cartilha_controle interno.pdf

8/11/2019 Cartilha_Controle Interno.pdf

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Cartilha de Orientaes sobre

Controle Interno


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Expediente

Contedo Tcnico | Controle Interno

Aline Loreto de Assis

Ana Karina de Oliveira Milhomem

Ana Paula Fernandes da Silva de Carvalho

Carlos Alberto Nunes Borges

Deborah Ferreira Gonzaga

Rogria Ribeiro Luz

Apoio

Diretoria de Controle Externo dos Municpios

Realizao | Comisso de Publicaes

Brbara Couto

Bruna Pellegrino

Cludia Arajo

Suely Bernardes

Andr Oliveira

Andr Zocrato

Produo EditorialVivian de Paula

FotosArquivo TCEMG

Tribunal de Contasdo Estado de Minas Gerais

4 Andar - Edifcio AnexoTel: (31) 3348-2379

Email: [email protected]

Belo Horizonte, agosto de 2012

Cartilha de Orientaes sobre

Controle Interno

Junho de 2012


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SumrioTribunal de Contas

do Estado de Minas Gerais

PresidenteConselheiro Wanderley Geraldo de vila

Vice-PresidenteConselheira Adriene Barbosa de Faria Andrade

CorregedorConselheiro Sebastio Helvecio Ramos de Castro

ConselheirosEduardo Carone CostaCludio Couto Terro (Ouvidor)

Mauri Jos Torres Duarte

Jos Alves Viana

AuditoresGilberto Pinto Monteiro Diniz

Licurgo Joseph Mouro de Oliveira

Hamilton Antnio Coelho

Ministrio Pblicojunto ao Tribunal de Contas

Procurador-GeralGlaydson Santo Soprani Massaria

ProcuradoresMaria Ceclia Mendes BorgesSara Meinberg Schmidt Andrade Duarte

Marclio Barenco Corra de Mello

Elke Andrade Soares de Moura Silva

Cristina Andrade Melo

Daniel de Carvalho Guimares

Apresentao ..................... ............... ............... ................ ............... ............... ............... ................ ....... 7

Histrico ................. ............... ................ ............... ............... ............... ................ ............... ............... .. 9Normatizao ................... ............... ............... ............... .............. ............... ............... ................ ......... 13

Controlar ............................................................................................................................................ 17

O Controle na Administrao Pblica .............. ............... ............... ................ ............... ............... ...... 19

Controle Interno ............. ............... ............... ................ ............... ............... ............... ................ ......... 21

Sistema de Controle Interno ............... ............... ............... ............... ............... ............... ............... ...... 23

Importncia e objetivos do Sistema de Controle Interno - SCI, 24

Responsabilidades dos gestores, 25

Responsveis pelo Controle Interno dentro do Sistema, 26

Sistema de Controle Interno Municipal , 27

Formalizao da criao do Sistema de Controle Interno Municipal, 27

Unidade Central do Sistema de Controle Interno .......................... ............... ................ ............... ....... 29

Responsabilidades, 29

Responsveis pela Unidade Central do Sistema de Controle Interno, 30

Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Pblico ......................... ............... .............. 33Componentes do Controle Interno, 33

Consideraes Finais .......................................................................................................................... 39

Apndice ..................... ............... ............... ................ ............... ............... ............... ................ ............. 40

Estrutu ra mnima recomendada para o Sistema de Controle Interno Municipal, 4 0


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O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais - TCEMG na qualidade de ag ente de Controle Externodeve, na realizao de suas competncias, avaliar e verificar a efetividade dos controles internos

existentes nos rgos e entidades sob sua jurisdio, levando-se em conta os procedimentos dessescontroles estabelecidos pela Administrao, a suficincia, a exatido e validade dos dados produzidospelo sistema contbil e o ambiente de controle interno do rgo ou entidade.

Com a efetiva implementao do controle interno, a Administrao Pblica garante sociedadeinstrumentos de transparncia na gesto dos recursos pblicos, sintonizado com o princpio de maiorAccountabilitypor parte dos gestores, cumprindo com os ditames de uma gesto fiscal responsvel ematendimento s exigncias da Lei de Responsabilidade Fiscal, bem como garantindo o cumprimentoda atribuio constitucional determinada ao Controle Interno de apoiar o Controle Externo no exercciode sua misso institucional.

Nesse contexto, o Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais TCEMG, no exerccio de sua funopedaggica, com a disseminao das informaes constantes desta cartilha, objetiva orientar econtribuir tecnicamente para o aprimoramento e a efetividade dos sistemas municipais de controleinterno, visando uma atuao eficiente, dinmica, atual e parceira do controle externo.

Assim, estaro dispostos a seguir os conceitos fundamentais, os principais aspectos legais, as diretrizes,

normas e princpios aplicveis ao controle interno.

Apresentao

Foto: Fachada do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais/Arquivo TCEMG.


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Atualmente to evidenciada na mdia, a corrupo no um fenmeno recente e muito menoscaracterstico da Administrao Pblica brasileira. O que parece estar a cada dia mais presente o ritmo

e a velocidade que o noticirio nos traz infaustos e desagradveis casos, o que certamente fruto daagilidade dos modernos meios de comunicao.

Nesse contexto, destaca-se a importncia da participao da sociedade no processo de acompanhamentoquanto correta aplicao de recursos pblicos, agindo na qualidade de fiscalizadora da execuooramentria e dos resultados das polticas pblicas, exigindo da Administrao a aplicao dosrecursos da forma estabelecida nos oramentos anuais, bem como a correta aplicao dos percentuaismnimos constitucionais e legais previstos (sade, educao) e os limites para gastos com pessoal eendividamento, por exemplo.

Torna-se necessria a transparncia nos atos e contas da Administrao Pblica, que adquiriram maiordivulgao em todas as camadas da sociedade com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal(Lei Complementar n. 101/2000) e posteriormente com a edio da Lei Complementar n. 131/2009.Transparncia esta que deve se basear na ampla divulgao das aes emanadas pelo poder pblico (atospblicos), bem como dos valores despendidos para custear tais aes (contas pblicas), acompanhadosda devida documentao comprobatria.

Com a recente edio da Lei n. 12.527 de 18/11/2011, Lei de Acesso Informao, amplia-se aparticipao cidad fortalecendo os instrumentos de controle da gesto pblica. Os procedimentosprevistos na lei visam assegurar o direito fundamental de acesso informao devendo ser executadosem conformidade com os princpios da Administrao Pblica e com a s diretrizes dispostas na norma.

Histrico

Controle

Interno


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Ressalta-se que a participao popular tem sua disposio ouvidorias, disque-denncias, os Tribunaisde Contas, o Ministrio Pblico, a Polcia e tantos outros meios. Portanto, necessrio i r alm, como porexemplo, exigir a reestruturao e fortalecimento do controle interno a partir dos municpios.

Embora existisse a controvrsia de que o controle interno no havia sido regulamentado antes davigncia da LRF, registra-se a seguir sua cronologia:

1964 Marco inicial do controle interno quando a Lei n. 4.320/64, Lei Federal contendo normas geraisde Direito Financeiro, criou as expresses Controle Internoe Controle Externo. A norma instituiu ocontrole interno no mbito da Administrao em seus arts. 76 a 80.

1967 ODecreto-Lei n. 200/67prev a atuao do controle das atividades da Administrao Federalem todos os nveis e em todos os rgos, para fiscalizar a utilizao de recursos e a execuo deprogramas.

Com o advento da Constituio Federal de 1967, consolida-se a atividade de fiscalizao da gesto dosrecursos pblicos.

1988 A Constituio Federal de 1988 traz a grande novidade: a criao do Sistema de ControleInterno que deve ser mantido, de forma integrada, por cada Poder da Federao (Legislativo, Executivoe Judicirio). Preceitua-se que uma das funes atribudas aos responsveis pelo Controle Interno ade apoiar o Controle Externo no exerccio de sua misso institucional, dando cincia ao Tribunal deContas de qualquer irregularidade ou ilegalidade observada na gesto dos recursos pblicos, sob penade responsabilidade solidria (art. 70 e art. 74, IV, 1 - CF/88).

Observa-se que as atribuies de fiscalizao e controle j no so mais exclusivas do Controle Externo(exercido pelo Poder Legislativo, com o auxlio do Tribunal de Contas), mas tambm do Controle Interno

de cada Poder (Executivo, Legislativo e Judicirio).

1989 A exemplo da Constituio Federal, a Constituio Estadual prev que a fiscalizao contbil,

financeira, oramentria, operacional e patrimonial dos poderes/rgos e de todas as entidades daadministrao direta e indireta, quanto aos aspectos de legalidade, legitimidade e economicidade,assim como a aplicao das subvenes e renncia de receitas, ser exercida pelo Poder LegislativoMunicipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno que, de forma integrada,sero mantidos pelo prprio poder e a entidade envolvida (arts. 73, 1 inciso I, 74 e 81).

2000 ALei de Responsabilidade Fiscal LRF, Lei Complementar n. 101/2000, prev a obrigatoriedadeda participao do responsvel pelo controle interno nos relatrios de gesto fiscal (controles de limitesde despesas, empenhos e dvidas - art. 54, pargrafo nico e art. 59).


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Normatizao

No mbito do Tribunal de Contas encontra-se a seguinte normatizao afeta ao controle interno:

Lei Complementar n 102 de 17/01/08- Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de MinasGerais;

Controle Interno

-Observncia, art. 4, 1;

-Relatrio/parecer conclusivo, arts. 40, 3, 42, 3 e 46, 2.

RESOLUO N 12/2008 - Institui o Regimento Interno do Tribunal de Contas do Estado deMinas Gerais;

- Alerta para ressarcimento ao errio, art. 313, III;

-Auditoria, art. 313, I;

- Relatrio/parecer conclusivo, arts. 230, 1, 236, 242, 1 e 248, 1;

-Emisso de parecer conclusivo, art. 313, II;

- Exerccio de atividades, art. 313, I-VI, pargrafo nico;


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-Monitoramento, art. 291, II e 313, V;

- Multa, art. 318, VIII;

-Observncia no mbito do TCEMG, art. 4, 1;

-Remessa ao TCEMG de plano/relatrios de auditoria, ar t. 313, pargrafo nico;

- Representao, art. 310, pargrafo nico, V;

- Responsvel, art. 314, pargrafo nico, I-III. INSTRUO NORMATIVA N 13/2008(Ver tambm IN1/10; IN 9/11; IN 12/11) - Contm normas

a serem observadas pelo Estado e pelos Municpios para o cumprimento do art. 212 da ConstituioFederal, do art. 201 da Constituio Estadual, do art. 60 do Ato das Disposies ConstitucionaisTransitrias da Constituio Federal, da Emenda Constitucional n. 53 de 19 de dezembro de 2006 edas Leis Federais ns. 9.394, de 20 de dezembro de 1996, 10.845, de 05 de maro de 2004 e 11.494,de 20 de junho de 2007, regulamentada pelos Decretos Federais ns. 6.253, de 13 de novembro de2007 e 6.278, de 29 de novembro de 2007.

INSTRUO NORMATIVA N 12/2011- Disciplina a organizao e a apresentao das contas degoverno anualmente prestadas pelo Chefe do Poder Executivo Municipal, para fins de emisso doparecer prvio.

-Art. 1, IV e Art. 12.

INSTRUO NORMATIVA N 14/2011- Disciplina a organizao e a apresentao das contas anu-ais dos administradores e demais responsveis por unidades jurisdicionadas das administraesdireta e indireta estadual e municipal, para fins de julgamento.

- Art. 10.

Consultas:

- Consulta N 698185;





- Consulta N 625798.

Link para acesso s consultas:http://www.tce.mg.gov.br


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Controlar

Para o melhor entendimento dos diferentes tipos de controle, faz-se necessrio destacar o significadodo vocbulo controle: fiscalizao exercida sobre as atividades de pessoas, rgos, departamentos, ou

sobre produtos, etc., para que no ocorram desvios das normas preestabelecidas.

Controle na administrao pblica uma forma de manter o equilbrio na relao existente entreEstado e sociedade, fazendo surgir daquele as funes que lhe so prprias, exercidas por meio dosseus rgos, sejam estes pertencentes ou vincula dos aos poderes Executivo, Legislativo ou Judicirio.

A finalidade do controle assegurar que os rgos atuem em consonncia com os princpiosconstitucionais, em especial, o princpio da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade eeficincia.

O Estado se v cercado de mecanismos de controle das atividades estatais, gerados pela necessidadede se resguardar a prpria administrao pblica, bem como garantir os direitos sociais e individuaisdos cidados.

Assim, coexistem na administrao pblica nacional o Controle Interno, presente no mbito da prpriaestrutura administrativa do Estado, em todas as esferas de governo e em todos os poderes, e o ControleExterno, misso constitucional deferida ao Poder Legislativo, com o auxlio dos Tribunais de Contas.


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O Controle na

Administrao Pblica

As atividades desempenhadas pelo Controle Externoe ControleInternoapresentam alguma similaridade quanto aos objetivos e

tcnicas aplicveis, porm, se distinguindo quanto sua atuao.

O Controle Interno integra a estrutura organizacional daAdministrao, tendo por funo acompanhar a execuo dos atose apontar, em carter sugestivo, preventivo ou corretivamente,as aes a serem desempenhadas. Alm disso, note-se o carteropinativo do Controle Interno, haja vista que o gestor podeou no atender proposta que lhe seja indicada, sendo dele aresponsabilidade e risco dos atos praticados.

Com relao ao Controle Externo, caracteriza-se por ser exercidopor rgo autnomo e independente da Administrao, cabendo-lhe as atribuies indicadas pela Constituio Federal de 1988.Esse controle exercido pelo Poder Legislativo, auxiliado pelosTribunais de Contas, com o objetivo de verificar a probidade daadministrao, guarda e legal emprego dos dinheiros pblicos e

o cumprimento da lei.

O Controle Interno no controla ogestor, no engessa, nem impedesua atuao.

Ao contrrio, controla parao gestor, amplia sua viso,seu conhecimento de todos osmeandros da Administrao.

Controle Externo, Tribunais de Contas e Controle

Interno: interao para o fortalecimento da sociedade.


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A atuao dos Tribunais de Contas no exerccio de sua misso compreende a fiscalizao contbil,financeira, oramentria, operacional e patrimonial e abrange os aspectos de legalidade, legi timidade,economicidade e razoabilidade de atos que gerem receita ou despesa pblica.

Dentre suas competncias observa-se a avaliao do Sistema de Controle Interno, no sentido deverificar se este est funcionando corretamente, com uma estrutura adequada, que revele em suasaes resultados positivos, no sentido de subsidiar o gestor com informaes e elementos tcnicos paraa tomada de decises e tambm como elemento preventivo para evitar desperdcios, perdas, abusos,fraudes e desfalques, ainda comuns no cotidiano da administrao.

De acordo com a Organizao Internacional dasEntidades Fiscalizadoras Superiores INTOSAI,

controle interno um processo integrado efetuadopela direo e corpo de funcionrios, e estruturadopara enfrentar os riscos e fornecer razovel seguranade que na consecuo da misso da entidade osseguintes objetivos gerais sero alcanados:

execuo ordenada, tica, econmica,eficiente e eficaz das operaes;

cumprimento das obrigaes deaccountability;

cumprimento das leis e regulamentosaplicveis;

salvaguarda dos recursos para evitar perdas,mau uso e dano.

O controle interno municipal aquele exercido

pelos poderes Executivo e Legislativo, em razo dosmandamentos contidos nos arts. 31, 70, 71 e 74 daConstituio Federal/88.

Controle Interno

Plano deOrganizao

Mtodose Medidas

Proteo aoPatrimnio

Exatido eFidedignidade

PolticasAdministrativas

EficinciaOperacional

No exerccio da funo administrativa de controle, osentes e demais rgos pblicos devem se assegurar

de que a existncia de erros e riscos potenciaisdevem ser devidamente controlados e monitorados,atuando de forma preventiva, concomitante oucorretiva, alm de prevalecer como instrumentosauxiliares de gesto.

Os controles internos servem para auxiliar o gestorno cumprimento de sua misso tendo em vista anecessidade de conhecimento daquilo que ocorreno municpio, voltado para tcnicas modernas deadministrao (planejamento e gesto). Antes deser meio de fiscalizao, os controles internos tmcunho preventivo, pois oferecem ao gestor pblicoa tranquilidade de estar informado da legalidadee legitimidade dos atos de administrao queesto sendo praticados, da viabilidade ou no do

cumprimento das diretrizes e metas estabelecidas,possibilitando a correo de eventuais desvios ourumos de sua administrao.


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Sistema de Controle Interno

Pode-se conceituar sistema como um conjunto composto por partes individuais, que tm umamisso em comum, em que cada parte pea fundamental para o todo.

Portanto, Sistema de Controle Interno- SCI o somatrio das atividades de controle exercidaspor cada unidade no dia-a-dia em toda a organizao.

Em um conceito mais amplo, de acordo com a American Institute of Certified Public AccountantsAICPA, o SCI deve ser entendido como:

Plano da organizao, conjunto de mtodos e medidas coordenadas adotadas pela organizao para

salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e confiabilidade de seus dados contbeis, promover

a eficincia operacional e estimular o respeito e obedincia s polticas administrativas fixadas

pela gesto.

Neste contexto, o Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica um conjunto deunidades tcnicas orientadas para promover a eficincia e a eficcia nas operaes e verificaro cumprimento das polticas estabelecidas em lei, sendo dirigido e coordenado por umaUnidade Central de Controle Interno criada na estrutura de cada rgo no mbito de cada umdos Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio, conforme previsto no art. 74 da Constituio da

Repblica.


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Todas as unidades que integram o Sistema devem util izar-se dos controles internos como ferramenta detrabalho, os quais se daro de forma prvia, subsequente e, sempre que possvel, concomitantementeaos atos controlados.

Importncia e objetivos do Sistema de Controle Interno - SCI

O Sistema de Controle Interno na rea pblica de extrema importncia para garantir apadronizao dos procedimentos de controle e a memria do rgo ou entidade, independente damanuteno ou troca dos servidores que o operacionalizam, bem como dos gestores aos quais as

informaes so prestadas.

Os objetivos do Sistema de Controle Interno devem estar sempre alinhados com os objetivos daorganizao, alm de:

assegurar que no ocorram erros potenciais, atravs do controle de suas causas, destacando-se conhecer as receitas, despesas, resultados histricos, estrutura administrativa, pessoal,patrimnio, observar as normas legais, instrues normativas, estatutos e regimentos;

acompanhar a programao estabelecida nos instrumentos de planejamento (Planos Plurianua is- PPA, Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO, Leis Oramentrias Anuais - LOA, Metas Bimestraisde Arrecadao - MBA e Cronogramas Mensais de Desembolso - CMD );

buscar o equilbrio nas contas pblicas e a correta aplicao administrativa e financeira dosrecursos pblicos;

examinar os resultados quanto economicidade, eficincia e eficcia da gesto oramentria,financeira, patrimonial, de pessoal e demais sistemas administrativos e operacionais;

prevenir a ocorrncia de fraudes, desvios, desperdcios e erros cometidos por gestores eservidores em geral;

buscar o atingimento de metas estabelecidas e prestar contas sociedade, de forma transparente,condio imposta a todos aqueles que, de alguma forma, gerenciam ou so responsveis pelaguarda de dinheiro ou bens pblicos.

A atuao do Sistema de Controle Interno realizada antes, durante e depois dos atos administrativos,com a finalidade de acompanhar o planejamento realizado, garantir a legitimidade frente aos princpiosconstitucionais, verificar a adequao s melhores prticas de gesto e garanti r que os dados contbeissejam fidedignos.

Responsabilidades dos gestores

exercer os controles estabelecidos nos diversos sistemas administrativos afetos sua rea deatuao;

assegurar a legitimidade

dos passivos

salvaguardar os ativos contra

roubo, perdas ou desperdcios

promover a eficincia

operacional

encorajar adeso s

polticas internas

CONTROLE INTERNO


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exercer o controle sobre o uso e guarda de bens;

manter registro de suas operaes e adotar manuais e fluxogramas para espelhar as rotinas deprocedimentos que consubstanciam suas atividades;

disponibilizar Unidade Central de Controle Interno, informaes, documentos, acesso asistemas e banco de dados informatizados, alm de outros elementos que forem solicitados,para desempenho de suas atribuies;

comunicar Unidade Central de Controle Interno qualquer irregularidade ou ilegalidade.

Responsveis pelo Controle Interno dentro do Sistema

As atividades inerentes ao controle interno devero ser exercidas em todos os nveis hierrquicos dosPoderes Executivo e Legislativo, bem como das entidades da administrao indireta, por servidores,ocupantes de cargos pblicos do quadro permanente do rgo ou entidade.

Destaque-se que cada Sistema de Controle Interno institudo estar subordinado e restrito ao mbitode cada um dos Poderes, resguardando a autonomia e i ndependncia desses.

Compete s unidades executoras, responsveis por reas e/ou aes administrativas, em conjunto coma secretaria ou rgo a que estejam vinculadas, mediante acompanhamento e orientao da UnidadeCentral de Controle Interno Municipal, determinar os pontos de controle de cada at ividade desenvolvida,estabelecendo os seus responsveis, regras, procedimentos e prazos, com a finalidade de garantir a suaefetividade, por meio de manuais de rotinas ou regulamentao das atividades de cada setor.

A existncia da Unidade Central do Sistema de Controle Interno no exime os gestores das

unidades executoras, no exerccio de suas funes, da responsabilidade individual pela gestodos controles internos, nos limites de sua competncia.

Sistema de Controle Interno Municipal

O Sistema de Controle Interno Municipal compreende o conjunto de nor-mas, regras, princpios, planos, mtodos e procedimentos que, coordena-dos entre si, tm por objetivo efetivar a avaliao da gesto pblica e oacompanhamento dos programas e polticas pblicas.

Integram o Sistema de Controle Interno a unidade central e todas asunidades administrativas pertencentes estrutura organizacionaldos rgos e entidades dos Poderes Executivo e Legislativo, as quaisdevem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho.

Formalizao da criao do Sistema de ControleInterno Municipal

Os jurisdicionados devero, obrigatoriamente, instituir e manter sistemasde controle interno nos Poderes e rgos municipais.

Cada rgo ou entidade dever definir a forma de funcionamento doSistema de Controle Interno e a unidade administrativa responsvel pelasatividades de controle interno.

Os Municpios devero definir a forma de funcionamento do Sistema deControle Interno, mediante lei de iniciat iva do Chefe do Poder Executivo.

Respeitada a iniciativa do Poder Executivo, a lei de criao do Sistema deControle Interno no mbito municipal, poder, de comum acordo, abrangernormas de controle para os Poderes Executivo e Legislativo.


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Unidade Central do

Sistema de Controle Interno

A Unidade Central do Sistema de Controle Interno a unidade administrativa legalmente criada comoresponsvel pela direo, coordenao dos trabalhos, orientao e acompanhamento do Sistema de

Controle Interno.O foco de atuao da Unidade Central de Controle Interno deve ter carter orientador e preventivo,auxiliar a gesto e atender a todos os nveis hierrquicos da Administrao.

Responsabilidades

coordenar as atividades do Sistema de Controle Interno;

apoiar o Controle Externo;

assessorar a Administrao;

comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto economicidade, eficcia e eficincia,da gesto oramentria, financeira, operacional e patrimonial das unidades que compem aestrutura do rgo;

realizar auditorias internas;

avaliar o cumprimento e a execuo das metas previstas no Plano Plurianual, na Lei de DiretrizesOramentrias e na Lei Oramentria Anual;

avaliar as providncias adotadas pelo gestor diante de danos causados ao errio, especificando,quando for o caso, as sindicncias, inquritos, processos administrativos ou tomadas de contas


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especiais, instaurados no perodo e os respectivos resultados, indicando nmeros, causas, datasde instaurao e de comunicao ao Tribunal de Contas;

acompanhar os limites constitucionais e legais;

avaliar a observncia, pelas unidades componentes do Sistema, dos procedimentos, normas eregras estabelecidas pela legislao pertinente;

elaborar parecer conclusivo sobre as contas anuais;

revisar e emitir parecer acerca de processos de Tomadas de Contas Especiais;

representar ao Tribunal de Contas sobre irregularidades e ilegalidades;

zelar pela qualidade e pela independncia do Sistema de Controle Interno.

Responsveis pela Unidade Central do Sistema

de Controle Interno

Os responsveis pela Unidade Central de Controle Interno em cada Poder ou rgo municipal devemestar diretamente vinculados direo superior do rgo ou entidade, no sendo recomendada a suasubordinao hierrquica a qualquer outro nvel da estrutura organizacional.

Ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal deContas do Estado, sob pena de responsabilidade solidria, nos termos do art. 74 da Constituio Federal.

Um controle interno forte, atuante, com servidores bem preparados,respalda e resguarda a atuao do administrador, dificulta a ocorrncia de

irregularidades e resulta em uma melhor aplicao dos recursos pblicos.

Os Membros integrantes da Unidade Central do Sistema de Controle Interno:

devem adotar comportamento tico, cautela e zelo profissional no exerccio de suas atividades;

devem manter uma atitude de independncia (em relao ao agente controlado) que assegurea imparcialidade de seu julgamento, nas fases de planejamento, execuo e emisso de suaopinio, bem como nos demais aspectos relacionados com sua ativi dade profissional;

devem ter capacidade profissional inerente s funes a serem desempenhadas e conhecimen-tos tcnicos atualizados, acompanhando a evoluo das normas, procedimentos e tcnicas apli-cveis ao Sistema de Controle Interno - SCI;

devem ter cortesia (verbal e escrita) com pessoas e instituies, respeitando superiores, subor-dinados e pares e ainda aqueles com que se relacionam profissionalmente;

devem ser servidores titulares de cargo de provimento efetivo e estveis, designados pelo Prefeito,pelo Presidente da Cmara, ou pelo dirigente mximo do rgo ou entidade correspondente,conforme seja o caso, para exercerem exclusivamente as atividades de controlador interno. Estamedida visa garantir a segurana, a continuidade dos controles e bom andamento dos processosao prprio chefe do Poder, ao Legislativo e ao Tribunal de Contas, pois a rotatividade de pessoasnas funes, ainda que os procedimentos estejam disciplinados por escrito, prejudicial e causatranstornos eficincia das operaes.

O servidor da Unidade Central de Controle Interno, no exerccio de suas funes, ter livreacesso a todas as dependncias do rgo ou entidade, assim como a documentos, valores elivros considerados indispensveis ao cumprimento de suas atribuies, no lhe devendo ser

sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informao, devendo oservidor guardar o sigilo das informaes caso elas estejam protegidas legalmente.

Di t i N d


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Em 2001, em reunio do Congresso Internacional das Entidades Fiscalizadoras Superiores EFSs, assimdenominados os rgos e instituies responsveis pelo exerccio do controle externo em cada pas, foireconhecida a necessidade de se atualizar as diretrizes da INTOSAI de 1992 e estabelecido que, para essatarefa, deveria ser considerado o trabalho do Committee On Sponsoring Organizations of the TreadwayCommissions(COSO) como o marco referencial sobre controle interno levando em considerao todosos avanos recentes e mais significativos.

Ao incorporar o modelo COSO s diretrizes, o Comit objetivou, no apenas atualizar o conceito decontrole interno, mas, tambm, contribuir para uma compreenso unificada de controle interno entreas Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFSs), definindo um arcabouo recomendado para o controleinterno do setor pblico e oferecendo uma base para que este possa ser avaliado.

Componentes do Controle Interno

O controle interno deve ser estruturado para oferecer segurana razovel de que os objetivos geraisdo rgo ou da entidade esto sendo alcanados. Por essa razo, a existncia de objetivos cla ros umpr-requisito para a eficcia do processo de controle interno.

O ambiente de controle a base de todo o sistema de controle interno. Ele fornece o conjunto de

regras e estrutura, alm de criar um clima que influi na qualidade do controle interno em seu conjunto.O ambiente de controle exerce uma influncia geral na forma pela qual se estabelecem as estratgias eos objetivos, e na maneira pela qual os procedimentos de controle so estruturados.

Monitoramento

Procedimentos de Controle

Avaliao de Risco

Ambiente de Controle

Diretrizes para as Normas de

Controle Interno do Setor Pblico


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Tendo sido estabelecidos objetivos claros e um ambiente de controle eficaz, uma avaliao dos riscosa serem enfrentados pela entidade no alcance de sua misso e de seus objetivos determina a base parao desenvolvimento da resposta apropriada ao risco.

A melhor maneira de minimizar o risco atravs de procedimentos de controle. Os procedimentos decontrole podem ser preventivos e/ou detectivos. As aes corretivas so necessrias para complementaros procedimentos de controle interno, com a inteno de a lcanar os objetivos.

Osprocedimentos de controlee as aes corretivas devem promover a otimizao dos recursos. Seucusto no deve exceder o benefcio que delas resulte (custo-eficcia).

Informao e comunicao eficazes so vitais para que uma entidade conduza e controle suasoperaes. A gerncia de uma entidade necessita de comunicao relevante, confivel, correta eoportuna, relacionada tanto aos eventos internos quanto aos eventos externos. Ademais, a informao necessria a toda a entidade para que ela alcance seus objetivos.

Finalmente, uma vez que o controle interno uma atividade dinmica que deve ser aperfeioadacontinuamente, em funo das mudanas e dos riscos que a entidade enfrenta, o monitoramentodosistema de controle interno necessrio, de modo a assegurar que o controle interno esteja em sintoniacom os objetivos, o ambiente, os recursos e os riscos.

Esses componentes definem um enfoque recomendvel para o controle interno no setor pblico efornecem as bases a partir das quais ele pode ser avaliado. Esses componentes se aplicam a todos osaspectos operacionais de uma organizao.

A partir de tais consideraes, temos que o sistema de controle interno compreende cinco componentesinterrelacionados:

a) Ambiente de controleO perfil de uma organizao estabelecido pelo ambiente de controle influenciando na conscinciadas pessoas. Seus elementos so:

a integridade pessoal e profissional e os valores ticos da direo e do quadro de pessoal deverprevalecer incluindo uma atitude de apoio ao controle interno, durante todo o tempo e portoda a organizao;

competncia;

o perfil dos superiores (ou seja, a filosofia da direo e o estilo gerencial);

estrutura organizacional;

polticas e prticas de recursos humanos.

b) Avaliao de riscoA avaliao de risco o processo de identificao e anlise dos riscos relevantes para o alcance dos ob-

jetivos do rgo ou entidade e para determinar uma resposta apropriada.

Envolve:

identificao do risco;

mensurao do risco;

avaliao da tolerncia da organizao ao risco;

desenvolvimento de respostas.

c) Procedimentos de controle.

Os procedimentos de controle so polticas e aes estabelecidas para diminuir os riscos e alcanar osobjetivos do rgo ou entidade.

Para serem efetivos, os procedimentos de controle devem ser apropriados, funcionar consistentemen-te de acordo com um plano de longo prazo, e ter custo adequado, sendo abrangentes, razoveis ediretamente relacionados aos objetivos de controle.


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Os procedimentos de controle devem existir em toda a instituio, em todos os nveis e em todas as fun-es. Eles incluem uma gama de procedimentos de controle de deteco e preveno diversos como:

(1)procedimentos de autorizao e aprovao;

(2)segregao de funes (autorizao, execuo, registro, controle);

(3)controles de acesso a recursos e registros;

(4)verificaes;

(5) conciliaes;

(6) avaliao de desempenho operacional;(7)avaliao das operaes, processos e ativi dades;

(8)superviso (alocao, reviso e aprovao, orientao e capacitao).

Os rgos ou entidades devem alcanar um equilbrio adequado entre a deteco e a preveno, naadoo dos procedimentos de controle.

As aes corretivas so um complemento necessrio para os procedimentos de controle na busca doalcance dos objetivos.

d) Informao e comunicaoA informao e a comunicao so essenciais para a concretizao de todos os objetivos do controleinterno.

Informao

Uma condio prvia para a informao confivel e relevante sobre as transaes e eventos o registroimediato e sua classificao adequada. A informao relevante deve ser identificada, armazenadae comunicada de uma forma e em determinado prazo, que permita que os funcionrios realizem ocontrole interno e suas outras responsabilidades (comunicao tempestiva s pessoas adequadas). Por

esse motivo, o sistema de controle interno propriamente dito e todas as transaes e eventossignificativos devem ser completamente documentados.

A habilidade da Administrao em tomar decises apropriadas afetadapela qualidade da informao, o que i mplica que essa deva ser apropriada,tempestiva, atual, precisa e acessvel.

Comunicao

A comunicao eficaz deve fluir para baixo, para cima e atravs daorganizao, por todos seus componentes e pela estrutura inteira.

Todo corpo funcional deve receber uma mensagem clara daalta administrao sobre a seriedade da responsabilidade do

controle. necessrio no apenas que eles entendam seu prprio papel no sistema decontrole interno, mas tambm a maneira atravs da qual suas atividades individuais serelacionam com o trabalho dos demais.

e) MonitoramentoOs sistemas de controle interno devem ser monitorados para avaliar a qualidade de sua atuaoao longo do tempo. O monitoramento obtido atravs de atividades rotineiras (monitoramentocontnuo), avaliaes especficas ou a combinao de ambas.


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Consideraes Finais

No contexto atual, o Tribunal de Contas objetivando a modernizao e racionalizao dos seusprocedimentos com foco em resultados, buscando a eficincia e eficcia do controle, integra a RedeGoverno, a qual conta com a participao dos rgos de controle em diversas esferas de Poder, como o

Tribunal de Contas da Unio, Controladoria Geral da Unio, Ministrio Pblico Estadual, ControladoriaGeral do Estado de Minas Gerais, entre outros.

Idntica postura pode ser esperada com a eficcia na atuao dos sistemas de controle internomunicipais em sintonia com o controle externo exercido pelo TCEMG, atingindo, assim, a expectativa dasociedade em contar com maior transparncia das administraes, propiciando as melhores condiespossveis para o exerccio da cidadania e, ainda, estimulando a participao popular na conduo dagesto pblica de maneira democrtica.

Na forma de Apndice recomendada a estrutura mnima para implementao e/ou aper feioamentode um sistema de controle interno municipal, elencando os subsistemas possveis da estrutura existentee as respectivas aes com sugestes para os pontos de controle necessrios.

A fim de reforar o carter preventivo desta Casa, foi institudo o Termo de Ajustamento de Gesto-TAGno Tribunal de Contas, com a edio da Lei Complementar n. 120/2011, objetivando tornar possvel oalcance de solues pela via da negociao. O papel do controle interno fundamental para o resultado

previsto no instrumento de controle consensual TAG.


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Estrutura mnima recomendada para o Sistema de Controle Interno Municipal

Subsistema Sugestes para Aes / Pontos de Controle

Administrao

Avaliao da estrutura administrativa e organizacional do rgo / entidade,verificando sua compatibilizao com os diplomas legais: CR/88, CE/89 e LeiOrgnica do municpio;

Definio / Atualizao da estrutura existente, detalhando atri buies das unidadesexecutoras.

Planejamentoe Oramento

Elaborao do PPA para o quadrinio seguinte e avaliao do PPA vigente, comproposio, se necessrio, de revises nas diretrizes estabelecidas no plano;

Elaborao da proposta de LDO para o exerccio seguinte e controle da execuo dooramento anual corrente, inclusive as modificaes realizadas atravs da aberturade crditos adicionais;

Elaborao da proposta da LOA e acompanhamento / controle de sua execuo;

Elaborao e acompanhamento da programao financeira e do cronograma deexecuo mensal de desembolsos;

Organizao e acompanhamento de audincias pblicas durante a fase deelaborao / proposio do PPA, LDO e LOA;

Controle na limitao de empenhos e na movimentao financeira, quandonecessrio, nas situaes condicionadas pelas limitaes impostas pela LC 101/2000(LRF);

Realizao de estudos para estimativa do impacto oramentrio e financeiro,

quando da concesso de renncia fiscal (art. 14 - LRF), gerao de novas despesas(art. 16 - LRF), ou no caso de aumento das despesas de carter continuado(art. 17 - LRF).

Arrecadao / Receita

Manuteno de cadastro imobilirio atualizado - urbano e rural;

Manuteno de cadastro econmico do municpio atualizado - empresas,profissionais autnomos e sociedades prestadoras de servios;

Reviso e atualizao do Cdigo Tributrio Municipal;

Definio de normas e regulamentos e acompanhamento das aesde previso, lanamento, arrecadao e recolhimento de tributos dacompetncia do municpio (ISS, ITBI, ITR, IPTU, taxas e contribuies);

Manuteno e aperfeioamento da estrutura de fiscalizao dos tributosmunicipais;

Controle da dvida ativa tributria do municpio, com inscrio tempestivados contribuintes devedores e a promoo da cobrana dos crditosinscritos;

Controle e realizao de estudos para concesso das renncias de receitastributrias.

Financeiro

Estabelecimento da programao financeira em conformidade com apreviso/execuo oramentria;

Controle da receita e das disponibilidades financeiras vinculadas e novinculadas;

Definio de normas e regulamentos e os respectivos controles aplicveis concesso de adiantamentos, como tambm aos pagamentos de dirias;

Contratao e controle de operaes de crdito, avais e garantias;

Controles de receitas e despesas relacionados com o FUNDEB.

Apndice


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Recursos Humanos

Manuteno de cadastro atualizado de pessoal - servidores efetivos, disposio, cedidos, de recrutamento amplo / comissionados, contratadostemporariamente;

Manuteno de controle sobre concesso de vantagens pessoais, direitos,adicionais remunerao e promoes;

Elaborao e manuteno do Plano de Cargos e Salrios com a realizao deeventuais estudos para sua adequao / compatibilizao com a legislaovigente;

Verificao e acompanhamento dos processos de admisso, exonerao eaposentadoria de servidores efetivos e comissionados;

Gerao e encaminhamento dos demonstrativos legais dos atos de pessoalao Tribunal de Contas, em conformidade com os instrumentos normativosvigentes;

Manuteno de programas para avaliao de desempenho dos servidores;

Capacitao e treinamento de servidores conforme a demanda dasunidades administrativas;

Acompanhamento dos procedimentos e adequao de rotinas prprias pararealizao de concursos pblicos, para as correspondentes convocaes,para nomeao e posse, bem como o monitoramento de estgio probatriodos admitidos;

Acompanhamento e controle dos registros que se relacionem com a folhade pagamento de pessoal, bem como administrar as retenes legaispertinentes.

Convnios e

Consrcios

Estabelecimento de normas e procedimentos para a celebrao, controle eprestao de contas de convnios e termos congneres concedidos;

Estabelecimento de normas e procedimentos para a celebrao, controle eprestao de contas de convnios e termos congneres recebidos;

Manuteno de procedimentos e normas vinculadas ao controle eacompanhamento dos atos e transaes que envolvam a participao emconsrcios.

ObrasPblicas

Elaborao de projeto bsico e planilha de custos;

Acompanhamento da execuo fsica das obras (se for o caso), antes de se

efetuar a liberao de recursos financeiros; Controle individualizado por obras devidamente formalizado, conforme as

normas estabelecidas pelo Tribunal de Contas.

Jurdico

Acompanhamento e controle da tramitao de processos administrativos ejudiciais;

Administrao e formalizao da cobrana da dvida ativa;

Assessoramento e acompanhamento dos procedimentos de sindicnciasinternas.

Servios

Gerais

Superviso e acompanhamento na contratao de servios terceirizados;

Gerenciamento da execuo dos contratos de prestao de serviosterceirizados (telefonistas, recepcionistas, copa, manuteno, vigilncia,segurana patrimonial, motoristas);

Manuteno e atualizao permanente de normas e procedimentos para ocontrole dos gastos com telefonia, energia eltrica, gua;

Prestao de servios gerais de apoio s unidades administrativas(mensageiros, correios, entregas de correspondncias, etc.);


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Tecnologia da

Informao

Manuteno de normas e procedimentos atualizados para segurana fsicae lgica de equipamentos (hardware), sistemas informatizados (software),dados e informaes;

Gerenciamento e formalizao de estudos tcnicos / pareceres paraaquisio, locao e utilizao de hardware, software, suprimentos eprestao de servios de TI.

Educao

Planejamento e gerenciamento do ensino infantil e fundamental nomunicpio mediante formulao de planos e diretrizes;

Gerenciamento e acompanhamento das aes voltadas para oferecimento

de merenda escolar; Gerenciamento e acompanhamento das aes voltadas para oferecimentode transporte escolar;

Monitoramento e controle dos gastos com ensino infantil e fundamentalpara garantia da aplicao de 25% da receita de impostos e transferncias,bem como da aplicao de 60% dos recursos do FUNDEB na remuneraodos profissionais do magistrio.

Sade

Planejamento e gerenciamento das aes pblicas de sade na esfera domunicpio;

Definio e regulamentao de normas e procedimentos voltados para aexecuo das aes pblicas de sade para as unidades de atendimentomunicipais;

Monitoramento e controle dos gastos com aes pblicas de sade, comvistas a garantir aplicao mnima de 15% do montante dos recursosoriundos de impostos e transferncias;

Distribuio e controle de medicamentos e de material mdico - clnico;

Estabelecimento de normas aplicveis destinao de resduos (lixohospitalar).

Assistncia

Social

Planejamento e gerenciamento das aes voltadas para a execuo depolticas pblicas na rea do bem-estar social;

Definio e regulamentao de normas e procedimentos voltados para aexecuo das aes de bem-estar social e prestao de atendimento naesfera da assistncia social;

Monitoramento e controle dos gastos com assistncia social, bem comoadministrao dos recursos vinculados recebidos pelo municpio;

Criao de cadastro e manuteno atualizada do mesmo para controle noatendimento a beneficirios das aes de assistncia social.

Comunicao

Social

Planejamento e execuo das aes voltadas para divulgao de campanhasinstitucionais do municpio;

Estabelecimento de normas e rotinas para publicao de atos oficiais, como respectivo controle sobre a agenda e atendimento aos prazos legais.

Previdncia Social

(Regime Prprio)

Manuteno da base cadastral atualizada dos beneficirios segurados, coma devida adequao s normas emanadas pelo Ministrio da PrevidnciaSocial - MPS;

Realizao de avaliao atuarial e respectivas reavaliaes em cada exercciofinanceiro;

Estabelecimento de mecanismos de controle da receita previdenciria e dasaplicaes financeiras;

Estabelecimento de normas aplicveis aos controles na realizao dedespesas administrativas para adequao aos limites estabelecidos na

legislao previdenciria dos RPPS;

Manuteno de mecanismos de controle para a concesso de benefciosprevidencirios;


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Acompanhamento regular dos critrios adotados pelo MPS para emissode certides e do Certificado de Regularidade Previdenciria; promovendoas aes necessrias no caso de saneamento de irregularidades impeditivasde sua emisso;

Avaliao contnua das disponibilidades e das obrigaes do RPPS, comacompanhamento gerencial pelos balancetes mensais e a consequenteprestao de contas anual encaminhada ao TCEMG.

Legislativo Municipal

Estabelecimento e manuteno de mecanismos de controle atuantes naesfera do Poder Legislativo Municipal, tendo por objetivos primordiais:

- Controle do repasse oramentrio pelo Executivo;

- Limitaes realizao dos gastos pelo Legislativo;

- Acompanhamento dos gastos com folha de pagamento;

- Controle sobre a limitao do subsdio dos vereadores;

- Controle das despesas de custeio da Cmara Municipal;

- Controle para os processos de aquisio de bens ou para prestao de servios, com ateno

especial na realizao de licitaes e formalizao dos contratos de fornecimento;

- Manuteno e adequao de normas e requisitos para concesso de adiantamentos e

pagamento de dirias;

- Manuteno e adequao de normas e requisitos para utilizao de veculos prprios e/ou

para controle na locao de veculos;

- Elaborao, reviso e divulgao dos Relatrios de Gesto Fiscal do Poder Legislativo, bem

como controle de sua remessa ao TCEMG, nos prazos legais.

Srs. gestores pblicos:

A fim de manter resguardada a integridadede suas aes, devero estar sempreatentos permanente atualizao eaprimoramento da evoluo das normas,tcnicas e atividades inerentes atuaodo controle interno, no obstante ocontedo atualizado desta cartilha.

ATENO


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Av. Raja Gabaglia, 1.315 - Luxemburgo | CEP: 30380-435 - Belo Horizonte - MG

Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais |

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