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Claustro central do edifício sede do Ministério das Finanças Foto de Luís Grancho, SGMF

Secretaria-Geral do Ministério das Finanças Rua da Alfândega n.º 5 1100-016 Lisboa Tel.: 21 884 66 95 Fax: 21 884 66 55 [email protected]

mailto:[email protected]

INDICE

1. Introdução……………………………………………………………………………. 3

2. Autoavaliação…………………………………………………………………………. 7

2.1. QUAR 2013 – resultados e desvios…………………………………………………. 9

2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores………………. 28

2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)…………………………………… 32

2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes………… 36

2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho………………………………. 41

2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos………………………… 43

2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as – autoavaliação…. 44

2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados……………………………… 48

2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista……………………. 81

3. Avaliação final………………………………………………………………………. 84

3.1. Apreciação dos resultados alcançados…………………………………………... 85

3.2. Proposta de menção qualitativa………………………………………………...…… 85

3.3. Conclusões prospetivas……………………………………………………………… 86

4. ANEXOS:

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental

ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

Relatório de Atividades/2013 3

1 – Introdução

Introdução


O presente relatório de atividades, elaborado nos termos das determinações ínsitas na

alínea e) do nº 1 do artigo 8º e no artigo 15º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro, e

organizado segundo a estrutura recomendada pelo GPEARI, inclui a demonstração

qualitativa e quantitativa dos resultados alcançados, o balanço social e o relatório de

autoavaliação do serviço, este último de caráter obrigatório.

Ao longo da exposição, procuram avaliar-se e analisar-se os resultados alcançados,

referentes à prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais programados, com

especial relevância para os inscritos no Quadro de Avaliação e Responsabilização anual, e

ainda fazer o balanço relativo ao grau de execução de projetos ou iniciativas e de outras

atividades desenvolvidas pela SGMF no decurso do ano de 2013.

Para a elaboração deste relatório reuniram-se, entre outros, os contributos das unidades

orgânicas internas, os dados do acompanhamento e monitorização do desempenho setorial

e institucional da SGMF, bem como os elementos relativos à avaliação e autoavaliação

efetuadas pelos utilizadores externos e internos, registadas na base de dados de

questionários.

Inserem-se neste documento os resultados anuais do QUAR 2013, que atestam a

manutenção sustentada do nível de “performance” institucional no triénio 2011-2013, se se

tiverem em conta as taxas de realização global registadas nos Quadros de Avaliação e

Responsabilização anuais, expurgadas dos valores de superação excessivos, conforme

determinação do CCAS - 2011: 115,63%; 2012: 114,66%; 2013:114,28%.

O resultado é tanto mais significativo e assinalável, quanto se contabilizar e salientar o

aumento exponencial do volume, da diversidade e da complexidade dos trabalhos, que foi

necessário executar garantida e atempadamente - (effectiveness) - com a assunção e a

operacionalização das atribuições e competências determinadas pelos artigos 19º e 20º do

Orçamento do Estado para 2013, Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro.

Efetivamente, em 2013, verificaram-se acrescidas exigências de gestão e coordenação

internas, especialmente nas áreas de gestão de recursos, pois foi concretizada a alteração

do modelo organizativo e funcional do Ministério das Finanças, nos termos da Secção II,

artigos 18º a 21º da Lei do Orçamento de Estado para 2013 (LEO 2013).

Introdução


Operou-se a centralização na SGMF de atribuições comuns nos domínios da gestão dos

recursos humanos, financeiros e patrimoniais do GPEARI, da IGF, da DGO, da DGTF e da

DGAEP, foram criadas duas unidades contabilísticas, AG – Ação Governativa, que engloba

os orçamentos dos gabinetes ministeriais, e GAF – Gestão Administrativa e Financeira, com

os orçamentos dos organismos do MF, atrás mencionados.

Estas novas responsabilidades passaram a ter um papel crítico e prioritário no conjunto de

atividades desenvolvidas pela SG, pelo que, naturalmente, tiveram tradução no QUAR 2013,

através da modificação e atualização do objetivo estratégico 4. Garantir a prestação

centralizada de serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e

patrimoniais e da correspondente definição do objetivo operacional 7 - Garantir os serviços

comuns às entidades do MF.

Para além desta opção, continuou a ter especial relevância o incremento da qualidade dos

serviços prestados aos clientes, não tendo sido negligenciadas, quer a importância

específica da utilização cada vez mais eficaz e eficiente dos recursos financeiros, quer a

continuação dos esforços de inovação e reconversão de procedimentos internos, quer ainda

a melhoria das condições de segurança do edifício e das pessoas.

Apesar da operacionalização da prestação de serviços comuns às entidades do MF ter sido

o aspeto que, no decurso do ano de 2013, protagonizou a ação gestionária e o

empenhamento das áreas operacionais mais diretamente envolvidas da SGMF, a saber, a

Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH), a Divisão de Planeamento e Gestão

Financeira (DPGF) e a Divisão de Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP), os

resultados atingidos, neste e noutros domínios, podem considerar-se muito satisfatórios, já

que, dos 14 indicadores selecionados para o QUAR 2013, foram superados 10, ou seja,

71,43%, e atingidos 4, o que corresponde a 28,57%, conforme se pode verificar mais

pormenorizadamente no ponto 2.1.

Quanto aos 8 objetivos selecionados para o QUAR 2013, conseguiu-se a superação de 6

(75%), tendo sido atingidos 2 (25%).

Introdução


Garantiu-se, complementarmente, a execução de outras atividades previstas e não previstas

no planeamento, tendo sido atingidos 7 e superados 29 dos 42 objetivos operacionais

das Direções de Serviços e Divisões programados, o que se traduz numa taxa de realização

de 85,71%.

Foram ainda desenvolvidos 57,14% dos projetos que figuravam no planeamento, bem como

outras iniciativas ou projetos não previstos inicialmente, que se referem no ponto 2.8.

Estes e outros resultados atingidos, apesar de algumas condicionantes em que foi

desenvolvida a atividade, comprovam o empenhamento e esforço de todos os colaboradores

e dirigentes da SGMF em prol do desempenho institucional.


2 – Autoavaliação

Autoavaliação


Abordam-se neste capítulo, em primeiro lugar, concretamente no ponto 2.1, quer a avaliação

global da execução do QUAR 2013, quer os resultados atingidos, referentes aos objetivos

fixados, com base na taxa de realização dos respetivos indicadores, discriminando-se ainda a

sua incidência nos parâmetros de eficácia, eficiência e qualidade.

Seguindo o modelo preconizado pelo GPEARI, nos pontos 2.2 a 2.8, abordam-se as matérias

relativas:

à apreciação dos serviços prestados, efetuada por clientes ou utilizadores externos;

à avaliação do sistema de controlo interno;

aos resultados de outros objetivos programados pelas unidades orgânicas da SGMF;

à taxa de concretização de projetos e iniciativas planeadas;

à comparação com serviços idênticos (benchmarking);

aos resultados da autoavaliação do serviço, com base na auscultação dos/as dirigentes

intermédios/as e dos/as trabalhadores/as;

a outras atividades desenvolvidas, previstas e não previstas no Plano de Atividades;

a medidas de reforço positivo do desempenho institucional;

e, por fim, aos recursos humanos e financeiros de que foi possível dispor em 2013 para

garantir a execução do planeamento ou para desenvolver outras atividades ou ações

extra Plano.

Os Anexos A e B ao presente relatório, respetivamente o Balanço Social e o Relatório de

Execução Orçamental, contêm informação adicional mais extensa e específica sobre a

caraterização e gestão dos meios humanos e financeiros no ano transato.

QUAR - resultados


2.1. QUAR 2013 – resultados e desvios

O QUAR da SGMF para 2013, foi aprovado pelo Despacho do Senhor Ministro de Estado e das

Finanças nº 000264/12/MEF, de 12 de dezembro de 2012, tendo obtido previamente a

necessária validação por parte do GPEARI, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 81º da Lei

nº 66-B/2007, de 28 de dezembro.

Os resultados da execução anual podem considerar-se muito positivos, já que, dos 14

indicadores selecionados para o QUAR 2013, foram superados 10 (71, 43%) e atingidos 4

(28,57%), conforme se pode verificar em detalhe no Quadro 3, na página 17.

Quadro 1 - QUAR 2013 da SGMF – Objetivos mais relevantes

Peso dos parâmetros na avaliação final

Peso dos objetivos no respetivo parâmetro

Peso de cada objetivo na avaliação final

Eficácia 0,40

OB1 0,25 0,10

OB2 0,25 0,10

OB3 0,25 0,10

OB4 0,25 0,10 Eficiência 0,40

OB5 0,40 0,16

OB6 0,30 0,12

OB7 0,30 0,12

Qualidade 0,20

OB8 1,00 0,20

Avaliação Final 1,00 1,00

Objetivos mais relevantes

0,60

QUAR - resultados


Relativamente aos 8 objetivos aprovados, verificou-se a superação de 6, (dos quais 3

considerados dos mais relevantes, na área de eficiência), o que corresponde a 75% do total.

Foram atingidos 2, ou seja, 25%, sendo 1, (na área de qualidade), também dos mais

relevantes – cf. Quadro 1 da pág. anterior.

Verifica-se que as taxas de superação “efetiva” das metas associadas a 2 dos objetivos de

eficiência foram superiores a 35%, - 68,13% e 45,65% -, pelo que foi corrigido o desvio nos

respetivos indicadores dos objetivos 5 e 6, conforme se pode confirmar no Quadro 3, na página

17, de acordo com a taxa máxima de realização determinada pelo CCAS (135%), resultando

taxas de superação corrigidas dos 2 objetivos de 22% e 19%, respetivamente.

Os elementos constantes do Quadro infra permitem demonstrar também a maior contribuição

dos resultados atingidos na concretização dos objetivos da área de eficiência (secundados por 3

dos 4 objetivos do domínio da eficácia) para conduzir com êxito a operacionalização da

estratégia, que se traduziu num bom nível de desempenho alcançado pela Secretaria – Geral.

Quadro 2 - QUAR 2013 da SGMF – Taxa de realização dos objetivos

Taxa de Realização dos Objetivos Objetivos Planeado Taxa de realização Classificação

EFICÁCIA 100% 113,90% Superou

OB 1 - Redesenhar processos e modernizar os sistemas de informação

100% 113,12% Superou

OB 2 - Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços

100% 100,00% Atingiu

OB 3 - Contribuir para a sustentabilidade das contas públicas

100% 125,00% Superou

OB 4 - Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF

100% 117,50% Superou

EFICIÊNCIA 100% 148,45%(efetiva)

121,79% (corrigida) Superou

OB 5 - Garantir uma gestão financeira eficiente

100% 168,13% (efetiva)

122,00%(corrigida) Superou

OB 6 - Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço

100% 145,65%(efetiva)

119,00%(corrigida) Superou

OB 7 - Garantir os serviços comuns às entidades do MF

100% 125,00% Superou

QUALIDADE 100% 100,00% Atingiu

OB 8 - Promover a excelência na prestação de serviços

100% 100,00% Atingiu

TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 124,94%%(efetiva)


QUAR - resultados


No Quadro 3, inserto nas páginas seguintes, especificam-se dados discriminados sobre os

resultados atingidos no QUAR 2013, comprovando-se que:

foram mantidos 6 indicadores com histórico no QUAR 2013, o que corresponde a perto de

43% do total, que se cifra em 14;

a percentagem de indicadores superados ascende a 71,43%, ou seja, 10 no total de 14;

as taxas de superação de 2 dos indicadores de eficiência foram superiores a 35% -

128,25% e 88,40% -, pelo que foi corrigido este desvio, em conformidade com a

determinação do CCAS sobre a taxa máxima de realização.

Observa-se ainda o maior contributo dos 7 indicadores de eficiência superados para o

apuramento de um resultado final em linha com os registados nos dois anos anteriores, – ver

gráfico, na página 21 - pese embora não seja despicienda a pontuação obtida em 3 dos 5

indicadores de eficácia, igualmente superados.

QUAR - resultados


Eficiência na prestação de serviços comuns

De entre aqueles 7 indicadores de eficiência, são de salientar os resultados relativos à

prestação de serviços comuns às entidades do MF: os 3 indicadores em questão, abaixo

indicados, apresentam metas superadas, tendo as taxas de realização (125%) igualado os

valores críticos planeados.

Ind 10 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de RH (pessoal,

remunerações e apoio técnico) - Meta: 8; VC: 6

Resultado anual: 6

Ind 11 - Prazo médio de cabimento (dias úteis) - Meta: 4; VC: 3

Resultado anual: 3

Ind 12 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de recursos

patrimoniais e logísticos (dias úteis) - Meta: 8; VC: 6

Resultado anual: 6

A operacionalização da centralização na SGMF de atribuições comuns de 5 entidades do MF

estava prevista para 2013, tendo-se, no ano de 2012, iniciado os trabalhos de preparação desta

mudança de paradigma organizacional.

Apesar de ser o 1º ano de concretização da centralização, aquando do planeamento, foi clara a

assunção de níveis de serviço aos clientes, através da fixação de prazos médios de resposta

concretos nas 3 áreas de gestão de recursos (DGRH, DPGF e DGAP), que decorreram do

relatório de consultoria, elaborado anteriormente, baseado em “case studies” e na análise dos

processos existentes, aquando da preparação da implementação destas novas competências.

QUAR - resultados


Eficiência/ economia: poupança, receita e rentabilização de meios

São também valorizáveis os resultados patentes nos indicadores com histórico que se prendem

com a poupança gerada, com a receita angariada e com a rentabilização de outros ativos,

concorrendo para a eficiência da despesa e para a economia de recursos.

Tais resultados, com impacto ao nível do MF, correspondem a preocupações advenientes da

sensibilização dos dirigentes e colaboradores da SG para a necessidade de contribuir para a

contenção da despesa, para a angariação de receita, se possível, e para a gestão e utilização

criteriosa e responsável dos recursos financeiros, instrumentais e materiais.

Destacam-se os resultados anuais “efetivos” dos indicadores 7 e 9 (níveis de poupança

registada e receita própria contabilizada), o primeiro dos quais suplantou a meta – 4%.

A distância relativa ao resultado apurado no ano de 2012 – 18, 81% -, é de mais de 67 pontos, o

que é representativo da dimensão assinalável da poupança em comunicações e

consumíveis, em comparação com o ano anterior. A taxa de realização ascendeu a 228,25% e

foi corrigida para o limite estabelecido.

Ind 7 - Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)

Resultado anual – 86,08%

Quanto ao indicador 9 também se registou um resultado superior ao da meta [3;5], bem como

ao “score” do ano anterior – 4. A taxa de execução de 188,40%, que houve que corrigir,

aumentou o montante de receita efetivamente entrada na SG.

Ind 9 - Taxa de cobrança de receita própria, face ao ano anterior (honorários de

patrocínio judicial)

Resultado anual – 78,26%

QUAR - resultados


Relativamente aos indicadores 6 e 8, cujas taxas de realização se quedaram entre 108,01% e

102,90%, respetivamente, os mesmos sofreram algumas oscilações ao longo do tempo, que se

explicitam:

Ind 6 – Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras

agregadas): o resultado de 2013 – 20,07% –, embora continue a superar a meta, é o

mais baixo registado desde 2009, acercando-se do de 2010 – 22%.

Patenteia-se um decréscimo de 3,87 p.p. face ao alcançado em 2012 – 23,94%,

mantendo-se a tendência de descida, ainda que menos acentuada, para que apontava o

resultado de 2012, face ao atingido em 2011 - 29,19%.

Ind 8 - Taxa de rentabilização das infraestruturas: o resultado alcançado em 2013,

95,58%, é o segundo melhor do triénio, com uma baixa muito ligeira face ao de 2012,

96,65%, mantendo-se quase 6 p.p. acima do obtido no ano de 2011 – 90%;

QUAR - resultados


Eficácia e eficiência versus qualidade

Apesar dos “scores” bastante satisfatórios conseguidos nos objetivos e indicadores de eficácia e

eficiência, conforme se encontra documentado nos Quadros 2, 3 e 4, regista-se uma descida de

pontuação num dos indicadores com valores históricos, na área da qualidade, a saber:

Ind 13 – Gau de satisfação de clientes (escala 1 a 5)

Resultado anual – 4,06

Em 2013, pela primeira vez, desde que se prossegue este indicador, a taxa de realização

quedou-se nos 100%, não tendo sido superada a meta planeada – 4 -, com tolerância de 0,2,

pois a mesma manteve o patamar de exigência do nível de superação, situado acima de

4,2.

QUAR 2013: evolução do grau de satisfação dos clientes

2009 2010 2011 2012 2013

Metas 4 [3,3;3,7] 3,7 4,2 [3,8;4,2]

Valores críticos ____ 4 5 5 5

Resultados 4,03 4,28 4,18 4,24 4,06

Taxas de realização 100,75% 139% 109,23% 101,25% 100%

Consultados os elementos insertos na Tabela, verifica-se que a taxa de realização do ano de

2012 diferiu da de 2013 apenas em mais 1,25%, o que não é muito significativo, face às

variáveis do contexto em que a SGMF teve que atuar e às acrescidas responsabilidades com

que se depararam os departamentos internos, que se vêm descrevendo ao longo da exposição.

Relativamente aos anos precedentes (2009 a 2011), os resultados atingiram pontuações que

oscilaram entre 4,03 e 4,28, o primeiro dos quais, de 2009, se situou abaixo do de 2013, mas as

respetivas taxas de realização beneficiaram da definição de metas anuais menos ambiciosas do

que as dos dois últimos exercícios.

QUAR - resultados


Refira-se ainda que a SGMF, no âmbito da centralização dos serviços comuns, não obteve,

paralelamente, os meios humanos e financeiros que lhe permitiriam manter o grau de satisfação

dos clientes nos níveis já anteriormente registados.

As unidades operacionais de gestão de recursos focalizaram-se especialmente no cumprimento

dos níveis de serviço propostos às entidades centralizadas, com o desiderato de dar respostas

eficazes (objetivo 3, indicador 4) e, sobretudo, eficientes às necessidades dos utilizadores

(objetivo 7, indicadores 10, 11 e 12).

Ora, o grau de satisfação dos clientes, sendo um indicador de Qualidade (mais subjetivo), está

sujeito à perceção dos auscultados. As respostas aos questionários refletem provavelmente

alguma insatisfação com as mudanças implementadas, por parte de alguns dos clientes

inquiridos, e podem não ter traduzido a sua avaliação mais objetiva sobre a qualidade dos

serviços efetivamente prestados, o que pode explicar a descida marginal de 1,25% na taxa de

realização do indicador em equação, face ao ano anterior.

QUAR - resultados


Quadro 3 - QUAR 2013 da SGMF – Planeamento/Resultados

QUAR DA SGMF – RESULTADOS OPERACIONAIS 2013

Objetivos Estratégicos 1. Melhorar a qualidade dos serviços prestados aos Gabinetes, membros do Governo e outros clientes da SGMF 30%

2. Contribuir para o aumento da eficiência e eficácia da despesa pública 20%

3. Promover a inovação, modernização e reconversão de procedimentos internos 15%

4. Garantir a prestação centralizada de serviços comuns nas áreas de recursos humanos, financeiros, logísticos e patrimoniais

20%

5. Melhorar as condições de segurança do edifício e das pessoas 15%

Objetivos Operacionais

Planeamento Resultados

EFICÁCIA PESO: 40% EFICÁCIA 45,56%

OB 1 - Redesenhar processos e modernizar os sistemas de informação 25%

INDICADORES 2011 2012 META 2013

Tolerância Valor crítico

PESO RESULTADO

ANO 2013 TAXA

REALIZAÇÃO CLASSIFICAÇÃO

Ind 1 - Nº de processos redesenhados

3

6 50% 3 100,00% Atingiu

Ind 2 - Prazo médio de tratamento e de pagamento de processos de acidentes de trabalho entrados em 2013 - novo sistema de informação (dias)

85 5 60 50% 58,77 126,23% Superou

OB 2 - Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços 25%

Ind 3 - Grau de execução dos projetos planeados (%)

70

100 100% 70,00 100,00% Atingiu

OB 3 – Contribuir para a sustentabilidade das contas públicas 25%

Ind 4 - Tempo de resposta às solicitações de reforço/alterações orçamentais, no âmbito da coordenação do "Programa 003 - Finanças e

Administração Pública" (dias úteis)

7 5 100% 5 125,00% Superou

QUAR - resultados


EFICIÊNCIA PESO 40% EFICIÊNCIA 59,38% (efetiva) 48,71% (corrigida)

OB 5 - Garantir uma gestão financeira eficiente 40%



PESO RESULTADO

ANO 2013 TAXA


Ind 6 - Grau de poupança gerada entre despesa prevista e despesa efetuada (compras agregadas)

29,2 23,94 13,5 1,5 34 50% 20,07 108,01% Superou

Ind 7 - Grau de poupança gerada (comunicações fixas e móveis, consumíveis)

18,81 4

20 50% 86,08

228,25% (efetiva) 135,00%

(corrigida) Superou

OB 6 - Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço 30%

Ind 8 - Taxa de rentabilização das infraestruturas

90 96,65 95

100 50% 95,58 102,90% Superou

Ind 9 - Taxa de cobrança de receita própria, face ao ano anterior (honorários de patrocínio judicial)

4 4 1 25 50% 78,26

188,40% (efetiva) 135,00%

(corrigida) Superou


O3 - Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF 25%



PESO RESULTADO

ANO 2013 TAXA


Ind 5 - Nº de trabalhadores que frequentaram ações de formação

60 81 50

70 100% 64 117,50% Superou

QUAR - resultados





PESO RESULTADO

ANO 2013 TAXA


OB 7 - Garantir os serviços comuns às entidades do MF 30%

Ind 10 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de RH (pessoal, remunerações e apoio técnico)

8 6 30% 6 125,00% Superou

Ind 11 - Prazo médio de cabimento (dias úteis)

4 3 50% 3 125,00% Superou

Ind 12 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de recursos patrimoniais e logísticos (dias úteis)

8 6 20% 6 125,00% Superou

QUALIDADE PESO 20% QUALIDADE 20%

OB 8 - Promover a excelência na prestação de serviços 100%



PESO RESULTADO

ANO 2013 TAXA


Ind 13 - Grau de satisfação de Clientes 4,2 4,24 4 0,2 5 50% 4,05 100,00% Atingiu

Ind 14 - % de etapas concluídas nas datas aprazadas, referentes à criação do Plano de Classificação de Documentos do MF e respetiva Portaria de Gestão Documental

77,5 2,5 100 50% 75,00 100,00% Atingiu

QUAR - resultados


No quadro 4 constata-se a superação dos valores planeados nos parâmetros de eficácia e

de eficiência, tendo sido atingidas as metas na área da qualidade.

Quadro 4 - QUAR 2013 da SGMF – Taxa de realização dos parâmetros

Taxa de Realização dos Parâmetros

Objetivos Planeado Taxa de realização Classificação

EFICÁCIA 40% 45,56% Superou

OB 1 - Redesenhar processos e modernizar os sistemas de informação

25% 28,28% Superou

OB 2 - Criar melhores condições de funcionamento e de ocupação de espaços

25% 25,00% Atingiu

OB 3 - Contribuir para a sustentabilidade das contas públicas

25% 31,25% Superou

OB 4 - Qualificar e valorizar os recursos humanos da SGMF

25% 29,38% Superou

EFICIÊNCIA 40% 59,38% (efetiva)


OB 5 - Garantir uma gestão financeira eficiente 40%

67,25% (efetiva) 48,60% (corrigida)

Superou

OB 6 - Melhorar a economia dos recursos afetos ao serviço 30%

43,70%(efetiva) 35,69% (corrigida)

Superou

OB 7 - Garantir os serviços comuns às entidades do MF 30% 37,50% Superou

QUALIDADE 20% 20,00% Atingiu

OB 8 - Promover a excelência na prestação de serviços

100% 100,00% Atingiu

TAXA DE REALIZAÇÃO GLOBAL 100% 124,94%%(efetiva)


A comparação das taxas de execução dos parâmetros no triénio 2011-2013, a partir dos

dados do gráfico adiante apresentado, suscita, entre outros, os seguintes comentários:

constata-se o maior equilíbrio entre os resultados de eficácia, eficiência e

qualidade no ano de 2011, já que o diferencial entre a pontuação mais elevada

(eficácia) e a mais baixa (qualidade) é apenas de 1,67%, distando a pontuação

de eficiência 1,45% da de eficácia e 0,22% da de qualidade;

QUAR - resultados


regista-se o melhor resultado do triénio no parâmetro de eficiência em 2013,

com um valor sensivelmente idêntico ao de 2012, (este com -0, 43 p.p), mas com

uma diferença positiva de +6,70 p.p. face a 2011;

assiste-se a uma manutenção relativamente similar e sustentada dos níveis de

eficácia no triénio, mas a acréscimos de eficiência nos 2 últimos anos;

a diminuição dos níveis de qualidade, apesar de não ser despicienda, provém,

entre outros fatores, do maior grau de exigência das metas planeadas nos 2 últimos

anos, como se explicita na página 15, no ponto sobre Eficácia e eficiência versus

qualidade

QUAR: taxas de realização dos parâmetros 2011-2013

eficácia eficiência qualidade

116,54 115,09 114,87 114,67

121,36

101,25 113,90

121,79

100,00

2011 2012 2013

QUAR - resultados


Inserem-se nos quadros seguintes as justificações dos dirigentes das unidades orgânicas para as taxas de superação das metas do QUAR

2013:

Objetivo Operacional

Indicador Resultados Meta 2013

Desvio face à meta 2013 (%)

Justificação

2011 2012 2013

OB 1 - Redesenhar

processos e

modernizar os

sistemas de

informação

Ind 2 - Prazo médio de

tratamento e de

pagamento de

processos de

acidentes de trabalho

entrados em 2013 -

novo sistema de

informação (dias)

58,77 [80;90]

VC: 60

+26,23 Não obstante o número de processos tratados pela

DGRH no novo sistema de informação (SI) não ser o

desejável para o ano de 2013, pela tardia

implementação integral da aplicação, o prazo médio

de tratamento dos processos na mesma foi

superado.

O novo SI dos acidentes de trabalho entrou em

produção em julho. No entanto, só em novembro é

que a DPGF começou a receber os processos para

pagamento.

Na sua integração com o GERFIP existiram alguns

problemas, nomeadamente com o número de linhas

mínimas que o ficheiro deveria conter, códigos dos

fornecedores/beneficiários, que têm vindo a ser

ultrapassados.

Assim, foram recebidas 47 informações para

pagamento, que corresponderam a 1828 processos

de despesa, tendo sido ultrapassada a meta prevista

deste indicador.

QUAR - resultados





Justificação

2011 2012 2013

OB 3 – Contribuir

para a

sustentabilidade das

contas públicas

Ind 4 - Tempo de

resposta às

solicitações de

reforço/alterações

orçamentais, no âmbito

da coordenação do

"Programa 003 -

Finanças e

Administração Pública"

(dias úteis)

5 7

VC 5

+25

É atribuição da SGMF, enquanto Entidade Coordenadora do Programa Orçamental P003 (EC), emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização da Senhora Ministra de Estado e das Finanças ou do membro do Governo da tutela. Assim, em 2013 a DPGF elaborou 105 Informações, correspondendo a 181 processos de pedidos de reforço/alterações orçamentais. Destes processos, 116 necessitaram de obter autorização da Senhora Ministra, e 56 necessitaram de obter autorização da tutela, como se detalha no quadro abaixo. Estes processos revelam alguma complexidade, na medida em que os Organismos do MF submetem as suas necessidades à EC que, por sua vez, após análise das mesmas, procede à elaboração de uma Informação, propondo o devido parecer da Senhora Secretária Geral. A Informação é depois submetida através de Plataforma Eletrónica da DGO, a quem compete a recolha da competente autorização, depois comunicada à E C. São processos que podem chegar a demorar vários meses.

COMPETÊNCIA MEF

TIPO PROCESSO QUANTIDADE

Abertura de Crédito com transição de Saldos 7

Redução do sub agrupamento Remunerações Certas e Permanentes e Segurança Social 8

Reforço em dotações cativas 92

Criação de orçamento 2

Outras 7

QUAR - resultados





Justificação

2011 2012 2013

OB 4 - Qualificar e

valorizar os

recursos humanos

da SGMF

Ind 5 - Nº de

trabalhadores que

frequentaram ações de

formação

60 81 64 50

VC 70

+17,5 À semelhança do ano anterior, a negociação de 3 ações de formação agregadas, organizadas em instalações da SGMF, permitiu dar resposta a necessidades de formação de um maior número de trabalhadores, o que explica a superação da meta planeada.

Registou-se um total de 106 participações em ações de formação, 60 das quais em ações organizadas internamente, por razões de economia e uso eficiente de meios, com recurso a prestadores de serviços acreditados, e 46 em cursos ou ações frequentadas no exterior, selecionadas a partir das ofertas formativas adequadas, divulgadas por entidades credenciadas.

O somatório das 25 ações frequentadas, 3 das quais internas e 22 externas, abrangeu 64 trabalhadores de todas as carreiras, correspondendo a um volume de 2.066 horas de formação: 1.260h em ações organizadas internamente e 806h em ações frequentadas no exterior.

Pode aceder-se a informação mais detalhada e quantificada sobre a qualificação e formação dos colaboradores e dirigentes da Secretaria-

Geral em 2013, quer no Balanço Social, em Anexo A, quer no ponto 2.8.1 - páginas 54 a 55 -, deste relatório.

QUAR - resultados





Justificação

2011 2012 2013

OB 5: Garantir uma

gestão financeira

eficiente

Ind 6: Grau de

poupança gerada entre

despesa prevista e

despesa efetuada

(compras agregadas)

29,2 23,93 20,7 [12; 15]

VC: 34

+8,01 Para os resultados alcançados contribuíram os 27 procedimentos aquisitivos que foi possível realizar, cujo valor global de despesa prevista, no montante de € 11.813.629,29, se efetivou em € 9.442.800,45 de despesa adjudicada, demonstrando uma poupança de € 2.370.828,84.

Ind 7: Grau de

poupança gerada

(comunicações fixas e

móveis, consumíveis)

18,81 86,08 4

VC:20

+128,25

(efetivo)

+35,00

(corrigido)

Manteve-se o esforço de poupança e de contenção de despesa já prosseguido anteriormente, tendo o resultado agregado da SG assentado, designadamente, na consolidação da desmaterialização processual e da utilização intensiva e quase exclusiva das TICs para comunicação interpessoal e com entidades clientes internas ou externas

Poupança em procedimentos aquisitivos 2012 Indicador 6 - Poupança em procedimentos aquisitivos 2013

..

€-

€5.000.000

€10.000.000

€15.000.000

€20.000.000

Despesa Prevista Despesa Efectiva Poupança

17.809.217.04 € 13.548.341,40

€

4.260.875,64 €

11.813.629,29€

9.442.800,45 €

2.370.828,84 €

Despesa Prevista

Despesa Efectiva

Poupança

QUAR - resultados





Justificação

2011 2012 2013

OB 6: Melhorar a

economia dos

recursos afetos ao

serviço

Ind 9: Taxa de

cobrança de receita

própria, face ao ano

anterior (honorários de

patrocínio judicial)

4 78,26 [3;5]

VC: 25

+88,40

(efetivo)

+35,00

(corrigido)

O valor das receitas apurado em 2012 foi

largamente ultrapassado em 2013, considerando

não só a proatividade da DSAJC no

acompanhamento e controlo rigoroso da

apresentação de notas de custas de parte como no

posterior cumprimento do prazo de pagamento por

terceiros devedores.

No ano findo, como se constata e ao contrário das

previsões que sustentaram a métrica aprovada,

registou-se um forte movimento de decisões que

sendo favoráveis, transitaram em julgado

viabilizando a cobrança dos honorários às partes

vencidas, as quais, por sua vez, na sua quase

totalidade, pagaram voluntariamente os encargos

cobrados pelo MF. A DSAJC logrou assim cobrar

11.197.35€ de receita própria a título de honorários,

isto é, contabilizando as horas despendidas pelos

técnicos com o patrocínio dos processos em causa

nas Notas.

QUAR - resultados





Justificação

2011 2012 2013

OB 7 - Garantir os

serviços comuns às

entidades do MF

Ind 10 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de RH (pessoal, remunerações e apoio técnico) – dias úteis

6 8

VC: 6

+25 Com a LOE 2013 transitaram para a SG as competências em matéria de RH da DGAEP, DGO, IGF, GPEARI e DGTF. A DGRH tem ainda a seu cargo os procedimentos administrativos relativos aos Gabinetes, CRESAP, UTAP, QREN e Brigada Fiscal. Antes da centralização a Divisão contava com 20 trabalhadores, depois integraram a mesma, por mobilidade interna, 9 trabalhadores. Contudo a 31-12-2013 a DGRH contava apenas com 23. Podemos assim concluir que se tratou de fazer mais com menos, e que a superação deste objetivo só foi possível pelo sentido de responsabilidade e compromisso com o serviço dos trabalhadores.

Ind 11 - Prazo médio de cabimento (dias úteis)

3 4

VC:3

+25 Em 2013, em termos orçamentais, tivemos duas entidades contabilísticas: a Ação Governativa (AG), constituída pelos 6 orçamentos dos Gabinetes Governamentais, e a Gestão Administrativa e Financeira (GAF), constituída pelos orçamentos das restantes entidades (12, ou seja mais 5 que em 2012). Naturalmente houve um aumento de trabalho, tendo o nº de recursos humanos da DPGF sido reforçado com 2 trabalhadores (7 colaboradores antes da Centralização).

Cabimentos

SG/GAF AG

2012 8.067 1.095

2013 11.096 986

DIFERENÇA +3.029 -109

Ind 12 - Tempo médio de resposta às solicitações na área de gestão de recursos patrimoniais e logísticos (dias úteis)

6 8 VC: 6

+25 Os processos estão consolidados e, a maioria dos constrangimentos processuais que existiam aquando da centralização, eliminados; o workflow está a funcionar conforme o delineado, o que permitiu melhorar também os nossos prazos de resposta e a satisfação dos nossos clientes.

Apreciação dos serviços pelos utilizadores


2.2. Apreciação dos serviços prestados por parte dos utilizadores

Utilizadores externos do MF

Periodicidade dos questionários

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Avaliação dos serviços prestados a)

Média semestral b)

6 Gabinetes Governamentais do MF

1º Semestre 4 respostas 66,67 % 4,54

2º Semestre 4 respostas 66,67 % 3,93

11 Interlocutores dos Serviços Centralizados

1º Semestre 7 respostas 63,64% 3,41

10 Interlocutores dos Serviços Centralizados


452 outros utilizadores


658 outros utilizadores


Resultado Anual: 4,05 c)

Observações

a) Escala de 1 a 5;

b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas registadas por

cada departamento da SGMF

c) O resultado anual apresentado no QUAR corresponde à média ponderada obtida pela

SGMF no indicador “Grau de satisfação dos clientes”, através do tratamento de dados das

respostas dos clientes/utilizadores externos aos questionários de avaliação aplicados no

final de cada semestre de 2013.

Os fatores de ponderação para a obtenção daquela média ponderada foram os seguintes:

1. (2* o resultado da avaliação média anual efetuada pelos Gabinetes Governamentais) +

(1* o resultado da avaliação média anual realizada pelos Interlocutores dos Serviços

Centralizados) + (1* o resultado da avaliação média anual feita pelos outros utilizadores

de 5 Direções de Serviços e 3 Divisões) /4, adicionada do 2º fator de ponderação, que

corresponde ao peso relativo do número de respostas registadas por cada

departamento da SGMF.



Subjacente ao Objetivo Operacional 8 do QUAR 2013, Promover a excelência na prestação

de serviços, definiu-se o indicador 13 - Grau de satisfação dos clientes, que visou apurar a

opinião e a avaliação de três grupos de clientes/utilizadores sobre a quantidade e qualidade

dos serviços prestados pela Secretaria-Geral, auscultação que vem sendo concretizada e

valorizada há vários anos.

Para além de se auscultarem, como habitualmente, os Chefes dos Gabinetes dos membros

do Governo e outros utilizadores dos serviços da SGMF, nos anos anteriores, os

questionários eram também enviados aos dirigentes máximos dos organismos da

Administração Direta do MF.

No entanto, dada a baixa taxa de respostas deste grupo de destinatários, em 2013, foi

decidido avaliar o grau de satisfação com os serviços prestados pela SG, mediante

inquirição dos interlocutores das entidades do MF cujos serviços foram centralizados.

Discriminaram-se os resultados das três Divisões que protagonizaram mais diretamente a

operacionalização da centralização de serviços comuns. Esta opção relacionou-se com a

importância do apuramento do impacto da centralização no nível de satisfação dos clientes

e na avaliação global da SG, tendo-se constatado que a avaliação média anual de cada uma

das Divisões, efetuada pelos interlocutores dos serviços centralizados, se situou em 3,34

para a DPGF, 3,44 para a DGAP e 3,64 para a DGRH, facto que se refletiu efetivamente na

diminuição do resultado institucional.

A única Direção de Serviços que se submeteu à avaliação por parte deste grupo de

utilizadores, interlocutores dos serviços centralizados, foi a DSIRP, como adiante se

explicita, tendo obtido uma média anual superior a 4.

Constaram dos questionários, várias perguntas referentes aos serviços prestados pelas

áreas operacionais da SGMF, designadamente:

Inovação e Qualidade (DSIQ)

Gabinetes - Suporte aos serviços (área de informática)

Outros clientes - Suporte técnico prestado à central telefónica



Gestão de Recursos Humanos (DGRH)

Gabinetes – Serviço de publicações, serviço de expediente, informação

disponibilizada na extranet e questões relativas à qualidade do atendimento

Centralização – Questões relativas à qualidade do atendimento

Outros clientes – Serviço de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais,

Núcleo do SME e questões relativas à qualidade do atendimento

Planeamento e Gestão Financeira (DPGF)

Questões relativas à qualidade do atendimento (para os três grupos de

utilizadores)

Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC)

Gabinetes e Outros clientes - Emissão de pareceres jurídicos, patrocínio

judicial do MF, processamento de indemnizações

Arquivos e Documentação (DSAD)

Gabinetes e Outros clientes - Atendimento, pesquisa, disponibilização de

documentos, no arquivo e biblioteca central

Informação e Relações Públicas (DSIRP)

Gabinetes – Organização de eventos, receção, organização de viagens e

anuário

Centralização - Questões relativas à qualidade do atendimento na

organização de viagens

Outros clientes – Atendimento, reuniões e eventos, viagens, revista de

imprensa, atividades socioculturais, outros serviços (central telefónica, listas

de contactos, anuário e programa de fim de semana)

Unidade Ministerial de Compras (UMC)

Serviços partilhados na área das compras públicas (nos dois grupos de

utilizadores Gabinetes e Outros clientes)

Gestão de Aprovisionamento e Património (DGAP)

Gabinetes - Gestão de viaturas, apoio logístico, limpeza do edifício, questões

relativas à qualidade do atendimento

Centralização - Gestão de viaturas, apoio logístico, questões relativas à

qualidade do atendimento

Clientes - Gestão de viaturas, apoio logístico, fornecimento de bens e

serviços, questões relativas à qualidade do atendimento



A meta estabelecida no indicador 13 do QUAR 2013 [3,8;4,2] foi atingida, tendo a

Secretaria-Geral alcançado o resultado anual de 4,05.

Avaliação dos serviços da SGMF pelos utilizadores e clientes no triénio 2011-2013

Da análise da satisfação com a qualidade dos serviços prestados pela SGMF e pelas

respetivas unidades orgânicas no triénio 2011-2013 depreende-se que:

em 2013, a avaliação global da SGMF, ainda que positiva, apresenta um relativo

decréscimo de 0,19 p.p., relativamente a 2012, ano em que se constatara,

inversamente, um ligeiro acréscimo face ao ano de 2011;

este resultado da SGMF, advém da descida das pontuações atribuídas em 2013, face

a 2012, não somente a 3 das 5 Direções de Serviços (DSAJC - menos 0,42 p.p.; DSIQ

- menos 0,25 p.p.; e DSIRP- menos 0,15 p.p), mas também dos valores médios,

abaixo do nível 4 da escala, obtidos pelas 3 Divisões envolvidas no processo da

centralização dos serviços, embora a DGAP tenha recuperado 0,10 pontos,

relativamente ao ano precedente;

a DGRH e a DPGF, avaliadas separadamente em 2013, apresentam, respetivamente,

um decréscimo de cerca de 0,50 p.p. e de 0,30 p.p., face às pontuações alcançadas

em 2012 e em 2011, quando foram conjuntamente avaliadas sob a égide da Direção

de Serviços de Gestão de Recursos Humanos e Financeiros (DSGRHF);

a DSAD e a UMC, contrariando a tendência generalizada, apresentaram a melhor

pontuação do triénio – aumento significativo de 0,44 p.p. na média de 2013, face a

2012, por parte da DSAD, e acréscimo de 0,16 p.p. por parte da UMC, relativamente

ao ano anterior.

DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP SGMF

2011 4,75 4,21 4,53 4,05 4,35 3,98 4,18

2012 4,64 4,22 4,59 4,12 4,48 4,02 3,69 4,24

2013 4,39 3,70 3,90 4,17 4,56 4,33 4,18 3,79 4,05

* Em 2011/2012 avaliadas sob a sigla DSGRHF

Avaliação do SCI


2.3. Avaliação do sistema de controlo interno (SCI)

QUESTÕES APLICADO

FUNDAMENTAÇÃO S N NA

1 – AMBIENTE DE CONTROLO

1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema

de controlo interno? X

Manuais de procedimentos internos - existem Manuais de Procedimentos que garantem a eficiência de todos os fluxos operacionais e de informação (relevância da informação obtida) Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas Plano de contingência e Disaster recover

1.2 É efetuada internamente uma verificação efetiva sobre a legalidade,

regularidade e boa gestão? X Manuais de procedimentos internos

1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a

habilitação necessária para o exercício da função? X

1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que

regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do

utente, princípios de bom governo)?

X Código de Conduta dos Trabalhadores da Secretaria-Geral do MF, disponível na página internet da SG, em http://www.sgmf.pt/

1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a

adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas? X Plano de Atividades, Plano de frequência de ações de Formação e SIADAP

1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares

entre a direção e os dirigentes das unidades orgânicas? X

Reuniões periódicas; Manual de Procedimentos internos

1.7 O serviço foi objeto de ações de auditoria e controlo externo? X

2 – ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras

definidas legalmente? X

Legislação associada ao funcionamento da SG, a saber: - Decreto Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril - Aprova a estrutura orgânica da Secretaria-Geral do Ministério das Finanças (definiu, entre outras, a natureza, a missão e atribuições e tipo de organização interna da SGMF); - Portaria nº 112/2012, de 27 de abril – Determina a estrutura nuclear da SGMF, estabelece o número máximo de unidades flexíveis do serviço e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares - Despacho nº 7489/2012, de 31 de maio (republicado em anexo à Declaração de retificação nº1035/2012, de 10 de agosto) – Define e implementa a estrutura flexível da Secretaria-Geral

http://www.sgmf.pt/

Avaliação do SCI


2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de

acordo com o SIADAP 2 e 3? X 100%

2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram

pelo menos uma ação de formação? X 50,79%

3 – ATIVIDADES E PROCEDIMENTOS DE CONTROLO ADMINISTRATIVO IMPLEMENTADOS NO SERVIÇO

3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Manual de procedimentos internos;

Plano de contingência

3.2 A competência para autorização da despesa está claramente

definida e formalizada? X Em normas legais e Despachos de delegações de competências.

3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X

No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP), criado pelo Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de Fevereiro e disciplinado pelo Regulamento n.º 330/2009 da ANCP (DR, II série, n.º 146 de 30 de Julho de 2009), designadamente segundo o previsto no n.º 3 do seu artigo 13º, cabe a cada Unidade Ministerial de Compras (UMC) elaborar e enviar anualmente até 30 de Outubro, à ESPAP,I.P., um Plano Ministerial de Compras (PMC).

3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre

trabalhadores? X

3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas,

conferências e controlos estão claramente definidas e

formalizadas?

X Manuais de procedimentos internos;

Plano de contingência

3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade

por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos? X

Os manuais de procedimentos foram elaborados segundo a metodologia BPMN, identificando as ações e atores responsáveis pela sua execução, bem como as transições e os pontos de decisão existentes. Serviços prestados: identificação dos serviços prestados pelo processo à organização. Enumeração dos objetivos específicos do processo. Enumeração de Atores/Intervenientes: identificação dos atores humanos intervenientes no processo. Enumeração dos documentos envolvidos: documentos envolvidos no decorrer do processo. Esta enumeração complementa o detalhe do modelo conceptual do processo, onde é ou são detalhado(s) por atividade o(s) documento(s) envolvido(s). Enumeração dos sistemas externos/internos envolvidos: sistemas de informação internos ou externos envolvidos no processo. Relação com outros processos: relações identificadas com outros processos. Enumeração das relações e dependências entre o processo descrito e outros existentes na organização Documento – “split” de processos

Avaliação do SCI


3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma

a evitar redundâncias? X Manual de Procedimentos internos

3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infrações

conexas? X Plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas

3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é

executado e monitorizado? X

4 – FIABILIDADE DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de

dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão

documental e tesouraria?

X

Gestão Documental: fabasot components; Contabilidade, património: GeRFIP RH: GeRHuP Estratégia e planeamento, SIADAP 1e SIADAP 2: Sistema de Monitorização da Estratégia

O sistema de controlo interno gira em torno de aspetos administrativos e está segmentado por cada departamento da SGMF - cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controlo interno e está suportado por aplicações informáticas. O sistema contabilístico é fiável e está assente num sistema adequado, podendo assim confiar-se na informação por ele gerada. O Sistema de Gestão Documental é transversal a toda a Organização, sendo o suporte para todo o controlo administrativo.

4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento

de informação? X

Existe interoperabilidade entre as aplicações informáticas (internas)

Existe integração entre o sistema de controlo administrativo e o sistema de controlo contabilístico.

4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade,

oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas? X

Estes mecanismos estão nativos em cada uma das aplicações. As informações extraídas das diversas operações geram resultados fidedignos e atempados que, por sua vez, são o ponto de análise para a tomada de decisão.

4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos

processos de decisão? X Através de ferramentas adequadas

4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros

a informação ou ativos do serviço? X

Estão instituídos requisitos de segurança para entrada de terceiros no sistema de informação da SGMF, por software e hardware.

Todos os mecanismos de Segurança da informação estão instituídos. Em 2009 assegurámos o acesso seguro aos sistemas internos a todos os funcionários da Organização, através da criação de uma VPN segura.

Avaliação do SCI


Conclusão

O SCI instituído na Secretaria-Geral caracteriza-se pela abrangência, suficiência e complementaridade, garantindo a boa gestão de recursos e

acautelamento dos bens patrimoniais e financeiros.

Quanto às respostas às questões do quadro do Sistema de Controlo interno, se se excetuarem os casos não aplicáveis, a SGMF tem

desenvolvidas as restantes 24 ferramentas, tendo atingido 100% das ferramentas definidas pelo CCAS.

4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente

salvaguardada (existência de backups)? X

Manual de backups: a política nele definida assegura exclusivamente os

conteúdos alojados em áreas de partilha; sistema de GD e noutros

servidores.

4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X

Está garantida ao nível tecnológico

Encontram-se identificados e implementados alguns requisitos obrigatórios

de segurança, a saber:

Confidencialidade/Integridade/Autenticidade/Autenticação/Não repúdio (é

usada a assinatura digital em alguns processos para garantir estes

requisitos) /Disponibilidade/Controle de Acessos.

Justificação de resultados insuficientes de ações ou projetos


2.4. Ações ou projetos não executados ou com resultados insuficientes

Como vem sendo habitual, o desempenho global da Secretaria-Geral não considera apenas

os resultados do QUAR anual que, apesar de ser representativo da atividade desenvolvida,

dá especial visibilidade, em determinado ano, a algumas opções na condução das ações

necessárias à concretização das prioridades estratégicas plurianuais, mas não inclui outras

atividades, projetos, iniciativas e, principalmente, outros objetivos das unidades orgânicas,

cujo desenvolvimento e concretização contribui, em maior ou menor grau, para a execução

do Plano de Atividades

No ponto 2.4.1 indicam-se razões de natureza exógena ou endógena que levaram ao não

cumprimento de alguns objetivos operacionais das Unidades Orgânicas – 6, o que configura

uma taxa de incumprimento de 14,28%, similar à da melhor do triénio, registada em 2011

(13,64%), com uma melhoria face à de 2012 - 20%.

No ponto 2.4.2 explanam-se as causas para a não conclusão de 3 dos 7 projetos planeados

para 2013 ou para o seu incumprimento, ascendendo a taxa de incumprimento a 42,86%, o

que consubstancia um resultado menos positivo face ao verificado no ano anterior (2012 -

33,33%), mas superior aos dos registados nos dois anos precedentes: taxas de

incumprimento - 2011 - 59,1%; 2010 - 45%.

2.4.1 - Causas de incumprimento de alguns objetivos das unidades orgânicas

Objetivo: - Otimizar a utilização do sistema de informação da SGMF

Meta: 75%

Taxa de realização da DSIQ: 89,98%

Indicador 1: Grau de implementação do projeto criação do processo ad-hoc

Resultado: 56,22%

Taxa de realização: 74,96%

Indicador 2: Taxa de atualização do BSC

Resultado: 96%




Como se pode verificar, o não cumprimento do objetivo pela DSIQ advém do resultado do

indicador 1 (indicador de processo), sendo justificado pelo facto de não se ter previsto o

impacto real da entrada em funcionamento para um processo desta dimensão, transversal a

toda a Secretaria-Geral.

O grau de implementação ficou nos 56% o que corresponde à entrada em produção, deste

processo, nas seguintes unidades orgânicas: DSIQ, DSAJC, DGAP e DPGF.

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes

Meta: [3,8;4,2]

Taxa de realização da DGRH: 97,37%

Indicador: Grau de satisfação dos clientes

Resultado: 3,70


A implementação de um novo SI de R.H., que ainda não se encontra estável, conjugada

com resistência à centralização/mudança por parte de alguns dos serviços, levou a algum

descontentamento por parte dos nossos clientes.

Objetivo: Efetuar o tratamento dos processos de acidentes de trabalho, entrados até

dezembro de 2012

Meta: [500;600]


Indicador: Nº de processos tratados

Resultado: 346

Taxa de realização da DGRH: 69,20%;

Sendo a meta deste objetivo, referente a processos tratados na nova aplicação, o facto de a

mesma ter integrado com GeRFiP apenas no mês de julho e de só em setembro se ter

iniciado o contrato de prestação de serviços de digitalização dos processos, levou a que o

objetivo não tenha sido atingido pela DGRH.



Objetivo: Manter tempos de resposta em processos jurídico-administrativos

Meta: 12 dias

Taxa de realização da DSAJC: 92,31%

Indicador: Prazo médio de resposta a processos jurídico-administrativos

Resultado: 13 dias

Taxa de realização da DSAJC: 92,31%;

Por força da ausência de contratualização, perante a necessidade de dar prioridade ao

cumprimento de prazos judiciais e, em determinadas matérias, a delonga na prolação de

orientação do membro do Governo, conduziu a que alguns técnicos da DSAJC

ultrapassassem o prazo médio de 12 dias (meta), levando à elevação do número de dias no

apuramento final de todos os papéis produzidos a solicitação.

Não tendo sido possível realizar o reajustamento da situação no decurso do 2.º semestre,

obteve-se um número final que excede a meta anual em 1 dia.

Objetivo: Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com

consumíveis

Meta: 4%

Taxa de realização da DSAD: (-1080,50%)

Indicador: Grau de poupança gerada (comunicações fixas, móveis e consumíveis)

Resultado: (- 43,22%)

Taxa de realização da DSAD: (-1080,50%)

No que concerne aos encargos com comunicações fixas e móveis, a DSAD despendeu o

montante de 1.838,77 euros em 2012. Em 2013 o montante baixou para 1.680,99 euros, o

que representa um decréscimo de 9%.

Relativamente aos consumíveis, foram gastos 485,96 euros em 2012 enquanto no ano

seguinte o montante subiu para 1.199,282 euros.

Analisados os produtos solicitados durante o ano de 2013, verificou-se que a maior

incidência residia em lâmpadas para uma microfilmadora, toner para impressoras e resmas

de papel A4 de fotocópia.



Este aumento significativo deriva diretamente do trabalho desenvolvido pelo serviço

relativamente à reprodução de documentos, que consta do objetivo “Contribuir para o

aumento de receita própria”.

No ano de 2012 a DSAD facturou o montante de 41.773,34 euros, enquanto em 2013 o

valor subiu para 70.278,45 euros, o que necessariamente se reflete nos consumíveis

utilizados.

Objetivo: Garantir a satisfação dos clientes

Meta: [3,8; 4,2]

Taxa de realização da DGAP: 99,74%

Indicador: Grau de satisfação dos clientes

Resultado: 3,79

Taxa de realização da DGAP: 99,74%;

Apesar do resultado não ser insatisfatório importa ter em conta que a DGAP sofreu um forte

acréscimo de trabalho com o processo de centralização, sem que para tal tivessem

transitado RH adequados e com competências na área da Divisão (salvo raras exceções).

Assim, para além do trabalho que detinha, viu-se a braços com processos de integração,

adaptação e formação dos trabalhadores para conseguir fazer face às inúmeras

solicitações, para não falar da dificuldade que existiu na procura de uniformizar as diferentes

formas de trabalhar dos organismos centralizados.

O facto de os Serviços centralizados não terem disponibilizado toda a informação

necessária em tempo útil, levou a que a DGAP tivesse que rever procedimentos e refazer

processos, o que dificultou e atrasou muitas das tarefas planeadas.



2.4.2 - Causas de incumprimento de alguns projetos planeados

Projeto 1/DSIQ – Criação de Processo eletrónico

Os projetos planeados para 2013 pela DSIQ sofreram alguns ajustes na calendarização. A

razão principal para este desvio no planeamento foi a quantidade de tarefas associadas à

Centralização de Serviços que não permitiram disponibilidade por parte dos trabalhadores

da Secretaria-Geral para implementar o projeto.

O grau de implementação ficou nos 56% o que corresponde à entrada em produção, deste

processo, nas seguintes unidades orgânicas: DSIQ, DSAJC, DGAP e DPGF.

Projeto 2/DSAD – Adesão à Rede Portuguesa de Arquivos/Portal de Arquivos Portugueses

Como se referia no Plano de Atividades 2013, o projeto só poderia ser executado, caso

fosse concretizada a aquisição de um software de Arquivo, sujeita esta a parecer prévio da

Agência para a Modernização Administrativa, I.P., ao abrigo do Decreto-Lei 107/2012, de 18

de maio. Como este parecer foi proferido em dezembro, mesmo no final do ano, não foi

possível iniciar o projeto.

Projeto 3/DSAD – Arquivo multimédia do MF (2013-2014)

Foi iniciada a transferência, para suporte digital, de informação referente às cerimónias

realizadas no MF (conferências de imprensa, tomadas de posse, etc.), que se encontram em

cassetes vídeo, áudio e fotografias. Não foi, porém, possível atingir a meta anual, a saber

Transferir para ficheiros digitais 50% da informação que se encontra em cassetes vídeo e

áudio, pelo que se optou pelo reajustamento da execução deste projeto bianual,

pretendendo-se concluí-lo em 2014.

Medidas para reforço do desempenho


2.5. Medidas para um reforço positivo do desempenho

A auscultação dos responsáveis das unidades orgânicas internas permitiu obter um

esboço da imagem atual da Secretaria -Geral, refletindo as opiniões, preocupações e

propostas dos dirigentes. Dos contributos resultou ainda uma visão prospetiva de curto e

médio prazo, alicerçada nos pontos fortes e nas oportunidades para mitigar as fraquezas

e as ameaças, mas com a consciência dos constrangimentos jurídico-legais e ao nível da

gestão de recursos humanos e financeiros.

Análise SWOT:

Análise Interna

S (Forças) W (fraquezas)

Análise Externa

O (Oportunidades)

SO (maxi-maxi)

Inovação;

Know How nos processos de

negócio;

Formação contínua para os

funcionários;

Infraestrutura tecnológica moderna;

Qualidade dos Serviços de Suporte;

Atendimento personalizado;

Serviços Centralizados – Expansão

de Clientes;

Planeamento eficiente de

aquisições TI;

Reengenharia de Processos;

Empowerment

Agregação de novas categorias

pela UMC

Aumentar a produção de serviços

de que resultem receitas

Competência de entidade

Coordenadora do Programa

Orçamental

WO (mini-max)

Aperfeiçoar processos internos

Conhecimento transversal da SG a

todos os funcionários;

Aproveitar competências internas;

Novas atribuições, Serviços

Centralizados versus Quem

operacionaliza;

Constrangimentos orçamentais/legais

Instalações dispersas

Maus exemplos/comportamentos (eficiência energética/hídrica/resíduos)

Permanente alteração da localização de gabinetes;

Ausência programa gestão de contratos

Pouco aceitação dos sistemas worflow

Resistência à mudança

T (Ameaças) ST (max-min)

Dependência da ESPAP para

utilização de Sistemas

fundamentais ao negócio da SG;

Dificuldades na introdução de novas

tecnologias de suporte ao negócio;

Morosidade nos processos de

aquisição com exigência de vários

pareceres prévios;

Realização de atividades que

possibilitem a divulgação desta

“ferramenta” documental (Arquivo

online).

Diminuição do n.º de utilizadores

que nos contactam para obter

documentação

WT (min-min)

Morosidade nos procedimentos

aquisitivos de (Hw/Sw);

Sobrecarga de trabalho devido a

escassez de RH;

Necessidade de Recursos Humanos

especializados

Falta recursos financeiros

Contexto económico-laboral adverso

Dispersão geográfica dos clientes

Pressão dos clientes internos

Medidas para reforço do desempenho


Tendo em conta a avaliação de 2013 e os resultados da avaliação de satisfação realizada

aos clientes internos e externos da DGAP, apresenta-se um plano de melhoria a médio

prazo:

Monitorização dos processos aquisitivos para verificar a possibilidade de redução

dos prazos – implementar/adequar níveis de serviço/resposta na área de

aprovisionamento e logística e monitorizar o seu cumprimento;

Simplificação/racionalização/desmaterialização de processos – implementação das

PAB’s;

A longo prazo, implementar um projeto de gestão de ativos para controlo do

inventário que, por força da centralização, cresceu substancialmente.

Benchmarking


2.6. Comparação com o desempenho de serviços idênticos

Durante o ano de 2013 não se registaram desenvolvimentos no âmbito do projeto de

trabalho Benchmarking entre SG, devido, nomeadamente, a mudanças e alterações

ocorridas nas estruturas de algumas Secretarias- Gerais, acréscimos de exigências e

atribuições e nomeação de novos dirigentes.

No entanto, algumas SG acederam a registar e a divulgar entre elas os resultados relativos

ao exercício de 2013, usando para o efeito a grelha de indicadores base que tem vindo a ser

utilizada desde o início do projeto.

Assim, apesar desta troca de elementos ter sido um pouco tardia, a grelha consolidada dos

resultados insere-se no Anexo D ao presente Relatório.

Autoavaliação – audição de dirigentes e colaboradores


2.7. Audição de dirigentes intermédios/as e trabalhadores/as na autoavaliação dos

serviços

Questionários a utilizadores internos

Período de realização dos questionários

Dimensão da amostra

Taxa de respostas

Avaliação dos serviços prestados

Média semestral a)

Média anual a)

9 Dirigentes intermédios 1º Semestre 7 respostas 77,77 % 4,41 b)

4,31

8 Dirigentes intermédios 2º Semestre 8 respostas 100,00% 4,22 b)

117 Trabalhadores 1º Semestre 42 respostas 35,89% 3,71 b)

3,73

112 Trabalhadores 2º Semestre 58 respostas 51,79% 3,75 b)

Observações

a) Escala de 1 a 5;

b) Média da SGMF, com consideração do peso relativo do número de respostas

registadas por cada unidade orgânica interna.

Os questionários de autoavaliação foram disponibilizados de forma idêntica aos dirigentes

intermédios e trabalhadores - através da intranet – conquanto sejam diferentes tanto as

questões apresentadas, como o tratamento dos dados.

Como é referido anteriormente, em 2013, pela primeira vez, foram avaliadas individualmente

a Divisão de Gestão de Recursos Humanos e a Divisão de Planeamento e Gestão

Financeira, de forma a permitir uma análise mais pormenorizada das duas áreas.

Esclarece-se que a Direção de Serviços de Apoio Jurídico e Contencioso (DSAJC) e a

Unidade Ministerial de Compras (UMC) não se submetem à autoavaliação, pois que os

destinatários dos seus serviços não são os dirigentes intermédios e trabalhadores da SG.

No entanto, os dirigentes e colaboradores destes departamentos colaboram na avaliação

dos serviços prestados pelas restantes unidades orgânicas internas.



A análise dos resultados da auscultação dos dirigentes e trabalhadores entre 2011 e 2013

demonstra que a autoavaliação relativa a 2013 foi a mais baixa do triénio, possivelmente

relacionada com a desmotivação e insatisfação provocadas pela desvalorização salarial,

pelo acréscimo do horário de trabalho e por outras medidas com impacto significativo na

vida pessoal e na carreira profissional da maioria dos trabalhadores.

Nos gráficos seguintes ilustra-se a evolução dos resultados da autoavaliação da SGMF nos

3 últimos anos, organizando-os por área funcional e grupo de inquiridos.

Autoavaliação da SGMF no triénio 2011-2013 - dirigentes intermédios/as

DSIQ DSGRHF DGRH* DPGF* DSAD DSIRP DGAP SGMF

2011 4,63 4,51 4,68 4,62 4,58

2012 4,50 4,39 4,58 4,60 4,27 4,47

2013 4,51 4,15 4,12 4,47 4,53 3,73 4,31

* Em 2011/2012 avaliados sob a sigla DSGRHF

Oberva-se que em 2011 se registaram os melhores resultados do triénio, tendo a média

agregada da SG ascendido a 4,58, valor de referência que diminuiu 0,11 p.p em 2012, para

4,47, notando-se um afastamento ainda maior de 0,27 p.p. em 2013, com o valor médio

atingido pela Secretaria-Geral a situar-se em 4,31, o que pode considerar-se ainda um bom

resultado, embora um pouco mais longe do nível máximo da escala de 1 a 5 utilizada, em

que se posicionara a SG em 2011.

Acresce que apenas uma das unidades orgânicas já anteriormente avaliadas, a DSIQ,

manteve sensivelmente a pontuação do ano anterior (2012 – 4,50; 2013 – 4,51),

contrariamente ao que se verifica nas restantes UO.



Houve perda de pontuação por parte de 2 Direções de Serviços e de 1 Divisão, que foi muito

pouco significativa no caso da DSIRP (-0,07 pontos), algo mais valorizável no caso da

DSAD (-0,11 pontos), mas particularmente expressiva no caso da DGAP (-0,54 pontos

percentuais).

Relativamente à Divisão de Gestão de Recursos Humanos (DGRH) e à Divisão de

Planeamento e Gestão Financeira (DPGF), cuja aferição individualizada se iniciou só em

2013, constata-se que as pontuações atingidas, 4,15 e 4,12, respetivamente, as distanciam

+42 e +39 p.p. da pontuação alcançada pela Divisão de Gestão de Aprovisionamento e

Património (DGAP) – 3,73, pese embora a comparação com o “score” mais elevado de

2013, alcançado pela DSIRP – 4,53 -, seja indicativo de uma distância de cerca de menos

0,40 pontos obtidos (DGRH – menos 0,38; DPGF – menos 0,41), facto que influenciou

necessariamente o resultado médio da SG.

Autoavaliação da SGMF no triénio 2011-2013 - trabalhadores/as

DSIQ DSGRHF DGRH DPGF DSAD DSIRP DGAP SGMF

2011 4,00 3,74 4,05 3,86 3,86

2012 4,09 3,82 4,02 4,10 3,61 3,93

2013 3,91 3,53 3,68 3,72 3,83 3,71 3,73

* Em 2011/2012 avaliados sob a sigla DSGRHF

Em consonância com o que se observa no grupo dos/as dirigentes intermédios/as, a

autovaliação realizada pelos trabalhadores/as em 2013 apresenta, na média agregada anual

da SGMF, um decréscimo de 0,13 p.p., face a 2011, e de 0,20 p.p., relativamente a 2012,

ano em que se logrou obter o melhor “score” do triénio.



Em comparação com o ano anterior e, com exceção da Divisão de Gestão de

Aprovisionamento e Património (DGAP), cuja pontuação aumentou 0,10 em 2013, todos os

outros departamentos internos, que foram objeto da autoavaliação, baixaram os seus

resultados, tendo alguns descido de “patamar”, isto é, desceram do nível 4 da escala para o

nível 3.

São os casos das 3 Direções de Serviços, DSIQ, DSAD e DSIRP, que perderam, em

relação a 2012, respetivamente, 0,18, 0,30 e 0,27 pontos percentuais, facto que, conjugado

com os resultados da DGRH e da DPGF, se consubstanciou na média da Secretaria-Geral.

Resultados de outras atividades desenvolvidas


2.8. Atividades desenvolvidas e resultados alcançados

2.8.1 – Atividades previstas no plano

Por força da Lei do Orçamento de Estado 2013, operacionalizou-se a centralização na

SGMF de atribuições comuns nos domínios da gestão dos recursos humanos, financeiros e

patrimoniais do GPEARI, da IGF, da DGO, da DGTF e da DGAEP, transferiu-se para a SG a

competência de gestão dos orçamentos dos gabinetes do Ministério das Finanças e ainda

foi concretizada a fusão dos orçamentos dos organismos do MF, atrás mencionados, no

orçamento da Secretaria-Geral

Apesar das novas responsabilidades, corolário desta transferência de competências, pode-

se confirmar que a operação decorreu sem incidentes assinaláveis, porquanto tinham sido

anteriormente preparadas, no decurso do ano de 2012, as condições para a implementação

da prestação centralizada de serviços comuns, nos termos das alíneas b),quer do nº 2 do

Artigo 9º do Decreto-Lei nº 117/2011, de 15 de dezembro, quer do Artigo 2º do Decreto

Regulamentar nº 37/2012, de 10 de abril.

Não se podendo desvalorizar algumas dificuldades e contratempos que foram ocorrendo,

com refexos na eficácia e qualidade do trabalho das equipas e na satisfação dos clientes

das áreas de gestão de recursos - DGRH, DPGF e DGAP -, as questões suscitadas foram

sendo corrigidas, normalizadas ou melhoradas e ultrapassadas.

A focalização nesta matéria dos colaboradores e dos responsáveis operacionais mais

diretamente envolvidos, bem como a sobrecarga de trabalho sentida e o peso da

responsabilidade especial inerente a estas tarefas tiveram influência na prossecução de

alguns dos objetivos destas UO e nas respetivas taxas de realização, facto que não impediu

a Secretaria-Geral de atingir uma taxa de execução global do Plano de Atividades 2013

positiva, que adiante se quantifica abreviadamente.

Refira-se que, embora se tenha contado com menos 10 colaboradores/as relativamente ao

planeado, se garantiu a consecução de 135 processos de suporte (atividade corrente), se

concluíram 57,14% dos projetos que figuravam no planeamento, ou seja, 4 de um total de7,

e se concretizaram outros projetos, iniciativas e atividades não previstas, mencionadas no

ponto 2.8.2.



i. apurou-se um resultado inferior ao de 2012, mas superior aos dos dois anos

precedentes na taxa de execução global anual dos projetos planeados: 2010 –

55%; 2011 – 40,9%; 2012 – 66,67%; 2013 – 57,14%.

ii. se comparadas as taxas de execução global anual dos objetivos operacionais

das unidades orgânicas entre 2011-2013, evidencia-se um aumento de quase

6 pontos percentuais em 2013 (85,71%), face a 2012 (80%), reaproximando-se

esta taxa da melhor do triénio, registada em 2011 (86,36%). Tal resultado é

digno de nota, perante o reconhecido grau de exigência e a sobrecarga de

trabalho advenientes da implementação da centralização de serviços comuns.



A taxa de incumprimento, situada em apenas 14,28%, deve-se, em 50%, a três

Direções de Serviços, cada uma das quais não atingiu 1 dos seus objetivos, sendo da

responsabilidade de duas das Divisões que operacionalizaram a centralização de

seviços comuns os restantes 50% - 3 objetivos não atingidos.

BALANÇO DA ATIVIDADE DESENVOLVIDA EM2013 Unidades Orgânicas (UO) DSIQ DGRH DPGF DSAJC DSAD DSIRP UMC DGAP TOTAL

OBJETIVOS OPERACIONAIS DAS UO

Objetivos planeados 5 5 5 6 6 6 5 4 42

Objetivos atingidos 1 0 1 1 1 0 1 2 7

Objetivos superados 3 3 4 4 4 6 4 1 29 Objetivos não atingidos 1 2 0 1 1 0 0 1 6

Taxa de Execução Anual 80% 60% 100% 83,33% 83,33% 100% 100% 75% 85,71%

INDICADORES DAS UO Indicadores planeados 7 6 5 7 7 8 6 5 51

Indicadores atingidos 1 0 1 1 1 1 1 2 8 Indicadores superados 5 4 4 5 5 7 5 2 37 Indicadores não atingidos 1 2 0 1 1 0 0 1 6

Taxa de Execução Anual 85,71% 66,67% 100% 85,71% 85,71% 100% 100% 80% 88,24%

ATIVIDADE CORRENTE

Processos de suporte planeados 12 40 14 3 21 21 12 12 135 Processos de suporte assegurados 12 40 14 3 21 21 12 12 135

Taxa de Execução Anual 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Outras atividades não previstas no planeamento X X

X

X X

INICIATIVAS OU PROJETOS

Projetos planeados 3 0 0 0 4 0 0 0 7 Projetos concretizados 2 ------- ------- ----- 2 ----- ----- 0 4

Taxa de Execução Anual 66,67% -------- ------- ----- 50% ----- ----- ------- 57,14%



Taxas de execução dos Obj Operacionais das UO 2011/2012/2013

Projetos planeados /execução anual 2013

Projetos planeados: 7 Projetos concluídos: 4

Projetos não concluídos: 3

PROJETO 1/DSIQ – Criação de processo eletrónico Não Concluído

PROJETO 2/DSIQ – Redesenhar manuais de procedimentos Concluído

PROJETO 3/DSIQ – Migração da Intranet / Extranet para SharePoint 2010 Concluído

PROJETO 1/DSAD-DA – Tratamento arquivístico da série “Pensões de sangue” (Obs: No planeamento, por lapso, definiu-se, como meta do projeto, a descrição

de 50 metros lineares de documentação, em vez de 30 metros)

Concluído

PROJETO 2/DSAD-DA – Adesão à Rede Portuguesa de Arquivos/Portal de Arquivos Portugueses

Não Concluído

PROJETO 3/DSAD – Arquivo multimédia do MF Não Concluído

PROJETO 4/DSAD-DA – Elaborar, em colaboração com os Organismos do MF, um Plano de Classificação e uma Portaria de Gestão Documental, de acordo com a MEF

Concluído



Dados adicionais sobre a atividade desenvolvida

Na área de inovação e qualidade

Destaca-se a superação de 60% (3 objetivos) dos objetivos definidos. Dos restantes

objetivos, 20% (1 objetivo) foram atingidos e os outros 20% (1 objetivo) encontram-se não

atingidos.

Redesenhar processos - Este objetivo foi reformulado com a aprovação da Sra Secretária-

Geral, abrangendo todos os processos da área de formação (nova atribuição da DSIQ), em

substituição dos processos da DGAP.

A execução (Atingido) que se verifica neste indicador resulta do enorme volume de trabalho

decorrente de todas as atividades de suporte aos serviços (ServiceDesk), bem como todo o

apoio que foi necessário dar ao GPEARI na implementação do sistema de Gestão

Documental. A entrada de novos utilizadores e de novos sistemas de informação na SG

durante este ano duplicou o nº de pedidos de helpdesk. A razão entre o ano de 2012 e o ano

de 2013 é de aprox. 600:1300. Como os recursos humanos afetos à DSIQ (técnicos de

informática) se mantiveram inalterados, decidimos dar prioridade à gestão corrente/atividade

corrente em detrimento dos objetivos anuais.

Todas as mudanças que aconteceram na Secretaria-Geral por força das novas atribuições

da prestação centralizada de serviços comuns, trouxeram à DSIQ um enorme volume de

trabalho na área de suporte aos utilizadores e unidades orgânicas.

Assim, alguns dos objetivos cujo início de execução estava previsto para o 1º semestre,

foram forçosamente remetidos para o 2º semestre comprometendo a execução de alguns

deles.

Quanto às atividades desenvolvidas, no âmbito do novo sistema de Gestão de Acidentes de

Trabalho e Doenças Profissionais e do apoio prestado pela DSIQ aos respetivos utilizadores

(internos e externos) contabilizam-se no período compreendido entre Março e Dezembro de

2013:

595 chamadas telefónicas atendidas pela DSIQ – pedidos de apoio dos utilizadores

externos (Entidades Empregadoras);



670 e-mails – resposta a pedidos de apoio das entidades empregadoras e pedidos

de elementos em falta nos processos existentes na Secretaria-Geral que foram

inseridos/registados no sistema pelo prestador de serviços a partir de 11 de Outubro

de 2013.

No período de 11/10/2013 a 31/12/2013 foram entregues à DSIQ 521

processos/aditamentos com elementos, necessários ao seu registo, em falta. Estes

elementos foram obtidos pela DSIQ, na sua maioria, através de contacto telefónico e

também via correio eletrónico

No âmbito do planeamento, monitorização, “report”, formação e avaliação institucional

garantiu-se a execução atempada dos processos, à luz do enquadramento normativo

aplicável, em que avulta o SIADAP. Podem referir-se, entre outras, as seguintes atividades:

i. Elaboração do Relatório de Atividades 2012 (RA 2012), integrando a Auto-Avaliação

da SG e o Relatório anual do QUAR e do BSC, dentro do prazo legal.

ii. Monitorização periódica da operacionalização da estratégia: recolha e tratamento de

dados de execução do BSC e do QUAR 2013 da SGMF.

iii. Elaboração dos Relatórios Intercalares do QUAR 2013, de julho e de outubro de

2013 para envio ao GPEARI.

iv. Divulgação, direcionada tanto a dirigentes como a colaboradores, de instrumentos de

planeamento e controlo aprovados e comunicação de resultados intercalares e finais

do trabalho desenvolvido, via correio eletrónico e/ou disponibilizando-os na intranet.

v. Construção do QUAR, do BSC e do Plano de Atividades 2014.

vi. Aplicação de diagnóstico de necessidades de formação para 2014 aos colaboradores

da SGMF, documento normalizado, concebido e preparado na DSIQ e

metodologicamente apoiado na Lista de Competências do SIADAP 2 e 3. Envio

deste documento aos organismos da PCSC – GPEARI, IGF, DGO, DGTF e DGAEP -

, com vista ao apuramento das respetivas carências formativas.



vii. Colaboração com o INA:

no Relatório de Atividades de Formação da Administração Pública 2012 (RAF 2012),

designadamente, difundindo pelos organismos do MF o pedido de respostas ao

questionário de recolha de dados, até 15 de maio de 2013, por parte do INA, e

carregamento do Relatório da SGMF na plataforma do INA, dentro do prazo

solicitado, após recolha e tratamento específico dos dados da execução financeira e

material da formação interna e externa em 2012;

no levantamento de Necessidades de Formação da Administração Pública para

2014, nomeadamente, através da divulgação do inquérito do INA pelos organismos

do MF, - alertando para o seu preenchimento até final de junho 2013 - e da aplicação

interna de questionário simplificado, concebido e aperfeiçoado na DSIQ, dirigido às

unidades orgânicas nucleares e flexíveis da SG, posterior agregação dos resultados

da Secretaria-Geral (áreas prioritárias, níveis, modalidades preferenciais e duração

da formação por destinatários) e seu upload na plataforma do INA.

viii. Planeamento, organização e controlo da formação profissional na SGMF:

elaboração do plano de frequência de ações de formação 2013, com base nas

necessidades de formação, previamente diagnosticadas e tendo em conta os

recursos financeiros e materiais disponíveis, e sua integração no Plano de Atividades

anual;

organização e controlo da execução da frequência de ações de formação,

organizadas internamente, com recurso a operadores credenciados, ou ministradas

por entidades externas acreditadas ou certificadas;

levantamento e descrição das etapas do processo formativo, com base na legislação

em vigor, visando a atualização e alteração dos manuais de procedimentos na área

da formação.

No que respeita à frequência de formação profissional pelos trabalhadores e dirigentes da

SGMF em 2013 encontram-se dados discriminados no Balanço Social, documento em

Anexo A. Contudo, sintetizam-se adiante alguns dos elementos mais significativos.

registou-se um total de 106 participações em ações de formação, 60 das quais em

ações organizadas internamente, por razões de economia e uso eficiente de meios,

com recurso a prestadores de serviços acreditados, e 46 em cursos ou ações

frequentadas no exterior, selecionadas a partir das ofertas formativas adequadas,

divulgadas por entidades credenciadas;



o somatório das 25 ações frequentadas, 3 das quais internas e 22 externas,

abrangeu 64 trabalhadores de todas as carreiras, entre os quais se contam

dirigentes intermédios de 1º e de 2º graus;

foram investidos 9.355,00€ correspondentes a um volume de horas de formação que

ascendeu, no total, a 2.066h, das quais 1.260h em ações organizadas internamente

e 806h em ações frequentadas no exterior.

A ilustração da distribuição do volume de horas de formação frequentadas pelos dirigentes

intermédios de 1º e de 2º graus e restantes colaboradores consta dos gráficos seguintes,

podendo constatar-se, à semelhança do ano anterior, a maior representatividade dos

técnicos superiores, quer nas ações internas (45%), quer nas externas (53%).

Assinala-se, em 2º lugar, a presença dos assistentes técnicos (40%) nas primeiras (internas)

e a participação assinalável dos dirigentes intermédios (30%) nas ações externas, quando

no ano transacto se situava em 10%.

Quanto às áreas de formação que, de acordo com a Portaria nº 256/2005, de 16 de março,

foram preferencialmente selecionadas, tanto por trabalhadores como por dirigentes, à

semelhança do ano de 2012, continua a destacar-se a área 380 – Direito, com a distribuição

de frequência por 10 temas ou cursos/ações.

Segue-se a opção por outras 4 áreas, cada uma delas com 3 temas, a saber: 482 –

Informática na ótica do utilizador, 344 – Contabilidade e Fiscalidade, 345 – Gestão e

Administração e 310 - Ciências Sociais e do Comportamento.

Dirigente intermédio

7%

Técnico superior

45%

Assist técnico

40%

Assist operacional

3%

Informático 5%

Participação em ações internas 2013

Dirigente intermédio

30%

Técnico superior

53%

Assist técnico

15%

Informático 2%

Participação em ações externas 2013



Apreciação final

O ano de 2013 foi muito trabalhoso no que concerne ao controle da execução da estratégia,

todas as tarefas urgentes e todas as atividades de gestão corrente se sobrepuseram ao

planeado.

Os recursos existentes, versus o acréscimo de trabalho obrigaram-nos a alterar estratégias

para conseguir dar resposta de qualidade aos novos clientes da SG (clientes PCSC, novo

gabinete governamental e Comissões).

Na área de gestão de recursos humanos

No âmbito da centralização de serviços (LOE 2014) e da entrada em produtivo do novo

sistema de gestão de R.H. foi necessário redesenhar os processos inerentes à área de RH,

numa lógica de split de atividades/competências entre SG e restantes serviços. O objetivo

foi superado uma vez que foram redesenhados 100% dos processos.

Objetivo – Redesenhar processos

Meta: [50;60]


Indicador – % de processos redesenhados

Resultado: 100%


Não obstante o número de processos tratados na nova aplicação não ser o desejável em

termos de meta para o ano de 2013, pela tardia implementação integral da aplicação, o

prazo médio de tratamento dos processos na mesma foi superado.

Objetivo: Garantir o tratamento dos processos de acidentes de trabalho entrados em 2013

(novo SI)

Meta: [50;60]


Indicador: Prazo médio de tratamento dos processos (dias)

Resultado: 44




Atividades desenvolvidas

Foram assegurados os procedimentos inerentes a 9 recrutamentos por procedimento

concursal, 62 por mobilidade e 7 por Cedência de Interesse público, no âmbito da GAF.

Elaboração de 21 contratos de trabalho em funções públicas com pessoal da GAF.

Elaboração de 202 informações e 203 ofícios (trabalho extraordinário, cabimento,

mobilidades, recrutamento), no âmbito da centralização de serviços.

Promoção e organização do processo de aplicação do SIADAP 2 e 3 no âmbito da SG

Elaboração o balanço social da SG e o balanço social consolidado do MF.

Preenchimento e envio de 3 reports da RCM n.º 22/2012, de 9 de Março.

Produção de informação de apoio à gestão, designadamente mapas mensais dos postos

de trabalho da SG, mapas de pessoal dos Gabinetes, mapa do pessoal de direção

superior do MF.

Carregamento periódico no Sistema de Informação de Organização do Estado (SIOE)

dos dados relativos a Recursos Humanos da responsabilidade da SG, Gabinetes e

CRESAP.

Gestão e atualização da informação a disponibilizar na intranet e na página eletrónica da

SG, no âmbito da gestão e administração de pessoal.

Atendimento presencial, telefónico e por correio electrónico do pessoal da GAF e AG, e

do pessoal em funções em órgãos ou estruturas a que a SG presta apoio.

Tratamento de inúmeros itens na ferramenta de enriquecimento de GeRHuP.

Cumprimento da Lei nº 59/2013, de 23 de agosto - informação sobre as remunerações,

suplementos abonados no ano de 2012 e abril 2013 (GAF, AG, CRESAP, UTAP e

QREN).

Registo e controlo no Fabasoft, Nexus e GERHUP da assiduidade do pessoal da SG

Registo em GERHUP da assiduidade e do trabalho extraordinário do pessoal da GAF,

AG e dos órgãos do MF a que a SG presta apoio.

Realização dos procedimentos inerentes a pedidos de acumulação de férias da GAF e

AG.

Elaboração do plano anual de férias.

Organização/reorganização e atualização dos processos individuais dos dirigentes e

trabalhadores da GAF e AG, bem como do pessoal em órgãos ou outras estruturas a

que a SG presta apoio.



Realização dos procedimentos inerentes a cerca de 600 pedidos de publicação em

Diário da República.

Elaborar contagens de tempo de serviço e notas biográficas do pessoal da GAF ou a

esta afeto (em SME e em funções transitórias em Macau), da AG e de órgãos ou outras

estruturas a que a SG presta apoio.

Instrução de processos para submissão à junta médica e aposentação de pessoal da

GAF ou afeto à SG.

Emissão de cerca 300 certidões e declarações tendo por base os documentos existentes

nos serviços.

Elaboração de termos de posse e de aceitação do pessoal da SG e termos ou autos de

posse de pessoal de direção superior do MF.

Inscrição, reinscrição e cessação de cerca de 250 trabalhadores da GAF e AG,

trabalhadores em SME, em funções transitórias em Macau, e de outros órgãos ou

estruturas a que a SG presta apoio, junto da ADSE, CGA, Seg. Social.

Receção, distribuição e devolução dos respetivos cartões aos beneficiários

Expedição de comprovativos de despesas de saúde à ADSE para efeitos de

processamento de reembolso do pessoal da GAF e AG.

Receção, análise, resposta ou reencaminhamento de correspondência dos cidadãos,

nos termos do C.P.A.

Elaboração de guias de vencimento, guias de reposição, bem como das declarações

para efeitos de IRS.

Comunicação mensal, às diversas entidades competentes, dos descontos dos

trabalhadores, bem como dos pagamentos resultantes de indemnizações no âmbito de

processos judiciais, nos quais o Estado português foi condenado

Elaboração e tratamento dos processos com pedido de informação, formulados pelos

tribunais e solicitadores de execução fiscal e penhoras, relativamente a pessoal da GAF

e AG.

Processamento das remunerações e outros abonos do pessoal da GAF, do pessoal em

SME afeto à SG, da AG, e dos órgãos e outras estruturas a que a SG presta apoio.

Elaboração dos mapas necessários ao projeto de orçamento de pessoal para 2014, da

GAF, AG, CRESAP e UTAP.

Receção, classificação, registo e distribuição interna da correspondência entrada na SG

(20 834 documentos)



Receção, registo e expedição de correspondência da SG, dos Gabinetes

governamentais da área das Finanças, órgãos ou outras estruturas a que a SG presta

apoio, através da elaboração de guias multiprodutos dos CTT (10472 documentos).

Assegurar a receção, registo e distribuição dos processos de acidentes de trabalho e

doenças profissionais na aplicação informática Fabasoft (6584 processos/aditamentos)

Registo na aplicação informática “Gestão de Processos de acidentes de trabalho” e

arquivo (corrente e intermédio) dos processos de acidentes de trabalho e doenças

profissionais da responsabilidade da SGMF.

Análise dos processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais e

processamento das correspondentes despesas, bem como elaboração de declarações

para efeitos de IRS. Foram tratados 10682 processos/aditamentos, dos quais 4665

foram pagos e 6017 devolvidos. Foram emitidas 237 Declarações Individuais de

Rendimento.

Atendimento presencial e telefónico das situações de acidente de trabalho ou doenças

profissionais.

Resposta a 52 questões referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais

colocadas via Masterlink e correio electrónico.

Comunicações obrigatórias ao INA e restantes deveres de colaboração dos serviços no

âmbito da gestão da mobilidade (cerca de 20).

Execução dos procedimentos inerentes ao regresso à actividade de pessoal em SME

(licença extraordinária, licença sem vencimento), e em funções transitórias em Macau,

bem como assegurar o reinício de funções (tratados cerca de 200 processos).

Expedição de correspondência referente aos processos de trabalhadores afetos à SG

(SME e pessoal em funções transitórias em Macau).

Arquivo (corrente e intermédio) dos processos individuais dos trabalhadores afetos à SG

(SME e pessoal em funções transitórias em Macau).

Execução dos procedimentos inerentes à adesão de 11 trabalhadores ao Programa de

Rescisões por Mútuo Acordo (Portaria nº221-A/2013, de 8 de julho).



Na área de planeamento e gestão financeira

De acordo com informação prestada pelas Relações Públicas, os resultados dos inquéritos

de satisfação aos Gabinetes, Centralização e clientes obteve o resultado final abaixo

indicado. Desta forma a DPGF cumpriu este objetivo.

Objetivo – Garantir a satisfação dos clientes

Meta: [3,8;4,2]


Indicador – Grau de satisfação dos clientes

Resultado: 3,9


Os desenhos de processos existentes na SG, na área financeira, encontravam-se

desajustados na medida em que ainda faziam referência ao sistema financeiro SIC. A SG

começou a trabalhar em GERFIP em 2010 pelo que se tornava necessário redesenhar os

processos. O resultado, face à meta, atesta que o objetivo foi superado.

Objetivo – Redesenhar processos

Meta: [40;50]


Indicador – % de processos redesenhados

Resultado: 60%


No que se refere ao Objetivo selecionado para o QUAR, Coordenar o Programa 003 –

Finanças e Administração Pública, já anteriormente referido neste documento, adicionam-

se, seguidamente, algumas observações.



Os processos desenvolvidos relativos à coordenação do Programa 003 revelam alguma

complexidade na medida em que os Organismos do Ministério submetem as suas

necessidades à Entidade Coordenadora do Programa Orçamental (EC), que por sua vez,

após análise da mesma, procede à elaboração de uma Informação propondo o devido

parecer da Senhora Secretária Geral. Após recolha do parecer a Informação é submetida

através de Plataforma Eletrónica da Direção- Geral do Orçamento, a quem compete a

recolha da competente autorização, sendo a mesma depois comunicada à Entidade

Coordenadora. São processos que podem chegar a demorar vários meses.

Durante a elaboração do orçamento para 2014 a Secretaria- Geral preparou todos os

trabalhos inerentes à distribuição do plafond de receitas gerais pelos organismos do

Ministério, sendo ainda da sua responsabilidade:

a) Comunicar à DGO a distribuição de plafonds por serviço, organismo e EPR, bem

como a distribuição do efeito de medidas de consolidação orçamental (estabelecer

limites em despesas com pessoal e aquisição de bens e serviços) e o número de

efetivos do programa;

b) Supervisionar o cumprimento pelos serviços e organismos integrados no Programa

das datas e requisitos definidos para o OE 2014 (acompanhamento através do site

da DGO sobre o estado em que se encontravam);

c) Assegurar a fiabilidade, consistência e coerência da informação;

d) Coordenar com os serviços as eventuais atualizações da informação,

nomeadamente ajustamento do orçamento inicial tendo em atenção o plafond

atribuído ao Programa e as medidas de poupança que incidiram sobre o mesmo.

Como Entidade Coordenadora, a Secretaria- Geral tem ainda como atribuições:

a) Apresentar mensalmente uma projeção de despesa e de receita até ao final do ano;

b) Analisar mensalmente os desvios de execução orçamental relativamente ao

programado;

c) Avaliar o grau de realização dos objetivos do programa, incluindo as medidas de

politica, atividades e projetos, produzindo relatórios de acompanhamento e controle

da execução financeira e material;

d) Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrição de

projetos;



e) Preparar o documento técnico de apoio ao relatório da execução do programa

orçamental, com a explicação dos resultados obtidos e dos recursos utilizados, a ser

enviado pelo membro do Governo da tutela à Assembleia da República até ao dia 31

de março do ano seguinte;

f) Proceder à distribuição dos limites de Fundos Disponíveis pelos organismos.

Mensalmente existiram reuniões com a Direção- Geral do Orçamento sobre as execuções

orçamentais dos serviços e organismos, sendo para tal necessário preparar informação

sobre os desvios e incumprimentos verificados, bem como encontrar soluções para se

ultrapassarem os mesmos.

Estas funções foram asseguradas pela chefe de Divisão e por duas técnicas superiores.

Relativamente a outro dos objetivos insertos no QUAR 2013, a saber, Assegurar a

prestação de serviços na área de gestão financeira, cuja execução se aborda no ponto

2.1., especificam-se ainda alguns aspetos.

No âmbito das suas atribuições, a Secretaria- Geral presta apoio administrativo e financeiro

às seguintes entidades:

Comissão de Normalização Administrativa (CNC),

Comissão de Recrutamento e Seleção para a Administração Pública (CReSAP),

Unidade Técnica de Acompanhamento de Projetos (UTAP),

Observatório do QREN,

Sistema de Mobilidade Especial (SME),

Gabinete da Ministra de Estado e das Finanças,

Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento,

Gabinete da Secretária de Estado do Tesouro,

Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública,

Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais,

Gabinete do Secretário de Estado das Finanças



Para além destas, em 2013, de acordo com o disposto na alínea c) do n.º 2 do artigo 19.º da

Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro, transitaram para a Secretaria- Geral as atribuições

nos domínios dos recursos humanos, dos recursos financeiros e dos recursos patrimoniais

dos organismos seguintes:

Direção- Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP),

Direção- Geral do Orçamento (DGO),

Direção- Geral do Tesouro e Finanças (DGTF),

Gabinete de Planeamento, Estratégia, Avaliação e Relações Internacionais

(GPEARI),

Inspeção- Geral de Finanças (IGF)

Com a centralização dos serviços deram-se os primeiros passos absolutamente

estruturantes para o início de um novo modelo organizacional, com vista a melhorar a

eficiência e qualidade dos processos de forma a obter sinergias nas funções de suporte.

Naturalmente houve um grande aumento de trabalho, e a título meramente exemplificativo o

número de alterações orçamentais necessárias à boa execução orçamental chegou a 647,

sendo 478 da competência da Senhora Secretária Geral e as restantes da Senhora Ministra

de Estado e das Finanças e Tutela.

Outra comparação que podemos fazer, entre 2012 e 2013 é a seguinte:

Pedido de Autorização de Pagamento

SG/GAF AG

2012 2.179 1.271

2013 4.194 1.030

DIFERENÇA +2.015 -241

O número dos recursos humanos existentes na DPGF antes da Centralização era de sete

(7), contanto atualmente com nove (9).

Facilmente se depreende que a Centralização exigiu muito dos trabalhadores da DPGF e só

com muita dedicação, empenho, sacrifício pessoal e familiar, foi possível prestar os serviços

no âmbito da centralização.



Na área de apoio jurídico e contencioso

No que se refere à satisfação dos clientes, os resultados atingidos situam-se apenas a 0.3

centésimas da superação.


Meta: [3,8;4,2]



Resultado: 4,17


Quanto à taxa de sucesso nos processos contenciosos, apurada em 2013, a mesma acabou

por exceder as expectativas em face das decisões recebidas durante o 2.º semestre do ano.

Este é um cálculo de apuramento anual que assenta na seguinte métrica: n.º de processos

com sentença favorável no ano/ nº de processos novos * 100.

Considerando por um lado que foi o primeiro ano em que o objetivo e respetivo indicador

foram contratualizados e, por outro, que se verificou serem as variáveis da fórmula de

verificação inconstante, (por exº processos interpostos em tribunal contra o MF e sentenças

proferidas pelos tribunais), procedeu-se já ao reajustamento das mesmas, alterando a

métrica para 2014 em conformidade e cingindo o cálculo aos processos findos no ano e

sobre estes às respetivas decisões favoráveis.

Objetivo – Elevar o sucesso nos processos contenciosos

Meta: [5;10]


Indicador – Taxa de sucesso do MF nos processos contenciosos, face ao ano

anterior

Resultado: 36,78%


A DSAJC voltou a colaborar ativamente no objetivo partilhado abaixo indicado, obtendo uma

taxa de realização manifestamente acima da superação expectável.



O resultado alcançado assenta decisivamente na consolidação da desmaterialização

processual e da utilização intensiva e quase exclusiva das TICs para comunicação

interpessoal e com entidades clientes internas ou externas.

Registe-se que a DSAJC passou de um valor total de 254,79€ nas comunicações de 2012

para menos de metade em 2013 - 107,05 €. De igual modo, no que concerne aos

consumíveis, a DSAJC apenas registou um gasto total em 2013 de 56,65€, por

contraposição aos 141,80€ consumidos em 2012.

Objetivo – Contribuir para a redução de encargos com comunicações fixas e móveis e com

consumíveis

Meta: 4%


Indicador – Grau de poupança gerada (comunicações fixas, móveis e consumíveis)

Resultado: 60%


Quanto ao indicador % de recuperação de taxas de justiça, face ao ano anterior, o que ficou

dito no ponto 2.1, relativamente ao Ind 9 do QUAR, Taxa de cobrança de receita própria,

face ao ano anterior (honorários de patrocínio judicial), vale mutatis mutandis, para o

sucesso alcançado - a taxa de realização registada de 155% equivale a dizer que foram

recuperadas em reposições abatidas e não abatidas nos pagamentos, 25.504,26€.

Foram programados workshops para o objetivo Contribuir para a valorização dos recursos

humanos do MF, mas, perante a saída de 2 dos 3 técnicos que se propunham realizar ações

de formação, a DSAJC conseguiu ainda realizar 3 workshops, cuja frequência esgotou a

capacidade das instalações nas várias sessões realizadas.



Faz-se notar que o resultado obtido apenas conta com os trabalhadores do MF que

acorreram às formações, sendo que uma delas, pela relevância processual do tema, foi ainda

frequentada por várias dezenas de trabalhadores das áreas jurídicas de outras tutelas, aqui não

contabilizados.

Objetivo – Contribuir para a valorização dos recursos humanos do MF

Meta: 120


Indicador – Número de trabalhadores abrangidos por iniciativas de formação da

DSAJC

Resultado: 214


Na área de arquivos e documentação

O resultado agora apresentado, relativo ao objetivo abaixo especificado, decorre dos valores

obtidos nos questionários de avaliação do serviço, respondidos pelos clientes externos que

utilizam os serviços disponibilizados pela Biblioteca Central e pelo Arquivo Contemporâneo

durante o ano de 2013.


Meta: [3,8;4,2]



Resultado: 4,56


De registar que dos questionários respondidos pelos trabalhadores da Secretaria- Geral

obteve-se a média anual de 3,72; dos dirigentes obteve-se 4,47 e, dos clientes externos, o

valor de 4,56 (4,59 no 1.º semestre e 4,53 no 2.º semestre do ano). É interessante verificar

que são os clientes externos que melhor pontuam os serviços prestados por esta Direção de

Serviços, o que bastante nos gratifica.



Cremos que com a maior disponibilização de documentos on-line e o aumento de ações de

divulgação dos serviços, conseguiremos atingir um maior número de utilizadores e,

necessariamente, contribuiremos para a sua satisfação com os serviços prestados.

Objetivo – Criar um Plano de Classificação de Documentos do MF, bem como a respetiva

Portaria de Gestão Documental

Meta: [75;80]


Indicador – % das etapas concluídas nas datas aprazadas

Resultado: 75%


A equipa da DSAD além de ter estado envolvida no objetivo atrás indicado, coordenando os

trabalhos de todos os organismos do Ministério, apoiou a iniciativa da Direção-Geral do

Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, organismo normalizador da política arquivística e com

competência legal para a aprovação de portarias de gestão documental, para a criação dos

terceiros níveis dos planos de classificação conformes à Macro-Estrutura Funcional, a

aplicar a todos os organismos da Administração Pública.

Para o efeito foram efetuadas numerosas sessões de trabalho envolvendo organismos da

administração local e administração central, tendo a equipa da Secretaria- Geral estado

envolvida quer como facilitadora quer como dinamizadora dos trabalhos.

Paralelamente, a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças foi eleita no início de 2013

para membro da Comissão Executiva do Programa Governo Eletrónico e Interoperabilidade

Semântica (PAEIS) que, à data de 6 de março de 2013, somava já um total de 58

organismos aderentes.

Quanto ao objetivo Contribuir para o aumento de receita própria, o mesmo tinha como meta

de cumprimento o acréscimo de 50% face ao total obtido em 2012 (41.773,34€) o que

totalizaria 62.660,01€.

A receita própria obtida no ano de 2013 foi de 70.278,45€, tendo a taxa de realização subido

até 112,16%.



De registar que o maior contributo para esta verba proveio da Autoridade Tributária com

quem a Secretaria-Geral mantém um protocolo que prevê a verba máxima anual de 70.000

euros, pelo que não era protocolarmente possível um acréscimo superior ao montante atrás

mencionado.

Objetivo – Reforçar a divulgação da Biblioteca e Arquivo Digital


Indicador 1 – N.º de iniciativas efetuadas no âmbito da comunicação/divulgação

Meta: 2

Resultado: 3


Indicador 2 – % de aumento de documentos disponibilizados na Internet face ao ano

anterior

Meta: 50

Resultado: 74


Indicador 1 - Iniciativas efetuadas

1 – Integração na Rede Comum de Conhecimento da responsabilidade da Agência de

Modernização Administrativa (AMA) dos dois serviços de informação representados pelo

Arquivo e Biblioteca Digital do Ministério das Finanças.

2 – Adesão ao Repositório Nacional de Objectos Digitais (RNOD) com a disponibilização de

conteúdos da Biblioteca Digital na biblioteca europeia de conteúdos digitais Europeanna.

3 – Criação do “Boletim da Biblioteca Central” (BBC), de periodicidade trimestral, com a

divulgação das publicações entradas na Biblioteca Central.

Indicador 2 – Documentos disponibilizados na Internet

No ano de 2012 foram disponibilizadas 134.500 imagens no Arquivo e Biblioteca Digital,

enquanto no ano de 2013 o número subiu para 234.198, obtendo-se um acréscimo de 74%.



Relativamente ao Objetivo Assegurar o tratamento de processos da série documental

“Pensões de Sangue”, tendo-se previsto para tratamento (higienização, descrição em base

de dados e reacondicionamento em novas unidades de instalação) de 30 metros lineares de

documentação referente a processos de “Pensões de Sangue”, foram efetuados durante o

ano 39 metros lineares, o que representa uma taxa de realização de 122,50%.

Outras atividades desenvolvidas pela DSAD:

1 - Apoio técnico aos organismos do MF

1.1 Apoio e acompanhamento na elaboração de um plano de classificação para o

GPEARI.

1.2 Apoio na elaboração de um relatório de documentação acumulada da ex-IGAL, com

acompanhamento de um dia por semana durante dois meses consecutivos (Outubro

a Novembro) de um técnico nas instalações da Inspeção Geral de Finanças, para

identificação da documentação e respetiva descrição, com vista à elaboração do

relatório a enviar à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) a

quem compete a sua aprovação.

1.3 Acompanhamento de visitas técnicas levadas a cabo pela DGLAB a organismos do

Ministério das Finanças, nomeadamente ao GPEARI e à IGF

1.4 Incorporação dos fundos bibliográficos de bibliotecas e centros de documentação de

organismos extintos ou em reestruturação, nomeadamente a ex-DGITA e o ex-

Instituto de Informática.

2 - Incorporação do arquivo pessoal do Prof. Doutor Sousa Franco, incluindo a elaboração

de um protocolo com a sua viúva por forma a garantir direitos e deveres das partes. Início

dos trabalhos de identificação e organização documental.

3 – Integração de um grupo de trabalho formado pelas secretarias-gerais da Administração

Central com vista à criação de estudos de benchmarking, na área da informação e da

documentação, nomeadamente no que concerne à caracterização de estruturas e

competências/ recursos e atividades/ processos de trabalho, com vista à melhoria dos

procedimentos das Secretarias-Gerais nas áreas em causa.



4 – Apoio dado a uma exposição que decorreu no Centro de Estudos Judiciários, de outubro

de 2013 a janeiro de 2014, subordinada ao tema “Cadeia do Limoeiro — da punição dos

delinquentes à formação dos Magistrados”, com o empréstimo de documentos

nomeadamente referentes às despesas com o sustento dos presos indigentes, polícia de

cadeias, empregados das enfermarias, limpeza e iluminação daquelas cadeias, inclusas na

Conta da Receita e Despesa das cadeias do Limoeiro e Aljube relativa ao primeiro semestre

de 1896.

Na área de informação e relações públicas

O objetivo Garantir a satisfação dos clientes, com o indicador Grau de satisfação dos

clientes foi superado, tendo a DSIRP obtido um resultado de 4,33, superior à meta definida

[3,8;4,2] e uma taxa de realização de 108,25% Este indicador é avaliado através de

questionários semestrais sobre os seguintes temas:

Organização de 417 viagens, de 49 eventos com 2.427 participantes e de 740 reuniões com 13.308

participantes

Organização de 58 refeições com 910 participantes

Coordenação e distribuição do anuário e criação e atualização de listas de contactos da SG, dos organismos que integram o MF e dos gabinetes governamentais - listas de contactos: 21 edições

Acolhimento da receção da área governamental de: 16.283 Individualidades, 904 jornalistas, 4.703 correspondência dirigida aos gabinetes Atendimento da central telefónica de 20.345 chamadas:

Atividades socioculturais – 14 ações promovidas:

Criação e distribuição da revista de imprensa: envio diário a 342 destinatários; programa de fim de semana: envio semanal a 342 destinatários

A Direção de Serviços de Informação e Relações Públicas desenvolveu a sua atividade de

acordo com os objetivos que lhe foram superiormente propostos, tendo superado a sua

quase totalidade e tendo atingido o número de ações no âmbito da responsabilidade

sociocultural.

Durante 2013, por via da centralização dos serviços na Secretaria- Geral foi necessário

responder ao aumento do número de pedidos de organização de viagens.



Assim, houve um acréscimo de cerca de 320%, face ao ano anterior, podendo ser verificada

a evolução desde 2011 no gráfico que se segue:

A organização de reuniões e eventos manteve-se sensivelmente nos mesmos moldes de

2012, tendo no seu conjunto sido contabilizados cerca de 15.935 participantes.

O apoio logístico prestado pela DSIRP engloba, sempre que possível, a disponibilização de

meios audiovisuais e o apoio de um técnico quando tal se torne necessário. Calcula-se,

tendo por base um valor médio praticado por uma empresa privada, que a disponibilização

deste serviço gerou uma poupança de cerca de 164.000 euros.

0

100

200

300

400

500

2011 2012 2013

287

75 140

130

Viagens 2011-2013

Gabinetes

Organismos

0

200

400

600

800

1000

2011 2012 2013

563 794 740

34

26 29

Reuniões/Cerimónias 2011-2013

Cerimónias

Reuniões



O apoio a algumas reuniões passa, frequentemente, pela conceção, disponibilização ou

improvisação de refeições. No gráfico abaixo avalia-se o crescimento do número de

utilizadores deste serviço, nos últimos três anos:

Também a emissão de cartões de identificação dos trabalhadores tem estado a cargo da

DSIRP desde 2011, ano em que foi adquirido equipamento com essa finalidade.

Tendo em vista a sua rentabilização e a colaboração entre os diferentes organismos, foram

emitidos, durante 2013, todos os cartões de identificação necessários à ESPAP, DGAEP e

INA. Foram também emitidos novos cartões para alguns trabalhadores da Secretaria-geral e

dos gabinetes, atingindo-se o valor global de 870 cartões, número muito superior aos

valores dos anos anteriores.

0

200

400

600

800

1000

2011 2012 2013

373

904 910 22

46 58

Refeições 2011-2013

Nº de Refeições

Nº de Pessoas

0

200

400

600

800

1000

2011 2012 2013

70 279 149

516

112 93

Emissão de cartões de Identificação 2011-2013

INA

DGAEP

EsPap

Ed. MF



Na área de compras públicas

Os indicadores, relativos aos objetivos operacionais da Unidade Ministerial de Compras,

inseridos no sistema de monitorização da estratégia da Secretaria- Geral do Ministério das

Finanças, demonstram que dos 5 objetivos definidos para 2013, foram superados 4 e

atingido 1.

Os esforços desenvolvidos no sentido de diminuir o elevado grau de incerteza associado

aos objetivos QUAR, que deriva diretamente do facto do seu cumprimento (depender da

ocorrência de desempenhos menos ótimos em procedimentos de maior dimensão financeira

que podem dar origem a correções de grande impacto no resultado, bem como o esforço de

racionalização e diminuição dos encargos com a aquisição de bens e, acompanhando o

esforço nacional nesse sentido, justificam os bons resultados alcançados.

Categorias de bens e serviços centralizadas no ano de 2013.

Dados relativos à atividade desenvolvida durante o ano de 2013

Acordos Quadro / Categorias

Centralizadas

Número de procedimentos

lançados

Número de organismos no

total de procedimentos lançados por

categoria

Montante de despesa adjudicada, por

categoria

Poupança alcançada na sequência dos

procedimentos, por categoria

Cópia e Impressão 3 5 30.546,32 € 19.145,98 €

Combustíveis 2 16 576.017,02 € 124.861,77 €

Equipamento Informático

2 5 107.930,50 € 15.881,00 €

Energia 1 7 6.458.666,90 € 897.174,70 €

Higiene e Limpeza (produtos)

1 9 172.861,60 € 203.028,40 €

Mobiliário 1 3 154.609,00 € 144.681,00 €

Plataformas Eletrónicas

1 7 49,00 € 1.451,00 €

Papel, Economato e Consumíveis de Impressão

9 45 948.396,44 € 658.536,05 €

Seguro de Veículos

1 5 47.977,05 € 104.324,38 €

Serviço de comunicações de voz e dados em local fixo

2 3 56.375,28 € 117.624,72 €

Viagens e Alojamento

2 13 794.340,16 € 52.504,36 €

Vigilância e Segurança

2 2 95.031,18 € 31.615,48 €

Totais 27 120 9.442.800,45 € 2.370.828,84 €



Uma apreciação dos resultados obtidos não pode deixar de os considerar relevantes para o

alcance dos objetivos estratégicos da SGMF, para os quais concorrem.

Não se considera demais reiterar a existência do elevado grau de incerteza referido, que

não se pode alhear do especial e difícil contexto do exercício económico em questão.

A apreciação do desempenho da Unidade Ministerial de Compras (UMC) não deve, ainda,

deixar de considerar, como sustentáculo essencial daqueles resultados, o esforço, a

dedicação, a disponibilidade e o trabalho de mérito demonstrados pelos trabalhadores que

compõem a equipa da UMC que, em estreita colaboração com os interlocutores dos

diversos organismos vinculados, contribuíram para o bom desempenho da Secretaria-

Geral.

Na área de gestão do aprovisionamento e património

Os resultados dos objetivos expresso no Sistema de Monitorização da Estratégia da SGMF

revelam que, dos 4 objetivos operacionais da DGAP, 2 objetivos foram atingidos, 1 superado

e 1 não atingido.

O objetivo Redesenhar processos passou para a DSIQ

Melhorar a segurança das pessoas e das instalações: com o fluxo de trabalho e a

falta de RH foi praticamente impossível retomar o projeto do PEI de acordo com o

planeado. O projeto foi retomado em Junho, lançámos a DICA da Segurança e

concluímos a instalação de sinalética e iluminação de emergência em todo o edifício.

Foi feita a divulgação do PEI aos Dirigentes da SGMF e ao Arquivo Contemporâneo,

tendo ficado planeado para 2014 a divulgação às restantes unidades orgânicas do

MF. Instalámos ainda detetores de incêndio na central telefónica da SGMF e sirenes

de alarme no edifício.

Assegurar obras de reabilitação de instalações funcionalmente desadequadas – foi

possível ainda neste ano recuperar os WC’s do 1.º andar que servem para além da

SGMF outros organismos, foram reabilitados espaços de trabalho quer nos

Gabinetes quer na SGMF.



Ponto de situação de Projetos e Iniciativas da DGAP

Plano de Emergência Interno para o edifício sede do MF e do AC

Instalação/rectificação de ações de segurança do edifício (meios de combate a

incêndios/sinalética evacuação e iluminação de emergência, etc) – concluído

Implementação do Plano:

Divulgação do Plano /Formação às equipas de intervenção – em decurso

Foi realizada a ação de divulgação do Plano no Arquivo Contemporâneo porém no

edifício sede este projeto ainda não foi concluído, uma vez que ainda aguardamos

que Gabinetes e alguns dos organismos sediados no edifício nomeiem as suas

equipas de evacuação.

Simulacro – Apresentação relatório – não realizado pelas razões acima descritas;

prevemos realizá-lo logo que as ações de sensibilização/divulgação tenham sido

realizadas e exista disponibilidade orçamental.

Pretende-se dar continuidade e concluir este projeto em 2014.

Alguns números relativos à atividade desenvolvida

Realizou 1251 processos aquisitivos

Realizou em GERFIP nos processos aquisitivos mais de 5268 operações

Forneceu 845 requisições ao armazém

Geriu:

um parque de fotocopiadoras de 111 equipamentos;

uma frota de 53 veículos;

um património de 24 000 bens móveis;

384 contratos

298 telemóveis;

2231 imóveis registados no SIIE

Em laia de conclusão e, face aos resultados apresentados, que não deixam de ser muito

satisfatórios, não posso deixar de referir que só foi possível atingir/superar os objetivos

delineados para a DGAP em 2013, por força do trabalho de uma equipa de pessoas

fantásticas que deram o seu melhor para que esta Divisão conseguisse implementar o

projeto de centralização e desenvolver as suas atividades com qualidade, economia,

eficiência e eficácia.



2.8.2 – Outras atividades desenvolvidas não previstas no plano

Programa de rescisões por mútuo acordo

No âmbito do Programa de rescisões por mútuo acordo, lançado pelo Governo para

assistentes técnicos e assistentes operacionais, a Secretaria- Geral foi designada

Interlocutor Técnico do Programa tendo estabelecido o processo interno de circulação e

acompanhamento dos pedidos, em estreita colaboração coma DGAEP.

No MF foram apresentados 110 pedidos de que resultaram:

Acordos assinados 72

Rejeições por falta de condições 19

Desistências 15

Processos em conclusão 4

110

A distribuição por serviço foi a seguinte:

SME 14

ESPAP 2

AT 86

SSAP 1

DGAEP 3

INA 1

IGCP 1

IGF 1

GPEARI 1

110



No domínio da inovação e qualidade

Análise e implementação do Sistema de Gestão Documental – Fabasoft- no GPEARI;

Desenvolvimento e implementação do Site da UTAP;

Área de Infraestrutura Tecnológica e Suporte técnico

Desenvolveram-se atividades de apoio a:

Implementação da DMR (Declarações Mensais de Rendimentos - SRH);

Unificação eletrónica do envio de ficheiros dos vários serviços (SRH - GAF);

Implementação do Koha – Gestão da Biblioteca - (3 implementações);

Projeto de Acidentes - Desenvolvimento de Webservice para recolha de identificação

de Fornecedores

Criação de novos utilizadores e alterações a Mapas da Aplicação dos Acidentes

(Antiga).

Saídas/Entradas não programadas de Membros dos Gabinetes (SEF / SEAP)

Migração da solução existente (Acesso Internet) para a ESPAP;

Criação das infraestruturas para a comissão CNC;

Videoconferência (aquisição e configuração de equipamento).

No domínio das compras públicas

Apoio técnico e condução de procedimentos de aquisição vários na sequência de

requisições dos Gabinetes Governamentais chegadas à Secretaria- Geral, tendo

contribuído, sempre, para o alcance da satisfação daquelas necessidades em tempo

útil.

Neste âmbito, para satisfação de necessidades em áreas como a assessoria e

pareceres jurídicos, a avaliação atuarial e a consultoria, foram desenvolvidos dois

procedimentos de aquisição de serviços para o Gabinete do Secretário de Estado

dos Assuntos Fiscais, pelo montante global de despesa de € 10.000,00; cinco

procedimentos para o Gabinete do Secretário de Estado da Administração Pública,

pelo montante global de despesa de € 177.500,00 e um procedimento para o

Gabinete do Secretário de Estado Adjunto e do Orçamento, pelo montante global de

despesa de € 12.216,00.



Num esforço de permanente atualização de conhecimentos, relativos ao “core-

business” da UMC, foram frequentadas, por dois elementos da equipa de UMC, uma

ação de formação subordinada ao tema “Auditoria nos Serviços Públicos”, em regime

de auto formação, sem custos para o erário público, um workshop subordinado ao

tema “A Lei dos compromissos e dos pagamentos em atraso”, assistido por um

elemento da UMC, bem como ainda foram frequentadas duas ações de formação em

software, uma de folha de cálculo de nível avançado e outra em “word” avançado,

essenciais para atualização e prossecução da eficiência e eficácia que se

perseguem.

Foi ainda frequentada, por três elementos, a ação de formação denominada “O

Código do Procedimento Administrativo: o que vai mudar?”

Em outras áreas, foi ainda frequentado, pelo diretor da UMC, o Programa de

Formação em Gestão Pública - FORGEP e dois elementos da UMC assistiram ao

workshop denominado “O princípio da estabilidade e segurança no emprego no art.º

53.º da CRP – breve introdução e caracterização – desafios atuais”.

Análise, estudos e enquadramento jurídico de vários assuntos no âmbito da atividade

da Secretaria- Geral.

Colaboração na análise, estudo e enquadramento jurídico para a aquisição de

serviços de software pela Secretaria- Geral do Ministério das Finanças, para

assegurar a prestação centralizada de serviços comuns na área de recursos

logísticos e patrimoniais.

O diretor da UMC presidiu ainda ao júri de um procedimento concursal para

preenchimento de um posto de trabalho para a carreira e categoria de técnico

superior do mapa de pessoal da Secretaria- Geral do Ministério das Finanças.



No domínio da gestão do aprovisionamento e património

De salientar o projeto de uniformização de ficheiros de materiais das várias Direções-Gerais

(Centralização) e criação do ficheiro único de materiais da GAF, processo esse que

absorveu muitas horas de planeamento e execução, mas que foi concluído com sucesso

graças a todos os intervenientes.

No âmbito da responsabilidade Ambiental comemoração da Semana dos Resíduos com a

dinamização de algumas iniciativas que decorreram ao longo da semana

Em parceria com a EPAL foram detetadas e reparadas fugas de água existentes na

canalização do edifício que representavam um volume de água perdido calculado em 6,5

m3/hora o que representava um custo diário de 234 euros a que equivalia um valor anual de

85 mil euros.

No seguimento desta empreitada urgente a SGMF contratualizou o sistema disponibilizado

pela EPAL chamado Waterbeep pro- que disponibiliza informação sobre os consumos de

água bem como um conjunto de alertas que permitem, ao identificar a alteração do perfil de

consumo, conhecer em tempo real a ocorrência de fugas de água.

Neste âmbito e no seguimento da implementação do Plano de Ação para a eficiência

energética e hídrica do edifício, com vista a controlar os consumos de água foram instaladas

em todas as WC’s do edifício (inicialmente haviam sido colocados apenas nas instalações

da SG e dos Gabinetes) redutores de caudal, que permitem poupar cerca de 5 litros por

torneira por cada utilização.

Ainda no âmbito do Plano de Ação para a eficiência energética, foi substituído o sistema de

aquecimento do Salão Nobre que datava de 1972 e que tinha um consumo energético e

hídrico muito elevado; foi ainda substituído o sistema de iluminação da Biblioteca Central do

MF. Estas medidas contribuíram para a redução do consumo energético.

Para além destas e de outras iniciativas, com vista à redução do consumo energético, tem

sido política desta Divisão sensibilizar e alertar a consciência ambiental dos trabalhadores e

serviços instalados neste edifício, por exemplo, através do envio de e-mail específico sobre

esta matéria – Dica Ambiental.



Estas ações permitiram superar a redução prevista no Plano de Ação para cumprimento da

meta estabelecida na RCM n.º 2/2011, de 12 de janeiro, tendo por referência os anos 2010 e

2011.

De 2012 até à data conseguimos reduzir o consumo em 20% (o objetivo era 2,5%)!

Evolução do consumo energético

Recursos humanos e financeiros


2.9. Recursos humanos e financeiros – afetação real e prevista

RECURSOS HUMANOS

Cargo, carreira ou

categoria

Número de trabalhadores da SGMF QUAR 2013 E

m

31

/12

/20

12

Pla

ne

ad

os

pa

ra 2

01

3

Em 31/12/2013 DESVIOS P

on

tuaçã

o

atr

ibuíd

a

Po

nto

s

Pla

ne

ad

os

20

13 Pontos

realizados em 31-12-2013 DESVIOS

Dirigentes superiores

3 3 2 -1 20 60 40 -20

Dirigentes intermédios

10 10 9 -1 16 160 144 -16

Coordenadores técnicos

4 5 3 -2 9 45 27 -18

Especialistas de informática

3 3 3 0 12 36 36 0

Técnicos de informática

5 6 5 -1 9 54 45 -9

Técnicos superiores

38 45 46 +1 12 540 552 +12

Assistentes técnicos

47 56 56 0 8 448 448 0

Assistentes operacionais

33 37 31 -6 5 185 155 -30

Total 143 a) 165 155 b);c) -10 1528 1447 -81

a) Neste total foram considerados 28 trabalhadores da Secretaria-Geral a exercer funções

nos Gabinetes Governamentais (1 técnico de informática, 10 assistentes técnicos e 17

assistentes operacionais);

b) Neste total foram considerados 29 trabalhadores da Secretaria-Geral a exercer funções

nos Gabinetes Governamentais (1 técnico de informática, 10 assistentes técnicos e 18

assistentes operacionais);

c) No âmbito da centralização de serviços foram considerados 16 trabalhadores [5 técnicos

superiores e 11 assistentes técnicos)

________________________________________

Apresentam-se no Balanço Social, em Anexo A a este Relatório, elementos complementares

e mais detalhados sobre esta matéria. Contudo, adicionam-se algumas observações sobre

os dados constantes do quadro acima.

i. Constata-se que o número de trabalhadores em funções em 31 de Dezembro de 2013

– 155, no total – difere do número de postos de trabalho planeados para 2013 – 165, o

que se traduziu em menos 10 colaboradores.



Os maiores desvios atingem a carreira dos assistentes operacionais e a categoria dos

coordenadores técnicos, a primeira com menos 6 trabalhadores e a segunda com

menos 2.

ii. Já que 29 destes 155 trabalhadores se encontravam em exercício de funções nos

Gabinetes dos membros do Governo na área das finanças, contabilizam-se 126

colaboradores efetivamente em funções na Secretaria-Geral, em 31-12-2013, de entre

os quais 2 dirigentes superiores e 9 dirigentes intermédios.

iii. Face ao planeamento inicial de postos de trabalho e de cargos de direção superior e

intermédia, bem como de coordenação técnica, registou-se uma redução de cerca de

6% dos recursos humanos previstos, o que corresponde a 10 pessoas. De entre estes

colaboradores, salientam-se 2 dirigentes, 1 superior e 1 intermédio, bem como 2

coordenadores técnicos.

Face a 2012, baixaram os indicadores de enquadramento na área de gestão de RH:

31-12-2012 31-12-2013

Número de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SG 115 126

Número de dirigentes intermédios 10 9

Percentagem de dirigentes intermédios no total de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SG

8,7% 7,1%

Número de coordenadores técnicos 4 3

Percentagem de coordenadores técnicos no total no total de trabalhadores em exercício efetivo de funções na SG

3,5% 2,4%

Perante o exposto e, apesar de se contar com apenas mais 11 colaboradores do que em

2012 - menos 10, face ao planeamento inicial – foi conduzida a operacionalização da

prestação de serviços comuns às entidades centralizadas e garantido o cumprimento quer

das orientações determinadas pela tutela, quer de outras obrigações cometidas à

Secretaria-Geral, no âmbito da sua missão e atribuições.

Naturalmente que decorre da descrição que só com níveis de esforço notórios,

empenhamento e muitas horas de trabalho a mais das equipas e dos dirigentes se

conseguiram honrar todos os compromissos da SG.



RECURSOS FINANCEIROS

A gestão financeira e orçamental da SGMF em 2013 encontra-se detalhada no Relatório de

Execução Orçamental, que consta do Anexo B. Todavia, no quadro abaixo, insere-se uma

síntese da execução orçamental e os desvios verificados, face ao orçamento corrigido.

Designação

Planeados (€) QUAR aprovado

Orçamento corrigido

Executado até 31-12-2013

% Execução

face ao corrigido

Desvios face ao corrigido

% Desvios face ao

corrigido Orçamento de Funcionamento 3 654 391 4 733 009 4 023 990,89 85,02% 709 018,11 -14,98%

Despesas com Pessoal 3 250 848 4 266 344 3 707 434,10 86,90% 558 909,90 -13,10%

Aquisição de Bens e Serviços 222 755 344 223 225 643,11 65,55% 118 579,89 -34,45%

Outras Despesas Correntes 102 831 17 691 17 189,90 97,17% 501,10 -2,83%

QREN 3 237 849 3 158 184 2 269 996,01 71,88% 888 187,99 -28,12%

Outros valores a) 31 820 724 59 459 399 44 950 964,26 75,60% 14 508 434,74 -24,40%

Total (Orçamento Funcionamento + QREN + Outros) 38 712 964 71 978 850 b) 55 195 218,27 76,68% 16 783 631,73 -23,32%

Outros valores 31.820.724 a)

1.304.002,00 € GMEF; 561.063,00 € GSEO; 755.686,00 € GSETF; 578.024,00 €

GSEAF;675.212,00 € GSEAP; 900.000,00 € SME; 25.000.000,00 € EGM; 180.000,00 €

CNC;77.957,00 € SG - Aquisição de Bens de Capital; 1.000.000 € - UTAP; 788.780 € -

CReSAP

b) O reforço do orçamento corrigido versus planeado deve-se ao pagamento de uma

indemnização de cerca de 27 000 000,00 €

N.B. Neste quadro não estão contemplados os orçamentos dos serviços centralizados do

MF, cuja gestão foi atribuída à SGMF, nos termos da Lei n.º 66-B/2012, de 31 de dezembro.


3 – Avaliação final

Apreciação geral dos resultados e proposta de avaliação


3.1. Apreciação dos resultados alcançados

A partir do tratamento e análise dos dados quantitativos e qualitativos reunidos neste

relatório procurou-se, ao longo da exposição, apresentar os resultados alcançados pela SG

durante o ano anterior, dar conta do extenso e diversificado conjunto de atividades

desenvolvidas, previstas e não previstas no planeamento, e ainda descrever particularmente

a operacionalização da prestação de serviços comuns.

Pese embora se tenha contado com a redução de 10 colaboradores, face ao planeamento

inicial, e com o aumento significativo do volume de trabalho, foi atingido um bom nível de

desempenho institucional, já que a taxa de execução global do Plano de Atividades 2013

não difere substancialmente da de anos anteriores, podendo destacar-se alguns dos

resultados obtidos:

cumprimento de todos os objetivos do QUAR da SGMF para 2013, tendo sido

superados 75% e atingidos 25%, entre os quais os mais relevantes;

superação de 71,43% dos indicadores do QUAR e concretização de 28,57%;

realização ou superação de 85,71% dos objetivos prosseguidos pelas Direções de

Serviços e Divisões;

concretização ou superação de 88,24% dos indicadores destas Unidades Orgânicas;

conclusão de 57,14% dos projetos planeados;

desenvolvimento a 100% de inúmeras atividades de suporte;

concretização de cerca de 80% de medidas ou iniciativas de melhoria.

3.2. Proposta de menção qualitativa

Nos termos da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o “Desempenho bom” deverá ser

atribuído ao serviço que atinja todos os objetivos, superando alguns.

Assim, nos termos do nº 1 do Artigo 18º da referida Lei, como resultado da autoavaliação,

proponho a atribuição da menção qualitativa de Desempenho _____________.

A Secretária-Geral

Maria Júlia Ladeira

Conclusões e perspetivas futuras


3.3. Conclusões prospetivas

No decurso do ano de 2014, a Secretaria-Geral procurará acionar medidas de melhoria

internas, quer ao nível estrutural, quer ao nível da gestão de processos e de recursos, com o

objetivo de elevar a qualidade da resposta aos seus diversos clientes.

Uma vez concluída a adequação da estrutura orgânica da SG às exigências da prestação de

serviços a um muito maior número de entidades e de clientes, será operada a recomposição

possível do mapa de pessoal, reperfilando equipas de alguns departamentos, no sentido de

gerar maior equilíbrio entre as atribuições cometidas e as competências detidas pelos

colaboradores.

A articulação entre a SG e os organismos do MF tornar-se-á uma “rotina”, quer por via da

realização de reuniões regulares entre dirigentes, quer pela interação sistemática entre os

responsáveis operacionais das UO internas e os interlocutores dos serviços.

Atentos os recursos disponíveis e, tidas em conta as orientações da tutela, bem como as

prioridades operacionais e institucionais, promover-se-á a frequência de formação

qualificante e certificada que contribua para aumentar os níveis de motivação e para

melhorar o desempenho dos colaboradores.

A SG prosseguirá a aposta na inovação, na modernização dos sistemas de informação, na

gestão eficiente dos recursos e na sua rentabilização, continuando a aumentar os níveis de

poupança e de cobrança de receitas próprias.

Procurará ainda reforçar-se a política de gestão na área da responsabilidade social,

concretizando o respetivo plano de ação, bem como implementar novas medidas de

segurança, higiene e saúde no trabalho, em prol de todos os trabalhadores e outros

utilizadores dos serviços.


4 – ANEXOS

ANEXO A – Balanço Social

ANEXO B – Relatório de execução orçamental

ANEXO C – Relatório BSC

ANEXO D – Exercício de benchmarking

claustro central do edifício sede do ministério das finanças de... · claustro central do...

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