COMPARTILHANDO EXPERIÊNCIAS Prática Secretariado

Agenda online

calendário consolidado e integrado de reuniões

Gerando resultados satisfatórios

O objetivo principal foi propiciar a integração das agendas de

reuniões e treinamentos, evitando as remarcações e conflitos de

compromissos, além de gerar transparência com a exposição dos

compromissos da instituição. Com isso, evitamos as consultas de

agendas através de ligações, pois o sistema é sempre mantido

atualizado.

Funções da agenda: Calendário consolidado de reuniões;

Envio automático dos compromissos para o Outlook dos participantes;

Envio automático das alterações das reuniões para o Outlook dos participantes; Visualização de todas as reuniões/treinamentos Corporativos;

No momento da reserva da reunião, possível integrar a reserva do espaço e os materiais necessários para a reunião, direcionando automaticamente para o setor envolvido;

Permite a reserva do auditório e sala de videoconferência;

Permite a reserva dos veículos corporativos;

Metodologia: software Fluig

Resultado:

Agilidade na consulta dos treinamentos/reuniões agendadas;

Diminuição no número de reagendamentos;

Diminuição dos conflitos de reuniões e treinamentos;

Autonomia para reservas de salas de reuniões;

Autonomia para reservas de veículos;

Relatórios das reuniões realizadas;

Conclusão: Adequação tecnológica;

Facilidade em fazer e acompanhar os registros;

Integração com o Outlook;

Recebimento de notificações dos compromissos;

Possibilidade de acesso de qualquer lugar;

Compartilhamento de tarefas;

Maior organização;

Possibilidade de anexar documentos e informações necessárias para cada reunião;

OBRIGADA! SECRETARIA UNIMED PONTA GROSSA