Auditoria Interna nos Serviços Auditoria Interna nos Serviços de Hemoterapia

Conceitos

“Auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de garantia e consultoria, concebida para adicionar consultoria, concebida para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização.”

Fonte: The Institute of Internal Auditors

Colabora com a organização para:

� Atingir seus objetivos através de uma abordagem sistemática e disciplinada,

� Avaliar e melhorar a efetividade dos � Avaliar e melhorar a efetividade dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança.

Fonte: The Institute of Internal Auditors

Importância de Auditoria Interna

� Oportunidade de Melhoria nos processos

� Visualização do sistema atual, atual,

� Agrega valor a Instituição,

� Segurança transfusional,

� Gerenciamento de riscos,

� Rastreabilidade.

Normas que solicitam a solicitam a execução de auditoria interna

Portaria 1353

Art. 178� “A Direção do serviço de hemoterapia deve implantar

processos de auditorias internas com o objetivo de verificar o cumprimento dos requisitos pré-definidos”verificar o cumprimento dos requisitos pré-definidos”

� Parágrafo único: Os resultados devem ser registrados e revisados pela direção do serviço de hemoterapia e pela área auditada com proposição de ações corretivas e preventivas

Portaria 1353 de 14/06/2011

ISO 9001:2008

Monitoramento e Medição

Auditoria Interna

A organização deve conduzir auditorias internas, em A organização deve conduzir auditorias internas, em intervalos planejados para determinar se o SGQ:

a) está com as disposições planejadas com os requisitos desta norma e com o SGQ da organização.

b) Está mantido e implementado eficazmente.

Fonte: ABNT NBR 9001:2008 de 28/12/08

� Um programa de auditoria deve ser planejado,levando em consideração a situação e a importânciados processos e áreas a serem auditadas, bem comoos resultados de auditorias anteriores.

� Os critérios de auditoria, escopo, freqüência emétodos devem ser definidos.

ISO 9001:2008

� Os critérios de auditoria, escopo, freqüência emétodos devem ser definidos.

� A seleção dos auditores e a execução das auditoriasdevem assegurar objetividade e imparcialidade doprocesso de auditoria.

� Os auditores não devem auditar seu próprio trabalho

Fonte: ABNT NBR 9001:2008 de 28/12/08

� A administração responsável pela área que está sendoauditada deve assegurar que quaisquer correções eações corretivas necessárias sejam executadas, emtempo hábil, para eliminar não conformidadesdetectadas e suas causas.

ISO 9001:2008

� As atividades de acompanhamento devem incluir averificação das ações executadas e o relato dosresultados de verificação.

Fonte: ABNT NBR 9001:2008 de 28/12/08

A A B B“O banco de sangue ou de serviço de transfusão devem ter políticas, processos e procedimentos para garantir que avaliações internas e externas das operações e do sistema de qualidade são programadas e conduzida”.

“Os resultados das avaliações internas e externas deve ser revista por pessoal com responsabilidade pela área a ser avaliada”

“Quando forem tomadas medidas corretivas, deve ser desenvolvidas, implementadas e avaliadas em conformidade do processo através de ações corretiva e preventiva”.

ONA 2008

Requisito padrão do Nível I - Gestão e Liderança.

“ Deve-se executar auditoria Interna sistemática, visando a manutenção e a melhoria do sistema de gestão”.melhoria do sistema de gestão”.

Equipe de Avaliadores:“A equipe de avaliadores deve ser de acordo

com o tipo de Organização Prestadora de Serviços de Saúde (OPSS) que será avaliada, conforme definido na Norma de Processo de Avaliadores correspondente.

Cada equipe deve possuir um avaliador líder.”

Fonte: Organização Nacional de Acreditação 29/03/10

Benefícios em ser um auditor

� Conhecimento de todos os processos,

� Conhecimento de todas as normas,

� Reconhecimento pelos colaboradores,

� Reconhecimento pela Alta Direção,� Reconhecimento pela Alta Direção,

� Visão sistêmica

� Analise de melhorias

� Avaliação do processo quanto a

veracidade

Como selecionar uma equipe de Auditores?

� Analisar colaboradores que:� Se destacam no local de trabalho,

� Tenha conhecimento nos processos de � Tenha conhecimento nos processos de trabalho,

� Tem interesse em agregar valor intelectual,

� Tenha espírito de equipe e saiba trabalhar com a diversidade,

� Tenha disponibilidade de horários.

Questão Interativa

Como selecionar colaboradores para equipe de auditores internos?

a) Pelo Cargo ou função

b) Pelo grau de amizade0,0%

1,4%A

B

c) Pelo conhecimento dos processos e espírito de trabalho em equipe

d) Pela indicação da Alta direção

1,4%

97,2%

0,0%B

C

D

Como elaborar um check-list?

Avaliar as normas que serão auditadas e elaborar � Avaliar as normas que serão auditadas e elaborar questionário para auditoria,

� Avaliar todos os pontos importantes que deverão ser analisados além do setor

� Exemplo: Gestão de Pessoa, Gestão Financeira, Gestão de Infraestrutura, Gestão de Materiais e Fornecedores, etc.

Exemplos de Check List

4.2.3 controle de DocumentosAvaliar como é executado fluxo de recebimento de documentos e descarte

de obsoletos.Analisar no mínimo 3 procedimentos quanto a revisão atualizada

4.2.4 controle de RegistrosAvaliar uso das FC´S e se as mesmas encontram-se no computador com

revisão atualizada. Avaliar se existe mais de 1 pasta no computadorAvaliar rasuras e informações canceladas.

5.3 Política da Qualidade5.3 Política da QualidadeAvaliar conhecimento dos funcionários quanto a missão e política da

qualidade da ColsanAvaliar se existe display e quadro com as informações.

5.4.1 Objetivos da QualidadeAvaliar se funcionário tem conhecimento sobre a importância e sobre o que

contempla o documento.

5.5.1Responsabilidade, Autoridade e ComunicaçãoAvaliar se os funcionários têm conhecimento sobre organograma, nome dos

seus superiores e se executaram treinamento de integração.

Questão Interativa

Para elaborar um check list devemos analisar:

a) Normas, RDC, portaria e procedimentos que serão seguidos e avaliados

b) Questionário de 1,1%

97,8%A

Bb) Questionário de Inspeção da Vigilância sanitária

c) Questionário dos laboratórios internos

d) Questões que a Diretoria necessita avaliar

1,1%

0,0%

1,1%B

C

D

1ª. Etapa para execução de Auditoria

� Planejamento (Anual)

� Plano de auditoria (Calendário)

� Estudo da documentação

� Preparação do check-list ou Listas de Verificação

� Registros de Auditorias Anteriores ( se houver)

Exemplo de Plano Anual e calendário

DATA LOCAL SIPOC SUB-PROCESSO HORÁRIO AUDITORES

01/09/11 Sede VIII Treinamento de funcionáriosAdmissão de funcionáriosDemissão de funcionários

09:00 AnaMario

01/09/11 Sede VI Inspeção de Recebimento de MateriaisSolicitação de Materiais, Análise de Requisição e Distribuição.Qualificação de FornecedoresAvaliação de Novos EquipamentosAvaliação de Novos Materiais (*4)

14:00 ArthurHeitor

Logo da Instituição

Nome da Instituição Ano _____

Tipo de auditoria – Ex: Auditoria Interna Nº da Rev.

Integral ( ) Parcial ( ) Nº Auditoria (do ano) Nº de folhas

Avaliação de Novos Materiais (*4)Aquisição de Materiais Permanentes e EquipamentosRecebimento de EquipamentosAquisição, Inclusão e Alteração de Materiais

13/09/11 Sede III Planejamento de Coleta Externa ProcessamentoDistribuiçãoRecuperação de Materiais/Autoclave

08:00 GuilhermeBrunno

27/09/11 Sede VII Manutenção Corretiva de Equipamentos e Predial CalibraçãoManutenção Preventiva de Equipamentos Manutenção Preventiva Predial Inspeção de Equipamentos

14:00 AndreaMarcus

� Reunião de abertura

� Coleta de evidências objetivas

� Fechamento da auditoria local

2ª. Etapa da Auditoria

� Fechamento da auditoria local

� Reunião de fechamento Total

� Relatório Não Conformidades Observações

� Avaliação da Eficácia do Sistema de Gestão

Como executar uma auditoria Interna?

� Abordar e questionar o auditado de acordo com o check-list,

� Descrever todas as conformidades e não conformidades encontradas com conformidades encontradas com rastreabilidade de todas as evidencias observadas.

� Se necessário anexar cópia.

Como relatar ao meu colega que encontramos uma não conformidade

na área de trabalho dele?

� 1º. Relatar todas as conformidades encontradas,

� 2º. Relatar as não conformidades sempre com naturalidade e transmitindo que trata-se de melhorias nos processos,com naturalidade e transmitindo que trata-se de melhorias nos processos,

� 3º. Analisar com os auditados se todos os itens são procedentes, dar possibilidade para argumentação.

Como tratar uma não conformidade?

� Constatado uma não conformidade, deve-se:

� Relatar a falha ao gestor local;

� Discutir o motivo da falha e avaliar ações � Discutir o motivo da falha e avaliar ações corretivas;

� Estabelecer critérios, responsáveis e prazos para ações;

� Monitorar prazos de ações.

Ferramentas utilizadas para tratamento de não conformidades

� PDCA � Ishikawa

Questão Interativa

Como deve ser executado o trabalho após constatar uma não conformidade no processo?

a) Relatar a não conformidade à gerencia responsável e solicitar ações imediatas.

b) Relatar ao gestor local e solicitar que o mesmo execute ações corretivas necessárias para resolução do problema

7,5%

2,5%A

Bresolução do problema encontrado.

c) Solicitar a garantia da qualidade que resolva o problema junto ao gerente

d) Analisar possíveis causas, avaliar ações corretivas; estabelecer critérios, responsáveis e prazos para ações; monitorar prazos de ações.

90,0%

0,0%C

D

Visão pós auditoria

� Inicialmente – 1ª auditoria : Assustador“Não vamos conseguir”

� Após 1 ano: Encontrado algumas melhorias “Vejo uma luz no fim do túnel”“Vejo uma luz no fim do túnel”

� Ao longo do tempo: Visão sistêmica, melhoria contínua

� “Até que funciona”

Apresentação da NormaNBR ISO 19011Auditor Interno

� Conduta Ética: fundamentos da profissão: Integridade,confidencialidade e discrição são essenciais ao auditor.

� Apresentação Justa: Obrigação em informarhonestamente e com precisão.

Princípios da Auditoria

� Descobertas, conclusões e relatórios de auditoria refletemde maneira justa as atividades da auditoria.

� Quaisquer desentendimento ou opiniões divergentesdevem ser relatadas.

� Cuidado profissional: Auditores devem tomar cuidadoconforme a importância da tarefa que eles executam e aconfiança colocada neles pelos clientes de auditoria eoutras partes interessadas.

Evidência de auditoria

� Conjunto de fatos comprovados e pertinentes

� Convincente à pessoas leigas, permitindo-as chegar às mesmas conclusões do auditor. mesmas conclusões do auditor.

� Fidedigno,

� Relevante

� Com credibilidade e suporte à conclusão do auditor.

� Com total relação com os objetivos da auditoria.

Atenção

� Inicie o processo tendo percepção positiva da auditoria.

� Existem emoções somente em ouvir a palavra “Auditoria”.

� Lembre-se: “Existem pessoas sendo auditadas”, ponha-se no lugar deles.

� Cumprir com o escopo da auditoria.

� Tratar as pessoas auditadas da melhor forma possível

para que os objetivos sejam atingidos.

� Reagir com sensibilidade as situações de pressão em

Atribuições do Auditor

� Reagir com sensibilidade as situações de pressão em

que a auditoria é realizada.

� Comprometer toda sua atenção ao processo da

auditoria.

� Realizar auditoria sem desvios causados por distração ou

perda de foco.

� Conduzir auditoria com sucesso;

� Organizar seu tempo, suas atividades e documentos de modo a atingir seus objetivos. � “Lembrar que auditoria tem um tempo determinado”.

Atribuições do Auditor

� “Lembrar que auditoria tem um tempo determinado”.

� Comunicação (colocar idéias, formular perguntas, manter um diálogo)

� Analise de informações (objetiva e baseadas em fatos).

� Acreditar em sugestões (Assumir que o modo do seu setor utiliza para fazer as coisas não é o único ou o melhor)

� Analisar sempre:

Atribuições do Auditor

� Analisar sempre:

� O que é importante e crucial;

� O que é relevante;

� Quando persistir com suas questões e quando parar.

Cuidado...

� Evite discussões com o pessoal da área auditada, administre a situação.

� Comprove pessoalmente todas as informações verbais (busque evidências, não acredite somente no que é dito).(busque evidências, não acredite somente no que é dito).

� Avalie e verifique, sempre que possível, o local e a área de trabalho.

� Evite críticas ou colocações desagradáveis em qualquer circunstância.

� Não faça piada, durante a auditoria, é desagradável.

� Demonstre organização mesmo nos pequenos detalhes. Tente conhecer o assunto, prepare-se previamente e tenha disciplina.

Cuidado...

� Não dê sugestões durante a auditoria, apenas registre os fatos. O auditor não tem poder de decisão.

� Descreva os problemas de forma adequada com registro de todas as evidências para que posteriormente não tenha dúvidas sobre a auditoria.

� Dúvidas e discordâncias entre os auditores devem ser resolvidas posteriormente, nunca na frente do auditado.

� Nunca infira conclusões, pensamentos, fatos ou idéiasalém daquelas informadas durante a auditoria. Cuidado,você pode cair em contradição.

� Seja sempre aberto, receptivo para todas as pessoas. Oauditor deve estar sempre bem, durante a auditoria.

Cuidado...

auditor deve estar sempre bem, durante a auditoria.

� Não se entusiasme com seu conhecimento e procureouvir mais (cuidado para não trocar de papel de auditorpara auditado, o auditor pergunta e deixa o auditadofalar a vontade)

� Mantenha sempre o respeito e interesse à todas aspessoas auditadas. Procure agir profissionalmente e comética.

O porque da Auditoria

� Atender as normas da qualidade;

� Manter e melhorar a conformidade e a eficiência dos sistema de qualidade;eficiência dos sistema de qualidade;

� Elemento de desenvolvimento do sistema de gestão da qualidade;

� Garantir a confiabilidade e a segurança no trabalho

Questão Interativa

Quais são os princípios básicos dos auditores internos

a) Conduta ética - integridade, apresentação justa – honestidade, cuidado profissional – demonstrar confiança

b) Ser alegre – estar sempre sorrindo, ser comunicativo – fazer piadas, dar sugestões e executar consultoria

1,2%

97,6%A

Bpiadas, dar sugestões e executar consultoria

c) Ser sério – demonstrar autoridade, não aceitar sugestões, solicitar que seja respondido apenas o que foi perguntado

d) Acreditar somente no que é falado e não no que é visto, trazer informações de outros setores para analisar se é fidedigno, executar trabalho de espião .

0,0%

1,2%

1,2%B

C

D

OK, mas por onde começamos...

Renata Rizzo

Diretora de Gestão da QualidadeDiretora de Gestão da Qualidadee-mailqualidade@colsan.org.brcolsan91@terra.com.br

Telefone 5511 50510772