Introdução

O Word é um programa produzido pela Microsoft, indústria norte-americana produtora desoftware para computador.Trata-se de um editor de texto, cuja função básica é auxiliar na confecção de textos,possibilitando a inclusão, exclusão ou alteração de textos.Com o advento dos recursos gráficos do sistema operacional Windows, em substituição aoDOS, o programa adquiriu uma nova dimensão, possibilitando recursos visuais avançados.Um sistema operacional é um conjunto de instruções básicas que permitem a interação dohomem com a máquina. Sobre esse conjunto de instruções que outros programas sãodesenvolvidos, aproveitando-se deste conjunto de operações.Uma abordagem mais atual posiciona o Word como um "processador de textos" ou ainda "processador de documentos" . Isto significa que foram incorporadas ferramentas aoprograma que vão além da tarefa de edição do texto. É essa abordagem que nos interessa.Afinal, como um simples recurso de digitação ou até mesmo de edição básica de texto, oWord torna-se uma ferramenta muito cara. Mas, a partir do momento que ele passa a executardiversas funçõoes por nós, seu valor de aquisição começa a ser justificado.

O que vamos conhecer neste projetoA pergunta que norteia este curso é: "o que o Word pode me ajudar nesta tarefa?" ou ainda"como o Word vai realizar esta tarefa automaticamente para mim?"Nós vamos conhecer diversas ferramentas do programa que permitem um controle de altonível de todo tipo de publicação, em especial aqueles relacionados à documentação depesquisa científica, seja ela um relatório técnico, uma monografia, dissertação ouequivalentes.Mas os recursos que serão aprendidos aqui também serão bastante úteis no seu cotidianoprofissional, em especial na padronização de documentos. Esta atividade está diretamenterelacionada à Gestão do Conhecimento, especialmente na matéria Design da Informação, maseste é assunto para um outro curso.Neste curso também vamos considerar que você já tenha alguma familiaridade com o Word,em funções básicas como digitação de texto, alinhamento e formatação de texto.

O que você não vai ver nesta apostilaO enfoque é bastante prático dirigido, de forma que alguns assuntos relacionados ao Wordficarão de fora.O projeto é baseado em processos. Por isso, você também não vai encontrar os comandossendo explorados item a item a partir dos menus, mas eles serão acessados conforme anecessidade do projeto.

A tela de Edição do Word 7.0Bom, o MS Word é muito interativo com relação à digitar o texto. Basta ir com o cursor domouse até a área branca e começar a digitar.

Eu costumo gostar que algumas configurações estejam ativadas:Que esteja sendo exibido o visual (layout) próximo ao que será impresso. Exibir? Bom, se aidéia é essa, então vamos ao menu "Exibir", escolhendo "Layout da Página".Que o Word esteja exibindo as réguas (de novo, o mesmo menu, opção réguas).E que 3 barras de ferramentas estejam ativadas: "padrão", "formatação" e "figura". Aexibição de todas elas vai estar no menu "Exibir", opção "barra de ferramentas".

Barra de FerramentasPadrão - é importante que esteja sendo exibido porque traz atalhos muito utilizados, como"salvar" (guardar o documento em disco para posterior leitura), "imprimir", "cortar/copiar/colar", "desfazer/refazer".

Vamos observar a demonstração da tela que o Word 7.0 nos apresenta, e atenção aoselementos que encontramos nas extremidades das Barras de Titulo e Menus, pois são osmesmos ícones usados no Windows para controle da janela ativa (restaurar, minimizar,maximizar...).

Considere a ilustração acima, como cinco linhas a serem conhecidas assim:Primeira linha Barra de Título que informa o utilitário e o documento aberto.Segunda linha Barra de Menus; nosso principal caminho para os recursos do

Word.Terceira linha Barra de Ferramentas Padrão com funções específicas do Word.Quarta linha Barra de Ferramentas Formatação com recursos especiais.Quinta linha Régua utilizada para definição de parágrafos e tabulação

Abrindo um arquivo já gravado

Para abrir um arquivo já gravado em disco escolha a opção Arquivo Þ Abrir, ou cliqueuma vez sobre o ícone com aparência de uma pasta aberta.

Será apresentada uma janela de diálogo que solicitará as informações abaixo:· Pesquisar em: E o local da unidade de disco onde estamos posicionados agora.Através desta janela podemos acessar as outras unidades de disco, ganhando assimacesso a outras pastas.· Nome do Arquivo: Apresenta a relação de arquivos do Word disponíveis,considerando a unidade de disco em que se esta.· Abrir: Botão para confirmar as informações e proceder a abertura do arquivoselecionado. Ao invés de clicar neste botão basta pressionar Enter; ou mesmo clicarduas vezes sobre o nome do arquivo que se quer abrir.· Cancelar: Botão usado para abandonar a operação; retorna-se então ao ponto emque estávamos.

Gravando o arquivo criado

Uma vez digitado todo ou parte considerável do texto, é importante grava-lo (salva-lo) emdisco. Para isso pode-se utilizar o menu Arquivo Þ Salvar ou clicar sobre o ícone em formade disquete.

Será apresentada uma caixa de diálogo solicitando as informações abaixo:

· Salvar em: É a saída para a unidade de disco/pastas onde será armazenado oarquivo que estamos gravando, e através da seta de opções desta janela temos acessoa outras unidades de disco/pastas.· Salvar: Botão para confirmar as informações e gravar o arquivo. PressioneEnter.· Nome do Arquivo: Nesta caixa entraremos com um nome para o arquivo quevamos salvar.· Cancelar: Botão usado para abandonar a gravação do arquivo.Importante - Se estamos partindo de um arquivo já gravado (já foi salvoanteriormente, que já tem um nome) para criar um outro e queremos manter as duasversões, devemos usar sempre menu Arquivo Þ Salvar Como, nunca opção Arquivo ÞSalvar... pois perderemos o documento original.

· Após a confirmação da gravação do arquivo, caso o Word envie a caixa dediálogo complementar -Resumo Informativo basta clicar no botão OK.

Recortando e Colando no textoNormalmente durante a edição de um documento precisamos fazer modificações no que já foidigitado, muitas vezes queremos apagar um trecho do texto ou até repetir outro...Para satisfazer esta necessidade do usuário, o Word conta com um recurso chamado Recortar.Acessado via menu Editar Þ Recortar, e também via ícone representado na barra deferramentas padrão pela figura de uma tesoura.

Recortando do TextoO processo para deletar é simples, basta selecionar o trecho, clicar o menu Editar e emseguida a opção Recortar.Via mouse o procedimento é equivalente... após selecionar o objeto a ser desprezado, cliqueuma única vez sobre o ícone Recortar para elimina-lo.Ainda há pelo teclado outra opção: seleciona-se o objeto/trecho e pressione a tecla Delete

· Relembrando: para selecionar/marcar o trecho em questão basta posicionar oindicador do mouse sobre o início do trecho e pressionando o botão esquerdo arrastar atéo final. Ou utilizando o teclado, posicionar o cursor sobre o início da primeira palavra, emantendo pressionada a tecla Shift com a seta de direção percorrer a seleção até final.

Recortando e Colando

Caso queira recortar algo de um determinado trecho do texto e não elimina-lo, mas talvezmuda-lo para uma outra linha ou até para outro documento, seguir o processo:

1. Selecionar o trecho desejado, e clicar no ícone Tesoura2. em seguida posicionar o cursor dentro do texto, exatamente no ponto quereceberá o trecho selecionado e clicar no ícone Colar (figura representando umafolha na prancheta).

Desfazendo / Repetindo as ultimas açõesDurante a edição de documentos é comum tomarmos decisões erradas; muitas vezesdeletamos, copiamos, alteramos parágrafos por engano. É justamente por isso que esserecurso é muito importante para usuários de qualquer nível.

Após ter percebido o engano, o usuário via menu escolhe a situação desejada:· Para voltar ações acione Editar Þ Voltar· Para repetir ações acione Editar Þ Repetir

Como meio mais prático podemos, utilizar os ícones:A partir da esquerda, a primeira seta curva volta a última ação dentro do texto, a segunda setarefaz a ultima ação; pode-se clicar varias vezes até encontrar a posição do texto ideal.Clicando os botões ao lado de cada seta de opção, estes apresentarão ama relação das açõesdisponíveis.

· Podemos Voltar ou Repetir até 100 ações.

Formas de Apresentação do textoDurante a edição e principalmente formatação de determinados textos, o usuário poderácontar com um recurso que facilita muito os ajustes finais, como alterar um parágrafo delugar, o melhor local para incluir uma imagem, entre tantas situações...

· o acesso a estes recursos pode ser feito pelo menu Exibir, sendo:Exibir ÞTópicosExibir ÞLayout da PaginaExibir ÞNormal

· ou pelos ícones que estão dispostos (junto a barra de rolamento horizontal) nocanto inferior esquerdo da tela, com esta apresentação:

Modo Normal

Apresenta a pagina de texto no formato normal deedição

Modo de Layout da Pagina

Apresenta a pagina como será impressa

Modo de Tópicos

Facilita a edição de tópicos, sub-tópicos.

· Durante a edição do texto, não há necessidade de definir qual tipo de formataçãoserá dado ao documento final; por isso editamos no modo de exibição Normal.· No momento de definir as margens, parágrafo e demais formatações que odocumento receberá alterna-se para o modo de exibição Layout da Página.· Se os parágrafos foram criados fora da ordem ideal, alterne para o modo deexibição Tópicos que será muito mais fácil fazer as correções necessárias.

Enviando para Impressora

O ícone Imprimir (formato de uma impressora) envia imediatamente o conteúdo da janelaativa para a impressora.O usuário deverá sempre conhecer a configuração atual da impressora, para evitar umresultado indesejável, já que uma vez clicado este ícone não haverá qualquer confirmação ...

· São muitas as vezes em que uma outra pessoa utilizou a impressora, definindocaracterísticas que não são as ideais para este momento; ou mesmo um únicousuário pode atribuir a saída para o fax hoje e amanhã desejando enviar um textopara a impressora, ver o fax entrar em ação por engano já que a porta de saída é umasó ...

A indicação de que o texto esta seguindo para impressão, aparece na barra de display na parteinferior da tela.

Começando o Trabalho

Configurar MargensA primeira preocupação deve ser com o formato do papel. EM PRATICAMENTE TODOSos programas, as informações sobre o tamanho do papel encontram-se no Menu "Arquivo",com a idéia de "configurar página"Na janela que se abrir, temos algumas "fichas" com orelhinhas, à semelhança de um fichárioem papel. Na primeira, temos as informações sobre margens. Indique, em centímetros osvalores para margens superior, inferior, à esquerda e à direita. Observe que, em documentosque são encadernados com grampos ou espiral, quase têm margens maiores à esquerda.

·

Superior/Inferior: Tamanho das margens superior e inferior respectivamente. (ABNT:3,0 e 2,0, respectivamente)· Esquerda/Direita: Tamanho das margens esquerda e direita respectivamente.(ABNT: 3,0 e 2,0, respectivamente)· Margens Espelho: Caso esteja editando um documento que terá apresentação deum livro, pode-se acompanhar o espaço reservado para encadernação.

· Medianiz: Determina a medianiz desejada, ou seja o espaço de encadernação. Paratrabalhos ABNT, este valor é 0 (zero), pois as margens da esquerda já são maiores para estafinalidade.· Cabeçalho: A partir do início da folha física, quanto se reservará ao cabeçalho.

· Rodapé: A partir do fim da folha física, quanto se reservará ao rodapé.· Utilizar: Escolha as opções clicando na seta do lado direito da janela.· Visualização: Acompanha-se as formatações que serão dadas ao texto.

Configurando o Tamanho do PapelCaso o usuário utilize vários tipos de papel para impressão, e possivelmente alterne aorientação de acordo com a finalidade de cada documento, vai usar a opção Tamanhodo Papel...

Menu Arquivo Þ Configurar Página clique na guia Tamanho do Papel, teremos a janelaao lado, com as opções:

· Tamanho do Papel: Apresenta tipos de papel e a medida de cada um.· Largura / Altura: Caso altere as medidas do papel, serão “tamanhopersonalizado”.

· Orientação: Retrato para impressão com a folha na vertical· Paisagem: para impressão com a folha na horizontal

Formatar

Após digitar o texto, vamos passar a formatá-lo. O primeiro item que pode ser modificado é otipo de letra. De acordo com as normas da ABNT, podem ser Times New Roman ou Arial,corpo 14 para título e corpo 12 para textos e subtítulos.

Fonte

O Word é um dos primeiros programas que eu costumo trabalhar em cursos de informática.Até por isso eu também tenho como hábito descrever todas as possibilidades relacionadas aouso de fontes, que serão utilizados em todos os outros programas. Verifique, em meu site, umartigo específico sobre Fontes.

A apresentação das letras que usamos no Word são chamadas Fontes; e para cada uma delaspodemos escolher entre vários tamanhos. Selecionamos através dos ícones, na barra deformatação.A tela ao lado traz poucas informações adicionais sobre o uso de fontes. Podemos escolher otipo de letra, estilo da letra, tamanho (corpo) e a cor, que poderiam ser escolhidos diretamentena barra de ferramentas.As novidades ficam por conta dos demais itens:

· Diferentes tipos de sublinhado· Efeitos (que podem ser testados), com destaque para “sombra” e “relevo”. Procureevitar a configuração de “Caixa Alta” (maiúsculas) ou “Todas em Maiúsculas” (tambémconhecida como “Versão Versalete”. Eles fazem o efeito de textos em maiúsculas, mas,de fato, não é o que acontece. O problema, neste caso, é que, se este texto for exportadopara o PageMaker, por exemplo, NÃO fará efeito esta definição. Caso você realmenteprecise de textos em caixa Alta, prefira convertê-lo utilizando a opção “Maiúsculas eMinúsculas” que está no menu Formatar.

Ainda no comando de fonte, mas na “orelhinha” Espaçamento de Caracteres, tem algunsconceitos muito úteis em outros programas.Pouca gente sabe, mas o Word permite alguns efeitos interessantes quanto as fontes:

· Dimensão: observe que as opções estão em porcentagem (%). Se você definir umvalor abaixo de 100% (80%, por exemplo), o texto ficará com uma aparência“Condensada”. Mas, se estiver com valores acima de 100% (200%, por exemplo), ficarácom a aparência “Expandida”.[1]

· Espaçamento: altera o espaçamento entre as letras. Se for “condensado”, há ofechamento do entreletras. Enquanto que “expandido” abre. Observe que os termosutilizados pelo Word neste item são mais adequados ao anterior, já que os fontes de letrasão conhecidos como “condensed” ou “expanded” conforme a aparência “mais estreita/mais larga”.A grande utilidade deste recurso é a facilidade de se obter textos com espaçamentosdiferenciados. Veja no item “Estilo”, como este recurso poderá ser mais útil ainda!ESPAÇAMENTO ABERTO

Na próxima orelhinha, que não vamos mostrar aqui, estão efeitos de animação que servempara dar destaque a determinadas parte do texto, a partir de elementos animados (contornoque pisca na tela, tarjas intermitentes etc.), que chamam a atenção do leitor quando estiveremacessando arquivos do Word.

ParágrafoO comando “Parágrafo” contém todas as informações sobre o “andamento” do texto. Quandoacessamos esta janela, temos acesso aos comandos de “Recuos e Espaçamento”:

· Alinhamento: escolha entre as opções “esquerda”, “direita”, “centralizado” e“justificado”· Indentação ou Recuo: Indentação está relacionado com o deslocamento do textoem relação às margens. Você pode deslocar o texto à esquerda e à direita. A opção“Especial” (Special) está relacionado com aquele recuo da primeira linha[2]. Asopções são “Primeira Linha” (First Line) em que a primeira linha recua 1,25 cm paraa direita e “Hanging” em que a primeira linha do parágrafo mantém-se na margem eas demais avançam 1,25 cm. Veja que o valor 1,25cm apresentado anteriormente podeser alterado no quadro que está à direita com campo “Especial”.· Espaçamento: Escolha aqui um valor, em pontos de paica[3], para espaçamentosantes (before) e depois (after) do parágrafo. A principal utilização deste recurso estános casos em que é necessário deixar o espaço equivalente a uma linha entre cadaparágrafo. Isso evita que um “Enter” a mais após cada bloco de texto coincida com otopo de uma nova página, criando um espaçamento desnecessário.· Entrelinha: Aqui é possível definir o espaço de entrelinha. O padrão do Word éo “simples” (single), que equivale exatamente ao valor do tamanho da letra. Estaapostila, por exemplo, está em corpo 12. A entrelinha simples é 12 também. Outrasopções muito utilizadas são:

o 1,5 – equivalente a 1,5 o corpo da letra (corpo 12, entrelinha 18).o Duplo (Double) – equivale ao dobro do tamanho da letra (corpo 12,entrelinha 24).o Exatamente (Exatly) - permite que seja definido, em pontos, um valorexato para entrelinhas, a exemplo dos programas profissionais de paginação;o Pelo menos (At least) – você define o valor mínimo que deve serrespeitado pelo Word.o Múltiplo (Multiply) – múltiplos da entrelinha simples;

Na mesma janela, em outra ficha, temos as opções de Fluxo de Texto:

Temos aqui outras formas de definição de paginação, e na maioria dos trabalhos extensos,como monografias e dissertações, pode se tornar um valioso aliado na construção dodocumento.

Via menu Formatar Þ Parágrafo na pasta Fluxo de Texto quando retornará a telaabaixo:

· Controle de linhas órfãs/ viúvas:o linhas órfãs Þ imprimir somente a primeira linha de um parágrafo naparte inferior de uma páginao linhas viúvas Þ imprimir a ultima linha de um parágrafo no topo deuma página

·

Manter linhas juntas: Evita que apenas uma linha de um parágrafo seja mantida empágina separada· Manter com o próximo: Utilizado em casos de subtítulos, por exemplo, faz comque o parágrafo acompanhe o próximo.· Quebrar página antes (do parágrafo): Faz a quebra de página, levando oparágrafo para a página seguinte. Muito útil, por exemplo, em casos de títulos,evitando a digitação de vários “Enter” para completar a página.· Suprimir numero de linhas: Num documento com linhas numeradas, nãoapresentar a numeração de um determinado parágrafos selecionado· Não hífenizar: Numa determinada seleção de parágrafos, ignorar o hífenizarautomático

Tabulação

Lembra-se da máquina de escrever, que tinha um travessão? Pois o conceito é o mesmo.Havia uma tecla “Tab +/-“, que servia para marcar/desmarcar posições onde o carro damáquina parava depois de deslizar um pouco da direita para a esquerda.Você pode definir diferentes tipos de paradas de tabulação: à esquerda, à direita, decimal oucentralizada.

Tabulação alinhada à esquerda

Tabulação centralizada

Tabulação alinhada à direita

Tabulação decimal

Clique no parágrafo em que você deseja definir uma tabulação.

Dê um clique no botão ( ) de alinhamento de tabulação para escolher otipo de tabulação que você deseja. Conforme você clicar mais vezes, verá que os tipos detabulação vão se alternar.Mova o ponteiro do mouse até o local na régua onde deseja incluir a parada de tabulação e dêum clique.

Veja, no exemplo abaixo, exemplos de tabulação. Na primeira coluna não há tabulação.Tipos de alinhamento à esquerda ao centro à direitadecimalVerifique o alinhamento de cada elemento destatabela 0,00No alinhamento decimal é a vírgula que controla o alinhamento000,00000Não importam quantos números à esquerda ou à direita00000,000

Menu Tabulação

Pode-se acionar este recurso via menu Formatar Þ Tabulações, ou como visto no tópicosanterior via menu Formatar Þ Parágrafo opção Recuos e espaçamentos através do botãoTabulação; outra forma é dar um duplo clique em qualquer marca de parágrafo na régua. Emqualquer destes caminhos a tela de retorno será a tela ao lado.

· Marcas de tabulação (Tab Stop Position): Determina onde estarão as marcas detabulação em relação à margem esquerda.· Alinhamento (Alignment): Qual o alinhamento dos textos tabulados em relaçãoà marca de tabulação;· Preenchimento (Leader): Preenche o espaço a esquerda da marca de tabulação· Tabulação Padrão (Default Tab Stop): Apresenta a tabulação padrão, que podeser alterada. É o quanto o texto se desloca para a direita quando não há nenhumamarca de tabulação definida.· Configurar[4] (Set): Confirma a escolha dos pontos de tabulação. Éimprescindível clicar em “configurar” depois de incluir ou alterar uma marca detabulação;· Limpar (Clear): Limpa tabulações já definidas;· Limpar tudo (Clear All): Limpa todas as tabulações definidas.

Criando Tabelas

Tabela é uma forma simples de se organizar informações, semelhante à planilhaeletrônica.

· A partir do menu Tabela Þ Inserir Tabela, podemos definir as características databela, confirmando tudo com OK.·

Número de colunas: Quantidade de colunas que será montada a tabela· Número de linhas: Quantidade de linhas que será montada a tabela· Largura da coluna: Determina a largura das colunas, ou pode-se manterAutomático, que distribuirá o espaçamento por igual entre todas as colunas.· Formato: Informa a apresentação que a tabela recebera ao ser criada· Assistente: Um Assistente para criação de tabelas será ativado· Auto Formatação:Vários formatos estão disponíveis, basta escolher um

Podemos também recorrer com um único clique ao ícone Inserir Tabela; e arrastando omouse com o botão esquerdo pressionado sobre a representação da tabela, definir o tamanhodesejado.

Para converter um texto existente em tabela, basta seleciona-lo e clicar no ícone InserirTabela, ou mesmo a partir do menu Tabela Þ Inserir Tabela.· As linhas de grade das colunas servem para orientação na montagem dos dados,porém não serão impressas. Este recurso concentra suas principais funções no menuTabela, o que agiliza seu uso...

Inserindo linhas1. Para criar uma nova linha com o cursor na última célula da tabela a direita,pressione TAB;2. Para inserir linhas entre duas outras linhas já criadas na tabela, posicione ocursor no local desejado e acione o menu Tabela Þ Inserir linhas;3. Com o mouse em qualquer ponto dentro da tabela, clique sobre o ícone InserirTabela para incluir quantas linhas desejar;4. Com o mouse em qualquer ponto dentro da tabela, clique o botão direito domouse e terá uma caixa de dialogo com as principais opções para inserção.

Excluindo linhasAtravés do menu Tabela Þ Excluir células, assinalando o item Excluir linha inteira.

1. Com o mouse em qualquer ponto dentro da tabela, clique o botão direito domouse e terá uma caixa de dialogo com as principais opções para exclusão.

Inserindo Colunas e Excluindo Colunas· Quando se inclui colunas, a nova coluna será ajustada a esquerda da coluna dereferencia.;· Quando se inclui linhas, a nova linha será ajustada acima da linha de referencia.;

Com um clique do mouse, marcar a coluna de referencia conforme exemplo abaixo:ê

1. Encontre a posição correta deslocando o símbolo do mouse por sobre a coluna;2. Em seguida clique para marcar toda coluna;3. ;Acione o menu Tabela Þ Inserir Coluna; ou Tabela Þ Excluir Coluna.

Criando Bordas

O recurso de bordas pode ser diferença entre um simples texto e um documento profissional.A opção Formatar Þ Bordas e Sombreamento, retorna a seguinte caixa de dialogo:

· Redefinir: Permite definir o tipo de borda a ser utilizada, ou a exclui-la...· Borda: Define a forma da borda a ser utilizada. O usuário pode optar por umaborda superior (clicando na área superior) ou inferior (clicando na área inferior)etc... , para isso é necessário ter assinalado antes a primeira opção em Redefinir.· Estilo: Clique na amostra que desejar e defina o estilo do traço da borda· Cor: Define a cor da borda· Do texto: Define a distancia entre a borda e as letras do texto

Uma vez definidas as opções, confirme no botão OK.. A borda será criada e o texto se não foidigitado ainda, será editado dentro da borda.Para definir bordas para um texto digitado, basta marcá-lo e seguir o procedimento visto aqui.

Removendo BordasA remoção das bordas pode ser realizada via menu Formatar Þ Bordas e Sombreamento,seguindo o procedimento abaixo:

1. Clique o mouse2. Acione a opção formatação de bordas3. Selecione na caixa de dialogo Nenhuma4. Clique o botão OK

Criando SombreamentosPara dar um destaque a uma área em especial de seu documento, ou para incrementar umaborda criada (como vimos a pouco), contamos com o Sombreamento.

Acionado a partir do menu Formatar Þ Bordas e Sombreamento, clicando na guiaSombreamento:

· Preenchimento: Nenhum retira sombreamento; Personalizado define um padrão· Primeiro plano: Define pontos e linhas no padrão de sombreamento· Segundo plano: Define a cor em segundo plano dentro sombreamento (o fundo)· Ferramentas: Clique no botão, disponibiliza a barra de ferramentas Bordas

Colunas: textos em colunas no Word

Embora seja um programa linear, ou seja, que o fluxo de texto começa no canto superioresquerdo e vai em direção ao canto inferior direito, há flexibilidade suficiente para que sejapossível formatar textos com aparência de 2 ou mais colunas.

Utilizando o menu Formatar Þ Colunas recebe-se a janela de diálogo:· Predefinidas: São formas de colunas predefinidas;

· Número de colunas: Determinar o número de colunas, quando as predefinidas nãoatenderem;

· Largura e espaçamento: Determine a largura de cada coluna;· Linha entre colunas: Incluir traço de separação entre as colunas;· Colunas de mesma largura: Determinar largura igual para cada coluna;

· Utilizar: Aplicar a modificação na parte do texto que desejar;· Iniciar nova coluna: Escolha essa opção para o texto alem da seleção, iniciar no alto dapróxima coluna..

Colunas via ÍconeUtilizando o ícone da barra de ferramentas, é possível determinar o modo colunas maisrapidamente, evidentemente sem contar com todos os recursos que a opção via menu dispõe .Com um clique no respectivo ícone, surgirá a seguinte caixa de diálogo:

Se o usuário deseja um texto distribuído em duas colunas, deve clicar o mouse sobre a caixa(que representa o numero de colunas) e arrasta-lo para a direita, ate visualizar nesta caixa onúmero desejado de colunas e só então soltar o botão do mouse.

· Caso o usuário não esteja visualizando as colunas formatadas no seu texto, seránecessário trocar o modo de visualização... Trabalhando com colunas é mais

interessante utilizar o Modo Layout da pagina para acompanhar a forma como odocumento será impresso.

· Havendo necessidade de trabalhar com colunas em apenas uma parte do texto,deve-se marcar a região do texto que sofrerá alteração (clicando e arrastando) eentão aciona-se os comandos.· A alteração da largura das colunas pode ser feita diretamente na régua; clicandoo mouse no local abaixo indicado:

Ajusta a largura da coluna

Quebras

Já vimos um comando de quebras quando estudamos o item 4.2, acima. É possível tambémacrescentar um comando semelhante de Quebra de Página, fazendo com que, do ponto ondefor incluído a marca de quebra, texto vá para a página seguinte.

· Acessando o menu Inserir Þ Quebra Þ Quebra de página; a partir da caixa dediálogo abaixo:

Quando estivermos trabalhando em textos com duas ou mais colunas, pode sernecessário que do ponto onde a marca é acrescentada, o texto passe para a próximacoluna. Basta para isso, escolher a opção Quebra de coluna.

Balanceamento de ColunasOutra situação decorrente do uso de texto distribuído em colunas, surge quando um texto nãochega a ocupar todas as colunas proporcionalmente. Nesta situação, para um melhorbalanceamento do texto nas colunas, utiliza-se a opção Inserir Þ Quebra Þ Contínua...O Word distribui o texto pelas colunas, procurando um melhor preenchimento entre elas.

· Detalhe... Utilizando esta opção o usuário permite liberdade ao Word para quefaça a separação, o que pode resultar na quebra de parágrafos de forma indesejável.

Imagens

Como o foco deste artigo está relacionado à aplicação do Word, não vamos demonstraroutros programas gráficos. A utilização de Corel Draw, Adobe Photoshop e similares, podemser necessários na confecção de seu trabalho. No entanto, vamos apenas nos ater àtransposição das imagens realizadas nestes programas para o seu arquivo Word.Assim, com relação às imagens, estamos considerando uma das predisposições:1. O arquivo foi realizado em outro programa (Corel Draw, Photoshop etc.).2. Alguém lhe forneceu o arquivo em outro programa;3. Você ainda fará a encomenda da imagem e não tem idéia do que deverá solicitar a alguèmque o faca para você.

Método 1Uma das saídas é realizar a operação de copiar e colar, do Windows. Basta abrir o programaque tem a imagem original, selecionar a imagem que você quer transpor e utilizar a operaçãode copiar (normalmente no menu editar). Vá até o seu arquivo Word, e escolha a opção "colarespecial" no menu editar. Na janela que se abrir, escolha "figura" ou "bitmap independentede objetivo".Nota de esclarecimento: utilizamos o método de "colar especial" para evitar problemasrelacionados ao vínculo da imagem. Quando utilizamos simplesmente "colar", o Windowscria um vinculo entre o Word e o programa que originalmente foi feito a imagem. Doisproblemas podem decorrer: a imagem não é impressa; a imagem não aparece quando vocêfecha e abre novamente o arquivo Word, principalmente em computadores diferentes.

Método 2Utilize o comando a partir do menu Inserir è Figura è Do arquivo.

Uma janela, semelhante àquela de abrir arquivos vai aparecer. Aí basta escolher o arquivo deimagem desejado e clicar em OK.

Mais facilidades

Cabeçalho e RodapéOs cabeçalhos assim como os rodapés, são textos que são impressos nos extremos da folha.Os cabeçalhos podem trazer informações como número da página, o logotipo da empresa,data de criação do documento etc... . podendo também ser usado para gerar um pré-impresso,formulário personalizado como o que usa um médico, um advogado.É importante compreender que tudo o que for colocado no Cabeçalho ou no Rodapé vaiaparecer em todas as páginas.

Para inserir cabeçalhos e rodapés é simples. Via menu Exibir Þ Cabeçalho e Rodapé:

A barra de diálogo acima é incluída na pagina ativa, apresentando como vemos a áreadeterminada para cabeçalhos/rodapés.Considerando cada botão desta barra (da esquerda para a direita) as funções são:

1. Alterna a edição entre as áreas de cabeçalho e rodapé2. Muda o ponto de inserção para o cabeçalho/rodapé anterior3. Muda o ponto de inserção para o próximo cabeçalho/rodapé4. Mantém o mesmo cabeçalho/rodapé da pagina anterior5. Exibe o número da pagina6. O Word cria uma área que informa a data atual no documento7. O Word cria uma área que informa a hora atual no documento8. Permite invocar o Configurar Pagina9. Exibe/oculta o texto enquanto se edita o cabeçalho/rodapé10.Definidos; basta clicar em Fechar para validar a edição

· É importante ressaltar que somente no modo Layout da Pagina é possível visualizar oscabeçalhos e rodapés definidos.

Marcadores de TextoO Word dispõem de uma forma diferente no trato de parágrafo conhecida como Marcadores.Utilizando estes marcadores, o usuário pode destacar determinados parágrafos que julguenecessário.O Word dispõem de uma forma diferente no trato de parágrafo conhecida como Marcadores.Utilizando estes marcadores, o usuário pode destacar determinados parágrafos que julguenecessário.

· Recorre-se ao ícone na barra de ferramentas:· Uma vez acionado o botão acima, todos os parágrafos criados terão, no seuinicio o marcador· Para desativa-lo basta clicar no ícone mais uma segunda vez...

Numeradores de ParágrafoUma forma também interessante de se marcar parágrafos é através da numeração. Esterecurso efetua uma numeração no inicio do parágrafo, recuando as demais linhas doparágrafo. Cada novo parágrafo digitado recebe um numero seqüencial.

1. Para disparar a Numeração basta clicar sobre o ícone2. Uma vez acionado o botão acima, todos os novos parágrafos serão numerados3. Para desativa-lo basta clicar o ícone novamente.·

Para acessar estes recursos acione menu Formatação Þ Marcadores e Numeração:

Quando acessar este menu, você poderá escolher diversos tipos de marcadores. Seestivermos cuidando de numerar cada parágrafo, fazendo uma lista numerada, entãopoderemos escolher diversos tipos de numeração, incluindo letras (a, b, c ...) e algarismosromanos (I, II, III ...).Um terceiro tipo de numeração está relacionado à numeração em vários níveis. É muito útilquando temos a situação de numeração que está sendo utilizada nesta apostila. Há capítulosprincipais, identificados por títulos e 2 níveis de subtítulos, como o exemplo abaixo:

1. Primeiro Nível de informação1.1. Segundo nível de informação1.2. Segundo ítem do segundo nível de informação

1.2.1. Terceiro nível de informação

Dica: Quando a lista numerada for em diversos níveis, quando você tentar aumentar o recuoa partir da barra de ferramentas, o nível também aumentará. Do contrário, se o recuo forreduzido, assim também acontecerá com o nível da numeração.

Inserir NotaQuando estamos desenvolvendo uma monografia é muito comum a necessidade de se fazeruma nota explicativa de rodapé.Nesta tarefa, ao invés de acrescentar as informações manualmente, colocando os númerospequenos (superscript ou sobrescrito) e depois acrescentar a informação no rodapé comcaixas de textos, utilize o comando específico:

· Menu Inserir => Nota. Há duas opções básicas:o Nota de Rodapé (que fica no pé da página)

o Nota de Fim (que lista todas as notas ao final do arquivo Word).

Em primeiro lugar, um número pequeno será incluído automaticamente no local onde ocursor estiver parado. Observe a nota a seguir, colocada bem no meio da pal[5]avra. Então,obviamente, o melhor é colocar o cursor ao final da palavra.Mas, além do Word abrir uma área ao final da página, ele também vai cuidar da numeraçãode cada uma delas. Inclusive, se você acrescentar mais uma nota antes de uma existente, eleatualiza sozinho o número das notas.

Estilo

Quando eu costumo falar em formatar o arquivo do Word com “Estilo” é muito comum queas pessoas confundam o que estou dizendo e acreditem que estamos nos referindo ao designda página.No entanto, o que estamos tratando, neste caso, é sobre um recurso valioso que permitemanter um estilo de diagramação por todo o documento.

Trata-se daquela indicação que fica na Barra de Ferramentas, normalmente indicado como“normal”. Em algumas ocasiões, quando estamos formatando o trabalho, pode acontecerdesta indicação mudar para “Titulo 1”, “Título 2” ou similares. Vamos entender porque.Veja esta apostila mesmo. Verifique que:

· Todos os textos têm a mesma fonte, com o mesmo tamanho de letra (Times NewRoman, corpo 11);· Da mesma forma, todos os textos também utilizam a mesma fonte (Arial Bold,Corpo 14), inclusive todos eles começam uma nova página. Observe também quetodos os títulos e subtítulos foram numerados, inclusive utilizando múltiplos níveis.· Há um espaço entre cada parágrafo deste trabalho.

Todas essas definições foram feitas apenas uma vez em todo o trabalho. Em cada título,escolhemos o estilo “Título 1” como estilo para identificá-lo. Os subtítulos de primeiro nívelidentificados como “Título 2” e os de terceiro nível como “Título 3”.

Para fazer a mudança de todos os atributos relacionados ao Menu Formatar (Fonte, Parágrafo,espaçamentos, tabulação, numeração, entre outros atributos) podem ser alterados evinculados a um Estilo. Para modificá-lo, você deve acessar:

· Menu Formatar => EstiloNa janela que abrir-se, o Word vai mostrar quais estilos estão disponíveis no arquivo,dando destaque para o estilo que será modificado. Clique no botão Modificar. Nesta novajanela, clique sobre o botão Formatar e você verá reproduzido as principais indicações domenu Formatar.

Até agora estivemos vendo todos os recursos do Word pelos menus, a despeito de todas asfacilidades que são possíveis a partir da barra de ferramentas.

Quando é mais rápidoSe você estiver trabalhando em um documento de várias páginas, o uso do recurso Estilopoderá fazer com que a diagramação seja mais rápida.Este trabalho, por exemplo. Ou ainda uma prova de múltipla escolha, em que as perguntaspodem ser formatadas com uma determinada fonte e com numeração arábica, e as alternativasserão numeradas com letras:

1) Pergunta com numeraçãoa) Alternativa 1b) Segunda Alternativac) Outra alternativad) Mais uma alternativae) Última alternativa.

Outro aspecto trata da alteração de vários atributos dentro de um mesmo trabalho.Por exemplo, escolhemos o estilo “Título 1”, acessamos o menu Formatar => Estilo e depoistratamos de modificar alguns atributos, como fonte, cor, estilo e tamanho de letras. Aorealizar esta alteração, todos os textos identificados com o referido estilo serãoautomaticamente atualizados.

Criação automática de índiceEste trabalho tem um índice que foi criado automaticamente e pode ser atualizado da mesmaforma sempre que necessário (inclusão ou exclusão de páginas, por exemplo).Para isso, é estritamente necessário que sejam utilizados os estilos “Título 1”, “Título 2” e“Título 3”, que são padrão no Word (“Heading 1”, “Heading 2” e “Heading 3” em inglês). Éa partir destes estilos que o índice vai ser criado: o Word vai copiar, automaticamente, todosos textos, numeração (marcadores) e também em que página está localizada.

· Inserir => Índice, depois escolha Índice Analítico.

Toda vez que precisar atualizar o índice, clique com o botão direito sobre ele. Nas opções queaparecerem, escolha Atualizar Índice e depois Atualizar índice inteiro.

Conclusão

Esta apostila concentrou-se em mostrar os recursos de formatação utilizando-se menus, adespeito de diversos outros métodos de ensino do programa.

O último item analisado – Estilo – é, na verdade, uma das chaves para a realização dotrabalho com qualidade e rapidez, sobretudo na formatação de trabalhos de conclusão decurso, como Monografias, dissertações e teses.Alguns dos erros mais comuns, como dar dois “enters” para encerrar um parágrafo, abrindoum espaço após cada bloco de texto, podem gerar erros de diagramação e devem ser evitadoscom o uso do recurso de “espaço após o parágrafo”.Outro erro muito comum, é a inclusão de diversos “enter” para que um título ou outrainformação seja levada à página seguinte. Procure, neste caso, definir a quebra de página nomenu Formatar => Parágrafo, ou ainda fazer a quebra em Incluir => Quebra.Como o Word altera a diagramação de um computador para outro, geralmente por causa daimpressora que está instalada nele ou ainda o sistema operacional do computador e ocontrolador da impressora, pode ser que o transporte do documento de um lugar para outroseja um transtorno sem fim.Além disso, o gerenciamento automático do índice é um argumento final para a adoção doEstilo.Certamente, no começo é mais difícil aceitar essa nova forma de ver o programa. Mas, com otempo, seu trabalho ficará tão fácil que será melhor lembrar-se das dicas da aula e destaapostila.Boa sorte!

Bibliografia

CASTRO, Giberto; CHAMON, Valéria, Microsoft Press - Dicionário de Informática. Rio deJaneiro: Campus, 1998.NAKAMURA, Rodolfo. E-Commerce na Internet – Fácil de Entender . São Paulo: Érica,2001.MANZANO. Estudo Dirigido de Microsoft Word 97. São Paulo: Érica, 2003