apostila-msproject_2003

5/17/2018 Apostila-MsProject_2003 - slidepdf.com

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O Autor

Alexandre Travassos, PMP, ITIL Foundation, MCPM,MPS.BR, MCP, MCT, MOUS

Consultor em Gestão de Processos, Gerenciamento de Projetos eEngenharia de Software, Master Certificated in ProjectManagement 2000 e 2005 pelo Brainbench Institute, Virginia,USA, certificado como Profissional em Gerenciamento de Projetos,pelo PMI (PMP), certificado ITIL Foundation pelo EXIM, certificadoMPS.BR Introdução pela SOFTEX e também é certificado pelaMicrosoft em MS-Project como MOUS (Microsoft User Especialist),MCP 70281 (Planning, Deploying, and Managing an Enterprise

Project Management Solution e MCT – Microsoft Certified Trainer. Membro fundadordo PMI (Project Management Institute) capítulo do Distrito Federal e voluntário no

PMI-DF e GovSIG tendo exercido funções como Diretor, Membro do Conselho Fiscal,Gerente de Projetos Especiais e Officer. Fundador e moderador da lista [email protected], que conta hoje com mais de 1500 membros de todoo Brasil, sendo uma das listas de discussão sobre gerenciamento de projetos comMS-Project, mais conhecidas do país. Trabalha desde 1995 com Tecnologia daInformação e desde 1997 com gerenciamento de projetos. Professor na Escola deFormação de Trabalhadores de Informática, com mais de 10 anos de experiênciaem eduacação.Atualmente desenvolvendo trabalhos de gestão de processos com BPM,Comportamento Organizacional e Gestão Estratégica.

mailto:[email protected]






INTRODUÇÃO

Nos últimos cinco anos eu, e acho que também o Brasil inteiro, temvisto o avanço notável do gerenciamento de projetos que já estásendo apontado como um diferencial competitivo essencial para quemalmeja um modelo de eficiência e qualidade em seusempreendimentos.

O crescimento de capítulos do PMI (Project Management Institute) noBrasil contribuiu significativamente para solidificação e o avanço dosestudos orientados à gestão de projetos. Atualmente estamos saindoda era de quebra de paradigmas para a era de evolução do estado daarte.

Hoje quando vejo os avanços e o sucesso das metodologiasimplantadas em projetos de altíssimo nível de criticidade, me sintorecompensado por investir em algo que antes parecia tão distante danossa realidade.

E como a gerência de projetos, as ferramentas para gestão e controlede projetos também sofreram evoluções no decorrer do tempo.

O Microsoft Project, antes visto como um gerador de cronogramas e

criticado por usuários de outras ferramentas, mostrou-se umaferramenta eficiente e confiável a partir da sua versão 2000.

Mesmo com algumas deficiências a possibilidade de customização,permitiu a automação de projetos de natureza complexa e comvolume de informações bem extensas.

E agora, mostrando que tem condições de competir em pé deigualdade com seus concorrentes, a versão 2003 nos abriu um lequede possibilidades, deixando de ser uma ferramenta desktop para setornar um poderoso recurso corporativo.

Aliado a outras ferramentas da Microsoft permite criar um ambienteintegrado, possibilitando o gerenciamento das informações dosprojetos de forma estratégica e ampliando as possibilidades deautomação de ambientes de projeto.

Com o avanço da ferramenta, hoje temos três edições da versão2003 do Microsoft Project. Que são: Microsoft Project Standard,Microsoft Project Professional e Microsoft Project Server. Constituindoassim uma poderosa ferramenta para gerenciamento de projetos.

Este livro visa mostrar de forma prática a utilização dos recursosencontrados na edição Professional e Server da versão 2003.



O resultado deste livro deve-se tão somente ao crescimento donúmero de adeptos da ferramenta e o sucesso obtido emtreinamentos nas versões anteriores do produto.

Foi com muita satisfação que esse livro foi desenvolvido, pois mais do

que um suplemento didático, ele é a personificação do avanço dogerenciamento de projetos em nossas vidas.

Essa é a minha contribuição singela para o estudo desta ciência quese tornou a gestão de projetos.

Boa leitura!

Alexandre Travassos, MOUS



Capítulo 1

Introdução aoGerenciamento de Projetos



Cap. 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos

1.1 – DEFINIÇÃO DE PROJETOS

“O projeto é entendido como um conjunto deações, executadas de forma coordenada por uma organização transitória, ao qual sãoalocados os instrumentos necessários para,em um dado prazo, alcançar um objetivodeterminado”.

Dalton L. Valeriano

O QUE SÃO OS PROJETOS?

Quando estamos exaustos e estressados pelo excesso de trabalho,temos necessidade de relaxar, descontrair, descansar para darprosseguimento ao trabalho. Então começamos a pensar nas tãoesperadas férias. Para onde ir, quantos dias ficar, lugares a visitar,roteiro de viagens, hotéis, guias turísticos e etc são questões que nospassam pela cabeça quando as planejamos.Quando chegam as férias estamos com tudo definido e começamos apor em prática tudo que idealizamos. Claro que não conseguimosrealizar exatamente como pensamos, mas na data estabelecidaretornamos mais descansados e menos estressados, tendo realizadoassim o propósito da viagem.

Segundo o PMI os projetos são empreendimentos temporáriosrealizados para criar um produto ou serviço único.

O conceito se aplica para muitas ações e empreendimentos, desde asnossas férias anuais, as festas de aniversário dos nossos filhos eprojetos mais complexos como os militares e os de engenhariapesada.

Podemos dizer que um projeto é:

É um esforço temporário e único, administrado e executadopor pessoas, que visa atingir objetivos e metas pré-estabelecidos em uma seqüência temporal lógica e factível,limitado pelos critérios de tempo, custo, qualidade e recursos.

Detalhando um pouco mais esse conceito:

- Temporário e Único – Os projetos são finitos ou temporários, têminicio, meio e fim bem definidos e também são únicos, por mais

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semelhanças que existam entre os projetos, cada um tem as suascaracterísticas próprias.

- Administrado e Executado por Pessoas – Desde sua concepçãoaté os trabalhos de encerramento do projeto as pessoas são o pilar

de sustentação. São elas que identificam a necessidade de suaexistência, o gerenciam e o executam.

- Visa Atingir Objetivos e Metas Pré-Estabelecidos – Geralmenteos projetos surgem para sanar algum problema ou para aproveitaruma oportunidade de negócios. Os objetivos e metas que desejamosalcançar com a realização do projeto devem estar bem claros ealinhados ao plano estratégico da empresa.

- Seqüência Temporal Lógica e Factível – Para realizarmos um

projeto devemos estabelecer os passos que devemos seguir e definiros prazos para realização dessas etapas. Esses prazos devem seralcançáveis para que se possa viabilizar o projeto.

- Limitado pelos critérios de tempo, custo, qualidade erecursos – Para realizarmos um projeto, com certeza teremospremissas e restrições. As restrições de tempo, custo, qualidade erecurso, determinarão os limites do nosso projeto.

ATIVIDADES ROTINEIRASTodos os dias quando acordamos executamos uma série de açõescomo tomar banho, escovar os dentes, fazer a barba, vestir roupa etomar café, com o objetivo de nos preparar para mais um dia detrabalho. Esse tipo de ação é feita todos os dias sem um prazodefinido para terminar.

Nas empresas também realizamos ações repetitivas e permanentesque tem foco na rotina operacional e não podem ser categorizadas

como projetos. A esse tipo de ações damos o nome de “ATIVIDADESROTINEIRAS”

Então podemos dizer que Atividades Rotineiras:

São ações repetitivas e permanentes, realizadas em umambiente funcional, com resultados conhecidos e com foco nadisciplina.

- Ações repetitivas e permanentes – Atividades rotineiras são

repetitivas, isto é, ocorrem constantemente com o propósito de

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atender necessidades funcionais. Permanente, pois são realizadasfreqüentemente sem fim estabelecido.

- Realizadas em um ambiente funcional – Essas atividadesocorrem em departamentos ou seções da empresa sem intervenção

de outras áreas.

- Resultados conhecidos – Ao contrário dos projetos, as atividadesrotineiras tem o resultado conhecido em função da freqüência derealização.

- Foco na disciplina – Como as atividades rotineiras geralmente sãosetoriais, seus resultados são alinhados a disciplina do setor e seusexecutores tem qualificações exatas para sua realização.

1.2 – O QUE É GERENCIAMENTO DEPROJETOS

Se os projetos são esforços temporários e coordenados, temos queaplicar técnicas e ferramentas para acompanhar e garantir ocumprimento dos objetivos.

Então podemos dizer que o Gerenciamento de Projetos é o conjuntode habilidades, ferramentas é técnicas para o planejamento,execução e controle de projetos.

O Gerenciamento de Projetos acabou se tornando uma disciplinaessencial para a condução de projetos nas mais diversas áreas doconhecimento humano, tendo instrumentos exclusivos mais aplicáveisa praticamente todos os tipos de projeto.

STAKEHOLDERSSão as pessoas ou organizações que estão ativamente envolvidos noprojeto ou têm interesse no projeto. Podem afetar o projeto e seuresultado POSITIVAMENTE ou NEGATIVAMENTE.Exemplos: Gerente de projeto, equipe, cliente, patrocinador,concorrentes,etc.

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1.3 - CICLO DE VIDA DOS PROJETOS

A única certeza que todos nós temos na vida é de que um diamorreremos ou finalizaremos nossa missão aqui na terra. Masdurante esse tempo que passamos aqui, desenvolvemos habilidades,realizamos obras e construímos famílias. Cada ser humanodesenvolve suas habilidades e conduz sua vida de uma formacaracterística, relacionado aos seus anseios e expectativas.

Nesse pontos os projetos se parecem muito com os seres humanos.Por serem finitos, eles também nascem, crescem, desenvolvem-se e

acabam.

FASES DE UM PROJETO

As fases do ciclo de vida de um projeto, estão relacionadas com ascaracterísticas específicas daquele projeto.Para desenvolver um sistema, temos que verificar as necessidades dousuários, codificar e testar as funcionalidades do sistema, colocá-loem produção, documentar os procedimentos e capacitar as pessoasna sua utilização. Todas essas etapas são fazes do ciclo de vida doprojeto e dentro de cada uma delas temos que planejar as tarefas aserem realizadas e executá-las conforme o planejado.

Concepção Desenvolvimento Implantação Documentação CapacitaçãoFases do Ciclo de Vida de um Projeto de Desenvolvimento

GRUPOS DE PROCESSOS

Para realizarmos um projeto é necessário executar uma série deprocessos divididos em áreas de conhecimento específicas. O foco dogerenciamento de projetos é a integração das áreas de conhecimentonos cinco grupos de processos definidos no PMBoK.

Os cinco grupos de processo são:

• Processos de Iniciação• Processos de Planejamento• Processos de Execução

• Processos de Controle• Processos de Encerramento

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Processos de

Iniciação

Processos de

Planejamento

Processos de

Controle

Processos de

Execução

Processos de

Encerramento

A imagem acima descreve os grupos de processos e fluxo de

informações. Esse fluxo de informações se repete em todas as fasesdo projeto.

Concepção Desenvolvimento Implantação Documentação Capacitação

ProcessosdeIniciação

ProcessosdePlanejamento

Processosde

Controle

Processosde

Execução

ProcessosdeEncerramento



ProcessosdeControle

ProcessosdeExecução

Processosde

Encerramento



ProcessosdeControle


Processosde

Encerramento



ProcessosdeControle


Processosde

Encerramento



ProcessosdeControle


Processosde

Encerramento

Grupos de Processo e Fases do Ciclo de Vida do Projeto

O PMBoK Guide mostra de forma clara a sobreposição dos grupos deprocesso e as fases do ciclo de vida do projeto.A ilustração acima mostra a sobreposição dos grupos de processo e ociclo de vida do desenvolvimento de um software.

Abaixo temos o gráfico de sobreposição proposto no PMBoK Guide.

A t i v i d a d e

Tempo

Ciclo deVida doProjeto

Processosde

Iniciação

Processos dePlanejamento

Processosde

Execução

Processosde Controle

Processos deEncerramento

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1.4 - INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS

Os projetos fazem parte de uma organização ou corporação cuja

maturidade e o interesse pelos projetos determinam a maneira comoos projetos são priorizados e gerenciados.

O tipo de estrutura organizacional e a cultura da empresa exerceminfluência sobre os projetos e determinam o papel do gerente deprojetos dentro da empresa.

Basicamente temos duas possíveis alternativas organizacionais:• Organizações não Baseadas em Projetos – São as

empresas cujo foco é a prestação de serviços ou confecção de

produtos. Nessas empresas projetos são esporádicos e visamapoiar a estrutura funcional no aprimoramento dos serviços ouna busca de novas oportunidades.

• Organizações Baseadas em Projetos – São as empresascujo o foco é exclusivamente projetos. Nessas empresas asgerencias são por projetos e funcionários estão na grandemaioria alocados em projeto.

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

Os projetos geralmente são parte ou estão diretamente ligados a umaorganização patrocinadora ou cliente. A forma com que essesprojetos são priorizados e a autonomia do gerente de projetos, estávinculada as diretrizes estratégicas da empresa.

Com base nas alternativas organizacionais citadas acima, o PMIdefiniu alguns modelos de estruturas organizacionais, levando emconsideração a visão da empresa em relação aos seus projetos.

Podemos citar como principais modelos de estrutura organizacional:• Estrutura Funcional• Estrutura Matricial

o Estrutura Matricial Fracao Estrutura Matricial Balanceadao Estrutura Matricial Forte

• Estrutura Projetizada

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ESTRUTURA FUNCIONAL

É o modelo organizacional tradicional das empresas. A estrutura é

toda departamental e a definição hierárquica é bem definida, todos osfuncionários conhecem bem seu superior.Nesse modelo as equipes são agrupadas por especialidade e foco dostrabalhos são as atividades rotineiras.Os projetos nesse modelo, geralmente são departamentais e ogerente de projetos é o mesmo gerente funcional.

Organização Funcional

Executivo

Chefe

Gerente

Funcional

Gerente

FuncionalGerente

Funcional

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Coordenação

do Projeto

ESTRUTURA PROJETIZADA

Nesse modelo organizacional a estrutura da empresa está totalmentevoltada para o desenvolvimento de projetos.

Os núcleos de trabalho são montados em função dos projetos, mas ocomprometimento da equipe é baixo em função do futuro incerto.Embora o poder do gerente de projetos seja alto ou total nessemodelo, suas habilidades interpessoais são fundamentais paramotivar a equipe.

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Executivo

Chefe

Gerente

de ProjetosGerente

de ProjetosGerente

de Projetos

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Coordenação

do Projeto

Organização Projetizada

ESTRUTURA MATRICIAL

Este modelo é uma combinação do modelo funcional com o modeloprojetizado. Nesse modelo o poder do gerente de projetos e a

priorização dos projetos, aumentam em função da estruturaorganizacional adotada.

Podemos quebrar o modelo matricial em três subcategorias, deacordo com a maneira de gerenciar seus projetos. Essassubcategorias seriam:

• Matricial Fraca• Matricial Balanceada• Matricial Forte

MATRICIAL FRACA

Na matriz fraca ainda não temo a figura do Gerente de Projetos, mastemos equipes designadas para os projetos e integração entre asáreas departamentais.

A priorização das atividades do projeto é baixa, tendo em vista queas equipes ainda estão subordinadas ao departamento de origem.

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Executivo

Chefe

Gerente

Funcional

Gerente

FuncionalGerente

Funcional

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Coordenação

do Projeto

Organização Matricial

Fraca

MATRICIAL BALANCEADA

Na matriz balanceada já temos a figura do Gerente de Projetos, compouca autonomia mas coordenando as atividades da equipe.

Nesse modelo destacamos o aumento considerável dos conflitos emfunção do superior não estar claramente definido.

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Executivo

Chefe

Gerente

Funcional

Gerente

FuncionalGerente

Funcional

Pessoal

Pessoal

Gerente de

Projetos

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Coordenação

do Projeto

Organização Matricial

Balanceada

MATRICIAL FORTE

Na matriz forte o gerente de projetos ganha mais autonomia e umárea de reporte voltada a projetos.

Nesse modelo as equipe já estão mais comprometidas com projeto ea prioridade dos projetos dentro da organização é alta.

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Executivo

Chefe

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Pessoal

Coordenação

do Projeto

Organização MatricialForte

Gerente de Gerentesde Projetos

Gerente de

Projetos

Gerente deProjetos

Gerente deProjetos

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1.5 - ÁREAS DE CONHECIMENTO E GRUPOSDE PROCESSO

AS 9 ÁREAS DE CONHECIMENTO DE GERENCIAMENTODE PROJETOS

Segundo o PMBoK 2000, podemos separar o conhecimento emgerenciamento de projetos em nove áreas distintas.

As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos são:

• Integração• Escopo• Tempo• Custos• Qualidade• Comunicação• Recursos Humanos• Riscos• Aquisições

GERENCIAMENTO DO ESCOPOO escopo refere-se à abrangência ou às fronteiras do projeto. É noescopo que determinamos o vamos ou não fazer no projeto. Eledefine onde termina um trabalho e onde começa outro, já que amaioria dos projetos está repleta de requisitos mal definidos einconsistentes, a gerência de escopo assume enorme importância.

GERENCIAMENTO DO TEMPO

Sendo projeto um esforço finito, temos prazos a cumprir paraatingirmos as expectativas de tempo do nosso patrocinador. Esta éuma característica que marca o trabalho do começo ao fim e que fazcom que o trabalho em projetos se destaque de trabalho de naturezarotineira. O tempo é uma referência importante para avaliar osucesso do projeto. Em projetos complexos, abordagens baseadas emsistemas sofisticados ajudam a controlar o tempo, técnicas de redesde interdependência, com PERT/CPM, apoiadas por softwares degerenciamento de projetos como o MS-Project, são usadas noplanejamento e no controle de atividades do projeto.

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GERENCIAMENTO DO CUSTOA gerência de projeto tem o papel de orçar e controlar os custosglobais para manter os projetos dentro dos limites orçamentários. Aadministração dos fluxos de caixa colabora para otimizar a utilizaçãode fundos durante o período de existência do projeto. Os indicadoresde valor agregado auxiliam no acompanhamento e análise dos prazosvinculando-os com o orçamento.

GERENCIANDO A QUALIDADE A satisfação dos stakeholders e cumprimento dos requisitos sãofatores críticos do projeto. Nas industriais e ambiente funcionais, ospadrões de qualidade são ditados pelas especificações e por análisedetalhada dos processos, que, por sua vez, são usadas como basepara monitorar o desempenho do projeto. Mesmo em projetos quenão usam especificações detalhadas para estabelecer padrões dequalidade, espera-se um mínimo de qualidade processual.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Falha no processo de comunicação é um dos fatores de insucesso nosprojetos. O gerenciamento das comunicações tem o papel de levantaros canais de comunicação e definir a forma de comunicação entre osenvolvidos no projeto. É preciso que as comunicações formaisatendam ao planejamento organizacional, aos sistemas deplanejamento estratégico, aos sistemas de planejamento do projetopropriamente dito, às normas, aos padrões e aos procedimentos. As

comunicações interpessoais também requerem atenção.

GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS Não existe projeto sem pessoas envolvidas. Garantir os recursohumanos e formar, desenvolver e motivar as equipes é papel dogerente de projeto. Administrar o recurso humano é, na realidade, achave para atender às necessidades do projeto, uma vez que todasas ações são tomadas direta ou indiretamente por pessoas.

GERENCIAMENTO DOS RISCOS Em ambiente funcional estável, as decisões podem ser baseadas emexperiência, dados históricos e conhecimento prático. Já em projetoso futuro é sempre incerto e os riscos são constantes. As condiçõesfavoráveis ou adversas permitem a identificação de ameaças ouoportunidades, ou seja riscos positivos ou negativos.Os riscos nada mais são dos que as incertezas, das quais podemosesquivar ou aproveitar. É papel da gerência de riscos, elencar e trataros riscos inerentes ao projeto.

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GERENCIAMENTO DOS SUPRIMENTOS No gerenciamento de projetos é preciso lidar com os terceiros quefornecem serviços, materiais e equipamentos. Definir quando, quantoe como contratar maximiza as operações de um projeto.Na gerência de suprimentos, temos desde a escolha adequada dosfornecedores, até a manutenção dos contratos e produtos entregues.

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO

A gerência da integração nada mais é do que a consolidação dosdiversos planos gerados em um plano único, denominado Plano doProjeto.No plano do projeto temos todos os insumos para o gerenciamentoefetivo de um projeto.

AS ÁREAS DE CONHECIMENTO X GRUPOS DEPROCESSO

Como vimos anteriormente os grupos de processo agrupam osprocessos necessários para atender um determinado momento doplanejamento.

No PMBoK os processos são descritos em termos de entradas,técnicas e ferramentas e resultados.

Abaixo temos um esquema que ilustra os processos degerenciamento devidamente agrupados conforme o PMBoK.

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Cap. 1 Introdução ao Gerenciamento de Projetos 16



Capítulo 2

Escritório de Projeto Virtual(VPMO)



Cap. 2 Escritório de Projetos Virtual (VPMO)

2.1 – INTRODUÇÃO

O QUE SÃO OS ESCRITÓRIOS DE PROJETOS?

Atualmente o gerenciamento de projetos vem sendo apontado comodiferencial competitivo e cada vez mais empresas têm demonstradointeresse em incorporar escritórios de projetos para coordenação efomentação dos instrumentos de gestão e controle dos projetoscorporativos.

Podemos dizer que um escritório de projetos é:

Um departamento ou área responsável por definir asferramentas e práticas para o gerenciamento do portfólioprojetos, dando suporte aos gerentes, e provendo informaçõessobre os projetos da organização.

A implementação desses escritórios, muitas vezes não é bemsucedida, em função da dificuldade em definir instrumentos eficazes erotinas ágeis, possibilitando assim um controle rigoroso dos projetose viabilizando uma documentação consistente e padronizada.

Outro fator dificultador é a resistência dos outros departamentos daorganização ou dos membros do time do projeto, que vêem oescritório de projetos, como um fiscalizador (“dedo duro”), que alémde policiar e controlar o desenvolvimento dos trabalhos, dificulta a oandamento do projeto, criando rotinas “burocráticas” e interferindonas rotinas de trabalho existentes.

Para obter sucesso na implementação de um escritório de projetos, éimportante desmistificar as atribuições polêmicas do departamento,entre as quais podemos citar:

• O escritório de projetos serve para implementar metodologiasde trabalho burocráticas e ineficientes;

• O escritório de projetos é um departamento controlador efiscalizador dos demais departamentos da empresa;

• O escritório de projetos interfere e dificulta a realização dostrabalhos ao implementar novas rotinas aos processosexistentes;

• O escritório de projetos é só mais um modismo passageiro enão agrega nenhum beneficio a organização.

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Infelizmente críticas e mitos dessa natureza surgem em função dodesconhecimento dos colaboradores, que muitas vezes se encontramsobrecarregados e resistentes à inovação dos métodos de trabalho,com receio do acréscimo de novas rotinas improdutivas.

O primeiro passo para quebrar a resistência e sensibilizar as áreasenvolvidas, de que o escritório de projetos só trará benefícios aorganização, é apresentar de forma clara e lúcida as atribuições deum PMO.

Podemos citar como as principais atribuições de um PMO:

• Centralizar e prover informações sobre os projetos;• Definir metodologias e instrumentos de gestão padronizados;• Capacitar e orientar os outros departamentos na utilização dos

instrumentos de gestão adotados;• Automatizar as rotinas de gerenciamento de projetos;• Criar mecanismos de documentação e diagnóstico dos projetos;• Administrar o portifólio de projetos.

Uma vez que os colaboradores estão devidamente esclarecidos sobreas atribuições do PMO, o próximo passo a montagem do escritório deprojetos.

Muitos especialistas no assunto sugerem a criação de um

departamento em uma posição estratégica no organograma daempresa, para ter mobilidade e penetração em todos os níveishierárquicos da empresa, para assim ter condições de realizar seupapel eficientemente.

Esse tipo de abordagem geralmente causa reação na organização,que passa a ver o escritório de projetos como um departamentoprivilegiado, com muito poder e isento de responsabilidades.

Uma maneira de evitar conflitos e resistência na implementação de

um escritório de projetos é criar os Escritórios de Projetos Virtuais(VPMO). Pode também ser um primeiro estágio para a implementaçãode um Escritório de Projetos definitivo.

Mesmo com a implementação de um Escritório de Projeto Virtual,onde estamos falando basicamente de tecnologia, deve ser feito todoum trabalho de criação de processos, procedimentos, construção demetodologias e instrumentos de gestão e, principalmente,treinamento e aculturamento dos profissionais para o gerenciamentode projetos.

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O QUE É UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS VIRTUAL?

Um escritório de projetos virtual é um conjunto de ferramentasinformatizadas que viabilizam a implementação das atribuições de um

escritório de projetos, sem a necessidade de ambiente físico.

A implementação de um escritório de projetos virtual pode requerermuito trabalho e profissionais altamente qualificados, pois envolve odesenvolvimento de ferramentas específicas e integração comsoluções já existentes para ser o mais completo possível.

Em última estância o Virtual PMO se asemelha ao conceito deBusiness Intelligence, cujo principal objetivo é obter vantagemcompetitiva, administrando estrategicamente as informações de

negócio da empresa. O VPMO será um ponto focal que nos permiteter as informações do andamento dos projetos de forma aadministrá-los estrategicamente alinhado aos objetivos da empresa.Permite ainda compartilhamento de conhecimento e informaçõeshistóricas dos projetos na organização.

No desenvolvimento de um Virtual PMO podemos fazer uso de váriasferramentas e técnicas disponíveis, com intuito de centralizar asoperações de gestão em um repositório único e administrável.Podemos citar como ferramentas associadas ao um Virtual PMO:

• Softwares de Gerenciamento de Projetos• Business Intelligence• Data Warehouse• Data Mining• Webhouse• CRM• ERP• Balanced Scorecard• Indicadores e Métricas de controle e acompanhamento

• Processos de Maturidade de Gerenciamento de Projetos

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2.2 – MONTANDO UM ESCRITÓRIO VIRTUAL

Implementar um Virtual PMO é uma tarefa bem mais complexa doque se imagina. Mais do que um sistema de administração deprojetos, o Virtual PMO é uma ferramenta essencial para o controledos demais instrumentos de trabalho da organização. É papel doVirtual PMO consolidar as informações dos diversos tipos de clientesexistentes e tornar analisável os vários indicadores adotados pelasáreas afins.

Os dados oriundas do Virtual PMO serão utilizados pelo DataWarehouse corporativo. Eles serão interagidos com as informaçõesdos demais sistemas legados, fazendo parte dos filtros e conversãode dados em informações de gestão estratégica.

Além da integração com os dados corporativos o Virtual PMO deveráprover soluções para gerenciamento de projetos e vinculá-las àsdemais ferramentas do VPMO.

METODOLOGIA DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

O primeiro passo na montagem de um VPMO é a elaboração de umametodologia de Gerenciamento de Projetos adotada pela organização.Essa metodologia deve ser prática e objetiva, agregando benefíciosaos usuários. Muitas vezes rotinas aparentemente simples, trazemresultados surpreendentes. Essa metodologia deve ser digitalizadapara ser utilizada pelos gerentes de projeto.

Para tornar a metodologia atraente aos olhos dos usuários, podemosdisponibilizá-la através da intranet em formato de página WEB, comum sistema de navegação bem estruturado e templates vinculados

aos tópicos da metodologia, criando assim a necessidade, por partedos clientes, ao acesso dos tópicos. Vários recursos podem serutilizados, como por exemplo mostrar uma tela de dica do diaabordando um tema da metodologia de trabalho quando da aberturado aplicativo.

O importante e tornar a metodologia algo simples e atraente deforma que os usuários a utilizem.

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FERRAMENTAS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Uma vez estabelecida a metodologia de Gerenciamento de Projetos, opróximo passo é definir as ferramentas de GP a serem utilizadas

pelos usuários e o VPMO.A escolha dessa ferramenta está associada a metodologiaimplementada. Quão mais complexa for a metodologia, maior será anecessidade de ferramentas informatizadas para gerenciamento deprojetos.

Embora as ferramentas existentes no mercado tenham evoluídomuito nos últimos anos, nenhuma atenderá todos os requisitosexigidos pelo VPMO de forma ampla. O importante na escolha de uma

ferramenta de gerenciamento de projetos e verificar qual atende omaior número de requisitos e tem uma interface amigável e intuitiva.

Na hora de escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetospodemos seguir alguns critérios de seleção como:

A - Capacidade

• Quantidade de atividades processadas.• Relações de precedência.• Subdivisão em subredes.•

Estruturas analíticas do projeto (níveis de WBS - “Workbreakdown structure”).

B - Notação da rede (critério de diagramação)• Diagrama de precedência (“PMD”) ou diagrama em seta

(“IJ”/”ADM”).• Tipo de relação de precedência (início-início, fim-fim, fim-início,

início-fim).• Marcos de controle.

C - Calendário• Tamanho (número de anos).• Calendários múltiplos.• Calendários para recursos e tarefas

D - Entrada, processamento e saída

• Menu, janelas.• “Mouse”.• Teclado.• Tempo de entrada.• Cálculo de folgas (total, livre, negativa).• Caminho crítico.

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• Sumarização.• Fator tempo-custo (função do custo - linear/não linear)• Relatórios (tabular e gráficos).• Spooler (processamentos/saídas simultâneas).•

Geração de relatórios.E - Alocação de recursos

• Tipos.• Quantidade permitida.• Unidades.• Nivelamento.• Suavização (uso de folgas).• Pool de Recursos Compartilhado

F - Custos

• Orçamentos (previsto/realizado).• Diretos e indiretos.• Curva “S”.• Sumarização pela estrutura analítica.• EVA

G – Ambiente Colaborativo• Servidor de Projetos• Atribuição de Equipes de Trabalho• Notificações por email• Base de dados corporativa

H - Treinamento e manutenção• Demonstração do “software”.• Tutorial.• Programa de treinamento.• Suporte técnico.• Garantia.• Literatura disponível

Além da ferramenta de gerenciamento de projetos adotada, é

importante agregar ferramentas complementares para otimizar osprocessos da ferramenta principal. Podemos citar como ferramentascomplementares:

• Sincronizadores para HandHelds• Ferramentas de GED• Ferramentas de Brainstorming• Geradores de relatórios• Publicadores de dados

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EPM (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT)

O EPM é um conceito adotado por alguns fabricantes de softwarespara gerenciamento de projetos, e consiste em um grupo de

ferramentas que juntas formam um ambiente colaborativo,permitindo o gerenciamento de projetos e recursos corporativos. Essaforma de gerenciamento empresarial foi lançada inicialmente pelaPrimavera e posteriormente outros fabricantes adotaram essa linhade softwares. A partir da versão 2002 o Microsoft Project passou aser uma solução EPM, composta de três produtos (ProjectProfessional, Project Server, Project Web Access), associados a outrosprodutos Microsoft (SQL Server, Share Point).

As soluções EPM auxiliam significativamente na montagem dos VPMO,

uma vez que seu objetivo e administrar portifólios de projetos e criarambientes colaborativos.

Embora os fabricantes idealizem tornar suas soluções a únicaferramenta de um VPMO, isso ainda é um sonho distante. Mesmoimplementando uma solução EPM, ainda temos que automatizardiversos processos e integrá-los a ferramenta de gerenciamento deprojetos adotada para obter os resultados esperados de VPMO.

SERVIDORES DE PROJETOS

A principal instrumento que viabiliza o VPMO é o Servidor de Projetos,que é o repositório das informações do VPMO. Como núcleo deinformações o Servidor de Projetos provê serviços como:

• Visão do Portifólio de Projetos• Base corporativa de recursos• Templates de documentos, WBS, cronogramas e outros• Metodologia Digital• Controle de Documentos• Indicadores• Métricas• Ambiente colaborativo• Quadro de horas da equipe em atividades rotineiras e projetos• Call Center• Workflow para projetos• Sistemas customizados de controle

O servidor de projeto é composto de uma máquina ou máquinas que

concentram serviços, softwares e utilitários consolidados que em

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conjunto integram as funcionalidades necessárias para constituir umVPMO.

A interface de interação do Servidor de Projetos com o usuário,geralmente são os Portais de Projetos.

Portais de Projetos

Atualmente a maioria das soluções EPM, tem ambiente de trabalhoWEB, onde podemos efetuar operações relativas aos projetoscorporativos.Embora essas soluções se assemelhem aos portais de projetos, elas

não têm todas as funcionalidades necessárias para a caracterizaçãodos portais.Geralmente as soluções EPM são integradas aos portais para somarfuncionalidades.

Os Portais de Projetos acumulam as funções tradicionais de um portalWEB somado aos recursos de Gestão de Projetos corporativo.

Em um Portal de Projeto temos funções básicas como:

• Chat• Fórum• News Letters• Mailing• FAQ• Perfis de Acesso

Funções intermediárias como:

• Controle de atividades funcionais•

Treinamento e-learning• Grupos de discussões e comunidades• Institucional• Construtores e publicadores de informação.

E funções específicas como:

• Gerenciamento de Portifólio de Projetos• Cronograma on-line• Indicadores de desempenho

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• Ferramentas customizadas (matriz de responsabilidade, matrizde riscos, controle de mudanças e etc.) com interface interativae gravação em BD.

• Sistemas de avaliação on-line• Atualizadores customizados (para as ferramentas de GP)

FERRAMENTAS COMPLEMENTARES

Além das ferramentas específicas para gerenciamento de projetos,

necessitamos de um ambiente tecnológico favorável. O ponto forte doVPMO são os dados de projetos, que tratados de forma estratégica,fornecerão instrumentos de gestão eficazes e garantia de utilizaçãodas ferramentas implementadas.

Partindo do principio do Business Intelligence, necessitamos de umambiente de dados muito bem estruturado que garanta: integridade,segurança e velocidade no acesso as informações.

A integração entre os diversos tipos de dados empresariais

pertinentes ao gerenciamento de projetos é a chave para o sucessodo VPMO. Recursos OLAP são essenciais nesse processo.

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2.3 - CONCLUSÃO

Cada vez mais as empresas estão estruturadas para trabalhar porprojetos, de forma a garantir melhores resultados no menor tempo,com menos recursos e com a maior qualidade possível. A gestãoefetiva dos recursos humanos da empresa e dos projetos é fator decompetividade atualmente.

É inegável o papel do Escritório de Projetos para auxiliar a empresa aobter a excelência em gerenciamento de projetos, através da gestãoem um ponto focal do portfolio de projetos da empresa ou setor, comotimização de utilização de recursos, acompanhamento e controle dosresultados e apoio à alta administração na seleção de projetos ealinhamento dos mesmos ao plano estratégico.

O VPMO – Virtual Project Management Office é uma formainteressante de se obter os benefícios da tecnologia para gestãocolaborativa dos projetos da empresa ou setor. Independente daimplantação física ou não de Escritório de Projetos, deve-seconsiderar as soluções tecnológicas para auxiliar a empresa a gerir osseus projetos. Em um ambiente tecnológico mutável e em constante evolução faz-senecessário um ambiente administrativo flexível, capaz de absorver asevoluções e mudanças com facilidade, permitindo a gestão eficientedas informações.

Com base nessa premissa, o VPMO surge como uma infra-estruturade apoio a projetos, totalmente inovadora e dinâmica com basessólidas nos conceitos de gestão de informação.

O VPMO é a chave de integração entre as diversas ferramentas e

técnicas disponíveis para gestão otimizada de projetos e o seu papelé consolidar e disseminar os instrumentos de gestão corporativa e darinsumos para os clientes de GP.

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Capítulo 3

Aplicando o PMBoK aoMicrosoft Office Project

2003



Cap. 3 Aplicando o PMBoK ao Microsoft Office Project 2003

3.1 – GERENCIAMENTO DO ESCOPO

O Gerenciamento do Escopo do Projeto engloba os processos

necessários para assegurar que o projeto inclua todas as atividadesnecessárias, e defina os limites para que seja concluído com sucesso.

INICIAÇÃO

A Iniciação do Escopo é o processo responsável por autorizarformalmente um novo projeto ou dar continuação ao um projeto jáexistente para uma nova fase.

No processo de iniciação do Escopo, o uso do Microsoft Project aindaé bem pequeno, tendo em vista que o plano de projeto ainda é bem

embrionário.Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades noMS-Project:

• Tarefa de Resumo do Projeto – No processo de iniciação,podemos abrir um novo arquivo do project e somente acionar atarefa de resumo do projeto para identificar a existência doprojeto.

• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de

link e anotações para vincular o arquivo do Plano Sumário doProjeto (Project Charter) ao arquivo do Project.

• Gravação de Projeto Empresarial – Já na iniciação, podemosgravar o arquivo do Microsoft Project no banco de dados doProject Server, para garantir a integridade dos dados doprojeto.

PLANEJAMENTO DO ESCOPO

O Planejamento do Escopo do Projeto se refere a elaboração edocumentação do trabalho do projeto e o produto que o projeto irágerar.

No processo de planejamento do escopo, ainda temos um uso muitorestrito do MS-Project.

Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades noMS-Project:

• Propriedades do Projeto – Nas propriedades do projeto,

podemos designar o gerente do projeto e colocar as

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informações preliminares do escopo como: Premissas,Restrições, Descrição do Produto.

• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular a Declaração do Escopo ao

arquivo do Project.

DEFINIÇÃO DO ESCOPO

A Definição do Escopo envolve a subdivisão dos resultados principaisdo projeto em unidades menores e mais gerenciáveis.

No processo de definição do escopo a utilização do project começa ase intensificar. É nesse processo que desenvolvemos a EAP (EstruturaAnalítica do Projeto). O termo EAP vem de WBS (Work Breakdown

Structure), que foi traduzido no MS-Project como EDT (Estrutura deDivisão de Trabalho).


• Definição do Código de EDT – Usamos esse recurso paradefinir o código de Divisão de Trabalho ou a EAP e assimconstruirmos a Estrutura Analítica do Projeto.

• Recuos e Numeração de Tópicos – Com os recuos e a

definição dos números da estrutura de tópicos, podemosefetuar a decomposição das tarefas para construção da EAP.

• Assistente de Gráficos de EDT no Visio – Podemos utilizar oassistente de EDT no Visio, para exportar os dados da EAP noProject para o formato de organograma no Microsoft Visio.

• Publicação do Plano do Projeto – Podemos publicar oprojeto no Project Server para disponibilizar a EAP no ProjectWeb Access. Com esse procedimento os executivos, os

patrocinadores e os stakeholders podem ter acesso a EAP doProjeto através da Web.

DICA: No processo de Definição do Escopo, podemos utilizar osoftware WBS Chart Pro da Critical Tools, que trabalha vinculado como MS-Project.

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VERIFICAÇÃO DO ESCOPO

A Verificação do Escopo é o processo responsável pela aceitaçãoformal do escopo do projeto pelos stakeholders (interessados ouintervenientes). Esse processo requer a revisão dos principais

deliverables de maneira a verificar se todos foram entregues deforma satisfatória.

Na verificação do escopo a utilização do project é intensiva eessencial para o sucesso deste processo.


• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de

exibição é utilizado para verificar o andamento e execução dastarefas do projeto.

• Gravação da Base Line e Planos Provisórios – Através dalinha de base do projeto, podemos verificar a conformidade doescopo inicial com a execução dos trabalhos.

• Linhas de Andamento – As linhas de andamento facilitamidentificar os atrasos nas entregas previstas.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as

justificativas e aceitações dos trabalhos realizados.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através dasferramentas de controle podemos definir o andamento econclusão das tarefas.

• Gantt Pessoal – Através dos recursos de reporte de trabalhodo Project Web Access os recursos podem informar a entregados trabalhos e os gerentes aprovarem mediante aconformidade com o plano sumário do projeto.

CONTROLE DE ALTERAÇÕES DO ESCOPO

O processo de Controle de Alterações do Escopo é responsável poradministrar as alterações que ocorrerem, se e quando ocorrerem.

O Microsoft Project é uma ferramenta importantíssima nesseprocesso, tendo em vista o grande número de recursos de controleque a ferramenta possui.

Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades no

MS-Project:

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• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dosrecursos de relatório e tratamento das informações, podemosapurar os desvios e mundanças do escopo.

• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo de

exibição é utilizado para verificar o andamento e execução dastarefas do projeto e a conformidade das entregas com o baseline do projeto.

• Gravação da Base Line e Planos Provisórios – Através dalinha de base do projeto, podemos verificar a conformidade doescopo inicial com a execução dos trabalhos. O Project permitea gravação de até 10 base-lines adicionais, permitindo assimdocumentar as variações no escopo do projeto.

•

Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças ocorridas no escopo doprojeto.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através dasferramentas de controle podemos atualizar a situação dastarefas em relação as mudanças de escopo.

• Gantt Pessoal – Através dos recursos de reporte de trabalhodo Project Web Access os recursos podem informar a entregados trabalhos e os gerentes aprovarem mediante aconformidade com o plano sumário do projeto.

3.2 – GERENCIAMENTO DE TEMPO

O Gerenciamento de tempo do projeto engloba os processosnecessários para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto.

DEFINIÇÃO DAS ATIVIDADES

A definição das atividades envolve a identificação e a documentaçãodas atividades que devem ser executadas no projeto.


• Modo de Exibição Gráfico de Gantt – Através da tabela deentrada do gráfico de Gantt, podemos gerar a lista deatividades do projeto.

• Modo de Exibição Diagrama de Rede – Também podemos

gerar a lista de atividades pelo modo de exibição Diagrama deRede. Não é muito aconselhável efetuar esse procedimento,

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tendo em vista que o preenchimento da lista de tarefas peloGráfico de Gantt é bem mais intuitivo.

SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES

O Sequenciamento das Atividades envolve a identificação e adocumentação das relações de precedência entre as atividades.


• Vincular Tarefas – O relacionamento das tarefas pode serrealizado de várias maneiras no Microsoft Project, permitindoestabelecer a precedência das atividades.

• Modo de Exibição Diagrama de Rede – Podemos exibir umdiagrama de precedência do projeto através do modo deexibição diagrama de rede.

ESTIMATIVA DE DURAÇÃO DAS ATIVIDADES

A Estimativa de Duração das Atividades é o processo pelo qual secoleta informações sobre o escopo e os recursos do projeto paracalcular as durações que serão usadas como dados para a elaboraçãodo cronograma.


• Modo de Exibição Gráfico de Gantt – Provém a lista deatividades, que é essencial para o desenvolvimento daestimativa de duração.

• Modo de Exibição Planilha de Recursos – Fornece a lista derecursos necessários para a estimativa da duração do projeto

ELABORAÇÃO DO CRONOGRAMAElaborar um cronograma significa estabelecer as datas de inicio e deconclusão das atividades de um projeto.

Na Elaboração do Cronograma é que tornaremos os prazos realmenteexeqüíveis.


•

Tipos de Tarefa – Calcula a duração de uma atividade combase nos recursos atribuídos e na carga de trabalho definida.

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• Controle de Empenho – Faz a relação da duração comnúmero de recursos envolvidos na atividade.

• Análise PERT – Calcula a duração de uma atividade com baseem fatores Otmistas, Esperados e Pessimistas.

• Redistribuição de Recursos – Faz uma reordenação dasatividades do cronograma com base nas atribuições dosrecursos.

• Estilos de Barras e Novos Modos de Exibição – Podemoscriar modos de exibição para diagrama de marcos e verificaçãode pontos de controle do projeto.

• Reserva de Recurso – Permite fazer simulações, atribuindo

recursos de forma não efetiva para calcular as durações dasatividades.

CONTROLE DO CRONOGRAMA

O controle do cronograma se refere a gerenciar as alterações feitasno cronograma para manter a conformidade.


• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dosrecursos de relatório e tratamento das informações, podemosapurar os desvios e mundanças do escopo.

• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo deexibição é utilizado para verificar o andamento e execução dastarefas do projeto e a conformidade das entregas com o baseline do projeto.

• Gravação da Base Line e Planos Provisórios – Através da

linha de base do projeto, podemos verificar a conformidade doescopo inicial com a execução dos trabalhos. O Project permitea gravação de até 10 base-lines adicionais, permitindo assimdocumentar as variações no escopo do projeto.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças ocorridas no escopo doprojeto.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através dasferramentas de controle podemos atualizar a situação dastarefas em relação as mudanças de escopo.

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• Estilos de Barras e Novos Modos de Exibição – Podemoscriar modos de exibição diferentes com outras formas deexibição das barras para documentar mudanças no cronograma.

• Gantt Pessoal – Através dos recursos de reporte de trabalho

do Project Web Access os recursos podem informar a entregados trabalhos e os gerentes aprovarem mediante aconformidade com o plano sumário do projeto.

3.3 – GERENCIAMENTO DE CUSTOS DOPROJETO

O Gerenciamento de custos do projeto inclui os processos necessáriospara assegurar que o projeto seja concluído dentro do orçamento

aprovado.

PLANEJAMENTO DOS RECURSOS

Definição dos recursos (pessoas, equipamentos, materiais) equantidade necessária desses recursos para a execução dasatividades do proejto.


• Planilha de Recursos – Podemos definir os recursos e aquantidade e custo dos mesmos através do modo de exibiçãoplanilha de recursos

• Uso do Recurso – Através do uso do recurso podemos definircorretamente a atribuição do recurso e as horas trabalhadas noprojeto.

ESTIMATIVA DE CUSTOS

A estimativa de custos se refere ao cálculo de um valor aproximadodo custo dos recursos necessários para execução das atividades doprojeto.


• Tabelas – Através do recurso de exibição de tabelas, podemosacionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project

• Informações Sobre o Projeto – Na janela de informações

sobre o projeto podemos ter uma estimativa do custo total do

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projeto com base nas informações de custo dos recursos ecustos fixos.

ORÇAMENTO DE CURSOS

O orçamento de cursos engloba a distribuição da estimativa total decustos entre as atividades individuais ou pacotes de trabalho, a fimde estabelecer uma linha de base dos custos.


• Gravação da Base Line do Projeto – Através da linha debase do projeto, podemos fixar o orçamento para futurascomparações com os dados de custo realizado.

CONTROLE DE CUSTOS

O controle de custos consiste na verificação da conformidade doscustos realizados com os custos de linha de base.


• Tabelas – Através do recurso de exibição de tabelas, podemosacionar as tabelas de custo de tarefas e recursos no MS-Project

• Valor Acumulado – Através das tabelas e recursos de valoracumulado, podemos fazer a análise do valor agregado paracontrole efetivo dos custos do projeto.

• Anotações – Através das anotações podemos documentar as justificativas sobre as mudanças no orçamento das atividades.

• Ferramentas e tabelas de controle – Através dasferramentas de controle podemos atualizar a situação das

tarefas em relação as de orçamento.

3.4 – GERENCIAMENTO DA QUALIDADE

O gerenciamento da qualidade do projeto inclui os processosnecessários para assegurar que o projeto satisfaça às necessidadespara as quais foi criado.

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PLANEJAMENTO DA QUALIDADE

O Planejamento da Qualidade envolve a identificação dos padrões dequalidade relevantes para o projeto e a definição de como atender aesses padrões.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular os arquivos do Plano dequalidade ao arquivo do Project.

• Gerenciamento de Documentos do SharePoint WindowsServices – Com esse recurso podemos gerenciar os

documentos do plano de qualidade do projeto.GARANTIA DA QUALIDADE

A garantia da qualidade se refere a todas as atividades sistemáticas,planejadas dentro do sistema de qualidade, de maneira a gerarconfiança de que o projeto irá satisfazer a todos os padrõesrelevantes de qualidade.


• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dosrecursos de relatório e tratamento das informações, podemosapurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com oplano de qualidade.

CONTROLE DE QUALIDADE

O controle de qualidade envolve a monitoração dos resultadosespecíficos do projeto a fim de determinar se eles satisfazem aos

padrões relevantes de qualidade, e inclui também a identificação decomo eliminar as causas de resultados insatisfatórios.


• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo deexibição é utilizado para verificar o andamento e execução dastarefas do projeto e a conformidade das entregas com o planode qualidade.

• Relatórios, Filtros, Grupos e Classificação – Através dosrecursos de relatório e tratamento das informações, podemos

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apurar as entregas e prazos e verificar a conformidade com oplano de qualidade.

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

O gerenciamento de recursos humanos do projeto engloba osprocessos necessários para que se empregue de forma mais eficaz opessoal envolvido no projeto.

PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL

O Planejamento Organizacional envolve a identificação, adocumentação e a atribuição de funções, responsabilidades e relaçõesde distribuição de informações do projeto.


• Modo de Exibição Planilha de Recursos – Podemos usar omodo de exibição planilha de recursos para fazer a identificaçãoe análise dos envolvidos.

• Novos Modos de Exibição – Podemos usar esse recurso paracriação de um modo de exibição com a matriz deresponsabilidades.

• Campos de Recurso Empresarial – Podemos usar os camposde recurso empresarial para definir o perfil e as habilidades dosrecursos da empresa.

FORMAÇÃO DA EQUIPE

A formação da equipe se refere a fazer com que os recursos humanosnecessários sejam designados e estejam trabalhando no projeto.


MS-Project:

• Pool de Recursos Empresarial – Através do Project Server,podemos criar um pool de recursos empresarial paradisponibilizar recursos para os projetos da organização.

• Criação da Equipe do Projeto – Podemos criar a equipe doprojeto com base nos recurso do pool de recurso empresarial.

• Atribuição de Recurso – Permite atribuir os recursos nas

atividades em que ele participa.

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• Publicação das Atribuições – Podemos publicar asatribuições dos recursos no project server para que os recursospossam atualiza-las através do Project Web Access.

DESENVOLVIMENTO DA EQUIPE

O desenvolvimento da equipe envolve a melhoria da habilidade dosinteressados para contribuir individualmente, assim como também ahabilidade da equipe para funcionar como uma equipe.


• Painel de Tarefas – Podemos customizar templates no Painelde Tarefas com dicas e instruções para desenvolvimento do

individuo e da equipe.

GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

O gerenciamento das comunicações do projeto engloba os processosnecessários para assegurar a geração, a coleta, a divulgação, oarmazenamento e a disposição final apropriada e oportuna dasinformações do projeto.

PLANEJAMENTO DAS COMUNICAÇÕES

O planejamento das comunicações engloba a identificação dasinformações e comunicações que os interessados necessitam: querequer qual informação, quando ela será necessária, como seráfornecida e por quem.


• Modo de Exibição Planilha de Recursos – Com esse modode exibição é possível fazer a análise dos steakholders paraelaboração do plano de comunicação.

DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES

A distribuição das informações se refere à disponibilização dasinformações que os interessados no projeto necessitam, no momentooportuno.


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• Controle de Documentos com SharePoint WindowsServices – Podemos gerenciar todos os documentos do planode comunicação através do project web acces

• Controle de Questões com SharePoint Windows Services

– Podemos definir questões pertinentes ao projeto e abrirdiscussões até a solução das questões.

• Integração com Microsoft Outlook – Podemos integrar oOutlook com o Project Web Acces para sincronizar asinformações de status das tarefas.

• Project Web Access – Podemos definir modos de exibição eprojetos, recursos e portifólio para fornecer o status do projeto.

RELATÓRIO DE DESEMPENHOO relatório de desempenho envolve a coleta e divulgação deinformações sobre o desempenho do projeto, de maneira a forneceraos interessados informações sobre como os recursos estão sendoutilizados para que os objetivos do projeto sejam alcançados.


• Relatórios – O project fornece uma série de relatórios pré-

definidos e dá a possibilidade de criação de novos relatórios.

• Exportação de Dados – O project permite a exportação dedados de relatório para o formato XLS (Excel), HTML e outros.

• Valor Acumulado – Podemos verificar o desempenho doprojeto através dos relatórios de Valor Acumulado.

ENCERRAMENTO ADMINISTRATIVO

O encerramento administrativo do projeto ou fase acontece após seusobjetivos terem sido atingidos, ou ter sido decidido seu encerramentopor outras razões.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular os arquivos do EncerramentoAdministrativo ao arquivo do Project.

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GERENCIAMENTO DE RISCOS

O Gerenciamento de Riscos do Projeto é o processo sistemático deidentificação, análise e respostas aos riscos do projeto. Isso inclui

maximizar a probabilidade e as conseqüências de eventos positivos eminimizar a probabilidade e conseqüências que eventos adversospossam trazer aos objetivos do projeto.

PLANEJAMENTO DO GERENCIAMENTO DE RISCOS

O Planejamento do Gerenciamento de Riscos consiste no processoatravés do qual se decide como abordar e planejar as atividadesligadas ao gerenciamento de riscos de um projeto.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular os arquivos do Plano deGerenciamento de Riscos ao arquivo do Project.

IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS

A identificação de riscos envolve determinar quais riscos poderiamafetar o projeto e documentar as características desses riscos.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint WindowsServices – Podemos identificar e registrar o riscos do projetoatravés do PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas eprojetos.

ANÁLISE QUALITATIVA DE RISCOS

A Análise Qualitativa de Riscos consiste no processo pelo qual seavalia o impacto de um risco e a probabilidade de ele ocorrer. Esseprocesso prioriza os riscos de acordo com seu efeito potencial sobreos objetivos do projeto.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint WindowsServices – Podemos qualificar o riscos do projeto através do

PWA (Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.

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ANÁLISE QUANTITATIVA DE RISCOS

O processo de Análise Quantitativa de Riscos tem o objetivo deanalisar numericamente a probabilidade de ocorrência de cada risco esuas implicações para os objetivos do projeto.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular os arquivos de Ávore de Decisão,Análise de Monte Carlo e Análise de Tendências ao arquivo doProject.

OBS: O recurso de Gerenciamento de Riscos com SharePointWindows Services do Microsoft Project, não executa operações comoanálise de Monte Carlo ou Análise de Tendências.

PLANEJAMENTO DE RESPOSTAS A RISCOS

O planejamento de respostas a riscos é o processo pelo qual sedesenvolve opções e se determina ações que venham e realçar asoportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint WindowsServices – Podemos cadastrar as respostas aos riscos doprojeto através do PWA (Project Web Server) e associa-los astarefas e projetos.

MONITORAÇÃO E CONTROLE DE RISCOS

A Monitoração e Controle de Riscos é o processo de acompanhamento

dos riscos identificados, monitoração dos riscos residuais eidentificação de novos riscos, de maneira a assegurar a execução deplanos de riscos e análise eficaz desse plano para reduzir os riscos.


• Gerenciamento de Riscos com SharePoint WindowsServices – Podemos monitorar os riscos cadastrados ecadastrar e alterar novos riscos do projeto através do PWA

(Project Web Server) e associa-los as tarefas e projetos.

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GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES DOPROJETO

O gerenciamento das aquisições do projeto engloba os processos

necessários para aquisição de bens e serviços fora da organizaçãoexecutora a fim de cumprir o escopo do projeto.

PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES

Planejamento das aquisições é o processo pelo qual se identificaquais necessidades do projeto podem ser melhor satisfeitas atravésda aquisição de produtos ou serviços de fora da organizaçãoexecutora do projeto, processo esse que deve ser executado duranteo trabalho de adquirir, o quanto adquirir, quando adquirir e como

adquirir.Nesse processo podemos destacar as seguintes funcionalidades noMS-Project:

• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular a Declaração do Trabalho (SOW –Statement Of Work) ao arquivo do Project.

PLANEJAMENTO DA SOLICITAÇÃO

O planejamento da solicitação consiste em preparar os documentosnecessários que servirão de suporte ao processo de solicitação.


• Controle de Documentos com SharePoint WindowsServices – Podemos gerenciar os documentos de aquisição(Formulários, Critérios de Avaliação e Declaração do Trabalho)através do PWA (Project Web Access).

SOLICITAÇÃO

A solicitação é o processo através do qual se obtém respostas depossíveis fornecedores sobre como satisfazer as necessidades doprojeto.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos de

link e anotações para vincular as propostas dos fornecedores aoarquivo do Project.

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SELEÇÃO DAS FONTES

A seleção das fontes envolve o recebimento de ofertas ou propostas e

a aplicação dos critérios de avaliação a fim de selecionar umfornecedor.


• Links e Anexos de Anotação – Podemos usar os recursos delink e anotações para vincular os contratos com os fornecedoresao arquivo do Project.

• Controle de Documentos com SharePoint WindowsServices – Podemos gerenciar os contratos com fornecedoresatravés do PWA (Project Web Access).

ADMINISTRAÇÃO DO CONTRATO

A administração do contrato é o processo através do qual se garanteque o desempenho do fornecedor estará de acordo com os requisitoscontratuais.


MS-Project:

• Controle de Questões com SharePoint Windows Services– Podemos definir questões pertinentes ao trabalho executadopelos fornecedores e determinar o fechamento de determinadostrabalhos.

• Controle de Documentos com SharePoint WindowsServices – Podemos gerenciar os contratos e as solictações depagamento com fornecedores através do PWA (Project Web

Access).ENCERRAMENTO DO CONTRATO

O encerramento do contrato é semelhante ao encerramentoadministrativo uma vez que envolve tanto a verificação do produtoquanto o encerramento administrativo.

• Modo de Exibição Gantt de Controle – Esse modo deexibição é utilizado para verificar o andamento e execução dastarefas do projeto e a conformidade das entregas com o plano

de aquisições.

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• Controle de Documentos com SharePoint WindowsServices – Podemos gerenciar os contratos e as solictações depagamento com fornecedores através do PWA (Project WebAccess).

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Capítulo 4

Introdução ao MicrosoftOffice Project 2003



Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003

O QUE HÁ DE NOVO?

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT 2003

Copiar Imagem para oAssistente do Office

O Microsoft Office Project Standard 2003 e oMicrosoft Office Project Professional 2003oferecem o recurso Copiar Imagem para oAssistente do Office para exibir facilmente dadosdo projeto como uma figura estática em outrosaplicativos do Microsoft Office System, como oMicrosoft Office PowerPoint 2003. Você podelocalizar o recurso Copiar Imagem para oAssistente do Office na barra de ferramentasAnálise.

Imprimir um modo deexibição como

relatório

Com o Project Standard 2003 e o Project

Professional 2003, ficou mais fácil imprimir ummodo de exibição do jeito que você gostaria. Umassistente para ajudá-lo a imprimir o modo deexibição como um relatório está disponível nopainel de tarefas Relatório do Guia do Projeto.

Tipos de reserva de

recursos

Para especificar atribuições de recursos comopropostos (por exemplo, nos projetos ainda emfase de proposta) ou comprometidos, você podeatribuir tipos de reservas aos recursos no ProjectProfessional 2003. Um novo campo de recursocontém o tipo de reserva (comprometido ouproposto) que pode ser aplicado a todas as

atribuições de recurso do projeto. Os tipos dereserva também são usados no Microsoft OfficeProject Web Access 2003, onde um gerente derecursos pode usá-los para montar equipes deprojeto, usando o novo recurso Criar Equipe, oupara acessar capacidade versus demanda, noGráfico de Disponibilidade de Recursos.

Várias qualificações derecursos

O Project Professional 2003 fornece camposMúltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)para incluir conjuntos adicionais de qualificaçõesde recursos. Os campos ERMV podem ser usadosnos modos de exibição de recursos para manter o

inventário de qualificações dos recursos daempresa no recurso Criar Equipe, para pesquisaros recursos com várias qualificações, e noAssistente de Substituição de Recursos ou noModelador do Portfólio, para considerar as váriasqualificações de um recurso.

Bloqueio deinformações da linha

de base

No Project Professional 2003, você pode evitarque outras pessoas substituam as informações dalinha de base. Na página Administração do ProjectWeb Access 2003, o administrador do servidorpode especificar quem pode ou não salvar umalinha de base no Project Professional 2003.

Suplementos COMinstaladosOs seguintes suplementos COM (ComponentObject Model) do Project, que antes eramimplantados via download, agora são instalados

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automaticamente com o Project Standard 2003 eo Project Professional 2003:

• Assistente de Gráficos de EDT do Visio• Assistente de Relatórios XML•

Comparar versões de projetos• Conversor de Euro• Utilitário de Atualização de Banco de

Dados

Você pode localizar o Assistente de Gráficos deEDT do Visio e o Assistente de Relatórios XML nabarra de ferramentas Análise. Os outrossuplementos COM têm suas próprias barras deferramentas separadas.

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER 2003

API para criação dedados de projeto

Uma interface de programação para criarfacilmente os elementos de um projeto daempresa, abrangendo desde um projeto embranco até um projeto com tarefas, recursos eatribuições. Essa interface oferece suporte paracriação dos elementos mínimos necessários a umprojeto de empresa válido por meio do Project

Data Service (PDS). Ela não fornece o mecanismode agendamento do Microsoft Office ProjectServer 2003.

API para criação dopool de recursos da

empresa

Uma interface de programação para criar e editarfacilmente os recursos do pool da empresa,visando facilitar a integração de outras linhas desistemas da empresa com o Project Server 2003.Entretanto, não há suporte para a criação porprogramação de taxas de recursos, calendários derecursos, disponibilidade de recursos, taxas delinha de base delimitadas e custos da linha debase delimitados.

API para campospersonalizados da

empresa Uma interface de programação para edição delistas de valores dos campos de texto daempresa. Essa funcionalidade permite aintegração e sincronização de outros sistemas daempresa com o Project Server 2003.

API para ediçãoaprimorada de campo

personalizado daempresa

Uma interface de programação para integrarfacilmente a lista de valores dos códigos daestrutura de tópicos da empresa com outrosistema da empresa, como RH ou Financeiro. Esserecurso permite ao desenvolvedor incluir umalista de valores hierárquicos e um conjunto demétodos do Project Data Service (PDS) paratransformar essa lista em uma lista de valores docódigo da estrutura de tópicos da empresa.

Sincronização de A nova funcionalidade do Active Directory permite

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recursos

sincronizar os integrantes da equipe de umdeterminado grupo no Active Directory com o poolde recursos da empresa. Por exemplo, os novosintegrantes de um grupo do Active Directory (oude um grupo do Active Directory incluído) serãoautomaticamente criados como recursos no pool

de recursos da empresa e no Project Server. Osrecursos que não existirem mais no grupo doActive Directory mapeado serão desativadosautomaticamente no pool de recursos da empresae no Project Server.

Sincronização dasegurança

A nova funcionalidade do Active Directorytambém permite sincronizar os integrantes deequipe nos grupos do Active Directory com osgrupos de segurança do Project Server. Como asempresas podem organizar seus grupos do ActiveDirectory de modo que não sejam mapeados comos grupos de segurança no Project Server, o

administrador precisa mapear os grupos doProject Server com os devidos grupos do ActiveDirectory e talvez precise criar grupos específicosdo Active Directory para esse fim. Se essesgrupos específicos tiverem outros grupos (porexemplo, grupos organizacionais), oadministrador poderá simplesmente alocar osrecursos no grupo central do Active Directory efazer com que a nova funcionalidade do ActiveDirectory os mapeie automaticamente para osgrupos corretos do Project Server.

Partes da Web doMicrosoft Office

Project Server 2003

Ao usar o Assistente de Configuração do Windows

SharePoint Services durante a instalação doProject Server 2003, você poderá instalar partesda Web que permitem a visualização dos detalhesde determinado projeto ou tarefa no MicrosoftOffice Project Web Access 2003, por exemplo,minhas tarefas, meus projetos, o resumo de umprojeto, alterações na tarefa enviadas pelosrecursos, atribuições de recursos e um modo deexibição Analisador de Portfólio.

Escalabilidadeaprimorada por meio

do particionamento dobanco de dados

O particionamento do banco de dados aumenta aescalabilidade do Microsoft Office Project Server2003 porque permite que o banco de dados seja

dividido entre dois servidores, usando acapacidade do servidor vinculado do MicrosoftSQL Server.

APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER 2003

Listas de seleção etabelas de pesquisa

em campos

Para facilitar e tornar mais precisa a coleta de

informações dos integrantes da equipe, o quadrode horários do Project Web Access 2003 fornece

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personalizados daempresa

aos usuários listas de seleção e tabelas depesquisa nos campos personalizados da empresae códigos de estrutura de tópicos das tarefas.Observe que as listas de seleção não estãodisponíveis para projeto, recurso ou campospersonalizados de atribuição ou códigos de

estrutura de tópicos.

Bloqueio do quadro dehorários

O administrador pode bloquear determinadosperíodos de tempo no quadro de horários doProject Web Access 2003 para impedir que osrecursos emitam relatórios de horários nãoabrangidos pelo período atual. Os períodos doquadro de horários podem ser bloqueados paraprojetos que são controlados por hora/trabalhopor período de tempo. A entrada de dadosefetivos não pode ser desabilitada emdeterminados períodos de tempo para projetoscontrolados por qualquer outro meio, por

exemplo, por porcentagem de trabalho concluídoou pelo total de horas reais de trabalho. Os dadosefetivos inseridos por meio desses métodos decontrole são distribuídos ao longo de um períododividido em fases, de acordo com as regras deagendamento usuais.

Dados efetivos

protegidos

Quando os recursos da empresa usam o quadrode horários para enviar o trabalho real de suasatribuições, esse trabalho pode ser protegido paraevitar que os gerentes de projeto possammodificá-lo. Somente dados efetivos deatribuições de recursos da empresa podem ser

protegidos. Os gerentes de projeto ainda poderãoeditar os dados efetivos de tarefas com recursoslocais atribuídos ou recursos sem atribuição. Essacaracterística está totalmente integrada com orecurso Bloqueio do Quadro de Horários.

Aprimoramentos daimpressão

Agora, você pode imprimir a grade das páginasTarefas, Projetos, Recursos, Atualizações, Riscos,Questões ou Documentos. Depois de especificaras opções de modo de exibição da grade, use afuncionalidade Imprimir Grade para distribuir eformatar as colunas da maneira que desejar, edepois imprima a grade ou exporte-a para o

Microsoft Office Excel 2003.Pesquisar recursos

com base nasqualificações

Você pode criar sua equipe na página Projetos doProject Web Access 2003 pesquisando os recursosdisponíveis e obter as qualificações específicasnecessárias.

Inserir váriasqualificações de

recursos

O Microsoft Office Project Server 2003 fornece oscampos Múltiplo Valor de Recurso da Empresa(ERMV) para incluir outros conjuntos dequalificações de recursos. Use esses campos norecurso Criar Equipe para pesquisar recursos comvárias qualificações e, no Assistente deSubstituição de Recursos ou no Modelador de

Portfólio, use-o para analisar as váriasqualificações de um recurso.Tipos de reserva de No Project Web Access 2003, um gerente de

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recursos

recursos pode especificar, na nova funcionalidadeCriar Equipe, os diversos tipos de reserva derecursos para alocá-los nos projetos comopropostos ou comprometidos, ou pode acessarcapacidade versus demanda no Gráfico deDisponibilidade de Recursos.

Integração com oMicrosoft WindowsSharePoint Services

O Microsoft Office Project Professional 2003 éintegrado com o Windows SharePoint Servicespara fornecer gerenciamento de documentos,controle de questões e gerenciamento de riscos.O Microsoft SharePoint Team Services 1.0 nãotem mais suporte.

Check-in e check-outde documentos

Como o Windows SharePoint Services dispõe dafuncionalidade de check-in e check-out, oMicrosoft Office Project Professional 2003 oferecesuporte a bloqueio de documentos. Quando éfeito check-out de um documento de umaBiblioteca de Documentos, ele é automaticamente

bloqueado para que nenhum outro usuário façaalterações até que seja feito o check-in naBiblioteca de Documentos. No check-in dosdocumentos, você pode adicionar comentáriospara descrever as alterações efetuadas nodocumento. Esses comentários são salvos comoparte do histórico do documento.

Versões dedocumentos

Para fins de comparação e arquivamento, aBiblioteca de Documentos oferece capacidadepara armazenamento de várias versões de umdocumento. Quando é feito o check-out de umdocumento e, em seguida, é efetuado o check-in,

uma cópia do documento anterior é criada egravada como uma versão anterior dodocumento. Os documentos vinculados a projetose tarefas no Microsoft Office Project Server 2003representam sempre a versão mais atual. Noentanto, você pode visualizar todas as versões deum documento, restaurar o documento atual auma versão anterior ou excluir uma versão dearquivo morto do documento.

Capacidade degerenciamento de

risco

O Microsoft Office Project Professional 2003 e oWindows SharePoint Services oferecemcapacidade para registrar e gerenciar riscos, como

eventos ou condições que podem ter um impactopositivo ou negativo sobre o resultado de umprojeto. O controle de risco pode ajudar você noprocesso de gerenciamento de risco paraidentificar, analisar e abordar de forma pró-ativaos riscos do projeto. Ele permite registrar,compartilhar, atualizar e analisar os riscos de umprojeto. Além disso, você pode personalizar ocontrole de risco de um determinado projeto oude toda a organização. O controle de risco éimplementado no Project Web Access 2003 e neleos riscos podem ser enviados, atualizados e

associados a elementos como, por exemplo,projetos, tarefas, documentos, questões e outrosriscos.

51




Essa nova funcionalidade de gerenciamento derisco permite que você anexe avaliações de riscoàs tarefas, mas não oferece controle, emissão derelatório e gerenciamento de risco sofisticadoentre projetos, como a análise Monte Carlo.

INTEGRAÇÃO APRIMORADA COM O MICROSOFTOFFICE SYSTEM

Copiar Imagem para oAssistente do Office

O Microsoft Office Project 2003 oferece o recursoCopiar Imagem para o Assistente do Office parasimplificar a exibição de dados do projeto comouma figura estática em outros aplicativos doMicrosoft Office System, como o Microsoft OfficePowerPoint 2003. Você pode encontrar o recursoCopiar Imagem para o Assistente do Office nabarra de ferramentas Análise.

Integração com oOutlook

Quando usarem o suplemento COM (ComponentObject Model) para integração de Microsoft OfficeProject e Outlook, fornecido com o MicrosoftOffice Project Web Access 2003, os integrantes daequipe poderão exibir as tarefas do projetopublicadas para eles no Project em seuscalendários do Outlook, juntamente com seusoutros compromissos. Em seguida, poderãoatualizar o andamento do projeto nas entradas decalendário e informar o status do andamento noMicrosoft Office Project Server 2003, diretamente

do Outlook. No Calendário do Outlook, as tarefaspodem ser exibidas como horário disponível ouocupado. Observe que a integração com oOutlook permite que os integrantes da equipeexibam as atribuições de tarefas no Outlookapenas como entradas de calendário, não comotarefas do Outlook.

OUTROS RECUSOS NOVOS

Nova aparência doOffice

Os programas do Microsoft Office System têmuma nova aparência, mais aberta e revigorante.Além disso, você observará que novos eaprimorados painéis estão disponíveis:Introdução, Ajuda, Resultado da Pesquisa ePesquisa.

Suporte para Tablet PC

Em um Tablet PC, você pode inserir dadosrapidamente, usando seu próprio manuscritodiretamente nos documentos do Office, como seestivesse usando uma caneta e um folheto. Alémdisso, agora é possível visualizar os painéis detarefas no sentido horizontal para ajudá-lo a

realizar seu trabalho no Tablet PC do jeito quedeseja executá-lo.Microsoft Office Online O Microsoft Office Online está melhor integrado

52




com todos os programas do Microsoft OfficeSystem, permitindo, assim, que você desfrute detodas as vantagens oferecidas pelo site duranteseu trabalho. É possível visitar o Microsoft OfficeOnline diretamente do seu navegador da Web ouusar os links fornecidos nos vários painéis de

tarefas e menus de programas do Office paraacessar artigos, dicas, clip-art, modelos,treinamento online, downloads e serviços paraaperfeiçoar a forma como você trabalha com osprogramas do Office. O conteúdo do site éatualizado com base nos comentários diretos enas solicitações específicas enviadas por você eoutras pessoas que usam o Office.

Aprimorando aqualidade para o

cliente

A Microsoft se empenha em aprimorar aqualidade, a confiabilidade e o desempenho deserviços e software Microsoft. O programa deaprimoramento da experiência do cliente permite

que a Microsoft reúna informações sobreconfiguração de hardware e sobre como usar osprogramas e serviços do Microsoft Office Systempara identificar tendências e padrões de uso. Aparticipação é opcional e a coleta de dados étotalmente anônima. Além disso, a emissão derelatórios e mensagens de erro foramaprimoradas para que você tenha umaabordagem mais fácil para informar erros ereceber informações úteis sobre alertas nomomento em que se deparar com um problema.Finalmente, usando uma conexão com a Internet,

você pode apresentar ao cliente Microsoftcomentários sobre um programa do Office,conteúdo da Ajuda ou conteúdo do MicrosoftOffice Online. A Microsoft está constantementeacrescentando e aprimorando o conteúdo combase em seus comentários.

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3.2 – ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO MS-OFFICE PROJECT 2003

Atributo MáximoTarefas por arquivo de projeto 1 milhãoRecursos por projeto 1 milhãoUnidades de recurso poratribuição

60.000.000 de unidades ou6.000.000.000%

Datas de disponibilidade derecurso

100

Dependências entre tarefas porarquivo de projeto não há limite

Predecessoras por tarefa não há limiteSucessoras por tarefa não há limiteNíveis da estrutura de tópicospor projeto

65.535

Projetos consolidados 998Arquivos de projeto abertos porprojeto consolidado

998

Arquivos do participante docompartilhamento conectados aum pool de recursos

999 (isto é, o número máximo dearquivos de projeto abertos menos 1para o próprio pool de recursos)

Janelas abertas 50Calendários base ilimitadoExceções de calendário porcalendário

1.400

Tarefas imprimíveis nocalendário mensal

4.000

Tabelas de taxas para dar

suporte a diferentes escalas etaxas de pagamento 5 por recurso

Taxas variáveis por tabela detaxas para dar suporte aaumentos e diminuições de taxa

25

Valor de custo em um campo deunidade monetária

999.999.999.999,99

Valor de trabalho 1.666.666.667 horasAtribuições de valores detrabalho para:

Atribuições de trabalho 999.999.999 minutos

54




Atribuições de materialvariáveis

999.999.999 unidades

Para atribuições de materialfixas

60.000.000 unidades

Células e barras de Gantt quepodem ser formatadasdiretamente

64.000

Porcentagem do intervalo deajuste da escala de impressão

10-500%

Texto do cabeçalho de página 5 linhasTexto do rodapé de página 3 linhasTexto da legenda de página 3 linhasLargura da caixa de texto dalegenda de página

5 polegadas (12,7 centímetros)

Testes de filtro por filtro 40Testes de filtro por AutoFiltro 2 por colunaData mais antiga permitida paracálculo

1º de janeiro de 1984

Data mais avançada permitidapara cálculo

31 de dezembro de 2049

Seleções não contíguas emmodo de exibição de planilha

9

Linhas de base 11

Caracteres em campo de texto 255Caracteres em campo de códigoda estrutura de tópicos

255

Valores e caracteres em campoMúltiplo Valor de Recurso daEmpresa (ERMV)

255 valores, cada um com 255caracteres

Dígitos em um campo denúmero

999.999.999.999,99

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PREPARANDO-SE PARA UTILIZAR O MS-OFFICE PROJECT 2003

INSTALAÇÃO DO MS-OFFICE PROJECTPROFESSIONAL 2003

Requisitos para o Project Professional 2003

• PC com Pentium 233 MHz ou processador superior; Pentium IIIrecomendado.

• Microsoft Windows 2000 com Service Pack 3 ou superior ouMicrosoft Windows XP ou um sistema operacional posterior.

• Recomenda-se 128 MB de RAM ou mais.

• 130 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígidovaria, dependendo da configuração; as opções de instalaçãopersonalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).

• Monitor super VGA (800 X 600) ou de resolução superior.

• Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service Pack 3 ou superior,Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou superior ou InternetExplorer 6.0 com Service Pack 1 ou superior. Para obter o melhorresultado, use o Internet Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou

superior.

Itens ou serviços adicionais necessários para utilizar alguns recursos:

• Microsoft SQL Server 2000 com Service Pack 3 ou superior ouOracle 8.0.5, Oracle 8i ou Oracle 9.2 ou superior, necessários paraprojetos armazenados em bancos de dados. Se você estiver usandoos recursos de empresa do Project Server 2003, é necessário oMicrosoft SQL Server 2000.

• O Project Server 2003 é necessário para recursos de gerenciamento

de projetos e recursos de empresa. O Project Server 2003 tem umconjunto diferente de requisitos do sistema.

• A funcionalidade da Internet requer acesso dial-up ou de bandalarga à Internet, fornecido separadamente.

• Rede compatível com Windows e sistemas de correio compatíveiscom MSPI, necessários para recursos de email.

Para usar o Project Web Access juntamente com o Project Professional2003, você precisa de um computador com a mesma configuração

indicada acima, com as seguintes exceções:

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• 5 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígidovaria, dependendo da configuração; as opções de instalaçãopersonalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).

• Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002 ou Microsoft Office

Outlook 2003, necessários para importar tarefas para o calendáriodo Outlook.

PROCESSO DE INSTALAÇÃO

Para instalar o Microsoft Office Project 2003 na sua máquina siga ospassos descritos abaixo:

1 – Feche todos os programas carregados na memória;

2 – Insira o CD de instalação na unidade de CD-ROM e aguarde

alguns instantes até que apareça a janela de instalação do MicrosoftOffice Project 2003 Professional (Figura Instalação 1);

Instalação 1

57




OBS: Caso a janela de instalação do Microsoft Office Project2003 não apareça siga os seguintes passos:

1 – Pressione o botão Iniciar do Windows XP;2 – Clique em executar;3 – Na caixa de diálogo executar, digite o caminho onde seencontra o arquivo de instalação do Microsoft Office Project2003. Ex D:\Instalar.exe;4 – Pressione OK e aguarde a exibição da janela deinstalação do Microsoft Office Project Professional 2003.

3 – Na janela Programa de instalação do Microsoft Office Project 2003(Figura Instalação 2), preencha a Chave do Produto e pressione

avançar.

Instalação 2

4 – Na tela de Informações do Usuário (Figura Instalação 3),preencha os campos Nome do Usuário, Iniciais e Organização epressione o botão avançar;

58




Instalação 3

5 – Na tela de Contrato de Licença de Usuário Final (Figura Instalação4), leia atentamente os termos da licença de uso e marque a caixa dechecagem “Aceito os termos do Contrato de Licença” e pressioneAvançar;

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Instalação 4

6 – Na tela de “Escolha o Local Onde o Produto Project Professional será Instalado” (Figura Instalação 5), defina o disco e a pasta ondeserá instalado o Microsoft Office Project Professional;

60




Instalação 5

7 – Na tela “Escolher Opções de Instalação para Microsoft Project Professional” defina os itens que serão instalados na máquina (FiguraInstalação 6 e 7);

61




Instalação 6

Instalação 7

8 – Caso exista uma versão anterior do Microsoft Project será exibidaa tela “Remover Versões Anteriores do Microsoft Project” . Escolha sequer remover ou manter as versões anteriores e pressione avançar ;

9 – Na tela “Iniciar Instalação” pressione o botão instalar (FiguraInstalação 8);

62




Instalação 8

9 – Aguarde enquanto os arquivos são copiados para sua máquina.

63




Instalação 9

10 – Após os arquivos serem copiados será exibida a janela“Instalação Concluída” (Figura Instalação 10), nessa janela você podeoptar por manter ou excluir os arquivos de instalação do MS-OfficeProject. Pressione o botão concluir para finalizar a instalação.

OBS: Caso você tenha optado por excluir os arquivos de instalaçãodo Microsoft Office Project Professional 2003, será exibida uma janelade confirmação da exclusão dos dados do cachê (Figura Instalação

11)

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Instalação 10

Instalação 11

INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECTPROFESSIONAL 2003

Uma vez instalado o Microsoft Office Project Professional 2003 no seucomputador, siga os seguintes procedimentos para iniciá-lo:

1 – Com o mouse acione o botão iniciar na barra de tarefas doWindows (Figura Iniciando 1);

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os programas;

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3 – Localize o ícone do Microsoft Project e posicione o cursor domouse sobre o ícone;

4 – Com botão esquerdo do mouse clique sobre o ícone do MicrosoftProject.

Iniciando 1

Executado os passos anteriores, será exibida uma tela de aberturaantes de entrarmos na interface do Microsoft Project (Figura Iniciando2).

Iniciando 2

Aguarde alguns instantes enquanto o sistema operacional carrega oMicrosoft Project. Esse tempo de espera vai depender do seucomputador e da quantidade de memória instalada.

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Quando o Microsoft Project for carregado na memória você verá aseguinte tela (Figura Iniciando 3):

Iniciando 3

COMPONENTES DA TELA INICIAL DO MICROSOFT PROJECT

• Barra de Título (Figura Iniciando 4) – Contém o nome doaplicativo em uso e o nome do projeto aberto. O MicrosoftProject nomeia temporariamente o arquivo como Projeto 1 ,Projeto 2 e assim sucessivamente,quando o arquivo for salvopela primeira vez será possível alterar esse nome. É na barrade título também que acionamos os botões de controle da

aplicação (maximizar , minimizar, restaurar e fechar).

Iniciando 4

• Barra de Menus (Figura Iniciando 5) – Contém os menusseparados por categoria. Cada menu dá acesso às opções decomandos do Microsoft Project. Para acionar qualquer menu,basta clicar com o cursor do mouse sobre o menu desejado oupressionar a tecla <ALT> + <LETRA SUBLINHADA>.

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Iniciando 5

• Barra de Ferramentas (Figura Iniciando 6) – Contém osbotões com as opções de comando do Microsoft Project , quesão usados com mais freqüência . Todos os botões têm amesma opção no menu , mas pela barra de ferramentas oacesso é mais rápido e prático.

Iniciando 6

• Guia do Projeto (Figura Iniciando 7) – Exibe uma barra

com botões de acesso rápido a assistentes de trabalho deTarefas, Recursos, Controle e Execução e Relatórios.

Iniciando 7

• Barra de Inserção (Figura Iniciando 8) – Permite inserir oualterar o conteúdo da célula ativa na planilha. Para editar oconteúdo de uma célula já preenchida bastas pressionar ,<F2>, para tomar o conteúdo editável na barra de inserção. Clicando

sobre a barra de inserção com a célula ativa produzirá o mesmoefeito.

Iniciando 8

• Painel de Tarefas (Figura Iniciando 9) – Permite a exibiçãodas atividades mais comuns para facilitar o acesso a essasopções.Também pode ser customizado para exibição deinformações específicas do projeto ou organização.

68




Iniciando 9

• Barra de modos (Figura Iniciando 10) – contém os botõespara acesso aos modos de exibição da área de trabalho doMicrosoft Project. Existem vários modos de exibição e apossibilidade de personalizar um modo combinado comoveremos adiante> Na versão 2002 a barra de modosinicialmente está oculta podendo ser exibida através do menuExibir/ Barra de Modos.

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Iniciando 10

• Área de Trabalho (Figura Iniciando 11) – Área disponívelao usuário para visualização dos modos de exibição, quepermitem a entrada de dados e a extração de informações doprojeto.

70




Iniciando 11

• Barra de Status (Figura Iniciando 12) – Exibe informações

tais como : Se CAPS LOCK e o NUM LOCK estão ativos,informações sobre a célula ativa e etc.

Iniciando 12

A BARRA MODOS DE EXIBIÇÃO

A barra de modos do Microsoft Project merece uma atenção especial,por nos possibilitar o acesso aos modos de trabalho da ferramenta.No decorrer deste livro abordaremos cada um desses modos deexibição. Mas é importante que nesse momento tenhamosconhecimento do que cada um proporciona ao usuário.

Modo Calendário – Exibe um calendário contendo os meses deduração do projeto, e as barras de atividades, possibilitando oacompanhamento diário das atividades que estão sendo realizadas.Muitas pessoas imprimem esse modo de visualização para oacompanhamento manual dessas atividades.

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Diagrama de Rede - Também conhecido como Rede PERT. Exibe umdiagrama de precedência do tipo AON, onde é possível se ver toda amalha do projeto. Muito usado para acompanhamento das atividadesdo projeto.

Gantt de Controle – Uma cópia idêntica do gráfico de Gantt, mascom recursos para acompanhamento e controle do projeto. Exibetambém as barras da linha de base, possibilitando uma comparaçãoentre planejamento e base line.

Gráfico de Gantt - Outro gráfico de precedência oferecido peloMicrosoft Project. Ele é composto pela tabela de entrada (ladoesquerdo da tela) e linha de tempo (lado direito da tela). É pelográfico de Gantt que fazemos a maior parte da alimentação de dadosno Microsoft Project.

Uso da tarefa – Exibe uma planilha para acompanhamento ecorreção na carga de trabalho das tarefas do projeto. Também épossível visualizar quais são os recursos atribuídos a essa tarefa equal a carga de trabalho dele dentro da tarefa.

Gráfico de Recursos – Exibe um gráfico do tipo barras medindo aalocação do recurso por unidade. Muito usado para localizar e indicarproblemas de superalocação de recursos.

Planilha de Recursos – Exibe uma planilha para o cadastro e

alteração dos recursos utilizados pelo projeto. Aqui é possívelalimentar todos os dados de recursos, inclusive os custos hora, horaextra e valor custo uso.

Uso do Recurso – Planilha similar a uso da tarefa, mas traz comofoco principal o recurso, com sua carga total de trabalho e asatividades que compõem a sua carga de trabalho. Aqui alteramos acarga de trabalho dos recursos nas atividades para resolução deproblemas de superlocação.

Mais Modos de Exibição – permite o acesso à lista dos modos deexibição personalizados, permitindo também a criação de um novomodo de exibição (simples ou combinado).

OPERAÇÕES BÁSICAS NO MICROSOFT OFFICEPROJECT PROFESSIONAL

SALVANDO UM PROJETO

Para ter as informações do projeto gravadas no computador éimportante salvar o arquivo para que não percamos os dados

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inseridos. Siga os passos abaixo para salvar de forma correta o seuprojeto:

1 – Acione o Menu Arquivo / Salvar;

2 – Na tela Salvar Como (Figura Básico 1), escolha a pasta onde serásalvo o projeto.

3 – No campo Nome do Arquivo digite o nome que será dado aoarquivo do projeto;

4 – No campo Salva Como Tipo, Indique Projeto ( *.mpp);

5 – Pressione o botão salvar.

Básico 1

SALVANDO O PROJETO COM SENHA

Muitas vezes queremos salvar nossos projetos e protegê-los deacessos indesejados. Para colocar uma senha de proteção ougravação no projeto siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo /Salvar Como ;

2 – No quadro de diálogo Salvar como acione o botão Ferramentas /Opções Gerais (Figura Básico 2);

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Básico 2

3 – No quadro Opções de Gravação (Figura Básico 3), preencha ocampo senha de proteção e pressione o botão OK;

Básico 3

• Sempre Criar Cópia do Backup Cria um arquivo de backupcom gravação anterior do arquivo. Com isso caso a gravaçãoatual seja acidental você pode resgatar a versão anterior doarquivo renomeando o arquivo BAK gerado pelo Project.

• Compartilhamento de Arquivo Senha de Proteção : evitaque outros usuários acessem o arquivo . Senha de Gravação :

evita que outros usuários efetuem modificações no arquivo.• Recomendável Usar Como Somente Leitura - Ativa uma

janela na abertura do projeto, sugerindo que o usuário abra oprojeto como somente leitura

4 – Pressione o botão OK e aguarde que seja solicitada a confirmaçãoda senha digitada (Figura Básico 4 );

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Básico 4

5 – Confirme a senha e pressione OK;

6 - Pressione o botão salvar do quadro de diálogo Salvar Como.

DICA: Caso você salve o projeto com uma senha alfanumérica,

lembre-se de verificar se você digitou em maiúscula ou Minúscula,pois o Project exigirá que você digite da mesma maneira na hora deacessar o arquivo.

ALTERANDO AS OPÇÕES DE GRAVAÇÃO

Para facilitar o processo de gravação dos arquivos no MicrosoftProject, existem várias opções de configuração de gravação dosprojetos.

Para alterar as opções de gravação siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramenta / Opções e ative o guia Salvar (FiguraBásico 5);

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Básico 5

• Salvar Arquivos do Microsoft Project Como - Define qual aextensão para a gravação dos arquivos.

• Locais dos Arquivos Permite configurar o auto salvamentopara o projeto atual e os projetos abertos.

• Auto Salvamento Permite configurar o auto salvamento para oprojeto atual e os projetos abertos.

• Expandir Dados Divididos em Fases no Banco de Dados –Informações sobre uma tarefa, recurso ou atribuiçãodistribuídas ao longo do tempo.É possível revisar asinformações divididas em fases, como trabalho ou custos, noscampos que ficam do lado direito dos modos de exibição Uso datarefa e Uso do recurso. Dependendo da escala de temposelecionada, você pode revisar as informações divididas emfases separadas em horas, dias ,semanas, meses ou qualqueroutro período de tempo desejado. Para incluir dados divididos

em fases quando salvar as informações sobre o projeto atualem formato de banco de dados, marque a caixa de seleçãoExpandir dados divididos em fases no banco de dados.

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PREENCHENDO O RESUMO DO PROJETO

É muito importante o preenchimento do resumo do projeto, pois

essas informações podem auxiliar em uma localização avançada doprojeto ou esclarecer dúvidas de futuro usuários do seu arquivo deprojeto.

Para preencher o resumo do projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo /Propriedades;

2 – Na janela Propriedades (Figura Básico 6) acione a guia resumo epreencha os campos do resumo do projeto;

Básico 6

Abaixo segue a descrição dos itens do quadro resumo:

• Título - Título principal do projeto ou nome do projeto.

• Assunto - Assunto do qual o projeto trata.

• Autor O autor ou alimentador do projeto, aquele querealmente está confeccionando a malha do projeto.

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• Gerente O gerente responsável pelo projeto.

• Empresa - Empresa ou órgão que está desenvolvendo oprojeto.

• Categoria A que categoria dentro da organização pertence oprojeto.

• Palavra Chave – Palavra que identifique o projeto numapossível localização avançada.

• Comentários – Quaisquer comentários que possam auxiliaralimentadores do projeto ou futuros gerentes que assumam oprojeto.

•

Base de Hyperlink Endereço base na Internet, caso vocêvenha exportar esse documento com um documento HTML.

• Salvar Visualização da Figura Permite a visualização doGráfico de Gantt na localização de arquivos com visualização.Esse recurso já funciona automaticamente no restante doOffice, mas por uma questtão de segurança deve ser acionadoaqui no Microsoft Project.

3 – Pressione o botão OK para confirmar os dados.

INSERINDO INFORMAÇÕES PERSONALIZADAS ÀS PROPRIEDADES DO PROJETO

Caso você deseje inserir uma informação adicional às propriedades doprojeto para facilitar a identificação ou consulta na tela de abrir, sigaos seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo / Propriedades;

2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;

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Básico 7

3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter ainformação no item Nome;

4 – No item Tipo defina o tipo de dado que irá conter o campo. Ostipos possíveis são: Texto, Data , Número , Sim ou Não;

5 – No item valor, preencha o valor que será atribuído ao campo queestá sendo criado;

6 – Pressione o botão Adicionar Para fazer a inclusão do dado

personalizado.Os passos descritos anteriormente são para inclusão de dados nãovinculados.Caso você deseje exibir um dado vinculado a umainformação de um dos campos do Microsoft Project siga os seguintespassos:

1 – Acione o menu Arquivo Propriedades;

2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;

3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter ainformação no item Nome;

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4 – Marque a caixa de checagem “Vincular ao Conteúdo” ;

5 – Selecione o campo do Microsoft Project que você deseja vincularao campo de informação através do item Origem;

6 – Pressione o botão adicionar e depois pressione o botão OK.Para visualizar os dados de propriedades personalizados siga ospassos abaixo :

1 – Feche o arquivo atual;

2 – Acione o menu Arquivo /Abrir;

3 – Na janela Abrir pressione o botão Modos de Exibição;

4 – No menu suspenso escolha a opção Propriedades;

5 – Será exibido um painel do lado direito da lista de arquivoscontendo os dados de propriedades do arquivo (Figura Básico 8).

Básico 8

ABRINDO UM ARQUIVO PELA OPÇÃO ABRIR

Uma vez gravado o projeto, ele poderá ser aberto a qualquermomento para novas atualizações. Para abrir um projeto já existente

siga os seguintes passos:1 – Acione o menu Arquivo /Abrir;

80




2 – No quadro de diálogo Abrir, localize a pasta e o arquivo quedeseja abrir;

Básico 9

3 – Selecione o nome do arquivo e pressione abrir;

• Ao pressionar o botão observe que existe uma seta para baixono botão Abrir (Figura Básico 10). Ao acionar esta seta vocêpode escolher entre abrir de Gravação, Leitura ou como umaCópia do Arquivo Original.

Básico 10

ABRINDO UM ARQUIVO PELA LISTA DOS MAIS RECENTEMENTE USADOS

Uma outra maneira de abrir um arquivo é através da lista dosarquivos mais recentemente usados.

Vamos executar os passos abaixo para abrirmos o projeto dessamaneira.

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1 – Acione o menu Arquivo e procure no final do menu o nome doarquivo que deverá ser aberto (Figura Básico 11 );

Básico 11

ABRINDO UM ARQUIVO PELO PAINEL DE TAREFAS DOMICROSOFT PROJECT 2002

Outra forma de abrir um arquivo é através do painel de tarefas doMicrosoft Project . Lembramos que esta opção só está disponível naversão 2002.

Para abrir o arquivo pelo painel de tarefas siga os passos abaixo :

1 – Verifique se o painel de tarefas está aberto. Caso não estejaacione o menu Exibir / Barra de Ferramentas / Painel de Tarefas;

2 – No Painel de Tarefas você verá o item Abrir (Figura Básico 12) ,clique sobre o projeto que você deseja abrir;

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Básico 12

3 – Posicione o cursor do mouse sobre o nome do arquivo e pressioneo botão esquerdo do mouse;

ABRINDO UM ARQUIVO ATRAVÉS DO WINDOWS EXPLORER

Existe ainda uma outra maneira de abrir um projeto já existente, éatravés do Windows Explorer. Siga os passos descritos abaixo pararealizar o procedimento:

1 – Clique sobre o botão iniciar da barra de tarefas do windows;

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os Programas eem seguida sobre Acessórios (Esse procedimento é para o WindowsXP e 2003);

3 – Selecione o ícone Windows Explorer e pressione o botão esquerdodo mouse;

83




Básico 13

4 – Selecione a pasta aonde se encontra o seu projeto e dê um duploclique sobre o nome do arquivo do projeto.

Aguarde alguns instantes até que o Microsoft Project seja iniciado. Ele já inicializará com o arquivo aberto

FECHANDO UM ARQUIVO

Para fecharmos um arquivo aberto é bem simples.Basta acionar omenu arquivo e pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a opçãofechar . Pode-se ainda utilizar o botão fechar na parte superiordireita da tela do Microsoft Project.

84




Básico 14

85



Capítulo 5

Configurando Calendário



Cap. 5 Configurando Calendário

CALENDÁRIOS DO MS-PROJECT

O Microsoft Project trabalha com 3 calendários de projeto:

• Calendário Padrão de projeto - Gerencia todas as tarefasrecursos, do projeto.

• Calendário de tarefa – Gerencia uma tarefa em específico.

• Calendário de recursos _ Gerencia as atribuições individuaisde um recurso.

CALENDÁRIO PADRÃO DO PROJETO

Para fazer alterações no calendário padrão do projeto siga os passosdescritos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Alterar Período de Útil;

Calendário 1

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o cabeçalho do dia da semanae pressione o botão esquerdo do mouse para selecionar todos os diasde todos os meses.

3 – Selecione a caixa de seleção Período de Trabalho não Padrão e

preencha o horário de trabalho da sua organização;4 – Pressione OK para confirmar;

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5 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guiaCalendário;

Calendário 2

6 – Preencha os dados de calendário conforme a realidade da suaempresa e pressione OK.

CALENDÁRIO DE TAREFA

Para trabalharmos com calendário de tarefa é necessário antes criarum novo calendário base.

Para criarmos um novo calendário e vincularmos a uma tarefa siga ospassos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Alterar Período de Útil;

2 – No quadro de diálogo Alterar Período Útil pressione o botão Novo;

88




Calendário 3

3 – No quadro de diálogo Criar novo Calendário Base, digite o nomedo calendário e selecione a caixa de seleção Criar Novo CalendárioBase;

4 – Pressione OK;

Calendário 4

5 – Modifique os dados do calendário e pressione OK;

6 – No modo de visualização Gráfico de Gantt, dê um duplo cliquesobre a tarefa na qual você deseja aplicar o novo calendário;

7 – No quadro de diálogo informações sobre a tarefa acione a guiaAvançado;

89




Calendário 5

8 – Na caixa de lista suspensa Calendário modifique o calendário parao Calendário que você deseja atribuir a tarefa;

9 – Marque a caixa de verificação O Agendamento Ignora Calendáriosdo Recurso;

10 – Pressione OK para confirmar.

Note que a coluna indicadores na tabela de entrada do Gráfico deGantt está sendo exibido um ícone indicando que a atividade temum calendário associado.

CALENDÁRIO DE RECURSOS

Para fazer alterações somente no calendário de trabalho de um

recurso específico, siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Planilha de recursos dê um duplo cliquesobre o recurso onde o calendário será alterado;

2 – No quadro de diálogo informações sobre o recurso clique na guiaPeríodos Úteis;

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Calendário 6

3 – Faça as alterações no calendário do recurso “Gerente de Projeto” e pressione OK.

DEFININDO O CALENDÁRIO DO PROJETO

Por default o calendário padrão vem fixado como o calendário doprojeto. Caso você tenha criado um novo calendário base que tenhamaior conformidade com o projeto atual, é possível definir um outrocalendário como sendo o calendário do projeto.

Para modificar o calendário do Projeto, siga os passos abaixo:

1 – No projeto onde o calendário deverá ser alterado, acione o menuProjeto / Informações sobre o Projeto;

2 – Na janela Informações sobre o Projeto, no campo Calendário,escolha qual calendário base você deseja atribuir ao projeto;

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Calendário 7

3 – Pressione o botão OK para confirmar a alteração.

DICA: Quando você alterar o calendário do projeto, lembre-se deajustar as opções de calendário para que fiquem em conformidadecom o novo calendário base. Para ajustar as opções de calendárioacione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guiaCalendário.

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Capítulo 6

Trabalhando com Tarefas



Cap. 6 Trabalhando com Tarefas

4.1 – INSERINDO TAREFAS

INSERINDO UMA NOVA TAREFA

A base para o desenvolvimento do projeto são as tarefas que serãoexecutadas por ele. Sem essa informação não há como criar osrelacionamentos e alocarmos os recursos necessários.

Siga os passos descritos abaixo para inserirmos nossa primeiraatividade no Microsoft Project:

1 – Execute os passos descritos em INICIANDO O MICROSOFTOFFICE PROJECT 2003, para iniciar o progarma;

2 – Na tabela de entrada clique sobre a primeira célula da colunaNOME DA TAREFA;

3 – Digite o nome da tarefa que será criada;

4 – Confirme o texto com a tecla <ENTER> ou com o botão deconfirmação que aparece na barra de inserção enquanto o texto seencontra em edição.

Observe que depois de confirmado a inserção da tarefa,automaticamente o Microsoft Project inseriu uma duração de 1 dia?.

Você deve estar se perguntando o que é essa interrogação logo apósa duração. Trata-se do símbolo de estimativa indicando que estaduração é estimada sendo necessário ainda uma confirmação daduração efetiva. Esse recurso auxilia o gerente na revisão das

atividades que ainda não tiveram suas durações devidamentepreenchidas.

INSERINDO UMA TAREFA DE RESUMO

As tarefas resumo ou as tarefas sumarizadoras, agrupam umconjunto de tarefas executivas e permitem hierarquizar a tarefassegundo os níveis de trabalhos propostos na EAP (Estrutura Analíticado Trabalho.

Para que possamos criar um tarefa do tipo resumo é necessário queexista tarefas subordinadas a esse resumo. Siga os passos descritosabaixo para realizar este procedimento:

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1 – Na coluna NOME DA TAREFA, digite a tarefa “Levantar Requisitosdo Sistema”;

2 – Abaixo da tarefa “Levantar Requisitos do Sistema” digite a tarefa “Reunião de Estudo de Caso”;

3 – Selecione a tarefa “Reunião de Estudo de Caso”.

6 – Na barra de ferramentas de formatação pressione o botão recuo ;

Observe que a tarefa “Levantar Requisitos do Sistema” está emnegrito e ainda mostra um símbolo com o sinal de subtração do ladoesquerdo do nome da tarefa. Este símbolo é o exibir e ocultarsubtópicos permite mostrar e exibir as tarefas subordinadas apenasclicando com o mouse no ícone. Quando as tarefas subordinadas

estão ocultas o símbolo muda para adição.

DICA: Se você é adepto do mouse e deseja criar atividades resumosomente como recurso do mouse, basta selecionar as atividades queserão recuadas, posicionar o cursor do mouse sobre a seleçãoprincipal (aquela célula que fica com a seleção branca) pressionar obotão esquerdo do mouse e arrastar a seleção para a direita e depoissoltar o botão do mouse. Isso fará com que as atividades selecionadasfiquem subordinadas a atividade anterior não selecionada.

INSERINDO A TAREFA DE RESUMO DO PROJETO

No projeto é importante que exista uma tarefa que acompanhe todo oprojeto dando um status do andamento do projeto como um todo.Para esse acompanhamento está reservada a tarefa resumo doprojeto, que contempla todo o projeto. Para inserir a tarefa resumodo projeto siga os seguintes passos:

1 - Acione o menu Ferramentas / Opções;

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2 - Clique para o guia Exibir e acione a caixa de verificação MostrarTarefa Resumo do Projeto (Figura Tarefa 1);

Tarefa 1

Observe que foi inserida uma tarefa com o número de ID 0 essenúmero é exclusivo da tarefa resumo do projeto.

3 – Modifique o texto sugerido como nome da tarefa para o título doseu projeto.

CRIANDO MARCOS NO PROJETO

O marco é um momento do projeto que não demanda esforço, podeser uma data significativa, a entrega de um equipamento ou aliberação de recursos financeiros para realização de uma atividade oufase.

Para transformar uma atividade simples em um marco siga osseguintes passos:

1- Em um novo projeto crie uma atividade chamada “Entrega deMicrocomputador” e selecione-a;

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2 - Na barra de ferramentas padrão pressione o botão informações

sobre a tarefa;

3 – No quadro de diálogo informações sobre a tarefa (FiguraTarefa2), pressione a guia Avançado;

Tarefa 2

4 - Na caixa de verificação Marcar Tarefa como Etapa, dê um cliquepara marcar a opção e pressione o botão OK.

Observe que o símbolo do marco é um losango na cor preta com adata de realização do marco sendo exibida a direita.

Dica: Você também pode criar um marco, determinando a duração daatividade como 0 dias, isso fará com que o Microsoft Projecttransforme a atividade em marco imediatamente.

INSERINDO TAREFAS RECORRENTESExistem no projeto tarefas que vão ocorrer periodicamente,obedecendo a um critério de recorrência, para que você não tenhaque inserir manualmente essas tarefas existe no Microsoft Project umrecurso para inseri-las automaticamente, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Inserir / Tarefa Recorrente;

97




Tarefa 3

2 – Preencha os dados sobre a recorrência da tarefa e pressione OK.

• Nome da Tarefa - Nome que será dado á atividade

recorrente.

• Duração – Duração de cada ocorrência dessa atividade.

• Padrão de Recorrência - Qual a periodicidade com que a

atividade irá ocorrer, podendo ser definida em : dias, semanas ,meses, anos.

• Intervalo de Recorrência – O período ou ocorrências dessaatividade no projeto.

• Calendário de Agendamento desta Tarefa - A qual

calendário de atividade está subordinado esta atividade.

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Tarefa 4

4.2 – ORGANIZANDO TAREFAS

ATIVANDO NUMERAÇAO DE TÓPICOSPara deixar sua estrutura do projeto mais organizada é interessanteativar a numeração de tópicos para indicar o número da tarefainserida e o nível da EAP em que ela se encontra.

Para inserir a numeração de tópicos no seu projeto siga os seguintesprocedimentos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guia Exibir;

2 – Clique sobre a caixa de verificação Mostrar Números da Estruturade Tópicos e pressione OK.

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Tarefa 5

Quando for confirmada a alteração todas as tarefas do seu projetoautomaticamente exibirão o número da estrutura de tópicos.

INSERINDO CÓDIGOS EDT

Os códigos EDT (Estrutura de Divisão de Trabalho) é a tradução dadapara o termo WBS (Work Breakdown Structure) no Microsoft OfficeProject 2003. A tradução de WBS segundo o PMBOK 2000 é a EAP(Estrutura Analítica do Projeto). Nesse tópico veremos como inserircódigos que identificam a posição exclusiva de cada atividade naestrutura de decomposição do trabalho do projeto.

Para criar uma estrutura de EDT siga os seguintes passos:

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1 – Acione o menu Projeto / EDT / Definir Código;

Tarefa 6

2 – Na janela Definição de Código de EDT em ( Figura Tarefa 6) digiteo prefixo para o código no campo “Prefixo do código do projeto”.Paraesse exemplo, digitaremos o prefixo PROJ-PMBOK;

3 – Clique sobre a primeira linha da tabela” Máscara de Código” eescolha o item Números Ordenados;

4 – Para os níveis 2,3, e 4 repita o procedimento anterior e pressioneOK;

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Tarefa 7

5 – Na tabela de entrada clique com o botão direito do mouse sobre ocabeçalho Nome da Tarefa e escolha no menu auxiliar a opção inserircoluna;

Tarefa 8

6 – Na janela Definição de Coluna (Figura Tarefa 8) no item Nome doCampo procure o campo EDT e pressione OK.

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Tarefa 9

GERANDO UMA WBS NO MICROSOFT VISIO

Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é que o plugin deexportação dos dados de EDT para o visio, passou a ser umafuncionalidade nativa da ferramenta.

Com o Assistente de Gráficos EDT do Visio, podemos levar as tarefas

do cronograma para o Microsoft Visio em formato de WBS.

Para executar o Assistente de Gráficos EDT do Visio, siga os passosdescritos abaixo:

1 – Abra um projeto com a lista de tarefas já definida e os níveis daestrutura de tópicos estruturada;

103




Tarefa 10

2 – Exiba a barra de ferramentas Análise;

Tarefa 11

3 – Clique sobre o botão Assistente de Gráficos de EDT do Visio;

Será exibida duas opções para geração do Gráfico de EDT do Visio:

•

Aplicar o Modo de Exibição Seleção de Tarefas – Cria umgráfico para uma seleção de tarefas específicas.• Iniciar Assistente – Cria um gráfico com todas as tarefas ou

com as tarefas baseadas em um nível da estrutura de tópicos.

Tarefa 12

4 – Selecione Iniciar Assistente;

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Tarefa 13

5 – Na Etapa 1 do Assistente pressione o botão Avançar;

Tarefa 14

6 – Na Etapa 2 determine quais as tarefas que serão exportadas parao Gráfico de EDT do Visio. Nesta tela também é possível determinarum 2º campo de dados para ser exibido na caixa da WBS. Apósdefinir as informações pressione o botão Avançar;

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Tarefa 15

7 – Na última etapa do Assistente pressione o botão Concluir.

Tarefa 16

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Tarefa 17

Agora para aplicar o segundo método de exportação de tarefas paraWBS no Visio (Aplicar Modo de Exibição Seleção de Tarefas) devemosobservar algumas diferenças no assistente.

Para aplicar este método execute os passos abaixo:

1 – Abra um projeto com a lista de tarefas já definida e os níveis daestrutura de tópicos estruturada;

2 – Clique sobre o botão Assistente de Gráficos de EDT do Visio;

4 – Selecione Aplicar Modo de Exibição Seleção de Tarefas;

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Tarefa 18

5 – Será exibida uma janela com informações sobre a criação degráficos EDT com um grupo de tarefas selecionadas. Pressione OK;

6 – Será exibida uma tabela para fazer a seleção de quais tarefaserão inclusas no gráfico EDT. Preencha SIM no campo Incluir no

Gráfico de EDT das tarefas que serão exibidas no gráfico de EDT.

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7 – Após terminar o preenchimento da tabela, clique no botãoAssistente de Gráficos EDT do Visio e depois sobre o item IniciarAssistente;

8 – Pressione Avançar;

Tarefa 19

9 – Na Etapa 2 do Assistente, marque a opção Seleção de Tarefas

Personalizadas e pressione o botão Avançar;

Tarefa 20

10 – E finalmente pressione o botão Concluir.

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Tarefa 21

MOVENDO UMA TAREFA

Para mover uma tarefa de um local para outro dentro da estrutura detrabalho é bem simples. Siga aquele velho método do Microsoft doarrastar e soltar.

Siga os passos abaixo para criarmos e movermos uma tarefa:

1 – Posicione o cursor do mouse sobre o número de ID da tarefa quedeseja mover e pressione o botão esquerdo do mouse. Com isso vocêirá selecionar toda a tarefa;

2 – Uma vez selecionada toda a tarefa, posicione novamente o cursorde ID desta tarefa pressionando e segurando o botão esquerdo domouse,levando a marca de movimento até o local desejado;

3 – Quando a marca de movimento estiver na posição desejada, solteo botão do mouse.

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DICA: Se você executar esse mesmo procedimento com a tecla<CTRL> pressionada, ao invés de mover o Project, criará uma cópiaidêntica da tarefa no local selecionado.

EXCLUINDO UMA TAREFA

Excluir uma tarefa é algo muito simples. Para usuários que vêm doMicrosoft Project 2000 esta operação sofreu algumas modificações.Na versão 2000 ao pressionar a tecla <DELETE> sobre qualquercoluna de uma tarefa, toda a tarefa era excluída. Na versão 2002 enessa versão isso não acontece mais. Quando você pressiona a tecla<DELETE> sobre uma célula de uma das tabelas do Microsoft OfficeProject 2003, somente o conteúdo daquela célula será apagado eserá exibida uma marca inteligente que possibilitará a exclusão datarefa inteira.

Para excluir uma tarefa siga os passos descritos abaixo:

1 – Selecione a tarefa que será excluida e pressione a tecla<DELETE>;

3 – Verifique que do lado esquerdo da seleção apareceu a marcainteligente de exclusão. Pressione o botão da marca inteligente eselecione a opção Excluir a Tarefa Inteira.

DICA: Você também pode apagar uma tarefa selecionando-a eacionando o menu Editar / Excluir Tarefa. Ou ainda selecionar a tarefapelo número de ID e pressionar a tecla <DELETE>

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DURAÇÃO DAS TAREFAS

DETERMINANDO A DURAÇÃO DAS TAREFAS

Para determinar a duração de uma tarefa não existe nenhummistério, basta selecionar a coluna duração na linha em que vocêdeseja alterar a duração e digitar a duração desejada. Por padrão asdurações são computadas em dias, mas muitas vezes temos anecessidade de inserir essas durações de outra forma. Abaixo temosuma tabela com as siglas para as unidades aceitas pelo MicrosoftProject.

AbreviaçãoAbreviação Exibição daExibição da

DuraçãoDuração

DescriçãoDescrição

M Min/mins Minuto ou minutos

H hr/hrs Hora ou horas

D dia/dias Dia ou dias

S sem/sems Semana ou semanas

Me mes/meses Mês ou meses

Md mind/minsd Minuto ou minutosdecorridos

Md hrd/hrsd Hora ou horas

decorridas

Dd diad/diasd Dia ou dias decorridos

Sd semd/semsd Semana ou semanasdecorridas

med mesd/mesesd Mês ou meses

decorridos

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No ato do preenchimento da duração ,basta digitar a duraçãodesejada, a abreviação da unidade que deseja utilizar e, se por acasose tratar de uma estimativa, o símbolo da interrogação para indicarque se trata de uma duração estimada. Esses dados devem serinseridos na coluna duração da tabela de entrada do gráfico de gantt.

Exemplo: 2sd? (Trata-se de uma tarefa com a estimativa de 2semanas decorridas de duração)

CÁLCULO DA ANÁLISE PERT

Outra maneira de se inserir a duração das tarefas é fazendo umaestimativa baseada em fatores esperados, otimistas e pessimistas.Essa estimativa é chamada de análise PERT.

A fórmula default da análise PERT é:( )

6

1xPE4xESP1xOTDuração

++=

Onde:

OT = Duração Otimista

ESP = Duração Esperada

PE = Duração Pessimista

Você pode dar um peso maior para o fator otimista ou pessimista,alterando os níveis de importância da análise PERT.

Para usar a análise PERT para calcular as durações das atividades doseu projeto, siga os passos abaixo:

1 – Em qualquer lugar da barra de ferramentas, pressione o botãodireito do mouse;

2 – No menu auxiliar que apareceu, procure o item Análise PERT eclique sobre ele;

3 – Para entrar com os dados de duração Pessimista, Otimista eEsperado clique no botão Formulário de Entrada PERT ;

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Tarefa 22

4 – Para modificar os níveis de importância do cálculo PERT pressioneo botão Definir Níveis de Importância PERT;

Tarefa 23

5 – Após definidos os níveis de Importância para o cálculo, pressioneo botão Calcular PERT.

DICA : O cálculo de análise PERT deve ser feito para todas asatividades do projeto . Caso você deixe de preencher os dados para ocálculo de alguma atividade do projeto, esta será transformada emum marco, pois o resultado do cálculo será zero.

Caso você queira visualizar os dados Otimista, Pessimista e Esperadoapós o cálculo, acesse os botões de Gantt Pessimista, Otimista e

Esperado .

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ANEXOS DE TAREFA

INSERINDO ANOTAÇÕES NAS TAREFAS

Em um projeto é muito importante que façamos observações sobreas tarefas inseridas para facilitar a condução do projeto e alertaroutros usuários sobre questões importantes na realização dedeterminadas atividades.

Para inserir uma anotação a uma tarefa, siga os seguintes passos:

1 – Selecione a tarefa onde será inserida a anotação;

2 – Clique sobre o botão Anotações de Tarefas, que se encontra nabarra de ferramentas padrão;

3 – No quadro de Informações sobre a tarefa já estará selecionada aguia Anotação, preencha a área para anotação.

Tarefa 24

4 – Pressione o botão OK para confirmar a anotação.Observe na coluna Indicadores da tabela de entrada que foiinserido um ícone indicando a existência de uma anotação paraaquela tarefa. Se você posicionar o cursor do mouse por algunsinstantes sobre o ícone será exibida a anotação em um quadro detooltip do Windows.

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Caso você deseja apagar uma anotação inserida, basta selecionar atarefa que contém a anotação, acionar o menu Editar / Limpar /Anotações.

DICA: Se você quiser anexar uma cópia de um documento importanteque justifique uma determinada atividade, grave esse documento e noquadro de anotações pressione o botão inserir Objeto e insira ocaminho do arquivo que você salvou.

INSERINDO UM HYPERLINK EM UMA TAREFA

Em caso de necessidade de vincular um conteúdo externo a umatarefa, você pode anexar um link para uma URL o arquivo físico emdisco.

Para criar um hyperlink em uma tarefa, siga os passos abaixo:

1 – Selecione a tarefa onde será incluído o hyperlink;

2 – Pressione o botão Hyperlink da barra de ferramentas padrão;

3 – Na janela hyperlink, digite um texto para ajudar o usuário aidentificar o link no campo Texto Para Exibição. Depois digite oendereço do arquivo ou página web no campo Endereço (FiguraTarefa 13);

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Tarefa 25

4 – Pressione o botão OK para confirmar a inclusão.

RESTRINGINDO TAREFAS

ESTABELECENDO PRAZO FINAL

Muitas vezes temos um prazo final para execução de umadeterminada tarefa. Nestes casos durante o planejamento éimportante sinalizarmos esse prazo final para que fiquemos atentosao cumprimento desta data.

O MS-Project permite agendarmos estes prazos finais para quesejamos alertados caso a tarefa ultrapasse a data estabelecida.

Para incluir um prazo final em uma tarefa siga os passos abaixo:

1 – Dê um duplo clique sobre a tarefa onde será inserido um prazofinal;

2 – Na janela de Informações sobre a Tarefa, acione a guia Avançado;

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Tarefa 26

3 – Na área Restringir Tarefa temos um campo Prazo Final, ondedeverá ser preenchida a data do prazo final da tarefa;

4 – Pressione o botão OK;

Tarefa 27

Um sinalizador indicando o prazo final será inserido na área de linhade tempo do Gráfio de Gantt. Caso a barra de Gantt correspondente atarefa ultrapasse a marcação do prazo final será exibido um alerta nacoluna de indicadores da tabela de entrada.

Tarefa 28

RESTRIÇÃO DE TAREFAS

Outras vezes necessitamos de restrições que realmente interfiram nocomportamento de uma tarefa, evitando assim que um determinado

prazo não seja cumprido.

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Nestes casos necessitamos de uma restrição de tarefas. As restriçõesde tarefas por default tem prioridade em relação as dependências deuma tarefa, por isso facilitam no cumprimento de prazosestabelecidos, evitando que um determinado relacionamentodesloque uma tarefa para um data ante ou após o prazo

estabelecido. Claro que essa prioridade em relação as dependênciapode ser alterada nas configurações do MS-Project, como veremosadiante.

Existem 8 (oito) tipos de restrição no MS-Project, cada uma delasdetermina um tipo de comportamento da tarefa em relação a dataestabelecida. Os tipos de restrição do MS-Project são:

• O Mais Tarde Possível Com essa restrição flexível, o

Microsoft Office Project 2003 agenda para o mais tarde possívelas datas de início e de término da tarefa, conforme outrosparâmetros de agendamento. Esta é a restrição padrão para asnovas tarefas de um projeto agendado a partir da data detérmino.

• O Mais Breve Possível Com essa restrição flexível, o Project

agenda para o mais breve possível as datas de início e detérmino da tarefa, conforme outros parâmetros deagendamento. Nenhuma outra restrição de data é imposta àtarefa. Esta é a restrição padrão para as novas tarefas de um

projeto agendado a partir da data de início.• Não Terminar Antes de Essa restrição moderada indica a

data mais breve possível em que a tarefa pode ser concluída. Atarefa não pode terminar antes da data especificada.Para os projetos agendados a partir da data de início, essarestrição será aplicada quando você inserir uma data detérmino para a tarefa.

• Não Terminar Depois de Essa restrição moderada indica a

data mais tarde possível em que a tarefa pode ser concluída. Atarefa pode terminar na data especificada ou até antes.

Para os projetos agendados a partir da data de término, essarestrição será aplicada quando você inserir uma data detérmino para a tarefa.

• Deve Terminar em Essa restrição inflexível indica a data

exata em que uma tarefa deve ser concluída. Outrosparâmetros de agendamento, como dependências entre astarefas, tempo de avanço ou tempo de latência, redistribuiçãode recursos e atraso, se tornam secundários para esserequisito.

• Deve Iniciar em Essa restrição inflexível indica a data exata

em que uma tarefa deve começar. Outros parâmetros deagendamento, como dependências entre as tarefas, tempo de

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avanço ou de latência, redistribuição de recursos e atraso, setornam secundários para esse requisito.

• Não Iniciar Antes de Essa restrição moderada indica a data

mais cedo possível em que essa tarefa pode começar. A tarefanão pode começar antes da data especificada.Para projetos agendados a partir da data de início, essarestrição será aplicada quando você inserir uma data de iníciopara a tarefa ou quando arrastar uma barra de Gantt.

• Não Iniciar Depois de Essa restrição moderada indica a

data mais tarde possível em que essa tarefa pode começar. Atarefa pode começar na data especificada ou até antes.Para os projetos agendados a partir da data de término, essarestrição será aplicada quando você inserir uma data de iníciopara a tarefa.

O MS-Project ainda trabalha com 3 (três) grupos de restrição que sãoas restrições:

• Flexíveis – A tarefa não tem uma data determinada a cumpriras dependências irão estabelecer o período de execução.

• Moderadas – Existe uma data estabelecida como referencial,

mas a tarefa poderá ser executada antes ou depois conforme arestrição escolhida.

• Inflexíveis – Existe uma data estabelecida e a tarefa deveráser concluída ou iniciada na data definida.

Através de ícones podemos identificar a ual grupo de restrição umadeterminada restrição pertence. Esses ícones são exibidos na colunaIndicadores da tabela de entrada do Gráfico de Gantt.

Abaixo temos uma tabela com os agrupamentos de restrição e seusrespectivos ícones:

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Ícone Grupo Restrições

Não exibe ícone Flexíveis

• O Mais Breve

Possível

• O Mais Tarde

Possível

Moderadas

• Não IniciarAntes de

• Não Iniciar

Depois de• Não Terminar

Antes de

• Não Terminar

Depois de

Inflexíveis

• Deve Iniciar em

• Deve Terminar

em

Para inserir uma restrição de datas em uma tarefa do cronograma,siga os passos abaixo:

1 – Dê um duplo clique sobre a tarefa;

2 – Na janela Informações Sobre Tarefa, clique sobre a guiaAvançado;

3 – Na área Restringir Tarefa, acione a lista suspensa Tipo deRestrição e escolha qual a restrição que deseja inserir na tarefa;

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Tarefa 29

4 – Na lista suspensa Data da Restrição, preencha a data darestrição;

Tarefa 30

AJUSTANDO A PRIORIDADE DAS RESTRIÇÕES

Por default as restrições de datas moderadas e inflexíveis tem

prioridade sobre os relacionamentos de tarefas. Por isso quando umadependência exige um determinado deslocamento de uma tarefa,caso ela esteja com uma restrição de data, o deslocamento só seráfeito se não desrespeitar a data da restrição. Caso contrário a tarefanão deslocará, pois a data da restrição deve ser respeitada.

Mas algumas vezes só incluímos as restrições como indicadores deprazos a cumprir e não desejamos que as restrições interfiram noagendamento estabelecido pelos vínculos entre tarefas. Nestassituações podemos modificar as configurações do MS-Project paraque as restrições não impactem sobre as dependências.

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Para mudar as configurações de restrição de data, siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Cronograma;

Tarefa 31

2 – Em seguida desmarque o checkbox As Datas Impostas SerãoSempre Respeitadas;

Tarefa 32

3 – Pressione o botão OK.

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Capítulo 7

Sequenciamento das Tarefas



Cap. 7 Sequenciamento das Tarefas

5.1 – RELACIONAMENTO ENTRE TAREFAS

Para que o cronograma do projeto seja executado corretamente e as

mudanças inseridas seja calculadas de forma correta é importanterelacionar todas as atividades do projeto.

A rede de precedência determina a seqüência de realização deatividades do projeto.

Existem quatro tipos de conectores de precedência para orelacionamento entre atividades.

CONECTORES DE PRECEDÊNCIA

• Término a Início (TI) – Indica que a atividade sucessora sóterá início quando a sua predecessora for concluída.

PREDECESSORA

SUCESSORA

TI

• Início a Início (II) – Indica que a atividade sucessora será

iniciada em conjunto com a atividade predecessora.

PREDECESSORA

SUCESSORA

II

• Término a Término (TT) – Indica que a atividade sucessora

terminará em conjunto com a atividade predecessora.

PREDECESSORA

SUCESSORA

TT

• Início a término (IT) – Indica que a atividade sucessora será

concluída quando a atividade predecessora iniciar.

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PREDECESSORA

SUCESSORA

IT

Existem várias maneiras de relacionar as atividades no MicrosoftProject, então vejamos como realizar esses relacionamentos.

RELACIONANDO ATIVIDADES ATRAVÉS DA BARRA DEFERRAMENTAS

Para relacionar atividades através da barra de ferramentas siga ospassos abaixo:

1 – Selecione as tarefas que deseja vincular;

2 – Na barra de ferramentas padrão acione o botão Vincular Tarefa;

Automaticamente o Microsoft Project criará um relacionamento TI(Término p/ Início).

DESFAZENDO UM RELACIONAMENTOPara desfazer um relacionamento entre atividades, siga os passosabaixo:

1 – Selecione as tarefas que serão desvinculadas;

2 – Na barra de ferramentas padrão pressione o botão DesvincularTarefas.

As tarefas selecionadas e vinculadas terão seus relacionamentosdesfeitos.

RELACIONANDO TAREFAS COM O MOUSE

Para relacionar atividades através do quadro de informações sobre a

tarefa siga os passos abaixo:

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1 – Posicione o cursor do mouse sobre a barra de Gantt da primeiratarefa do relacionamento;

2 – Pressione e segure o botão esquerdo do mouse arrastando ocursor até a barra de Gantt da segunda tarefa do relacionamento.

RELACIONANDO TAREFAS ATRAVÉS DO QUADROINFORMAÇÕES SOBRE A TAREFA

Para relacionar atividades através do quadro de informações sobre atarefa siga os passos abaixo:

1 – Dê um duplo clique sobre a tarefa sucessora;

2 – No quadro informações sobre a tarefa (Figura Sequenciamento 1)acione a guia Predecessoras;

3 – Na coluna ID preencha com o número de ID da tarefa com o qualserá feito o relacionamento;


Sequenciamento 1

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RELACIONANDO TAREFAS ATRAVÉS DA COLUNAPREDECESSORAS

Para relacionar tarefas através da coluna predecessoras siga ospassos abaixo:

1 – Selecione a tarefa sucessora“ e posicione o cursor de edição nacoluna predecessoras;

2 – Na coluna predecessoras digite o número da ID da tarefa com aqual será feito o relacionamento e pressione <ENTER>.

RELACIONANDO TAREFAS ATRAVÉS DO MENU

Para relacionar tarefas através do menu siga os passos abaixo:

1 – Selecione as tarefas que serão vinculadas;

2 – Acione o menu Editar / Vincular tarefas.

EDITANDO RELACIONAMENTOS

Nem sempre precisamos de relacionamentos TI, muitas vezesnecessitamos de outros tipos de relacionamentos. Para editar umrelacionamento já existente siga os passos abaixo:

1 – Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento queaparece entre duas tarefas;

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2 – Dê um duplo clique sobre a seta de relacionamento;

3 – Na janela “Dependência Entre Tarefas (Sequenciamento 2) mudeo tipo para II (Início p/ Início) e pressione OK.

Sequenciamento 2

LATÊNCIA

Em algumas situações necessitamos inserir antecipações ou atrasos

nas atividades relacionadas para enquadrá-las corretamente aoplanejamento . A esses atrasos ou antecipações chamamos delatência, que podem ser positivos(atraso) ou negativos (antecipação).

Para inserir uma latência a uma tarefa siga os passos abaixo:

1 – Posicione o cursor do mouse sobre a seta de relacionamento datarefa que será modificada e dê um duplo clique para acessar a janelade dependência entre tarefas;

2 – Na janela “Dependência Entre Tarefas” inclua a latência e

pressione OK;

Sequenciamento 3

129




DICA:Você também pode inserir uma latência, dando um duplo cliquesobre o nome da atividade e no quadro de Informações sobre a Tarefana guia Predecessoras preencha a coluna latência. Ou aindapreenchendo a coluna predecessoras da tabela de entrada

acrescentando um sinal de adição após o número da ID relacionada edigitando o tempo de latência.Ex: 3TI + 1dia ou 3TI - 1dia.

DICA II – As latências também podem ser inseridas em percentual.Por exemplo podemos inserir que uma tarefa esta relacionada comoutra usando um conector II com um latência de 50%. Se a tarefapredecessora for de 4 dias a tarefa sucessora começará 2 dias após oinicio da predecessora. Se a tarefa predecessora aumentar a duraçãopara 6 dias, a tarefa sucessora só iniciará após 3 dias do inicio dapredecessora. Ex: 3II+50%

CALCULANDO O CAMINHO CRÍTICO

Após determinar a duração e o sequenciamento das tarefas, podemoscalcular o caminho crítico do projeto. O caminho crítico é o caminhomais longo ou o caminho de folga zero. São as atividades que nãopodem atrasar, pois comprometem os prazos do projeto.

O caminho crítico toma como base a data de inicio mais cedo e a datade inicio mais tarde de uma tarefa. As tarefas que não têm essamargem de atraso permitida são as tarefas críticas.

Para trabalharmos com caminho crítico no Microsoft Project,precisamos conhecer alguns termos:

Margem de Atraso – Tempo que uma tarefa pode atrasar semimpactar nas tarefas sucessoras.

Margem de Atraso Total – Tempo que uma tarefa pode atrasar semimpactar no prazo final do projeto.

Inicio – Data de inicio mais cedo de uma tarefa.

Término – Data de término mais cedo de uma tarefa.

Inicio Atrasado – Data de inicio mais tarde de uma tarefa.

Término Atrasado – Data de término mais tarde de uma tarefa.

130




ANALISANDO O CAMINHO CRÍTICO NO MS-PROJECT

A medida em que as tarefas são cadastradas e suas respectivas

durações e precedências definidas, automaticamente o Project vaicalculando o caminho crítico do projeto.

Para visualizar o caminho crítico do projeto, basta clicar sobre o modode exibição Gantt de Controle na barra de modos do MS-Project(Figura sequnciamento 4).

sequenciamento 4

No modo de exibição Gantt de Controle é possível identificar astarefas críticas, através das cores das barras de gantt. As barrasvermelhas são as tarefas críticas e as azuis as tarefas não críticas.

Para analisarmos melhor o caminho crítico é necessário exibir atabela de cronograma para verificarmos as folgas das tarefas dosprojetos.

Para exibir a tabela de cronograma siga os passos abaixo:

1 – Com o modo de exibição gantt de controle selecionado, acione o

menu Exibir / Tabela;

2 – Clique sobre a tabela Cronograma.

131




sequenciamento 5

Na tabela Cronograma é possível verificarmos os prazos mais cedo emais tarde de uma tarefa e analisarmos as folgas existentes nocaminho não crítico.

ALTERANDO A MARGEM DE FOLGA DO CAMINHOCRÍTICO

Embora qualquer tarefa que tenha folga seja considerada não crítica,não é incomum casos de tarefas não críticas que em virtude de suaimportância e da pequena folga existente, serem consideradascríticas pelo gerente de projetos.

Com o MS-Project, podemos alterar o limite de folga estabelecidopara identificação das tarefas críticas. Por exemplo, podemos dizerque todas as tarefas que tiverem folga menor ou igual a 5 diastambém serão consideradas críticas.

Para alterar a margem de atraso do caminho crítico, siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções;

2 – Clique sobre a guia Cálculo;

132




sequenciamento 6

3 – Na opção “Tarefas são críticas quando a margem de atraso émenor ou igual a”, digite a margem desejada em dias;


CALCULANDO CAMINHOS CRÍTICOS

INDENPENDENTESO caminho crítico é calculado em relação ao prazo total do projeto.Uma outra forma de tornar o cálculo do caminho crítico maiscriterioso é calcular múltiplos caminhos críticos, que consiste emisolar blocos de sequenciamento e trata-los como um caminho críticoisolado.

Para calcular múltiplos caminhos críticos no MS-Project, siga ospassos abaixo:

133






3 – Marque o checkbox “Calcular Caminhos Críticos Independentes”;


CALCULANDO UM ÚNICO CAMINHO CRÍTICO EMPROJETOS CONSOLIDADOS

Quando criamos um projeto consolidado, cada projeto tem umcaminho crítico próprio. Para analisarmos um único caminho crítico detodos os projetos inseridos na visão consolidada devemos seguir ospassos abaixo:



3 – Marque o checkbox “Os projetos inseridos são calculados comotarefas de resumo”;


FORMANTANDO O CAMINHO CRÍTICO

Embora o modo de exibição Gantt de Controle mostre as tarefascríticas do projeto, podemos formatar outros modos de exibição paradestacar as tarefas críticas do projeto.

Para formatar o caminho crítico do projeto utilizando o assistente degráfico de gantt, siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição Gráfico de Gantt, acione o menu Formatar /Assistente de Gráfico de Gantt;

134




sequenciamento 7

2 – Na primeira etapa do assistente, pressione o botão Avançar;

sequenciamento 8

3 – Na segunda etapa do assistente, selecione o botão de radio “Caminho Crítico” e pressione o botão Concluir.

PERT/CPM

Para exibir um diagrama de precedência com a visão do caminhocrítico, basta acionar o modo de exibição Diagrama de Rede.

135




sequenciamento 9

136



Capítulo 8

Recursos



Cap. 8 Recursos

TRABALHANDO COM RECURSOS

CRIANDO A LISTA DE RECURSOS DO PROJETO

Para completarmos o planejamento precisamos listar os recursos queserão utilizados no projeto. Esse processo é feito no modo devisualização Planilha de Recursos.

Siga os passos abaixo para criarmos nossa lista de recursos para oprojeto:

1 – Na barra de modos clique sobre o botão Planilha de Recursos;

Recurso 1

2 – Na primeira linha da planilha e na coluna Nome de recurso digite

o nome do recurso e pressione <ENTER> para confirmar.

Depois de confirmado o recurso já foi criado.

138



Cap. 8 Recursos

CONHECENDO O AMBIENTE DA PLANILHA DERECURSOS

Para efetuar o preenchimento correto dos recursos do projeto , é

importante conhecermos bem o ambiente de trabalho da planilha derecursos.

Abaixo veremos uma com a descrição de cada um dos campos daplanilha de recursos.

Indicadores Funciona como a coluna indicadores da tabela deentrada do gráfico de Gantt. Exibe íconesindicadores para mostrar um anexo ouinformação adicional.

Nome doRecurso

Campo para digitação do nome do recurso queestá sendo criado.

Tipo Campo para indicar se o recurso criado é do tipoTrabalho ou Material.

Rótulo deMaterial

Este campo só é editável se o campo Tipo forpreenchido como material. Usamos o campoRótulo do Material para identificar o material>Esse rótulo pode ser o número de patrimônio domaterial ou o número de série.

Iniciais Campo alfanumérico para preenchimento desiglas como sigla da unidade que está

disponibilizando o recurso do projeto.Grupo A que grupo de trabalho da organização o recurso

pertence. Por exemplo, o Coordenador deTreinamento pertence ao grupo Informática.

UnidadesMáximas

Indica quantas unidades do recurso você possui.Por default logo que o project é instalado essasunidades são medidas em percentual, mas issopode ser mudado como veremos adiante.

Taxa padrão É o valor pago por hora ao recurso no projeto.Taxa Hora /

Extra

É o valor por hora extra realizada pelo recurso.

Custo / Uso É o valor pago ao recurso por tarefas realizada,independente da quantidade de horas alocadas.

Acumular É a forma de acúmulo dos custos com recursosno projeto. Só é possível se acumular custos doInício, Fim ou Rateado durante o período derealização da atividade.

Calendário Base É o calendário base do projeto em que o recursodeve se espalhar para cria o seu calendáriopróprio.

Código Outro campo alfanumérico para identificação dorecurso. Você pode criar um sistema de código de

139



Cap. 8 Recursos

identificação ou até mesmo utilizar esse campopara preencher a matrícula do funcionário,quando se tratar de recurso humano.

PRENCHENDO OUTROS DADOS SOBRE O RECURSOAo preenche os dados da tabela de entrada da planilha de recurso,você ainda não definiu todas as informações pertinentes ao recurso.Para completar o preenchimento das informações sobre o recursosiga os passos abaixo:1 – Após inserir um recurso na tabela de entrada de recursos, dê umduplo clique sobre o nome do recurso ou pressione o botão

Informações Sobre o Recurso na barra de ferramentas padrão.

Recurso 2

140



Cap. 8 Recursos

Recurso 3

Recurso 4

141



Cap. 8 Recursos

Recurso 5

Recurso 6

2 – No quadro de Informações Sobre o Recurso preencha os dadosque ainda não foram preenchidos sobre o recurso e pressione OK.

142



Cap. 8 Recursos

Abaixo temos a definição dos campos da janela informações SobreRecurso:

• Geral

• E-mail – Permite o preenchimento da conta de e-mail dorecurso para uma futura atribuição de atividades através degrupos de trabalho via correio eletrônico.

• Grupo de Trabalho – Permite configurar como será aatribuição do recurso em grupos de trabalho. Pode ser atravésde correio eletrônico ou Project Server.

• Conta do Windows – Conta de acesso ao Project Server. Aautenticação de contas de usuário do Project Server pode ser

feita a partir das contas de usuários da rede Windows ouatravés de contas do Project Server.

• Tipo de Reserva – Através do campo tipo de reserva, pode-sedeterminar se a alocação do recurso será PROPOSTA, isto é, orecurso ainda não está comprometido com o projeto e poderáser alocado efetivamente em outro projeto, ou poderá ser dotipo COMPROMETIDA, isto significa que o recurso estáefetivamente alocado no projeto e não terá horas disponíveis nomesmo período para trabalhar em outros projetos. O tipo dereserva é indicado em casos onde ser faz necessário umsimulação com recursos para orçamentação do projeto.

• Genérico – Esta caixa de checagem indica se um recurso égenérico. Um recurso genérico pode ser atribuído a umaatividade para que posteriormente o assistente de substituiçãodo MS-Project possa localizar um recurso com as mesmashabilidades no pool de recursos da empresa.

• Inativo – Esta caixa de checagem indica se o recurso foiexcluído do pool de recursos da empresa. Esta opção só está

disponível para projetos que usam pool de recursos do ProjectServer.

• Disponibilidade do Recurso – Através da tabela dedisponibilidade do recursos, pode-se cadastrar períodos dedisponibilidade do recurso dentro do projeto.

• Períodos Úteis – Trata-se do Calendário do recurso, ondepodemos fazer alterações em seu quadro de horários. Veremoscomo trabalhar o calendário de recurso posteriormente.

143



Cap. 8 Recursos

• Custos – Na guia custos temos 5 tabelas com 25 linhas cada, quenos permite agendar alterações de custo para determinadas datasdo projeto e definir custo diferenciado para um mesmo recurso.

• Anotações – Semelhante às anotações de tarefas, permite a

inserção de anotações de texto ou objetos incorporados.

• Campos Personalizados – Use esta caixa de diálogo para exibiros campos e códigos de estrutura de tópicos personalizados dorecurso e atribuir valores a ele, bem como aos campos e códigosde estrutura de tópicos personalizados da empresa.

MODIFICANDO UNIDADES MÁXIMAS DEPORCENTAGEM PARA DECIMAL

Podemos facilitar o controle da quantidade de recursos existentes ealocados, podemos mudar a unidade de medida de porcentagem paradecimal. Uma vez que realizamos esse procedimento não seránecessário repeti-lo. Ele se tomará disponível para os projetosfuturos.

Para modificar a unidade de medida de recurso de porcentagem paradecimal, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique na guiaCronograma;

2 – Na caixa de lista suspensa Mostra de Unidades de AtribuiçãoComo, modifique o conteúdo de Porcentagem para Decimal;

3 – Pressione o botão OK para confirmar.

144



Cap. 8 Recursos

Recurso 7

ATRIBUINDO OS RECURSOS ÀS ATIVIDADES

Agora que já possuímos uma lista de recursos, podemos determinarquem vai fazer o quê dentro do projeto.

Para atribuir um recurso a uma tarefa, siga os passos abaixo:

1 – Na barra de Modos acione o botão do Gráfico de Gantt;

2 – No Gráfico de Gantt selecione a tarefa “Autorizar Projeto (Project Charter)” ;

3 – Na barra de ferramentas padrão acione o botão Atribuir Recursos

;

4– Na janela Atribuir Recursos selecione o recurso que deseja alocare pressione o botão atribuir.

145



Cap. 8 Recursos

Recurso 8

Observe que o nome do recurso ficou visível na barra de ganttcorrespondente a tarefa onde foi atribuído.

Caso você deseje restringir os recursos da lista com os que têmcondições de atender as necessidades da atividade pressione o botãoOpções da Lista de Recursos.

146



Cap. 8 Recursos

Recurso 9

O campo Filtrar Por permite a aplicação de filtros de recurso pararestringir os recursos da lista de atribuição.

O campo Disponível Para Trabalhar permite selecionar somente osrecursos com disponibilidade de trabalho.

O botão Adicionar Recursos permite a inclusão de recursos a partirdo Active Directory ou do Catálogo de Endereços do Outlook.

No ato da atribuição também pode ser informado se o recurso estásendo atribuído sob Demanda ou por Solicitação na coluna S/D (umrecurso solicitado não pode ser substituído enquanto um recursodemandado pode ser substituído por outro com as mesmasqualificações quando existe um pool de recursos da empresa noMicrosoft Project Server)

Caso você deseje verificar a situação do recurso selecionado, pode-sepressionar o botão Gráficos para verificar o gráfico de disponibilidadedo recurso (Figura Recurso 10).

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Cap. 8 Recursos

Recurso 10

OBS: O Microsoft Office Project 2003 não permite a impressão dosgráficos de disponibilidade.

TRABALHANDO COM CONTROLE DE EMPENHO

O controle de Empenho é um recurso do Microsoft Project que associaa duração de uma tarefa ao número de recursos que a executa, entãoquanto mais recursos alocarmos a um tarefa menos tempo ela levarápara ser executada. Nem sempre isso é verdade. Por padrão essaopção já vem ativa no Microsoft Project, o que às vezes nos dá umacerta dor de cabeça.

Vejamos na prática como funciona esse recurso e como desativá-lo:

1 – Crie uma tarefa chamada “Definir Requisitos Funcionais” edetermine sua duração como 20 dias;

2– No quadro Atribuir Recursos, crie e atribua o recurso Analista aessa atividade;

3 – Ainda no quadro Atribuir Recursos modifique a atribuição doGerente de Projetos de 1 para 2 unidades;

Observe que a duração da tarefa “Definir Requisitos Funcionais” que

antes era de 20 dias passou para 10 dias. E que foi exibida umamarca inteligente (Figura Recursos 11) possibilitando definir se a

148



Cap. 8 Recursos

tarefa será realizada com o trabalho definido inicialmente e duraçãoreduzida ou aumentar o trabalho da atividade para manter a duraçãoe quantidade de recursos alocados.

Recurso 11

Agora execute o processo inverso, para retornar a quantidade derecursos atribuídos para 1 unidade. Automaticamente a tarefa

retornará para 20 dias.Na maioria das vezes não é isso que desejamos. Queremos atribuir osrecursos e independentemente de quantas unidades forem atribuídasàs durações devem permanecer a mesma. Quando a intenção for estanós devemos desligar o controle de empenho para que ele nãointerfira na duração das atividades.

Para desligar o controle de empenho siga os passos abaixo:

1 – Selecione todas as atividades do projeto ;

2 – Na barra de ferramentas padrão pressione o botão informaçõessobre a tarefa (Observe que o quadro de diálogo estará exibindo otítulo Informações sobre tarefas múltiplas, indicando que mais deuma tarefa está selecionada);

3 – Clique sobre a guia avançado e na caixa de verificação Controladapelo Empenho desmarque com um clique. E na caixa de listasuspensa Tipo de Tarefa acione o tipo Duração Fixa (Figura recurso12);


149



Cap. 8 Recursos

Recurso 12

Agora façamos um teste. Modifique a atribuição do recurso inserindo2 unidades atribuídas à tarefa “Definir Requisitos Funcionais” everifique se a duração da tarefa mudou. Dessa vez a duraçãocontinuou em 20 dias, pois o controle do empenho está desligado.Retorne á atribuição do recurso para 1 unidade.

O procedimento descrito anteriormente desligou o controle deempenho somente para as tarefas que estavam selecionadas. Épossível desligar de forma definitiva o controle de empenho, para que

seja acionado somente quando necessário.Para desativar permanentemente o controle de empenho, siga ospassos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções e em seguida clique sobre aguia Cronograma;

2 – Desmarque a caixa de verificação As Novas Tarefas SãoControlada Pelo Empenho e na caixa de lista suspensa Tipo de TarefaPadrão escolha Duração Fixa (Figura Recurso 13)

3 – Pressione o botão Definir como Padrão e em seguida pressione obotão OK.

150



Cap. 8 Recursos

Recurso 13

Depois de realizado este procedimento os novos projetos já virão comcontrole de empenho desligado.

COMO OS TIPOS DE TAREFA INTERFEREM NASALOCAÇÕES

As durações das atividades no Microsoft Project são calculadas combase no tipo de tarefa que for definido. O Microsoft Project possui três

tipos de tarefas possíveis:

• Unidades Fixas – Quando for definido tipo de unidades fixas,caso o trabalho definido inicialmente para atividade aumente, aduração aumentará para que a quantidade de recursospermaneça fixa.

• Trabalho Fixo – Quando for definido o tipo trabalho fixo, casoa quantidade de recursos alocados inicialmente para atividadeaumente, a duração reduzirá para que a quantidade de trabalho

permaneça fixa.

151



Cap. 8 Recursos

• Duração Fixa – Quando for definido o tipo duração fixa, caso aquantidade de recursos alocados inicialmente para atividadeaumente, o trabalho aumentará para que a duração permaneçafixa.

Na versão 2003 o recurso de marcas inteligentes facilita amanipulação de trabalho e duração. Por exemplo, se você alterar aduração da atividade “Autorizar Projeto (Project Charter)” de 20 para10 dias, como essa atividade é do tipo duração fixa, será exibida umamarca inteligente questionando se o trabalho deverá ser reduzidoproporcional à nova duração ou os recursos deverá trabalhar mais emmenos tempo para manter o trabalho agendado (Figura Recurso 14).

Recurso 14

VERIFICANDO PROBLEMAS DE SUPERALOCAÇÃO

Quando um recurso trabalha mais do que a carga de trabalho diáriaconfigurada no calendário ou se encontra alocado em atividades

simultâneas o Microsoft Project entende esse recurso como sendo umrecurso superalocado. Vejamos na prática como identificar essesrecursos.

1 – No Gráfico de Gantt selecione a uma tarefa do seu projeto epressione o botão Atribuir Recursos e atribua 1 unidade do Gerentede Projetos para esta atividade;

2– Ainda na janela de Atribuir Recurso aumente as unidades doGerente de Projetos de 1 para 2;

Recurso 15

152



Cap. 8 Recursos

3– Na barra de Modos acione o modo de visualização Planilha deRecursos;

Recurso 16

Observe que o Gerente de Projetos está na cor vermelha, indicandoque ele está superalocado (Figura Recurso 16).

Na coluna indicadores apareceu um ícone de advertência (FiguraRecurso 17) com as seguinte mensagem: “Este recurso deve serredistribuído com base em uma definição Diariamente.”. EstaMensagem é uma sugestão do Microsoft Project para solucionar oproblema de superalocação. Adiante veremos como utilizar oredistribuidor de recursos.

Recurso 17

4– Na barra de Modos acione o botão Gráfico de Recursos;

Recurso 18

Observe que o gráfico de recurso indica que o Gerente de Projetos

está superalocado em 1 unidade durante 3 dias da semana (FiguraRecurso 18).

153



Cap. 8 Recursos

Já sabemos que o Gerente de Projetos está superalocado, agoravamos verificar a carga de trabalho dele para encontrarmos umasolução para o problema de superalocação.

1 – Na barra de Modos acione o botão Uso do Recurso;

2 – Na planilha Uso do Recurso selecione a atividade “AutorizarProjeto (Project Charter)” que aparece abaixo do nome do recurso epressione o botão Ir Para Tarefa Selecionada, que se encontra nabarra de ferramentas padrão;

3 – Dê um duplo clique sobre o cabeçalho da linha de tempo;

Recurso 19

4 – No quadro de diálogo Escala de Tempo, modifique a camadaintermediária de semanas para dias e a camada inferior de dias parahoras;

5 – Selecione a tarefa onde o Gerente de Projetos está alocado epressione o botão Ir Para Tarefa Selecionada;

Recurso 20

Observe que o Gerente de Projeto está superalocado, pois estátrabalhando 16hs sendo que sua disponibilidade é apenas de 8hs.

6 – Na tarefa onde o Gerente de Projetos está alocado, preenchacom 8hr as horas a coluna trabalho;

Recurso 21

Uma vez corrigida a carga de trabalho do Gerente de Projeto observeque ele não se encontra mais superalocado.

154



Cap. 8 Recursos

TRABALHANDO COM HORAS EXTRAS

Caso o recurso ultrapasse o número de horas diárias de trabalhoprevistas no calendário, uma outra forma de resolver o problema desuperalocação é o pagamento de horas extras.

Para entendermos melhor esse procedimento siga os passos abaixo:

1 – No Gráfico de Gantt insira uma tarefa com duração de 5 dias;

2 – Na barra de Modos acione o botão de recursos e crie um recursocom 1 unidade, Taxa Padrão R$ 40,00 e Taxa Hora/Extra R$ 80,00.

3 – Na barra de Modos acione o botão Gráfico de Gantt e atribua orecurso “Analista” a atividade “Definir Restrições e Premissas”;

Recurso 22

4 – Na barra de Modos acione o botão Uso da Tarefa;

5 – No modo Uso da Tarefa exiba a coluna Trabalho de Horas Extras;

6 – Na coluna Trabalho de Horas Extras selecione o recurso “Analista” e digite 20hs;

7 – Observe que a carga de trabalho diária do recurso “Analista” aumentou de 8 para 12;

Recurso 23

8– Acione o modo de exibição planilha de recursos e verifique quemesmo o analista trabalhando 12hs por dia ele não se encontra emsuperalocação. Isso se deve ao fato de que as horas excedentes sãopagas como horas extras.

REDISTRIBUIÇÃO DE RECURSOS

Algumas vezes possuímos problemas de superalocação e gostaríamosque o trabalho fosse redistribuído para que os recursos atribuídospossam realizar todas as tarefas. O Microsoft Project possui umaforma automática de realizar essa redistribuição.

Siga os passos abaixo:

1 – Crie um novo projeto;

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Cap. 8 Recursos

2 – No Gráfico de Gantt crie uma atividade chamada “Instalação deHubs” com 5 dias de duração e outra chamadas “Instalação dospontos de rede” com duração de 3 dias;

3 – Crie e atribua o recurso “Técnico em Redes” a atividade

“Instalação de Hubs” e a atividade “Instalação dos pontos de rede”;

Recurso 24

4 – No modo de visualização Planilha de Recursos, verifique se orecurso Técnico em Redes se encontra superalocado;

Recurso 25

OBS: Note que na coluna Indicadores está sendo exibido um ícone deadvertência . Posicione o cursor do mouse sobre este ícone eaguarde alguns instantes, até que seja exibido um tooltip com uma

mensagem sugerindo que a superalocação seja resolvida com aredistribuição do recurso.

5 – Retorne ao modo de visualização do Gráfico de Gantt e acione omenu Ferramentas / Redistribuir de Recursos;

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Cap. 8 Recursos

Recurso 26

A janela Redistribuição de Recursos é composta de:

• Redistribuição de Cálculos – Pode ser escolhido entre cálculoAutomático (A redistribuição é feita automaticamente duranteas alocações) ou Manual (A redistribuição é feita somenteatravés da janela Redistribuição de Recursos, pressionando obotão Redistribuir Agora), neste campo também definimoscomo deve ser feita a procura de superalocações (A cadaminuto, A cada hora, Diariamente, Semanalmente ouMensalmente) e se a redistribuição atual limpará aredistribuição anterior (Checkbox Limpar Nivelamentos

Anteriores).

• Intervalo de Nivelamento para ProjetoX – Neste campodefinimos o intervalo que será levado em consideração para aredistribuição dos recursos. Aqui podemos escolher entre oProjeto Inteiro ou um intervalo pré-definido.

• Solucionando Superalocações – Neste campo definimosquais os critério que o MS-Project deve levar em consideraçãoantes de efetuar a redistribuição.

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Cap. 8 Recursos

o Ordem de Redistribuição – Existem três tipos deordem de redistribuição possíveis no MS-Project:

Nº da Tarefa – As tarefas com o número de IDmenor são preservadas, enquanto as que tem um

ID maior são redistribuídas.

Padrão – As tarefas que tem duração maior sãopreservadas, enquanto as tarefas que tem duraçãomenor são redistribuídas. Caso as durações sejamiguais, o MS-Project usará o método Nº da Tarefa.

Prioridade, Padrão – As tarefas que tem maiorprioridade são preservadas, enquanto as tarefasque tem prioridade menor são redistribuídas. Caso

as prioridades sejam iguais, o MS-Project usura ométodo Padrão.

o Nivelar sem Atrasar o Projeto – Se este checkbox foracionado, o MS-Project só realizará a redistribuiçãodentro das margens de atraso permitidas do caminhocrítico, não provocando atraso do projeto.

o A Redistribuição pode Ajustar as AtribuiçõesIndividuais de uma Tarefa – Se este checkbox foracionado, o MS-Project poderá alterar informações sobrea tarefa, afim de resolver o problema de superalocaçãodo recurso.

o O Nivelamento pode Criar Interrupções no TrabalhoRestante – Se este checkbox for acionado sempre queuma tarefa que já tem percentual de realização forredistribuída, somente o trabalho não realizado sofrerádeslocamento, a fração realizada permanecerá nas datasde realização.

o Nivelar Recursos com o Tipo de Reserva Proposto –Se este checkbox for acionado a redistribuição vai incluirtambém os recurso que estiverem inclusos com o tipo dereserva proposta.

6 – Pressione o botão Redistribuir Agora;

A solução apresentada será como na figura abaixo;

158



Cap. 8 Recursos

Recurso 27

Caso a solução apresentada não seja satisfatória, retorne ao quadrode redistribuição de recurso e pressione o botão LimparRedistribuição. Será questionado se você deseja limpar aredistribuição do projeto inteiro ou somente das tarefas selecionadas.

Recurso 28

TRABALHANDO COM RECURSOS COMPARTILHADOS

Muitas vezes possuímos recursos comuns a vários projetos daorganização. Para que possamos ver a disponibilidade dos recursosentre os projetos onde eles se encontram alocados é interessantetrabalharmos com compartilhamento de recursos.

Recurso 29

159



Cap. 8 Recursos

Siga os passos abaixo para entender melhor esse conceito:

1 – Acione o botão Novo na barra de ferramentas padrão, paraabrir um novo projeto;

2 – No novo projeto acione o modo de visualização Planilha deRecurso e crie um recurso chamado Supervisor de Projetos.

Recurso 30

3 – Salve o projeto como Lição2.mpp;

4 – Retorne ao projeto Lição1.mpp e acione o menu Ferramentas /Compartilhamento de Recursos / Compartilhar Recursos;

Recurso 31

5 – No quadro de diálogo Compartilhar Recursos indique Usarrecursos De e marque o projeto Lição2.mpp e pressione OK;

7 – No projeto Lição.mpp verifique no modo de visualização Planilhade Recursos para ver se o recurso Supervisor de Projetos se encontrana lista de recursos do projeto.

Recurso 32

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Cap. 8 Recursos

Caso o Supervisor seja alocado em uma tarefa no projeto Lição2.mppque conflite com uma tarefa que está sendo realizada no projetoLição1.mpp o recurso será indicado como superalocado.

Quando um arquivo que compartilha recursos é aberto o Microsoft

Project faz uma verificação e solicita ao usuário como deverá seraberto o arquivo de pool de recursos.

Recurso 33

O projeto que é vinculado ao pool de recursos também faz essaverificação e solicita ao usuário como deverá ser aberto o arquivo.

161



Cap. 8 Recursos

Recurso 34

O Project faz a atualização dos dados de atribuição quando o projetoé aberto. Caso você tenha aberto o projeto e mantido aberto pormuito tempo e queira sincronizar o arquivo com os outros projetosparticipantes do pool de recursos para verificar a posição atual dasatribuições siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos;

2– Clique sobre a opção Atualizar Conjunto de Recursos.

Caso você queira verificar a lista atual de recursos siga os passosanteriores e clique sobre Renovar Conjunto de Recursos.

Para romper o compartilhamento de recursos entre projetos, bastaretornar ao quadro de diálogo Compartilhar Recursos e indicar queutilizaremos recursos próprios.

Recurso 35

162



Cap. 8 Recursos

DELIMITAÇÃO DO TRABALHO

No ato de uma atribuição o project distribui o trabalho de formalinear no tempo da tarefa. Através da delimitação do trabalho é

possível fazer outras distribuições do esforço.

Existem 7 (sete) tipos de delimitação do trabalho no MS-Project, quesão:

• Crescente – O esforço da tarefa inicialmente é pequeno e vaiaumentando gradativamente no decorrer da tarefa.

• Decrescente – O esforço da tarefa inicialmente é alto e vaireduzindo gradativamente no decorrer da tarefa.

• Pico Duplo – O esforço é alternado entre um pico alto e um

baixo distribuídos no decorrer da tarefa.• Pico Inicial – O esforço nos primeiros momentos é bem alto e

depois reduz de forma mais lenta que o pico incial.• Pico Final – O trabalho cresce inicialmente de forma mais

lenta e depois de atingir o pico máximo fixa essa taxa no finalda tarefa.

• Sino – Semelhante ao formato do sino, o esforço vaiaumentando até atingir o pico máximo e logo depois começa adiminuir.

• Tartaruga – Semelhante ao casco da tartaruga, o esforço vai

subindo até atingir o pico máximo, estabiliza aí por um tempo edepois volta a diminuir gradativamente.

Para aplicar uma delimitação de trabalho, siga os passos abaixo:

1 – Acione o modo de exibição Uso da Tarefa;2 – Dê um duplo clique sobre o recurso onde o esforço seráredefinido;3 – Na janela Informações Sobre a Atribuição, escolha na listasuspensa, Delimitação do Trabalho, o tipo de delimitação desejada;

163



Cap. 8 Recursos

Recurso 36


Recurso 37

Outra forma de inserir um tipo de delimitação de trabalho é atravésdo campo Delimitação do Trabalho.

Recurso 38

164



Capítulo 9

Custos



Cap. 9 Custos

CUSTOS

INSERINDO CUSTO FIXO AO PROJETO

O custo total do projeto é o custo total de recurso somado ao custototal de custos fixos. O custo com recurso já é computado quandoalocamos o recurso á tarefa, mas o custo fixo deve ser inseridoatravés da coluna de custo fixos por atividade.

Para inserir custo fixo às tarefas, siga os passos abaixo :

1 – No Gráfico de Gantt, posicione o cursor do mouse sobre ocabeçalho da coluna Duração e pressione o botão direito do mouse ;

2 – No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre o iteminserir Coluna e pressione o botão esquerdo do mouse;

Custo 1

3 – No quadro de diálogo “Definição da Coluna” preencha o Nome doCampo com Custo Fixo e pressione OK;

166



Cap. 9 Custos

Custo 2

DICA: A partir da versão 2002 o quadro Definição de Coluna recebeumais um recurso que é “Quebra de Texto de Cabeçalho” Quando essacaixa de checagem está marcada ; se o usuário alterar a largura dacoluna, o texto de cabeçalho será justificado em várias linhas senecessário.

4 – Na coluna Custo Fixo que foi inserida preencha os custos poratividade. Nessa coluna os dados de resumo não serão acumuladoscomo em outros campos. Isso se deve ao fato de que podemos inserircustos fixos para atividades e resumos.

Custo 3

5 – Posicione o cursor do mouse sobre o cabeçalho da coluna CustoFixo e pressione o botão direito do mouse;

6 – No menu auxiliar posicione o cursor do mouse sobre OcultarColuna e pressione o botão esquerdo do mouse.

INSERINDO NOVAS TAXAS DE CUSTO AO RECURSO

Durante um projeto longo, pode acontecer dos recursos sofreremalteração no custo pago inicialmente. Isso acontece principalmentecom recurso humano que tem alterações salariais periodicamente.

167



Cap. 9 Custos

Para inserir datas de efetivação de novos custos ao recurso siga ospassos abaixo:

1 – No modo de visualização Planilha de Recurso dê um duplo cliquesobre o recurso “Gerente de Projeto” ;

2 – No quadro de diálogo Informações sobre o Recurso clique sobre aguia de Custos;

Custo 4

3 – Preencha o campo Data Efetiva com a data da efetivação do novovalor e digite os novos valores nos campos Taxa Padrão, Taxa deHoras Extras e Custo por Uso;

4 – Pressione o botão OK para efetivar os valores.

Outra coisa que acontece com freqüência em projetos, são recursosque recebem valores diferenciados dependendo da atividade queexecutam no projeto. Por exemplo: Temos um recurso AuxiliarAdministrativo que recebe uma taxa padrão de R$ 15,00 / h, essemesmo recurso também tem habilidades de programador e écontratado fora do horário do expediente da empresa paradesenvolver o programa de cadastro de funcionários, com taxapadrão de R$50,00/h somente quando está trabalhando em

atividades de desenvolvimento de software.

168



Cap. 9 Custos

Para incluir valores diferenciados para o mesmo recurso siga ospassos abaixo:

1 – No modo de visualização Planilha de Recurso dê um duplo cliquesobre o recurso no qual deseja incluir valores de taxas adicionais;

2 – No quadro de diálogo informações sobre o Recurso clique sobre aguia Custos;

3 – Clique sobre a tabela B e na primeira linha da tabela digite osvalores que serão pagos em situações diferenciadas.

Custo 5

A tabela de custos padrão é a tabela A . Então você deve estar seperguntando como o recurso irá receber os valores expressos natabela B em algumas atividades.

Para alterar a atribuição da tabela de custos em determinadasatividades siga os passos abaixo:

1 – Acione o modo de exibição “Uso do Recurso”;

169



Cap. 9 Custos

Custo 6

2 – Nas atribuições do recurso “Gerente de Projeto” dê um duploclique sobre a atividade “Designar Gerente do Projeto”;

Custo 7

170



Cap. 9 Custos

3 – Na janela ”Informações Sobre a Atribuição” clique sobre a listasuspensa “Tabela de Taxas de Custo” e selecione a tabela desejada.Pressione OK.

EXIBINDO O CUSTO TOTAL DO PROJETO

Para ver o custo total do projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o Projeto;

Custo 8

2 – No quadro de diálogo informações sobre o projeto pressione obotão Estatísticas;

171



Cap. 9 Custos

Custo 9

3 – Na coluna “Custo” será exibido o custo do projeto, atual, da linhade base e o que já foi realizado.

ATIVANDO A TABELA DE CUSTOS

Uma outra forma de avaliar os custos do projeto de forma maisdetalhada é acionar a tabela de custos.

Para exibir a tabela de custos siga os passos abaixo:1 – Acione o modo de exibição “Gráfico de Gantt”;

2 – Acione o menu Exibir / Tabela;

3 – Selecione a tabela “Custo”.

Custo 10

TRABALHANDO COM MOEDAS

Para definir a unidade monetária que será utilizada para representar

os custos do projeto no MS-Project, siga os passos descritos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Exibir;

172



Cap. 9 Custos

2 – Na área Opções de Unidade Monetária para o Projeto X, definaqual o Símbolo, o Posicionamento e o número de casas decimais daunidade monetária que será aplicada ao projeto.

Custo 11

3 – Pressione OK.

TRABALHANDO COM VÁRIAS MOEDAS NO PROJETO

Um dos novos recursos do Microsoft Office Project 2003 é oAssistente Para Adicionar Nova Moeda. Com esse recurso é possívelinserir uma nova unidade monetária convertendo os valores daunidade monetária padrão para a nova unidade monetária inclusa.

Para incluir uma nova moeda no projeto, siga os passos descritosabaixo:

1 – Ative a barra de ferramentas Câmbio do Euro, clicando com obotão direito do mouse sobre qualquer botão da barra de ferramentase selecionando a barra descrita anteriormente;

173



Cap. 9 Custos

Custo 12

2 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro, pressione o botãoAssistente Para Adicionar Nova Moeda;

Custo 13

3 – Na Etapa 1 do Assistente, pressione o botão Avançar;

Custo 14

174



Cap. 9 Custos

4 – Na etapa 2 do Assistente, responda se está fazendo umaconversão com base em moedas da União Monetária Européia (EMU)e pressione o botão Avançar;

Custo 15

5 – Na etapa 3 do Assistente, forneça os dados da unidade monetáriaque será adicionada e qual o valor da taxa de conversão para que oMS-Project recalcule os custos com base na nova moeda e pressioneo botão Avançar;

Custo 16

175



Cap. 9 Custos

6 – Na etapa 4 escolha quais os campos de custo originais, que o MS-Project deve analisar para criar os novos campos de custoconvertidos. Marque o checkbox Desejo Personalizar o Modo ComoEsses Campos São Definidos, para que possamos customizar osdados dos campos antes de serem inseridos na tabela. E depois

pressione o botão Avançar;

Custo 17

7 – Na etapa 5 do Assistente, modifique o nome sugerido pelo MS-Project para o campo de destino na coluna Novo Nome de Campo epressione o botão Avançar;

176



Cap. 9 Custos

Custo 18

8 – Na etapa 6 do Assistente, responda se deseja criar ou não umanova tabela para incluir o campo de moeda convertida e em seguidapressione o botão Avançar;

Custo 19

9 – Na última etapa do Assistente, pressione o botão concluir.

177



Cap. 9 Custos

Custo 20

IMPORTANDO CAMPOS DE MOEDA PERSONALIZADOS DE OUTROS PROJETOS

Outra opção para inclusão de campos de conversão de moeda, éimportá-los de outros projetos.

Para importar um campo de conversão de moeda personalizado, sigaos passos abaixo:

1 – No projeto onde o campo deverá ser inserido, acione a barra deferramentas Câmbio do Euro;

2 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro, pressione o botãoImportar Moedas Personalizadas;

178



Cap. 9 Custos

Custo 21

3 – Na janela Importar Moedas Personalizadas, escolha o projeto quecontém o campo de moeda desejado e pressione o botão OK;

Custo 22

4 – Ao final será exibida uma mensagem avisando que os campos demoeda personalizados foram importados.

MODIFICANDO UM CAMPO DE MOEDA PERSONALIZADO

Os campos de moeda personalizados, são campos do tipo texto doMS-Project. Caso seja necessário fazer alguma mudança nascaracterísticas da moeda ou na taxa de conversão, podemos usar oassistente para modificar o campo.

Para modificar uma campo de moeda personalizado já definido, sigaos passos abaixo:

1 – No projeto onde existem campos de moeda personalizados,acione a barra de ferramentas Câmbio do Euro;

2 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro, pressione o botãoEditar Moedas Personalizadas;

179



Cap. 9 Custos

Custo 23

3 – Na janela Editar Moedas Personalizadas, selecione o campo quedeverá ser modificado e pressione o botão Modificar;

Custo 24

4 – Na janela Modificar Moeda Personalizada, entre com as alteraçõesna moeda e pressione o botão OK.

INSERINDO CUSTOS EM EURO

Para inserir automaticamente campos de moeda personalizados comvalores em euro, siga os passos abaixo:

1 – Acione a barra de ferramentas Câmbio do Euro;

2 – Acione a tabela de custos que contém o campo de custo que será

convertido em euro;

180



Cap. 9 Custos

3 – Selecione o campo de custo;

4 – Na barra de ferramentas Câmbio do Euro pressione o botãoInserir Custos do Euro;

Custo 25

5 – Na janela Inserir Custo do Euro, selecione na lista suspensa qualdas moedas da União Monetária Européia você deseja aplicar epressione o botão OK.

Custo 26

181



Capítulo 10

Múltiplos Projetos



Cap. 10 Múltiplos Projetos

TRABALHANDO COM MÚTIPLOS PROJETOS

CONSOLIDAÇÃO DE PROJETOS

Quando possuímos um programa extenso, torna-se necessárioquebrá-lo em subprojetos, onde cada gerência está incumbida derealizar uma parte de todo o programa. Para facilitar o controle detoda essa malha o Microsoft Project permite a criação de projetosconsolidados, onde um gerente pode consolidar em um projeto único,vários subprojetos.

Para criar um projeto consolidado siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Arquivo / Novo;

MProjetos 1

2 – No painel de tarefas, na área Modelos, clique em meucomputador;

183




MProjetos 2

3 – Na janela Modelos acione a guia Modelos do Project e escolha omodelo Construção Residencial e pressione o botão OK;

4 – Salve esse arquivo com o nome de Lição 1.mpp;

5 – Acione o menu Arquivo /Fechar;

6 – Repita os itens 4 e 5 para criar os projetos Lição 2.mpp e Lição3.mpp;

OBS: Para gerar os arquivos Lição 2.mpp e Lição 3.mpp, utilizerespectivamente os modelos Construção Comercial eDesenvolvimento de Software.

7 – Acione novamente o menu Arquivo / Novo;

8 – No Painel de Tarefas clique no link Projeto Vazio;

9 – Selecione a primeira linha na coluna nome da tarefa e acione omenu Inserir / Projeto;

184




MProjetos 3

9 – No quadro Inserir Projeto, selecione o arquivo Lição 1 .mpp epressione o botão inserir;

10 – Selecione a linha abaixo do projeto Lição 1 e repita os passosanteriores para inserir o projeto Lição 2.mpp e Lição 3.mpp;

185




MProjetos 4

11 – Salve o projeto atual como Lição 4.mpp.

DICA: Você também pode consolidar projeto, abrindo todos osarquivos que vão compor o consolidado e acionar o menu Janela /Nova Janela e escolher os arquivos para consolidação e pressionarOK.Automaticamente será gerado um novo projeto consolidado.

CRIANDO VÍCULOS ENTRE PROJETOS

Assim como vinculamos atividades de um projeto, podemos vincularatividades de projetos distintos.

Siga os passos abaixo para criar um vínculo entre atividades deprojetos diferentes:

1 – Abra o arquivo Lição 4.mpp;

2 – Selecione a atividade do projeto Lição 1 que deverá fazer vínculocom a tarefa de um outro projeto;

3 – Pressione a tecla <CTRL> e depois selecione uma atividade do

projeto Lição 2;

186




4 – Pressione o botão vincular tarefas na barra de ferramentaspadrão;

MProjetos 5

Será efetuada a vinculação da tarefa do projeto Lição 1 e a tarefa doprojeto Lição 2.

Para verificar se as tarefas foram realmente vinculadas, siga ospassos abaixo:

1 – Abra o arquivo Lição 1.mpp e selecione a atividade que foivinculada com a atividade do arquivo Lição 2.mpp;

187




MProjetos 6

Note que a atividade do projeto Lição 2.mpp está aparecendo noProjeto Lição 1.mpp.

6 – Dê um duplo clique sobre a atividade do projeto Lição 1.mpp queestá vinculada com a atividade do projeto Lição 2.mpp.

O Microsoft Project abrirá Lição 2.mpp que é a origem da atividade.

188




MProjetos 7

7 – No projeto Lição 1.mpp acione o menu Ferramentas / VínculoEntre Projetos;

8 – Clique sobre a guia Sucessoras Externas;

MProjetos 8

189




9 – Selecione a atividade “Finalizar planos e desenvolver estimativacom o proprietário, arquiteto” e pressione o botão Excluir Vínculo;

10 – Pressione o botão Fechar;

O vínculo feito anteriormente pelo projeto mestre foi desfeito peloproprietário de um dos subprojetos.

SALVANDO UMA ÁREA DE TRABALHO

Se você está trabalhando atualmente em vários projetos, mas nãotem interesse em consolidá-los.

Deseja somente abri-los de maneira mais rápida, você pode salvaruma área de trabalho contendo os projetos que você abre com maisfreqüência.

Para salvar uma área de trabalho siga os passos abaixo:

1 – Abra os arquivos Lição 1 , Lição 2 e Lição 3;

2 – Em qualquer um dos projetos acione o menu Arquivo / SalvarÁrea de trabalho;

3 – Na janela Salvar Área de Trabalho salve o arquivo com nome deÁrea 1.mpw e pressione o botão Salvar;

MProjetos 9

4 – Feche todos os arquivos;

190




5 – Acione o menu Arquivo / Abrir e abra o arquivo Área 1.mpw.

Observe que todos os arquivos que estavam abertos no momento dosalvamento da área de trabalho foram abertos.

Para averiguar se realmente todos os projetos abertos no momentodo salvamento da área de trabalho foram salvos, siga os passosabaixo:

1 – Feche todos os projetos abertos no MS-Project;

2 – Em seguida acione o menu Arquivo / Abrir;

3 – Na janela abrir selecione o arquivo Área 1.mpw e pressione obotão abrir;

MProjetos 10

4 – Todos o projetos vinculados a área de trabalho serão abertos;

5 – Para ordenar o projetos na tela, selecione o menu Janela /Organizar Tudo.

191




MProjetos 11

192



Capítulo 11

Banco de Dados



Cap. 11 Banco de Dados

GRAVAÇÃO DE PROJETOS EM BANCO DEDADOS

Quando adotamos uma ferramenta de gerenciamento de projetospara organização, geralmente começamos a sentir dificuldades econsolidar todas as informações pertinentes aos projetos, devido ádescentralização dos dados. Outro problema que ocorre comfreqüência é a lentidão provocada pela consolidação ecompartilhamento de recursos em rede. Uma maneira de resolveresses problemas e,tornar o acesso aos projetos mais dinâmicos, é agravação dos projetos em Banco de Dados.

Com a gravação dos projetos em Banco de Dados, minimizamos o

tamanho dos arquivos, conseqüentemente tornando o acesso maisrápido e confiável. Outro ponto favorável é a descentralização dasinformações , permitindo o acesso controlado e a facilidade para arealização de backups. Em ambientes onde existe a necessidade deuma customização ao acesso das informações também se faznecessária a criação de projetos em banco uma vez que armazenadaa informação, podemos extraí-la de forma personalizada a partir dequalquer utilitário.

Por esses e outros fatores a gravação de projetos em banco de dadosé um recurso importante na customização de um ambiente paraprojetos.

Atualmente o Project já vem com suporte nativo a ODBC (Open DataBase Connectivity ou Conectividade Aberta de Banco de Dados) quepossibilita a conexão dos arquivos do project com diversos bancos dedados com suporte a ODBC. Essa conexão é estabelecida a partir doDSN (Data Source Name ou Nome da Fonte de Dados). O DSN é aconexão que possibilita a comunicação entre o aplicativo e a base dedados.

GRAVANDO UM PROJETO EM BANCO DE DADOSAgora vejamos quais os passos necessários para criação e gravaçãode projetos em banco de dados:

OBS: Para fins didáticos utilizaremos o Microsoft Access como bancode dados, lembrando que a gravação poderá ser feita para os bancosque possuírem drives compatíveis com OBDC.

1 – Acesse o menu iniciar do Windows, selecione Programas /Microsoft Office e execute o Microsoft Office Access 2003.

194




BancodeDados 1

2 – Na tela inicial do MS–Access, clique sobre Criar um novo arquivoe em seguida clique sobre Banco de dados em branco;

BancodeDados 2

3 – Depois de criado o banco de dados , feche o MS – Access.

195




BancodeDados 3

4 – Uma vez criado o banco de dados, agora é necessário criar aconexão ODBC para acessar a base de dados. Primeiramente acesseo item Administrador de Fonte de Dados ODBC (ODBC Data SourceAdministrator), seguindo os passos abaixo:

4.1 – Acione o botão Iniciar do Windows e em seguida cliquesobre Painel de Controle;

4.2 – Em Painel de Controle, dê um duplo clique sobreFerramentas Administrativas;

4.3 – Em Ferramentas Administrativas, dê um duplo clique

sobre Fonte de Dados (ODBC).

196




BancodeDados 4

5 – Na tela do Administrador de Fonte de Dados ODBC, acione a guiaFonte de Dados de Sistema (System DSN) e pressione Adicionar para

incluir um novo DSN.

6 – Na tela Criar Nova Fonte de Dados,escolha o driver do MicrosoftAccess (Driver do Microsoft Access (*.MDB)) e pressione o botãoconcluir.

197




BancodeDados 5

7 – Na tela Configurar ODBC pa Microsoft Access, preenche o nomeda fonte de dados e a descrição da conexão.

BancodeDados 6

8 – Ainda na tela Configurar ODBC para Microsoft Access, pressione obotão Selecionar para definir o banco de dados.

9 – Na tela Selecionar Banco de Dados, procure o local onde estágravado o banco de dados e selecione-o e pressione OK.

198




BancodeDados 7

10 – Depois pressione OK na tela Configurar ODBC para MicrosoftAccess e pressione OK na tela Administrador de Fonte de DadosODBC.

BancodeDados 8

11 – O próximo passo agora é criar o arquivo de projeto que iremosgravar no banco de dados. Acesse o Microsoft Project e entre com osdados do projeto.

199




BancodeDados 9

12 – Depois de inseridos os dados, acesse o menu Arquivo doMicrosoft Project e selecione a opção Salvar.

13 – Na tela Salvar Como, pressione o botão ODBC.

BancodeDados 10

200




14 – Na tela Selecionar Fonte de dados, procure o nome da fonte dedados criada anteriormente, selecionando-a e pressionando OK.

BancodeDados 11

15 – Será aberta a tela de exportação de dados, pressione avançar.

201




BancodeDados 12

16 – Na próxima tela escolha se você vai exportar o projeto inteiro ousomente os dados selecionados.

202




BancodeDados 13

Caso você selecione Somente os Dados Selecionados o assistentesolicitará a escolha ou criação de um novo mapa de exportação dedados. Neste exemplo solicitaremos o Projeto Inteiro para quepossamos gravar um arquivo completo no banco de dados.


18 – Na última tela do assistente defina qual será o nome do projetona base de dados e pressione Concluir;

203




BancodeDados 14

ABRINDO UM PROJETO EM BANCO DE DADOS

Uma vez gravado o projeto no banco de dados, basta pressionar obotão gravar alterações no banco. A abertura do arquivo é bemparecida com a abertura de arquivos mpp.Abaixo veremos os passospara abrir um projeto gravado em banco de dados:

1 – Acesse o Microsoft Project e pressione o botão Abrir.

2 – Na tela abrir pressione o botão ODBC...

204




BancodeDados 15

3 – Na tela Selecionar Fonte de Dados, pressione a guia Fonte deDados de Máquina e procure a Fonte de Dados correspondente aonosso projeto, selecione-a e pressione OK.

BancodeDados 16

205




4 – Na tela Assistente para Importação, escolha o projeto e pressioneConcluir.

BancodeDados 17

5 – Os dados do projeto do banco de dados serão abertos no MicrsoftProject de forma idêntica ao de um cronograma mpp.

PERSONALIZANDO O ACESSO AO BANCO DE DADOS

Quando criamos uma estrutura para gravação de projeto em banco

de dados, torna-se necessário a customização da interface do Projectpara gravação e abertura automática dos dados do banco.

Para personalizarmos o trabalho em banco de dados, devemos seguiros seguintes passos:

1 – Acesse o Microsoft Project;

2 – No menu Ferramentas / Opções, escolha a guia Salvar;

206




BancodeDados 18

3 – Na lista suspensa Salvar Arquivos do Microsoft Project Como :defina o Banco de Dados ODBC;

4 – No item Local dos Arquivos, defina o Tipo de Arquivo como Bancode Dados ODBC e pressione o botão Modificar;

5 – Na tela Selecionar Fonte de Dados, escolha a fonte de dados epressione OK;

207




BancodeDados 19

6 – Na tela login ,preencha os dados do usuário, caso tenha sidoconfigurado acesso restrito ao banco de dados;

BancodeDados 20

7 – Pressione OK na tela de Opções / Salvar;

8 – Feche o arquivo atual e acione o botão Abrir. Logo que o botão foracionado a tela de Abrir pelo Banco de Dados já virá aberta na fontede dados selecionada nas opções de salvamento.

208




BancodeDados 21

A mesma coisa ocorrerá quando for solicitada a gravação de umprojeto. A tela de Gravar em Banco de Dados será aberta.

209




MODELO DE BANCO DE DADOS PROJECT 2003

MSP_RESOURCE_RATES

PROJ_ID (FK)RR_UID

RESERVED_DATA

RES_UID (FK)

RR_RATE_TABLE

RR_FROM_DATE

RR_TO_DATERR_STD_RATE

RR_STD_RATE_FMT

RR_OVT_RATE

RR_OVT_RATE_FMT

RR_PER_USE_COST

MSP_ASSN_ENTERPRISE

PROJ_ID (FK,FK)

ASSN_UID

ASSN_ENTSUMPROJID

RESERVED_DATA

ASSN_ACT_FINISH

ASSN_ACT_START

ASSN_ACWP

ASSN_BCWP

ASSN_BCWS

ASSN_RES_TYPE ASSN_IS_OVERALLOCATED

ASSN_WORK_CONTOUR

ASSN_START_VAR

ASSN_FINISH_VAR

ASSN_UPDATE_NEEDED

EXT_EDIT_REF_DATA

ASSN_HAS_LINKED_FIELDS ASSN_IS_CONFIRMED

ASSN_RESPONSE_PENDI NG

ASSN_HAS_NOTES

ASSN_TEAM_STATUS_PENDI NG

TASK_UID

RES_UID

ASSN_START_DATE ASSN_FINISH_DATE

ASSN_DELAY

ASSN_DELAY_FMT

ASSN_LEVELING_DELAY

ASSN_COST_RATE_TABLE

ASSN_BASE_START

ASSN_BASE_FINISH

ASSN_MATERIAL_RATE_FMT

ASSN_UNITS ASSN_WORK

ASSN_ACT_WORK

ASSN_REG_WORK

ASSN_REM_WORK

ASSN_BASE_WORK

ASSN_COST

ASSN_ACT_COST

ASSN_REM_COST

ASSN_BASE_COST

ASSN_BASE_COST_PER_USE

ASSN_OVT_WORK

ASSN_ACT_OVT_WORK ASSN_REM_OVT_WORK

ASSN_ACT_OVT_COST

ASSN_REM_OVT_COST

ASSN_RTF_NOTES ASSN_BOOKING_TYPE

ASSN_ACT_WORK_PROT

ASSN_ACT_OVT_WORK_PROT ASSN_CREATION_DATE

ASSN_PROJ_VERSION_ID

ASSN_PROJ_PUBLISHED_ID

MSP_LINKS

LINK_UID

PROJ_ID (FK,FK)

RESERVED_DATA

EXT_EDIT_REF_DATA

LINK_IS_CROSS_PROJ

LINK_PRED_UID (FK)LINK_SUCC_UID (FK)

LINK_TYPE

LINK_LAG_FMT

LINK_LAG

MSP_CALENDAR_DATA

CD_UID

PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA

CAL_UID (FK)

CD_DAY_OR_EXCEPTION

CD_WORKING

CD_FROM_DATE

CD_TO_DATE

CD_FROM_TIME1CD_TO_TIME1

CD_FROM_TIME2

CD_TO_TIME2

CD_FROM_TIME3

CD_TO_TIME3

CD_FROM_TIME4

CD_TO_TIME4

CD_FROM_TIME5

CD_TO_TIME5

MSP_ASSIGNMENT_BASELINES

ASSN_UID (FK)

AB_REF_ENT_PROJ_ID

AB_BASE_NUM

PROJ_ID (FK)

AB_BASE_START AB_BASE_FINISH

AB_BASE_WORK

AB_BASE_COST

AB_BASE_COST_PER_USE

MSP_STRING_TYPES

STRING_TYPE_ID

STRING_LANG_ID

STRING_TYPE

MSP_PROJECTS

PROJ_ID

PROJ_PROP_AUTHOR

PROJ_OPT_CALC_ACT_COSTS

PROJ_PROP_CATEGORY

PROJ_PROP_COMPANY

PROJ_OPT_CRITICAL_SLACK_LIMIT

PROJ_OPT_CURRENCY_DIGITSPROJ_OPT_CURRENCY_POSITION

PROJ_OPT_CURRENCY_SYMBOL

PROJ_OPT_NEW_ARE_EFFORT_DRIVEN

PROJ_INFO_CURRENT_DATE

PROJ_OPT_DEF_FINISH_TIME

PROJ_OPT_DEF_FIX_COST_ACCRUAL

PROJ_OPT_MINUTES_PER_DAY

PROJ_OPT_MINUTES_PER_WEEK

PROJ_OPT_DEF_OVT_RATE

PROJ_OPT_DEF_STD_RATE

PROJ_OPT_DEF_START_TIME

PROJ_OPT_DEF_TASK_TYPEPROJ_OPT_DUR_ENTRY_FMT

PROJ_INFO_FINISH_DATE

PROJ_OPT_HONOR_CONSTRAINTS

PROJ_PROP_KEYWORDS

PROJ_LAST_SAVED

PROJ_PROP_MANAGER

PROJ_OPT_MULT_CRITICAL_PATHSPROJ_CREATION_DATE

PROJ_POOL_ATTACHED_TO

PROJ_INFO_CAL_NAME

PROJ_IS_RES_POOL

PROJ_INFO_SCHED_FROM

PROJ_OPT_SPLIT_IN_PROGRESS

PROJ_OPT_SPREAD_ACT_COSTSPROJ_OPT_SPREAD_PCT_COMP

PROJ_INFO_START_DATE

PROJ_INFO_STATUS_DATE

PROJ_PROP_SUBJECT

PROJ_PROP_TITLE

PROJ_OPT_TASK_UPDATES_RES

PROJ_OPT_WORK_ENTRY_FMTPROJ_OPT_CALC_SUB_AS_SUMMARY

PROJ_OPT_WEEK_START_DAY

PROJ_OPT_FY_START_MONTH

PROJ_OPT_FY_USE_START_YR

PROJ_OPT_DAYS_PER_MONTH

PROJ_OPT_NEW_TASK_ESTPROJ_OPT_SHOW_EST_DUR

PROJ_OPT_EXPAND_TIMEPHASED

PROJ_EXT_EDITED_DATEPROJ_EXT_EDITED_DUR

PROJ_EXT_EDITED_NUM

PROJ_EXT_EDITED_FLAG

PROJ_EXT_EDITED_CODEPROJ_EXT_EDITED_TEXT

PROJ_EXT_EDITED

PROJ_DATA_SOURCE

PROJ_READ_ONLY

PROJ_READ_WRITE

PROJ_READ_COUNT

PROJ_LOCKEDPROJ_MACHINE_ID

RESERVED_BINARY_DATA

PROJ_TYPE

PROJ_CHECKEDOUT

PROJ_CHECKOUTBY

PROJ_CHECKOUTDATE

PROJ_PROJECT

PROJ_VERSION (FK)

PROJ_CREATION_DATE_EX

PROJ_ACTUALS_SYNCHPROJ_ADMINPROJECT

PROJ_ENT_LIST_SEPARATOR

PROJ_IGNORE_FRONT_END

MSP_CONVERSIONS

STRING_TYPE_ID (FK)

CONV_VALUECONV_LANG_ID

CONV_STRING

MSP_TASK_BASELINES

PROJ_ID (FK)

TASK_UID (FK)

TB_BASE_NUM

TB_BASE_DUR

TB_BASE_DUR_FMTTB_BASE_START

TB_BASE_FINISH

TB_BASE_WORKTB_BASE_COST

MSP_DATE_FIELDS

PROJ_ID (FK)

DATE_CATEGORYDATE_REF_UID

DATE_FIELD_ID

DATE_VALUE

MSP_ASSIGNMENTS

ASSN_UID

PROJ_ID (FK,FK)

RESERVED_DATA

ASSN_ENTSUMPROJID

ASSN_ACT_FINISH

ASSN_ACT_START

ASSN_ACWP

ASSN_BCWP

ASSN_BCWS

ASSN_RES_TYPE

ASSN_IS_OVERALLOCATED

ASSN_WORK_CONTOUR

ASSN_START_VAR

ASSN_FINISH_VAR ASSN_UPDATE_NEEDED

EXT_EDIT_REF_DATA

ASSN_HAS_LINKED_FIELDS

ASSN_IS_CONFIRMED

ASSN_RESPONSE_PENDING

ASSN_HAS_NOTES

ASSN_TEAM_STATUS_PENDINGTASK_UID (FK)

ASSN_START_DATE

ASSN_FINISH_DATE

ASSN_DELAY

ASSN_DELAY_FMT

ASSN_LEVELING_DELAY

ASSN_COST_RATE_TABLE ASSN_BASE_START

ASSN_BASE_FINISH

ASSN_MATERIAL_RATE_FMT

ASSN_UNITS

ASSN_WORK

ASSN_ACT_WORK

ASSN_REG_WORK ASSN_REM_WORK

ASSN_BASE_WORK

ASSN_COST

ASSN_ACT_COST

ASSN_REM_COST

ASSN_BASE_COST ASSN_BASE_COST_PER_USE

ASSN_OVT_WORK

ASSN_ACT_OVT_WORK ASSN_REM_OVT_WORK

ASSN_ACT_OVT_COST

ASSN_REM_OVT_COST

ASSN_RTF_NOTES ASSN_BOOKING_TYPE

ASSN_ACT_WORK_PROT

ASSN_ACT_OVT_WORK_PROT

ASSN_CREATION_DATE

RES_UID (FK)

MSP_VERSIONS

VERS_ID

VERS_VERSIONVERS_DEFAULT

VERS_TYPE

VERS_WGANTT_STYLE_ID

MSP_RESOURCES

RES_UID

PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATARES_ACWP

RES_BCWP

RES_BCWS

RES_NUM_OBJECTS

EXT_EDIT_REF_DATA

RES_ID

RES_HAS_LINKED_FIELDSRES_IS_OVERALLOCATED

RES_TYPE

RES_HAS_NOTES

RES_CAN_LEVEL

RES_STD_RATE_FMT

RES_OVT_RATE_FMT

RES_ACCRUE_AT

RES_WORKGROUP_MESSAGING

RES_CAL_UID

RES_AVAIL_FROM

RES_AVAIL_TO

RES_STD_RATE

RES_OVT_RATERES_MAX_UNITS

RES_WORK

RES_ACT_WORK

RES_BASE_WORK

RES_OVT_WORK

RES_COST_PER_USE

RES_REM_WORKRES_REG_WORK

RES_ACT_OVT_WORK

RES_REM_OVT_WORK

RES_PEAK

RES_ACT_COST

RES_COST

RES_BASE_COSTRES_REM_COST

RES_OVT_COST

RES_ACT_OVT_COST

RES_REM_OVT_COST

RES_NAME

RES_INITIALS

RES_PHONETICSRES_MATERIAL_LABEL

RES_RTF_NOTES

RES_RTYPE

RES_CHECKEDOUT

RES_CHECKOUTBY

RES_CHECKOUTDATE

RES_ENTERPRISE_TIMESTAMPRES_EUID

RES_BOOKING_TYPE

RES_AD_GUID

RES_ACT_WORK_PROT

RES_ACT_OVT_WORK_PROT

RES_CREATION_DATE

MSP_RES_GLOBAL_BINARY

PROJ_ID (FK)

GLB_REF_UID

GLB_REF_ENT_PROJ_ID

GLB_CATEGORY

GLB_BINARY_DATA

MSP_NUMBER_FIELDS

PROJ_ID (FK)

NUM_CATEGORY

NUM_REF_UID

NUM_FIELD_ID

NUM_VALUE

MSP_DURATION_FIELDS

DUR_CATEGORY

DUR_REF_UID

DUR_FIELD_ID

PROJ_ID (FK)

DUR_VALUE

DUR_FMT

MSP_TASKS

PROJ_ID (FK,FK)TASK_UID

RESERVED_DATA

TASK_ACWP

TASK_BCWP

TASK_BCWS

TASK_DUR_VARTASK_FINISH_VAR

TASK_OUTLINE_NUM

TASK_START_VAR

TASK_IS_OVERALLOCATED

TASK_OVT_WORK

TASK_VAC

TASK_REG_WORKTASK_NUM_OBJECTS

TASK_TOTAL_SLACK

EXT_EDIT_REF_DATA

TASK_ID

TASK_HAS_LINKED_FIELDS

TASK_IS_MILESTONE

TASK_IS_CRITICAL

TASK_IS_SUMMARYTASK_IS_SUBPROJ

TASK_IS_MARKED

TASK_IGNORES_RES_CAL

TASK_IS_ROLLED_UP

TASK_IS_FROM_FINISH_SUBPROJ

TASK_BAR_IS_HIDDEN

TASK_IS_RECURRING

TASK_IS_RECURRIN G_SUMMARY

TASK_IS_EXTERNAL

TASK_IS_EFFORT_DRIVEN

TASK_IS_COLLAPSED

TASK_HAS_NOTES

TASK_IS_READONLY_SUBPROJTASK_LEVELING_CAN_SPLIT

TASK_LEVELING_ADJUSTS_ASSN

TASK_DUR_IS_EST

TASK_EARLY_FINISH

TASK_LATE_START

TASK_STOP_DATE

TASK_RESUME_DATETASK_FREE_SLACK

TASK_OUTLINE_LEVEL

TASK_DUR

TASK_DUR_FMT

TASK_ACT_DUR

TASK_REM_DUR

TASK_BASE_DURTASK_BASE_DUR_FMT

TASK_CONSTRAINT_TYPE

TASK_LEVELING_DELAY

TASK_LEVELING_DELAY_FMT

TASK_START_DATE

TASK_FINISH_DATE

TASK_ACT_STARTTASK_ACT_FINISH

TASK_BASE_START

TASK_BASE_FINISH

TASK_CONSTRAINT_DATE

TASK_PRIORITY

TASK_PCT_COMP

TASK_PCT_WORK_COMPTASK_TYPE

TASK_FIXED_COST_ACCRUAL

TASK_CREATION_DATE

TASK_PRELEVELED_START

TASK_PRELEVELED_FINISH

TASK_EARLY_START

TASK_LATE_FINISHTASK_CAL_UID

TASK_DEADLINE

TASK_WORK

TASK_BASE_WORK

TASK_ACT_WORK

TASK_REM_WORK

TASK_COSTTASK_FIXED_COST

TASK_ACT_COST

TASK_REM_COST

TASK_BASE_COST

TASK_ACT_OVT_WORK

TASK_REM_OVT_WORK

TASK_OVT_COST

TASK_ACT_OVT_COSTTASK_REM_OVT_COST

TASK_WBS

TASK_NAME

TASK_WBS_RIGHTMOST_LEVEL

TASK_RTF_NOTES

TASK_PHY_PCT_COMP

TASK_EAC

TASK_EVMETHOD

TASK_ACT_WORK_PROT

TASK_ACT_OVT_WORK_PROT

MSP_RES_SECURITY

SEC_SPIDERUID (FK)

SEC_SPIDDATESTAMP

SEC_READCOUNT

SEC_WRITECOUNT

MSP_OUTLINE_CODES

CODE_UID

PROJ_ID

RESERVED_DATA

OC_PARENT

OC_FIELD_ID

OC_NAMEOC_DESCRIPTION

OC_CACHED_IS_VALID

OC_CACHED_FULL_NAME

MSP_ATTRIBUTE_STRINGS

PROJ_ID (FK)

AS_ID

AS_POSITION

RESERVED_DATA

AS_VALUE

MSP_TEXT_FIELDS

PROJ_ID (FK)

TEXT_CATEGORY

TEXT_REF_UIDTEXT_FIELD_ID

TEXT_VALUE

MSP_FIELD_ATTRIBUTES

ATTRIB_FIELD_ID

ATTRIB_ID

PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA

ATTRIB_VALUE

AS_ID

ATTRIB_EXT_EDITED

MSP_CALENDARS

CAL_UIDPROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA

CAL_BASE_UID

RES_UID

CAL_IS_BASE_CAL

CAL_NAMECAL_ENTUID

MSP_TIMEPHASED_DATA

TD_UID

PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA

TD_FIELD_ID

TD_CATEGORY

TD_REF_UIDTD_START

TD_FINISH

TD_UNITS

TD_VALUE1

TD_VALUE2

TD_VALUE3

TD_VALUE4TD_VALUE5

TD_VALUE6

TD_VALUE7TD_EXT_EDITED

MSP_RESOURCE_BASELINES

RB_BASE_NUM

PROJ_ID (FK)

RES_UID (FK)

RB_BASE_WORK

RB_BASE_COST

MSP_AVAILABILITY

AVAIL_UID

PROJ_ID (FK,FK)

RESERVED_DATA

RES_UID (FK)

AVAIL_FROM

AVAIL_TO AVAIL_UNITS

MSP_FLAG_FIELDS

PROJ_ID (FK)

FLAG_CATEGORY

FLAG_REF_UIDFLAG_FIELD_ID

FLAG_VALUE

MSP_PROJ_SECURITY

SEC_SPIDPROJ_ID (FK)

SEC_SPIDDATESTAMP

SEC_READCOUNT

SEC_WRITECOUNT

MSP_CODE_FIELDS

PROJ_ID (FK,FK)

CODE_CATEGORY

CODE_REF_UID

CODE_FIELD_ID (FK)

CODE_UID (FK)

Microsoft Office Project 2003

Project Client Tables(C) 2003 Microsoft Corporation. All rights reserved.

Note: _CATEGORY fields inthe _FIELDS tables

columns indicate whetherthe row points toa

task (1), resource (2), oran assignment (3).

Categories are listed int he table

MSP_CONVERSIONS where the stringtype is

100 ('Category Type').

_REF_UID columns specify the specificrow in

the tableindicated by the category. (Seet he

entity MSP_TIMEPHASED_DATA.). For example ,inthe MSP_NUMBER_FIELDS

table, if theNUM_CATEGORY fieldis 2, then

the NUM_REF_UID pointsto aRES_UID in

the MSP_RESOURCES table

Note:

_FIELD_ID columns indicatewhich fieldin

the task, resource orassignment that the

dataapplies to. Example: Tospecify avalueinthe table MSP_TEXT_FIELDS for

the field'Assignment Text1', youwouldset

TEXT_FIELD_ID = 255852632

where 255852632 is thevalue of

CONV_VALUE inthe table

MSP_CONVERSIONS for'Assignment

Text1'. FieldIDs are listedinthetable

MSP_CONVERSIONS where the stringtypeis 105 ('FieldID').

MSP_MV_FIELDS

CODE_MV_UID

PROJ_ID (FK)

RESERVED_DATA

CODE_CATEGORY

CODE_REF_UIDCODE_FIELD_ID

CODE_UID

MSP_RESGLOBAL_SECURITY

SEC_RES_UID (FK)

SEC_CAL_UID (FK)

BancodeDados 22

210



Capítulo 12

Execução e Controle doProjeto



Cap. 12 Execução e Controle e Projetos

CONTROLE E EXECUÇÃO DO PROJETO

Uma vez elaborado o plano do projeto, podemos preparar o ambiente

para controlarmos a execução das atividades do projeto edocumentar o desvio entre o que foi planejado e o que foi realmenteexecutado.

Para que tenhamos um histórico bem consistente, faz-se necessáriouma boa política de atualização, utilizando os mecanismos de controledo Microsoft Project.

Neste capítulo veremos como utilizar eficientemente os recursos deacompanhamento e controle do projeto.

PERSONALIZANDO AS OPÇÕES DE CÁLCULOA primeira coisa que deve ser feita antes de começar o processo deacompanhamento do projeto pelo Microsoft Project é definir comoserá calculado o andamento do projeto.

Para personalizar as opções de cálculo do projeto, siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu ferramentas / Opções;


212




Controle 1

3 – Na área “Opções de cálculo do Microsoft Project” escolha se ocálculo será Automático ou Manual e se será realizado em Todos osProjetos Abertos ou somente no Projeto Atual;

4 – Na área “Opções de Cálculo Para...”, escolha:

• A atualização do status da tarefa atualiza o status dorecurso - Se esta opção estiver ativada, caso uma tarefa

receba o status de 30% concluída, 30% do recurso alocado já terá sido utilizada em termos de trabalho e custo.

• Mover o final de partes concluídas após a data destatus para antes da data de status e Mover o iníciodas partes restantes anteriores á data de status paradepois da data de status – Essas opções determinamcomo será o deslocamento das atividades concluídas emrelação à data do status do projeto.

•

As modificações feitas na % do total concluído de umatarefa se estenderão à data de status – Ative essa opção

213




para que as alterações feitas na coluna de % se estendama data de status do projeto ou data atual.

• Os projetos inseridos são calculados como tarefas deresumo – Ative essa opção para definir que os subprojetos

inseridos sejam calculados como atividades resumo doprojeto mestre.

• O Microsoft Project sempre calcula os custos reais –

Ative essa opção para que o Project calcule os custos fixosreais com base no trabalho realizado no projeto.

• Acumulação padrão de custos fixos – Escolha entre ostrês tipos de acumulação de custos do Microsoft Project(Início , Rateado e Fim) para que fique como acumulação

padrão das atividades inseridas.


TRABALHANDO COM A LINHA DE BASE DO PROJETO

Quando finalizamos a fase de planejamento do projeto, estamosprontos para começarmos a executar os pacotes de trabalho. A linhade base do projeto são todos os parâmetros planejados inicialmente.Com esses parâmetros podemos comparar o planejado com o querealmente foi executado.

GRAVANDO UMA LINHA DE BASE PARA O PROJETO

A gravação da linha de Base do projeto deve se dar depois de termostotal certeza que o planejamento finalizou-se.

Para gravarmos a linha de base siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menuFerramentas / Controle / Salvar linha de Base;

214




Controle 2

2 – Na janela “Linha de Salvar de Base”, escolha a caixa de seleçãoSalvar linha de Base e na lista suspensa escolha qual a linha de baseque será salva;

Na versão 2003 do Microsoft Project é possível se gravar até 11 Linhasde Base do Projeto e acumular dados da linha de base nas atividadesde resumo.

3 – Escolha se a linha de base será salva para o projeto inteiro ousomente para as atividades selecionadas.Caso você escolha para astarefas selecionadas, será possível definir se a gravação se estenderáas todas as tarefas resumo ou somente para os resumosselecionados.

215




Controle 3

4 – Pressione OK.

Outra novidade do Project 2003 é que após a gravação da linha debase do projeto, fica registrada a data e a hora e a hora da gravação,

sendo exibido ao lado do nome da linha de base.

Controle 4

216




Observe que no “gantt de Controle” está sendo exibida mais umabarra de Gantt na cor cinza paralela a barra de tarefa. Essa barra é abarra de linha de base que ficará inalterada a medida em que oprojeto decorre, com isso poderemos ver a diferença entre oplanejado e o realizado.

Controle 5

5 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o projeto e no quadrode diálogo informações sobre o projeto pressione o botão estatísticas;

217




Controle 6

Observe que as informações sobre linha de base foram preenchidas etambém não sofreram alteração no decorrer do projeto.

EXIBINDO OUTRAS LINHAS DE BASE

Como já falamos anteriormente, o Microsoft Project permite agravação de até 11 linhas de base. Ao gravar uma nova linha debase para o projeto, essa não aparece imediatamente como a

primeira. Para que possamos ver os dados das outras linhas de base,siga os passos abaixo:

1 – Faça alterações no projeto e grave uma outra linha de base nocampo de linha de base 1;

2 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

3 – Selecione a Caixa de Opção Salvar Plano Provisório;

4 – Na lista suspensa Copiar selecione a Linha de Base 1 (Origem);

5 – Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino);

218




Controle 7

6 – Pressione OK.

Verifique que os dados da Linha de Base 1estão sendo exibidos noGantt de Controle.

APAGANDO A LINHA DE BASE DO PROJETOCaso você se arrependa de salvar a linha de base ou tenha salvadoacidentalmente através da caixa de salvamento automática, vocêpoderá limpar a linha de base do projeto seguindo os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;

Controle 8

2 – No quadro de diálogo “Limpar Linha de Base”, escolha a caixa deseleção Limpar Plano de Linha de Base;

3 – Na lista suspensa, escolha qual linha de base você deseja apagar;

219





GRAVANDO UM PLANO PROVISÓRIO

Algumas vezes temos necessidade de gravarmos determinados

momentos do planejamento para fazermos comparações com o planoatual ou com dados das linhas de base do projeto.

Para gravar um plano provisório siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menuFerramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

2 – Na janela “Salvar Linha de Base” clique sobre a caixa de seleção “Salvar Plano Provisório”;

OBS: O Microsoft Project permite a gravação de até 10 planosprovisórios, caso você não tenha aplicado Análise PERT. Caso vocêtenha aplicado Análise PERT é recomendável utilizar os campos Início4 e Término 4 em diante, para que não sejam perdidos os dados daAnálise PERT. Nesse caso teremos apenas 7 planos provisóriosdisponíveis.

220




Controle 9

3 – Pressione OK.

EXIBINDO UM PLANO PROVISÓRIO

Após a gravação de um plano provisório, não vemos nenhum dadopara comparação sendo exibido no Gantt de Controle. Para exibirmosos dados do plano provisório e compararmos com o plano atua, sigaos passos abaixo:

1 – No modo de exibição “Gantt de Controle” acione o menuFerramentas / Controle / Salvar Linha de Base;

2 – Na janela “Salvar Linha de Base” clique sobre a caixa de seleção “Salvar Plano Provisório”;

3 – Na lista suspensa Copiar selecione a Início1 / Término1 (Origem);

4 – Na lista suspensa Em selecione a Linha de Base (Destino).

221




Controle 10

APAGANDO UM PLANO PROVISÓRIO

Caso você se arrependa de salvar um plano provisório você poderálimpar o plano provisório seguindo os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Limpar Linha de Base;

Controle 11

2 – No quadro de diálogo “Limpar Linha de Base”, escolha a caixa deseleção Limpar Plano Provisório;

3 – Na lista suspensa, escolha qual plano provisório você desejaapagar;


222




EXECUTANDO OS PACOTES DE TRABALHO

Uma vez gerada a linha de base, nos resta agora começar a executar

e controlar o projeto. Quando tudo correr bem no projeto o Projectfará a atualização automática e preenchendo o andamentoproporcional ao tempo de realização, caso não ocorra tudo tão bem,você terá que fazer as atualizações manualmente.

ATIVANDO A BARRA DE FERRAMENTAS DE CONTROLE

Para facilitar o processo de inserção dos dados de andamento doprojeto, podemos acionar a barra de ferramentas controle. Para ativara barra de ferramentas controle, siga os passos abaixo:

1- Acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas;

2 – Na lista de barras de ferramentas do Microsoft Project, selecionea barra controle.

Controle 12

ATUALIZANDO O PROJETO AUTOMATICAMENTE

Para atualizar o projeto siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;

Controle 13

2 – Na janela “Atualizar Projeto” indique até que data o projeto deveser atualizado e pressione OK.

223




REAGENDANDO TRABALHO NÃO CONCLUÍDO

Para reagendar tarefas que não foram realizadas nas datas previstassiga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Projeto;

Controle 14

2 – Na janela “Atualizar Projeto” selecione a caixa de seleçãoReagendar Trabalho não Concluído Para Iniciar Após e indique a datapara o reagendamento das atividades;


ATUALIZANDO MANUALMENTE UMA TAREFAQuando o andamento da tarefa não corresponder ao planejado, sigaos passos abaixo:

1 – Selecione a tarefa que deseja atualizar;

2 – Acione o menu Ferramentas / Controle / Atualizar Tarefas;

Controle 15

224




3 – Na janela “Atualizar Tarefas” preencha o campo %Concluída como percentual de andamento correspondente ao realizado;


INSERINDO LINHAS DE ANDAMENTO AO PROJETOCaso você queira exibir graficamente o andamento do projeto, vocêpode inserir linhas de acompanhamento do andamento até a dataatual ou data de status.

Para inserir linhas de andamento ao projeto, siga os passos abaixo:

1 – No modo de visualização Gantt de Controle, acione o menuferramentas / Controle / Linhas de Andamento;

Controle 16

2 – No quadro de diálogo linhas de Andamento, marque a caixa de

checagem Sempre Exibir a Linha de Andamento Atual;

3 – Selecione a caixa de seleção Na Data Atual e pressione o botãoOK.

225




Controle 17

DICA :Para remover a linha de andamento do projeto, dê um duploclique sobre a linha de andamento e no quadro de diálogo Linhas deAndamento desmarque a caixa de checagem Sempre Exibir Linha deAndamento Atual.

226



Capítulo 13

Valor Agregado (EarnedValue)



Cap. 13 Valor Agregado (Earned Value)

TRABALHANDO COM VALOR AGREGADO(EARNED VALUE)

Uma das maneiras de acompanhar os gastos de um projeto é a tabelade Valor Acumulado ou Valor Agregado. Essa tabela dá um statuspreciso á medida do desenvolvimento do projeto, possibilitando aogerente tomar determinadas medidas por ter uma visão dos gastosatuais e futuros do projeto.

Para podermos entender melhor a tabela de Valor Agregado temosque conhecer alguns termos e os seus significados:

BCWS ou COTA (Custo Orçado do Trabalho Agregado) – Valorque indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta,considerando o custo de linha de base de atividade, da atribuição oudo recurso. O COTA é calculado como os custos de linha de basedivididos em fases e acumulados até a data de status ou data atual. Éo custo proveniente do orçamento.

BCWP ou COTR (Custo Orçado do Trabalho Realizado) – Valorque indica a parcela do orçamento que deveria ser gasta,considerando o trabalho realizado até o momento e o custo de linha

de base para atividade, à atribuição ou o recurso. O COTR é calculadocomo o percentual da atividade realizada multiplicado pelo seuorçamento. O COTR também é denominado “Valor Agregado”.

ACWP ou CRTR (Custo Real do Trabalho Realizado) – Mostra oscustos reais incidentes para o trabalho já realizado por um recursoou atividade até a data status, ou data atual do projeto.

CV ou VC (Variação de Custo) – É a diferença entre o custoprevisto para atingir o nível atual de conclusão (COTR) e custo real(CRTR) , até a data de status ou data atual. Se o VC for positiva, ocusto estará aquém do valor previsto (ou linha de base); se fornegativa, a atividade terá ultrapassado o orçamento.

VC = COTR - CRTR

CV = BCWP-ACWP

%CV ou %VC (Variação Percentual de Custo) –É a razão entrea variação de custos VC e o valor agregado (COTR). Indica opercentual de variação nos custos com relação ao agregado até operíodo.

228




%VC =COTR

VC

%CV =BCWS

CV

SV ou VA (Variação do Prazo) – É a diferença, em termos decusto, entre o valor Agregado (COTR) e a agenda de linha de base(COTA). Se a VA for positiva, o projeto estará antecipando em termosde custo; se for negativa, o projeto estará atrasado em termos decusto.

VA = COTR – COTA

SV = BCWP-BCWS

%SV ou %VA (Variação percentual de prazo) – É a razão entrea variação do prazo VA e o valor agregado (COTR). Indica opercentual de variação nos prazos em relação ao valor agregado noperíodo.

%VA =COTR

VA

%SV =BCWS

BCWP

SPI OU IDA (Índice de desempenho de agenda) - É a divisãoentre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor planejado na linhade base (COTA ou BCWS).

IDA =COTA

COTR

SPI =BCWS

BCWP

CPI OU IDC (Índice de desempenho de custo) – É a divisãoentre o Valor Agregado (COTR ou BCWP) e o valor realizado (CRTR ouACWP).

IDC =CRTR

COTR

CPI = ACWP

BCWP

TCPI ou IDAC (Índice de desempenho a concluir) – É a razãoentre o trabalho restante a ser concluído e os fundos restantes aserem gastos, na data de status.

229




IDAC =CRTR - OAT

COTR - OAT

TCPI = ACWP - BC

BCWP - BC

BC ou OAT (Orçamento ao Término)- É o orçamento do projeto oucusto da linha de base (custo total previsto das atividades e doprojeto).

EAC ou EAT (Estimativa ao Término) – É o custo total esperadode uma tarefa, com base no desempenho até a data de status. O EATtambém é denominado de Previsão ao Término (PAT).

EAT =IDC

COTR)- (OAT CRTR +

EAC =CPI

BCWP)- (BC ACWP +

VAC ou VAT (Variação ao Término) – É a variação entre oorçamento e a estimativa ao término .

VAT = OAT – EAT

VAC = OAT -EAC

Para acessar as tabelas de valor Acumulado (Valor Agregado) noMicrosoft Project 2002, siga os passos abaixo :

1 – Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas;

Earned Value 1

230




2 – No quadro Mais Tabelas, selecione a tabela “Indicadores de Custo

de Valor Acumulado” e pressione Aplicar.

Earned Value 2

DICA : Para trabalhar com as tabelas de Valor Acumulado éimportante que a linha de base do projeto esteja salva.

ACOMPANHANDO O PROJETO ATRAVÉS DO VALOR AGREGADO

Para fazer as atualizações e acompanhamento através das tabelas devalor acumulado, alguns procedimentos devem ser obedecidos. Sigaos passos abaixo para preparar o projeto para uso da Análise de ValorAgregado:

1 – Salve a Linha de Base do Projeto;

2 – Acione o menu Ferramentas / Opções e clique sobre a guiaCálculo;

3 – Clique sobre o botão valor Acumulado;

231




Earned Value 3

4 – Defina se o projeto vai calcular o valor agregado pelo campo de% Concluída ou pelo campo de % Física Concluída e qual a linha debase que será usada para análise do valor agregado.

5 – Acione o menu Projeto / Informações sobre o projeto;

Earned Value 4

6 – Defina a data de status do projeto.

ANALISANDO DADOS DE ESCALA DE TEMPO NOEXCEL

O Microsoft Office Project 2003 possui um recurso que permite enviardados de campos do project para o Excel e transformá-los em umaplanilha dinâmica permitindo a criação de um gráfico para análise.Esta opção é muito útil para comparações no processo de controle do

projeto. Para analisar dados da escala de tempo no Excel, siga ospassos abaixo:

232




1 – No projeto 1.mpp clique com botão direito do mouse em qualquerlugar da barra de ferramentas e peça para exibir a barra deferramentas análise;

Earned Value 5

2 – Clique no botão Analisar os Dados de Escala de Tempo no Excel;

Earned Value 6

3 – No quadro de boas vindas do Assistente, acione Projeto Inteiro epressione o botão Avançar;

233




Earned Value 7

4 – Na etapa 2 do Assistente ,selecione os campos COTA, COTR,CRTRe pressione o botão avançar;

Earned Value 8

5 – Na etapa 3 do Assistente, indique as datas de analise e em qualunidade de tempo deverá ser exportado os dados e pressioneavançar;

234




Earned Value 9

6 – Na etapa 4 do Assistente, responda sim para que seja criado ográfico com os dados exportados e pressione o botão avançar;

Earned Value 10

7 – Na última etapa do Assistente ,pressione o botão Exportar Dadose aguarde alguns instantes;

235




Earned Value 11

DICA: Para utilizar a Análise dos Dados de Escala de Tempo noExcel, é importante que você tenha o Microsoft Excel 5.0 ou superiorinstalado em seu computador.Recomenda-se o Microsoft Excel XP.

236



Capítulo 14

Relatórios



Cap. 14 Relatórios

RELATÓRIOS

EXPORTANDO PROJETO COMO HTML

Para facilitar o acesso das informações gerais do projeto o MicrosoftProject permite a exportação de relatórios para documentos HTML,para hospedagem em servidores de Internet.

Para exportar um projeto para documento HTML siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Salvar Como Página da WEB;

2 – No quadro Salvar Como preencha o nome do arquivo comLição1.html e pressione Salvar;

Relatórios 1

3 – Na tela inicial do Assistente para Exportação pressione o botãoAvançar;

238



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 2

4 – Na segunda tela clique sobre a caixa de seleção Usar MapaExistente e pressione Avançar;

239



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 3

5 – Na próxima tela escolha o mapa Exportar para HTML Usando oModelo Padrão. Se você quiser personalizar o mapa escolhidopressione o botão avançar, caso contrário pressione concluir.

240



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 4

241



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 5

CRIANDO UM NOVO MAPA DE EXPORTAÇÃO

O relatório gerado no exemplo anterior contém dados já definidospelo Microsoft Project. Nó também podemos escolher quais serão osdados exportados para o relatório HTML, criando um novo mapa deexportação. Para gerar um novo mapa de exportação de dados sigaos passos abaixo:

1 – Repita os passos 1,2 e 3 do item anterior;

2 – Na segunda tela do assistente de exportação selecione o itemNovo Mapa e pressione Avançar;

242



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 6

3 – Na terceira tela do assistente de exportação, defina se o mapaque você está gerando é de tarefa, recurso ou atribuição. Os trêspodem ser acionados ao mesmo tempo possibilitando gerar trêstabelas diferentes no documento HTML.

243



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 7

4 – Ainda na terceira tela do assistente, defina se no documentoHTML irá conter as linhas de cabeçalho e linhas de atribuições;

5 – Defina também em qual modelo de HTML o Project irá se basearpara definir o layout do documento HTML. Na instalação o MicrosoftProject grava uma série de modelos na pasta do programa. Pressioneo botão procurar para escolher o modelo;

244



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 8

Nesta tela também é possível escolher uma imagem para inserir nodocumento HTML. Esse recurso nós discutiremos adiante.


7 – Na quarta tela do assistente de exportação, defina o nome databela e os campos que deverão ser exportados;

245



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 9

Caso você tenha marcado Tarefa, Recurso e Atribuição na terceiraetapa do assistente, pressione avançar e repita a quarta etapa paraas tabelas de recursos e atribuição.

8 – Na última etapa você poderá salvar esse mapa para usar emoutros projetos ou somente concluir para manter o mapa no projetoatual.

246



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 10

247



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 11

COPIANDO FIGURA PARA DOCUMENTO HTML

Para que seu relatório HTML fique mais completo, você pode aindaincluir uma imagem do modo de exibição atual da tela.

Para criar a figura siga os passos abaixo:

1 – No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique sobre o botãoCopiar Figura;

248



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 12

2 – No quadro Copiar Figura selecione o item Para Arquivo deImagem GIF e pressione o botão OK.

Para incorporar a imagem gerada no documento HTML siga os passosabaixo:

1 – Repita os passos de 1 a 5 de exportação de relatório HTML;

2 – No passo 5 pressione Avançar ao invés de Concluir;

3 – Na próxima etapa clique sobre a caixa de checagem “Incluir Arquivo de Imagem na página HTML”;

4 – Pressione o botão procurar e indique o caminho do arquivogravado anteriormente;

249



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 13

5 – Pressione Concluir.

6 – Acesse o Microsoft Internet Explorer e abra o arquivo Lição1.html.

250



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 14

ORGANIZANDO OS DADOS DO PROJETO

CLASSIFICAÇÃO

Para ordenar os dados de diferentes formas para impressão derelatórios, podemos aplicar classificações por ordem ascendente edescendente.

Para realizar uma classificação do Project siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Classificar /Classificar por;

251



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 15

2 – Escolha o campo que ser classificado e o tipo de classificação.

Relatórios 16

FILTROS

Quando necessitamos personalizar a exibição dos dados de tabela detarefas ou recursos, podemos utilizar filtros para exibir somente osdados que obedecem aos critérios do filtro.

252



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 17

Abaixo temos a relação com alguns dos filtros predefinidos doMicrosoft Project.

Filtros de AtividadesAndamento atrasado/adiado – exibe as atividades que foramadiadas em relação às datas de término previstas na linha de base oucujo andamento não está de acordo com o cronograma.

Atualização necessária – exibe as atividades que têm alterações(tais como datas de início e de término revisadas ou reatribuições derecursos) e precisam ser enviadas para atualização ou confirmaçãovia rede.

Campos vinculados – exibe as atividades com objetos de outrosprogramas vinculados.

Confirmado – exibe as atividades em que os recursos alocadosconcordaram em trabalhar.

Criadas após – exibe todas as atividades criadas após a dataespecificada.

Crítica – exibe todas as atividades do caminho crítico.

Custo com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujocusto é superior ao da linha de base.

Custo maior que – exibe as atividades que custarão mais do que ovalor digitado.

Deve iniciar em – exibe todas as atividades que não foram iniciadase terminadas no intervalo de datas especificado.

Etapas – exibe somente as atividades que são fases ou etapas do

projeto (Marcos).

253



Cap. 14 Relatórios

Grupo de recursos – exibe as atividades atribuídas aos recursosque pertencem ao grupo definido no campo grupo.

Intervalo de datas – exibe todas as atividades que se iniciam outerminam após a primeira data e antes da última data do intervalo

solicitado.

Intervalo de tarefas – exibe todas as atividades com número deidentificação dentro do intervalo especificado.

Não confirmado – Exibe as atividades nas quais os recursosselecionados ainda não concordam em trabalhar.

Tarefas adiadas – exibe todas as atividades que estão atrasadas.

Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a –exibe as atividades atribuídas a um recurso que estejam oorçamento previsto, ou atividades que ainda não foram concluídas eterminarão após a data de término da linha de base.

Tarefas com anexo – exibe todas as atividades que têm objetosanexados ou uma anotação na caixa Anotações.

Tarefas com datas fixas – exibe todas as atividades que não têm arestrição “O Mais Breve Possível ” ou que têm uma data de início real já determinada.

Tarefas com durações estimadas – exibe todas as atividades quepossuam o campo de duração estimada ativado, normalmente exibidapor uma interrogação (?) após o valor e a unidade de medida daduração.

Tarefas com prazos – mostra as tarefas que possuem um prazofinal definido (campo prazo final definido).

Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – mostra todasas tarefas que possuem objetos e um calendário atribuído.

Tarefas concluídas – exibe todas as tarefas que já foramconcluídas.

Tarefas de nível superior – exibe as atividades de resumo de nívelmais alto. Todas as atividades de nível superior são atividades deresumo, mas nem toda atividade de resumo é de nível superior.

Tarefas em andamento – exibe todas as atividades que foraminiciadas e não foram concluídas.

Tarefas não concluídas – exibe todas as atividades que ainda nãoforam concluídas, podendo ou não terem sido iniciadas.

254



Cap. 14 Relatórios

Tarefas não iniciadas – exibe as atividades que ainda não seiniciaram.

Tarefas / atribuições com horas extras – exibe atividades ouatribuições com horas extras de trabalho.

Todas as tarefas – exibe todas as tarefas do projeto.

Tarefas com orçamento estourado – exibe todas as atividadescujo trabalho agendado é maior que o da linha de base.

Utilização de recurso – exibe todas as atividades que usam orecurso especificado.

Utilização de recurso no intervalo de datas – exibe as atividadesatribuídas a um recurso especificado e que também se iniciam ou

terminam após uma data especificada e antes de outra dataespecificada.

Filtros de recursos

Andamento atrasado/adiado – exibe os recursos com atividadesque tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadasda linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com ocronograma.

Atribuições adiadas –exibem os recursos, cujas atividades foramatrasadas em relação ao seu plano da linha de base original e que

ainda não foram concluídas.

Atribuições confirmadas – exibem somente as atividades cujaatribuição foi por um recurso. Esse filtro está disponível apenas parao modo de exibição Uso do Recurso.

Atribuições em andamento – exibe todas as atividades que foraminiciadas mas que não foram concluídas.

Atribuições não confirmadas – exibem as atribuições que aindanão foram confirmadas pelos recursos integrantes.

Atribuições não iniciadas – exibe as atribuições que foramconfirmadas mas que ainda não foram iniciadas.

Campos vinculados – exibe os recursos aos quais foram vinculadosobjetos de outros programas.

Custo com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujocusto agendado é superior ao da linha de base.

255



Cap. 14 Relatórios

Custo maior que – exibe os recursos que custarão mais do que ovalor especificado.

Deve iniciar em – exibe todas as tarefas e recursos com atribuiçõesque deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada e não

foram.

Deve iniciar/terminar em – filtro interativo que, através de duasdatas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuição deveriater sido iniciada e quando ela deveria ter terminado.

Grupo – exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado.

Intervalo de datas – exibe todas as atividades e recursos comatribuições que se iniciam ou terminam dentro do intervaloespecificado.

Intervalo de recursos – exibe todos os recursos cujos números deidentificação estão dentro do intervalo especificado.

Recursos – Material – mostra os recursos materiais, como madeira,pregos ou cimento.

Recursos – Trabalho – mostra os recursos de trabalho, comopessoas ou equipamentos.

Recursos com anexos

–exibe os recursos que têm objetosanexados ou uma anotação na caixa de Anotações.

Recursos superalocados – exibe todos os recursos que estãoagendados para realizar mais trabalho do que podem executar notempo especificado.

Recursos/atribuições com horas extras – exibe os recursos ouatribuições que têm horas extras de trabalho.

Todos os recursos – exibe todos os recursos do projeto.

Trabalho com orçamento estourado – exibe todos os recursoscujo trabalho agendado é inferior ao da linha de base.

Trabalho concluído – exibe os recursos que concluíram todos osseus trabalhos.

Trabalho não concluído – exibe todos os recursos cujo trabalhoagendado é superior ao da linha de base.

Vejamos agora como aplicar os filtros pré-definidos:

1 – Acione o menu Projeto/Filtro para;

256



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 18

2 – Posicione o cursor do mouse sobre o filtro desejado e pressione obotão esquerdo.

Se o filtro que você deseja não está visível na lista, execute oprocedimento abaixo:

1 – Acione o menu Projeto /Filtrar para;

2 – Selecione Mais Filtros;

Relatórios 19

3 – Escolha o filtro que você deseja aplicar e pressione o botãoaplicar.

257



Cap. 14 Relatórios

Aplicando Auto Filtro

Podemos ainda ativar o auto filtro para que possamos filtrar oscampos a partir de informações existentes ou criar critérios defiltragem.

Para ativar o auto filtro siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Filtro para / Auto Filtro.

Relatórios 20

Para desativar o auto filtro basta repetir o procedimento para ativar.

DICA: O auto filtro também pode ser ativado através da barra de

ferramentas de formatação .

AGRUPAMENTO

Podemos categorizar os dados das tabelas do project, visualizando os

dados por grupos de informação.

O project já possui tipos de agrupamento predefinidos que podemosativar. Veja abaixo a lista com os agrupamentos disponíveis:

Agrupamento de Atividades

Crítica – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa sercrítica.

Duração – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo

com o tempo que elas devem levar para serem concluídas.

258



Cap. 14 Relatórios

Duração e Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projetode acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídase, depois, pela prioridade em cada grupo de duração.

Etapas – Exibe as atividades do projeto de acordo em função de a

tarefa ser uma etapa.

Pendência do status da equipe – Categoriza e exibe as atividadesdo projeto em função de uma resposta ter sido recebida em relação auma mensagem de status da equipe enviada a recursos atribuídos auma tarefa.

Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto por suaprioridade.

Prioridade mantendo a estrutura de tópicos – Categoriza e exibeas atividades do projeto inicialmente por seus números de estruturade tópicos e, depois por sua prioridade na estrutura de tópicos.

Tarefas concluídas e não concluídas – Categoriza e exibe asatividades do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0%(Tarefas não iniciais) , percentual concluído 1%-99% (Tarefas emandamento) e percentual concluída 100% (Tarefas concluídas).

Tipo de restrição – Categoriza e exibe as atividades do projetonestes oito grupos. O mais tarde possível, O mais breve possível, Não

terminar antes de, Não terminar depois de ,Deve iniciar em, Deveterminar em, Não iniciar antes de, e Não iniciar depois de.

Agrupamentos de Recursos

Grupo de recursos – Categoriza e exibe recursos pelo valor contidoem seu campo de grupo.

Recursos concluídos e não concluídos – Categoriza e exibe osrecursos do projeto nestes três grupos : percentual concluído 0%(trabalho não iniciado), percentual concluído 1%-99% (trabalho em

andamento),e percentual concluído 100% )trabalho concluído).

Resposta pendente – Categoriza e exibe os recursos do projeto emfunção de eles terem respondido a uma mensagem de status daequipe.

Taxa- padrão – Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordocom sua taxa- padrão (sua taxa de pagamento referente ao trabalhonormal , sem horas extras).

Trabalho versus recursos materiais – Categoriza os recursos doprojeto em função de cada um ser um recurso material ou recursotrabalho.

259



Cap. 14 Relatórios

Aplicando um agrupamento

Para aplicar um agrupamento siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Projeto / Agrupar por;

Relatórios 21

2 – Selecione o agrupamento desejado.

260



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 22

IMPRIMINDO RELATÓRIOS DO MICROSOFT PROJECT

Além dos modos de visualização O Microsoft Project Contém umasérie de relatórios pré – definidos para impressão de informaçõessobre o projeto.

Para imprimir um relatório de Microsoft Project, siga os passosabaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Relatórios;

261



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 23

2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que vocêdeseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.

Relatórios 24

3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório quedeseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.

262



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 25

4 – Para imprimir o relatório pressione o botão imprimir.

PERSONALIZANDO UM RELATÓRIO

No exemplo anterior imprimimos o relatório de Fluxo de Caixa, que éapresentado semanalmente. Mas você pode ter a necessidade deimprimir um relatório de Fluxo de Caixa, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Relatórios:

2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que vocêdeseja imprimir e pressione selecionar;

Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.

3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório quedeseja imprimir e pressione Editar;

Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 26

4 – No quadro de diálogo de Relatório de Tabela de ReferênciaCruzada mude a exibição da coluna de Semanas para Dias epressione OK.

5 – Escolha o relatório Fluxo de Caixa e pressione Selecionar.

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 27

CÓPIA DE IMAGENS PARA O ASSISTENTE DO OFFICEUma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é um assistentepara exportação de imagens para outras ferramentas da famíliaMicrosoft Office Systems, gerando assim outras possibilidades derelatórios.

Através da cópia de imagens para o assistente do office é possívelextrair informações dos modos de exibição do Microsoft Office Projecte inseri-las como imagens estáticas.

Para executar o assistente siga os passos abaixo:

1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão CopiarImagem para o Assistente do Office;

265



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 28

2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, clique no botão avançar;

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 29

3 – Na primeira etapa, defina qual o nível da estrutura de tópicos que

será exportado e pressione o botão avançar;

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 30

4 – Na segunda etapa, defina qual serão as linhas do modo de

exibição atual que serão exportadas e qual o período da linha detempo também. Nesta etapa também é possível definir o tamanhoque a imagem terá no aplicativo de destino. Após inserir essasinformações, pressione o botão avançar;

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 31

5 – Na terceira etapa, escolha qual será o aplicativo do Office onde a

imagem será inserida e qual o layout de impressão da página epressione o botão avançar;

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 32

6 – Na quarta e última etapa, escolha quais os campos de informação

que acompanharão a imagem e pressione o botão concluir;

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Cap. 14 Relatórios

Relatórios 33

7 – Após pressionar o botão concluir, será processada a imagem no

aplicativo de destino e quando o processo estiver terminado seráexibida a tela de conclusão. Para visualizar o resultado, pressione obotão fechar.

271



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 34

ASSISTENTE DE RELATÓRIOS XML

Outra novidade o Microsoft Office Project 2003 é um assistente quepossibilita a criação de relatório utilizando a tecnologia XML(Extensible Markup Language).

Para executar o assistente de relatórios xml, siga os passos abaixo:

1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão Assistentede Relatórios XML;

272



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 35

2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, pressione o botãoavançar;

Relatórios 36

3 – Na primeira etapa, especifique se o assistente vai gerar um novoarquivo ou utilizar um XML já existente;

273



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 37

4 – Caso tenha escolhido um novo arquivo na etapa anterior,

preencha o nome do arquivo e pressione salvar;

Relatórios 38

5 – Na segunda etapa, escolha qual o modelo XML utilizado paraexecutar a transformação dos dados e pressione o botão avançar;

274



Cap. 14 Relatórios

Relatórios 39

6 – Na última etapa, podemos escolher entre visualizar o relatório noInternet Explorer ou Salvar o Arquivo em formato HTML;

Relatórios 40

7 – Clique em concluir para finalizar o assistente.

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Capítulo 15

Campos Personalizados



Cap. 15 Campos Personalizados

CAMPOS PERSONALIZADOS

INSERINDO CAMPOS PERSONALIZADOS

Você pode inserir campos personalizados em suas tabelas para exibire imprimir dados personalizados. O Microsoft Project possui várioscampos personalizados como mostrado na lista abaixo:

Custo1 a Custo10 – Mostram quaisquer informações personalizadassobre custos que se deseje inserir no projeto. O custo padrão é R$0,00.

Data1 a Data10 – Mostram quaisquer informações especializadassobre datas que se deseje inserir e armazenar separadamente no

projeto.

Duração1 a Duração10 – Mostram quaisquer informaçõesespecializadas sobre a duração que se deseja inserir e armazenarseparadamente no projeto

Início1 a Início10 – Mostram quaisquer informações específicassobre a data de início que se deseja inserir e armazenarseparadamente no seu projeto.

Término1 a Término10 – Mostram quaisquer informaçõesespecíficas sobre a data de término que se deseja inserir e armazenarseparadamente no seu projeto.

Sinalizador1 a Sinalizador20 – Indicam se uma atribuição estámarcada para qualquer ação ou identificação futura. Para marcar umaatribuição, clique em sim em um campo sinalizador. Para não marcaruma atribuição clique em Não.Por padrão os campos de sinalizadorsão definidos com Não.

Número1 a Número20 – Mostram quaisquer informações numéricas

personalizadas inseridas no projeto.

Códigos de estrutura de tópicos 1 a 10 – Contém um códigoalfanumérico definido para representar uma estrutura hierárquica derecursos. Os códigos de estrutura de tópicos são marcaspersonalizadas de recursos que compartilham características. Podemser utilizados para agrupar os recursos da maneira desejada.

Texto1 a Texto30 – Mostram quaisquer informações de textopersonalizadas que se deseja inserir no projeto.

Para personalizar um campo para o seu projeto siga os passosabaixo:

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1 – Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Campos;

Campos 1

2 – Selecione o campo Custo1 e pressione o botão Renomear;

Campos 2

3 – Digite despesas com Viagens e pressione o botão OK;

4 – No quadro Personalizar Campos pressione OK novamente.

Para inserir o novo campo criado na tabela, siga os passos abaixo:

1 – Na tabela de entrada posicione o cursor do mouse sobre ocabeçalho de coluna Duração e pressione o botão direito do mouse;

22




2 – No menu auxiliar escolha a opção Inserir Coluna;

Campos 3

3 – No item Nome do Campo escolha o campo Despesas com Viagense pressione OK.

Para excluir o campo criado siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Organizador;

Campos 4

2 – Clique sobre a guia Campos, selecione o campo Despesas comViagens e pressione o botão excluir;

3 – Clique no botão fechar para sair do organizador.

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CRIANDO CAMPOS PERSONALIZADOS COM LISTA DEVALORES

Muitas vezes queremos criar um campo e limitar o preenchimento avalores pré-definidos para indicar um status da situação. Para criarum campo com uma lista dos valores assumidos pelo campo siga ospassos abaixo:


2 – Escolha o tipo de campo como Texto;

3 – Clique no botão renomear e digite “Probabilidade do Risco” epressione OK;

4 – Em seguida clique sobre lista de valores;

Campos 5

5 – No quadro lista de valores preencha as linhas de valores como nafigura acima;

6 – Clique sobre a caixa de checagem Usar um valor da lista como a

entrada padrão do campo e selecione o valor Médio e clique sobre obotão Definir Padrão;

24




7 – Pressione OK;

Campos 6

8 – Na caixa de advertência que o Project pressione OK;

9 – No quadro de diálogo Personalizar Campos pressione OK;

10 – Insira a coluna Grau de Risco na tabela de entrada.

Campos 7

INSERINDO CAMPOS PERSONALIZADOS COMFÓRMULAS

Quando inserimos campos personalizados de custo ou número às

vezes temos necessidade de criar um campo para totalizar algum

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resultado obtido através de cálculos efetuados nos camposnuméricos.

Para inserir um campo com fórmula siga os passos abaixo:


Campos 8

2 – Renomeie custo 1, custo 2 e custo 3 para Primeira Parcela doOrçamento, Segunda Parcela do Orçamento e Total Orçamento;

3 – Selecione Total Orçamento e Clique sobre o botão fórmula;

26




Campos 9

4 – No quadro Fórmula Para, clique no botão Campo / Custo / CustoPersonalizado / 1 ª Parcela;

Campos 10

5 – Pressione o botão + ;

6 – Pressione o botão Campo / Custo / Custo Personalizado / 2ªParcela;

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Campos 11


Campos 12

8 – Na tela de advertência do Microsoft Project pressione OK.

9 – No quadro Personalizar Campos pressione OK.

10 – Na tabela de entrada insira as colunas 1ª Parcela do Orçamento,2ª Parcela do Orçamento e Total Orçamento e preencha as duasprimeiras colunas e veja se o project calculará o resultado na 3ªcoluna.

INSERINDO CAMPOS COM INDICADORES

Você pode também inserir indicadores gráficos substituindo dados deum campo para indicar uma determinada situação.

Para inserir indicadores em campos siga os passos abaixo :


2 – Selecione o Campo Total Orçamento e pressione o botãoindicadores

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Campos 13

3 – Preencha os dados conforme a figura acima e pressione OK;

4 – No quadro de diálogo Personalizar Campos pressione OK.

Campos 14

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INSERINDO CAMPOS DE CÓDIGO DE ESTRUTURA DETÓPICOS

Os campos de estrutura de tópicos são campos com uma estrutura de

preenchimento hierárquica definida com níveis de preenchimento jáestabelecidos com intuído de customizar o preenchimento deinformações sobre recurso ou tarefa.

Para criar um campo de estrutura de tópicos personalizado, siga ospassos abaixo:


2 – Na janela Personalizar Campos, selecione a guia CódigosPersonalizados;

3 – Na área Código da Estrutura de Tópicos, marque o item Recurso;

4 – Renomeie o campo Código de Estrutura de Tópicos 1 paraCertificações;

30




Campos 15

5 – Clique em Definir Máscara de Código, para personalizar a exibiçãodos dados na estrutura de tópicos;

31




Campos 16

6 – Clique sobre o botão Editar Tabela de Pesquisa para definir osdados da estrutura de tópicos;

Campos 17

7 – Pressione Fechar, depois OK e OK novamente;

32




8 – Insira o campo na tabela de entrada da Planilha de recursos epreencha as certificações dos recursos da tabela.

Campos 18

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Capítulo 16

Ambiente de Trabalho



Cap. 16 Ambiente de Trabalho

TABELAS

Em algumas situações as tabelas existentes no Microsoft Project não

atendem a necessidade de expressão de dados necessária pelousuário. Quando isso acontece é possível criar uma tabela com osdados que você deseja visualizar.

CRIANDO UMA TABELA PERSONALIZADA

Para criar uma nova tabela siga os passos descritos abaixo;

1 – Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas.

2 – No quadro de diálogo mais tabelas pressione o botão Nova.

Ambiente 1

3 – No quadro definição de tabela, digite o nome da tabela e escolhaos campos que vão aparecer na sua tabela.

35




Ambiente 2

4 – Pressione OK para concluir a criação da tabela.

EXIBINDO UMA TABELA PERSONALIZADA

Para exibir uma tabela personalizada siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Exibir / Tabela / Mais Tabelas.

2 – No quadro mais tabelas escolha a tabela que você criou narelação de tabelas e pressione Aplicar.

Ambiente 3

A tabela será exibida:

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Ambiente 4

37




FORMULÁRIOS

Mesmo sem sermos programadores, podemos personalizarformulários de entrada de dados para facilitar a alimentação doMicrosoft Project.Com uso de formulários personalizados podemos customizar oambiente para permitir que os usuários tenham o mínimo de trabalhopara gerenciarem as informações do projeto.

CRIANDO FORMULÁRIOS DE ENTRADA DE DADOS

Para criar um formulário personalizado de entrada de dados noMicrosoft Project, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Formulários;

2 – Na janela “Personalizar Formulários”, pressione o botão Novo;

Ambiente 5

3 – Na janela “Definir Formulário Personalizado”, indique o nome doformulário e uma tecla para em conjunto com a tecla <CTRL> sejamas teclas de atalho para o formulário criado;

Ambiente 6

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4 – Pressione o botão OK e aguarde até que seja exibida a janela doEditor de Formulários Personalizados do Microsoft Project;

Ambiente 7

5 – Acione o menu Item / Texto e depois de um duplo clique sobre oitem de texto que foi inserido no formulário. Na tela de informaçõessobre o item preencha o texto que será exibido no formulário epressione OK;

Ambiente 8

6 – Acione o menu Item / Campos;

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7 – Na tela de Informações sobre o item, escolha o campo doMicrosoft Project que será exibido no formulário;

Ambiente 9

8 – Repita os passos 5,6 e 7 até que todos os dados do formulárioestejam preenchidos;

Ambiente 10

9 – Acione o menu Arquivo / Salvar e depois Arquivo / Sair.

EXECUTANDO UM FORMULÁRIO PERSONALIZADO

Para executar o formulário criado anteriormente, siga os passos

descritos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Personalizar / Formulários;

2 – Na janela Personalizar Formulários, escolha o formulário quedeseja executar e pressione Aplicar;

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Ambiente 11

3 – Preencha os dados através do formulário exibido e pressione obotão OK para confirmar os dados.

Ambiente 12

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GUIA DO PROJETO

Um dos novos recursos do Microsoft Project 2002 Professional e o

Guia do Projeto. Esse recurso permite ao usuário definir e entrar cominformações do projeto seguindo as etapas pré-definidas no guia,facilitando o preenchimento das informações e garantindo o cadastrode todas as etapas de uma determinada ação no Microsoft Project.

ACIONANDO O GUIA DO PROJETO

1 – Acione o meu Ferramentas / Personalizar / Barra de Ferramentas;

2 – Na janela Personalizar, acione a guia Barra de Ferramentas eescolha a barra Guia do Projeto e pressione o botão Fechar;

Ambiente 13

3 – Será exibida a barra de ferramentas do Guia do Projeto logoabaixo da barra de ferramentas de formatação;

Ambiente 14

4 – Pressione o botão Mostrar/Ocultar o Guia do Projeto .

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Ambiente 15

PREENCHENDO INFORMAÇÕES DO PROJETO ATRAVÉSDO GUIA DO PROJETO

Para preencher informações do projeto através do Guia do Projetosiga os passos abaixo:

1 – Ative o Guia do Projeto;

2 – No Guia do Projeto, clique sobre o link “Definir o Projeto”;

3 – Na etapa 1 da definição do Projeto, entre com a data de início doProjeto e pressione o link Salvar e ir para etapa 2;

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Ambiente 16

4 – Na etapa 2 informe se o projeto irá utilizar o Microsoft ProjectWeb Access para acionar as informações do Microsoft Project Server eclique sobre o link Salvar e ir para etapa 3;

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Ambiente 17

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Ambiente 18

5 – A etapa 4 irá informar que o projeto está pronto para receberinformações, pressione o link Salvar e concluir para começar a entrarcom os dados.

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Ambiente 19

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Capítulo 16

Macros



Cap. 17 Macros

MACROS

Macro é uma seqüência de procedimentos que quando executados

realizam todas as tarefas gravadas no código fonte. Esse código égravado em VBA (Visual Basic for Applications) uma linguagem deprogramação baseada no Microsoft Visual Basic e que acompanha oMicrosoft Office e permite a confecção de rotinas que facilitam autilização dos recursos da ferramenta.

CRIANDO UMA MACRO

Para criar uma macro no seu projeto siga os seguintes passos:

1 – Acione o menu Ferramentas / Macro /Gravar Nova Macro;

2 – No quadro Gravar Macro Preencha o campo Nome do Macro como “ Ativa Tópicos” e pressione o botão OK;

Macro 1


4 – Clique sobre a guia Modos de Exibição e acione a caixa dechecagem Mostrar números da estrutura de tópicos e pressione OK;

5 – Acione o menu Ferramentas / Macro / Parar Gravação;

6 – Desative a opção Mostrar Números da Estrutura de Tópicos;

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Cap. 17 Macros

EXECUTANDO UMA MACRO

1 – Acione o menu Ferramentas / Macro / Macros;

Macro 2

2 – Selecione a macro Ativa Tópicos e pressione o botão executar.

DICA : Caso ocorra algum problema na execução da macro vocêpoderá interromper o processo pressionando <CTRL > + <BREAK>.

EDITANDO MACROS

1 – Acione o menu Ferramentas / Macro / Macros;

2 – Selecione a macro Ativa Tópicos e pressione o botão Editar.

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Cap. 17 Macros

Macro 3

3 – No editor do VBA será exibida a sub-rotina responsável pelamacro que está sendo editada. Entre os itens SUB e END SUB, digite

as instruções em VBA para execução da Macro.

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CAPÍTULO 18

INSTALANDO ECONFIGURANDO OMICROSOFT OFFICE

PROJECT SERVER 2003



Cap. 18 – Instalação do Microsoft Office Project Server 2003

INSTALAÇÃO DO MICROSOFT WINDOWSSHAREPOINT SERVICES 2.0

Antes de começar a instalação do Microsoft Office Project Server 2003devemos instalar o Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Para instalar e configurar o Microsoft Windows SharePoint Services2.0, siga os passos descritos abaixo:

1 – Insira o CD do Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 naunidade de CD-ROM;

2 – Execute o arquivo STSV2.exe;

3 – Aguarde enquanto os arquivos são descompactados (FiguraSPS1);

SPS 1

4 – Logo após a descompactação dos arquivos será exibida a janelaInstalação do Produto Microsoft Windows SharePoint 2.0;


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SPS 2

5 – Marque o checkbox “Aceito os Termos do Contrato de Licença” epressione o botão avançar;


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SPS 3

6 – Na janela tipo de instalação, marque a opção “Server Farm” epressione o botão avançar;


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SPS 4

7 – Na janela resumo pressione o botão Instalar e aguarde enquantoo assistente de instalação copia os arquivos;


56




SPS 5

8 – Durante a cópia dos arquivos o assistente irá reiniciar o InternetInformation Server (IIS) (Figura SPS6);

SPS 6

9 – Após a cópia dos arquivos, será aberto o browser na tela de

configuração do Servidor Virtual Administrativo (Figura SPS7);


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SPS 7

10 – Na página Configurar Servidor Virtual Administrativo, marque aopção “Usar um pool de aplicativos existente” e pressione o botão

OK;


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SPS 8

11 – Na janela “Pool de Aplicativos Alterado”, execute o prompt decomando do DOS e execute o comando IISRESET e após o IIS ser

reiniciado pressione o botão OK;

SPS 9

12 – Na página “Definir Servidor de Banco de Dados deConfiguração”, preencha no campo “Servidor do Banco de Dados” onome da instância do microsoft SQL Server onde serão gravados osdados do SharePoint;


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13 – Depois no campo “Nome do Banco de Dados do SQL Server” preencha o nome que será dado para o banco de dados doSharePoint;

14 – Marque a opção “Usar a autenticação do SQL” e digite o nome

do usuário e senha do SQL;

15 – Marque a opção “Os Usuários já têm contas de domínio. Nãocriar contas do Active Directory;


SPS 10

17 – Na janela “Administração Central” clique no link “Estender ouAtualizar Servidor Virtual”;


60




SPS 11

18 – Na página “Lista de Servidores Virtuais”, clique sobre “Site de

Web Padrão”;


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SPS 12

19 – Na página “Estender Servidor Virtual”, clique sobre o link

“Estender e Criar um Banco de Dados de Conteúdo”;


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SPS 13

20 – Na página “Estender e Criar Banco de Dados de Conteúdo”,marque em “Criar um novo pool de aplicativos” e preencha o nome

que será dado a esse pool de aplicativos;21 – Em “Selecionar conta de segurança para esse aplicativo” marquea opção “Predefinida” e escolha o item “Serviço de Rede” na listasuspença;

22 – Marque o checkbox “Usar o Servidor de Banco de Dados deConteúdo Padrão”;

23 – Pressione o botão OK para confirmar;


63




SPS 14

SPS 15


64




24 – Aguarde enquanto o site é estendido (Figura SPS16);

SPS 16

25 – Após a conclusão do processamento será exibida a janela “Êxitoao Estender Servidor Virtual”


65




SPS 17

26 – Após a configuração do Windows SharePoint Services, execute o

CD de instalação o Microsoft Office Project Server 2003;


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SPS 18

27 – Na Janela de Instalação do Microsoft Office Project Server 2003,

clique sobre o item “Microsoft Windows SharePoint Services;


67




SPS 19

28 – Em seguida selecione o item “Assistente para Configuração doWindows SharePoint Services”;

29 – Será exibida a Janela do “Assistente para Configuração doSharePoint”, pressione o botão avançar;


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SPS 20

30 – Na tela seguinte, escolha o Servidor Virtual onde serão criadosos sites dos projetos e pressione avançar;


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SPS 21

31 – Na tela seguinte escolha o caminho onde serão criados os sites

de projeto e pressione avançar;


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SPS 22

32 – Na janela seguinte preencha o nome do usuário proprietário dosite (deve ser uma conta do domínio), e o email do proprietário do

site e pressione o botão avançar;


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SPS 23

33 – Na janela seguinte, pressione o botão avançar;


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SPS 24

34 – Aguarde enquanto o assistente copia os arquivos. Durante oprocesso de instalação o assistente será fechado temporariamente

para configurar alguns serviços, ele será iniciado automaticamenteapós as configurações (Figura SPS25);

SPS 25

35 – O assistente irá continuar a instalação e copiar os arquivos;


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SPS 26

36 – Quando a instalação for concluída será exibida a etapa final do

Assistente, exibindo os dados necessários para instalação do ProjectServer. Anote as informações e pressione Concluir.


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SPS 27

INSTALAÇÃO DO MICROSOFT OFFICEPROJECT SERVER 2003

É importante lembrarmos que não é obrigatório a instalaçãoantecipada do SharePoint ou do Analysis Services, mas vamos

abordar uma instalação completa, associando todos os recursosdisponíveis para o Project Server.

Para instalar o Microsoft Office Project Server siga os passos abaixo:

1 – Insira o do CD de instalação do Microsoft Project Server naunidade de CD-ROM;

2 – Aguarde alguns instantes até que apareça a tela de Instalação doMicrosoft Project Server;


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InstallServer 1

3 – Posicione o cursor do mouse sobre a opção “Instalação doServidor ” e dê um clique. Aguarde alguns instantes enquanto oassistente copia os arquivos necessários para a instalação, esseprocesso pode demorar um pouco, dependendo da configuração doservidor;

4 – Após a preparação do assistente de instalação, será exibida a janela de informações sobre o usuário. Digite os dados do usuário.Depois de digitado os dados, pressione o botão avançar;


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InstallServer 2

5 – A próxima etapa é o contrato de licença de usuário final, leiaatentamente o contrato e marque a caixa de checagem “ Aceito ostermos do contrato de licença”. Pressione o botão avançar parapassar para próxima etapa;


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InstallServer 3

6 – Na etapa seguinte você deverá informar a pasta para ondedeverão ser copiados os arquivos do Project Server;


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InstallServer 4

7 – Na janela “Escolha os Serviços a serem Instalados NesteServidor ” escolha os serviços que deseja instalar e pressione o botãoavançar;


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InstallServer 5

8 – Na janela “Inserir Informações sobre o Servidor de Banco deDados” entre com os dados do nome servidor SQL e como será aautenticação do usuário e pressione avançar;


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InstallServer 6

* Caso sua organização tenha um grande volume de usuários eprojetos, você poderá escolher instalar as tabelas do banco de dadosViews em outro servidor de banco de dados (Figura InstallServer 7);


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InstallServer 7

9 – Na janela “Criar Informações sobre a Conta de Banco de Dados”,entre com a senha para o usuário do Banco de Dados do ProjectServer no SQL;


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InstallServer 8

10 – Na janela “Inserir Informações sobre Conexão como AnalysisServices”, entre com as informações do servidor Analysis Services epressione avançar;


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InstallServer 9

11 – Na janela “Selecione um Site da Web”, escolha em qual site doservidor web será criado o diretório virtual do Microsoft Project Servere pressione avançar;


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InstallServer 10

12 – Na janela “Inserir Informações sobre o Servidor Web” entre comos dados de publicação do site do project server e pressione avançar;


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InstallServer 11

13 – Na janela “Inserir Informações sobre o Servidor de email SMTP ” informe o nome do servidor SMTP, porta de saída do servidor e umemail para o remetente das mensagens;


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InstallServer 12

14 – Na janela “Conectar-se a um servidor web que está executandoo SharePoint Team Services”, entre com as informações sobre oSharePoint Team Services e pressione avançar. As informaçõesnecessárias para instalação foram informadas anteriormente nainstalação do SharePoint Team Services;


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InstallServer 13

15 – Na janela “Escolha um Ambiente de Instalação” defina qual oAmbiente (Empresarial o Não Empresarial) que será usado paraacessar o Microsoft Office Project Server e pressione avançar.


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InstallServer 14

16 – Na tela “Digite a Senha do Administrador ”, digite a senha daconta do administrador do Project Server e pressione avançar. Asenha deverá ter no mínimo 8 caracteres;


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InstallServer 15

17 – Na tela “Iniciar instalação”, verifique os dados sobre espaço emdisco e pressione Instalar para dar início a instalação;


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InstallServer 16

18 – Aguarde enquanto os arquivos são copiados (FiguraInstallServer 17);


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InstallServer 17

19 – Quando for exibida a janela “Instalação Concluída”, você podemarcar a caixa de checagem “Consultar a Web para Obter Atualizações e Downloads Adicionais”, parar verificar atualizações doproduto na WEB.


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PREPARANDO O MICROSOFT OFFICEPROJECT PROFESSIONAL PARA TRABALHAR COM O MICROSOFT OFFICE PROJECT SERVER

Uma vez instalado e configurado o Project Server, será necessárioconfigurar o Project Professional para estabelecer conexão com oProject Server. Uma vez estabelecida a conexão entre Professional eServer, poderemos autenticar usuários e ter acesso aos recursosempresariais definidos no servidor.

ACESSANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT WEBACCESS

Para acessar o PWA (Project Web Acces), siga os passos abaixo:


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1 – Acesse o Internet Explorer e digite a URL do Microsoft OfficeProject Web Access e aguarde alguns instantes, enquanto a página écarregada;

Peparando 1

2 – Na página inicial do Project Web Access, digite o usuário e senhado administrador do Project Server e pressione o botão Ir;

* Caso seja a primeira execução do Project Web Access na máquina,será solicitada a confirmação para o registros dos componentesmicrosoft e a confirmação dos termos de licenciamento do produto.

3 – Após alguns instantes será exibida a home page do Project WebAccess (Figura Preparando 2).


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Peparando 2

CRIANDO CONTAS DE USUÁRIO NO PROJECT SERVER

Para criar contas de usuários no Microsoft Office Project Server, sigaos passos abaixo:

1 – Acesse o Project Web Access com a conta de usuárioadministrador;

2 – Na Home page do Project Web Access, acione o menuAdministração (Figura Preparando 3);


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Peparando 3

3 – Na página “Visão Geral de Administração”, clique no linkGerenciar Usuários e Grupos;

4 – Na página “Usuários” clique no botão Adicionar Usuário (FiguraPreparando 4);


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Peparando 4

5 – Na página “ Adicionar Usuário”, defina o nome do usuário, senha e

as permissões de acesso do usuário e pressione o botão SalvarAlterações;


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Peparando 5

6 – Quando for exibida a caixa de diálogo “ As Informações Sobre oRecurso foram Atualizadas com Êxito”, pressione o botão OK.

CONFIGURANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT PROFESSIONAL

Para configurar o Microsoft Office Project Professional para trabalharcom Project Server, siga os passos abaixo:

1 – Abra o Project Professional 2003;


3 – Clique na guia Colaborar;

4 – No item Colaborar Usando defina Microsoft Project Server;


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5 – No campo URL do Microsoft Project Server (Figura Preparando1)digite o endereço do site do Project Server;

Peparando 6

6 – Pressione o botão Testar Conexão para verificar se o URL doMicrosoft Project está correto;

Peparando 7

7 – Na área “Identificação do Microsoft Project Server ” defina como ousuário será identificado no Project Server, através de sua conta doWindows ou por meio de uma conta do Project Server. Caso o usuárionão tenha uma conta no Project Server, ele poderá criar umapressionando o botão criar conta. O botão criar conta só criará a


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conta se o administrador do Project Server tiver dado essapermissão;

8 – Caso deseje que os recursos atribuídos possam delegar suasatribuições para outros recurso, marque a opção “Permitir que

recursos deleguem tarefas usando o Microsoft Project Server ”;

9 – No item “ A opção ‘ publicar atribuições novas e alteradas’ atualizaatribuições de recursos quando se altera:”, defina se as publicaçõesserão de início, término, % concluída ou estrutura de tópicos ou deInformações sobre a tarefa;

10 – Caso você queira que toda vez que o projeto for salvo sejaefetuada uma publicação no Project Server, marque os itens que vocêdeseja publicar na área “ Ao salvar, publique as seguintes informações

no Microsoft Project Server” ;11 – Pressione o botão OK para confirmar as configurações inseridas.

ADICIONANDO CONTAS DO PROJECT SERVER NO PROJECT PROFESSIONAL

Para que as estações de trabalho com Project Professional possamautenticar usuários no Project Server e ter acesso as opçõesempresariais, é necessário cadastrar as contas que irão fazerautenticação no servidor.

Para cadastrar contas do Project Server no Project Professional, sigaos passos abaixo:

1 – Abra o Project Professional;

2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Contas doMicrosoft Project Server ...


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Peparando 8

3 – Na janela “Contas do Project Server ”, pressione o botão Adicionarpara incluir uma nova conta;

Peparando 9

4 – Preencha o nome da conta para exibição no Project Professional,a URL do Project Sever e a conta de usuário do Project Server ou do

Windows e pressione o botão OK;


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Peparando 10

6 – Quando retornar a tela “Contas do Project Server ”, marque aopção Controlar estado da conexão manualmente, para que vocêpossa definir o estado da conexão sempre que abrir o projectprofessional;

7 – Pressione OK e feche o Microsoft Project.

CONECTANDO-SE AO PROJECT SERVER

Depois de configurar as contas de autenticação dos usuários noProject Sever, já podemos fazer a autenticação no Project Server apartir do Project Professional.

Para conectar-se ao Project Server a partir do Project Professional,siga os passos abaixo:

1 – Abra o Microsoft Project Professional;


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Peparando 11

2 – Note que dessa vez foi exibida a janela “Contas do Project Server ” com a lista das contas para acesso ao Project Server. Escolhaa conta desejada e pressione o botão conectar;

* Caso seja a primeira conexão realizada será exibida uma janela(Figura Preparanto 12) para incluir o site do Project Web Access narelação dos sites confiáveis do Internet Explorer.

Peparando 12

3 – Logo depois será exibida a janela “Logon de segurança doMicrosoft Project Server ”, onde o usuário informará a senha da contado Project Server. Digite a senha e pressione o botão IR;


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Peparando 13

4 – O Microsoft Project Professional será aberto e estará pronto paratrabalho em ambiente colaborativo.


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CAPÍTULO 19

TRABALHANDO COM

PROJETOS EMPRESARIAIS



Cap 19 – Trabalhando com Projetos Empresariais

PROJETOS EMPRESARIAIS

Quando trabalhamos com o Microsoft Office Project no ambiente EPM,

temos o conceito de projetos empresariais. Um projeto empresarial éum projeto gravado dentro do banco de dados do servidor deprojetos.

A maneira de gravar os projetos no Project Server é bem semelhantea usada no Project Standard ou Professional, quando gravamos umaarquivo mpp. Mas no ambiente EPM um arquivo .mpp é um arquivolocal e não pode ser publicado no project server. Os projetos sópodem ser publicados se forem empresariais ou seja estiveremgravados no banco de dados do Project Server.

GRAVANDO UM PROJETO EMPRESARIAL

Para gravar um projeto empresarial, siga os passos abaixo:

1 – Com o projeto que deverá ser salvo aberto, pressione o botãosalvar;

Empresarial 1

2 – Na tela Salvar no Project Server, preencha o nome do projeto epressione o botão salvar.

DICA: E possível gravar um arquivo local (.mpp) pressionando obotão Salvar como arquivo...

ABRINDO PROJETOS EMPRESARIAIS

Para abrir projetos empresariais, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Abrir;


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Empresarial 2

2 – Na janela Abrir do Microsoft Office Project Server, escolha qual oprojeto você deseja abrir e se vai abri-lo somente para leitura ou para

leitura/gravação e pressione o botão abrir.

OBS: Os projetos abertos para Leitura/Gravação, serão abertos emestado de Check-out, pois apenas um usuário por vez pode fazeralterações no arquivo. Outro usuário só poderá abrir uma instancia deleitura e gravação quando for feito o check-in do projeto.

EXCLUINDO PROJETOS EMPRESARIAIS

Para excluir um projeto empresarial, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Abrir;

2 – Na janela Abrir do Microsoft Office Project Server, escolha qual oprojeto você deseja excluir e pressione o botão Excluir ProjetoPermanentemente, que fica do lado direito na parte superior da tela;


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Empresarial 3

3 – Será exibida uma mensagem de confirmação da exclusão,pressione em sim para excluir o projeto.

Atenção:

• Projetos em Check-out não podem ser excluídos

• A exclusão e permanente, por isso só faço com absoluta

certeza.

USANDO O ASSISTENTE DE IMPORTAÇÃOPARA CONVERTER UM PROJETO LOCAL PARA

UM PROJETO EMPRESARIAL

Uma das maneiras de transformar um projeto .mpp (local) em umprojeto empresarial, é utilizando o assistente de importação.

O assistente de importação de projetos é recomendado paraconversões de projetos locais para empresariais, pois através do

mapeamento de campos personalizados é possível mapear campospersonalizados locais para campos específicos da empresa.

Para executar e converter um projeto através do assistente deimportação, devemos seguir os passos descritos abaixo:

1 – No MS-Project Professional, logado no ambiente EPM, acesse omenu Ferramentas / Opções da Empresa / Importar Projeto para aEmpresa;


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Importação 1

2 – Na tela de boas-vindas do Assistente de Importação de Projetos,clique no botão avançar para passar para próxima etapa doassistente;

Importação 2


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3 –Na janela Importar Projeto, escolha qual o projeto local (.mpp)que será convertido em projeto empresarial e pressione o botãoImportar;

OBS: Caso você tenha uma base de dados de projetos nãoempresariais, basta pressionar o botão ODBC e escolher a fonte dedados de conexão para importar um projeto de banco de dados paraum projeto empresarial.

Importação 3

4 – Na próxima etapa do assistente de importação, deve-sepreencher os campos:

• Nome – O nome do projeto na base de dados empresarial

• Versão – Uma das versões de cronograma definidas no Project

Server• Tipo – Os tipos possíveis são Projetos e Modelos

• Calendário – Qual o calendário base do projeto

• Selecione Valores de Campos Personalizados do Projeto –

Caso haja algum campo personalizado no projeto faça opreenchimento através da tabela de campos personalizado.


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Importação 4

5 – A próxima etapa é o mapeamento dos recursos do projeto. Nesta

janela deve-se definir se os recursos do projeto serão:

• Importados para o pool de recursos da empresa;

• Substituídos por um recurso do pool de recursos da empresa;

• Permanecidos como recursos locais do projeto;


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Importação 5

6 – Na etapa seguinte você deverá verificar se existem campospersonalizados locais definidos e mapear os campos locais fazendo acorrespondência com os campos empresariais que receberão as

informações;


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Importação 6

7 – Na última etapa do assistente, verifique os dados das tarefas queserão importadas e se existe algum erro apontado. Caso tudo estejaem conformidade pressione o botão Importar;

Importação 7


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8 – Aguarde alguns instantes enquanto o projeto e armazenado noservidor e tão logo o processo tenha sido concluído, será exibida a janela de conclusão do processo (Figura Importação 7), nesta telavocê pode Importar mais Projetos ou Concluir o assistente.

* Caso você queira verificar se o projeto realmente foi convertidopara empresarial, clique sobre o botão abrir. O projeto estará na sualista de projetos empresariais.

Importação 8

OBS: A Importação de um projeto local para um projeto empresarialnão efetua uma publicação. O projeto importado está na base dedados do project server mais ainda não foi publicado. Para efetuar apublicação acione o menu Colaborar / Publicar

INSERINDO PROJETOS ADMINSTRATIVOS

Uma grande necessidade das empresas é administrar o tempo dosrecursos, tanto nos projetos como fora deles. O tempo gasto nos


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eventos rotineiros pode justificar a ausência do recurso em eventosdo projeto. Por isso os projetos administrativos permitem a alocaçãode atividades rotineiras aos recursos.

CRIANDO PROJETOS ADMINISTRATIVOS

Para criar um projeto administrativo, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Arquivo / Novo;

2 – No Painel de Tarefas, clique em Modelos / No meu computador;

Administrativo 1

3 – Na guia Modelos de Empresa, selecione Tempo Administrativo epressione OK;


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Administrativo 2

4 – Preencha os tipos de atividade rotineiras existentes em suaempresa;

Administrativo 3


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5 – Aloque os recursos que serão notificados pelo PWA (Project WebAccess) sobre as atividade rotineiras;

6 – Salve o projeto Administrativo no Project Server e publique.

O project fará a alocação das tarefas e disponibilizará na central detarefas do PWA.


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CAPÍTULO 20

TRABALHANDO COM

INFORMAÇÕES GLOBAIS DAEMPRESA



Cap 20 – Trabalhando com Informações Globais da Empresa

MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Com vimos anteriormente e Microsoft Office Project Professional

possui um arquivo matriz que usado para determinar o parâmetrosde um novo arquivo local do Project. Esse arquivo matriz éGlobal.mpt e se encontra no disco rígido das máquinas onde estáinstalado o Microsoft Office Project Standard ou Professional.

Quando trabalhamos em um ambiente corporativo de projetosutilizando o EPM da Microsoft também temos uma matriz empresarialque possibilita disponibilizar diretrizes globais para inicialização denovos projetos empresarias. Essa matriz empresarial é chamada deModelo Global da Empresa.

Assim como o global.mpt, o Modelo Global da Empresa também podeser manipulado através do organizador. Uma vez lançado novosmodelos de inicialização no Modelo Global da Empresa, esses modelospassarão a ser base para todos os novos projetos empresarias.

Quando um usuário do project server entra no project professional ese conecta ao ambiente EPM, ele já está usando referências doModelo Global da Empresa. Mas quando o usuário não se conecta aoambiente EPM, permanecendo off-line ele passa a usar as referenciasde inicialização do Global.mpt.

EDITANDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Para editar o Modelo Global da Empresa siga os passos abaixo:

OBS: Para editar informações do Modelo Global da Empresa o usuáriodo Project Server deve ter privilégio de edição do Modelo Global daEmpresa. Esse privilégio geralmente é dado as contas deAdministradores do Project Server.

1 – Abra o Microsoft Office Project Professional autenticando usuáriodo Project Server, para se conectar ao ambiente EPM;

2 – Acione o menu Ferramentas / Organizador;


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Global 1

3 – Escolha qual o tipo de informação que deve ser editada no ModeloGlobal da Empresa;

4 – Selecione o item editado no projeto local e pressione o botãocopiar para transferir a informação para o Modelo Global da Empresa.

5 – Pressione o botão Fechar para sair do Organizador.

ABRINDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA (CHECK-OUT)

Algumas informações globais só podem ser editadas, fazendo oacesso direto ao Modelo Global da Empresa. Para acessar o ModeloGlobal da Empresa siga os passos abaixo:


2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Abrir ModeloGlobal da Empresa;


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Global 2

OBS: Abrindo o Modelo Global da Empresa é possível a criação eedição de campos empresarias, inclusive os campos de qualificaçãode recurso do tipo MV (Multi-value)


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Global 3

BACKUP DO MODELO GLOBAL DA EMPRESA

O Microsoft Office Project Professional, permite ao usuário fazer umbackup do Modelo Global da Empresa em uma unidade de disco rígidocomo medida de segurança.

Para fazer um backup do Modelo Global da Empresa empresarial, sigaos passos abaixo:


2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / Fazer Backupdo Modelo Global da Empresa;


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Global 4

3 – Na janela Salvar Como, digite o nome do arquivo de backup doModelo Global da Empresa, defina a pasta de destino e pressione obotão salvar;


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Global 5

RESTAURANDO O MODELO GLOBAL DA EMPRESA

Caso seja necessário restaurar o backup do Modelo Global daEmpresa, siga os passos abaixo:


2 – Acione o menu Ferramentas / Opções da Empresa / RestaurarModelo Global da Empresa;


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Global 6

3 –Na janela Restaurar Modelo Global da Empresa, insira a conta doProject Server com privilégio de restaurar o Modelo Global daEmpresa, defina o caminho físico do arquivo de backup do Modelo

Global da Empresa e pressione o botão Restaurar.

Global 7


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OBS: Uma vez restaurado o backup do Modelo Global da Empresa,não será mais possível reverter o processo. Portanto só restaure umbackup que você tem total certeza quanto ao conteúdo.

INSERINDO CAMPOS EMPRESARIAIS NO MODELOGLOBAL DA EMPRESA

Os campos empresariais são armazenados no Modelo Global daEmpresa, e são utilizados como referência para criação de novosprojetos empresarias. Uma vez que um campo empresarial e editadodentro do Modelo Global da Empresa, este campo passa a estardisponível para todos os usuários que se conectam ao ambiente EPM.

CRIANDO UM CAMPO EMPRESARIAL PERSONALIZADO

Para personalizar um campo empresarial, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Abrir Modelo Global daEmpresa;

2 – Após abrir o Modelo Global da Empresa, acione o menuFerramentas / Personalizar / Campos da Empresa;


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Global 8

3 – Na janela Personalizar Campos da Empresa, escolha os camposque deseja personalizar e faça a edição do campo como mostradoanteriormente no tópico sobre edição de campos personalizados edepois pressione o botão OK.


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Global 9

4 – Acione o menu Arquivo / Fechar para fazer o check-in no arquivodo Modelo Global da Empresa.


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Global 10

A figura acima mostra um campo personalizado de projeto sendo acessado através da janela de informações do projeto.

CAMPOS MV (MULTI-VALUE) PARA RECURSOS EMPRESARIAIS

A partir da versão 2003 do Microsoft Project, foi encorporado oscampos personalizados do tipo Multi-value. Os campos Multi-valeusão campos do tipo Código Personalizado de Recursos da Empresa,mas com a possibilidade de receber múltiplos valores para umrecurso.

Os campos Multi-value permitem o uso efetivo dos campos de código

para definição das habilidades dos recursos do pool de recursosempresarial. Através do mapeamento das habilidades de um recursoé possível fazer substituições, correspondência com recursosgenéricos e filtragem por habilidades.

CRIANDO UM CAMPO MV (MULTI-VALUE)

Para personalizar um campo MV, siga os passos abaixo:

1 – Acione o menu Ferramentas / Opções / Abrir Modelo Global daEmpresa;


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2 – Após abrir o Modelo Global da Empresa, acione o menuFerramentas / Personalizar / Campos da Empresa;

3 – Em seguida acione a guia Códigos Personalizados;

Global 11

OBS: Os campos MV (Multi-value) são criados automaticamentequando se utiliza os campos de Código de Estrutura de Tópicos deRecurso da Empresa de 20 até 29. Esses campos foram reservados

para conter dados MV.

4 – Selecione o item Recurso e marque um dos campos de código derecurso de 20 até 29;

5 – Renomeie o campo para o nome desejado;

6 – Clique no botão Definir Máscara de Código;


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Global 12

7 – Preencha as máscaras para os níveis da estrutura de tópicos docampo e pressione o botão OK;

Global 13


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8 – De volta a janela Personalizar Campos da Empresa, clique sobre obotão Editar Tabela de Pesquisa;9 – Preencha o código de estrutura de tópicos para os níveisestabelecidos na máscara e pressione o botão Fechar;

Na janela Personalizar Campos da Empresa, na área Atributos daEmpresa, existe um grupo de opções relacionadas com o campo deestrutura de tópicos que está sendo editado:

• Compartilhar Tabela de Pesquisa de Outro Código – Estaopção permite buscar uma tabela de pesquisa de um outrocampo de estrutura de tópicos já personalizado

• Sempre Permitir a Seleção de Códigos sem ValoresSubordinados – Esta opção permite que o usuário escolha umitem da tabela de pesquisa sem que seja necessário preencher

todos o níveis estabelecidos.• Tornar este Código Obrigatório – Esta opção faz com que

seja obrigatório o preenchimento deste campo. Caso o usuárionão o preencha, não será possível salvar o projeto.

• Usar este Código para Recursos GenéricosCorrespondentes – Esta opção faz com que o Project utilize ocampo de estrutura de código com um campo de habilidadepara executar substituições, correspondência de recursos efiltragens.

10 – De volta a janela Personalizar Campos da Empresa, marque osseguintes check-box:

• Tornar este código obrigatório

• Usar este código para recursos genéricos correspondentes


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Global 14

11 – Pressione o botão OK e salve o arquivo Modelo Global daEmpresa.

Global 15

A figura acima mostra um campo personalizado de projeto dotipo MV, inserido como uma coluna no Pool de Recursos da


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Empresa e sendo acessado para o preenchimento dascertificações que um determinado recurso da empresa possui.

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apostila-msproject_2003

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