Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I

SumárioIntrodução

FormulárioInserindo um registro

Excluindo um registro

Filtrando e pesquisando registros

AutoFiltroAplicando o AutoFiltro

Aplicando o AutoFiltro (cont.)

Exibindo os dados em ordem crescente ou decrescente

Usando o Personalizar

Usando os 10 Primeiros

Classificação e Filtro por cor

Classificação e Filtro por cor (cont.)

Aula 03 - Trabalhando com listas de dados I

Introdução 

Uma de , numa seqüência delista de dados é um conjunto de informações agrupadas forma organizadalinhas e colunas rotuladas.

Uma lista pode ser usada como um banco de dados, onde cada linha pode ser considerada um registro e cadacoluna, um campo, sendo os rótulos, os nomes dos campos. Inicie uma nova pasta de trabalho e, numaplanilha em branco, digite os dados conforme a ilustração:

Criando uma lista de dados

Grave a pasta com o nome de Filmes

 

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Formulário 

Além da forma tradicional de se trabalhar com planilhas, uma Lista de Dados tem um modo especial demanipulação das informações ali contidas. Trata-se do , uma caixa de diálogo especial queFormuláriotransforma a edição da planilha para um formato de janela, apresentando todos os campos da lista.

No Excel 2007 este , assim, ele precisa ser adicionado, e quando feito, elenão é um comando padrãoficará na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, portanto, adicione-o seguindo o procedimento:

acesse o e clique em ;Botão Office Opções do Excel

clique no item ;Personalizar

na lista selecione a opção ;Escolhercomandosem Todos os Comandos

localize o comando e clique no botão ;Formulários Adicionar

clique em para confirmar.OK

Adicionando o comando Formulário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

Para usar o recurso de formulário para digitação:

clique em qualquer célula da lista de dados;

clique no botão adicionado a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Veja:Formulário

 

Caixa de diálogo Lista de dados

utilize a barra de rolagem vertical para navegar entre os registros;

clique em qualquer campo para modificá-lo;

clique no botão para inserir um novo registro;Novo

clique no botão para eliminar um registro de sua lista;Excluir

clique no botão , antes de pressionar < > ou rolar para outro registro, para desfazerRestaurar Entertodas as alterações efetuadas no(s) campo(s) do registro selecionado;

clique no botão para apresentar um formulário de dados em branco para a definição deCritérioscritério(s) para busca de registros;

utilize os botões e para navegar entre os registros queLocalizaranterior Localizarpróximacorrespondam ao(s) critério(s) definido(s);

clique no botão para fechar o formulário de dados e retornar à planilha.Fechar

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Inserindo um registro 

clique no botão para inserir um registro;Novo

digite os dados como mostra a imagem:

 

Incluindo novos dados

terminando de digitar o último campo, tecle < > ou clique novamente no botão , paraEnter Novoinserir mais um registro;

utilize a barra de rolagem vertical para navegar entre os registros;

clique no botão . A planilha deve estar conforme a figura.Fechar

Registro Inserido

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Excluindo um registro 

selecione qualquer célula da lista que contenha dados;

clique no botão adicionado a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido;Formulário

 

usando a barra de rolagem vertical, localize o filme AI - Inteligência Artificial

clique no botão ;Excluir

na janela de diálogo de confirmação que surgirá, clique no botão .OK

Janela de diálogo de confirmação

clique no botão .Fechar

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Filtrando e pesquisando registros 

Para fazer uma filtragem na lista e localizar apenas aqueles registros que satisfaçamdeterminada(s) condição(ões):

selecione qualquer célula da lista que contenha dados;

clique no botão adicionado a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido;Formulário

na janela do formulário clique no botão .Critérios

Observe que surgirá um formulário com os campos em branco. No seu canto superior direito, apalavra indica que se está no modo de pesquisa e o botão permite retornarCritérios Formulárioà navegação normal.

clique no campo digite a expressão .Preço <20

 

Aplicando um critério

clique nos botões ou para navegar apenas entre osLocalizaranterior Localizarpróximaregistros que satisfazem essa condição, ou seja, preço menor do que R$ 20,00.

Remova o critério atual e em seguida use outros critérios:

clique no botão , no campo e apague a expressão ;Critérios Preço <20

clique no campo e digite ;Produtora Universal

clique nos botões ou para navegar apenas entre osLocalizar anterior Localizar próximaregistros que satisfazem essa condição, ou seja, produtora Universal;

clique no botão , no campo e apague a palavra ;Critérios Produtora Universal

clique no campo do filme e digite Nome a*

clique nos botões ou para navegar apenas entre osLocalizar anterior Localizar próximaregistros que satisfazem essa condição, ou seja, nome dos filmes começado por A

Experimente outros critérios de filtragem, inclusive a possibilidade de critérios múltiplos:

Para voltar ao normal, ou seja, visualizar todos os registros da lista:

clique no botão e em seguida em .Critérios Limpar

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AutoFiltro 

Com o AutoFiltro podemos filtrar as informações de um lista de dados de acordo com oscritérios desejados, tendo assim, sempre um subconjunto de dados que atendam oscondições estabelecidas.

Como visto anteriormente, ao aplicar o formato de tabela na planilha, o AutoFiltro é aplicado

 

automaticamente, mas como a planilha não possui esta formatação, o recurso deve ser usadoisoladamente.

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Aplicando o AutoFiltro 

clique em qualquer célula da lista que contenha dados;

na guia , no grupo , clique no botão .Dados Classificar e Filtrar Filtro

O Excel insere uma seta drop-down junto a cada rótulo das colunas da lista, permitindoassim, a especificação do(s) critério(s) de filtragem.

Planilha usando AutoFiltro

Por exemplo, para exibir apenas os registros da Produtora :Paramount

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Produtora

selecione apenas a opção e clique me .Paramount OK

 

Selecionando a opção Paramount para a aplicação do filtro

Resultado do AutoFiltro

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Aplicando o AutoFiltro (cont.) 

O Excel exibe apenas os registros que atendam à opção selecionada. Observe que aseta onde definimos um critério de filtragem exibe um pequeno funil, já os cabeçalhosdas linhas exibidas estão na cor azul.

Continuando o exemplo, exiba todos os filmes da produtora Paramount de umadeterminada Categoria. Então:

clique na seta drop-down à direita do rótulo ;Categoria

selecione .Policial

O Excel restringe ainda mais a lista, exibindo assim, apenas os registros que atendamos dois critérios selecionados.

 

AutoFiltro com os dois critérios aplicados

Para reexibir todos os registros:

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Produtora

selecione a opção ;Limpar Filtro de...

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Categoria

selecione a opção Limpar Filtro de...

O Excel volta a exibir todos os registros da lista de dados.

 

Para reexibir todos os registros de uma só vez:

aplique novamente em um ou mais critérios de filtragem à sua vontade;

na guia , no grupo , clique no botão .Dados Classificar e Filtrar Limpar

Pronto. Todos os registros da lista de dados voltaram a ser exibidos de uma só vez.

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Exibindo os dados em ordem crescente oudecrescente 

No Excel 2007, existe também a opção de classificar os dados pelo AutoFiltro, tantoem ordem crescente quanto em ordem decrescente.

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Diretor

selecione a opção .Classificar de A a Z

 

Colocando o campo Diretor em ordem crescente

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Usando o Personalizar 

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Categoria

aponte para o comando e selecione a opção Filtros de Texto Personalizar;Filtro

especifique os critérios, conforme a figura.

Especificando critérios

clique no botão .OK

Com este filtro aplicado serão apresentados: Todos os filmes pertencentes àcategoria e a categoria .Aventura Policial

Para mostrar todos os filmes começados por A:

reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente;

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Nome do filme

aponte para o comando e selecione a opção ;Filtros de Texto Começa com

defina o critério:

Definindo um novo critério

Pode-se, também, especificar um critério de filtragem usando caracteres coringa( * e ? ). O asterisco substitui uma seqüência de caracteres e o ponto deinterrogação, substitui cada caráter. Como exemplo, experimente fazer oseguinte:

reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente;

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Produtora

aponte para o comando e selecione a opção Filtros de Texto Personalizar;Filtro

especifique o critério de filtragem como ilustrado. Observe o uso do *,indicando que todos os nomes das Produtoras iniciados com a letra serãoPmostrados.

 

Utilizando caracteres curinga

reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente;

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Preço

aponte para o comando e selecione a opção Filtros de Texto Personalizar;Filtro

coloque os seguintes critérios: Preço maior ou igual a 20 menor ou igual ae30;

analise os dados;

reexiba todos os registros usando o processo que achar conveniente;

altere os critérios para: Preço menor ou igual a 20 maior ou igual a 30;ou

analise os dados;

reexiba todos os registros.

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Usando os 10 Primeiros 

Quando se tem um campo numérico, por exemplo, Quantidade, Preço,Salário, pode-se especificar a exibição dos menores ou maiores registros, deacordo com o valor do campo.

clique na seta drop-down ao lado do rótulo ;Preço

aponte para o comando e selecione a opção Filtros de Número 10;Primeiros

 

Opção de filtro os 10 Primeiros

Surgirá uma janela onde podem ser escolhidos os (Maiores) ou osPrimeiros (Menores) registros e a quantidade desejada, além de especificar seÚltimos

será uma quantidade numérica de itens ou uma quantidade percentual.

Escolha, então, os cinco primeiros itens (ou seja, os 5 maiores preços).

Observe o resultado:

AutoFiltro - Os 5 maiores preços

Para remover as setas drop-down dos rótulos das colunas e, ao mesmotempo, reexibir todos os registros da lista de dados:

clique em qualquer célula da lista que contenha dados;

na guia , no grupo , clique no botão Dados Classificar e Filtrar Filtronovamente.

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Classificação e Filtro por cor 

A Microsoft atendeu aos pedidos dos usuários do Excel, possibilitando aclassificação e o filtro de sua planilha usando as cores aplicadas a ele.

Imagine que você tenha aplicado uma formatação condicional qualquerou mesmo destacado as linhas de sua planilha com cores nas células ouna fonte, por exemplo, aplicou a cor de fonte vermelha para valores embaixa e a cor de fonte azul para valores altos, entre outras. Veja.

 

Exemplo com destaques nas cores de fonte

Exemplo com destaques nas cores das células

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Classificação e Filtro por cor(cont.) 

clique na seta drop-down ao lado de qualquer rótulo, já que aformatação está aplicada para a linha toda da planilha;

aponte para os comandos ou ;Classificar por Cor Filtrar por Cor

selecione a cor de célula ou fonte desejada.

Opções de Filtrar por Cor

reexiba todos os registros usando o processo que acharconveniente;

realize o procedimento várias vezes para conhecer o novo recurso.