circular no. 87 de 2006 - instituto nacional de contadores

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia CIRCULAR No. 87 Fecha: Bogotá D.C., 13 de junio de 2006 PARA: REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS OFINAS DE REGISTRO DEL PAIS ASUNTO: GESTIÓN DOCUMENTAL Teniendo en cuenta que mediante la Resolución No. 649 de 2002 la Superintendencia adoptó las Tablas de Retención Documental en vigencia del Decreto 2158 de 1992 y que con el Decreto 302 de 2004 se modifico la estructura de la Entidad se hace necesario el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás normas complementarias la actualización de las Tablas de Retención Documental. Con el fin de dar cumplimiento a lo señalado, la Superintendencia se encuentra en proceso de modernización para la cual presentó ante el Ministerio de Justicia y del Interior un proyecto de Inversión para la Sistematización de los asuntos Administrativos y Jurídicos, el mismo que fue inscrito en el Banco de Proyectos y en la actualidad se encuentra pendiente del Concepto previo por parte de COINFO, en el se encuentra incluidos, la actualización de la Tablas de Retención Documental y elaboración de las Tablas de Valoración Documental para la organización de los fondos acumulados de las diferentes dependencias de la Entidad. Por lo anterior y teniendo en cuenta que el cambio de estructura de la Entidad se dio en el año 2004 es procedente dar aplicación a las Tablas de Retención Documental que estuvieron vigentes hasta enero de 2004 a los documentos producidos hasta esa fecha y en relación con la eliminación de documentos nos debemos atener a lo estipulado en el artículo 25 y siguientes del Reglamento General de Archivos, el mismo que puede bajarse de la página web del Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co Anexo a la presente nuevamente copia de la Resolución No. 649 del 2002, una copia de las Tablas de Retención Documental de las Oficinas de Registro, un ejemplar de Cartilla sobre Conceptos Básicos y Legislación sobre Archivística y gestión documental vigente, vía electrónica se les estará enviando copia del formato único de inventario documental. Así mismo anexo al presente le estoy enviando copia del formato único de inventario documental y su respectivo instructivo. Es anotar que cualquier información pueden comunicarse con el Grupo de Archivo y Correspondencia teléfono 328 21 21 extensiones 126, 127 y 128 de la Superintendencia. Cordialmente; RAIMUNDO VELEZ CABRALES Secretario General Anexo: Tablas de Retención Documenta de las ORIP Cartilla Conceptos Básicos y Legislación sobre Archivística Resolución No. 649 de 2002 Formato Único de Inventario Documental e instructivo Luz Mila García.

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Page 1: Circular No. 87 DE 2006 - Instituto Nacional de Contadores

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

República de Colombia

CIRCULAR No. 87

Fecha: Bogotá D.C., 13 de junio de 2006 PARA: REGISTRADORES Y FUNCIONARIOS OFINAS DE REGISTRO DEL PAIS ASUNTO: GESTIÓN DOCUMENTAL Teniendo en cuenta que mediante la Resolución No. 649 de 2002 la Superintendencia adoptó las Tablas de Retención Documental en vigencia del Decreto 2158 de 1992 y que con el Decreto 302 de 2004 se modifico la estructura de la Entidad se hace necesario el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás normas complementarias la actualización de las Tablas de Retención Documental. Con el fin de dar cumplimiento a lo señalado, la Superintendencia se encuentra en proceso de modernización para la cual presentó ante el Ministerio de Justicia y del Interior un proyecto de Inversión para la Sistematización de los asuntos Administrativos y Jurídicos, el mismo que fue inscrito en el Banco de Proyectos y en la actualidad se encuentra pendiente del Concepto previo por parte de COINFO, en el se encuentra incluidos, la actualización de la Tablas de Retención Documental y elaboración de las Tablas de Valoración Documental para la organización de los fondos acumulados de las diferentes dependencias de la Entidad. Por lo anterior y teniendo en cuenta que el cambio de estructura de la Entidad se dio en el año 2004 es procedente dar aplicación a las Tablas de Retención Documental que estuvieron vigentes hasta enero de 2004 a los documentos producidos hasta esa fecha y en relación con la eliminación de documentos nos debemos atener a lo estipulado en el artículo 25 y siguientes del Reglamento General de Archivos, el mismo que puede bajarse de la página web del Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co Anexo a la presente nuevamente copia de la Resolución No. 649 del 2002, una copia de las Tablas de Retención Documental de las Oficinas de Registro, un ejemplar de Cartilla sobre Conceptos Básicos y Legislación sobre Archivística y gestión documental vigente, vía electrónica se les estará enviando copia del formato único de inventario documental. Así mismo anexo al presente le estoy enviando copia del formato único de inventario documental y su respectivo instructivo. Es anotar que cualquier información pueden comunicarse con el Grupo de Archivo y Correspondencia teléfono 328 21 21 extensiones 126, 127 y 128 de la Superintendencia. Cordialmente; RAIMUNDO VELEZ CABRALES Secretario General Anexo: Tablas de Retención Documenta de las ORIP

Cartilla Conceptos Básicos y Legislación sobre Archivística Resolución No. 649 de 2002 Formato Único de Inventario Documental e instructivo

Luz Mila García.