de este reporte en el archivo de la DC.

6.5 Servicio de atención al usuario

6.5.1 Consultas internas y externas

En caso de que la persona encargada de la secretaría de la DC, recibe consultas

internas o externas y no las pueda solucionar, las direcciona a la persona

correspondiente.

6.5.2 Atención de invitados

En caso de que algún visitante llegue a la secretaría de la DC, ella lo atiende,

evacúa su consulta o le indica donde puede encontrar a la persona que solicita.



6.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos

La secretaría de la DC es la persona encargada de fotocopiar algunos

documentos solicitados por la Jefatura y el personal de la División. Además, en

caso que se requiera, la secretaría se encarga de encuadernar ciertos

documentos.

Posteriormente, la persona encargada de la DC, entrega el documento al personal de la División, correspondiente.

6.6 Archivo

6.6.1 Listas de Remisión de documentos al Archivo Central

En el Archivo de la DC, se mantiene un histórico de tres años de los documentos

(El año en que se realizan los documentos y dos años posteriores a la creación de

estos). Los documentos con más de tres años de permanencia en el Archivo de

Gestión se remiten al Archivo Central del CONARE. Para ello la secretaría de la

DC, completa una lista de remisión de documentos según los “Procedimientos

Generales del Archivo Central del CONARE”.

Una vez confeccionada la lista de remisión, la secretaría de la DC, comunica a la

jefatura y a la persona encargada del Archivo Central del CONARE, que se

concluyó con la lista y ella proceda a realizar el traslado de los documentos

correspondientes al archivo central.



7. Diagrama descriptivo

A continuación se detalla el significado de cada símbolo que se puede utilizar en el

CONARE, en la realización de manuales de procedimientos, según lo establecido

en el Manual Institucional, realizado para estandarizar este tipo documental.

Figura Significado

Operación

Transporte

Demora

Inspección

Almacenamiento

Decisión

Entrada de bienes

Operación e inspección

Dirección del Flujo

Informe para decisiones

Ingreso electrónico de Datos

Registro manual de datos



Figura Significado

Almacén. electrónico de datos

Consulta electrónica de datos

Impresión

Producción manual de datos

Listado de datos como salida

Consulta física de datos

Debido a que las funciones que desarrolla la secretaría de la División de

Coordinación, son variadas se requiere realizar un diagrama descriptivo por cada

proceso identificado, como se muestra a continuación:



7.1 Entrada y Salida de documentos

7.1.1 Entrada de documentos

Secretaria de la DC

Jefatura de la DC

01

02 Documentos recibidos

03 Documentos recibidos

04

05

Productos Flujo de información

Recepción de documentos enviados por las instancias

interesadas

Ingreso de los datos en control digital de

correspondencia recibida

Código Descripción de la actividad

Confección e impresión de oficio de traslado de

documentos

Redacción en el caso que proceda, revisión y firma de

oficio de traslado de documentos

Traslado de documentos a los interesados

InsumosUnidad Ejecutora



7.1.2 Salida de documentos

Secretaria de la DC

Recepción del CONARE

01

02 Documentos a enviar




Entrega de documentos cuando son personas o

dependencias internas del CONARE

Unidad Ejecutora

Código Descripción de la actividad Insumos Productos

Recepción de documentos enviados por el personal de

la DC

Ingreso de los datos en control digital de

correspondencia para enviar

Llenado de la boleta de envió de documentos fuera

de las instancias del CONARE

Traslado de documentos a la Recepción del CONARE

Flujo de información



7.2 Elaboración de Tipos Documentales

7.2.1 Memorandos, cartas y otros documentos

Código Descripción de la actividad Insumos Productos Flujo de

informaciónSecretaria de

la DC Personal de

la DC

01

Recepción de documentos

enviados por las instancias

interesadas

02

Ingreso de los datos en control

digital de correspondencia

recibida

Correspondencia recibida

03

Confección del tipo documental

(memorando y/o carta)

correspondiente de acuerdo a los

lineamientos del CONARE


Lineamientos del CONARE respecto

al manejo documental

04Actualización del

control de consecutivos

impreso y digital


05Formato de

documentos a solicitud del

personal de la DC

Documentos recibidos

Unidad Ejecutora



7.2.2 Constancias y certificaciones

Secretaria de la DC

Jefatura de la DC

Dirección de OPES

01

02 Correspondencia recibida

03


Información recopilada

04




Documentos para verif icar los datos

05




06




Documentos para verif icar los datos

07Constancia y/o

certif icación elaborada

08Constancia y/o


09Constancia y/o


Código Descripción de la actividad InsumosUnidad Ejecutora


Traslado de la constancia y/o certif icación a la Dirección de

OPES para f irma

Informar a la persona solicitante para que retire el documento

Ingreso de los datos en control digital de correspondencia

Recopilación de información requerida

Confección del tipo documental correspondiente de acuerdo a los lineamientos del CONARE

Solicitud a la Dirección de OPES de un número de oficio

Firma de la constancia y/o certif icación por la secretaria

Traslado de la constancia y/o certif icación para revisión y

f irma de la Jefatura

Recepción de la solicitud de constancia y/o certif icación



7.2.3 Convocatorias, Minutas, Ayudas de Memoria de las reuniones de División y otras solicitudes por la Jefatura

Secretaria de la DC

Jefatura de la DC

Personal de la DC

01Convocatoria y/o resumen

elaborada


elaborada


elaborada


elaborada


elaborada

Código Descripción de la actividad Insumos

Aprobación por el personal de la DC

Firma de la Jefatura

Unidad EjecutoraFlujo de

información

Confección de las convocatorias y o resúmenes de las

reuniones de la DC

Traslado de la convocatoria y/o resumen para revisión a la Jefatura

Archiva el documento según la normativa

institucional



7.3 Gestión de Solicitudes

7.3.1 Solicitud de transporte

Secretaria de la DC

Personal de la DC

Jefatura de la DC

Sección Administrativa

01

02 Boleta de solicitud




06 Copia de recibido



Unidad Ejecutora Flujo de información

Recepción de boletas de solicitud de vehículo

Verificación de datos

Revisión y firma por parte de la Jefatura de la DC

Informar a la secretaria (o) las fechas de reuniones,

actividades y giras y confección de la boleta de

solicitud de vehículo



institucional

Informar a la persona que solicitó el transporte si

hay o no vehículo institucional

Dar seguimiento a las solicitud hasta obtener lo

solicitado

Entrega de la boleta de solicitud



7.3.2 Solicitud de vacaciones o incapacidad

Secretaria de la DC

Personal de la DC

Jefatura de la DC


01

02Boleta de control de ausencias




06

Boleta de control de

ausencias y copia de recibido




institucional


Solicitud de boleta de control de ausencias a la

secretaria (o)

Entrega a la persona que solicitó las vacaciones la copia de recibido de la

boleta de control de ausencias


Unidad Ejecutora

Llenar y entregar la boleta de control de ausencias a

la secretaria (o)

Recepción de boletas de control de ausencias a la

secretaria (o)

Traslado de la boleta de control de ausencias a la

Jefatura

Firma de la boleta de control de ausencias

Entrega de la boleta de control de ausencias en la dependencia del CONARE



7.3.3 Solicitud de materiales y/o suministros de oficina (almacén)

Secretaria de la DC

Personal de la DC

01

02Requerimiento de materiales

y/o suministros

03

Materiales y/o suministros

solicitados en Almacén

Institucional

04

Materiales y/o suministros

solicitados en Almacén

Institucional

Solicitud de materiales y/o suministros en el Almacén Institucional y firma boleta de entrega de materiales

Ingreso de los datos de los materiales y/o

suministro en un control digital

Entrega de los materiales y/o suministros solicitados

al personal correspondiente



Solicitud de materiales y/o suministros a la secretaria

(o)



Secretaria de la DC

Personal de la DC

01

Informar a la secretaria (o) la fecha, hora, cantidad de

personas y requerimientos de equipo multimedia y de repostería

para la realización de actividades en las

instalaciones de CONARE

02

Gestionar solicitud de préstamo de sala para

reuniones en las instalaciones del

CONARE

03

Accesar en la Intranet del CONARE al espacio del

CETIC, para llenar la boleta de solicitud de

equipo

Datos sobre la reunión o actividad

04

Informar al personal de la DC la disponibilidad de

sala y equipo multimedia para la ralización de

reuniones

05

Comunicarse con el proveedor designado por

la Proveeduría Institucional y solicitar la

repostería según indicaciones del personal

de la DC

Requerimientos de repostería

06 Dar seguimiento a la solicitud de repostería

Repostería solicitada

07

Apoyar al personal de la DC en la organización de aspectos logísticos de las

actividades cuando se solicite



7.3.4 Solicitud de salas, equipo y repostería



7.3.5 Solicitud de servicios misceláneos

Secretaria de la DC

Administración del CONARE

Personal de la DC

01

02

03Boleta de solicitud y

documentos anexos


documentos anexos


documentos anexos

Código Descripción de la actividad Insumos Flujo de

información

Confección de la solicitud de servicios miselanios

Unidad Ejecutora

Dar seguimiento a la solicitud

Recepción de solicitudes

Análisis de la solicitud

Entrega de la solicitud de servicios miceláneos



7.3.6 Solicitudes de bienes y/o servicios a la unidad de Proveeduría

Secretaria de la DC

Persona encargada de planificación y

control

Personal de la DC

Jefatura de la DC

01

02Solicitud de bienes y/o servicios


04

Solicitud de bienes y/o servicios

Copia de recibido


Insumos


información

Confección y entrega de carta y boleta de solicitud de bienes y/o servicios a

la secretaría de la DC

Revisión y verificación de datos de la boleta de

solicitud

Traslado del tipo documental a la Jefatura para su revisión y firma

Entrega del tipo documental a la instancia respectiva y recolección

del sello de recibido

Dar seguimiento a las solicitudes de bienes y/o




7.3.7 Trámites por medio de caja chica

Secretaria de la DC

Personal de la DC

Jefatura de la DC


02

Confección y entrega de la boleta de

solicitud de liquidación de gastos

a la secretaria

Boleta de solicitud de adelanto de caja chica

03Entrega de la boleta

de liquidación de caja chica a la secretaria

Boleta de liquidación de

caja chica

04

Verificar los datos de la boleta de

liquidación de caja chica


caja chica completa

05Traslado de la boleta de liquidación de caja

chica a la Jefatura


caja chica completa

06Revisión y firma de

laboleta de liquidación de caja chica


caja chica completa

07

Entrega de la boleta de liquidación de caja

chica a la persona encargada de la

administración de la caja chica en el

CONARE


caja chica completa y

firmada

Fotocopia del recibido

08Archiva el documento según la normativa institucional

Copia de recibido


información

Unidad Ejecutora



7.3.8 Gestión de pago de viáticos y hospedaje

Secretaria de la DC

Personal de la DC

Jefatura de la DC

01

Confección y entrega de carta de solicitud para la autorización

de la gira, a la secretaría de la DC

02Verificación de datos y confección de los tipos documentales

carta de solicitud

03Traslado del tipo

documental para su revisión y firma a la

jefatura

carta de solicitud

04Entrega del tipo documental a la

persona e instancias respectivas

tipos documentales

05 Dar seguimiento a la solicitud

tipos documentales

06Entrega de la boleta

de liquidación de viáticos debidamente llena y comprobantes

boleta de liquidacion y

comprobantes

07Verificación de datos y confección de los tipos documentales


comprobantes

08Traslado del tipo

documental para su revisión y firma a la

jefatura


comprobantes

09Entrega de la boleta de liquidación a la

unidad correspondente


comprobantes

10Archiva el documento según la normativa institucional

Copia de recibido





7.3.9 Trámites de averías

Secretaria de la DC

Personal de la DC

01

02 datos sobre la avería o problema

03 boleta de la unidad de mantenimiento

04 boletas elaboradas



Informar a la secretaria algún problema técnico con el equipo de computación, telefónico o daño de algún

bienAccesar en la Intranet del CONARE al espacio del

CETIC, para llenar la boleta correspondiente

Confección y traslado de la boleta a la unidad de

mantenimiento


institucional

Dar seguimiento a la solicitud


Unidad Ejecutora



7.4 Controles y Reportes

7.4.1 Reporte de entrega de expedientes

Secretaria de la DC

Personal de la DC

Jefatura de la DC

01Lineamientos de Trabajo de

la DC

02 Expediente de reunión




06

Expediente de reunión

Lineamientos de trabajo de

la DC

07

Expediente de reunión

Lineamientos de trabajo de

la DC


la DC


la DC


la DC


la DC


Entrega de los oficios al personal de la DC


institucional

Confección de los reportes de entrega de expedientes

Entrega del reporte en la fecha establecida a la

Jefatura

Revisión del reporte de expedientes por parte de

la Jefatura

Confección de los oficios con el reporte de los expedientes faltantes

Traslado de los oficios para revisión y firma de la

Jefatura

Entrega de los expedientes de reuniones

y/o sesiones de las comisiones,

subcomisiones y equipos interuniversitarios

Traslado del expediente de Vicerrectores a la Jefatura

Confección de los tipos documentales

correspondientes

Traslado de los oficios para revisión y firma de la

Jefatura

Entrega de los documentos a la persona y/o instancia respectiva



información



7.4.2 Control de correspondencia enviada y recibida


Unidad Ejecutora Flujo de información Secretaria de la

DC Jefatura de la

DC

01

Confección de memorando con el número total

de correspondencia

enviada y recibida

Control de correspondencia

enviada y recibida

02

Entrega del reporte con el

número total de correspondencia

enviada y recibida a la

Jefatura

plaza nueva o transformación

de plaza

03

Archiva el documento

según la normativa

institucional

Copia de recibido



7.4.3 Reporte de asignación de activos electrónicos

Secretaria de la DC

Persona encargada de planificación y

control

Personal de la DC

01

02Boleta de

asignación de activos

03

Boleta de asignación de

activos

Lineamientos de trabajo de la

DC

04

Control de asignación de

activos actualizado


DC

05

Control de asignación de

activos actualizado


DC


Insumos

Unidad Ejecutora


Recepción de los activos asignados a la DC y firma de la boleta de asignación

de activos

Actualización de control de asignación de activos

de la DC


institucional

Revisión del reporte del control de activos en

conjunto con la persona que realiza labores de

planificación y control en la DC

Entrega a la jefatura del reporte de control de

asignación de activos en las fechas

correspondientes


Revisión por parte de la Jefatura.

En caso que amerite, confección del tipo

documental



7.4.4 Informe anual de labores

Secretaria de la DC

Jefatura de la DC

01Confección del

informe individual de labores

02Entrega del informe individual de labores

a la Jefatura

Informe individual de

labores

03Revisión del informe

por parte de la Jefatura

Informe individual de

labores

04Elaboración del tipo documental,en caso

de que hay observaciones



7.4.5 Reporte semanal de reuniones y actividades

Secretaria de la DC

Jefatura de la DC

01

Reporte de actividades y

reuniones

Lineamientos de trabajo de la DC

02Reporte de

actividades y reuniones

03Reporte de

actividades y reuniones

04 Copia de recibidoArchiva el documento

según la normativa institucional


Confección de oficio con el reporte de reuniones y

actividades semanalmente

Traslado del oficio para revisión y firma de la

Jefatura

Entrega del oficio a la Sección Administrativa y a

la Secretraria de la Dirección


Unidad Ejecutora



7.5 Servicio de atención al usuario

7.5.1 Consultas internas y externas

Secretaria de la DC

Funcionarios del CONARE

01

02 Consulta


Recibe consultas internas o externas

Direcciona a la persona correspondiente


Unidad Ejecutora

7.5.2 Atención de invitados

Secretaria de la DC


01

02 Consulta


Recibe visitante en la DC

Lo atiende, evacúa la consulta e indica donde

puede encontrar a la persona respectiva


Unidad Ejecutora



7.5.3 Fotocopiado y encuadernación de documentos

Secretaria de la DC


01 Documentos fa fotocopiar

02Documentos fotocopiados


Fotocopiar documentos

Encuadernar ciertos documentos


Unidad Ejecutora



7.5.4 Listas de remisión de documentos al archivo central

Unidad Ejecutora

Secretaria de la DC

01

Documentos almacenados por más de tres años

Normas del archivo para la remisión de

documentos

02



documentos

Lista de remisión de documentos

03



documentos

Lista de remisión de documentos

Elaboración de lista de remisión para documentos con más de tres años de permanencia en el archivo

de la DC

Comunicar a la jefatura de la DC y a la persona

encargada del Archivo Central que se concluyó con la lista de remisión para que se proceda al

traslado de la documentación

Tralado de documentos al archivo central del

CONARE


información

8. Modificaciones respecto a la versión anterior

Sección modificada Descripción del cambio

No aplica No aplica

cnr-opes-dc-gs-pre-01 manual de la gestión secretarial en

Documents