BOLETIM INFORMATIVO TÉCNICO

PROTOCOLO DE DOCUMENTOS

Efetuadas diversas alterações nas rotinas de controle de protocolos, permitindo a digitação de documentos de

entrada integrados com os demais módulos do Cordilheira.

Abaixo, descrito o procedimento completo para utilização do Protocolo, destacando os pontos que sofreram

alterações.

1. Características e funcionalidades

A parametrização, emissão e controle de protocolos estão localizados no Cordilheira Gerenciador de Sistemas,

em Módulos Extras.

Inicialmente devem ser efetuados alguns cadastros e parametrizações. Após, podem ser gerados/digitados os

documentos de saída e entrada e finalmente, gerados os protocolos.

A seguir, veremos o funcionamento de cada uma destas fases, por contexto.

2. Cadastros e Parametrizações

a) Formas de Entrega

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Formas de Entrega.

Nesta rotina devem ser cadastradas as formas de entrega de documentos. A forma de entrega deverá ser

informada na geração do protocolo de saída.

b) Rotas

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Rotas.

Para a entrega, é possível definir rotas entre as empresas, facilitando a distribuição dos documentos.

Primeiro, deve ser cadastrada a rota, informando Código e Descrição. Ao gravar, acessar o botão “Vincular” para

que sejam vinculadas a empresas que farão parte desta rota. Após, é possível imprimir a rota, com o endereço

das empresas.

O vínculo da empresa/estabelecimento com uma rota pode também ser efetuado diretamente no cadastro do

estabelecimento, em Parâmetros\ Protocolos. Esta opção é útil ao efetuar o cadastro de uma nova empresa,

podendo durante este cadastro definir à qual rota de entrega de protocolo ela pertence.

Estas formas de entrega

são cadastradas

automaticamente quando

da instalação do sistema,

podendo ser alteradas e/ou

excluídas, se necessário.

Selecionar a

empresa/estabelecimento

com duplo clique do

mouse, ou utilizar o botão

Selecionar.

3) Imprimir a rota

2) Vincular as empresas à rota

1) Cadastrar a rota

c) Tipos de Documentos

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Tipos de Documento.

Nesta rotina podem ser cadastrados os tipos de documentos que serão utilizados na geração de protocolos. O

mesmo documento pode ser utilizado tanto para saída quanto para entrada.

Na instalação do sistema, dois tipos de documento irão automaticamente cadastrados e serão utilizados na

geração automática de documentos de saída através dos módulos. São eles:

Documento genérico: este tipo de documento poderá ser utilizado para qualquer documento gerado

automaticamente pelo sistema, que não seja uma Guia.

Guias: todas as Guias do sistema serão cadastradas com este tipo de documento, não podendo ser

alterado.

OBSERVAÇÃO: Por ser utilizados na geração automática de documentos de saída, não será permitido excluí-los,

sendo possível apenas alterar quanto aos dias previstos para retorno/devolução e quanto às “Opções de

Entrada de Documentos”.

Selecionar aqui a rota que o

estabelecimento pertence.

Opção habilitada

somente se estiver

marcado para gerar pré-

lançamentos contábeis.

Ou o documento é

vinculado a um tributo

ou a um documento de

saída.

É possível selecionar

somente uma entre estas

duas opções.

Opções da Tela:

Documento exige retorno/devolução: esta opção marcada indica que o documento deve retornar ao

escritório, no caso de uma saída ou deve ser devolvido ao cliente, no caso de uma entrada.

Na baixa do documento será necessário informar a data de retorno/devolução.

Marcando a opção, será obrigatório informar a quantidade de Dias para retorno/devolução. Na geração

de cada documento com esta opção marcada, será calculada a data prevista de retorno/devolução com

base na quantidade de dias e emissão do documento.

Opções para Entrada de Documentos: as opções deste quadro serão utilizadas somente quando o tipo

de documento for utilizado na entrada de protocolo.

- Gera pré-lançamentos contábeis: Ao protocolar gera os pré-lançamentos que poderão ser

integrados com a contabilidade. Utilizado para contas, boletos, como por exemplo, conta de

energia, água, etc. Será necessário cadastrar um tipo de documento para cada conta.

- Vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira: Ao protocolar gera os pré-lançamentos que poderão

ser integrados com a contabilidade, baixando as guias associadas no CEF ou no CRH. Utilizado para

todas as guias geradas pelo Cordilheira. Neste caso pode ser utilizado um único tipo de documento.

- Vincular a documento de saída: Ao protocolo efetua a baixa do documento que está aguardando

retorno no protocolo de saída.

- Exige o documento original: Ao protocolar é possível informar se o documento é original ou cópia.

OBSERVAÇÃO: Cada uma destas opções será melhor explicada no item correspondente ao protocolo de

entrada (item 7.3).

As opções para Entrada de Documentos são novas.

3. Protocolo de Saída

a) Documentos de Saída

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Documentos de Saída.

Nesta rotina poderão ser visualizados todos os documentos de saída gerados automaticamente pelos módulos,

sendo possível realizar manutenção nestes documentos.

Por esta tela também é possível digitar manualmente documentos de saída, para que seja efetuado o controle

de entrega/baixa. Para isso, clique no botão Inserir.

Selecione empresa, estabelecimento e tipo de documento. Informe a descrição do documento e, se o tipo de

documento estiver marcado que exige retorno/devolução, informe a data prevista deste retorno. Pode também

ser marcado se o documento que será enviado é original.

Nesta rotina, foi alterado para permitir a manutenção e inclusão somente de documentos de saída. Não será

mais possível incluir documentos de entrada, pois para isto foi criada uma nova rotina.

b) Geração Automática de Documentos de Saída

Durante um período de trabalho, podem ser gerados vários documentos, independente da empresa e do

módulo (CRH, CSC, CEF, etc). Estes documentos serão armazenados e após, pode ser gerado um único

protocolo por empresa ou por módulo, agrupando diversos documentos.

I. Documentos Genéricos

Nos módulos, para cada relatório emitido em tela, é possível gerar o documento para protocolo

automaticamente.

Por exemplo:

No Cordilheira Recursos Humanos, gerado o contrato de experiência de um funcionário, que será enviado ao

cliente. Este documento deverá retornar ao escritório, assinado pelo funcionário.

Assim, em Relatórios\ Funcionários\ Admissionais\ Contrato de Experiência, é gerado o relatório em tela.

Nesta tela são exibidos

os documentos de saída

gerados

automaticamente ou

inseridos manualmente.

Com duplo clique sobre

o documento, abre uma

tela para que seja

possível alterar dados.

Nos ícones localizados na parte superior da tela, selecione a opção “Protocolar documento” e abrirá uma tela

para selecionar o tipo de documento e a descrição:

Esta opção de protocolar documento estará disponível em todos os módulos, para qualquer relatório emitido

em tela.

II. Guias de Tributos

Para protocolar as guias de recolhimento dos tributos, gerados pelo Cordilheira Escrita Fiscal e pelo Cordilheira

Recursos Humanos, o processo é um pouco diferente dos demais relatórios dos sistemas.

Por exemplo:

No Cordilheira Escrita Fiscal, efetuada a apuração mensal dos tributos. As guias geradas pelo sistema

correspondente a estes tributos deverão retornar ao escritório, quando do seu pagamento.

Assim, em Tributos\ Apuração Mensal, é gerada a apuração.

A descrição é

sugerida pelo

sistema, porém

pode ser

alterada.

Marcando a

opção, será

efetuado o

controle de

retorno deste

documento ao

escritório.

Neste exemplo, serão emitidas duas guias de recolhimento correspondente ao mês 08/2001, que serão enviadas

ao cliente para pagamento. Para protocolar estas duas guias de uma única vez, gerando um documento de

protocolo para cada uma, deve-se clicar no botão Protocolar. O sistema apenas pedirá a confirmação desta ação

e gerará os documentos para posterior emissão do protocolo.

OBSERVAÇÃO: O protocolo das guias de recolhimento pode ser efetuado tanto pela rotina de Apuração Mensal

dos tributos quando pela rotina Resumo de Débitos. Ambas estão no menu Tributos. Isto é válido para o

Cordilheira Escrita Fiscal e para o Cordilheira Recursos Humanos.

4. Protocolo de Entrada

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Documentos de Entrada.

A digitação de documentos de entrada e sua integração com os demais módulos é nova.

Nesta rotina podem ser digitados todos os documentos que entram no escritório, permitindo um maior

controle de recebimentos/devoluções, além de possibilitar a integração deste documento com os demais

módulos do Cordilheira.

Por empresa/estabelecimento podem ser digitados diversos documentos e depois, pode ser gerado um único

protocolo com todos os documentos.

Na digitação do documento, a tela variará de acordo com as parametrizações do Tipo de Documento.

Ao protocolar as guias na

apuração de tributos, os

documentos podem ser

visualizados no Gerenciador

de Sistemas, em Módulos

Extras\ Protocolos\

Documentos de Saída.

a) Documento Simples

Se no cadastro de tipos de documento, nenhuma das opções de entrada de documentos estiver marcada,

refere-se a uma entrada simples de documento. Para este documento será apenas gerado o protocolo de

entrada, sem demais controles.

Opções do cadastro

de Tipo de

Documento.

Data recebimento

Preencherá automaticamente

com a data da digitação,

permitindo alteração.

Recebido por

Preencherá automaticamente

com o nome do usuário que

está digitado, permitindo

alteração.

Descrição

Preencherá automaticamente

com a descrição do tipo de

documento, permitindo

alteração.

Para este exemplo de

documento, sem nenhuma

opção marcada no cadastro

do Tipo de Documento, será

obrigatório informar apenas

os campos “Recebido por” e

“Data de recebimento”. Os

demais campos serão de

preenchimento opcional.

b) Documento que Exige Devolução

Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção “Documento exige Retorno/Devolução”, refere-

se a entrada de um documento que deverá ser devolvido ao cliente. Para este documento será gerado o

protocolo de entrada e em sua baixa terá o controle de devolução.

c) Documento que Gera Pré-Lançamentos Contábeis

Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção “Gera pré-lançamentos contábeis”, refere-se a

entrada de um documento que deverá ser contabilizado. Para este documento será gerado o protocolo de

entrada e também os pré-lançamentos contábeis que deverão ser integrados no Cordilheira Sistema Contábil.

Para a correta geração dos pré-lançamentos contábeis, é necessário parametrizar as contas contábeis e os

históricos, por tipo de documento.

I. Parametrização de Contas Contábeis por Tipo de Documento

No Cordilheira Sistema Contábil, em Cadastros\ Contas por Tipo de Documento, devem ser parametrizadas as

contas contábeis e os históricos para os tipos de documentos que possuem a opção “Gera pré-lançamentos

contábeis” marcada, exceto para guias geradas pelo Cordilheira.

Este cadastro será por empresa.

Exige devolução

O campo virá

automaticamente

marcado e a data

preenchida conforme a

quantidade de dias

previstos, informada no

cadastro do tipo de

documento.

Neste exemplo, a previsão

é de 2 dias. Então,

considerando a data de

recebimento (24/08/11), a

previsão de devolução

fica para 26/08/11,

permitindo alteração.

Para cada conta, deve-se também parametrizar o histórico. Para isso pode ser utilizado somente texto fixo, bem

como texto fixo e elementos que serão preenchidos automaticamente com os dados do documento.

Após parametrizadas as contas dos tipos de documento para uma empresa, estas podem ser exportadas para

outras empresas, desde que possuam o mesmo plano de contas. Para isso, utilizar o botão Importar da tela,

informando a empresa de origem e a empresa de destino. Todos os tipos de documentos serão importados

para a nova empresa, com suas respectivas contas e definições de histórico.

II. Digitação do Documento de Entrada com Pré-Lançamentos Contábeis

Na digitação de documento que gera pré-lançamentos contábeis, alguns campos serão de preenchimento

obrigatório:

Estarão disponíveis

para seleção somente

os tipos de

documentos

parametrizados para

“gerar pré-

lançamentos

contábeis” e que não

estejam marcados

para “vincular a um

tributo gerado pelo

Cordilheira”.

Para selecionar os elementos, clicar sobre o ícone “A” e

selecionar entre as opções disponíveis.

Neste exemplo, há dados fixos e

elementos que buscará do tipo de

documento que será cadastrado:

“descrição do documento” e

“competência”.

Caixa/Banco: Informar onde foi efetuado o pagamento: pelo caixa ou por algum banco. O valor pago

será creditado nesta conta contábil.

OBSERVAÇÃO 1: O Caixa/Banco deve estar previamente cadastrado no Cordilheira Escrita Fiscal, em

Cadastros\ Contabilização\ Caixa/Banco. Neste cadastro estará vinculada a conta contábil

correspondente ao caixa ou banco. Na tela de digitação do documento de entrada, traz

automaticamente o código 1 de caixa/banco, permitindo alteração.

OBSERVAÇÃO 2: O(s) lançamento(s) a débito correspondente(s) a este pagamento será(ão) efetuado(s)

na(s) conta(s) parametrizada(s) por empresa, para o tipo de documento.

Data de pagamento: Informar a data em que ocorreu o pagamento. O pré-lançamento contábil será

efetuado nesta data.

Valor original: Informar o valor original do pagamento. Este valor será debitado da conta parametrizada

para o tipo de documento (despesa, por exemplo).

OBSERVAÇÃO: Valor de Juros e multa não são campos de preenchimento obrigatório, mas se forem

informados, serão debitados nas contas parametrizadas para o tipo de documento (despesa com juros e

multa).

Exemplos de pré-lançamentos contábeis:

Conforme a imagem acima, digitada a entrada de uma conta de energia elétrica. Ao gerar este protocolo, serão

gerados os seguintes pré-lançamentos contábeis:

D – Despesas com energia R$ 580,33 (valor original)

C – Caixa R$ 580,33 (valor pago)

Supondo que este pagamento fosse efetuado com juros de 23,00:

D – Despesas com energia R$ 580,33 (valor original)

Para que seja possível

gerar os pré-

lançamentos contábeis,

será obrigatório o

preenchimento dos

campos:

Caixa/Banco

Data de pagamento

Valor original

D – Despesa com juros R$ 23,00 (valor de juros)

C – Caixa R$ 603,33 (valor pago)

d) Documento Vinculado a um Tributo Gerado pelo Cordilheira

Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção “Vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira”,

refere-se ao retorno de uma guia de tributo (paga) gerada pelo Cordilheira Escrita Fiscal ou Cordilheira recursos

Humanos. Para este documento será gerado o protocolo de entrada, os pré-lançamentos contábeis e na

integração dos pré-lançamentos no Cordilheira Sistema Contábil será efetuada a baixa da guia no CEF e/ou no

CRH.

Na entrada do documento, ao informar este tipo de documento abrirá uma tela que exibirá todas as guias de

tributos que estão em aberto no Fiscal e no Recursos Humanos, possibilitando a seleção da guia conforme o

documento que está em mãos.

Na tela de guias, selecione a guia desejada com duplo clique do mouse e os dados do documento de entrada

serão preenchidos automaticamente com os dados da guia, permitindo alterações.

Estando o tipo de documento marcado para vincular a

uma guia gerada pelo Cordilheira, abre uma nova tela

exibindo todas as guias geradas pelo Escrita Fiscal ou pelo

Recursos Humanos, para que seja vinculada ao

documento de entrada.

Podem ser utilizados

os filtros para facilitar

a localização da guia.

Se na tela de guias não for possível identificar a guia que está em mãos, pode ser efetuada a digitação dos

dados do documento manualmente, clicando em Cancelar. Neste caso, o controle da guia deverá ser efetuado

no Cordilheira Sistema Contábil, ao efetivar este pré-lançamento.

OBSERVAÇÃO: Se na lista de guias abertas houver guias antigas, que já foram pagas, porém não foram baixadas

no Cordilheira Escrita Fiscal ou no Cordilheira Recursos Humanos, é possível efetuar a baixa múltipla desta guias,

mantendo a relação atualizada.

Esta baixa múltipla pode ser efetuada nos módulos:

Recursos Humanos: em Tributos\ Pagamento de Guias

Escrita Fiscal: em Utilitários\ Rotinas Específicas\ Baixa Múltipla de Guias de Recolhimento Retroativas

I. Parametrização de Contas Contábeis das Guias

Se o tipo de documento estiver parametrizado para vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira, a

parametrização das contas contábeis deve ser efetuada no Cordilheira Escrita Fiscal, em Cadastros\

Contabilização\ Apropriação de Impostos\ Geral e no Cordilheira Recursos Humanos, em Cadastros\

Contabilização\ Pagamento.

Desta forma, pode ser utilizado um único tipo de documento para todas as guias do Cordilheira.

A contra-partida destas contas, será o caixa/banco informado na entrada do documento no protocolo.

Campos

preenchidos

conforme dados

da guia

selecionada,

permitindo

alterações.

e) Documento Vinculado a um Documento de Saída

Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção “Vincular a um documento de saída”, refere-se

ao retorno de um documento que foi enviado ao cliente. Para este documento será gerado o protocolo de

entrada e será baixado o documento que está aguardando retorno no protocolo de saída.

Na entrada do documento, ao informar este tipo de documento abrirá uma tela que exibirá todos os

documentos do protocolo de saída que estão aguardando retorno, possibilitando a seleção conforme o

documento que está em mãos.

No CEF, devem ser informadas as contas para todos os tributos gerados pela empresa e na

aba “Pagamento de Tributos” devem ser informadas as contas de juros e multa.

No CRH, devem ser informadas as contas para todos os tributos gerados

pela empresa e também as contas de juros e multa.

Na tela de documentos de saída, selecione o documento desejado com duplo clique do mouse e a descrição do

documento de entrada será preenchido automaticamente com a descrição do documento de saída.

ATENÇÃO: A baixa do documento de saída vinculado será efetuada ao gerar o protocolo de entrada. Nesta

baixa, se este documento de saída for o único do protocolo, ou o único em aberto, baixará também o protocolo

de saída.

f) Documento Exige o Documento Original

Se no cadastro do Tipo de Documento estiver marcada a opção “Exige o documento original”, poderá ser

realizado um controle de pendência sobre documentos originais.

Na entrada do documento, é possível marcar se é um documento original. Se não for o documento original e no

tipo de documento exigir o documento original, poderá ser gerada uma pendência ao cliente.

OBSERVAÇÃO: Este controle de pendência será implementado futuramente, no Cordilheira Gestão Web.

Campo

preenchido

conforme a

descrição do

documento de

saída,

permitindo

alterações.

5. Geração e Impressão do Protocolo

a) Geração de Protocolos

I. Protocolo de Entrada

Na entrada de documentos, a geração do protocolo será efetuada pela própria rotina de digitação de

documentos. Nesta rotina podem ser digitados vários documentos e após, gerado o protocolo de todos estes

documentos de uma única vez.

A geração do protocolo de entrada pode também ser realizada em Módulos Extras\ Protocolos\ Geração, no

Gerenciador de Sistemas.

Após digitados os

documentos

desejados, deve-se

clicar no botão

Protocolar.

Será gerado um

protocolo com

todos os

documentos

exibidos na tela.

Ao selecionar a

empresa e o

estabelecimento,

serão listados todos

os documentos que

foram digitados e

que ainda não

foram protocolados.

Na geração de protocolo de entrada por esta rotina, alterado para não habilitar as opções:

- Filtrar documentos por rota

- Definir forma de entrega

- Informar receptor

II. Protocolo de Saída

Para gerar os protocolos de saída, deve-se utilizar a “Geração”, em Módulos Extras\ Protocolos, no Gerenciador

de Sistemas.

Nesta tela, o filtro de documentos pode ser efetuado por empresa ou por rota. Se marcada a opção Empresa,

lista todos os documentos desta empresa, separado por estabelecimento. Se marcada a opção por rota, lista

todas as empresas vinculadas à rota, separado por estabelecimento, com seus respectivos documentos.

Marcar os

documentos

desejados e clicar

em Gerar.

Selecionar o tipo

“Entrada” e

informar a

empresa.

Ainda na tela de geração do protocolo, tanto para entrada quanto para saída, é possível visualizar os

documentos ou excluí-los. Para isso, utilizar o botão direito do mouse. Para a saída, também é possível adicionar

documentos.

Marcar os

documentos

desejados e clicar

em Gerar.

Selecionar o tipo “Saída”, informar a

empresa e selecionar a forma de

entrega dos documentos.

No campo receptor, pode ser

informado o nome da pessoa que

receberá os documentos na empresa.

Por rota é possível gerar o

protocolo de várias

empresas ao mesmo tempo.

Selecionar a rota e a forma de entrega.

Nesta opção não é possível informar o

receptor, pois são geradas diversas

empresas ao mesmo tempo.

Na geração do protocolo de saída, criado o campo “Receptor” para que seja informado no nome da pessoa que

deverá receber o protocolo quando de sua entrega. Se informado, será impresso no protocolo e utilizado na

baixa, quando de seu retorno.

d) Impressão de Protocolo

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Impressão.

Nesta rotina podem ser impressos os protocolos de entrada e de saída, relacionando seus documentos.

Opções da Tela:

Pedir assinatura por documento: com esta opção marcada, gera linha de assinatura para cada

documento do protocolo e não apenas uma assinatura para o protocolo inteiro. Esta opção é útil

quando o recebimento dos documentos ocorrer por mais de uma pessoa na empresa.

Botão direito do mouse

sobre o módulo.

Botão direito do mouse

sobre o documento.

Folha de rosto: com esta opção marcada, imprime uma página anterior ao protocolo, com o

endereço das empresas/estabelecimentos dos protocolos selecionados.

Vários protocolos por página: com esta opção marcada, se tiver mais de um protocolo selecionado,

eles serão impressos na mesma página, sem quebra.

Para os protocolos de saída, assim como na geração de protocolo, é possível visualizar por empresa ou por rota.

6. Manutenção do Protocolo

No Gerenciador de Sistemas, em Módulos Extras\ Protocolos\ Manutenção.

Nesta rotina podem ser visualizados todos os protocolos de entrada e de saída e os documentos que compõe

os protocolos. Nela também são efetuadas as baixas/cancelamentos dos protocolo/documentos.

Na tela de manutenção de protocolos, incluído o filtro “Usuário”, para que seja possível pesquisar somente os

protocolos gerados por determinada pessoa.

Para baixar individualmente o documento de um protocolo, deve ser selecionado o protocolo com duplo clique

e abrirá uma nova tela exibindo todos os documentos.

Para baixar o protocolo, marcá-lo

na coluna Selecionar e clicar em

Baixar.

O protocolo e seus respectivos

documentos serão baixados.

A pesquisa

de

protocolos

deve ser por

tipo.

Nesta tela, selecionar o documento desejado e clicar em Baixar, ou, clicar duas vezes sobre o documento.

Será aberta uma nova tela para que sejam digitadas as informações da baixa.

Para documentos de saída referentes a guias de tributos, é possível parametrizar para que a baixa não seja

efetuada pela rotina de Manutenção de Protocolos e sim, ao efetuar a baixa do tributo no Cordilheira Escrita

Fiscal ou no Cordilheira Recursos Humanos.

Esta parametrização é efetuada no cadastro do Estabelecimento, em Parâmetros/ Protocolos.

Esta opção ficará

disponível somente

para protocolo de

saída.

Este campo deve ser

informado para

efetuar a baixa de

documento que exige

retorno/devolução. Se

não for informado, o

status do documento

é alterado para

“Aguardando

Retorno/Devolução”.

7. Integração de Pré-Lançamentos Contábeis

Quando é gerado um protocolo de entrada com tipos de documentos parametrizados para gerar pré-

lançamentos contábeis, estes pré-lançamentos serão exibidos em uma rotina do Cordilheira Sistema Contábil

para que sejam integrados com a contabilidade.

Esta rotina é nova.

Esta rotina está em Lançamentos\ Protocolados.

Nesta rotina serão exibidos todos os pré-lançamentos gerados pela entrada de documentos no protocolo,

permitindo que o usuário da contabilidade efetue devidos ajustes e efetive a integração destes lançamentos.

a) Pesquisa de Pré-Lançamentos

Ao abrir a rotina, deve-se clicar em Pesquisar para que sejam exibidos os pré-lançamentos da empresa.

Com esta opção

marcada, a baixa do

documento de saída

correspondente a guia

será efetuada a partir

da baixa desta guia no

Fiscal ou no Recursos

Humanos.

Podem ser utilizados os filtros para delimitar esta pesquisa:

Estabelecimento: Exibe somente os pré-lançamentos referentes a protocolos gerados no

estabelecimento informado neste filtro;

Data entrada: Exibe os pré-lançamentos referentes a documentos cuja data de recebimentos esteja

dentro do período informado neste filtro.

Data pagamento: Exibe os pré-lançamentos referentes a documentos cuja data de pagamento esteja

dentro do período informado neste filtro;

Tipo de documento: Exibe os pré-lançamentos referentes ao tipo de documento informado neste filtro;

Protocolo: Exibe os pré-lançamentos referentes a documentos pertencentes ao protocolo informado

neste filtro.

Ao pesquisar, os pré-lançamentos serão exibidos agrupados por protocolo, por tipo de documento e por data

de pagamento. Cada tipo de documento pode ter até quatro pré-lançamentos: valor pago, valor original, juros e

multa.

b) Alteração de Dados

Alguns dados podem ser alterados nesta rotina, caso tenham sido digitados incorretamente na entrada do

documento no protocolo, ou faltem parâmetros. Para isto, efetuar a alteração diretamente na grid, sendo

necessário utilizar o botão Gravar na sequência.

Os campos liberados para alteração são:

Estab: Refere-se ao estabelecimento que receberá o lançamento contábil. Trará na tela conforme o

protocolo de entrada. Para alterar, pode ser digitado o código ou pesquisado através da tecla F4 ou

F12;

Data Pgto: Refere-se a data de pagamento do documento. Esta será a data de lançamento no contábil.

Trará na tela conforme digitado no documento de entrada;

Conta: Refere-se a conta que receberá o lançamento contábil. As contas serão exibidas conforme

parametrizadas anteriormente, em Cadastros\ Contas por Tipo de Documentos, sendo permitido efetuar

ajustes nesta rotina. Para alterar, pode ser digitado o código ou pesquisado através da tecla F4 ou F12;

Valor: Refere-se ao valor de cada lançamento correspondente ao documento. É necessário que o total

de débito e crédito seja igual entre os quatro lançamentos. Trará na tela conforme digitado no

documento de entrada, podendo ser alterado e se for o caso rateado entre juros e multa.

ATENÇÃO: Após efetuadas as devidas alterações, é necessário clicar em Gravar.

c) Rejeitar Pré-Lançamentos

Dentre os pré-lançamentos gerados pela entrada de documentos no protocolo, é possível, ao usuário da

contabilidade, rejeitar um ou mais lançamentos, caso seja indevido. Pode ser rejeitado tanto um lançamento

consistente quanto um lançamento inconsistente.

Para isto, selecionar o lançamento no check e clicar em Rejeitar.

Podem ser alterados: Estabelecimento; Data de pagamento; Conta e Valor.

Para alterar algum

dos campos,

deve-se digitar

diretamente na

grid, no campo

desejado.

Após rejeitado um lançamentos, ao pesquisar ele não será mais listado em tela, salvo se marcada a opção “Listar

Pré-Lançamentos rejeitados”. Com esta opção marcada, exibe os pré-lançamentos que ainda não foram

integrados, bem como os rejeitados, podendo estes ainda ser integrados normalmente.

d) Integrar Pré-Lançamentos

Conferidos os pré-lançamentos, eles podem ser integrados para a Contabilidade.

Para isto, selecionar os pré-lançamentos no check e clicar em Integrar.

Somente lançamentos consistentes serão integrados. Mesmo que seja marcado um lançamento inconsistente,

ao Integrar, este lançamento não será gerado.

Na integração, será gerado o lançamento contábil on-line, ou seja, já liberado.

I. Inconsistência de Lançamento

O sistema efetua diversas validações para que seja possível integrar os pré-lançamentos. Se houver alguma

inconsistência, não é possível realizar a integração.

A identificação de inconsistência no lançamento é efetuada através do ícone vermelho. Ao clicar neste ícone, é

aberto um relatório informando o que está incorreto no lançamento.

As validações efetuadas para identificar possíveis inconsistências são:

Conta: Se houver valor, verifica se está informada a conta. Verifica se a conta informada existe no plano

de contas. Verifica se a conta está repetida (somente pode ser utilizada a mesma conta para juros e

multa);

Histórico: Verifica se está parametrizado o histórico para o lançamento;

Estabelecimento: Verifica se está informado o estabelecimento. Verifica se o código do estabelecimento

é válido; Verifica se a guia associada é do mesmo estabelecimento do lançamento;

Data de pagamento: Verifica se está informada a data do pagamento. Verifica se a data é válida. Verifica

se o calendário do período está gerado;

Fechamento mensal: Verifica se o mês/ano de lançamento está fechado;

Período de lançamento: Verifica se a data de lançamento está dentro do período parametrizado no

cadastro da empresa;

Valor: Se houver conta, verifica se está informado o valor. Verifica diferença entre débito e crédito; Se

houver guia associada, verifica se o valor original é maior do que o valor da guia.

Guia: Se o tipo de lançamento exigir vínculo com uma guia, verifica se há guia associada; Se a guia

Neste exemplo, o lançamento está inconsistente porque falta a conta referente ao valor original. É

necessário informar esta conta e gravar a alteração para que seja habilitada sua integração.

Neste exemplo, o lançamento está inconsistente porque o tipo de documento está marcado para

vincular a um tributo gerado pelo Cordilheira e não foi efetuada a associação da guia. É necessário

clicar no ícone amarelo e associar a guia.

associada for uma GPS (recolhimento de INSS), a integração deverá ser individual, pela tela da guia.

Depois de corrigidas as inconsistências, deve-se gravar as alterações para que o sistema habilite a opção de

Integrar.

II. Histórico do Lançamento

Para tipos de documentos diferente de guias geradas pelo Cordilheira, o histórico deve ser previamente

parametrizado, em Cadastros\ Contas por Tipo de Documento.

Na tela de Lançamentos\ Protocolados, ele pode ser visualizado através do ícone cinza. Ao clicar neste ícone, é

aberta uma tela exibindo o conteúdo do histórico.

Para tipos de documento igual a guias geradas pelo Cordilheira, o histórico será fixo conforme o tributo e não

poderá ser alterado.

Se este histórico não estiver

correto ou não estiver

parametrizado, pode ser

alterado/cadastrado a partir desta

tela, clicando em Alterar.

Será aberta a tela de Cadastro de

Contas por Tipo de Documento.

e) Lançamento Relacionado a uma Guia de Tributos

I. Guia Associada

Quando na entrada pela rotina de protocolos, o documento foi vinculado a uma guia de tributos gerada pelo

Cordilheira Escrita Fiscal ou Cordilheira Recursos Humanos, ele é identificado na tela de pré-lançamentos através

do ícone verde. Ao clicar neste ícone, abre uma tela exibindo os detalhes da guia que está associada, exceto

para guia de INSS (GPS).

É possível alterar a guia vinculada. Para isso, clicar no botão Alterar e será aberta uma tela exibindo todas as

guias em aberto, no CEF e no CRH, para que seja selecionada a guia desejada. Após, clica em Gravar para

efetivar a alteração.

Também, é possível excluir a guia vinculada. Para isso, clicar no botão Excluir e logo após em Gravar.

Se a guia associada for uma GPS, o tratamento é diferente, pois ela possui diversas contas relacionadas.

Guia de INSS – GPS:

Neste caso, na tela de Lançamentos\ Protocolados este lançamento será exibido com inconsistência e a sua

contabilização será efetuada pela baixa da guia. Ao clicar no ícone verde, abrirá a tela de baixa da GPS.

Ao clicar no ícone verde, abre uma nova

tela com os detalhes da guia vinculada,

para conferência.

Se necessário, a guia pode ser alterada

ou ainda, pode ser excluída e não

efetuado nenhum vínculo.

Ao baixar a guia, será efetuado o lançamentos contábil, utilizando as contas parametrizadas no CRH, em

Cadastros\ Contabilização\ Pagamento e, fará a baixa da guia. Ao voltar para a tela de pré-lançamentos, este

lançamento não será mais exibido.

II. Associar Guia

Caso o tipo de documento esteja parametrizado para vincular a uma guia gerada pelo CEF ou pelo CRH, porém

este vínculo não foi efetuado quando da entrada do documento no protocolo, ele é identificado na tela de pré-

lançamentos através do ícone amarelo. Ao clicar neste ícone, será aberta uma tela exibindo todas as guias que

estão em aberto para que seja efetuada a associação.

Neste caso, além de exibir o ícone amarelo, é exibido também o vermelho, de inconsistência. Isso porque, se o

tipo de documento está marcado para vincular a um tributo, este vínculo é obrigatório.

Ao gravar, este lançamento será

integrado na contabilidade e será

efetuada a baixa da guia no

Cordilheira Recursos Humanos.

Ao voltar para a tela de pré-

lançamentos, este lançamento não

será mais exibido, pois já foi

integrado.

Ao integrar o pré-lançamento com uma guia associada, o sistema faz automaticamente a baixa desta guia, tanto

no CEF quanto no CRH, bem como, faz a baixa do documento relacionado ao envio desta guia no protocolo de

saída, se houver.

Não é possível integrar um lançamento referente a guia gerada pelo Cordilheira sem vincular a guia. Se a guia

não for localizada no sistema, este lançamento deve ser rejeitado.

Se a guia associada for uma GPS, será aberta a tela de baixa da guia e o procedimento será igual ao descrito

acima.

f) Demais Parâmetros / Rotinas

I. Parâmetros Contábeis no Cadastro da Empresa

Quando a contabilização e baixa de guias

forem efetuadas a partir da entrada de

documentos no protocolo, é aconselhável

que as opções de contabilizar pagamento de

tributos do CEF e do CRH, no cadastro da

empresa, estejam desmarcadas, pois

minimiza a possibilidade de gerar

lançamentos contábeis em duplicidade.

I. Rotina de Registro de Pagamento no CEF

No cordilheira Escrita Fiscal, em Tributos\ Pagamento de Guias, será possível identificar que a baixa da

guia foi efetuada pela rotina de Lançamentos Protocolados do Cordilheira Sistema Contábil.

A coluna indicando se a baixa foi efetuada pelo CSC é nova.

II. Rotina de Registro de Pagamento no CRH

No cordilheira Recursos Humanos, em Tributos\ Pagamento de Guias, será possível identificar que a

baixa da guia foi efetuada pela rotina de Lançamentos Protocolados do Cordilheira Sistema Contábil.

Estando o check da coluna CSC marcado,

indica que a baixa foi efetuada pelo

Cordilheira Sistema Contábil, pela rotina

Lançamentos\ Protocolados.

A coluna indicando se a baixa foi efetuada pelo CSC é nova.

Estando o check da coluna CSC marcado,

indica que a baixa foi efetuada pelo

Cordilheira Sistema Contábil, pela rotina

Lançamentos\ Protocolados.