1. AAppoossttiillaa ddee CCuurrssoo GGeerrnncciiaa ddee PPrroojjeettooss ccoomm MMiiccrroossoofftt PPrroojjeecctt 22000033

2. Documento Apostila do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Marco A. Ferreira Data: 11/01/2005 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 Sumrio SUMRIO...............................................................................................................................2 1. PROGRAMA DO CURSO GERNCIA DE PROJETOS COM MS-PROJECT 2003..................4 1.1 Ementa ...................................................................................................................................4 1.2 Objetivos................................................................................................................................4 1.3 Metodologia de Ensino.........................................................................................................4 1.4 Durao..................................................................................................................................4 1.5 Material do Treinamento ......................................................................................................4 1.6 Bibliografia recomendada....................................................................................................4 1.7 Cronograma...........................................................................................................................5 1.8 Currculo do Instrutor: Rodrigo B. Neves, PMP.................................................................5 2. CONTEDO PROGRAMTICO...........................................................................................7 2.1 Viso Geral ............................................................................................................................7 2.1.1 Introduo ao Curso................................................................................................................7 2.2 Introduo do Gerenciamento de Projetos ........................................................................7 2.2.1 Definindo Projetos:..................................................................................................................7 2.2.2 Ciclo de Vida do Projeto e os Processos do Gerenciamento de Projetos:.............................8 2.2.3 reas de Conhecimento da Gerncia de Projetos: ................................................................9 2.3 Introduo ao Microsoft Project........................................................................................12 2.3.1 Fase de Planejamento Tempo e Escopo...........................................................................13 2.3.2 Calendrios ...........................................................................................................................15 2.4 Inserindo Atividades em um Projeto.................................................................................18 2.4.1 Inserindo Atividades Atravs da Tabela de Entrada.............................................................18 2.4.2 Trocando o Calendrio das Atividades.................................................................................19 2.5 Estrutura Analtica de Projeto WBS ...............................................................................20 2.5.1 Indentando Atividades...........................................................................................................21 2.5.2 Visualizando Estruturas de Nveis ........................................................................................21 2.6 Estimativas de Durao de Tarefas...................................................................................23 2.7 Diagrama de Rede...............................................................................................................24 2.7.1 Como Estabelecer uma Conexo entre Atividades..............................................................25 2.7.2 Alterando o Relacionamento entre as Atividades.................................................................26 2.7.3 Antecipaes e Retardos nas Atividades .............................................................................27 2.7.4 Excluindo as Dependncias..................................................................................................27 2.8 Rede PERT-CPM .................................................................................................................27 2.8.1 Analisando as Folgas............................................................................................................30 2.9 Fase de Planejamento Recursos e Custo......................................................................30 2.9.1 Criando e Excluindo Recursos Estimativas de Custos......................................................30 2.9.2 Para criar recursos................................................................................................................31 2.9.3 Editando um Recurso............................................................................................................31 2.9.4 Atribuindo Custos aos Recursos...........................................................................................32 2.10 Alocao de Recursos .....................................................................................................32 2.11 Como o Microsoft Project calcula a Durao de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos ...............................................................................................................33 2.11.1 Agendamento por Unidades, Durao ou Trabalho Fixo ...................................................34 2.12 Nivelamento de Recursos Simulao ..........................................................................35 2.12.1 Substituio de Recursos ...................................................................................................36 2.12.2 Troca da Escala de Trabalho..............................................................................................37 2.12.3 Trabalho em Hora Extra......................................................................................................38 2.12.4 Nivelamento ou Redistribuio de Recursos......................................................................38 3. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Marco A. Ferreira Data: 11/01/2005 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 3/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 2.12.5 Definindo Restries e Prioridades para o Nivelamento ....................................................39 2.12.6 Nivelando Recursos............................................................................................................41 2.12.7 Retirando o Nivelamento Realizado ...................................................................................43 2.13 Custos Oramentao...................................................................................................43 2.13.1 Atribuindo Custos ao Projeto ..............................................................................................44 2.14 Fase de Controle...............................................................................................................45 2.14.1 Linha de Base .....................................................................................................................45 2.15 Acompanhamento de Projetos ........................................................................................48 2.15.1 Barra de Ferramentas de Controle .....................................................................................49 2.16 Relatrios de Performance Earned Value Analysis....................................................51 2.16.1 EVA Earned Value Analysis.............................................................................................52 3. ANEXOS...........................................................................................................................57 3.1 Slides do Curso...................................................................................................................57 3.2 Exerccios Aplicados..........................................................................................................74 4. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Marco A. Ferreira Data: 11/01/2005 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 1. Programa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 O Treinamento em questo possui uma caracterstica mista, abrangendo tanto o ensino bsico da Gerncia de Projetos quanto do software Microsoft Project 2003, obtendo assim um maior aproveitamento e dinamismo no ensino de ambos. A Metodologia gerencial utilizada como base ser a constante no livro PMBOK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute). 1.1 Ementa 1. Introduo; 2. Planejamento; 3. Tempo e Escopo; 4. Planejamento Recursos e Custo 5. Controle de Projetos 6. Exerccios 1.2 Objetivos Estudar as ferramentas de Gerenciamento de Projetos; Introduzir a utilizao do MS Project 2003; Preparar o aluno para a utilizao das ferramentas de Gerenciamento de Projetos usando o MS Project. 1.3 Metodologia de Ensino Aulas expositivas conceituais sobre ferramentas gerenciais; demonstrao do software com acompanhamento pela turma e desenvolvimento de caso prtico / exerccio durante o curso. 1.4 Durao 16 hs / aula 1.5 Material do Treinamento Apostila com o contedo programtico descrito acima, os exerccios e eventuais materiais extras em papel. Certificado de concluso Questionrio de avaliao do treinamento Lista de presena 1.6 Bibliografia recomendada A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Newton Square: Project Management Institute, 2000. KERZER, Harold. Project Management: A System Approach to Planning, Scheduling and Controlling. 6a ed. New York: Van Nostrand Reinhold, 1998. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 4/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 5. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 5/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 LEWIS, James P. Project Planning, Scheduling & Control. Chicago: Irwin Professional Publishing, 1995. VARGAS, Ricardo Viana. Microsoft Project 2003: Transformando Projetos em Resultados de Negcios. Brasport, 2000. 1.7 Cronograma Dia Contedo Sbado 15/01/2005 Viso Geral Planejamento Tempo e Escopo: o Dados iniciais / Calendrios Sbado 22/01/2005 Planejamento Tempo e Escopo: o Inserindo Atividades em um Projeto o Estrutura Analtica de Projeto WBS o Estimativas de Durao de Tarefas o Diagrama de Rede Sbado 29/01/2005 Planejamento Tempo e Escopo: o Anlise de Cronograma Mtodo do Caminho Crtico (CPM) Planejamento Recursos e Custo: o Criando e Excluindo Recursos Estimativas de Custos o Alocao de Recursos Sbado 12/02/2005 Planejamento Recursos e Custo: o Nivelamento de Recursos - Simulao o Custos - Oramentao Fase de Controle o Linha de Base o Acompanhamento de Projetos 1.8 Currculo do Instrutor: Marco A. Ferreira Segue abaixo o currculo resumido do instrutor, no qual baseamos a nossa confiana na qualidade do treinamento proposto: Engenheiro de Produo / Civil; Consultor em gerenciamento de projetos e em tecnologia da informao, com ampla experincia de campo, totalizando mais de 5.000hrs em desenvolvimento de solues; Membro e voluntrio do Project Management Institute, atuando como Vice Presidente de Programas da atual gesto e em processo de certificao pelo mesmo como Project Management Professional (PMP); Certificado como Microsoft Office User Specialist em Microsoft Project 2000 e 2002; 6. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 6/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 Instrutor em Gerenciamento de Projetos e Microsoft Project em vrias turmas: IEL, BHS, Fiat Isvor, Telemig Celular, Telemar, Mannesmann Demag, Cera Inglesa, COHAB-MG, entre outras. Coordenador do SIG (Specific Interest Group) de estudo do PMBOK do PMI-MG - http://br.groups.yahoo.com/group/sig-pmbok/; Professor de cursos gerenciais em instituies de ensino como IIL, Pons e DRB3. 7. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 7/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 2. Contedo Programtico 2.1 Viso Geral 2.1.1 Introduo ao Curso O Curso busca fazer uma abordagem das principais ferramentas metodolgicas de Gerenciamento de Projetos adotadas no mercado atualmente, sendo estas apresentadas dentro do contexto de Ciclo de Vida de um projeto. O contedo deste programa est baseado na metodologia do PMI (Project Management Institute) reunido no PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge). Sites relacionados: Site Internacional do PMI: http://www.pmi.org Site da filial de So Paulo do PMI: http://www.pmisp.org.br Site da filial do Rio de Janeiro do PMI: http://www.pmirio.org.br Site da filial de Minas Gerais do PMI: http://www.pmimg.org.br Site do SIG (Specific Interest Group) de Estudo do PMBOK: http:/br.groups.yahoo.com/group/sig-pmbok:. 2.2 Introduo do Gerenciamento de Projetos 2.2.1 Definindo Projetos: Vrios autores buscaram sua definio para Projeto conforme abaixo, porm praticamente todas possuem a mesma essncia: Um projeto um complexo e no-rotineiro esforo nico limitado por tempo, oramento, recursos, e especificaes de performance designadas para atender as expectativas de clientes. Project Management - The Managerial Process, 2000 - Clifford F.Gray & Erik W.Larson Qualquer srie de atividades e tarefas que tem um objetivo especfico a ser completado dentro de certas especificaes: Tem uma data de incio e de fim; Tem limitaes de oramento; Consomem recursos; Project Management - A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, 1995 - Harold Kerzner Processo nico, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e recursos. NBR 10006 Um empreendimento temporrio, planejado, executado e controlado, com objetivo de criar um produto ou servio nico. 8. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) PMBOK, 2000 - PMI 2.2.2 Ciclo de Vida do Projeto e os Processos do Gerenciamento de Projetos: Como os projetos possuem um carter nico, a eles est associado um certo grau de incerteza. As organizaes que desenvolvem projetos usualmente dividem-nos em vrias fases visando um melhor controle gerencial e uma ligao mais adequada de cada projeto aos seus processos operacionais contnuos. O conjunto das fases de um projeto conhecido como Ciclo de Vida do Projeto, e este dividido em 5 Processos conforme descrito abaixo: Processos de iniciao autorizao do projeto ou fase. Processos de planejamento definio e refinamento dos objetivos e seleo da melhor das alternativas de ao para alcanar os objetivos que o projeto estiver comprometido em atender. Processos de execuo coordenar pessoas e outros recursos para realizar o plano. Processos de controle assegurar que os objetivos do projeto esto sendo atingidos, atravs da monitorao regular do seu progresso para identificar variaes do plano e portanto aes corretivas podem ser tomadas quando necessrias. Processos de encerramento Formalizar a aceitao do projeto ou fase e encerr- lo(a) de uma forma organizada. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 8/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 Esforo Tempo Iniciao Planejamento Execuo Finalizao Controle Ciclo de Vida do Projeto - Processos do Gerenciamento de Projetos Num grupo de processos, os processos individuais so ligados por suas entradas e sadas. Considerando-se estas ligaes, podemos descrever cada processo em termos de: 9. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Entradas: documentos ou itens documentveis que influenciaro o processo. Ferramentas e tcnicas: mecanismos aplicados s entradas para criar as sadas. Sadas: documentos ou itens documentveis resultantes do processo. Os Softwares de Gerenciamento de Projetos, como o MS Project, so utilizados nas fases de Planejamento e Controle, sendo que a seqncia e interao entre estas esto descritas abaixo: Utilizao do MS Project nas Fases Ciclo de Vida do Projeto Planejamento (MS Project) Controle (MS Project) Iniciao Execuo Finalizao 2.2.3 reas de Conhecimento da Gerncia de Projetos: As reas de Conhecimento da Gerncia de Projetos descrevem os conhecimentos e prticas em gerncia de projetos em termos dos processos que as compem. Estes processos foram organizados em nove reas de conhecimentos como descrito na figura abaixo: Gerncia da Integrao do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que os diversos elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Ele composto pelo desenvolvimento do plano do projeto, execuo do plano do projeto e controle integrado de mudanas; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 9/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 10. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 10/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 Gerncia do Escopo do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso. Ele composto pela iniciao, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificao do escopo e controle de mudanas do escopo; Gerncia do Tempo do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto. Ele composto pela definio das atividades, seqenciamento das atividades, estimativa da durao das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma; Gerncia do Custo do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que o projeto seja completado dentro do oramento previsto. Ele composto pelo planejamento dos recursos, estimativa dos custos, oramento dos custos e controle dos custos; Gerncia da Qualidade do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sero satisfeitas. Ele composto pelo planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade; Gerncia dos Recursos Humanos do Projeto: descreve os processos necessrios para proporcionar a melhor utilizao das pessoas envolvidas no projeto. Ele composto pelo planejamento organizacional, montagem da equipe e desenvolvimento da equipe; Gerncia das Comunicaes do Projeto: descreve os processos necessrios para assegurar que a gerao, captura, distribuio, armazenamento e pronta apresentao das informaes do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo. Ele composto pelo planejamento das comunicaes, distribuio das informaes, relato de desempenho e encerramento administrativo; Gerncia dos Riscos do Projeto: descreve os processos que dizem respeito identificao, anlise e resposta a riscos do projeto. Ele composto pelo Planejamento da Gerncia de Risco, identificao dos riscos, anlise qualitativa de riscos, anlise quantitativa de riscos , desenvolvimento das respostas aos riscos e controle e monitorao de riscos; Gerncia das Aquisies do Projeto: descreve os processos necessrios para a aquisio de mercadorias e servios fora da organizao que desenvolve o projeto. Ele composto pelo planejamento das aquisies, preparao das aquisies, obteno de propostas, seleo de fornecedores, administrao dos contratos e encerramento do contrato. 11. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 55..22 SSCCOOPPEE PPLLAANNNNIINNGG 55..33 SSCCOOPPEE DDEEFFIINNIITTIIOO NN 66..11 AACCTTIIVVIITTYY DDEEFFIINNIITTIIOO NN 77..11 RREESSOOUURRCCEESS PPLLAANNNNIINNGG 66..22 AACCTTIIVVIITTYY SSEEQQUUEENNCCII NNGG 66..33 AACCTTIIVVIITTYY DDUURRAATTIIOONN EESSTTIIMMAATTIINN 77..22 CCOOSSTT EESSTTIIMMAATTIINN GG 66..44 SSCCHHEEDDUULLEE DDEEVVEELLOOPPMM EENNTT 77..33 CCOOSSTT BBUUDDGGEETTIINNGG 44..11 PPRROOJJEECCTT PPLLAANN DDEEVVEELLOOPPMM 88..11 QQUUAALLIITTYY PPLLAANNNNIINNGG 99..11 OORRGGAANNIIZZAATTII OONNAALL 1111..11 RRIISSKK IIDDEENNTTIIFFIICCAATTII 1111..22 RRIISSKK QQUUAANNTTIIFFIICCAA 1111..33 RRIISSKK RREESSPPOONNSSEE 99..22 SSTTAAFFFF AACCQQUUIISSIITTIIOONN 1122..11 PPRROOCCUURREEMM EENNTT 1122..22 SSOOLLIICCIITTAATTII OONN 1100..11 CCOOMMMMUUNNIICCAATTIIOONN SS 55..11 IINNIITTIIAATTIIOONN PPRROOCCEESSSSOO DDEE PPAARRAA PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE PPLLAANNEEJJAAMMEENN TTOO PPRROOCCEESSSSOO SS DDEE PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE PPRROOCCEESSSSOOSS FFAACCIILLIITTAADDOORREESS PPRROOCCEESSSSOOSS PPRRIINNCCIIPPAAIISS PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE PPLLAANNEEJJAAMMEENNTTOO PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE EEXECUO 44..22 PPRROOJJEECCTT PPLLAANN EEXXEECCUUTTIIOONN PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE EEXXEECCUUOO PPRROOCCEESSSSOOSS FFAACCIILLIITTAADDOORREESS 1100..22 IINNFFOORRMMAATTIIOONN DDIISSTTRRIIBBUUTTIIOONN 99..33 TTEEAAMM DDEEVVEELLOOPPMMEENNTT 1122..33 SSOOLLIICCIITTAATTIIOONN 1122..44 SSOOUURRCCEE SSEELLEECCTTIIOONN 88..22 QQUUAALLIITTYY AASSSSUURRAANNCCEE 55..44 SSCCOOPPEE VVEERRIIFFIICCAATTIIOONN 1122..55 CCOONNTTRRAACCTT AADDMMIINNIISSTTRRAATTII PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE PPLLAANNEEJJAAMMEENNTT PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE CCOONNTTRROOLLEE PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE CCOONNTTRROOLLEE BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 11/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 12. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 12/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 55..55SSCCOOPPEE CCHHAANNGGEE CCOONNTTRROOLL 66..55 SSCCHHEEDDUULLEE CCOONNTTRROOLL 77..44 CCOOSSTT CCOONNTTRROOLL 88..33QQUUAALLIITTYY CCOONNTTRROOLL 1111..44 RRIISSKK RREESSPPOONNSSEE CCOONNTTRROOLL 1122..66 CCOONNTTRRAACCTT CCLLOOSSEE OOUUTT 1100..44AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVV EE CCLLOOSSUURREE 1100..33 PPEERRFFOORRMMAANNCCEE RREEPPOORRTTIINNGG 44..33 OOVVEERRAALLLL CCHHAANNGGEE CCOONNTTRROOLL PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE CCOONNTTRROOLLEE PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE FFEECCHHAAMMEENNTTOO FFAACCIILLIITTAATTIINNGG PPRROOCCEESSSSEESS PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE CCOONNTTRROOLLEE PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE EEXXEECCUUOO PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE PPLLAANNEEJJAAMMEENNTT OO PPRROOCCEESSSSOOSS DDEE FFEECCHHAAMMEENNTT 2.3 Introduo ao Microsoft Project O Project 2003 a sexta verso do software de Gerncia de Projetos da Microsoft, sendo hoje o mais popular do mundo com mais de 3,5 milhes de usurios no mundo, alcanando um market share de 94% (Fonte: Microsoft Corporation). Sendo integrante da famlia Office o Project possui uma interface bastante amigvel, que somado a um custo de licenciamento baixo, capacidade para ser utilizado em projetos de diversos tamanhos e uma grande flexibilidade de personalizao atravs da linguagem VBA, justificam sua popularidade. A grande diferena em relao verso 98 reside no fato de no ser mais um produto nico, e sim 3 softwares integrados: MS Project 2003: software desktop, MS Project Central Server: servidor para gerncia via web do projeto. MS Project Central Client: browser para acesso cliente ao Project Central. Obs: somente o MS Project 2003 ser abordado por este curso. Sites relacionados: Site oficial do MS Project 2003: http://www.microsoft.com/project Site do Microsoft Project Users Group: http://www.mpug.org: 13. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) USURIOS: MICROSOFT PROJECT 1 - IINNDDIIVVIIDDUUAAIISS DDEESSKKTTOOPP PPLLAANNEEJJAAMMEENNTTOO DDEE CCRROONNOOGGRRAAMMAASS PPRROODDUUTTIIVVIIDDAADDEE IINNDDIIVVIIDDUUAALL MICROSOF T IINNDDIIVVIIDDUUAAIISS EE EEQQUUIIPPEESS DDEESSKKTTOOPP,, EE-- CCOOOORRDDEENNAA OO EEQQUUIIPPEESS DDEE CCOOOORRDDEENNAAOO DDEE EEQQUUIIPPEESS MICROSOFT PROJECT DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOOSS DDAA EEMMPPRREESSAA CCLLIIEENNTTEE // GGEESSTTOO DDOO CCOONNHHEECCIIMMEENNTTOO ((KKMM)) GGEESSTTOO DDOO CCOONNHHEECCIIMMEENNTTOO CONECTIVIDADE: VALOR: MICROSOFT PROJECT DDEEPPAARRTTAAMMEENNTTOOSS DDAA EEMMPPRREESSAA CCLLIIEENNTTEE // SSEERRVVIIDDOORR // SSEERRVVIIOO WWEEBB PPRROOJJEECCTT MMAANNAAGGEEMMEENNTT OOFFFFIICCEE ((PPMMOO)) EENNTTEERRPPRRIISS Evoluo do MS-Project 2.3.1 Fase de Planejamento Tempo e Escopo Dados iniciais / Calendrios Dados Iniciais Inserindo Dados do Projeto a ser Desenvolvido: 1. Abra o Microsoft Project. 2. Acesse o Menu Arquivo - Propriedades. 3. Clique na guia Resumo. 4. Preencha os dados como na figura a seguir e clique OK. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 13/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 14. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Inserindo as Datas de Incio e Forma de Agendamento do Projeto 1. acesse o Menu Projeto - Informaes sobre o projeto; 2. escolha a tcnica de agendamento do projeto (Agendar a partir de); Existem duas formas de agendamento: BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 14/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 15. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 15/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 A partir da data de incio do projeto - as atividades so agendadas do incio para o final, isto , a partir da data inicial do projeto. a forma mais usual de agendamento. A partir da data de trmino do projeto - as atividades so agendadas do final para o incio, isto , a partir da data de trmino do projeto. Forma pouco comum de agendamento. 1. digite a data de incio do projeto (projetos agendados do incio para o fim) ou a data de trmino do projeto (projetos agendados do fim para o incio); 2. escolha o calendrio-base do projeto (padro, 24 horas ou turno da noite). Os calendrios sero discutidos nos prximos captulos. A anlise da data atual e da data de status ser discutida no item acompanhamento do projeto. O item Prioridade ser abordado no captulo de Superalocao de Recursos. 2.3.2 Calendrios Existem trs tipos de calendrios no Microsoft Project, so eles: calendrios do projeto; calendrios de recursos; calendrios de tarefas. O calendrio do projeto designa a agenda de trabalho-padro de todos os recursos atribudos a um projeto. O calendrio indica o perodo de trabalho, folga e feriados da organizao. Os calendrios-padro do Microsoft Project so: Padro - De segunda-feira a sexta-feira das 9:00 s 13:00 e das 14:00 s 18:00; 24 horas - Diariamente de 00:00 s 00:00; Turno da noite - De segunda-feira a sbado, de 23:00 s 03:00 e de 04:00 s 08:00. O calendrio do recurso o calendrio nico para o recurso. Quando um recurso criado no projeto, seu calendrio definido com base no calendrio-padro do projeto. As horas de trabalho e folga, definidas no calendrio do projeto, so as horas de trabalho e folga- padro para cada recurso. Se o calendrio-padro o nico calendrio que ser utilizado no projeto para todos os recursos, no necessrio modific-lo. O calendrio de tarefas o calendrio especfico para uma atividade. Quando uma tarefa ir ocorrer em um horrio diferente do projeto e sem utilizar recursos, necessria a criao de um calendrio para essa tarefa. A princpio, todas as atividades do projeto usam o calendrio do projeto. Criando Calendrios Para criar calendrios: 16. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 1. acesse o menu Ferramentas Alterar o Perodo de Trabalho; 2. pressione o boto Novo e escolha um nome para o calendrio; 3. escolha se o calendrio ser criado a partir do calendrio-padro (pr-definido pelo Microsoft Project) ou se ser criado a partir de uma cpia de um outro calendrio j criado; 4. pressione OK para confirmar a criao. 5. Editando Calendrio Para editar um calendrio: 1. acesse o menu Ferramentas - Alterar o perodo de trabalho; 2. escolha o calendrio a ser alterado na caixa Para. Se o projeto no possuir recursos, os nicos calendrios que iro aparecer sero os calendrios-padro do projeto; 3. clique na data a ser alterada; 4. na rea Para as datas selecionadas, escolha dia de folga ou digite o novo horrio de trabalho; 5. pressione OK para confirmar as suas modificaes. 6. Opes Avanadas para os Calendrios BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 16/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 17. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) O Microsoft Project disponibiliza uma srie de opes para os calendrios do projeto, a saber: 1. acesse o Menu Ferramentas - Alterar o perodo de trabalho; 2. pressione Opes; 3. defina o dia inicial da semana e o ms do incio do ano fiscal; 4. defina o horrio de trabalho dirio, as horas de trabalho por dia, por semana e quantidade de dias por ms; 5. para tornar essas alteraes permanentes para todos os novos projetos do Microsoft Project, clique em Definir como padro. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 17/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 18. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 18/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 2.4 Inserindo Atividades em um Projeto Referenciando ao PMBOK: 6.1 Definio das Atividades .1 Entradas .1 Estrutura analtica do projeto (WBS) .2 Declarao do escopo .3 Informaes histricas .4 Restries .5 Premissas .6 Avaliao especializada .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Decomposio .2 Modelos .3 Sadas .1 Lista de atividades .2 Detalhes de suporte .3 Atualizaes na WBS 2.4.1 Inserindo Atividades Atravs da Tabela de Entrada As atividades podem ser inseridas no Microsoft Project de diversas formas. A forma mais usual atravs da Tabela de Entrada. A Tabela de Entrada uma das tabelas do Microsoft Project e apresenta os seguintes campos: Indicadores - pequenos cones que representam informaes de uma tarefa ou recurso. Toda vez que se faz uma alterao na atividade, os indicadores exibem um cone informando o que foi personalizado. Nome da Tarefa - nome pelo qual a atividade conhecida. Durao - durao da atividade. Incio - data de incio da atividade. Trmino - data de trmino da atividade. Predecessoras - atividades que se inter-relacionam com a atividade presente. Nomes dos Recursos - nomes dos recursos envolvidos na atividade. Para criar uma atividade: 1. clique com o mouse sob a coluna Nome da Tarefa, onde a atividade ser criada; 2. digite o nome da atividade; 3. a atividade ser criada automaticamente a partir da data atual do sistema e sua durao ser de 1 dia (padro). 19. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Editando Atividades: As informaes de uma atividade podem ser editadas atravs do formulrio de informaes sobre a tarefa: 1. D um clique duplo na atividade a ser editada para exibir o quadro Informaes sobre a tarefa; 2. altere os campos desejados; 3. pressione OK. 2.4.2 Trocando o Calendrio das Atividades As atividades podem possuir calendrios prprios, diferente do calendrio do projeto e independente de recursos. Para trocar o calendrio de uma tarefa: 1. D um clique duplo na atividade a ser editada para exibir o quadro Informaes sobre a tarefa; 2. Entre na ficha Avanado; 3. Modifique a opo Calendrio: BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 19/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 20. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) O cone na coluna de indicadores indica que a tarefa possui um calendrio especfico. Excluindo Atividades As atividades podem ser excludas, marcando-se a atividade e pressionando a tecla Delete. Importante - Quando a tecla Delete pressionada, toda a atividade ser excluda. Para se apagar apenas um dado da atividade, pressione a tecla F2 e apague utilizando a tecla Backspace. Em caso de engano, clique no boto Desfazer para anular a excluso. 2.5 Estrutura Analtica de Projeto WBS Referenciando ao PMBOK: 5.3 Detalhamento do Escopo .1 Entradas .1 Declarao do escopo .2 Restries .3 Premissas .4 Sadas de outros planejamentos .5 Informaes histricas .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Modelos de estrutura analtica de projetos (WBS templates) .2 Decomposio BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 20/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 21. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) .3 Sadas .1 Estrutura analtica do projeto (WBS) 2.5.1 Indentando Atividades As atividades podem ser divididas em Executivas, Resumo e Marcos. As atividades executivas so diferenciadas das atividades-sumrio pela indentao ou recuo. Para criar nveis em um conjunto de atividades: 1. digite todas as atividades na Tabela de Entrada; 2. selecione as atividades que sero indentadas, isto , as atividades que estaro diretamente vinculadas atividade da linha superior primeira linha da seleo; 3. pressione o boto Recuo para tornar as atividades selecionadas elementos da Atividade-Resumo. 2.5.2 Visualizando Estruturas de Nveis A estrutura de nvel criada pode ser exibida atravs das ferramentas a seguir. Boto Descrio Mostra as subtarefas da atividade-resumo selecionada. Oculta uma atividade-resumo selecionada. O usurio tem a opo de mostrar a estrutura de tpicos por nveis. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 21/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 22. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) A figura a seguir um exemplo de projetos onde so exibidas todas as fases e atividades. Outra forma de exibir, de modo refinado, a estrutura de diviso de trabalho criada atravs das opes de modos de exibio da estrutura de tpicos. 1. Acesse o Menu Ferramentas Opes; 2. escolha a guia Modos de Exibio; 3. na parte inferior esquerda do quadro, localize o item Estrutura de tpicos; 4. selecione todas as opes para que seu projeto seja exibido com todos os detalhes possveis para as estruturas de tpicos. Aps a seleo de todos os itens, o projeto ser exibido como na figura a seguir. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 22/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 23. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Outra forma de alterar a estrutura de tpicos atravs do menu Projeto Estrutura de Tpico. 2.6 Estimativas de Durao de Tarefas Referenciando ao PMBOK: 6.3 Estimativa da Durao das Atividades .1 Entradas .1 Lista de atividades .2 Restries .3 Premissas .4 Recursos requeridos .5 Coeficiente de produtividade .6 Informaes histricas .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Avaliao especializada .2 Estimativas por analogia .3 Simulaes .3 Sadas .1 Estimativas de durao BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 23/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 24. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 24/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 das atividades .2 Bases para a estimativa .3 Atualizaes da lista de atividades 2.6.1 Entrando com Duraes As duraes no Microsoft Project podem ser dadas em meses (me), semanas (s), dias (d), horas (h) e minutos (m). O Microsoft Project tem, como padro: 1 dia de trabalho = 8 horas; 1 semana = 5 dias de trabalho. 1 ms de trabalho = 20 dias de trabalho A durao da atividade pode ser inserida na Tabela de Entrada atravs da coluna Durao. Outra forma de se inserirem duraes atravs dos Formulrios de Entrada e do quadro de Informaes sobre a tarefa, vistos anteriormente na insero de atividades. As atividades-sumrio no permitem a entrada de valores de durao, uma vez que sua durao calculada atravs de suas atividades constituintes. Toda vez que o campo durao estiver cinza (esmaecido), ele indicar que a durao da atividade um campo calculado pelo projeto. As tarefas no Project 2003 surgem originalmente com durao estimada de 1 dia. Ao se inserir a durao da tarefa, esta deixa de ser estimada (indicada por uma interrogao 1 dia?) indicando que foi alterada pelo usurio. Dica - Diversas atividades so executadas em perodos corridos de tempo, ou seja, esto sendo realizadas durante os dias de folga e o perodo da noite, como, por exemplo, as atividades de secagem. Para utilizar perodos de tempo corrido, coloque o sufixo d aps a unidade de durao da atividade. Exemplo - 3 dias corridos = 3dd. 2.7 Diagrama de Rede Referenciando ao PMBOK: 6.2 Sequenciamento das Atividades .1 Entradas .1 Lista das atividades .2 Descrio do produto .3 Dependncias mandatrias .4 Dependncias arbitradas .5 Dependncias externas 25. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) .6 Restries .7 Premissas .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Mtodo do diagrama de precedncia (PDM) .2 Mtodo do diagrama de flecha (ADM) .3 Mtodo do diagrama condicional .4 Modelos de rede .3 Sadas .1 Diagrama de rede do projeto .2 Atualizaes da lista de atividades 2.7.1 Como Estabelecer uma Conexo entre Atividades O Microsoft Project permite quatro tipos bsicos de inter-relacionamento, a saber: trmino para incio TI; incio para incio II; trmino para trmino TT; incio para trmino IT. Atravs do Grfico de Gantt A forma mais fcil de vincular atividades no Microsoft Project atravs do Grfico de Gantt. 1. Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora; 2. arraste at a barra da atividade sucessora; 3. uma relao trmino para incio automaticamente criada. Atravs da Tabela de Entrada Outra forma de vincular as atividades a utilizao do campo predecessoras na Tabela de entrada: BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 25/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 26. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 4. Digite o nmero da predecessora na linha da atividade sucessora; 5. pressione Enter. Atravs do Formulrio de Informao sobre a Tarefa O formulrio Informaes sobre a tarefa utilizado para a criao de vrios vnculos simultneos em uma mesma atividade: 1. selecione a atividade que ser vinculada s suas predecessoras; 2. d um clique duplo ou pressione a ferramenta Informaes sobre a tarefa ; 3. selecione a guia predecessoras; 4. clique no campo Nome da tarefa e, atravs da caixa de listagem, escolha o nome da atividade predecessora; 5. repita o item 4 se existirem outras predecessoras para a atividade selecionada; 6. pressione OK para efetivar as mudanas. 2.7.2 Alterando o Relacionamento entre as Atividades O tipo de relacionamento entre as atividades pode ser facilmente editado e modificado atravs do Grfico de Gantt. Para modificar as relaes de dependncia: 1. clique duas vezes na seta de representao da dependncia no Grfico de Gantt; 2. escolha, na caixa de dilogo Tipo, a forma de relacionamento entre as atividades (Trmino-a-Incio, Incio-a-Incio, Trmino-a-Trmino e Incio-a-Trmino). BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 26/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 27. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 2.7.3 Antecipaes e Retardos nas Atividades Antecipaes e retardos entre as atividades possibilitam um aumento significativo nas possibilidades de inter-relacionamentos das atividades. Os retardos representam perodos de defasagem entre as atividades predecessoras e sucessoras, enquanto as antecipaes reduzem a durao do cronograma. Esse processo denominado fast tracking. Para inserir folgas e antecipaes: 1. d um clique duplo na seta de representao da dependncia no Grfico de Gantt; 2. digite, no campo Retardo, a quantidade de folga ou adiantamento desejada. Os valores de retardo devem ser nmeros positivos, e os valores de adiantamento, negativos. As unidades do campo retardo so as mesmas definidas para o campo durao (m, h, d e s) ou pode ser dadas como valores percentuais da durao da predecessora. Dica - As antecipaes ou retardo tambm podem ser editados atravs da Tabela de Entrada, inserindo sinais de soma ou subtrao e a unidade de medida ou percentual desejado ao campo predecessoras. Por exemplo: 50% de folga entre duas atividades com relao tipo trmino para incio = TI+50%. 2.7.4 Excluindo as Dependncias As dependncias so excludas atravs do boto excluir no quadro Dependncias entre tarefas. A excluso do vnculo no exclui as atividades predecessoras e sucessoras. 2.8 Rede PERT-CPM Referenciando ao PMBOK: BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 27/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 28. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 6.4 Desenvolvimento do Cronograma .1 Entradas .1 Diagrama de rede do projeto .2 Estimativas de durao das atividades .3 Recursos requeridos .4 Descrio do quadro de recursos .5 Calendrios .6 Restries .7 Premissas .8 Folgas e flutuaes .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Anlise matemtica .2 Compresso da durao .3 Simulao .4 Nivelamento heurstico dos recursos .5 Software de gerncia de projetos .3 Sadas .1 Cronograma do projeto .2 Detalhes de suporte .3 Plano de gerncia do cronograma .4 Atualizao dos recursos requeridos O caminho crtico a srie de atividades que precisam ser concludas de acordo com o previsto no cronograma para que o projeto seja concludo dentro do prazo determinado. So crticas todas as atividades que se encontram no caminho crtico. A determinao do caminho crtico realizada atravs do Assistente de grficos de Gantt: 1. Pressione a ferramenta Assistente de grficos de Gantt ou acesse o menu Formatar Assistente de grficos de Gantt; 2. pressione Avanar; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 28/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 29. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 3. selecione a caixa caminho crtico no campo tipo de informaes; 4. pressione concluir ; 5. pressione formatar ; 6. pressione Sair do assistente. O caminho crtico do projeto destacado do projeto pela cor vermelha. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 29/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 30. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 30/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 2.8.1 Analisando as Folgas Para uma anlise mais apurada do cronograma, importante a visualizao das folgas das atividades. Existem dois tipos de folgas: Folga Livre: intervalo de tempo que uma tarefa pode atrasar sem atrasar sua sucessora. No MS Project 2003, este campo chama-se Margem de Atraso Permitida. Folga Total: intervalo de tempo que uma tarefa pode atrasar sem atrasar o projeto. No MS Project 2003, este campo chama-se Margem de Atraso Total. A Folga Total usada para quantificar o Risco do Projeto, considerando o risco em questo o no cumprimento do prazo do projeto; quanto maior as folgas, menor o risco. 2.9 Fase de Planejamento Recursos e Custo 2.9.1 Criando e Excluindo Recursos Estimativas de Custos Referenciando ao PMBOK: 7.2 Estimativa dos Custos .1 Entradas .1 Estrutura analtica do projeto (WBS) .2 Recursos requeridos .3 Custo unitrio de recursos .4 Estimativa de durao das atividades .5 Informaes histricas .6 Plano contbil .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Estimativas por analogia .2 Modelo paramtrico .3 Estimativas de baixo para cima .4 Ferramentas computadorizadas .3 Sadas .1 Estimativas de custo .2 Detalhes de suporte .3 Plano de gerncia de custo 31. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Os recursos no Microsoft Project so criados atravs da Planilha de recursos, mostrada nos captulos anteriores. 2.9.2 Para criar recursos 1. escolha Planilha de recursos atravs da Barra de modos ou do Menu Exibir ; 2. preencha os dados para cada recurso, onde Recurso - Nome do recurso; Tipo Escolha do tipo de recurso, se de trabalho ou material; Iniciais - Iniciais do nome do recurso; Grupo - O grupo a que o recurso pertence (departamento, setor, localizao na empresa ou espcie); Mximo - Quantidade mxima de recursos disponveis simultaneamente; Taxa Padro - Custo do recurso por hora de trabalho normal; Taxa Hora Extra - Custo do recurso por hora extra de trabalho; Custo por Uso - Custo por utilizao de uma unidade de recurso; Acumular - Forma de pagamento do recurso (rateado, incio e fim); Calendrio - Calendrio de atividades do recurso (frias, folgas, etc). ID Resource Name Type Initials Group Max. Units Std. Rate Ovt. Rate Cost/Use Accrue At Base Calend 1 Pedreiro Work P MO 100% R$0,00/hr R$0,00/hr R$0,00 Prorated Standard 2 Betoneira Work B Equipamento 100% R$0,00/hr R$0,00/hr R$0,00 Prorated Standard 3 Cimento (Sacos) Material C Material R$0,00 R$0,00 Prorated 2.9.3 Editando um Recurso Para editar um recurso: 1. na Planilha de recursos, d um clique duplo no recurso; 2. quando o quadro Informaes sobre o recurso estiver disponvel, faa as alteraes necessrias e pressione OK. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 31/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 32. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 32/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 A disponibilidade do recurso utilizada quando o recurso possui disponibilidade varivel com o tempo, para vrios intervalos. O campo Cdigo utilizado para identificar numericamente o recurso na organizao. Os campos Correio eletrnico e Grupo de trabalho so utilizados quando o recurso for trabalhar usando o Project Mail ou o Project Central. O campo Windows Account serve para associar o nome do recurso sua conta no Windows NT / 2003, de modo a utiliz-la para acessar o Project Central. 2.9.4 Atribuindo Custos aos Recursos O custo de um projeto a soma dos custos de seus recursos com os custos fixos incorridos. O custo do recurso pode ser dado de trs formas diferentes: Custo por hora Utilizado para mo-de-obra ou equipamentos alugados, calcula-se o custo do recurso como a taxa por hora do recurso x durao da atividade. Custo por hora extra Utilizado para mo-de-obra trabalhando em regime de horas extras. Custo por uso Utilizado para materiais de consumo, onde o custo uma funo da quantidade solicitada, e no do tempo de realizao da atividade. Os valores de custos devem ser inseridos na Planilha de recursos para que esses possam ser calculados. 2.10 Alocao de Recursos Referenciando ao PMBOK: 7.1 Planejamento dos Recursos .1 Entradas .1 Estrutura analtica do projeto (WBS) .2 Informaes histricas .3 Declarao do escopo .4 Descrio do quadro de recursos .5 Polticas organizacionais .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Avaliao especializada 33. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) ,2 Identificao de alternativas .3 Sadas .1 Recursos requeridos 2.10.1 Para vincular um recurso a uma atividade, 1. clique em Grfico de Gantt na Barra de modos; 2. no campo Nome da tarefa, selecione a tarefa qual deseja atribuir um recurso e, em seguida, clique em Atribuir recursos ; 3. no campo Nome, selecione o recurso que deseja atribuir tarefa; 4. determine a quantidade de recursos a ser alocada; 5. repita os passos 3 e 4 para os outros recursos a serem inseridos; Dica - A quantidade de recursos tambm pode ser dada em valores unitrios acessando o menu Ferramentas Opes e selecionando a guia Agenda. Clicar em unidades no campo Mostrar unidades de atribuio. 6. clique em Atribuir. Uma marca de seleo esquerda do campo Nome indica que o recurso est atribudo atividade selecionada. 2.11 Como o Microsoft Project calcula a Durao de uma Atividade Baseada nos Recursos Envolvidos O Microsoft Project calcula a durao de projetos tendo por base ou no a alterao da quantidade de recursos da atividade. Os tipos de controle que a tarefa pode ter so unidades fixas; trabalho fixo; durao fixa. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 33/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 34. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 2.11.1 Agendamento por Unidades, Durao ou Trabalho Fixo Ao calcular o agendamento do projeto, o Microsoft Project calcula a seguinte expresso Unidades Trabalho Durao = Essa relao gravada na primeira vez em que os recursos foram inseridos na atividade. Quando se altera a quantidade de recursos, a durao e a quantidade de horas de trabalho se ajustaro para manterem o equilbrio entre os fatores, de acordo com o que est definido no tipo de tarefa. Para alterar o tipo de tarefa 1. d um clique duplo na atividade; 2. selecione a guia Avanado; 3. na caixa Tipo de tarefa, escolha o tipo de atividade desejado. Se o tipo de tarefa atribudo for Unidades fixas, a atribuio de unidades de recursos adicionais encurtar a durao da atividade. Se o tipo de tarefa atribudo for Durao fixa, a atribuio de recursos adicionais no influenciar a durao da atividade, portanto, diminuiro os valores de unidade dos recursos anteriormente alocados. Se o tipo de tarefa atribudo for Trabalho fixo, a atribuio de recursos adicionais encurtar a durao da tarefa. 2.11.2 Agendamento Controlado pelo Empenho Quando se aumentarem ou diminuirem os recursos de uma atividade qualquer, o Microsoft Project amplia ou reduz a durao da tarefa para acomodar o aumento ou a diminuio de BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 34/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 35. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 35/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 recursos aplicados atividade mas no altera o trabalho total referente tarefa. Esse processo chamado de agendamento controlado pelo empenho e o padro que o Microsoft Project utiliza para fazer as atribuies de recurso. medida que recursos so adicionados a uma atividade, o trabalho total permanece o mesmo. No entanto, o volume de trabalho distribudo a cada recurso atribudo alterado para se adequar a essa nova situao. O agendamento controlado pelo empenho se aplica apenas aos recursos que esto sendo adicionados ou removidos de uma atividade. Regras bsicas do agendamento controlado pelo empenho: Os clculos s sero aplicados depois que o primeiro recurso for atribudo tarefa. Quando um segundo recurso for aplicado, ou a quantidade do recurso anteriormente inserido for alterada, o valor total do trabalho no ser alterado, mas sim a quantidade de trabalho de cada um dos recursos, podendo aumentar ou diminuir a durao das atividades. Os clculos no refeitos quando se atribuir vrios recursos ao mesmo tempo em uma atividade, desde que sejam as primeiras atribuies da atividade. No entanto, aps essa atribuio inicial de vrios recursos, qualquer alterao na quantidade de recursos no alterar o valor do total do trabalho, mas, sim, o trabalho de cada recurso e a durao da atividade. 2.12 Nivelamento de Recursos Simulao Referenciando ao PMBOK: 6.4 Desenvolvimento do Cronograma .1 Entradas .1 Diagrama de rede do projeto .2 Estimativas de durao das atividades .3 Recursos requeridos .4 Descrio do quadro de recursos .5 Calendrios .6 Restries .7 Premissas .8 Folgas e flutuaes .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Anlise matemtica .2 Compresso da durao .3 Simulao .4 Nivelamento heurstico dos recursos .5 Software de gerncia de projetos 36. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) .3 Sadas .1 Cronograma do projeto .2 Detalhes de suporte .3 Plano de gerncia do cronograma .4 Atualizao dos recursos requeridos Problemas de alocao de recursos ocorrem quando um recurso est sendo utilizado em uma quantidade superior ao mximo disponvel naquele momento. O mtodo a ser escolhido dever reduzir as superalocaes, dependendo das limitaes impostas pelo projeto como um todo - oramento, disponibilidade de recursos e flexibilidade das atividades que compem o cronograma, entre outras. Existem diversas formas de soluo de conflitos. Alguns exemplos so os seguintes: substituio de recursos; troca da escala de trabalho; trabalho em hora extra; nivelamento ou redistribuio de recursos. No existe uma soluo ideal. Cada soluo o resultado do tipo de estratgia que est sendo adotada pelo projeto. 2.12.1 Substituio de Recursos Quando for necessria a substituio de um recurso por outro, no preciso remover o recurso a ser substitudo para depois inserir o novo. Assim se procede para a substituio de recursos: 1. selecione a atividade que ter recursos substitudos; 2. clique na ferramenta Atribuir recursos ; 3. selecione o recurso atribudo que deseja substituir; 4. clique em Substituir; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 36/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 37. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 5. selecione um ou mais recursos para atribuir como substitutos e suas quantidades; 6. clique em OK. 2.12.2 Troca da Escala de Trabalho Outra forma de soluo de problemas com recursos a troca da escala de trabalho do recurso, isto , o recurso trabalha em horas especiais em uma parte do calendrio e, em outro momento, tem sua compensao na escala de trabalho. O procedimento para a troca da escala de trabalho o seguinte: 1. alterne o modo de exibio para Planilha de recursos; 2. d um clique duplo no recurso que ter sua escala de trabalho alterada; 3. no formulrio Informaes sobre o recurso, clique na guia Perodo de trabalho; 4. altere o perodo de trabalho no calendrio para que ocorram as devidas compensaes (ver captulo sobre calendrios); 5. clique OK. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 37/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 38. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 2.12.3 Trabalho em Hora Extra O volume de trabalho em um recurso atribudo a uma atividade agendada alm das horas de trabalho normais disponveis ser cobrado como horas extras do recurso. O trabalho de horas extras no constitui trabalho adicional na atividade, no tendo perodo definido para realizao. Por exemplo, se um recurso estiver em 24 horas de trabalho com 8 horas extras, o total de trabalho na atividade continuar a ser 24 horas: 16 horas regulares e 8 horas extras. A hora extra inserida em um recurso a fim de diminuir o tempo que o recurso leva para concluir o trabalho na atividade. Normalmente, as horas extras afetam a durao da atividade. Quando as horas extras so inseridas para um recurso em uma atividade, o programa recalcula o perodo da atribuio subtraindo as horas extras do total de horas trabalhadas. Para inserir horas extras: 1. alterne o modo de exibio para Uso do recurso; 2. insira o campo Trabalho de horas extras em uma nova coluna na tabela do Uso do recurso atravs do menu Inserir-Coluna; 3. digite o valor do trabalho em horas extras na coluna criada. Todo o cronograma e os custos do projeto so recalculados, considerando-se os valores de horas extras criados. 2.12.4 Nivelamento ou Redistribuio de Recursos O nivelamento de recursos tem como objetivo reagendar a atividade para um momento em que o recurso esteja disponvel. Nivelamento de recursos o mtodo mais usual de resoluo de conflitos de recursos, porm, diversas desvantagens devem ser avaliadas (ver parte II do livro). BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 38/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 39. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 39/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 Use o nivelamento de recursos quando a seqncia das atividades no for importante. Por exemplo, se houver vrias tarefas atribudas a determinado recurso, mas no houver dependncias entre as atividades, o Microsoft Project poder ajust-las conforme necessrio, pois o recurso pode trabalhar nessas atividades em qualquer ordem. 2.12.5 Definindo Restries e Prioridades para o Nivelamento As restries limitam os ajustes que o Microsoft Project pode fazer ao determinar quais atividades devem ser redistribudas. A definio de prioridades ocorre quando uma atividade no puder ser atrasada de forma alguma ou quando houver atividades que podem ser atrasadas se um nivelamento for necessrio. As restries e prioridades devem ser alteradas somente em casos de real necessidade. Os principais tipos de restries so os seguintes: O mais breve possvel A atividade deve se iniciar o mais breve possvel (padro do Microsoft Project). O mais tarde possvel A atividade deve se iniciar o mais tarde possvel, no permitindo folgas entre as atividades. Deve iniciar em A atividade deve iniciar em uma data especificada. Deve terminar em A atividade deve terminar em uma data especificada. No iniciar antes de A atividade somente se inicia aps uma determinada data. No iniciar depois de A atividade tem um limite mximo de data para se iniciar. No terminar antes de - A atividade somente concluda aps uma determinada data. No terminar depois de A atividade tem um limite mximo de data para ser concluda. Para atribuir uma restrio: 1. selecione a atividade que ter alteradas suas restries; 2. d um clique duplo para abrir o formulrio de informaes da tarefa; 3. clique na guia Avanado; 4. no campo Restringir tarefa, selecione o tipo desejado e clique OK. 40. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) A prioridade indica a importncia de uma atividade ou projeto e a disponibilidade para nivelamento. As tarefas e projetos com prioridade mais baixa so atrasados primeiro. Os dois tipos de prioridades de nivelamento so os seguintes: Para Tarefas; Para Projetos; As prioridade estabelecida numericamente, sendo que o valor padro 500. Para atribuir uma prioridade de uma tarefa, 1. selecione a atividade; 2. d um clique duplo para abrir o formulrio de informaes da tarefa; 3. clique na guia Geral; 4. no campo Prioridade, selecione o valor desejado e clique OK. Para atribuir uma prioridade de um projeto, 1. selecione o menu Projeto; 2. escolha a opo Informaes Sobre o Projeto; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 40/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 41. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 3. no campo Prioridade, selecione o valor desejado e clique OK; 2.12.6 Nivelando Recursos Para nivelar os recursos do projeto: 1. verifique, atravs do modo de exibio Uso do recurso, se algum recurso est superalocado. Se o recurso estiver superalocado, ele ser apresentado na cor vermelha (destaque); 2. acesse o menu Exibir Mais modos de exibio e escolha o modo de exibio Gantt de redistribuio. Essa visualizao permite o acompanhamento do projeto antes e depois do nivelamento, bem como a defasagem de cada atividade atravs do campo Atraso da redistribuio; 3. acesse o menu Ferramentas Redistribuir recursos; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 41/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 42. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 4. determine se o nivelamento do recurso ser feito automtica ou manualmente. Nivelamentos automticos so pouco usuais e consomem um tempo elevado de processamento, uma vez que cada entrada ou edio de um dado implica um novo nivelamento. Os nivelamentos manuais so os mais utilizados, porque o usurio consegue controlar e determinar quando o nivelamento ser efetuado; 5. escolha a forma de procura por superalocaes (preciso). A procura poder ser realizada minuto a minuto, hora a hora, dia a dia, semana a semana ou ms a ms. Essa preciso ir permitir, ou no, a tolerncia superalocao, ou seja, at que detalhe o trabalho ser considerado superalocado; 6. A opo Limpar Valores Antes do Nivelamento retorna todos os nivelamentos anteriores antes de executar o comando; 7. determine o intervalo em que o nivelamento ser realizado; 8. escolha a ordem do nivelamento no campo Ordem de redistribuio. Existem trs ordens de nivelamento: Somente identificao, Padro e Prioridade, Padro. A ordem Somente identificao determina, como critrio de desempate entre duas atividades superalocadas, o nmero de identificao (ID), ou seja, quanto menor for seu ID, menor a possibilidade de ser deslocada em conseqncia do nivelamento. A ordem Padro analisa inicialmente a folga de cada atividade. Quanto maior a folga, maior a possibilidade de deslocamento durante o nivelamento; A ordem Prioridade, Padro utiliza inicialmente o critrio de prioridade da atividade, definido anteriormente, como primeiro critrio de desempate. Caso as atividades envolvidas no nivelamento tenham a mesma prioridade, a ordem de controle do nivelamento passa a ser a Padro; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 42/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 43. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 1. defina os outros parmetros para o nivelamento, dentre eles, se o nivelamento deve ser somente dentro da folga permitida, sem atrasar o projeto, se o nivelamento pode alterar os perfis de alocao de recursos (visto no captulo de recursos) e se o trabalho pode ser interrompido e retomado posteriormente; 2. clique em Redistribuir agora; 3. compare as situaes antes e depois do nivelamento atravs do modo de exibio Gantt de distribuio. 2.12.7 Retirando o Nivelamento Realizado Para limpar o nivelamento realizado, clique no boto Limpar redistribuio e determine se o nivelamento ser apagado para o projeto inteiro ou para as atividades selecionadas. 2.13 Custos Oramentao Referenciando ao PMBOK 7.3 Oramentao dos Custos .1 Entradas .1 Estimativas de custo .2 Estrutura analtica do projeto (WBS) .3 Cronograma do projeto .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Ferramentas e tcnicas para estima- tiva de custos .3 Sadas .1 Base line de custo Para muitos gerentes de projeto, o custo um aspecto importante do agendamento e controle do projeto. Por exemplo, consideraes sobre o custo podem determinar com que rapidez as tarefas so realizadas e como os recursos (tais como equipamento e trabalhadores) so usados. Em alguns casos, o sucesso de um projeto pode ser medido por quo prximos os custos finais do projeto esto do seus custos da linha de base (baseline). BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 43/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 44. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 44/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 O Microsoft Project permite monitorar continuamente os custos de recursos e atividades. Entre as principais funes de custos, esto os seguintes: estabelecer um oramento para se identificar o destino do dinheiro; controlar o agendamento dos pagamentos; examinar o custo total de atividades individuais ou do projeto inteiro para que se possa fazer os ajustes necessrios a fim de manter o projeto dentro do oramento. As informaes de custos no Microsoft Project podem ser obtidas instantaneamente, permitindo verificar os custos dos recursos de todas as atividades, exibindo o custo por tarefa; verificar o custo total do projeto exibindo o custo por projeto; verificar o custo total de uma fase do projeto exibindo os totais do custo das atividades-sumrio; prever e agendar os custos envolvidos na concluso de uma atividade, visualizando os custos restantes. 2.13.1 Atribuindo Custos ao Projeto Existem diversas formas de atribuir custos a um projeto, a saber: Se o objetivo do projeto basear os custos das atividades em salrios ou taxas de pagamento dos seus recursos, o gerente do projeto poder atribuir taxas regulares e de horas extras a eles antes de atribu-los a uma atividade. Ao fazer isso, o Microsoft Project calcula o custo da atividade, multiplicando a taxa pela durao definida para a atividade. Para alterar as taxas de cada recurso em determinado perodo, acesse a tabela de taxas de recurso, vista no captulo anterior, que permite at 25 nveis de taxas em cinco categorias de pagamentos (A a E). O Microsoft Project pode incorporar custos fixos, juntamente com todos os custos baseados em taxas, quando calcular o custo total de uma atividade. Os custos de materiais que so calculados com base em um preo unitrio so atribudos como custo por uso. O programa calcular o custo total do material, multiplicando o preo unitrio pelo nmero ou percentual de unidades especificado. O procedimento padro para a atribuio de custos realizado atravs da tabela bsica de atribuio de custos, da seguinte forma: 1. exiba a tabela de alocao de custos atravs do menu Exibir Tabela Custo; 45. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 2. insira os custos fixos diretamente na tabela, no campo Custo fixo; 3. o custo total das atividades calculado como a soma dos custos de recursos atribudos nos perfis de alocao determinados (ver captulo anterior) com os custos fixos de cada atividade; 4. os custos de linha de base, real e restante, sero determinados durante o acompanhamento do projeto. Os custos totais do projeto podem ser exibidos atravs da estatstica do projeto, atualizada sempre que o Microsoft Project recalcula o projeto: 1. No menu Projeto, clique em Informaes sobre o projeto; 2. clique em Estatsticas; 3. no campo Custo Atual, o custo total planejado para o projeto mostrado. 2.14 Fase de Controle 2.14.1 Linha de Base Referenciando ao PMBOK: 4.1 Desenvolvimento do Plano do Projeto .1 Entradas .1 Sadas de outros BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 45/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 46. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) planejamentos .2 Informaes histricas .3 Polticas organizacionais .4 Restries .5 Premissas .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Metodologia de planejamento de projetos .2 Habilidades e conhecimentos das partes envolvidas .3 Sistema de informao de gerencia- mento de projetos .3 Sadas .1 Plano do projeto .2 Detalhes de suporte Para se obter o melhor resultado possvel durante a execuo do projeto, deve-se criar um plano de linha de base (baseline) representando o que foi planejado para o projeto. Assim, ao acompanhar o progresso real no Microsoft Project, pode-se utilizar a linha de base para comparar o plano original do projeto com o verdadeiro andamento desse mesmo projeto. Com o acompanhamento, podem-se determinar as atividades iniciadas antes ou depois do planejamento, as que ultrapassaram o oramento original, as que demoraram mais tempo do que o previsto, e assim por diante. Para gravar uma linha de base: 1. alterne o modo de exibio para Gantt de controle; 2. acesse o menu Ferramentas Controle Salvar linha de base; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 46/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 47. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 3. no formulrio Salvar linha de base, escolha salvar linha de base e defina se a gravao da linha de base ser para o projeto inteiro ou somente para as atividades selecionadas. Observa-se uma barra esttica sobre cada atividade no modo de exibio Gantt de controle. Essa barra a linha de base (baseline). 2.14.2 Gravando Planos Provisrios Planos intermedirios so conjuntos de datas de incio e de trmino de atividades que podem ser salvos em determinados estgios do projeto. Um plano provisrio pode ser convertido em plano de linha de base para monitorar o andamento ou adiamento do projeto. O Microsoft Project permite que se salvem at dez planos provisrios. Os dados dos planos provisrios so armazenados nos campos incio-trmino (1 a 10) do projeto. Para gravar um plano provisrio: 1. siga os passos para a criao da linha de base, mencionado anteriormente; 2. ao abrir o formulrio Ferramentas Controle Salvar linha de base, escolha Salvar plano provisrio; 3. no campo Copiar determine qual o par incio-trmino que ser gravado como plano provisrio; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 47/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 48. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 4. no campo Em, determine o par incio-trmino que armazenar os dados do campo Copiar; 5. clique OK. 2.14.3 Apagando uma Linha de Base ou Plano Provisrio A verso 2003 do Microsoft Project possui a opo de se apagar uma linha de base ou um plano provisrio salvo anteriormente. Para tal: 1. alterne o modo de exibio para Gantt de controle; 2. acesse o menu Ferramentas Controle Apagar Linha de Base; 3. escolha entre apara uma linha de base ou plano provisrio, para todo o projeto ou para somente as tarefas selecionadas. 2.15 Acompanhamento de Projetos Referenciando ao PMBOK 10.3 Relatrio de 4.3 Controle Geral Performance de Mudanas .1 Entradas .1 Entradas .1 Plano do projeto .1 Plano do projeto .2 Resultados do trabalho .2 Relatrios de desempenho . .3 Outros registros do projeto .3 Requisies de mudana .2 Ferramentas e Tcnicas .2 Ferramentas e Tcnicas BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 48/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 49. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) .1 Revises de desempenho .1 Sistema de controle de mudanas .2 Anlise da varincia .2 Gerncia de configurao .3 Anlise de tendncia .3 Medidas de desempenho .4 Anlise do valor do trabalho rea- .4 Planejamento adicional lizado (earned value) .5 Sistema de informao de gerencia- .5 Ferramentas e tcnicas para distri- mento de projetos buio da informao .3 Sadas .3 Sadas .1 Atualizaes no plano do projeto .1 Relatrios de desempenho .2 Aes corretivas .2 Requisies de mudanas .3 Lies aprendidas 2.15.1 Barra de Ferramentas de Controle O Microsoft Project disponibiliza uma barra de ferramentas utilizada para controle e acompanhamento de projetos. Para exibir a barra de ferramentas de Controle: 1. clique com o boto direito do mouse sobre qualquer ferramenta do Microsoft Project; 2. escolha Controle na caixa de seleo apresentada. Essa barra de ferramentas possibilita a anlise estatstica do projeto, atualizao e deslocamento de um conjunto de atividades, controle de linhas de andamento, percentuais de execuo de atividades e atualizao, bem como o acompanhamento de projetos em rede. Acompanhamento Atividade por Atividade Atravs do Percentual de Concluso Utilize as ferramentas de percentual para atualizar, de maneira rpida e objetiva, as atividades que esto sendo executadas. 1. Exiba a barra de ferramentas Controle, clicando com o boto direito do mouse sobre qualquer ferramenta do Microsoft Project; 2. selecione a atividade que ser atualizada atravs do percentual de concluso; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 49/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 50. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 3. escolha 0%, 25%, 50%, 75% e 100% para o status de concluso do projeto. 2.15.2 Acompanhamento de um Conjunto de Atividades Simultaneamente Se vrias atividades foram iniciadas e concludas pontualmente, podem-se definir as informaes reais de incio e trmino de todas essas atividades ao mesmo tempo. 1. Selecione as atividades que foram iniciadas e concludas pontualmente e sero atualizadas em conjunto; 2. acesse o menu Ferramentas Controle Atualizar projeto; 3. digite a data de atualizao dos trabalhos; 4. escolha se a atualizao somente ser permitida integralmente ou se percentuais intermendirios sero permitidos; 5. determine, no campo Para, se todo o projeto ser atualizado ou se apenas as atividades selecionadas sero atualizadas; 6. pressione OK. Para reagendar atividades que no foram realizadas no perodo previsto: 1. selecione as atividades que esto atrasadas com relao data atual do projeto; 2. acesse o menu Ferramentas Controle Atualizar projeto; 3. selecione Reagendar trabalho no concludo para iniciar em e determine a nova data de incio para as atividades atrasadas; 4. determine, no campo Para, se todo o projeto ser reagendado ou se apenas as atividades selecionadas sero reagendadas; BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 50/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 51. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 5. pressione OK. 2.15.3 Tabela de Controle O acompanhamento do projeto pode ser realizado tambm atravs da tabela de controle do projeto. 1. Acesse o menu Exibir - Tabela Controle; 2. preencha as colunas incio real, trmino real, % concludo, durao real, durao restante, custo real e trabalho real. 2.16 Relatrios de Performance Earned Value Analysis Referenciando ao PMBOK 10.3 Relatrio de Performance .1 Entradas .1 Plano do projeto .2 Resultados do trabalho .3 Outros registros do projeto .2 Ferramentas e Tcnicas .1 Revises de desempenho .2 Anlise da varincia .3 Anlise de tendncia .4 Anlise do valor do BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 51/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 52. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) trabalho rea- lizado (earned value) .5 Ferramentas e tcnicas para distri- buio da informao .3 Sadas .1 Relatrios de desempenho .2 Requisies de mudanas 2.16.1 EVA Earned Value Analysis A anlise de performance mais utilizada a anlise de valor adquirido. Para visualizar a tabela de valor adquirido, acesse o menu Exibir Tabela Mais tabelas e selecione Valor Acumulado. Os campos so descritos abaixo: COTA: Custo orado do trabalho agendado, at a data de status do projeto. (BCWS Baseline Cost for Work Scheduled) COTR: Custo orado do trabalho realizado, at a data de status do projeto. (BCWP Baseline Cost for Work Performed) CRTR: Custo real do trabalho realizado, at a data de status do projeto. (ACWP Actual Cost for Work Performed) VA: Variao na agenda do valor acumulado, at a data de status do projeto. (SV Schedule Variance) VC: Variao de custo do valor acumulado, at a data de status do projeto. (CV Cost Variance) OAT: Oramento ao trmino, o custo de linha de base de uma tarefa. (BAC Budget Cost at Completion) EAT: Estimativa ao trmino, do custo agendado para uma tarefa. (EAC Estimated Cost at Completion) VAC: Variao na concluso, entre o custo da linha de base e o custo agendado para uma tarefa. (VAC = OAT EAT) BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 52/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 53. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 2.16.2 Mostrando o EVA graficamente 1. Em Exibir Barras de Ferramentas escolha a Barra de Ferramenta Anlise. 2. Marque a tarefa 0 Ttulo do Projeto 3. Clique em Analisar os dados de escala de tempo no Excel... 4. Escolha Tarefas selecionadas no momento 5. Escolha os campos: BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 53/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 54. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) 2.16.3 Outras Tabelas Auxiliares ao Acompanhamento O Microsoft Project disponibiliza outras tabelas auxiliares de acompanhamento. So as seguintes: Tabela agenda utilizada para acompanhar datas e cronogramas. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 54/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 55. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Tabela custo utilizada principalmente para acompanhar os custos das atividades. Tabela trabalho utilizada para acompanhamento do trabalho de cada atividade. Tabela variao utilizada tambm para acompanhamento do cronograma do projeto, realando as variaes no cronograma. Tabela linha de base utilizada para avaliar os dados gravados na linha de base. BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 55/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http://www.bhs.com.br Contato: bhsgp@bhs.com.br Telefone: +55 (31) 3213-9060 56. Documento Ementa do Curso Gerncia de Projetos com MS-Project 2003 Responsvel: Rodrigo B. Neves, PMP Data: 27/03/2003 Reviso: B (Por: Marco A. Ferreira) Original: 13/03/2002 (Por: Rodrigo B. Neves) Todas essas tabelas so exibidas atravs do menu Exibir - Tabela Nome da Tabela. Para a tabela Linha de base, acesse o menu Exibir - Tabela Mais tabelas e escolha Linha de base BHS GP Gerncia de Projetos & Treinamento 56/78 Rua Bernardo Guimares, 245 / 5o. Andar Funcionrios CEP.: 30.140-080 Belo Horizonte MG Brasil Website: http: