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  • EXCEL

    Listas como Bases de Dados (TPICOS ABORDADOS NAS AULAS DE INFORMTICA II)

    Curso de Gesto Comercial e da Produo Ano Lectivo 2002/2003

    Por: Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro

    Informtica II Gesto Comercial e da Produo

  • ndice

    O QUE UMA BASE DE DADOS.......................................................................................................... 3

    EVOLUO DOS SGBDS ....................................................................................................................... 3

    ARQUITECTURAS DE EXPLORAO............................................................................................... 4

    BASE DE DADOS NO EXCEL................................................................................................................ 4

    ESTRUTURA DA BD EM EXCEL ......................................................................................................... 5

    OPERAES SOBRE A BD EM EXCEL.............................................................................................. 5

    CRIAR BASE DE DADOS ....................................................................................................................... 5

    ALGUMAS CONSIDERAES ............................................................................................................. 7

    FORMAS DE TRABALHO COM A BD.......................................................................................................... 7 GESTO DE BD COM FORMULRIO ......................................................................................................... 7

    FILTRAGEM DE REGISTOS................................................................................................................. 9

    FILTRO AUTOMTICO .............................................................................................................................. 9 Filtro Automtico - Personalizar ......................................................................................................11

    FILTRO AVANADO ................................................................................................................................12 Extraco ..........................................................................................................................................14 Critrios Calculados .........................................................................................................................14

    SUBTOTAIS .............................................................................................................................................16

  • Departamento de Informtica

    Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados 3

    CAPTULO 1

    Listas como Bases de Dados em Excel

    O que uma base de dados Uma base de dados consiste num conjunto de dados relacionados,

    organizados de uma forma lgica e consistente, que pode ser simples ou complexa.

    EX. sistema de gesto de alunos. Um Sistema de Gesto de Base de Dados (SGBD) consiste numa base

    de dados mais o conjunto de programas para aceder e manipular esses dados. O SGBD proporciona uma interface entre dados e programas de

    aplicao e pedidos feitos ao sistema. Algumas tarefas do SGBD: controlo de concorrncia; verificao e manuteno de integridade dos dados; verificao e manuteno de segurana (controlo de acessos); recuperao de dados em caso de falhas; etc.

    Evoluo dos SGBDs Nos anos 60 surgem os sistemas de ficheiros de acesso sequencial,

    com processamento em batch. Nos anos 70 e 80, com os dispositivos de acesso directo, surgem os

    sistemas de ficheiros indexados e processamento transaccional. Comeam a surgir os primeiros sistemas de gesto de bases de dados, sob a forma do modelo hierrquico e de rede.

    Nos anos 80, Codd lana as bases do modelo relacional e desenvolve o Sistema R, que com o Sequel, o percursor do SQL, obrigatrio em todos os SGBDRs actuais.

    O modelo relacional e os SGBDs permitem uma independncia entre os dados e os tratamentos dos dados. O prprio SGBD mantm a estrutura dos dados (guardando-a no chamado dicionrio de dados), permitindo a sua manipulao em regra, atravs de uma interface amigvel ou por SQL.

    Podemos alterar a estrutura ou a aplicao de forma independente, traduzindo-se este facto numa enorme versatilidade.

  • Departamento de Informtica

    Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados 4

    Arquitecturas de Explorao Com os SGBDs e em resultado de evoluo no domnio das redes,

    surge o chamado modelo cliente/servidor. Neste temos um ou mais servidores (que suportam o SGBD centralizado ou distribudo) e vrios clientes.

    Mais recentemente, com o advento da Internet, surgem as intranets e a

    evoluo para uma nova arquitectura centrada na rede, com vantagens de aligeiramento dos clientes, baixo custo de manuteno dos clientes e quase inexistncia de formao de utilizao (manejar um browser tudo quanto necessrio).

    Base de Dados no Excel O Excel, como j devem ter percebido, fundamentalmente uma folha

    de clculo com grficos. Mas dado que permite o armazenamento organizado de dados, pode implementar-se uma base de dados com ele. Revela obviamente enormes limitaes (especialmente do ponto de vista de capacidade de armazenamento), j que todos os dados so carregados em memria (no permitindo assim bases de dados de grandes dimenses). Por outro lado, questes como controlo de concorrncia, segurana, recuperao, controlo de integridade e outras, no se colocam, no lhe sendo dados quaisquer suporte.

    Poder dizer-se que possui algumas facilidades de SGBD que permitem a criao de pequenas bases de dados.

    Assim, uma base de dados no Excel, consiste somente numa zona de

    trabalho que: possui uma determinada estrutura (semelhante a uma parte de uma

    BD); pode ser tratada de uma forma especial (atravs de algumas

    operaes tpicas da BD); Exemplos: lista de alunos: nmero, nome, morada, telefone pauta de disciplina: nmero, nome, classificao inventrio de equipamento: cdigo, descrio, custo, seco

  • Departamento de Informtica

    Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados 5

    Estrutura da BD em Excel Uma lista de dados ou tabela tem o seguinte formato: colunas, tambm denominados campos (terminologia tradicional),

    que consistem em clulas que contm sempre o mesmo tipo de dados;

    linhas, tambm denominados registos em terminologia tradicional, que mais no do que uma ocorrncia de todos os campos de um elemento da lista; cada elemento da lista, mostra os atributos (propriedades) da entidade que pretende representar. Ex. a lista de clientes, permitira conhecer as propriedades relativas a um determinado cliente representado (nome, morada, telefone, saldo, etc.).

    Exemplo:

    Operaes sobre a BD em Excel insero de registos alteraes em registos remoo de registos consulta/pesquisa de dados, permitindo a especificao ou no de

    critrios de pesquisa, atravs de filtragem ou extraco. outras: ordenaes e anlises estatsticas. Exemplos: localizar itens de inventrio com um custo superior a 100 .

    Criar Base de Dados Numa folha, assegurar formato de tabela ou lista com:

    nomes de campos registos

    Deixar pelo menos uma linha e uma coluna em branco entre a lista que constituir a base de dados e outra informao

    A lista seleccionada automaticamente desde que o cursor esteja posicionado em qualquer clula da BD

    Cdigo Designao Preo Armazm Existncias Q_alertaP1 Aab 100 A1 1000 1500P2 Abc 150 A2 300 2000P3 Acd 130 A3 4240 3000P4 Bab 200 A1 2341 1000P5 Bbc 140 A3 900 1500P6 Abc 170 A2 1856 2000P7 Xbc 110 A3 1749 1500

  • Departamento de Informtica

    Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados 6

    Para efectuar uma operao de BD, o Excel assume como BD a folha activa, ou seja todas as clulas que no sejam separadas (com colunas ou linhas em branco) volta da clula activa.

  • Departamento de Informtica

    Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados 7

    Algumas Consideraes O contedo dos campos da BD, pode ser:

    valores frmulas nulo ( de espao)

    Utilizar um campo (coluna) separado para cada item de dados, que se pretenda manipular individualmente;

    Utilizar sempre o mesmo formato de dados para toda a coluna; No introduzir espaos no incio das clulas; Se houver outra informao abaixo da lista:

    ao inserir novas linhas, poderemos receber mensagem a dizer que a bd no pode crescer;

    se ficarem sem separao, sero posteriormente incorporados na bd, com as consequncias possivelmente nefastas da decorrentes.

    Formas de Trabalho com a BD Edio normal Formulrio: Modo Edio ou Pesquisa. (Este ltimo modo proporciona uma interface mais amigvel (tipo ficha), mostrando um registo de cada vez) Opes menu Dados Funes de base de dados (j abordadas em Informtica I), a que

    acrescentaremos a funo Bdobter, que extrai um nico registo que corresponde aos critrios especificados da maneira normal.

    Gesto de BD com Formulrio colocar cursor numa qualquer clula da BD menu dados, formulrio Mostra caixa de dilogo com: um registo de cada vez para todos os campos mostra indicao do registo corrente e nmero total de registos

  • Departamento de Informtica

    Informtica II Cap. I - Excel como Base de Dados 8

    mostra botes de operao novo - para adicionar registo eliminar - para remover registo restaurar - para desfazer alterao corrente localizar anterior localizar seguinte critrio - permite especificar critrio num ou mais campos com a barra de elevador, so visualizados sempre todos os

    registos, independentemente da especificao ou no de critrios.