apresentação do powerpoint · impressos plano de aula emitido pelo sistema acadêmico siga, este...

GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR - GEVE

GRUPO SUPERVISÃO EDUCACIONAL - GSE ÁREA GESTÃO DE VIDA ESCOLAR – GEVE / CADA

TUTORIAL

DO SPDOC

Secretaria Acadêmica

Cadastro / Arquivo de Diário da

Classe – Plano de Classificação:

046.04.03.002


Acesse a plataforma SPdoc por meio do link: http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx

com login (CPF) e senha de Diretor Acadêmico / Colaborador com o Perfil de ( Cadastro).

http://10.200.10.19/spdoc/Publico/Login.aspx

Cadastro do Diário da Classe no

SPdoc



INFORMAÇÃO IMPORTANTE!

✓ O Diário da Classe deverá ser cadastrado de acordo com o Sistema Acadêmico

utilizado pelas Etecs:

▪ Relatório de Aulas Dadas emitido pelo Sistema Acadêmico NSA, este relatório

terá que estar devidamente assinado pelo Docente / Coordenador de Curso.

▪ Impressos Plano de Aula emitido pelo Sistema Acadêmico SIGA, este relatório

terá que estar devidamente assinado pelo Docente / Coordenador de Curso.

✓ Sugerimos que a Secretaria Acadêmica realize o cadastramento dos Diários da

Classe Mensalmente.

✓ Informamos que o doc. 16 - Acompanhamento Mensal de Frequência dos Aluno,

poderá ser arquivado junto com o Diário da Classe, portanto, o doc.16 não deverá ser

cadastrado no SPdoc.

Selecione a opção

Pré - Cadastro


Selecione a opção

Gerar Protocolo



Clique no

Protocolo Geral

do (Número/Ano)


Após Gerar o “Protocolo” o

SPdoc emite essa Folha

“ Protocolo de Recebimento de

Documentos”, informamos que

não será necessário salvar ou

imprimir esta folha.

IMPORTANTE!

Para cadastrar o Diário de Classe, preencha os campos, conforme abaixo:

Documento: Interno

Data do Documento: Informe a

data Final da Periodicidade do

Diário de Classe.

Série Documental: Selecione a

opção “Nome da Série”

preencha como “ Diário de

Classe” – 046.04.03.002”.

Assunto: Semestre (1º ou 2º),

Mês da Periodicidade, Modulo

do Curso, Nome do Curso, e o

nome do Relatório.

Interessado (Nome/Razão

Social): A Etec (descreva o

nome da Etec).


Após o

preenchimento

Clique na

opção “Salvar”

Clique na

opção

“Concluir”


Clique na

opção “OK”



Clique na

opção “OK”

novamente


Após clicar no “Ok” o

SPdoc gerará a Folha Líder,

e esta deverá ser impressa

e anexada ao Diário da

Classe.

IMPORTANTE!


Cadastro efetuado.

PRONTO!

Caso deseje corrigir

alguma informação,

basta clicar na opção

“Alterar Cadastro”

Encerrando o Diário da Classe no

SPdoc



Selecione a

opção

Documento

Selecione a

opção Encerrar

Documento

Preencha com o

número do

Protocolo gerado

anteriormente

Clique na

opção

“Pesquisar”

Importante:


Observação:

Clique na opção “Encerramento Em Lote” caso a data

de encerramento dos Diários da Classe sejam os

mesmos, caso contrário, encerre adicionando um

protocolo por vez


Nesta opção, a Etec

poderá adicionar

todos os

protocolos dos

Diários da Classe

por “turma”,

conseguindo assim

realizar um único

Encerramento.

Preencha com número do

Protocolo Gerado

anteriormente, em seguida

clique na opção “Adicionar”


Nome: Informe o nome

completo do Responsável da

Área

Cargo: Informe o nome

completo do Cargo do

Responsável da Área.

Data de Encerramento:

Informe a data final da

Periodicidade do Diário da

Classe.

Para realizar o Encerramento dos Diários de Classe, preencha os campos, conforme abaixo:

Clique na opção

“Encerrar”


Clique na

opção “OK”

IMPORTANTE!

Após clicar no “Ok” o

SPdoc gerará o Termo de

Encerramento, e este

deverá ser anexado junto

ao Diário da Classe


Cadastrando o Local de

Arquivamento do Diário da

Classe.


I. Cadastrando o Endereço e Local de Arquivamento dos Diários da Classe

Informamos que a partir deste passo orientaremos a como cadastrar o

Endereço de Arquivamento dos Diários da Classe. Salientamos que o

endereço é cadastrado no SPdoc uma única vez.

Uma vez cadastrado o endereço, o SPdoc realiza salvamento

permanente, bastando apenas que, nos próximos arquivamentos, a Etec

realize a inclusão do local de arquivamento (sala, armário, caixa).

Selecione a

opção Arquivo

Em seguida

selecione a

opção Local de

Arquivamento -

“Cadastrar”


Clique na opção

“Novo

Endereço”


Para cadastrar o Local de Arquivamento , preencha os campos, conforme abaixo:

CEP: Informe o número

completo do CEP da

Etec.

Nº: Informe o número do

endereço da Etec.

Andar: Informe o andar

onde está localizado o

Arquivo.


Preencha o

CEP e clique

no “OK”

Após o preenchimento,

Clique na opção “Salvar”


Clique na

opção

“OK”

Preencha alguma

dessas opções e

em seguida

Clique na opção

“+”



Clique na opção

“Adicionar”

Clique na

opção

“Inserir”


Para cadastrar o Local de Arquivamento , preencha os campos, conforme abaixo:

Exemplo:

Sala: Informe o número da

Sala do Arquivo

Armário: Informe o número

do Armário do Arquivo.

Prateleira: Informe o número

da prateleira do arquivo.

Caixa: Informe o número da

caixa do arquivo.

Após preencher as

informações clique na

opção “Incluir”



Pronto!

Endereço e

Local de

Arquivamento

registrado

Clique

na opção

“Voltar”

II. Incluindo apenas o local de arquivo

(sala, armário, caixa) em endereço

existente

Selecione a

opção

“Endereço”


A partir desse passo orientaremos a incluir o Local de Arquivamento em

Endereço já existente. Conforme orientado anteriormente, uma vez cadastrado o

endereço o Sistema realiza um salvamento permanente, bastando apenas incluir

o Local de Arquivamento novo (sala, armário, caixa).

Clique na

opção

“Pesquisar”



Clique na opção

“Alterar”

Clique na

opção “Editar”


Preencha alguma

dessas opções e

em seguida

Clique na opção

“+”


Clique na opção

“Adicionar”


Clique na

opção

“Inserir”


Exemplo:

Sala: Informe o número

da Sala do Arquivo

Estante: Informe o

número da Estante do

Arquivo.

Prateleira: Informe o

número da prateleira do

arquivo.

Caixa: Informe o número

da caixa do arquivo.

Após preencher as

informações clique na

opção “Incluir”



Pronto!

Local de

Arquivamento

registrado.

Pronto!

Todos os

Locais de

Arquivamento

registrado.


Arquivando os Diários da

Classe no SPdoc


I. Arquivando os Diários da Classe individualmente


Selecione

a opção

Arquivo

Clique na

opção

“Arquivar”


Em seguida selecione a opção “+”.

Esta mesma opção é utilizada para

incluir mais de um protocolo

Preencha com o

número do

Protocolo Gerado

Anteriormente

Selecione a

opção

“Adicionar”


Para cadastrar o Documento selecionado para Arquivamento , selecione os campos, conforme abaixo:

Selecione as opções de

acordo com as informações

cadastradas anteriormente

referente ao local de

arquivamento:

*Endereço e

*Local de Arquivamento

Não é obrigatório preencher o

campo da Palavra-Chave

IMPORTANTE!



Clique na

opção

“Arquivar”


Clique na

opção “OK”

Clique na opção

“OK” novamente


Selecione a

opção

Documento

Selecione a

opção

“Pesquisar”



Informe o número do

Protocolo gerado

anteriormente, e em

seguida clique na

opção “pesquisar”

Na tela de pesquisa é

possível visualizar que o

documento (Diário da

Classe ) está:

- Cadastrado,

- Encerrado e

- Arquivado

De acordo a sua

temporalidade.

II. Arquivando os Diários da Classe -

mais de um Protocolo


Em seguida selecione a

opção “+”.

Esta mesma opção é

utilizada também para incluir

mais de um protocolo

Preencha com o

número do Protocolo

Gerado

Anteriormente

Selecione a

opção

“Adicionar”


Para cadastrar o Documento selecionado para Arquivamento , selecione os campos, conforme abaixo:

IMPORTANTE!

Selecione as opções de

acordo com as informações

cadastradas anteriormente

referente ao local de

arquivamento:

*Endereço e

*Local de Arquivamento

Não é obrigatório preencher

o campo da Palavra-Chave


Selecione a

opção do “Local

de

Arquivamento”


Clique na

opção

“Arquivar”


Clique na

opção

“OK”


Clique na

opção “OK”

novamente


DÚVIDAS - SPDOC

1. Os Diários da Classe de todos os cursos deverão ser cadastrados em um único protocolo?

R: Não, os Diários da Classe deverão ser cadastrados individualmente em cada protocolo, sendo descrito no Assunto: Semestre,

Periodicidade, Módulo, Curso e o Nome do Relatório.

2. Os Diários da Classe de todos os cursos deverão ser cadastradas por componente curricular?

R: Não, os Diários da Classe deverão ser cadastrados individualmente em cada protocolo por “Turma” e não por componente

curricular.

3. O Doc. 16, do Sistema de Procedimentos Acadêmico “Acompanhamento Mensal de Frequência dos Alunos” deverá

ser cadastrada / arquivada no SPdoc?

R: O Doc. 16, não deverá ser cadastrado / arquivado no SPdoc, porém poderá ser arquivado junto com o Diário da Classe no

Arquivo Físico. Informamos que este Doc. 16 deverá estar devidamente assinado pelo discente.

4. Todos os Diários da Classe da Unidade deverão ser cadastrados no SPdoc?

R: Sim, todos os Diários da Classe deverão ser cadastrados no SPdoc (inclusive as antigos) pois esta Plataforma não é utilizada

somente para Tramitação, e sim como um Sistema informatizado que promove a gestão arquivística de documentos durante todo

o seu Ciclo de Vida, da produção até a destinação final seja a eliminação ou guarda permanente.

5. Os Diários da Classe antigos deverá ser selecionado a opção “Legados”?

R: Não, o Diários da Classe antigos e/ou novos não utilizam a opção Legado ao realizar o cadastro.

6. Precisa utilizar todas as opções na hora de realizar o cadastro do Diário da Classe?

R: Não, as Abas: Solicitantes, Documento Inicial e Sistema Legado não precisam ser preenchidas, somente as demais Abas

descritas neste Tutorial.


apresentação do powerpoint · impressos plano de aula emitido pelo sistema acadêmico siga, este...

Documents