arq7-diagnóstico organizacional [modo de compatibilidade]

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Estratégia e Desenvolvimento Corporativo - Prof. Dr. Jean Carlo Silva dos SantosGestão Estratégica de Recursos Humanos - Prof. Dr Jean Carlo Silva dos Santos

Tecnologia em Gestão de Recursos HumanosGestão Estratégica de Recursos Humanos

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Prof. Dr. Jean Carlo Silva dos Santos

EBAPE/FGV – PPGA/UFRGS

Estratégia e Desenvolvimento Corporativo - Prof. Dr. Jean Carlo Silva dos Santos 2


Método e Metodologia

TÉCNICAS

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Diagnóstico e Análise Organizacional

Metodologia de Levantamento, Análise, Desenvolvimento e Implementação de Métodos Administrativos

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Estratégia e Desenvolvimento Corporativo - Prof. Dr. Jean Carlo Silva dos Santos


• Método: Caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim.

• Metodologia: do grego meta (ao largo), odos(caminho), logos (discurso, estudo) e na prática consiste em avaliar, analisar e estudar os vários métodos disponíveis, identificando, explicando e justificando as limitações ou não, das implicações e possíveis resultados de suas utilizações

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• Para a Gestão Estratégica , a metodologia é a aplicação do

método pelo analista de estratégias através de processos

e técnicas específicas.

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• 1 – Seleção e reconhecimento dos sistemas;

• 2 – Estudo de viabilidade e de alternativas;

• 3 – Levantamento e análise detalhada da situação atual;

• 4 – Delineamento e estruturação do novo sistema;

• 5 – Detalhamento do novo sistema;

• 6 – Treinamento, teste e implantação;

• 7 – Controle, avaliação e atualização.

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Metodologia de Pesquisa em Organizações


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• Metodologia de Levantamento:– Determinação dos objetivos e abrangência do

trabalho;– Identificação detalhada das causas do problema e

suas variáveis e das circunstâncias que asdeterminam;

– Adoção de medidas corretivas que determinem ofim das causas e a eliminação dos seus efeitosdanosos, analisando prós e contras de cada umadelas;

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• Metodologia de Levantamento:– Aplicação das medidas corretivas testadas e

aprovadas, tidas como necessárias;– Avaliação dos resultados obtidos com a adoção das

medidas, procurando manter ou corrigir o que forpreciso. Pode haver ainda reavaliações periódicasem forma de auditoria.

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• Metodologia de Levantamento:

Determinar Objetivos

IdentificarCausas doProblema

AdotarMedidas

Corretivas

AvaliarResultados

ObtidosAplicarMedidas

Corretivas

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Modelos

Propostos

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Metodologia de Levantamento, Análise, Desenvolvimento e Implementação

de Métodos Administrativos



PROPOSTA DE DESENVOLVIMENTO DO PROJETO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1ª FASE

PROPOSTA

Definição do Projeto

Estudo do Projeto

Revisão e Aprovação

2ª FASE

ANTEPROJETO

Análise da Situação Atual

Estudo de Alternativas eViabilidade

Prototipação do Novo Sistema


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3ª FASE

PROJETO LÓGICO

Definição e Estruturação do Novo Sistema

Planejamento dos

Treinamentos Necessários

Revisão e Estimativa dos

Custos Operacionais


4ª FASE

PROJETO FÍSICO

Desenvolvimento

Treinamento

Teste


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5ª FASE

IMPLANTAÇÃO

Planejamento

Simulação


Execução Oficial

6ª FASE

MANUTENÇÃO

Avaliação

Ajustes

Rev. e Acompanhamento


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• 1ª FASE – PROPOSTA

– Primeiro contato travado entre equipe de OSM e usuário.

– Integração das partes para o estabelecimento de premissas (contrato profissional e psicológico)

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• 1ª FASE – PROPOSTA

DEFINIÇÃO

DO PROJETO

-Identifica-se o sistema a ser analisado e asunidades envolvidas (abrangência);

-Elaboração proposta macro (idéia geral);

-Defini-se o cronograma.

ESTUDO

DO PROJETO

-Definição dos profissionais que atuarão noprojeto (da área de OSM);

-Defini-se um cronograma físico-financeiro.

REVISÃO E APROVAÇÃO

-Apresentação macro das propostas iniciais,para aprovação do usuário.

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• 2ª FASE – ANTEPROJETO

– São levantados todos osdados e pesquisasnecessários ao projeto;

– É elaborado um estudo deviabilidade para solução doproblema/projeto.

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ANÁLISE DA SITUAÇÃO

ATUAL

-Realização de entrevistas, utilização dequestionários, observação pessoal, análise dedocumentos;

- Análise da Estrutura Organizacional;

-Tratamento das informações levantadas.

ESTUDO DAS ALTER-

NATIVAS

-Estuda-se algumas alternativas para soluçãodo problema;

-Análise do custo-benefício das propostas.

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PROTOTI-PAÇÃO DO

NOVO SISTEMA

-Desenha-se o escopo do novo sistema ecompara-se com o atual;

-Procedimentos macro e definição da equipeque trabalhará no projeto;

-Revisão de cronogramas físicos-financeiros.


-Apresentação completa do anteprojeto aousuário;

-Nesta fase o usuário aprovará ou não acontinuidade do projeto.

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• 3ª FASE – PROJETO LÓGICO

– Detalha-se conceitualmente o novo sistema ou a solução a ser implementada;

– Define-se o fluxo geral do sistema, abrangência, normas e procedimentos.

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• 3ª FASE –PROJETO LÓGICO

DEFINIÇÃO E ESTRUTURA DO NOVO SISTEMA

-Desenham-se os fluxogramas do sistema erotinas operacionais;

-Desenham-se as estruturas de dados einformações a serem trabalhadas;

-Define-se o sistema de informática a serimplementado;

-Desenham-se os formulários, lay-out,procedimentos.

PLANEJAMENTO DOS

TREINAMENTOS

- Planeja-se a necessidade de treinamentosnecessários para a implementação eoperacionalização do sistema.

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• 3ª FASE –PROJETO LÓGICO

REVISÃO E ESTIMATIVA DOS

CUSTOS OPERACIONAIS

-Novos cálculos de revisão dos custosoperacionais e estimativas de gastosextraordinários.


- Apresentação completa do projeto lógico,com objetivo de apresentar toda aestrutura conceitual do sistema a seraprovado pelo usuário.

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• 4ª FASE – PROJETO FÍSICO

– Produção real do sistema proposto;

– As atividades projetadas no projeto lógico serão colocadas

em prática nesta fase.

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• 4ª FASE – PROJETO FÍSICO

DESENVOL-

VIMENTO

-Efetua-se compras de equipamentos,softwares, hardware;

-Modificam-se lay-out e desenham-se osfluxogramas definitivos, procedimentos enormas, manuais, etc.;

TREINAMENTO -Realizam-se treinamentos com os usuários.

TESTE -É apresentado ao usuário o funcionamento donovo sistema.


-Avaliação dos resultados dos testes paraaprovação

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• 5ª FASE –IMPLEMENTAÇÃO

– Coloca-se em prática a solução adotada, ou seja, é realizada a implantação do sistema.

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• 5ª FASE – IMPLANTAÇÃO

PLANEJA-MENTO

-Cronograma completo para implantação;

-Como será implantado o novo sistema.

SIMULAÇÃO -Efetua-se um teste completo do sistema.


-A partir da simulação, aprova-se ou não aimplementação definitiva.

EXECUÇÃO OFICIAL

-Implantação oficial do sistema;

-Efetua-se as correções necessárias nasdocumentações dos sistemas, manuais, etc.

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• 6ª FASE – MANUTENÇÃO– Realiza-se o constante

acompanhamento,avaliações e atualizações dosistema

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• 6ª FASE – MANUTENÇÃO

AVALIAÇÃO

-Analisa-se os pontos de controle do sistema;

-Realiza-se entrevistas com os usuários;

-Documenta-se os pontos em desacordo;

-Avalia se a solução implementada atendeu àsexpectativas.

AJUSTES -São realizadas as correções necessárias paraajustes ou atualizações do sistema.

REVISÃO E ACOMPANHAM

ENTO

-Deverão ser realizadas revisões periódicas nosistema, com vistas à melhoria contínua.

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ESQUEMA INFORMAÇÕES RESULTADOS

-Suas disponibilidade internas

--Produtos e serviços a oferecer

--Necessidade dos clientes

- Aprovação da missão e do negócio da empresa

-- Estrutura atual

-- Relação de documentos

-(estatuto/regimento etc.)

-- Organograma atual

-- Dados para processar a análise

-- Comportamento do complexo

-- Patologias existentes

-- Conhecimento mais íntimo da organização

Racionalização Administrativa

- Funcionograma

- Proposta de uma novaestrutura organizacional

Visão das várias propostas apresentadas

Nova estrutura organizacional

- Análise das vantagens elimitações de cada proposta

-Escolha da alternativa mais viável

- Manual da organização

-Caracterização da melhoralternativa

-Divulgação dos objetivos eestimular a sua aceitação

-Homologação pela alta direção da empresa

- Realidade prática

DEFINIÇÃO DA MISSÃO E DO NEGÓCIO DA

EMPRESA

LEVANTAMENTO DE DADOS E INFORMAÇÕES

ANÁLISE FUNCIONAL/ ESTRUTURAL

APRESENTAÇÃO DE ALTERNATIVAS

SELEÇÃO DA ALTERNATIVA MAIS VIÁVEL

APROVAÇÃO E IMPLANTAÇÃO

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METODOLOGIA BÁSICA PARA AVALIAÇÃO DE PROCESSOS - MAP

ESQUEMA INFORMAÇÕES RESULTADOS-- Área de atuação

-- Objetivo

--Tempo e recursos necessários

-- Planejamento

-- Cronograma

-- Conhecimento da área

-- Conhecimento da situação atua

-- Processos desenvolvidos

-- Relação de documentos

-- Descrição da área

-- Fluxogramação dos processos

-- Documentos envolvidos

-- Visão sistêmica dos processos

-- Necessidade dos documentos

-- Pontos positivos e negativos

-- Conhecimento mais íntimo dosprocessos e documentos

-- Diagnóstico que possibilitará otrabalho de racionalização

-- Base consistente de dados

-- Alternativas das soluções

-- Eficiência e eficácia

-- Melhores níveis de qualidade

-- Eliminação dos desperdício

-- Subsídios para iniciar o treinamento

-- Dados para processar as mudanças (antiga X nova)

-- Desenvolvimento de pessoal

-- Implantação da nova sistemática de trabalho

-Conclusão dos resultados

-- Anomalias verificadas

-- Necessidades de alterações

-- Validação ou não das propostas

-- Quais ajustes necessários

-- Retroalimentação

Exames Iniciais

Levantamento de dados

Análise de dados

Proposta de solução

Treinamento/ Implantação

Análise/Revisão

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F I M ?30

Análise Estratégica – Parte I

arq7-diagnóstico organizacional [modo de compatibilidade]

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