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AVALIAÇÃO DE EVENTOS

Organização e Gestão de EventosMarketing, Publicidade e Relações Públicas

Fernando Casal2007/2008

I n s t i t u t o S u p e r i o r d e P a ç o s d e B r a n d ã o

I S P A B

Organização e Gestão de EventosMarketing, Publicidade e Relações Publicas

Fernando Casal2007I n s t i t u t o S u p e r i o r d e P a ç o s d e B r a n d ã o

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• A avaliação de um evento consiste noprocesso de observação, medição eacompanhamento crítico da suaimplementação, com o fim de avaliar osresultados de forma precisa.

AVALIAÇÃO DE EVENTOS



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• Os eventos têmimpactos tangíveis eintangíveis. Osestudos, normal-mente, medem osimpactos tangíveis,tais como os custose benefícioseconómicos.

O QUE AVALIAR?



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• No entanto também é importante avaliar osimpactos intangíveis dos eventos (efeito navida social e bem-estar de uma comunidade,impacto na imagem do local ou destinoturístico, etc.), mesmo que essa avaliaçãotenha de ser de natureza narrativa oudescritiva.

O QUE AVALIAR? (II)

• Permitir um melhor conhecimento dos nossosclientes, identificando as suas preferências, oseu potencial de compra, a frequência eduração da permanência no evento, acategoria de produtos eleitos, etc.;



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OBJECTIVOS:

• Avaliar quais os produtos mais rentáveis equal a influência das promoções;

• Efectuar uma previsão das vendas, dos custosoperacionais e totais, e do lucro esperado porcategoria de produto;



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OBJECTIVOS: (II)

• Definir a quota de mercado da nossa empresa;

• Contribuir para um melhor planeamento dopróximo evento;

• Aumentar a possibilidade de captação deeventos, através do conhecimento doposicionamento global e específico da nossaempresa;



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OBJECTIVOS: (III)

• Reforçar os laços com os nossos parceiros,aumentando o seu grau de fidelização paracom a empresa;

• Introduzir novos produtos.



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OBJECTIVOS: (IV)



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Getz (1997), identificou trêsmomentos decisivos nos quais a

avaliação se justifica:

Avaliação do pré-evento:

• Uma grande parte da avaliação dos eventosocorre na pesquisa e no planeamento doevento.

• Esta fase é designada de estudo de viabilidadee é utilizada para determinar os recursos deque o evento necessita e indicar à empresa sedeve ou não prosseguir.



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Avaliação do pré-evento: (II)

• Esta avaliação tem geralmente em linha deconta a comparação com eventos similares. Oestudo poderá resultar na fixação de metas oupadrões, em relação aos quais o sucesso doprojecto será medido.



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Acompanhamento dos resultados quantitativosde todo o processo que caracteriza o evento:

• este acompanhamento é algo constante, poisum facto como o decréscimo da venda debilhetes, devido a factores exteriores aoevento, poderá determinar a necessidade deaumentar a publicidade do evento.



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Acompanhamento dos resultados quantitativos detodo o processo que caracteriza o evento: (II)

• A avaliação poderá incidir também na gestãoda segurança, do sistema de som, do pessoalde limpeza, entre outros, demonstrando àempresa se esta possui as condiçõesnecessárias para realizar o evento.



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Avaliação Pós-evento:

• Nesta fase surge a compilação de dadosestatísticos e informação sobre o evento, e aanálise destes elementos perante a missão eos objectivos do evento.

• As reuniões de feed-back com os participantessão igualmente importantes, nelas sediscutindo as forças e fraquezas do evento eanotando-se as observações.



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Avaliação Pós-evento:

• Geralmente, alguns estudos têm como finalidadeefectuar uma sondagem das opiniões dosparticipantes quanto à sua experiência, e mediros níveis de satisfação obtida com o evento.

• Este tipo de estudo visa igualmente recolherinformação acerca dos custos financeirosdespendidos no evento, de maneira a que oscustos possam ser comparados com a receitagerada pelo evento.



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PROCEDIMENTOSDE

AVALIAÇÃO

Planeamento:

• Quais os dados necessários

• Como, quando e por quem osdados serão recolhidos

• Como serão analisados

• Que formato será utilizado norelatório final



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Técnicas da avaliação de eventos

Recolha de dados:

• Formulário de entrada no evento; contagemde espectadores através dos bilhetes, númerosobre o uso de transportes públicos,estacionamento de carros, etc.



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Observação:

• Observações e relatórios do pessoal daorganização, directos ou feitos através deformulário próprio, que podem fornecerinformações sobre inúmeros aspectos doevento (resposta dos espectadores, fluxo depessoas, adequação dos serviços dealimentação e instalações sanitárias, etc.).



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Reuniões de feed-back:

• Todos os parceiros devem estar cientes, desdeo principio, de que terão oportunidade deexpressar as suas opiniões e que essa é umaparte vital do processo de planeamento doevento.



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Questionários e estudos:

• Os questionários podem variar de simplesformulários de opinião destinados aosparceiros do evento a estudos detalhados daaudiência ou dos visitantes.



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MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃODOS ÓRGÃOS DE

COMUNICAÇÃO SOCIAL

MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOSMEIOS DE COMUNICAÇÃO SOCIAL

• A cobertura pelos órgãos de comunicaçãosocial é um importante aspecto de um evento.

• Essa cobertura pode ser positiva ou negativa,dependendo dos resultados do evento, doimpacto na comunidade e do tipo derelacionamento desenvolvido entre a empresaorganizadora e os órgãos de comunicaçãosocial.



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MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOSMEIOS DE COMUNICAÇÃO SOCIAL (II)

• É importante monitorizar e registar essacobertura como parte da documentação doevento.

• Se o evento for local, isso pode ser feitoorganizando uma pasta com os artigos dejornal, ouvindo o rádio ou assistindo àsentrevistas e noticiários de televisão.



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MONITORIZAÇÃO E AVALIAÇÃO DOSMEIOS DE COMUNICAÇÃO SOCIAL (III)

• Para eventos maiores, pode ser necessáriocontratar uma organização profissional demonitorização que possa acompanhar acobertura nas mais variadas fontes.



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RELATÓRIO AOS PARCEIROS



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A organização anfitriã

• Procura saber qual a opinião dospatrocinadores em relação aos custos, se estesestão dentro do orçamento ou não, se osobjectivos foram atingidos, quantas pessoasassistiram e se as expectativas dospatrocinadores foram alcançadas, sepretendem repetir o evento.



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A organização anfitriã (II)

• Por outro lado, a visão do patrocinador podeser outra, tentando perceber qual foi averdadeira cobertura dos meios decomunicação, para só depois poder dar umaresposta global.



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As instituições financeiras

• Poderão exigir uma auditoria financeira aoevento, respeitante à receita e aos custosdespendidos, juntamente com um relatóriosobre os resultados sociais e culturais doevento.



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As autarquias e o Governo

• Poderão estarinteressados noimpacto que o eventoteve na economia locale regional.

Os organismos de turismo

• Poderão interessar-se pelo número devisitantes que o evento atraiu e pela receitaobtida com estes, não apenas no que se refereao evento, mas também à viagem, aoconsumo e à estadia.



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