cartilha sei - saturno.crea-rs.org.brsaturno.crea-rs.org.br/pop/geral/materiaisconsulta/cartilha...

Versão: 12/2017 Primeira Versão da Cartilha SEI - Estagiários Resp.: Mariane Wagner Albino Pag.1

CARTILHA SEI ESTAGIÁRIOS(AS)


CREA-RS – CONSELHO REGIONAL DE ENGENHARIA E

AGRONOMIA DO RIO GRANDE DO SUL

Rua São Luiz, 77 Porto Alegre, RS

GESTÃO 2015/2017 – VALORIZAÇÃO E DEFESA DA ÁREA

TECNOLÓGICA

Presidente: Eng. Civil Melvis Barrios Junior

1º Vice-Presidente: Eng. Civil Paulo Teixeira Viana

2º Vice-Presidente: Eng. Agrônoma Eliana Silveira Collares

Responsáveis pela Cartilha:

CASI – COMISSÃO ADMINISTRATIVA SISTEMA

INFORMATIZADO

Coordenadora: Maitê Friedrich Dupont Coordenadora-Adjunta: Mariane Wagner Albino Membros da Comissão: Jamile Ciota, Leonardo da Costa Pereira, Ana Elisabete Vasconcelos e Marco Antônio Carvalho Rodrigues.

EQUIPE TÉCNICA NA ELABORAÇÃO DA CARTILHA:

Elaboração: Mariane Wagner Albino Colaboração: Rafaela Santos de Oliveira Revisão Final: Maitê Friedrich Dupont


SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ............................................................................... 4

BASE PARA ESSE MATERIAL ........................................................... 4

1 O QUE É O SEI ............................................................................ 5

1.1 O QUE A IMPLANTAÇÃO DO SEI ESTÁ PROPORCIONANDO

AO CREA/RS .............................................................................. 6

1.2 ESTAGIÁRIOS(AS) E O ORGANOGRAMA ............................. 6

1.3 ESTAGIÁRIOS(AS) E OS PROCESSOS DE RH ......................... 7

1.4 COMUNICAÇÕES ................................................................. 8

1.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO UTILIZADOS PELO CREA/RS .. 9

1.6 MATERIAIS DE APOIO ....................................................... 10

2 A CARTILHA ............................................................................. 11

2.1 MANUAL PRÁTICO DO ESTAGIÁRIO(A) ............................. 11

A. LOGIN E SENHA ........................................................... 11

B. INICIAR UM PROCESSO ............................................... 12

C. INSERIR/INCLUIR DOCUMENTO ................................. 13

D. ASSINAR DOCUMENTOS INTERNOS ........................... 14

E. ENCAMINHAR O DOCUMENTO PARA ASSINATURA EM

OUTRA UNIDADE ................................................................. 15

2.2 UNIDADE ESTÁGIO ............................................................ 17

A. ATRIBUIR PROCESSO ................................................... 17

B. ACOMPANHAR ESPECIAL OS PROCESSOS ................... 18

C. BLOCOS DE ASSINATURAS PERSONALIZADOS ............ 19

D. LIMPEZA DO BLOCO DE ASSINATURAS ....................... 20

E. COMO INCLUIR OUTROS DOCUMENTOS EM BLOCO DE

ASSINATURAS QUANDO O BLOCO ESTIVER

DISPONIBILIZADO. ............................................................... 21

2.3UNIDADE DE LOTAÇÃO ...................................................... 22

A. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E PROCESSOS DENTRO

DO SEI .................................................................................. 22

B. CONFERÊNCIA INICIAL DOS PROCESSOS ..................... 25

C. MIGRAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DO SEI PARA OUTROS

SISTEMAS ............................................................................ 27

D. EDIÇÃO DE DOCUMENTOS .......................................... 27

E. EDITAR BASES DE CONHECIMENTO ............................ 29


INTRODUÇÃO

Buscando atender as necessidades de utilização

do SEI pelos estagiários(as) do Conselho a CASI, vem por

meio dessa cartilha apresentar as atividades que poderão

ser desenvolvidas pelos(as) estagiários(as) dentro do

ambiente de trabalho do sistema e como o mesmo poderá

cooperar com sua unidade (área) de atividade.

A cartilha será dividida em dois capítulos

distintos que são:

Capítulo 1 – O QUE É O SEI

Capítulo 2 – A CARTILHA

BASE PARA ESSE MATERIAL

Manual de Normas e Procedimentos Administrativos do

SEI no Crea-RS Disponível em: http://www.crea-

rs.org.br/site/pop/sei/Manuais/Manual%20de%20Normas%20e%20P

rocedimentos%20Administrativas%20do%20SEI.pdf

Manuais Práticos do SEI (1 a 9) Disponível em: http://www.crea-rs.org.br/site/pop/sei/index.html

Treinamento dados aos Estagiários(as) do Crea-RS em

29/11 (manhã e tarde) e 30/11 (tarde) – maiores

informações ver processo SEI nº 2017.000002823-8.

http://www.crea-rs.org.br/site/pop/sei/Manuais/Manual%20de%20Normas%20e%20Procedimentos%20Administrativas%20do%20SEI.pdf



http://www.crea-rs.org.br/site/pop/sei/index.html


1 O QUE É O SEI

O SEI é um sistema eletrônico adotado pelo

Crea-RS com o intuito de cumprir o decreto federal nº

8.539/2015 que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico

para a realização do processo administrativo no âmbito dos

órgãos e das entidades da administração pública federal

direta, autárquica e fundacional. ”

O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional

Federal da 4ª Região (TRF4) e é parte do projeto federal

“Processo Eletrônico Nacional (PEN) ” servindo como

sistema recomendado por estar alinhado aos objetivos do

projeto. O sistema foi cedido gratuitamente pelo TRF4 a

partir do acordo de cooperação técnica assinado em

22/07/2016 entre o Crea-RS e o Ministério do

Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (intermediário

dos acordos entre o TRF4 e os órgãos ligados ao poder

executivo federal).

No Crea-RS os responsáveis diretos pela

implantação do SEI são:

Outras responsabilidades:

Controladoria: Responsável pelo controle e inspeção

administrativa nos processos.

Núcleo de Recursos Humanos (NRHU): Responsável

por passar ao Núcleo de Fluxos Processuais (NFPR)

as informações sobre a entrada, saída e modificação

de lotação de funcionários(as) e estagiários(as).

Núcleo de Suporte Institucional (NSIS): Responsável

por passar ao NFPR as informações sobre mudanças

de estrutura administrativa e organograma.

Ouvidoria: Responsável pelo Acesso à Informação.


1.1 O QUE A IMPLANTAÇÃO DO SEI ESTÁ

PROPORCIONANDO AO CREA/RS

Organização da estrutura

Readequação e Padronização de Processos

Padronização de Procedimentos e Edição de

Manuais de Procedimentos

Adequação do Crea/RS à legislação (Processo

Eletrônico, Processo Administrativo, Lei de Acesso à

Informação, Arquivos...)

1.2 ESTAGIÁRIOS(AS) E O ORGANOGRAMA

A estrutura administrativa do conselho: é

formada pelas estruturas:

Básica Unidades Decisivas

de Suporte Unidades de Suporte à Estrutura Básica

de Apoio Unidades que dão suporte à Estrutura

Básica e à Estrutura de Suporte e realizam

as atividades administrativas.

A Estrutura de Apoio é formada pelas unidades

administrativas diretamente ligadas às gerências (que fazem

parte da Estrutura de Suporte). Atualmente a estrutura de

apoio do Crea/RS possui as seguintes áreas:

Núcleos

Setores

Supervisões

Unidades

No SEI todas essas áreas são denominadas

unidades e estão hierarquicamente registradas junto à

gerência ao qual pertencem.

Administrativamente falando, em relação às

atividades pelas quais foram contratados para exercer junto

ao Crea-RS os(as) estagiários(as) estão lotados(as) nos

Núcleos ou Supervisões superiores à sua área de lotação,

exemplificando:


Um(a) estagiário(a) que atualmente trabalha fisicamente no

Setor de Contas a Pagar do Núcleo Financeiro está lotado(a)

administrativamente dentro do SEI no Núcleo Financeiro,

isso se dá pelo fato de que o mesmo estagiário(a) poderá

auxiliar nas atividades dos dois setores relacionados a esse

Núcleo, ou seja, ao próprio Setor de Contas a Pagar e ao

Setor de Contas a Receber.

Considerar o poderá apenas quando a gerência, ao qual o

estagiário(a) está lotado, organizar administrativamente

o trabalho dos(as) estagiários(as) permitindo o auxílio dos

mesmos às diversas áreas vinculadas à gerência.

1.3 ESTAGIÁRIOS(AS) E OS PROCESSOS DE RH

Apesar de estarem administrativamente

vinculados aos núcleos/supervisões imediatamente

superiores à sua lotação física, todos(as) os estagiários(as),

para realizar processos pessoais (RH), estão vinculados(as)

em uma mesma unidade chamada “ESTÁGIO”. Apenas nessa

unidade os(as) estagiários(as) possuem permissões para

registrar processos e assinar documentos (apenas seus

processos de RH).

Essa medida se fez necessária pela característica

de acesso e manuseio do SEI pelos(as) estagiários(as) ser

limitada se comparada ao acesso de funcionários(as) e

assessores(as) da presidência. Também pela necessidade de

que as permissões concedidas aos(às) estagiários(as) não se

contraponham às permissões dos

funcionários(as)/assessores(as) dentro do sistema SEI.

Nesse sentido a CASI vem através desse material

colaborar com o(a) estagiário(a), no sentido de mostrar

como trabalhar em uma unidade (ESTÁGIO) onde todos(as)

os(as) outros(as) estagiários(as) movimentam seus

processos, demonstrando como evitar que um dê

andamento ao processo de outro(a) estagiário(a).

Devemos lembrá-los(as) que, até o momento

(12/2017) o RH migrou apenas 2 (dois) Tipos de Processos

que devem ser utilizados por estagiários(as) – Regularização

de Ocorrência de Registro de Ponto (RRO) e Solicitação de

Recesso de Estagiários – e que, apesar de o RH ter

classificado esses processos como “restritos”, nas


legislações pertinentes a restrição de informações, não há

restrição que se encaixe aos tipos de informações existentes

nesses processos, portanto, mesmo sendo registrados como

restritos, qualquer pessoa poderá solicitar a visualização dos

mesmos a qualquer momento.

Há, portanto, a necessidade de ter cuidado

redobrado quando os processos que devem ser

considerados restritos, tanto para dentro quanto para fora

do Crea-RS, forem migrados, caso dos processos onde

constam, por exemplo, ATESTADOS MÉDICOS. Essa

preocupação dever ser considerada pelo Núcleo de

Recursos Humanos (NRHU) no momento em que fizerem a

migração de processos que realmente devem ser restritos.

Cabe ainda à CASI a adequação dessa unidade

ESTÁGIO para que os processos restritos citados acima

sejam devidamente registrados e sua restrição seja

observada no manuseio dos processos dos(as)

estagiários(as) dentro da unidade impedindo que um tenha

acesso a processo restrito de outro(a) estagiário(a).

1.4 COMUNICAÇÕES

A CASI informa que, assim como as comunicações

feitas aos(às) funcionários(as), as comunicações aos(às)

estagiários(as) serão feitas da seguinte forma:

Pelo ESPAÇO SEI no Em Dia (comunicação oficial para

informações que devem ser publicizadas a todos(as)

os(as) funcionários(as));

E-mail para os(as) gerentes (comunicações que devem ser

feitas diretamente às áreas sobre situações específicas);

E-mail para os(as) multiplicadores(as) do SEI

(comunicação de mudanças no sistema SEI que devem ser

observados por todos e podem servir para orientação

aos(às) usuários(as));

Novidades no SEI (a CASI vem sistematicamente incluindo

no Novidades SEI – ícone do SEI destinado à inclusão de

informações específicas – todos os Espaços SEI que são

importantes para o andamento do SEI no Crea/RS.


1.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO UTILIZADOS PELO

CREA/RS

Para exercer suas atividades o Crea/RS utiliza

sistemas de informação específicos, nesse sentido acreditamos

que a utilidade de cada um deve ser diferenciada. Para esse fim

descrevemos de forma sucinta a utilização dos quatro principais

sistemas de informação utilizados pelo conselho, que são:

Sistema Eletrônico de Informações (SEI): sistema

específico para o registro e tramitação dos processos

administrativos do Crea/RS. Substituirá gradativamente o

uso dos processos em papel (formais e informais).

Registram-se nos mesmos as informações iniciais que

darão subsídio ao pedido (requerimento) e que serão

posteriormente repassados aos sistemas específicos de

registro de informações como o Apolo, o Siscont.net, o

Sênior e outros por ventura utilizados pelo conselho.

Sistema Apolo: atualmente é o sistema utilizado para

gerar certidões, guardar as informações de profissionais

e empresas registradas. Nele os(as) profissionais

registrados(as) no conselho emitem suas ARTs e a partir

desse registro a informação das mesmas ficam guardadas

no banco de dados do Crea/RS para consulta e

certificações posteriores. As informações existentes

nesse sistema são majoritariamente retiradas dos

processos administrativos em papel ou, atualmente,

registrados no SEI.

Sistema Siscont.net: semelhante ao que acontece com o

sistema APOLO, as informações registradas nesse sistema

são retiradas de processos administrativos gerados em

papel ou no SEI. As informações repassadas para esse

sistema são pertinentes a questões vinculadas às áreas da

Contabilidade, Administrativo, Financeiro, RH entre

outras. Essas informações normalmente são utilizadas

para dar subsídio às prestações de contas do conselho

perante os órgãos de fiscalização administrativa e fiscal

como o Confea, o TCU, a CGU e outros. São as

informações mais buscadas pelas auditorias quando as

mesmas acontecem.

Sênior: são as informações referentes ao RH. Essas

informações normalmente serão retiradas dos processos

administrativos.

Representamos a relação dos processos físicos

(papel) /processos eletrônicos (SEI) com os outros sistemas

de informações utilizados pelo Crea/RS da seguinte forma:


1.6 MATERIAIS DE APOIO

A CASI apresenta, além da cartilha que se

apresenta, os seguintes materiais de apoio:

SEI Documentação1:

o FAQ Perguntas Frequentes – Uso do SEI

o Manual de Normas e Procedimentos

Administrativos

1 Os três primeiros estão disponíveis em http://www.crea-

rs.org.br/site/pop/sei/index.html. Os Padrões Operacionais estão presentes no Apolo junto ao item da Unidade (área) responsável pela atividade.

o Manuais Práticos (9 capítulos)

o Espaço SEI/Novidades no SEI

o Padrões Operacionais das áreas

Apresenta ainda, além dos materiais

anteriormente citados, os seguintes materiais de consulta:

Manual de Padronização de Documentos

Cartilha Mensagem Eletrônica – E-mail




2 A CARTILHA

Dando andamento a edição da presente cartilha,

indicamos que para a estrutura da mesma será levada em

consideração as seguintes diretrizes:

2.1 Manual Prático do Estagiário – direcionado a

apresentar as principais funcionalidades do SEI que

serão utilizadas pelos(as) estagiários(as).

2.2 Unidade Estágio – esta seção descreverá as

melhores práticas que devem ser adotadas para que

os processos administrativos de RH sigam seu

percurso da melhor forma, dentro dos parâmetros

adequados de trabalho dentro das unidades.

2.3 Unidade de Lotação – esta seção dará exemplo

das atividades que podem ser realizadas pelos

estagiários(as) no SEI dentro das unidades

administrativas onde estão diretamente vinculados.

2 Esse registro se dará a partir do momento em que o Núcleo de Recursos Humanos (NRHU) informar ao NFPR a efetivação do(a) estagiário(a) e os dados de registro do(a) mesmo(a).

2.1 MANUAL PRÁTICO DO ESTAGIÁRIO

A. LOGIN E SENHA

O login e a senha para utilização do SEI pelos(as)

estagiários(as) serão enviados ao(à) gerente da unidade

pelo Núcleo de Fluxos Processuais – NFPR, após o registro

do(a) estagiário(a) no SEI2.

O acesso é feito pela digitação do identificador

do login de rede no SEI e pela digitação da senha:

Nome de usuário = login


Senha da Rede = senha do SEI

A senha é a mesma utilizada no acesso ao

equipamento ou ao e-mail do(a) colaborador(a). Caso a

senha não seja conhecida é necessária a abertura de um

chamado à informática via SGS para a emissão de nova

senha.

B. INICIAR UM PROCESSO

Conforme o Manual Prático do SEI (nº 5): Todo documento produzido ou inserido no SEI, deve estar associado a um processo, não podendo existir de maneira isolada no sistema. Um dos principais conceitos do sistema é a gestão de processos. Obs.: Para você criar um documento, deve-se antes:

a) Iniciar um processo (criar um novo processo) ou; b) Selecionar um processo já existente.

Os(as) estagiários(as) somente iniciarão um processo no SEI nos casos de solicitações relacionadas ao seu vínculo com o conselho, ou seja, as solicitações referentes ao RH.

1. O(A) estagiário(a) deve estar na unidade “ESTÁGIO”:

2. Clique em “Iniciar Processo”, no menu ao lado direito da tela. Os “Tipos de Processos” que podem ser utilizados pelos(as) estagiários(as) são:

a. NRHU: Regularização de Ocorrência de Registro de Ponto (RRO).

b. NRHU: Solicitação de Recesso de Estagiários. 3. Preencher a tela inicial do Tipo de Processo com:

a. Campo “Protocolo”, sempre será “Automático”.

b. “Especificação”: verificar o que pede no Padrão Operacional descrito pelo NRHU.

c. “Classificação por Assunto”: Não alterar, aparecerá automático.

d. “Nível de Acesso” e “Hipótese Legal”: Não alterar, aparecerá automático.

Obs: Havendo a necessidade de alterar as informações registradas na tela inicial clique no ícone “Consultar\Alterar Processo”.


C. INSERIR/INCLUIR DOCUMENTO

Os(As) estagiários(as) utilizarão somente os

“Tipos de Documentos” indicados pelo NRHU nos Padrões

Operacionais.

O SEI trabalha com dois tipos de documentos: os

internos e os externos, que são:

Documentos internos: são os documentos editados

e assinados dentro do editor de texto do SEI.

Documentos externos: são os documentos editados

e assinados fora do SEI que devem ser inseridos no

sistema.

i. Para incluir um “documento interno” no processo:

1. Clicar no nº do processo cadastrado inicialmente

2. Clique no ícone “Incluir Documento”

3. Aparecerá a tela “Gerar Documento/ Escolha o Tipo

de Documento”. Clique no “Tipo de Documento”

específico, indicado pelo POP no NRHU. (Neste caso

não utilizar o “Externo”)

4. Preencher a tela inicial do Tipo de Documento com:

a. “Texto Inicial”: Nenhum

b. “Descrição”: verificar o que pede no Padrão

Operacional descrito pelo NRHU.

a) “Classificação por Assunto”: Não alterar, aparecerá automático.

b) “Nível de Acesso” e “Hipótese Legal”: Não alterar, aparecerá automático.

c) Clique em Salvar

5. Logo, o editor do documento aparecerá na tela.

a. Editar o documento conforme instruções dadas no

POP do Tipo de Processo.

ii. Para incluir um “documento externo” no processo:

O NRHU deverá regulamentar a entrada desse

tipo de documento pelo(a) estagiário(a), uma vez que

documentos digitalizados, para terem validade jurídica,

devem ser autenticados (via certificação digital) por


funcionário(a) do conselho, não sendo possível o uso dessa

certificação pelos(as) estagiários(as).

D. ASSINAR DOCUMENTOS INTERNOS

Somente serão assinados documentos pelos(as) estagiários(as) nos processos de RH. Após a edição do documento:

1. Certifique-se que as informações incluídas no documento estão corretas e dentro do solicitado no POP do NRHU.

2. Clique no ícone “Assinar Documento”

3. Na tela “Assinatura de Documento”: a. “Órgão do Assinante”: sempre aparecerá

automático b. “Assinante”: a primeira vez buscar seu login

e nome na lista, após seu nome aparecerá automaticamente

c. “Cargo/Função”: deve ser sempre “Estagiário (a)”

d. Digite a sua senha (a mesma que você utiliza para acessar o SEI)

e. Clicar Enter ou no botão “Assinar”. 4. O documento será apresentado na tela, árvore do

processo, com a respectiva assinatura eletrônica.

Obs. 1: Após a assinatura, um ícone representado por uma “caneta amarela” aparecerá ao lado do documento na árvore do processo. Enquanto essa caneta permanecer em amarelo, é possível reeditar o documento, para isso é necessário:

a. Edição do conteúdo a partir do ícone “Editar

Conteúdo”. Nesse momento o sistema

mostrará o seguinte aviso:


b. Clicar em ok

c. Editar o documento novamente, salvar e

assinar.

Obs. 2: Se o ícone representado por uma “caneta preta” aparecer, é por que o documento já foi visualizado por outra unidade. Nesse caso o documento não estará mais disponível para edição. O referido documento deverá ser substituído por outro, retificando as informações do primeiro.

E. ENCAMINHAR O DOCUMENTO PARA ASSINATURA EM

OUTRA UNIDADE

1. Clique no número do processo

2. Clique no documento que deve ser assinado por

pessoa de outra área

3. Clique no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura”

4. Se você ainda não possui um bloco específico para

sua utilização clicar em “Novo”, então:

a. Clicar no campo Descrição

b. Digitar a descrição do bloco – Verificar a

melhor forma de descrever seu bloco no item

2.2 “C” desse material.

c. Clicar no campo “Unidades para

Disponibilização”

a) Verificar a unidade indicada no

POP do NRHU e incluir no item –

assim que iniciar a digitação o

sistema mostrará a unidade não

havendo a necessidade de

digitação até o final.

d. Clique na opção “Salvar”.

5. Bloco existente:

a. Selecionar o bloco desejado

b. Marcar o documento desejado

c. Clicar em “incluir”

6. O número do bloco aparecerá na coluna “Blocos” da

“Lista de documentos disponíveis para inclusão”

7. Clicar no número do bloco


8. Aparecerá uma lista com vários blocos disponíveis,

cuidar para utilizar apenas o que você registrou

9. Ao final da linha correspondente ao seu bloco o SEI

mostra um quadro chamado “Ações”. Encontrar o

ícone chamado “Disponibilizar Bloco” e clicar.

10. Após essa ação o bloco/documento já estará

disponibilizado na unidade onde a pessoa que deve

assinar está lotada.

Obs.: Um bloco de assinatura poderá assumir os seguintes

estados:

Disponibilizado: bloco encaminhado para

assinatura na sua unidade.

Disponibilizado (com fundo vermelho): bloco

encaminhado pela Unidade atual para assinatura

de outras unidades.

Aberto: bloco criado e pendente de

encaminhamento a outra Unidade para assinatura.

Retornado: bloco devolvido por outra Unidade.

Para saber como recuperar um bloco para

inserção de outros documentos quando o mesmo já estiver

disponibilizado para assinatura na outra unidade ir até a

seção 2.2 “E” deste material.

Após assinatura pela Gerência surgirá o ícone

abaixo ao lado do número do processo, na tela “Controle de

Processos”.

ATENÇÃO:

O SEI não avisa a Unidade de destino sobre a

disponibilização de um bloco. Contate a Unidade caso

deseje alertá-la da existência de documentos para

assinatura e solicite que acesse a opção Bloco de

Assinatura.


2.2 UNIDADE ESTÁGIO

Essa seção apresenta algumas funcionalidades

que podem auxiliar os(as) estagiários(as) na edição e

preservação de seus processos dentro da unidade

determinada para o registro de suas solicitações de RH.

Antes de descrever as funcionalidades

relembramos que:

Os únicos processos administrativos que podem ser

registrados/trabalhados pelos(as) estagiários(as) são

os relacionados ao RH dos(as) mesmos(as);

Todos(as) os(as) estagiários(as) estão lotados(as) em

uma unidade chamada “ESTÁGIO”;

Os(As) estagiários(as), assim como os(as)

funcionários(as), devem seguir rigorosamente os

Padrões Operacionais apresentados pelo NRHU.

ATENÇÃO:

Apesar de todos(as) estarem na mesma unidade, um(a)

estagiário(a) não deve mexer, alterar, tramitar,

visualizar, concluir, processos, blocos e organização em

processos de outro(a) estagiário(a). Essa situação é

passível de auditoria e penalidades cabíveis conforme

grau de atividade no processo.

A. ATRIBUIR PROCESSO

Essa funcionalidade pode (é prudente) ser usada

pelo(a) estagiário(a) para que o(a) mesmo(a) consiga

identificar o seu processo na lista de processos na “Tela de

Processos” da unidade “Estágio”. Abaixo um print da tela

exemplo e o detalhe da atribuição:


Quando um(a) estagiário(a) atribuir um

processo a si mesmo(a), aparecerá ao lado do nº do

processo seu login.

Como atribuir um processo:

1. Criar seu processo

2. Com o processo selecionado clicar no ícone

“Atribuir Processo”

3. O sistema abrirá a tela “Atribui Processo”

4. Buscar seu “login – Nome” na lista “Atribuir para”

5. Clicar em salvar

B. ACOMPANHAR ESPECIAL OS PROCESSOS

Assim como “Atribuir Processo”, essa

funcionalidade pode (é prudente) ser usada pelo(a)

estagiário(a) para que o mesmo tenha acesso a todos os

processos que foram criados por ele(ela) para o RH.

Isso se dá pois, em muitos casos, precisamos

recuperar nossos processos para visualizá-los

posteriormente e, utilizando a pesquisa, muitas vezes, não

conseguimos encontrar os documentos rapidamente.

Funciona como se fosse um arquivo digital de seus

processos.

É prudente que, ao utilizar essa funcionalidade,

o(a) estagiário(a) acompanhe o processo logo no registro

do(a) mesmo(a) no sistema, antes mesmo de colocar o

primeiro documento.


Como acompanhar especial um processo:

1. Criar seu processo

2. Com o processo selecionado clicar no ícone

“Acompanhamento Especial”

3. O sistema abrirá a tela “Novo Acompanhamento

Especial”

4. Caso o(a) estagiário(a) não tenha um grupo próprio

clicar em “Novo Grupo”

a. Dar um nome ao Grupo (indicamos, para

padronização, que os(as) estagiários(as)

utilizem – RH + Nome do Mesmo)

b. Clicar em Salvar

c. Aparecerá um local para “observação”

(indicamos que o(a) estagiário(a) sempre

preencha esse campo com as informações

do pedido em questão (ex.: RRO de

25/11/17; Solicitação de recesso da 2017))

d. Clicar em salvar

5. Caso o(a) estagiário(a) já tenha um grupo próprio

clicar no mesmo, preencher o campo observação e

salvar.

C. BLOCOS DE ASSINATURAS PERSONALIZADOS

Retomando a seção 2.1 “E” deste material a

presente seção apresentará a melhor forma de utilizar os

blocos de assinaturas na unidade Estágio para que não

ocorram confusões entre os processos dos(as) vários(as)

usuários(as) registrados(as) nessa unidade. Antes de iniciar

explicamos um pouco o que são os “Blocos de Assinaturas”.

O bloco de assinatura é o modo pelo qual o

sistema disponibiliza um documento para que seja assinado

por mais de uma pessoa de unidades diferentes. O bloco

permite a assinatura simultânea de vários documentos, com

ou sem visualização de conteúdo.

Equivale àquela caixinha onde colocamos

diversos processos físicos que precisam de assinatura em um

ou mais documentos.


É possível disponibilizar o bloco para várias

unidades.

A CASI sugere que cada estagiário(a) crie um

bloco de assinaturas específico para si (personalizado).

Utilizar um bloco personalizado é a maneira mais adequada

para que cada um possa enviar seus documentos e limpá-los

do bloco nas oportunidades em que precisar utilizá-lo sem

que outros(as) estagiários(as) utilizem o mesmo bloco.

Para criar um bloco personalizado o(a) estagiário(a) precisa:

1. Clicar em “Bloco de Assinatura” no “Menu”

2. Abrirá a tela “Bloco de Assinatura” clicar em

“Novo”

3. A descrição mais adequada seria: Assinatura RH +

Nome do Estagiário(a) + sigla da área

(padronizando a descrição para todos)

4. Unidade para Disponibilização: sempre será a

unidade onde a chefia imediata (que deve assinar

seus documentos de RH está lotada)

5. Clicar em Salvar

D. LIMPEZA DO BLOCO DE ASSINATURAS

É necessária a limpeza do Bloco de Assinaturas

após o documento em questão ter sido assinado pelo(a)

responsável por aprovar seus documentos de RH (superior

imediato). Desta forma você mantém o bloco limpo e livre

de documentos desnecessários, que já foram assinados e

não devem mais estar no bloco.

Para limpar o bloco de assinaturas:


2. Abrirá a tela “Bloco de Assinatura” clicar no seu

Bloco de Assinaturas (número do mesmo, em verde

quando não há documento, em vermelho quando

há documento)


3. Abrirá a tela “Documentos do Bloco de Assinaturas

+ nº do Bloco”

4. Verificar no item “Assinaturas” se todas as

assinaturas estão informadas nesse campo (a sua e

a do superior imediato)

5. Se assinado, ir até o item “Ações” e clicar em

“Retirar Processo/Documento do Bloco”

6. Aparecerá a seguinte mensagem:

7. Clicar em OK

8. O referido documento sairá do bloco

ATENÇÃO:

Sempre fazer a limpeza dos Blocos de Assinaturas.

E. COMO INCLUIR OUTROS DOCUMENTOS EM BLOCO DE

ASSINATURAS QUANDO O BLOCO ESTIVER

DISPONIBILIZADO

Como descrito no item 2.1 “E” o bloco, quando

utilizado, deve sempre ser disponibilizado para a unidade

onde se encontra lotado o(a) funcionário(a) que deverá

assinar seus documentos de RH. Caso o bloco esteja em

“Estado” “Disponibilizado” o mesmo deverá ser recuperado

para que possas colocar novo documento no bloco e

disponibilizá-lo novamente.

Para recuperar um bloco disponibilizado:

Ao tentar incluir os documentos em seu bloco e

o mesmo não aparecer na lista de blocos, é sinal de que o

mesmo se encontra disponibilizado para assinatura ou foi

removido.


2. Abrirá a tela “Bloco de Assinatura”, verificar se seu

bloco continua na relação de blocos de assinaturas

(caso não esteja foi removido, registrá-lo

novamente)


3. O “Estado” estará aparecendo como

“Disponibilizado”

4. Ir até o item “Ações” e clicar em “Cancelar

Disponibilização”

5. Aparecerá a seguinte mensagem:

6. Clicar em OK

7. O bloco estará disponível novamente para que faças

a inclusão do documento.

ATENÇÃO:

Não esquecer de disponibilizar o bloco novamente

2.3UNIDADE DE LOTAÇÃO

Os(As) estagiários(as) não estão autorizados a

trabalhar em processos administrativos relacionados às

atividades do conselho, eles(elas) podem, no entanto, ser

parte importante na organização administrativa dos

processos no SEI utilizando funcionalidades específicas.

Esse auxílio, porém, deve ser determinado,

padronizado e supervisionado pelo(a) gerente da área (ou

responsável indicado pela gerência) onde o(a) estagiário(a)

encontra-se lotado(a) para exercer as atividades para as

quais foi contratado(a).

Algumas funcionalidades que os(as)

estagiários(as) podem utilizar no SEI:

A. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E PROCESSOS DENTRO

DO SEI

a) Atribuir processo ao(à) funcionário(a) responsável

pela demanda


Normalmente as atividades que devem ser

realizadas a partir de processos administrativos possuem,

dentro da unidade responsável pelo andamento,

funcionários (as) específicos (as) responsáveis pela etapa

sequente. Nesse sentido, tendo a unidade (área) essa

definição, o(a) estagiário(a) poderá, ao verificar os

processos recebidos pela área, analisar o solicitado e com

base nessa pré-análise atribuir o processo ao(à)

funcionário(a) que a princípio deve dar andamento ao

mesmo.

Como o(a) estagiário(a) poderá utilizar a funcionalidade?

1. Analisar a solicitação identificando quem deverá

atender a mesma, para isso o(a) estagiário(a) deverá

entrar no processo.

2. Ao identificar, clicar no ícone “Atribuir Processo”;

3. Na tela seguinte buscar o nome do(a)

funcionário(a), selecionando-o e salvando.

4. Atribuindo o processo, o login do(a) funcionário(a)

ao qual o processo foi atribuído, aparecerá ao lado

do nº do processo:

Outras funcionalidades da atribuição devem ser

consultadas no Manual Prático do SEI nº 5(5.2.6).

b) Acompanhamento Especial

Pela complexidade de análise dos processos que

devem ou não ser registrados em acompanhamento

especial, não seria o mais recomendável, mas caso a

unidade (área) opte pelo auxílio do(a) estagiário(a) nessa

funcionalidade, não há objeções funcionais quanto a esse

auxílio. Para essa atividade é responsabilidade da unidade

(área) formalizar a forma de registro desses processos nessa

funcionalidade.

O acompanhamento especial é semelhante a um

arquivo, onde a unidade poderá acompanhar o andamento

dos processos sem a necessidade de manter o processo


aberto na unidade ou de manter listas de Excel em arquivos

à parte.


1. Analisar a solicitação identificando se o processo

deve ser acompanhado, para isso o(a) estagiário(a)

deverá entrar no processo.

2. Ao identificar, clicar no ícone “Acompanhamento

Especial”;

3. Na tela seguinte buscar o grupo pré-criado pela

unidade (não é recomendável que o(a) estagiário(a)

crie o grupo).

4. Acompanhando o processo o ícone abaixo aparecerá

ao lado do nº do processo na “Árvore do Processo”:

Outras funcionalidades do acompanhamento

especial devem ser consultadas no Manual Prático do SEI nº

8(8.5.3).

c) Fazer pesquisas/consultas

Para pesquisas e consultas o(a) estagiário(a)

poderá utilizar:

Na “Tela de Processos” do SEI: Canto superior direito

No “Menu Principal”: Listagem à esquerda na tela inicial há

a pesquisa mais detalhada.

Outras informações sobre a funcionalidades de

pesquisa devem ser consultadas no Manual Prático do SEI

nº 8(8.5.6).


d) Incluir informações e anotações através da utilização

da funcionalidade Informação (Post-it)

Funcionalidade que também deve ser

formalizada pela unidade (área) responsável. São de livre

preenchimento e uma mesma anotação pode ser inserida

em vários processos concomitantemente. Também é

possível mudar o nível de prioridade da anotação por meio

do ícone e a cor mudará para vermelho.

Pode ser utilizada, por exemplo, para que o(a)

estagiário(a) informe que aquele processo possui prazo legal

para resposta.


1. Clicar no nº do processo (tela inicial ou na tela do

próprio processo)

2. Clicar no ícone “Anotações”

3. Na tela posterior inserir o texto pretendido

4. Caso a anotação seja prioritária, clicar em

“Prioridade” – o ícone ficará vermelho.

5. Salvar

Processo com informação/anotação - sem prioridade:

Processo com informação/anotação – com prioridade:

B. CONFERÊNCIA INICIAL DOS PROCESSOS

A conferência inicial dos processos é uma

atividade que a unidade (área) poderá solicitar aos(às)

estagiários(as), dessa forma ao visualizar a entrada de novos

processos o(a) estagiário(a) poderá:

1. Acessar o processo no SEI

2. Acessar o Padrão Operacional (POP) do tipo de

processo no Apolo

3. Conferir se todas as solicitações do POP foram

cumpridas no processo registrado no SEI

Essa atividade poderá ser facilitada com o uso

dos marcadores.


Utilizar marcadores

Outra funcionalidade que poderá ser utilizada

pelos(as) estagiários(as) é o “Marcador”. Seu uso poderá

auxiliar a unidade na organização e identificação dos

processos que foram conferidos pelos(as) estagiários(as)

(conferência processo SEI x POP).

A unidade (área) poderá criar um marcador

específico chamado “Processo x POP – conferido

Estagiário”. Toda vez que o(a) estagiário(a) fizer a

conferência de um processo, utilizará esse marcador,

identificando visualmente que esse processo foi

previamente conferido pelo(a) estagiário(a), o que facilita o

trabalho do(a) funcionário(a) que deve dar andamento à

atividade, pois o(a) mesmo(a) já identificará que o processo

foi conferido e quais os possíveis erros identificados. Ao

clicar o marcador, o(a) estagiário(a) poderá informar se o

processo está de acordo com o POP, se falta algo e o que

falta, e outras informações.

É prudente que a área crie os marcadores em

conjunto com os(as) estagiários(as) para que todos tenham

o mesmo entendimento sobre a funcionalidade dos

mesmos.

Para criar marcadores:

1. Na coluna “Menu” clicar em “Marcadores”

2. Abrirá uma tela que mostrará os marcadores já

criados (caso exista)

3. Clicar em “Novo”

4. Selecionar um dos ícones disponíveis (diferenciados

por cores)

5. Dar um nome ao marcador

6. Clicar em Salvar

Obs.: o mesmo marcador (ícone/cor específica) poderá ser

utilizado para outras especificações, mas somente uma

poderá ser utilizada por vez.


Para utilizar marcadores:

1. Na “Tela do Processo”

2. Com o processo selecionado clicar em “Gerenciar

Marcador”

3. Buscar o marcador desejado, digitar no texto as

considerações necessárias

4. Clicar em Salvar

C. MIGRAÇÃO DAS INFORMAÇÕES DO SEI PARA OUTROS

SISTEMAS

Visualizar os processos e fazer as inclusões

necessárias das informações em outros sistemas de

informação utilizados pelo Crea-RS.

A partir da “Tela do Processo” o(a) estagiário(a)

poderá visualizar as informações da solicitação e repassar as

informações para os sistemas de informações pertinentes

(Apolo, SiscontNet, Sênior).

D. EDIÇÃO DE DOCUMENTOS

a) Documento Modelo

Modelos de documento são documentos

inteiros que, pela necessidade de constante repetição, o

sistema permite que sejam salvos para reuso. Exemplo

prático:

A unidade identifica que um documento tipo MEMORANDO,

já editado e utilizado, poderá ser aplicado em grande parte

em seus Memorandos produzidos, então a unidade salvará

o documento em modelos e no momento da emissão de um

novo memorando, ao selecionar “Texto Inicial”

“Documento Modelo” o texto formatado aparecerá no

“Tipo de Documento Memorando” sendo necessária

somente a alteração de dados.

Os textos salvos como “Documento Modelo”,

não poderão ser utilizados em outro Tipo de Documento, ou

seja, se o original do texto está salvo no Tipo de Documento

Memorando, esse texto não poderá ser utilizado em um

Tipo de Documento Ofício, Certidão, Informação.

Os modelos podem ser incluídos a partir de um


grupo (opção 1) ou a partir de documentos presentes na

árvore do processo (opção 2).

Opção 1: Incluir um Documento como Modelo a partir do

Grupo

a) Criar um grupo

1. Na coluna “Menu” clicar em “Modelos

Favoritos”

2. Abrirá a tela “Modelos Favoritos”

3. Ao clicar na opção “Grupos”, o sistema mostrará

a tela “Grupo de Modelos”, com uma planilha

que contém a relação de grupos da unidade.

4. Ao clicar a opção “Novo”, é possível criar um

novo grupo. Basta preencher o nome desejado

no campo específico e salvar informações.

b) Incluir modelo a partir do Grupo

1. Clicar no documento (na árvore do processo) que

deseja salvar como modelo e selecionar o ícone

“Adicionar aos Modelos Favoritos”.

2. O sistema abrirá a tela “Novo Modelo Favorito”.

3. Selecionar o grupo – na barra de rolagem do campo

“Grupo de Modelo” – onde este modelo será salvo

e preencher o campo “descrição” com uma

informação sucinta sobre a utilização do mesmo.

4. Clicar em Salvar

Obs.: Caso seja necessário alterar o grupo do modelo ou a

descrição, basta repetir o mesmo procedimento anterior

(utilizando o mesmo documento modelo). Desta vez, o

sistema abrirá a tela “Alterar Modelo Favorito” onde será

possível fazer as modificações e salvar as informações.

Opção 2: Incluir Documento Modelo a partir de

documento da “árvore do processo”

1. Clicar no documento (na árvore do processo) que

deseja salvar como modelo e selecionar o ícone

“Adicionar aos Modelos Favoritos”.

2. O sistema abrirá a tela “Novo Modelo Favorito”.


3. Selecionar o grupo – na barra de rolagem do campo

“Grupo de Modelo” – onde este modelo será salvo

e preencher o campo “descrição” com uma

informação sucinta sobre a utilização do mesmo.

4. Caso o grupo não tenha sido criado, proceder os

passos de “Criar um Grupo” – acima descrito.

5. Clicar em Salvar

b) Texto Padrão

É um texto de uso recorrente e seu conteúdo

pode ser utilizado como padrão para documentos e e-mails.

Cada unidade deverá produzir seus próprios textos que

poderão ser inseridos em documentos gerados no sistema.

Diferente do “Documento Modelo”, o “Texto

Padrão” poderá ser utilizado em qualquer Tipo de

Documento, ou seja, caso salve em Texto Padrão, um texto

formatado de um Memorando poderá ser utilizado para

Ofícios, Certidões, ou seja, em outros tipos de documentos.

Para criar:

1. Na coluna “Menu” clicar em “Texto Padrão”

2. Abrirá a tela “Texto Padrão na Unidade (sigla da

unidade) ”

3. Clicar em “Novo”

4. Dar um nome específico para o texto

5. Fazer uma descrição sucinta sobre a utilização do

mesmo

6. Editar o conteúdo

7. Clicar em Salvar

Outras informações sobre as funcionalidades

“Documento Modelo” e “Texto Padrão” devem ser

consultadas no Manual Prático do SEI nº 6(6.2.3).

E. EDITAR BASES DE CONHECIMENTO

No momento, as bases de conhecimento não serão utilizadas.

A tendência é de que essa funcionalidade comece a ser

utilizada quando a utilização de POPs estiver mais familiarizada

dentro das diversas unidades (áreas) administrativas do

conselho.

Outras informações sobre a funcionalidade

“Base de Conhecimento” devem ser consultadas no Manual

Prático do SEI nº 8(8.6).

cartilha sei - saturno.crea-rs.org.brsaturno.crea-rs.org.br/pop/geral/materiaisconsulta/cartilha...

Documents