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FACULDADES INTEGRADAS CLARETIANAS

RIO CLARO

SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGÜE

ARQUIVO E SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO PELA BUSCA

FÁCIL DE INFORMAÇÕES (DOCUMENTOS) NA ROTINA

DIÁRIA DO SECRETÁRIO.

MARCIA MACEDO DE FREITAS

RIO CLARO – SP

2003/2004

FACULDADES INTEGRADAS CLARETIANAS

RIO CLARO

ARQUIVO E SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO PELA BUSCA

FÁCIL DE INFORMAÇÕES (DOCUMENTOS) NA ROTINA

DIÁRIA DO SECRETÁRIO.

MARCIA MACEDO DE FREITAS

Monografia apresentada como exigência parcial para obtenção do grau de Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngüe, à comissão de Avaliação das Faculdades Integradas Claretianas, sob orientação da Professora Cleusa Aparecida Teresin Curila

RIO CLARO – SP

2003/2004

A Comissão de Avaliação das Faculdades Integradas Claretianas considera aprovada a presente monografia.

Profª. Cleusa Aparecida Teresin Curila - Orientadora

Profª. Elisabete Scaglia Trento

Marcia Macedo Freitas

Agradeço a Deus, a meus pais,

minhas irmãs, meus amigos (as) de classe Márcia, Marta, Carina, Vanderlei, Nivaldo, Sandra, Priscila e Luciene, a todos os professores principalmente a Cleusa e Elisabete que me ajudaram a concluir esse trabalho tendo muita paciência.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO ...................................................................................1

Capítulo 1- GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO.............5

1.1 Conceito........................................................................................................ 5

1.2 Organização................................................................................................... 9

1.3 Arquivo de Prosseguimento ........................................................................ 10

1.4 Transferência............................................................................................... 12

1.5 Tipos de Arquivo........................................................................................ 13

1.6 Atualização de Arquivos ............................................................................. 15

1.7 Centralização e Descentralização................................................................ 16

Capítulo 2 - ARQUIVAMENTO .....................................................18

2.1 Arquivo por Assunto ................................................................................... 18

2.2 Equipamento de Arquivo........................................................................... 19

2.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos............................................... 20

2.4 Arquivo Geográfico.................................................................................... 21

2.5 Arquivo Numérico...................................................................................... 23

2.6 Sistemas de Arquivamento nas Empresas .................................................. 25

CONCLUSÃO ...................................................................................27

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...........................................29

RESUMO A seguinte monografia trata do sistema de arquivamento, pois são muitos os

papéis a serem trabalhados no dia a dia do profissional secretário. Foi realizada uma

pesquisa bibliográfica, em que os autores ajudam a encontrar o melhor sistema de

arquivamento para empresa. Pôde-se verificar que existem vários métodos de

arquivamento: o arquivo por assunto, são arquivados os papéis, como por exemplo de

viagens nacionais e internacionais; o arquivo geográfico, em que são arquivados por

cidades, bairros, paises, territórios, estados e assim por diante; o arquivo numéricos que é

um dos sistemas mais fáceis, é arquivo por número, basta colocar um numeração. Seguindo

um desses sistemas ficará mais fácil e rápido manusear o arquivo. O trabalho levantou o

seguinte problema: a falta de um sistema de documentos ou informações arquivadas já há

algum tempo, pode atrasar um serviço ou até mesmo causar a perda de um negócio.

Também foi levantado a hipótese para uma melhoria no sistema de informação com busca

de documentos criados e os critérios adequados, então pode-se agilizar no resgate de

documentos e poderá, assim, beneficiar o profissional na administração do seu tempo e no

departamento. O objetivo da pesquisa foi de auxiliar as empresas a ter um arquivo bem

estruturado. Sendo assim, esse foi o objetivo desse trabalho, mostrar para as empresas

como organizar um arquivo possibilitando o rápido manuseio de forma compactada,

facilitando a busca de acordo com a necessidade da empresa.

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INTRODUÇÃO

O assunto a ser desenvolvido nesta monografia encontra-se na área de Recursos

Secretariais, o qual aborda os temas relacionados à profissão de secretário.

NATALENSE (1998) declara que a palavra secretária vem do latim ‘‘secretum’’,

que significa lugar retirado, solidão, audiência secreta, particular, segredo, mistério, o que

significa que tem que ser o mais discreta e ética possível, ser também responsável, serena,

diplomata, organizada, amável com todos e entusiasta. Pertence ao comportamento

profissional da secretária pelo saber, o silêncio diante de qualquer espécie de fofoca, assim

como a ausência de crítica ao trabalho realizado por terceiros.

No período de 1940-1990, a força de trabalho feminina passou de 2,8 milhões

para 22,8 milhões de pessoas, aumentando sua participação na população ativa do país de

19% para 35,5%. Em 1940, quase a metade (48%) da população ativa feminina estava

concentrada no setor primário da economia. Em 1990 mais de dois terços (74%) da

população ativa feminina estava concentrada no setor terciário, principalmente em algumas

atividades, como serviços comunitários, serviços de educação, serviços de saúde e serviços

domésticos.

NATALENSE (1998, p.6) “ O secretário passa atuar na nova sociedade industrial

(...) a profissão mantém-se eminentemente masculina até o século XX ’’. NATALENSE

(1998) relata que o trabalho era desenvolvido pelo homem como a fonte de renda familiar,

com conseqüência das duas e inesquecíveis guerra o homem largou seu trabalho para lutar

no serviço militar. As mulheres tiveram que lutar e conquistar seu espaço. Depois as

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mulheres eram fontes de sustento de sua família para a sobrevivência, enquanto os homens

lutavam e morriam nos campos de batalha. Isto ainda predominava, o homem no mercado

de trabalho até o século XX. Após esse século, o mercado estava sofrendo alterações

constantes, as mulheres por sua vez estavam conquistando cada vez mais o seu espaço, e o

melhor de tudo, sem preconceitos. Sendo visto até o presente momento, nas indústrias, no

comércio, nas mecânicas e outros ramos mais, até mesmo o trabalho braçal e serviços

perigosos passam a ser executados por mulheres, passando de uma simples dona de casa

para uma grande empresária de sucesso.

Afirma NATALENSE (1998), que nos anos 50, o secretário era apenas o ‘‘braço

direito’’ do chefe como são afirmadas nos diversos mitos da profissão. Ele apenas

datilografava e assessorava o executivo em seus negócios particulares.

Destaca NATALENSE (1998), que nos anos 60, inicia-se no Brasil, a formação dos

gerentes. E como cada gerente necessitava de um secretário, mais e mais a profissão era

desvalorizada, chamada agora, de “cartão de visita” da empresa ou simplesmente “enfeite”

porque não havia trabalho para ele e para o gerente.

Relata NATALENSE (1998), que nos anos 70, inicia-se o treinamento para os

secretários, a primeira grande mudança. Na década de 80, especificamente em 30 de

setembro de 1985, a profissão de secretária foi regulamentada através da lei nº 7.377 e em 29

de abril de 1987, foi criada a Categoria Diferenciada-Secretárias.

O enriquecimento das tarefas de uma secretária moderna pode ser visto num

comparativo de dois tipos estanques: o antigo e o atual. Evidentemente a apresentação desses

tipos tem em vista apenas um efeito didático, já que é possível encontrar secretários do

passado que apresentam desempenho de assistente administrativa e de suporte para

executivos. Da mesma forma, é possível encontrar quem defenda o ponto de vista de que a

profissão do secretário deve compreender somente as tarefas de secretariado. Mantendo-se,

portanto, aberta a discussão, pode-se dizer que antigamente o secretário atendia a um

executivo e que hoje ele é assistente da empresa ou de uma área, como por exemplo a

diretoria.

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Há diversas rotinas a cargo de secretário dentro de um escritório como: organização

do seu ambiente de trabalho, agendamento dos compromissos dos chefes, organização de

arquivos, reuniões, atendimento a clientes externos e internos, viagens, correspondências,

como a participação ativa do secretário em todas as atividades inerentes às funções

secretariais tanto na empresa pública como na empresa privada.

O tema desse trabalho ARQUIVO E SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO PELA

BUSCA FÁCIL DE INFORMAÇÕES (DOCUMENTOS) NA ROTINA DIÁRIA DO

SECRETÁRIO, foi escolhido a partir da necessidade do secretário, de aprender a organizar

os arquivos das organizações, visando um melhor desenvolvimento de sua rotina, pois, o

processo de arquivamento de documentos é muito importante e precisa ser gerenciado a

todo momento.

O problema investigado e existente é que a falta de um sistema confiável de busca

de documentos ou informações arquivadas já há algum tempo, pode atrasar um serviço ou

até mesmo causar a perda de um negócio.

A provável hipótese de uma melhoria é que se ocorrer um sistema de informação

com busca de documentos criados e os critérios adequados, então pode-se agilizar no

resgate de documentos e poderá, assim, beneficiar o profissional na administração do seu

tempo e no departamento

Segundo relata PAES (1997, p.35) “ Se arquivo é um conjunto de documentos

recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas

atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alterações,

seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro

significado de sua documentação”.

Este aspecto revela um dilema de todos os Secretários Executivos dispostos a

possuírem um arquivo de fácil localização e manuseio dos documentos.

Dentro deste contexto os objetivos deste trabalho são:

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Analisar como o secretário faz a organização do arquivo frente às suas novas

funções, descrever formas de organizações de arquivos, apresentar as possíveis formas

consideradas mais adequadas para uma melhor organização e manuseio do arquivo.

Embora arquivo pareça ser um assunto antigo, existe a necessidade de trabalhos

nesta área, pois a pesquisa e seus resultados ajudam a entender e desenvolver da melhor

forma possível a organização do mesmo. Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, uso, avaliação e

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento

para guarda permanentes. A função primordial dos arquivos é guardar e disponibilizar as

informações contidas nos documentos.

Será desenvolvido em capítulos, para melhor compreensão das técnicas de

arquivos e como fazê-los

CAPÍTULO 1- GESTÃO DE DOCUMENTO

1.1 Conceito 1.2 Organização 1.3 Arquivo de Prosseguimento 1.4 Transferência 1.5 Tipos de Arquivo 1.6 Atualização de Arquivo 1.7 Centralização e Descentralização

CAPÍTULO 2- ARQUIVAMENTO 2.1 Arquivo por Assunto 2.2 Equipamento de Arquivo 2.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos 2.4 Arquivo Geográfico 2.5 Arquivo Numérico 2.6 Sistema de Arquivamento na Empresa

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CAPÍTULO 1- GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVO 1.1- Conceito A fonte de informação principal de cada órgão governamental é o Documento,

primordial para o planejamento, administração e controle das operações governamentais,

refletindo à condução dos negócios públicos. Como forma de manuseamento adequado

para esses documentos, criou-se a Gestão de Documentos, que é definida como o conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, e uso de

avaliação e arquivamento dos documentos. (www.documentar.com.br, 2004).

O Secretário Executivo encontrou uma maneira para guardar de forma organizada

todos os documentos necessários para a organização, tornado-se uma fonte de retomadas

de informações na tomada de decisões.

Relatado no site www.documentar.com.br (2004), a Gestão de Documentos visa

assegurar a eficiência na produção, manutenção e destinação dos documentos, garantindo a

disponibilidade da informação; assegurar a eliminação dos documentos sem valor

administrativo ou científico; assegurar o uso adequado da micrográfica e outras técnicas

avançadas de gestão da informação; contribuir para o acesso e prevenção dos documentos

que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos.

Assim, o Secretário Executivo deixou de perder tempo com documentos

desnecessários, guardando somente os que têm muita importância.

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“Possui três fases básicas para o manuseio da documentação; a produção que é a elaboração dos documentos relacionados com a especificidade do órgão: elaboração e gestão de fichas e formulários, controle da produção e difusão dos documentos de caráter normativo e utilização de processadoras de palavras e textos. A utilização que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos e sua necessidade para o cumprimento de sua função administrativa. A terceira fase é a da destinação que envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos. (www.documentar.com.br p).

O Profissional Secretário está diretamente ligado à documentação, então é de

primordial importância que tais documentos estejam guardados organicamente dentro de

arquivos.

“A aplicabilidade de um programa de Gestão de Documentos tornou-se fundamental, na medida que define os níveis de aplicação : o primeiro é o Nível Mínimo, que estabelece que o governo deve contar com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao Arquivo Nacional daqueles de valor permanente; o segundo é o Nível Mínimo Ampliado que complementa o primeiro, com a existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário; o terceiro é o Nível intermediário, que compreende os dois primeiros e, a adoção de programas básicos relacionados com à elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos correntes, gestão de correspondência e documentos vitais, etc.. ; e o quarto é o nível Máximo, que inclui todas as atividades já descritas, complementadas por gestão de diretrizes administrativas, de

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correspondência e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de automação etc”. www.documentar.com.br( 2004, s/p)

Gorbea (1979) destaca que “arquivar” significa conservar numa mesma ordem,

devidamente classificados, toda correspondência e outros papéis relacionados a um

indivíduo ou uma empresa, com divisão geográfica, ou sobre determinado assunto, e assim

por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração, destruição ou perda e

ao mesmo tempo facilite a localização e manuseio dos documentos.

O Profissional Secretário precisa ser muito bem organizado, para que os papéis da

empresa sejam protegidos de forma que não haja perda ou danos nos papéis.

Existem vários tipos o arquivo público, que são órgãos governamentais, federais,

estaduais e municipais.

Relatado no site www.documentar.com.br (2004), arquivo público é o conjunto de

documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias

do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de

documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.

O Profissional Secretário está diretamente ligado aos documentos públicos, é

importante saber a função do legislativo, executivo e judiciário.

Dentro do arquivo há três espécies: corrente, intermediário e permanente. Como

cita o site www.documentar.com.br (2004).

Afirma ainda que o arquivo corrente visa ao maior aproveitamento da informação

disponível e necessária para a tomada de decisões. Sempre com o propósito de garantir a

eficácia e a facilidade na classificação dos documentos em sua fase corrente. A atividade

de arquivamento de documentos corrente dá-se através da inspeção, verificando se a

documentação destina-se ao arquivamento ou não da análise, examinando o modo como a

documentação deve ser arquivada, classificação caso a documentação ainda não seja

classificada, ordenação para dispor da documentação de acordo com a codificação,

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arquivamento para inversão do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecido, e

empréstimo, que se dá a retirada de dossiê do arquivo para empréstimo, fornecimento de

informações ou efetuar uma junta. (www.documentar.com.br, 2004)

É importante para o Profissional Secretário saber que o arquivo corrente tem uma

freqüência de consulta muito grande nos documentos, por isso deve ser classificado

corretamente.

No site www.documentar.com.br, (2004) comenta que os arquivos Intermediários

são documentos consultados com pouca freqüência, e os órgãos que os recebem e os

produzem podem solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou recorrer a um problema

específico, não havendo porém, a necessidade de serem conservados próximos aos

escritórios. Sua permanência é transitória. Inclui-se nesses fatos a questão dos direitos,

sendo que os setores que transferem estes documentos têm o direito de consulta ou de

tomá-los por empréstimo. O direito do setor que transferiu permanece, sendo que as

consultas deverão ser rápidas e precisas. Somente o setor que transfere é que pode

autorizar a consulta ou empréstimo a terceiros.

O Profissional Secretário precisa saber que o arquivo intermediário tem pouca

consulta de documentos, e quando necessitar desarquivá-los deve ser solicitado pelo

responsável que cuida do arquivo antecipadamente, e que uma vez retirado, o documento

não pode ficar por muito tempo fora, pois outras pessoas poderão utilizá-lo.

GORBEA (1979) afirma que arquivo permanente são documentos que,

eventualmente serão consultados, sendo que este pode ser histórico, jurídico legal e técnico

ou administrativo. A função do arquivo permanente é reunir, arranjar, descrever e facilitar

a consulta dos documentos oficiais de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua

custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se

úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.

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É necessário para o Profissional Secretário saber que o arquivo permanente não é

arquivado para sempre, pois algum dia pode precisar de um documento que está arquivado

há muitos anos.

1.2- Organização

TEIXEIRA (1995), afirma que todo arquivo necessita de condições de segurança,

precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso, sendo que:

segurança é um meio de prevenção de roubo e de livre acesso à

documentação confidencial.

precisão é a garantia de assegurar que qualquer documento que esteja

arquivado há muito tempo, possa ser recuperado no momento que for

solicitado.

Flexibilidade: arquivo flexível é aquele que acompanha o desenvolvimento

e o crescimento da empresa, sem nenhuma ou pouca complexidade.

acesso é a garantia de uma boa consulta para a localização dos

documentos.

O Profissional Secretário necessita ter muito cuidado com os documentos, para

que não haja danos ou problemas com ele.

Para arquivar rapidamente sem cometer erros, é preciso organizar os documentos

de modo compreensível a todos que utilizar o sistema.

“O grande problema da arquivologia contemporânea é o volume de papéis criados e acumulados pelas atuais administrações, e a necessária eliminação de documentos depois de

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devidamente avaliados. Para proceder a avaliação é necessário que se conheça a organização de que se originam os documentos, bem como complexo das fontes arquivística e documentação impressa, a avaliação há que se processada com perspectiva de conjunto em relação a documentação total. Por meio de análise, chega-se à atribuição de valores primários e secundários, que por sua vez, são medidos em termos de probatórios e informativos”.( WINSTON´S 1999, p.7).

O Profissional Secretário precisa fazer sempre uma atualização dos documentos

para não houver acumulo de papéis que não será mais necessário.

WINSTON’S (1999) declara que lidar com os papéis e documentos no escritório

não afoga o trabalho de superexecutivos. De fato, tratar de papéis eficientemente é parte do

repertório dos executivos de sucesso. Tem algo nos executivos do topo que os distingue do

resto, é a baixa tolerância para os papéis sem solução em cima de suas mesas.

“Alguma s dicas para não acumular os papéis: o primeiro ato é separar o que não interessa e jogar tudo fora; o segundo ato é passar adiante o que deve interessar a outras pessoas; em seguida, deve-se, agir fazer o que for preciso para acabar com o trabalho”. (WINSTON’S, 1999: p.07).

É importante para o Profissional Secretário ter uma boa organização, pois assim

facilitará muito o seu dia a dia no trabalho com o manuseio dos papéis, fazendo assim

conseguirá ter uma boa organização dos documentos de sua mesa.

1.3- Arquivo de Prosseguimento

MEDEIROS (1995) relata que esse tipo de arquivo é muito importante na

empresa, porque acompanha os assuntos pendentes como as cartas que aguardam

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respostas, duplicatas a cobrar, faturas a pagar, contratos a serem assinados, enfim inúmeros

assuntos que não devem ser simplesmente arquivados ou esquecidos. O arquivo de

prosseguimento é mais conhecido como arquivo de andamento, e precisa ser organizado

diariamente. Existem métodos tradicionais para esse tipo de arquivo como o cronológico,

alfabético e moderno.

É necessário para o Profissional Secretário saber que esse arquivo de

prosseguimento não pode ficar um dia sem consultÁ-lo, porque tem documentos com

prazo de pagamento, e se não cumprir com a data, terá problemas.

“Método C ronológico: em primeiro lugar, preparamos um jogo de doze guias com os nome dos meses e depois um jogo de guias numeradas de 1 a 31, representando os dias dos meses. À medida que os dias vão passando, devemos colocá-los nos mês seguinte.

Método Alfabético: as pastas são colocadas em ordem alfabética, nas margens superiores das pastas devem contar.

Pois assim, que conseguimos manter-nos numa boa organização a cada começo de mês e fim de mês, arquivo da empresa.

Método Moderno: É um desenvolvimento de tecnologia dentro das empresas pois existem computadores que usa um método que tem fichas prontas para um controle para o final de cada mês da empresa”. MEDEIROS (1999, p.146)

O Profissional Secretário tem que saber quais são os tipos de arquivo e as

características deles.

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1.4- Transferência

MEDEIROS (1999) afirma que há documentos que estão sujeitos ao fator tempo

isto é, há aquele que tem valor de um ano, outros de dois, três, cinco ou mais anos, outros

possuem valor permanente e nunca poderão ser destruídos.

O Profissional Secretário precisa saber que os documentos devem ser arquivados,

pois eles são de muito valor e nunca deve ser destruído.

GORBEA (1976) declara que é por isso que se tem uma transferência de papel

num arquivo grande, pois a transferência pretende liberar o arquivo de papéis sem

utilidade, manter o espaço disponível e fácil, o trabalho de arquivar documento em bom

estado de conservação e redução de despesas desnecessárias de equipamentos.

É necessário para o profissional Secretário fazer transferência dos documentos

porque a quantidade de papel é muito grande a fazendo assim dará mais espaço para os

próximos documentos.

GORBEA (1976, p.150) acrescenta que:

“Um sistema de transferência deve proporcionar um lugar onde se assegure a conservação do material transferido para evitar seu estrago, e a conservação da ordem estabelecida permitindo a localização do material no instante em que for necessário. O equipamento mais usado para a transferência, de documentos consiste em gavetas de metal ou caixas de papelão ondulado. Algumas das caixas de metal estão expressamente desenhadas para colocar-se uma sobre as outras, outras são colocadas em estante de aço. existem muitos tipos de caixa de papelão para transferência, elas reúnem as condições necessárias para a armazenagem de

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documentos. Algumas são reforçadas para ser colocadas uma sobre as outras, porém outras não são reforçadas e, portanto deve ser colocado em estantes com prateleiras de metal que lhes ofereçam maior sustento”.GORBEA (1976, p.150)

O Profissional Secretário precisa ter muito cuidado com os documentos para que

não aconteça nenhum dano com ele, por isso deve ser transferido para um lugar seguro, é

importante saber que existe um equipamento adequado que cabe todos os documentos para

fazer a transferência sem danificá-los.

1.5- Tipos de Arquivo

Existem tipos de arquivo que facilitam a procura no momento oportuno. O

primeiro tipo de arquivo é o arquivo ativo e inativo.

TEIXEIRA (1995) comenta que o arquivo ativo mantém arquivados os papéis de

uso, consulta e referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão.

Estrutura organizada para funcionar nas próprias áreas que o utiliza, armazenando e

ordenando documentos de uso freqüente e que, portanto tem de estar sempre ao alcance do

usuário, com a maior rapidez possível.

O Profissional Secretário precisa saber a importância do arquivo ativo pois ele

esta sempre com acesso.

TEIXEIRA (1995) declara que arquivo inativo guarda os documentos e papéis

que oferecem menos freqüência de uso, consulta ou referência, e deva ser organizado com

as mesmas técnicas e regras que prevalecem para o arquivo ativo, pois muitas vezes será

necessário a imediata localização e consulta.

O Profissional Secretário precisa ter consciência que o arquivo inativo não tem

muita freqüência de uso.

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Segundo o site www.acervo.com.br (2004), um bom acervo deve refletir a ação, a

vida da empresa e seu compromisso com diferentes públicos ou clientes, portanto, ele não

significa em absoluto aquilo que se chama de arquivo inativo. Um acervo pode ser

constituído de várias maneiras, dependendo do perfil de cada empresa, mas o fundamental

é que ele seja um sistema de informações articulado, de fácil acesso, e que possibilite uma

visão global dos processos, procedimentos e realizações da empresa, em todos os níveis,

para se tornar um instrumento de gestão significativo. As informações necessárias

precisam ser atualizadas e estar disponíveis às pessoas que mais necessitam delas.

O arquivo inativo tem que ser organizado de uma maneira que se possa ter acesso

fácil e rápido, sendo assim facilitará muito a consulta, e diminuirá o gasto de tempo

desnecessário ao Profissional Secretário.

“Destacamos as principais vantagens na organização do Arquivo Geral Inativo/AG:

Redução do espaço físico, proporcionando uma utilização mais otimizada;

Padronização do envio de documentos para o AGI, através de Guia de Remessa de Documentos;

Localização mais rápida do documento, utilizando o sistema exato;

Eliminação de documentos, com aplicação do Prazo de Prescrição de Documentos/PPD;

Treinamento aos usuários do novo sistema implantação e conscientização da necessidade de manutenção do mesmo;

Elaboração de Manual de Procedimento de Arquivo.” ( www.acervo.com.br, 2004, s/p).

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O arquivo bem organizado é uma vantagem que o profissional secretário quando

precisar manuseá-lo com rapidez, facilitando ao Profissional Secretário na busca de

informações.

1.6- Atualização de Arquivos

MEDEIROS (1999, p.150) comenta que há um método de transferência de

documento de um arquivo para outro, que manterá a atualização do arquivo, a seguir os

tipos de atualização de arquivo:

“Transferências periódicas são efetuadas em predeterminados intervalos como no arquivo inativo dependendo da sua freqüência de uso.

Transferências permanentes é feito em dias e hora que não é determinada, ou seja, quando já existe um acúmulo de papéis no arquivo ativo. Pois muito papel acaba atrapalhando o andamento do seu trabalho.

Transferências diárias são as mais recomendáveis porque mantém em ordem os arquivos ativos, todo documento arquivado já no mesmo instante é feito a transferência no arquivo. Onde é possível ver a validade e vencimento do arquivo para sua transferência”.MEDEIROS (1999, p.150).

Para não acumular muitos papéis o Profissional Secretário deve fazer as

transferências dos documentos no momento certo, facilitando assim o seu trabalho.

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Uma das maiores dificuldades com que se defrontam os escritórios, tanto

pequenos como grandes, é a falta de um sistema adequado de transferência pois o acúmulo

de papéis é muito grande.

1.7- Centralização e Descentralização

MEDEIROS (1999) relata que os arquivos centralizados são aqueles que reúnem

hum único local físico da empresa todos os documentos produzidos e recebidos,

centralizado as atividades de recebimento, distribuição e expedição. A centralização de um

arquivo tem muitas vantagens.

“Eficiência: Tem que ser eficiente e rápido no serviço que está fazendo no arquivo.

Responsabilidade: Tem que se mostrar um cuidado e uma proteção, pois a responsabilidade está em suas mãos.

Economia: É grande a economia de equipamento, de tempo gasto no arquivamento, na localidade em preparação de cópias adicionais e referenciais.

Uniformidade: É uma padronização de sistema dentro de um determinado arquivo.

Utilização: Amplia o uso do equipamento e conseqüentemente, alonga sua vida útil.” MEDEIROS (1999, p.151 )

Um arquivo bem organizado oferece grandes vantagens ao Profissional Secretário,

tais como economia de tempo, auxilio a tomada de decisões, eficiência e um número de

erros reduzidos na realização do trabalho por este profissional.

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PAES (1997), comenta que dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um

sistema centralizado oferece existe um treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo,

maiores possibilidades de padronização, redução de custos, economia de espaço e

equipamento.

Agora também existem suas desvantagens na centralização apontadas abaixo:

“Consulta dificultada: existe a necessidade de locomoção até o centro de arquivo, tal fato não ocorre com a descentralização em que o arquivo do departamento se encontra a sua mão Acúmulo de pessoas: Onde existe muitas pessoas no local onde estão colocados os arquivos, o que dificulta a consulta do documentos.

Dificuldade no sigilo: os arquivos ficam muito abertos à consulta generalizada, dificultando a manutenção do sigilo tão necessário a vida da empresa.” (MEDEIROS, 1999, p.152) .

MEDEIROS (1999), comenta que a descentralização, estabelece a organização de

arquivos descentralizados, ou departamentais, conforme a estrutura da empresa, as

vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo são exatamente o oposto da

centralização.

O Profissional Secretário precisa saber que as soluções variam de empresa para

empresa, já que existem vantagens e desvantagens em todos os métodos, o importante é

verificar quais as condições mais adequadas na empresa e aplicar o método mais

apropriado.

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CAPÍTULO 2 - ARQUIVAMENTO

2.1- Arquivo por Assunto

MEDEIROS (1999) relata que arquivo por assunto é um dos método mais difíceis

de arquivamento, porque as pastas têm que estar organizadas por assunto, e a maior

dificuldade é escolher uma palavra adequada para definir o assunto.

MEDEIROS (1999) afirma que para escolher a palavra adequada é importante

analisar a empresa, suas atividades e interesses, agindo assim, poderá fazer uma relação de

assuntos básicos que poderão ser divididos e subdivididos conforme a freqüência das

consultas e o acesso será rápido para localizar os documentos. Poderá ser arquivado da

seguinte forma:

“

Viagens aéreas documentação

Internacionais marítimas excursões

rodoviárias hotéis

promoção

vendas a crédito

vendas a vista

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Viagens aéreas excursões

Nacionais marítimas hotéis

rodoaéreas promoção

rodoviárias vendas a crédito

vendas a vista ”

Fonte: MEDEIROS (1999:168.)

“Terminada a relação de assuntos, com a respectivas divisões e subdivisões, podemos começar a aplicar o método de arquivamento. Os assuntos relacionados no exemplo constarão as fichas colocadas alfabeticamente”.(MEDEIROS,1999,p.158).

O Profissional Secretário que utiliza organizar o arquivo por assunto encontra

uma grande dificuldade, quando for procurar um documento poderá não encontrá-lo, pois o

assunto escolhido depende da interpretação de quem organizou o arquivo.

2.2- Equipamento de Arquivo

PAES (1997) declara que não importa se a empresa tem uma boa arrumação, uma

boa organização, um bom lugar em que os equipamentos estão atualizados para a empresa.

Pois quando estiver com todo o tipo de equipamento entregue em mãos de seu chefe, para

que ele possa ajudar em seu serviço, sem precisar ficar repetindo várias vezes o que ele

tem que fazer. Quanto a forma de se arrumar os documentos, existem três tipos de

arquivos, sejam fichas a serem arquivadas: vertical, horizontal e rotativo.

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“Horizontal, os documentos ficam uns sobre os outros em posição horizontal dento do móvel arquivador. O equipamento horizontal é mais utilizado para plantas, mapas e desenhos.

Vertical os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta

Rotativo os documentos são colocados de modo que possam girar em torno de um eixo vertical ou horizontal. O sistema é muito empregado em atividades que requerem grande quantidade de consulta”. PAES (1997, p.160.)

2.3- Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Segundo www.cenadem.com.br (2004), o (GED) Gerenciamento Eletrônico de

Documentos, é um sistema que usa a tecnologia da computação para captar, armazenar,

localizar e gerenciar versões eletrônicas dos documentos em papel.

O Profissional Secretário precisa conhecer o sistema GED, pois é muito útil e

prático de ser utilizado, já que ele terá o apoio da informática para auxiliá-lo.

“Apesar das previsões da chegada do escritório sem papel, as empresas continuam sendo inundadas por toneladas de documentos, onde nos próximos dez anos cairá a quantidade de documentos, pois o aumento da informação que esta dobrando a cada três ou quatro anos, levará o total de documentos impressos para mais que o dobro do nível atual. Controlar esta avalanche de papel é função básica de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos”. ( www.cenadem.com.br, 2004, s/p.)

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É importante que o Profissional Secretário esteja sempre atualizado, porque o

arquivo manual esta sendo desativado, pois a quantidade de papéis esta crescendo cada vez

mais nas empresas, e com o GED será reduzido o número de papéis.

Segundo o site www.cenadem.com.br (2004), o GED também dá maior segurança

para a informação e melhora a eficácia do funcionários, agilizando os processos de

trabalho. Além disso, permite reduzir valiosas áreas e os custos decorrentes, diminuindo

encargos da organização com o gerenciamento da informação.

O Profissional Secretário se tornará mais eficiente, e ainda terá mais tempo para

se ocupar com outras tarefas, pois este profissional nos dias de hoje acumula muitas outras

funções dentro da organização.

Segundo o site www.cenadem.com.br (2004), armazenar e compartilhar

documentos em imagens eletrônicas em vez de papel, oferece inúmeras vantagens. Ao

contrário dos documentos em papel, que só podem ser examinados em um só lugar por

vez, as imagens eletrônicas podem ser acessadas simultaneamente por vários estações

remotas de trabalho. Os documentos sempre estão disponíveis, muitas pessoas podem

acessar o mesmo arquivo ou documento simultaneamente. Além, disso os documentos e as

pastas não são mal arquivados.

Organizar os arquivos como imagens eletrônicas evita que os documentos se

desorganizem ou se percam, além de ocupar menos espaço, facilitando a realização de

tarefas para o Profissional Secretário.

2.4- Arquivo Geográfico

GORBEA (1976) destaca que o arquivo geográfico é arquivado por divisões

geográficas, ou seja, por países, territórios, estados, cidades, bairros e assim por diante. A

organização do arquivo geográfico dependerá dos distritos geográficos onde residem os

correspondentes, qual é o tipo de negócio que será o uso dos documentos arquivados.

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MEDEIROS (1999) aponta que o critério da organização do arquivo geográfico é

determinada pela empresa, pois não há uma regra uniforme para todos os casos, mas a

empresa dedica principalmente à exportação que inclui os papéis importadores.

MEDEIROS (1999) demonstra que existem vantagens e desvantagens no arquivo

geográfico, depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porte e dos objetivos da

empresa e a freqüência da utilização dos documentos.

Eis alguns casos em que se recomenda o uso do sistema geográfico.

“1 Empresas cujos departamentos de vendas organizam por áreas geográficas. Isso facilita grandemente o controle, a análise e o resumo das atividades e tais departamentos.

2 Organização que desempenham grandes quantidades de seus produtos ou mercadorias como material de segunda classe, exige que seja separada por estados e cidades ou bairros antes de fazer sua entrega.

3 Empresas de utilidade pública que prestam serviços a área de considerável extensão, para facilitar e apressar seus trabalhos nos arquivos.

4 Casas de venda por serviço de reembolso postal, casas editoras, casas de vendas por atacado e empresas de transporte também podem ser usadas no sistema de geográfico com uma grande vantagem”. (GORBEA,1976, p.106)

O arquivo geográfico tem como sua maior facilidade encontrar pessoas por uma

localização geográfica, para o Profissional Secretário essas informações podem ajudá-lo a

estar em contato com a pessoa que ele deseja manter a comunicação.

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2.5- Arquivo Numérico

MEDEIROS (1999) aponta que o arquivo numérico é um dos sistemas mais

fáceis de se manusear dentro de uma organização, pois é mais fácil de achar um documento

que precisa usar numa hora de extrema urgência é mais prático para a empresa no qual

trabalha. É importante que estabeleça todas as possíveis referências cruzadas, registrando-

as em guias inseridas na seqüência alfabética, para evitar dúvidas na hora da consulta.

Natureza e uso do Sistema Numérico.

GORBEA (1976) afirma que um dos requisitos de um bom sistema de

arquivar é poder localizar os documentos com facilidade e rapidamente ao serem eles

solicitados. Os seguintes são alguns dos casos em que o sistema numérico deve ser usado

de preferência a outros:

“1 Transação à base de crédito, as quais se identificam por números tais como contas por vendas em lojas de departamentos.

2 Pedidos de mercadorias a uma casa de vendas por serviço postal.

3 Pedidos de peças de automóveis enviados aos fabricantes.

4 Prêmios de apólices de seguro, contas bancárias, etc.

5 Empréstimos e hipotecas. 6 Casos nos escritórios de

advogados, consultórios médicos e dentistas.

7 Projeto dos contratantes e companhias construtoras.

8 estudante em instituições educativas.

9 Licenças de motoristas 10 Licenças de automóveis. 11 Patentes 12 Contratos”. (GORBEA, 1976,

p.124)

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GORBEA (1976) relata que esses itens, mencionados pela autora Sistema

de Arquivo e Controle de Documentos, são muito importantes dentro de um sistema de

arquivamento da empresa de trabalho.

Dentro de um arquivo numérico existem vários tipos de arquivo que são

esses abaixo:

MEDEIROS (1999) aponta que o método numérico simples, numera-se

pelos assuntos, clientes correspondentes, representantes pela ordem, de entrada dos

documentos, sem preocupação com a ordem alfabética. O método prevê três etapas e

utilizando o exemplo citado no método de uma empresa imobiliária, pode se iniciar:

“1ª etapa: as primeiras subdivisões de cada grupo recebem números de 10 em 10, por exemplo:

100-ADMINISTRAÇÃO 200- ALUGUEL 300-COMPRA

2ª etapa: as primeiras subdivisões de cada grupo recebem números 10 em 10 exemplo:

200- ALUGUEL 210- APARTAMENTO 220- CASA 230- ESCRITÓRIO

3ªetapa: as segundas subdivisões tem número de 01em01:

200-ALUGUEL 210-APARTAMENTO 211- APARTAMENTO DE SALA E

QUARTO 212- APARTAMENTO DE DOIS QUARTOS

213- APARTAMENTO DE TRES QUARTOS”. ( MEDEIROS, 1999, p.128).

PAES (1997) declara que o arquivo método duplex remove a dificuldade

apresentada pelo método decimal relativamente à previsão antecipada de todas as

atividades, pois o plano inicial não precisa ir além das necessidades imediatas, sendo

abertas nas classes a medida que outros necessidades forem surgindo.

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“Método Número Duplex: os números são dados de 10 em 10, para cada assunto principal. Na primeira etapa, tomando-se como exemplo a empresa imobiliária, tem-se”:

10- ADMINISTRAÇÃO 20-ALUGUEL 30- COMPRA A segunda etapa prevê as

primeiras divisões, mas o número principal vem do início, seguido de hífens e da divisão de 01 em 01, assim:

20-ALUGUEL 20-1 APARTAMENTO 20-2 CASA 20-3 ESCRITORIO A terceira etapa continua a

subdivisão, também de 01 em 01, como por exemplo:

20 ALUGUEL 20-1 APARTAMENTO 20-1-1 APARTAMENTO DE

QUARTO E SALA 20-1-2 APARTAMENTO DE DOIS

QUARTOS 20-1-3 APARTAMENTO DE TRES

QUARTOS.” MEDEIR OS (1999, p.179).

Este método é muito vantajoso ao Profissional Secretário, pois é a forma mais

simples de arquivar documentos, se considerarmos que o acúmulo de informação

documentada nos dias atuais é uma prática cotidiana, quando mais simples a organização,

será mais simples recuperar as informações.

2.6- Sistemas de Arquivamento nas Empresas

MEDEIROS (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que

não se utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento

pode ser útil para dar informações desejadas. A maioria dos arquivos estão mal

organizados, mal administrado e tudo isso acaba dificultando na hora que precisa fazer

uma localização imediata do documento.

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MEDEIROS (1999) aponta que ter um arquivo moderno, bem estruturado

facilitará muito na hora de consultar um documento, mas para que isso aconteça é

necessário que a empresa decida qual o melhor sistema de arquivamento. A empresa

precisa atingir um fim específico, logo abaixo algumas orientações sobre os três sistemas

de arquivamento, dentre os quais poderá escolher qual o método que será o melhor para

manusear o arquivo.

“Direto: o arquivo pode ser consultado diretamente sem necessidade de recorrer a um índice. Nesse sistema, inclui-se, principalmente o método alfabético de arquivamento e suas variações.

Indireto: o arquivo, nesse caso, depende de um índice para ser consultado. O sistema inclui em especial, o método numérico de arquivamento e suas variações.

Semi-Indireto: o arquivo pode ser consultado sem o auxílio de índices, mas com a utilização de tabelas em forma de cartão. Nesse sistema, há, por exemplo, o método automático, variedade do método alfanumérico”. ( MEDEIROS, 1999, p.163).

MEDEIROS (1999) relata que a empresa escolhe qualquer desses sistemas esta

mais ligado a ela, dependendo do campo de atividade, porte e objetivos de curto, médio ou

longo prazo, mas antes a empresa precisa compreender que o arquivo é memória viva da

empresa.

O Profissional Secretário deve saber observar como a empresa funciona, para

estabelecer qual o melhor método de arquivamento, qual facilitará para que ele organize e

recupere os documentos, na hora que eles forem necessários, ajuntando na tomada de

decisões.

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CONCLUSÃO

Ao fazer o levantamento dessa monografia teve-se a oportunidade de conhecer um

pouco mais sobre como manusear um sistema de arquivo em uma empresa.

Recapitulando sobre a Gestão de Documentos que é uma área da administração

geral que relaciona-se com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, no

uso e na destinação final dos mesmos. Ela cobre todo o ciclo de existência dos documentos

para arquivamento permanente. São na verdade, todas as atividades inerentes às idades

correntes e intermediárias dos documentos.

A Gestão de Documentos originou-se na época em que era impossível lidar com

os moldes tradicionais, e as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas

administrações. Assim, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a

partir da intervenção nas seguintes etapas do ciclo documental; produção, utilização,

conservação e destinação dos documentos.

De fato, a Gestão contribuiu para a garantia de que as políticas e atividades dos

governos fossem documentadas adequadamente; como também que o mínimo de

documentos inúteis fossem misturados à documentos de valor permanente; ao inibir a

eliminação de documentos de valor permanente; garantir definição da parcela de

documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país.

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GORBEA (1976 ) reforça essa idéia, quando diz que ter um arquivo na empresa é

muito importante, pois mantém os papéis organizados e protegidos contra deterioração,

destruição ou perda. Um bom serviço de arquivamento resulta com a combinação feliz do

melhor critério de classificar e dispor os documentos com a maneira acertada de tornar

esses documentos acessíveis a consulta de uma maneira fácil, prática e rápida.

O objetivo foi alcançado, pois ter um arquivo bem estruturado, de acordo com as s

e necessidade da empresa, só trará benefício ao profissional secretário, uma vez terá a

documentação organizada, portanto conservada e pronta para ser recuperado no momento

oportuno.

Segundo GORBEA (1976) o arquivo numérico é um dos sistemas mais fáceis de

se manusear, pois é mais fácil de achar um documento.

A hipótese foi confirmada através de pesquisa bibliográfica de GORBEA (1976)

que tendo um sistema de informação com critérios adequados poderá agilizar o resgate de

documentos, sendo assim beneficiará o profissional na administração do seu tempo quando

precisar de algum documento.

Novas pesquisas sobre gerenciamento eletrônico devem ser realizadas, pois a

tecnologia hoje está muito avançada, em uma empresa quanto menos papel tiver, melhor

será para ela, para dar continuidade a essa pesquisa é necessário que pesquisem mais sobre

gerenciamento eletrônico, pois é um sistema que usa a tecnologia da computação para

captar, armazenar, localizar e gerenciar versões eletrônicas dos documentos em papel.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS GORBEA,J. Arquivo e Controle de Documentos 2º ed. São Paulo: Atlas, 1976.

MEDEIROS, J.; HERNANDES,S. Manual da secretária. 6ªed. São Paulo: Atlas, 1999.

PAES, M. Arquivo teoria prática. 3ªed. Rio de Janeiro. Fundação Getulio Vargas, 1997.

TEIXEIRA,Z. Práticas secretariais. 3ªed. São Paulo: Erica,1995.

WINSTON’S, S. Segredos da Organização dos altos Executivos. Revista Secretária

Executiva. ed. Quantum 1999.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Disponível em 10 de maio de 2004

<http:// www.cenadem.com.br>.

Gestão de Documentos e Arquivo. Disponível em 20 de maio de 2004

<http:// www.documentar.com.br>.

Tipos de Arquivo: Ativo e Inativo. Disponível em 13 de abril 2004

<http:// www.acervo.com.br>.