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ARQUIVOLOGIA - POLÍCIA FEDERAL

Noções de Técnicas de Arquivo

1. Origem dos ArquivosA palavra Arquivo é de origem grega, derivada de AR-

CHEION (depósito de documentos), na antiga Grécia. Háos que dizem provir do Latim ARCHIVUM, que significavalugar onde eram guardados antigos títulos, papéis e etc.

De início, o homem somente se comunicava por gestos(linguagem mímica). Posteriormente, surgiram os sons,depois os vocábulos e conseqüentemente a linguagemoral. Já havia se conseguido muito em termos de comuni-cação. No entanto, as informações ao serem transferidasà longas distâncias perdiam muito do seu significado real.

Visando a perpetuação da informação surge a lingua-gem escrita.

A origem do Arquivo dá-se no exato momento em queo homem passou a preocupar-se em registrar as infor-mações. Como suporte da informação eram utilizados omármore, o cobre, o marfim, as tábuas, os tabletes deargila e outros materiais. Só mais tarde é que aparece-ram os papiros, pergaminhos e, finalmente o papel.

2. Finalidade: Arquivo, Biblioteca e MuseusApesar dos três terem a mesma função de guardar e

preservar, os seus objetivos são distintos, segundoMarilena Leite Paes:“Arquivo – É a acumulação ordenada dos documentos,em sua maioria textuais, criados por uma instituição oupessoa, no curso de sua atividade, e preservados para aconsecução de seus objetivos, visando à utilidade quepoderão oferecer no futuro.Biblioteca – É o conjunto de material, em sua maioriaimpresso, disposto ordenadamente para estudo, pesqui-sa e consulta.Museus – É uma instituição de interesse público, criadacom a finalidade de conservar, estudar e colocar à dis-posição do público conjuntos de peças e objetos de va-lor cultural. Observa-se, então que a finalidade das bibli-otecas e museus é essencialmente cultural, enquantodos arquivos é primordialmente funcional, muito embo-ra o valor cultural exista, uma vez que constituem a basefundamental para o conhecimento da História”.

O ARQUIVO

3. ConceitoMóvel destinado a guarda de documentos.Prédio ou uma de suas partes, onde são guardados osconjuntos arquivísticos.Unidade Administrativa cuja função é a de reunir, orde-nar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documen-tos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. Con-junto de documentos produzidos ou recebidos por umapessoa física ou jurídica, pública ou privada caracteriza-da pela natureza orgânica de sua acumulação e conser-vado, por essas pessoas ou seus sucessores, para finsde prova ou informação.

4. Razões da Importância do Arquivo A função do arquivo é de guarda e conservação dosdocumentos, objetivando a sua utilização. Os arquivossão de extrema importância para:• Reconstituição e preservação da memória;• Apoio administrativo;

• Fonte de informação;• Guardião de matéria prima para trabalho de pesquisa histórica.

Podemos afirmar que o arquivo é fundamental para odesenvolvimento dos trabalhos realizados nas empresa einstituições culturais, pois os mesmos possuem uma for-ma de organização da informação, seja ela escrita, sono-ra, audiovisual, impressa, desenhada e etc. Portanto, é desuma importância dizer, que todas as decisões geralmen-te são tomadas, a partir das informações encontradasnos arquivos (Memória da Instituição ou empresa).

5. Classificação dos Arquivos

ENTIDADE MANTENEDORA:Arquivos Públicos - Conjunto de documentos produzi-dos ou recebidos por instituições governamentais deâmbito federal, estadual ou municipal, em decorrênciade suas funções específicas, administrativas, judiciári-as ou legislativas.

Arquivos Privados - Conjunto de documentos produzi-dos ou recebidos por instituições não governamentais,famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suasatividades específicas e que possuam uma relação or-gânica perceptível do processo de acumulação.

EXTENSÃO:Arquivos Setoriais - São aqueles que funcionam juntoaos criadores do documento, cumprindo funções de ar-quivo corrente.

Arquivos Gerais - São aqueles que se destinam a rece-ber os documentos dos arquivos setoriais.

NATUREZA DE DOCUMENTO:Arquivos Especiais - Aqueles que têm sob sua guardadocumentos de formas físicas diversas: fotografias, sli-des, discos, fitas magnéticas, fitas cassetes, disquetes,CD-Rom, microformas, etc., e que por essa razão, mere-cem tratamento especial em seu armazenamento, re-gistro, acondicionamento, controle, conservação e etc.

Arquivos Especializados - Aqueles que têm sob sua cus-tódia os documentos resultantes da experiência humananum campo específico, independente da forma física queapresentem, como por exemplo: arquivos médicos ou hos-pitalares, arquivo de engenharia e assim por diante. Es-ses arquivos são também chamados de arquivos técnicos

ADMINISTRAÇÃO:

Centralizado

2 - Polícia Federal


Descentralizado

6. Tipos de arquivamento É a posição que são dispostos as fichas e documen-tos e não a forma dos móveis onde se faz a guarda dosmesmos. A saber:

horizontais – os documentos são acondicionados umsobre os outros e armazenados, sobre estantes, esca-ninhos e caixas. Sendo amplamente utilizado para: plan-tas, mapas e desenhos.

Ex.:

verticais – os documentos são acondicionados uns atrásdos outros, permitindo assim sua consulta.

Ex.:

ACESSO:Franqueado ou Ostensivo – Documento de consulta livre.Restrito – Documento de consulta limitada.

ESTÁGIOS DA EVOLUÇÃO DO ARQUIVO(TEORIA DAS 3 IDADES)

Essas fases de evolução são definidas por Jean-Jac-ques Valette (1973) como a Teoria das três idades:

Arquivo Corrente – Primeira idade:Todos os documentos produzidos, recebidos ou consul-tados freqüentemente e conservados nos próprios seto-res onde se originam.A sua função é guardar, conservar e classificar os docu-mentos, segundo um planejamento pré-estabelecido.As suas atividades são: produzir, receber, classificar, arquivar,controlar, selecionar e transferir os documentos. Geralmentelocalizam-se nos escritórios, setores ou próximo deles.

Arquivo Intermediário – Segunda idade:Arquivamento transitório dos documentos de reduzida utiliza-ção, assegurando o processamento, armazenagem e aces-so racional com vista a custódia, a pesquisa e a eliminação.

Antigamente somente existiam duas idades dos Arquivos. Odocumento passava da idade administrativa para a idadehistórica. A transição entre uma e outra não era considerada.Os documentos administrativos quando se tornavam inú-teis, eram transferidos para os Arquivos Permanentes, semum critério definido. Às vezes permaneciam nos ArquivosCorrente por longos anos, sofrendo o risco de perda.Tendo como base os problemas que eram causados nosArquivos, surgiu a noção de pré-arquivamento, com a teoria daidade intermediária, entre a administrativa e a permanente.

a) Funções• Custodiar temporariamente a documentação públicaou privada de reduzida utilização;• Custodiar a documentação de órgãos recentemente extintos;• Custodiar a documentação relativa as atividades espe-ciais ou extintas;• Custodiar a documentação regular ou especial; de valor histó-rico ou relativo, ainda não avaliada para custódia definitiva.

b) Objetivos• Reduzir os custos da documentação;• Favorecer a eficiência das operações governamentais;• Contribuir para a racionalização da guarda e preserva-ção dos documentos de arquivo.

Arquivo Permanente – Terceira idade:Onde os documentos que perderam todo seu valor ad-ministrativo são conservados porque possuem conteú-do histórico e probatório. Esses documentos permitemconhecer todo um passado histórico. Todo o material éproveniente dos Arquivos Correntes e Intermediários. Omaterial deve vir em grupos, ordenados e classificadossegundo um critério pré-estabelecido.A responsabilidade dos funcionários é muito grande, poisterão que conservar e preservar toda a documentação alirecolhida, além de arranjar o material da melhor forma,possibilitando o acesso a pesquisa histórica e recupe-rando a informação no mais curto espaço de tempo.Os documentos no arquivo permanente não são eliminados.

Importante:

Transferência e Recolhimentoa) Transferência - passagem de documentos do arqui-vo corrente para o arquivo intermediário.

A transferência da documentação deve ser feita, median-te um critério pré-estabelecido dos setores interessados.

A remessa é efetuada em duas ou três vias, enfocandoas seguintes informações:• Setor de onde provêm os documentos;• Forma de ordenação;• Quantidade, datas limites, etc.

Todos os arquivos Correntes e Intermediários devemenviar documentos para os arquivos permanentes, haven-do porém, um regimento, onde se defina todos os procedi-mentos a serem adotados quanto ao recolhimento.

b) Recolhimento – passagem de documentos do arqui-vo intermediário para o arquivo permanente cuja suas



informações têm um caráter histórico ou informativo, quejá sofreram a avaliação e sua destinação final.

7. Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)É o instrumento que determina os prazos em que os

documentos devem ser mantidos nos arquivos corren-tes e intermediários ou recolhidos aos arquivos perma-nentes, estabelecendo critérios para microfilmagem,guarda ou eliminação de cada documento. A Tabela deTemporalidade é um instrumento aprovado por autori-dade competente da Empresa.

8. Arranjo dos Arquivos PermanentesFundo Arquivístico:A principal unidade de arranjo estrutural / funcional nosarquivos permanentes, constituída dos documentos pro-venientes de uma mesma fonte geradora de arquivos(Princípio da Proveniência).Série - Designação dada às divisões de um fundo arqui-vístico, que refletem a natureza de sua composição, sejaela estrutural, funcional ou por espécie documental. Asséries podem ser divididas em subséries.

Unidade de Arquivamento:O menor conjunto de documentos, reunido de acordo comum critério de arranjo pré-estabelecido. Tais conjuntossão denominados dossiê, pastas, maços ou pacotilhas.

Item Documental:A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

9. Instrumentos de Pesquisa de ArquivoMeio de disseminação e recuperação da informação

contida nos documentos dos arquivos. Os instrumentosde pesquisa são:

Guia - Meio de pesquisa destinado a orientar os usuários paraa utilização das séries que integram um arquivo permanente.

Índice - Lista sistemática, pormenorizada, dos elemen-tos do conteúdo de um documento ou grupo de docu-mentos, disposta em determinada ordem para indicar efacilitar sua localização no texto.

Inventário Sumário - Instrumento no qual as unidadesde arquivamento de um fundo arquivístico ou de uma desuas divisões são identificadas e brevemente descritas.

Inventário Analítico - Instrumento no qual as unidadesde arquivamento de um fundo arquivístico ou de suasdivisões são descritas pormenorizadamente.

Repertório - Instrumento no qual são descritos, porme-norizadamente, documentos previamente selecionados,pertencentes a um ou mais fundos arquivísticos, poden-do ser elaborado segundo critério temático, cronológico,onomástico ou geográfico.

Tabela de Equivalência - Instrumento que dá equivalên-cia de antigas notações para as novas que tenham sidoadotadas, em decorrência de alterações no sistema dearranjo de um arquivo.

Catálogo - Instrumento de pesquisa elaborado segundoum critério temático, cronológico, onomástico ou geo-gráfico, incluindo todos os documentos pertencentes aum ou mais fundos arquivísticos, descritos de uma for-ma sumária ou pormenorizada.

10. Conceitos Importantes

Protocolo• Denominação geralmente atribuída a setores encarre-gados do recebimento, registro, distribuição e movimen-tação de documentos em curso.• Denominação atribuída ao próprio número de registrodo documento.• Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.

Classificação de documentos = Arranjo de documentosProcesso que, na organização de arquivos permanen-tes, consiste na ordenação - estrutural ou funcional - dosdocumentos em fundos arquivísticos, na ordenação deséries dentro dos fundos e, se necessário, de subséri-es e itens documentais dentro das séries.

AvaliaçãoProcesso de análise de arquivo visando estabelecer a des-tinação final do documento (guarda permanente ou elimi-nação) de acordo com valores probatórios ou informativos.

Eliminação/DescarteDestruição de documentos julgados destituídos de va-lor para guarda permanente.

Metro LinearA unidade de controle de extensão dos arquivos, toman-do-se como base o espaço ocupado pelos documentosnas estantes

PaleografiaEstudo dos escritos antigos.

DiplomáticaCorpo de conceitos e métodos, originalmente desenvol-vidos nos séculos XVII e XVIII, com o objetivo de provar aautenticidade e a fidelidade dos documentos.

PastaSão folhas de cartolina ou papelão forte dobradas paraguardar documentos. Podem ser simples, sanfonadas,suspensas, entre outras.

ProjeçãoÉ a saliência na parte superior da guia. Pode ser recorta-da no próprio papelão.

NotaçãoÉ a inscrição feita na projeção. Pode ser alfabética, nu-mérica, alfa-numérica, aberta ou fechada.

a) Simples abertas (indicam o limite inicial) Ex.: A, B,C, Ab, Ac e etc.



b) Simples composta ou fechada (indicam o limite inici-al e o limite final) Ex.: Aa - Al ; Am - Az

O DOCUMENTO

11. ConceitoRegistro de uma informação independentemente da na-tureza do Suporte que a contém.Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituiçãopública ou privada,no exercício de suas atividades, cons-titua elemento de Prova ou de Informação.Registro de uma informação, produzida ou recebida por umainstituição pessoa física ou jurídica, que constitua elementode prova ou de informação, independentemente da naturezado suporte que a contém (papel, audiovisual, iconográfico,meio magneto ótico, fotográfico, filme entre outros).

12. Classificação dos documentosSegundo sua forma, conteúdo e característica física,

os documentos podem ser classificados segundo: gêne-ro, natureza do assunto, espécie e tipo de documento.

GÊNERO:Os documentos podem ser definidos segundo o aspec-to de sua representação nos diferentes suportes:

Cartográficos - São documentos em formatos e dimensõesvariáveis, contendo representações geográficas, arquitetôni-cas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, perfis;

Icnográficos - São documentos em suporte sintéticos,em papel emulsionado ou não, contendo imagem está-tica. Exemplo: fotografias (diapositivos, ampliações enegativos fotográficos, desenhos e gravuras);

Informáticos - São documentos produzidos, tratados earmazenados em computador. Exemplo: disco flexível(disquete), disco rígido e disco óptico;

Filmográficos - São documentos em películas cinema-tográficas e fitas magnéticas de imagens (tapes), conju-gadas (ou não), em trilhas sonoras, com bitolas e di-mensões variáveis, contendo imagens em movimento.Exemplos: filmes e fitas videomagnéticas.

Micrográficos - São documentos em suporte fílmico re-sultante da microprodução de imagens, mediante a uti-lização de técnicas específicas. Exemplo: microficha,microfilme em rolo, cartão e jaqueta;

Textuais - os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos. Apresentam inúmeros tipos fí-sicos ou espécies documentais criados para produzirdeterminada ação específica, tais como: contratos, folhade pagamento, livros de contas, requisições diversas,atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, cer-tidões, tabela, questionários, correspondência e outros.Exemplos: datilografados, impressos ou manuscritos;

Sonoros - São documentos com dimensões e rotaçõesvariáveis, contendo registros fonográficos. Exemplo: dis-cos e fitas audiomagnéticas.

NATUREZA DO ASSUNTO:Ostensivo ou Ordinário - as informações contidas no docu-mento, não prejudicam a administração, quando divulgadas.Sigiloso - as informações contida no documento, porsua natureza devam ser de conhecimento restrito e, por-tanto, necessitam de medidas especiais de segurança,quanto a sua custódia e divulgação.

Segundo a natureza do grau de sigilo e a extensão de circu-lação do assunto, dividem-se em quatro categorias, a saber:

Ultra-secreto - quanto ao assunto abordado no documento,somente devam ter acesso as pessoas intimamente liga-das ao seu estudo e manuseio. Assuntos classificadoscomo ultra-secretos: são aqueles de políticas governamen-tal de alto nível e segredos de Estado, tais como negocia-ções para aliança política e militares; planos de guerra; des-cobertas e experiências científicas de valor excepcional; in-formações sobre política estrangeiras de alto nível;

Secreto - quanto ao assunto abordado no documento,somente devam ter acesso as pessoas que não estejamligadas intimamente ao seu estudo e manuseio, sejamautorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente.Assuntos classificados como secretos: são referentes aplanos, programas e medidas governamentais; os assun-tos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem compro-meter e excepcional grau de sigilo da matéria original, ne-cessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhesde operações militares; planos ou detalhes de operaçõeseconômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicasou materiais já existentes; dados de elevado interessessob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossoci-ais e militares de países estrangeiros e meios de proces-sos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos im-portantes que não tenham recebido classificação interior;

Confidencial - quanto ao assunto abordado no documen-to, somente devam ter acesso as pessoas autorizadas,embora os assuntos não requeiram alto grau de seguran-ça, mas o conhecimento dos mesmos por pessoas nãoautorizadas pode ser prejudicial a um indivíduo ou criarembaraços administrativos. Os assuntos em geral classi-ficados como confidenciais são os referentes: a pessoal,material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido porinteresse das partes, como: informações sobre atividadesde pessoas e entidades, bem como suas respectivas fon-tes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelasque devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografiasaéreas e negativos que indiquem instalações considera-das importantes para segurança nacional;

Reservados - Quanto ao assunto, não devam ter o acesso enem o conhecimento do público, em geral. Recebem essaclassificação, entre outros, parte de planos, programas e pro-jetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas.

ESPÉCIE:Designação dos documentos segundo seu aspecto for-mal, ou seja as espécies documentais são definidastanto em razão da natureza dos atos que lhes deramorigem, quanto pela forma dos registros dos fatos. To-mando por base os atos administrativos mais comunstemos as seguintes espécies documentais:



Atos normativos: são as regras e normas expedidaspor autoridades administrativas. Exemplos: medida pro-visória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, re-solução, portaria, instrução normativa, ordem de ser-viço, decisão, acórdãos, despacho provisório;

Atos enunciativos: são os opinativos que esclarecemos assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exem-plos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;

Atos de assentamento: são os configurados por registros,consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrên-cias. Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infração;

Atos comprobatórios: são os que comprovam assenta-mentos, decisões etc. Exemplos: traslado, certidão,atestado, cópia autenticada ou idêntica;

Atos de ajuste: são representados por acordos em quea administração pública é parte. Exemplos: tratado, con-vênio, contrato, termos (transação, ajuste, etc.);

Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos nor-mativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, oficio, carta, me-morando, mensagem, edital, intimação, exposição de moti-vos, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará, circular.

TIPOS DE DOCUMENTO:Documento Comercial - É todo aquele relacionado aoato comercial.

Documento Histórico - É toda fonte informativa, onde ohistoriador pode recolher dados de interesse para oconhecimento do passado humano.

Documento Legal - É aquele que para força de lei se éobrigado a emitir ou guardar.

Documento Oficial - É todo e qualquer documento arquiva-do ou em trânsito nos órgãos dos Poderes Executivo, Legis-lativo, e Judiciário, inclusive nos de administração indireta,da União, Estado, Distrito Federal, Territórios e Municípios.

Documento Original - É aquele que dá inicio a um pro-cesso, seja ele primeira, segunda via, ou qualquer mo-dalidade de cópia.

Documento Particular - É todo e qualquer documentoarquivado ou em trânsito em estabelecimento particular,independentemente de suas origens. Todo aquele quenão foi criado ou determinado por lei, portanto não se éobrigado a emitir ou guardar.

Documento Público - São aqueles produzidos e recebi-dos pelos órgãos do poder público, constituindo-se empatrimônio da Nação, tendo em vista o direito dos seuscidadãos ao acesso a informação neles contidas.

13. Valoração dos DocumentosPara aplicação dos critérios de avaliação dos docu-

mentos de arquivo, deve-se identificar os seus valoresprimário e secundário.

Valor Primário - Refere-se ao valor que o documentoapresenta para a consecução dos fins explícitos a quese propõe tendo em vista seu uso para fins administra-tivos, legas e fiscais.

Valor administrativo - valor que possuem dos documen-tos que testemunham a política e os procedimentos ado-tados pelo organismo, no desempenho de suas funções.

Valor legal ou jurídico: valor que possuem os documentosque envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do Gover-no quanto de terceiros e que possuem caráter probatório.

Valor fiscal - valor que possuem os documentos relativos aoperações financeiras e a comprovação de despesas e receita.

Valor Secundário - Refere-se a possibilidade de uso dosdocumentos para fins diferentes daqueles para os quais fo-ram originalmente criados: o documento passa a ser fonte depesquisa e informação para o próprio serviço e de terceiros.

14. Características dos documentosde acordo com prazo de guarda

Guarda eventualSão documentos de interesse passageiro que não

possuem valor administrativo e jurídico para o órgão.

Guarda temporáriaSão aqueles em que prevalece o interesse adminis-

trativo como determinante do seu valor e, conseqüente-mente, do seu prazo de retenção.

Guarda permanenteSão documentos de valor probatório, isto é, relativos a

direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto dacoletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatosou fenômenos, considerados cientificamente relevantes.

15. Métodos de ArquivamentoSão várias rotinas que envolvem o arquivamento de um

documento na fase corrente e, do cuidado dispensando acada uma delas, depende o bom atendimento ao usuário.

Na escolha do método de arquivamento deve considerar ascaracterísticas dos documentos ao serem classificados, iden-tificando o aspecto pelo qual o documento é mais freqüente-mente consultado. Os métodos comumente utilizados são:

Alfabético - quando o elemento principal para a recupe-ração da informação for o nome;

Geográfico - quando o elemento principal para a recu-peração da informação for o local (cidade, distrito, co-marca, Estado, Região e/ou país);

Numérico simples - quando o elemento principal para arecuperação da informação for o número do documento;

Numérico cronológico - quando ao número do docu-mento vier associado a data;

Ideográfico (assunto) - quando o elemento principal paraa recuperação da informação for o assunto; a sua orde-nação deverá seguir a modalidade alfabética (dicionáriaou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex);

Método Alfabético:É o método mais simples, fácil e prático. Sua consulta é direta eo elemento principal a ser considerado é o nome ou a razãosocial. Conhecido também como método nominal ou onomás-tico. Existe divergência na maneira de arquivar os nomes. Acham



preferível fazê-lo pelo prenome, apesar do critério tecnicamentemais adequado, ser pelo último , o sobrenome, depois a vírgulae em seguida todo o nome em sua ordem normal.Vantagem: rapidez , fácil implantação, acesso direto emanuseio.Desvantagem: erro no ato de arquivar.

Regras de alfabetaçãoNo arquivamento dos nomes devemos observar peque-nas regras, conhecida como Regras de Alfabetação.

1.Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o últi-mo sobrenome e depois o prenome.Ex.: João Barbosa

Pedro Almeida CoimbraPaulo Santos

Arquivam-se: BARBOSA, JoãoCOIMBRA, Pedro AlmeidaSANTOS, Paulo

Obs.: Sobrenomes iguais – quando houver sobrenomesiguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.Ex.: Wilson Ferreira

Ademar FerreiraEdson Ferreira

Arquivam-se: FERREIRA, AdemarFERREIRA, EdsonFERREIRA, Wilson

2.Sobrenomes compostos de um substantivo e um ad-jetivo ou ligados pôr hífen , não se separam.Ex.: Camilo Castelo Branco

Fábio Monte VerdeHeitor Villa-Lobos

Arquivam-se: CASTELO BRANCO, CamiloMONTE VERDE, FábioVILLA-LOBOS, Heitor

3.Os sobrenomes formados com as palavras Santa, San-to ou São seguem a regra dos sobrenomes compostospor um adjetivo e um substantivo.Ex.: Waldemar Santa Rita

Irwin São PauloLuciano Santo Cristo

Arquivam-se: SANTA RITA, WaldemarSANTO CRISTO, LucianoSÃO PAULO, Irwin

4.As iniciais abreviaturas de prenomes têm precedên-cia na classificação de sobrenomes iguais:Ex.: J. Silvestre

Jonas Silvestre

Arquivam-se: SILVESTRE, J.SILVESTRE, JonasSILVESTRE, José

5.Os artigos e preposições, tais como: a, o, de(s), da(s),d’, do(s), um, uma, não são consideradosEx.: Pedro de Andrade

Ricardo d’AndradeLúcia da CâmaraArnaldo do Couto

Maria da Ambulância

Arquivam-se: ANDRADE, Pedro deANDRADE, Ricardo d’AMBULÂNCIA, Maria daCÂMARA, Lúcia daCOUTO, Arnaldo do

6.Os sobrenomes que exprimem grau de parentescoscomo: Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados par-te integrante do últimos sobrenomes, mas não são consi-derados na ordenação alfabética.Ex.: Antônio Almeida Filho

Sônia Maria Estefânia NetaTarcísio Meira FilhoMoisés Cabral NetoAlmir Peixoto Sobrinho

Arquivam-se: ALMEIDA FILHO, AntônioCABRAL NETO , MoisésESTEFÂNIA NETA, Sônia MariaMEIRA FILHO, TarcísioPEIXOTO SOBRINHO, Almir

Obs.: os graus de parentesco só serão consideradosquando servirem de elemento de destinção, passandoa obedecer a ordem alfabética.Ex.: Jorge de Abreu Filho

Jorge de Abreu SobrinhoJorge de Abreu Neto

Arquivam-se: ABREU FILHO, Jorge deABREU NETO, Jorge deABREU SOBRINHO, Jorge de

7.Os títulos não são considerados na alfabetação. Sãocolocados após o nome completos, entre parêntese.Ex.: Dra. Denise Fanco Lima

Dr. Arnaldo QuintanilhaBispo Edir MacedoMissionário R. R. SoaresMinistro Antônio ArrudaGovernadora Denise Rangel FurrielPastor Antônio Gusmão

Arquivam-se: ARRUDA, Antônio (Ministro)FURRIEL, Denise Rangel (Governadora)GUSMÃO, Antônio (Pastor)LIMA, Denise Franco (Dra.)MACEDO, Edir (Bispo)QUINTANILHA, Arnaldo (Dr.)SOARES, R. R.(Missionário)

8.Os nomes estrangeiros são considerados pelo últi-mo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóise orientaisEx.: George Aubert

Wiltson ChurchillPaul MüllerJorge Schmidt

Arquivam-se: AUBERT, GeorgeCHURCHILL, WiltsonMÜLLER, PaulSCHMIDT, Jorge

9.As partículas dos nomes estrangeiros podem ounão ser considerado. Mais comum é considerá-loscomo parte integrante do nome, quando escritos comletra maiúscula.



Ex.: Giulio di CapriEsteban De PenedoCharles Du PonteJohn Mac AdamGordon O’Brien

Arquivam-se: CAPRI, Guilio diDE PENEDO, EstebanDU PONTE, CharlesMAC ADAM, JohnO’BRIEN, Gordon

10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo so-brenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.Ex.: José de Oviedo y Baños

Francisco de Pina de MelloAngel del Arco y MolineroAntônio de los Rios

Arquivam-se: ARCO y MOLINERO, Angel delOVIEDO y BAÑOS, José dePINA DE MELLO, Francisco deRIOS, Antônio de los

11. Os nomes orientais: japoneses, chineses e árabessão registrados como se apresentam.Ex.: Mituo Yoshida

Al Ben HurLi Yutang

Arquivam-se: AL BEM HUR - árabeLI YUTANG - chinêsMITUO YOSHIDA - japonês

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e ór-gãos governamentais devem ser transcritos como seapresentam, não se considerando, porém para fins deordenação, os artigos e preposições que os constituem.Admite-se para facilitar a ordenação que os artigos inici-ais sejam colocados, entre parênteses, após o nome.

Ex.: EmbratelPetrobrásBanco do BrasilFundação Getúlio VargasA Colegial

Arquivam-se: BANCO DO BRASILCOLEGIAL (A)EMBRATELFUNDAÇÃO GETÚLIO VARGASPETROBRÁS

Obs: Os nomes de instituições ou órgãos governamentais depaíses estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do país.Ex.: The Library of Congress – Estados Unidos

Arquivam-se: ESTADOS UNIDOS - LIBRARY OF CON-GRESS (THE)

13. Nos títulos de congresso, conferência, reuniões, as-sembléias e assemelhados; os números arábicos, ro-manos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim,entre parênteses.

Ex.: III Jornada Arquivística da Uni-RioQuinto Congresso de Arquivologia3º Congresso de Geologia

Arquivam-se: CONGRESSO DE ARQUIVOLOGIA (QUINTO)CONGESSO DE GEOLOGIA (3º)JORNADA ARQUIVÍSTICA DA UNI-RIO (III)

Os nomes de jornais, instituições e revistas precedi-dos de artigos, não se considera o artigo para fins deordenação. Escreve-se no final entre parênteses.Ex.: O Globo

The Time

Arquivam-se: GLOBO (O)TIME (THE)

De acordo com as necessidades das instituições,estas regras podem ser alteradas porém, o arquivistadeve sempre usar o mesmo critério

NOTA: Para melhor atender à pesquisa no caso de pessoasou instituições que possuam nomes figurados ou sejam co-nhecidas por parcelas de seus nomes deve-se ordenar pelonome mais conhecido, fazendo as remissivas necessárias.Ex.: José Félix Alves Pacheco

Edson Arantes do NascimentoArtur Antunes Coimbra

Arquivam-se: FÉLIX PACHECOPELÉZICO

Obs.: Pode ser adotado o critério de letra por letra oupalavra por palavra. Observando que a escolha de umcritério implica na exclusão sistemática do outro.

� LETRA POR LETRAEx.: Monteiro

Monte SinaiMonte Alegre

Arquivam-se: MONTE ALEGREMONTEIROMONTE SINAI

� PALAVRA POR PALAVRAEx.: Monteiro

Monte SinaiMonte Alegre

Arquivam-se: MONTE ALEGREMONTE SINAIMONTEIRO

Método GeográficoÉ o sistema direto. A busca é feita diretamente ao docu-mento. Este método é aconselhável quando se ordena adocumentação de acordo com a divisão geográfica, istoé, de acordo com os países, Estados, cidades, municí-pios, etc. ou quando o principal elemento a ser conside-rado é a procedência ou local.



a) Nome do Estado, cidade e correspondente (elemen-to principal: Estado)

Quando se organiza um arquivo por Estado, as capi-tais devem ser alfabetadas e vir em primeiro lugar, emordem subseqüente, independentemente da ordem al-fabética. As demais cidades são colocadas a seguir sub-seqüente em rigorosa ordem alfabética.Ex.: 1ª ORDENAÇÃO

b) Nome da cidade, Estado e correspondente (elemen-to principal: cidade) Ao organizar um arquivo nesta modalidade, deve-mos observar para a rigorosa ordem alfabética das ci-dades, incluindo as capitais, colocando sempre em se-gundo lugar os nomes dos estados, pois existem cida-des com o mesmo nome em diferentes países.Ex.: ÚNICA ORDENAÇÃO

c) Nome do país, capital e correspondente (elementoprincipal: País) Ao organizar o arquivo nesta modalidade devemosobservar, a ordem alfabética do país, seguido da capital.As demais cidades serão alfabetadas após as respecti-vas capitais dos países a que se referem.

Método Numérico:O Método Numérico de arquivamento é adotado para oscasos em que o principal elemento a ser consideradoem um documento é o número.Este é um método indireto, pois vai necessitar semprede um índice alfabético (em fichas, livros) para locali-zar o documento ou pasta desejada no arquivo.Ao adotarmos o método numérico precisamos fazer aopção entre o método: numérico simples, cronológicoou dígito-terminal.

a) Numérico SimplesAtribui-se um número a cada novo cliente ou assunto que sur-gir a cada instituição que enviar documentos. Além do índicealfabético, é indispensável um registro em ficha ou livro.Características:• Atribuir um número a cada novo elemento. Cada elemen-to pode ser um cliente (pessoa física ou jurídica), um forne-

cedor, um empregado, etc. Os números obedecem a umcritério previamente determinado e pode ser, por exemplo,o número de registro do documento, a matrícula do funcio-nário, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.• Elaborar o registro em livro ou fichas, para controle danumeração.• Elaborar índice onomástico em fichas• Arquivar a pasta em ordem numérica• Consulta indireta. Recorre-se primeiro ao índice onosmático.Vantagens - Em um arquivo organizado pelo métodonumérico simples, não há necessidade de guias divisó-rias, pois a numeração dada às pastas ou fichas facilitaa localização do documento.Desvantagens - O método numérico simples exige umíndice alfabético remissivo, onde cada número correspon-de a um nome, para ajudar na pesquisa no arquivo. Noíndice, os nomes estão relacionados em ordem alfabética,obedecendo às regras de ordenação e de alfabetação.Ex.: Um funcionário de uma empresa de seguros preci-sou pesquisar no arquivo da empresa a respeito dosdados de cadastro do cliente: Carlos Barreto. Recorren-do ao índice alfabético remissivo, isto é com uma refe-rência, ele encontrou o nome do cliente.

b) CronológicoAlém da ordem numérica, observa-se a data. Este mé-

todo é adotado em quase todas as repartições públicas.Numera-se o documento e não a pasta. Além do índi-

ce alfabético-onomástico, existem índices de procedên-cia e de assunto.

Nesse método, quando se anula um registro, só seaproveita o número se for na mesma data.

É o único método de arquivamento que dispensa o usode pastas miscelâneas, uma vez que cada documento re-cebe seu próprio número de registro, constituindo em umprocesso único, ordenado em rigorosa ordem numérica.Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de er-ros pôr ser mais fácil lidar com números do que com letras.Desvantagens: método indireto, obrigando duplicidadede pesquisa.

c)Dígito-terminalEste método surgiu em decorrência da necessidade de

serem reduzidos erros no arquivamento de grande volumede documento, cujo elemento principal de identificação é onúmero. Entre as instituições de grande porte que preci-sam arquivar parte considerável de seus documentos pornúmero podemos mencionar entre outros: o INSS , as com-panhias de seguros, os hospitais e os bancos.

Os documentos são numerados seqüencialmente, massua leitura apresenta uma peculiaridade que caracterizao método: os números, dispostos em três grupos de doisdígitos cada um, são lidos da direita para esquerda, for-mando pares. Decompondo-se, por exemplo, o número829.319, têm-se os seguintes grupos: 82 - 93 - 19.

Como a leitura é feita sempre da direita para a es-querda, chama-se o grupo 19 de primário, o grupo 93 desecundário e o grupo 82 de terciário.



Quando o número for composto de menos de seisdígitos, serão colocados (0) zero a sua esquerda, parasua completação.Ex.: 42.054 será representado pelos grupos 04 - 20 - 54

O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas éfeito considerando-se em primeiro lugar, o grupo primá-rio, seguindo-se do secundário e finalmente o terciário.

Assim para localizar uma pasta de número 162.054(16-20-54) , deve verificar, em primeiro lugar, onde seencontram as pastas terminadas em 54 ; em seguidalocalizar as pasta do grupo secundário 20 e finalizando apasta desejada de número 16.

Comparando-se a numeração dos métodos numéricossimples e dígitos-terminal, tem-se a seguinte representação:

Vantagens - redução de erros de arquivamento; rapidezna localização e arquivamento, uma vez que se trabalhacom grupos de seis dígitos; expansão equilibrada do ar-quivo distribuído em três grandes grupos; possibilidadesde divisão eqüitativa do trabalho entre os Arquivistas.Desvantagens - leitura não convencional dos números.

Método por assunto (Ideográfico)Não existem regras fixas para a escolha dos assuntos, es-

tas dependerão das atividades das instituições ou empresas.Este método não é muito fácil, tudo vai depender da

interpretação do documento, devendo escolher o me-lhor termo da expressão que defina o assunto. Estemétodo é aconselhado para instituições que lidam comgrande número de assuntos.

É muito comum encontrar pessoas que confundem oassunto com tipo físico do documento (espécie) e sendoassim adotam erroneamente como sendo classifica-ção de assunto: atas,correspondência recebida e ex-pedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas etc.

É evidente que as espécies documentais têm impor-tância, mas devem ser adotadas como subdivisões au-xiliares. Por exemplo:

Assistência jurídicaCorrespondênciaPareceres

Recursos HumanosDepartamento Pessoal

Pode ser adotado dois métodos no arquivamento por assunto:

Alfabéticoa) Dicionário – Os assuntos isolados, são dispostosem rigorosa ordem alfabética, sem preocupação de su-bordinação ao assunto.Ex.: ALMOXARIFADO

APERFEIÇOAMENTO DE PESSOALHORÁRIO DE EXPEDIENTEIMPRESSOS (FORMULÁRIOS)MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL PERMANENTENOTA FISCAL

PEDIDO DE COMPRA DE MATERIALRACIONALIZAÇÃO DE MÉTODOS E SISTEMASREQUISIÇÃO DE PESSOAL

b) Enciclopédico - Os assuntos correlatos são agrupa-dos sob títulos gerais e dispostos em rigorosa ordemalfabética. Com a ordenação enciclopédica surgem osprimeiros esboços de esquemas de classificação.Ex.: MATERIAL PERMANENTE

AlmoxarifadoMovimentação de materialNota FiscalPedido de Compra

ORGANIZAÇÃO E MÉTODOSPadronização de formuláriosRacionalização de Métodos e Sistemas

PESSOALAperfeiçoamento (cursos e estágios)Horário de ExpedienteRequisição

NuméricoOs métodos numéricos ideográficos ou assuntos mais

conhecidos são : o duplex, o decimal e o unitermo, tam-bém conhecido como indexação coordenada. Por ser estemétodo do sistema indireto, torna-se necessário um es-quema de classificação e um índice alfabético. Os mé-todos numéricos aplicados à classificação por assuntofacilitam as operações, pois basta marcar, com um nú-mero, cada papel, para indicar o local exato onde ele deveser arquivado. Alem disso, é muito fácil fixar um númerodo que qualquer outro símbolo formado por letras.

a) Decimal - É baseado na técnica do Sistema Decimal deMervill Dewey. Sistema que foi elaborado pelo Instituto Bi-bliográfico de Bruxelas, que o ampliou. A classificação de-cimal foi publicada em 1876. É importante ressaltar que sedeve ter muita atenção e responsabilidade por parte dequem elabora o plano de classificação decimal, para quedurante a sua elaboração não ocorra distorções. Não exis-tem esquemas padronizados de classificação por assun-to, como ocorre na Biblioteconomia – Classificação Deci-mal de Dewey (CDD). Assim cada Instituição e/ou empresadeverá de acordo com a suas peculiaridades, elaborarseu próprio plano de classificação, onde os assuntosdevem ser grupados sob títulos principais e estes subdi-vididos em títulos específicos, partindo-se sempre dosconceitos gerais para os particulares, ou seja, do maiorpara o menor. Essa elaboração deve ser feita obedecen-do o critério de finalidade e funcionamento de uma orga-nização, complementando-o com o levantamento minu-cioso da documentação arquivada. Podemos , no entan-to, aplicar a Técnica de Dewey e não a classificação.

O método decimal divide o conhecimento humano em 9(nove) classes e uma décima para generalidades. Os as-suntos se agrupam em 10 classes numerados de 0 (zero)a 9 (nove). As classes de 1 a 9 , agrupam os assuntos decaráter específico, reservando-se a classe 0 para generali-dades e que não pertençam a nenhum assunto determina-do. Cada classe é dividida em subclasses e uma décimapara generalidades, separando-se o número em classesde três algarismos por um ponto. A parte inteira do número écomposta por três algarismos. A parte decimal pode nãoexistir, como pode ter um, dois, três, ou mais algarismos.

As 10 (dez) primeiras divisões são classes, as seguintessubclasses, e a seguir, temos: divisão, grupo e subgrupo.



Ex.:a) Classes

000 - Administração Geral100 - Pessoal200 - Organização300 - Orçamento400 - Material500 - Obras600 - Transporte700 - Informações800 - Publicações900 - Divulgação

b) Subclasses100 - Pessoal110 - Seleção120 - Aperfeiçoamento130 - Preenchimento de Cargos140 - Vacância de Cargos150 - Direitos e Vantagens160 - Deveres e Responsabilidades

c) Divisão de 130130 - Preenchimento de Cargos131 - Nomeação131.1 - Interina131.2 - Efetiva131.3 - Comissão132 - Vacância de Cargos132.1 - Demissão132.2 - Desligamento132.3 - Dispensa133 - Transferência133.1 - Ex-officio133.2 - A Pedido133.21 - Permuta

Quando o número de classificação estiver constituídode três algarismos juntos, colocar-se-á um ponto e adivisão continuará.Vantagens – expansão ilimitada para as subdivisõesdos assuntos, os números Classificadores formam no-menclaturas fáceis de reter na memória.Desvantagens – exige muita atenção do arquivista e li-mitação de dez números para classificação.

b) Duplex - A documentação é dividida em classe, con-forme os assuntos. Partindo sempre do gênero para aespécie e desta para minúcia.

No decimal é necessário fazer a previsão antecipada detodas as atividades. No Duplex o plano inicial não precisa iralém das necessidades imediatas. Na medida das neces-sidades podem ser abertas novas classes. Deve-se fazerum índice em fichas para as classes ocupadas. A relaçãoentre as partes é indicada pôr um traço de união (hífen).Ex.: Uma empresa começa com as seguintes classes principais:

1 - Contabilidade2 - Empregados3 - Móveis4 - Imóveis5 - Seguros6 - Transportes7 - Metais8 - Ferragens9 - Tintas10 - Óleos Lubrificantes11 - Materiais para Construção

Mais tarde resolve negociar com equipamentos elétri-

cos e combustíveis, terá de abrir novas classes, pois ne-nhuma destas enquadra-se nas classes já existentes.

12 - Equipamentos13 - Combustíveis

Estrutura do Método Duplex1. Contabilidade1.1 Contas a Receber1.1.1 Contas do Governo1.1.2 Contas da Prefeitura1.2 Contas a Pagar1.2.1 Bancos1.2.1.1 Ultramarino1.2.1.2 Francês-Italiano

Vantagens – Abertura ilimitada de Classe.Desvantagens – Se as classes não forem bem defini-das, encontraremos documentos que tratam do mesmoassunto em mais de um lugar.

Unitermo ou Indexação coordenadaO método Unitermo ou indexação coordenada foi de-

senvolvido por Mortimer Taube, nos Estados Unidos, emprincípios de 1950, sendo utilizado pela organização dasForças Armadas.

Embora não se recomende sua aplicação nos arqui-vos convencionais, a indexação coordenada vem sendoutilizada, com grande êxito, principalmente nos ArquivosEspecializados e Arquivos Especiais.

O método consiste em se atribuir a cada documentoou grupo de documentos, um número em ordem cres-cente, de acordo com sua entrada no arquivo, esse nú-mero chamado número de registro, controlado por or-dem de chegada, deve ser assinalado no documento,em lugar visível e previamente determinado.

Os documentos devem ser analisados, sendo desta-cados os Unitermos, isto é, os assuntos principais, quedeverão ser bem determinados ou os nomes que servi-rem para sua identificação.

1º passo : Elaborar uma Ficha índice.

2º passo: Para cada palavra-chave será aberta uma fi-cha que trará na parte superior a palavra indicativa uni-termo e será dividida em 10 colunas de 0 a 9 .O númerode registro é transcrito na ficha ou fichas corresponden-tes às palavras-chaves escolhidas para sua identifica-ção, na coluna cujo algarismo coincidir com o final donúmero atribuído ao documento.Ex.:



Os documentos são arquivados em ordem numérica– número de registro – em pastas, envelopes ou caixase as fichas em rigorosa ordem alfabética. Ao serem ar-quivados os documentos, o seu número vai para fichareferente aos termos escolhidos, quando da sua identi-ficação, e na coluna cujo algarismo coincidir com o finaldo número. Quando o documento tratar de vários assun-tos ou nomes, a pesquisa deverá ser feita somente nasfichas referentes aos termos ou nome solicitados.

Método PadronizadosCom a evolução das empresas, a intensificação do

comércio, o afã da industrialização e outros fatores, mé-todos novos foram surgindo para que os arquivos me-lhor atendessem às necessidades das organizações.Juntamente com os números e as letras, foi empregadotambém o artifício das cores, em combinação com asanteriores. Entre os métodos padronizados pode-se ci-tar: o variedex, o automático, o soundex, o ronêo e omnemônico. Abordaremos somente o variedex, por sero mais conhecido e de uso mais comum. O automáticoe o soundex não têm aplicação prática nos arquivos bra-sileiros; o ronêo e o mnemônico são obsoletos.

Método VariedexEste método é uma variante do alfabético. Com o ob-

jeto de minimizar as dificuldades apresentadas pelo mé-todo nominal, a Remington Rand concebeu o métodovariedex, introduzindo as cores como elementos auxilia-res para facilitar não só o arquivamento, como a localiza-ção de documentos.

A idéia do método consiste basicamente em dividir osarquivos em seções menores, restringindo, assim, ocampo de pesquisa e a manipulação de pastas ou fi-chas. Neste método, concebido pela Remington, traba-lha-se com uma chave constituída de cinco cores:

Como seria impossível determinar uma cor para cadaletra do alfabeto, uma vez que seriam necessárias 26 co-res distintas para representar o alfabeto, as cores da cha-ve devem ser atribuídas às projeções das pastas em fun-ção da segunda letra do nome de entrada e não da inicial,a qual indicará a seção alfabética correspondente parasua ordenação. Assim pode-se concluir que em cada letrado alfabeto existirão pastas nas cinco cores da chave.Ex.:

Estes dossiês estariam arquivados, respectivamente, nasC, D, F, P E T, e as notação estariam inscritas em projeção(etiquetas) nas cores ouro, rosa , verde, azul e palha. Quan-do adotado ao método variedex deve-se utilizar pastas comprojeções; nos fichários, as fichas devem ser colorida.

Quando à posição das projeções, o método é muitosemelhante ao alfabético comum: na primeira posiçãocoloca-se a guia alfabética; na segunda posição, a pas-ta de diversos; na terceira e quarta posições, as pastascom nomes especiais e as guias-fora.

A Grande vantagem do variedex é que, adotando vári-as cores dentro de cada letra do alfabeto, o trabalho sereduz em 80%, evitando-se, desta, forma, arquivamen-tos errôneos e agilizando-se a pesquisa.

As cores da chave são cambiáveis em função de nos-sas conveniências. Sendo o trabalho de arquivo criativopor excelência, sugere-se uma chave na qual as abrevi-ações recebem cor especial – o branco – para repre-sentá-las. Não se devem usar as cores para enfeitar osarquivos, quanto a sua aparência, mas sim como ele-mento coadjuvante da pesquisa.

Método AlfanuméricoO método alfanumérico não é considerado básico, pois

foi concebido do alfabético nominal, e nem padronizado,uma vez que sua aplicação independe de equipamentose acessórios especiais, tais como pastas, guia, proje-ções. Este método trabalha com uma tabela, constituídade divisões do alfabeto, previamente planejadas a critériodo profissional responsável pela sua elaboração, e nu-meradas em ordem crescente. Usam-se notações fecha-das para se evitar que, uma vez numeradas, as divisõessejam alteradas. Quaisquer aplicações ou reduções natabela implicarão remuneração de todos os documentos.

Ex.: Aa - Af = 1Ag - Al =2

Assim, as pastas individuais teriam como notação osnomes colocados após o número correspondente à suadivisão alfabética.

Ex.:1 – ACRÍSIO, Paulo (Aa - Af = 1)1 – AFONSECA, João (Aa - Af = 1)2 – ALMEIDA, Mário (Ag - Al = 2)2 – ALONSO, Ernesto (Ag - Al = 2)

Neste método, as pastas miscelânea terão por nota-ção apenas o número correspondente à sua divisão.

Ex.: 13 – Di - Dl



Para se arquivar uma pasta, procura-se inicialmente onúmero da divisão alfabética e, só então, dentro da divi-são, é que nos atemos à seqüência alfabética, restrin-gindo, assim, as possibilidades de erro.

Sua desvantagem consiste na prévia determinação donúmero de divisões alfabéticas que deverão compor a tabe-la, devendo-se, portanto, para isso, proceder a cuidadosoestudo sobre o grau de incidência de nomes, letra por letra.

DossiêUnidade de Arquivamento formada por documentos diver-sos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

ProcessoTermo geralmente usado na administração pública paradesignar o conjunto de documentos reunidos com capaespecial e que vão sendo organicamente acumuladosno decurso de uma ação administrativa ou jurídica.

16. Conservação de Documentos

Os agentes que prejudicam o documentoOs agentes que prejudiciais ao papel podem ser clas-

sificados em: químicos, físicos e biológicos.a) Químico – tintas de escrever; acidez etc.b) Físicos – luz (solar e artificial); umidade (para guarda dedocumento é desejável ambiente seco), temperatura (ocalor acelera a deteorização do papel) e outros vários fato-res que danificam: orelha, dobraduras, perfurações, etc.c) Biológicos – traças (tysanura); baratas; cupins; brocaou anóbio; microorganismos (fungos-”mofo”) e o homem(grifando, fazendo sinais, pegando com as mão gordu-rosas, furtando etc.)

É bom lembrar que é melhor conservar do que restaurar.Conservação – implica em resguardar a integridade fí-sica do documento, manutenção e higienização dos acer-vos e arquivos.Restauração - implica em interagir no corpo físico dodocumento, com técnicas especiais de restauração.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

17. Arquivologia e a Prática da Gestão de DocumentosDesde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina,

a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada tenhasido tão revolucionário quanto o desenvolvimento da concep-ção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.

A gestão de documentos é uma operação arquivística,“o processo de reduzir seletivamente a proporções ma-nipuláveis a massa de documentos, que é característicada civilização moderna, de forma a conservar perma-nentemente os que têm um valor cultural futuro, semmenosprezar a integridade substantiva da massa docu-mental para efeitos de pesquisa.

Embora sua concepção teórica e prática tenha se de-senvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir dosEUA e do Canadá, a gestão de documentos teve suasraízes no final do século XIX, em função dos problemasdetectados nas administrações públicas destes dois pa-íses, referentes ao uso e guarda da documentação.

Na primeira metade do século XX criaram-se comis-sões que visavam tornar mais eficiente o uso dos docu-mentos por parte da administração pública.

Vale ressaltar que durante esse período, as institui-ções arquivísticas (públicas) caracterizavam-se pela fun-ção de órgãos estritamente de apoio à pesquisa, com-prometidas com a conservação e o acesso aos docu-mentos considerados de valor histórico.

Paralelamente iniciava-se a era da chamada adminis-tração “científica”, que procurava mostrar aos administra-dores como racionalizar o processo administrativo, de-senvolvendo suas atividades de forma menos dispendio-sa, melhor e mais rápida. A palavra-chave das adminis-trações dos países desenvolvidos - sobretudo gestão dedocumentos os E. U. A., passou a ser eficiência.

A aplicação dos princípios da administração científicapara a solução dos problemas documentais gerou o con-junto de princípios da gestão de documentos, os quaisresultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar emodernizar as administrações. Não se tratava de uma de-manda setorizada, produzida a partir das próprias institui-ções arquivísticas. A gestão de documentos veio a contri-buir para as funções arquivísticas sob diversos aspectos:• ao garantir que as políticas e atividades dos governosfossem documentadas adequadamente;• ao garantir a melhor organização desses documentos,caso tivessem valor permanente;• ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;• ao definir criteriosamente a parcela dos documentos queconstituiriam o patrimônio arquivístico do país, ou seja, 5%da massa documental produzida (segundo a UNESCO).

O que é Gestão de Documentos ?Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes às ativi-dades de produção, tramitação, uso, avaliação e arqui-vamento de documentos em fase corrente e intermediá-ria, visando a sua eliminação ou recolhimento para guar-da permanente. A gestão de documentos é operaciona-lizada através do planejamento, da organização, do con-trole, da coordenação, dos recursos humanos, do espa-ço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfei-çoar e simplificar o ciclo documental.

Objetivos:• Assegurar de forma eficiente a produção, administra-ção, manutenção e destinação dos documentos.• Garantir que a informação esteja disponível quando eonde seja necessária.• Assegurar a eliminação dos documentos que não temvalor histórico ou administrativo.• Contribuir para o acesso e preservação dos documen-tos que mereçam guarda permanente.

Fases da Gestão de Documentos1ª - Produção de documentos – Refere-se ao ato de ela-borar documentos em razão das atividades específicas deum órgão ou setor. Deve-se otimizar a criação de docu-mentos, evitando a produção daqueles que não são es-senciais, diminuindo o volume de documentos a ser ma-nuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindoassim o uso adequados de reprografia e de automação.

2ª - Utilização de documentos – Refere-se ao fluxo per-corrido pelos documentos, necessário ao cumprimentode sua função administrativa, assim como a guarda apóscessar o seu trâmite. Esta fase envolve métodos de con-trole relacionados às atividades de protocolo e às técni-cas específicas para classificação, organização e ela-boração de instrumentos de pesquisa.

3ª - Destinação dos Documentos – Envolve as ativida-des de análise, seleção e fixação de prazos de guardados documentos, ou seja implica decidir quais os docu-mentos a serem eliminados e quais serão preservadospermanentemente.



Níveis de Aplicação da Gestão de DocumentosNível mínimo – Estabelece que os órgãos devem contar,ao menos, com o programa de retenção e eliminação dedocumentos.Nível mínimo ampliado – Complementa o primeiro nívelcom a existência de um ou mais centros de arquivamen-to intermediário.Nível intermediário – Compreende os dois primeirosníveis, inclui a implantação de sistemas de gerencia-mento arquivos.Nível máximo – Inclui todas as fases descritas, complemen-tadas por uso de recursos de automação de documentos.

Gestão de Documentos CorrentesO documento corrente é aquele necessário ao desen-

volvimento das atividades de rotina de uma instituição e,por conseqüência, os procedimentos realizados para asua classificação, registro, autuação e controle de trami-tação, expedição e arquivamento tem por objetivo facilitaro acesso às informações neles contidas. Esse conjuntode operações técnicas caracteriza os serviços de gestãode documentos correntes. Nas administrações pública eprivada, as unidades responsáveis por tais serviços sãointituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaçõesadministrativas, serviço de comunicações etc.• Atividades de protocolo• Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes• Métodos de Arquivamento

Gestão de Documentos IntermediáriosEncerrado o período de arquivamento na fase corrente,

alguns documentos podem ser eliminados imediatamen-te, mas uma parte importante destes, eventualmente, deveser conservada por um período mais longo em função derazoes legais ou administrativas. Os depósitos de armaze-nagem temporária constituem uma alternativa cujo objeti-vo principal é minimizar o custo público com a guarda dedocumentos, racionalizando espaço físico, equipamentose a recuperação da informação contida nos documentos.

18. MicrofilmagemSistema de gerenciamento e preservação de informa-

ções, mediante a captação das imagens de documen-tos por processo fotográfico.

Este processo reduz o volume dos arquivos, proporci-onando acesso eficiente, e rápido aos documentos aum baixo custo.

• Realizar backup de segurança• Confiabilidade / Durabilidade• Norma ISO• Baixo Custo• Reproduzível

Forma de representação:• Jaqueta• Rolo• Microficha

19. GED – Gerenciamento Eletrônico de DocumentosO GED automatiza o armazenamento, a recuperação

e a consulta dos documentos da empresa, permitindoao gestor atribuir graus de acesso diferenciados segun-do o perfil e o escopo de trabalho de cada usuário.

Esta solução é composta de módulos de Definição de Pas-tas, Digitalização, Indexação e Manutenções/Consultas quecobrem todas as etapas envolvidas no gerenciamento dosdocumentos. Para garantir ainda mais segurança, todas as

senhas dos usuários são salvas através de criptografia. Casoo cliente deseje, é possível incorporar o recurso de Certifica-dos Digitais para dar legalidade ao documento digital.

Gestão de Arquivos Especiais(fotografias, cd´s, fitas magnéticas, microfilmes)Para os Arquivo Especiais, compostos de fotografias,

cd´s, fitas magnéticas, microfilmes, etc.., é importanteconhecer as suas necessidades de preservação.

Conhecendo o comportamento dos materiais em rela-ção ao ambiente, podemos definir o método de arquiva-mento, acondicionamento e manuseio mais adequado.

Este serviço permite a preservação da informação con-tida nestas mídias por um prazo mais extenso de formasegura, garantindo o resgate de informações de caráterpermanente ou históricas.

(MEIOS ELETRÔNICOS)

(FOTOGRAFIAS)

Tecnologias Aplicadas aos ArquivosO mundo tem passado nos dois últimos séculos por

várias transformações. O século anterior foi o das gran-des descobertas e, o nosso, de grandes desenvolvimen-tos tecnológicos. Os negócios que geralmente ficavamno âmbito familiar se transformaram em grandes com-panhias que não mais almejavam o mercado interno esim o mundo. Estamos na era da globalização. Cada vezmais há a interação entre os países e o computador é oagente fundamental para esse intercâmbio.

A conseqüência desse desenvolvimento se percebeatravés do enorme volume de papéis que tramitam nasempresas. A verticalização e o encarecimento do metroquadrado, ocorridos nos últimos anos nos grandes cen-tros, levaram à definição de diretrizes para um melhorgerenciamento de documentos.

Com o surgimento das novas tecnologias, os docu-mentos convencionais começaram a migrar para novossuportes. São elas: Automação da Informação, Microfil-magem e a Digitalização de Documentos.

a) Automação da InformaçãoA automação da informação pode ser aplicada nos

arquivos de duas maneiras:• o arquivo como usuário - quando o computador é utilizadocomo instrumento de trabalho na identificação de séries docu-mentais, no registro de documentos, no controle do acervo etc.

• o arquivo como órgão responsável pela guarda e trata-mento técnico das informações - quando o suporte dainformação é o próprio computador. São os bancos dedados onde são armazenados registros sobre determi-nado assunto como: Folha de Pagamento, Razão etc.

Em ambas as situações a recuperação se dá de formarápida e eficaz. O índice de erros é muito pequeno, já quesó podem ocorrer por falhas na digitação, o que não acon-tece nos controles manuais, que necessitam de um grauelevado de atenção para evitar a ocorrência de erros.



Outra vantagem da utilização da automação é a des-centralização da informação. Várias pessoas podemacessar as mesmas informações em qualquer ponto daempresa, por meio de terminais ou microcomputadores.

b) MicrofilmagemO estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a

reprodução de diminutas imagens fotográficas. Entre-tanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906quando livros e documentos foram reduzidos a peque-nas dimensões visando sua utilização em pesquisas.Com o advento das duas grandes guerras mundiais oavanço da tecnologia do microfilme foi enorme já que,por questões de segurança, milhares de documentosnecessitaram tramitar de forma sigilosa e secreta. Para-lelamente, os bancos e as repartições públicas nos Es-tados Unidos utilizavam essa tecnologia como soluçãopara a avalanche de papéis que cobriam seus arquivos.

No Brasil sua utilização se dá um pouco antes da me-tade do século no acervo da Biblioteca Nacional.Hoje em dia há uma larga utilização dessa técnica emtodo o mundo e sua aplicação é extremamente ampla:Bancos, Comércio, Indústria, Cartórios, Colégios, Hos-pitais, Jornais, Hotéis, Órgãos Governamentais etc.

Como vantagens podemos citar:• economia de espaço - quando não havia problemas nomercado imobiliário, as empresas guardavam seu acer-vo de valor permanente em galpões ou em suas própriasinstalações. Atualmente isso é completamente inviável. Omicrofilme é uma técnica eficaz já que reduz em 98% oespaço necessário para a guarda desses documentos.

• preservação e conservação de originais - os documen-tos que necessitam permanecer em papel seja pelo seuvalor histórico, legal ou devido ao seu suporte físico (fi-chas) podem ser preservados e a utilização da informa-ção será feita através do microfilme.

• segurança - a microfilmagem traz segurança a documen-tação já que o arquivamento do rolo é feito em dois luga-res: junto ao usuário e em local afastado da Empresa.Caso haja algum sinistro (roubo, incêndio, falsificação etc.)o microfilme de segurança resgata a memória do acervo.

• aquisição de coleções de jornais, revistas etc. - por meiode catálogos informativos é possível adquirir coleçõescompletas de jornais, revistas, documentação rara, séri-es esgotadas etc. no Brasil e no exterior. Esse tipo deaquisição é muito comum em decorrência de sua di-mensão e facilidade de transporte.

• integridade de reprodução - o microfilme reproduz inte-gralmente o conteúdo de um documento, não podendosofrer alterações

• versatilidade na duplicação - cópias instantâneas dooriginal em filme ou papel.

• racionalização da informação - as microformas possi-bilitam o acesso à informação em vários lugares, simul-taneamente, a partir de filmes cópias. Como exemplo,podemos citar uma empresa que possua, em seus ar-quivos, documentos de suas filiais que estão instaladasem outras cidades ou estados.

As microformas podem apresentar-se em três modos:Filme, Jaqueta e Microficha

• Filme (Rolo)É a forma de saída natural do processo de microfilma-

gem dos documentos. É gerado 1 filme original (sais deprata) para acondicionamento no arquivo de segurançae 1 cópia (diazo) para consulta, sendo aconselhável autilização de caixas para a guarda dos carretéis comcores diferentes, objetivando a imediata identificação dooriginal e cópias. Caso seja necessário, podem ser ge-radas outras cópias para distribuição.

Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou me-nos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses docu-mentos são chamados de fotogramas. Esse suporte é utili-zado para qualquer tipo de documento: dossiês financeiros,operacionais, administrativos, cheques, livros, jornais etc.

No preparo da documentação para a microfilmagem, se-param-se grupos de aproximadamente 2.400 documen-tos que serão numerados, seqüencialmente, para sua iden-tificação. Depois são inseridas sinaléticas que irão com-pletar o grupo a ser microfilmado, de acordo com umapadronização pré-estabelecida: Imagem de Abertura e En-cerramento (contendo a ordem de colocação dos docu-mentos no filme remetendo-os aos fotogramas, a assina-tura da pessoa autorizada que irá dar valor legal ao filme, onúmero do filme e a data de início e encerramento da mi-crofilmagem), Folha Zebrada e sinaléticas para separar asdiversas informações (datas, números, assuntos etc.)

• JaquetaA sua impressão segue os mesmos procedimentos da

forma anterior. Também são gerados 2 Filmes: 1 para guardano arquivo de segurança e o outro para consulta. Entretanto,esse segundo formato passa por novos procedimentos: seusfotogramas são recortados e inseridos em jaquetas.

Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentosque formam dossiês e que necessitam ser constantementeatualizados e consultados exigindo, assim, a proximidadedas informações. Podemos citar os dossiês de emprega-dos, de empresas, de contratos etc. Como esse processoé mais trabalhoso, somente uma pequena parte da docu-mentação de uma empresa encontra-se nesse suporte.

Cada jaqueta comporta aproximadamente 60 fotogramase são arquivadas em ordem alfabética ou numérica. Comoexemplo tomemos um filme em que foram microfilmadosdocumentos de aproximadamente 150 empregados. Osfotogramas são recortados e inseridos nas jaquetas dosrespectivos empregados que encontravam-se arquivadasalfabeticamente (ou numericamente - por matrícula). A vidafuncional do empregado está acondicionada em um só lo-cal, independente do período de emissão dos documentosa ele relacionados. A recuperação da informação será rápi-da e não haverá o menor problema em atualizações futuras.

• MicrofichasPodem ser emitidas pelo sistema comum de microfil-

magem ou através do sistema COM - Computer OutputMicrofilm, ou seja, saída direta do computador para amicroficha, através da fita spooll, sem passar pelo pa-pel. Não é mais necessária a impressão de quilômetrosde formulários contínuos.

As listagens, que outrora atrapalhavam a vida do emprega-do tanto no seu arquivamento quanto no seu manuseio, seapresentam, atualmente, em um suporte que permite fácil con-sulta e que necessita de um pequeno espaço para guarda.

Sua capacidade de armazenamento é de até 420 foto-gramas. As microfichas são usadas em arquivos quesejam bastante utilizados devido a facilidade de seu ma-nuseio. São geradas microfichas para os arquivos refe-rentes a: folha de pagamento, razão etc.



Os equipamentos para a leitura das microformas po-dem ser simples - unicamente para a leitura - ou conjuga-dos (leitoras/copiadoras) - para a leitura e cópia em papel.

Digitalização de DocumentosCom o avanço da tecnologia, outras mídias vão sendo

criadas. Como o computador é uma peça fundamentalnesse desenvolvimento, sua capacidade é ampliada dia-a-dia, modificando, consideravelmente, a execução dosserviços em qualquer ramo do conhecimento humano.

Atualmente o computador é um elemento fundamen-tal no gerenciamento das informações. Nesta década,os sistemas de imagens e voz vieram a integrar os sis-temas já existentes de texto, gráfico e números.

O que vem a ser um sistema de imagens e de quemaneira ele está relacionado com a administração dedocumentos? Podemos levantar alguns pontos que nosajudarão a responder esta questão.

A microfilmagem é uma mídia que facilita muito as em-presas no que se refere a redução de espaço, rapidez narecuperação da informação e segurança. Entretanto, elanão abrange normalmente todos os arquivos da empresa,já que sua utilização se dá no arquivo permanente e emalguns arquivos setoriais como o de pessoal e o de conta-bilidade. Com isso, a maioria dos documentos está nosuporte papel nos arquivos correntes e intermediários.

Uma pesquisa feita nos EUA diz que um bilhão dedocumentos são produzidos nos Estados Unidos todosos dias e que, um documento é copiado, no mínimo,vinte vezes. As transmissões em fax geram mais de 85milhões de páginas por ano.

A AIIM (Association for Information and Image Manage-ment Internacional) em conjunto com uma empresa de con-sultoria publicou uma pesquisa em 1989 que informava asmídias em que as informações estavam armazenadas: 95%em papel; 4% em microfilmes; 1 % meios magnéticos. Issomostra que as empresas continuam gastando grande partedo seu tempo no gerenciamento dos documentos.

a) Apresentação dos discos ópticosOs discos ópticos evoluíram a partir dos vídeos discos

que foram lançados primeiro para filmes e outras formasde animação utilizadas para lazer ou treinamento. Depoissurgiram os CDs usados para músicas, e, finalmente,os discos para o armazenamento dos documentos.

Todos os sistemas de discos ópticos usam codificaçãobinária para armazenar a informação e um facho de laserde alta potência para gravá-Ia. A leitura é feita com um laserde baixa potência. Os discos usados para o armazena-mento dos documentos se apresentam de três formas:

• CD-ROM - Compact Disc - Read Only (memória só para leitura)Possui 12 cm de diâmetro e é utilizado, normalmente,

em publicações (catálogos, enciclopédias) que são ven-didas ao público de uma maneira geral.

Também são utilizados para publicar material específicode uma empresa como catálogos de peças para oficinasde manutenção, material contábil de empresas de consul-toria/auditoria. Essas publicações são proprietárias e so-mente estão disponíveis no âmbito da organização.

Esses discos podem ser lidos milhares de vezes, semrisco de danificá-los, usando software e hardware ade-quados. Um CD-Rom não pode ser alterado.

O CD-Rom já é utilizado por várias empresas no Bra-sil através do serviço de assinaturas (medicina, enciclo-pédia, saúde, agricultura etc.)

• WORM - Write - Once - Read - Many (uma só gravação,muitas leituras)

Estão disponíveis em diversos tamanhos: 5 1/4, 12 e14 polegadas de diâmetro. Ele está em branco quandoé adquirido e é preenchido pelo usuário usando softwa-re e hardware adequados.

Sua aplicação se dá em todos os tipos de documentosempresariais, ou seja, correspondências, faturas, formu-lários, desenhos de engenharia etc. Este disco tambémpode ser lido milhares de vezes sem degradação e ainformação também não pode ser alterada. A diferençaentre os discos WORM e CD-ROM é que o primeiro écriado pelo usuário e o segundo por um editor.

• Discos regraváveis ou apagáveisEste sistema usa discos de 5 1/4 polegadas em car-

tuchos. É utilizado para armazenar documentos que ne-cessitam de atualizações constantes como os legais,os desenhos de engenharia etc. Eles são gravados ealterados pelos próprios usuários.

Exercício de Fixação

01. (BNDES - 2002) A Gestão Eletrônica de Documentos(GED) é um conjunto de procedimentos informatiza-dos, com a finalidade de:a) otimizar e racionalizar a Gestão Documental;b) automatizar a produção de guias e inventários;c) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente;d) divulgar documentos históricos pela internet.

Gabarito01. a

central de concursos

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